FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY POUŽÍVÁNÍ INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ. Revize, srpen 2010

Transkript

1 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY POUŽÍVÁNÍ INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ Revize, srpen 2010 A. Účel Účelem těchto zásad používání informačních technologií (dále jen zásady ) je poskytnutí směrnic týkajících se používání nástrojů informačních technologií poskytovaných společností Franklin Electric Co., Inc. a jejími pobočkami a partnery (souhrnně nazývanými společnost ). V těchto zásadách znamenají nástroje informačních technologií (dále jen nástroje ) výměnu ových zpráv a přístup k různým databázím a zdrojům informací, zařízení, hardware, software soubory, programy, dokumenty, data, informace, zprávy a zdroje týkající se této výměny nebo tohoto přístupu. B. Působnost těchto zásad Prohlášení učiněná v rámci těchto zásad neomezují žádné další korporátní zásady společnosti. C. Principy a postupy 1. Všeobecné směrnice. Internetové a jiné nástroje slouží obchodním účelům a společnost je poskytuje svým vedoucím pracovníkům a zaměstnancům (dále jen personál ) za vynaložení nemalých nákladů. To znamená, že společnost očekává od personálu, že bude tyto nástroje používat k obchodním účelům, tj. ke komunikaci se zákazníky a dodavateli, pro zjišťování relevantních témat a pro získávání užitečných obchodních informací. Všichni členové personálu souhlasí s tím, že budou používat nástroje společnosti vhodně a v souladu s těmito zásadami a s ohledem na autorská práva, vlastnická práva, soukromí a výsady druhých. 2. Monitorování a soukromí. Majetek společnosti všechny nástroje jsou majetkem společnosti. Veškerá komunikace a informace vytvořené, přenášené, přijímané nebo ukládané pomocí těchto nástrojů včetně ů jsou záznamy společnosti a jsou jejím majetkem. Jakýkoli software, soubory nebo data stažená do sítě nebo na pracovní stanice společnosti se stávají jejím majetkem a mohou být zachycena, zpřístupněna a uveřejněna společností. Jakékoli takové soubory či software mohou být používány personálem pouze způsoby, které jsou v souladu s jejich licencemi či autorskými právy. Zřeknutí se práv na ochranu soukromí personál nebude mít žádná očekávání ohledně soukromí v souvislosti s materiálem, který je ukládán, vytvářen, přijímán nebo odesílán prostřednictvím jakéhokoli nástroje společnosti. Společnost má vhodné systémy, které mohou monitorovat a zaznamenávat použití nástrojů. Uživatelé nástrojů jsou si vědomi, že systémy společnosti nejsou schopny zaznamenávat všechny informace přenášené v rámci sítě

2 společnosti včetně každé návštěvy webových stránek, každého chatu, diskusní skupiny nebo elektronické zprávy a přenosu každého souboru. Společnost bude dle vlastního uvážení z pozice vlastníka (nebo držitele licence) a poskytovatele nástrojů využívat svého oprávnění k monitorování, zachycování, přístupu, načítání, zveřejňování a odstraňování jakéhokoli uloženého, vytvořeného, přenášeného, přijímaného nebo odesílaného materiálu bez udání důvodu a bez předchozího upozornění směrem k personálu. 3. Kodex přijatelného používání. Každý uživatel nástrojů bude dodržovat tyto zásady a zásady jakýchkoli hostitelských zařízení, ke kterým získá přístup. Veškeré nástroje mají být používány v souladu s platnými zásadami a nařízeními společnosti. Zákon i zásady společnosti všeobecně zakazují zneužití, krádež nebo jiné zneužití nástrojů. Nástroje společnosti jsou poskytovány k obchodním účelům. Oddělení vnitropodnikových globálních informačních systémů ( GIS ) bude kontrolovat činnosti, při kterých jsou nástroje používány, a analyzovat vzory použití a může publikovat tato data pro zajištění toho, aby byly zdroje společnosti využívány na nejvyšší úrovni produktivity. Příklady nevhodného použití nástrojů společnosti zahrnují mimo jiné: Důvěrnost žádný člen personálu nebude žádným způsobem, který není v souladu s platnými zásadami a nařízeními společnosti s ohledem na důvěrné informace, přenášet nebo uveřejňovat důvěrné informace. Pro zajištění důvěrnosti materiálů by neměl personál umožnit neoprávněným uživatelům používat žádný nástroj. Obtěžování žádný člen personálu nebude odesílat nebo uveřejňovat žádné informace, které jsou pro personál či jiné osoby obtěžující, urážlivé, obscénní či jinak nevhodné nebo neprofesionální, včetně: a) informací, které mohou být interpretovány jako obtěžování nebo znevažování druhých založené na rase, etnické příslušnosti, barvě pleti, národnostním původu, vyznání, pohlaví, sexuální orientaci, věku, zdravotním postižení nebo politických názorech, b) informací, které mohou mít narušující či škodlivý vliv na morálku, c) informací, které mohou být pomlouvačné, a d) informací, které jakýmkoli jiným způsobem porušují pravidla etického a profesionálního chování společnosti. Hackerství žádný člen personálu nesmí používat nástroje nebo jiné vybavení společnosti k vědomému vyřazení z provozu nebo přetížení počítačového systému nebo sítě nebo obcházení jakéhokoli systému, který má chránit soukromí nebo bezpečnost ostatních uživatelů. 2

3 Viry žádný člen personálu nesmí používat nástroje nebo vybavení společnosti k úmyslnému šíření jakéhokoli viru, červa, trojského koně, zadních vrátek nebo jiného destruktivního programového kódu. Instalování souborů personál nesmí instalovat nebo stahovat software nebo data s výjimkou ustanovení v těchto zásadách. Veškerý stažený software musí být zkontrolován kvůli virům. Žádný člen personálu nesmí vědomě používat nástroje nebo stahovat a šířit pirátský software nebo data. Nahrávání souborů důvěrné informace společnosti by neměly být nikdy uveřejňovány na internetu nebo přenášeny či přeposílány externím společnostem nebo jednotlivcům, kteří nejsou oprávněni k přijímání takových informací. Personál nesmí nahrávat žádný software, data nebo jiné materiály, které jsou vlastněny nebo licencovány společnosti bez výslovného oprávnění ze strany ředitele informačních technologií. Jakékoli uveřejnění softwaru, dat nebo jiných materiálů vlastněných společností musí zahrnovat příslušné upozornění a popisky o autorských právech, které stanovují vlastnické zájmy společnosti. Jakékoli nahrávané materiály nebo přílohy elektronických zpráv musí být v souladu se všemi platnými zákony o exportu. Identifikace autora a zřeknutí se práv personál nebude komunikovat pod falešným jménem nebo identitou (např. z legrace z druhých). Všechen personál používající nástroje se bude identifikovat přesně a úplně (včetně vztahu ke společnosti a funkci, kde je to vhodné). Personál používající nástroje nebude působit dojmem, že zastupuje, vyslovuje se nebo jinak činí prohlášení jménem společnosti, pokud k tomu není řádně a výslovně oprávněn finančním ředitelem. Mimoto nebude personál diskutovat nebo uveřejňovat informace o finančním zdraví společnosti, pokud k tomu není výslovně oprávněn finančním ředitelem. Použití pouze podle zákona personál nesmí používat nástroje k porušování platných místních, státních, národních a mezinárodních zákonů nebo nařízení. Oznámení zneužití člen personálu, který zjistí zneužití nástrojů, by měl neprodleně kontaktovat ředitele informačních technologií. Prosazování zákona společnost se bude podílet na jakékoli legitimní činnosti vedoucí k prosazování zákona a vyhoví přiměřeným požadavkům orgánům prosazujících zákon a regulačním orgánům na poskytnutí protokolů, diářů a archivů o činnostech personálu při používání nástrojů. Zakázané činnosti přístup, distribuce nebo ukládání stránek nebo souborů zabývajících se následujícími tématy je těmito zásadami zakázáno: (1) chatování a zasílání rychlých zpráv, (2) diskusní skupiny, (3) sexuálně explicitní, obscénní a pornografické materiály, (4) veřejná fóra, (5) netolerantní projevy či projevy nenávisti, (6) satanismus a kulty, (7) zábavní software/hry, (8) drogy a drogová 3

4 kultura, (9) militarismus/extremismus, (10) násilí/znesvěcování, (11) nelegální činnosti, (12) sázení/hry, (13) alkohol a tabákové výrobky a (14) řetězové dopisy / nevyžádaná pošta. Společnost si vyhrazuje právo na blokování přístupu k vybraným webovým stránkám nebo souborům. Avšak v případě, že by se člen personálu neúmyslně dostal na stránky zakázané těmito zásadami, musí se z nich neprodleně odpojit bez ohledu na to, zda byly stránky blokovány softwarem společnosti k tomu určeným. Použití softwaru/licence neoprávněné kopírování autorských práv a počítačového softwaru je porušováním zákona a kromě toho je v přímém rozporu s pravidly etiky společnosti. Na počítačích vlastněných společností, společnosti pronajatých nebo jí používaných, ať už v prostorách společnosti či mimo ně, lze používat nebo uchovávat pouze software, který je správně licencován. Veškeré nákupy softwaru pro potřeby společnosti musí být učiněny podle těchto zásad prostřednictvím oddělení vnitropodnikových GIS. Veškerá dokumentace nákupních a licenčních smluv je uchovávána oddělením vnitropodnikových GIS. Žádný software společnosti nebude poskytován externím stranám bez náležitého oprávnění ze strany ředitele informačních technologií. Software společnosti si nesmí brát uživatel domů ani ho spouštět na svém domácím počítači bez povolení ředitele informačních technologií. Jestliže uživatel vyžaduje, aby měl software doma, měl by to konzultovat s oddělením vnitropodnikových GIS, aby byly zjištěny příslušné licence potřebné pro domácí užití. Jestliže nastane potřeba software mít, měl by být vznesen formální požadavek na schválení ze strany ředitele informačních technologií. Ukládání veškerá komunikace ukládaná pomocí nástrojů podléhá zásadám a postupům jinak zavedeným společností týkajících se evidence, ukládání a uchovávání obchodních záznamů. Stránky sociálních sítí v pracovní době a při používání nástrojů společnosti nesmí žádný zaměstnanec navštěvovat nebo vstupovat na stránky sociálních sítí (například Twitter, Facebook, LinkedIn atd.) s výjimkou, kdy tento přístup souvisí s pracovní činností a je schválen nadřízeným zaměstnance nebo k němu dochází v osobním volnu zaměstnance. Tyto zásady dále zakazují používání jakýchkoli obrázků nesoucích jméno společnosti či loga, když je zaměstnanec připojen ke stránkám sociálních sítí ve svém volném čase (například žádný zaměstnanec nesmí uveřejnit na Facebooku záznam, když má na sobě oblečení nesoucí název nebo logo společnosti). 4. Bezpečnost. Bezpečnost musí považovat všichni za prvořadý zájem. Personál používající nástroje společnosti bude odpovědný za jakékoli porušení bezpečnosti nebo utajení. 4

5 Bezpečnostní systémy společnost nainstalovala množství firewallů, proxy serverů, blokovacích programů a dalších bezpečnostních systémů, aby zajistila bezpečnost a zabezpečení svých sítí. Internetový firewall umožní fungování pouze těch internetových služeb a funkcí, které mají prokazatelně sloužit obchodním účelům společnosti. Pokus člena personálu o deaktivaci, přemožení nebo obcházení jakýchkoli bezpečnostních zařízení nebo systémů je porušením těchto zásad. Externí připojení personál může přistupovat k externím systémům prostřednictvím schváleného připojení a zařízení dodaného společností. Přímý přístup k externím systémům pomocí modemu je zakázán, pokud nebylo uděleno povolení ze strany ředitele informačních technologií. Šifrování a hesla personál může šifrovat y, soubory a programy pouze pomocí softwaru schváleného oddělením vnitropodnikových GIS. Tento software může opatřit pro uchovávání společností jakýkoli klíč potřebný k přístupu k zašifrovaným zprávám nebo může jinak omezit stupeň ochrany tohoto zašifrování. ID uživatelů a hesla pomáhají udržovat odpovědnost personálu při používání nástrojů. Člen personálu, který obdrží heslo nebo ID, je musí držet v tajnosti a nesmí je sdělit nikomu z personálu ani nikomu jinému. Používání hesel, šifrování nebo jiných bezpečnostních opatření nesnižuje žádným způsobem oprávnění společnosti zpřístupňovat nebo zveřejňovat materiály ani není zdrojem žádných očekávání personálu týkajících se ochrany soukromí. Společnost má globální hesla, která dovolují přístup ke všem elektronickým zprávám a materiálům uloženým nebo přenášeným prostřednictvím systémů společnosti. 5. Správa. Za správu těchto zásad a posouzení jejich dodržování a určení kroků v případě jejich nedodržení nese odpovědnost finanční ředitel společně s oddělením vnitřní kontroly a právním oddělením a všechny záležitosti týkající se používání informačních technologií je třeba směrovat nejprve k nim. 6. Porušení. Porušení těchto zásad bude znamenat odpovídající disciplinární řízení včetně důtky, přeřazení, degradace či propuštění. 5

6 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. SOUHLAS SE ZÁSADAMI POUŽÍVÁNÍ INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ Obdržel(a), přečetl(a), porozuměl(a) jsem a souhlasím ve všech ohledech se zásadami používání informačních technologií společnosti, revidovanými v srpnu Kromě níže uvedených skutečností jsem se nedopustil(a) ani neúčastnil(a) žádné činnosti, která je zakázána těmito zásadami nebo by mohla vyústit v jejich porušení, a ani se takové činnosti nedopustím a nebudu se jí účastnit: (Pokud neuvedete žádné skutečnosti, vepište žádné.) Jestliže si budu vědom(a) jakýchkoli informací nebo činností, které by změnily výjimky uvedené výše, budu neprodleně písemně nebo prostřednictvím Horké linky pro otázky etiky a integrity informovat finančního ředitele nebo manažera pro vnitřní kontrolu. Souhlasím s uvedením všech podrobností, které by mohly být požadovány. Podepsáno dne, Podpis: Jméno tiskacím písmem: Pozice: Místo: