Co to vlastně je? dosáhli jsme sní!ení ceny, o kterém by se nám p"i klasickém jednání mohlo jen zdát.

Transkript

1 JAK DOKÁŽETE STLAČIT SVÉ DODAVATELE PŘI ZACHOVÁNÍ KVALITY? Držíte v rukách naši nabídku na vyzkoušení eaukce ve vašich nákupních procesech. Možná si říkáte, že eaukce nepotřebujete a že je chybou vynechat osobní přístup v dodavatelskoodběratelských vztazích. Že nákup není problémem vaší firmy, protože při zachování nastavených pravidel, by měl zvládnout nákup kdokoli. Většinu vašich námitek jsme slyšeli už mnohokrát. Můžete si je ostatně přečíst i v tomto letáku. Přesto bychom ve vás chtěli probudit alespoň zvědavost a pocit, že eaukce je něco nového. Něco, co by možná mohlo přispět ke zlepšení hospodaření vaší společnosti. Podle našich zkušeností až 89% z těch, kteří eaukci vyzkoušeli, získali na nákupní procesy ve svých firmách zcela nový pohled. eaukce probíhá velmi jednoduše, rychle a přehledně a výsledky bývají většinou pro skeptiky překvapující. Nejen, že většinou dochází ke snížení nákupní ceny o 15% a mnohdy i více, a že bývají objeveni noví dodavatelé. Hlavním přínosem je změna nákupních procesů a uvolnění času nákupním manažerům pro vykonávání efektivnějších a sofistikovanějších činností, než je pouhé smlouvání o cenách. dosáhli jsme sní!ení ceny, o kterém by se nám p"i klasickém jednání mohlo jen zdát. Co to vlastně je? Pokusíme se o zjednodušené shrnutí. Zadavatel má zájem koupit nějaké zboží nebo službu. Pozve (elektronicky nebo telefonicky) k cenovému vyjednávání předem vybrané dodavatele, a to alespoň dva, kteří chtějí s vyhlašovatelem uzavřít obchod. Vyjednávání probíhá elektronicky prostřednictvím internetu, nezávisle na tom kde se jednotliví účastníci zrovna nacházejí. Nabídky jsou v reálném čase vzájemně porovnávány a vyhodnocovány. Jednotliví dodavatelé mohou své nabídky ve stanoveném čase průběžně upravovat. Všichni dodavatelé si na internetové adrese prohlížejí stejnou tabulku s údaji, vidí v reálném čase změny a mohou na ně okamžitě reagovat upravením své nabídky. Vyjednávání je ukončeno, jestliže žádný z dodavatelů po jistou (předem definovanou) dobu svou nabídku neupraví.

2 Co možná nevíte... Víte, že elektronické nákupní aukce významně zkracují čas potřebný pro realizaci výběrových řízení a snižují kromě ceny také transakční náklady o více než 50 % oproti běžnému nákupnímu procesu? Přitom hlavní a nejviditelnější výhodou těchto on-line nákupních aukcí je snižování nákupní ceny, a to běžně v rozmezí úspory mezi 25-30% proti stavu před zavedením aukčního systému. Nutnou podmínkou pro vyšší úspory je podrobná znalost tržního prostředí. Nabízíme vám kromě propracovaného aukčního software, Aukční software nevyžaduje žádné dodatečné instalace na straně oslovených dodavatelů. Systém je lokalizován do pěti evropských jazyků, kterými jsou mimo češtinu angličtina, němčina, polština, slovenština a maďarština. Bezpečnost je zajištěna identifikací uživatelů systému, kteří obdrží své přístupové údaje. Pro každé další on-line výběrové řízení se automaticky generuje nová sada klíčů. V případě potřeby lze software použít i pro prodej zboží nebo služeb. Hlavní výhodou eaukcí je, že není nutné cokoli složitě instalovat do jednotlivých počítačů. Zároveň to také znamená, že neplatíte ani korunu za nákup software. Poplatky za používání jsou stanoveny předem pevnou sazbou. Snažíme se vám co nejvíce usnadnit cestu k moderním způsobům obchodování pomocí nových informačních technologií. Vyplněním jednoduchého formuláře můžete snadno eaukci připravit. Nabízíme vám nejen bezproblémový průběh eaukce, ale i sofistikovaný výběr dodavatelů. To, že jsou eaukce nabízeny formou služby znamená, že vy, jako zadavatelé, se nemusíte nic učit a ani z hlediska vybavení na Vás nejsou kladeny žádné nároky. Prostě jen s naším konzultantem eaukci zadáte. Výsledkem je setříděný seznam dodavatelů podle předem definovaných kritérií se závaznými cenami poptávaného zboží. ziskem bylo navíc roz!í"ení portfolia doporu#en!ch dodavatel$. prověřeného mnohaletým provozem, také znalost trhu a informace o několika desítkách tisíc tuzemských firem a možnost získávání informací o evropských dodavatelích. Nabízíme vám tak nejen bezproblémový průběh elektronické aukce, ale i sofistikovaný výběr dodavatelů, včetně využití elektronického poptávkového systému v bezkonkurenčně nejkratších lhůtách. Znalost tržního prostředí Spolupráce s HKČR přináší pro všechny zájemce možnost efektivního nákupu zboží a služeb pomocí elektronických nástrojů a znalosti trhu v České republice. Reverzní aukce pracují na principu postupného snižování ceny s cílem dosáhnout co nejvyšších úspor finančních prostředků. Aplikace pro eaukci navíc umožňuje kromě ceny porovnávat i další kritéria, např. termín dodávky, splatnost atd. Významnou výhodou řešení je spolupráce s Hospodářskou komorou České republiky s podrobnou znalostí tržního prostředí a s informacemi o několika desítkách tisíc tuzemských firem i s možností získávání informací o evropských dodavatelích. Inovace a vývoj zajišťuje vlastní analytický, Na realizaci e-aukce marketingový a jsme pot!ebovali jenom programátorský tým. n"kolik hodin. Software pro eaukce je uživatelsky i funkcionálně přizpůsoben nejnáročnějším podmínkám. Již více než pět let pomáhá řešit nákupním specialistům proces výběrových řízení. S ohledem na velmi dynamický rozvoj e-businessových technologií je na základě zkušeností a připomínek uživatelů a administrátorů software pravidelně aktualizován.

3 Postup při eaukcích Pro vaši lepší představu v několika bodech stručně popíšeme, jak taková eaukce probíhá: 1. Připravíte si detailní popis souboru zboží a služeb, které budete u dodavatelů poptávat a tento popis vložíte s pomocí našich odborníků do aplikace eaukce. 2. Máte-li zájem, můžeme Vám pomoci s oslovením dalších dodavatelů z Centrálního registru firem Hospodářské komory České republiky. 3. Aukční software rozešle automaticky pozvánky k účasti v eaukci všem potencionálním dodavatelům. 4. Vytipovaní dodavatelé obdrží detailní popis poptávaného zboží a služeb. 5. Zájemci z řad dodavatelů potvrdí svou účast a souhlas s podmínkami eaukce. 6. Účastníci mají možnost v rámci tzv. zadávacího kola nabídnout a zadat výchozí ceny e-aukce ke všem položkám seznamu poptávaného zboží a služeb. 7. V přesně stanovený den D a čas Č bude zahájeno soutěžní kolo elektronické aukce. 8. Účastníci mají možnost svou nabídku porovnávat s aktuálně nejlepší nabídkou za každou položku a vylepšovat své nabídky, přičemž nevědí, kolik je dalších účastníků, kteří to jsou a ani neznají jejich ani své pořadí. e-aukce probíhá tak dlouho, pokud se mění nabídky. 9. eaukce končí, pokud v daném čase nedojde k žádné změně v nabídkách. Vzhledem k tomu, že uzavření zakázky je věcí zadavatele, účastníky o výsledku aukce vyrozumí zadavatel, který od nás obdrží ke svému rozhodnutí kompletní protokoly o průběhu aukce. Výhody eaukcí nákupy v objektivizovaných tržních cenách modulárně nastavitelný proces kontroly podle potřeb zadavatele transparentnost celého procesu výběrového řízení mimořádně účinný protikorupční nástroj významné zkrácení času potřebného pro výběrová řízení snížení transakčních nákladů o více než 50 % snížení fixních (mzdových) nákladů u prvních nákupů skokové snížení cen přesahující většinou 15 % protokol o celkovém průběhu eaukce okamžitě po ukončení Jak to, že eaukce dosahují tak velké úspory v ceně? Při eaukci vidí váš dvorní dodavatel ve své kanceláři na obrazovce svého počítače častokrát poprvé reálné možnosti ostatních potencionálních a zároveň relevantních dodavatelů, kteří chtějí zakázku získat. Je pak na něm, jestli a jak na tuto skutečnost bude reagovat přizpůsobením své nabídky. Jedná se o čistý a korektní marketingový přístup. Není třeba se bát. Ověřili jsme si, že na cenu pod reálnými náklady, která by ohrozila dodavatele, nikdo z důvěryhodných hráčů nejde. V eaukci mizí to, co by se dalo nazvat měkkou vyjednávací hmotou. Najednou nejde o to, kdo má jak úžasné argumenty a věhlasnou značku. Srovnáváte-li srovnatelné, vyjednáte reálné tržní ceny a v okamžiku, kdy se ceny dostanou na mez možnosti dodavatelů, dochází k vylepšování ostatních dodavatelských podmínek. úspory v cenách a v!ase jsou velké, nepopiratelné a pro firmu jednozna!n" pozitivní Jak velká je úspora času? V případě, že nepoužíváte eaukční systém, pak musíte například pěti dodavatelům napsat a požádat je o nabídku. Nabídky musíte zapsat do nějaké tabulky, která vám umožní je vidět vedle sebe.pak jim všem, nebo jen vybraným, zavoláte nebo napíšete, že děkujete za nabídku, ale že konkurenti dali skoro všichni o 10% lepší cenu a o 20 dní delší splatnost a jestli mají zájem svou nabídku přizpůsobit. Nyní je potřeba čekat na reakci a případně dále stejným způsobem licitovat. Když budete hodně dobří, zabere vám to 2 týdny. V případě eaukce zabere nejvíce času vstupní promyšlené a přesné vydefinování podmínek a výběr správných dodavatelů, zbytek za vás udělá eaukce. Rychle a bez trapných pocitů. A pokud si už jednou zpracujete důkladně zadání pro eaukci, příprava pro její zopakování může být záležitostí několika minut. Neméně důležitou úsporou času jsou také protokoly. Ihned po ukončení mají všichni účastníci zcela automaticky k dispozici protokoly a historii celého průběhu aukce. Nejvyšší dosažené úspory při eaukcích kancelářské potřeby motorové oleje auditorské služby dárkové předměty pracovní oděvy spojovací materiál ložiska plexisklo 58,05 53,67 52,94 51,31 51,07 50,30 48,59 48,

4 Definování předmětu eaukce Hlavním pilířem zadání je předmět eaukce, tedy to, co se bude nakupovat. Od něj se pak odvíjejí všechny další části zadání a také celý proces cenového jednání. Podrobná detailní a přesná specifikace, včetně požadování vzorků, zabrání nedorozuměním a záměnám. Praxe ukázala, že na první pohled nejobtížnější a nejhůře specifikovatelné předměty eaukcí, přinášejí zcela bezproblémový průběh. Důvod je jednoduchý. Hned od počátku je upřesnění toho, co požadujeme, věnována maximální pozornost motivována obavami, zda to vůbec půjde. Specifikace pak zpravidla mívá několik stran technického popisu s přílohami, výkresovou dokumentací, fotografiemi apod. Mnoho nákupců se domnívá, že eaukce např. na kancelářské potřeby jsou ty nejjednodušší a nejhladší aukční případy. Ale především u těchto výběrových řízení je třeba se na přesnou specifikaci zaměřit, aby nedošlo k odhalení všech možných nejasností např. až při první dodávce poptávaného zboží, což bývá už většinou pozdě. Úplná definice Seznam položek - kontrolujte jeho úplnost, názvy, jednotky, ve kterých budete porovnávat nabídku (kusy, metry litry, balení atd.), měnu (ve které budete porovnávat nabídky), poptávané množství jednotek SKP, CPV nebo jiné zpřesňující kódy poptávaných položek a ostatní upřesňující informace, které mohou být vhodné k bližší specifikaci. Je možné aby součástí zadání byla i současná cena v určené měně za stanovenou jednotku. Přílohy a obrázky - pokud je obvyklá specifikace podle vás nedostatečná, využijte možnosti přidat ke každé položce přílohy, kterými může být např. technická nebo výkresová dokumentace, popř. fotografie. Množství poptávaných položek - eaukce s jednou položkou se v praxi už příliš nedělají. Více položek, znamená větší možnosti motivace pro dodavatele. Nejlepší je, když se vám seznam položek vejde na monitor počítače, aby nebylo nutné u každé změny rolovat obrazovku. Využijte Paretovo pravidlo a soutěžte o těch důležitých 20% položek a zbytek řešte např. souhrnnou slevou oproti stávajícím cenám. Další možností je rozdělit poptávané položky do skupin a soutěžit jednu po druhé. Dodavatelské podmínky Na první pohled realizace eaukcí koncentruje pozornost k ceně, ale podlehnout tomuto zdání by bylo velkou chybou. Potřebujete porovnat všechny myslitelné a pro vás významné dodavatelské podmínky a pokusit se je eaukcí zlepšit nebo je minimálně udržet na stejné úrovni. Pro představu zde uvádíme alespoň výčet těch nejčastěji užívaných: Splatnost faktury ve dnech Garance ceny v měsících Délka záruky v letech Termín dodání od objednávky ve dnech Výše slevy poskytnuté na ostatní položky v ceníku v % Garance ceny v měsících Možnost zřízení konsignačního skladu Rychlost servisní odezvy v hodinách Je zřejmé, že každá dodávka bude umožňovat požadavky na odlišné dodavatelské podmínky, které můžeme rozdělit na fixní a variabilní. Ty fixní jsou takové, o kterých nehodláte smlouvat a jejichž splnění je v podstatě podmínkou pro zařazení do eaukce. Za takovou podmínku je lze například považovat písemné potvrzení před eaukcí, že konečné ceny a hodnoty podmínek jsou závazné. Variabilní podmínky jsou ty, u kterých je dodavatelům umožněno s nimi manipulovat. Přitom některé podmínky mohou být současně vylepšovány směrem nahoru (splatnost) a jiné směrem dolů (termín dodávky). Ani toto není pro náš systém žádný problém. Dodavatelé mají velmi často potřebu své nabídky blíže popsat a okomentovat mimo rámec cen a variabilních podmínek. V našem eaukčním řešení má každý dodavatel možnost, pokud to zadavatel povolí, přidat ke každé položce textovou informaci, obrázek nebo cokoli, co považuje za důležité. Tyto informace přitom mohou být, podle rozhodnutí zadavatele, určeny pouze jemu nebo je mohou vidět i konkurenční dodavatelé. Kromě toho je možno kdykoli v průběhu aukce zadavateli, popř. administrátorovi aukce poslat chat zprávu s dotazem nebo upřesněním. Jak dlouho eaukce trvá? Doba trvání eaukce je závislá na počtu položek Soutěžní kolo většinou nastavujeme na dobu 30 minut s tím, že pokud některý z dodavatelů upraví svou nabídku v posledních minutách dochází k automatickému prodlužování a to neustále až do doby, kdy žádný z dodavatelů už svou nabídku neupraví. e-aukce pou!íváme zejména v oblasti investi"ní v!stavby. Líbí se nám jednoduchost práce se systémem. Aukce prokázaly svoji akceschopnost, a proto je plánujeme i nadále vyu!ívat Na vlastní oči Jsme si vědomi toho, že někteří zadavatelé mohou mít z uspořádání eaukce obavy. Tyto obavy pramení z neznalosti problematiky nákupních aukcí, protože se přece jenom jedná o velkou změnu v tradičních obchodních postupech firem. Proto přicházíme s nástrojem, který pomůže v České republice zpopularizovat světový fenomén eaukcí. Každý z vás, kdo projeví zájem, ať již z řad potencionálních dodavatelů nebo zadavatelů těchto online výběrových řízení, má možnost si na našem webu prohlédnout informační video o elektronických aukcích. Kdokoli tak má možnost sledovat na monitoru počítače, jak taková aukce probíhá z pohledu zadavatele, tzn. že zde divák uvidí všechny nabídky uchazečů v konkurenčním souboji. Přitom se zároveň můžete sami přesvědčit, že potřebné znalosti na organizaci nebo vlastní účast v eaukci jsou minimální a s naší pomocí ji zvládne každý, kdo má zájem eaukci uspořádat nebo se ji zúčastnit.

5 ? &! Nejčastější dotazy a námitky Vaše námitky a dotazy jsou pro nás potvrzením, že firmy o efektivitě nákupních procesů přemýšlejí. I to je pro nás potvrzením, že elektronické aukce nejsou slepou uličkou a proto se snažíme na všechny vaše dotazy a námitky najít odpověď. Ty nejčastější naleznete zde: eaukce jsou určitě zajímavé, ale bohužel se pro naši firmu nehodí. Naše firma (zboží, produkt, služba ) je velmi specifická a proto zavádění těchto procesů je pro nás nemožné. Tuto námitku slýcháváme jako odpověď na naši nabídku v téměř 96% případů. Je to opravdu tak, že skoro všechny firmy nepoužívají standardní procesy? zamyslete se prosím nad konkrétním obchodním případem a odpovězte si na následující 2 otázky: 1) Existují dva nebo více dodavatelů poptávaného zboží nebo služby a můžu si dovolit je oslovit? 2) Je nakupovaný objem zajímavý i pro další potencionální dodavatele? Pokud je odpověď na tyto dvě otázky ANO, doporučujeme vám eaukci vyzkoušet. Naše objemy nákupu jsou příliš malé a do tak nezajímavé soutěže by se nikdo nepřihlásil. To, co se vám zdá malé, se může někomu jinému zdát jako zajímavá zakázka. Kromě toho není ojedinělé, že předmětem aukcí bývají i dlouhodobé (např. celoroční) kontrakty, kde může být hlavním kritériem např. splatnost faktur. Jako novinku nabízíme organizaci agregované eaukce se sloučením poptávek vyhlašovatelů do jediné s celkovým vyšším objemem. Poškodí to naše dlouhodobě budované vztahy s dodavateli. Budete-li k eaukci přistupovat jako k části nákupního procesu, jejímž cílem je sjednat podmínky vašich dodávek, pak není důvod k obavám. Prostřednictvím tohoto nástroje se můžete zbavit mnohdy nepříjemného a zdlouhavého vyjednávání o ceně a dalších parametrech dodávky. Vztahy založené na rovnosti spolupracujících subjektů a transparentní spolupráci přinášejí z dlouhodobého hlediska mnohem větší přínosy pro obě strany. Nezáleží jen na ceně, mnohem důležitější je kvalita a spolehlivost. Souhlasíme, ale výběr dodavatele pomocí eaukce tomu nikterak neodporuje. Především okruh dodavatelů, kteří budou vyzváni k účasti, stanoví vždy vyhlašovatel, a tudíž předpokládáme, že tak činí na základě předchozích zkušeností a po zhodnocení předložených vzorků a referencí. Navíc soutěžním kritériem nemusí být pouze cena, ale i multikriteriální hodnocení včetně váhového rozlišení jednotlivých kritérií. Se stávajícími postupy při výběru dodavatelů jsme spokojeni a to, co funguje, není potřeba měnit. Zvláštní reakce na možnost získání výhodnějších podmínek u stávajících dodávek. Pochopitelná je snad jen v situaci nefungujícího motivačního systému hodnotícího efektivitu práce jednotlivých zaměstnanců oddělení nákupu. Tam, kde chybí jasně formulovaná zodpovědnost, cíl a odměny při splnění hodnotících parametrů, tam také chybí chuť cokoli zlepšit. Nezainteresovaného člověka stěží přesvědčíte, aby změnil své návyky a pracovní postupy, protože takový necítí souvislosti mezi spokojeností firmy a svou vlastní. Vybraná firma stejně nedodrží slibované podmínky Elektronické aukce se nemůže zúčastnit nezvaný dodavatel a vlastní eaukci by měl tudíž předcházet zodpovědný výběr dodavatelů, u kterých předpokládáme, že nabízené podmínky dodrží. Už při přihlášení do eaukce stvrzují všichni účastníci, že předkládané nabídky jsou závazné. Pokud přesto k takové situaci dojde, může být bez problémů takový dodavatel i v průběhu eaukce vyloučen. Protože výsledkem eaukce je seznam možných dodavatelů setříděný podle předem definovaných kritérií, bude pak jako skutečný dodavatel vybrán další v pořadí. eaukce tak mohou sloužit i jako jeden z možných způsobů hodnocení spolehlivosti dodavatelů. Dodavatelé nejsou technologicky připraveni Nikdy nepodceňujte své dodavatele. Navíc potřebné znalosti a požadavky na vybavení pro vlastní účast v eaukci jsou minimální. Pokud ale hodláte raději svěřit dodávky v hodnotě několika desítek nebo stovek tisíc korun někomu, kdo není ochoten ani sednout si k počítači a vyplnit tabulku ve webovém prohlížeči, je to samozřejmě jen a jen na vás. Nákupčí se ptá: A co pak budu dělat já? eaukce není schopna nahradit nákupčího jako odborného pracovníka. Vyjednání podmínek dodávky je pouhým zlomkem činnosti manažera nákupu. K mnohem důležitějším činnostem, kterým by měla být věnována maximální pozornost, patří například výběr a audit dodavatelů, sběr a vyhodnocování informací o trhu, strategické plánování, řízení zásob apod.