Směrnice SM/04/02/14 Spisový řád

Transkript

1 Typ vnitřní normy: Identifikační znak: Název: Směrnice SM/04/02/14 Spisový řád Vazba na legislativu: Závazné pro: Související vnitřní normy: Klasifikace: Odpovědná osoba: 69 odst. 2 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád Zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu Bez vazby Interní Vedoucí odboru Kancelář ředitele Schváleno: Ředitel úřadu, Účinnost od: Účinnost do: Přílohy: Neomezena Příloha č. 1 Seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci v essl Příloha č. 2 Spisový a skartační plán Příloha č. 3 Užívání razítek Příloha č. 4 Vzor podacího razítka podatelny

2 V souladu s ustanovením 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, je vydána tato s m ě r n i c e : Část I Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tato směrnice stanoví pravidla pro vedení spisové služby a evidenci správních řízení na Krajském úřadě Zlínského kraje (dále jen úřad ). 2. Spisový řád se vztahuje na všechny zaměstnance kraje zařazené do krajského úřadu. 3. Tato směrnice se netýká manipulace s dokumenty obsahujícími utajované informace a manipulace s dokumenty obsahujícími zvláštní skutečnosti v listinné i nelistinné podobě 1. Pro účely této směrnice se rozumí pod pojmem: Článek 2 Vymezení pojmů centrální spisovna místo určené k uložení všech vyřízených dokumentů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby úřadu a k provádění skartačního řízení, číslo jednací označení zaevidovaného dokumentu; obsahuje vždy zkratku označení úřadu, pořadové číslo a časové období (např. KUZL 1234/2014), datová schránka elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, datová zpráva - elektronická data obsahující alespoň jeden dokument v digitální podobě, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou. Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datových schránek a úkony vůči orgánům veřejné moci prováděné prostřednictvím datových schránek mají formu datové zprávy, dokument každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena úřadem nebo úřadu doručena, druhopis dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby ( za správnost vyhotovení ) popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem (ověřovací doložka), elektronická pošta způsob předávání dokumentů v elektronické podobě prostřednictvím počítačové sítě, elektronická adresa podatelny adresa elektronické pošty zveřejněná úřadem na jeho internetových stránkách a určená pro elektronickou komunikaci, elektronický podpis údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě, elektronický systém spisové služby základní evidenční pomůcka pro vedení spisové služby v elektronické podobě, dále jen essl, evidence přiřazení čísla jednacího dokumentu a zadání evidenčních údajů, které nebyly zadány při přijetí či vzniku dokumentu, hybridní spis spis, který obsahuje analogové i digitální dokumenty, 1 zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, zákon č. 240/2000 Sb., krizový zákon 2

3 jmenný rejstřík je součást essl, obsahuje údaje o odesílatelích dokumentů doručených úřadu a adresátech dokumentů odesílaných z úřadu 2, konverze (autorizovaná) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, PID jednoznačný identifikátor ve formě alfanumerického údaje (12 znaků), který obsahuje zkratku označení úřadu a další znaky jednoznačně určující dokument (např. KUZLP00886I8, KUZLX00P8DD3). Zároveň bývá zobrazen ve formě čárového kódu. Každý dokument, který podléhá evidenci v GINIS, musí být označen identifikátorem PID, podání dokument do úřadu došlý nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu nebo telegraficky, elektronicky, jakož i jiná sdělení a úřední záznamy z ústních jednání, podatelna pracoviště úřadu pro příjem dokumentů, prvopis originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem (např. elektronický podpis), příruční spisovna místo nacházející se na jednotlivých odborech, útvarech úřadu sloužící k ukládání uzavřených a vyřízených dokumentů/spisů vzniklých nebo doručených v běžném roce. Dokumenty/spisy jsou zde uloženy po dobu 1 roku, v odůvodněných případech maximálně 3 roky, sběrný arch přehled všech dokumentů v jedné věci založených ve spisu, skartační lhůta doba, po kterou musí být vyřízený dokument uložen na úřadě, skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu, označuje způsob, jak se s dokumentem naloží ve skartačním řízení (A, V, S), skartační režim režim dokumentu nebo spisu vyplývající z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení do skartačního řízení a jiné skutečnosti, která je stanovena jako spouštěcí událost, skartační řízení (vyřazování) - souhrn činností, kdy se oddělují archiválie (dokumenty se skartačním znakem A) od dokumentů bezcenných, spisový znak označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, spis (případně správní spis) soubor dokumentů vzniklých při vyřizování jedné věci anebo při správním řízení v jedné věci, vedený a zpracovaný v souladu s příslušnými právními předpisy 3 4, spisová značka označení spisu; spisovou značkou je číslo jednací iniciačního dokumentu spisu doplněné o znaky SP za zkratkou úřadu a zkratkou vyřizujícího odboru za údajem o časovém období (např.: KUSP 123/2014/KŘ), spisový a skartační plán obsahuje hierarchicky uspořádané věcné skupiny dokumentů a spisů označené spisovými znaky; věcné skupiny mají uveden skartační režim, spisový řád vnitřní předpis úřadu stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení, spisový uzel označení struktury essl, odpovídající organizační struktuře úřadu (odbor, oddělení, úsek), spouštěcí událost okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty, správní řízení řízení procesně upravená zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, a zvláštními zákony, stejnopis jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky. Za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky 2 zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ( 64, odst. 5), vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ( 25) 3 zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě 4 zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 3

4 k nim připojila stejná osoba. Za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis 5, škodlivý kód chybný datový formát nebo počítačový program schopný přivodit škodu na programovém vybavení úřadu nebo na informacích úřadem zpracovávaných nebo je způsobilý poškodit úřad zneužitím informací, uznávaný elektronický podpis zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaným akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci osoby, výkon spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti úřadu zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a kontrola těchto činností, výpravna pracoviště úřadu, kde se odesílané dokumenty vybavují všemi náležitostmi potřebnými k odeslání a zařizuje se vypravení (odeslání) dokumentů, výstupní datový formát dokumentů datový formát výstupu z essl, datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně a datový formát pro předávání do digitálního archivu, zaručený elektronický podpis údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě a splňuje tyto požadavky: je jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou a je k datové zprávě připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat, zpracovatel zaměstnanec, který vyřizuje dokument/spis nebo vytváří vlastní. Článek 3 Vymezení odpovědnosti 1. Za výkon spisové služby úřadu odpovídá ředitel, popřípadě jím písemně pověřený zaměstnanec. 2. Za řízení a stav spisové služby, chod podatelny, centrální spisovny a provádění skartačního řízení odpovídá odbor Kancelář ředitele. 3. Každý vedoucí odboru a oddělení odpovídá za manipulaci s dokumenty na jím řízeném úseku. 4. Za obsluhu datové schránky úřadu a elektronické podatelny odpovídají zaměstnanci podatelny. 5. Zaměstnanec, vyřizující věc v rámci správního řádu, zodpovídá za správné založení spisu pro daný druh správního řízení a jeho zpracování. Část II Článek 4 Příjem dokumentů 1. Veškeré zásilky a dokumenty doručené do úřadu ve formě analogové nebo digitální (dále jen doručené dokumenty ) jsou přijímány podatelnou. 2. Dokument předaný úřadu mimo podatelnu a dokument vytvořený z podání nebo podnětu učiněného ústně se předá bez zbytečného odkladu podatelně. Dokument může být také přijat zaměstnancem úřadu, který pak odpovídá za jeho správné označení, evidenci a přidělení k vyřízení. 3. Zaměstnanec podatelny na požádání původce analogového dokumentu potvrdí kopii doručeného dokumentu otiskem podacího razítka s uvedením data převzetí dokumentu a údaji o rozsahu dokumentu. Přijetí datové zprávy doručené prostřednictvím informačního systému datových schránek je potvrzeno odesílateli automaticky tímto systémem. Přijetí datové zprávy doručené na elektronickou adresu podatelny je potvrzeno odesílateli datovou zprávou zaslanou na elektronickou adresu uvedenou v podání, ke které je připojen uznávaný elektronický podpis. Přijetí datové zprávy na technickém nosiči dat při osobním podání je na požádání podatele potvrzeno písemně. 5 zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 4

5 4. Dodání datových zpráv do datové schránky úřadu nebo na elektronickou adresu podatelny kontroluje podatelna minimálně třikrát denně. Datové zprávy zaeviduje do essl a předá příslušnému odboru pouze elektronickou formou. Poslední příjem datových zpráv proběhne v pondělí a ve středu nejpozději v 16:30 hodin, v úterý a ve čtvrtek nejpozději v 14:30 hodin, v pátek nejpozději ve 12:30 hodin. 5. Je-li podatelně dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že není čitelný, ale lze určit odesílatele a jeho kontaktní údaje, vyrozumí podatelna odesílatele o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu odstranit, dokument se dále nezpracovává. 6. Je-li podatelně dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že není čitelný a nelze určit odesílatele, dokument se dále nezpracovává. 7. Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný úřadu, je-li dostupný podatelně, tzn. je ve formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě (resp. je na technickém nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě), je čitelný a neobsahuje škodlivý kód. Ověření těchto vlastností probíhá automaticky před uložením datové zprávy do essl. Lze-li určit odesílatele dokumentu, který není dostupný podatelně, a jeho kontaktní údaje, vyrozumí podatelna odesílatele o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu odstranit, dokument se dále nezpracovává. 8. Dokument, který byl dodaný do datové schránky úřadu, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí zaměstnanec podatelny. Do datové schránky se přistupuje prostřednictvím essl. 9. U doručeného dokumentu v digitální podobě se zjišťuje, zda je podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou a zda je k němu připojeno kvalifikované časové razítko. Ověření probíhá automaticky při evidenci datové zprávy do essl a výsledky ověření se též automaticky do essl zaznamenávají. 10. Podatelna otevírá doručené listinné zásilky kromě: a) zásilek adresovaných hejtmanovi kraje, i když jeho jméno není uvedeno nad názvem úřadu, b) zásilek adresovaných členům Rady Zlínského kraje, i když jejich jména nejsou uvedena nad názvem úřadu, c) zásilek adresovaných řediteli úřadu, i když jeho jméno není uvedeno nad názvem úřadu, d) zásilek, u kterých je již z obálky zřejmé, že obsahují utajované informace (označení Vyhrazené nebo Důvěrné ), zvláštní skutečnosti (označené Zvláštní skutečnosti nebo ZS ), e) zásilek, u nichž je jméno osoby uvedeno nad názvem úřadu, f) zásilek označených Zdravotnická dokumentace, otevře lékař, g) zásilek označených Neotvírat, h) zásilek obsahujících nabídky k veřejným zakázkám. Zásilky uvedené výše pod písmeny a) až h) se předávají neotevřené, opatřené podacím razítkem podatelny a PID na obálce. U nabídek k veřejným zakázkám podatelna navíc na obálku doplní přesný čas doručení zásilky. 11. Obálka v analogové podobě se ponechává jako součást dokumentu pokud: a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem doručován úřadu do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl úřadu doručen jiným způsobem, c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele, d) je opatřena otiskem podacího razítka nebo jiným jednoznačným identifikátorem úřadu, e) se jedná o petice, stížnosti, oznámení a podněty. Článek 5 Evidence dokumentů 1. Evidenci doručených dokumentů provádí podatelna. V případě, že evidenci doručených dokumentů dle čl. 4 odst. 2 provádí zaměstnanec, je třeba dodržet stejný postup, podle jakého provádí evidenci podatelna. 2. Veškeré doručené dokumenty, jakož i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu, se evidují v essl s výjimkou dokumentů uvedených v příloze č. 1, které nemají úřední charakter, a proto nepodléhají evidenci. 5

6 3. Dokumenty se evidují též v následujících samostatných evidencích: název samostatné evidence Evidence smluv, objednávek Kniha došlých faktur Kniha odeslaných faktur Kniha poukazů Evidence materiálů RZK, ZZK Cestovní příkazy a vyúčtování Dokumenty z oblasti personalistiky Zápisy z porad ředitele Zápisy z jednání komisí a výborů forma elektronická elektronická elektronická elektronická elektronická elektronická listinná elektronická listinná 4. Doručené analogové dokumenty podléhající evidenci v essl opatří zaměstnanec podatelny otiskem podacího razítka zpravidla do pravého horního rohu dokumentu. Na dokument zároveň nalepí štítek s PID a na základě PID pořídí v essl nový záznam o dokumentu. Do záznamu uvede všechny údaje, které jsou v daném okamžiku k dispozici (adresu odesílatele, způsob doručení dokumentu, podací číslo doporučené zásilky, směrovací číslo podací pošty) přidělí číslo jednací a určí spisový uzel, kterému předá dokument k vyřízení. 5. Doručené datové zprávy automaticky eviduje essl. 6. Na základě vrácených dodejek podatelna doplní údaje o doručení k příslušným dokumentům do essl. 7. Součástí evidence nabídek k veřejné zakázce je vyplnění údajů do systému GILDA. Zaměstnanec podatelny vyhotoví protokol o podání nabídky, v případě osobního podání předá jedno vyhotovení protokolu podavateli. 8. Pokud je dokument úředního charakteru doručen osobně, faxem, ve formě datové zprávy nebo jiným způsobem přímo zaměstnanci a ten ho nepředá podatelně k evidenci, odpovídá za jeho evidenci v essl a postupuje podle bodu 4 tohoto článku. Místo podacího razítka je možné uvést text: Převzal dne a uvést datum převzetí, jméno a příjmení přebírajícího a jeho podpis. 9. U listinných zásilek, které podatelna neotvírá, odpovídá zpracovatel za doplnění a správné uvedení údajů o dokumentu v essl, zjistí-li po otevření obálky, že se jedná o úřední záležitost. Pokud se bude jednat o soukromou zásilku, záznam v essl neupravuje a stornuje s důvodem soukromé. 10. Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu se evidují v essl stejně jako dokumenty úřadu doručené, neuvádí se odesílatel a údaje o doručení dokumentu. 11. Číslo jednací jako další evidenční údaj přidělí essl automaticky. Číselná řada jednacích čísel začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince běžného roku. Článek 6 Rozdělování a oběh dokumentů 1. Dokument přijatý podatelnou je zaevidován tentýž den v essl a předán k vyřízení jednotlivým spisovým uzlům. 2. Jednotlivé spisové uzly ověří, zda byly položky v essl podatelnou zadány správně a doplní je nebo opraví, a podrobně rozepíšou věc. U analogových dokumentů do podacího razítka doplní všechny potřebné údaje. 3. Všechny úkony s dokumenty jsou zaměstnanci povinni zaznamenávat v essl. 4. Dokument předaný podatelnou spisovému uzlu, který není příslušný k jejímu vyřízení, vrátí spisový uzel neprodleně zpět podatelně nebo předá přímo spisovému uzlu, který je k vyřízení příslušný, a to nejen fyzicky, ale též i v essl. 5. Pokud zaměstnanec podatelny nemůže určit spisový uzel příslušný k vyřízení doručeného dokumentu, je tento dokument předán řediteli úřadu, který rozhodne o jeho vyřízení. 6. Je-li doručená datová zpráva z datové schránky úřadu určena více spisovým uzlům, podatelna vytvoří příslušný počet kopií a předá je k vyřízení všem uvedeným spisovým uzlům dle rozdělovníku. 6

7 7. Je-li v doručeném analogovém dokumentu v rozdělovníku uvedeno více spisových uzlů, podatelna předá tento dokument k vyřízení pouze prvnímu uvedenému spisovému uzlu v rozdělovníku. Ten zajistí případné předání kopií a příloh dalším spisovým uzlům uvedeným v rozdělovníku. Článek 7 Vyřizování dokumentů a spisů 1. Jednotlivé dokumenty vyřizují příslušní zaměstnanci (dále též zpracovatel ) podle rozhodnutí vedoucího odboru, případně oddělení. Jméno zpracovatele a schvalovatele (tj. toho, kdo vyřízení schválil a/ nebo podepsal) se zapíše do essl. 2. Dokument, případně spis se vyřizuje: a) dokumentem; pokud je k doručenému dokumentu vyhotoven jeden vyřizující dokument, je vyřizující dokument připojen k doručenému pomocí křížového odkazu v essl a označen stejným číslem jednacím jako doručený dokument, b) postoupením; pokud je postoupen dokument nebo spis, aniž úřadu zůstává stejnopis nebo druhopis, c) vzetím na vědomí, d) záznamem na dokumentu; vyřízení telefonicky nebo při osobním kontaktu je uvedeno v essl v poznámce u záznamu o vyřízení. 3. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Každý z dokumentů ve spisu má přidělen PID a případně číslo jednací, první dokument ve spisu má vždy přiděleno číslo jednací. Spis se označuje spisovou značkou. Spisová značka je vytvořena na základě čísla jednacího prvního dokumentu ve spisu. Veškeré spisy musí být evidovány v essl. 4. Spis se vytváří spojováním dokumentů: záznam o dokumentu v essl, který je součástí spisu, je odkazem spojen se záznamy ostatních dokumentů zařazených do spisu a naopak - ze záznamu o dokumentu v essl je jednoznačně zřejmé, zda je součástí spisu. Součástí záznamu o spisu je soupis všech dokumentů, které obsahuje. 5. Dokumenty v analogové podobě jsou ve spisu uspořádány chronologicky a to vzestupně nebo sestupně. 6. Pokud je spis veden v čistě analogové podobě nebo jako hybridní, pak při uzavření spisu zaměstnanec vytiskne spisovou obálku (pokud není již vytisknuta při založení spisu) a soupis všech dokumentů (sběrný arch), které přiloží k danému spisu. 7. Číselná řada spisových značek v essl začíná 1. ledna a končí 31. prosince běžného roku. 8. Před vyřízením dokumentu/spisu musí být vyplněny všechny povinné údaje. Digitální dokumenty musí být převedeny do výstupního datového formátu (PDF/A). 9. Součástí vyřízení dokumentu nebo spisu je přidělení spisového znaku dle spisového a skartačního plánu úřadu (příloha č. 2). O výběru spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty rozhoduje vyřizující zaměstnanec. Dokumenty zařazené do spisu přebírají spisový znak ze spisu. Zadání těchto údajů je v essl povinné před vyřízením dokumentu nebo uzavřením spisu a učiní tak vyřizující zaměstnanec. 10. Je-li součástí spisu dokument evidovaný v jiné agendě systému Ginis (například smlouva), zaznamená se tato skutečnost v essl buď jako související dokument nebo se vloží do sběrného archu. Článek 8 Evidence správních řízení 1. Spisy týkající se správních řízení jsou vedeny v modulu SPR systému Ginis (mimo správních řízení Odboru územního plánování a stavebního řádu). 2. K vytvoření vlastního dokumentu dochází vždy na základě schválení odpovídajícího úkonu. 3. Pro vyřizování spisu se ve správním řízení použijí ustanovení článku 7 obdobně. 7

8 Článek 9 Vyhotovování dokumentů 1. Dokumenty vyhotovované orgány kraje a týkající se: a) samostatné působnosti se v záhlaví označují Zlínský kraj a názvem odboru či orgánu, který dokument vyhotovil, b) přenesené působnosti se v záhlaví označují Krajský úřad Zlínského kraje a názvem odboru či orgánu, který dokument vyhotovil. Toto neplatí pro nařízení kraje. 2. Dokument vytvořený zaměstnancem úřadu a určený k odeslání obsahuje údaje o názvu a sídle úřadu a číslo jednací dokumentu, případně označení spisu. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, pokud je obsahuje. 3. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: c) datum podpisu dokumentu, d) počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě, e) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh uvádí pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit, f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě, g) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem. 4. Pro výkon spisové služby je v úřadu ponechán prvopis dokumentu, případně jeden ze stejnopisů prvopisu. Jako stejnopis není použitelný výstup z konverze, ať už z analogové podoby do digitální nebo naopak jedná se pouze o ověřenou kopii. 5. Stejnopis analogového dokumentu, který se vkládá do spisu, vyřizující zaměstnanec opatří identifikátorem PID, stejnopis dokumentu týkající se správního řízení označí v den vypravení otiskem razítka Vypraveno dne a uvede se příslušné datum vypravení dokumentu. 6. Vyhotovuje-li zaměstnanec dokument v digitální podobě pro odeslání prostřednictvím datové schránky, je povinen jej převést do formátu PDF/A a zajistit jeho podepsání uznávaným elektronickým podpisem oprávněné osoby. Na digitální dokumenty s právním účinkem připojí podepisující osoba současně s elektronickým podpisem časové razítko. Článek 10 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Podepisovat dokumenty mohou zaměstnanci pouze podle svého oprávnění, které převezmou v písemné podobě, podle oprávnění daných vnitřními předpisy úřadu a podle oprávnění vyplývajících z jejich funkčního zařazení v úřadu. 2. Na dokumentu musí být vždy uvedeno jméno, příjmení, funkce a podpis osoby oprávněné k podepisování. U analogových dokumentů není možné použít místo vlastnoručního podpisu mechanický prostředek napodobující podpis. U digitálních dokumentů v případě, kdy má být užito úřední razítko, se v místě jeho otisku uvede text Otisk úředního razítka a k dokumentu se připojí uznávaný elektronický podpis. 3. Užívání razítek je popsáno v příloze č Evidenci razítek vede oddělení hospodářské správy odboru Kancelář ředitele. Tuto evidenci tvoří čitelný otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce osoby, která razítko převzala a užívá, datum převzetí a podpis přebírající osoby, datum vrácení, datum vyřazení razítka z evidence a údaj o datu případné ztráty razítka. Při každém předávání razítek (při ukončení pracovního poměru, při změně funkce apod.) je povinností zaměstnance uvědomit o tom oddělení hospodářské správy, která změní zápis v evidenci razítek. Požadavky na nová razítka se zadávají prostřednictvím systému Helpdesk. Potvrzení o předání razítek při ukončení pracovního poměru je součástí výstupního listu. 5. Pokud existuje několik razítek stejného typu se stejným textem, rozlišují se evidenčními čísly. 6. Při ztrátě razítka oddělení hospodářské správy bezodkladně uvědomí Ministerstvo vnitra ČR prostřednictvím ředitele úřadu. V oznámení se uvede datum, od kdy se razítko postrádá, rozměr a popis razítka. 7. Evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jejichž držitelem je úřad a na nichž jsou založeny uznávané elektronické podpisy jednotlivých 8

9 zaměstnanců, vede oddělení informatiky odboru Kancelář ředitele. Toto oddělení vede také evidenci kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny uznávané elektronické značky úřadu. Článek 11 Odesílání dokumentů a spisů 1. Veškeré dokumenty a spisy jsou odesílány prostřednictvím výpravny mimo osobního předání zpracovatelem a odeslání em bez využití e-výpravny. Odeslání každého dokumentu nebo spisu musí být uvedeno v essl bez ohledu na způsob odeslání. Podatelna všechny listinné zásilky oráží frankovacím strojem a určuje jejich cenu. Tiskne hromadný podací arch doporučených zásilek a doporučených balíků, které předává provozovateli poštovních služeb jako doklad. 2. Zpracovatel rozhodne o způsobu odeslání (pošta, e-výpravna, DS e-výpravna, osobně ), v případě listinné zásilky o druhu zásilky (obyčejně, doporučeně, s dodejkou, s doručenkou, balík). Odeslání zaznamená zpracovatel v essl a připraví zásilku pro zpracování výpravnou. Všechny listinné zásilky s druhem zásilky doporučeně, musí mít na přední straně obálky identifikátor zásilky ve formě čárového kódu. 3. Údaje na listinné zásilce musí odpovídat záznamu v essl, tj. musí se shodovat jméno, příjmení, resp. firma adresáta a adresa na obálce a v essl, musí souhlasit druh zásilky a identifikátor zásilky musí být jedinečný. Chybně připravené zásilky k odeslání nebudou vypraveny v termínech uvedených v bodě 8 tohoto článku a budou vráceny zpracovateli k opravě. 4. Veškeré listinné zásilky k odeslání je nutno dodat na podatelnu, která současně plní funkci výpravny úřadu, a to v pondělí až čtvrtek do hodin, v pátek do 12 hodin. Každou středu je možné využít hromadného odeslání zásilek na obce Zlínského kraje. Odesílatel rozdělí odesílané zásilky do příslušných přihrádek na podatelně úřadu. 5. Zpracovatel vždy ověří, zda má adresát zřízenu datovou schránku. Umožňuje-li to povaha dokumentu, bude vždy doručen jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, bude dokument doručen prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Velikost datové zprávy může být maximálně 10 MB. 6. V případě postoupení podání pro nepříslušnost nemůže být provedena konverze dokumentu a musí být postoupen ve formě (analogové nebo digitální), v jaké byl podán. Postupující správní orgán není příslušný k jakýmkoliv úkonům v řízení a není schopen posoudit, zda by se převedením dokumentu neztratily jeho vlastnosti. 7. Datové zprávy připravené jednotlivými zpracovateli k odeslání odesílají zaměstnanci výpravny minimálně třikrát denně. Poslední vypravení datových zpráv proběhne v pondělí a ve středu nejpozději v 16:30 hodin, v úterý a ve čtvrtek nejpozději v 14:30 hodin, v pátek nejpozději v 12:30 hodin. 8. Listinné zásilky předané výpravně do dále uvedených lhůt předá zaměstnanec výpravny provozovateli poštovních služeb ve stejný den. Listinné zásilky předané výpravně později budou předány provozovateli poštovních služeb následující pracovní den. Chybně připravené zásilky k odeslání budou předány provozovateli poštovních služeb v nejbližším možném termínu po jejich opravě zpracovatelem. 9. Zásilky adresované Magistrátu Města Zlína (dále jen MMZ ) a Statutárnímu Městu Zlín (dále jen SMZ ) jsou předávány kurýrem podatelně MMZ. Tyto zásilky je odesílatel povinen vložit do speciálního boxu na podatelně. 10. Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba mající dle svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nedojde-li k přihlášení do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání do datové schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty (fikce doručení). Fikce doručení nastoupí desátý den ode dne dodání do datové schránky adresáta bez ohledu na to, zda poslední den této lhůty připadl na pracovní den, neděli nebo svátek. 11. Nebudou-li dodržena pravidla doručování dle bodu 5 tohoto článku a dokument bude odeslán místo v digitální podobě v analogové, pak v případě, že adresát dokument převezme, bylo sice doručováno 9

10 v rozporu s platnými právními předpisy, jiný způsob doručování ale nemá vliv na průběh řízení a bylo doručeno platně. Případné doručení fikcí je při nedodržení stanoveného způsobu doručování od počátku neplatné, neboť nebylo postupováno v souladu s platnými právními předpisy ani nebyl splněn účel doručování. 12. Z dodejek, které se vrátí úřadu, podatelna vyznačí v essl datum doručení zásilky a předá je odesílateli. V případě návratu celé zásilky vyznačí podatelna v essl důvod návratu a nedoručenou zásilku předá odesílateli. Článek 12 Ukládání dokumentů 1. V příruční spisovně se ponechávají uzavřené a vyřízené dokumenty/spisy vzniklé nebo doručené v běžném roce. Dokumenty/spisy jsou zde uloženy po dobu 1 roku, v odůvodněných případech maximálně 3 roky. Za řádné uložení dokumentů/spisů odpovídá pověřený zaměstnanec odboru. 2. Odbor, odpovědný za vedení projektů spolufinancovaných evropskými fondy nebo státním rozpočtem, oznámí interním sdělením ihned po zahájení projektu, nejpozději v kalendářním roce (účetním období), se kterým časově a věcně souvisí, ostatním odborům, které vytváří nebo nakládají s dokumenty souvisejícími s těmito projekty (např. veřejné zakázky, účetní doklady, ), že tyto dokumenty mají prodlouženou skartační lhůtu. V interním sdělení je uveden seznam projektů, jejich zahájení, ukončení, délka uložení dokumentů v letech, odpovídající danému projektu. 3. Ostatní dokumenty a spisy se ukládají do centrální spisovny úřadu. 4. Zaměstnanec, který připravuje dokumenty a spisy k předání do centrální spisovny (dále jen předávající zaměstnanec ) zkontroluje, zda jsou úplné, tzn., že dokumenty jsou správně označeny, v essl jsou uvedeny všechny povinné údaje, spisy v analogové podobě obsahují všechny dokumenty, které jsou jejich součástí. 5. Předávající zaměstnanec vytvoří virtuální balík v essl, do kterého vloží dokumenty a spisy jednoho spisového znaku, vyřízené a uzavřené v jenom kalendářním roce. Do archivní krabice fyzicky vloží všechny analogové dokumenty. Vytiskne seznam dokumentů a spisů obsažených v balíku (výstup z essl), vloží jej do archivní krabice. Připravené balíky přidělí v essl centrální spisovně. Zaměstnanec centrální spisovny po fyzickém převzetí a kontrole obsahu balíků vytiskne a potvrdí protokol o předání balíku do spisovny. 6. Dokumenty ukládané do spisovny se označují následujícími skartačními znaky: A S V (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude do skartačního řízení zařazen s návrhem k vybrání jako archiválie, (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení, (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii nebo ke zničení. 7. Skartační lhůta je vyjádřena číslem doplněným za skartačním znakem. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost, tj. okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. 8. Skartační lhůty nesmějí být zkracovány, v případě potřeby mohou být prodlouženy. 9. Dokumenty se ukládají ve spisovně podle odborů. Dokumenty předávají předávající zaměstnanci do spisovny úřadu v archivních krabicích opatřených štítkem s uvedením názvu úřadu, odboru, spisového znaku, agendy, roku skartace, skartačního znaku a lhůty (výstup z essl). 10. Do centrální spisovny je možné předávat balíky v průběhu II. a III. čtvrtletí každého roku, vždy po domluvě se zaměstnancem odpovědným za vedení centrální spisovny. 11. Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. O zapůjčení dokumentu nebo spisu se žádá em zaslaným zaměstnanci pověřenému vedením spisovny. V u uvede zaměstnanec úřadu číslo jednací dokumentu/-ů anebo spisovou značku spisu/-ů, které chce zapůjčit, případně i identifikátor balíku, ve kterém jsou dokumenty uloženy. Zaměstnanec si vypůjčený analogový dokument nebo spis vyzvedne osobně v centrální spisovně a podepíše zápis v knize výpůjček. Zaměstnanec je povinen vypůjčený spis nebo dokument vrátit v původním stavu, ve kterém mu byl vypůjčen, a v termínu, který byl dohodnut při zapůjčení. 10

11 12. Bez omezení lze nahlížet a zapůjčovat pouze dokumenty/spisy svého odboru. Nahlížení nebo zapůjčení dokumentu/spisu jiného odboru je možné pouze v přítomnosti zaměstnance odboru, ve kterém dokument/spis vznikl. 13. Do centrální spisovny úřadu má přístup pouze zaměstnanec pověřený vedením spisovny, ostatní jen za jeho přítomnosti. Správce budov a údržbáři mohou vstoupit do centrální spisovny jen ve výjimečných případech např. poplach, havárie, revize apod. Článek 13 Postup při vyřazování dokumentů a skartační řízení 1. Za přípravu a průběh skartačního řízení je odpovědný zaměstnanec pověřený vedením spisovny. 2. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost úřadu, a úřední razítka vyřazená z evidence. 3. Při přípravě skartačního řízení vybere odpovědný zaměstnanec dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta a zpracuje jejich seznamy. Odděleně budou uvedeny dokumenty se skartačním znakem A a skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V posoudí ve spolupráci se zaměstnanci úřadu, kteří je vytvořili, a rozhodnou o zařazení k dokumentům se skartačním znakem A nebo skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem A vytříděné z V budou uvedeny v samostatném seznamu označeném VA a dokumenty se skartačním znakem S vytříděné z V budou uvedeny v samostatném seznamu označeném VS. 4. Odpovědný zaměstnanec vypracuje skartační návrh na vyřazení dokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamů dokumentů (výstupy z essl). Skartační návrh podepisuje ředitel úřadu. Skartační návrh je předložen příslušnému archivu. 5. Na základě předloženého návrhu provede pověřený zaměstnanec archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Při této prohlídce posoudí hodnotu dokumentů a razítek a stanoví v součinnosti s úřadem dobu a způsob předání archiválií do archivu. 6. Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec archivu protokol o provedeném skartačním řízení, kde bude v příloze uveden seznam dokumentů, příp. razítek vybraných jako archiválie a kde bude uveden souhlas se zničením dokumentů, které nebyly vybrány jako archiválie. 7. Úřad předá archivu dokumenty, popř. úřední razítka vybraná jako archiválie. O předání se sepíše úřední záznam. Fyzicky předá archiválie do archivu a podepíše záznam o předání zaměstnanec pověřený vedením spisovny. 8. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení a úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu se ukládají ve spisovně úřadu. 9. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů, které nebyly vybrány jako archiválie, jsou tyto dokumenty zničeny u odborné firmy za osobní přítomnosti zaměstnance pověřeného vedením spisovny. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. 10. Odpovědnost za spisovou evidenci a manipulaci v podatelně, výpravně a centrální spisovně nese vedoucí oddělení hospodářské správy. Odpovědnost za spisovou evidenci v odboru, včasné přidělení k vyřízení, sledování vyřizování, vyřízení, uložení a předání dokumentů ke skartačnímu řízení zodpovídají vedoucí odborů. Článek 14 Spisová rozluka 1. Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci úřadu. Dokumenty a spisy se předají nástupci úřadu (nebo nástupci reorganizované části úřadu) podle předávacích seznamů. 2. Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu, který obsahuje pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů/spisů, doba jejich vzniku a množství, jméno a příjmení osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 11

12 3. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, který obsahuje jednotlivé dokumenty/spisy, dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno a příjmení osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 4. V případě, že úřad bude nástupcem zrušeného nebo reorganizovaného původce, zaeviduje předané nevyřízené dokumenty a spisy jako doručené. Předané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy zařadí do spisovny, povede o nich evidenci a bude je zařazovat do skartačních řízení. Článek 15 Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. Za mimořádnou situaci se považuje živelní pohroma, ekologická, průmyslová nebo jiná havárie anebo jiná mimořádná situace, v jejímž důsledku je úřadu znemožněno po omezené časové období užívání essl. 2. Po dobu mimořádné situace vede úřad spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem úřadu a s uvedením počtu všech listů. 3. Doručený analogový dokument, který podléhá evidenci, případně jeho obálku, opatří podatelna v den doručení otiskem podacího razítka a přidělí mu číslo jednací z náhradní evidence, které bude obsahovat za pořadovým číslem písmeno M (např. KUZL 12M/2014). Číselná řada jednacích čísel v náhradní evidenci začíná číslem 1 v okamžiku vzniku mimořádné situace a končí číslem naposledy zaevidovaného dokumentu v okamžiku ukončení mimořádné situace. 4. Doručenou datovou zprávu podatelna vytiskne, pokud to povaha dokumentu dovoluje, a dále se s ní pracuje jako s analogovým dokumentem. 5. Rozdělování, oběh, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů probíhá dle této směrnice bez ohledu na nastalou mimořádnou situaci. 6. Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, přeevidují se všechny po ukončení mimořádné situace do essl. Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, přeevidují se pouze ty, které není možné vyřídit v náhradní evidenci. Ostatní zůstanou pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci. 7. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se uloží ve spisovně úřadu společně s ostatními dokumenty. Článek 16 Povinnosti při výkonu spisové služby 1. Před nástupem vícedenní nepřítomnosti je povinností každého zaměstnance nastavit v essl zástup po dobu své nepřítomnosti. 2. Před ukončením pracovního poměru, při odchodu na mateřskou dovolenou nebo při změně pracovní pozice, je povinen každý zaměstnanec: a) vyřídit dokumenty, vyřídit a uzavřít spisy v essl, b) předat vyřízené dokumenty a uzavřené spisy do centrální spisovny, a to nejen fyzicky, ale i v systému essl, c) nevyřízené dokumenty/spisy předat na základě písemného protokolu zaměstnanci, který je pověřen vyřízením dané agendy, d) pokud není možné předat agendu následnému zaměstnanci, informuje zaměstnanec o nevyřízených dokumentech/spisech vedoucího oddělení/odboru, který rozhodne o předání těchto dokumentů/spisů jinému zaměstnanci, e) dokumenty/spisy v digitální podobě se předávají pouze v essl f) předávání dokumentů/spisů v hybridní nebo analogové podobě je realizováno prostřednictvím essl, ale i fyzickým předáním analogových dokumentů/spisů. 3. Pro účely předání se doporučuje vytisknout seznam/protokol ze systému essl. 12

13 1. Součástí essl je jmenný rejstřík. Článek 17 Jmenný rejstřík 2. Přístup do jmenného rejstříku má každý zaměstnanec, který je oprávněn evidovat dokumenty. Při přístupu do tohoto rejstříku je povinen dodržovat příslušná ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. 3. V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného úřadu vedeny údaje ve jmenném rejstříku, zaměstnanec při příjmu dalšího dokumentu od téhož odesílatele ověří správnost vedených údajů, popřípadě doplní neúplné údaje do jmenného rejstříku. Obdobně se postupuje při odesílání dokumentů. 4. Správu jmenného rejstříku zajišťuje odbor Kancelář ředitele. Článek 18 Závěrečná ustanovení 1. Ruší se směrnice SM/04/01/11, Spisový řád Krajského úřadu Zlínského kraje, schválená ředitelem úřadu dne Aktualizovaná podoba příloh této směrnice (v souladu s čl. 4 odst. 4 směrnice SM/01 Tvorba a schvalování vnitřních norem) je samostatně schvalována ředitelem úřadu dle potřeby, nezávisle na nutnosti aktualizace celé směrnice. 3. Tato směrnice nabývá účinnosti dne Ve Zlíně dne Ing. Vladimír Kutý v. r. ředitel úřadu 13

14 Příloha č. 1 Seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci v essl Tiskoviny (brožury, noviny, časopisy, knihy,..) Nabídkové letáky Propagační a reklamní materiály Ceníky a cenové nabídky (pokud se nevztahuje k veřejné zakázce) Pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení) Kulturní programy Vstupenky Vizitky Sbírky zákonů a vyhlášek Věstníky Datové zprávy neúřední povahy Interní sdělení (pokud není součástí řízení) Kopie protokolů, zpráv, zápisů, zasílaných na vědomí od obecních úřadů Osobní korespondence zaměstnanců Protokoly o předání agendy a spisové dokumentace Statistické hlášení, výkazy a informace Tabulky (pokud nejsou součástí spisu) Dodací listy Dotazníky Dovolenky 14

15 Příloha č. 2 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Obsahuje hierarchicky uspořádané věcné skupiny dokumentů a spisů označené spisovými znaky; věcné skupiny mají uveden skartační režim vyplývající z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení do skartačního řízení a jiné skutečnosti, která je stanovena jako spouštěcí událost. Není-li uvedeno jinak, spouštěcí událostí je okamžik vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. 1) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uplynutí platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku 2) skartační lhůta začíná plynout po uzavření smlouvy nebo od zrušení zadávacího řízení 3) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uplynutí platnosti územně plánovací dokumentace 4) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uplynutí doby udržitelnosti projektu 5) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti, nahrazení novým předpisem 6) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení nebo ztrátě platnosti 7) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení volebního období 8) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení operačního programu 9) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po zrušení skládky 10) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po zrušení evidence a nahrazení novou 11) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření svazku 12) skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího od data narození dítěte Spisový znak Heslo ZNAKY VŠEOBECNÉ Dokumenty hejtmana a ředitele úřadu (dokumenty, které nelze zařadit 51. do jiných věcných skupin) 51.1 Dokumenty hejtmana V/ Dokumenty ředitele úřadu V/ Dokumenty členů rady kraje S/5 52 Spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi 52.1 Součinnost se správními úřady V/ Součinnost s jinými organizacemi V/ Meziregionální spolupráce V/5 53 Organizace, členění a působnost úřadu 53.1 Systemizace úřadu A/5 5) 53.2 Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy A/5 5) 54 Řízení, kontrola a metodická činnost: Skartační znak/ lhůta 15

16 54.1 u obecních úřadů V/ u příspěvkových organizací, jichž je kraj zřizovatelem V/ ústředními správními úřady pro činnost krajského úřadu V/5 56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů a spisů): 56.1 obchodní V/5 1) 56.2 nájemní S/5 1) 56.3 majetkoprávní A/5 1) 56.4 kolektivní A/5 1) 56.5 o spolupráci A/5 1) 56.6 veřejnoprávní A/5 1) 56.7 darovací V/5 1) 56.8 o dílo S/5 1) 56.9 ostatní V/5 1) 57 Statistika, výkaznictví 57.1 Časové řady ukazatelů V/ Roční výkazy A/ Výkazy s kratší než roční periodicitou S/ Jednorázové soupisy S/ Podkladový materiál k výkazům S/5 58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Programová dokumentace S/5 6) 58.2 Provozní dokumentace, licence S/5 6) 59 Petiční právo V/10 60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V/ Hodnocení, rozbory, evidence A/5 61 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/ Spolupráce s ostatními orgány S/5 Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové V/ přežití aj.) Hospodaření s materiálem civilní ochrany S/ Zařízení civilní ochrany V/ Organizace školení fyzických a právnických osob S/5 Stanoviska krajského úřadu jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva 61.2 Integrovaný záchranný systém Organizace Integrovaného záchranného systému A/ Cvičení a vzdělávání v Integrovaném záchranném systému S/ Koordinace záchranných a likvidačních prací V/ Zahraniční pomoc A/ Krizové řízení Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) V/ Zvláštní skutečnosti V/ Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) Řešení krizových situací A/ Humanitární pomoc V/5 16

17 Hospodářská opatření pro krizové stavy V/ Součinnost při plánování obrany státu V/5 62 Zahraniční styky a cesty V/5 63 Referendum 63.1 Vyhlášení, průběh a výsledek krajského referenda A/ Ostatní dokumenty ke krajskému referendu V/ Místní referendum S/5 64 Živelní pohromy a mimořádné události A/5 65 Plány, koncepce, programy rozvoje, projekty A/10 66 Ukládání pokut S/5 67 Přestupky, správní delikty 67.1 Přestupky V/ Správní delikty V/ Žádosti o prodloužení lhůty, znalecké posudky a ostatní sdělení V/5 69 Fotografování, filmování (povolení aj.) S/5 70 Spisová služba Skartační řízení (skartační návrhy, protokoly o skartačním řízení, A/ předávací seznamy) 70.2 Podací deník A/ Rejstříky A/ Pomocná evidence S/5 71 Agenda vedoucího odboru S/ Korespondence přijatá a odeslaná S/ Ostatní dokumenty odboru S/ Dokumenty vedoucího odboru S/ Žádosti o výpis ze systému Czechpoint S/ Žádost o vydání výstupu z ISVS S/ Evidence vydaných ověřených výstupů S/ Výstupy z ISVS S/15 73 Privatizace, restituce, vyvlastnění A/10 74 Vyznamenání, ceny A/5 76 Propagační činnost 76.1 Tiskoviny a publikace vydávané krajem A/ Výstřižková služba o kraji V/ Jiné formy prezentace kraje V/5 77 Volby Volby do Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR a volby do zastupitelstev krajů A/ Ostatní volební dokumentace V/5 Volby do Evropského parlamentu, volby do Senátu Parlamentu ČR, volby do zastupitelstev obcí, volba prezidenta - organizační a technické S/ zabezpečení voleb 78 Volby přísedících u soudu A/5 79 Konference pořádané krajským úřadem V/5 84 Poskytování informací, styk s veřejností 84.1 Poskytování informací ze zákona S/ Vyhodnocení k poskytování informací A/5 85 Záležitosti obcí a statutárních měst 85.1 Slučování a rozdělování obcí A/5 17

18 85.2 Souhlas se jmenováním tajemníků obecních úřadů V/5 Dozor nad dodržováním zákonnosti při výkonu samostatné i přenesené A/ působnosti obcí 85.5 Rozhodování o udělení souhlasu k uzavření veřejnoprávních smluv S/5 86 Ověřování odborné způsobilosti S/5 87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení krajskému úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí S/ Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora EU a jiných zahraničních zdrojů A/ Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím V/ Krajské dotační projekty, dotace ze státního rozpočtu V/ Projekty a dotační podpora z EU a jiné zahraniční zdroje A/10 89 Právní předpisy 89.1 Právní předpisy kraje (obecně závazné vyhlášky a nařízení kraje) A/ Věstníky právních předpisů Zlínského kraje A/10 Meziresortní připomínkové řízení k návrhům legislativních a V/ nelegislativních dokumentů 89.4 Stanoviska k návrhům právních předpisů V/5 91 Veřejné zakázky, výběrové řízení 91.1 Veřejné zakázky V/10 2) 91.2 Výběrové řízení V/ Veřejné zakázky financované z grantů a dotací V/20 92 Záležitosti národnostních menšin, integrace cizinců V/10 93 Předběžná ochrana orgánem státní správy S/5 94 Integrační a preventivní aktivity V/5 95 Ukládání sankcí V/5 96 Vymáhání pohledávek S/15 97 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů S/5 98 Správní žaloby 98.1 Soudní žaloby v samostatné působnosti A/ Správní žaloby v přenesené působnosti V/5 ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu) V/ Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladů: zastupitelstva A/5 7) rady A/5 7) výborů A/5 7) komisí A/5 7) Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A/5 7) 102 Zvláštní orgány kraje V/5 105 Zastupování kraje a krajského úřadu Zastupování kraje při právních jednáních V/ Zastupování krajského úřadu ve správním soudnictví V/10 Registrace zájmových sdružení právnických osob a dobrovolných A/5 106 svazků obcí 107 Regionální rozvoj 18