SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA CAF COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK

Transkript

1 SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA CAF COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK 2009

2

3 SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA CAF COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK

4 2

5 OBSAH Úvodní slovo 4 Základní informace 5 Identifikační údaje 5 Osoba odpovědná za vedení modelu CAF 6 Členové CAF-týmu 6 Organizační struktura Městské části Praha 3 7 Model CAF a panely hodnocení 8 Výsledky sebehodnocení a závěry hodnotícího týmu 10 Kritérium 1: Vedení a řízení 10 Kritérium 2: Strategie a plánování 18 Kritérium 3: HRM (management lidských zdrojů) 26 Kritérium 4: Partnerství a zdroje 34 Kritérium 5: Procesy 46 Kritérium 6: Zákazníci/občané výsledky 56 Kritérium 7: Pracovníci výsledky 62 Kritérium 8: Společnost výsledky 72 Kritérium 9: Klíčové výsledky činnosti a výkonnosti 84 Celkové hodnocení 92 Fotogalerie 94 Plán zlepšování pro CAF

6 ÚVODNÍ SLOVO 4 Úřad městské části Praha 3 se dlouhodobě snaží zaváděním moderních forem práce a komunikace s veřejností stále zlepšovat svou image. Mezi poslední kroky vedoucí ke zlepšení služeb veřejnosti patří zavedení Czech-Pointu či on-line rezervačního systému na prodej parkovacích karet. Nároky na fungování úřadu logicky neustále stoupají. Aby byl úřad schopen poskytovat co nejlepší servis občanům naší městské části, jejímu politickému vedení a obstál v porovnání s jinými úřady naší metropole, rozhodlo se vedení úřadu, vedle modernizace prostředí radnice, letos poprvé přistoupit k důkladnému hodnocení své činnosti prostřednictvím modelu CAF Common Assessment Framework. Jedná se o mezinárodně rozšířený a uznávaný sebehodnotící model využívaný ve veřejné správě, jehož dlouhodobá aplikace by v rámci úřadu měla vést k dalšímu zkvalitňování jeho služeb. Rada městské části podpořila zavedení CAFu svým usnesením č. 202 ze dne Rozhodla o přihlášení Úřadu městské části Prahy 3 do soutěže s ostatními úřady veřejné správy v ČR v rámci Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě. Stejně tak je tomu s informačním systémem PROXIO, přihlášeným do soutěže Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě. Chceme držet krok s moderními trendy a v některých oblastech jsme i průkopníky v rámci našeho hlavního města. Mám na mysli zejména poslední velký projekt, který se v současnosti zavádí v rámci našeho úřadu systém PROXIO. Jedná se o integrovaný, modulárně vystavěný informační systém, jehož implementací dosáhneme racionalizace řídících procesů v činnostech úřadu a tím i dalšího zkvalitnění služeb veřejnosti. Modernizace a sebezlepšování je náročným a nikdy nekončícím procesem. V našem případě jde především o snahu kontinuálně zlepšovat služby poskytované občanům a návštěvníkům naší městské části, ale také o vytvoření odpovídajících pracovních podmínek pro zaměstnance úřadu. Jedná se o dva světy, které se ovšem mnohdy prolínají a někdy je od sebe nelze ani odlišit. Proto je poctivá reflexe fungování úřadu tak důležitá. Mgr. JIŘÍ MATUŠEK zástupce starosty Městské části Praha 3

7 ZÁKLADNÍ INFORMACE a IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE ZÁKLADNÍ INFORMACE Městská část Praha 3 vznikla jako součást územního samosprávného celku hlavního města Prahy, vystupuje v rozsahu stanoveném zákonem v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývající. Postavení městské části, jejích orgánů a jejich působnost stanoví zákon č. 131/2000 Sb. o hl. m. Praze, zvláštní zákony a Statut hlavního města Prahy. Městská část plní úkoly patřící do samosprávy a vykonává státní správu pro území stanovené statutem v rozsahu stanoveném zákonem o hl. m. Praze, zvláštními zákony a statutem. Za podmínek stanovených zákonem o hl. m. Praze a statutem nakládá se svěřeným majetkem hl. m. Prahy a ve vymezeném rozsahu vykonává ve vztahu k tomuto majetku práva a povinnosti vlastníka. IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE Oficiální název: Úřad městské části Praha 3 Adresa: Havlíčkovo nám. 9/700, Praha 3 IČ: DIČ: CZ TELEFONICKÉ SPOJENÍ Ústředna: Informační kancelář: , , Zelená linka: Fax: SPOJENÍ ELEKTRONICKOU POŠTOU Podatelna: Oficiální www: podatelna@praha3.cz VEDENÍ ÚŘADU Starostka: Milena Kozumplíková Zástupce starosty: Mgr. Jiří Matušek Zástupce starosty: Zdeněk Lochman Zástupce starosty: Mgr. Martin Benda Zástupce starosty: Mgr. Jan Šmíd Tajemník: Ing. Petr Fišer pověřený zastupováním tajemníka úřadu

8 OSOBA ODPOVĚDNÁ ZA VEDENÍ MODELU CAF a ČLENOVÉ CAF-TÝMU OSOBA ODPOVĚDNÁ ZA VEDENÍ MODELU CAF Zástupce starosty: Mgr. Jiří Matušek Telefon: Fax: matusek.jiri@praha3.cz ČLENOVÉ CAF-TÝMU 6 Mgr. Sněžana Pellarová vedoucí projektu Odbor kontroly a interního auditu vedoucí odboru Eva Cihelková Odbor občansko správní vedoucí odboru Michaela Kroupová Odbor kancelář úřadu asistentka zástupce starosty Jeroným Janíček Odbor kultury vedoucí odd. komunikace a vnějších vztahů Ing. Martina Brzobohatá Odbor územního rozvoje odborná referentka RNDr. Magdalena Benešová Odbor bytů a nebytových prostor vedoucí odboru Bc. Simona Poláková Odbor kancelář tajemníka vedoucí odd. personální práce a mezd PhDr. Jana Hromádková Odbor sociálních věcí vedoucí odboru Mgr. Ludmila Knížková Odbor školství odborná referentka JUDr. Petr Říha Odbor živnostenský vedoucí odboru Pavlína Neuwirthová Odbor matriční vedoucí odd. ověřování podpisů a listin Ing. Lenka Sajfrtová Odbor ekonomický pověřená zastupování vedoucího odboru Zita Šulcová Odbor matriční odd. recepce Ing. Martin Vančura Odbor dopravy vedoucí odboru Ing. Barbora Heřmánková Odbor životního prostředí odborná referentka Jana Stehlíková Odbor technické správy a majetku odborná referentka Ing. Anna Součková Odbor výstavby vedoucí odd. územního rozhodování

9 STRUKTURA ORGÁNŮ MĚSTSKÉ ČÁSTI PRAHA 3 ZASTUPITELSTVO MĚSTSKÉ ČÁSTI RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI STAROSTKA zastupování a prezentace Městské části Praha 3 ve vztahu k veřejnosti koordinace činností směřujících k naplnění programových cílů Rady městské části koordinace činností zástupců starosty krizové řízení a bezpečnostní problematika kontrolní oblast oblast turistického ruchu zahraniční vztahy 7 TAJEMNÍK plní funkci statutárního orgánu podle zvláštních právních předpisů uzavírá, mění a rozvazuje pracovně právní poměry zaměstnanců řídí a kontroluje činnost zaměstnanců vydává vnitřní předpisy potřebné k zajištění činnosti úřadu a jeho zaměstnanců formou nařízení tajemníka Odbory přenesená působnost Odbor matriční Odbor občansko správní Odbor dopravy Odbor životního prostředí Odbor živnostenský Odbor výstavby Odbory samostatná působnost Odbor kancelář tajemníka úřadu Odbor kancelář úřadu Odbor technické správy majetku a investic Odbor bytů a nebytových prostor Odbor školství Odbor sociálních věcí Odbor informatiky Odbor kultury Odbor kontroly a interního auditu Odbor ekonomický ZÁSTUPCE STAROSTY finance (včetně pohledávek) investice majetek ZÁSTUPCE STAROSTY územní rozvoj regenerace panelových domů bydlení, byty a nebytové prostory doprava privatizace domů družstvům a bytů v regenerovaných domech systémově nové projekty a privatizace ZÁSTUPCE STAROSTY sociální záležitosti a zdravotnictví kultura a ochrana památek národní menšiny, spolková činnost a neziskové organizace veřejné vztahy, Radniční noviny a informatika ZÁSTUPCE STAROSTY školství a volný čas dětí a mládeže sportovní činnost řešení drogové problematiky řešení státních podniků v likvidaci Odbor majetku Odbor hospodářské správy Odbor územního rozvoje

10 MODEL CAF A PANELY HODNOCENÍ PŘEDPOKLADY VÝSLEDKY 1 VEDENÍ PRACOVNÍCI 5 PROCESY STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ 6 PRACOVNÍCI VÝSLEDKY ZÁKAZNÍCI (OBČANÉ) VÝSLEDKY 9 KLÍČOVÉ VÝSLEDKY ČINNOSTI A VÝKONNOSTI 8 4 PARTNERSTVÍ A ZDROJE 8 SPOLEČNOST VÝSLEDKY PANEL HODNOCENÍ ( KLASICKÉ BODOVÉ HODNOCENÍ CAF) PŘEDPOKLADY Fáze (úroveň) PANEL PŘEDPOKLADŮ 1 Počet bodů Verze 2002 V této oblasti nejsme aktivní. Nemáme žádné informace nebo máme pouze dílčí informace bez širšího kontextu PLAN (plánuj) Činnosti jsou plánovány DO (realizuj) Plánované činnosti jsou zaváděny a realizovány CHECK Prověřujeme/přezkoumáváme správnost činností a způsobu provádění (zkontroluj) (tj. zda děláme správné věci správným způsobem) ACT (reaguj) Na základě prověření/přezkoumání v případě potřeby přizpůsobujeme (korigujeme) naše činnosti PDCA Vše, co děláme, tak plánujeme, provádíme, přezkoumáváme, průběžně přizpůsobujeme a učíme se od druhých. Jsme v cyklu neustálého zlepšování PANEL HODNOCENÍ ( KLASICKÉ BODOVÉ HODNOCENÍ CAF) VÝSLEDKY PANEL VÝSLEDKŮ 1 Počet bodů Verze 2002 Výsledky se neměří a/nebo nejsou k dispozici žádné informace Výsledky se měří a ukazují negativní trendy a/nebo výsledky nesplňují stanovené cíle Výsledky vykazují nevýrazné trendy nebo mírný pokrok a/nebo jsou splněny některé stanovené cíle Výsledky vykazují rostoucí trendy a/nebo je splněna většina stanovených cílů Výsledky ukazují na značný pokrok a/nebo jsou splněny všechny stanovené cíle Byly dosaženy vynikající a trvale udržitelné výsledky. Všechny stanovené cíle jsou splněny. Porovnání všech klíčových výsledků se srovnatelnými organizacemi je pozitivní

11 9

12 10 1. VEDENÍ A ŘÍZENÍ

13 KRITÉRIUM 1 SUBKRITÉRIUM 1.1. Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot OTÁZKA HODNOCENÍ formulace a rozvíjení poslání organizace (jaké jsou cíle organizace) a vize organizace (kam chce organizace jít) zahrnující příslušné zainteresované strany a zaměstnance Cílem je kvalitní veřejná správa poskytující služby občanům se zpětnou vazbou na politickou reprezentaci. Dalším cílem je v co nejmenším počtu lidí za pomoci výpočetní techniky zvládnout úkoly Úřadu městské části Praha 3 (PROXIO, e-spis). Zkvalitnění služeb centralizací úřadu (sloučení budov). Důsledné plnění usnesení Rady městské části (RMČ) a Zastupitelstva městské části (ZMČ). Jednou za půl roku je plnění úkolů daných usneseními RMČ a ZMČ předkládáno radě a zastupitelstvu. Vizi jako takovou úřad zpracovanou nemá. Poslání organizace je stanoveno zákonem č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, zákonem o obcích č. 128/2000Sb. a zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností Jako součást územního plánu hl. m. Prahy je zpracován územní plán pro Městskou část (MČ) Praha 3. Privatizace bytového fondu, ponechání určitého počtu obecních bytů pro sociálně slabší občany (toto lze shrnout pod koncepci bytové politiky MČ Praha 3). Vybudování bytových jednotek za účelem tržního prodeje formou nástaveb na domech svěřených MČ Praha 3 a následné využití peněžních prostředků z prodeje do bytového fondu (nástavby). Studie zabývající se otázkou dopravy na území MČ Praha 3 doprava v klidu (parkovací zóny), studie výstavby podzemních garáží. Iniciativa MČ Praha 3 za lepší dopravní obslužnost MHD pro občany městské části. Zasedání zastupitelstva a výborů (VÚR), jednání RMČ a jejích komisí, porada starosty, grémium starosty, porady vedoucích odborů, porady jednotlivých odborů, z nichž existují zápisy, směrnice RMČ, nařízení tajemníka; tyto dokumenty jsou k dispozici na intranetu. Koncepce školství dle demografické studie zpracované pro Městskou část Praha 3 RNDr. Tomášem Kučerou a jeho kolektivem na období (koncepce je ke zhlédnutí na webových stránkách MČ Praha 3). Plán investičních akcí MČ Praha 3 na období , který byl schválen RMČ; následně budou jednotlivé akce schvalovány v rozpočtu na jednotlivé kalendářní roky. Jsou zde popsány investiční akce charakteru rekonstrukcí a regenerací panelových domů, památková regulace, rekonstrukce a zmodernizování budov MŠ a ZŠ Praha 3, revitalizace náměstí a parků. MČ Praha 3 se zapojila do celopražského procesu Komunitní plánování sociálních služeb. Jeho cílem je plánování sociálních služeb v dané oblasti komunitě za účasti zadavatelů, poskytovatelů a uživatelů sociálních služeb, tzv. triády, kdy musí jít o spolupráci rovnocenných partnerů, tudíž žádná strana nesmí být upřednostňována ani bagatelizována ve svých názorech a potřebách ( Připravují se podklady pro strategický plán rozvoje MČ, jehož výstupem má být již připomínkovaná SWOT analýza zavedení hodnotového rámce zahrnujícího transparentnost, etický přístup a službu občanům a zavedení etického kodexu zahrnujícího zainteresované strany Zaměstnanci jsou vedeni k důslednému dodržování pracovního řádu a platných norem (zákon o úřednících), což se projevuje minimálním počtem stížností na jednání úředníků; přehled stížností je za každý kalendářní rok zpracován OKIA. Zajištění výkonu jednotlivých agend přímo na místě, pokud to platné právní normy umožňují (zákon č. 328/2000 Sb., o občanských průkazech, umožňuje vyřízení OP v místě současného pobytu občana). Je vydáno nařízení tajemníka k důslednému dodržování zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Každoročně je zpracovávána zpráva mapující tuto oblast a je k dispozici na webových stránkách MČ Praha 3 v termínech daných zákonem č. 106/1999 Sb. Dále je tato oblast upravena v pracovním řádu povinnosti zaměstnanců. Etický kodex zahrnující zainteresované strany však není vydán posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, manažery a zaměstnanci (např. definováním norem dobrého vedení) Možnost neformálního setkávání vedení radnice se zaměstnanci na společenských akcích organizovaných Městskou částí Praha 3 (vánoční večírek, masopustní posezení, vinobraní). Organizování sportovních aktivit Úřadem městské části (ÚMČ) Praha 3 pro zaměstnance (např. volejbalové utkání). Výjezdní porady vedoucích odborů, z nichž existují zápisy. Vrcholový management akceptuje individuální přístup k zaměstnancům při řešení jejich pracovních i soukromých problémů. 11

14 KRITÉRIUM vytváření podmínek pro efektivní komunikaci zajišťující seznámení všech zaměstnanců organizace a dalších zainteresovaných stran s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíli Webové stránky MČ Praha 3 jsou zdrojem informací o veškerém kulturním dění. Na webových stránkách jsou informace o jednání RMČ a ZMČ, dále jsou na stránkách uveřejněna usnesení RMČ a ZMČ v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Informace pokrývají širokou činnost úřadu. Součástí webových stránek je také elektronická úřední deska, kde jsou ze zákona uveřejňovány povinné informace. Dalším zdrojem informací jsou Radniční noviny, které jsou zdarma distribuovány občanům MČ Praha 3. Na počátku roku 2009 byl proveden výzkum společností Westminster, z něhož vyplynulo, že 70% respondentů je dostatečně informováno o činnosti radnice. Za hlavní zdroj informací z MČ P3 lidé ve výzkumu označili Radniční noviny (téměř 55% respondentů). V současnosti jsme změnili za pomoci prestižního grafika změnili grafický design novin. Pro lepší orientaci a informovanost zaměstnanců slouží síť intranetu. Důležitá sdělení a informace, do čehož lze zahrnout i zápisy z porad, jsou zaměstnancům zasílány em pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot odrážející změny ve vnějším prostředí Prostřednictvím porady vedení, následně prostřednictvím porad vedoucích odborů, z nichž jsou pořizovány zápisy, jsou zaměstnanci informováni o změnách v legislativě. K povinnostem vedoucích odborů patří sledovat a zpracovávat tyto změny; prostřednictvím porad odborů jsou přeneseny na jednotlivé agendy odboru. Vedoucí odboru sleduje důsledné dodržování těchto změn. Reakce občanů a změny legislativy se promítají do eventuálních revokací usnesení RMČ a ZMČ. Vedení radnice operativně řeší petice občanů, k tomu slouží usnesením RMČ vydaná pravidla k evidenci stížností a petic řízení střetů zájmů prostřednictvím identifikování potenciálních oblastí střetů zájmů a přijetím odpovídajících zásad pro zaměstnance. Oblast střetu zájmu je ošetřena v nařízení tajemníka č. 4 z roku 2007 k dodržování povinnosti vedoucích zaměstnanců Městské části Praha 3 zařazených do úřadu městské části v oblasti střetu zájmů. Na dodržování dohlíží vedoucí odboru kancelář úřadu, kterému byla tato agenda svěřena tajemníkem. Dále je zde návaznost na zákon o úřednících územních samosprávných celků č. 312/2002 Sb. SUBKRITÉRIUM 1.2. Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn OTÁZKA HODNOCENÍ rozvíjení procesů a organizační struktury v souladu se strategií, plánováním a potřebami a očekáváními zainteresovaných stran s využitím dostupných technik Dle legislativních změn a aktuálních potřeb úřadu jsou upravovány interní normy (organizační řád, spisový řád). Na základě zákona č. 300/2009 Sb., o datových schránkách, byl nově koncipován spisový řád. Potřebné organizační změny se průběžně zapracovávají do organizačního řádu ÚMČ Praha definování vhodné formy řízení (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence) a zajištění systému pro řízení procesů Je nastaveno pravidelné aktualizování podpisových vzorů pro ekonomické procesy, a to jednou ročně. Normou upravující oblast řízení je ve své obecné části organizační řád ÚMČ Praha 3, který ve své zvláštní části dále konkretizuje činnost jednotlivých odborů a oddělení. Činnosti jednotlivých zaměstnanců v rámci odborů jsou zachyceny v popisech pracovních činností, které jsou uloženy na OPPM. Pokud je v souvislosti s tím potřeba novelizovat jinou interní normu, bezprostředně se tak učiní vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny úrovně organizace Měřitelné cíle nejsou stanoveny pro všechny úrovně organizace, pouze pro některé oblasti např. pravidelná kontrola plnění úkolů uložených usnesením RMČ a ZMČ jednou za půl roku. Zpráva o plnění se předává RMČ a ZMČ a taktéž kontrolnímu výboru ZMČ. Úkoly zadané starostou a zástupci starosty jednotlivým vedoucím odborů jsou pravidelně kontrolovány jejich sekretariáty. Prostřednictvím e-spisu vedoucí odborů kontrolují vyřizování správních spisů, zejména dodržování lhůt. Ekonomickým odborem je kontrolována rozpočtová kázeň jednotlivých správců kapitol CELKEM 54,29

15 KRITÉRIUM stanovování cílů pro výstupy a dopady s ohledem na vyrovnávání potřeb a očekávání různých zainteresovaných stran Pro zvýšení bezpečnosti občanů Prahy 3 byla zřízená služebna Městské policie Praha 3, o dalším zvýšení počtu služeben se jedná v návaznosti na počet strážníků, který je omezený. Pro zlepšení bezpečnosti občanů se pravidelně schází grémium starosty, kterého se zúčastní zástupci Policie ČR a Městské policie Praha 3 a pořizuje se zápis. Řeší se zde stížnosti a podněty občanů týkající se veřejného pořádku. Velmi významnou zainteresovanou stranou jsou vzhledem k demografické studii ČSÚ senioři, pro něž byl zcela nově zrekonstruován objekt v Habrově ulici č. o. 2, kde je umístěn ošetřovatelský domov, který spolu s objektem Pod lipami 4 zajišťuje služby spojené s denní péči o imobilní seniory. Velmi významný je také dům s pečovatelskou službou, který má statut příspěvkové organizace MČ Praha 3 a probíhá v současné době velmi nákladnou rekonstrukcí. Formou grantové politiky jsou podporovány aktivity se zaměřením na kulturní a sportovní vyžití seniorů, ale i jiných cílových skupin obyvatelstva MČ Praha 3. Granty jsou schvalovány usneseními RMČ a ZMČ. V závislosti na demografických studiích, které si nechala MČ Praha 3 zpracovat, se upravuje počet ZŠ, MŠ a jeslí formulace a přizpůsobování strategie e-governmentu se strategickými a operativními cíli organizace Na webových stránkách MČ Praha 3 jsou ke stažení formuláře dle jednotlivých odborů. Pro občany městské části je zaveden systém Czech-Point a rezervační systém pro vydávání parkovacích karet. Městská část Praha 3 úspěšně aplikuje součást pilotního projektu PROXIO, což znamená zlepšení informovanosti jednotlivých úředníků a tím lepší výstupy směrem k občanům. V současné době probíhá intenzivní příprava k zavedení datových schránek, tak aby k fungovaly bezchybně vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní audity V každém kalendářním roce je vypracován plán auditu, kde jsou stanovena jednotlivá témata auditovaných činností. Výstupem je zpráva, a pokud to situace vyžaduje, tak i doporučení ve formě nápravných nařízení, která jsou následně v dalším kalendářním roce kontrolována, jak jsou plněna. RMČ je podána zpráva na základě směrnice RMČ o vyřizování stížností a petic, která podává komplexní informaci o počtu a charakteru stížností a petic, které jsou adresovány starostce, zástupcům starosty, tajemníkovi, radě, zastupitelstvu, výborům, komisím a jednotlivým odborům. Je zde rozlišováno, kolik stížností je na nevhodné chování úředníků k občanům, a dále jsou zde vyspecifikovány stížnosti došlé podle ustanovení 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. Radě a zastupitelstvu je podávána pololetně zpráva o plnění usnesení RMČ a ZMČ (a kontrolnímu výboru) vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci K jednotlivým projektům, které je třeba zajistit v rámci fungování agend úřadu, jsou jmenovány tajemníkem úřadu pracovní skupiny, které dostanou konkrétní zadání (PROXIO, e-spis, skartační řád, ke zřizovacím listinám). Pro procesní zajištění jednání RMČ, ZMČ, komisí a výborů, jsou vydány příslušné jednací řády dlouhodobé využívání přístupů TQM, např. Modelu CAF nebo Modelu excelence EFQM Žádný z přístupů zde jmenovaných ÚMČ Praha 3 nevyužívá. Letos prvním rokem byl zaveden model CAF vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001:2000) Měření výkonnosti při zpracování jednotlivých agend není nastaveno. Kontrolnímu výboru a RMČ je předávána zpráva o provedených kontrolách OKIA, která vyplývá ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů identifikování a stanovení priorit pro potřebné změny týkající se návrhu organizační struktury a činností organizace Priority jsou stanovovány RMČ na základě podnětů a návrhů vedoucích odborů a tajemníka ÚMČ. Změny jsou zapracovávány do Organizačního řádu, který je aktualizován jednou ročně. Důkazem je jeho poslední novelizace z (usnesením RMČ č. 469). 13

16 KRITÉRIUM informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech. Webové stránky MČ Praha 3 jsou zdrojem informací o kulturním dění. Na webových stránkách jsou informace o jednání RMČ a ZMČ, dále jsou na stránkách uveřejněna usnesení RMČ a ZMČ v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Informace pokrývají širokou činnost úřadu. Součástí webových stránek je také elektronická úřední deska, kde jsou ze zákona uveřejňovány povinné informace. Dalším zdrojem informací jsou Radniční noviny, které jsou zdarma distribuovány občanům MČ Praha 3. Pro lepší orientaci a informovanost zaměstnanců slouží síť intranetu. Jednou z forem informovanosti zaměstnanců je ová pošta, jejímž prostřednictvím jsou rozesílány zápisy z porad CELKEM 50 SUBKRITÉRIUM 1.3. Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem OTÁZKA HODNOCENÍ vedení příkladem a působení v souladu se stanovenými cíli a hodnotami Při výběrovém řízení na vedoucí funkci se klade důraz na osobnostní předpoklady a dosažené vzdělání. Probíhá soustavné vzdělávání zaměstnanců a vedoucích zaměstnanců dle ustanovení zákona č. 312/202 Sb., o úřednících územních samosprávných celků; např. všichni zaměstnanci úřadu procházejí školicím kurzem se zaměřením na počítačovou gramotnost ECDL, dále byli vedoucí zaměstnanci školeni v psychologii v práci s lidmi a prošli kurzem vzdělávání vedoucích zaměstnanců ÚSC. Každému zaměstnanci je umožněno zúčastnit se školení dle potřeb vykonávané agendy prokazování osobní ochoty vrcholového vedení organizace a manažerů přijímat změny, a to akceptováním konstruktivní zpětné vazby Vedení radnice se neformálně setkává se zaměstnanci na sportovních a kulturních akcích organizovaných ÚMČ Praha 3, kde lze získat podněty umožňující zpětnou vazbu na výkon jednotlivých agend. V rámci zkvalitnění služeb úřadu ve směru k veřejnosti je ochota vrcholového vedení uvolnit finanční prostředky v rámci rozpočtu na zlepšení potřebných vybavení. Zpětná vazba na potřeby zaměstnanců se projevuje zlepšováním pracovního prostředí a zlepšováním vybavenosti rekreačního a školicího střediska Křesánov, které zaměstnanci úřadu hojně využívají; obsazenost rekreačního zařízení je evidována pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se týkají organizace Pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se týkají organizace, je zajišťováno prostřednictvím porad starosty, materiálů rady a zastupitelstva, které jsou k dispozici všem vedoucím odborů a jejich prostřednictvím i zaměstnancům; dále jsou usnesení uveřejněna na webových stránkách MČ Praha 3. Zcela jistě by mohla fungovat větší informovanost a provázanost odborů prostřednictvím intranetu, u a e-spisu.

17 KRITÉRIUM podporování zaměstnanců při plnění jejich povinností, plánů a cílů v návaznosti na celkové cíle organizace Zaměstnancům je umožněno v souladu se zákonem o úřednících zvyšovat svoji kvalifikaci prostřednictvím akreditovaných školicích agentur. Je zřízen zaměstnanecký fond, ze kterého jsou hrazeny příspěvky na stravování, příspěvky na životní jubileum, příspěvky na penzijní připojištění. Na penzijní připojištění MČ za rok 2007 vydala Kč, za rok 2008 částku Kč a v roce 2009 za měsíce leden až srpen částku Kč stimulování a povzbuzování zaměstnanců a vytváření podmínek pro přenesení pravomocí, odpovědností a kompetencí včetně právní odpovědnosti Vzhledem k tomu, že na ÚMČ Praha 3 je kladen důraz na neustálé zvyšování kvalifikace zaměstnanců, lze po dosažení určitého stupně kvalifikačních předpokladů delegovat (v rámci jednotlivých odborů) na zaměstnance více samostatné práce a úkolů, jejichž plnění kontroluje vedoucí zaměstnanec. Pokud jsou tyto úkoly plněny řádně dle potřeb úřadu, je přistupováno k udělení mimořádných odměn. U každého zaměstnance se předpokládá, že zajistí bezchybný chod svěřené agendy respektování individuálních potřeb a osobních situací zaměstnanců Na ÚMČ Praha 3 je zavedena pružná pracovní doba, jsou stanoveny pevné bloky pracovní doby; mimo tyto pevné bloky mají zaměstnanci možnost k návštěvě lékaře, vyřizování osobních věcí. Pokud pružnou pracovní dobu zaměstnanec využije, nemusí žádat o uvolnění z práce. Tento institut umožňuje lépe sladit pracovní povinnosti s osobními potřebami zaměstnanců. Na ÚMČ Praha 3 dochází ke zlepšování pracovních podmínek (např. nákup klimatizačních jednotek pro nejzatíženější pracoviště). V budovách úřadu jsou zřizovány kuchyňky, protože úřad nedisponuje restauračním zařízením. Zaměstnanci dostávají stravenky, které jsou hrazeny jednou třetinou hodnoty ze zaměstnaneckého fondu. Ke stabilizaci zaměstnanců je též ze zaměstnaneckého fondu hrazen příspěvek na penzijní připojištění nebo životní pojištění. Na chodbách u nejfrekventovanějších pracovišť jsou umístěny nápojové automaty pro veřejnost i zaměstnance. Zaměstnancům úřadu bylo umožněno bezplatné očkování proti žloutence všech typů a pravidelné očkování proti chřipce CELKEM 60, povzbuzování a podporování zaměstnanců při předkládání jejich návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Návrhy na zlepšení chodu úřadu jsou projednávány na poradách vedoucích odborů a na poradách jednotlivých odborů. Návrhy, které vzejdou na poradách jednotlivých odborů, jsou projednány na poradách vedoucích odborů a následně na poradě starosty. Vedení akceptuje podněty, které směřují ke zlepšení práce a prostředí a tím stimulují motivaci zaměstnanců k práci pro veřejnost uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců Existuje systém mimořádných odměn za výkon práce, která je nad rámec popisu pracovní činnosti. Městská část Praha 3 organizuje kulturní, společenské, sportovní a informativní akce, např. Masopust, Vinobraní, Dětský den, sportovní akce pro ZŠ a MŠ; dále informativní akce, kterými jsou občané informováni např. o změnách na území MČ, akce povinné ze zákona (např. volby, sčítání lidu) atd. Zaměstnanci, kteří tyto akce zajišťují, jsou finančně odměněni.

18 KRITÉRIUM 1 SUBKRITÉRIUM 1.4. Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Tam se při pietních aktech zástupci politické prezentace MČ Praha 3 i úředníci setkávají s činiteli veřejného života. Dalším takovým pietním místem je hrob neznámého vojína na Vítkově a pietní místo k Pražskému povstání u ZŠ Pražačka. 16 OTÁZKA HODNOCENÍ identifikování veřejných politik ovlivňujících organizaci Úřad městské části Praha 3 se ve své činnosti řídí zákonem o hl. m. Praze a obecně závaznou vyhláškou, kterou se vydává Statut hl. m. Prahy, i dalšími právními předpisy. Zákon i Statut rozdělují jednotlivé činnosti úřadu na dvě základní sféry na činnosti samostatné působnosti a přenesené působnosti. Činnosti samostatné působnosti směřují ke splnění cílů, které na začátku každého volebního období vytyčí rada ve svém programovém prohlášení, tím pádem jsou cíle politicky ovlivňovány politickou stranou, která díky vyhraným volbám získala na MČ rozhodující moc. Pokud v ZMČ funguje konstruktivní opozice, může i tato politikou v samostatné působnosti částečně ovlivňovat dění. Dále mohou být činnosti úřadu ovlivňovány veřejností prostřednictvím občanských sdružení a různých jiných společenských organizací. Co se týká činností v přenesené působnosti, jsou ovlivňovány pouze platnými zákony, vyhláškami a nařízeními jednotlivých ministerstev. Politický vliv na sféru svěřené působnosti musí být minimální a na MČ Praha 3 tomu tak je udržování proaktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli příslušných oblastí exekutivy a legislativy V oblasti legislativy MČ připomínkuje vyhlášky hl. m. Prahy a touto svojí iniciativou může ovlivnit jejich znění; dále může připomínkovat návrhy a změny v územním plánu hl. m. Prahy. Významným partnerem jsou pro MČ jednotlivá odvětvová ministerstva, která jsou metodickým a poradním orgánem pro výkon jednotlivých agend úřadu. Vzhledem ke skutečnosti, že v parlamentních volbách do Poslanecké sněmovny byl zvolen poslancem PS ČR Ing. Daniel Reisiegel, nynější radní MČ, je zde návaznost na dění v PS ČR, takže existuje možnost projednávat různé podněty MČ Praha 3 v příslušných orgánech PS ČR. Městskou část navštívila řada významných politických osobností. MČ Praha 3, která je složena z historických městských části (Královské Vinohrady, Žižkov), je atraktivní pro politické osobnosti, např. při odhalování pomníku Winstona Churchilla byla přítomna Margaret Tatcherová. Významným územím z historického hlediska jsou Olšanské hřbitovy, kde se nachází jedno z největších válečných pohřebišť sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami Veřejná politika definovaná v bodě se promítají prostřednictvím úkolů uložených usneseními RMČ a ZMČ jednotlivým odborům úřadu, kde probíhá následná kontrola plnění úkolů plynoucích z usnesení RMČ a ZMČ. Jedním z prioritních cílů rady je školství a v návaznosti na to byl zpracován plán investic výhled let 2010 až 2020 do budov příspěvkových organizací ZŠ a MŠ vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občané, nevládní organizace, zájmové skupiny, průmysl a jiné orgány veřejné správy) Městská část pořádá společenské a kulturní akce, na které jsou zváni významní občané MČ Praha 3, zástupci podnikatelské sféry na MČ Praha 3, zástupci Městské policie a Policie ČR, zástupci soudů; jednou z těchto akcí je každoroční Setkání s přáteli a partnery radnice MČ Praha 3. Na MČ Praha 3 se každoročně pořádá slavnostní společenský večer Diploma Comenianum, kde se vyhlašuje nejlepší učitel ZŠ a MŠ za uplynulý školní rok a kde zároveň dochází k neformálnímu setkávání odborné veřejnosti s představiteli radnice a zaměstnanci ÚMČ Praha 3. Velmi úzká spolupráce probíhá mezi neziskovými organizacemi a MČ Praha 3 v oblasti volnočasových aktivit dětí a mládeže (např. Nová Trojka, RC Paleček, skautský oddíl a občanské sdružení Život bez závislostí). Na úseku kultury existuje velmi úzká spolupráce s Divadlem Járy Cimrmana a Palácem Akropolis zapojení politických a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů pro výstupy a jejich dopady a do rozvoje systému řízení organizace Vrcholový management Městské části Praha 3 je složen z politické reprezentace. Starosta městské části po předchozím souhlasu ředitele Magistrátu hl. m. Prahy (MHMP) jmenuje tajemníka ÚMČ Praha 3, tajemník na základě výběrového řízení navrhuje RMČ jmenování vedoucích odborů. Tím dochází k zapojení politických představitelů do formování systému řízení organizace. Toto

19 KRITÉRIUM 1 formování je možné rovněž formou usnesení RMČ a ZMČ a výstupů z jednání komisí RMČ a výborů ZMČ. Další ze zainteresovaných stran je veřejnost, která do procesu formulování cílů může zasahovat prostřednictvím občanských sdružení, případně podáváním petic a podnětů usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace a jejích služeb Významným zdrojem informací jsou webové stránky MČ Praha 3 a dále Radniční noviny, které velmi komplexně informují občany MČ Praha 3 o dění a jsou zdarma distribuovány všem občanům městské části. V minulém roce webové stránky doznaly výrazných změn a občany jsou hojně využívány. Elektronická deska úřadu je velmi navštěvována a postupně nahrazuje úřední desku, která bude v co možná nejkratší době nahrazena panely s interaktivní obrazovkou. Reprezentace MČ Praha 3 se s občany setkává k aktuálním problémům (např. privatizace bytů). Přes velmi dobrou úroveň webových stránek a periodika Radniční noviny se nezúčastňujeme možných prezentačních soutěží. Veřejné povědomí o činnosti úřadu je též formováno přístupem úředníků, ti jsou vedeni k etickému přístupu k občanům. Radnice se ve směru k veřejnosti prezentuje i na poli kulturním, a to výstavami v galerii, která se nachází v historických prostorách radnice. Do povědomí veřejnosti radnice vstoupila také tím, že jako jedna z prvních vyvěsila tibetskou vlajku; tato vlajka se vyvěšuje každoročně a provázejí ji koncerty tibetské hudby, rovněž v historických prostorách radnice. Závěrem lze shrnout, že přes všechny citované příklady je prioritou, aby veřejnost vnímala úřad prostřednictvím vstřícného jednání jeho úředníků vypracování koncepce marketingu (cílové služby/produkty) a jeho sdělení zainteresovaným stranám Městská část Praha 3 se snaží o neustálé zkvalitňování služeb poskytovaných občanům. To lze dokladovat každodenními úředními hodinami, maximálním počtem úředních dnů v týdnu, vytvořením detašovaných pracovišť v různých částech městské části. Formou kurýrní služby ÚMČ Praha 3 zajišťuje vyřizování agendy osobních dokladů (občanských průkazů) a agendy ověřování listin pro imobilní občany. Důležitým informačním kanálem v tomto ohledu jsou Radniční noviny, kde mají možnost občanům Prahy 3 nabízet své služby podnikatelé. Na webových stránkách mají občané možnost nejenom bezplatně konzultovat přes infolinku své problémy a dotazy na služby úřadu, ale taktéž mají možnost si stáhnout jednotlivé formuláře či rezervovat si parkovací kartu přes on-line systém. Toto navíc umožňuje pilotní projekt MČ Praha 3 bezplatný přístup k internetu na veřejných prostranstvích na území MČ Praha podílení se na činnostech profesních a jiných sdružení, zájmových organizací a skupin. Pro pomoc činnostem profesních sdružení, zájmových organizacích a skupin se vypisují na webových stránkách jednotlivá grantová témata a jsou vyvěšena i na úřední desce. Do nich se tyto skupiny mohou přihlásit. Právě formou grantové politiky se MČ podílí na činnostech profesních a jiných sdružení. Dále se na činnostech těchto subjektů podílí pronajímáním nebytových prostor patřících MČ Praha 3 zcela bezplatně nebo za symbolickou cenu. Profesní i jiná občanská sdružení mohou své aktivity prezentovat také v historických prostorách radnice. MČ Praha 3 zajišťuje věcné dary pro vítěze soutěží pořádaných subjekty pracujícími s mládeží CELKEM 64,38 CELKOVÉ HODNOCENÍ KRITÉRIA 1 CELKOVÝ PRŮMĚR 57, Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot 54, Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 60, Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost 64,38 17

20 2. STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ 18

21 KRITÉRIUM 2 SUBKRITÉRIUM 2.1. Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran OTÁZKA HODNOCENÍ identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Klienti a partneři úřadu jsou v obecné rovině vymezeni v zákoně hlavním městě Praze z roku Jejich identifikace je prováděna na základě výstupů práce jednotlivých odborů Úřadu městské části Praha 3. Tímto způsobem je možné naše klienty a jejich potřeby velmi přesně definovat. Mezi zainteresované strany tedy patří: občané Prahy 3 (další dělení celku na menší skupiny je možné a mnohdy přímo nezbytné pro kvalitnější život občanů na Praze 3 /viz níže/, a to prostřednictvím identifikace jejich specifických potřeb, zájmů, vzdělání, věku a sociálního postavení) zákazníci jednotlivých odborů Úřadu městské části Praha 3 (žadatel o vydání parkovací karty, občanského průkazu nebo cestovního pasu, zájemce o privatizaci bytové jednotky, klient odboru sociálních věcí atd.) stát, ministerstva a Magistrát hlavního města Prahy zastupitelé, radní a politické strany tísňové složky IZS (prvosledové: Policie ČR /OŘ III/, Zdravotnická záchranná služba HMP a Hasičský záchranný sbor HMP; druhosledové: Městská policie HMP, resp. Prahy 3) investoři nevládní neziskové organizace a zájmová sdružení (Městská část Praha 3 přímo podporuje řadu nevládních neziskových organizací, vytvářejících velmi kvalitní volnočasový, edukativní a pomáhající program pro rodiny s dětmi, dále pro rizikové sociální skupiny či seniory, ale podporuje také sdružení udržující povědomí o historii Prahy 3) společnosti a organizace zřizované Městskou částí Praha 3 (Městská část Praha 3 je zřizovatelem 3 akciových společností a 7 příspěvkových organizací) mateřské a základní školy zřizované Městskou částí Praha 3 (Městská část Praha 3 je zřizovatelem 14 mateřských a 10 základních škol) skupiny organizací (NNO a školy, jejichž zřizovatelem není Městská část Praha 3, ale které sídlí na území Prahy 3, dále církve a zájmová zařízení) významné kulturní instituce (Palác Akropolis, Kino Aero aj.) sponzoři (právnické i fyzické osoby, podporující realizaci tradičních kulturních a společenských akcí Prahy 3, jako je Masopust, Vinobraní, turnaj v boxu O pohár města Žižkova atd.) podnikatelské subjekty dodavatelé materiálu a služeb zaměstnanci Úřadu městské části Praha 3 účastníci řízení významné osobnosti Prahy 3 (osobnosti zapsané do Knihy cti Prahy 3) turisté média Z příslušných zákonů a kontaktů s výše uvedenými zainteresovanými stranami vyplývají i následující pravidelně aktualizované dokumenty: interní nařízení tajemníka organizační řád pracovní řád územní plán krizový plán jednací řád rady městské části systematické shromažďování a analyzování informací o zainteresovaných stranách, jejich potřebách a očekáváních Shromažďování informací O části zainteresovaných stran úřad pravidelně shromažďuje informace, jak mu to ukládá zákon (registry obyvatel, podnikatelské subjekty atd.). Další tvrdá data o zainteresovaných stranách dostává úřad z výročních a tiskových zpráv NNO (nevládních neziskových organizací), vzdělávacích i kulturních institucí, církví a podnikatelských subjektů. Požadavky a návrhy zainteresovaných stran jsou diskutovány na pravidelných poradách starostky. Zástupci starosty se intenzivně setkávají se zástupci organizací, které spadají do jejich kompetence. K aktuálním procesům (např. privatizace bytového fondu) zvou zástupci starosty k informativním setkáním zainteresované strany, a to vysoko nad rámec svých povinností. Veřejná jednání zastupitelstva Městské části Praha 3 jsou další příležitostí k poznání potřeb části ze zainteresovaných stran, neboť se jich mohou aktivně účastnit všichni občané Prahy 3. V letošním roce úřad realizoval další ze série průzkumů veřejného mínění, zaměřených na kvalitu života na Praze 3, který prováděla renomovaná společnost Westminster. Úřad má také k dispozici rozsáhlou databázi novinářů, kteří se zabývají děním v regionu, a využívá monitoringu mediálních výstupů od firmy Anopress. Analýza informací Veškerá shromážděná data o zainteresovaných stranách primárně analyzuje oddělení vnějších vztahů a komunikace. Na základě těchto analýz vznikají podklady pro strategie k uspokojení potřeb a očekávání zainteresovaných stran, zpřesňuje se také zadání pro výzkumy veřejného mínění, a postupně se tak zlepšuje komunikace úřadu s veřejností i politickou reprezentací Prahy 3, resp. se zástupci starosty a starostkou. V letošním roce bylo oddělení vnějších vztahů a komunikace rozšířeno o jedno pracovní místo (ze 3 na 4 stálé 19

22 KRITÉRIUM 2 20 zaměstnance), neboť nároky na kvalitu zpracování výše uvedených analýz se stále zvyšují. Navíc je nutné reagovat v rámci úřadu i na události, které nelze predikovat, proto je kladen čím dál větší důraz na zvládání krizové komunikace. Pracujeme na vytvoření univerzálního manuálu pro komunikaci zaměstnanců úřadu s veřejností a také na projektu Otevřená radnice, který by měl občanům výrazně zjednodušit vyřizování jejich záležitostí na úřadě pravidelné shromažďování a analyzování informací, jejich zdrojů, přesnosti a kvality; může to zahrnovat informace o důležitých změnách v oblasti sociální, ekologické, ekonomické, právní a demografické Úřad shromažďuje informace na základě platných právních předpisů ČR. Dále probíhají standardní porady na úrovni vedoucích odborů, při nichž dochází k výměně a dílčí analýze těchto informací. Vedoucí jednotlivých odborů předávají důležité informace tajemníkovi, aby byl udržen plynulý tok informací, který je naprosto nezbytný pro zajištění kvalitního fungování úřadu. Disponujeme monitoringem médií od firmy Anopress a vlastní rozsáhlou fotobankou, obsahující stovky snímků zachycujících průběh významných událostí na Praze 3 (kulturní, společenské a sportovní akce, raritní události, krizové situace). Vydáváme vlastní tiskové zprávy k významným událostem, na nichž se podílí Městská část Praha 3. Odebíráme sbírky zákonů, týdenní newsletter informační služby Inside LG s názvem INSIDE WEEKLY pro regiony a většinu celostátních tištěných periodik. Na základě námi shromažďovaných dat podáváme ČSÚ roční a čtvrtletní statistické výkazy systematické analyzování vnitřních silných a slabých stránek organizace (např. diagnózy v rámci TQM nebo analýzy SWOT). Vnitřní slabé i silné stránky úřadu se velmi často překrývají s vnějšími, resp. se v nich odrážejí. V tomto ohledu analyzujeme především míru spokojenosti občanů Prahy 3 s fungováním úřadu (spol. Westminster). V návaznosti na jeden z posledních rozsáhlých výzkumů nyní realizujeme následující kroky: vytvoření nové Corporate Identity změnu vizuální podoby Radničních novin Prahy 3 modernizaci webových stránek Prahy 3 manuál pro komunikaci zaměstnanců úřadu s veřejností spuštění projektu Otevřená radnice Projekt CAF nás inspiroval k dalšímu pozitivnímu kroku, kterým je zavedení systematického analyzování míry spokojenosti (ve smyslu spokojenosti s pracovním prostředím či způsobem odměňování) zaměstnanců Úřadu městské části Praha 3. Z výzkumu provedeného agenturou Westminster v lednu a únoru 2009 vyplývá, že téměř 70 % dotázaných je dostatečně informováno o činnosti radnice. Jako hlavní zdroj informací jsou jmenovány Radniční noviny (téměř 55 %), 35 % dotázaných uvedlo webové stránky Prahy 3, 18 % úřední desku. Průzkum prokázal, že téměř 50 % dotázaných je spokojeno se současnou mírou informovanosti. Jako další alternativní zdroje informovanosti dotazovaní nejčastěji uváděli Hlas Trojky (43 %), rodinu a sousedy (42 %), (14 %). Respondenti si nejčastěji přejí být informováni o dění na radnici a Praze 3 přes Radniční noviny a webové stránky. 66 % by přivítalo i zasílání novinek na , třetina dotázaných by preferovala osobní setkání. 67 % dotázaných vyjádřilo spokojenost s činností radnice. Corporate Identity vedení radnice si je vědomo, že zavádění Corporate Identity již dávno není jen výsadou soukromého sektoru, ale že i státní a veřejná správa potřebuje komunikovat jednotným způsobem. Hlavní komunikační nástroj Radniční noviny právě pod vedením nového art direktora změnily svůj design, aby grafické ztvárnění korespondovalo s webovými stránkami. Vyhovuje tak požadavkům nejnovějších trendů při zpracování tištěných medií při zachování specifik regionálního tisku. Nový design je přehlednější, atraktivnější a modernější. Vzhled webových stránek je v procesu zdokonalování a modernizace, aby reagoval na aktuální trendy interaktivity. Mezi úspěšné aplikace patří možnost objednávání se na kontrérní termín do centra výdeje parkovacích karet. Cílem je umístit maximální množství informací na web a zvýšit tak informovanost veřejnost. Projekt Otevřená radnice si kladl za cíl umožnit přímou komunikaci mezi úředníky a občany, popřípadě nabídnout občanům i setkání s volenými zástupci. Úředníci a zastupitelé se přesunuli do veřejného prostoru, čímž byla odstraněna pomyslná bariéra mezi radnicí a veřejností. Klademe-li si otázku o monitoringu výkonnosti organizace, musíme vzít v úvahu specifika úřadu městské části jako organizace spravující veřejný prostor. Výše uvedená data pocházející z dotazníkového výzkumu ukázala, že činnost radnice i její komunikace s občany je hodnocena veskrze pozitivně CELKEM 66

23 KRITÉRIUM 2 SUBKRITÉRIUM 2.2. Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje OTÁZKA HODNOCENÍ vypracování, rozvíjení a aplikace metod pro monitorování, měření a/nebo hodnocení výkonnosti organizace na všech úrovních zajišťujících monitorování implementace strategie Ačkoli výkonnost organizace přímo neměříme, rozvíjíme a udržujeme řadu monitorovacích mechanismů. Základem je přesná a elektronicky zaznamenávaná i analyzovaná docházka všech zaměstnanců úřadu (elektronický systém evidence docházky FLUX). Vedoucí odborů navíc zpracovávají řadu výročních zpráv (např. výroční zprávy o činnosti Úřadu městské části Praha 3 v oblasti poskytování informací). Celkovou výkonnost organizace hodnotíme také podle četnosti, rozsahu, charakteru a kvality investičních akcí Městské části Praha 3 (např. spokojenost MČ Praha 3 zřizovaných škol s nákupem nového vybavení, provedenými rekonstrukcemi apod.). Všem občanům je na webových stránkách radnice k dispozici rozpočet Městské části Praha 3 s obsáhlým komentářem, vztahujícím se k bilanci příjmů a výdajů za daný rok a s uvedením konkrétních čísel. Některé odbory si organizují vlastní testování znalostí svých pracovníků. Výkonnost organizace vnímáme jako týmovou záležitost, v níž je zcela zásadní pravidelné setkávání a výměna validních informací mezi těmito klíčovými hráči: vedoucí oddělení < > vedoucí odborů vedoucí odborů < > vedoucí odborů vedoucí odborů < > tajemník tajemník < > zástupci starosty < > starostka vedoucí odborů < > zástupci starosty < > starostka vedoucí odborů < > tajemník < > zástupci starosty < > starostka Míra profesionality vztahů, resp. schopnost dospět ke shodě mezi klíčovými hráči, se přímo odráží na kvalitě plnění realistických očekávání všech zainteresovaných stran systematické přezkoumávání rizik a příležitostí (např. analýza SWOT) a identifikování kritických faktorů úspěchu prostřednictvím pravidelného hodnocení těchto faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Hospodaření úřadu je pravidelně prověřováno externím auditorem. Oddělení rozpočtu provádí kontroly rozpočtového hospodaření Městské části Praha 3 a podřízených organizací. Ekonomický odbor zabezpečuje finanční hospodaření, účetnictví a rozpočet městské části, přičemž rozpočet městské části je veřejně dostupným materiálem, obsahujícím naprosto srozumitelné komentáře k jednotlivým kapitolám. Pravidelně zasedá kontrolní výbor. Veškerý movitý i nemovitý majetek Městské části Praha 3, včetně majetku příspěvkových organizací MČ, je řádně pojištěn. Od roku 2007 úřad používá účetní systém GINIS. Letos jsme se zapojili do pilotního projektu MHMP, v němž testujeme komplexní informační systém PROXIO. Zavedení nového informačního systému do praxe pro nás bude znamenat zjednodušení správy majetku městské části, zrychlení operativy při sestavovaní rozpočtu, při kontrole jeho plnění a poskytování okamžitých a spolehlivých výsledků o hospodaření městské části hodnocení současných úkolů z hlediska jejich výstupů (výsledků) a dopadů (důsledků) a kvality strategických a operativních plánů Úkoly plynoucí z usnesení ZMČ Praha 3 a RMČ Praha 3 mají jasné časové ohraničení. Z jednotlivých usnesení je patrno, kdo konkrétně je má, resp. bude realizovat a kdo bude jménem úřadu poskytovat nezbytnou součinnost při jejich plnění. Tento systém delegování pracovních povinností je pružný a plně funkční. Usnesení ZMČ a RMČ jsou pečlivě archivována. V souvislosti s příklonem úřadu k šetřícímu režimu a ekologickému či přesněji šetrnému chování k životnímu prostředí plánujeme generovat a uchovávat všechny zápisy z porad, záznamy z jednání, návrhy usnesení ZMČ a RMČ výhradně v elektronické podobě. O plnění programových cílů RMČ jsou občané Prahy 3 průběžně informováni prostřednictvím internetových stránek radnice a Radničních novin Prahy 3. Na pravidelných poradách hodnotí vedení radnice úspěšnost provádění svých programových cílů (plánů). Zpětnou vazbu poskytují vedení radnice občané buď přímo (osobní návštěva, dopis, telefonát), či nepřímo (výzkumy veřejného mínění). Pravidelné hodnotící a strategické porady probíhají i v rámci většiny odborů úřadu vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a požadavků zainteresovaných stran V oblasti sestavování rozpočtu se úřad řídí imperativem o dobrém hospodáři. Největším zdrojem příjmů městské části jsou dotace, a to dotace ze státního rozpočtu, z rozpočtu MHMP a z privatizace bytového fondu. S ohledem na trvající ekonomickou recesi vedení radnice velmi pečlivě zvažuje výši dalšího navyšování nájemného, které by mohlo ohrozit rodinné rozpočty občanů Prahy 3, především seniorů. Městská část proto připravila plán tzv. ústupového bydlení pro občany, pro něž je výše nájemného příliš vysoká a kteří se roz- 21