Enterprise Content Management

Transkript

1 Enterprise Content Management ZČU Michal Beránek Tieto,

2 Agenda 1. Představení 2. Co je Enterprise Content Management (ECM) 3. Je oblast ECM významná?! 4. Co obsahuje ECM 5. Nabídka ECM na trhu 6. Nasazení ECM 7. Závěrečná diskuse

3 Představení

4 Tieto Globální poskytovatel IT služeb s vysokou přidanou hodnotou ve vybraných odvětvích lidí globálně Země původu: Finsko a Švédsko Největší IT společnost ve Skandinávii a jedna z největších v Evropě 1600 lidí v ČR Pobočky Praha, Plzeň, Brno, České Budějovice, Ostrava Naše mise: Budujeme informační společnost 4

5 Tieto ve světě 5 20/12/

6 Obchodní oblasti Tieto 6 20/12/2009

7 Co je ECM

8 Enterprise Content Management ECM je souhrnný název pro produkty resp. řešení, která podporují správu podnikového obsahu Podnikovým obsahem se mají na mysli všechny nestrukturované informace tj. dokumenty (papírové i elektronické), www stránky a obsahy Intranetu, obrázky, fotky, videa a další multimediální soubory a všechny další informace, které tvoří nehmotný majetek firmy Práce s tímto obsahem se týká všech lidí ve firmě a časově představuje často více než 50 % z celkového objemu pracovních činností

9 Je oblast ECM významná?!

10 Informační exploze manuály y XML video maily reporty nabídky informace zprávy faktury faktury www obrázky tabulky manuály dopisy

11 Jak zpracovat informace? Rostoucí problém! Doba na zpracování Problém není ve zdrojích informací - je jich dost Informace, je-li uložena někde nic neřeší, musí být k dispozici v pravý čas na pravém místě pravému člověku Objem informací meziročně narůstá dramaticky, čas na zpracování zůstává stejný protože pracovní doba se neprodlužuje Bez účinných nástrojů uložení, správy a vyhledávání bude stále obtížnější informace využít 11 ECM

12 Situace v podnicích ČR (výzkum FOCUS IT BW 2006) S kolika elektronickými dokumenty pracujete? do 1 mil. 40% do % nad 1 mil. 20% do % 12 ECM

13 Situace v podnicích ČR (výzkum FOCUS IT BW 2006) Používáte ve společnosti systém umožňující přehledné a unifikované ukládání různorodých firemních dokumentů včetně jejich metadat? Jeho potřeba roste a plánujeme použití 37% Již dlouho ale není přínosný 13% Nepoužíváme ani neplánujeme 13 % Již dlouho a je nepostradatelný 13% Jsme v implementační fázi 24% 13 ECM

14 Situace v podnicích ČR (výzkum FOCUS IT BW 2006) Má Vaše organizace vypracovanou komplexní strategii pro manipulaci s nestrukturovanými daty a pro jejich archivaci? Ne 62% Ano 38% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 14 ECM

15 Trendy na trhu ECM ve světě Světový trh ECM vzrostl v roce 2007 oproti 2006 o 12,8 %. (zdroj Gartner) 95% z 2000 největších globálních firem investuje do ECM řešení pro řízení a kontrolu Web obsahu a s tím spojených nákladů. (zdroj META Group 2004) Cca 64 % času věnují zaměstnanci práci s dokumenty (zdroj Wirtschaftwoche) 15 ECM

16 Trendy na trhu ECM ve světě Trh ECM $ 2,16 mld. $ 2,90 mld. $ 3,30 mld. $ 3,70 mld. $ 4,20 mld (Zdroj IDC) 16 ECM

17 Faktory pro / proti ECM Narůstající objem informací Malé množství dokumentů resp. zdrojů obsahu Hledání nových služeb - informace je komodita! Implementace dílčích řešení potřeba integrujícího prvku resp. řešení Nutnost zefektivnit práci a snížit náklady Pocit firem, že tato oblast nepotřebuje řešení Nedostatek finančních prostředků investice jen do IT nutné pro holé přežití (ERP) Neznalost problematiky ve firmách, neúspěšný projekt nebo špatné zkušenosti Rozsáhlé Weby a Intranety nutnost nástroje řízení Snaha získat konkurenční výhodu ERP, CRM apod. neposkytují všechny potřebné informace

18 Co obsahuje ECM?

19 Content a další pojmy Metadata Objekt Obsah Práva (Essence) (Content) (Rights) Využitelný obsah (Asset) Objekt (Essence) je video, audio, obrázek, image dokumentu, text atd. Je to výsledek něčí tvůrčí činnosti, soubor Metadata jsou data, která objekt popisují: kdo ho vytvořil, co obsahuje, jaký je to formát, datumové a časové údaje, Metadata jsou nezbytná při hledání a přístupu ke zdrojovému objektu. Obsah (Content) je cesta jak se dostat k objektu prostřednictvím vyhledávácího algoritmu Práva (Rights) jsou práva k nakládání s obsahem. Bez řízení přístupových práv je obsah bezcenný. Využitelný obsah (Asset) je prakticky využitelná informace pro konkrétního uživatele, personalizovaný obsah

20 Architektura obecného řešení Uživatelské rozhraní nejčastěji Webové, uživatelský i administrační přístup, správa dokumentů, vyhledávání Funkční moduly workflow, collaboration services, automatická klasifikace, zabezpečení a práva, atd Content Repository uložiště objektů, zajišťuje uložení a indexaci obsahu i řízení přístupovách práv Data storage hardwarová platforma, dle kategorie může být Enterprise, Midrange nebo Low cost storage popř. Tape archive Frontend Frontend Aplikační vrstva Content repository Data storage Hardware 21

21 Referenční architektura Frontend Hardware 22

22 Co obsahuje ECM řešení

23 Součásti ECM DMS, EDM (Document Management System) DAM (Digital Asset Management) WCM (Web Content Management) FFM (Fixed nebo Final Form Management) Records Management Workflow, BPM (Business Proces Management) CCM, Collaboration nebo Workgroups DIP (Digital Image Processing) COLD (Computer Output to Laser Disc) Portal connectivity OMS (Output management systéme) E-Forms EDM/PDM/PLM (product data management/product life-cycle management ) Report Management Information life-cycle management nástroje pro správu a ukládání dokumentů Správa digitálních mediálních dat obraz, audio, video Správa webového obsahu Většinou se pod tímto pojmem chápe archivační systém, tj. úložiště již hotových finálních dokumentů Řízení a návrh předdefinovaných procesů Nástroje týmové spolupráce Skenování, vytěžování a ukládání papírových dokumentů Podpora ukládání dat na optických data storage Napojení na standardní portálová řešení Optimalizace výstupů a tisků, podpora obálkovacích strojů atd. Formuláře, propojení databází a dokumentů Správa produkčních dat a životního cyklu produktů, zpravidla se tím má na mysli napojení na CAD/CAM systémy Správa reportů Správa životního cyklu informací

24 Enterprise Document Management (EDM, DMS) Tato část řešení se stará o dokumenty (elektronické i papírové) resp. objekty (video, audio, obrázky, ) jako o nositele obsahu Správa zahrnuje objekty došlé zvenčí, vznikající v rámci organizace činností uživatelů nebo činností aplikací Většinou společnosti nerozlišují archiv a správu živých dokumentů protože potřebují řešit obojí U spravovaných objektů se požaduje správa verzí, řízení uživatelských práv, zamykání pro editaci (check-in/out) příp. jednoduché řízení životního cyklu Samostatným tématem ve zpracování dokumentů je spisová služba

25 Workflow, BPM, Collaboration Nástroje pro návrh, modelování, simulaci, řízení, sledování a vyhodnocování procesů v reálném čase Workflowřídí procesy pomocí přednastavených scénářů, kde jsou stanoveny jednotlivé kroky, kompetence, role a úkoly všech uživatelů. Součástí je většinou grafické prostředí pro návrh procesů, nástroje řízení procesu a vyhodnocení procesů, návrháře dialogů, konektory na aplikace ERP, CRM apod. Collaboration zahrnuje nástroje pro podporu týmové spolupráce, řízení projektů apod. Oproti workflow 26 podporuje ad-hoc procesy, komunikaci mezi uživateli

26 Digital Asset Management Řešení určené speciálně na správu multimediálního obsahu. Oproti EDM/DMS (umí také uchovávat v zásadě jakékoli soubory) obsahuje DAM některé speciální vlastnosti jako např. : Podporu stream video/audio Nástroje na transformaci formátů on-line Identifikaci a automatické generování náhledů Integrace s editačními nástroji multimediálního obsahu DAM by měl podporovat také poměrně speciální funkce např. nástroje pro autorská práva nebo sledování kolikrát bylo které dílo použito

27 Web Content Management Řešení určené pro správu WEB obsahu. (Intranet/Internet velkých firem často obsahuje řádově tisíce stránek a to není možné spravovat ručně ) Obsahuje nástroje integrace s běžným Office prostředím a nástroje pro publikaci přístupné běžným uživatelům, tj. obsah dokumentů je možné zároveň publikovat na Intranet Podporuje XML, konverzi dat do HTML a PDF Automatizuje publikační proces např. pomocí workflow Měl by podporovat nástroje aktivního kontaktu s potenciálními zákazníky, propojení na back-office tj. např. publikace aktuálních datasheetů, formulářů, informačních materiálů On-line formuláře mohou být napojené i na spuštění procesu

28 COLD, E-Forms, OMS ERP connectivity COLD označuje podporu hardwarových datových úložišť, nejčastěji optických nebo magnetooptických. Často také představuje implementaci algoritmů pro prediktivní cache apod. protože v tomto případě je nutno řešit přístupy na mediích s rozdílnou vybavovací rychlostí E-Forms se týká tématu napojení dokumentů na databázové zdroje, vytváření dokumentů pomocí přednastavených strukturovaných algoritmů, sjednocení vzhledu dokumentů atd. OMS má význam tehdy, jestliže se produkuje velké množství tištěného i elektronického výstupu, který je potřeba distribuovat ke klientům optimálním způsobem ERP Connectivity zajišťuje napojení na standardizovaná ERP řešení (SAP apod.)

29 Související řešení Vytěžování dokumentů získávání metadat nejen z textových souborů v elektronické formě ale také z papírových dokumentů, obrázků, PDF atd. OCR, ICR BarCode recognition ABBYY, KOFAX, Captiva Skenování dokumentů dokumentové skenery jsou zásadně jiná zařízení než běžné skenery stolní nebo skenery v multifunkčních zařízeních jsou stavěné na zátěž v řádech desítek str./min, mají různé speciální nástroje (otáčení obrazu podle orientace písma, vylepšení obrazu, imprinter, hlídání tloušťky papíru, atd.) Canon, Fujitsu, Kodak, Bell&Howell, Xerox, Ricoh atd

30 Shrnutí: ECM zahrnuje široké spektrum nástrojů (logicky vyplývá z faktu, že spravovaný obsah a s tím spojené úkoly jsou velmi různorodé) ECM systém by měl být volbou vhodných nástrojů schopen pokrýt všechny potřeby při konkrétním zadání na projekt správy podnikového obsahu ECM musí být připraven na spolupráci s okolními systémy protože sám o sobě nepokryje IT potřeby společnosti Nelze položit striktní hranice mezi jednotlivé součásti řešení ECM, často se u konrétního produktu kombinují resp. překrývají

31 Příklad produktu ECM

32 EMC Documentum RŮZNÉ UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ ROZSÁHLÉ SLUŽBY PRO PRÁCI S INFORMACEMI Basic Content Services Business Process Management Content Capture Information Rights Management Ingestion Web Publishing Security & Rights Management Enterprise Reports Archiving Document Image Management Automatic Information Classification Compound Document Management Lifecycle Management Unified Desktop & Ent. Search Web site Management Business Process Optimization SAP Archiving VŠECHNY TYPY INFORMACÍ A OBSAHU Documents Web Rich Media Fixed Messaging Collaborative Documents Spreadsheets Presentations Notes HTML SGML WML XML Images Flash Sound Video Paper Fax Images Reports Scanned Images Messages IM Messages Chats Discussions IM Notes Projects

33 EMC Documentum

34 EMC Documentum repository

35 EMC Documentum - služby Základní funkce CM check in/out, verzování, řízení přístupů Služby životního cyklu informace Služby zabezpečení kryptování, elektronický podpis, historie a audit práce s informací, digitální skartace atd. Služby napojení na specializovaný hardware storage systémy (EMC Centera, IBM, SUN apod.) Služby podporující archivaci retention policy services apod. Životní cyklus informace Vytvoření Modifikace Revize Potvrzení Publikování Uložení

36 EMC Documentum - IRM

37 EMC Documentum Transformation services

38 EMC Documentum Site deployment services

39 EMC Documentum BPM

40 EMC Documentum - API

41 EMC Documentum - GUI

42 Příklad řešení konkrétní implementace

43 Architektura řešení - příklad DMS systém s podporou arhivace a vstupu dokumentů Požadavky: Podpora skenování a vytěžování dokumentů Pokročilé řízení práv Možnost obecné integrace na okolní komponenty IS včetně napojení na workflow Archivace velkých objemů dokumentů Propojení na hardwarové úložiště Řízená archivace dokumentů Generování výstupních sestav

44 Architektura řešení obecné schéma Klient Integrační vrstva Řízení práv IRM Input management Dokument management Fyzická archivace

45 Architektura řešení pokrytí moduly Klinet EMC Documentum Taskspace/Webtop Integrační vrstva DFC, DFS, SOA EMC Documentum WDK Process integrator Řízení práv EMC Documentum IRM Services Input management EMC Captiva Input Accel Enterprise server & client EMC Documentum Content server Document management EMC Documentum Content storage services EMC Retention policy services Records manager Reporting services Fyzická archivace EMC Centera

46 Nabídka ECM na trhu

47 Trh ECM Enterprise řešení komplexní pokrytí všech funkcí, podpora mnoha platforem, schopnost zvládnout i největší projekty EMC Documentum, IBM FileNet, Oracle Universal Content Management, OpenText, Microsoft SharePoint Server 2007 Další řešení zpravidla nepokrývají kompletní portfolio, podporují jen určitou platformu, okruh řešení apod. (např. ELO, SARA 2000, M/TeamBridge apod.) Specializovaná řešení určená pro určitou konkrétní oblast řešení např. elektronické formuláře (Adobe Livecycle), spisová služba apod

48 ECM Gartner Magic Quadrant

49 Děkuji za pozornost! Michal Beránek