Postup pri zriadení a správe elektronickej schránky pre organizačnú zložku alebo organizáciu orgánu verejnej moci

Transkript

1 Postup pri zriadení a správe elektronickej schránky pre organizačnú zložku alebo organizáciu orgánu verejnej moci Dátum zverejnenia: Verzia dokumentu: 8 Dátum aktualizácie: Popis: Tento dokument je určený pre vedúcich orgánov verejnej moci (štatutárnych zástupcov) a osobám, ktorým bolo udelené oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou orgánu verejnej moci, a ktorým bol zároveň udelený rozsah oprávnenia (rola) Správa organizačných zložiek OVM (kód: R_IAM_GESTOR_OJ). Obsah dokumentu sa môže meniť v závislosti od aktualizácií funkcií Ústredného portálu verejnej správy. Vypracovalo: oddelenie redakcie ÚPVS, Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby. 1/13

2 Obsah 1. Úvod Zriadenie a správa elektronických schránok organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Postup pri zriadení elektronickej schránky pre organizačnú zložku orgánu verejnej moci (OVM) Žiadosť o zmenu údajov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity /13

3 1. Úvod Ak máte ako orgán verejnej moci (ďalej len OVM ), ktorému už bola zriadená elektronická schránka, svoju organizačnú zložku alebo ak máte vo svojej zriaďovateľskej pôsobnosti organizáciu bez právnej subjektivity, môžete požiadať Úrad vlády SR o zriadenie elektronickej schránky aj pre túto organizačnú zložku alebo organizáciu, ak je odôvodnené, aby mali na účely elektronického doručovania zriadené samostatné elektronické schránky. Upozornenie: Podľa novely zákona o e-governmente sa elektronická schránka organizačnej zložky aktivuje na doručovanie prvým prihlásením sa do nej, najneskôr však na desiaty deň odo dňa jej zriadenia. Uvedená úprava bola prijatá kvôli poskytnutiu času na zabezpečenie administratívnej prevádzky a udelenie oprávnení na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou. Na desiaty deň po zriadení elektronickej schránky bude organizačná zložka resp. organizácia bez právnej subjektivity sprístupnená v sekcii Nájsť službu a bude jej priradená služba Všeobecnej agendy, prostredníctvom ktorej majú fyzické alebo právnické osoby možnosť zasielať podania, akými sú napr. žiadosť, sťažnosť, stanovisko a pod. Elektronické formuláre potrebné na zriadenie elektronickej schránky organizačnej zložky a jej správu sú dostupné v záložke Inštitúcie na titulnej stránke Ústredného portálu verejnej správy (ďalej len ÚPVS ). Záložka Inštitúcie sa vám sprístupní až po prihlásení sa na portál v mene OVM (Obr. 1). Prihlásenie na portál je podmienené vlastníctvom občianskeho preukazu s čipom (eid karty), čítačky čipových kariet a zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK). Pred prvým prihlásením je potrebná inštalácia aplikácie eid klient, ktorá je k dispozícii na stránke Obr. 1- Záložka Inštitúcie 3/13

4 2. Zriadenie a správa elektronických schránok organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Po kliknutí na záložku Inštitúcie si vyhľadáte príslušnú sekciu s názvom Zriadenie a správa elektronických schránok organizačných zložiek a organizácií OVM (Obr. 2), v rámci ktorej sa nachádzajú nasledujúce žiadosti: žiadosť o zriadenie elektronickej schránky pre organizačnú zložku alebo organizáciu bez právnej subjektivity, žiadosť o zmenu údajov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity, žiadosť o zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity. Obr. 2 Zriadenie a správa elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity 2.1 Postup pri zriadení elektronickej schránky pre organizačnú zložku orgánu verejnej moci (OVM) Elektronická schránka pre organizačnú zložku OVM sa zriadi na základe elektronického formulára Žiadosť o zriadenie elektronickej schránky pre organizačnú zložku alebo organizáciu bez právnej subjektivity (Obr. 3). Pre jeho úspešné odoslanie musíte byť prihlásení na portál buď ako zákonný zástupca (vedúci OVM), alebo osoba, ktorej bolo udelené oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou OVM spolu s rolou na to určenou Správa organizačných zložiek OVM. 4/13

5 Upozornenie: Osoba, ktorá má udelený rozsah oprávnenia (rolu) Správa organizačných zložiek OVM, môže organizačné jednotky zriaďovať, meniť a rušiť. Nemá automaticky prístup do ich elektronických schránok. Na prístup do elektronickej schránky je potrebné osobe udeliť oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou. Pozn.: Návod ako udeliť oprávnenia na prístup a disponovanie elektronickou schránkou orgánu verejnej moci nájdete v sekcii Návody a postupy v sekcii pre OVM Vo formulári vyplníte povinné polia. Vypĺňané údaje sa týkajú organizačnej zložky, resp. organizácie bez právnej subjektivity, pre ktorú žiadate zriadiť elektronickú schránku. Výnimkou je políčko Identifikačné číslo organizácie (IČO), ktoré sa predvyplní identifikačným číslom nadradeného OVM (tzv. matky), ktorý žiada o zriadenie elektronickej schránky pre svoju organizačnú zložku, a v mene ktorého ste prihlásení na portál. Ak má organizačná zložka svoje číslo, je potrebné ho uviesť v poli Číslo organizačnej zložky, inak systém pri zriadení elektronickej schránky pridelí organizácii vlastné číslo/sufix. IČO s príslušným sufixom sa bude následne zobrazovať oprávneným osobám v prihlasovacom menu na portáli spolu s názvom organizačnej zložky. Upozornenie: V poli Názov subjektu uveďte názov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity tak, aby nebol rovnaký s názvom orgánu verejnej moci (materskej spoločnosti). V opačnom prípade sa vytvorí elektronická schránka organizačnej zložky s rovnakým názvom ako má samotný orgán verejnej moci a tým sa znemožní rozlíšenie subjektov pre bežných používateľov portálu v sekcii Nájsť službu a v sekcii Všeobecná agenda. 5/13

6 Obr. 3 - Žiadosť o zriadenie elektronickej schránky pre organizačnú zložku alebo organizáciu bez právnej subjektivity V časti Identifikačné údaje vedúceho subjektu uvediete meno, priezvisko a rodné číslo vedúceho organizačnej zložky, resp. organizácie bez právnej subjektivity. Po stlačení tlačidla Pridať môžete určiť viacero osôb. Tieto osoby budú mať zákonné zastupovanie na elektronickú schránku organizačnej zložky a budú im priradené všetky funkcionality s tým spojené. Pozn.: Vedúci OVM matky (zákonný zástupca) má priradené zákonné zastupovanie na elektronickú schránku organizačnej zložky automaticky. Po vyplnení všetkých povinných polí v žiadosti stlačíte tlačidlo Odoslať umiestnené vľavo dole. Pri odosielaní formulára budete vyzvaní na opätovnú autentifikáciu zadaním BOK kódu. Odoslanú žiadosť budete mať zaevidovanú v priečinku odoslaných správ v elektronickej schránke. Pozn.: V prípade, že má elektronická schránka slúžiť na účely v rámci jednotlivých projektov (napr. na účely IS PEP, IS CEP a pod.) alebo bude mať organizačná zložka sprístupnenú inú službu ako Všeobecná agenda, môžete ako nadradený OVM požiadať o deaktiváciu služby Všeobecnej agendy zaslaním žiadosti na ovú adresu: prevadzka@nases.gov.sk. 6/13

7 Podstatnou náležitosťou žiadosti je uvedenie identifikačného čísla organizácie (IČO) a sufix-u organizačnej zložky, o ktorej deaktiváciu služby Všeobecnej agendy žiadate. Deaktivácia služby Všeobecnej agendy znamená, že elektronická schránka organizačnej zložky bude naďalej aktivovaná na doručovanie, avšak nebude k nej priradená služba Všeobecnej agendy. Organizačná zložka si však môže registrovať vlastné služby a prijímať tieto podania do svojej elektronickej schránky. Po odoslaní formulára na zriadenie elektronickej schránky organizačnej zložky vám príde informácia o prijatí vašej žiadosti na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy (Obr. 4). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi žiadosti, časový údaj o prijatí žiadosti na spracovanie ÚPVS a údaje, akými sú identifikátor a predmet správy. Obr. 4 Informácia o prijatí správy na spracovanie ÚPVS O tom, že elektronická schránka pre organizačnú zložku bola vytvorená, vám príde potvrdenie Výsledok spracovania žiadosti (Obr. 5). 7/13

8 Obr. 5 Výsledok spracovania žiadosti Zákonný zástupca nadradeného OVM (matky) a zákonný zástupca organizačnej zložky (osoba, ktorú ste uviedli v žiadosti o zriadenie schránky) budú mať po zriadení elektronickej schránky organizačnej zložky v ponuke prihlasovacieho menu (Obr. 6) možnosť prihlásiť sa v zastúpení novovytvorenej organizačnej zložky. Obr. 6 Prihlasovacie menu V sekcii Môj profil v časti Zobrazenie zastupovania (Obr. 7) máte ako nadradený OVM zoznam svojich organizačných zložiek, voči ktorým máte zastupovanie zo zákona. 8/13

9 Obr. 7 Sekcia Môj profil Zriadená organizačná zložka má v sekcii Môj profil v časti Zobrazenie zastupovania uvedený zoznam všetkých identít, ktoré sú ju oprávnené zastupovať (Obr. 8). Obr. 8 Zobrazenie zastupovania 9/13

10 2.2 Žiadosť o zmenu údajov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Prostredníctvom formulára Žiadosť o zmenu údajov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity (Obr. 9) je možné zmeniť údaje organizačnej zložky. Pre jeho úspešné odoslanie musíte byť buď zákonným zástupcom nadradeného OVM matky, alebo osoba, ktorej bolo udelené oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou OVM spolu s rolou na to určenou Správa organizačných zložiek OVM. Obr. 9 Žiadosť o zmenu údajov organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Vo formulári je potrebné vyplniť číslo organizačnej zložky/sufix, pod ktorým je subjekt evidovaný (údaj nájdete pri prihlasovaní v prihlasovacom menu alebo v sekcii Môj profil ). Pole Identifikačné číslo organizácie (IČO) sa predvyplní identifikačným číslom nadradeného OVM (matky), ktorý žiada o zmenu údajov organizačnej zložky. Prostredníctvom formulára môžete zmeniť údaje organizačnej zložky, ktorými sú napr. názov, právna forma, adresa alebo zákonný zástupca. Po vyplnení všetkých povinných polí v žiadosti stlačíte tlačidlo Odoslať. Pri odosielaní formulára budete vyzvaní na opätovnú autentifikáciu zadaním BOK kódu. 10/13

11 Odoslanú žiadosť budete mať zaevidovanú v priečinku odoslaných správ v elektronickej schránke. Po odoslaní formulára vám príde informácia o prijatí vašej žiadosti na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy (Obr. 10). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi žiadosti, časový údaj o prijatí žiadosti na spracovanie ÚPVS a údaje, akými sú identifikátor a predmet správy. Obr. 10 Informácia o prijatí správy na spracovanie ÚPVS O tom, že zmeny údajov organizačnej zložky boli spracované, vám príde potvrdenie v podobe Výsledku spracovania žiadosti (Obr. 11). Obr. 11 Výsledok spracovania žiadosti 11/13

12 2.3 Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Prostredníctvom formulára Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity (Obr. 12) je možné zrušiť elektronickú schránku organizačnej zložky. Zrušenie elektronickej schránky má za následok, že organizačná zložka už nebude dohľadateľná v sekcii Nájsť službu a Všeobecná agenda, a osoby, ktoré mali oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou, už nebudú mať možnosť sa do nej prihlásiť. Na úspešné odoslanie formulára musíte byť buď zákonným zástupcom nadradeného OVM matky, alebo osoba, ktorej bolo udelené oprávnenie na prístup a disponovanie elektronickou schránkou OVM spolu s rolou na to určenou Správa organizačných zložiek OVM. Vo formulári je potrebné vyplniť číslo organizačnej zložky/sufix, pod ktorým je subjekt evidovaný (údaj nájdete pri prihlasovaní v prihlasovacom menu alebo v sekcii Môj profil ) a dátum, od ktorého žiadate zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky. Zadanie spätného dátumu nie je umožnené. Pole Identifikačné číslo organizácie (IČO) sa predvyplní identifikačným číslom nadradeného OVM (matky), ktorý žiada o zrušenie organizačnej zložky. Obr. 12 Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky organizačnej zložky alebo organizácie bez právnej subjektivity Po vyplnení všetkých povinných polí v žiadosti stlačíte tlačidlo Odoslať. Pri odosielaní formulára budete vyzvaní na opätovnú autentifikáciu zadaním BOK kódu. Odoslanú žiadosť budete mať zaevidovanú v priečinku odoslaných správ v elektronickej schránke. Po odoslaní formulára vám príde informácia o prijatí vašej žiadosti na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy (Obr. 13). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi žiadosti, časový údaj o prijatí žiadosti na spracovanie ÚPVS a údaje o žiadosti, akými sú identifikátor a predmet správy. 12/13

13 Obr. 13 Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS O tom, že elektronická schránka organizačnej zložky bola zrušená, vám príde potvrdenie v podobe Výsledku spracovania žiadosti (Obr. 14). Obr. 14 Výsledok spracovania žiadosti 13/13