Free online MSDS management tool

Transkript

1 Free online MSDS management tool Projekt je realizován podporou Evropské unie spolufinancováním Evropského regionálního vývojového fondu. Tel.: H Budapest, Eleonóra u. 8. Hungary office@msds-europe.com Fax:

2 Provozovatel a majitel systému MSDocS: Daňové číslo: HU Identifikační číslo: Sídlo: H Budapest, Eleonóra u. 8. Maďarsko Více informací o naší společnosti: Používání, funkce systému MSDocS: MSDocS je speciálním ukládacím systémem sdílící soubory, které poskytuje možnost pro načtení, ukládání, uspořádání sdílení a prohlížení. Toto umožňuje, aby Zákazníci svoje bezpečnostní listy ukládaly v systému a sdíleli je se svými partnery. MSDocS zajišťuje přímý přístup k využití dalších služeb Poskytovatele (zhotovení bezpečnostních listů, překlad, aktualiziace, lektorace, atd.) s možností online poptávky, a objednávky. Základní pojmy: Zákazník: Právnická osoba, která je v přímém kontaktu s poskytovatelem, vlastnícím účet MSDocS, a náležícím uživatelským jménem a heslem. Zákazník může disponovat pouze jedním uživatelským účtem. Fyzická osoba nemůže být zákazníkem. Partner: Fyzická nebo právnická osoba, která je v kontaktu se zákazníkem, se kterým zákazník sdílí dokumenty. Obsahy pro načtení, omezení Bezpečnostní listy jsou informační jednotky načítané do systému MSDocS. Vedle bezpečnostních listů mohou být načtené i další související odborné obsahy, jako například: návrhy etiket, povolení, informace o výrobku, dokumenty související se složením, protokoly měření. Systém může být používán výhradně pro ukládání a sdílení dokumentů ve formtu word a pdf. Nemohou být načítány video a obrázkové soubory, ilegální a pornografické materály, dále obsahy, k jejichž používání zákazník není oprávněn. 2

3 Seznam obsahu k návodu použití systému MSDocS Požadavek k přístupu / Vstup Ukládání bezpečnostních listů Správa složek a souborů Načítání dokumentů Vyznačení dokumentů, speciální funkce Sdílení bezpečnostních listů s našimi partnery Dokumentování faktu předání bezpečnostních listů Žádost o sdílení bezpečnostních listů od uživatelů MSDocS l Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostních listů On-line poptávka, proces objednání 3

4 Žádost o přístup / Vstup Url: Po vyplnění registračního formuláře naši spolupracovníci Vám do 72 hodin zašlou heslo potřebné ke vstupu (na ovou adresu zadanou při registraci). Ceny, náklady: Používání systému MSDocS je do 15. prosince 2011 bezplatné (pokud náklady na provoz systému MSDocS zůstane pro naši společnost na přijatelné úrovni, bezplatnost zajistíme i později). Podmínkou bezplatnosti je umístění loga MSDocS a odkazu na webovou stránku na úvodní stránce webových stránek našeho zákazníka. Logo je možné shhlédnout na našich webových stránkách: Na umístění loga a odkazu zajistíme 20 pracovních dnů našim zákazníkům od zaslání uživatelského jména a hesla potřebných k používání MSDocS. V případě, že náš zákazník nesplní výše uvedené, omezíme používání MSDocS, anebo přístup k systému zákazníkovi umožníme za zvláštní poplatek. Ochrana dat: Údaje našich zákazníků (uživatelské jméno, heslo, další údaje) v žádném případě neposkytneme třetí straně. Naše společnost se do Vašich údajů, dokumentů uložených v systému MSDocS nevzhlédne a nepoužije (kromě pověření našeho Zákazníka). Učiníme vše v dostupné míře v zájmu toho, aby neoprávněné osoby neměli přístup k materiálům, dokumentům našich zákazníků, ale nepřebíráme za to žádnou odpovědnost. 4

5 Ukládání bezpečnostních listů Obrazovka je funkcionálně rozdělena na dvě velké části. Na levé straně jsou složky, dále ikony potřebné k vytvoření/správě složek. Na pravé straně mohou být zobrazeny načtené bezpečnostní listy (a další dokumenty) seskupené do složek vytvořených uživatelem. Načtené dokumenty již obvyklým způsobem může uspořádat do individuálně vytvořených a nazvaných struktur knihoven. Samozřejmě uvnitř jednotlivých složek můžeme vytvořit podsložky. Systém umožňuje, aby jeden bezpečnostní list byl uveden i ve více složkách. V systému MSDocS s bráním v ohledu jednoduchou správu používáním ikonů jsme zpřístupnili nejvíce funkcí. Ten, kdo již používal počítač, může jeho používání snadno osvojit. Otevření všech složek Zavření všech složek Vytvoření nové složky Ukázání souborů podle struktury knihovny Základní stav/aktualizace 5

6 Načítání dokumentů Při načítání dokumentů máme možnost pro zadání jazyka bezpečnostního listu pro uvedení výrobce dále můžeme vyjmenovat všechny vlastnosti v poli etiket, které ohledně bezpečnostního listu považujeme za důležité (např. v případě směsí jejich složení, čísla CAS, věty R, množina stavů, atd.) Pozor! Později je podle etiket možné vyhledání našich bezpečnostních listů. Zadání jazyka je důležité mezi dalšími proto, že v případě nároku využití překladatelských služeb systém za jazyk originálu považuje zadaný jazyk. Poznámka: Etikety i po načtení mohou být změněny!! Dokumenty, které je vhodné ukládat v systému MSDocS: Z hlášení od mnohých zákazníků víme, že tyto důležité dokumenty zapadnou, jakmile tím pověřený zaměstnanec odchází od společnosti. 6

7 Skupinové načítání dokumentů Při rozvoji systému MSDocS prvotním hlediskem bylo zajištění jednoduchého, rychlého ukládání, správy více (několik stovek) bezpečnostních listů. Vybráním bodu Nový soubor dat při načítání bezpečnostních listů je možné uskutečnit načítání libovolného počtu bezpečnostních listů najednou. Načtené bezpečnostní listy mohou být opatřeny etiketou i dodatečně. 7

8 Vyznačení dokumentů, speciální funkce Služby vztahující se ke speciálnímu, danému dokumentu systému bude přístupné po vyznačení dokumentu(ů) (víz: pravo nahoře). Na levé straně ikony označené šipkou znamenají základní funkce sloužící k zakládání, smazání dokumentů. Shlédnutí, uspořádání etiket dokumentu Etikety jsou individuálními klíčovými slovy vztahující se na obsah bezpečnostního listu, podle kterých později můžeme hledat, filtrovat nebo seskupovat. Etikety je vhodné zadat při načítání bezpečnostního listu, ale použitím tohoto bodu je možné je změnit i později. Stažení bezpečnostních listů, dokumentů Sdílení bezpečnostních listů s vybranými partnery. Více o této funkci později. Kontrola stažení sdílených dokumentů. Systém registruje datum sdílení, dále i to, kdy byl bezepčnostní list fakticky stažen našim partnerem.! Při kontrole úřadu fakt předání bezpečnostních listů musíme hodnověrně potvrdit! Jeden bezpečnostní list může figurovat i ve více složkách (např.: jedna látka může být zároveň základní látkou a hotovým zbožím). Touto funkcí jediným kliknutím tlačítka můžeme zjistit, kde jsou naše dokumenty uloženy. Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu. Jeden z nejzajímavějších služeb systému MSDocS, o které více informací poskytneme později. 8

9 Sdílení bezpečnostního listu s našimi partnery 1. Vyznačení bezpečnostního listu pro sdílení 2. Kliknutí na ikonu sdílení (objeví se seznam partnerů podle obr. 2) Pod záložkou Moji partneři údaje našich partnerů můžeme sestavovat (přidávat, 3. smazat). Vyznačme jednoho partnera, nebo více partnerů, se kterým(i) chceme sdílet 4. bezpečnostní list. 5. Potvrzení procesu sdílení Výsledkem procesu sdílení náš partner obdrží ovou zprávu obsahující sdílený dokument/sdílené dokumenty.! Náš partner nebude mít přístup k naši osobní MSDocS schránce, získává výhradně sdílený bezpečnostní list! 9

10 Dokumentování faktu předání bezpečnostního listu Ve smyslu vztahujících se právních pravidel dodavatel je povinen (v případě distribuce pro veřejnost) u příležitosti první dodávky přiložit bezpečnostní list k předanému zboží. Obecně rozšířeným řešením je, že na webových stránkách společnosti jsou zveřejněny Uveřejnění bezpečnostních listů na webových stránkách společnosti, které je všeobecně rozšířeným řešením, nesplňují výše uvedené podmínky. Pomocí systému MSDocS je ovšem možné potvrdit, co jsme komu a kdy předali. Systém registruje identifikační číslo našeho partnera, názvy sdílených/předaných dokumentů, datum zajištění přístupu, dále to, zda-li náš partner vyznačené bezpečnostní listy opravdu stáhnul/převzal. 10

11 Žádost o přístup bezpečnostního listu od uživatelů MSDocS Na každé webové stránkce našich uživatelů MSDocS je možné nalézt logo MSDocS, kliknutím na logo se můžeme dostat na svou webovou stránku Požadavek na bezpečností list : Url: O bezpečnostní list můžeme zažádat výhradně od společností, jejichž jména jsou uvedena v menu Výrobce/distributor. Po vyplnění formuláře patří do kompetence našeho zákazníka posouzení oprávněnost naší žádostí o bezpečnostní list. Pokud náš partner považuje naší žádost za odůvodněný a hodlá s námi sdílet žádané bezpečnostní listy, pak naše údaje registruje mezi svými partnery a poskytne nám žádané bezpečnostní listy. Poznámka: Požadavek o přístup bezpečnostních listů obdrží pouze náš zákazník. Provozovatel systému MSDocS nemá žádný vliv na proces posouzení žádosti, bezpečnostní list může sdílet pouze majitel bezpečnostního listu.! V souladu s Všeobecnými smluvními podmínkami umístění loga MSDocS a odkazů je povinností každého uživatele, protože pouze za těchto okolností je možné zajistit správný chod systému. Více informací o doplňujících prvků pro umístění na webových stránkách: 11

12 Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu Níže uvedené služby jsou přímo přístupné uvnitř v systému MSDocS, se zajištěním rychlé, jednoduché administrace: Překlad bezpečnostního listu, s odbornou lektorací (do 29 jazyků) Překlad bezpečnostního listu bez odborné lektorace Přezkoumání, aktualizace bezpečnostního listu Odborné posouzení bezpečnostního listu Sestavení nového bezpečnostního listu Sestavení zjednodušeného (pracovního) listu Výhody poptávky a objednávky vycházející uvnitř systému MSDocS: Okamžitě obdržíte požadovanou nabídku Není nutné zaslat přes bezpečnostní listy k překladu Objednané bezpečnostní listy můžeme předat i přes systém MSDocS! Používání ukládacích, sdílících služeb bezpečnostního listu MSDocS je bezplatné. Naše služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu musejí být uhrazeny! Poptávky zaslané ze systému MSDocS nezavazují k objednávce. Za objednávku považujeme výhradně přijaté cenové nabídky. K využití našich dalších služeb Vás žádáme o používání našich kontaktů, formulářů k poptávce nacházejících se na našich webových stránkách. Naše ostatní služby: Poradenství REACH, registrace: Služby GHS / CLP: 12

13 1. Vyznačení bezpečnostních listů k překladu 2. Kliknutím na ikonu services se můžeme dostat na povrch Poptávka cen (obr.2.) 3. Výběr vhodné služby ze seznamu. O službách, které nejsou uvedeny v seznamu se můžete informovat na našich webových stránkách. 4. Systém za jazyk v originále považuje zadaný jazyk při načtení bezpečnostního listu. V případě překladatelské služby je nutné zadat cílový jazyk uvedené v seznamu. 5. V případě naší služby Překlad bezpečnostního listu s odbornou lektorací je nutné nastavit i cílovou zemi, protože podle toho můžeme identifikovat, které související právní předpisy dané země musíme brát v ohledu během odborné lektorace. 6. Možnost nastavení dalších parametrů. 13

14 Během cenové poptávky představené ve výše uvedeném příkladu náš zákazník obdrží i v u naši cenovou nabídku, dále se dostane do složky Moje pracovní listy. Pro přijetí nebo odmínutí cenové nabídky je zároveň možné kliknutím na odkaz nacházející se v u, nebo pomocí ikonu označené šipkou ve schránce MSDocS. Po přijetí cenové nabídky objednávka se stejným registračním číslem přemístí do složky Objednávka. Administrátor MSDocS v u zašle potvrzení objednávky a proforma fakturu, která se zároveň dostane do složky Potvrzení. Splnění objednávky se objeví stejným způsobem, v u i v sytému MSDocS. Ordered files mappa: Objednané bezpečnostní listy se přemístí do automaticky založené složky, čímž je jednodušší evidování nově založených bezpečnostních listů v již stávající struktury složek. 14