Faktory úspěšnosti zapojení koncových uživatelů služeb Office 365

Transkript

1 Faktory úspěšnosti zapojení koncových uživatelů služeb Office 365 Nezbytné faktory úspěchu, které ovlivňují přijetí služeb Office 365, a jejich využití při nasazení

2 Služby Office 365 proměňují styl práce v organizacích tím, jak umožňují jednotlivcům i týmům být produktivnější. Víme, že tato změna může ovlivnit jak vaše zaměstnance, tak celou organizaci. Proto je důležité, abyste znali klíčové faktory přispívající k úspěšnému přijetí služeb Office 365 mezi koncovými uživateli. Podpora přijetí koncovými uživateli znamená postarat se o to, aby lidé v organizaci chápali, jaké výhody jim nový styl práce s Office 365 přinese. Abyste tyto výhody využili naplno, je dobré se zamyslet nad některými zásadními otázkami. Odpovědi na ně vám pomohou zvolit při nasazení Office 365 ten nejvhodnější přístup: Kdo představuje klíčové zainteresované strany, které je třeba do nasazení Office 365 zapojit? Jak bude vypadat úspěšné zavedení nového řešení? Jaké cíle a obchodní výsledky musíme v souvislosti s používáním Office 365 v naší organizaci vzít v úvahu? Jak máme o novém řešení účinně informovat lidi a jak je vyškolit, aby nové technologie s chutí používali? Přemýšlíte, jak tyto otázky účinně vyřešit a zajistit, že nasazení Office 365 proběhne úspěšně a že se maximalizuje návratnost vaší investice? Čtěte dál, poradíme vám. 2

3 3

4 Faktory úspěšnosti Při nasazení Office 365 je klíčové od počátku chápat důležitost úsilí vloženého do podpory přijetí mezi uživateli. Výzkumy ukazují, že organizace, které přijetí cíleně podporují a investují do konkrétních aktivit zaměřených na zapojení uživatelů, dosahují vyšší míry používání služeb Office 365. Ty organizace, které investují do více než dvou aktivit souvisejících s podporou přijetí Office 365, pak sklízejí plody v podobě vyšší míry zapojení uživatelů (Obrázek 1). Obrázek 1 Organizace, které cíleně podporují přijetí Office 365 mezi uživateli, dosahují vyšší míry používání. Průměrný počet aktivit na podporu přijetí na zákazníka ve vztahu k míře používání STŘEDNÍ POUŽÍVÁNÍ 2,0 VYSOKÉ POUŽÍVÁNÍ 2,6 Průměrný počet aktivit na zákazníka 1,8 NÍZKÉ POUŽÍVÁNÍ Průzkum rozsahu používání služeb Microsoft Office 365, květen 2015 Podařilo se nám popsat ty nejdůležitější faktory úspěšnosti při podpoře přijetí mezi koncovými uživateli. Je nutné chápat, jak může každý z těchto faktorů ovlivnit nasazení nových technologií a jak je můžete při nasazení služeb Office 365 ve vaší organizaci využít ve svůj prospěch. 01. Zainteresované strany 02. Scénáře 03. Informovanost a školení 4

5 01. Zainteresované strany Zajištění účasti klíčových osob ve vaší organizaci Nezbytnou součástí nasazení Office 365 je určit klíčové zainteresované strany a získat je pro kolektivní podporu projektu a zapojení do něj. Jedním z nejdůležitějších kroků při tom je vybrat v organizaci vlastníka úspěchu, který se plně ztotožní s žádoucími obchodními výsledky nasazení Office 365 a bude usilovat o jejich dosažení. Vlastník úspěchu se může rekrutovat z libovolného oddělení organizace včetně IT, předpokladem ale je, že se při implementaci Office 365 zaměří na možnosti získání obchodní hodnoty, ne jen na nové technologie. Zásadní je intenzivní vzájemná spolupráce, na které se budou podílet nejen vlastníci úspěchu, garanti z řad vedení a propagátoři, ale také specialisté z dalších klíčových oddělení, například z personálního, bezpečnostního a právního. 5

6 Podpora ze strany vedení Jedním z hlavních faktorů ovlivňujících úspěch celého projektu je aktivní zapojení garanta z řad vedení, ať je to přímo generální ředitel, nebo vedoucí některé organizační jednotky. Takový garant dokáže získat podporu ze strany nejvyššího vedení a jeho účast je pro motivaci zaměstnanců k přijetí nových technologií zásadní. Garanti z řad vedení zajišťují sladění strategií v rámci organizace a pomáhají formulovat celkovou vizi uplatnění Office 365 a propojit ji s širšími cíli a poté sdělovat dalším lídrům v organizaci. Mohou také o důležitosti přijetí Office 365, jeho hodnotě a výhodách komunikovat přímo s koncovými uživateli a být vzorem žádoucího chování tím, že Office 365 sami aktivně používají. Průzkumy ukazují, že transformační projekty jsou úspěšnější, když je zřetelně podporují garanti z řad vedení (Obrázek 2). Více než 85 % respondentů odpovědělo, že když se generální ředitel jejich organizace alespoň částečně nebo zcela zřetelně účastnil transformačního projektu, proběhl projekt velmi úspěšně nebo mimořádně úspěšně. Obrázek 2 Jak zřetelné bylo aktivní zapojení generálního ředitele nebo vedoucího organizační jednotky při transformaci Hodnota viditelného zapojení Úspěch transformace Neúspěšná Částečně úspěšná Velmi úspěšná Mimořádně úspěšná Naprosto nezřetelné 23 % 6% 3% 1% Nepříliš zřetelné 29 % 22 % 10 % 13 % Poměrně zřetelné 32 % 37 % 31 % 25 % Velmi zřetelné 16 % 35 % 56 % 61 % Upraveno z materiálu Vytváření transformací v organizaci, červenec 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Všechna práva vyhrazena. Přetisk na základě povolení. Další informace o možném příspěvku garantů z řad vedení k celkové úspěšné realizaci projektu nasazení služeb Office 365 najdete na stránce: 6

7 Propagátoři Určení a využití propagátorů služeb Office 365 ve vaší organizaci vytváří další důležitou skupinu účastníků zainteresovaných v podpoře přijetí služeb Office 365. Výsledky studie Microsoftu mezi koncovými uživateli naznačily, že učení se od kolegů patří k nejefektivnějším a nejpoužívanějším metodám osvojování nových technologií (Obrázek 3). Obrázek 3 Účinné metody, kterými si koncoví uživatelé osvojují nové technologie Tyto metody se nevyužívají dostatečně (malé používání, ale vysoká efektivita). Učit se od kolegů patří mezi nejúčinnější a nejpoužívanější metody. % těch, kdo metodu označili za velice užitečnou 45 % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % Komunitní fóra Web Microsoftu Můj nadřízený Formální školení (externí) Pracovník IT oddělení Formální školení (interní) Uživatelská příručka nebo návod Výukové kurzy online Vyhledávací web Spolupracovník (ne manažer ani z oddělení IT) Sám uživatel, metodou pokusu a omylu Samostudium je značně neefektivní, ale v mnoha organizacích je součástí procesu studia. 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 % 55 % % těch, kdo metodu využili k učení Studie mezi koncovými uživateli řešení SharePoint, duben 2013, Microsoft Corporation Velmi výhodné je využít vliv, který na své kolegy mají zapálení pracovníci, a vytvořit formální program propagátorů Office 365. Propagátoři jsou nadšení z možností, které Office 365 nabízí, a navíc je rádi propagují a ukazují kolegům, jak zefektivňují práci. Získání podpory od každého uživatele v organizaci je náročné. Propagátoři mohou tuto výzvu zjednodušit, a hrají proto důležitou roli v přijetí služeb Office 365. Mají rozsáhlé znalosti, které chtějí dále rozvíjet, a jsou ochotni pomáhat s koučováním a asistencí v jednotlivých týmech. Při vytváření úspěšného programu pro propagátory je třeba vzít v úvahu řadu faktorů. Propagátoři budou potřebovat formální školení, podporu při plnění úlohy učitelů a jasný plán, na jehož základě budou působit. Další informace a materiály k vytvoření vlastního programu propagátorů služeb Office 365 najdete v tomto průvodci: 7

8 02. Scénáře Definování úspěchu a stanovení jasných cílů Každý transformační projekt vyžaduje od samého počátku jasné cíle. S dobře definovanými cíli přichází vyšší šance na úspěch (Obrázek 4). Celých 80 % respondentů v globálním průzkumu společnosti McKinsey uvedlo, že dobře formulovaný soubor finančních a provozních cílů vedl k mimořádně úspěšné transformaci. Obrázek 4 Které z následujících tvrzení nejlépe vystihuje cíle, které si vaše společnost stanovila, aby definovala úspěch transformace? Cílení na úspěch Úspěch transformace Neúspěšná Částečně úspěšná Velmi úspěšná Mimořádně úspěšná Dobře definované z finančního nebo provozního hlediska a představující novou úroveň výkonnosti Dobře definované z finančního nebo provozního hlediska, ale neznamenaly podstatný výkonnostní posun 16 % 36 % 72 % 80 % 20 % 32 % 20 % 13 % Nedefinované dobře 65 % 32 % 8 % 8 % Upraveno z materiálu Vytváření transformací v organizaci, červenec 2008, McKinsey Quarterly, Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Všechna práva vyhrazena. Přetisk na základě povolení. V rámci plánování nasazení Office 365 je třeba určit podnikové scénáře platné pro vaši organizaci. Ty představují přesně zaměřené cíle, kterých chcete jako organizace prostřednictvím služeb Office 365 dosáhnout. Proces určení a vytvoření podnikových scénářů složených z konkrétních kroků pro nasazení Office 365: 01. Určení podnikových scénářů. Pro úspěch projektu je důležité určit a definovat platné podnikové scénáře v kontextu širších iniciativ v rámci organizace. Ve spolupráci s klíčovými zainteresovanými stranami formulujte obchodní výsledky nebo cíle, kterých chcete s Office 365 dosáhnout. Další informace k určení podnikových scénářů najdete v tomto materiálu: Hledání scénářů používání. Jakmile určíte relevantní podnikové scénáře, můžete začít s hledáním specifických scénářů používání Office 365, jež vám pomohou při naplňování stanovených cílů. Následující scénáře používání vás mohou inspirovat, jak podpořit koncové uživatele při zvyšování produktivity díky Office

9 Scénáře používání Práce odkudkoli a kalendář na cestách Přínosy Office 365 nabízí lidem ve vaší organizaci vše, co potřebují, aby mohli úspěšně pracovat odkudkoli. Office 365 umožňuje na jednom místě pracovat s y, kalendáři, soubory, kontakty a úkoly dokonce i na cestách. Office 365 poskytuje možnost přístupu k dokumentům a informacím, Spolupráce na obsahu když je potřebujete. S členy týmu můžete spolupracovat na dokumentech, sdílet sestavy a komunikovat se zákazníky pomocí libovolného zařízení. Skype pro firmy umožňuje lidem snadno komunikovat online odkudkoli Efektivnější schůzky a pomocí různých zařízení. Video v HD rozlišení, sdílení obrazovky a pořizování poznámek v reálném čase zvyšují efektivitu schůzek. S Yammerem bude vaše společnost fungovat jako síť. Dejte svůj tým dohromady Budete schopni naslouchat, adaptovat se a růst novými způsoby. Nejdůležitější je, že podporuje soudržnost a inovace, neboť umožňuje lidem učit se, sdílet a být slyšet. Podrobnější informace nabízí následujících pět scénářů používání Office 365, které obsahují i materiály k uvedení a školení koncových uživatelů. Najdete je zde: Knihovna produktivity vám pomůže s namapováním konkrétních úloh na dostupné funkce Office 365. Je umístěna zde: 9

10 03. Informovanost a školení Co nejvyšší vliv a míra přijetí Obvykle je k používání nově nasazených technologií ochotných jen asi 34 % uživatelů*. K překonání netečnosti, s níž se nasazení nových technologií většinou setkává, je zcela zásadní využít interní komunikační kampaně v kombinaci se školením a podpořit tak informovanost koncových uživatelů a zajistit jejich připravenost. *Databáze firemní produktivity organizace CIO Executive Board Obrázek 5 Tři nejdůležitější aktivity na podporu úspěšného přijetí mezi uživateli 100 % % těch, kdo aktivitu implementovali 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % Zajištění školení pro koncové uživatele Zvýšení informovanosti prostřednictvím interní kampaně v několika komunikačních kanálech Proaktivní získání podpory od týmu nejvyššího vedení Zákazníci s vysokou mírou používání Zákazníci se střední mírou používání Zákazníci s nízkou mírou používání Aktivita na podporu přijetí Průzkum rozsahu používání služeb Microsoft Office 365, květen a. Informovanost Podpora informovanosti je účinná cesta, jak zajistit maximální využití možností služeb Office 365 a posílit jejich přijetí mezi uživateli. Kampaň na podporu informovanosti může zahrnovat interní oznámení, zpravodaje, akce, celofiremní setkání, soutěže a hry o ceny, které uživatele informují, v čem jim služby Office 365 mohou pomoci, a nadchnou je pro nové funkce. Další rady k plánování kampaně na podporu informovanosti při nasazení Office 365 najdete v naší komunikační příručce: 3b. Školení Školení je nezbytnou součástí nasazení Office 365. Pomáhá totiž koncovým uživatelům naučit se nové řešení efektivně využívat. Může mít různé podoby, od seminářů v učebnách až po úvodní příručky k samostudiu. Další rady k implementaci kvalitního plánu školení při nasazení Office 365 najdete v naší specializované příručce: 10

11 Porozumění těmto faktorům úspěchu a jejich uplatnění je nedílnou součástí úspěšného nasazení služeb Office 365. Klíčem k úspěchu při tom je začít výběrem vlastníka úspěchu, který bude podporovat trvalé přijetí nového stylu práce. Pevný základ celého projektu vám poskytne určení klíčových zainteresovaných stran a získání podpory garantů z řad vedení při vytváření a naplňování vaší vize. Určení podnikových scénářů vám pomůže sladit možnosti Office 365 s vašimi obchodními cíli a naznačí cestu k zapojení koncových uživatelů. Poté je důležité naplánovat informační kampaně a školicí strategie, které vám zajistí trvalé používání nového řešení. Nejlepším způsobem, jak se vydat na cestu ke službám Office 365, je program Microsoft FastTrack pro Office 365. Ten představuje službu pro úspěšné zákaznické implementace, která je navržená tak, aby váš přechod na Office 365 byl hladký a bezproblémový a přinesl vám rychle obchodní hodnotu. Jeho součástí je také služba Microsoft FastTrack pro Office 365, která poskytne oprávněným zákazníkům* poradenství, materiály a osvědčené postupy, které jim pomohou naplánovat úspěšné přijetí Office 365 mezi uživateli. Další informace najdete na stránce * Oprávnění zákazníci mají nejméně 50 licencí na SKU Office 365 Enterprise/Business, případně placená SKU pro státní správu (Government), veřejné terminály (Kiosk) nebo neziskové organizace (Non-profit).

12 2017 Microsoft Corporation. Všechna práva vyhrazena. Tento dokument je poskytován tak, jak je. Informace a názory vyjádřené v tomto dokumentu, včetně webových adres a dalších odkazů na internetové webové stránky, se mohou kdykoli bez předchozího upozornění změnit. Veškerá rizika vyplývající z jeho používání spočívají na vás. Tento dokument vám neuděluje žádná práva na duševní vlastnictví v jakémkoli produktu společnosti Microsoft. Tento dokument můžete kopírovat a používat pro své interní referenční účely.