Jak správně předložit žádost o platbu?

Transkript

1 Jak správně předložit žádost o platbu? Vážení příjemci, manuál, který se vám dnes dostává do rukou, je dalším krokem na naší společné cestě ke správnému a bezproblémovému předkládání žádostí o platbu tak, abychom vás nemuseli vyzývat k jejímu doplnění nebo opravě. Výzvy k opravám a doplnění pozastavují lhůty administrace a tím prodlužují dobu proplacení žádosti. Manuál obsahuje také nejčastější nedostatky, které se v žádostech o platbu objevují. Navazuje na Příručku pro žadatele a příjemce ROP Jihovýchod, Prováděcí dokument ROP Jihovýchod a metodické pokyny, které zpřesňují základní dokumenty. Při přípravě žádostí o platbu můžete konzultovat s pracovníky oddělení realizace projektů v Brně a Jihlavě a velmi doporučujeme také využití tzv. expertní podpory, kterou pro vás bezplatně zajišťuje Regionální rozvojová agentura jižní Moravy a Regionální rozvojová agentura Vysočina. Obě agentury vám pomohou s kontrolou formálních náležitostí a základních dokumentů ve vaší žádosti o platbu ještě před jejím předložením na Úřad Regionální rady. Jsme přesvědčeni, že rekapitulace činností v rámci přípravy žádosti o platbu, stejně jako zachycení klíčových momentů pro správné vypracování jednotlivých příloh žádosti o platbu, povede ke snížení důvodů pro pozastavení administrace vašich žádostí. Kontakty na agentury zajišťující externí podporu: Regionální rozvojová agentura jižní Moravy Královopolská 139, Brno tel.: /117 tarop@rrajm.cz Regionální rozvojová agentura Vysočina Křížová 2, Jihlava tel.: region@rda-vysocina.cz

2 strana 2 Co všechno je nutné u Žádosti O Platbu kontrolovat a dokládat? Zjednodušená žádost o platbu zfinalizovaná a vytištěná Zjednodušená žádost o platbu (ŽoP) obsahuje 2 podpisy statutárního zástupce příjemce (první podpis stvrzuje čestná prohlášení, druhý podpis potvrzuje celou ŽoP); částka výdajů na zjednodušené žádosti odpovídá částce uvedené v monitorovací zprávě a ve výkazu výdajů včetně rozdělení na: způsobilé a nezpůsobilé výdaje investiční a neinvestiční výdaje číslo bankovního účtu na žádosti o platbu odpovídá číslu účtu ve smlouvě o poskytnutí dotace/dodatku smlouvy. Etapová/závěrečná monitorovací zpráva období, za které monitorovací zprávu předkládáte, souhlasí s aktuálním harmonogramem žádostí o platbu a navazuje na období z předcházející monitorovací zprávy; vyplníte aktuálně dosažené hodnoty indikátorů včetně správného data dosažení této hodnoty, výchozí hodnota indikátoru je nulová, a to i v případě, že v předcházející žádosti/zprávě byla již část indikátoru splněna. Dosažený stav odpovídá aktuální platné hodnotě. V případě, že indikátor naplňujete postupně, dosažený stav se postupně načítá až do hodnoty uvedené ve smlouvě/dodatku smlouvy. V případě, že se hlásíte k indikátoru pracovních míst, vyplňte také indikátor pracovních míst v rozdělení muži/ženy a pokud se hlásíte k indikátoru počtu parkovišť, nezapomeňte doplnit také indikátor o počtu parkovacích míst; v seznamu výběrových řízení máte uvedena všechna VŘ vztahující se k projektu včetně jejich stavu (plánováno x zahájeno x ukončeno), uvedete také VŘ, která rozšiřují/pozměňují původní předmět díla (vícepráce, vícenáklady), jsou doplnění všichni dodavatelé; v rozpočtu jsou zachyceny případné přesuny mezi položkami rozpočtu, a to při dodržení pravidel ROP Jihovýchod, která jsou pro tyto přesuny stanovena. Součet výdajů dle všech výkazů výdajů se v závěrečné žádosti o platbu musí rovnat rozpočtu uvedenému v Benefit7 včetně druhového členění (dochází-li k povoleným přesunům mezi položkami rozpočtu Benefit7, toto musí být v rozpočtu zachyceno). Současně musíte dodržet veškeré limity způsobilosti výdajů, stanovené podmínkami ROP Jihovýchod (např. cena pozemků, projektové dokumentace, doplňkové výdaje apod.). popis horizontálních kritérií obsahuje aktuální stav naplnění skutečností uvedených v žádosti o dotaci. Doporučujeme příslušná políčka nenechávat prázdná a v případě, kdy dané kritérium není ještě naplněno, uvést, že k naplnění dojde např. po dokončení projektu. popis publicity projektu zahrnuje výčet činností v rámci publicity, např. instalace billboardu, pamětní desky, publikování článků v novinách, či na webových stránkách, včetně doložení fotodokumentace příslušné publicity či ofocených novinových článků, propagačních materiálů atd. Doporučujeme příslušná políčka nenechávat prázdná a v případě, kdy dané kritérium není ještě naplněno, uvést, že k naplnění dojde např. po dokončení projektu. textová část monitorovací zprávy (příloha dodávaná samostatně ve wordu) obsahuje stručný popis prací, ke kterým během sledovaného období došlo a zachycuje veškeré události spojené s realizací projektu, zejména z pohledu popisu změn a s nimi souvisejících více/méně prací a více/méně nákladů. Tuto přílohu využijte také k základnímu zdůvodnění realizace změn a jejich průběhu včetně výběrového řízení a případných dodatků již uzavřených smluv.

3 strana 3 Dokument/příloha žádosti o platbu předkládáte kopie s výjimkou čestných prohlášení, monitorovacích zpráv a žádostí o platbu, originály archivujete u sebe dle podmínek smlouvy o poskytnutí dotace. Účetní doklady v požadované formě včetně zaúčtování a dokladů o zaplacení společně s výkazem výdajů výkaz výdajů obsahuje všechny faktury a další výdajové položky (např. mzdy), doložené v rámci ŽoP; vyplnění jednotlivých kolonek výkazu výdajů odpovídá skutečnosti, např.: výdaj označený jako neinvestiční, je také tak zaúčtován rozdělení výdajů na způsobilé a nezpůsobilé souhlasí s rozdělením v aktuálním rozpočtu žádosti Benefit7 rozdělení výdajů na investiční/neinvestiční uvedené ve výkazu výdajů odpovídá smlouvě o poskytnutí dotace (dodatkům) a celkovým výdajům v ŽoP; ve výkazu výdajů musí být správně vyčísleno DPH, a to nejen co se výše DPH týká, ale také z pohledu plátcovství DPH, pokud si tedy budete uplatňovat nárok na odpočet DPH na vstupu, je DPH zachyceno v nezpůsobilých výdajích; jednotlivé faktury jsou ve výkazu výdajů zařazeny pod stejnými položkami (kódy) rozpočtu Benefit7 jako je uvedeno ve smlouvě o poskytnutí dotace/dodatku. V případě, že jedna faktura druhově spadá do více položek Benefit7, pak ji uvedete v poměrné výši ve všech relevantních částech výkazu. faktury jsou ve výkazu očíslované dle pořadového čísla (např. 1, 2, 3, či dle vaší vlastní evidence) a veškeré údaje o fakturách jako je jejich variabilní symbol, datum zdanitelného plnění, datum úhrady a částka bez DPH, DPH a částka včetně DPH atd. souhlasí s údaji uvedenými přímo na faktuře (smlouvě o dílo), případně bankovním výpisu; celková hodnota způsobilých a nezpůsobilých výdajů ve výkazu výdajů odpovídá součtu jednotlivých faktur (pozor, formulář výkazu výdajů sice obsahuje vzorec, v průběhu vyplňování formuláře však může dojít k zásahům, které naruší strukturu vzorce, např. ve vzorci nejsou obsaženy všechny relevantní řádky); každou fakturu označte pořadovým číslem a registračním číslem projektu včetně jeho názvu; faktura obsahuje všechny podpisy a razítka a jsou k ní přiloženy položkové rozpočty fakturovaných částek včetně zjišťovacího protokolu, který obsahuje potřebné podpisy a razítka. Položkové členění vyfakturovaných částek je vyžadováno pro kontrolu ze strany ROP Jihovýchod, a pokud je předložen výdaj, který není položkově rozepsán, je jeho rozpoložkování předmětem výzvy. jako způsobilé výdaje jsou fakturovány a uplatňovány pouze již provedené a dodané služby, dodávky či práce; máte zkontrolovány ceny fakturovaných položek a množství s položkovými cenami a množstvím ve smlouvě o dílo s dodavatelem stavby, případně uzavřeným dodatkem a dále kontrolujete fakturované množství oproti hodnotám ve výběrovém řízení (nedofakturování/přefakturování, více/méněpráce, více/méněnáklady); kontrolujete výpisy z účtů, čísla účtů, na která jsou zasílány platby dodavatelům, stejně tak jako číslo účtu, ze kterého tyto platby odcházejí, zda souhlasí s čísly účtů v uzavřených smlouvách (smlouva o poskytnutí dotace, smlouva o dílo, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti); dokládáte bankovní výpisy, které zachycují finanční pohyby související s výdaji a příjmy uvedenými v žádosti o platbu (pro přehlednost doporučujeme u položky na výpisu z účtu uvést pořadové číslo faktury); bankovní výpisy dokládáte v nepřerušené řadě, navazují na výpisy předložené v předcházející ŽoP; dokládáte dodatky smluv s dodavateli.

4 strana 4 Oddělené účetnictví (např. pomocí analytických účtů) jsou doloženy doklady o zaúčtování (i průvodní doklady/košilky/likvidační doklady doklad o tom, že to někdo zaúčtoval a schválil); jsou doloženy účetní doklady relevantních účtů: dodavatelé, banka-běžný účet, banka-úvěrový účet, majetek, spotřeba, či další pomocné účty sloužící pro přeúčtovávání pohybů; výdaje související s projektem analyticky členíte a je tak jednoznačné, které výdaje patří k projektu; jsou doloženy doklady (účetní), ze kterých je patrné, zda je vyfakturovaný předmět zařazen v majetku, je-li to relevantní; předložené účetnictví odpovídá svými zápisy na předložené doklady a výkaz výdajů, tzn. v účetnictví je zahrnuto vše, co je vykázáno ve způsobilých či nezpůsobilých výdajích (výjimku mohou tvořit přijaté a placené úroky či poplatky za vedení účtu, pokud nejsou způsobilé); na dokumentech jsou doplněny všechny podpisy osob, odpovědných za schválení a zaúčtování operace; jsou doloženy interní směrnice, účtový rozvrh apod. k účtování o majetku spolufinancovaného z dotace. Dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy uzavřené s dodavatelem jsou doloženy veškeré dokumenty k výběrovým řízením, např. znění výzvy, zadávací podmínky, zadávací dokumentace, dokumenty o doručení/převzetí oslovení, zápis z otevírání obálek, zápis z hodnocení nabídek, rozhodnutí hodnotící komise o vítězném uchazeči, oznámení uchazečům o vítězi včetně dokumentů o zaslání tohoto oznámení atd. a navazující doklady např. doklad o doručení nabídky, dodatečné informace zaslané uchazečům atd.; jsou doloženy dokumenty k zadávacím řízením na vícepráce/vícenáklady a méněpráce/méněnáklady se všemi souvisejícími dokumenty opodstatňujícími zadání víceprací/méněprací a vícenákladů/méněnákladů včetně zveřejnění zadání a oznámení o výsledku; dokumentace ke změnám podmínek smlouvy s dodavatelem případně k nedodržení podmínek smlouvy s dodavatelem (např. došlo k prodloužení termínu stavby, termín plnění byl jedním ze soutěžených hodnotících kritérií, neuplatnění sankcí, sankce byly jedním ze soutěžených hodnotících kritérií); Doklady o ukončení realizace projektu pravomocný kolaudační souhlas nebo oznámení stavebnímu úřadu o započetí užívání stavby a čestné prohlášení, že do 30 dnů od oznámení stavební úřad užívání stavby nezakázal, příp. povolení k předčasnému užívání stavby, dále doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu; doložení kolaudačního rozhodnutí na všechny stavební objekty, které byly předmětem projektu (může se jednat o stavbu silniční, ale i kanalizace, NN, VN a každou kolauduje jiný správní orgán, samostatné rozhodnutí na stavbu hřiště, zídky, budovy, komunikace); u relevantních dokladů musí být uvedeno nabytí právní moci. Doložení původu nákupu použitého zařízení/stavby včetně znaleckého posudku o ceně, kupní smlouvy a prohlášení původního majitele, že zařízení/stavba nebylo v uplynulých 5 letech před registrací projektové žádosti podpořeno z dotací formou čestného prohlášení příjemce, je-li tento bod relevantní.

5 strana 5 U měkkých aktivit doklady o realizaci aktivit projektu (prezenční listiny, evaluační dotazníky, doklady o účasti na veletrzích ) k aktivitám, na které se žádost o platbu vztahuje, musíte doložit dokumenty deklarující jejich uskutečnění - fotografie, zápisy, prezenční listiny, vzory tištěných materiálů a především jejich předávací protokoly/dodací listy, marketingové strategie vytvořené prostřednictvím dotace, atd. U staveb zápisy z kontrolních dnů včetně stavebního deníku kontrolujete, zda jsou ofoceny VŠECHNY stránky ze stavebního deníku (čitelně), které se vztahují k fakturovanému období a jsou doloženy všechny zápisy z kontrolních dnů k danému období tak, že navazují na doklady předložené v předcházející ŽoP; stavební deník je veden dle náležitostí a způsobu vedení stavebního deníku dle 157 stavebního zákona (Zákon o územním plánování a stavebním řádu č. 183/2006 Sb.) resp. náležitosti jsou uvedeny v příloze č. 5 k vyhlášce č. 499/2006 Sb. (vyhláška o dokumentaci staveb). Stavební deník musí být veden v souladu s danými předpisy. doložte protokoly o předání a převzetí staveniště/stavby a protokoly o odstranění vad a nedodělků; v případě více/méně prací a více/méně nákladů je doloženo jejich zdůvodnění a příslušné dokumenty k výběrovému řízení včetně dodatku smlouvy o dílo a odpovídají fakturaci; fakturace, respektive výkaz skutečně provedených prací, časově odpovídá zápisům ze stavebních deníků; provádění víceprací dle stavebního deníku musí odpovídat časově datům uzavření dodatků; kontrolujete návaznost předkládaných podkladů (stavebních deníků, zápisů z kontrolních dnů, výpisů ze speciálního účtu k projektu) mezi jednotlivými etapami; pokud je ze záznamů patrné provedení změny v původním projektu, musíte doložit zdůvodnění změny, pokud již nebyla nahlášena a doložit také dokumentaci týkající se provedení výběrového řízení na práce, které jsou součástí změny. Dodržení publicity projektu (fotodokumentace, vzory propagačních a jiných materiálů) kontrolujete, zda publicita projektu odpovídá Pravidlům pro publicitu ROP Jihovýchod, v případě pochybností doporučujeme kontaktovat naše pracovníky z oddělení publicity, v nejlepším případě ještě před uskutečněním samotné formy publicity; jsou doloženy veškeré relevantní doklady o publicitě, ke které se příjemce zavázal v žádosti Benefit7 (novinové články, web, reklama atd.); dodržení publicity je doloženo prostřednictvím nositele publicity samotného (propiska, leták atd.) nebo prostřednictvím fotodokumentace; v případě publicity u staveb (billboard, stálá vysvětlující tabulka) dokládejte společně s každou žádostí o platbu plnění publicity tak, aby bylo z fotodokumentace zřejmé, že je v průběhu projektu dodržena publicita - fotografie s datem focení apod. Pojistná smlouva týkající se majetku pořízeného za podpory prostředků ROP včetně dokladu o zaplacení první splátky pojistného dokládáte pojistnou smlouvu či rozšíření stávající pojistné smlouvy, ze kterého je zřejmé, že je pojištěn celý předmět projektu. Výše pojištěné částky musí odpovídat minimálně výši způsobilých výdajů včetně DPH. je přiložen doklad o zaplacení pojistného.

6 strana 6 Pracovní smlouvy 1, pracovní náplně a pravidelné nejaktuálnější čtvrtletní hlášení Českému statistickému úřadu 2 u vytvořených pracovních míst (kopie formuláře P3-04, nebo čestné prohlášení o počtu přepočtených pracovních míst, pokud formulář organizace nevyplňuje) výkazy práce musí být přesné, je nutné uvádět konkrétní čas strávený nad určitou činností včetně uvedení výstupu dané činnosti např. zápis z porady jednání týmu, konzultace s externím subjektem včetně výstupů apod., bude kontrolována efektivnost, hospodárnost a účelnost; vykázaná práce musí být v souladu s pracovní náplní či uzavřenou smlouvou s příslušným pracovníkem; uvádějte konkrétní popis činností; pracovní smlouvy zaměstnanců projektu dokládáte se začerněnými osobními údaji (s výjimkou jména a příjmení zaměstnance). Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce podpory je-li relevantní, tedy pokud je předmětem indikátoru projektu vytvoření pracovního místa; předkládáte s každou žádostí o platbu; Projektová dokumentace vždy dokládáte dokumentaci skutečného provedení stavby v rámci závěrečné žádosti o platbu včetně vyznačení změn. Doklad o splácení úvěru v případě, že projekt financujete pomocí úvěru či závazného úvěrového příslibu, je třeba doložit potvrzení od banky či jiného subjektu poskytujícího úvěr, že dochází k řádnému plnění závazků vyplývajících z úvěrové smlouvy; v případě, že splátky úvěru/úroku jsou relevantní až po ukončení realizace projektu, pak je třeba v první žádosti o platbu předložit toto sdělení a v následujících již nebude vyžadováno. Čestná prohlášení v případě, že projekt spadá pod některé varianty čestných prohlášení, která nejsou uvedena v Benefitu 7, pak je třeba doložit i tato (např. čestné prohlášení o uplatnění slevy na sociálním pojistném, zástavu majetku atd.). Modifikované platby v případě, že v rámci žádosti o platbu uplatňujete tzv. systém modifikovaných plateb, předkládáte některé dokumenty a informace Úřadu Regionální rady Jihovýchod až ve druhé fázi administrace vaší žádosti, např. výpis z bankovního účtu je doložen po uhrazení platby, tedy až poté, co proběhne kontrola ze strany Úřadu Regionální rady Jihovýchod. 1 Pracovní smlouvy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (pracovní smlouvy, kde budou začerněny osobní údaje zaměstnance). 2 Pravidelné čtvrtletní hlášení Českému statistickému úřadu, kde je uveden přepočtený počet zaměstnanců (formulář P3-04) nebo přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce podpory (Způsob výpočtu přepočteného počtu zaměstnanců je uveden 11 vyhlášky MPSV č. 518/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti).

7 strana 7 Důležitá doporučení pro potřeby přípravy žádosti o platbu doporučujeme vám hlásit veškeré změny oproti projektové dokumentaci a vysoutěženému rozpočtu příslušné kontrolní skupině na odboru implementace projektů. Předejte tím případným komplikacím v žádostech o platbu, které jsou spojené s otázkou více/méněprací a více/méněnákladů a následnou výší způsobilosti výdajů u těchto změn. doporučujeme provést přípravu před fyzickou kontrolou na místě ze strany kontrolní skupiny Úřadu Regionální rady, zkontrolujte, zda se v místě nacházejí veškeré předměty a výstupy, které byly součástí projektu a které byly také vyfakturovány (např. je-li fakturováno 10 dřevěných židlí s kovovou opěrou, tyto byly také dodány). Není možné, aby bylo fakturováno v žádosti o platbu něco jiného, než co bylo dodáno. v rámci kontroly závěrečné žádosti o platbu bude vyžadována dokumentace skutečného provedení (pokud je vyhotovována), ve které musí být zachyceny provedené změny. Předložení tohoto stupně dokumentace je nezbytné, i když výdaje na její vypracování nebyly nárokovány jako způsobilé výdaje. jsou-li součástí žádosti o platbu také výkazy práce, je nutné aby: uvedené činnosti byly konkrétně, nikoliv obecně definovány, a to včetně časového fondu stráveného nad danou činností (nestačí uvést administrace projektu 8 hodin či konzultace s projektantem 5 hodin ; doplňte, co bylo předmětem konzultace s projektantem apod.), je vhodné uvedené činnosti podložit také konkrétními výstupy, které vznikly během této činnosti (zápisy z porad projektového týmu, tiskové zprávy o projektu, cestovní příkazy v případě služebních cest, zápisy z konzultací s právními či expertními subjekty). Není nutné toto dokládat ve všech případech, ale pouze namátkově k prokázání odvedené práce. čas vykázaný nad danou činností byl adekvátní náročnosti a rozsahu deklarované činnosti; byla vykazována činnost, kterou má zaměstnanec v pracovní náplni dané pracovní smlouvu či dohodou o provedení práce, a to v souvislosti s předmětem projektu; v rámci výkazů práce nedocházelo ke zdvojení činností (např. jeden zaměstnanec v projektu dělá aktivity, které má ve své náplni jiný zaměstnanec popř. externí poradenská firma); jako způsobilý výdaj nelze nárokovat čas věnovaný vyplňování výkazu práce, neboť výkazy by měly být vyplňovány pravidelně každý den, nikoliv nárazově jednou za určité časové období. Nárazové vyplňování vede k chybovosti ve výkazech způsobené uplynutím delšího časového období od vykonané práce v jednotlivých dnech a projevuje se častým opakováním stejných činností bez logické návaznosti a má za následek neproplacení těchto výdajů. dále upozorňujeme na skutečnost, že pracovníci odboru implementace projektů detailně kontrolují způsobilost vykázaných činností a jejich efektivnost; není vhodné za každou cenu vykázat všechny původně naplánované hodiny v rámci mzdových výdajů, pokud nebyly ve skutečnosti provedeny; k žádosti o platbu je vhodné přikládat kontrolní listy o provedené předběžné kontrole expertním subjektem, je-li této kontroly využíváno; pro urychlení kontroly položkových rozpočtů hlavně v projektech zaměřených na stavbu je vhodné přiložit i naceněný vysoutěžený výkaz výměr v excelu, dle kterého pak dochází k fakturaci. Tato fakturace by měla odpovídat předanému formátu.

8 strana 8 mezi nejčastější důvody výzvy na doplnění či opravu údajů v žádosti o platbu patří: údaje ve výkazu výdajů neodpovídají informacím uvedeným na jednotlivých fakturách a aktuálnímu rozpočtu či smlouvě o dotaci/dodatcích; součtové řádky ve výkazu výdajů obsahují chybu a celková částka ve výkazu výdajů přenášená do zjednodušené žádosti o platbu a monitorovací zprávy neodpovídá součtu hodnot jednotlivých faktur; ve výkazu výdajů je provedeno zaokrouhlování částek, které nekorespondují s číselnými údaji z jednotlivých faktur. Doporučujeme, aby Vaši dodavatelé na fakturách neprováděli zaokrouhlování, zvláště v případech, kdy je požadovaná částka placena bezhotovostně, neboť tento způsob platby umožňuje pracovat s haléři. Pokud vám dodavatel výslednou fakturovanou částku přesto zaokrouhlí, platí z pohledu ROP Jihovýchod pravidlo, že jsteli neplátce DPH či plátce bez nároku na odpočet, pak lze toto haléřové zaokrouhlení nárokovat jako způsobilý výdaj (současně však nesmíte nárokovat jako způsobilý výdaj vyšší cenu, než, kterou jste skutečně z vašeho účtu zaplatili). Jste-li plátce s nárokem na odpočet DPH, pak je toto haléřové zaokrouhlení nezpůsobilým výdajem. na fakturách, zjišťovacích protokolech, průvodkách k účtování atd. chybí podpisy; výdaje jsou zaúčtovány jinak, než mají být, např. výdaj je na místo na majetkových účtech uveden ve spotřebě nebo zcela chybí analytické účtování; nejsou zdůvodněny a doloženy změny provedené v původním projektu, a také není doloženo odpovídající výběrové řízení na tyto změny; chybí fotodokumentace stavby a publicity (doložení fotodokumentace je dostačující prostřednictvím uložení fotek na CD) bylo zjištěno přefakturování některých položek, atd. doporučujeme ve vašem projektu velmi pečlivě sledovat změny, zejména pak dopad na jejich fakturaci, neboť není v pořádku, pokud dodavatel i přes změny, ke kterým dochází v průběhu stavby, fakturuje dle původní smlouvy o dílo a v poslední faktuře pak veškeré více a méně úkony ošetří mínusovými položkami. Pokud k tomuto dojde, musíme v rámci kontroly žádosti konstatovat tzv. podezření na nesrovnalost, které může vést k porušení rozpočtové kázně a vrácení neoprávněně vyplacené části dotace; textovou přílohu monitorovací zprávy je vhodné použít k základnímu popisu prací uskutečněných během sledovaného období, informací o provedených změnách a popisu prací v další etapě; provedené práce musí odpovídat údajům uvedeným v žádosti o dotaci a případným změnám, které byly prokonzultovány a povoleny. Není možné fakturovat práce, které nebyly doposud provedeny či nebudou provedeny vůbec, stejně tak jako fakturovat práce, pro které neexistuje odpovídající výběrové řízení a dodatek smlouvy o dílo a dále je nutné vždy detailně zdůvodňovat více/méněpráce a více/méněnáklady. pokud se u měkkých projektů bezplatně účastníte veletrhu prostřednictvím jiné organizace, je nutné tuto účast také doložit, především pomocí fotodokumentace a dále např. vyjádřením organizace, prostřednictvím, které jste se veletrhu účastnili. V některých případech pořadatelé veletrhů na svých webových stránkách či jiných materiálech uvádí kromě seznamu hlavních vystavovatelů také tzv. spoluvystavovatele, i tento dokument je pro prokázání účasti na veletrhu relevantní.