Castor 2012 Špalek, Aleš, Plavčík: Učební materiál pro vnitřní potřebu Castorů 2012!!!

Transkript

1 Plánování Co je to plánování? Plán je obecný pojem, kterým obvykle popisujeme časovou i věcnou posloupnost budoucích možných dějů Wikipedie Castor 2012 Špalek, Aleš, Plavčík: Učební materiál pro vnitřní potřebu Castorů 2012!!! 2 Co je to plánování? Podstatou plánování je určení cílů nebo cílových hodnot a případně způsobů jejich dosahování. Při plánování jsou brány v úvahu všechny relevantní vnitřní i vnější faktory ovlivňující úspěšné dosažení cílů nebo cílových hodnot. Plánování = cílevědomost Cíl Čeho má být dosaženo Prostředky Jak toho dosáhnu 3 4 1

2 Tohle není plán, jenom scénář Plánování Cílevědomý proces? Týmová dovednost? Předěl mezi kreativním vymýšlením a systematickým provedením? Přechod od nápadu ke konkrétnímu programu? Přechod od vize ke konkrétním cílům a prostředkům? 5 Proč se na Gemini učíme plánovat? Vůdcovské kompetence plánování Vůdcovské kompetence Dovednost skvěle využitelná v civilním životě Lepší práce v oddíle / středisku / kurzu 11 kompetencí, z toho 8 zkoušených Projekt Vize Dlouhodobé plánování Projekt (plán akce) Plánování členské základny Postoj a přístup k plánování 7 8 2

3 Vize Ví, že má mít vizi. Zná metody, jak postupovat při stanovení vize (dlouhodobé, střednědobé), nebo ví, kde ji hledat. Ví, kdy, jak a proč je nutné měnit vize oddílu Dlouhodobé plánování Umí analyzovat situaci ve svém oddíle. Ví, proč analyzovat situaci. Umí sestavit plán řešení nějakého problému. Je schopen sestavit střednědobý plán oddílu (plán na rok nebo kratší období) podřízený dlouhodobé vizi Projekt (plán akce) Umí metodicky správně sestavit plán pro dílčí akci podřízený střednědobému plánu. Umí připravit plán tábora (cíle, program, technické, organizační a hospodářské zajištění, rozpočet). Plánování členské základny Ví, že by měl oddíl přijímat nové členy, ví, proč je to důležité. Zná způsoby, jak doplňovat členskou základnu svého oddílu

4 Postoj a přístup k plánování Proč se na Gemini učíme plánovat? Je schopen improvizovat, ale uvědomuje si meze plánování i improvizace. Vůdcovské kompetence Dovednost skvěle využitelná v civilním životě Lepší práce v oddíle / středisku / kurzu Přeformulovat problém jako projekt Přeformulovat problém jako projekt Problém Co nefunguje dobře Problém Co nefunguje dobře Cíl Čeho má být dosaženo Peníze Prostředky Jak toho dosáhnu Prodat problém Grant, dotace, EU

5 Proč se na Gemini učíme plánovat? Zlepší plánování činnost oddílu (střediska )? Vůdcovské kompetence Dovednost skvěle využitelná v civilním životě Lepší práce v oddíle / středisku / kurzu Zlepšuje schopnost improvizace Šetří čas Zlepšuje kvalitu programu Upevňuje soudržnost Odvrací katastrofy Zlepšuje plánování schopnost improvizace? Čím? Není to naopak? Improvizace je vlastně strašně zhuštěný a stlačený proces plánování na intuitivní, podvědomé úrovni Čím lépe umím plánovat tím je koncentrát lepší Skupinová improvizace je možná jen tehdy, když máme spolu hodně odplánováno I improvizace se musí něčeho chytnout, musím mít předem rozmyšlen účel, smysl, znát situaci Šetří plánování čas? Počkej, ještě mi nenaběhla GPSka! Spěcháme, nemáme čas, jedem! Ale vždyť nevíš kudy počkej chvilku! Nemáme čas, jedem! Ale JEDEM!!! Nikdy není čas udělat to pořádně, vždycky je čas udělat to znovu (Murphyho zákony) 19 0:

6 Vyplatí se plánování? Povinná manažerská disciplína Všechny dlouhodobě úspěšné firmy plánují Všechny bez výjimky Mají různé techniky, často velmi kreativní Plánování = cesta k lepšímu oddílu ( ) Plánování připravuje skvělý produkt Produkt? Plánování zvyšuje efektivitu Plánování je nástrojem proaktivity a kreativity 0: Paradox skautingu Máme omezeně málo času a prostoru Jedno odpoledne v týdnu 1-2 víkendy v měsíci 2-3 týdny v létě Máme velké ambice Vychovávat tělesně i duševně rozvinuté, zodpovědné, slušné, sociálně obratné, duchovně kultivované, Důležité věci především Schopnost soustředit se na důležité věci je základním předpokladem efektivity, tedy schopnosti dokázat v daných podmínkách co nejvíce

7 Naléhavost Zákon 80/20 80 % výsledku jsme mohli dosáhnout za 20 % času Možná že by 80% výsledek stačil Mohli jsme ušetřit 80 % času Jen kdybychom nejdříve udělali těch správných 20 % práce těch důležitých Příčiny Následky Dejme přednost důležitým věcem Mohli jsme ušetřit 80 % času, jen kdybychom nejdříve udělali těch správných 20 % práce těch důležitých Důležitých věcí je málo, zato mají velké následky Nedůležitých věcí je mnoho, jejich dopad je ale malý Schopnost soustředit se na důležité věci je základním předpokladem efektivity nízká vysoká Ovádi Larvičky Krokodýli Mláďata nízká vysoká 27 Důležitost 28 7

8 Důležitost x Naléhavost Důležitost se měří následky důležitá jsou ta rozhodnutí, která mají velké, zásadní dopady Důležité jsou jenom věci, které jsou důležité pro někoho Naléhavost se měří časem naléhavá jsou ta rozhodnutí, která musí být učiněna ihned Friedrich Christoph Ötinger Bože, dej mi sílu, abych změnil věci, které změnit mohu, dej mi trpělivost, abych snášel věci, které změnit nemohu a dej mi moudrost, abych obojí od sebe odlišil Plán jako nástroj efektivity U všeho, co v oddíle děláme, bychom měli vědět, PROČ jsme tento program zařadili Měli bychom být přesvědčeni, že tím řešíme něco důležitého, něčemu důležitému pomáháme Měli bychom mít pocit, že jsme našli nejlepší a nejúčinnější prostředek

9 Plánování = cílevědomost Účel / poslání / smysl Proč to děláme Cíl (důležitý) Čeho má být dosaženo Plánování je nástrojem proaktivity Reaktivní jednání takové, které vychází z toho, co už se stalo, které reaguje na situaci. Proaktivní jednání takové, které situaci předjímá, vytváří, provokuje, navozuje. Prostředky (účinné) Jak toho dosáhnu Plánování je nástrojem proaktivity Plánování je nástrojem proaktivity Proaktivní jednání je silnější Mohu jít hlouběji, mohu řešit příčiny a ne důsledky Volím si čas, místo a zbraň Mám širší prostor pro kreativitu Některé věci nelze udělat jinak, než proaktivně Mluví vám děti v oddíle sprostě? Většinu lidí proaktivní práce více těší Kreativita, něco tvořím Nejsem ve vleku událostí Méně stresu (pozor na hasiče!) Plánováním se vytváří návyk proaktivity Společným plánováním se vnáší proaktivita do firemní kultury ( tak se to u nás dělá ) Firemní kultura je nejdůležitějším předpokladem úspěchu (firmy, oddílu, střediska, )

10 Kompetence - Vize Ví, že má mít vizi. Zná metody, jak postupovat při stanovení vize (dlouhodobé, střednědobé), nebo ví, kde ji hledat. Ví, kdy, jak a proč je nutné měnit vize oddílu Proč potřebujeme vizi? Buď budeme vedeni svou vizí, budeme plánovat, jak ji naplnit, budeme se soustředit na vytčené cíle (proaktivní jednání) Anebo Budeme vláčeni problémy, které přicházejí a potřebou na ně reagovat (reaktivní jednání) Kolik času věnujeme: Co je to vize? Dlouhodobému plánování Stanovování cílů Hledání cest k vytčeným cílům Kontrole naplánovaných kroků,??? Popisu nastalých problémů Objevování kostlivců ve skříních Řešení restů Zachraňování situace, Vize je představa, jak věříme, že to dopadne, když to dopadne dobře Vize mohou být Individuální skupinové Odvážné skromné Komplexní úzce zaměřené Dlouhodobé krátkodobé

11 Jak vytvořit vizi Začínejme s myšlenkou na konec Zasnít se Zeptat se: PROČ? Zeptat se PRO KOHO? Rozhlédnout se, jak nám to jde Vybrat si správný směr Diskutovat Dohadovat se Pochybovat Věřit Tábor Jak bude oddíl vypadat 1. září? Celoroční plán Jak bude oddíl vypadat za rok? Moje kariéra vedoucího Jak bude oddíl vypadat, až ho předám? SWOT, PEST a další manažerské techniky Vize jménem Pepíček Vize vycházející z analýzy

12 Dotazník (Gemini, hodnocení kvality, ) Frekvence akcí mimo klubovnu Vícedenní víkendové akce Zhruba jednou za dva měsíce Nemáme Neformální analýzy Rozhovor Porada vedení Zpětná vazba / Review Frekvence schůzek oddílové rady Víkendové akce určené rádcům Příležitostně Nemáme 46 Vize vycházející z analýzy Plánování - od poslání k prostředkům: Frekvence akcí mimo klubovnu Vícedenní víkendové akce Frekvence schůzek oddílové rady Víkendové akce určené rádcům Zhruba jednou za dva měsíce Nemáme Příležitostně Nemáme Účel / poslání / smysl Analýza Vize / Cíle Prostředky

13 Dlouhodobé plánování Umí analyzovat situaci ve svém oddíle. Ví, proč analyzovat situaci. Umí sestavit plán řešení nějakého problému. Je schopen sestavit střednědobý plán oddílu (plán na rok nebo kratší období) podřízený dlouhodobé vizi. Čtyři fáze plánování: Plánujeme Připravujeme Realizujeme Hodnotíme Hodnotíme Jak? Podle čeho? Jasné, konkrétní cíle Cíl je nástroj pro určení směru a kontrolu úspěchu Nástroj pro plánování i hodnocení zároveň 51 13

14 Jak zformulovat jasné cíle? SMART Cíl, který je SMART, je jasný Může být cíl jasný, i když není SMART? SMART cíle Specifický Měřitelný Atraktivní Relevantní Termínovaný SMART motýl Plánování - od poslání k prostředkům: Účel / poslání / smysl Analýza Vize (obecný záměr) Cíl (jasný / SMART) Prostředky

15 SMARTy upřesňují vizi (obecné záměry) SMART? Rádcové a roveři se seznámí s historií střediska Specifický? Měřitelný? Atraktivní? Relevantní? Termínovaný? Rádcové a roveři budou znát důležité události z historie střediska: založení v roce 1922, rozvoj před válkou, první zákaz, činnost členů střediska v odboji, poválečný rozmach, druhý zákaz, obnova v roce 1968, třetí zákaz, obnova v roce Budou vědět: že se tyto události staly, co se vlastně stalo, co bylo podstatou události budou tušit, kdy přibližně se to stalo - nejde o přesné datum, ale o přibližné určení a povědomí o tom, co se dělo ve společnosti, proč to bylo důležité a jak to poznamenalo další vývoj střediska zapamatují si nějaké zajímavé podrobnosti, které událost ilustrují a které jim umožní vše dobře pochopit a zapamatovat

16 Každý z rádců a roverů bude schopen o kterémukoliv z těchto období alespoň dvě minuty souvisle povídat a stručně říct: co se vlastně stalo, co bylo podstatou události kdy přibližně se to stalo - nejde o přesné datum, ale o přibližné určení období a povědomí o tom, co se v té době dělo v celé společnosti, proč to bylo důležité a jak to poznamenalo další vývoj střediska nějaké podrobnosti, které považuje za obzvlášť zajímavé a které událost ilustrují. Každý z rádců a roverů bude schopen ještě dva měsíce po rádcováku o kterémukoliv z těchto období alespoň dvě minuty souvisle povídat a stručně říct: 61 SMART? Rádcové a roveři se seznámí s historií střediska a budou na ní hrdí. Neumíme Specifický? Měřitelný? Atraktivní? Relevantní? Termínovaný?

17 SMART indikátor Rádcové budou hrdí na historii střediska: Když splníme svůj záměr, čím se to posléze projeví? Při závěrečné reflexi víkendu v jeho závěru: Většina účastníků bude sama spontánně vyjadřovat svůj zájem o to, co se dozvěděli. Hodnocení programu bude u alespoň tří čtvrtin účastníků pozitivní (alespoň 7 bodů z 10) a to nejen k formě, ale především k obsahu. Na otázku: Chtěli byste se o historii střediska více", odpoví většina účastníků, že ano. Na otázku: Myslíte si, že je důležité aby i členové vašeho oddílu o historii střediska věděli více", odpoví většina účastníků, že ano SMART indikátor Umělý SMART cíl, který nemá smysl sám o sobě, ale je indikátorem, že se skutečný cíl podařilo naplnit. Většinou je indikátorů několik Indikátory nejsou nikdy stoprocentní S indikátory nesmíme podvádět! Na otázku: Chtěli byste se o historii střediska více", odpoví většina účastníků, že ano. SMART indikátory

18 SMART prostředek převlečený za cíl Zahrajeme si alespoň pět běhacích her Etapová hra bude inspirována Narnií Každé ráno budeme píšťalkou vysílat zprávu morseovkou jako soutěž, kdo ji dřív vyluští. Každý účastník tábora bude mít alespoň jednou noční hlídku. Každá družina bude alespoň jednou vařit samostatně bez dohledu dospělých SMART cíle Klíčové pro posuzování prostředků a hodnocení akce Často odhalí neshodu v obecných záměrech dokud nejde o prachy Jejich hledání je opravdu obtížné Snažit se, ale když to nejde, tak to nejde Jak zformulovat jasné cíle? Kam umísťovat své cíle? SMART Cíl, který je SMART, je jasný Může být cíl jasný, i když není SMART? Někdy ano V určitém společenství Pepíček se zapojí NAUČIL JSEM SE LÍBILO SE MI TO MÁM VÝSLEDKY POUŽÍVÁM

19 Plánování - od poslání k prostředkům: Účel / poslání / smysl Vztah cílů a prostředků Analýza Vize (obecný záměr) Cíl (jasný / SMART) Prostředky Výběr prostředků Všechny mé cíle by měly být pokryty vybranými prostředky. Prostředky, které použiji, by měly vést ke splnění mých cílů. Příležitost? Co si počít se zatměním slunce? Prostředek Prostředek Prostředek Prostředek Cíl Prostředek Prostředek Prostředek

20 Naplánovat se dá cokoliv. Udělat jen něco! Musíme znát meze Účastníci Věk, schopnosti, Čas roční období tma / světlo množství času Místo Lidské zdroje (realizační tým) Peníze, materiál, 77 Typy prostředků Programové prvky Ostatní prostředky (mimo čas a prostor) 78 Programové prvky Hra Výklad Beseda Skupinová práce (služba, stavba, ) Rukodělky Závod, soutěž Putování Prostředky mimo čas a prostor Práce s prostředím Výzdoba, nástěnky, vybavení, Atmosféra Komunikace Osobní Elektronická Rituály a symboly Principy a přístupy

21 Teď přišel čas na scénář Teď přišel čas na scénář Sestavení scénáře Techniky sestavení scénáře Mysleme na Pepíčka! Klíčový je začátek Klíčový je konec Vrcholy (různé druhy) Vnitřní logika a konzistence Střídmost a uměřenost Robustnost (plán B ) Excel na projektoru Google Calendar Lístečky na nástěnce / podlaze

22 Zadávání úkolů Úkoly jsou jasně zadané. Zodpovědnost má jeden člověk. Mají termín splnění. Co se stane, když se nesplní? Každý musí vědět: Co má udělat Proč to má udělat Jak to má udělat Dokdy to má udělat S kým to má dělat Co má k dispozici Komu předá výsledky Zadávání úkolů Rozpočet Rozpočet je nástrojem plánování a součást plánu Vychází ze skutečných potřeb

23 Od účelu k prostředkům a zpět Pohled zpět! Je daný scénář realizovatelný? Plní prostředky opravdu dané cíle? Nejsou nějaké cíle bez prostředků? A co cíle? Jsou pravdu dobře stanovené? Naplňují mojí původní vizi? A co na to Pepíček? 89 Plán jako dokument Obsahuje vše, co chcete vědět. Je aktuální. Je přehledný. Všichni ho mají, všichni ho znají. Čtyři fáze plánování: Plánujeme Připravujeme Realizujeme Hodnotíme

24 Realizace Držet se svých cílů a vize Improvizovat je dovoleno Analyzovat situaci Mít náhradní řešení Čtyři fáze plánování: Plánujeme Připravujeme Realizujeme Hodnotíme Zhodnocení Chybami se člověk učí. Plánování je spirála. Čtyři fáze plánování: Plánujeme Plánujeme Hodnotíme Připravujeme Hodnotíme Připravujeme Realizujeme Realizujeme

25 Analýza / zhodnocení Kompetence - Projekt (plán akce) Umí metodicky správně sestavit plán pro dílčí akci podřízený střednědobému plánu. Realizace Vize ScéRozÚk SMARTy Prostředky Hierarchie cílů Akce Dlouhodobý cíl Dlouhodobý plán Dlouhodobý cíl Akce Cíle a prostředky Jak se pozná od sebe cíl a prostředek? Stavba táborové jídelny je cíl nebo prostředek? Rozdíl mezi cílem a prostředkem je relativní, závisí na úhlu pohledu, rovině obecnosti Cíle v určité rovině jsou jenom prostředkem k dosažení cílů v rovině vyšší Dílčí cíl Dílčí cíl Dílčí cíl Dílčí cíl

26 Kompetence - Plánování členské základny Ví, že by měl oddíl přijímat nové členy, ví, proč je to důležité. Zná způsoby, jak doplňovat členskou základnu svého oddílu Barbora Tichavová Rozárka Jak získat nováčky TDC 2008 V PDF na Křižovatce Nábory příručka "Jak získat nováčky" a objednávka propagačních materiálů Chcete vědět více? Ptejte se (teď, v létě, ) Experimentální verze publikace k vůdcovské zkoušce PDF ke stažení na Křižovatce Text pro Polluxe: /Plánování_vzdělávací_akce Děkuji za pozornost