Záv re ná zpráva. Úkoly komise:

Transkript

1 Záv re ná zpráva Odborné komise k posouzení problematiky ochrany archiválií, digitalizace a informa ních systém v Ústavu pro studium totalitních re im a Archivu bezpe nostních slo ek Odborná komise (dále KODI) byla z ízena Pokynem editele Ústavu pro studium totalitních re im (dále USTR). 17 ze dne ,.j. UST-241-2/2010 Deset len komise jmenoval editel USTR Mgr. Zden k Hazdra dne P i svých jednáních se KODI ídila Jednacím ádem ze dne ,.j. UST /2010 Úkoly komise: Úkoly ulo ené Pokynem. 17 a tedy editelem USTR specifikovala KODI podrobn na svém prvním zasedání, které se konalo dne (viz Zápis z prvního jednání odborné komise KODI ze dne ,.j. UST /2010) a vy ádala si relevantní písemné podklady k okruh m, k nim se m la odborn vyjád it. Rovn byla vy ádána náv t va pracovi t Archivu bezpe nostních slo ek a odd lení digitalizace USTR, která se uskute nila dne (viz Záznam z této náv t vy, p íloha. 1 Zápisu z druhého jednání odborné komise KODI ze dne ,.j. UST /2010). Na dal ím zasedání KODI dne byly up esn ny po adavky na p edlo ení dal ích dokument nebo bylo konstatováno, e p edlo ené dokumenty jsou dosta ující (viz Zápis druhého jednání odborné komise KODI ze dne ,.j. UST /2010). Ka dý len KODI byl po ádán o p edlo ení svého vyjád ení k jednotlivým sledovaným okruh m. Na svém t etím zasedání dne se KODI pokusila formulovat záv re ná stanoviska a na jejich základ definovat doporu ení pro editele USTR (viz Zápis ze t etího jednání odborné komise KODI ze dne ,.j. UST /2010). Díl í jednání v této v ci se uskute nila dne 26. a v budov Národního archivu ( Bene ová, Bernas, Kalina, Kretschmer, Pulec, Rendek, Zeman; Bene ová, Bernas, Kalina, Kretschmer, Pulec, Rendek, tefan, Zeman). lenové KODI, kte í se nemohli osobn zú astnit t chto díl ích jednání, zaslali svá vyjád ení písemn em. Kone né stanovisko bylo p edlo eno len m KODI na ádném zasedání KODI dne Struktura záv re né zprávy KODI vychází z osnovy Zápisu z prvního jednání KODI dne , av ak v p ípadech, kde bylo ú elné n které body jednání spojit, bylo tak u in no.

2 1) Právní rozbor problematiky Ústavu pro studium totalitních re im a Archivu bezpe nostních slo ek Ve svém p vodním návrhu 1 KODI ádala vypracování právní analýzy, která by pomohla objasnit i vyvrátit mo né rozpory p íslu ných ustanovení zákon. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové slu b a o zm n n kterých zákon, ve zn ní platných p edpis a. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních re im a o Archivu bezpe nostních slo ek a o zm n n kterých zákon, ve zn ní platných p edpis, pop. dal ích souvisejících právních norem (zákon. 552/1991 Sb., o státní kontrole, zákon. 500/2004 Sb., správní ád apod.) s cílem objasnit postavení Archivu bezpe nostních slo ek (dále jen ABS) v rámci sít ve ejných archiv a posoudit kompetence a vzájemné vztahy USTR a ABS v oblasti digitalizace, správy a rozvoje informa ních systém vyplývající z uvedených právních norem. Komisi na jejím druhém zasedání dne bylo p edlo eno stanovisko PhDr. Vladimíra R ka, vedoucího 1. odd lení odboru archivní správy a spisové slu by MV R. 3 V n m mj. uvádí: Osobn v ak neshledávám rozpor mezi archivním zákonem a zákonem. 181/2007 Sb. Dále poukazuje na soub né pou ívání pojm dokument a archiválie, kde není jasné, zda jde o synonyma nebo o dv rozdílné právní kategorie. Tato nejasnost iní problémy té len m KODI (a m la by init problémy i zam stnanc m obou organizací) a proto byl KODI vydefinován po adavek na ur ení právní povahy t chto terminologických kategorií s cílem zjistit, zda jsou tyto termíny pou ívány v souladu se zákonem. 499/2004 Sb., v platném zn ní, i zda vycházejí z jiné právní normy. Dále byl p edlo en dopis editele USTR Mgr. Z. Hazdry ze dne (.j. UST /2010), kde upozor uje na to, e vypracování nezávislé právní analýzy v rozsahu, v jakém byla KODI po adována, by bylo finan n nákladné a není mo né v sou asné dob zajistit finan ní krytí. Proto navrhuje zú it zadání této analýzy na ty i problematické okruhy viz p íloha. 1 (.j. UST /2010). Zji t ní KODI: Vzhledem k tomu, e právní analýza nebude k dispozici pro leny KODI do skon ení jejich mandátu tak, aby z ní mohly být vyvozeny záv ry, vychází zji t ní KODI z faktu, e ABS má status ve ejného archivu a ídí se tedy v oblasti archivnictví zákonem. 499/2004 Sb., v platném zn ní. Zákon. 181/2007 Sb., v platném zn ní v ust. 13 písm. a) ukládá ABS: zp ístup uje a zve ej uje dokumenty a archiválie [ ] podle zákona o zp ístupn ní svazk vzniklých inností bývalé Státní bezpe nosti [tj. zákona. 140/1996 Sb., v platném zn ní] a podle zákona o archivnictví a spisové slu b a v ust. 13 odst. 2 písm. a) tého zákona se uvádí, e pe uje o archiválie. KODI se domnívá, e v souladu se zákonem. 499/2004 Sb. v platném zn ní ust. 2 písm. d) a e) nále í ABS trvale pé e o archiválie a jejich zp ístup ování a do asn toté u dokument, zatímco USTR nále í v souladu se zákonem. 181/2007 Sb., v platném zn ní ust. 4 písm. c) získává a zp ístup uje ve ejnosti dokumenty a tamté písm. d) p evede bez zbyte ného odkladu p evzaté dokumenty do elektronické podoby uvedené innosti u dokument. 1 Zápis z prvního jednání odborné komise KODI ze dne ,.j. UST / Zápis druhého jednání odborné komise KODI ,.j. UST / zaslaný PhDr. V. R kem Mgr. M. Junkovi,.j. UST /

3 Doporu ení: Pokud výsledky právní analýzy budou korespondovat s názorem KODI 1) doporu uje KODI editeli USTR uvést do souladu s platnou legislativou práva a povinnosti obou institucí, p esn specifikovat úkoly USTR a ABS, vymezit kompetence a upravit vzájemné vztahy, a to nejen ve vztahu k ochran archiválií a probíhající digitalizaci 2) doporu uje uvést do souladu vnit ní p edpisy obou institucí 3) doporu uje editeli USTR nechat vypracovat komentá k zákonu. 181/2007 Sb. 3

4 2) Koncepce digitalizace a informa ních systém KODI po ádala editele USTR a editele ABS na svém prvním zasedání: 4 a) o p edlo ení dokument dokládajících právní vztah mezi ABS a USTR p i zap j ování archiválií k digitalizaci b) o p edlo ení písemných dokument ABS i USTR dokládajících zp sob tvorby koncepce digitalizace v letech (pokud jsou k dispozici) c) pokud není koncepce digitalizace k dispozici v písemné podob, ádá KODI editele USTR o zaji t ní písemného vyjád ení vedoucího odd lení digitalizace a editele odboru informatiky a digitalizace (dále jen OID) ve v ci metodiky i pravidel, podle nich probíhala digitalizace v USTR v letech d) o p edlo ení koncepce rozvoje informa ních systém (zpracování elektronických evidencí a dal ích archivních pom cek) ABS v letech , v etn p íslu né dokumentace Zji t ní KODI: Ve své zpráv editel OID (.j. UST/EKO-96/2010 ze dne ) uvádí, e Koncepce, resp. plán a p edstava jak dál postupovat v procesu digitalizace se rodila paraleln se zrodem obou institucí. KODI si je v doma, e digitalizace probíhala mimo jiné ji dle zákona. 140/1996 Sb., o zp ístupn ní svazk vzniklých inností bývalé Státní bezpe nosti. Má za to, e digitalizace navazovala na innosti vykonávané MV R, MO R a UZSI (nap. digitalizace a p epis EZO v roce ). V roce 2008 digitalizace pokra ovala (nebyla nov zahájena), ov em její zp sob se zásadn zm nil. Tento názor posiluje skute nost, e p i digitalizaci bylo pou íváno hardwarové a softwarové vybavení delimitované z MV R, MO R a UZSI. 6 V právních aktech dokládajících vztah USTR a ABS, které byly p edlo eny len m KODI je nejstar í datován Z uvedeného dokumentu vyplývá, e USTR výb r materiálu pro digitalizaci p izp sobuje po adavk m Archivu podle aktuálních pot eb. Archiv pru n poskytuje Ústavu archivní materiál pro digitalizaci a v pot ebném rozsahu se zú ast uje logistického zabezpe ení digitalizace (fyzický výb r materiálu, p eprava, p íprava na digitalizaci atd.). Konkrétní rozd lení inností m lo být vymezeno realiza ními dohodami. Uzav ena byla pouze dohoda. 1 o pr b ném ukládání bezpe nostních kopií datových nosi (.j. UST-262/2009), která pr b h a zp sob digitalizace ne e í. Na základ vý e uvedené dohody o spolupráci ze dne vedou USTR i ABS evidenci archiválií ur ených k digitalizaci (fyzické umíst ní, zodpov dné osoby, as a stav) a podle p evzetí p ebírají odpov dnost za ztrátu a po kození a také Ústav za azuje neskenované dokumenty do Systému správy dokument, do n ho mají pracovníci ABS neomezený p ístup, co ov em dlouhodob nebylo napl ováno, 8 ob instituce spolupracují p i popisu atd. 4 Viz pozn Viz Rendek Hazdrovi ,.j. UST/EKO-96/ Viz poznámka 5. 7 Dohoda o vzájemné spolupráci USTR a ABS , á ek, Bukovszky,.j. ABS-292/ Viz Zeman Ptá níkové ,.j. ABS 100/2010 EDA. 4

5 Dal í p edlo ené dokumenty, které lze pova ovat za relevantní k této zále itosti, jsou Sm rnice editele USTR.j. UST-526/2008 O digitalizaci dokument, která v ak byla zru ena Sm rnicí editele USTR.j. UST-244/2009 O digitalizaci dokument, která se zabývá p evodem dokument do elektronické podoby 9 a ukládáním po ízených digitálních reprodukcí do úlo i t. Do úlo i t se ukládá na základ Sm rnice editele ABS.j. ABS-284/2009 O struktu e elektronického archivu ve zn ní.j. ABS 3316/2009 R a zmín né sm rnice editele USTR.j. UST-244/2009. P íprava a vypl ování protokol o digitalizaci probíhá dle Sm rnice editele ABS (.j. ABS-286/2009 ve zn ní.j. ABS 3315/2009 R). Vý e uvedené vnit ní normy sice áste n upravují n které organiza ní a technické aspekty digitalizace, av ak ne e í koncepci digitalizace, ani koncepci tvorby informa ních systém (dále jen IS). Informace o plánu, zp sobu, pr b hu a výsledcích digitalizace lze získat z plán práce obou institucí za p íslu né roky, z výkaz innosti a souvisejících dokument. Plán práce ABS na rok 2008 informuje o prioritách v oblasti digitalizace (1. pro v deckou, 2. výstavní a vzd lávací innost USTR, 3. ú ední innost ABS, 4. pro badatele, 5. z hlediska dlouhodobé ochrany) a dále o napl ování t chto cíl (pr b n : 1. výzkum USTR, 2. ú ední innost ABS, 3. pro badatele, 4. interních norem ízení ministerstev vnitra a StB, 5. osobních eviden ních karet, materiálu I. správy SNB; pro výzkum a prezentaci: 1968, archivní pom cky). Výro ní zpráva ABS za rok 2008 informuje o realizaci k digitalizaci p edáno cca 5000 inventárních jednotek. Plány práce ABS na roky 2009 a 2010 p ehodnotily priority (1. ú ední innost ABS, 2. pro badatele, 3. z hlediska dlouhodobé ochrany, 4. pro tvorbu digitálního archivu, 5. pro v deckou, výstavní a vzd lávací innost USTR), realizace probíhala výb rem archiválií podle doporu ení vedoucích pracovník se z etelem na fyzický stav, etnost vyu ívání a ochranu v re imu systematické digitalizace. Priority digitalizace m lo p edlo it vedení ABS, 10 projednány byly v srpnu 2009 (po kozený materiál ádaný badateli, badateli vyu ívaný materiál), p i em priority stanovoval také editel USTR. V c byla projednávána rovn v prosinci 2009, kdy byl p edlo en po et digitalizovaných archivních jednotek v roce 2009 bylo postupováno spí e ad hoc, na 2010 p edá editel ABS p ehled archivních materiál k systematickému p evodu." 11 Podle plánu práce USTR na rok 2008 probíhá digitalizace ve dvou re imech (podle po adavk badatel, ucelené soubory dle po adavk ABS), dle plánu práce na rok 2009 (archivní jednotky po dohod USTR a ABS, dle po adavk badatel, dle po adavk ABS, pro prezentace a systematicky pom cky a fondy dle dohody USTR a ABS). Nezohledn na z stala problematika digitalizace rozsáhlých nezpracovaných archivních soubor a v jejich digitalizaci se pokra ovalo (nap. I. správa SNB, mezinárodní smlouvy FMV, Inspekce 1968). Nap íklad je t v prosinci 2009 byl ud len souhlas editele ABS s digitalizací písemností z p ír stk Správy vy et ování StB (.j. ABS 3636/2010 FMV) l. 3 e í vyu ití techniky pr tahové skenery s automatickým podava em pro kvalitní papír, nekvalitní papírové p edlohy, dokumenty bez mo nosti roze ití se digitalizují bezkontaktn na kni ních skenerech nebo digitálním fotoaparátem. 10 Zápis z porady editele USTR a ABS ze dne ,.j. UST-13/ Zápis z porady editele USTR a ABS ze dne ,.j. UST-314/2009 a ,.j. UST- 452/ Navrátil Bene ové ,.j. ABS 4567/2010 OOS; Slaví ek a Dvo á ek Zemanovi ,.j. sine. 5

6 Z vyjád ení editele OID: Odbor zaji uje vytvá ení u ivatelských kopií archiválií bez ztráty itelnosti dokument. V pr b hu jedenácti m síc 2008 bylo digitalizováno celkem stránek dokument. Po zakoupení poloautomatu ur eného ke skenování mikrofi í se produktivita zvý ila natolik, e v roce 2009 lo u 58 % ve kerých digitalizovaných dokument o mikrografické záznamy (mikrofilmy, mikrofi e, akety) a ve 45 % o papírové dokumenty. Celkem bylo v roce 2009 digitalizováno dokument z toho sken mikrografických záznam. Reálný po et stránek, které jsou nosi em informací, je po ode tení bílých stránek (duplex sken) dokument. 13 Na dal í stran citovaného dokumentu se uvádí, e sou asná kapacita skenování je 1 milion stran m sí n a po ítá se s tím, e systém musí v budoucnu umo nit ulo ení min. 100 tisíc stran denn (tj. cca 100 karton po 1000 stranách/denn ). Perspektivn bude vyhotoveno a ulo eno mnoho set milion stran. Uvedené údaje vypovídají o snaze po získání co nejv t ího mno ství digitalizát, ani by byly dány do vztahu s reálnými mo nostmi zam stnanc p ipravujících archiválie k digitalizaci a ani by byla zmín na mo nost a zp sob jejich dal ího systematického vyu ití (viz dále p edev ím bod 8 této Záv re né zprávy). V písemné odpov di editeli USTR editel OID (.j. UST/EKO-96/2010 ze dne ) nasti uje n které aspekty, které by se pravd podobn mohly v budoucnu a po podrobn j ím rozpracování stát základem budoucí koncepce digitalizace a tvorby IS. Tato koncepce by m la detailn upravovat pravidla, zp sob a p edm t digitalizace i tvorbu IS (v návaznosti na databázové systémy a dal í prost edky u ívané ABS i dal ími slo kami obou organizací), které by m ly být vytvá eny s ohledem na mo né budoucí ulo ení digitálních reprodukcí archiválií (dále jen digitalizát ) v Národním digitálním archivu. O v ech aspektech, které uvádí editel OID ve své odpov di, tj. kapacita a výkon systému, ukládání dokument (z ejm se myslí digitalizát dtto i dále), p ístup k dokument m i vyhledávání dokument hovo í editel OID v budoucím ase, co vyvolává oprávn nou domn nku, e uvedené zále itosti zatím nebyly komplexn e eny a tedy ani nemohly být uvedeny do provozu. editel OID se odvolává pouze na testovací provoz elektronického archivu, který byl spu t n v rámci stávající ICT infrastruktury v ervenci Za dokumentaci k informa ním systém m editel OID pokládá své odpov di na otázky doc. Pernese ze dne a (.j. UST/EKO-48/2010 a.j. UST-120/2010 ze dne ), které poskytl len m KODI. Z jeho odpov dí v ak rovn nevyplývá koncep ní e ení dané problematiky. Shrnutí: Ad a) viz právní analýza. Ve v ci právních vztah USTR a ABS se KODI odvolává na bod. 1 této Záv re né zprávy. Ad b), c) a d) KODI nebyly p edlo eny ádné dokumenty, které by dokládaly tvorbu koncepce digitalizace a informa ních systém. KODI po ádala editele USTR, aby zajistil vyjád ení editele OID. editel OID své vyjád ení ve zpráv zaslané editeli USTR (.j. UST/EKO-96/2010 ze dne ) opírá o platný Organiza ní ád USTR (.j. UST- 102/2007 ze dne ) 14 a pravd podobn té o ustanovení zákona. 181/2007 Sb., 13 Rendek Hazdrovi ,.j. UST/EKO-96/2010, s. 2, odst Vedoucí OID z ejm poukazuje na lánky 33 a 36 Organiza ního ádu Ústavu: 6

7 v platném zn ní, proto e v dopise uvádí: plní úkoly vyplývající ze zákona o spolupráci s Archivem bezpe nostních slo ek. lenové KODI jsou tedy nuceni konstatovat, e koncep ní dokument, na jeho základ by bylo mo né provád t systematickou digitalizaci a vytvá et sofistikované IS, jim p edlo en nebyl, a tedy mohou p edpokládat, e v pr b hu let takový dokument nebyl vytvo en, nemohl projít vnit ním p ipomínkovým ízením tak, aby jeho kone ná verze vyhovovala ob ma spolupracujícím institucím (USTR a ABS). KODI rovn nepova uje písemné vyjád ení vedoucího odd lení digitalizace a editele OID ve v ci metodiky i pravidel, podle nich probíhala digitalizace v USTR v letech , za dostate né. Doporu ení: lenové KODI jsou p esv d eni, e tak nákladný a slo itý problém jakým je digitalizace archiválií a tvorba IS umo ujících následné vyu ívání digitalizát p edev ím badatelskou ve ejností, je t eba podep ít kvalitn zpracovaným projektem, který by m l projít n kolikastup ovým p ipomínkovým/oponentským ízením. Pouze takový projekt, který v echny související innosti uvede do souladu a poskytne jim pevný ád (v dynamickém vývoji) je ivotaschopný a smysluplný 1) KODI proto doporu uje editeli USTR vypracovat koncepci digitalizace a tvorby informa ních systém, která by byla zalo ena na projektovém ízení a akceptovala by mo nosti a pot eby obou institucí a zahrnovala by rovn mo nost vyu ití digitalizát vzniklých p ed rokem 2008 (po posouzení jejich kvality) 2) dále KODI doporu uje editeli USTR vycházet z doporu ení bodu 1) této Záv re né zprávy a podle pot eby zru it, doplnit a uvést v soulad s doporu eními bodu 1) interní p edpisy a dohody mezi USTR a ABS lánek 33 (Odbor informatiky a digitalizace) odstavec 1) V ele odboru informatiky a digitalizace stojí editel, který ídí ní e uvedené pod ízené útvary, komplexn zaji uje ú innost a výstupy proces v p sobnosti odboru. Ve 2. odst. l. 33 je uvedeno: Odbor zabezpe uje správu a rozvoj informa ních systém komunistických bezpe nostních slo ek, Ústavu i Archivu, neodkladný p evod archiválií a dokument do elektronické podoby a zpracování osobních údaj. V lánku 34 (Odd lení správy a vývoje informatiky) je uvedena p sobnost odd lení v bod a) správa a vývoj informa ních systém provozovaných Ústavem a Archivem; b) ochrana a zálohování dat; c) technická správa digitalizovaných dat. lánek 35 (Odd lení rozvoje evidencí) uvádí p sobnost odd lení a) aktualizace údaj v informa ních systémech provozovaných Ústavem a Archivem; b) vytvá ení digitálních pom cek a dokument ; c) popis digitalizovaných a zp ístup ovaných dokument d) verifikace eviden ních záznam. V lánku 36 (Odd lení digitalizace) je op t vymezena p sobnost odd lení: a) provoz digitaliza ních linek; b) p evod archiválií a dokument do elektronické podoby; c) p íprava digitalizovaných dat k dal ímu zpracování 7

8 3) a 4) P íprava a p edávání archiválií k digitalizaci, evidence po kozených archiválií, ochrana archiválií P vodní zadání editele USTR: Posoudit proces digitalizace probíhající v USTR ve vztahu k ochran archiválií specifikovala KODI na svém prvním zasedání a vy ádala si p edlo ení písemných dokument nebo p edlo ení písemných vyjád ení zam stnanc ABS týkajících se a) zp sobu p ípravy archiválií k digitalizaci v letech 2008 a 2010 b) jakým zp sobem byla v letech vedena dokumentace o p edávaných/ vracených archiváliích c) na ízení p ikazující výjimky z platných sm rnic se zd vodn ním pro k nim do lo dále KODI d) po ádala o stanovisko editele ABS k vydávání výjimek z platných p edpis e) po ádala editele ABS o mo nost zhlédnout zp sob p ípravy archiválií k digitalizaci f) po ádala vedoucí odd lení ABS a OID o p edlo ení dokument, které se vztahují k p edávání archiválií (manipula ní knihy, p edávací protokoly, ú ední záznamy apod.) g) po ádala o mo nost zhlédnout ukázky po kozených archiválií a o p edlo ení dokument vztahujících se k po kození archiválií Zji t ní KODI: Ad a) KODI byla p edlo ena Sm rnice editele USTR,.j. UST-526/2008 O digitalizaci dokument platná od a zru ená Sm rnicí editele USTR pro studium totalitních re im.j. UST-244/2009 O digitalizaci dokument, která vstoupila v platnost Dne nabyla platnost Sm rnice editele Archivu bezpe nostních slo ek.j. ABS- 286/2009 O p íprav archiválií a dokument k digitalizaci ve zn ní.j. ABS 3315/2009 R. Teprve posledn uvedená vnit ní norma ABS e í systematicky a podrobn p ípravu archiválií k digitalizaci, v etn Protokolu o p íprav archiválie k digitalizaci a návodu na jeho vypln ní. 15 Lze p edpokládat, e v pr b hu ur ité doby od platnosti Sm rnice dojde k úprav n kterých postup, které budou pro praxi p ijateln j í. Komise rovn obdr ela písemná vyjád ení pracovník ABS týkající se p ípravy archiválií, z nich vyplývá: - v roce 2008 nebyl k dispozici ádný interní p edpis upravující tuto problematiku, a to a do vydání vý e uvedené Sm rnice.j. UST-526/ Problémem v ech p edlo ených dokument je terminologie archiválie a dokument. Té je u íván termín materiál. Pro pot eby této Zprávy p edpokládá KODI, e jde o digitalizaci archiválií ve smyslu zákona. 499/2004 Sb., v platném zn ní a termín dokument je pou íván synonymn (viz bod 1 této zprávy). 16 Vyjád ení odd lení archivních fond FMV k ádosti komise KODI USTR z zaslané tajemníkem KODI Mgr. Petrem Zemanem,.j. sine ze dne Slaví ek, Dvo á ek. 8

9 - archivá i v ak upozor ují na to, e ani v p edcházejícím období existence Archivu MV ádné p edpisy upravující p ípravu archiválií k digitalizaci nebyly k dispozici (.j. ABS 4566/2010 StB). Archiválie se p ipravovaly k digitalizaci jako ka dá jiná záp j ka do badatelny. Z vyjád ení archivá dále vyplývá, e se sna í p ipravovat archiválie k digitalizaci podle pokyn platné Sm rnice.j. ABS-286/2009, av ak ne v dy je to mo né, a to p edev ím vzhledem k mno ství archiválií, které mají být p edávány k digitalizaci a vzhledem k vydávání výjimek z této Sm rnice (viz dále). KODI zaznamenává ústní vyjád ení Mgr. J. Kaliny v tom smyslu, e z n kterých odd lení ABS jsou zasílány archiválie dob e p ipravené, a z jiných odd lení tém nep ipravené. P esto, e v sou asnosti do lo ke zmírn ní tlaku na p ípravu archiválií k digitalizaci, problém s nedostate nou p ípravou archiválií v n kterých p ípadech p etrvává. Ad b) a f) Ve vý e uvedeném dokumentu 17 se uvádí, e evidence archivních dokument zasílaných na digitalizaci v roce 2008 byla vedena spole n s evidencí záp j ek do ostatních odd lení ABS. V lednu 2009 byla zavedena samostatná evidence (kniha záp j ek, samostatná ada revers ozna ená RD), záp j ky jsou rovn zapisovány do doru ovací knihy. Seznam záp j ek je veden také v elektronické podob (tabulka Excel). Av ak archiválie, které byly k digitalizaci zap j eny centrální badatelnou nebo p ímo editelem ABS, evidovány nejsou. Z vyjád ení Mgr. Pulce (.j. ABS 4557/2010 OVS) vyplývá, e v echny archiválie v roce 2008 a ást archiválií na po átku roku 2009, byly zasílány k digitalizaci prost ednictvím badatelny a rovn dodává, e n které archiválie byly digitalizovány bez v domí odd lení. Dále podrobn popisuje p ípravu archiválií k digitalizaci (popis na tzv. ko ilce údaje o volných p ílohách). Archivní ísla a po ty svazk byly zapsány do doru ovací knihy a kurýrem byly archiválie odvezeny. Pracovník odd lení digitalizace potvrdil p íjem do doru ovací knihy a do digitaliza ního protokolu (ten pou ívalo odd lení od ervence 2008), který z stával p ipojen u archiválií. Záznam o provedení digitalizace byl zaznamenán do protokolu a pracovník odd lení byl vyzván, aby archiválie p evzal. Údaje o vrácení archiválií byly zaznamenány do manipula ní knihy OID, archiválie byly zkontrolovány a zaevidovány jako digitalizované. V p ípad, e bylo zji t no po kození archiválií, informoval odpov dný pracovník vedoucího odd lení, který ú ední cestou p edal informaci nad ízenému a pozd ji i vedoucímu odd lené pé e o fyzický stav archiválií. Zdánliv malá po kození nap. roze ití svazk se neevidovala. Sou ástí vyjád ení Mgr. Pulce je záznam.j. ABS-243/OVS-2009 ze dne popisující ztrátu p ti list archiválií z vy et ovacího spisu V 2671 Brno (Sv tlana). PhDr. I. Kvapilová uvádí (.j. ABS 4535/2010 CMV), e v roce 2008 a 2009 probíhala digitalizace pouze na základ po adavk badatel USTR (Schovánek, Stárek, Kalina) z ejm pro výstavní, pop. badatelské ú ely. Archiválie byly zap j ovány na základ ádn vyhotovených revers, jejich n které kopie jsou k uvedenému dokumentu p ilo eny. Zárove bylo zap j ení zaznamenáno do knihy záp j ek a do jednacího protokolu, pop. doru ovací knihy. I zde je poznámka, e takto byly evidovány pouze p ípady, kdy probíhala digitalizace s v domím odd lení, ale jsou p ípady, kdy archiválie byly digitalizovány bez v domí odd lení. Od kv tna 2009 postupují podle platné Sm rnice o p íprav archiválií. Od 17 viz pozn

10 roku 2010 probíhá na odd lení systematická digitalizace, její pravidla jsou dána uvedenou sm rnicí. Obdobn popisuje postup p ípravy a p edávání archiválií Mgr. S. Ptá níková (.j. ABS 4566/2010 StB). Zpráva Mgr. P. Navrátila (.j. ABS 4567/2010 OOS) se p i p íprav archiválií k digitalizaci odvolává na sm rnici z P edávání archiválií k digitalizaci probíhalo od roku 2008 prost ednictvím tzv. záp j ních knih. Pracovní postup p i p íprav archiválií byl uveden do souladu s vý e citovanou sm rnicí Le tém bezprost edn po p istoupení k ádnému záp j nímu procesu byl po stí nosti editele USTR editelem ABS vydán ústní pokyn, e sm rnice pro odd lení operativních svazk [neplatí] - zap j ování tedy probíhalo nadále pouze se základní evidencí KODI rovn shlédla zp sob evidence p ejímaných a odesílaných archiválií odd lením digitalizace (viz Záznam z náv t vy ) tzv. manipula ní knihy. Zápisy jsou provád ny v dy proti podpisu zú astn ných. Ad c) KODI byl p edlo en Záznam (.j. ABS-1079/VKR-2009) po ízený Mgr. Pavlem Navrátilem dne , který byl dán na v domí Mgr. M. Urbánkovi, prvnímu zástupci editele ABS. P edm tem Záznamu je ústní p íkaz editele ABS, jím ud luje výjimku ze sm rnice o p íprav archiválií (.j. ABS-286/2009) pro odd lení operativních svazk rozv dky a VKR v p ípad p edkládání operativních svazk bývalé I. správy SNB k digitalizaci se nebude p istupovat k vypl ování protokol o digitalizaci a k úkon m s tímto procesem spojených. Dále byl KODI p edlo en dokument.j. ABS 3278/2009 OOS ze dne Ú ední záznam vyhotovený Mgr. P. Navrátilem. Záznam se op t týká výjimky z uvedené sm rnice s po adavkem na p edkládání 30 karton archiválií denn k digitalizaci. Ad d) Stanovisko editele ABS k vydávání výjimek z platných p edpis nebylo KODI doru eno. Ad g) Ve v ci po kozování archiválií a zp sobu evidence jejich vzájemného p edávání byly KODI p edlo eny Zápisy z porady editele Archivu bezpe nostních slo ek:. 14 (.j. ABS 1795/2009 R) ad 5) Diskuse: Pan Mgr. P. Dvo á ek poukázal na po kozování materiál p i digitalizaci. Do lo k pro kolení zam stnanc, kte í provád jí digitalizaci, ale bezúsp n. ;. 17 (.j. ABS 2178/2009 R) editel Archivu uvedl, e ve v ci skenování dokument dochází k dal ím neshodám mezi p edávajícími a p ijímajícími. P i této p íle itosti pan M. Kostlán, DiS, seznámí ob strany s praxí skenování tak, aby nedo lo k dal ímu po kození archivních dokument. Pan Mgr. M. Urbánek v této souvislosti ve spolupráci s p. Mgr. J. Kalinou nastaví systém p edávání a p ejímání dokument tak, aby v budoucnu nedocházelo k ádným nesrovnalostem. ;. 20 (.j. ABS 3632/2009 R) Digitalizace archivních dokument má rezervy, v roce 2010 se bude jednat o jednu ze zásadních priorit v úzké spolupráci s Ústavem. ;. 6 (.j. ABS 2261/2010 R) Mgr. Urbánek informoval editele o uskute n ném jednání s panem Mgr. J. Kalinou, zodpov dným pracovníkem Ústavu, týkající se digitalizace, p i ní dochází k opakovanému po kozování archivních materiál. V této souvislosti vypracuje vedoucí odd lení pé e o fyzický stav archiválií pan M. 10

11 Kostlán, DiS., analýzu, kde porovná stav a vyspecifikuje p í iny po kozování archivních materiál p i procesu digitalizace. Na základ této analýzy dojde k op tovnému jednání s editelem odboru informatiky a digitalizace p. Mgr. P. Rendekem a pou ením zam stnanc o zacházení s materiály. Zárove bude editeli Archivu p edlo en návrh na Realiza ní dohodu, p ípadn Sm rnici editele Archivu.. 7 (.j. 3319/2010 R) editel informoval p ítomné, e p í tí týden svolá editel Ústavu jednání na nejvy í úrovni, aby do lo k vy e ení vzniklých problém, týkajících se skenování a digitálního archivu. KODI konstatuje, e na poradách editele ABS byly ventilovány problémy spojené s po kozováním archiválií, av ak koncep ní e ení nebylo vypracováno. Z vý e p edlo ených dokument nevyplývá, e by vzájemná jednání zam stnanc ABS a USTR p inesla podstatné zlep ení stavu. 18 editeli ABS p ípadn jeho prvnímu zástupci i vedoucímu odd lení pé e o fyzický stav archiválií byly p edávány záznamy o po kození archiválií pracovníky jednotlivých odd lení ABS (nap..j. ABS-51/FMV-2009;.j. ABS 1712/2010 FMV;.j. ABS 3636/2010 FMV;.j. ABS 1851/2010 OOS). KODI byly p i náv t v pracovi t ABS ( ) p edlo eny ukázky po kozených archiválií a také zaslána fotografická dokumentace t chto po kození (viz dokumenty zaslané KODI vedoucími odd lení ABS). Jako nej ast j í typy po kození archiválií specifikovala KODI: 1) potrhání p vodních desek 2) doslova roztrhání n kterých stran archiválií, jednotlivé útr ky spojeny kancelá skou svorkou 3) p est i ení vázacích r (trikolor) a jejich nahrazení novými, p i em nová vazba je provedena neodborn, nap. v jednom p ípad byl obsah svazku svázán do p vodních desek nejen obrácen - zadní strana je první a za átek stránky je dole 4) v n kterých p ípadech z staly jednotlivé stránky mimo vazbu 5) po kození, tj. rozlámání pe etí (pe etní vosk) 6) jednotlivé listy a fotografie neodborn odd lené a tedy siln potrhané 7) p elepení odd lené fotografie p i zp tné kompletaci archiválie p es st ed lepící páskou nebo její p ipojení sponkou ze se íva ky Dále dostala KODI k dispozici dokument Souhrn v ech zpráv o kontrolách provedených na odd. digitalizace od do , z nich vyplývá, e kontroly jsou provád ny podrobn (týdn kontroluje jedna pracovnice odd lení pé e o archiválie 10 karton p íchozích a 10 odchozích). Podrobn jsou zaznamenávána jednotlivá po kození. Dokumenty, které by se dále zabývaly po kozením archiválií, KODI p edlo eny nebyly. Odd lení pé e o fyzický stav archiválií p edlo ilo dále dokumenty dokládající klimatické parametry depozitá ur ených pro dlouhodobé ulo ení archiválií v pé i ABS. Ve zpráv uvád né parametry jsou naprosto nevhodné pro dlouhodobé ulo ení archiválií (nízká 18 Dokument.j. ABS 3696/2010 PFA ze dne Vyhodnocení zp sobu nakládání s archivními dokumenty ABS v procesu jejich skenování na odd lení digitalizace USTR za období od do

12 relativní vlhkost a vysoká teplota) nadto hodnoty teploty a relativní vlhkosti kolísají ve velkém rozsahu b hem 24 hodin. Na základ p edlo ených dokument KODI konstatuje, e k po kozování archiválií dochází soustavn, tedy i b hem jejich ulo ení v depozitá ích a samoz ejm té jejich neustálým zap j ováním do badatelen. Tím spí e by systematická digitalizace podle vhodn zvolených kritérií m la k ochran archiválií p ed po kozováním p isp t a ne tato po kození je t zhor ovat (viz dále mo nost vyu ívání digitalizát prost ednictvím elektronického archivu) Ad e) Vlastní p íprava archiválií na pracovi ti ABS KODI nebyla prezentována. P ipravené archiválie, v ak lenové KODI m li mo nost zhlédnout p i kontrole archiválií ( ). Komise shlédla zp sob kontroly archiválií p ed a po digitalizaci na pracovi ti USTR, kterou provádí pracovnice odd lení ochrany archiválií viz Záznam z náv t vy. KODI byla informována o tom, e p íprava archiválií pracovníky Archivu spo ívá v odstran ní kovových sou ástí (sponek a drátk ze se íva ky) a vypln ní ástí Protokolu o p íprav archiválií, které se týkají popisu archiválií (po ty stran, paginace apod.). Pracovnice odd lení pé e o archiválie kontroluje archiválie zaslané/odesílané pracovi ti OID a zaznamenává údaje o jejich fyzickém stavu a také poznamená pokyny pro volbu zp sobu digitalizace nap. neroze ívat, neskenovat na pr tahovém skeneru atd., které v ak nejsou v dy respektovány. Doporu ení: 1) KODI doporu uje editeli USTR komisionáln posoudit jednotlivé p ípady po kozování archiválií a v prokazatelných p ípadech vyvodit osobní odpov dnost za po kozování archiválií, a také za ne e ení nebo ned sledné e ení této problematiky 2) KODI doporu uje provád t systematickou digitalizaci podle p edem stanovených pravidel (bez vydávání výjimek) a na základ kvalitn p ipravených projekt. K realizaci t chto projekt z ídit realiza ní týmy slo ené ze zástupc participujících slo ek ABS a USTR s vymezením jasné osobní odpov dnosti za jednotlivé procesy 3) KODI doporu uje upravit proces p ípravy archiválií tak, aby zcela probíhal na pracovi tích ABS, kde pracovníci odd lení pé e o archiválie mohou provést bezodkladn ambulantní konzervaci ji po kozených archiválií, a neponechávat tuto innost v kompetenci zam stnanc OID 4) Vzhledem k tomu, e pozornost obou institucí je zam ena hlavn na kvantitu, tedy mno ství po ízených digitalizát, je t eba (bude-li zachován tento trend) tomu p izp sobit innost zam stnanc (pracovní nápl ) tak, aby mohli zodpov dn archiválie k digitalizaci p ipravit, aby archivní zpracování usnadnilo praktické vyu ití po ízených digitalizát a aby digitalizace probíhala s ohledem na fyzický stav archiválií 5) KODI doporu uje editeli USTR, aby ve spolupráci s editelem ABS nalezl e ení pro vytvo ení podmínek vhodných pro dlouhodobé ulo ení archiválií, tj. vhodných depozitá 6) V neposlední ad doporu uje KODI prost ednictvím právní analýzy posoudit zp soby po kození archiválií (neodborné rozvázání a op tovné svázání svazk p est i ení trikolórní ry, po kození pe etí, roztrhání atd.) ve vztahu k jejich právní pr kaznosti 12

13 7) Na základ vý e uvedeného doporu uje KODI editeli USTR zvá it s ohledem na výsledky právní analýzy (viz bod 1 Záv re né zprávy) mo nost za azení procesu digitalizace archiválií do organiza ní struktury ABS. Bez ohledu na to, zda toto doporu ení bude respektováno, pova uje KODI za nutné, aby zam stnanci ABS m li p ímý dohled nad vlastním procesem digitalizace 13

14 5) Technické e ení projekt digitalizace a informa ních systém v USTR KODI po ádala editele USTR o umo n ní náv t vy digitaliza ního pracovi t v etn podání informace o zp sobech digitalizace a o p edlo ení p íslu né dokumentace viz Záznam z náv t vy KODI dále ádala: a) o popis k digitalizaci u ívaného technického za ízení (specifikaci technických parametr pou ívaných p ístroj a p ípadn o p edlo ení p íslu né technické dokumentace k nim (nap. druh a intenzita sv tla, rychlost skenování atd.), a to v etn zpráv o údr b, kalibraci a technické kontrole p ístroj b) popis pou ívaných technologií skenování v letech c) uvedení technických parametr vzniklých digitalizát d) vysv tlení formy a zp sobu ukládání technických metadat, pop. p edlo ení metodik; v p ípad, e se parametry v uvedeném období m nily, ádá KODI uvedení d vodu t chto zm n Zji t ní KODI: Ad a) Komisi byly zaslány firemní propaga ní materiály k pou ívaným skener m, které obsahují pouze základní technické údaje bez bli ích informací o jejich nastavení a zp sobu u ívání. Manuály pro pracovníky obsluhy (dále jen operátory) p ístroj nebyly zpracovány tzn., e operátor m bylo poskytnuto pouze slovní za kolení. Z p edlo ené technické dokumentace (tj. spí e prospekt ) pou ívaných pr tahových skener CANON DR-5010C vyplývá, e dokumenty je mo né skenovat podle velikosti papíru bu v p ímé dráze nebo U (bylo by vhodné pou it operátora v jakém p ípad lze jeden nebo druhý z t chto zp sob pou ít). Jako záva n j í problém se jeví skute nost, e pro oba typy podávání dokument lze pou ít pouze takové dokumenty, jejich psací látka tj. papír je vy í gramá e ne 42g/m 2. KODI pova uje za prokázané (na základ ukázek po kozených archiválií), e prost ednictvím t chto skener byly skenovány té archiválie zaznamenané na psací látce (tj. papíru) o gramá i (20) 27 a 40g/m 2 (b n 30g/ m 2 ). Dále KODI po adovala p edlo ení servisních knih nebo doklad o údr b skener, a to p edev ím z toho d vodu, e jejich patný technický stav by mohl být p í inou po kozování archiválií. Namísto po adovaných dokument byl len m Komise zaslán p. Babjuka ( ) s popisem údr by skener, není v ak jasné, jakého období se tento popis týká. Dále byl zaslán s potvrzením fy Exon ( ) o tom, e provád li údr bu skeneru PS5000, kde sou ástí byla i vým na lamp, rovn bez uvedení data a d vodu této vým ny. Na základ m ení hodnot sv telného toku, který provedli restauráto i ABS dne , bylo zji t no, e hodnoty sv telných zdroj jednotlivých kni ních skener se li í a pohybují se v rozmezí od cca 700 do cca 900 lux, co m e být p í inou rozdílné kvality digitalizát. Zda-li sv telné zdroje obsahují kodlivé slo ky sv telného spektra (tj. UV a IF zá ení) se zatím nepoda ilo zjistit a z poskytnuté technické dokumentace to nevyplývá. 14

15 Dále byly KODI zaslány montá ní listy a protokoly o oprav (10ks z roku 2009 a 1kus z roku 2010). Z t chto dokument lze odvodit, e údr ba p ístroj probíhala, ale nelze íci, zda pravideln i pouze nahodile nebo v p ípad poruchy. Nap. montá ní list ze dne obsahuje v poli Vyjád ení technika zprávu o tom, e ve stroji byly napadané svorky ze se íva ky, co zp sobilo zkrat na elektroinstalaci skeneru (!). Protokol o oprav ze dne obsahuje zprávu v poli Závada uvedená zákazníkem, e patn podává papír a obdobná závada se objevuje i na montá ním listu ze dne ( patn podává originály ). Ad b) a c) I v tomto p ípad je KODI nucena konstatovat, e jí nebyl poskytnut souhrnný dokument, který by popisoval technologie u ívané p i skenování archiválií. editel OID pova uje za dostate né k této problematice své vyjád ení v dopise KODI ze dne (.j. UST/EKO-96/2010), s. 2, odst. 2, kde vyjmenovává jednotlivé typy skener a uva uje o nákupu nových. Dal í jen velmi stru né informace k této problematice lze získat z p edlo ených sm rnic o digitalizaci a z ústního podání pracovník OID p i náv t v pracovi t. Na základ získaných informací se situace jeví takto: od do nebyly k dispozici ádné písemné pokyny, které by upravovaly zp sob digitalizace archiválií od se digitalizace ídila sm rnicí.j. UST-526/2008. P edpokládal se vznik pouze rastrových obraz. Tyto byly ukládány ve formátu JPEG, p i em míra komprese nebyla stanovena (p esn ji byla ponechána na názoru zpracovatele viz l. 3, odst. 5 a 6 citované sm rnice 19 ). Od konce roku 2008 je pro rastrové obrazy pou íván formát JPEG s indexem kvality 80%. od platí sm rnice 244/2009 z O digitalizaci dokument. Tato sm rnice p edpokládá té po izování digitálních reprodukcí zvukových a kinematografických archiválií. Formáty pro n ur uje na základ vyhlá ky. 191/2009 Sb. Lze konstatovat, e uvedené sm rnice, dle nich bylo digitalizováno, mají co do kvality vzestupnou tendenci, p esto je t eba zd raznit, e velké mno ství digitalizát (vzniklé do konce roku 2008) bylo po ízeno dle neznámých parametr. To se v ak dá jen velmi t ko ur it p edev ím vzhledem k tomu, e nebyl vytvo en systém (nebo proces), který by jednozna n p i azoval k daným digitalizát m tyto technicko-procesní parametry. Analýza po ízených digitalizát (k ov ení parametr ) nebyla provedena. Ad d) Problematika ukládání technických metadat není e ena ádným vnit ním p edpisem. Technická metadata jsou zachycena ve file systému do asného úlo i t a v tzv. EXIF datech zapsaných skenery k jednotlivým obrázk m. 19 Odst. 5 uvádí e: Z originálních p edloh dokument v papírové podob se vyhotovují barevné digitální kopie v rozli ení 240, resp. 300 DPI, u kni ních skener a digitálního fotoaparátu v p ibli ném ekvivalentu uvedených rozli ení. Mikrofi ové p edlohy se skenují v odstínech edi s ekvivalentem rozli ení papírových dokument. Odst. 6 uvádí: Dokumenty se ukládají do do asného úlo i t (sdílená slo ka scan-temp na serveru X1) ve formátu JPEG se sní enou kvalitou za zachování plné itelnosti. Ka dý skener má na do asném úlo i ti vytvo enou vlastní slo ku. Do slo ek mají p ístup pouze zam stnanci odd lení digitalizace. 15

16 Doporu ení: 1) KODI doporu uje editeli USTR nechat zpracovat odborný audit, který posoudí vhodnost pou ívaných skener. KODI je p esv d ena, e dosavadní kritérium kvantity by m lo být nahrazeno kritériem vhodnosti pro skenování archiválií s ohledem na jejich fyzický stav 2) KODI následn doporu uje editeli USTR posoudit osobní odpov dnost za nákup stávajícího skenovacího za ízení (p edev ím pr tahové skenery). Pova uje po et zakoupených p ístroj vzhledem k jejich kapacit bez ohledu na fyzický stav archiválií a tedy mo nost jejich vyu ití p i skenování archiválií za mo né plýtvání finan ními prost edky 3) KODI doporu uje provád t pravidelný periodický servis v ech pou ívaných p ístroj. Dále doporu uje zavést servisní knihu u ka dého p ístroje, do ní by operátor zapisoval v echny zále itosti týkající se práce, vzniklých problém atd. a zárove by servis do t chto knih zaznamenával informace o v ech opravách a údr b 4) KODI dále doporu uje ke ka dému p ístroji zpracovat názorný manuál pro obsluhu a zavedení systému povinných kolení operátor v dy p i nástupu a také v pravidelných asových intervalech. Na t chto koleních by se m li podílet rovn zam stnanci ABS 5) KODI doporu uje provést ádné za kolení operátor a bylo by ádoucí o tom po ídit písemný záznam, kde by ka dý operátor svým podpisem potvrdil, e byl ádn pou en nejen o obsluze p ístroj a jejich technických mo nostech, ale té o d le itosti a významu skenovaných archiválií a zárove byl seznámen se zp sobem e ení p ípadn vzniklých problém (nap. zaseklý papír apod.) 6) KODI doporu uje zpracovat technologické postupy digitalizace archiválií, které by respektovaly druh nosi e a formát archiválie (p ípadn zp sob záznamu informace) 7) V oblasti zadávání metadat doporu uje KODI vypracovat koncepci struktury a zp sobu ukládání a vyu ívání technických i popisných metadat (v návaznosti na u ívané systémy pro zpracování archiválií), a to za ú asti odborných archivá. Sou ástí koncepce musí být vymezení konkrétní odpov dnosti za tyto innosti 16

17 6) Ukládání kopií digitalizovaných archiválií a) Komise ádá editele odboru digitalizace a informatiky USTR o zprávu, jakým zp sobem bylo v letech 2008 a 2010 provád no ukládání, zálohování a kontrola dat, v etn dokumentace pou itých technologií a postup. Zji t ní KODI: KODI konstatuje, e obdr ela soubor dokument /korespondence mezi editelem OID Mgr. P. Rendekem a editelem USTR doc. J. Pernesem (.j. UST-120/2010 ze a ást II z ;.j. UST/EKO-48/2010 ze dne ). Uvedené problematiky se dále týká zmínka UST/EKO-96/2010 ást ukládání dokument, kde se hovo í o východiscích pro výb r systému ECM. Informace o aktuálním stavu ukládání, zálohování a kontrole dat nebyly písemn p edlo eny. Ústní informace (p i druhém zasedání Komise dne od editele OID Mgr. Rendeka) byla formulována v tom smyslu, e zálohování probíhá na datové pásky, které jsou ulo eny v trezoru editele odboru informatiky a digitalizace. Do realizoval správu infrastruktury a zálohování externí dodavatel, av ak není zcela jasné, co bylo p edm tem této správy jaké úkoly m l plnit externí dodavatel a jaké byly p id leny do kompetence OID. Jak byl o et en smluvní vztah s externím dodavatelem a zda probíhala kontrola jeho pln ní není KODI známo, dokumenty k této zále itosti nem la KODI k dispozici. Ukládání probíhá soub n na dv disková pole RAID 6. P vodn uva ovaná zálohovací pásková mechanika byla otestována, ale nepou ívá se nebo SW, který by automaticky umo oval zálohování dat, není k dispozici. Proto se data zálohují nárazov manuáln na pásky. Komplexní záloha je k dispozici do kv tna Systém pravidelného zálohování není vypracován. Komise je toho názoru, e podcen ní i ne e ení problému ukládání (zejména dlouhodobého), zálohování a kontroly dat p iná í vysoké riziko ztráty dat a tím i znehodnocení prost edk vynalo ených na digitalizaci. Doporu ení: 1) KODI doporu uje prov it smlouvu uzav enou s externím dodavatelem, a to v tom smyslu, zda-li byla p edána ve kerá dokumentace k systém m, který externí poskytovatel spravoval a zda-li plnil v echny úkoly, které vyplývaly ze smlouvy (kdo provád l kontrolu a kdo odpovídal za to, e byly v echny innosti vyplývající ze smlouvy ádn provád ny) 2) KODI doporu uje editeli USTR vypracovat koncepci ukládání, zálohování a kontroly dat. Sou ástí koncepce musí být rovn popis systému, který zabrání manipulaci s daty. Je t eba v novat pozornost odd lenému ulo ení zálohovacích médií 17

18 7) Informa ní systémy USTR a) Komise ádá editele odboru informatiky a digitalizace USTR o specifikaci informa ních (vyhledávacích, lustra ních) systém, které vytvá í a spravuje USTR. b) Komise ádá editele odboru digitalizace a informatiky USTR o popis zp sobu nakládání s p evzatými elektronickými databázemi (ulo ení originál, dal í rozvoj v etn metodiky, kontroly, evidence provedených zm n) v etn ve keré dostupné dokumentace. Dále ádá o zprávu, jakým zp sobem databáze vyu ívá USTR. c) Komise ádá editele USTR o p edlo ení dokumentace p ípadných evidencí p evzatých vládním zmocn ncem. d) Komise ádá p íslu né vedoucí odd lení ABS, aby podali zprávu o sou asném vyu ití informa ních systém v ABS (elektronický archiv). Zji t ní KODI: Ad a) a b) KODI je nucena konstatovat, e neobdr ela po adované informace ani odpov editele OID strukturovanou podle bod zadání (viz Zápis z jednání KODI ze dne , bod 7), a to ani po op tovné ádosti na druhém zasedání KODI dne editel OID na zasedání konstatoval, e dokumenty, které ji zaslal, pova uje za dostate né (tj. kopie odpov dí na ádosti doc. Pernese a Mgr. Hazdry, tj..j. UST-120/2010 a.j. UST/EKO-48/2010). Rámcov lze k uvedené problematice vztáhnout dokument Dokumentace a evidence dat OID vypracovaný editelem OID pro doc. Pernese.j. UST-120/2010 ze dne , kde je uvedena v eobecná charakteristika s odkazem na webové stránky USTR a druhá ást dokumentu (stejné.j.) obsahuje informaci o fyzické kontrole umíst ní datových nosi tzv. delimitovaných databází od p vodc a je konstatováno, e:...odbor informatiky a digitalizace v roce 2008 v sou innosti s archívem bezpe nostních slo ek za lenil data obsa ená v t chto evidencích do lustra ního systému. Komise je tedy nucena konstatovat, e nedostala dostate né informace a nem e zaujmout stanovisko. Dle ústních informací pracovník OID jsou p vodní databáze p evzaté USTR ulo eny na p vodních nosi ích v trezoru editele ABS (odkaz editele OID p i druhém zasedání Komise na dopis editele OID.j. UST-120/2010 ze dne 9. dubna 2010). Z p vodních databází byly po ízeny kopie, které jsou ulo eny na diskovém poli. Data jsou ulo ena ve formátu CSV, ale dle informací uvedených v dopise editele OID z (.j. UST- 120/2010) jsou pravd podobn pou ity i jiné formáty. KODI neobdr ela ádné dokumenty, z nich by vyplývalo, zda byla vypracována pravidla i sm rnice upravující manipulaci s t mito daty a jejich vyu ití p i tvorb tzv. lustra ního systému. Lze tedy p edpokládat, e takové dokumenty neexistují. Z p edlo ených dokument nelze zjistit specifikaci informa ních systém, které vytvá í a spravuje USTR ani to, jaký je zp sob dal ího rozvoje delimitovaných databází. Dokumenty dokládající zp sob tvorby metodik, kontroly atp. nebyly p edlo eny. 18

19 Ad c) editel OID odkazuje na p edlo ený dokument.j. UST-120/2010 z , kde je uveden vý et databází delimitovaných p ed vznikem USTR. Z uvedeného dokumentu nelze zjistit, které z uvedených databází p evzal vládní zmocn nec. Dokumenty týkající se vlastního p evzetí delimitovaných databází nebyly KODI p edlo eny (delimita ní protokoly). Ad d) K tomuto bodu uvád jí vedoucí odd lení ABS: Vedoucí odd lení Mgr. Pavel Navrátil ve své odpov di (.j. ABS 4567/2010 OOS ze dne ) uvádí: Na odd lení jsou vyu ívány p episy reg. a arch. protokol a n kolika dal ích díl ích soupis vztahujících se ke spravovaným fond m, jiné lustra ní evidence vyu ívány nejsou. Zástupkyn editele ABS Mgr. Sv tlana Ptá níková ve své odpov di (.j. ABS 4566/2010 OOS ze ) uvádí: Na e odd lení p i své práci pot ebuje zejména registra ní protokoly kontrarozv dných sou ástí StB, které jsou k dispozici na webových stránkách ABS. V p ípad slo it j ího dotazu po ádají pracovníci odd lení o dohledání údaj kolegy z odd lení eviden ního a správy digitálního archivu. Elektronický archiv na e odd lení nevyu ívá. Vedoucí odd lení PhDr. Iva Kvapilová ve své odpov di uvádí (.j. ABS 4535/2010 CMV): Informa ní systémy neboli evidence ABS pou íváme tak, e zadáme po adavek na lustra ní pracovi t archivu. Elektronický archiv nevyu íváme v bec. Skupina p ípravy dokument Kanice Mgr. Kate ina Urbánková sd luje (.j. sine): na badateln Kanice jsou vyu ívány toliko informa ní systémy p ístupné na webu, jiné zde nejsou k dispozici elektronický archiv vyu íván není, jeliko po íta, na n m je prohlí ení umo n no, je momentáln odpojen ze sít z d vodu poruchy p ipojení (p islíbena dosud neuskute n ná náprava). Vedoucí odd lení Mgr. Martin Pulec ve své odpov di (.j. ABS 4557/2010 OVS ze ) uvádí, e: OVS nemá p ístup k informa ním systém m ABS. Rozhodnutím ABS byl odpojen sytém WYSE, jeho data se vztahovala k materiál m ulo eným u OVS (zejména EZO, RAP). Vedoucí odd lení Mgr. Antonín Slaví ek a jeho zástupce Mgr. Petr Dvo á ek ve své odpov di ze dne uvád jí: Odd lení archivních fond FMV ani badatelna Struha nemá p ístup k lustra ním systém m ABS. Vedoucí skupiny p ípravy dokument Mgr. Jana Kálesová ve své dopov di (.j. ABS 4622/2010 BAC ze dne ) uvádí: Lustra ní systémy pracovnice badatelny Siwiecova nevyu ívají. ádosti po jejich zaevidování p edávají p ímo skupin eviden ní (Romana oví ková, Dis.). Elektronický archiv, tj. e ení, které by m lo nahradit sou asný stav, badatelna prozatím nevyu ívá. Panem Rendekem jsme byli informovány, e probíhá testovací fáze projektu. Tato problematika spadá navíc v rámci ABS do kompetence vedoucího odd lení evid. a správy digit. arch. Mgr. P. Zemana. Do Elektronického archivu mají v sou asné dob p ístup pouze t i zam stnanci skupiny správy ABS. P ístup do tzv. úlo i t digitalizát byl do po átku roku 2010 pro zam stnance 19

20 ABS p inejmen ím problematický. V posledních m sících se data zp ístup ují na základ písemné ádosti vedení ABS pro konkrétní pracovníky. P ístup do lustra ního systému má pouze skupina lustra ní, která zpracovává re er ní podklady pro ostatní odd lení ABS, která do systému p ístup nemají. Doporu ení: 1) KODI doporu uje vypracování metodiky pro tvorbu a rozvoj lustra ních a vyhledávacích systém. S odkazem na bod 1) této Záv re né zprávy právní analýza, má KODI pochybnost o tom, zda USTR je oprávn n dr et a rozvíjet tyto systémy 20 2) KODI dále doporu uje prov it dokumenty zakládající smluvní vztahy mezi USTR a ABS 20 Zákon. 181/2007 Sb., ukládá Ústavu v ust. 4 písm. c) zp ístup ovat dokumenty; zatímco Archiv dle ust. 13 písm. a) tého zákona zp ístup uje a zve ej uje dokumenty a archiválie a ust. 13 písm. b) zabezpe uje p ístup k dokument m a archiváliím. KODI rovn pova uje za nestandardní dokument, jím ABS a USTR uzavírají zápis o spole ném u ívání ní e uvedené elektronické evidence, v etn digitálních kopií eviden ních pom cek (neskenované registra ní a archivní protokoly, kartotéky),.j. ABS-146/2008, a to s odvoláním na ust. 19 odst. 1 zákona. 219/2000 Sb., o majetku R a jejím vystupování v právních vztazích, ve zn ní pozd j ích p edpis, a ve smyslu ust. 14 vyhl. 62/2001 Sb. KODI má za to, e p edm t zápisu ( l. 2) by m l být definován na základ zákona. 499/2004 Sb. Obdobný problém z ejm p edstavuje Dohoda o vzájemné spolupráci,.j. ABS-292/2008, která je uzav ena podle ust. 269 odst. 2 zákona. 513/1991 Sb., obchodní zákoník. 20