Prezentační dovednosti úředníka

Transkript

1 E learningový kurz Prezentační dovednosti úředníka Autor: Mgr. Monika Ambrožová Stránka 1 z 50

2 Obsah 1 ZÁKLADY ÚSPĚŠNÉ PREZENTACE Úspěšný řečník Neverbální komunikace První dojem Barvy Oční kontakt Základní postoj Verbální komunikace Hlas Naslouchání Specifika dospělého publika Pozornost a paměť Styl přijímání informací Bariéry a jejich překonávání Pojmy k zapamatování PŘÍPRAVA PREZENTACE Proč Kdo Co Pomůcky Kde Pojmy k zapamatování STRUKTURA PREZENTACE Zahájení Úvod a hlavní body Shrnutí a závěr Otázky Pojmy k zapamatování PROBLÉMY A NEPŘÍJEMNÉ SITUACE Transakční analýza Tréma a stres Problémové typy účastníků Syndrom vyhoření Prevence syndromu vyhoření Pojmy k zapamatování ZÁVĚR PROFIL AUTORKY Stránka 2 z 50

3 Úvod Vážení účastníci e learningového kurzu prezentačních dovedností, kurz poskytuje praktické informace pro přípravu srozumitelného a poutavého projevu. Naučíte se jak postupovat při přípravě prezentace, jaké použít pomůcky, jak zvládat počáteční nervozitu a problematické posluchače, jak své vystoupení smysluplně oživit i brilantně zakončit. V každé kapitole najdete konkrétní tipy na okamžité zlepšení svých prezentačních dovedností. Jak studovat? Na začátku každé kapitoly uvádím její stručný obsah a cíle, kterých po jejím prostudování dosáhnete. Najdete zde i orientační dobu potřebnou ke studiu kapitoly. Tento čas je však individuální. Spíš než na rychlost se zaměřte na dostatečné porozumění informacím. V případě nejasností se na mne, prosím, obraťte. Kontrolní otázky, úkoly a testy nepřeskakujte. Napoví vám, co je pro přípravu a provedení profesionální prezentace důležité. Díky cvičením budete mít na konci tohoto kurzu hotovou přípravu na svou příští prezentaci. Informace v části Pro zájemce jsou dobrovolné. Nejsou součástí testů. Jejich smyslem je nabídnout vám více zajímavých informací, které zvýší profesionalitu vašich projevů. Tento kurz stále vylepšujeme. Prosím vás proto o krátkou zprávu, zda jste s kurzem spokojeni, případně jaká vylepšení byste uvítali. Přeji vám hodně úspěšných vystoupení a projevů. Se srdečným pozdravem Monika Ambrožová, ambrozova.monika@prolektory.cz Stránka 3 z 50

4 1 Základy úspěšné prezentace Záměr kapitoly První kapitola představuje základní kameny úspěšné prezentace. Zjistíte, jak můžete prostřednictvím řeči těla i slov znásobit účinek svého projevu. Shrneme si specifické vlastnosti dospělého publika a jak s nimi pracovat. Naučíte se rozlišovat tři typy lidí podle způsobu vnímání informací a připravíte si prezentaci tak, aby byla pro všechny typy zajímavá. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: 1) používat řeč těla ke zvýšení účinku své prezentace, 2) zpracovat srozumitelnou přípravu prezentace, 3) popsat specifika dospělého publika, 4) popsat tři základní typy vnímání informací. Doba 1 hodina 30 minut 1.1 Úspěšný řečník Prezentační dovednosti do značné míry určují náš úspěch a spokojenost v zaměstnání. Schopnost srozumitelně, jednoznačně a přesvědčivě předat klíčové informace pozitivně ovlivňuje výsledek jednání s klienty, obchodními partnery, nadřízenými i kolegy. Je to dovednost, kterou se může naučit opravdu každý člověk. U úspěšného řečníka můžeme odhalit pět klíčových dovedností: 1. stále svou prezentaci (své prezentační dovednosti) vylepšuje 2. má naprosto jasno v tom, čeho chce dosáhnout prostřednictvím prezentace 3. informace podává v krátkých logicky uspořádaných blocích 4. nabízí různé úhly pohledu na téma prezentace (obrázek č. 1) Stránka 4 z 50

5 5. věří v úspěch své prezentace Obr. č. 1 Různé úhly pohledu v prezentaci A ještě jedna věc je velmi důležitá, znalost sama sebe. Každý člověk, který se připravuje na veřejné vystoupení, musí dobře znát zvuk svého hlasu, přednosti i nedostatky své postavy, charakteristická gesta, schopnost komunikace s publikem atd. Musíme dobře znát svůj osobní styl prezentace, který zaručí oboustranné pohodlí pro nás i naše posluchače. Výsledkem bude prezentace na profesionální úrovni. Úkol Proto dříve než začnete procházet tímto kurzem, otestujte svou aktuální úroveň prezentačních dovedností. Test je rychlý, nezávazný, výsledky okamžité, avšak pouze orientační. Pokud chcete získat opravdu reálnou představu o svých prezentačních dovednostech, při první příležitosti své vystoupení zaznamenejte na kameru a záznam důkladně zhodnoťte. Řekněte si, jaké jsou vaše přednosti a kde vidíte naopak slabiny. Pak se rozhodněte pro jednu věc, kterou při příštím vystoupení zlepšíte. Prezentaci opět natočte a postup opakujte. Příklad Přibližně před rokem a půl jsem byla na firemním setkání se zákazníky. Cílem setkání bylo představení klíčových produktů společnosti. Organizátor oslovil jednoho ze svých předních zákazníků a požádal ho o prezentaci, v níž zhodnotí svou spokojenost s produktem. Na tuto prezentaci dodnes nezapomenu. Byla brilantní. Stručná, zábavná a názorná. Řečník postupně ukázal přibližně 5 snímků s citáty, které přesně vystihovaly klíčové body realizace projektu. Zaměřil se pouze na informace z kategorie musí znát. Informace, které je dobré taky vědět nabídl v diskusi v závěru prezentace. Výzkumy ukazují, že posluchači jsou schopni najednou vstřebat maximálně 4 až 5 klíčových sdělení. Proto se zaměřte pouze na podstatné body a jejich dostatečné vysvětlení. Stránka 5 z 50

6 Úkol Vzpomeňte si na nejlepší prezentaci, kterou jste zažili v uplynulém roce. Proč byla podle vás tak dobrá? Co vám dala (informace, klíčové sdělení, pobavení, argumenty)? Jakou měla strukturu? Jaké audiovizuální pomůcky mluvčí používal? Své postřehy si zapište a při první příležitosti se inspirujte. 1.2 Neverbální komunikace Ukazuje se, že největší vliv na výsledek prezentace (cca 55%) má neverbální a paraneverbální komunikace tzv. řeč těla (mimika, gestika, pachy a vůně, styl oblékání, společenské vystupování atd.). Na druhém místě (cca 38%) posluchače výrazně ovlivní náš hlas, to jak s ním pracujeme. Jak přecházíme z tóniny do tóniny tzv. modulace hlasu. Jakou má náš hlas melodii tzv. intonace. Zda srozumitelně vyslovujeme tzv. artikulace. Pro lepší zapamatování používáme zkratku M I A (modulace, intonace, artikulace). Mimochodem, pro práci s hlasem platí, že člověk, který hovoří pomaleji a hlubším hlasem, je vnímán jako silná a důvěryhodná osobnost, která si zaslouží dostatečnou pozornost. Slova, která sdělujeme během prezentace, mají překvapivě pouze 7% účinek. Zjednodušeně lze říci, že značná část naší image závisí na tom, jak vypadáme a zníme, než na tom, co říkáme. Obr. č. 2 Složky komunikace Ve srovnání s dorozumíváním prostřednictvím slov je neverbální komunikace vývojově starší, bohatší a pravdivější. Zpravidla ji nedokážeme tak dobře ovládat, abychom přesvědčivě obelhali druhou stranu. Je známo, že když člověk cítí nesoulad mezi slovním sdělením a neverbálním signálem, pětkrát častěji uvěří právě neverbálnímu sdělení než slovům. Pro řečníka je důležité, aby se naučil rozumět a mluvit řečí těla. Podívejme se, jaké nástroje máme v mimoslovní komunikaci k dispozici. Největší význam je připisován výrazům tváře (mimika) a sdělení očí. Pak se posluchači soustředí na gesta (gestika) a doteky (haptika). Poslední informace získávají z pohybů celého těla (kinezika), postoje a pozice (prosturologie) a vzdálenosti (proxemika). Řečníci mohou pomocí těchto nástrojů výrazně ovlivnit dynamiku a účinek vystoupení. Stránka 6 z 50

7 1.2.1 První dojem První dojem rozhoduje. Vytváří se právě na základě komunikace neverbální (mimoslovní např. gesta, mimika) a paraneverbální (např. vůně). Výzkumy ukazují, že lidem stačí k prvotnímu ohodnocení člověka a vytvoření prvního dojmu pouhých 5 10 sekund. Do sekund se jim tento podvědomý názor potvrdí nebo jej podle okolností lehce upraví. Vždy jsou ale připraveni jej kompletně změnit. Proto je důležité soustředit se na to, jak můžeme vytvoření prvního dojmu pozitivně ovlivnit. Kromě promyšlené přípravy úvodních vět je důležitý i náš vzhled. Samozřejmostí je kvalitní péče o tělo tzn. pleť, účes a fyzickou kondici. Publikum od řečníka očekává, že bude ctít základní pravidla společenského chování a má vytříbený osobní styl oblékání. Platí, že řečník by měl být vždy oblečen raději o jeden stupeň lépe než posluchači. Pro formální prezentaci je u muže žádoucí tmavý oblek, bílá košile a karmínová nebo šarlatová kravata s decentním vzorem. Ponožky by měly být tmavě modré nebo černé a bez vzorku. Boty černé a pečlivě vyleštěné. Ženy mohou kombinovat blejzrová saka se sukněmi, kalhotové kostýmky a šaty. Barvy oblečení by měly ladit s barvou vlasů, očí a pleti Barvy Barvy hrají v životě lidí obrovskou roli. Působí na naši psychiku, ovlivňují nejdříve naše podvědomí a přenášejí informace přímo do mozku. Nepřímo ovlivňují úsudek náš i našich posluchačů. Podle švýcarského profesora Lűschnera si barvu vybíráme podle toho, co potřebuje naše osobnost, nikoliv jaká barva se nám líbí. Barva oděvu je největší vnímanou plochou na našem těle. Vhodně zvolenou barvou můžeme vyvolat v posluchačích dojem, který posílí žádoucí účinek naší prezentace. Znalost psychologie barev nám také pomáhá při počátečním seznamování s posluchači. Vysvětlíme si nyní, jak jsou obvykle některé barvy vykládány. 1 Bílá barva je synonymem čistoty, ctnosti, dokonalosti, nevinnosti, spolehlivosti a pravdomluvnosti. Mají ji rádi lidé otevření, upřímní a nekompromisní vůči sobě i ostatním, se sklonem k altruismu. Vytváří pocit čistoty a ochoty ke změnám. 1 Režná Kubicová, R., Homolová, L. Profesionální image osobnosti. Orlová: CIT OUT, 2007, s Stránka 7 z 50

8 Žlutá barva povzbuzuje, varuje, rozveseluje. Vyjadřuje radost, optimismus a touhu po svobodě. Vyvolává v nás ostražitost, proto se používá pro barevné označení. V ostatních může řečník ve žlutém oblečení vyvolávat neklid. Růžová je barva pozitivní. Uklidňuje a podporuje tvůrčí schopnosti. Je symbolem intuice. Prozrazuje sentimentalitu, jemnost, bezbrannost a ohleduplnost. Teplé odstíny působí hravě a emotivně. Studená růžová je elegantní. Červená barva může ve větším množství působit agresivně. Je vhodná, pokud chceme získat pozornost, uznání a moc. Mají ji rádi lidé, kteří jsou často impulzivní a nekompromisní. Svým nejbližším ale projevují něžnost a srdečnost. Význam červené barvy záleží hodně na odstínu. Teplé odstíny tj. červenožluté, rajčatové vyvolávají vzrušení a touhu, upoutávají mužskou pozornost. Studené tj. modročervené odstíny vyjadřují energii, vřelost, talent a odvahu. Upřednostňují je právě ženy. Modrá je barvou důvěry, jistoty, úcty a respektu. Mají ji rádi lidé opatrní, rozvážní s často bohatým vnitřním světem. V modrém oblečení budete působit hloubavěji a moudřeji. Posluchači se budou cítit pohodlně a uvolněně. Pro setkání obchodního rázu a konzervativnější povolání je vhodná námořnická modř. Vzbuzuje respekt a vážnost. Vrcholový management, bankéři a právníci volí tmavě modrou barvu. Je barvou tradice, solidnosti a autority. Světle modrá probouzí hravost, vzbuzuje laskavost a dojem čistoty. Jednou z nejoblíbenějších odstínů modré je tyrkysová. Symbolizuje prestiž, finanční úspěch, sebevyjádření. Podporuje sebevědomí, fantazii a spontaneitu. Dokáže potlačit trému, zdrženlivost. Vzbuzuje přátelské city a sympatie. Zelená je příjemná uklidňující barva. Vyjadřuje vstřícnost, pochopení a otevřenost. Představuje kreativitu, citlivost a ochotu pomáhat druhým. Je spojována s novým začátkem. Můžeme v ní proto působit nezrale a nezkušeně. Raději ji nepoužíváme na prezentace, přijímací pohovory a situace, kdy žádáme o peníze a jiné výhody. Hnědá je příjemná, neformální a nevýrazná barva. Lidé v hnědé barvě působí spolehlivě, vyrovnaně, trpělivě a klidně. Hnědá barva signalizuje přístupnost a povzbuzuje k rozhovoru. Šedá barva vyjadřuje kultivovanost, tendence k neutralitě, opatrnost a ochotu ke kompromisům. O lidech, kteří se oblékají výhradně do šedé, se tvrdí, že mají sklon k potlačování a omezování sebe sama, trpí nejistotou a strachem ze života. Černá barva bez doplňků působí smutně až depresivně. Je však oblíbenou a spolehlivou základní barvou. Milovníci černé se vyznačují citlivostí a sklony k tajemství. Baví je filozofování. Jsou skvělými vyjednavači. Stránka 8 z 50

9 Obecně se doporučuje kombinovat max. tři různé barvy. Pro vystoupení před početnějším publikem jsou vhodné střední tóny modré barvy, která působí komunikativně. Přístupnost, přátelskost a vlídnost mluvčího podporuje tlumená růžová, korálově červená a broskvová barva, pastelové barvy a barvy se žlutým základem. Pocit autority a rozhodnosti navodíme vhodnou kombinací světlých a tmavých barev. Všeobecně se na veřejné proslovy a jiná vystoupení doporučují barvy, které vyvolávají pozornost, vzrušení, zaujetí a vyvolají příznivou reakci: tmavě modrá, černá, červená, žlutá, sytě růžová, středně až námořnicky modrá, modrozelená. Obr. č. 3 Barvy vhodné pro prezentaci Pro zájemce Více o barvách, jak je vnímáme, o psychologii barev a osobnostní typologii, o charakteristice žen podle oblíbené barvy a charakteristice mužů podle barvy automobilu, o působení barev v prostoru, barevnosti v oblékání při obchodním jednání a o významu barev v různých kulturách si můžete přečíst v knížce Průvodce úspěšnou komunikací, která je částečně k nahlédnutí na internetové adrese YC&printsec=frontcover#PPA77,M Oční kontakt Oční kontakt má zásadní význam pro účinek prezentace. Pomáhá nám udržovat aktivní pozornost všech posluchačů. Pohledy rozdělujeme rovnoměrně po celém publiku tzv. technika maják. Představte si, že jste maják a vaše oči jeho světlo, které klouže po hladině moře. Na každého posluchače se dívejte 2 až 3 vteřiny. Delší pohled může být nepříjemný a druhá strana si jej může vykládat jako výzvu či drzost. Stránka 9 z 50

10 Výjimkou je, pokud posloucháme něčí hovor. V tomto případě pohled smí trvat nejdéle sedm vteřin. Tím, že řečníka sledujeme, dáváme najevo zájem. Pochybnosti u posluchačů můžeme vyčíst také z toho, že se na nás dívají s mírně přivřenými horními víčky. 2 Abychom navázali oční kontakt s co největším počtem posluchačů, můžeme využít působení tzv. aura efektu. Náš pohled do publika se automaticky rozptýlí na více osob, než které je přímo určen. Osoby, které sedí v těsné blízkosti, mají pocit, že se díváte právě na ně. Jsou situace, kdy je oční kontakt s posluchači nežádoucí. Pokud například potřebujete, aby se posluchači na chvíli zamysleli, je lepší oční kontakt úplně přerušit. Naopak na rušivé posluchače se díváme upřeně a současně se k nim co nejvíc přiblížíme. Svůj význam má kromě délky pohledu i pohyby očí různými směry. Podle psychologů máme v sobě ukrytou podvědomou potřebu pohledem lokalizovat to, o čem mluvíme. Minulost vnímáme vlevo, budoucnost vpravo. Pokud se díváme vlevo dolů, vracíme se do našich skutečných vzpomínek. Při mluvení pravdy pracuje více paměť, při lhaní nebo fabulaci zapojujeme více část mozku zodpovědnou za fantazii. Díváme se zpravidla vpravo dolů Základní postoj Vzpřímeným postojem a správným dýcháním zlepšíte zvuk svého hlasu a získáte potřebnou duševní rovnováhu. Stojíme mírně rozkročeni, hlavu držíme zpříma, váha těla je rovnoměrně rozložená (obě nohy zatěžujeme stejnou vahou), nehrbíme se, nekrčíme, nenakláníme na jednu stranu, paže máme volně spuštěné podél těla, používáme přiměřená vstřícná gesta, oční kontakt průběžně rozdělujeme mezi posluchače, od publika zachováváme přiměřenou vzdálenost. Pomocí signálů těla můžete mezi svými posluchači rychle odhalit člověka, kterého jste zaujali. Jeho vstřícný postoj vám může pomoci překonat počáteční nervozitu. Pozitivním signálem například je, když má sedící osoba přehozenou nohu přes nohu a její horní koleno ukazuje vaším směrem, podpírání hlavy dlaní nebo také naklonění hlavy na stranu. Pro zájemce Bruno, T., Adamczyk, G. Řeč těla: přesvědčte svou mimikou, gesty a držením těla. Praha: Grada, Černý, V. Řeč těla. Praha: Computer Press, Hartley, M. Řeč těla v praxi. Praha: Portál Jamesová, J. Řeč těla. Jak vzbuzovat příznivý dojem. Alman, Morris, D. Bodytalk = Řeč těla. Praha: IŽ, s. 2 Langová, D. Oči vás mohou u pohovoru prozradit. MF DNES, Dostupné na vas mohou upohovoru prozradit duo /firmy_rady.asp?c=a090407_ _firmy_rady_hru 3 Langová, D. Oči vás mohou u pohovoru prozradit. MF DNES, Dostupné na vas mohou upohovoru prozradit duo /firmy_rady.asp?c=a090407_ _firmy_rady_hru Stránka 10 z 50

11 Řeč těla. Komunikace je hra 12/13. TV pořad České televize, Ke zhlédnutí na internetu. Tegze,O. Neverbální komunikace. Brno: Computer Press, s. Thiel, E. Mluvíme tělem: řeč těla prozradí víc než tisíc slov. Praha: Knižní klub, s. Valenta, J. Manuál k tréninku řeči lidského těla. Kladno: AISIS, s. 1.3 Verbální komunikace Tajemství úspěšného slovního vyjadřování spočívá ve schopnosti sdělit základní myšlenku tedy jasnou, jednoduchou a jednoznačnou větu, která vyjadřuje, co chceme říci. Vyvarujte se vedlejších vět, slovní vaty a vodopádu cizích slov. Mějte stále na paměti, že čím více mluvíte, tím méně si posluchači zapamatují. Nadbytečná slova násobí délku sdělení a rozmělní jeho účinek. Pomoci nám může tzv. metoda pěti vět. Spočívá v tom, že o problému řekneme pouze pět vět. V první větě uvedeme posluchače do tématu. Ve druhé, třetí a čtvrté větě vyslovíme argumenty a v páté větě shrneme hlavní myšlenku. Stále máme na paměti smysl prezentace. Úkol Vysvětlete pojem neverbální komunikace. Použijte právě 18 slov: Svou definici zkraťte na 12 slov, aniž změníte podstatu: Svou definici zkraťte na 6 slov, aniž změníte podstatu: Svou definici zkraťte na 3 slova, aniž změníte její podstatu: Hlas Důležité je mít rád a pravidelně pečovat o svůj hlas. Pomocí jednoduchých cvičení můžete rozvinout působivé vlastnosti svého hlasu. Váš hlas může být bohatší a zajímavější. Příklad Stránka 11 z 50

12 Cvičení Big Ben 4 vychází z jednoduché metody, jak snížit polohu hlasu a zvýšit jeho přizpůsobivost. Opakujte ho po sobě čtyřikrát až pětkrát, jednou až dvakrát denně. Výsledek se určitě brzy dostaví. Pohodlně se posaďte. Hrudník a bránice nechejte úplně uvolněné. Nyní začněte svým přirozeným tónem hlasu prozpěvovat stále se opakující spojení ding, dong, bing, bong a postupně hlas snižujte. Pokračujte tak dlouho, až dosáhnete nejnižšího tónu, který jste schopni ze sebe vydat, aniž přepínáte hlasivky. Pak postupujte stejným způsobem, tentokrát po stupnici směrem vzhůru. Pro zájemce Maříková, M. Rétorika. Manuál komunikačních dovedností. Professional publishing, Přeučil, J. Kouzlo rétoriky. Frýdek Místek: Alpress, Svobodová, M. Mluv, mluv zajímáš mě. Praktický průvodce mluveným projevem. Praha: Pragoeduca, Umění prezentace. Komunikace je hra 5/13. TV pořad České televize, prezentaci. Praha: Portál, Vymětal, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací. Efektivní komunikace v praxi. Praha: Grada, Naslouchání Aktivní naslouchání je dovednost, která se získává velmi obtížně, ale pro úspěšnou komunikaci je klíčová. Vytváří dobrou obousměrnou komunikaci a přispívá k řešení problémů a efektivnímu plánování. Znamená to, že dokážeme být vnímaví a pozorní k osobě, která hovoří. Vlastní myšlenky a názory předkládáme, až partner úplně dokončí svou myšlenku. Druhého člověka můžeme přerušit pouze ve třech případech: 1. uráží nás chováním nebo slovy, 2. opakuje se (spirála), 3. soustavně přerušuje náš výklad. 5 Nejčastěji se setkávám s druhou situací. Řečník si musí uvědomit, že pokud mnohomluvného a stále se opakujícího účastníka taktně nepřeruší, může ztratit čas a pozornost celé skupiny. Přitom jej stačí požádat o shrnutí klíčových bodů např. Dovolte mi, abych vás přerušila. To hlavní, co chcete zdůraznit (na co nás chcete upozornit), je za prvé Je to tak?. 4 Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit. Praha 2003, s O Brienová, Paddy. Pozitivní řízení. Asertivita pro manažera. Management Press, 2003, s. 39. Stránka 12 z 50

13 Slovně můžeme dát účastníkům najevo, že jim nasloucháme například pomocí: doslovného zopakování řečeného (echo), zpětnou vazbou, jak to vidíme my (reflexe), shrnutím podstatného (sumarizace), pobídkami, aby účastník uvažoval dál, co by bylo, kdyby (povzbuzování). V řeči těla se aktivní naslouchání projevuje: uvolněným držením těla, klidným přerušovaným vizuálním kontaktem, přiměřenými úsměvy a přikyvováním. Výzkumy ukazují, že až 80% lidí neumí naslouchat. 6 Stěží zachytíme 30% toho, co slyšíme. 7 Jedním z důvodů může být i to, že v našem mozku vznikají myšlenky 3 až 4 krát rychleji než mluvíme. To svádí k tomu, abychom si již připravovali odpověď, zatímco druhý mluví, nebo dokonce mysleli na něco zcela jiného. Výsledek naslouchání komplikuje také to, že zvuky jsou zpracovávány podle představ posluchače nikoliv reality odesílatele. Naše představy o tom, co si druhý skutečně myslí, naše domněnky a podvědomé asociace, které v nás slova druhého člověka vyvolávají, jsou zabijáky účinného dorozumívání. To zda a nakolik nás budou účastníci prezentace skutečně poslouchat, záleží na: významu informace pro posluchače, novosti zajímavosti informace, hlasitosti projevu, osobnosti (naší i účastníka), způsobu prezentace sdělení, očekávání účastníků od prezentace, vnímavosti a ochotě naslouchat, duševní svěžesti a aktivitě účastníků. Pro zájemce Nichols, Michael P. Zapomenuté umění naslouchat. Proč naslouchání vztahům prospívá. Praha: Návrat domů, O Brienová, Paddy. Pozitivní řízení. Asertivita pro manažera. Management Press, 2003, s Umění naslouchat. Komunikace je hra 4/13. Pořad České televize, Vymětal, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací. Efektivní komunikace v praxi. Praha: Grada, Barták, Jan. Základní kniha lektora/trenéra. Praha: Votobia Stránka 13 z 50

14 1.4 Specifika dospělého publika Úspěšný řečník potřebuje také dostatečné znalosti a dovednosti z oblasti kognitivní psychologie s přihlédnutím k dospělé populaci. Rychlost vstřebání informací závisí na senzomotorických a tělesných funkcích. S přibývajícím věkem například klesá rychlost vnímání, snižuje se rychlost úkonů, stoupá tzv. reakční doba, zvyšuje se unavitelnost organismu, zhoršuje se sluch a zrak. 8 Více než 85% informací vnímáme zrakem. Pouze 7 11% informací získáváme čistě odposlechem. Průměrný posluchač si z verbální prezentace vybaví po třech hodinách 70% informací. Po třech dnech je to již jen 10%. Z vizuální prezentace si po třech hodinách zapamatuje 75%, po třech dnech až 20%. Pokud propojíme mluvené slovo s vizuálními pomůckami, posluchač si po třech hodinách je schopen vybavit 85% obsahu, po třech dnech téměř 66%. Proto je pro úspěšnou prezentaci tak důležitý správný výběr a použití vizuálních pomůcek. 9 čas slovo obraz slovo + obraz po třech hodinách 70% 75% 85% po třech dnech 10% 20% 66% Tabulka č. 1 Účinnost prezentace S přibývajícím věkem ubývá v populaci počet lidí se zdravým zrakem. V dospělosti se postupně prodlužuje doba reakce na změnu osvětlení a snižuje ostrost vidění. Největší pokles ostrosti vidění nastává mezi 45 a 55 rokem. Proto je nezbytné pomáhat posluchačům překonávat zrakový handicap například: kvalitní úpravou vizuálních materiálů (dostatečná velikost písma, kvalitní kopie dokumentů), zajištěním optimální světelné pohody (dostatečná intenzita světla, správné stínění, směřování a rovnoměrné rozptýlení světla) 8 Petřková, A. Psychologické základy vzdělávání dospělých. Olomouc 2000, s Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat přesvědčit. Praha: Computer Press, 2003, s. 61 Stránka 14 z 50

15 drobnými radami, jak odstranit pocit zrakové únavy (krátké přestávky, zavření očí, pohled do dálky atp.). Zrak a sluch jsou komplementární, to znamená, že každý z nich zlepšuje vnímání podnětu tím druhým smyslem. Poruchy sluchu sice nepostihují tak velkou část populace, jako je tomu u zrakových vad, ale týkají se až 51 % sedmdesátníků. Zhoršené vnímání mluvené řeči u starších lidí způsobuje obtížnější rozlišování některých souhlásek. Proto je důležité během prezentace mluvit pomalu, srozumitelně a dostatečně hlasitě. Senzomotorická činnost závisí na aktuálním fyziologickém stavu posluchačů. Výzkumy potvrzují, že pohybová a reakční rychlost vrcholí kolem dvaceti let. Na dosažené úrovni stagnuje až do padesáti let. Potom pozvolna klesá. Jde však o velmi individuální záležitost. Je prokázáno, že čtvrtina padesátníků si uchovává senzomotorickou aktivitu na úrovni mladých dospělých. Rychlost senzomotorického učení klesá po třicítce. Koordinační přesnost se zhoršuje po čtyřicítce a obojí po padesátce. Výkon se zpomaluje, roste však úsilí o jeho preciznost a tím se zmenšuje počet chyb. Ztrátu rychlosti nelze změnit, je třeba ji respektovat. Optimální podmínky pro vnímání prezentace můžeme posluchačům vytvořit např. tím, že jim předložíme výrazné, jednoznačné informace, a poskytneme jim dostatek času k jejich zapamatování. S rostoucím věkem se tempo řeči zvolňuje, klesá pružnost hlasových chrupavek a hlas se stává vyšší. Zvyšuje se počet slov, které si je člověk schopen vybavit nebo rozpoznat. Obojí se však zpomaluje. Dospělý je schopen zařadit stále větší počet informací do širších logických a smysluplných celků a zobecnit je Pozornost a paměť Schopnost soustředit se na konkrétní činnost se s věkem zvyšuje. Naopak klesá schopnost vnímat více podnětů najednou. Schopnost přijímat, vybírat a zpracovat informace závisí také na dosavadních životních zkušenostech, aktuálních aktivitách a zájmech posluchače. Vnímání dospělých účastníků prezentace je přesnější a objektivnější než u mladších lidí. 10 Paměť se postupem věku mění. Přechází z mechanické polohy spíše na schopnost logického uspořádání učiva. Dospělí posluchači si lépe pamatují abstraktní pojmy. Rozvíjí se tzv. profesní paměť. 11 Jedná se o speciální zaměření paměti, které se u dospělého utváří a rozvíjí v souvislosti se stálým opakováním úkonů a činností při výkonu povolání Petřková, A. Psychologické základy vzdělávání dospělých. Olomouc 2000, s Palán, Z. Lidské zdroje. Výkladový slovník. Dostupné z 12 Palán, Z. Strategie a rozvoj lidských zdrojů výkladový slovník Dostupné z Stránka 15 z 50

16 1.4.2 Styl přijímání informací Rozlišujeme tři základní typy lidí podle ukládání nových informací do paměti: zrakový, 2. sluchový, 3. motorický typ. Zrakový typ posluchače (40 55%) vstřebává informace převážně pomocí grafických zobrazení, textů, schémat, tabulek a video ukázek. Při prezentaci jej poznáte podle toho, že klidně sedí, pozoruje mluvčího, častěji mrká, dýchá v horní polovině těla a rychle. Má sklon mluvit vyšším hlasem, rychle a přímo k věci. Obléká se tak, aby zaujal. Má často vzpřímené držení těla. Vyžaduje řád, pořádek a jasné, nejlépe psané instrukce. Mluví o tom, jak věci vypadají: Vypadá to, jako Vidíte to také tak? Při prezentaci ocení: obrázky, schémata, textový podklad, rekvizity, video. 14 Sluchový typ posluchače (40 30%) si více informací zapamatuje ze zvukových signálů. Pokud si něco chce zapamatovat, zpravidla si nahlas předříkává a opakuje. Během vaší prezentace jej poznáte podle toho, že naklání hlavu na stranu (nastavuje preferenční ucho) případně si pohrává se svým ušním lalůčkem. Zpravidla nesleduje mluvčího. Dívá se do strany a přerušuje oční kontakt, aby se soustředil. Mluví stejně elegantně, jako se obléká. Dokáže být velmi přesvědčivý. Má příjemný a podmanivý hlas. Mluví poněkud pomaleji a dýchá zpravidla ze spodní části hrudníku. Obtížně udržuje tělo v klidné poloze. Tento typ posluchače má zpravidla potíže v klasickém prostředí. Mluví o tom, jak věci znějí: Nelíbil se mi tón jeho hlasu. To, co řekl, mi znělo povědomě. Úplně mi vzala řeč. Při prezentaci ocení: hudební pozadí při přestávkách a podávání občerstvení, zvukové efekty, zvukové triky, mluvené slovo, zvukomalebná slova. 15 Dotykový typ posluchače (20 15%) si nejlépe zapamatuje na základě pocitů, chutí, pachů a hmatových počitků. Informace si zapisuje. Od ostatních jej rozeznáte podle výraznější gestikulace, nepravidelných pohybů, třením paže či nohy a hlubšího hlasu. Obléká se pohodlně a funkčně. Obvykle mluví velmi pomalu anebo se vyžívá v detailech. Na vstřebání informací zpravidla nepotřebuje absolutní klid. Preferuje netradiční místo a polohu. Potřebuje mít volnost pohybu. 13 Kontakt prostřednictvím smyslů. Portál Dostupné z 14 Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s. 52 Stránka 16 z 50

17 Mluví o tom, jaký má z věcí pocit: Jsem vážně nakloněn tomu, dát mu ještě příležitost. Pokračujme s chladnou hlavou a soustředěním. Při prezentaci ocení: hudbu pro dotvoření atmosféry, letáky, vzorky, modely, dárky, slovní popisy, historky, metafory, alegorie, pachy, chutě, zapojení všech smyslů a vyvolání představy pocitů horka, chladu a bolesti. 16 Při prezentaci je důležité oslovit všechny typy posluchačů. Dát jim příležitost, aby viděli, slyšeli a zažili. Úkol Vyplňte Test stylu ukládání informací do paměti. Získáte informaci o tom, jaký způsob zapamatování preferujete. Vizuální styl Často Někdy Zřídka nebo nikdy Lépe si pamatuji informace, když si je zapíšu Udržím pozornost lépe, když se dívám na lidi Pro práci potřebuji klidné místo Když si vybavuji informace, představuji si stránky v materiálech Když se učím nové informace, musím si dělat poznámky Hudba nebo okolní zvuky mne při studiu ruší Nepochopím vždy pointu vyprávěného vtipu Do materiálů si kreslím na okraj listu Mám problém udržet pozornost při přednáškách Barvy na mne silně působí Celkem Auditivní styl Mé písemné poznámky vždycky vypadají neupraveně Když čtu, používám záložku Neřídím se dobře písemnými pokyny Když něco slyším, pamatuji si to Psaní mi vždycky dělalo problémy Často zaměňuji písmena, když čtu Raději se učím poslechem, než četbou Nedokážu příliš dobře interpretovat individuální řeč těla Obtížně se mi čte drobný text nebo kopie špatné kvality Oči se mi rychle unaví (i když zdravotně jsem v pořádku) Celkem Motorický /dotykový styl Začínám úkol, aniž si přečtu pokyny Nevydržím sedět u pracovního stolu delší dobu Raději se nejdřív podívám na vzor, ukázku a pak to udělám sám Při řešení problémů používám metodu pokus omyl Rád se učím ze skript (učebnice), když trénuji na rotopedu Když se učím, často dělám přestávky Je pro mne obtížné poskytnout informace v krocích (postupně) Mám rád/a sport a jsem dobrý/á v různých sportech Když něco popisuji, hodně používám gesta Musím přepsat ručně nebo na počítači své poznámky, abych si upevnil/a nové vědomosti Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s. 52 Stránka 17 z 50

18 Celkem Sečtěte body v každé kategorii. Výrazná inklinace znamená, že u jednoho typu dosáhnete 21 a více bodů. Nejvyšší skóre ukazuje na nejefektivnější způsob, jak získáváte informace. Druhé nejvyšší skóre je způsob, jak můžete posilovat ten první způsob zapamatování informací. Vzájemně se doplňují Bariéry a jejich překonávání Dospělí lidé jsou náročnými a kritickými posluchači. Mají často bohaté pracovní i životní zkušenosti, různou úroveň znalostí a dovedností, ustálený hodnotový systém a motivaci. To vše může být pro řečníka příležitost i nebezpečí. Zájem o nové informace se v průběhu lidského života vyvíjí. Zda a nakolik nás posluchač vnímá, může ovlivnit i to, v jaké etapě dospělosti se právě nachází. Počátek dospělosti (přibližně od 20 do 30 let) charakterizuje vysoká vitalita a tvůrčí svěžest. Růstové fyziologické změny a intelektuální rozvoj pokračují. Hlavním motivem chování je snaha po sebeuplatnění a sebeprosazení. Je to doba začínající profesionalizace a zahájení naplňování individuálních životních plánů. Z hlediska vzdělávání má mladší dospělý velmi dobré předpoklady k přijímání nových informací. Vzdělání pokládá za prostředek k dosažení vytyčených cílů. V období od 30 do 45 let dochází k ustálení v partnerské i profesní oblasti. Jsme povahově vyrovnanější, získáváme mnoho životních zkušeností, efektivněji hospodaříme se svými fyzickými silami a zastáváme důležité funkce v zaměstnání, politickém i veřejném životě. Učení spojujeme s pracovním postavením. Získané poznatky chceme využít při řešení konkrétních úkolů v zaměstnání. Je zde viditelný sklon k prakticismu. Ve věku od 45 do 60 let přicházejí tělesné potíže, ubývá energie. Kompenzují to bohaté životní i pracovní zkušenosti, svědomitost a stálejší postoje. V zaměstnání již zpravidla zastáváme vedoucí místa. Věnujeme se řídícím, organizačním a reprezentačním činnostem. Uvědomujeme si potřebu hlubšího vzdělání. Upřednostňujeme individuálně organizované kurzy krátkodobějšího charakteru. Při prezentaci je třeba brát v úvahu i další rysy dospělých posluchačů: preference praxe, často kritický přístup k teorii, nechuť k mechanickému osvojování informací, důraz na smysluplnost a osobní přínos prezentace, zájem ekonomické využití času během účasti na prezentaci, různorodá, hlubší a výraznější motivace, ustálenost chování, stabilizovaný systém hodnot, vytvořený životní způsob, Stránka 18 z 50

19 významný vliv pracovních, rodinných, osobních a jiných faktorů na průběh přijímání informací, dříve zmíněné změny v senzomotorických a paměťových funkcích. Pro úspěšnou prezentaci je z hlediska psychologie učení dospělých důležité: zapojit posluchače účastníků do průběhu prezentace, čím více se zapojí, tím více si odnáší, poskytnout jim efektivní zpětnou vazbu, zda vše podstatné pochopili, zaměřit se na praxi. Pojmy k zapamatování neverbální komunikace, paraneverbální komunikace, verbální komunikace, paraverbální komunikace, řeč těla, mimika, gestika, haptika, proxemika, posturologie, modulace, intonace, artikulace, první dojem, technika maják, aura efekt, metoda pěti vět, profesní paměť, styl učení, zrakový styl učení, sluchový styl učení, dotykový styl učení Stránka 19 z 50

20 2 Příprava prezentace Záměr kapitoly Druhá kapitola je krátká. Je to spíše návod, jak krok za krokem připravit srozumitelnou a zajímavou prezentaci. Čekají vás tři zásadní úkoly. Díky nim budete mít hotovou přípravu své budoucí prezentace. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: vyjmenovat klíčové otázky pro přípravu prezentace, tvořit cíle prezentace, přizpůsobit prezentaci potřebám a očekáváním publika, připravit vhodné prostředí pro prezentaci, zvolit vhodné prezentační pomůcky. Doba 1 hodina Říká se, že dobrá příprava dělá až 80% úspěchu. Tajemství dobré přípravy spočívá v důkladném, opravdu důkladném zodpovězení tří hlavních otázek: 1. Proč? Proč vás požádali, abyste mluvili? 2. Kdo? Kdo jsou vaši posluchači? 3. Co? Co jim máte sdělit? Stránka 20 z 50

21 2.1 Proč Musíte znát jednoznačnou odpověď na otázku co je skutečným cílem prezentace. Cíl popisuje, co bude účastník schopen na konci prezentace udělat s informacemi, které získal. Pozor, nezaměňujte cíl se záměrem. Záměr je to, co má řečník v úmyslu v průběhu prezentace dělat. Cíl formulujte tak, aby posluchače motivoval a dráždil jejich pozornost. Používejte aktivní slovesa, krátké věty a přesvědčivé argumenty. Když účastníci prezentace ví, co je tématem prezentace a proč se jí právě oni účastní, více a snadněji se zapojí. Odpovězte si na otázky: Proč prezentaci děláte? Čeho chcete dosáhnout? Chcete posluchačům předat důležité informace, ovlivnit jejich názor, vyprovokovat je k akci? Co si mají na konci myslet a co mají dělat? Jak zjistíte, že prezentace měla úspěch? Při tvorbě cílů prezentace můžeme vycházet z mnoha zdrojů informací např.: strategie firmy, analýzy a statistiky, osobní rozhovory s posluchači, jejich nadřízenými, podřízenými, přímé pozorování. V průběhu prezentace naznačujeme posluchačům, nakolik se přibližujeme stanoveným cílům např. Do této chvíle jsme vyřešili. Cíle s větší perspektivou jsou pro posluchače přitažlivější. Čím více se k požadovaným cílům přibližujeme, tím jsou zajímavější a mají větší motivační náboj. V závěru porovnáme dosažený reálný výkon s předpokládaným cílem. Účastníci prezentace tak získají informaci o tom, co vše získali a zda prezentace naplnila jejich očekávání a potřeby. Úkol Zamyslete se nad prezentací, která vás v nejbližší době čeká. Položte si co nejvíce otázek, které vám pomohou vytvořit žádoucí cíl prezentace. Jednoznačně formulujte cíl prezentace. 2.2 Kdo Stránka 21 z 50

22 Další klíčovou otázkou je, kdo bude prezentaci sledovat, komu je určena. Kdo je vaše publikum? Posbírejte všechny potřebné informace o tom, kdo se prezentace zúčastní: Kolik lidí přijde, odkud a kam se po prezentaci vrací? Jaký je průměrný věk účastníků? Jaká je jejich motivace? Mají o prezentaci skutečný zájem? Jaké mají zkušenosti, znalosti, potřeby v daném oboru? Jaké je zastoupení mužů a žen? Jsou dostatečně informováni o předmětu prezentace? Je účast dobrovolná, nebo povinná? Znají se navzájem? V jakém jsou vůči sobě postavení? Jaké informace jsou pro ně opravdu užitečné a proč právě tyto? Co očekávají, že od vás uslyší? Primárním zdrojem informací je organizátor akce. Zkuste od něj získat co nejvíce informací. Znalost publika nám umožní přizpůsobit prezentaci jejich individuálním možnostem, cílům a potřebám. Informace o posluchačích nám mohou konkrétně pomoci například s výběrem informací, které jsou pro posluchače podstatné, přípravou přesvědčivých argumentů a konkrétních příkladů z praxe. John Townsend doporučuje, abyste si zahráli na ďáblova advokáta a položili si otázku: Kdybych chtěl své posluchače urazit, jak bych to mohl udělat nejlépe?. Takto se můžete ujistit, že svou prezentaci máte skutečně ušitou na míru. Velikost publika se promítne do struktury vaší prezentace. U malých skupin (do 12 osob) je dostatek příležitostí k aktivnímu zapojení účastníků do diskuse, průběžnému zodpovídání otázek a vyjádření vlastního názoru. Prezentace je více dialogem a diskusí. Výborné přednesení prezentace u malého publika vyžaduje schopnost pružně reagovat na aktuální situaci, sebevědomé vystupování a dostatečnou míru empatie. Pokud vás láká improvizace, jste na správném místě. U větších skupin (nad 12 osob) je komunikace převážně jednosměrná. Je to příležitost pro ty z vás, kteří vítají dostatečný prostor pro přípravu a mají kultivovaný souvislý projev. Výsledkem může být logicky strukturovaná a přesvědčivá prezentace, ze které čiší připravenost a profesionalita. Pamatujte, že žádná prezentace není nikdy dost krátká. Proto svůj projev maximálně zkraťte a raději dejte více prostoru pro dotazy. U větších místností nezapomeňte zkontrolovat dostatečnou slyšitelnost i viditelnost ze všech částí sálu. Ale to se již dostáváme ke třetímu klíčovému bodu přípravy. Úkol Zamyslete se nad prezentací, která vás v nejbližší době čeká. Zjistěte si co nejvíce informací o publiku. Klíčové informace si pečlivě zaznamenejte. Stránka 22 z 50

23 2.3 Co Základní tipy pro to CO říct a JAK jsme si uvedli v části věnované Verbální komunikaci. Důležitá je především stručnost a srozumitelnost. Podstatná je proto i správná volba média tedy nástroje pro účinný přenos našich myšlenek k posluchačům. Vhodné médium může účinek až zdvojnásobit. V praxi má mnoho podob: metafora: věta začínající slovy: Je to jako když spolehlivě posluchače probudí mnemotechnická pomůcka: zkratky z počátečních písmen klíčových slov např. ČEDOK Česká dopravní kancelář reklamní slogany, znělky, loga, maskoty: pomáhají názorně ilustrovat důležité sdělení a zvyšují tak jeho trvanlivost např. Stačilo říct, že vám prostě chutná. kousek zdraví z Posázaví rekvizity, přístroje, triky, video ukázky, reálné přístroje, fotografie např. příbor mi pomáhá při školení lektorů zdůraznit, že výukové metody musí lektor používat tak, že si jich účastník nevšímá a soustředí se na informace na talíři Pomůcky Pomůcky pomáhají posluchačům vytvořit si jasnější představu o problematice, které se vystoupení týká a usnadní jim rozhodnutí, jak se získanými informace naloží. Vybíráme je vzhledem k cíli prezentace, posluchačům (věk, psychický vývoj, zkušenosti a vědomosti), našim zkušenosti a dovednostem a realizačním podmínkám (vybavení místnosti). Flipchart patří ke standardnímu vybavení výukových prostor. Můžete ho používat jako hlavní záznamové médium i jako účinný doplněk k dalším pomůckám. Výhodou flipchartu je, že záznam nemusíte průběžně mazat (na rozdíl od klasické tabule) a můžete se k němu postupně vracet (např. za účelem shrnutí nebo připomenutí klíčové informace). Klíčové body můžete mít připraveny předem. Nebo naopak pořizujete záznam přímo před posluchači, což posiluje dynamičnost, aktuálnost a pocit spoluúčasti na výsledku prezentace. Flipchart dodává vystoupení neopakovatelnou atmosféru. Stránka 23 z 50

24 Dovednost vhodně a elegantně pracovat s flipchartem patří k prezentačnímu mistrovství. Vyžaduje bohatou praxi a respektování základních doporučení práce s flipchartem: před zahájením zkontrolujeme funkčnost, stav a umístění flipchartu, předem si naplánujeme rozvržení plochy, píšeme velkými tiskacími písmeny tzv. verzálky, nemluvíme do flipu, pohledy posluchačů usměrňujeme pomocí kontaktních gest, jednotlivé archy můžeme používat i odděleně, používáme podpůrné prostředky (samolepící bločky, lepicí pásky). Příklad Osvědčilo se mi napsat si alespoň úvodní listy před vlastním zahájením prezentace (tzv. 4MAT co, proč, jak, co když). Program prezentace odtrhnu a vyvěsím v místnosti tak, aby byl stále na očích nejen účastníkům, ale i mně (dodržování časového plánu). Pokud se budu chtít později k nějakému listu vrátit, ohnu rožek papíru. Velmi se mi osvědčilo používání samolepících šipek atp. Pokud vím, že budu zmiňovat nějaké číslo, heslo, které si špatně pamatuji, a záleží na tom, abych jej zcela přesně interpretovala, napíšu si ho tužkou na flipchart (posluchači jej nevidí, já ano). Používejte často různé nákresy a schémata. Pokud nejste zdatní malíři, můžete si kresbu předkreslit tužkou, použít fotografii nebo třeba výstřižek z časopisu. Při psaní na flipchart nemluvte zády k posluchačům. Raději mlčky napište několik slov, pak se obraťte zpět k posluchačům a mluvte dál. Tento postup opakujte. Důležitý je správný výběr flipchartu. Na obrázku jsou znázorněna kritická místa, na která je třeba při nákupu brát ohled (nastavitelnost závěsných kolíků na různý rozměr papíru, jednoduchá úprava výšky, snadné přemísťování zařízení) Hierhold, 2005, s Stránka 24 z 50

25 Dataprojektor pomalu vytlačuje zpětný projektor. Přesto pro obě zařízení platí podobná doporučení: před použitím zkontrolujeme funkčnost přístroje a ostrost obrazu, snímky (fólie) musí být čitelné, přehledné a stručné, během prezentace nevstupujeme do světelných paprsků, ukazujeme na folii projektoru nebo přímo myší v prezentaci, stále udržujeme oční kontakt s posluchači, používáme různé techniky práce se snímky/fóliemi ( podsouvací a odkrývací technika), obsah snímku (fólie) nečteme doslova, po promítání přístroj ihned vypínáme. Příklad Osvědčila se mi kombinace počítačové prezentace a práce s flipchartem. Prezentaci si připravím předem. Vytisknu podklady pro posluchače, aby si mohli souběžně s výkladem dělat vlastní poznámky. Prezentaci v PC často doplňuji i v průběhu prezentace o poznámky, komentáře a výstupy z diskusí. Konečnou verzi prezentace pošlu účastníkům po skončení v elektronické podobě společně s fotografiemi flipchartových archů. Vývoj didaktické techniky a didaktických pomůcek postupuje velmi rychle. V současné době si můžeme vybírat z velkého množství flipchartů (mobilní flipcharty, přenosné flipcharty, samolepící prezentační archy), tabulí (magnetické, kopírovací, interaktivní, mobilní) a projektorů (zpětné projektory, multimediální projektory). Volbu didaktické techniky pro konkrétní akci opět ovlivňuje mnoho faktorů např. možnosti místnosti, kompetence řečníka, potřeba archivovat materiály po skončení akce. Stránka 25 z 50

26 2.4 Kde Další důležitou otázkou je, kde bude prezentace probíhat. Místo konání akce jednoznačně ovlivní její atmosféru a průběh. Představte si, jak se asi cítí účastník jednání, které probíhá v prosluněné jednací místnosti s dostatečným přísunem čerstvého vzduchu, nebo při přednášce ve staré aule místní univerzity. Pokud prostory a technické zázemí zajišťuje organizátor, navštivte místo předem (cca 14 dní) a detailně se seznamte s jeho uspořádáním. Případně požádejte pořadatele o plánek místnosti se zakresleným zařízením. Nezapomeňte se zeptat, jestli se něco od vašeho posledního jednání nezměnilo např. počet a složení účastníků. Doporučuji ještě cca 2 dny předem zavolat a ujistit se, zda vše, co bylo domluveno, skutečně platí. I zde platí: důvěřuj, ale prověřuj. Místnost si prohlédněte pokud možno ve stejnou hodinu, kdy se bude prezentace konat. Jen tak získáte reálnou představu o nejlepším způsobu osvětlení. Při prohlídce místnosti zvažte optimální umístění míst k sezení, prezentační techniky, místa pro materiály k vyzvednutí, stolu s občerstvením. Zkontrolujte umístění zásuvek, vypínačů a ovládání klimatizace. Vše, co budete používat, si sami vyzkoušejte. Židle by měly být stejně velké s rovným opěradlem. Pokud je to možné, postavte je dostatečně daleko od sebe, aby zůstal prostor pro odložení tašek a aktovek. Zvažte, jestli posluchači potřebují prostor pro psaní poznámek. Abyste měli jistotu, že se nejdříve zaplní sedadla v přední části místnosti, odstraňte ze zadní části židle a nechejte si některé v zásobě pro případné opozdilce. Oblíbené je umístění židlí do tvaru písmene U (menší skupiny) nebo do půlkruhu (větší skupiny). Obr. č. Doporučené uspořádání místnosti (do 15 účastníků) Stránka 26 z 50

27 Obr. č. Doporučené uspořádání místnosti (nad 15 účastníků) U první varianty uspořádání míst pro posluchače hrozí nebezpečí, že zadní řady budou hůř slyšet i vidět (červená místa). Ve druhém případě pravděpodobně většina posluchačů uslyší i uvidí dobře. Pouze někteří budou mít podmínky ztížené (červené místo). Poslední uspořádání je optimální z hlediska akustiky i výhledu. Výhodou je, že řečník může udržovat intenzivní oční kontakt se všemi členy publika. Nevýhodou naopak je, že zabírá více místa než předchozí varianty. Seznamte se s technickým zařízením místnosti. Není nic horšího, když řečník neumí zapnout mikrofon, zaostřit dataprojektor nebo se na místě učí používat dálkové ovládání k prezentaci. Pro prezentaci si zvolte techniku, která vám osobně vyhovuje, se kterou umíte spolehlivě zacházet. Improvizaci se raději vyhněte. Jestliže si vezete prezentační techniku s sebou, doporučuji vše předem pečlivě překontrolovat a přibalit prodlužovací kabel a vlastní reproduktory. Pocit připravenosti a pohodlí zcela jistě posílí osobní prezentační kufřík. Na trhu jsou k dostání různé velikosti v různých cenových relacích (od 3 do 15tis.). Obr. č. Prezentační kufřík Časem si oblíbíte určitý typ prezentačních pomůcek, které se stanou standardní výbavou vašeho kufříku. Mohou to být kancelářské potřeby (např. barevné samolepící papírky, nůžky, popisovače na flipchart, fixy, tužky pro účastníky, guma, lepicí páska, lepidlo, kancelářské sponky, papíry barevné, kancelářské, tvrdé), didaktické pomůcky (např. hodiny) a věci osobního charakteru (např. papírové kapesníky, žvýkačky, léky). Stránka 27 z 50

28 Úkol Zamyslete se nad tématem prezentace, která vás v budoucnu čeká, a promyslete si, co vše budete potřebovat. Můžete k tomu využít třeba tento zaškrtávací seznam. Společnost Datum a čas prezentace Adresa Místnost Kontaktní osoba Téma Cíl Časový plán Počet účastníků Pomůcky a technika Tištěné podklady Prezentace Mikrofon Jmenovky Flipchart Reproduktory Bloky Promítací plocha Kamera Tužky Dataprojektor Ukazovátko Popisovače Počítač Prodlužovací kabel Poznámka V den konání akce cca 60 minut před zahájením byste měli provést poslední kontrolu: místnost (uspořádání stolů, osvětlení, větrání) občerstvení a stravování (domluvit s personálem) techniku a pomůcky (flipchart, dataprojektor, materiály) navigaci pro účastníky (příchod do místnosti, označení místnosti) viditelnost (flipchart, projekční plocha) Nejpozději 15 minut před začátkem musíte mít vše připraveno a věnovat se příchozím. Prezentaci musíte zahájit přesně. Malé zpoždění je přípustné pouze po dohodě s přítomnými posluchači. Pro zájemce Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit. Praha: Computer Press, Hierhold, E. Rétorika a prezentace. Praha: Grada, Townsend, J. Prezentace: kapesní příručka podnětů, postupů a technik užitečných pro úspěšnou prezentaci. Praha: Portál Umění komunikace. Komunikace je hra 5/13. TV pořad České televize, Vymětal, J. Průvodce úspěšnou prezentací. Efektivní komunikace v praxi. Praha: Grada, Wieke, T. Prezentace. Jak překonat obvyklé problémy a působit přesvědčivě. Praha: Grada, Stránka 28 z 50

29 Pojmy k zapamatování cíl prezentace, publikum, prezentační kufřík, flipchart, dataprojektor Stránka 29 z 50

30 3 Struktura prezentace Záměr kapitoly V předchozí kapitole jste si zpracovali přípravu prezentace, která vás v nejbližší době čeká. Víte, proč budete hovořit, před kým a jaké informace jsou pro vaše publikum důležité. V této kapitole dáme vaší prezentaci strukturu. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: 5) vytvořit srozumitelnou strukturu prezentace 6) působivě zahájit i zakončit své vystoupení 7) pracovat s otázkami z publika Doba 1 hodina Patrně znáte slavný výrok o předvádění prezentací: Nejprve jim řekni, co se jim chystáš říct, pak jim to řekni, a nakonec jim řekni, cos jim řekl. Přiměřená rekapitulace je velmi důležitá. Pomáhá zdůraznit hlavní body prezentace. Dodává jistotu vám i vašim posluchačům. Je dobré vědět, že pozornost publika při 45minutové prezentaci je nejvyšší až 10 minut od začátku projevu. Proto nesdělujeme klíčové myšlenky hned v úvodu. Od 10. minuty pozornost posluchačů pozvolna klesá a těsně před koncem opět stoupá. Pozornost publika ovlivňuje také doba konání prezentace. Výkonnost v průběhu dne kolísá a to se projevuje v jejich přirozeném biologickém a psychickém rytmu. Doba absolutního výkonnostního maxima i minima může lišit. Přesto existují i v této oblasti některé obecně platné zákonitosti. Po fázi nejvyšší aktivity přichází přibližně dvouhodinové období útlumu, v němž si potřebuje organismus odpočinout a obnovit energii. V dopoledních hodinách (10. až 11. hod.) nastává nejvyšší výkonnostní vrchol dne, při němž dosahujeme nejvyšší úrovně soustředění a připravenosti. Výkonnostní minimum se dostavuje po obědě. V tuto dobu aktivně pracují orgány podílející se na trávení (zejména žaludek, tenké střevo a žlázy produkující enzymy) a organismus se dostává do odpočinkové fáze, ve které by měl zůstat v klidu a nepřemáhat se. Naše výkonnost se ocitá na jedné z nejnižších úrovní. Stránka 30 z 50

31 Obr. č. Výkonnostní křivka během dne S tímto vývojem pozornosti bychom měli počítat při psaní osnovy projevu. Prezentace může mít 6 základních částí: Zahájení Zahájení je klíčovou dovedností úspěšného řečníka. Na celkovém dopadu prezentace se zdařilý začátek podílí zhruba procenty. 19 Zkuste své posluchače upoutat, překvapit, uvolnit, šokovat. Připravte si tzv. třesk, bombu, návnadu, kterou spolehlivě přitáhnete pozornost svého publika. Nebojte se použít například známý a výstižný citát, přesunout posluchače v představách do minulosti, nechat promluvit významného odborníka, pustit emotivní filmovou ukázku Možností je opravdu hodně a nemusí být dramatické. Důležité je zvolit takový způsob působivého zahájení, který je v naprostém souladu s vaší osobností a tématem vaší prezentace. Jinak hrozí, že své posluchače urazíte, ztratíte jejich zájem a svou sebejistotu. Dobře promyšleným začátkem můžete své posluchače přesvědčit o tom, že si vážíte jejich času a pozornosti, proto jste pro ně připravili užitečné a do posledního detailu promyšlené vystoupení. 18 Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál 2007, s Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat přesvědčit. Praha: Computer Press, 2003, s. 61 Stránka 31 z 50

32 Příklad Několik tipů, jak začít: 20 citát např. Jak kdysi řekl Albert Einstein Jak jednou zmínil Frank Sinatra 21 vyvolání nějaké představy: představte si, že pamatujete si na to, jak šokující oznámení, statistiky např. tato prezentace vám ušetří 30 minut denně, to je 3 a půl hodiny týdně zapojení někoho z publika např. otázka na posluchače, vystoupení odborníka dramatické sdělení např. humorný příběh ze života, provokativní prohlášení zábavná vizuální pomůcka např. kreslený vtip, součástka nějakého stroje, příbor záhady, hádanky, hlavolamy aktuální reference, které se vztahují k tématu 22 Úkol Napište tři možné způsoby působivého začátku prezentace, která vás v nejbližší době čeká. Zapojte svou fantazii a osobní styl. Co by vás v roli posluchače příjemně překvapilo? Popusťte uzdu své fantazie Úvod a hlavní body V úvodu sdělte posluchačům hlavní body prezentace a informace k organizaci např. délka projevu, přestávky, občerstvení, kdy mohou klást otázky. Hlavní body projevu vychází z důkladné analýzy PROČ a KOMU. Sdělení má být stručné a srozumitelné. Představte si, že jste v kůži svých posluchačů. Je pro ně vše, co se chystáte říct, užitečné a srozumitelné? Úkol Napište jednoduchou osnovu prezentace, která vás v nejbližší době čeká. Formulujte maximálně 5 hlavních bodů Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál 2007, s Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat přesvědčit. Praha: Computer Press, 2003, s Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat přesvědčit. Praha: Computer Press, 2003, s. 63 Stránka 32 z 50

33 5. Pří přípravě projevu vám může pomoci písemná příprava. Nejdříve si připravte jednoduchou osnovu. Pak začněte psát první verzi. Je důležité, abyste se nezastavovali a psali vše, o čem jste přesvědčeni, že do prezentace patří. Pište přirozeně, tak jak mluvíte. Příklad Hovorový styl ano Musíme provést personální audit. Právě to může být rozhodující. Písemný styl ne Je nezbytné, aby byl co nejdříve proveden personální audit. Přestože je to zdánlivě nepodstatný detail, může být rozhodující. Vyhýbejte cizím slovům, žargonu, záporům a gramaticky správným, ale složitým větám. Oslovujte vy a já. Používejte činný rod a aktivní, dynamická slovesa např. udělat, zpracovat, používat. Důležité a zajímavé informace uvádějte vždy na prvním místě. Vždy začínejte hlavní větou, pokud píšete souvětí. Pak si projev nahlas přečtěte a začněte jej vylepšovat. Odstraňte nadbytečná slova a informace. Výzkumy ukazují, že text v rozsahu 1 A4 můžeme zkrátit až o 50% a obsah sdělení se přesto nezmění. Zkuste to. Podtrhněte hlavní body a přiřaďte k nim příklady, obrázky nebo příběh. 3.3 Shrnutí a závěr Dobrý závěr zanechá v posluchačích dobrý dojem. Závěrečné věty si posluchači nejdéle zapamatují. Proto je dobré podtrhnout jejich účinek vhodnou intonací, pauzami, aliterací (výstižná slova začínající stejnou hláskou) a řečí těla. Při shrnutí v závěru prezentace předstupte před vizuální pomůcky, které používáte. Shrnutím hlavních bodů pomůžete posluchačům, aby si potřebné informace odnesli v přehledné a prakticky použitelné podobě. Pokud shrnutí neuděláte, hrozí, že si posluchači nic podstatného nezapamatují. 23 Pozornost publika před shrnutím si zajistíte tím, že oznámíte blížící se konec. Rekapitulace pomůže posluchačům, aby si rozmysleli, na co se chtějí ještě zeptat. Úkol Napište tři možné způsoby působivého závěru prezentace, která vás v nejbližší době čeká. 23 Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál 2007, s. 25. Stránka 33 z 50

34 Otázky Obecně je dobré umožnit posluchačům, aby se ptali již v průběhu prezentace. Tímto vstřícným gestem dáváte najevo, že máte skutečný zájem o to, aby bylo pro ně vaše vystoupení maximálně užitečné. Otázky z publika vám nabízí skvělou informaci o tom, zda vám posluchači dostatečně rozumí a co je nejvíc zajímá. Jsou vaší příležitostí jak prezentaci postupně vylepšovat. Díky dotazům posluchačů můžete zabránit případným nedorozuměním a posílit úspěšnost svého vystoupení. Na druhou stranu se může stát, že zodpovídání dotazů zabere příliš mnoho času, odkloní vás od tématu, případně oslabí pozornost některých posluchačů, protože je neslyší, nezajímají je atp. Těmto situacím můžete předejít, když se budete držet následujících doporučení: odpověď na otázku si začněte v hlavě připravovat až tehdy, když zazněla celá otázka. Zabráníte případnému nepochopení otázky. otázku nejprve přeformulujte a zopakujte její znění celému publiku. Získáte potvrzení, že jste otázku dostatečně pochopili a že ji všichni dostatečně uslyší. odpověď adresujte všem přítomným, tj. dívejte se 20 25% času na tazatele a 75 80% času na zbytek publika. Umožníte, aby se do diskuse zapojili i ostatní. Pohledem vyzýváte k reakci. Na tazatele se dívejte tehdy, pokud chcete, aby pokračoval. Pokud o to nemáte zájem, svůj pohled upřete na někoho jiného nejlépe na druhé straně obecenstva. Chcete li zapojit ostatní, dívejte se do publika. Odpověď má být stručná a jasná. Odpovídejte stejně hlasitě, jasně a pregnantně, jak jste mluvili během přednesu prezentace. Pokud dostanete otázku, na kterou neznáte odpověď, buďte upřímní. Přiznejte, že odpověď v tomto okamžiku neznáte. Řekněte, že to zjistíte a kdy a jak ji předáte posluchačům. Svůj slib dodržte. Pokud bude posluchač na odpovědi trvat, můžete: předhodit otázku publiku např. Má někdo podobnou zkušenost?, Narazil někdo z vás na podobný problém vyzvat přímo někoho z publika např. Paní Petro, Vy máte s podobnou situací nejvíce zkušeností. Jak to řešíte? vrátit otázku tazateli např. Vy jste se asi tímto problémem už zabýval. Co si o tom myslíte? Úkol Stránka 34 z 50

35 Většinu otázek můžete předvídat již během přípravy. Napište si všechny možné otázky, které chcete a nechcete, aby vám posluchači položili. Pečlivě se připravte na obě varianty. Odpovídejte jasně a stručně. Otázky chci nechci otázka má odpověď otázka má odpověď Všechny otázky, které při prezentaci dostanete, si pečlivě zapište. Budou se vám hodit příště. Můžete je použít například pro rozproudění diskuse Vaši kolegové se mne ptali, jak postupovat. Pojmy k zapamatování zahájení, úvod, hlavní body, příklady, shrnutí, závěr, Stránka 35 z 50

36 4 Problémy a nepříjemné situace Záměr kapitoly V této kapitole získáte užitečné rady jak zvládat obtížné situace při prezentaci. Součástí kapitoly je také test transakční analýzy. Ukáže vám, jaké máte předpoklady pro bezproblémovou komunikaci, kde mohou případně nastávat potíže a jak předcházet možný konfliktům. V závěru kapitoly zjistíte, kdy jste ohrožení syndromem vyhoření. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: 8) určit své předpoklady pro bezproblémovou komunikaci 9) popsat techniku zvládání trémy a stresu 10) popsat způsoby zvládání problémových posluchačů 11) předcházet syndromu vyhoření Doba 1 hodina 30 minut 4.1 Transakční analýza Kanadský psychiatr a psychoanalytik Eric Berne vymyslel jednoduchý způsob, jak identifikovat problémy v komunikaci. Tato technika je založena na důkladné analýze transakcí neboli výměně sdělení mezi komunikátorem (vysílač sdělení) a komunikantem (přijímač). Vysvětluje, proč vznikají konflikty a jak jim lze předcházet. Transakční analýza se dnes běžně používá např. v personalistice, v psychoterapii, ve vzdělávacích programech, na tréninku managementu i obchodních zástupců. Podle transakční analýzy má každý člověk v sobě ukryty tři typy chování tzv. egostavy: odraz rodičů, dětské já a objektivního dospělého. Stav, který v konkrétním okamžiku převažuje, ovlivní průběh a výsledek dorozumívání. Žádný z těchto egostavů nelze vymazat. Lze jej pouze dočasně vypnout. Stránka 36 z 50

37 Obr. č. 3 Tři egostavy Rodič je jedinečnou sbírkou vnějších událostí, které člověk prožije do svých 5 let. Nejvýznamnější roli zde hrají rodiče. Jejich osobní příklad, výroky, pravidla, zákony a domněnky, které u nich dítě vidí. Je to trvalý záznam, který nelze vymazat. Každá vzpomínka má svou vlastní neuronovou cestu. Jsou to životně důležitá data, pomocí kterých se dítě učí. Jde o emoce, postoje a chování, jako např. zákazy, pochvaly, názory, rčení, postoje, příkazy, disciplínu. Rodič může být "pečující" nebo "kritický". Člověk, jehož prvotní instrukce byly příliš intenzivní, může mít v budoucnu s přehodnocováním starých způsobů jednání značné potíže. Podívejte se, jak se může tento egostav projevovat v řeči těla a v použitých slovech. Obr. č. 4 Rodič Dítě je nahrávkou vnitřních událostí tj. reakcí člověka na to, co vidí, slyší, cítí a chápe. Je nositelem emocí a vzácným skladištěm kladných dat jako je tvořivost, zvědavost, touha objevovat a poznávat, dotýkat se, cítit a prožívat. Je spontánní, impulsivní, kreativní. Dítě může být přirozené (intuitivní, zvědavé, kreativní) nebo adaptované (ovládá se, snaží se vyhovět, zdvořilé nebo rebelující). Podívejte se, jak se může tento egostav projevovat v řeči těla a v použitých slovech. Stránka 37 z 50

38 Obr. č. 5 Dítě Dospělý je myšlenkovou představou o životě. Kontroluje staré informace, třídí je pro další použití. Rodí se v nás přibližně kolem desátého měsíce, kdy zjistíme, že můžeme pohybovat s předměty a ovládat své tělo. Je racionální, logický, usiluje o objektivitu, fakta, kompromis. Zajišťuje rovnováhu rodiče a dítěte. Tento stav je velmi příznivý pro účinnou komunikaci. Lze jej záměrně posilovat. Podívejte se, jak se může tento egostav projevovat v řeči těla a v použitých slovech. Obr. č. 6 Dospělý Předpokladem úspěšné a bezproblémové komunikace je, když spolu dva lidé hovoří na úrovni dospělý. Transakce, při nichž dochází ke křížení, způsobují problémy např. když jedna strana promluví jako dospělý k dospělému a druhá strana odpoví jako rodič k dítěti. Stránka 38 z 50

39 Pro každého řečníka je dobré zjistit, jaké chování u něj převládá, jak na své posluchače působí a jak s tím může pracovat. Proto vám doporučuji vyplnit tento test. Test: Transakční analýza Instrukce pro vyplnění testu: Slova uvedená v tabulce 1 popisují projevy vaší osobní verbální a neverbální komunikace. Na každém řádku vyberte jedno slovo, o kterém si myslíte, že je pro vás typické, vystihuje vás. Vybrané slovo zakroužkujte. Rozhodujete se rychle a spontánně. Tabulka 1 Skupina Slova A Tón hlasu B Požadavky Skvělý Nemůžu Nikdy Dobrý Cíl Zábava Přát si Měl bys Pěkný Co? Chtít Zkusit Muset Miluji Proč? Nebudu Věřit Zlý Nádherný Výsledky Au Prosím Vždy Něžný Praktický Strach Děkuji Dobrý Nešťastný Množství Super Lituji Směšný Neboj se Kde? Můj Dovolte Dělat Dovol mi Kolik? Tajemství Až po Vás Nedělej Buď opatrný Racionálně Radost Máte pravdu Zkazit Pomůžu ti Svobodný Ustaraný Kritický Ufňukaný Milující Vzrušený Povzbuzující Autoritativní Vzdorovitý Sebevědomý Hlasitý Podporující Posměšný Manipulující Bez emocí Energický Chápavý Znuděný Smířlivý Klidný Uvolněný Uzavřený Smutný Pozorný Starostlivý Spontánní Zamračený Bezmocný Otevřený Usmívající se Flirtující Strnulý Nepohyblivý Přímý Otevřená náruč Neverbální komunikace (projevy) C Otevřený Nahněvaný Mrzutý Zajímající se Utěšující Souhlasný Otevřený Porozumění Zvědavý Hodnotící Postoj Povolný Vyrovnaný Pečující Milující zábavu Moralizující D Plachý Vyhodnocující Dávající Pozitivní Dominantní Tabulka 2 Součet Sečtěte slova ve skupinách. Počet zaškrtnutých slov ve SKUPINÁCH A4 A5 A1 A2 A3 B3 B2 B5 B1 B4 C2 C5 C4 C1 C3 D5 D3 D2 D4 D1 Celkem 1 = 2 = 3 = 4 = 5 = Tabulka 3 Výsledek 1. Kritický rodič 2. Pečující rodič 3. Dospělý 4. Přirozené dítě 5. Adaptované dítě Podívejte se na dvě nejsilněji zastoupené kategorie. Zásadně ovlivňují váš způsob komunikace. Pro úspěšné dorozumívání je nejvhodnější kategorie Dospělý. Naším cílem, je během prezentace tento egostav ve svých projevech posilovat a podporovat je také v projevech účastníků. Pro zájemce Stránka 39 z 50

40 Berne, Eric. Jak si lidé hrají. Harris, Thomas. A. Já jsem OK, ty jsi OK. Praha: Pragma, 1997, s ISBN Jak si lidé hrají. Komunikace je hra 9/13. Pořad České televize, Votava, Jiří. Transakční analýza způsob, jak analyzovat problémy v komunikaci. Cit Tréma a stres Drobná nervozita před vystoupením je přirozená. Zmírnit ji můžete důkladnou přípravou projevu i prostředí. Proto zkontrolujte podklady, funkčnost technického zařízení, rezervaci místnosti i správné datum. Trému můžete zmírnit relaxačním cvičením nebo zavedením nějakého rituálu, který vás uklidní. Skutečností je, že publikum: chce vaši prezentaci slyšet, neví, co jste si připravili, vycítí pouze 10% vaší nervozity. Těsně před vystoupením můžete provést jednoduché dechové cvičení 24 : zavřete oči, jednu ruku si položte na hrudník a druhou na bránici, nadechněte se a pomalu vydechujte, při nádechu zůstává hrudník v klidu, bránice stoupá, cvičení několikrát opakujte. Častým problémem je tzv. syndrom suchých úst. Můžete se mu vyhnout, když před prezentací nebudete jíst brambůrky, arašídy, kouřit cigarety, pít alkoholické nápoje, kávu, čaj a nealkoholické nápoje nasycené kysličníkem uhličitým. Produkci slin naopak podpoříte vodou ochucenou citronovou šťávou. 4.3 Problémové typy účastníků Pravdou je, že se vždy všem zavděčit nemůžeme. Občas se dokonce v publiku vyskytne člověk, který nás úmyslně dostává do nepříjemné situace. Zarputile nesouhlasí s tím, co říkáme. Přerušuje nás nemístnými komentáři. Usilovně se snaží vyvolat problém. 24 Hindle, T. Jak připravit dobrou prezentaci. Banská Bystrica: Slovart, 2001, s. 49. Stránka 40 z 50

41 V první řadě se zkusme zamyslet, co konkrétně dělá a proč. V každém případě platí, že s ním musíme jednat zdvořile a upřímně. Neupřímnost publikum velmi snadno pozná. Hrozí ztráta autority. Řečník musí zapomenout na ironii a sarkasmus. Nehádat se. K hádce, stejně jako na tango, musí být dva. Nesmíme proto vejít na hřiště protivníka, používat jeho styl jednání a vyjadřování. Pokud se ta stane, budeme se my i on těžko vracet ke slušnému, vstřícnému a objektivnímu rozhovoru. Ztrácíme nejen šanci na dohodu, ale i svou tvář před posluchači. Zkuste některou z doporučených technik, pokud se dostanete do podobné situace: Požádejte tazatele, aby se představil. Uvolní to soustředění posluchačů na vaši osobu. Získáte prostor pro uklidnění a přípravu odpovědi. Uklidněte své emoce. Použijte jednoduchý trik. V duchu počítejte od dvaceti do jedné, jako při hypnóze. Najděte všechny body, na kterých se s provokatérem shodujete. Nechte si od něj potvrdit, že v těchto bodech jste zajedno. Fakta podepřete důkazy. Zapojte ostatní. Zeptejte se na jejich názor a současně sledujte jejich řeč těla. Pozor, pokud se soustředí více na tazatele, pravděpodobně s ním souhlasí. Neskákejte do řeči. Mluvte hlubším a pomalým hlasem. Používejte pauzy. Důležitá slova říkejte s pohledem do očí. Používejte klidná gesta. Změňte pozici. Pokud sedíte, vstaňte. Potvrdíte tím svou autoritu. Změňte místo. Pokud jste daleko, přibližte se. Změňte místnost. Pokud předchozí rady nezaberou, oznamte pauzu na kávu tzv. jděte na balkón. Námitka je často pouze špičkou ledovce. Zkuste přijít na to, co se za námitkou skrývá. Pomůže vám k tomu správně položená otázka. A navíc rychle po sobě jdoucími uzavřenými otázkami můžete umlčet mnohomluvného účastníka prezentace. Za každým projevem nepřátelství je zpravidla strach. Můžeme se bát o své místo, finance, postavení, autoritu. Psychologové tvrdí, že lidé, kteří s druhými manipulují, to dělají často proto, aby nikdo nemanipuloval s nimi. Ale to se už dostáváme do hlubokých vod psychologie. Praxe popisuje několik typů problémových posluchačů: Jak se obvykle chová 1. Včelička Odbíhá z místnosti. Dostává vzkazy, vyřizuje telefonáty. 2. Mazánek Usilovně usiluje o uznání řečníka např. Máte absolutní pravdu. Skvělý postřeh. 3. Řidič na zadním sedadle Poučuje. Říká, co byste měli udělat např. Toto téma vynechejte. Není pro nás důležité.. 4. Tlumočník Mluví za jiné. Kolega tím myslel 5. Drbna Uvádí nepřesné údaje nebo zkreslená fakta např. Říká se, že. 6. Všeználek Na základě své zkušenosti, věku nebo postavení vystupuje jako člověk zodpovědný za rozhodování. Stránka 41 z 50

42 7. Našeptávač Neustále si o něčem šeptá se svými sousedy. 8. Duchem nepřítomen Sedí vzadu. Kreslí si a nezapojuje se. 9. Nevěřící Tomáš Neustále všechno znevažuje, zpochybňuje. 10. Útočník Ustavičně napadá (slovně) řečníka nebo členy publika. 11. Ohraná deska Stále se vrací k některé ze svých záležitostí nebo ke svým osobním problémům. Úkol Vymyslete co nejvíc možností, jak se můžete s jednotlivými typy úspěšně vyrovnat. Postupujte v souladu se zásadami, které jsme si uvedli výše. Možná řešení najdete v klíči na konci kapitoly. Jak s ním jednat 1. Včelička 2. Mazánek 3. Řidič na zadním sedadle 4. Tlumočník 5. Drbna 6. Všeználek 7. Našeptávač 8. Duchem nepřítomen 9. Nevěřící Tomáš 10. Útočník 11. Ohraná deska Odborník na prezentaci John Townsend 25 přirovnává posluchače k chodcům, kteří nadávají na bezohledné řidiče. Jakmile ale usednout za volant svého vozidla, začnou se chovat stejně jako řidiči. Proto je vhodné uvažovat stále jako chodci, když předvádíte svou prezentaci. Může se stát, že máte před sebou naprosto pasivní publikum. Snažte se podle řeči těla najít alespoň jednu spřízněnou duši a na tu se zpočátku zaměřte. Choďte mezi posluchače. Pokládejte otázky, které jste od posluchačů očekávali. Donuťte posluchače, aby odpověděli zdvižením ruky např. Kolik z vás už bylo někdy v situaci?. 26 Nebo pasivitu otevřeně pojmenujte např. Vidím, že vás patrně nenapadají žádné otázky. Dostali jste tedy všechny podstatné informace? (pomlka 3 sekundy) Pokud ano, naposledy shrnu klíčové body a skončíme.. Několik doporučení pro rozproudění diskuse: 27 promyslete pravidla a celkovou délku diskuse, diskusi veďte promyšleně, držte se tématu, neptejte se stále, hned, ani posluchače, který se nesoustředí, 25 Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál 2007, s Jak připravit dobrou prezentaci. Banská Bystrica: Slovart, 2001, s Silberman, M. 101 metod pro aktivní výcvik a vyučování. Praha: Portál 1997, s Stránka 42 z 50

43 nepředvádějte se a nedopusťte, aby se předváděli jiní, neptejte se často proč a ihned poté, co je vymezeno téma pro diskusi, dejte každému šanci se vyjádřit, parafrázujte příspěvky posluchačů, aby se cítili pochopeni a aby ostatní současně slyšeli stručné shrnutí příspěvku, zajímavý příspěvek pochvalte, rozveďte příspěvek příklady nebo navrhněte jiný přístup k problému, průběh diskuse podpořte zrychlením tempa, humorem, nebo v případě nutnosti povzbuďte studující k větší aktivitě, nesouhlas s příspěvkem vyjádřete zdvořile, rozdílné názory přibližujte a uvolněte napětí, které by mohlo vzniknout, uvádějte jednotlivé myšlenky do souvislostí, hlavní názory publika shrňte a případně zaznamenejte. Základním stavebním prvkem diskuse je otázka. Otázka by měla být věcně i jazykově správná, přesná, srozumitelná, stručná a přiměřeně náročná. Používáme zejména otázky otevřené, které jsou vhodné k získávání množství informací. Povzbuzují posluchače k přemýšlení. Nejefektivnější otázky začínají slovy uvozujícími kvantifikaci nebo získání faktů, jako například CO, KDY, KDO, KOLIK. Slova PROČ a JAK často obsahují kritiku, proto nejsou příliš vhodná. 28 Otázky uzavřené, k uhádnutí (chybí záchytný bod k odpovědi), nehotové, sugestivní a řečnické mohou posluchače uvést do nejistoty a pasivity. Můžete je ale použít například pro potvrzení důležitých údajů nebo v případě, když se chcete vrátit k tématu Syndrom vyhoření Práce mluvčího je spojována s vysokou pracovní zátěží, kterou způsobuje emocionální angažovanost ve vztazích s účastníky. V této souvislosti se často hovoří o tzv. syndromu vyhoření. Je to duševní stav, který je výsledkem nadměrné dlouhodobé psychické zátěže. 30 Projevuje se ztrátou profesionálního zájmu a osobního zaujetí, stavy psychického a fyzického vyčerpání, pocity bezmoci a beznaděje, podrážděností, nedůvěrou a depresí. 31 Je důsledkem nerovnováhy mezi profesním očekáváním a realitou. Příznaky syndromu vyhoření zpravidla rozdělujeme do tří skupin: psychické příznaky 28 Whitmore, J. Koučování. Praha: Management Press, 1994, s Malach, J. Efektivní metody vzdělávání dospělých. Ostrava: CIT OU, 2003, Kalhous, Z., Obst, O.: Školní didaktika. Praha 2002, s Kulka, J.: Syndrom vyhoření Dostupné z 32 Tošnerová, T., Tošner, J. Burn Out syndrom, pracovní sešit pro účastníky kurzů. Dostupné z Stránka 43 z 50

44 ztráta nadšení, schopnosti pracovního nasazení, zodpovědnosti, nechuť, lhostejnost k práci, negativní postoj k sobě, k práci, k instituci, ke společnosti, k životu, únik do fantazie, potíže se soustředěním, zapomínání, sklíčenost, pocity bezmoci, popudlivost, agresivita, nespokojenost, pocit nedostatku uznání, 2. tělesné příznaky poruchy spánku, chuti k jídlu, náchylnost k nemocím, vegetativní obtíže (srdce, dýchání, zažívání), rychlá unavitelnost, vyčerpanost svalové napětí, vysoký krevní tlak, 3. sociální vztahy ubývaní angažovanosti, snahy pomáhat problémovým klientům, omezení kontaktu s klienty a jejich příbuznými, omezení kontaktů s kolegy, přibývání konfliktů v oblasti soukromí, nedostatečná příprava k výkonu práce. Syndrom vyhoření ohrožuje především zástupce tzv. pomáhajících profesí (učitelů, vychovatelů, úředníků, sociálních pracovníků, poradců, policistů, novinářů, zdravotních sester, ošetřovatelů, lékařů atd.). Dochází u nich často k emocionálnímu přetížení v důsledku náročných mezilidských vztahů. Překvapivě jsou syndromem vyhoření ohroženi jedinci, kteří se s velkou radostí, horlivostí a ideály zapojili do svého povolání. Způsobuje ho nejen enormní pracovní nasazení, ale i: 33 dlouhodobý tlak náročných úkolů, déle trvající snaha po dosažení příliš mnoha cílů, poskytování příliš velké emocionální podpory v delším časovém úseku, neschopnost odmítat další úkoly a odpovědnosti, neschopnost pro vysoké nároky rozdělit práci v týmu. Vyhoření je plíživé psychické vyčerpání. Vzniká pozvolna, v průběhu několika měsíců až let. Prochází obvykle pěti stádii: Motivace/nadšení vstupujete do zaměstnání s obrovským nadšením a elánem. Smysl svého života nacházíte v práci. Máte velké cíle a očekávání. 2. Stagnace/nezdary ideály se nedaří realizovat, vaše nadšení ze seberealizace v povolání slábne. Jste rozčarovaní. Práce pro vás přestává být přitažlivá, váš smysl života slábne. Dochází ke stagnaci. 3. Frustrace/zklamání po stagnaci a nezdarech přichází zklamání. Je způsobené například nejistými výsledky práce, bezvýsledným dialogem s nadřízenými, kolegy a nadměrnou byrokracií. Frustrace vede k agresi. Projevuje se zvýšenou podrážděností, střádavou skleslostí, ironií, sarkasmem, ztrátou úcty k sobě i k jiným, skepsí. Ztrácíte zájem o své klienty (účastníky). Vztahy na pracovišti se vyostřují. Stres 33 Tošner, J., Tošnerová, T.: Burn out syndrom. Praha: Hestia Kulka, J.: Syndrom vyhoření Dostupné z Tošner, J., Tošnerová, T.: Burn out syndrom. Praha: Hestia Stránka 44 z 50

45 z povolání se přelévá do domácího stresu a naopak. Mohou se u vás objevit různé somatické a psychické potíže. 4. Apatie/poraženectví: práce vás již netěší. Úkoly plníte pouze do té míry, abyste si své zaměstnání udrželi. Mezi vámi a klienty panuje nepřátelství. Vyhýbáte se odborným rozhovorům s kolegy a jakýmkoliv aktivitám. 5. Exhausce/vyhoření: cítíte se vyčerpaně, citově chladně a prázdně, zklamaně, rozčarovaně, stísněně, bez zájmů a na konci svých sil. Ztratili jste smysl práce. Dostavují se stavy odosobnění, odcizení. Z poslední fáze zcela rozvinutého syndromu vyhoření je cesta zpět již velmi těžká. Při léčbě syndromu vyhoření se využívá především existenciální psychoterapie, logoterapie a daseinsanalýza. Pro zájemce V Japonsku se objevil fenomén karoši neboli smrt v důsledku přepracování. Oběti umírají nejčastěji na mozkovou mrtvici nebo srdeční infarkt. První smrtelné případy byly zaznamenány v 60. letech 20. století, když začal japonský hospodářský vzestup. Tehdejší ekonomický boom lze přičíst i píli obyvatel, jejichž týdenní pracovní doba činila zpravidla 62 a půl hodiny. Nyní Japonci pracují v průměru necelých 40 hodin týdně. Podle oficiální statistiky umírá ročně asi sto "workholiků", avšak právníci rodin obětí tvrdí, že jich je mnohem více. Drží se to však v tajnosti, protože většina rodin vůbec žalobu na zaměstnavatele nepodá s odůvodněním, že by stejně proces prohrály. Test: Syndrom vyhoření (zaškrtněte u každé položky, do jaké míry se vás jednotlivé výpovědi týkají) vždy často někdy zřídka nikdy počet bodů Obtížně se soustředím Neumím se radovat ze své práce Připadám si fyzicky vyždímaný/á Nemám chuť pomáhat problémovým klientům Pochybuji o svých profesionálních schopnostech Jsem sklíčený/á Jsem náchylný/á k nemocím Pokud je to možné vyhýbám se odborným rozhovorům s kolegy Vyjadřuji se posměšně o příbuzných klienta i o klientech V konfliktních situacích na pracovišti se cítím bezmocný/á Mám problémy se srdcem, dýcháním, trávením, apod Frustrace ze zaměstnání narušuje moje soukromé vztahy Můj odborný růst a zájem o obor zaostává Jsem vnitřně neklidný/á a nervózní Stránka 45 z 50

46 15. Jsem napjatý/á Svou práci omezuji na její mechanické provádění Přemýšlím o odchodu z oboru Trpím nedostatkem uznání a ocenění Trápí mě poruchy spánku Vyhýbám se účasti na dalším vzdělávání Hrozí mi nebezpečí, že ztratím přehled o dění v oboru Cítím se ustrašený/á Trpím bolestmi hlavy Pokud je to možné, vyhýbám se rozhovorům s klienty VYHODNOCENÍ Do níže uvedených řádků zapište vždy vedle čísla položky počet bodů, který jste u této položky zaškrtli. Potom v každé řádce sečtěte výsledky pro každou rovinu dotazníku zvlášť. Z dosažených hodnot v každém řádku můžete vyčíst svůj individuální stresový profil. Maximální hodnota bodů v jedné rovině je 24, minimální 0 bodů. Rozumová rovina: položky č č č č č č =... bodů Emocionální rovina: položky č č č č č č =... bodů Tělesná rovina položky č č č č č č =... bodů Sociální rovina položky č č č č č č =... bodů Rovina rozumová + emocionální + tělesná + sociální... Celkem =... bodů Součtem všech čtyř rovin získáte celkovou míru vaší náchylnosti ke stresu a syndromu vyhoření. Maximální hodnota celkového součtu je 96, minimální 0. Pamatujte, že se nejedná o hodnotící test ale pouze o orientační zjištění, ve kterých složkách osobnosti není u vás vše v pořádku. Vysoké hodnoty celkového součtu bodů ještě nemusí svědčit o vašem syndromu vyhoření. Spíše mohou být podnětem k dalšímu pátrání po vašem životním stylu, resp. po vašich stylech chování a vypořádávání se s problémy. Praktické využití výsledků testu: vysoké hodnoty součtu bodů v některé z uvedených rovin vám napovídají, které složce své osobnosti se více věnovat Prevence syndromu vyhoření Předejít syndromu vyhoření můžete především: aktivním přístupem k životu, Stránka 46 z 50

47 optimistickým a pozitivním myšlením, orientací na budoucnost, převzetím odpovědnosti za své jednání. Je důležité, aby pro vás práce nebyla jediným cílem, smyslem a zájmem. Místo zdůrazňování negativ hledejte přednosti svého povolání, můžete takto získat reálnější postoj k těm méně příjemnějším stránkám svého povolání. Jedním z nejlepších preventivních opatření proti syndromu vyhoření je odborně prováděná pravidelná supervize. Supervizi můžeme definovat jako systematickou pomoc (individuální či skupinovou) při řešení profesionálních problémů v neohrožující atmosféře, která dovolí pochopit osobní, zejména emoční podíl člověka na jeho profesním problému. 35 Dalším účinným nástrojem prevence syndromu vyhoření, ale i zvyšování a prohlubování odborných kompetencí je sebevzdělávání. Je důležité, abyste se průběžně účastnili různých vzdělávacích akcí. Touto cestou si zvýšíte odolnost vůči negativnímu působení psychické zátěže, získáte nové podněty pro práci. 36 Pro zájemce Havrdová, Z., Hajný, M. et al. Praktická supervize. EDUCA Hawkins, P., Shohet, R. Supervize v pomáhajících profesích. Praha Hennig, C., Keller, G.: Antistresový program pro učitele. Praha, Portál Franková, A.: Buď fit i v zaměstnání. Praha, MOTTO Kopřiva, K.: Lidský vztah jako součást profese. Praha, HESTIA Supervize. Stránky pro supervizory i supervidované. Pojmy k zapamatování transakční analýza, syndrom vyschlých úst, karoši 35 Srov.: Kalhous, Z.; Obst, O.: Školní didaktika. Praha 2002, s Srov.: Kalhous, Z.; Obst, O.: Školní didaktika. Praha 2002, s Stránka 47 z 50

48 Jak se zachovat 1. Preventivně nastavte pravidla (vypnuté telefony) i tresty. Udělejte přestávku. 2. Vzdalte se od něj. Přerušte s ním oční kontakt. Použijte techniku bumerangu: A co si o tom myslíte Vy, pane? Jak to hodnotíte Vy? 3. Nechte účastníka, ať navrhne další postup a nechte jej odsouhlasit skupinou. Pokud skupina návrh odsouhlasí, zařiďte se podle něj. Pokud skupina nesouhlasí, konfrontace bude mezi skupinou a účastníkem, nikoliv mezi jím a vámi Ostatní s vaším návrhem nesouhlasí, budeme pokračovat. Ocenit paralyzovat. 4. Skočte mu do řeči: Nechte promluvit kolegu. Pravidlo: mluvíme za sebe. 5. Víte to jistě? Můžete to zjistit? 6. Oceňuji vaše zkušenosti, ale rozhodnutí musí udělat celá skupina. 7. Přistupte k nim. Zkoncentrujeme se na jednu věc, pokud půjdeme různými směry, neuděláme nic. Chtěli byste něco říct skupině? 8. Jaký je Váš názor, pane Karle? 9. Prevence: předem se domluvíme, že do jisté doby nebudeme posuzovat nápady a myšlenky ostatních Fakta od skupiny. 10. Pokud jste cílem útoků, vyhněte se přirozenému sklonu obrany a popírání obvinění. Použijte techniku bumerangu: Máte pocit, že Vám nedávám dostatečný prostor k vyjádření názoru. Co mohu udělat proto, abych tento nedostatek vyvážil? Nedovolte, aby lidé ve skupině útočili na útočníka. Preventivně pravidla. 11. Co kdybychom vám teď dali 3 minuty? Vyslechneme si váš problém a pak se společně pokusíme najít řešení. Souhlasíte? Stránka 48 z 50

49 5 Závěr Vážené dámy, vážení pánové, udělali jste první krok k získání prezentačních dovedností. Získali jste informace o klíčových momentech přípravy a realizace prezentace. Nyní nastal ten správný okamžik pro intenzivní trénink. Vyhledávejte každou příležitost pro prezentování. Nahrávejte svá vystoupení a podrobujte je konstruktivní kritice. Vytříbíte si styl, nasbíráte zkušenosti, zbavíte se trémy a začnete se na každou další příležitost těšit. Přeji vám, ať v prezentování najdete potěšení a nevysychající zdroj energie. S úctou Monika Ambrožová, e mail: ambrozova.monika@prolektory.cz Stránka 49 z 50

50 6 Profil autorky Monika Ambrožová, Mgr. VŠ vzdělání, obor sociologie a andragogika (specializace vzdělávání dospělých) 7 let praxe v oboru (lektor, konzultant, manažer) Aktuální školení a zákazníci PPŠ Institut celoživotního vzdělávání Přerov, s.r.o., Lektorské minimum VZP ČR Komunikace s obtížnými klienty Ecce Homo Racing team Mediální školení pro piloty závodních automobilů Palírna Samotíšky, s.r.o. Podpora prodeje Rentel, a.s. Školení interních lektorů (e learningový kurz) ALTUS Training Center, s.r.o. Merchandising Témata školení lektorské dovednosti, psychologie pro lektory/trenéry, trendy ve firemním vzdělávání, e learning, blended learning, profesní diagnostika, komunikační a prezentační dovednosti, komunikace s médii, asertivita, vyjednávání, konflikty a jejich zvládání, profesionální poradenství v lékárně, merchandising, prodejní dovednosti, příprava a řízení vzdělávacích projektů. Zákazníci ALTUS Training Center, s.r.o., PPŠ Institut celoživotního vzdělávání Přerov, s.r.o., VZP ČR, Rentel, a.s., EHRT, s.r.o., CC Systems, a.s., Institut celoživotního vzdělávání Univerzity Palackého v Olomouci, Institut CŽV VUT v Brně, Daňová akademie, s.r.o., Palírna Samotíšky, s.r.o., Scania, Shell, Zentiva, Vltava Labe Press, a.s. GlaxoSmithKline, s.r.o., CC Systems, a.s., UniCredit Leasing, a.s., Komora daňových poradců ČR, UNISONA, s.r.o., Univerzita Pardubice, VOŠŽ v Přerově. Odborná příprava Interpretační školení k metodám HPI, HDS, MVPI (2009), Certifikovaný manažer vzdělávání dospělých (2008), kurz Manažer vzdělávání, certifikace IES (2006), Kurz aktivizačních výukových metod (2005), Kurz lektorských dovedností (2004), kurz Příprava realizátorů distančního vzdělávání (2002) Stránka 50 z 50