Závěrečná práce posluchače kurzu. Manažeři kurz efektivního řízení 2006 / Organizační schéma a Vnitřní předpisy Divadla 29.

Transkript

1 Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři kurz efektivního řízení 2006 / 2007 Název: Organizační schéma a Vnitřní předpisy Divadla 29 Jméno a příjmení autora : Zdeněk Závodný Rok :

2 Obsah : 1. Úvod 2. Vznik a historie Divadla Vznik Divadla Základní údaje o vývoji Divadla Poslání, charakteristika a formy činnosti 3.1 Poslání 3.2 Základní údaje o organizaci 3.3 Základní údaje o občanském sdružení Terra Madoda 3.4 Charakteristika činnosti 3.5 Formy činnosti 3.6 Organizační schéma 3.7 Charakteristika jednotlivých programů 3.8 Charakteristika jednotlivých projektů 4. Pracovní pozice a náplně práce 4.1 Pracovní pozice a náplň práce ředitele 4.2 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího produkce 4.3 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího propagace 4.4 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího Klubu Vnitřní předpisy provozní 5.1 Manuál akce - seznam dokumentů 5.2 Manuál akce 5.3 Režim odemykání a zamykání prostor 5.4 Pravidla půjčování klíčů 5.5 Postup při ztrátě klíčů a rozbití zámku či dveří 5.6 Používání služebního telefonu 5.7 Zálohování dat 6. Vniřní předpisy pracovní 6.1 Hlavní povinnosti zaměstnavatele a zaměstnanců KD Dubina 6.2 Postižení zaměstnance za neplnění pracovních povinností 6.3 Zásady jednání s klienty zaměstnavatele 6.4 Pracovní doba a evidence docházky 6.5 Náhradní volno 7. Použitá literatura 2

3 1. Úvod Vnitřní předpisy organizace jsou nezbytnou součástí organizace práce v malých i velkých firmách. Zatímco v organizacích velkých jsou správně vnímány jako metodika sloužící k zprůhlednění vnitřních vztahů a nastavení vnitřních vazeb, v organizacích malých jsou nezřídka chápány jako byrokratické omezování jednotlivých úseků, či pracovníků. Často se zde má za to, že veškeré vzniklé situace lze řešit operativně při jejich vzniku, a další předpisy kromě platné legislativy - již nejsou nutné. V praxi tak dochází k tomu, že se problémy řeší nestandardně, pokaždé jiným způsobem. Mezi pracovníky dochází k nejistotě ohledně správného postupu, či dokonce ohledně kompetencí. Organizace pak může i navenek působit jako chaotická a neprofesionální. Potřeba vnitřních předpisů je samozřejmě případ od případu různá, podle struktury, velikosti a zaměření organizace, jsou však vnitřní předpisy, bez nichž bezproblémový chod organizace není možný. Účelem této práce bylo, kromě vytvoření základních vnitřních předpisů Divadla 29 a popisů procesů v provozu organizace, také shrnutí její dosavadní činnnosti a vývoje od počátku existence do současnosti a pokus o definici její organizační struktury a forem činností. V kapitolách č. 3 a 4 tato práce usiluje o postižení stavu organizace, ve kterém se momentáně nachází a jejích vazeb na další zainteresované subjekty. Výjma náplní práce, kde došlo ke změnám především vlivem rozšíření personální kapacity organizace, v tuto chvíli nenavrhuje inovace či změny v organizační struktuře. Avšak vzhledem k tomu, že v organizaci doposud tyto dokumenty zcela chyběly, spokojí se s tím, když do budoucna poslouží jako odrazový můstek pro kroky, které povedou ke zprůhlednění a takovému nastavení vnitřních vztahů a vazeb, jež budou směřovat k lepšímu fungování a rozvoji organizace jako celku. Rovněž výčet provozních a pracovních předpisů v této práci není v žádném případě konečný a může být doplněn a rozšířen o celou řadu dalších. Práce se zaměřuje především na konkrétní okruhy a témata, která jsou v tuto chvíli pro organizaci potřebná aplikovatelná praxi. 3

4 2. Vznik a historie Divadla Vznik Divadla 29 Divadlo 29 je zastřešující název pro divadelní sál a přilehlé prostory (Klub 29, Studio 29), které od roku 2001 slouží pro prezentaci současného nekomerčního umění prakticky všech žánrů (tanec, divadlo, hudba, film, multimédia, literatura). Projekt Divadla 29 vznikal v odbdobí let , kdy probíhala rekonstrukce domu č.p. 29 v historickém centru Pardubic. Nepřímo navazuje na některé aktivity divadelni skupiny Jumping Hamada, která od poloviny 90. let vedle vlastní divadelní produkce v Pardubicích organizovala workshopy a festivaly zaměřené především na alternativní či nezávislou kulturu. Tato činnost pak ještě intenzivněji pokračovala po zániku souboru, kdy se ve spolupráci s Východočeskou galerií v Pardubicích podařilo realizovat festivalový cyklus s názvem Vystup na horu z popela a dramaturgicky a organizačně se podílet na celoročním projektu Umění v tunelu pořádaným VČG. V roce 2000 navázal na projekt Vystup na horu z popela open air festival pouličního divadla a tance s názvem Ostrovy neklidu. Město Pardubice jako majitel objektu se rozhodlo vybudovat z prostor bývalého hospodského sálu (později pravoslavné modlitebny, skladiště a naposledy malířského ateliéru) multifunkční divadelní sál. Za tímto účelem převedlo dům č.p. 29 na akciovou společnost Městský rozvojový fond Pardubice (dále jen MRFP), jejímž je město stoprocentním vlastníkem. Na jaře 2001, kdy probíhaly závěrečné práce na rekonstrukci objektu, město hledalo způsob využití nově vzniklého sálu. O ten projevilo zájem Východočeské divadlo Pardubice, které zde chtělo zřídit svou komorní scénu. Druhým projektem, který nabízel využití sálu jako interdisciplinární scény pro uvádění současné nemainstreamové kultury, byla Koncepce využívání multifunkčního kulturního sálu v č. p. 29 předložená aktivisty organizujícími festival Ostrovy neklidu a projekt Umění v tunelu. V září 2001 zastupitelstvo města rozhodlo o využívání divadelního sálu jako scény pro prezentaci alternativní kultury v duchu této koncepce. Od října 2001 do února 2002 probíhala přípravná fáze a zkušební provoz, během nějž se realizovalo několik kulturních akcí festivalového typu a od března 2002 byl zahájen pravidelný provoz pod hlavičkou Divadla 29. Od října 2001 do prosince 2002 bylo Divadlo 29 zřizováno Odborem kultury Magistrátu města Pardubic. Od ledna 2003 se stalo programově a organizačně nezávislou součástí příspěvkové organizace Kulturní dům Dubina. 2.2 Základní údaje o vývoji Divadla přijetí Koncepce využívání multifunkčního kulturního sálu v č. p. 29 zastupitelstvem města Pardubice a zařazení Divadla 29 pod Odbor kultury Magistrátu města Pardubice - zahájení zkušebního provozu - provoz zajišťuje 1 zaměstnanec a 1 dobrovolník

5 - zahájení pravidelného provozu Divadla 29 - založení občanského sdružení Terra Madoda - projekty: Cizinci v Čechách - zahájení letních rezidenčních pobytů pro umělce v Divadle 29 - pronájem kanceláře a skladu - provoz zajišťuje 1 zaměstnanec a 2 dobrovolníci Divadlo 29 se stává programově a organizačně nezávislou jednotkou příspěvkové organizace Kulturní dům Dubina - Divadlo 29 pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu dokumentů o lidských právech Jeden svět Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda získávají cenu pražského festivalu Next wave za produkční počin roku projekty: Cizinci v Čechách, letní rezidenční pobyty pro umělce - provoz zajišťuje 1 zaměstnanec, 1 pracovník civilní služby a 2 dobrovolníci Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořádají festival Ostrovy pronájem druhé kanceláře za účelem vybudování divadelního klubu - Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu dokumentů o lidských právech Jeden svět projekty: Jazzconnexion, Filmconnexion, Cizinci v Čechách, letní rezidenční pobyty pro umělce, výstavní program v divadelním klubu - zahájen provizorní provoz divadelního klubu - od září 2004 provoz zajišťují 3 zaměstnanci a 2 dobrovolníci zahájeny projekty Electroconnexion a Ostrovy v pohybu - Divadlo 29, o. s. Terra Madoda a město Pardubice pořádají open air festival Ostrovy/Islands Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu dokumentů o lidských právech Jeden svět 2005 a divadelní festival Velká inventura - projekty: Jazzconnexion, Electroconnexion, Ostrovy v pohybu, Cizinci v Čechách, letní rezidenční pobyty pro umělce, Filmfuse, výstavní program v divadelním klubu - zahájení pravidelného provozu divadelního klubu - partnerství s o. s. Nová síť Praha - vznik organizované dobrovolnické skupiny - pronájem prostor v přízemí domu - provoz zajišťují 4 zaměstnanci a 4 dobrovolníci samostatné finanční řízení Divadla 29 - zahájení rekonstrukce a příprav nových prostor pro divadelní klub - Divadlo 29, o. s. Terra Madoda a město Pardubice pořádají open air festival Ostrovy/Islands projekty: Jazzconnexion, Electroconnexion, Textconnexion, Ostrovy v pohybu, Cizinci v Čechách, letní rezidenční pobyty pro umělce, Filmfuse, výstavní program v divadelním klubu - partnerství s o. s. Péče o duševní zdraví a SOJ Výměník, který se stává provozovatelem pohostinských služeb v divadelním klubu 5

6 - SOJ Výměník otevírá v divadlením klubu chráněnou dílnu - zahájení pravidelného provozu v nově otevřenémm divadelním klubu - zahájení projektu Textconnexion - Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu dokumentů o lidských právech Jeden svět z dobrovolnické skupiny vzniká sdružení KOS (Komunita otevřená seberealizaci) pro podporu kulturně-komunitních aktivit v divadelním klubu - provoz zajišťují 4 zaměstnanci a 6 dobrovolníků projekty: Jazzconnexion, Electroconnexion, Textconnexion, Ostrovy v pohybu, Cizinci v Čechách, letní rezidenční pobyty pro umělce, Filmfuse, výstavní program v divadelním klubu, KOS 29 - Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu dokumentů o lidských právech Jeden svět Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda podepsali Deklaraci partnerství na projektu Nová síť - Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda pořadatelem pardubické části mezinárodního festivalu tanečního a pohybového divadla Tanec Praha - zahájení strategického plánování - provoz zajišťují 4 zaměstnanci a 6 dobrovolníků 3. Poslání, charakteristika a formy činnosti 3.1 Poslání Uvádění a podpora současného nemainstreamového umění napříč žánry. 3.2 Základní údaje o organizaci Název: Divadlo 29 Právní forma: programově a organizačně samostatná jednotka příspěvkové organizace KD Dubina Sídlo: Svaté Anežky České 29, Pardubice info@divadlo29.cz Webové stránky: Údaje o zřizovateli: Název: Kulturní dům Dubina Právní forma: příspěvková organizace Statutárního města Pardubice Sídlo: Jana Zajíce 983, Pardubice Statutární zástupce: ředitel příspěvkové organizace 6

7 Kulturní dům Dubina Kulturní dům Dubina (dále jen KD Dubina) je příspěvková organizace Statutárního města Pardubice zřízená k KD Dubina je organizace s místní působností zřízená k uspokojování kulturních potřeb občanů města, zejména v oblasti kultury, společenského života, výchovy a mimoškolního vzdělávání a to bez účelu dosažení zisku. (Zřizovací listina, Čl.III) Divadlo 29 Divadlo 29 je zastřešující název pro prostory a aktivity organizované v budově č. p. 29 v ulici Sv. Anežky České v Pardubicích. Divadlo 29 je programově a organizačně nezávislé kulturní zařízení zařazené pod KD Dubina od Profiluje se jako multižánrová scéna zaměřená na uvádění a podporu současného nekomerčního umění především z oblasti divadla, tance, hudby, filmového umění a nových médií. Ekonomicky je Divadlo 29 samostatným účetním střediskem s přiděleným vlastním rozpočtem v rámci rozpočtu KD Dubina. Programovou koncepci realizuje tým pracovníků Divadla 29. Tým Divadla 29 vede vedoucí odpovědný za naplňování této koncepce a fungování Divadla 29 jako celku. 3.3 Základní údaje o občanském sdružení Terra Madoda Název: Terra Madoda Právní forma: občanské sdružení Sídlo: Gorkého 2222, Pardubice IČ: Statutární zástupce: předseda sdružení Občanské sdružení Terra Madoda založené v září roku 2002 je hlavním partnerem Divadla 29. Cílem sdružení je prezentovat a podporovat nekomerční umělecké aktivity v oblasti divadla, tance, hudby, výtvarného umění a literatury, organizovat divadelní a hudební festivaly, koncerty, semináře a workshopy. Významným způsobem se podílí na realizaci jednotlivých programů Divadla 29 v rovině koncepční a dramaturgické, organizační a foundraisingové. Terra Madoda zaštiťuje program festivalů Ostrovy/Islands a Jeden svět, realizuje projekt Ostrovy v pohybu a podílí se na projektu tvůrčích rezidenčních pobytů pro umělce. Od roku 2005 o.s. Terra Madoda také spolupracuje na programu Klub 29. Organizace usiluje o: 3.4 Charakteristika činnosti - mapování, kontinuální uvádění, podporu a rozvoj současného nekomerčního umění na místní, regionální, celostátní i mezinárodní úrovni - podporu vzniku nových uměleckých děl a projektů formou rezidenčních pobytů pro umělce a produkční spolupráce - začlenění do struktur nezávislých produkčních center v rámci České republiky i zahraničí - podporu a rozvoj kulturně-komunitních aktivit v místě svého působení 7

8 - poskytování poradenství a služeb v oblasti kulturní produkce 1/ celoroční program Divadla Formy činnosti Spočívá v pořádání kulturních a kulturně společenských akcí, divadelních, tanečních, koncertních a jiných kulturních pořadů, výstavní činnosti, pořádání filmových a jiných audiovizuálních představení, přehlídek a festivalů. Celoroční program se realizuje prostřednictvím jednotlivých projektů: - divadelní a taneční projekt Ostrovy v pohybu - multižánrový projekt Cizinci v Čechách - hudební projekty Jazzconnexion a Electroconnexion - literární projekt Textconnexion - festivaly Jeden svět, Ostrovy/Islands, Tanec Praha - celoroční program Klubu 29: filmový projekt Filmfuse, výstavní program 2/ rezidenční program pobytů pro umělce 3/ produkční servis kulturních akcí pro neziskové organizace v Pardubickém regionu 4/ produkční servis při pronájmech prostor 8

9 3.6 Organizační schéma 9

10 3.7 Charakteristika jednotlivých programů Divadlo 29 sál Jedná se o multifunkční divadelní sál se základním technickým (světelným a zvukovým) vybavením a kapacitou cca diváků, ve kterém se realizuje většina současných projektů Divadla 29 a o.s. Terra Madoda. Představuje hlavní programovou složku Divadla 29. Vedle pořádání divadelních a tanečních představení, to jsou především koncerty, filmové projekce, festivaly a semináře. Sál Divadla 29 je interdisciplinární kulturní scénu orientovanou především na aktuální projevy a tendence současného umění s preferováním oblasti tzv. alternativního, experimentálního či nemainstreamového umění a projektů přesahujících jednotlivé umělecké žánry. Nedílnou součástí jejího poslání je otevřenost vůči neziskovým organizacím a sdružením, jejichž činnost má kulturněspolečenský charakter a podpora nekomerčních kulturních a komunitních aktivit jak v rámci regionu, tak i mimo něj. Smyslem existence této scény je vytvoření prostoru, jehož prostřednictvím by se obyvatelé města a celého pardubického regionu mohly pravidelně setkávat s projevy současného umění, kterému není dáván dostatečný prostor na půdě běžných kulturních zařízení. Klub 29 Klub 29 je rozšiřujícím programovým rámcem a prostorem Divadla 29 již od roku V září 2006 se Klub 29 přesunul z provizorní místnosti do větších prostor v přízemí domu č.p. 29, kde funguje jako bar a druhá scéna Divadla 29. V Klubu 29 probíhají výstavy, komorní koncerty a představení, filmové projekce, čtení, přednášky, semináře a doprovodné akce programu Divadla 29. Vedle těchto činností se stává Klub 29 meeting pointem dobrovolnických skupin a jednotlivců zaměřených na nejrůznější komunitně - kulturní aktivity. V Klubu 29 je počítač s volně přístupným internetem a audio-video archivem akcí Divadla 29. Studio 29 Studio 29 je pracovní název pro rozvojový program Divadla 29. Jedná se o prostor bývalé kanceláře, který po drobných úpravách bude sloužit jako klubovna či centrála pro skupinu dobrovolníků a aktivistů realizujících kulturně-komunitní projekt KOS 29. Ve střednědobém horizontu pak bude prostor využíván i jako divadelní zkušebna a zázemí pro účastníky rezidenčních pobytů, pro účely neprofesionálních divadelních aktivit v rámci regionu.a k pořádání divadelních a tanečních seminářů a dílen. Festivaly Ostrovy/Islands a Jeden svět Dva významné festivaly nadregionálního a mezinárodního charakteru, jejichž realizátorem je o. s. Terra Madoda a Divadlo 29. Festival Ostrovy/Islands je multižánrový open air festival divadla, tance a hudby zaměřený především na umění ve veřejném prostoru. Jedná se o největší festival svého druhu v Pardubickém kraji. Jeho pořadatelem je Statutární město Pardubice. Realizátorem festivalu je o. s. Terra Madoda a Divadlo 29. Festival Jeden svět je mezinárodní festival dokumentárních filmů s lidskoprávní tematikou, který v České republice pořádá společnost Člověk v tísní o. p. s. Jedná se o největší 10

11 festival svého druhu v Evropě. Jeho pardubickou část pořádají Divadlo 29 a o. s. Terra Madoda. 3.8 Charakteristika jednotlivých projektů Jazzconnexion Projekt Jazzconnexion usiluje o uvádění co možná nejpestřejšího spektra jazzové hudby v jejích mnoha tvářích a podobách. Blíže lze projekt žánrově vymezit styly od moderního jazzu, freejazzu a jazzové improvizace, přes jazz s prvky folku a etnické hudby až po experimentální pojetí jazzu a jeho kombinací s elektronickou hudbou, s alternativními hudebními postupy a s prvky moderní vážné hudby. Projekt prezentuje výhradně soudobou autorskou tvorbu. Ambicí projektu je zprostředkovávání kontaktů se zahraničím děním na poli jazzové hudby a pořádání koncertů hudebníků a skupin z evropských i mimoevropských zemí. Electroconnexion Projekt Electroconnexion má umožnit prezentaci a vzájemnou konfrontaci nekomerční tvorby umělců pohybujících se v široké oblasti elektronických umění. Kromě počítačového umění samého klade důraz i na nejrůznější formy a tendence vzájemné interakce člověka a techniky v digitální době. Snahou projektu je představit publiku kromě českých i zahraniční tvůrce a přinést tak nové pohledy, názory, poznatky a kontakty z této oblasti. Jednou z ambicí projektu i zvýšení zájmu o alternativní elektronickou kulturu a technologie a jejich využití na domácí umělecké scéně, podpora teoretické reflexe a diskuse o současném digitálním umění. Cizinci v Čechách Multižánrový projekt zaměřený na soustavnější uvádění, mapování a podporu nekomerční tvorby v Čechách trvale či přechodně žijících umělců příslušníků jiných národností. Projekt Cizinci v Čechách chce veřejnosti nabízet ucelenější pohled na působení této poměrně početné skupiny umělců a upozorňovat tak na výjimečné kvality jejich uměleckého přínosu pro domácí kulturní scénu. Důraz je rovněž kladen na moment dlouhodobé tvůrčí spolupráce těchto umělců s českými tvůrci a naopak. Ostrovy v pohybu Průběžný festival současného divadla a tance zaměřený na pravidelné uvádění divadelních a tanečních představení na scéně Divadla 29. Projekt představuje aktuální dění na české i zahraniční scéně nekomerčního či alternativního divadla. Zahrnuje projevy jako je verbální divadlo, loutkové, pohybové a taneční divadlo, tanec či divadelní performance. Projekt Ostrovy v pohybu vede o. s. Terra Madoda. Rezidenční pobyty pro umělce Rezidenční pobyty pro umělce se realizují celoročně, zejména však během období letních divadelních prázdnin. Jejich cílem je podpora vzniku nových uměleckých děl především na poli tance a divadla. Prakticky spočívají v tom, že vybraným umělcům je umožněno bydlet po dobu 2-4 týdnů v Pardubicích a využívat scénu Divadla 29, včetně jejího technického 11

12 vybavení, jako zkušebnu k přípravě a realizaci nového divadelního, tanečního, hudebního, či jiného projektu. Tým Divadla 29 zajišťuje organizační, technické a produkční zázemí nezbytné pro realizaci tvůrčího rezidenčního pobytu. Tento projekt ja realizován ve spolupráci s o. s. Terra Madoda. KOS 29 (Komunita Otevřená Seberealizaci) Projekt KOS 29 vznikl z iniciativy skupiny dobrovolníků a aktivistů spolupracujících s Divadlem 29 a o. s. Terra Madoda. Cílem projektu je zpestřit kulturní život v Pardubicích, tedy vytvořit alternativu k masovým způsobům zábavy a nabídnout užitečné trávení volného času s možností seberealizace a získávání nových zkušeností. KOS 29 chce vytvořit unikátní prostor s dobrým technickým zázemím umožňujícím pokračování stávajících projektů a napomáhajícím realizaci nových projektů a nápadů z řad dalších mladých lidí. V současné době se činnost KOS 29 odehrává v sociálněkulturní oblasti (filmové projekce Filmfuse), v kulturní a vzdělávací oblasti (výstavy, koncerty začínajících mladých kapel, výtvarné, divadelní a hudební workshopy s následnou prezentací výsledků v Klubu 29). Doplňkovou aktivitou je prodej fairtrade výrobků v Klubu 29. Aktivity KOS 29 se realizují především v prostorách Klubu 29 a Studia 29. Výstavní program Výstavní program se realizuje v prostorách Klubu 29. Prezentuje výtvarná díla autorů především z pardubického regionu, ale i autory ze vzdálenejších míst. Orientuje se hlavně na fotografické a další vizuální díla menších a středních formátů. Výstavní program řídí vedoucí Klubu 29 ve spolupráci s externími kurátory. Část výstavního programu tvoří doprovodné výstavy k festivalovým akcí (Jeden svět, Týden pro duševní zdraví, apod.) 4. Pracovní pozice a náplně práce 4.1 Pracovní pozice a náplň práce ředitele Tato pracovní pozice je podřízena řediteli příspěvkové organizace KD Dubina Pracovní náplň: Personální: - vedení týmu (svolávání a vedení provozních porad, intervize, kontrola činností) - odpovídá za odbornou způsobilost podřízených zaměstnanců, provádí jejich zaškolení a navrhuje jejich další odborné vzdělávání - vytváří pracovní náplně na jednotlivé pracovní pozice - komunikace se zřizovatelem v personálních záležitostech - vykonává další úkoly podle pokynů ředitele organizace Dramaturgická: - zodpovídá za plnění poslání organizace jako celku 12

13 - projektový management (koncepce a dramaturgie projektů, odborné zpracování žádostí o dotace, ekonomické řízení a administrace projektů, příprava smluv s účinkujícími) - metodické a přímé vedení projektů - monitoring projektů (bilance a statistiky) - vytváření nových programových rámců - svolávání a řízení dramaturgických porad Ekonomicko administrativní: - finanční řízení a plánování - vedení a vyhodnocování vnitřního výkaznictví (měsíční ekonomická bilance, statistiky) - komunikace s účetní (příprava podkladů pro vyúčtovávání záloh) - podepisuje smlouvy s účinkujícími Foundrasing: - sledování grantového kalendáře - jednání se sponzory - psaní grantových žádostí Public relations a propagace: - zastupování organizace na veřejnosti - komunikace se zřizovatelem a donátory (KD Dubina, Magistrát města Pardubic) - vydávání tiskových zpráv - vedení databáze kontaktů (mailinglist) - spolupráce s vedoucím propagace na redakční přípravě propagačních materiálů (měsíční programy, podklady pro web) Organizačně technická: - řídí celkovou organizaci práce - pravidelné aktualizace a rozesílání fermanu a zápisů z porad členům týmu - navrhuje znění vnitřních předpisů - jako člen týmu Divadla 29 se podílí na službách při jednotlivých akcích (technické a organizační zajišťování jednotlivých kulturních akcí, pořadatelská služba, návštěvnický servis) 4.2 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího produkce Tato pracovní pozice je podřízena řediteli Divadla 29 Pracovní náplň: Produkční: - řízení produkční, technické a organizační práce při jednotlivých akcí - navrhuje produkční, technická a organizační řešení jednotlivých pořadů a připravuje Organizačně technický itinerář jednotlivých akcí - kontrahuje externí služby (zvukaři, osvětlovači, zápůjčky techniky, ubytování účinkujících) - administrativně zajišťuje smlouvy s účinkujícími (kontrola technických a produkční podmínky smluv a závazků, odesílání smluv), oznámení o pořádání kulturních akcí a formuláře OSA. 13

14 - provádí ve své působnosti kontrolní činnost - vykonává další úkoly podle pokynů ředitele Ekonomicko administrativní: - navrhuje investice do vybavení, oprav a údržby sálu - zajišťuje nákup drobného hmotného materiálu - administruje a vyúčtovává finance za nákup drobného hmotného materiálu - vedení agendy pronájmů (sjednává technické a organizační podmínky pronájmů, provádí finanční kalkulaci cen pronájmů) Organizačně technická: - jako člen týmu D29 se podílí na službách při jednotlivých akcích (technické a organizační zajišťování jednotlivých kulturních akcí, pořadatelská služba a návštěvnický servis) - zodpovídá za správu, údržbu a způsobilost sálu a technického mobiliáře - vedení agendy zápůjček technického vybavení - vedení rozpisů měsíčních služeb - provádí základní servis PC a kancelářské techniky Propagace: - zajišťuje pravidelnou distribuce tištěných propagačních materiálů (výlep a roznos plakátů) dle harmonogramu propagačních aktivit - spolupracuje s vedoucím propagace na distribuci propagačních materiálů 4.3 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího propagace Tato pracovní pozice je podřízena řediteli Divadla 29 Pracovní náplň: Propagace a Public relations: - vedení a koordinace propagačních aktivit (vyhlašuje uzávěrky měsíčních programů, termíny dodání plakátů a jejich výlepů) - řízení časového harmonogramu pro distribuci propagace - spolupráce s vedoucími jednotlivých projektů a programů na propagaci a PR aktivitách - vyhledává nové možnosti pro propagaci programů a projektů - provádí ve své působnosti kontrolní činnost - vykonává další úkoly podle pokynů ředitele tištěná propagace: - tvorba a výroba plakátů na jednotlivé akce (tisk, kopírování, přelepky) - redakční a ediční příprava a sazba měsíčních programů skládaček - komunikace s grafickým studiem při přípravě propagačních materiálů - komunikace s tiskárnou (vyřizování objednávek, kontrola výroby a termínů dodání) - distribuce propagace v budově Divadla 29 - distribuce programu do tištěných médií a spolupráce s nimi (např. Radniční zpravodaj) - rozesílání měsíčních programů poštou web a internet: 14

15 - aktualizace a správa webových stránek - distribuce programu Divadla 29 do internetových médií - monitoring médií (sledování návštěvnosti www stránek) - rozšiřování možností propagace Divadla 29 na internetu Dramaturgie: - projektový management (koncepce a dramaturgie projektů, odborné zpracování žádostí o dotace, ekonomické řízení a administrace projektů, příprava smluv s účinkujícími) - monitoring projektů (bilance a statistiky) Technicko organizační: - jako člen týmu Divadla 29 se podílí na službách při jednotlivých akcích (technické a organizační zajišťování jednotlivých kulturních akcí, pořadatelská služba, návštěvnický servis) - výroba vstupenek, zadávání předprodeje a rezervace vstupenek - vyřizování korespondenční agendy spojené s rezervacemi vstupenek 4.4 Pracovní pozice a náplň práce vedoucího Klubu 29 Tato pracovní pozice je podřízena řediteli Divadla 29 Pracovní náplň: Dramaturgická: - zodpovídá za programovou náplň Klubu 29 - projektový management (koncepce a dramaturgie projektů, odborné zpracování žádostí o dotace, ekonomické řízení a administrace projektů, příprava smluv s účinkujícími) - vytváření nových programových rámců - monitoring projektů (bilance a statistiky) - provádí ve své působnosti kontrolní činnost - vykonává další úkoly podle pokynů ředitele Produkční: - koordinace jednotlivých projektů v Klubu 29 a komunikace s jejich realizátory - řízení produkčního a technického zajištění jednotlivých pořadů v Klubu 29 - připravuje Organizačně technický itinerář jednotlivých akcí v Klubu 29 Personální: - koordinace týmu dobrovolníků, brigádníků a aktivistů podílejících se na programu Klubu 29 - komunikace s provozovatelem pohostinských služeb Klubu 29 Ekonomicko administrativní: - finanční řízení programu Klub 29 - vedení a vyhodnocování vnitřního výkaznictví (měsíční bilance programu, statistiky) Foundrasing: - sledování grantového kalendáře 15

16 - jednání se sponzory - psaní grantových žádostí Public relations a propagace: - vytváří PR Klubu 29 - správa a aktualizace webových stránek Klubu 29 - zajišťuje propagaci programu Klubu 29 (plakáty, pozvánky) - vydávání tiskových zpráv - spolupráce s vedoucím propagace na redakční přípravě propagačních materiálů (měsíční programy, podklady pro web) Organizačně technická: - provádí zápisy z provozních porad týmu - jako člen týmu Divadla 29 se podílí na službách při jednotlivých akcích (technické a organizační zajišťování jednotlivých kulturních akcí, pořadatelská služba, návštěvnický servis) 5. Vnitřní předpisy provozní Předpis č Manuál akce - seznam dokumentů a) Rozpis služeb b) Organizačně technický itinerář akce c) Časový harmonogram d) Popis činností v den akce a v jejím průběhu a) Rozpis služeb Předpis č Manuál akce Rozpis služeb stanovuje výkon služby jednotlivých pracovníků nutných pro organizačně technické zajišťování konkrétních akcí. Vychází z fermanu (měsíčního rozpisu akcí) a organizačně technického itineráře jednotlivých akcí. Rozpis služeb se stanovuje na provozních poradách týmu s alespoň čtrnáctidenním předstihem. Rozpis služeb určuje ředitel a vedoucí produkce ve spolupráci s vedoucími jednotlivých projektů. Vedoucí produkce provádí zápis do Rozpisu služeb, který je umístěn na nástěnce v kanceláři. Rozpis služeb stanovuje: 1/ rozdělení rolí jednotlivých pracovníků v den akce 2/ počet pracovníků potřebných k zajištění akce 16

17 Rozdělení rolí jednotlivých pracovníků v den akce Akci zajišťuje koordinátor akce (zkratka KA), technický servis (zkratka TS) a pořadatelská služba (zkratka PS). 1/ Koordinátor akce (KA) Řídí organizaci práce před akcí, během ní a bezprostředně po skončení akce - operativně deleguje jednotlivé úkoly na další pracovníky (techniký servis, pořadatelská služba) - komunikuje s účinkujícími (příjezd, časový plán příprav) - kontrola zabezpečení účinkujících a asistence účinkujícím (ubytování, catering) - komunikuje s publikem (uvádění akce, oznámení o přestávkách a případných změnách v programu) - určuje časový průběh akce na základě časového harmonogramu akce (stanovuje čas otevření sálu pro publikum, čas začátku akce, trvání přestávek apod.) - vyplácí honoráře účinkujícím - přebírání tržeb ze vstupného a pronájmů (při platbě v hotovosti) 2/ Technický servis (TS) Zajišťuje technickou způsobilost prostor pro konání akce dle technického itineráře - dokončení úklidu po předchozí akci - vynesení odpadu, úklid podlahy (vyluxování, setření), úklid šatny (setření podlahy, doplnění toaletních potřeb), úklid techniky - stavba hlediště a jeviště a jeho zabezpečení (latě do posledních řad hlediště, zapaknování praktikáblů) - asistence zvukovému technikovi - asistence externím divadelním technikům - příprava scénického nasvícení - pomocné práce při stěhování, instalaci a deinstalaci techniky - zajišťuje technický dohled během akce - zajišťuje základní úklid po skončení akce (demontáž a pomoc s balením externí techniky, odnos odpadků) 3/ Pořadatelská služba a návštěvnický servis (PS) Zajišťuje: - prodej vstupenek (převzetí vstupenek a pokladny z kanceláře Divadla 29) - vyúčtování a předání pokladny koordinátorovi akce - komunikaci s návštěvníky (informace o akci a jejím průběhu, základní navigaci v budově, rozdávání programů a letáků) - asistenci vozíčkářům a handicapovaným (obsluha výtahu, pomoc při vjezdu do sálu) - uvaděčskou službu (kontrola vstupenek, kontrola kapacity sálu, uvádění návštěvníků) - dohled v sále během akce (kontrola bezpečnosti) Počet pracovníků potřebných k zajištění akce Stanovuje se na základě organizačně technického itineráře, časové náročnosti jednotlivé akce a předpokládanému počtu diváků. b) Organizačně technický itinerář akce Organizačně technický itinerář (OTI) akce je soubor podkladů nutný pro úspěšnou produkční realizaci akce. Tyto podklady shromažďuje a vyhodnocuje vedoucí produkce 17

18 ve spolupráci s vedoucími jednotlivými projektů, účinkujícími či jejich zástupci a externími technickými spolupracovníky. Základem pro přípravu Organizačně technického itineráře jsou především technické podmínky účinkujících daných ve smlouvě (stage plan, rider, požadavky na ubytování a catering). Finalizuje se při provozních poradách týmu. Příprava OTI zahrnuje: - komunikaci s účinkujícími, jejich zástupci, externím technickým personálem a vedoucími projektů - vyhodnocování technicko organizační náročnosti požadavků, návrhy řešení a alternativ - kontrola smluvních podmínek c) Časový harmonogram akce Určuje časovou posloupnost jednotlivých činností. Vychází z Organizačně technického itineráře. Za jeho dodržování a změny odpovídá koordinátor akce, který ho operativně přizpůsobuje vnějším okolnostem. Stanovuje základní časovou osu pro plnění jednotlivých činností spojených s realizací akce. Zahrnuje: - začátek příprav prostor (úklid, stavba jeviště a hlediště) - příprava techniky (příjezd zvukaře a dalších techniků, instalace techniky) - příjezd účinkujících - začátek zkoušek (zvuková zkouška, příprava světel a scény) - nástup pořadatelské služby - zahájení prodeje vstupenek - zpřístupnění sálu pro veřejnost - začátek představení - předpokládaný konec představení d) Popis činností v den akce, v jejím průběhu a ukončení začátek příprav prostor (TS): - pomoc při vykládce, stěhování a instalaci techniky - stavba hlediště a jeviště - úklid prostor (vynesení odpadu, vyluxování, setření podlahy, úklid šatny a toalet pro účinkující + doplnění toaletních potřeb) - předběžná příprava a kontrola techniky (světla, zvuk) kontrola organizace a případné další organizační zabezpečení (KA): - ověření příjezdu techniky a účinkujících, případné posílení pořadatelské služby - kontrola zabezpečení účinkujících (ubytování, catering) příjezd techniky (zvuk, světla) (TS): - pomoc při vykládce, stěhování a instalaci techniky příjezd účinkujících (KA): - pomoc při stěhování nástrojové a scénické aparatury (KA, TS) 18

19 - asistence účinkujícím (finalizace domluvy o ubytování a cateringu, komunikace s účinkujícími a technickým servisem) zahájení technických příprav (TS): - zvuková zkouška, příprava světel a scény nástup pořadatelské služby (PS): - převzetí pokladny a vstupenek - zahájení prodeje vstupenek - odemknutí toalet pro návštěvníky ukončení technických příprav (TS) nástup uvaděčské služby ke vchodům do sálu (PS) finální kontrola techniky a prostor před představením (TS) - úklid hlediště a jeviště kontrola organizace a případné další organizační zabezpečení (KA): - finální domluva s účinkujícími a techniky na přesných časech otevření sálu pro veřejnost a začátku představení otevření sálu pro veřejnost (PS) - kontrola vstupenek u vchodu do sálu - uvaděčská služba, komunikace s návštěvníky - oznámení o začátku představení (zvonění) kontrola organizace a případné další organizační zabezpečení (KA): - ověřit přítomnost a připravenost účinkujících a techniky začátek představení (KA) - vydání pokynu k zahájení představení (účinkujícím, technice) - uvedení účinkujících na scénu, představení projektu atd. (s ohledem na požadavky účinkujících, čas a situaci) pořadatelská služba a technický servis v průběhu akce (PS + TS + KA) - zajištění dohledu, bezpečnosti a pořádku v sále, asistence technikům, účinkujícím a divákům při vzniklých problémech (nutná přítomnost minimálně jednoho člena realizačního týmu od zahájení po ukončení představení) - uvaděčská služba provádí kontrolu vstupenek a dohled na chodbě až do odvolání koordinátorem akce (minimálně však 40 minut po zahájení představení) ukončení prodeje vstupenek a vyúčtování pokladny (PS + KA) - čas ukončení prodeje určuje koordinátor akce - převzetí pokladny konec představení vyplacení honorářů či převzetí platby za pronájem (KA) balení a stěhování techniky (TS) - asistence účinkujícím a externím technikům s deinstalací a stěhováním techniky 19

20 asistence účinkujícím (KA) - doprovod účinkujících dle požadavků (večeře, ubytování, odvoz) úklid po akci a kontrola prostor (TS) - vypnutí spotřebičů (na centrálním pultu elektroinstalace vypnout scénické osvětlení, pracovní světla a elektroakustiku, vypnout divadelní tahy, dataprojektor, varnou konvici v šatně), odpojení světelného pultu a další techniky v režii ze sítě - vypnutí ventilace - uzavření oken (sál, šatna, toalety) - kontrola nedopalků v šatně účinkujících (třeba odnést do popelnice nebo zajistit v nehořlavé nádobě) a likvidace odpadků - v případě potřeby zahájení příprav na následující akci - zhasnutí všech světel v sále, šatně a toaletách kontrola před uzavřením a uzavření sálu (KA, delegovatelné na TS) - kontrola vypnutí všech spotřebičů a ventilace, uzavření oken, - kontrola zda v sále nezůstali lidi - zhasnutí světel v sále a šatně - vypnutí světel na toaletách pro návštěvníky a jejich uzamčení, zhasnutí světel na chodbě před toaletami - kontrola uzamčení technické místnosti - uzamčení balkónu (zajistit uzavření západek na dvoukřídlých dveřích, uzamčení obou zámků) - uzamčení hlavního vchodu do sálu (zajistit uzavření západek na dvoukřídlých dveřích, uzamčení obou zámků) - kontrola uzamčení šatny pro účinkující (zhasnutí světel před šatnou pro účinkující) kontrola před uzavřením a uzavření kanceláře - uložení klíčů od sálu (vchod sál, vchod balkón, vchod šatna, vchod technická místnost) do vitríny + kontrola zda tyto klíče nechybí - vypnutí kancelářské techniky (počítače, tiskárna, kopírka) - odpojení varné konvice a zvukové aparatury ze sítě - uložení pokladny a techniky (dataprojektor, mikrofony, mixážní pult) do zamykatelné skříně - uzamčení skříně - zhasnutí světel - uzamčení vstupních dveří do kanceláře na oba zámky - uzamčení mříže před vstupem do kanceláře uzamčení schodiště - zhasnutí světel na schodišti - uzamčení mříže schodište uzamčení budovy (provádí se pouze v případě, že je uzavřen Klub 29) - zhasnutí světel ve foyer - uzamčení vstupních dveří do budovy (oba zámky + kontrola západek u dvouřídlých dveří) 20