Smlouva o zpracov6ni osobnich udaju

Transkript

1 ,z / q,t Smlouva o zpracov6ni osobnich udaju Psvchiatricki l6iebna iervenf Dvfir se sfdlem: Cerven;i Dvfir 1, 381 0l Ceskf Krumlov zastoupen6: MUDr. Jiiim Dvoi6dkem, ieditelem Ie: , (d6le jen,,spr6vce") a Univerzita Karlova v Praze, 3.l6kaiskf fakulta se sidlem: Rusk6 87, Praha 10 zastoupen6: prof.mudr.michalem Anddlem, CSc., ddkanem Ie: (d51e jen,,zpracovatel") uzavirajf podle ustanovenf $ 6 zskona d. 101/2000 Sb., o ochrane osobnich ridajti a o zmdnd ndkteqich z6konri, ve zn6ni pozddj5ich piedpisri, tuto smlouvu o zpracovhni osobnfch irdajri: Clinek I Piedmdt smlouw Tato smlouva upravuj e vaahy mezi spr6vcem osobnich ridajti a zpracovatelem osobnich ridajri, zejmflna pak vymezuje rozsah osobnich ridajri, kter6 budou zpracov5v6ny, ridel pro kter'-i budou osobni ridaje zpracovfviny a podminky a zintky zpracovatele osobnich ridajri z hlediska technick6ho a orgarizadniho zabezpedeni ochrany osobnich tidajri. ilinek II Uiel zpracovini Spr6vceje poskytovatelem zdravotnich sluzeb a vede pro svou vnitini potiebu evidenci ziz.narrltt o udslostech ovliviujicich kvalitu zdravotnich sluzeb a bezpednost pacientu (d6le jen,,zfuznarrrff') a dal5ich souvisejicich ridajri. Udelem t6to evidence je zqi3eni kvality sluzeb a zlep5eni bezpednosti pacientu eliminaci syst6movych nedostatkri v procesu poskyovrini zdravotnich sluzeb a nikoliv potrest6nf nezdmdrnfch chyb jednotlivcri. Zpracovatel je provozovatelem elektronick6ho syst6mu pro vedenf Zhznar.rfi (d6le jen,,syst6m") a poskyhrje jej Spr6vci formou sluzby jako technicky prostiedek pro,r1 )

2 7 J. 5. elektronick6 vedeni jeho Zaznarntt Tato sluzba je Spr6vci poskytovrina Zpracovatelem zdarmapo dobu platnosti t6to smlouvy. Udelem zpracovftni Zilznami Zpracovatelem je umoznit Spr6vci vyulivat sluzby Syst6mu. Zinnanry vedend v Systdmu mohou obsahovat osobni a citliv6 osobni fdaje klientri (pacientu) Spr6vce, jeho zamdstnanct a dal5ich fyzickych osob ve smyslu zikona () Sb., o ochrand osobnich ridajri a o zm6nd ndkterych z6kont, ve zndni.pozd6j5ich piedpisri (d6le jen "Zdkon"). Zilznamy mohou obsahovat i citlivd osobni ridaje o zdravotnim stavu subjektu ridajri, nicmdne Syst6m neni urden k vedeni elektronick 6 zdrav otnick6 dokumentace. Zpracovatel neni opr6vndn piedrivat osobni ridaje tietim osobiim. Zpracovatel je opr6vndn kjednosmdm6mu pied vdni anonymnich ridajt ze zilznamfi potvrzenych pracovnikem Spr6vce do oddelen6ho elektronick6ho syst6mu urdendho k porovn6vrini t6chto ridajri mezi zdravotnicklimi zaiizenimi. SluZby tohoto odd6len6ho systdmu jsou poskytov5ny Zpracovatelem Sprrlvci na z[klade Smlouvy o poskytovdnf sluzeb vyhodnoceni dat, kterd byla tzavienave stejny den jako tato smlouva. Zpracovatel neni opr5vndn ke sdruzov6ni osobnich ridajt v Zhznamech s jinymi idaji, a to ani s takovymi, kter6 mu byly Sprilvcem pieddny v rdmci plndnf jin6 nez t6to smlour,y. ilfnek III Rozsah nidajri l. J. Rozsah zpracovhvanych osobnich fdajri je d6n v piiloze Seznam zpracovdvanych ridajri. D6le budou zpracovsvdny tak6 osobnf ridaje vyzadovan6 Provoznfm i6dem pro irdely jednotn6 klasifikace Ziunami, vychdzejici z doporudeni Svdtov6 zdravotnickd organizace (d6le jen,,minim6lni rozsah tidajri") a citliv6 osobni ridaje o zdravotnim stavu klientti Spr6vce (pacientti) obsazen6 v popisech ud6losti. PouZije-li Spr6vce sluzeb Syst6mu k evidenci jinych osobnich nebo citliqich osobnich ridajfi, je Zpracovatel osobnich ridajri povinen zpracov vat a chrdnit i tyto dalsi osobni ridaje v souladu se Zilkonem. Cklnek IV Prdva a povinnosti smluvnich stran Na z6klad6 t6to smlouvy zmocriuje Spr6vce osobnfch ridajri Zpracovatele osobnfch fdajti ke zpracovdni osobnich ridajri potiebnych k zaji3tdnf procesu evidence a vyhodnocovfuni zi.znam.iu o ud6lostech ovlivriujicich kvalitu zdravotni p6de a bezpednost pacientti. Na z6kladd t6to smlouvy zmocf,uje Spr6vce osobnich ridajri Zpracovatele osobnfch tidajri tak6 k pieddvini anonymnich ridajri ze Zdznant4 blile urden6m v dltlnku II, bod Jeli piiddlen pii tomto pied6ni identifik6tor, pak je Zpracovatel povinen tento identifikrltor ulozit u souvisejiciho ZSznamu a poulivat jej pii opdtovn6m piedrini anonymnfch fdajri pii zmdnd souvisejfciho Zinnamu. Zpracovatel nesmi prov6ddt nebo zpii stupnit vyhleddni Zdznartt na zdkladd tohoto i dentifik6toru. v1 )

3 J SprSvce i Zpracovatel jsou povinni se pii pr6ci a ridrzb6 systdmu iidit Provoznimi6dem. O plsnovanfch odstdvk6ch Systdmu z dtivodt jeho ridrzby a zmdndch uzivatelsk6ho rozllrani syst6mu je Zpracovatel povinen informovat Spr6vce postupem dle Provozniho i6du Spr6vce osobnich ridajri zajisti, Le ke v5em zpracovdvanlim ridajtm m6 bud' pisemny souhlas subjektu ridajri se zpracovilnfm osobnich ridajt, nebo tento souhlas neni dle $ 5 odstavce (2) Zdkona vy1adovfin (napiiklad v piipadd evidence osobnich ridajti pacientu a fdajri o zdravotnim stavu pacientfi Spr:ivcem jakozto poskytovatelem zdravotnich sluzeb). Zpracovatel neni oprilvn6n poskytnout subjektu ridajri informace o zpracovdni jeho osobnfch fdajti dle $ 12 Zitkona. Sprdvce je povinen urdit osobu odpovddnou za zpracov6ni novd zadanych Zinnami, kontaktni osobu pro Zpracovatele a osobu povdienou piiddlov6nim oprdvndnf postupem dle Provozniho i6du. Zpracovatel je oprdvndn zasilat kontaktni osob6 bez vyladln informace z oblasti kvality a bezpednosti pacientt. Spr6vce je povinen zajistit informovanost svych pracormikt o pr6ci se Syst6mem, o dodrzovrini bezpednostnich opatienf pii t6to pr6ci a o ridelu syst6mu, deklarovan6ho v dl6nku II, bod Zpracovatel vytvoii pro Sprdvce nazilkladd jeho objedn6vky kopii v5ech jeho Zinnamtt v elektronick6 podobd. Zatuto sluzbu uhradf Spr6vce Zpracovateli cenu dle Provozniho i6du. itinek V Ziruky zpracovatele Zpracovatel dokumentuj e piijatd a proveden6 technicko -organizadni opatieni k zaji5tdni ochrany osobnich ridajri dle $ 13 ZSkona. Tato dokumentace neni piistupn6 Sprrivci ani tietim osobiim. Mezi piijatd a provedend opatienf patii zejmena: a. Ochrana pied neopr6vndnym fyzickym piistupem kzdznamttm jejich ulozenim v uzamykatelnych mistnostech budovy s nepietrzitou ostrahou a kamerovjm syst6mem. b. Ochrana pied neopr6vnenym drilkovym piistupem k ZSznamtrm. jejich zmdnou a neopr6vndnym pienosem, pomocf piideleni opr6vndni k pr6ci se Zdznamy qihradnd osob6m urdenym Spr6vcem postupem dle Provoznfho i6du. Zpracovatel je d61e opr6vndn urdit osobu pro technickou spr6vu Syst6mu a souvisejiciho datovdho rilozi5td a ulozenych dat. c. Ochrana Zdznami pied znidenim di rtriltou pravidelnym zflohovsnim dat. Tlto zillohy budou ulozeny v za5ifrovan6 form6. d. Zajiltdni informovanosti pracormiki Zpracovatele naklldajicich se ZLznamy o tom, Ze pifslu5nrl piistupov6 hesla a klide kzilznamttmje tieba uchoviivat vtajnosti a neposkytovat je tietim osobilm. e. Vytv6ienf elektronick6ho Zurn6lu, ktery umozni urdit a ovdiit, kdy, kym a z jakeho drivodu bylo se ZLznarry naklid6no. Zpracovatel zajisti, aby jeho pracovnfci naklsdajici se Zdznamy byli v souladu s platnymi pr6rmimi piedpisy vfnilni povinnostf mldenlivosti ve smyslu Zilkona a poudeni o moznfch h6sledcfch pro pifpad porusenf t6to povinnosti. v1 )

4 a Zpracovalel nezpifstupni tietim osobiim L6dnd informace o Zinnamech Spr6vce, a to ani souhrnn6 informace o jejich podtu zprisobem, kterj by umozf,oval ztdto informace jednoznadnd urdit Spr6vce. Zpracovatel je nicm6nd poveien Spr6vcem k pied6vrini anonymnfch ridajri, obsahujicich identifikaci Spr6vce, do jinfch syst6mt. Zpracovatel neodpovidd za Skody zprisoben6 Spr6vci rinikem ridajt ze Zdznantl ktery byl zprisoben pracouriky Spr6vce. thnek VI Doba trvdni smlouw a Tato smlouva se uzavird na dobu neurditou. Jeji platnost a irdinnost nast6v6 dnem jejiho podpisu opr6rmdnymi zsstupci obou smluvnich stran. Ke zpracovrlnf osobnich ridajri je Zpracovatel zmocndn Sprdvcem pouze po dobu platnosti t6to smlouvy. Jednostrann6 ukondeni smlouvy bezud6ni drivodu kteroukoliv ze smlurmich stran je mo1n6 pisemnou vypovddi dorudenou druh6 smluvnf stran6. Vypovddni lhtita dinf 30 kalend6inich dnf ode dne dorudeni pisemn6 vypov6di. Po skondeni platnosti t6to smlouvy jilzaznamy nebudou Spr6vci piistupn6 a dojde k jejich smazdni ze Syst6mu. Podrobny postup likvidace osobnich ridajri je uveden v Provoznfm i6du Syst6mu. Pii ukondeni smlouvy pied6 Zpracovatel Spr6vci v elektronick6 podobd ve form6tu XML aktu6lni podobu vsech ZinnamiuloZenych v Syst6mu. Tento rikon bude Zpracov atelem proveden bezfplatnd. Clfnek VII ZvlilStni ujednfnf 3. Pro vz6jemnfpied6v6ni informacf preferujf obd strany elekhonickou formu. Kontaktni ovii adresa Zpracovatele je uvedena v ProvoznimiSdu Syst6mu, kontaktni e- mailov6 adresa Spriivce je pieddna Zpracovateli postupem uvedenjnn v Provoznim i6du. Tento zprisob komunikace neni urden k piedsvrini osobnich ridajti. Zpracovatel je opr5vndn prov6ddt upgrade Syst6mu na novou verzi (vdetnd zmdny vzhledu rozhrani) a jednostrannd mdnit Provozni i6d. O upgrade Systdmu nebo zmdnd Provozniho i6du informuj e Zpracovatel Spr6vce elektronickou po5tou na adresu stanovenou postupem dle Provozniho i6du minimdlnd 15 kalend6inich dni pied uskutedndnfm pl6novane zmlny. Pokud Spr6vce nesouhlasi s ustanovenimi nov6 verze Provoznfho i6du nebo s vlastnostmi nov6 verze Syst6mu, mii moznost nejpozddji do 15 kalend6inich dne od zmdny Provozniho iildu nebo provedenf upgrade Systdmu podat Zpracovateli okamzitou pisemnou vypovdd't6to smlouvy bez qipovddnf thrity. V piipad6, Ze jedna ze smluvnich stran porusf povinnost stanovenou touto smlouvou, mrize druh6 strana podat okamzitou pisemnou vypovdd' t6to smlouvy bez vypovddnf lhrity a to nejpozddji do 30 kalend6inich dnri ode dne, kdy toto porusenf zjistila. V piipadd rozporu majf ustanoveni t6to smlouvy vzdy piednost pied ustanovenimi Provoznfho i6du. v'l ')

5 Cldnek VIII Z{v6reilnf ustanoveni Tato smlouva je vyhotovena ve dtyiech stejnopisech, zrictd kaldy m6 platnost origindlu. Po podpisu t6to smlouvy obdrli kazd ze smlurmfch stran dvd vyhotovenf smlouvy. 3. Otzk y touto smlouvou vyslovnd neupraven6 se iidi zilkonem d Sb., o ochrand osobnich ridajri a o zmdnd ndktenich zikon'&', ve zndni pozdej5ich piedpist a dal5imi obecnd z6v aznymi pr6vnimi piedpisy eesk6 republiky. Piilohy: Provoznii6d Seznam zpracov 6v arrych ridaj fi 3. Registradni list V ierven6m Dvoie dne V Praze dne 2- -,2-20u F$ v'0 li.ri il,tl,t-.t''., ;i r{: * a lt l*g ie ffi NA 0,8;ii1\1r '''"r +i rr'rlri ir-11!r Or:;:r'r: :,,,: 381 0i r;.r, 1,.r.:J!TiiO\/ e tei 1 80,,i:.i:) t:.) r r, r_,rj {)tl5g36cl0 Unlverzita Karlove v P,aze 3. lekaiskd fakulta DEKANAT Praha 10, Rusk6 87 tr1 ')

6 Provozni Fdd syst6mu pro evidenci ud6lostf ovlivilujicich kvalitu zdravotnich sluzeb a bezpeif pacientri Obecn6 Syst6m je urden kanalyzejednoho druhu Zinnami: hl65enf ne26douci udflosti. Kontaktnf ov6 adresa urdend pro komunikaci se Zpracovatelem je kabinetvz@,lb.cttni.cz. 3. Kontaktni ov6 adresy pro informov6ni Spr6vce o pl6novanych odst6vk6ch Syst6mu, zmdndeh rozfirani Syst6mu, piedani nov6 verze Provozniho i6du a ostatni komunikaci se Spr6vcem jsou uvedeny na Registradnim listu Spr6vce, ktery byl pfflohou smlouvy nebo byl pozddji autorizoviin podpisem statutrlmiho z6stupce Sprdvce a pied6n Zpracovateli. O plrinovanych odst6vk6ch Syst6mu z drivodri jeho ridrzby je Zpracovatel povinen informovat Spr6vce elektronickou po5tou nejm6nd 3 pracovni dny piedem. Bezpeinost 5. Opr6vndni k prrici se Zdznamy jsou piiddlovrlna osobrim urdenym Spr6vcem v Registradnim listu Spr6vce, ktery byl piilohou smlouvy nebo byl pozddji autorizov6n podpisem statut6miho zdstupce Spr6vce nebo osoby povdien6 piiddlovtinfm opr6vndni a pieddn Zpracovateli. VZdy musi SprSvce povdiit alespofi jednu osobu opr6vndnou pro pr6ci se v5emi ZLznamy Sprdvce. 6. Osoba povdien6 piiddlovrlnim oprdvndni k pr6ci se Zinnamy Sprdvce je urden6 Spr6vcem v Registradnim listu Spr6vce, kterf byl piilohou smlouvy nebo byl pozddji autorizoviin podpisem statutrirniho z6stupce Sprdvce a piedrin Zpracovateli. 7. Praqovnici Spr6vce se piihla5ujf do Syst6mu pomoci jm6na a hesla. Jmdna a hesla jsou pied6na Zpracovatelem Spr6vci telefonicky nebo v za5ifrovand podobd em s heslem sddlenym telefonicky osobd povdien6 piid6lovrlnim opr6vn6nf dle Registradniho listu Spr6vce. Spr6vce odpovid6 za to, Le jeho pracovnfci uchovaji piistupovrl jmdna a hesla v tajnosti. 8. Likvidace osobnich ridajti probih6 jejich smazfinim ze Systdmu. Mazhni se netyk6 zhloinich m6dii obsahujici zillohy osobnich ridajri. ZSloini media jsou recyklovilna tim zptsobem, Le po uplynuti skartadnf doby z6loh je obsah techto m6dif pieps6n novou aktu6lnf z6lohou. Pii likvidaci osobnich fdajrfr nedochrlzf ani k fyzick6 likvidici nosnych m6dii. K likvidaci osobnfch ridajri dochilzi pouze pii ukondenf smlouvy o zpracovhni osobnich fdajti, Ostatnf 9. Syst6m umoziluje zaddvini Zdznami tak6 anonymnim (nepiihld5enfm) uzivateltm. O takto novd zadanych hl65enich, kter6 jsou oznadena odpovidajicim zptsobem, je osoba odpovddn6 zazpracoviinf novd zadarrychzfnnami informov6na elektronickou po5tou. 10. V piipadd, Ze anonymni uzivatel vyplni pii zadhvfni hl65enf svoji ovou adresu, je informov6n o postupu ieseni h165eni na tdto adrese. Tato adresa nicm6nd nenf piistupn6 Spr6vci. 1 Pole vuzivatelsk6m rczfrani Syst6mu urden6 pro z6pis voln6ho textu (napiiklad,,k demu do5lo" nebo,,okamzit6 ie5eni udrllosti") neslouzi pro zdpis identifikadnich ridajri (rodnfch disel, evidendnich disel, disel poji5tdnce, apod.). Spr6vce je povinen uklddat rr'l 1

7 t identifikadni ridaje strukturovand v oddilech,,pacienti" a,,pracovnici" a v polich s volnym textem identifikovat osoby pouze inici6lami di jinjm obecnym odkazem (napiiklad,,o5etiujici l6kal* nebo,,asistujici sestra") aby byla umozndna anonymizace Zinnami. V piipadd, Ze dojde anonymnim uzivatelem kzadfuit h165eni, kter6 porusuje toto pravidlo, je Spr6vce povinen prov6st opravu Ziznamu pii pievzeti h165eni k ie5eni (piesun Zinnamu do stavu,,piij ato"). Minim6lni konfigurace PC pro prhci uiiivatele Syst6mem je CPU 500 MHz, 500 MB RAM, Windows 2}D0,Internet Explorer 6 nebo Mozilla Firefox 3. Adresa pro zadtvini novych anonymnich hl65eni je hlasenimu.l8.cuni.cz. Adresa pro piipojeni do rozhranf pro vedenf Z znami je hlasenimu.lf3.cuni.czladmin. Cena za jednorinov6 vytvoienf elektronick6 kopie v5ech Zitznam.iu Spr6vce je Kd. Zpracovatel neni pl6tcem DPH. Jednou za kalendiftni ptlrok (obdobi leden - derven a dervenec - prosinec) je tato sluzba pro Spr6vce zdarma. rrl 1

8 S eznam zpr acov iw anych ridaj ri Evidendni disla, ov6 adresy, telefony, pracovni zaiazeni a opr6vndni pracovnfku Spr6vce Evidendni disla papirovych formulffi h165eni 3. Evidendni disla klientri (pacientu) Spr6vce ve zdravotni dokumentaci Spr6vce Udaje o nez6doucich ud6lostech, kterych se ridastnili pracormici nebo klienti Spr6vce (pacienti). a) Udaje o pohlavi, datunarozeni a zdravotnfm stav klientu Spr6vce (pacientri) b) Udaje o roli pracovnikri Spr6vce v ud6lostech c) I/daje o mistd, dasu a klasifikaci druhu ud6losti d) Udaje popisujici rizikov6 faktory a prubdh ud6losti, jejich n6sledky, ie5eni a prevenci e) Udaje popisujici pravddpodobnost opakoviini, moznost vdasn6ho odhaleni a moin6 ndsledky ud6lo sti Zaznarry nemusi mit vyplndny vzdy v5echny vy5e uveden6 ridaje. tt1 )