informace o organizačních místech a jejich vztazích s vazbou na konkrétní osoby. Tyto informace jsou využívány v ostatních typových

Transkript

1 Orsoft Modul tvoří sada výkonných, spolehlivých a navzájem provázaných aplikací pro oblast týmové spolupráce, plánování a vykazování času, document managementu, workflow a CRM v bezpečném prostředí IBM Lotus Domino/Notes. Soubor typových aplikací je možné pružně doplňovat o další specifická zákaznická řešení. ORGANIZAČNÍ STRUKTURA Organizační struktura eviduje základní informace o organizačních místech a jejich vztazích s vazbou na konkrétní osoby. Tyto informace jsou využívány v ostatních typových úlohách (Úkoly, Organizér, ) pro zajištění řízeného přístupu k informacím. ADRESÁŘ Tato databáze slouží jako centrální adresář, kam se ukládají základní údaje o firmách nebo osobách, jako je adresa, telefon, fax, elektronická pošta a další. Jednotlivé záznamy je možno řadit do uživatelsky definovatelných kategorií (např. pro účely hromadné korespondence). KONTAKT S PARTNERY Tato databáze umožňuje sledovat kontakty s obchodními partnery (korespondence, telefonáty, zprávy ze služebních cest, poznámky, prezentace a nabídky) a celé obchodní případy/zakázky. Umožňuje rychle vytvořit y, dopisy a faxy, a to buď přímo pomocí Lotus Notes nebo v jakémkoli externím textovém editoru. DATABÁZE SOUBORŮ A OBJEKTŮ Databáze pro centrální skladování souborů (objektů), např. popisy produktů a služeb, šablony dokumentů atd. Dokumenty mohou být seřazeny podle kategorie, autora, aplikace nebo názvu. Toto třídění umožňuje rychlé vyhledávání souborů. Autor, který zakládá nový dokument, zároveň určuje, kdo k němu bude mít přístup. NÁSTĚNKA Databáze Nástěnka slouží k prezentování nových informací a důležitých sdělení dovnitř organizace, a nahrazuje tak skutečné nástěnky, oběžníky a vývěskové služby. Nástěnka je členěna do sekcí. V této databázi najde uživatel veškeré důležité informace, týkající se firmy, pohromadě a nemusí trávit čas jejich složitým vyhledáváním. Na novinky lze upozornit mailem s odkazem. Tato aplikace zefektivňuje všeobecnou informovanost všech pracovníků firmy. PORADY Databáze Porady umožňuje vedoucím pracovníkům plánovat a svolávat porady, sledovat účast pozvaných spolupracovníků a plnění úkolů, které ze zápisu z porady vyplynuly. Důležitou vlastností databáze Porady je také možná hierarchie porad a fulltextové vyhledávání v zápisech z porad jako v bázi znalostí. ÚKOLY Úloha zaručuje ověřené doručení přiděleného úkolu pověřené osobě, nezávisle na tom, zda právě pracuje na síti nebo svou databázi například jednou denně replikuje z domova. Umožňuje kontrolovat průběh plnění zadaných úkolů včetně automatické notifikace o splnění nebo nesplnění. ORGANIZÉR V této databázi je zaznamenáváno všechno dění uvnitř firmy (schůzky, návštěvy, služební cesty, dovolené, prezentace, služby a další aktivity související s chodem organizace). Aplikace tak poskytuje rychlý a snadný náhled z jednoho místa na aktuální dění ve firmě nebo na nadcházející události možnost plánování lidských zdrojů. Nový záznam organizéru je přenášen do osobní pošty a do kalendáře pošty. EVIDENCE DOŠLÉ A ODESLANÉ POŠTY Tato skupina úloh řeší standardní činnosti při zaevidování došlé a odesílané pošty, včetně tisku příslušných formulářů České pošty, s vazbou na organizační strukturu a systém spisových a skartačních znaků. CALL CENTRUM Databáze slouží k identifikaci volajícího podle informací generovaných telefonní ústřednou a k zachycení obsahu příchozích telefonátů. Záznamy jsou automaticky řazeny v čase k firmám v Adresáři. Na začátku hovoru jsou operátorovi zobrazeny na monitoru klíčové údaje o volajícím. EVIDENCE ISO DOKUMENTACE Databáze slouží pro evidenci řízené dokumentace s řadou atributů (zpracoval, prozkoumal, schválil, status, datum platnosti atd.) včetně verzování a zachycení vazeb mezi dokumenty. Pracuje s organizační strukturou a maticí zodpovědnosti. REKLAMACE, NÁMĚTY, POŽADAVKY Databáze pro řízení služeb helpdesku, včetně web přístupu zákazníka a workflow vyřizování reklamací. ORTEX spol. s r.o., Resslova 935/3, Hradec Králové DIČ IČ BANKOVNÍ SPOJENÍ TELEFON FAX CZ Raiffeisenbank a.s., HK, ortex@ortex.cz účet /

2 Organizační struktura Tato databáze slouží jako centrální adresář, kam se ukládají základní údaje o firmách nebo osobách, jako je adresa, telefon, fax, elektronická pošta a další. Jednotlivé záznamy je možno řadit do uživatelsky definovatelných kategorií (např. pro účely hromadné korespondence). Adresář je synchronizován s adresářem v ERP systému (Orsoft). Tato databáze eviduje a pro ostatní definované typové úlohy (Evidence písemností, Úkoly, Organizér, Docházka,...) poskytuje základní informace o: organizační struktuře, pracovním zařazení zaměstnanců, personálních údajích zaměstnance, vztazích v rámci tzv. pracovních skupin (např. při práci na specifickém projektu), směrování informací v rámci organizace. Aplikace dále zajišťuje: Bezpečnost při prohlížení dokumentů - uživatel vidí jen ty dokumenty, na která má přidělená práva, ostatní dokumenty zůstávají skryté. Bezpečnost při vyhledávání dokumentů - uživatel po zadání požadavku uvidí jen podmnožinu výsledků vyhledávání a to jen ty dokumenty, ke kterým má práva. Adresář Oprávnění pro editaci dokumentů - zakládat nové dokumenty a upravovat stávající (resp. vytvářet nové verze) může mít určitá skupina uživatelů. ZPŮSOB POUŽITÍ Uživatel nejprve pořídí záznam o firmě. Vyplní požadované údaje, popř. zařadí do kategorie. Po uložení tohoto záznamu je možné založit údaje o kontaktních osobách z dané firmy. Počet kontaktních osob není omezen. Pro vytvoření seznamu osob např. z určitého regionu s výběrem dle klasifikace lze použít uživatelské filtrování.

3 Databáze souborů a objektů Tato databáze je určena pro centrální skladování elektronických souborů (objektů), jako je např. firemní dokumentace, šablony dokumentů, multimediální soubory, projekty, nabídky, ceníky atd. Dokumenty jsou řazeny podle kategorie, autora, aplikace a názvu. Toto třídění umožňuje velice rychlé vyhledávání souborů. Autor, který zakládá nový dokument, zároveň určuje, kdo k němu bude mít přístup. Databáze Nástěnka slouží k prezentování příspěvků, nových informací, důležitých sdělení, apod. jako vývěsková služba. V databázi Nástěnka najde uživatel veškeré důležité informace, týkající se firmy, pohromadě a nemusí trávit čas jejich složitým vyhledáváním. Tyto informace má k dispozici i v případě, že se nenachází přímo ve firmě, ale je například na služební cestě. Tato aplikace zefektivňuje všeobecnou informovanost všech pracovníků firmy. Nástěnka VÝHODY Oproti uložení dokumentů na sdíleném disku (fileserver) je výhodou rychlé vyhledávání podle různých kritérií včetně možnosti fulltextu, nastavení přístupových práv pro čtení a editaci každého dokumentu, centrální správa nejpoužívanějších souborů.

4 Porady Databáze Porady umožňuje vedoucím pracovníkům svolávat a plánovat porady, sledovat účast pozvaných spolupracovníků a plnění úkolů, které ze zápisu z porady vyplynuly. Databáze se skládá ze dvou formulářů. Jedná se o formuláře Pozvánka na poradu a Zápis z porady. Vedoucí pracovník vytvoří pozvánku na poradu, ve které určí jména pozvaných. Pozvánka automaticky odchází elektronickou poštou na tato jména a dotyční znovu elektronickou poštou potvrdí nebo odmítnou účast. Tak má svolávající přehled o tom, kdo z pozvaných se porady zúčastní a v případě nízké účasti Databáze zaručuje úspěšné doručení přiděleného úkolu pověřené osobě a umožňuje kontrolovat průběh plnění zadaných úkolů. Každý, kdo obdržel úkol, je o tomto informován pomocí zprávy elektronické pošty. Je rovněž zajištěno automatické generování upozornění plniteli a zadavateli úkolu, pokud úkol nebyl splněn v termínu. Databáze úkolů nabízí různé pohledy, od všech úkolů tříděných např. podle priority až k úkolům, zadaným podle osoby (zadávající úkol a pověřené splněním). Do databáze Úkolů je možno vkládat záznamy přímo nebo z jiných databází jako např. Porady, může například změnit datum či čas porady. Po poradě vytvoří pověřená osoba (nejčastěji svolávající) zápis z porady, z něhož se do databáze úkolů Úkoly Kontakt s partnery. Úkoly je možno zadat i tak, že se nejprve vytvoří jejich seznam a potom se přidělují ostatním podle jejich pracovního vytížení. Rovněž je možné i postoupení zadaného úkolu pověřenou osobou jiné zadají úkoly pověřeným osobám. Tyto úkoly je potom možno průběžně sledovat pomocí definovaných sestav pro jednotlivé typy porad. osobě nebo přidělení úkolu více osobám.

5 Organizér Tato databáze zaznamenává všechno dění uvnitř organizace (schůzky, služební cesty, dovolené, prezentace, služby, návštěvy a další plánované události a aktivity související s chodem organizace). Aplikace tak poskytuje rychlý a snadný náhled z jednoho místa na aktuální dění ve firmě, nebo nadcházející události. Nový záznam organizéru je přenášen do osobní pošty a do kalendáře pošty. Odtud pak může být přenášen i na osobní elektronické organizéry nebo PDA. Jeden záznam lze pořídit i pro více osob (služební cesta). Evidence došlé a odeslané pošty Agenda umožňuje centrálně evidovat došlou a odeslanou poštu v informačním systému firmy. Vychází z centrální evidence příjmu a odesílání písemností na sekretariátě (v podatelně /výpravně). Aplikace poskytuje rychlý přehled o korespondenci s jednotlivými subjekty. Mezi hlavní výhody aplikace Evidence došlé a odeslané pošty patří rychlé zaevidování příchozí a odeslané korespondence, vazba na celofiremní adresář, databázi kontaktů s partnery. Výsledkem je dokonalý přehled o veškerých písemnostech společnosti. Samozřejmostí je tisk poštovního podacího archu České pošty.

6 Kontakt s partnery Tato databáze umožňuje zaznamenávat a vyhodnocovat kontakty s obchodními partnery (korespondence, telefonáty, zprávy ze služebních cest, historie obchodního případu, prezentace, nabídky,...). Umožňuje rychle vytvořit y, dopisy a faxy. Formát faxu nebo dopisu se může vytvořit buď přímo v Lotus Notes nebo je možno z Lotus Notes startovat jakýkoliv textový editor, přičemž dopis, který je v něm vytvořen, lze automaticky uložit do Notes. U všech záznamů lze dále určit, které osoby by měly být informovány o novém záznamu. Jména a adresy jsou uloženy v databázi Adresář a při tvorbě nového dokumentu se nabídne výběr ze všech jmen, které jsou již v této databázi uložené. Součástí této aplikace je i vytváření seznamů pro hromadnou korespondenci, kde lze uložit vybranou skupinu firem nebo osob k hromadnému zasílání dopisů, faxů a elektronické pošty. MarkInfo Specielně pro obchodníky jsou k dispozici další funkce a pohledy, které jsou Call centrum zaměřeny na efektivní práci s obchodními případy. Pomocí filtrů lze pracovat např. jen s vlastními obchodními případy v určitém stavu rozpracovanosti. Na jednom místě jsou pak k dispozici všechny údaje o historii daného obchodního případu. Databáze sloužící k zaznamenání obsahu příchozích telefonátů. Aplikace automaticky identifikuje volajícího na základě informací telefonní ústředny a Adresáře. Uživatel má možnost nastavit si pro vybranou linku automatické zasílání notifikace s identifikací volajícího (firma, osoba, číslo volajícího, kategorie,...). Aplikace poskytuje rychlý přehled o přijatých a zmeškaných hovorech. Pokud není volající systémem identifikován, může uživatel informace tyto informace doplnit s tím, že jsou následně uloženy do telefonního seznamu pro jeho pozdější identifikaci. Záznamy o uskutečněných telefonátech jsou automaticky přenášeny do aplikace Kontakt s partnery. K dispozici je řada statistik, včetně vyhodnocení délek hovorů, vytížení linek, četnosti komunikací dle zákazníků apod.

7 Evidence ISO dokumentace Skupina úloh Evidence ISO dokumentace zajišťuje tyto hlavní funkce: vložení dokumentu s řadou základních atributů (zpracoval, prozkoumal, schválil, číslo dokumentu, název, status, datum vložení, datum platnosti, ), vkládání nových verzí (verzování) dokumentů a udržování historie dokumentu (archivu), vkládání vazeb na související dokumenty. V této databázi lze evidovat i jiné typy dokumentace (specifické oborové normy, vnitrofiremní předpisy atd.) a lze přidávat vlastní kategorie. Úloha pracuje s organizační strukturou a maticí zodpovědnosti. Pro další budoucí vývoj se plánuje doplnění workflow procesů při schvalování dokumentů. Reklamace, náměty, požadavky Databáze slouží pro centralizované vyřizování reklamací, námětů a požadavků bez ohledu na to, jakým způsobem byly pořízeny. Zákazníci mohou zadávat své požadavky on-line pomocí internetového prohlížeče, zasílat em, faxem, písemně. Nový dokument může být také zaznamenán pracovníkem zákaznického centra (např. reakce na telefonát s klientem).