SMĚRNICE O POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD

Transkript

1 Druh dokumentu: Evidenční č.: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: SMĚRNICE Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: JUDr. Rostislav Dvořák předseda Směrnice o poskytování cestovních náhrad byla schválena představenstvem dne 12. prosince 2013 Změna č.1: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne JUDr. Zdeněk Čáp JUDr. Rostislav Dvořák 25. srpna 2014 Změna č.2: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne

2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY Zkratky Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy Související šablony a formuláře... 5 Část V PRACOVNÍ CESTA OBECNĚ Všeobecně Pravomoci a odpovědnosti Jízdní výdaje Náhrady výdajů za ubytování Stravné Náhrada nutných vedlejších výdajů Náležitosti dokladů Ztráta dokladů a neprokázání výše výdajů Vyúčtování... 8 Část VI PRACOVNÍ CESTA V TUZEMSKU Sazba stravného Záloha na pracovní cestu Ukončení pracovní cesty... 8 Část VII PRACOVNÍ CESTA DO ZAHRANIČÍ Plánování pracovních cest do zahraničí Náhrady při pracovní cestě do zahraničí Záloha na pracovní cestu do zahraničí Ukončení pracovní cesty do zahraničí Pojištění zaměstnanců při pracovní cestě do zahraničí Část VIII VYUŽÍVÁNÍ SLUŽEBNÍCH VOZIDEL Provoz služebních vozidel Správa vozového parku Přidělení služebního vozidla Základní povinnosti řidiče Povinnosti řidiče při dopravní nehodě... 12

3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana , Formulační úprava , Komentář Formulační úprava ve vazbě na provedenou organizační změnu , Ustanovení zrušeno ve vazbě na aktuální stav , Formulační úprava , Ustanovení zrušeno ve vazbě na aktuální stav Ustanovení zrušeno ve vazbě na aktuální stav.

4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz družstvo předseda generální ředitel směrnice kolektivní smlouva Svaz českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstvo, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev směrnice o poskytování cestovních náhrad kolektivní smlouva uzavřená na příslušné období mezi Svazem českých a moravských výrobních družstev a základní odborovou organizací OS UNIOS 1.2 Pojmy pracovní cesta útvar vedoucí útvaru pracovní cesta do zahraničí zaměstnanec časově omezené vyslání zaměstnance svazem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu vedoucí zaměstnanec, který řídí činnost daného útvaru doba pracovní cesty z České republiky do zahraničí, ze zahraničí do České republiky a doba pracovní cesty v zahraničí fyzická osoba, která je v pracovněprávním vztahu ke svazu Část II ÚČEL Směrnice upravuje vysílání zaměstnanců na pracovní cesty a dále stanovuje podmínky pro používání služebních vozidel. Část III ZÁVAZNOST Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance. Směrnicí se řídí též pracovní cesty členů představenstva a členů kontrolní komise; pro účely podle této směrnice mají členové těchto orgánů postavení zaměstnance.

5 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy zákoník práce zákon o provozu na pozemních komunikacích 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-01 Jednací a volební řád představenstva NP-02 Organizační řád NP-10 Podpisový řád PT-08 Vnitřní hospodaření kolektivní smlouva uzavřená mezi Svazem českých a moravských výrobních družstev a základní odborovou organizací OS UNIOS 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů 4.4 Související šablony a formuláře Bez šablon a formulářů.

6 Část V PRACOVNÍ CESTA OBECNĚ 5.1 Všeobecně Pracovní cesty zaměstnanců a poskytování náhrad při pracovních cestách zaměstnanců se řídí příslušnými právními předpisy. 5.2 Pravomoci a odpovědnosti Osobou schvalující cestovní příkaz je: a) představenstvo v případě cesty předsedy do zahraničí, b) předseda v případě pracovní cesty zaměstnanců, členů představenstva a členů kontrolní komise do zahraničí, c) předseda v případě pracovní cesty generálního ředitele, členů představenstva a členů kontrolní komise v tuzemsku, d) generální ředitel v případě pracovní cesty v tuzemsku vedoucích útvarů, e) přímo nadřízený vedoucí zaměstnanec v případě pracovní cesty v tuzemsku jeho podřízených zaměstnanců Cestovní příkaz musí být schválen před nástupem na pracovní cestu. Osoba schvalující cestovní příkaz, je povinna zaměstnanci určit nebo schválit účel pracovní cesty, místo a čas jejího nástupu, místo výkonu práce, způsob dopravy a datum a místo ukončení pracovní cesty s tím, že je zároveň povinna přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Zaměstnanec je povinen dodržovat podmínky pracovní cesty stanovené v cestovním příkazu a vnitřních předpisech. 5.3 Jízdní výdaje Použití dopravního prostředku je určeno před nastoupením pracovní cesty cestovním příkazem. Jízdní výdaje za veřejné dopravní prostředky je zaměstnanec povinen doložit jízdenkou, letenkou, účtem taxislužby či jiným jízdním dokladem prokazujícím úhradu jízdních výdajů Zaměstnanec, který využije taxislužby, aniž by byla určeným dopravním prostředkem, si musí být vědom skutečnosti, že jeho náklady nemusí být uznány jako oprávněné, zvláště v případech, kdy bylo možné potřebu použití taxislužby předpokládat a přizpůsobit organizaci pracovní cesty úspoře nákladů Jiné než služební vozidlo lze použít pouze s předchozím písemným souhlasem generálního ředitele na základě doporučení pověřeného pracovníka odboru rozpočtu a správy majetku, který toto vyznačí na cestovním příkazu. K vyúčtování pracovní cesty jiným než služebním vozidlem podle 157 odst. 3 zákoníku práce, je zaměstnanec povinen předložit spolu s cestovním příkazem kopii technického průkazu vozidla s údajem o spotřebě pohonných hmot a uvést číslo havarijního pojištění vozidla. V případě opakovaného použití jiného než služebního vozidla nemusí zaměstnanec přikládat technický průkaz vozidla v případě, že kopie tohoto technického průkazu je uložena u příslušného zaměstnance přezkoumávajícího cestovní příkazy. Povinností zaměstnance je v takovém případě nahlásit případné změny v technickém průkazu vozidla před nastoupením další pracovní cesty Pro výpočet náhrad za používání jiných než služebních vozidel se používají postupy podle 157 odst. 4 a 158 zákoníku práce.

7 Náhrady výdajů za ubytování Výdaje za ubytování prokazuje zaměstnanec dokladem o ubytování, který musí obsahovat tyto údaje: a) název a identifikaci ubytovacího zařízení, b) rozsah poskytnuté služby, c) jméno zaměstnance, d) datum, kdy bylo ubytování poskytnuto, e) cenu za ubytování Zaměstnanec je povinen na pracovní cestě využívat maximálně hospodárného způsobu ubytování. Vyšší kategorie hotelu s cenou nad 170,- EUR při pracovní cestě do zahraničí a nad 4.000,- Kč při pracovní cestě v tuzemsku za jeden nocleh lze použít jen po předchozím souhlasu předsedy nebo generálního ředitele, jako schvalující osoby, uděleném na cestovním příkazu. Limit ceny ubytování neplatí pro předsedu Způsob ubytování zpravidla určí osoba schvalující cestovní příkaz a případně upřesní horní hranici ceny ubytování. 5.5 Stravné Výše stravného je závislá na době trvání pracovní cesty. Čas určený pro pracovní cestu je uveden v cestovním příkazu. Pro určení doby trvání pracovní cesty platí, že při použití autobusu a vlaku jsou směrodatné časové údaje podle platného jízdního řádu, při použití letadla, odlet a přílet podle letového řádu. Odchylky od těchto údajů lze uznat jen na základě písemného potvrzení provozovatele uvedených dopravních prostředků. 5.6 Náhrada nutných vedlejších výdajů Jedná se o náhradu doložených a nutných vedlejších výdajů spojených s výkonem práce a účelem služební cesty (např. parkovné, poplatek za garáž, telefonní poplatky, poplatky za fax, kopírování, pronájem techniky a místností pro pracovní jednání, atd.). 5.7 Náležitosti dokladů Doklady prokazující výši nákladů uplatňovaných při cestovních náhradách musí splňovat náležitosti účetního dokladu podle zákona o účetnictví. 5.8 Ztráta dokladů a neprokázání výše výdajů Při ztrátě dokladu (za ubytování, letenky atd.) má zaměstnanec povinnost si vyžádat vystavení náhradního dokladu. V případě, kdy není technicky možné získat opis (kopii) dokladu o úhradě, je zaměstnanec povinen sepsat čestné prohlášení o důvodech nedoložení potřebného dokladu a jeho hodnotě (výši výdajů) Pokud zaměstnanec neprokáže výši výdajů, může mu svaz poskytnout náhrady ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty a uznané osobou schvalující cestovní příkaz.

8 Vyúčtování Vyúčtování pracovní cesty a výdajů spojených s pracovní cestou musí být zaměstnancem provedeno bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty. Vyúčtování musí být opatřeno datem a podpisem zaměstnance, kterým stvrzuje, že uvedené údaje jsou pravdivé Při pracovní cestě, kdy více zaměstnanců účtuje stejnou pracovní cestu, je každý zaměstnanec povinen tuto cestu vyúčtovat individuálně. Pouze v případě hromadné úhrady, např. za ubytování, lze uvést výdaj za ubytování v jednom vyúčtování s uvedením jmen dalších účastníků pracovní cesty a s odvoláním na jejich cestovní příkazy Vypočtená částka náhrady cestovních výdajů se zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. Vyúčtování náhrady v zahraniční měně se zaokrouhluje obdobně tak, aby výsledná částka umožňovala hotovostní úhradu v pokladně svazu. Náhrada cestovních výdajů musí být zaměstnanci vyplacena do 10 pracovních dnů ode dne, kdy zaměstnanec předložil svazu písemné doklady k vyúčtování pracovní cesty. Část VI PRACOVNÍ CESTA V TUZEMSKU 6.1 Sazba stravného Sazba stravného při pracovní cestě, případně míra jeho krácení, je sjednána v kolektivní smlouvě. 6.2 Záloha na pracovní cestu Zaměstnanec může požádat o poskytnutí přiměřené zálohy na pracovní cestu. Poskytnutí zálohy je schvalováno v cestovním příkazu Zálohu je zaměstnanec povinen vyúčtovat nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty. V případě, že se cesta neuskuteční, vrátí zálohu neprodleně. 6.3 Ukončení pracovní cesty Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen podat zprávu z uskutečněné pracovní cesty osobě schvalující cestovní příkaz, která podání zprávy na cestovním příkazu potvrdí a provést vyúčtování pracovní cesty dle kapitoly 5.9. Část VII PRACOVNÍ CESTA DO ZAHRANIČÍ 7.1 Plánování pracovních cest do zahraničí Plánování pracovních cest do zahraničí: a) pracovní cesty předsedy a členů volených orgánů svazu do zahraničí jsou plánovány operativně sekretariátem SČMVD, b) ostatní pracovní cesty do zahraničí jsou plánovány operativně dle rozhodnutí příslušných vedoucích zaměstnanců.

9 Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu do zahraničí je povinen zejména za účelem zajištění finanční hotovosti a pojištění předložit vyplněný a schválený cestovní příkaz určenému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku, a to, je-li to možné, minimálně pět pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu do zahraničí. 7.2 Náhrady při pracovní cestě do zahraničí Místo nástupu, způsob dopravy, kategorii ubytování, dobu trvání a další podmínky pracovní cesty do zahraničí určí osoba schvalující cestovní příkaz při jeho schvalování, a to s přihlédnutím k charakteru jednání v zahraničí, finančním možnostem svazu a oprávněným zájmům zaměstnance Rozhodnou dobou pro uznání nároku na náhrady poskytované v cizí měně je doba přechodu české státní hranice, přičemž při použití autobusu a vlaku jsou pro určení doby směrodatné časové údaje dle jízdního řádu. Při letecké přepravě je směrodatný čas odletu a příletu letadla podle letového řádu Odchylky od těchto údajů jsou svazem akceptovány jen na základě písemného potvrzení provozovatele uvedených dopravních prostředků Při použití pozemní dopravy se při pracovních cestách do zahraničí poskytují cestovní náhrady jen za dobu strávenou mimo území České republiky. Doba strávená cestou z bydliště (stálého pracoviště) na hraniční přechod se posuzuje jako pracovní cesta v tuzemsku; to platí obdobně i pro zpáteční cestu Při pracovních cestách do zahraničí jsou základní sazby zahraničního stravného v cizí měně stanoveny právním předpisem s tím, že míra jeho krácení je sjednána v kolektivní smlouvě Svaz poskytuje při pracovní cestě do zahraničí vedle zahraničního stravného i kapesné ve výši 40% zahraničního stravného a dále příplatek ke kapesnému stanovený: a) předsedovi do výše 130% stravného, b) místopředsedům představenstva do výše 110% stravného, c) členům představenstva do výše 100% stravného, d) předsedovi a členům kontrolní komise do výše 90% stravného, e) generálnímu řediteli do výše 70% stravného, f) vedoucím útvarů do výše 50% stravného, g) ostatním zaměstnancům do výše 20% stravného Při průjezdu několika státy se výše zahraničního stravného, případně kapesného, určí ze základní sazby zahraničního stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec v kalendářním dni stráví nejvíce času. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více pracovních cestách do zahraničí v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají Zaměstnanci mohou být hrazeny zejména tyto prokázané nutné vedlejší výdaje spojené s výkonem práce: a) meziměstské a mezistátní telefonní a poštovní poplatky, schválené při vyúčtování pracovní cesty, b) meziměstské a mezistátní jízdné uhrazené v zemích pobytu, jízdenky, resp. letenky, které nemohly být zakoupeny před odjezdem v tuzemsku, c) poplatky za vstup na letiště, pokud se vybírají, d) poplatky za parkování a garážování, e) místní poplatky a daně spojené s pobytem, f) bankovní výdaje spojené s proplacením akreditivů a šeků,

10 g) případně jiné výdaje podle charakteru pracovní cesty do zahraničí. 7.3 Záloha na pracovní cestu do zahraničí Svaz je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě do zahraničí zálohu v cizí měně v rozsahu a ve výši podle předpokládané doby trvání a podmínek pracovní cesty do zahraničí. Záloha je poskytována v měně uváděné v základních sazbách zahraničního stravného pro příslušný stát v právním předpisu. Použití příslušného kursu se řídí zákoníkem práce V případě nutné směny peněz v zahraničí se používá při přepočtu kurs místní směnárny, pokud je zaměstnancem doložen dokladem o směně. Poplatky za směnu v zahraničí jsou zaměstnanci uhrazeny a patří mezi nutné vedlejší výdaje v případě, že jsou písemně prokázány Částku, o kterou byla poskytnutá záloha vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec do pokladny svazu v měně, která mu byla poskytnuta, nebo v měně, na kterou zaměstnanec poskytnutou měnu v zahraničí směnil, nebo v české měně. Částka, o kterou byla poskytnutá záloha nižší, než činí nároky zaměstnance, se doplácí vždy v české měně. 7.4 Ukončení pracovní cesty do zahraničí Po ukončení pracovní cesty do zahraničí je zaměstnanec povinen vyhotovit a předat zprávu z uskutečněné pracovní cesty do zahraničí osobě schvalující cestovní příkaz. Tuto zprávu je zaměstnanec povinen předložit nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty do zahraničí. Vyúčtování zpracuje příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku na základě podkladů zaměstnance a doložených dokladů a předává dispozice pokladně svazu k vypořádání peněžních plateb. 7.5 Pojištění zaměstnanců při pracovní cestě do zahraničí Na základě smlouvy s KOOPERATIVOU pojišťovnou, a. s., zajišťuje svaz na své náklady zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu do zahraničí standardní a jednotné cestovní pojištění, včetně pojištění léčebných výloh. Pojištění zajišťuje příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku. Část VIII VYUŽÍVÁNÍ SLUŽEBNÍCH VOZIDEL 8.1 Provoz služebních vozidel Provoz služebních vozidel a správa vozového parku je řízena odborem rozpočtu a správy majetku Plánování využití služebních vozidel probíhá operativně na základě žádanky o přepravu (externí tiskopis) na konkrétní jízdu Veškeré pracovní cesty, které jsou zajišťovány služebními vozidly, začínají a končí na pracovišti zaměstnance. Pouze v případě jízd, které začínají nebo končí v době od 0,00 hod. do 5,00 hod., má zaměstnanec nárok na odvoz z nebo do místa bydliště. Je-li v takovém případě

11 služební vozidlo řízeno přímo zaměstnancem, může mu svaz udělit souhlas k parkování vozidla v místě bydliště zaměstnance. 8.2 Správa vozového parku Nákup služebních vozidel, náhradních dílů a služeb je realizován podle PT-08 Vnitřní hospodaření Za údržbu a vyhovující technický stav služebních vozidel odpovídá řidič z povolání, jemuž bylo vozidlo přiděleno, za referentské vozidlo odpovídá určený zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku Za jednání ve věcech pojištění odpovědnosti z provozu motorových vozidel, havarijního pojištění a likvidace pojistných událostí odpovídá příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku V době, kdy je služební vozidlo používáno pro pracovní cestu, je za vozidlo odpovědný řidič vozidla, který je uveden na schválené žádance o přepravu. 8.3 Přidělení služebního vozidla Řidičem služebního vozidla může být pouze zaměstnanec - držitel platného řidičského oprávnění Služební vozidlo může využít zaměstnanec pouze na základě schválené žádanky o přepravu Vyplněnou žádanku podepisuje vedoucí příslušného útvaru a předává ji příslušnému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku, který: a) doplní na žádanku údaje o řidiči služebního vozidla a typu vozidla, b) předá žádanku sekretariátu SČMVD ke schválení generálním ředitelem, c) po schválení žádanky o přepravu generálním ředitelem, ji zaeviduje do deníku dispečera (externí tiskopis) Příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku odpovídá za vedení evidence veškerých jízd služebních vozidel. Evidence je vedena v záznamu o provozu vozidla (externí tiskopis). Řidič je povinen potvrdit správnost údajů uvedených v záznamu o provozu vozidla svým podpisem a zajistit podpis osoby žádající o přepravu Při předávání vozidla je povinen příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku vhodnou formou informovat řidiče o postupu při dopravní nehodě a postupu při zjištění technické závady vozidla, bránící další bezpečné jízdě. Informování se týká např. aktuálních telefonních čísel na asistenční služby smluvní pojišťovny. 8.4 Základní povinnosti řidiče Před započetím jízdy je každý řidič povinen zkontrolovat způsobilost vozidla k jízdě (tlak pneumatik a jejich stav, množství provozních kapalin a funkčnost světel).

12 V případě, kdy řidič shledá na vozidle závadu před započetím jízdy, je povinen informovat příslušného zaměstnance odboru rozpočtu a správy majetku a ve spolupráci s ním sjednat nápravu Při čerpání pohonných hmot je řidič povinen použít přidělenou kartu CCS. Doklad o použití karty CCS je odevzdáván při použití referentského vozidla příslušnému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku po návratu z pracovní cesty, v ostatních případech na konci každého kalendářního měsíce V případě hotovostní úhrady nákupu pohonných hmot, provozních kapalin nebo náhradních dílů (např. žárovek, stěračů apod.) je řidič povinen doložit doklad o zaplacení. 8.5 Povinnosti řidiče při dopravní nehodě V případě účasti na dopravní nehodě je řidič povinen zajistit identifikační údaje ostatních účastníků nehody a údaje, umožňující vyřízení pojistné události Dojde-li při dopravní nehodě k usmrcení nebo zranění osoby nebo k hmotné škodě na některém ze zúčastněných vozidel, včetně přepravovaných věcí, nebo na jiných věcech, jsou účastníci dopravní nehody povinni neprodleně ohlásit dopravní nehodu Policii České republiky a zdržet se jednání, které by bylo na újmu řádného vyšetření dopravní nehody Veškeré dopravní nehody, bez ohledu na to, zda byly zaviněny řidičem - zaměstnancem nebo jinou osobou, je nutno neprodleně hlásit příslušnému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku. Hlášení musí obsahovat podrobný popis nehody, rozsah škod vzniklých na vozidle, jiném majetku nebo na zdraví cestujících a výsledky šetření policie, pokud jsou již známy V případě, kdy je k dispozici zápis z místa nehody (tiskopis, který vydávají pojišťovny), je povinností řidiče zaměstnance zaznamenat všechny údaje v něm předepsané a předat ho po návratu zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku, odpovědnému za vyřízení pojistné události.