Business Conduct Guidelines

Transkript

1 Business Conduct Guidelines sivantos.com

2 Naše Business Conduct Guidelines stanovují etický a právní rámec pro rozhodování naší organizace nejen jako celku, ale i jednotlivých pracovníků. Obsahují základní principy a předpisy chování jak uvnitř společnosti Sivantos tak i ve vztahu k našim zákazníkům, dodavatelům a veřejnosti. Roger Radke, CEO Sivantos Group 2

3 Obsah Základní pravidla chování 4 Dodržování právních předpisů Vzájemná úcta Vše začíná na nejvyšších místech Přístup k obchodním partnerům a třetím stranám 5 Spravedlivá soutěž V souladu se zákonem Společenská odpovědnost Veřejné zakázky Kontrola obchodu Spolupráce s dodavateli Předcházení střetu zájmů 7 Správná obchodní rozhodnutí Majetek společnosti 7 Nakládání s majetkem společnosti Informace 8 Finanční reporting pravdivě odrážející skutečnost Zachování mlčenlivosti Ochrana osobních údajů Používání sociálních médií Pravidla používání interních informací v obchodním styku Životní prostředí, bezpečnost práce a ochrana zdraví 9 Ochrana životního prostředí Bezpečnost práce Pravidelný monitoring 10 Dodržování předpisů a jeho kontrola Další informace a kontaktní údaje 10 Dotazy Podávání stížností Úmluvy a doporučení 11 Mezinárodní normy 3

4 Základní pravidla chování Dodržování právních předpisů Dodržování zákonů a jednání v souladu s právním řádem každé země, ve které podnikáme, je pro naši společnost základní zásadou 1. Kromě směrnic platných ve společnosti Sivantos musí všichni zaměstnanci jednat v souladu se zákony a předpisy právních systémů států, v nichž působí. Porušování zákona je nutno předcházet za všech okolností. Bez ohledu na postihy vyplývající ze zákona, budou všichni zaměstnanci, kteří prokazatelně tyto zákony či předpisy poruší, čelit i disciplinárním postihům pro porušení svých pracovních povinností. Vzájemná úcta Ctíme důstojnost, soukromí a osobní práva každého jedince. Pracujeme společně s lidmi, kteří pocházejí z různého etnického prostředí, různých kultur, jsou různého vyznání, věku, potýkají se s různými handicapy, jsou různé rasy, sexuální orientace, světonázoru a pohlaví. V souladu s firemními zásadami i pracovním právem uplatňovaným v mnoha zemích, kde naše společnost působí, netolerujeme jakoukoliv diskriminaci vůči jedinci bez ohledu na to, zda se jedná o porušování výše uvedených principů, obtěžování či urážlivé chování se sexuálním nebo jiným podtextem. Vše začíná na nejvyšších místech Kultura dobré pověsti a dodržování předpisů v organizaci začíná na nejvyšších místech. Všichni manažeři musí plnit své organizační a kontrolní povinnosti. Nesou odpovědnost za všechny jim podřízené zaměstnance, a musí si respekt vůči své osobě získat svým příkladným chováním, plněním úkolů, otevřeností a sociální kompetencí. Kromě jiného to znamená, že každý manažer musí zdůrazňovat důležitost etického jednání a dodržování předpisů, představit je jako nosná témata pro každodenní práci a propagovat je vlastním příkladem ve vedoucí roli. Každý manažer si také musí stanovit jasné, náročné a realistické cíle a vést ostatní svým příkladem. Všichni manažeři by také měli být k dispozici, pokud zaměstnanci budou chtít vyjádřit své obavy týkající se dodržování předpisů, budou-li mít dotazy nebo budou chtít hovořit o profesních či osobních problémech. Všichni manažeři musí dohlížet na to, že v oblasti, za niž jsou odpovědni, nebude docházet k porušování zákonů, jestliže je tomu možné předcházet uplatňováním řádného vedení. 1 Použitý termín společnost nebo Sivantos odkazuje na společnosti skupiny Sivantos. 4

5 Přístup k obchodním partnerům a třetím stranám Spravedlivá soutěž Spravedlivá soutěž umožňuje svobodný rozvoj trhů a souvisejících společenských přínosů. Zásada spravedlnosti se uplatňuje také při získávání tržního podílu. Hodnocení případných monopolů může být obtížné zejména z toho důvodu, že se pravidla mění nejen v různých zemích, ale i případ od případu. Zde uvádíme příklady jednání, které může vést k porušení antimonopolních právních předpisů. Zaměstnanci nesmí: jednat s konkurenty o cenách, produkci, kapacitách, tržbách, nabídkách do výběrových řízení, zisku, ziskových maržích, nákladech, způsobech distribuce ani o žádných jiných parametrech, které určují nebo mají vliv na konkurenční chování firmy, s cílem se domluvit na stejném jednání konkurence, uzavírat s konkurenty dohody o tom, že si nebudou konkurovat, domlouvat se na omezování jednání s dodavateli, předkládat do výběrových řízení podvodné nabídky nebo si rozdělovat zákazníky, trhy, regiony nebo výrobní programy, nebo jakýmkoliv způsobem ovlivňovat prodejní ceny, které si účtují kupující našeho zboží, či snažit se je omezovat, případně je nutit k omezování vývozu nebo dovozu zboží dodávaného společností Sivantos. Zaměstnanci kromě toho nesmí získávat konkurenční informace prostřednictvím průmyslové špionáže, úplatků, krádeže nebo odposlouchávání prostřednictvím elektronických prostředků, nesmí také úmyslně šířit nepravdivé informace o konkurenci, jejích produktech či službách. V souladu se zákonem O zakázky se ucházíme čestným způsobem, nikoli nabízením nedovolených výhod. Žádný zaměstnanec tak nesmí přímo ani nepřímo nabízet, slibovat, poskytovat nebo schvalovat peněžní ani jiné hodnotné dary osobám označovaným jako veřejní činitelé 2 s cílem ovlivnit oficiální jednání, nebo získat neoprávněnou výhodu. Totéž se vztahuje i na nedovolenou výhodu pro soukromé podnikatelské subjekty, se kterými vstupuje společnost do obchodních transakcí. Každá nabídka, slib, finanční částka nebo dar musí odpovídat příslušným právním předpisům a směrnicím společnosti Sivantos a nesmí vzbudit jakékoliv zdání zlého úmyslu nebo nevhodnosti. Znamená to, že pokud by bylo možné poskytnutí takové nabídky, příslibu, příspěvku či daru chápat jako snahu o nevhodné ovlivnění státního úředníka, nebo jako úplatek obchodní protistraně v zájmu získání podnikatelské výhody pro společnost Sivantos, nesmí být taková nabídka, příslib, příspěvek či dar poskytnut. Zaměstnanci dále nesmí nepřímo (např. poradci, zástupci, zprostředkovateli, obchodnímu partnerovi nebo jiné třetí straně) poskytnout peníze ani cokoliv hodnotného, jestliže okolnosti naznačují, že by celý dar či věc nebo jejich část mohla být přímo či nepřímo: poskytnuta veřejnému činiteli s úmyslem ovlivnit jednání státního orgánu nebo získat neoprávněnou výhodu, nebo poskytnuta soukromému podnikatelskému subjektu jako protiplnění za získání neoprávněné výhody při obchodní transakci. Z tohoto důvodu musí zaměstnanci odpovědní za výběr konzultantů, zástupců, partnerů do společných podniků I ostatních obchodních partnerů, jednat tak, aby: zajistili, aby tyto třetí strany rozuměly protikorupčním předpisům společnosti Sivantos či rovnocenným dokumentům a řídily se jimi, vyhodnotili kvalifikaci a pověst těchto třetích stran a zakomponovali do dohod a smluv příslušná ustanovení, jejichž cílem bude ochránit společnost Sivantos. Zaměstnancům není dovoleno využívat jejich pracovního postavení k tomu, aby požadovali, vymáhali, přijímali nebo získávali výhody či jejich příslib. Tato zásada se nevztahuje na přijímání příležitostných dárků čistě symbolické hodnoty, pohoštění nebo pozvání na společenské akce v přiměřené hodnotě, které odpovídají místním zvyklostem a praxi a jsou v souladu se směrnicemi společnosti Sivantos. Jakékoliv jiné dary, pohoštění či pozvání na společenské akce musí být odmítnuty. 2 Termín veřejný činitel je široce vymezen tak, aby zahrnoval představitele či zaměstnance jakéhokoliv státního či jiného veřejného orgánu, agentury či právnické osoby na jakékoliv jejich úrovni včetně představitelů nebo zaměstnanců státem vlastněných firem a veřejných mezinárodních organizací. Zahrnuje i kandidáty na veřejné funkce, představitele a zaměstnance politických stran i politické strany. 5

6 Společenská odpovědnost Společnost Sivantos neposkytuje žádné s politikou související příspěvky (dary politikům, politickým stranám a organizacím). Jakožto společensky zodpovědný subjekt přispívá společnost Sivantos finančně nebo věcně na vědu a vzdělání, umění a kulturu, na sociální a humanitární projekty. Všechny dary musí být transparentní. Kromě jiného to znamená, že musí být známa identita příjemce i plánované využití daru, důvod a účel daru musí být ospravedlnitelný a zdokumentovaný. Sponzoring představuje jakýkoliv finanční nebo materiální příspěvek, kterým společnost Sivantos podporuje akci pořádanou třetí stranou na oplátku za možnost propagace značek společnosti Sivantos například vystavením loga společnosti Sivantos, zmínkou společnosti v úvodním nebo závěrečném projevu, nebo účastí zástupce společnosti v diskusním panelu či zobrazením loga na vstupenkách na akci. Všechny sponzorské příspěvky musí být transparentní, poskytované v souladu s písemnou dohodou a musí být využity pro legitimní obchodní účely. Plnění nabízené pořadatelem akce musí být úměrné příspěvkům. Příspěvky není možné slibovat, nabízet nebo poskytovat s cílem zajistit společnosti Sivantos neoprávněnou konkurenční výhodu, ani za jiným nevhodným účelem, dále nesmějí být poskytovány na podporu akcí organizovaných jednotlivci či organizacemi, jejichž cíle se neslučují se zásadami definovanými společností Sivantos, nebo které by mohly poškodit její dobrou pověst. Veřejné zakázky Při všech jednáních a stycích se státními orgány se chováme transparentně, čestně a korektně. Jednáme v souladu se všemi platnými zákony a předpisy o veřejných zakázkách včetně zákonů zakazujících snahu o nevhodné ovlivňování veřejných činitelů. Při praní špinavých peněz dochází k zakrývání jejich původu a zdroje v souvislosti s trestnou činností například terorismem, pašováním drog nebo korupcí tím, že jsou tyto špinavé peníze uvedeny do oběhu, jejich nezákonnost je pak zakryta, nebo není možné určit jejich skutečný zdroj nebo vlastníka. Na praní špinavých peněz se nepodílíme. Všichni zaměstnanci musí jednat v souladu s příslušnými platnými zákony proti praní špinavých peněz a směrnicemi společnosti Sivantos, které slouží k odhalování a prevenci podezřelých platebních metod nebo zákazníků nebo jiných transakcí, které by mohly praní špinavých peněz zahrnovat. Abychom těmto problémům předešli, musí být zaměstnanci ostražití a jakékoliv podezřelé jednání ze strany zákazníků, poradců a obchodních partnerů ohlásit. V souvislosti s penězi a platbami i s ostatními transakcemi a smlouvami musí zaměstnanci také dodržovat všechny příslušné účetní postupy, vést záznamy a plnit požadavky na finanční reporting. Kontrola obchodu V zemích, kde působí společnost Sivantos, dodržuje kontrolu exportu, celní zákony a nařízení. Kontrola exportu se obvykle týká přepravy zboží, služeb, hardwaru, softwaru nebo technologií přes státní hranice včetně předávání elektronickou cestou. Zákony o kontrole exportu se používají v souvislosti s přímým nebo nepřímým vývozem nebo dovozem z nebo do určitých zemí, se kterými je obchodování omezeno, nebo se stranami, které mohou být například označeny s ohledem na národní bezpečnost, nebo se stranami, které se podílely na trestné činnosti. Porušení těchto zákonů a předpisů může vést k vážným postihům včetně pokut a odvolání zjednodušených dovozních a vývozních procedur (přerušení plynulého toku dodávek). Spolupráce s dodavateli Společnost Sivantos očekává, že její dodavatelé budou sdílet její hodnoty a budou dodržovat všechny platné zákony. Společnost Sivantos dále od svých dodavatelů očekává, že budou jednat v souladu s Kodexem chování dodavatelů. 6

7 Předcházení střetu zájmů Předcházení střetu zájmů Zaměstnanci společnosti Sivantos jsou povinni přijímat podnikatelská rozhodnutí v nejlepším zájmu společnosti Sivantos, která se nezakládají na jejich osobních zájmech. Střet zájmů může představovat obchodní vztah s konkurentem nebo zákazníkem společnosti Sivantos, nebo podíl v jejich firmě, nebo vedlejší činnost zaměstnance, která zaměstnanci brání plnění povinností vůči společnosti Sivantos. Zaměstnanci musí svého nadřízeného informovat o všech osobních zájmech a z toho plynoucího střetu zájmů, který by mohl nastat v souvislosti s výkonem jejich pracovních povinností. Zaměstnanci nesmí pro své soukromé smlouvy či zakázky používat společnosti, s nimiž vstupují do obchodních jednání při své práci pro společnost Sivantos, pokud by z této činnosti mohli pro svou vlastní zakázku či objednávku získat jakoukoliv výhodu. Zejména to platí v případech, kdy zaměstnanec má, nebo by mohl mít přímý nebo nepřímý vliv na to, zda tato firma získá od společnosti Sivantos zakázku. Je důležité, aby všichni zaměstnanci při provádění svých pracovních úkolů uměli rozeznat střet zájmů a vyhýbali se případnému střetu i pouhému zdání o možném střetu. Ke střetům zájmů může docházet také v souvislosti s aktivitami blízkého příbuzného. Majetek společnosti Nakládání s majetkem společnosti Kancelářské i výrobní prostory společnosti Sivantos mají různé vybavení a zařízení, jako jsou telefony, kopírky, počítače, software, internet/intranet, stroje a další nástroje, jako a hlasové schránky. Tato zařízení jsou určena pouze k využití souvisejícímu s podnikáním společnosti nikoli pro osobní potřeby. O výjimkách a případných úhradách za soukromé použití těchto zařízení je možné dohodnout se na lokální úrovni. 7

8 Informace Finanční reporting pravdivě odrážející skutečnost Pro otevřenou a efektivní komunikaci je nutné zajistit přesný a pravdivý reporting. Toto pravidlo platí stejně pro vztahy s investory, zaměstnanci, zákazníky a obchodními partnery i pro jednání s veřejností a všemi státními orgány. Společnost Sivantos musí mít také zavedeny postupy a kontroly ve vedením schválené formě, které zajistí provádění transakcí v souladu s vydanými oprávněními. Společnost Sivantos rovněž musí předcházet nedovolenému používání svého majetku a odhalovat jej. Všichni zaměstnanci společnosti Sivantos se musí ujistit, že účetní knihy a záznamy společnosti, které vytvářejí, nebo za které jsou jinak odpovědní, jsou: úplné, přesné, poctivě zobrazují všechny transakce nebo výdaje a jsou provedeny včas a v souladu s platnými účetními pravidly a předpisy, a to bez ohledu na to, zda tyto informace budou součástí zveřejňovaných informací, nebo zda budou poskytovány státním orgánům. Účetní knihy a záznamy budou obsahovat všechny údaje, osvědčení a další písemné dokumenty vypracované pro finanční reporting a za účelem zveřejnění i materiály shromažďované za jiným účelem, včetně výkazů o interních výdajích (jako jsou vyúčtování nákladů zaměstnanců souvisejících s výkonem práce). Zachování mlčenlivosti O důvěrných nebo chráněných interních informacích společnosti Sivantos, které zatím nebyly zveřejněny, musí být zachována mlčenlivost. V souladu se zákonnými a smluvními požadavky musí být chráněny i veřejně nepřístupné informace týkající se dodavatelů, zákazníků, zaměstnanců, zprostředkovatelů, konzultantů a ostatních třetích stran, nebo informace jimi poskytnuté. Mezi důvěrné a chráněné informace se řadí zejména: informace o organizaci společnosti, jejím vybavení, cenách, tržbách, ziscích, trzích, zákaznících a dalších otázkách souvisejících s podnikáním, informace o výrobě nebo výzkumu a vývoji a data z interního reportingu. Povinnost zachování mlčenlivosti přesahuje trvání příslušných pracovněprávních vztahů, neboť zveřejnění důvěrných informací by mohlo poškodit podnikání společnosti Sivantos, jejích klientů či zákazníků bez ohledu na to, kdy ke zveřejnění dojde. Ochrana osobních údajů Efektivní předvídání rizik elektronické komunikace tvoří důležitou součást správy informačních technologií, výkonu vedoucí funkce i jednání každého člověka. Osobní údaje je možné shromažďovat, zpracovávat či využívat pouze v rozsahu, který je nutný pro předem dané, transparentní a zákonné účely. Kromě toho musí být osobní data bezpečně uložena a při jejich přenosu by měla být podniknuta příslušná opatření. Je nutné zajistit vysoké standardy pro kvalitu dat a jejich technickou ochranu proti nedovolenému přístupu k nim. Využití dat musí být pro ty, kterých se údaje týkají, transparentní, musí být zajištěno i právo těchto osob na případné využití a možnost opravy těchto dat a případně i na uplatnění možných námitek vztahujících se k blokování a výmazu těchto informací. Jsou jurisdikce (např. v EU nebo Singapuru), které stanovují přísné zákony a předpisy týkající se shromažďování osobních údajů zaměstnanců a dat třetích osob, jako jsou zákazníci nebo obchodní partneři, jakož i nakládání s těmito daty. Všichni zaměstnanci musí tyto předpisy na ochranu soukromí jiných subjektů dodržovat. Používání sociálních médií Používání sociálních médií může Sivantos vystavit závažným rizikům poškození dobré pověsti nebo porušení právních předpisů. Je proto nutné, aby všichni zaměstnanci používali sociální média vhodným způsobem a v souladu s příslušnými právními předpisy. Na internetu není dovoleno uvádět pobuřující, urážlivý nebo diskriminační obsah a informace o obchodní činnosti společnosti Sivantos. Pravidla používání interních informací v obchodním styku Osoby mající k dispozici interní firemní informace o společnosti Sivantos nebo o jiné firmě (například o zákazníkovi, dodavateli nebo o partnerovi ve společném podniku), jejíž akcie jsou obchodovány na burze nebo na organizovaném trhu cenných papírů, nesmí s akciemi těchto společností ani s finančními instrumenty, jejichž cena přímo nebo nepřímo závisí na akciích těchto společností (insider securities), obchodovat. Interní firemní informace je jakákoliv konkrétní informace, která se týká společností Sivantos, nebo jiného emitenta takových akcií (tzv. insider securities), není veřejně známou informací a jejíž zveřejnění by pravděpodobně mělo významný vliv na cenu těchto akcií (tzv. insider security). Tato pravděpodobnost existuje, pokud by rozumně smýšlející investor tento údaj považoval za informaci, která pravděpodobně ovlivní cenu akcií. 8

9 Interní firemní informace není možné bez příslušného oprávnění publikovat ani jakkoliv poskytnout třetí straně. Ke zveřejnění interních firemních informací bez náležitého oprávnění dochází vždy, když jsou tyto informace zveřejněny mimo běžný rámec pracovních nebo profesních povinností pracovníka, nebo při plnění jiných povinností ve prospěch emitenta. Týká se to jak informací zveřejňovaných v rámci společnosti Sivantos, tak informací zveřejňovaných vně společnosti včetně jejich poskytnutí novinářům, finančním analytikům, zákazníkům, konzultantům, rodinným příslušníkům či přátelům. Zaměstnanci musí dále vždy zajistit, že interní firemní informace budou uchovávány v bezpečí nebo uzamčeny tak, aby k nim nemohly získat přístup neoprávněné osoby. Kromě těchto pravidel je nutno dodržovat i další či zvláštní předpisy pro používání interních informací v obchodním styku, jakož i jednat v souladu se zákony platnými v jednotlivých státech. Životní prostředí, bezpečnost práce a ochrana zdraví Ochrana životního prostředí Ochrana životního prostředí a zachování přírodních zdrojů patří k významným prioritám naší společnosti. Společnost Sivantos se prostřednictvím dobrého vedení a příslibu ze strany zaměstnanců snaží při svém podnikání postupovat tak, aby její činnosti byly pro životní prostředí bezpečné, průběžně se snaží zlepšovat i svůj environmentální profil. Bezpečnost práce Ochrana zdraví a bezpečnosti zaměstnanců na pracovišti patří k významným prioritám společnosti Sivantos. Snahu společnosti Sivantos o zajištění bezpečného provozu musí podporovat všichni zúčastnění. 9

10 Pravidelný monitoring Dodržování předpisů a jeho kontrola Soulad se zákonem a dodržování Business Conduct Guidelines budou po celém světě pravidelně monitorovány ve všech společnostech skupiny Sivantos. Monitorování bude prováděno v souladu s předpisy a zákony platnými v jednotlivých zemích. V rámci společnosti Sivantos byla vytvořena organizace pro compliance, jejímž úkolem je zajistit prosazování Sivantos compliance programu. Další informace a kontaktní údaje Dotazy Bude li mít zaměstnanec společnosti Sivantos nějaké dotazy k Business Conduct Guidelines, může se obrátit na svého nadřízeného nebo organizaci pro compliance. Veškerá dokumentace bude udržována v důvěrnosti v zákonném rozsahu. Jakékoliv postihy vůči osobám, které stížnost předložily, nebudou tolerovány. Podávání stížností Všichni zaměstnanci mohou stížnosti předávat svému nadřízenému, příslušnému Compliance Officerovi, personálnímu manažerovi. Okolnosti, které naznačují porušení Business Conduct Guidelines, musí být oznámeny oddělení compliance nebo ombudsmanovi společnosti Sivantos. Všechny stížnosti lze podávat důvěrně a anonymně, veškeré stížnosti budou prošetřeny. V případě potřeby budou přijata nápravná opatření. 10

11 Úmluvy a doporučení Mezinárodní normy Kromě právních předpisů jednotlivých zemí existuje ještě velké množství úmluv a doporučení mezinárodních organizací. Slouží jako důležité vodítko pro chování nadnárodních společností a jejich zaměstnanců. Společnost Sivantos se také v rámci oblastí svého vlivu zavázala k dodržování, podpoře a prosazování skupiny základních hodnot týkajících se lidských práv, pracovních norem, životního prostředí i boje proti korupci, které jsou představeny v tomto dokumentu a tvoří nedílnou součást podnikatelské strategie a činností společnosti Sivantos. Sivantos proto od svých zaměstnanců, dodavatelů a obchodních partnerů na celém světě očekává, že budou respektovat a aplikovat zejména tyto normy: Všeobecnou deklaraci lidských práv (1948) a Evropskou úmluvu o ochraně lidských práv a základních svobod (1950) Tripartitní deklaraci ILO (Mezinárodní organizace práce) o zásadách pro nadnárodní společnosti a sociální politiku (1977) a Deklaraci ILO o základních principech a právech v práci (1998) (zvláště v těchto bodech: vymýcení dětské práce, zrušení nucené práce, zákaz diskriminace, svoboda shromažďování a právo na kolektivní vyjednávání) Směrnici OECD pro nadnárodní podniky (2000) Agendu 21 o udržitelném rozvoji (finální dokument základní konference OSN o životním prostředí a rozvoji, Rio de Janeiro (1992) Úmluvu OSN proti korupci (2005) 11

12 Sivantos Pte. Ltd. Blk 28 Ayer Rajah Crescent No Singapore Singapore Last updated February 2015 Sivantos Pte. Ltd.