Metodika. zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok platná od verze PO GORDIC GORDIC 1

Transkript

1 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 verze PO platná od GORDIC 1

2 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 Hlavní změny v metodice od Změny vycházejí z novely vyhlášky č. 410/2009 Sb. a vyhlášky č. 383/2009 Sb. 2. Mění se název účtu 342 na Ostatní daně, poplatky a jiná obdobná peněžitá plnění 3. Náplň účtu 344 se převádí do náplně účtu 342 a název se mění na Pohledávky za osobami mimo vybrané vládní instituce. 4. Ruší se účet 371 Jiné krátkodobé pohledávky a závazky, případný zůstatek se podle uvážení ÚJ a podle charakteru převede na některý z účtů 344, 346, 373 nebo Ruší se účet 372 Krátkodobé závazky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí, případný zůstatek se podle uvážení ÚJ a podle charakteru převede na některý z účtů 345, 347, 374 nebo Od se do účtové osnovy zařazuje nový účet 375 Zprostředkování krátkodobých transferů. 7. Ruší se účet 396 Spojovací účet při sdružení 8. Ruší se účet 458 Dlouhodobé závazky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí, případný zůstatek se podle uvážení ÚJ a podle charakteru převede na některý z účtů 345, 347, 472 nebo Ruší se účet 468 Dlouhodobé pohledávky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí, případný zůstatek se podle uvážení ÚJ a podle charakteru převede na některý z účtů 344, 346, 471 nebo Od se do účtové osnovy zařazuje nový účet 475 Zprostředkování dlouhodobých transferů. 11. V souvislosti se zrušením části N.II. (viz předchozí bod) se od ruší účet 790 Statistické údaje (určený ke sledování přepočteného počtu pracovníků). 12. Od se přečíslovávají a mění část podrozvahových účtů. Podrobnosti je třeba zjistit přímo v metodice porovnáním aktuální verze pro rok 2015 na metodiku roku Upravena kap. 5 - Metodika DPH (zejména aktualizace změny v číslování ZJ od ) 14. V účtových třídách 7 a 8 nově upravena závaznost účtových skupin a účtů Seznam zkratek OS - organizační složka OSS - organizační složka státu USC - územně správní celek PO - příspěvková organizace RO - rozpočtová oblast ISPROFIN - informační systém programového financování MHMP - Magistrát hlavního města Prahy EU - Evropská unie ES - Evropská společenství HMP - Hlavní město Praha RS - rozpočet schválený SDV - souhrnný dotační vztah RU - rozpočet upravený GORDIC - registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. UCR - metodika a programové vybavení pro účetnictví a rozpočet, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. IS - informační systém GINIS - programové vybavení, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. GINIS Express - programové vybavení, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. GINIS Basic - Ultimate - programové vybavení, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. DHM - dlouhodobý hmotný majetek (dříve HIM) DNM - dlouhodobý nehmotný majetek (dříve NIM) DM - dlouhodobý majetek (dříve IM) SR - státní rozpočet ENNV - evidence nároků z nespotřebovaných výdajů (zákon č. 218/2000 Sb., 47) Tato metodika je autorským dílem, k němuž vykonává majetková práva společnost GORDIC spol. s r. o. Žádná část tohoto textu nesmí být reprodukována ani jinak šířena bez předchozího písemného souhlasu firmy GORDIC spol. s r. o. Každá osoba odkazující se na tuto metodiku je povinna uvádět ji jako Metodika GORDIC - UCR. 2 GORDIC

3 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Obsah Hlavní změny v metodice od Úvod Účetnictví a rozpočet Legislativa Základní pojmy účetnictví a rozpočtu Aktiva, Pasiva, Rozvaha (bilance) Akruální princip (základní princip podvojného účetnictví) Náklady a výnosy Rozdíl mezi náklady a výnosy (výsledek hospodaření) Ocenění majetku a závazků Účtování o podmíněných pohledávkách a závazcích Stavy účtů Závěrečné zápisy Uzavření účetních knih Otevření účetních knih Metodický rozbor datové věty Účtový rozvrh - metodický popis Konstrukce účtového rozvrhu Kontrolní funkce účtového rozvrhu Hodnota BUPSRR Zabezpečení rozvrhu před neoprávněnými zásahy obsluhy Aktivace a deaktivace v rozvrhu Postup při opravách účetních záznamů podle zákona Využití přístupových práv Hodnota H - druh dokladu Druhy dokladu v účetnictví Druhy dokladu v rozpočtu Slovo DD - den uskutečnění účetního případu (den uskutečnění rozpočtového případu) Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) záznamu (dokladu) Číselné řady Popis dokladu Textový popis řádku Slovo SU syntetický účet Slovo AU - analytický účet Slovo ODPA - oddíl, paragraf Slovo POL - položka Slovo ZJ - záznamová jednotka (konsolidační třídění) Slovo UZ - účelový znak Význam a použití UZ v hospodaření příspěvkových organizací Základní používání UZ Rozšířené použití UZ o nástroj a zdroj Používání UZ ve vztahu k účtovému rozvrhu Doporučené členění účelových znaků Význam a použití UZ při použití metodiky účtování o DPH Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) Slovo ORG Závazná struktura ORG pro příspěvkové organizace Metodika příspěvkových organizací Závazné a doporučené analytiky Metodika příspěvkových organizací zřizovaných ÚSC nebo OSS Obecně k metodice ÚČTOVÁ OSNOVA se stanovenými analytikami pro rok Použití funkčního (odvětvového) a druhového třídění podle rozpočtové skladby v členění nákladů a výnosů hlavní činnosti a pro účet 416 u příspěvkových organizací Členění nákladových a výnosových účtů dle položek rozpočtové skladby Doporučené analytické členění účtu 416 v POL, UZ a ORG Algoritmy výkazů pro příspěvkové organizace Rozvaha (bilance) Výkaz zisku a ztráty Příloha účetní závěrky pro PO zřizované ÚSC Příloha účetní závěrky pro PO zřizované OSS Přehled o peněžních tocích a Přehled o změnách vlastního kapitálu Výstupy a tisky Účetní závěrka Účetní knihy Kontrolní výkazy Metodika DPH Úvodní informace Legislativa upozornění na změny Odchylky Metodika s ohledem na verzi použitého IS GINIS Informace ke zpracování DPH v IS GINIS Express Podrobný popis strukturovaného popisu dokladů Ukázka možných variant použití řetězce DUD v textovém popise dokladu Využití strukturovaných popisů dokladů v IS GINIS Express Používání záznamových jednotek (ZJ) Základní inf. ke zpracování DPH v IS GINIS Basic - Ultimate Základní nastavení informačního systému Podrobný popis strukturovaného popisu dokladů - závazný v případě účtování o DPH Využití strukturovaných popisů dokladů v IS GINIS Basic - Ultimate Podmínka pro zahrnutí dokladu do zpracování DPH (daňového přiznání) za dané období Používání záznamových jednotek (ZJ) Režim přenesení daňové povinnosti Hlavní algoritmy a schéma hlavních identifikací pro metodiku DPH Základní podmínky a algoritmy Záznamové jednotky pro dodatečné daňové přiznání k daňovému období před Záznamové jednotky pro řádné a dodatečné daňové přiznání od Komplexní příklad účtování o DPH pro rok 2015 včetně daňového přiznání Další příklady účtování Příklady a postupy pro účtování pro dod. daňové přiznání Obecné zásady pro účtování pro zabezpečení zpracování DODATEČNÉHO daňového přiznání Schematický příklad účtování o dodatečném daňovém přiznání za období od do Schematický příklad účtování o dodatečném daňovém přiznání za období po Návrh postupu při ročním vypořádání nároků na odp. DPH Zvláštní postupy pro zpracování dokladů Účtování o uplatnění odpočtu daně v následujícím daňovém období Doporučený postup při evidenci daňových i nedaňových dokladů na přelomu roku Účtování o zálohách s DPH Účtování o předem poskytnutých platbách (zálohách) Účtování o předem přijatých platbách (zálohách) - 21, odst Tiskové výstupy k DPH Metodika evidence majetkových pohybů Pohyby majetku ( POL ) pro příspěvkové organizace Formáty přehledů o pohybu majetku Datová a výkazová rozhraní Textový formát věty 56Dg pro datové rozhraní Struktura dávky - textový soubor Vzorový příklad vstupní dávky Textový formát věty 56Eg pro datové rozhraní Popis textového formátu věty 56Eg Textový formát věty 56Gg pro datové rozhraní dat Popis textového formátu věty 56Gg Vzorový příklad vstupní dávky XML formát (GXML) pro datové a výkazové rozhraní...87 GORDIC 3

4 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok Úvod Metodika je určena pro účetní jednotky ze sféry obecně označované jako ROPO rozpočtové a příspěvkové organizace. Z pohledu odkazu na legislativu lze tuto sféru metodicky rozdělit dále na: RO - rozpočtová oblast V oblasti rozpočtového hospodaření tyto účetní jednotky používají k posouzení dosažených výsledků příjmy a výdaje na bankovních účtech s použitím rozpočtové skladby (vyhl. 323/2002 Sb.). Jejich hospodaření se řídí rozpočtem a pravidly stanovenými zákony. V souvislosti s celkovou reformou účetnictví se v oblasti veřejných rozpočtů (vybraných účetních jednotek) mění a rozšiřuje posuzování hospodaření těchto účetních jednotek a to zavedením akruálního principu účetnictví. To umožní zvýšit a zpřesnit posouzení majetkové a finanční situace konkrétních účetních jednotek. Výsledek hospodaření se zjišťuje jako účetní výsledek z pohledu přes nákladové a výnosové účty a zavádí se sledování opravných položek u majetku a pohledávek a oprávek u dlouhodobého majetku (odepisování). Účetní jednotky používají k posouzení dosažených výsledků příjmy a výdaje na bankovních účtech s použitím rozpočtové skladby (závazně stanovené vyhláškou č. 323/2000 Sb. V rozpočtové oblasti rozlišujeme: o rozpočty centrální úrovně tvořené dílčími rozpočty organizačních složek státu (zkratka OSS)» jejich hospodaření je vymezeno zákonem č. 218/2000 Sb. o rozpočty územní úrovně tvořené dílčími rozpočty územních samosprávných celků (zkratka ÚSC)» jejichž hospodaření je vymezeno zákonem č. 250/2000 Sb. PO - příspěvková oblast Účetní jednotky používají k posuzování dosažených výsledků nákladové a výnosové účty (souhrnně označované jako výsledkové). Příspěvkové organizace je možné dále rozlišovat podle typu zřizovatele na PO zřizované rozpočty centrální úrovně a PO zřizované rozpočty územní úrovně. Jejich hospodaření je vymezeno stejnými zákony jako hospodaření jejich zřizovatelů. Metodika GORDIC nemůže postihnout všechny varianty analytického členění. Snažíme se pouze stanovit minimální nutný rozsah číslování analytik různých syntetických účtů, potřebných k udržení metodické kompatibility, nezbytné pro jednotné zpracování roční účetní uzávěrky, pro tisk a výstup výkazů řady FIN a některé další speciální tiskové výstupy. V účetní praxi se vyskytuje v některých případech tolik odlišných možností řešení a každá účetní jednotka si staví vlastní specifické požadavky na vypovídací schopnost účetnictví, že nelze předepsat její chování do velkého detailu. Část analytik uvedených v této příručce je označena jako D, tedy doporučená. Účetní jednotka se v tomto případě může a nemusí řídit doporučením firmy GORDIC. Analytiky označená jako Z, tedy závazná, je závazná podle jednotlivých syntetických účtů z hlediska tří hlavních významů: o závazné analytiky z důvodu sjednocení algoritmu pro automatizované zpracování uzávěrky účetního období o závazné analytiky pro sjednocení okruhů účtování a navazující podpory ze strany firmy a také pro centrálně vytvářené minimální kontrolní okruhy pro kontrolu účtování o závazné analytiky z hlediska algoritmů celostátně závazných výstupů účetními výkazy a výkazy FIN Nejpřísnější kategorií tvoří stanovené analytiky pro bankovní účty s rozpočtovou skladbou a pro účty nákladů a výnosů. Dodržování analytik závazně vyhlášených firmou GORDIC je bez výjimky nutné a nelze je obcházet. Navazují totiž na algoritmus jednotlivých výkazů odevzdávaných účetní jednotkou k celostátnímu zpracování.! UPOZORNĚNÍ 1) Závaznost analytik uvedených v této metodice je platná k IS GINIS Express i Basic - Ultimate a váže se k těmto oblastem: k výstupům účetních a finančních výkazů - k výkazu ROZVAHA-bilance viz. výčet položek výkazu je stanovený v příloze vyhlášky č. 410/2009 Sb. - k Výkazu zisku a ztráty viz. algoritmy pro členění na hlavní činnost a hospodářskou (zdaňovanou) činnost - k Přehledu o peněžních tocích - k Přehledu o změnách vlastního kapitálu - k Příloze k automatizovanému zpracování účetní závěrky pomocí distribuovaného algoritmu ke kontrolním chodům udržovaným centrálně 2) Vyšší územní samosprávné celky pro nižší územní samosprávné celky, případně zřizovatelé pro své příspěvkové organizace, mohou vydat vlastní doplňující a rozšiřující metodiku. Takto vydaná metodika nemůže být v přímém rozporu s ustanovením uvedeným v bodu 1). 3) Pokud by z hlediska upřesnění metodiky bylo třeba upravovat algoritmy účetní závěrky, kontrolní chody nebo jiné výstupy, pak se z pohledu metodického jedná o úpravy na zakázku a nelze počítat s jejich celoplošným nasazením. V případě, že je požadována úprava metodiky a tato úprava je přijata centrálou firmy jako obecné řešení výhodné pro všechny zákazníky, je zapracována a veškeré související úpravy jsou zahrnuty v rámci legislativního update. Pokud je požadavek na změnu vyhodnocen jako individuální, je řešeno jako zakázková úprava za úhradu s vyhodnocením případného dopadu na další algoritmy programu. Hovoříme pak o zakázkových úpravách metodiky a navazujících algoritmů. 4 GORDIC

5 2. Účetnictví a rozpočet 2.1. Legislativa Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Obecná metodika vychází z vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu. V návaznosti na 36 zákona č. 563/1991 Sb. se za účelem docílení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami vydávají České účetní standardy. Přehled nejdůležitějších právních předpisů: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví - Obecný princip účetnictví Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech - Územní rozpočty a jimi zřizované příspěvkové organizace Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech - Státní rozpočet, rozpočet OSS a jimi zřizované příspěvkové organizace Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Zákon č. 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví - Účtová osnova, uspořádání a náplň účetních výkazů Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě - Kapitoly, položky, paragrafy, ZJ Vyhláška č. 5/2014 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení... - Způsoby, termíny a rozsah předkládaných údajů Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole České účetní standardy - Rozvádí a upřesňují účetní metodiku, která vychází ze zákona o účetnictví a vyhlášky, která je prováděcím předpisem k zákonu. České účetní standardy navazují na příslušné vyhlášky podle typu účetní jednotky Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě... Vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků Vyhláška č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek nekterých vybraných účetních jednotek 2.2. Základní pojmy účetnictví a rozpočtu Tato část metodické příručky popisuje jen základní pojmy účetnictví, které jsou podrobněji rozváděny v prováděcích vyhláškách k zákonu o účetnictví a popsány v účetních standardech, v učebnicích nebo odborné literatuře Aktiva, Pasiva, Rozvaha (bilance) Aktiva Jeden ze základních pojmů účetnictví. Obecně lze aktiva charakterizovat jako majetek účetní jednotky, který je možno členit do jednotlivých druhů podle formy a časového hlediska existence. Pro oblast ROPO jsou v současné době členěna takto: o stálá aktiva o dlouhodobý nehmotný majetek o dlouhodobý hmotný majetek o dlouhodobý finanční majetek o dlouhodobé pohledávky o oběžná aktiva o zásoby o krátkodobé pohledávky o krátkodobý finanční majetek Pasiva Pasiva jsou zdroje krytí majetku. Na rozdíl od aktiv, které se člení dle doby, po kterou zůstávají v účetní jednotce, se pasiva primárně člení na vlastní a cizí zdroje: o vlastní kapitál o jmění účetní jednotky o upravující položky o fondy účetní jednotky o výsledek hospodaření o cizí zdroje o rezervy o dlouhodobé závazky o krátkodobé závazky Rozvaha (bilance) Rozvaha je jednou ze součástí účetní závěrky a jedním ze základních účetních výkazů. V jedné části jsou uvedena aktiva a v druhé pasiva. V rozvaze musí být vždy a za všech okolností splněna tzv. základní bilanční rovnice, která říká, že GORDIC 5

6 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 AKTIVA = PASIVA Tato rovnice vyjadřuje základní princip podvojného účetnictví, kde platí, že každý účetní případ po jeho zaúčtování musí splňovat rovnost obratů stran MD a DAL. Takže platí, že pro účetní doklad musí platit rovnice MD = DAL. V praxi může nastat: AKTIVA PASIVA Popis + + současné zvýšení AKTIV i PASIV - - současné snížení AKTIV i PASIV + - zvýšení jednoho AKTIVA a snížení jiného AKTIVA + - zvýšení jednoho PASIVA a snížení jiného PASIVA Akruální princip (základní princip podvojného účetnictví) Akruální princip je jedna ze základních účetních zásad, která říká, že účtování nákladů a výnosů patří do období, se kterým věcně a časově souvisí, aniž by bylo bráno v úvahu, kdy došlo k reálnému pohybu peněz. Materiál je převzat na sklad účetní jednotky s datem, kdy skutečně došel (1. datum uskutečnění účetního případu), faktura je zaúčtována k okamžiku přijetí do účetní jednotky (2. datum uskutečnění účetního případu), faktura má datum úhrady v jiný den, než došla do organizace (3. datum uskutečnění účetního případu), materiál je postupně spotřebováván na údržbu nebo opravy a zaúčtuje se s datem, kdy byl vydán ze skladu a použit (4. datum uskutečnění účetního případu). V důsledku posunu je možné a zcela obvyklé, že o nákladu (spotřebě tohoto materiálu) je účtováno dokonce do dalšího účetního období (roku) Náklady a výnosy Náklady Výdaj představuje jednorázové vynaložení peněžních prostředků v momentu jejich úbytku z bankovního účtu nebo pokladny, kdežto pro náklad je důležitý moment účelového vynaložení (skutečná spotřeba nákladové složky). Mezi náklady a výdaji tedy může existovat tzv. VĚCNÁ A ČASOVÁ NESOURODOST. Věcná nesourodost znamená, že ne všechny výdaje jsou ihned adresné (stávají se náklady). Příkladem takové nesourodosti je nákup kancelářských potřeb do skladu úřadu, což představuje výdaj, kterým je zatížena účetní jednotka jako celek. Tento nakoupený kancelářský materiál je pak vydáván k použití vnitřním útvarům podle potřeb. Tento výdej do spotřeby tvoří náklad. V účetnictví se řeší nejčastěji formou časového rozlišení nákladů. Výnosy Příjem představuje jednorázový přírůstek peněžních prostředků v momentu jejich připsání na bankovní účet nebo přijetí do pokladny, kdežto pro výnos je důležitý moment peněžního ocenění výkonu bez ohledu, kdy došlo ke skutečné úhradě. Mezi výnosy a příjmy tedy může existovat tzv. VÉCNÁ A ČASOVÁ NESOURODOST. Věcná nesourodost znamená, že ne všechny příjmy jsou ihned adresné a vztahují se k danému období. Příkladem takové nesourodosti je platba inkasovaná předem, kterou je třeba formou časového rozlišení výnosů promítat do výnosů postupně a v souladu se skutečným vynakládáním prostředků v nákladech účetní jednotky Rozdíl mezi náklady a výnosy (výsledek hospodaření) Rozdíl mezi výnosy a náklady účetní jednotky představuje výsledek hospodaření běžného účetního období. Výsledek hospodaření zjišťuje účetní jednotka z výkazu zisku a ztráty. Ve výkazu zisku a ztráty se vykazují konečné zůstatky syntetických účtů nákladů a výnosů a výsledek hospodaření před zdaněním a výsledek hospodaření běžného účetního období účetní jednotky k okamžiku sestavení mezitímní účetní závěrky nebo k rozvahovému dni, a to ve stavu za a) běžné účetní období ve dvou sloupcích 1. za hlavní činnost účetní jednotky a 2. za hospodářskou činnost účetní jednotky, b) minulé účetní období ve dvou sloupcích 1. za hlavní činnost účetní jednotky a 2. za hospodářskou činnost účetní jednotky Ocenění majetku a závazků Správné ocenění majetku a závazků je jedním ze základních předpokladů správně vedeného účetnictví. Právní úprava způsobů ocenění je uvedena v 24 a 25 zákona o účetnictví (563/1991 Sb.), bližší detaily jsou dále rozvedeny v jednotlivých Českých účetních standardech. * ODPISY a oprávky Oprávky vyjadřují kumulované odpisy u majetku za předchozí období. Odpisy pak vyjadřují opotřebení majetku (amortizaci) vyjádřené v Kč. Známe 2 druhy opotřebení: - fyzické (používáním) a morální (zastaráním). Účetní jednotka sleduje 2 druhy odpisů: účetní odpisy Účetní jednotka provádí odpisování na základě odpisového plánu, ve kterém si stanoví sazby účetních odpisů (v %) v závislosti na předpokládaném fyzickém a morálním opotřebení IM v daných podmínkách, např. podle očekávané životnosti nebo ve vztahu k výkonům. Odpisování majetku řeší Český účetní standard č daňové odpisy 6 GORDIC

7 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Na rozdíl od účetních odpisů se pro daňové účely používají daňové odpisy, stanovené v zákonu o daních z příjmů a používané pro účely výpočtu daňového základu této daně. Tyto odpisy jsou konstruovány jako rovnoměrné nebo zrychlené. * OPRAVNÉ POLOŽKY Opravné položky se vytváří k majetku (tj. k aktivům) účetní jednotky v zájmu dodržování jedné z obecně uznávaných účetních zásad, tzv. zásady opatrnosti. Tato zásada zjednodušeně řečeno říká, že účetní jednotka by měla ve svém účetnictví zobrazit i potenciální ( hrozící ) rizika a ztráty, nikoliv však potenciální ( hrozící ) zisky. Jinými slovy zásada opatrnosti účetní jednotky říká, aby se účetní jednotka sama sobě ve svém účetnictví spíše podhodnocovala než nadhodnocovala, to vše samozřejmě v rámci určitých pravidel. Tím se zásadně liší od oprávek, které jak známo vyjadřují trvalé snížení hodnotky majetku v důsledku jeho používání a opotřebení (typicky v případě dlouhodobého majetku). Zatímco oprávky jsou napořád, u opravných položek existuje předpoklad, že časem důvod jejich existence pomine. Opravné položky lze především tvořit: k dlouhodobému majetku k zásobám k pohledávkám k finančnímu majetku * OCENĚNÍ REÁLNOU HODNOTOU Ocenění majetku reálnou hodnotou podle 27 odst. 1 písm. h) zákona, se řídí vyhláškou 410/2009 Sb., ustanovením 59 až Účtování o podmíněných pohledávkách a závazcích V účetnictví od se zavádí zcela nový prvek v účetnictví veřejných rozpočtů. Vychází z ustanovení vyhlášky 410/2009 Sb., 51, 52, 53, 54. V účetnictví se ukládá vést na přesně vymezených podrozvahových účtech tzv. podmíněné pohledávky a závazky. Jsou to takové pohledávky nebo závazky, které vzniknou nebo mohou vzniknout účetní jednotce v budoucnosti v souvislosti se skutečnostmi uvedenými ve vyhlášce. Podmíněné pohledávky a závazky se člení na krátkodobé a dlouhodobé Stavy účtů Účty mohou mít na počátku i na konci období zůstatky, jež lze označovat také jako stavy, které představují hodnotu daného aktiva (na účtech aktivních), či pasiva (na účtech pasivních). Stavy účtů se dají v softwaru zjišťovat i v průběhu účetního období a to k jakémukoliv dni. Zůstatek, neboli stav účtu na konci období je označován pojmem konečný zůstatek (stav), výchozí stav na počátku období je označován jako počáteční zůstatek (stav), někdy také rozvahový stav. Počáteční stavy bilančních (rozvahových) účtů musí navazovat na jejich konečné stavy na konci předchozího účetního období. Tento požadavek se také nazývá bilanční kontinuita a zákon o účetnictví ji vyžaduje v 19, odst.4. Zůstatky jsou uváděny na účtech na straně MD u aktivních účtů, či na straně DAL u pasivních účtů Závěrečné zápisy Zápisy vznikající automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. závěrečných zápisů na konci účetního období (roku). Bližší popis funkce uzávěrky roku je popisován v samostatné metodice uzavírání roku Uzavření účetních knih Zápisy vznikající automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. uzavírání účetních knih na konci účetního období (roku). Bližší popis funkce uzávěrky roku je popisován v samostatné metodice uzavírání roku Otevření účetních knih Zápisy vznikající automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazné předepsané metodiky tzv. otevření účetních knih na začátku účetního období (roku). Bližší popis funkce uzávěrky roku je popisován v samostatné metodice uzavírání roku. GORDIC 7

8 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok Metodický rozbor datové věty Schéma konstrukce celé věty pro rozpočet i účetnictví: HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Stručný popis jednotlivých slov v datové větě: HH (DRD) druh dokladu (starší zkratka H nahrazena zkratkou DRD )» druh dokladu je dvoumístné číslo (hh) DD Den uskutečnění účetního případu den uskutečnění rozpočtového případu CCCCCCCCC Číslo účetního (rozpočtového) záznamu (dokladu) Poznámka Rozšíření struktury čísla dokladu na 9 míst se týká pouze modulů řady WIN. Je možné zahájit používání pouze na začátku účetního období. Účetním jednotkám doporučujeme nadále vést dokladové řady na 6 míst s tím, že vlevo budou nuly (mezery). SU Syntetický účet (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 0)» základní povinný třídící znak podvojného účetnictví (podle daného typu účtové osnovy)» musí být vždy použit u každého účetního nebo rozpočtového zápisu» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zlváštní metodice AU Analytický účet (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 1)» podrobnější třídění syntetického účtu, které povinně stanoví účtová osnova» kombinace SU/AU je určující pro použití dalších analytických úrovní» musí být vždy použit u každého účetního nebo rozpočtového zápisu» xxxx čtyřmístná varianta - od již není podporována dvoumístná varianta» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zlváštní metodice ODPA Oddíl, paragraf (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 3)» slovo určené pro funkční třídění dle rozpočtové skladby vyhláška č. 323/2002 Sb.» používá se pouze u zápisů, které zachycují operace sledované v rozpočtové skladbě (příjmy a výdaje organizace)» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zlváštní metodice POL Položka (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 4)» slovo určené pro druhové třídění dle rozpočtové skladby vyhláška č. 323/2002 Sb.» používá se pouze u zápisů, které zachycují operace sledované v rozpočtové skladbě (rozpočtové příjmy a výdaje organizace)» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zlváštní metodice ZJ Záznamová jednotka - konsolidační třídění (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 5)» slovo určené pro záznam k rozpočtové skladbě vyhláška č. 323/2002 Sb» záznam k identifikaci základu DPH (speciální metodika DPH)» u účtu 797 se používá k zachycení identifikátoru veřejné zakázky (IVZ) - viz zvláštní metodika UZ Účelový znak (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 6)» slovo se používá u zápisů, které zachycují operace sledované v rozpočtové skladbě (příjmy a výdaje organizace) a u výsledných účtů, slouží k záznamu nástrojů a zdrojů pro sledování a vykazování akcí spolufinancovaných ze SR a EU» k identifikaci záznamů pro označení dodatečného přiznání k DPH» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zlváštní metodice ORJ Organizační jednotka - rozpočtový kompetent (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 7)» slovo určené pro evidenci rozpočtového kompetenta» pro rozpočet kapitola, radní odbor, u majetku inventární úsek» pro obchodní vztahy číselník dodavatelů odběratelů» pro náklady a výnosy - středisko» používá se ve všech výjimkách, kde je umožněno jej zadávat» u účtu 797 se používá k zachycení identifikátoru veřejné zakázky (IVZ) - viz zvláštní metodika ORG Organizační třídění (označováno také jako úroveň účtového rozvrhu 8)» slovo určené pro evidenci dalšího uživatelského členění» pro rozpočet číselník akcí investičních i neinvestičních» pro obchodní vztahy číslo faktury dodavatele odběratele (dle KDF nebo KOF)» u ostatních pohledávek a závazků číselník dlužníků věřitelů atp.» v ostatních případech nižší organizační číselník» u účtu 797 se používá k zachycení analytického členění při zpracování pomocného analytického přehledu (PAP) - popis je uveden ve zvláštní metodice MD Strana MD Dal Strana Dal 8 GORDIC

9 3.1. Účtový rozvrh - metodický popis Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC! Z hlediska dodržování metodiky rozpočtu a účetnictví je účtový rozvrh nejdůležitějším řídícím souborem. Programy při pořizování důležitých částí dat rozpočtu i účetnictví provádějí interaktivně kontrolu na existenci vkládaných dat v daném účtovém rozvrhu. Z tohoto důvodu je v IS GINIS tomuto řídícímu souboru věnována největší péče, jak z hlediska jeho obsahu, z hlediska omezení možnosti měnit nejdůležitější algoritmy, tak i z hlediska řízení jeho chování při kontrole externě vstoupených dat. V IS GINIS Express je rozvrh spravován v modulu UCR a ostatní moduly v případě on-line propojení s pořizovačem UCR kontrolují svá data na tento rozvrh nebo musí být kontace, generované offline předem připraveny tak, aby odpovídaly skladbě účtového rozvrhu. Kontrola na rozvrh se děje až po připojení dávky účetních záznamů. V IS GINIS Basic - Ultimate je rozvrh spravován v samostatném modulu ADR (Administrace rozvrhu) a účtový rozvrh je on-line přístupný ze všech modulů, které jsou přímo navázány na databázi Konstrukce účtového rozvrhu Účtový rozvrh je konstruován jako víceúrovňový s možností provádět odkazy na jiné části rozvrhu. Obecně je pro celou strukturu účtového rozvrhu (i dat) užíván pojem věta. Věta se pak člení na jednotlivé části slova. Z metodického hlediska jsou metodikou firmy GORDIC nadefinovány tzv. výjimky. Tyto výjimky představují skupiny syntetických a analytických účtů, pro které je společně definován počet používaných slov a jejich význam ve větě. Jinak řečeno, je možné pro každou výjimku zvlášť nadefinovat strukturu věty a vazby jednotlivých slov uvnitř této struktury. Jak je dále z textu patrné, je také předem nadefinován odstupňovaný přístup k práci se slovy ve větě účtového rozvrhu. V praxi to znamená, že je možné nadefinovat takový rozvrh, který může z pohledu uživatele zefektivnit práci při údržbě číselníků. Velmi důležité je, že je možno optimálně určit vnitřní náplně a struktury účtů a to dle charakteru účtových skupin a účtových tříd s ohledem na požadavky kladené na jejich analytické třídění Kontrolní funkce účtového rozvrhu Účtový rozvrh má v každé výjimce a pro každou úroveň předem definované vlastnosti, které ovlivňují kontrolní mechanismy při práci s účtovým rozvrhem. Celkem je v tomto nastavení možno ovlivnit tři kontrolní funkce: kontroly při pořizování dat přes interní pořizovač (rozpočtu nebo účetnictví) kontroly při spuštění kontrolního chodu kontroly při externím vstupu textovou dávkou 5,6,xG nebo binární dávkou GORDIC nebo dávkou XML V každé ze tří funkcí je pak možné kontrolovat až čtyřmi způsoby: Velmi přísná kontrola na účtový rozvrh Vždy se při průchodu pořizovače kontroluje na konkrétní slovo z účtového rozvrhu. Přitom se neumožní vynechat pořizované slovo (bez zadání alespoň nulové kombinace daného slova do účtového rozvrhu). Méně přísná kontrola na účtový rozvrh Při zadání nové kombinace se vždy kontroluje na účtový rozvrh. Přitom se umožní vynechat pořizované slovo (aniž se musí zadávat nulová kombinace daného slova do účtového rozvrhu). Kontrola na účtový rozvrh pouze na maskové účty (např. 01xx, 05xx atp.) Při zadání nové kombinace se kontroluje na účtový rozvrh, jen je-li zadaná kombinace z intervalu zadaného předem firmou (jiným tvůrcem rozvrhu). Bez kontroly na účtový rozvrh Při zadání nové kombinace se nikdy nekontroluje na účtový rozvrh. Po zadání číselné kombinace se nevyžaduje zadání hodnoty do účtového rozvrhu Hodnota BUPSRR V IS GINIS se pomocí hodnoty BUPSRR umožňuje přednastavit chování algoritmu v pořizovači rozpočtu nebo účetnictví. Je možné zakázat některé analytiky pro pořizovač rozpočtu nebo účetnictví, případně předem určit stranu rozpočtu nebo účetnictví, na kterou má být výhradně napořizováno. V IS GINIS Basic - Ultimate je hodnota BUPSRR ještě navíc rozšířena o další údaje vztahující se k dalším evidencím (viz dokumentace ke IS GINIS ). UPOZORNĚNÍ Hodnota BUPSRR je předem nadefinována a z hlediska uživatele ji nedoporučujeme měnit. Pro většinu syntetických účtů je uvedena již na 1. úrovni (hodnotě AU ) s výjimkou tzv. rozpočtových účtů (nesoucích rozpočtovou skladbu), kde je nadefinována až na 4. úrovni (na položce rozp. skladby) Zabezpečení rozvrhu před neoprávněnými zásahy obsluhy Účtový rozvrh je chráněn před neautorizovanými změnami. V konfiguracích softwaru je ze strany firmy GORDIC spol. s r. o. již předem vázána možnost změny jednotlivých účtů a jejich dalších úrovní podle přidělených přístupových práv. Při nasazení programu se pracovníkům zákazníka přidělují přístupová práva, která umožňují různé úrovně přístupu k datům. Příklady omezení: do účtového rozvrhu není například možné na nižší přístupová práva doplnit, změnit ani odstranit syntetické účty u rozpočtových účtů není uživatelům s nižší úrovní přístupu povoleno doplnit, změnit nebo odstranit slova ODPA, POL a Zj., zatímco u jiných účtů to možné je u rozpočtových účtů je možné od nižší úrovně přístupu doplnit, změnit nebo odstranit AÚ, UZ, ORJ a ORG GORDIC 9

10 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 Způsob přidělování přístupových práv v IS GINIS Express Práva jsou definována v souboru PSW jako systém hodnot, které u každé osoby označují úroveň přístupu. ADMINISTRÁTOR Disponuje pouze vedení firmy a slouží zcela ke speciálním účelům SPRÁVCE Určeno pro tzv. správce účtového rozvrhu, kterým může být vedoucí-metodik rozpočtu nebo účetnictví SERVIS Určeno pouze pro dealery firmy a slouží k možnosti řešení odstraňování havarijních stavů a následků neodborných zásahů UŽIVATEL 1 až 9 Každý uživatel má přidělené heslo, jehož součástí jsou přístupová práva s možností definovat až 9 úrovní přístupu. POZNÁMKA Úrovně přístupu jsou definovány jako soustava dvou čísel, přičemž 1. místo v čísle znamená přístup k datům účetnictví a 2. místo k datům rozpočtu. Je tedy možné definovat kombinovaná hesla pro přístup k programu. Bližší informace jsou součástí speciální dokumentace nebo je poskytne pracovník firemní distribuční sítě. Způsob přidělování přístupových práv v IS GINIS Basic - Ultimate Vzhledem ke složitosti vnitřních vazeb a počtu modulů existuje mnohem složitější a hlubší systém členění přístupových práv. Práva jsou definována jako systém přiřazování práv k funkčnímu místu. Na tyto funkční místa jsou pak definovány přístupy konkrétních osob. Zároveň je možné definovat i tzv. zástupy za funkci. Konkrétní možnosti nastavení jsou předmětem speciální dokumentace, případně je poskytne pracovník distribuční sítě Aktivace a deaktivace v rozvrhu Ve všech sadách distribuovaných rozvrhů jsou dodávány některé kombinace, které jsou předem deaktivovány. Znamená to, že se při opisu účtového rozvrhu ukáží ve výstupní sestavě, ale jsou na konci příslušného řádku označeny číslicí 1 - neaktivní. U ostatních kombinací není uvedena číslice žádná a znamená to, že jsou tyto kombinace aktivní je možné na ně pořizovat data. Z pohledu kontrolní funkce je význam neaktivních účtů pouze v tom, že zůstávají v účtovém rozvrhu, ale nenabízejí se při zadávání dat a uživatel na ně nemůže nic napořizovat. Výhodou deaktivace je, že pokud uživatel nebude některé kombinace v účetní větě (od SU až po ORG ) používat a chce je pouze vyřadit z nabídky při pořizování, pak je vhodné požadované kombinace pouze deaktivovat a nikoliv odstranit z rozvrhu. Některé z těchto kombinací totiž nejde zpět do rozvrhu vrátit běžným uživatelským přístupem (jsou vázána na speciální přístupová práva). Rušit z účtového rozvrhu je vhodné pouze ta slova, která uživatel sám do rozvrhu doplnil a jsou chybná, nebo je může pouze deaktivovat. Funkce AKTIVACE a DEAKTIVACE jsou umístěny v IS GINIS Express UCR, v submenu ROZVRH - SERVIS. V modulu ADR IS GINIS Basic - Ultimate se hodnoty účtového rozvrhu dají administrovat do stavu aktivní, připraven, neaktivní a návrh Postup při opravách účetních záznamů podle zákona Podle 4, odst. 10 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví jako soustavu záznamů. Jedním z druhu účetních záznamů je účetní zápis podle 12. Na účetní zápisy o zaúčtování účetního případu se vztahuje povinnost uvedená v 35, která se týká oprav již uskutečněných účetních zápisů. V IS GINIS Express UCR se účetní zápisy dají opravovat dvojím způsobem: 1) Nepřímé opravy (oprava novým dokladem) funkce zabezpečuje automatické vložení odkazu na opravovaný doklad do opravného dokladu (pro účetnictví i rozpočet) tento způsob opravy je nutné použít v případě, že doklad, který chceme opravovat, se nachází v tzv. ročním souboru, tedy v měsících, které byly již uzavřeny uzávěrkou M a je možné ho použít i při opravě v neuzavřeném období funkce opravy novým dokladem zajišťuje automatické vytváření vazeb mezi doklady pomocí automatického vložení řetězce ve tvaru *CPD-hhmmcccccc; do popisu dokladu: * řídící znak CPD zkratka číslo původního dokladu hh druh dokladu původního účetního dokladu mm měsíc původního dokladu cccccc číslo původního dokladu ; ukončení řetězce na základě změny některé hodnoty v původním dokladu program vytvoří na pozadí opravný doklad pod datumem aktuálního období (období ve kterém se oprava provádí) a pod číslem dokladu z uživatelem vybrané dokladové řady a poté se uloží do měsíčního souboru nový doklad obsahuje pouze změny, které byly v původním dokladu provedeny, a to formou odúčtování původní hodnoty a naúčtování na novou hodnotu zároveň byla vytvořena funkce, která umožňuje tisknout doklad, který vyhledá všechny odkazy stejného CPD a zobrazí na stisk klávesy: F8 doklad původní + všechny opravné doklady (zobrazí i případné revizní záznamy) F9 kumulativní doklad, který ukáže, jaký je konečný vzhled a obsah dokladu po všech provedených opravách 2) Přímé opravy (oprava s revizními záznamy) oprava se provádí při změně v datové větě na pozadí, tj. na pozadí se automaticky vytvářejí zápisy odúčtování a zaúčtování, tzv. revizní záznamy v podstatě se jedná o skryté odúčtování celého původního dokladu a naúčtování nového dokladu s promítnutím změny, v prohlížení dokladů a v běžných výstupech (deníky, hlavní knihy, knihy analytické evidence) se promítají pouze výsledky po opravě tento způsob opravy je možné použít pouze v neuzavřeném období v menu OPRAVY 10 GORDIC

11 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC v menu PROHLÍŽENÍ a OPRAVY je možné zobrazit u konkrétního dokladu na stisk klávesy: 7 doklad původní 8 doklad původní s průběhem všech oprav (s tzv. revizními záznamy) 9 výsledný doklad po opravě V IS GINIS Basic - Ultimate se účetní zápisy dají opravovat pouze jednou formou: Oprava je možná jen novým účetním dokladem, tedy nepřímou opravou. Systém podporuje vytváření vazeb mezi opravovaným a opravným dokladem na bázi vazeb mezi identifikátory obou dokladů. Pro podrobnosti je nutné se obrátit na svého implementátora IS GINIS. Dodržení návaznosti účetních zápisů na účetní doklady (účetní případy) Zejména v IS GINIS Express UCR se v praxi občas používá NEVHODNÝ postup pořizování. Při účtování do účetního deníku se pod jedno číslo účetního dokladu ukládají účetní zápisy (záznamy podle 12), které spolu věcně nesouvisí a týkají se uskutečnění více účetních případů (viz 6, odstavec 1). Uvedený postup vede k nepřehlednosti účetnictví ( 8, odst.1) a dělá i potíže s případným zjišťováním chyb a návazností opraveného dokladu na doklad původní (viz ustanovení 35). IS GINIS Express UCR je konstrukčně jednoznačně orientován na datum a číslo dokladu. Tato slova jsou klíčovým třídícím znakem při zjišťování, jak byl zaúčtován jeden konkrétní účetní případ. Doporučujeme, aby naši uživatelé každému účetnímu případu přidělili samostatné číslo účetního dokladu. Rovněž doporučujeme rozdělit účtování do účetního deníku do více číselných řad. V IS GINIS se při metodicky vhodném nastavení ukládání zápisů do dokladových řad nedá tento NEVHODNÝ postup vůbec použít. Každý účetní doklad je ukládán při zápisu do deníku do jednoznačně identifikovaného čísla dokladu Využití přístupových práv Velmi důležitá z hlediska metodického i z hlediska dodržení ustanovení zákona o účetnictví je důsledná administrace přístupových práv k modulům IS GINIS. V praxi se zejména u menších účetních jednotek a především v IS GINIS Express vyskytují případy, kdy účetní jednotka nemá nadefinovaný oddělený přístup osob tak, aby byla schopna zjistit odpovědnost za vedení účetnictví. Hrubým porušením je to, že je více uživatelům přidělen obecný uživatel a jednotné heslo 9999, Jednotlivé moduly IS GINIS Express disponují zabezpečením přístupu podle uživatelského jména a hesla. Heslo i uživatelské jméno je nevhodné sdělovat mezi pracovníky navzájem, neboť by se mělo jednat o utajenou část přístupového hesla. V řídícím souborupsw je pak doporučeno spojit tato hesla s identifikací osobního čísla pracovníka a se jménem pracovníka. V obou platformách jsou na pozadí ukládány do datových souborů (databáze) ke každému pořizovanému (opravovanému) záznamu údaje o identifikaci osoby a zároveň i časové razítko, kdy k události došlo. V IS GINIS Express je pro revizi dat účetnictví a rozpočtu možné kromě konfigurovatelných tisků v menu Prohlížení M,R,R+M a Opravy zpracovávat revizní sestavy ve tvaru účetního (rozpočtového) deníku. Sestavy se spouští v menu ÚČETNICTVÍ (ROZPOČET) submenu TISK DENÍKY. Pro účetnictví je to skupina formátů s identifikací UCRDU015: Účetní deníky úplné revizní záznam, a pro rozpočet je to skupina formátů s identifikací UCRDR015: Rozpočtové deníky úplné revizní záznam Hodnota H - druh dokladu HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: hh Druhy dokladu v účetnictví 00 běžné účetní zápisy ( 12 zákona č. 563/1991 Sb.) slouží k identifikaci běžných účetních zápisů do deníku 01 zápisy počátečních (rozvahových) stavů ( 17 zákona č. 563/1991 Sb.) zachycují stavy účtů pro zobrazení ve sloupcích výkazu ROZVAHA 04 závěrečné zápisy ( 17 zákona č. 563/1991 Sb.) slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. závěrečných zápisů na konci účetního období (roku) 05 uzavírací zápisy ( 17 zákona č. 563/1991 Sb.) slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. uzavírání účetních knih na konci účetního období (roku) POZNÁMKA Druhem dokladu 04 a 05 jsou v modulu UCR (IS GINIS Express - Ultimate) odlišeny účetní zápisy týkající se účetní závěrky období. Druhy dokladů pro účetnictví se používají i pro účtování a závěrky okruhu PAP. GORDIC 11

12 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok Druhy dokladu v rozpočtu 02 schválený rozpočet slouží k identifikaci rozpočtu, vzniklého v procesu návrhu rozpočtu a schváleného orgánem, který je k tomu určen zákonem pak je to tzv. schválený rozpočet 03 rozpočtové opatření (DRUH_ROP = 1) slouží k identifikaci rozpočtové úpravy v kompetenci organizace účetní jednotky nebo OSS, případně ústředního orgánu státní správy (používá se u ÚSC i OSS) u organizačních složek státu se jedná o opatření, kterými se nemění závazné ukazatele kapitoly celkem a není k nim třeba souhlasu MF ČR u územních samosprávných celků jsou to všechny úpravy již schváleného rozpočtu, které se provádí na základě schválení kompetentním orgánem účetní jednotky 06 blokace rozpočtu (platební kalendář) slouží k identifikaci datového záznamu, který je nezávislý na hodnotách schváleného nebo upraveného rozpočtu a je orientační hodnotou, která umožňuje poznamenat, kolik z konkrétní klasifikace rozpočtové skladby je blokováno z titulu existujícícho závazku, který ještě nebyl uhrazen druh dokladu umožňující pracovníkům zabývajícím se rozpočtem zadávat si do datového souboru poznámku o tzv. blokaci rozpočtu. To znamená poznamenávat si postupně jakou část rozpočtu mají již zablokovanou (rezervovanou). Důvodem k této blokaci může být uzavření smluv, obdržené faktury (ještě neproplacené i proplacené), odeslané objednávky na zboží a služby atp. Tyto záznamy se nijak nepromítají do upraveného rozpočtu a slouží jako pomocné informace ke zjištění skutečného zbytku volného rozpočtu na dané rozpočtové klasifikaci oddílu a položce 07 rozpočtové opatření (DRUH_ROP = 3) slouží k identifikaci změn v rozpočtu, které používají OSS;rozpočtová opatření provedená na základě návrhu kapitoly schvalovaná MF ČR; jde o opatření, kterými se mění závazné ukazatele kapitoly celkem 08 rozpočtové opatření (DRUH_ROP = 5) slouží k identifikaci změn v rozpočtu, které používají OSS;rozpočtová opatření provedená na základě usnesení vlády o úpravě celkových objemů schváleného státního rozpočtu ČR;používá se pouze dle dispozic MF ČR 09 požadavek na rozpočet (návrh) speciální druh záznamu, který je určený k tvorbě a modelování (balancování) návrhu rozpočtu až po jejich vyústění ve schválený rozpočet Následující speciální druhy dokladů se používají výhradně v IS GINIS Basic - Ultimate. Celý výčet a bližší popis významu je třeba hledat v uživatelských příručkách. Příklad DRD: 10 smlouvy 11 smlouvy vázané na veřejnou zakázku 12 veřejné zakázky 13 očekávaná skutečnost 15 objednávky vázané přímo na plán 16 objednávky vázané na smlouvu 30 objednávky vázané na smlouvu 31 změny limitu BÚ 202 schválený limit 203 upravený limit v kompentenci KAP 207 upravení limit v kompetenci MF 208 upravený limit v kompetenci VČR 12 GORDIC

13 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok Slovo DD - den uskutečnění účetního případu (den uskutečnění rozpočtového případu) GORDIC HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: dd V hodnotě DD se uvádí datum, pod kterým je účetní jednotka povinna ve smyslu zákona o účetnictví i směrné účtové osnovy a postupů účtování provést zaúčtování účetního záznamu dokladu do deníku. V rozpočtu se jedná o den, který je určen k provedení pořízení schváleného rozpočtu, nebo jeho úprav (na základě rozpočtových opatření).! UPOZORNĚNÍ Tento datum nesmí být zaměňován s datem, kdy se o uskutečnění účetní operace (rozpočtové operace) vyhotovil účetní záznam do účetního (rozpočtového) deníku tzv. časové razítko. Oba datumy se nemusí shodovat, a tak je třeba si uvědomit jejich odlišný význam. Běžně se tedy stává, že uskutečněním účetní operace je datum například datum výpisu v případě proplacení faktury. Do účetního deníku je fyzický účetní záznam ukládán s aktuálním datem den, kdy se o výpise účtuje.! Dnem (okamžikem) uskutečnění účetního případu je tedy datum Tento datum je vkládán do slova DD a je viditelný i v účetním deníku. Deník je podle něj i chronologicky tříděn. Slouží k zjištění průkaznosti a srozumitelnosti účetnictví. Okamžikem uložení účetní operace do deníku je pak datum tedy datum, kdy se o účetním případě účtovalo. Slouží ke zjištění, kdy a kým byl účetní záznam do účetního (rozpočtového) deníku vložen Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) záznamu (dokladu) HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: ccccccccc Poznámka Rozšíření struktury čísla dokladu na 9 míst se týká pouze modulů IS GINIS Express Je možné zahájit používání pouze na začátku účetního období. Účetním jednotkám doporučujeme nadále vést dokladové řady na 6 míst s tím, že vlevo budou nuly (mezery). Hodnota CCCCCCCCC reprezentuje devítimístný účetní (rozpočtový) doklad. Metodika tvorby číselných řad je ponechána zcela v kompetenci účetní jednotky Číselné řady Definice číselných řad vychází se ze zákona o účetnictví ( 13, odst.1, písm. a), který umožňuje pořizovat účetní záznamy zápisy v deníku (v denících). Naplňuje se tím zároveň požadavek 8, odst. 1 zákona povinnost vést účetnictví PŘEHLEDNÉ. Je počítáno s přehledným vedením zápisů podle jednotlivých předem definovaných okruhů účtování dokladových řad. Jednoznačný návod na uspořádání dokladových řad NEEXISTUJE. Dokladové řady se tvoří v závislosti na způsobu ukládání a třídění účetních záznamů dokladů. Každý účetní může mít jiný přehledný systém ukládání dokladů. Nutnost uspořádání z časového hlediska to je zabezpečeno tak, že účtujeme datum uskutečnění účetní operace a systém ukládá kromě toho i datum uložení záznamu (systémové datum s revizním záznamem o osobě, která doklad pořídila). Číselné řady rozlišujeme na: měsíční číselné řady o doporučujeme, pokud množství účtovaných dokladů by nebylo možno číslovat za celý rok v jedné číselné řadě o uživatel čísluje doklady vždy od 1 v rámci každé dokladové řady a v rámci každého měsíce (např je jiný doklad než ) roční číselné řady o doporučujeme tam, kde účetnictví není rozsáhlé a umožní vést jednu řadu dokladů po celý rok o uživatel čísluje doklady po celý rok v rámci jedné řady vzestupně (např. od do ) V rámci obou těchto možností je ještě vhodné vytvářet více řad dokladů. Každá řada může začínat buď jedním nebo dvěma číselnými kombinacemi: - např. 0001xxxxx, 0002xxxxx nebo také 00011xxxx, 00012xxxx, ale také xxx, xxx atd. UPOZORNĚNÍ metody vedení číselných řad (roční - měsíční) NELZE vzájemně kombinovat v jednom účetním období (rok) měnit metodiky číslování účetních řad je povoleno pouze od začátku nového účetního období roku, tj. od 1.1. Pro každý druh dokladu je zakládána v IS GINIS samostatná řada účetních a rozpočtových dokladů. GORDIC 13

14 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 Doporučení pro číslování řad účetních a rozpočtových dokladů pro účetnictví se doporučuje členit řady účetních dokladů zejména podle: o bankovních účtů o došlých faktur o pohybů dlouhodobého majetku o proúčtování předpisů mezd o předpisů pohledávek o pokladních operací o pohybů zásob (příjemky, výdejky) o podrozvahových účtů o opravných dokladů pro rozpočet doporučujeme v číselných řadách odlišit zejména: o opatření například podle odborů o podle odpovědných referentů atp. U rozpočtu doporučujeme sjednotit číselné řady v programu s číslováním fyzických dokumentů. Zvláštní číselné řady - automaticky generovány programem (platí jen pro IS GINIS Express) Řada dokladů až je vyhrazena v druhu dokladu 4 pro závěrečné zápisy. Řada dokladů až je vyhrazena v druhu dokladu 5 pro uzavírání účetních knih Řada dokladů až je vyhrazena v druhu dokladu 1 pro otevírání účetních knih počáteční rozvahové stavy Popis dokladu V modulu IS GINIS Express UCR je v čísle dokladu možné na stisk klávesy / vyvolat okno k zaznamenání popisu dokladu. Textování dokladu doporučujeme používat k rozšíření informace o účtovaném případu, zejména odkazu na opravu jiného účetního dokladu (viz kapitola 3.2 této metodiky) nebo pro účely záznamu pro daňovou doloženost DPH (viz kap. 5). Při ukládání zápisů účetnictví do účetního dokladu se pak obě formy vkládají současně s dokladem do účetního deníku. V modulu IS GINIS Express UCR je pak možno při prohlížení zápisů účetnictví kdykoliv zobrazit obě varianty popisu. V IS GINIS Basic - Ultimate je popis dokladu vytvářen ve dvou rovinách: 1) v každé agendě, která vede primární doklady, je možné ke každému dokladu vložit popis v nestrukturované formě, 2) v některých agendách se z údajů vyplněných k primárnímu účetnímu dokladu vytváří na pozadí automatizovaně strukturovaný popis Textový popis řádku V pořizovači dokladů je možné v modulu IS GINIS Express UCR ve slovech SU až ORG na stisk klávesy F5 vyvolat záznamové pole sloužící k textovému popisu právě pořizovaného řádku. Prostřednictvím těchto textů je možné blíže okomentovat jednotlivé zápisy (účetní záznamy) v deníku Slovo SU syntetický účet HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx Podle směrné účtové osnovy (příloha 7 k vyhlášce 410/2009 Sb.) vydávané pro daný typ účetní jednotky je tato hodnota základním povinným třídícím znakem podvojného účetnictví. Standardně je číselník dodáván a měněn distribuční sadou expanderů dodávaných v rámci metodické podpory Slovo AU - analytický účet HH DD CCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Slovo představuje první analytickou úroveň syntetické evidence. Povinnost analytického členění je stanovena českými účetními standardy pro daný typ účetní jednotky. Firma GORDIC si vyhrazuje v návaznosti na zpracování závazných výstupů účetní závěrky, výkazů FIN a kontrolních chodů stanovit v této metodice pro některé SU závazné analytiky. V ostatních případech je uživateli povolena jakákoliv hodnota. V případě závazné metodiky dané firmou GORDIC je analytický účet stanoven buď jako konkrétní hodnota, nebo jako tzv. masková analytika např. 001xx, 02xx nebo jako 0xx1, 0xx8. Od j e ve všech systémech sjednocen rozsah AÚ na 4 místa s rezervní nulou vlevo - 0xxx. 14 GORDIC

15 3.9. Slovo ODPA - oddíl, paragraf Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxxxx POZNÁMKA: Od se změnil rozsah slova ODPA u všech účetních jednotek v oblasti veřejných rozpočtů územní úrovně a příspěvkových organizací. Rozšiřuje se ze 4 míst na 6 míst, a to z důvodu požadavku na vedení účetnictví pomocného analytického přehledu PAP. Pro účely vedení rozpočtové skladby podle vyhlášky č. 323/2002 Sb. se ve slově ODPA uvádí paragraf zprava s nulami doplněnými vlevo. Např. OdPa 3113 Základní školy se bude uvádět jako (nuly vlevo se doplňují automaticky). V tomto slově se uvádí funkční třídění (paragraf ) celostátně závazné rozpočtové skladby (vyhláška 323/2002 Sb.). V konfiguraci pro program UCR může být zcela výjimečně toto slovo využito u jiných účtů i pro jiné členění Slovo POL - položka HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx V tomto slově se uvádí druhové třídění celostátně závazné rozpočtové skladby (vyhláška 323/2002 Sb.). V konfiguraci IS GINIS může být toto slovo zcela výjimečně využito u jiných účtů i pro jiné členění, např. sledování pohybů majetku. Poznámka V případě zvláštní konfigurace IS GINIS a doplňku účtového rozvrhu je možné i v účtových třídách 5, 6 a u účtu 416 u příspěvkových organizací používat ODPA a POL členění v pseudo-rozpočtové skladbě. Zvláštní konfigurace a doplněk účtového rozvrhu umožňuje na vyžádání ÚJ PO zřizované OSS sledovat členění u bankovních účtů podle příjmových a výdajových klasifikací, bližší informace jsou součástí speciální metodiky Slovo ZJ - záznamová jednotka (konsolidační třídění) HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx! UPOZORNĚNÍ Záznamová jednotka je slovem, které nelze využívat jinak než následujícími dvěma způsoby: u jiných syntetických účtů pro účely sledování DPH na vstupu a na výstupu podle zvláštní metodiky (viz. kapitola 5). u účtu 797 se využívá pro identifikaci veřejné zakázky (IVZ) - viz zvláštní metodika PAP Slovo UZ - účelový znak HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxxxxxxx! UPOZORNĚNÍ S účinností od se změnila struktura UZ na 9 míst. Jednalo se o rozšíření, které se týká zejména rozpočtové sféry, a to v souvislosti se změnami algoritmu pro výkaz FIN. V zájmu zachování jednotné struktury dat se tato změna projevila i v oblasti příspěvkových organizací. Pro příspěvkové organizace se v používání slova UZ nic nezměnilo a platí nadále používání popsané dále v metodice s tím rozdílem, že na prvních čtyřech místech zleva budou uvedeny vždy čtyři nuly ( 0000 ) Význam a použití UZ v hospodaření příspěvkových organizací Slovo UZ je hodnota určená u účtů nákladů, výnosů a fondů k zatřídění účelu použití nebo inkasování prostředků. Sleduje se na ní čerpání zejména účelově poskytnutých dotací a transferů z vyšších rozpočtů směrem k nižším rozpočtům. V ostatních účtech může být použita k jiným členěním. Účelový znak určuje zdroj krytí nebo účel vynaložených prostředků. Účelové znaky jsou rozděleny do následujících řad a seřazeny podle priority použití (od nejvyšší k nejnižší). UZ s nižší prioritou musí být vždy nahrazen UZ s vyšší prioritou, pokud je již tento znám. Tento princip musí být realizován, jak při účtování, tak i při rozpočtování a to opravou UZ s nižší prioritou, nachází-li se tento v otevřeném období, nebo pomocí opravného dokladu, je-li v uzavřeném období. GORDIC 15

16 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 účelový znak stanovený MF ČR (nebo jiným resortem) v případě poskytnutí účelové dotace, transferu nebo půjčky územním rozpočtům obecně (včetně jimi zřizovaných organizačních složek a příspěvkových organizací) účelový znak stanovený krajem v případě poskytnutí účelové dotace, transferu nebo půjčky směrem k nižším územním samosprávným celkům nebo zřizovaným příspěvkovým a podnikatelským subjektům účelový znak stanovený obcemi v případě poskytnutí účelové dotace, transferu nebo půjčky jimi zřizovaným příspěvkovým nebo podnikatelským subjektům; dále také při rozpočtovém opatření zvyšujícím účelově určené výdaje u zřizované organizační složky Účetní jednotky - příspěvkové organizace - v případě financování dlouhodobého majetku může zřizovatel stanovit povinnost uvádět účelový znak UZ na SU 041, 042, 051, 052 a 416; - v případě financování provozních akcí může zřizovatel stanovit povinnost uvádět UZ na účtech výnosů (třída 6) a nákladů (třída 5); Základní používání UZ Základním pravidlem pro používání UZ je, že znaky na čtvrtém a pátém místě zprava určují základní odlišení účelů stanovených státním rozpočtem (jednotlivými resorty) od účelů stanovovaných v rámci kompetence územních rozpočtů. Schematické znázornění: 0000yyxxx účelové znaky stanovené jednotlivými resorty (viz. číselník uveřejněný na yy = číslo resortu (viz. vyhláška 323/2002 Sb. o rozpočtové skladbě) xxx = číslo účelu stanovené v rámci resortu xxx účelové znaky stanovené územními rozpočty (rozpočty OSS pro jimi zřizované OSS a PO) xxx = číslo účelu stanovené jednotlivými stupni územních rozpočtů Rozšířené použití UZ o nástroj a zdroj UZ pro sledování a vykazování akcí spolufinancovaných ze SR a EU je možno využít u příspěvkových organizací (na základě rozhodnutí zřizovatele) ve tvaru nnzyyuuu nnn hodnota nástroj z hodnota zdroj (prostorové třídění podle vyhlášky č. 323/2002 Sb.) yy číslo resortu xxx číslo účelu stanovené resortem Nástroj, zdroj a číselník ÚZ jsou vyhlašovány na Používání UZ ve vztahu k účtovému rozvrhu hledisko výdajů na pořízení nebo hledisko nákladů a výnosů (používá se u příspěvkových organizací) - účelové znaky se zaznamenávají u účtů pořízení nebo záloh na dlouhodobý majetek (účtová skupina 04 a 05) - účelové znaky se zaznamenávají u účtů nákladových a výnosových (účtová třída 5 nebo 6) - účelové znaky se zaznamenávají u účtu Doporučené členění účelových znaků xxx Účelové znaky stanovené VÚSC, ÚSC Nespecifikovaný zdroj (lze použít pokud není znám konkrétní zdroj, zahrnuje i vlastní prostředky) x10 Financování - z vlastních fondů Použití rezervního fondu PO Použití fondu odměn PO Použití investičního fondu na investice Použití investičního fondu na opravy a udržování x12 Financování - úvěry Dotace z rozpočtu MČ (dotace mezi účetními jednotkami v rámci města) Dotace z rozpočtu VÚSC z toho: Investiční dotace v upraveném rozpočtu Investiční dotace (s výjimkou dotací poskytnutých na základě úprav rozpočtu) Použití dotace poskytnuté v minulých letech Dotace z rozpočtu VÚSC na způsobilé (uznané) výdaje v rámci schválených projektů x Účelové znaky náhradní (doplňkové) Dotace ze státního rozpočtu (dosud neurčená) Dotace z fondů EU Dotace z fondů NATO Ostatní dotace ze zahraničí Finanční prostředky VÚSC na projekty v režimu retrofinancování 0000yyxxx Účelové znaky stanovené MF ČR 16 GORDIC

17 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Význam a použití UZ při použití metodiky účtování o DPH Pro odlišení jednotlivých období pro zpracování řádného daňového přiznání se u SU 343 AÚ 004X uvádí POVINNĚ ve slově UZ tzv. období DPH, kterého se ŘÁDNÉ daňové přiznání týká. Pro odlišení algoritmu pro zpracování jednotlivých období dodatečného daňového přiznání se u SU 343 AÚ 004X uvádí POVINNĚ ve slově UZ tzv. období DPH, kterého se DODATEČNÉ daňové přiznání týká. Struktura 00000RRMM = pevně daná hodnota RR = rok dodatečného daňového přiznání MM = měsíc (období) dodatečného daňového přiznání! Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxxxxxxxx Slovo ORJ je hodnota, která z hlediska metodiky může být využita jak pro označení kapitol rozpočtu nebo vnitroorganizační jednotky odpovědné za svěřené peníze. Výhodou tohoto řešení je možnost zatřiďovat libovolné náklady, výnosy, majetek do libovolných hodnot ORJ (má tzv. průřezový charakter). POZOR! Nedoporučujeme zbytečně rozšiřovat praktické využití tohoto slova na více než 4 čísla. Bude lépe držet se dosavadního používaného rozsahu. Příklady doporučených struktur ORJ: xxxx - vnitřní organizační složka PO xxxx - identifikace druhu činnosti ORJ může pro jiné účty, než jsou účty hospodaření, představovat buď stejné členění jako u rozpočtových účtů nebo výsledkových účtů nebo zabezpečovat další potřebná členění Slovo ORG HH DD CCCCCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd ccccccccc xxx xxxx xxxxxx xxxx xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: 00xxxxxxxxxxx 13 míst Slovo ORG vyjadřuje v návaznosti na syntetické účty: akci plánu pořízení dlouhodobého majetku akci neinvestičního charakteru externí subjekt (IČO, RČ, atp.) párovací znak atd Závazná struktura ORG pro příspěvkové organizace UPOZORNĚNÍ Závazná struktura pro sledování akcí u účtů pořízení majetku, nákladů, výnosů a účtu 916 je 00Aaaaaxxxxxx 00 = prefix (zatím nepoužívat rezerva) Aaaaa = číselník AKCÍ rozšířený vlevo o další místo (A) Pro příspěvkové organizace se v používání slova ORG pro dosavadní platná čísla akcí nic nemění. Způsob pořízení identifikace akce je, například pro náklady na akci 2124 je nutné pořizovat jako POZOR - rozšíření čísla akcí na 5 míst je VÝHRADNĚ v kompentenci správce centrálního číselníku, a tím může být zřizovatel. Jedině ten může stanovit u nových akcí číslování v délce 5 míst. Pro příspěvkové organizace doporučujeme pro ORG tuto strukturu v případě účtování na SU 041, 042, 051, 052, 5xx a 6xx a účtu 416: 1) pro PO zřízené organizační složkou státu 00Aaaaayyyyyy a) Aaaaa = yyyyyy - kód EDS/SMVS b) Aaaaa - číslo akce podle centrálního číselníku akcí, nejedná-li se centrální o akci, pak yyyyyy - další členění pro potřebu účetní jednotky, jinak GORDIC 17

18 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok ) pro PO zřízené krajem 00Aaaaayyyyyy Aaaaa - číslo akce podle centrálního číselníku akcí, nejedná-li se o centrální akci pak yyyyyy - další členění pro potřebu účetní jednotky, jinak ) pro PO zřízené obcí 00Aaaaayyyyyy Aaaaa - číslo akce podle centrálního číselníku akcí, nejedná-li se o centrální akci pak yyyyyy - další členění pro potřebu účetní jednotky, jinak Metodika příspěvkových organizací! UPOZORNĚNÍ NA DŮLEŽITOU ZMĚNU: Od se celoplošně změnil rozsah slov účetní věty u všech účetních jednotek v oblasti veřejných rozpočtů územní úrovně, včetně PO zřizovaných ÚSC i OSS. Popsané rozšíření je vynucené změnami v legislativě, zejména novelami vyhlášek č. 410/2009 Sb., 383/2009 Sb. a vyhlášky č. 323/2002 Sb. 1. Rozšiřuje se slovo UZ z 8 na 9 míst. Jde o změnu rozsahu hodnoty nástrojového třídění rozpočtové skladby. Rozšíření je definováno v 3, odstavec 7 vyhlášky č. 96/2012 Sb. z 21. března 2012, kterou se mění vyhláška č.323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě. 2. Rozšiřuje se rozsah slova ORJ ze 4 míst na 10 míst, a to z důvodu požadavku na sledování identifikátoru veřejné zakázky (IVZ) pro vedení účetnictví pomocného analytického přehledu PAP. Rozšíření PAP o tuto informaci je deklarováno v Příloze 2a ve vyhlášce č. 472/2013 Sb., kterou se mění a doplňuje vyhláška č. 383/2009 Sb. 3. Volitelné rozšíření slova číslo dokladu (změna je určena jen pro IS GINIS Express) ze 6 na 9 míst se použije pouze v případě, že účetní jednotce nedostačuje číslování v rozsahu 6 míst. Změnu číslování je nutné provést na začátku účetního období. Všechny ostatní účetní jednotky mohou nadále využívat dosavadní šesti místný rozsah (s doplněním nul vlevo). Bližší informace podají v případě zájmu naši obchodní zástupci. V návaznosti na výše uvedené změny v rozšíření struktur se mění i rozhraní. Dosavadní rozhraní 56Eg může být použito jen v případě, že nebude požadován přenos konkrétních hodnot pod bodem 1), 2) a 3). Pokud se načtou data v původním rozhraní, software je doplní nulami zleva na celý rozsah Závazné a doporučené analytiky Metodika příspěvkových organizací zřizovaných ÚSC nebo OSS V metodice účtování příspěvkových organizací se odlišují celkem 4 varianty nastavení konfigurace a distribučních účtových rozvrhů: a) účtování bez rozpočtové skladby na účtech 5xx,6xx a 416 bez účtování o majetkových pohybech s účtováním o majetkových pohybech b) účtování s rozpočtovou skladbou na účtech 5xx,6xx a 416 bez účtování o majetkových pohybech s účtováním o majetkových pohybech Poznámka Pokud příspěvková organizace začne používat od členění na vlastní a svěřený majetek, pak zcela logicky není možné předem zjistit, který majetek je vlastní a který svěřený. Speciálním algoritmem se počáteční stavy jednotně převedou jako počáteční stavy svěřeného majetku na Pak je nutné, aby si účetní jednotka část počátečních stavů opravila (přeúčtovala) na Po provedení těchto změn lze jednoduše zjistit, zda neudělala chybu tak, že i po těchto opravách se nesmí změnit počáteční stav majetkových účtů v rozvaze. Toto přeúčtování stačí udělat pouze jednou (při zahájení používání nového členění). V dalších letech účetní jednotka již použije standardní řídící soubor, který zabezpečuje převádění obou skupin majetku automaticky Použití rozpočtu (plánu) nákladů a výnosů u příspěvkových organizací V distribuovaných sadách účtových rozvrhů pro všechny konfigurační typy PO je umožněno zadávat u všech nákladových a výnosových účtů (příp. účtu 416) rozpočet (plán). U příspěvkových organizací v oblasti OSS je pořizování rozpočtu nákladů a výnosů povinné. V ostatních PO může být použito na základě rozhodnutí účetní jednotky nebo jejího zřizovatele. 18 GORDIC

19 Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok 2015 GORDIC Obecně k metodice Obecná metodika se řídí vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu. V návaznosti na 36 zákona č. 563/1991 Sb. se za účelem docílení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami vydávají České účetní standardy. Analytické účty označené jako závěrečný zápis nebo počáteční stav jsou používány při generování dat v automatizovaném zpracování roční uzávěrky (závěrečné zápisy, uzavření účetních knih a otevření účetních knih). Účetní jednotka je nesmí používat k běžným účetním zápisům v průběhu účetního období. Pro účtovou třídu 5 a 6 (náklady a výnosy) jsou analytiky stanoveny s ohledem na generování výkazu zisku a ztráty a výkazu Příloha (pro členění výkazu podle jednotlivých řádků, na hlavní a vedlejší činnost u příspěvkových organizací a pro zdaňovanou činnost OSS a ÚSC). Rovněž v nákladech a výnosech nelze používat analytiky vyčleněné pro závěrečné zápisy pro běžné účetní případy. Zvláštní chování mají z hlediska výkazu ROZVAHA účty 336, 337, 338, 341, 342, 343, 355, 363, 375 a 475, které mohou být ve výkazu ROZVAHA obsaženy na straně AKTIV i PASIV (jako tzv. plovoucí účty ). Algoritmus tvorby výkazu zjistí u těchto účtů jejich stav k rozvahovému období (rozdíl stran MD a DAL za syntetický účet úhrnem). Je-li aktuální obrat strany MD za celý syntetický účet větší než aktuální obrat strany DAL, je hodnota umístěna do AKTIV. V opačném případě je umístěna v absolutní hodnotě do PASIV. Označení rozpočtový reprezentant je vyhlášená analytika, která umožňuje uživatelům sjednotit pořizování rozpočtu (návrhu, schváleného rozpočtu i úprav rozpočtu) na jediného zástupce všech analytik rozpočtových účtů. Konfigurací programu i speciálními formáty je zabezpečeno přiřazení hodnot rozpočtu ke stejným hodnotám účetnictví, i když je účetnictví pořizováno na více odlišných analytikách. Analytiky s názvem rozpočtový reprezentant nesmí být používány k pořizování účetnictví. Slouží výhradně pro potřeby rozpočtu (plánu). V účetnictví příspěvkových organizací je možno vést na nákladových a výnosových účtech a na účtu 416 členění podle pseudorozpočtové skladby a pseudopoložek. Tato možnost je volitelná a záleží na odvětví a na požadavku zřizovatele. LEGENDA k přehledu účtů: 01xx masková analytika - takto označená analytika znamená, že uživateli doporučujeme nebo závazně nařizujeme určitý interval v analytickém členění 0xxx masková analytika - takto označená analytika znamená, že ponecháváme na uživateli rozhodování o číslování analytik.. takto dvěma tečkami označená analytika vyjadřuje, že uživatel může zvolit u daného účtu jen analytiku, která je stanovena jako závazná metodikou firmy GORDIC Z D takto jsou označeny účty, případně jejich analytiky (maskové analytiky), které jsou závazně stanoveny a uživatel nesmí žádné jiné použít takto jsou označeny analytiky, které jsou uživateli doporučovány a nedodržení jejich členění nemá vliv na správnost výsledků zpracování výkazů a dodávaných doplňkových formátů GORDIC 19

20 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a finančního plánu pro příspěvkové organizace pro rok ÚČTOVÁ OSNOVA se stanovenými analytikami pro rok Dlouhodobý majetek 01 Dlouhodobý nehmotný majetek 012 Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje oprávky 072 opravná položka Software oprávky 073 opravná položka Ocenitelná práva oprávky 074 opravná položka Povolenky na emise a preferenční limity opravná položka Drobný dlouhodobý nehmotný majetek oprávky Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek oprávky 079 opravná položka Dlouhodobý hmotný majetek odpisovaný 021 Stavby oprávky 081 opravná položka 163 Z 00XX až 01XX Bytové domy a bytové jednotky (Příloha č. 5, G.1.) Z 02XX Budovy pro služby obyvatelstvu (Příloha č. 5, G.2.) Z 03XX Jiné nebytové domy a nebytové jednotky (Příloha č. 5, G.3.) Z 04XX Komunikace a veřejné osvětlení (Příloha č. 5, G.4.) Z 05XX Jiné inženýrské sítě (Příloha č. 5, G.5.) Z 06XX až 09XX Ostatní stavby (Příloha č. 5, G.6.) 022 Samostatné hmotné movité věci a soubory hmotných movitých věcí oprávky 082 opravná položka Pěstitelské celky trvalých porostů oprávky 085 opravná položka Drobný dlouhodobý hmotný majetek oprávky Ostatní dlouhodobý hmotný majetek oprávky 089 opravná položka Dlouhodobý hmotný majetek neodpisovaný 031 Pozemky opravná položka 161 Z 00XX až 01XX Stavební pozemky (Příloha č. 5, H.1.) Z 02XX Lesní pozemky (Příloha č. 5, H.2.) Z 03XX Zahrady, pastviny, louky, rybníky (Příloha č. 5, H.3.) Z 04XX Zastavěná plocha (Příloha č. 5, H.4.) Z 05XX až 09XX Ostatní pozemky (Příloha č. 5, H.5.) 20 GORDIC