Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU"

Oldřich Ovčačík
před 8 lety
Počet zobrazení:

1 Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU Vypracoval: Mgr. Tomáš Bouda Kontakt: Verze 0.4 3/13 Smysl a cíl metodiky Smyslem a cílem metodiky je poskytnout komplexní a jednoznačný návod pro elektronickou archivaci dokumentace projektů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OPVK) realizovaných na MU do Informačního systému pro evidenci projektů (ISEP). Elektronická archivace dokumentů v Informačním systém pro evidenci projektů (ISEP) Každý projekt financovaný z OPVK na MU se při archivaci řídí Pokynem kvestora MU č. 3/ 2012: Pravidla pro ukončování projektů OPVK realizovaných na MU. Z Pokynu vyplývá, že za elektronickou archivaci je zodpovědný řešitel (Viz Článek č. 5, odstavec č. 1). dokumenty jsou archivovány v Editoru realizovaných projektů v ISEPu. řešitel je povinen si z Odboru pro rozvoj Rektorátu MU (OPR RMU) vyžádat po skončení projektu relevantní dokumenty a následně je zodpovědný za jejich vložení do systému (Viz Článek č. 5, odstavec č. 5). elektronické archivaci podléhá pouze část projektové dokumentace. Kompletní seznam dokumentů, které jsou určeny k elektronické archivaci, naleznete na poslední straně přílohy č. 8. Konzistence a standardizace elektronické archivace zajišťuje Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU. V metodice je uvedena: o struktura archivovaných dokumentů a o názvy, pod kterými je nutné dokumenty do editoru nahrávat. Struktura a názvy archivovaných dokumentů v ISEP Struktura archivovaných dokumentů je tvořena šesti adresáři. Po otevření záložky dokumenty v Editoru realizovaných projektů jsou k dispozici tyto adresáře: 01_Projekt 02_Kontrakt

konkurenceschopnost (OPVK) realizovaných na MU do Informačního systému pro evidenci projektů (ISEP).

03_Korespondence 04_Monitorovací zprávy 05_Audit 06_Ostatní Do těchto adresářů vkládáte elektronické verze (skeny, excel, pdf a další) dokumentů k elektronické archivaci.

Tento název vytvoříte ještě před vložením souboru do Editoru realizovaných projektů. Každý název souboru obsahuje také ID projektu (viz obrázek č. 1).

2 03_Korespondence 04_Monitorovací zprávy 05_Audit 06_Ostatní Do těchto adresářů vkládáte elektronické verze (skeny, excel, pdf a další) dokumentů k elektronické archivaci. Pojmenování vkládaných položek je dvojího druhu. Jedná se o: Název souboru jedná se o samotný název souboru (např. MZ_01_8504 nebo povereni_resitele_8504). Tento název vytvoříte ještě před vložením souboru do Editoru realizovaných projektů. Každý název souboru obsahuje také ID projektu (viz obrázek č. 1). Název dokumentu jedná se o název, který specifikujete až při nahrávání souboru do Editoru realizovaných projektů (např. MZ 01 nebo pověření řešitele). Příklad obou správně pojmenovaných položek v Editoru realizovaných projektů najdete na obrázku č. 2. a č. 3. Obrázek č. 1: ID projektu Obrázek č. 2: Správně pojmenované položky v Editoru realizovaných projektů při vkládání nové položky.

3 Obrázek č. 3: Správně pojmenované položky v Editoru realizovaných projektů po vložení nové položky. Obrázek č. 4: Zobrazení dokumentu projektová žádost, který byl vložen do Editoru návrhu projektů, v Editoru realizovaných projektů.

4 Tabulka s kompletní strukturou a názvy jednotlivých souborů a dokumentů pro elektronickou archivaci 01_Projekt Adresáře a podadresáře Název dokumentu projektová žádost s přílohami Pojmenování Název souboru projektova_zadost_id Poznámky Tento dokument musí být vložen do Editoru návrhu projektů (ENP). Pokud tomu tak je, soubor se zobrazí ve spodní části Editoru realizovaných projektů (ERP) (Viz obrázek č. 4). evidenční záznam návrhu projektu část 2a a 2b evidencni_zaznam_2a_2b_id Pokud se soubor v ERP nezobrazuje a nedisponujete přístupovými právy k ENP, pak kontaktujte projektovou podporu FF MU. Tento dokument musí být vložen do Editoru návrhu projektů (ENP). Pokud tomu tak je, soubor se zobrazí ve spodní části Editoru realizovaných projektů (ERP) (Viz obrázek č. 4). evidenční záznam realizovaného projektu 3c evidencni_zaznam_3c_id Pokud se soubor v ERP nezobrazuje a nedisponujete přístupovými právy k ENP, pak kontaktujte projektovou podporu FF MU. pověření řešitele povereni_resitele_id V případě více řešitelů soubory vložte do archívu ZIP pověření dalších osob povereni_dalsich_osob_id V případě více řešitelů soubory vložte do archívu ZIP 02_Kontrakt Do kontraktu řešitel není povinen vkládat žádné dokumenty. 03_Korespondence MŠMT korespondence s MŠMT korespondence_msmt_id Do této složky se ukládá korespondence s MŠMT a partnery. Ukládejte pouze komunikaci týkající se: nestandardních postupů, partneři korespondence s korespondence_partneri_id schvalování větších nákupů,

Pokud tomu tak je, soubor se zobrazí ve spodní části Editoru realizovaných projektů (ERP) (Viz obrázek č. 4).

5 04_Monitorovací zprávy V případě, že archivujete monitorovací zprávy vyhotovené před , postačí monitorovací zprávy se všemi přílohami uložit jako jeden soubor (př. mz_01_id). Žádné další adresáře se nevyplňují. MZ_01 Monitorovací zpráva01 Zadávací řízení01 partnery nepodstatných změn. ovou komunikaci nejlépe stáhněte na disk. V případě krátkých zpráv můžete využít printscreen. MZ01 mz_01_id V případě, že archivujete monitorovací zprávy vyhotovené před , postačí monitorovací zprávy se všemi přílohami uložit jako jeden soubor (př. mz_01_id). Žádné další adresáře se nevyplňují. MZ01 žádost o platbu mz_01_zadost_o_platbu_id podpisové vzory mz_01_podpisove_vzory_id souhrnné informace o mz_01_souhrnne_informace_id Pouze v poslední MZ. realizaci projektu text oznámení o zahájení zadávacího/výběrového řízení (výzva k podání nabídky) zápis o posouzení a hodnocení podaných nabídek smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem text oznámení o výsledku výběrového řízení rozpisy rozpočet Rozpisy mz_01_rozpisy_rozpocet_id rozpočet01 Výpisy výpisy z projektového mz_01_vypisy_projektovy_ucet_id Pojmenování těchto souborů je shodné s praxí pojmenovávání Elektronické monitorovací zprávy pojmenování o EMZ. V případě, že jste některé dokumenty po připomínkách MŠMT opravovali, vkládejte pouze tyto.

V případě krátkých zpráv můžete využít printscreen. MZ01 mz_01_id V případě, že archivujete monitorovací zprávy vyhotovené před 30. 6.

6 MZ_02 z bankovních účtu účtů01 výpisy z provozního účtu mz_01_vypisy_provozni_ucet_id Doklady01 cestovní doklady mz_01_cestovni_doklady_id knihy jízd s mz_01_knihy_jizd_id je-li relevantní vyznačením jízdy v rámci projektu, kopie technického průkazu prvotní doklady režijních mz_01_prvotni_naklady_id je-li relevantní výdajů, včetně metodiky výpočtu alikvotního podílu na služby, nájem apod. faktury přijaté mz_01_faktury_prijate_id je-li relevantní faktury vydané mz_01_faktury_vydane_id výdajový pokladní doklad mz_01_vydajovy_pokladni_doklad_id příjmový pokladní doklad mz_01_prijmovy_pokladni_doklad_id Výkazy pracovní výkazy mz_01_vykazy_id práce01 Smlouvy01 smlouvy mz_01_smlouvy_id Smlouvy realizačního týmu + DPP a DPČ Publicita01 publicita mz_01_publicita_id Výstupy01 výstupy KA mz_01_vystupy_ka_id prezenční listiny, fotografie, printscreeny Připomínky k MZ01 připomínky k MZ včetně reakce mz_01_id_pripominky je-li relevantní Stejně jako MZ_01, názvy adresářů jsou však opatřeny jiným pořadovým číslem. Např. Monitorovací zpráva02,

faktury přijaté mz_01_faktury_prijate_id je-li relevantní faktury vydané mz_01_faktury_vydane_id výdajový pokladní doklad mz_01_vydajovy_pokladni_doklad_id příjmový pokladní doklad

7 Dokumenty 02 apod... MZ_03 Stejně jako MZ_01, názvy adresářů jsou však opatřeny jiným pořadovým číslem. Např. Monitorovací zpráva03, Dokumenty 03 apod... Audit závěrečný externí audit zaverecny_externi_audit_id kontroly poskytovatele kontroly_poskytovatele_01_id je-li relevantní kontroly Finančního kontroly_financniho_uradu_01_id je-li relevantní úřadu Ostatní soupis hmotného soupis_majetku_id majetku zápisy z porad realizačního týmu zapisy_z_porad_realizacniho_tymu_id nově získané akreditace v nove_ziskane akreditace_id je-li relevantní rámci nových/inovovaných produktů licenční smlouva licencni_smlouva_id je-li relevantní

kontroly_financniho_uradu_01_id je-li relevantní úřadu Ostatní soupis hmotného soupis_majetku_id majetku zápisy z porad realizačního týmu

Podobné dokumenty

Dodatek k Metodické pomůcce pro uzavírání projektů podporovaných z OP RLZ. Archivace

Dodatek k Metodické pomůcce pro uzavírání projektů podporovaných z OP RLZ. Archivace Dodatek vychází z následujících závazných dokumentů: Prováděcí směrnice MŠMT pro OP RLZ /kapitola 2.2 - vztahuje se