Vysoká škola ekonomická v Praze

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb Markéta Hrabánková Projekt implementace ERP systému QI ve firmě Apollo Metal s. r. o. bakalářská práce 2011

2 Prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci zpracovala samostatně a že jsem uvedla všechny použité prameny a literaturu, ze které jsem čerpala. V Praze dne 18. Května 2011 Markéta Hrabánková

3 Poděkování Ráda bych touto cestou poděkovala za podporu všem, kteří napomohli ke zpracování této práce, zejména společnosti Apollo Metal za možnost účastnit se projektu implementace ERP systému QI. Dále vedoucímu této práce za odborné vedení a celé své rodině za podporu.

4 Abstrakt Tato práce poskytuje informace o obecných postupech zavádění ERP systémů do ostrého provozu v podniku. Cílem je popsat a následně porovnat tyto obecné postupy se skutečným průběhem implementace ERP systému QI ve firmě Apollo Metal. Úkolem je identifikovat a popsat kritické situace, které při implementaci ERP systému nastaly, zdůvodnit tyto situace a popřípadě i popsat jejich řešení. Tato práce obsahuje i popis modulů informačního systému QI a zhodnocení výběru jednotlivých modulů zakoupených společností Apollo Metal a návrh dalších vhodných modulů doporučitelných na základě podnikových procesů, které ve firmě Apollo Metal probíhají. Klíčová slova: Informační systém, ERP, Enterprise Resource Planing, Implementace

5 Abstract This paper provides information about general practice of implementation of ERP systems into full operation in the company. The aim is to describe and then compare these general practices throughout the implementation of an ERP system QI in company Apollo Metal. The challenge is to identify and describe critical situations during the implementation of ERP system, to describe these situations and where appropriate to describe their solutions. This work contains a description of the modules of information system QI, evaluation of their selection by company Apollo Metal and suggestion about other suitable modules that could be purchased, according to business processes in the firm Apollo Metal. Keywords: Information system, ERP, Enterprise Resource Planing, Implementation

6 Obsah Úvod Enterprise Resource Planning Historie První generace Druhá generace Třetí generace Čtvrtá generace Pátá generace Šestá generace Typy ERP systémů dle vývoje IASW TASW Open source Outsourcing (SaaS) Obecné postupy zavádění informačních systémů do podniku Potřeba IS Metoda BSP Výběr vhodného řešení Řešitelský tým Výběr ERP Implementace Analýza specifických podmínek uživatele Instalace ERP a zavádění komponent IS Naplnění číselníků daty Testování Školení pracovníků Rutinní provoz Apollo Metal s.r.o Popis společnosti Podniková síť Původní stav Současný stav

7 3.3 Důvody zavedení QI Budoucí funkce a význam zavedení QI ERP systém QI Historie Popis Moduly ERP systému QI Skutečný průběh implementace ERP systému QI ve firmě AM Plánování projektu Realizace projektu Ukončení projektu Možnosti skutečného využití systému QI Využití metody BSP Moduly využívané společností Apollo Metal Závěr Seznam obrázků a tabulek Obrázky Tabulky Zdroje

8 Úvod Informační systém je v dnešní době považován za nezbytnou součást moderního, rozvíjejícího se podniku. Jelikož tyto systémy v sobě zahrnují veškerá podniková data, jsou tak základními pilíři každého podniku. S rostoucí tvrdostí konkurenčního prostředí se stává moderní informační systém nutností pro každou firmu, jenž chce prosperovat. I společnost Apollo Metal s.r.o. chce obstát v konkurenčním boji a uvědomuje si význam informačního systému pro podnik. Proto se v rámci zvýšení konkurenceschopnosti rozhodla pro inovaci, a tedy zavedení informačního systému. V této společnosti jsem měla možnost uskutečnit svou odbornou školní praxi. A v této době se přistoupilo k zavedení informačního systému. Proto jsem měla možnost pozorovat a aktivně se účastnit projektu implementace ERP systému. Tyto poznatky jsem mohla následně porovnat s nastudovanými materiály. V této bakalářské práci se budu zabývat postupy zavádění ERP systémů do podniku. V teoretické části objasním jednak základní terminologii z oblasti podnikových informačních systémů, zaměřím se na popis obecných postupů implementace a také se v této části budu zabývat jednotlivými moduly ERP systému QI, který si společnost Apollo Metal vybrala. V další části poté porovnám obecné postupy zavádění ERP systému se skutečným průběhem ve firmě Apollo Metal s.r.o. Zhodnotím, jak probíhaly jednotlivé fáze implementace, kde se vyskytly komplikace, a proč k daným problémům došlo. Následně zhodnotím přínos modulů, které společnost zakoupila a využiji metodu BSP, která mi umožní lépe zhodnotit informační strukturu v podniku, porovnat a následně navrhnout moduly, které by společnost Apollo Metal mohla využívat v návaznosti na strategické cíle a podnikové procesy. 8

9 1 Enterprise Resource Planning V této kapitole bych se ráda zaměřila na to, jak chápat pojem Enterprise resource planning (ERP). V literatuře lze nalézt mnoho definic, co pojem ERP znamená, ať už v užším či širším slova smyslu. Ještě dnes v oblasti informačních terminologií panuje nejednotnost, lidé proto chápou rozdílně, co to ERP je a jak jej v podniku efektivně využívat. Proto bych se zaměřila na to, jak definují pojem ERP tři významní čeští odborníci z této oblasti. Dle literatury [1] je pojem Enterprise Resource Planning chápán ve třech sférách. Jednak uvádí, že se jedná o softwarová řešení, která slouží k řízení a plánování veškerých procesů v podniku, od plánování logistického řetězce, s tím spojených finančních nákladů a účetnictví firmy, až po plánování lidských zdrojů. Dále udává, že ERP je podniková databáze, ve které jsou uchovávána veškerá podniková data, která jsou pro uživatele systému, ale i pro samotný podnik nezbytná. A za třetí se jedná o jádro podnikového informačního systému, které spolu s dalšími aplikacemi představuje rozšířené ERP tedy ERP II. [1] Zdroj [1] zdůrazňuje především význam automatizace podnikových procesů pomocí podnikových informačních systémů. ERP jako podnikové informační systémy se skládají ze tří hlavních oblastí, které jsou nezbytnou součástí každého podniku, jedná se o: Logistiku - ta zahrnuje veškeré procesy spojené s výrobou od nákupu materiálu, skladování přes výrobu až po prodej výrobků Finance zahrnují celkové účetnictví firmy, tedy finanční, nákladové i investiční účetnictví a controlling Lidské zdroje zahrnují plánování optimálního využití pracovníků, informace o kvalifikaci a identifikaci pracovníků a zahrnují informace pro analýzu práce jednotlivých pracovníků. Oproti tomu zdroj [15] označuje ERP jako samostatnou kategorii podnikových informačních systémů a definuje jej jako účinný nástroj, jehož úkolem je pokrýt plánování a řízení hlavních vnitropodnikových procesů na všech úrovních řízení, tedy operativního, taktického i vrcholového managementu. Hlavní funkce ERP systémů je pokrývat veškeré vnitropodnikové procesy, jedná se tedy o: výrobu, logistiku, personalistiku a ekonomii. [15] 9

10 Na prvním místě v oblasti podnikových informačních systémů jsou podle něj lidské zdroje. Lidé jsou totiž nedílnou součástí organizace, jelikož vytvářejí systémy, zpracovávají data a také tato data interpretují na základě svých znalostí a zkušeností. Hlavní příčiny neúspěchu IT projektů v praxi přisuzuje přílišnému důrazu na softwarové řešení a automatizaci neuspořádaných procesů v podniku. [15] Zdroj [15] rozděluje systémy na informační systémy kategorie ERP a obyčejné informační systémy, které do kategorie ERP nepatří. Spousta dodavatelů své systémy v rámci marketingového tahu označuje za ERP, i když do této kategorie nepatři. Autor se zde nezabývá tolik tím, z čeho se systém skládá, spíše se zaměřuje na dělení systémů dle komplexity řešení a ERP systémy tak rozděluje do tří úrovní: All-in-one představuje rozsáhlé aplikační softwary. Tyto softwary vystihuje doslovný překlad vše v jednom, jelikož mají za úkol pokrýt a vzájemně integrovat veškeré podnikové procesy. Zpravidla jde o ERP jádro, tyto softwary zahrnují moduly z oblasti ekonomiky a účetnictví, logistiky, výroby i personalistiky. Zákazníci si mohou vybrat další moduly dle vlastní potřeby. Dodavatelé těchto řešení nabízí širokou škálu doplňujících modulů. V dnešní době tyto softwary nabízí i moduly řízení vztahů se zákazníky, řízení dodavatelského řetězce atd. Mezi přední dodavatele takových to řešení patří např. společnost Microsoft, SAP, Oracle. [15] Best of Bread tyto systémy jsou specializované na určitý obor podnikání (např. zemědělství, strojírenství ) nebo se zaměřují na specifické procesy v podniku (např. personalistika a ekonomika, procesní výroba ) Nezaměřují se na kvantitu nýbrž na kvalitu, tyto systémy jsou detailněji propracované a jejich funkcionalita je tedy na vysoké úrovni. Avšak tato řešení mají také své nevýhody, bývají nekompatibilní s jinými softwary. Do této kategorie spadají např. mzdový systém K2 či produkt pro oblast personalistiky G2 od společnosti LMC [15] Lite ERP jedná se o odlehčenou verzi ERP systémů. Tento typ využívají především malé a střední firmy. Je to standardní ERP řešení avšak s omezenou funkcionalitou, vyznačuje se především nízkou cenou. [15] 10

11 V další literatuře [14] je ERP definován jako aplikační software, jehož nejdůležitější vlastností je schopnost automatizace a integrace disponibilních podnikových zdrojů. [14] Jedná se o základ, na kterém stojí celý informační systém. Už z tohoto důvodu musí být tyto aplikační softwary schopny realizovat vazby na další aplikace v podniku a předávat si mezi sebou potřebná data. Jedná se především o tyto vazby: CAD (Computer Aided Design) konstrukční systémy sloužící pro konstrukci výrobků (navrhnutí parametrů výrobků, grafické zpracování) Dispečerské řízení výrobních linek a technologií Aplikace pro řízení skladů a materiálu Systémy sběru dat např. na automatických vahách ERP vytváří databáze, které obsahují veškerá důležitá data podniku a tyto data využívají další aplikace v podniku např. databáze zákazníků, která je dále velmi využívána aplikací CRM nebo databáze produktů, která slouží pro prezentaci na www stránkách (katalogy zboží), tyto data využívají především e-business aplikace. [14] Další výhodou ERP je jejich multiuživatelský charakter, tedy fakt, že podporují práci stovkám uživatelů současně. A proto je nezbytné zabezpečit přístup k datům, což je realizováno pomocí nastavení různých přístupových práv a oprávnění.[14] Všichni autoři se shodují, že ERP představuje podnikový informační systém, který zahrnuje logistiku, finance a lidské zdroje. Avšak jak jsme si mohli všimnout, každý zdroj vyzdvihuje jako podstatnou část řešení něco odlišného. Zdroj [1] považuje za největší přínos automatizaci řízení, naopak zdroj [15] považuje za nejdůležitější část, tu která řeší lidské zdroje a pro úspěšné zavedení ERP je dle něj potřeba lidi správně motivovat a zajistit, aby porozuměli důležitosti a funkcím systému. Zdroj [14] se shoduje se zdrojem [1], za hlavní vlastnosti ERP považuje automatizaci a integraci podnikových zdrojů. Avšak ERP vidí spíše jako zdroj dat a aplikaci pro vytváření a uchovávání databází, které následně slouží dalším aplikacím jako je CRM, SCM či BI. ERP je tedy zkratka z anglického Enterprise resource planning. Ať už se přikloníme k jakékoli z uvedených definic, ERP systémy podniku umožňují účinně a účelně řídit veškeré 11

12 podnikové zdroje. Především řídit toky materiálu a polotovarů, kapacity pracovníků, strojů ale i finanční zdroje. [9] Mezi nejdůležitější vlastnosti ERP systémů patří [16]: dostupnost přesných a konzistentních dat produkovaných podnikem omezení duplicit při práci s těmito daty - mohou je sdílet všichni zaměstnanci automatizace procesů, což znamená menší časovou náročnost a větší efektivitu práce s daty možnost propojení podniku s dodavateli i odběrateli na systémové úrovni 1.1Historie Stejně jako každý systém, i ERP systémy prošly určitým vývojem. Vyvíjely se zhruba od padesátých let minulého století a v té době se zdaleka nepodobaly systémům, které známe dnes. Zdroj [1] rozděluje vývoj těchto systémů do 5 generací. Proto bych se v této části zaměřila na vývoj a charakteristiku jednotlivých generací vývoje ERP systémů. Tabulka 1: Základní vývojové generace systémů ERP, zdroj: [1] Způsob zpracování Přenositelnost Programové prostředky Uživatelské podmínky Funkčnost 1. generace 1975 dávkové zpracování spojení s určitým počítačem - HW vazba nižší programovací jazyky Neinteraktivní plánování především materiálových požadavků 2. generace 1985 zpracování v dialogu vazba na určitý operační systém vyšší programovací jazyky - např. COBOL standardní obrazovky - textový režim materiálové a kapacitní plánování a řízení výrobních zakázek 3. generace 1992 zpracování v dialogu i v dávce přenositelnost mezi operačními systémy - např. UNIX, OS400 atd. relační databáze a programovací nástroje SQL - např. Oracle, Informix volně konfigurovatelné uživatelské obrazovky - Windows prostředí integrovaný informační systém řízení podniku 4. generace 1996 možnost volby zpracování třívrstvé aplikace (databáze, vlastní aplikace, prezentace uživateli) programovací prostředí JAVA a objektové databáze multimediální aplikace internetové prostředí a webové stránky dodavatelsko odběratelské řetězce 5. generace 2000 zpracování prostřednictvím internetu integrace aplikací SOA prostředky XML přístup přes mobilní zařízení, tendence ke službám e-business, CRM, BI 12

13 Tabulka přehledně udává, jak se systémy vyvíjely a v čem se jednotlivé generace od sebe liší První generace Pro první generaci je charakteristické dávkové zpracování dat. Jedná se o období velkých sálových počítačů. Systémy v této době byly vytvářeny pomocí tzv. nižších programovacích jazyků. Mainframe jedná se o velké sálové počítače, které původně svou velikostí zabíraly i několik místností, avšak dnes se velikostně dají přirovnat k velké lednici. Tyto počítače slouží ke zpracování velkého objemu dat, proto jsou nejčastěji využívány při zpracování statistických dat, finančních transakcí a pro podnikové aplikace. [14] První počítač tohoto typu byl představen společností IBM roku V této době byly mainframy založeny na dávkovém zpracování dat a využívaly děrné štítky, děrné pásky, nebo magnetické pásky. V sedmdesátých letech se již vytvářely mainframy s interaktivním uživatelským rozhraním. Stále se využívá dávkové zpracování, avšak již podporovaly souběžnou práci více uživatelů a to přes terminály. Uvádí se umožnění práce až stovek či tisíců uživatelů. V současné době se přechází z terminálových přístupů na přístupy přes webové rozhraní. [10] Dávkové zpracování - představuje nejstarší výpočetní model. Jedná se o výkon série předem připravených programů tzv. dávek. Uživatel musí zadat vstupní data ještě před spuštěním programu. Dávkové zpracování tedy funguje tak, že máme program, do něhož vstupují data, která jsou připravována předem v souborech, tato data se poté zpracovávají na dávku (úlohu), která vstoupí do fronty dávek (úloh), které čekají na konečné zpracování. Výstupem po zpracování je výstupní sestava. Tento model zcela postrádá interaktivitu, uživatel tedy nemůže zasahovat do výpočtu, nemá kontakt se svou úlohou a nemůže jí opravovat či volit varianty a doba zpracování tak bývá dlouhá. Avšak tento model není zapomenutý a ještě dnes se s ním můžeme setkat. Dávkové zpracování je spojováno s mainframy nebo dnes s UNIXovými 1 systémy. [2] Nižší programovací jazyky jedná se o jednoduché programovací jazyky, u kterých procesor bude vykonávat přesně ty instrukce, které programátor napíše, tedy využívají 1 UNIX je operační systém pro servery i pracovní stanice 13

14 příkazy procesoru. Tyto programy jsou však zcela nepřenositelné na jiný druh procesoru. Programování v těchto jazycích je obtížnější. Když chce uživatel něco naprogramovat, musí napsat mnohem více řádků s kódy než je tomu ve vyšších programovacích jazycích. Mezi typické představitele nižších programovacích jazyků patří Assembler do češtiny překládán jako jazyk symbolických adres a jmen [12]. Dříve se psal strojový kód, programovalo se v jedničkách a nulách, což bylo velice obtížné a často se při psaní programů chybovalo a hotové programy bylo téměř nemožné modifikovat, jelikož by se následně nepodařilo dohledat cílové adresy skoků. Všechny takové adresy by se musely aktualizovat, což bylo opět pracné. A proto vznikl Assembler. Cíle skoků se nahradily symboly, na které se odkazovalo ve skokových instrukcích. Jednotlivé instrukce ve strojovém kódu se pro snazší zapamatování pojmenovaly (např. MOV, IN, CMP ) a stejně tak se pojmenovaly i registry procesoru (např. AX, BX, EDX). I dnes je Assembler hojně využíván, jelikož programy psané v Assembleru jsou velmi rychlé a objemově velmi malé, proto mnoho současných programů má výkonné jádro v Assembleru, ale uživatelské rozhraní je programováno ve vyšších jazycích, které poskytuje uživatelsky příjemnější prostředí. [7] MRP - zpočátku využívaly podniky počítače především pro sledování a řízení zásob. Podniky chtěly udržovat nízké zásoby, proto vznikaly programy označované jako MRP (Material Requirements Planning)[9]. Tyto programy se zabývaly pouze materiálovým plánováním. Řeší tedy pouze otázky, kdy nakoupit materiál pro výrobu a v jakém množství. MRP vůbec neuvažuje o dalších výrobních zdrojích jako je lidská práce, či čas potřebný pro výrobu produktu. [6] Druhá generace Druhá generace se datuje do období od roku V této etapě vývoje se přechází na zpracování dat v dialogu, využívají se vyšší programovací jazyky a začíná se uvažovat o dalších důležitých zdrojích v podniku. Architektura klient-server představuje vícevrstvou síťovou architekturu, která odděluje klienta od serveru. V části klient se vyskytuje uživatelské rozhraní a prezentace výsledků zpravidla to bývají osobní počítače, kde uživatel spustí danou aplikaci. Naopak serverová část zpracovává data, jedná se o systémy řízení báze dat nebo nejrůznější servery spojené s internetem např. webový server. Na tomto principu funguje např. či web. [12] 14

15 COBOL (Completely Obsolete Business Oriented Language) - jedná se o jeden z nejstarších programovacích jazyků. Cobol patří do skupiny tzv. vyšších programovacích jazyků. Tyto jazyky se vyznačují především tím, že zápisy zdrojového kódu jsou jednodušší a podobají se více tomu, jak problémy zpracovává člověk. Hlavním cílem při vytváření programovacího jazyka COBOL bylo, aby byl čitelný i pro běžného uživatele, proto zápisy v Cobolu se podobají běžnému anglickému textu. Znaky známé z jiných programovacích jazyků se nahradily klíčovými slovy. Cobol je i v dnešní době stále využíván, je v něm naprogramováno množství transakčních aplikací (např. některé bankovní systémy). [19] MRP II dále, v 80. letech vznikaly programy sloužící pro řízení a optimalizaci dodávek materiálu a výroby nazvané Manufacturing Resources Planning (MRP II). MRP II se dotýkal všech aspektů výrobního procesu. Bylo nutné spočítat suroviny potřebné k výrobě, mít stroje a znát čas pro vytvoření jednoho výrobku, ale nejen strojový čas ale i čas a cenu lidské práce a to vše MRP II bral v úvahu. MRP II byl navržen tak, aby integroval veškerá data do centrální databáze. Tato metoda umožňovala manažerům podniku rychle přepočítat plán výroby na základě údajů o výrobních kapacitách a stavu zásob na skladě, proto byli schopni určit okamžitou možnou dodávku produktů. [9],[8] Třetí generace Dalším důležitým mezníkem ve vývoji bylo období kolem roku 1992, kdy se začíná uvažovat o relacích, relačních databází Programuje se pomocí jazyka SQL. Relační databáze jedná se o úložiště dat. Poprvé je definoval E. F. Codd v roce Jsou založeny na matematickém principu relací, které si znázorňujeme jako databázové tabulky, jejichž sloupce se nazývají atributy (nebo v databázovém pojetí též doména) a řádky jsou záznamy. Některé databázové systémy mají pouze jednu tabulku, ale relační databáze obsahují většinou více tabulek. [13],[18] SQL (Structured Query Language) je standardizovaný jazyk pro práci s daty v relačních databázích, který umožňuje programátorům přístup k datům uložených v databázi. Tento jazyk byl rozdělen do 4 základních skupin příkazů: Příkazy pro manipulaci s daty (DML Data Manipulation Language) jedná se o následující příkazy: 15

16 o SELECT- výběr dat z tabulky, o INSERT vložení dat do tabulky, o UPDATE změna dat v tabulce, o DELETE smazání dat z tabulek Příkazy pro definici struktury databáze (DDL Data Definition Language) o CREATE umožňuje vytvářet databázi o ALTER umožňuje měnit objekty v databázi o DROP umožňuje zrušit objekty v databázi Příkazy pro řazení dat (DCL Data Control Language) pro definování přístupových práv Ostatní příkazy pro definování uživatelů ERP v této době vznikají systémy označované jako ERP (Enterprise Resource Planning). ERP zahrnují širší oblast podnikových procesů. Řeší úlohy a přebírají činnosti, které dříve vykonávali lidé. Tyto systémy zahrnují integraci veškerých vnitropodnikových procesů. [9] Podniky spojovaly zavádění ERP systémů především s reengeneeringem 2, tyto programy pak podniku přinášely určité výhody, např. větší konkurenceschopnost, ale zavedením ERP řešení se mnohdy zlepší fungování podnikových procesů a důsledkem integrace těchto procesů dojde k jejich zjednodušení, proto trh s ERP systémy rychle rostl dokonce až o několik desítek procent ročně. [16] Čtvrtá generace Tato etapa souvisí s rozvojem internetu. Rozvoj internetu, jenž umožňuje propojovat systém podniku se systémy dalších organizací a komunikovat s aplikacemi mimo danou organizaci. SCM (Supply Chain Management) - řízení dodavatelských vztahů. Každý podnik je v rámci výrobního procesu začleněn do sítě organizací, které v rámci dodavatelsko- 2 Reengineering je zavádění organizačních změn v podniku, který se provádí za účelem zlepšení procesů v podniku 16

17 odběratelských vztahů jsou propojeny a zajišťují toky materiálu, financí i informací. Patí sem např. výrobci, obchodníci, dodavatelé, distributoři atd. SCM je tedy činnost, která má za úkol integrovat veškeré organizační jednotky za účelem zvyšovat konkurenceschopnost. Podniky v rámci této sítě mohou mezi sebou lépe komunikovat, sdílet společná data, plánovat a celkově lépe spolupracovat. [12] Aplikace SCM zabezpečují především: [12] Návrh řetězce, rozdělení rolí (např. dodavatel, poskytovatel služeb) a určení základních materiálových toků mezi členy Strategické plánování sítě (plánování prodeje, zásobování, výroby a distribuce) Pátá generace Tato generace je stejně jako předchozí ovlivněna rozvojem Internet. Ten je čím dál tím více využíván, dochází ke zpracování dat prostřednictvím internetu, podniky se více orientují více na služby. SOA (Service Oriented Architecture) architektura orientovaná na služby. Základní myšlenka SOA spočívá v tom, aby funkcionalita aplikací byla poskytována a spotřebovávána jako množina služeb. Je třeba říci, že SOA nepředstavuje žádnou technologii, ale určitý styl (přístup) pro vytváření distribuovaných informačních systémů, avšak je to také nástroj pro realizaci byznys procesů. Jelikož základní jednotkou v SOA jsou služby. Ty tvoří jakousi abstraktní vrstvu, která umožňuje vytvářet vztah mezi podnikovými procesy (byznys procesy) a technologiemi. [12] BI Business Inteligence, představuje komplex postupů (procesů), aplikací a technologií, jejichž cílem je účinně a účelně podporovat manažerské rozhodování. Využívají data získaná jak z ERP, tak i CRM a SCM, tedy zajišťují manažerům multidimenzionální pohled na dění v podniku např. je možné porovnávat vztahy mezi prodanými výrobky, zákazníky a lokalitou prodeje. [1] Tyto aplikace jsou určeny především pro vrcholový management pro komplexní analýzy a tvorbu reportingů. [1] 17

18 CRM (Customer Relationship Management) - řízení vztahů se zákazníky Představuje komplex softwaru, technických prostředků, personálních zdrojů, které slouží pro řízení vztahů se zákazníky, ale také ke zprůhlednění obchodních procesů, jejich přesné evidenci, aktualizaci a archivaci historie. CRM umožňuje podniku sledovat obchodní příležitosti či sledovat řízení prodejního cyklu u stávajících i nových zákazníků. [1] CRM se dělí do třech hlavních funkčních úrovní: [1] Operativní CRM se zaměřuje na podporu podnikových procesů týkajících se marketingu. Tato úroveň CRM obsahuje aplikace jako je SFA (Sales Force Automation), které jsou určeny pro podporu práce obchodníka, EMA (Enterprise Marketing Automation) sloužící pro podporu a automatizaci marketingu, tedy vytváření marketingového plánu a kampaní, ale i sledování konkurence apod. Tyto aplikace umožňují nabízet cíleněji vlastní produkty. Kooperační CRM zajišťuje komunikaci se zákazníky prostřednictvím kontaktních center. Tato úroveň CRM obstarává funkce jako je např. zpracování elektronické pošty, vedení marketingových kampaní atd. Analytické CRM zahrnuje agregace a aplikace znalostí o zákazníkovi. Hlavní činnosti této úrovně CRM představuje segmentace zákazníků, analýzy marketingových kampaní a predikce chování zákazníků. Analytické CRM využívá data získaná z operačního i kooperačního CRM, ale i dalších aplikací např. pro zpracování analýz využívá aplikaci Business Inteligence Šestá generace Tabulka končí rokem 2000, vývoj ERP se tím samozřejmě nezastavil. V dnešní době již hovoříme o tzv. šesté generaci. Do této doby se vývoj ERP spojoval především s rozšiřováním jeho funkcionality, ve snaze pokrýt veškeré podnikové procesy a agendy. V současné době je trendem spíše usnadnění a podpora práce uživatelů a integrace s dalšími specializovanými produkty. Moderní systémy jsou více otevřené svému okolí a tím mají možnost propojit se s dalšími systémy např. prostřednictvím tzv. webových služeb. Tímto způsobem moderní informační systémy získávají specifickou funkcionalitu, příkladem toho může být Reporting. [3] 18

19 Stále více se využívá možnosti připojení se k ERP systému přes webové rozhraní, ale i z mobilních telefonů (Smart Phone) či prostřednictvím PDA. Pracovníci, kteří vykonávají svou pracovní činnost mimo kancelář, se mohou takto snadno dostat do informačního systému firmy a efektivněji pracovat. Tyto možnosti rozšiřují okruh uživatelů ERP systémů o zaměstnance ve skladech, výrobních halách atd. [3] 1.2Typy ERP systémů dle vývoje IASW Původně se vytvářely systémy takzvaně na míru přímo pro danou organizaci tzv. individuální aplikační software (IASW), kdy programátoři vyvíjeli řešení dle požadavků uživatelů. Respektují přesně potřeby zadavatele, zohledňují podnikové procesy i způsob jakým s nimi uživatelé chtějí pracovat. Jejich funkčnost vychází především z konzultace s konečnými uživateli. [1] Výhodou těchto systémů je např. nižší riziko úniku citlivých informací, konkurence nezná silné a slabé stránky informační technologie v podniku, funkčnost systému i celková koncepce je v podniku detailně známa. Naopak mezi nedostatky takovéhoto řešení patří např. absence odvětvových standardů, které si zadavatel zprvu nemusí uvědomovat, s tím souvisí většinou nižší kvalita, jelikož systém není podroben užíváním stovkami uživatelů, kteří vznášejí připomínky a upozorňují na chyby, to vše je plně na zadavateli. Samozřejmě implementace těchto systémů je vysoce náročná na finanční a lidské zdroje. I údržba je dražší a jsou plně závislé na svých tvůrcích. [1] TASW Vedle toho, začaly vznikat typové aplikační softwary (TASW), které byly standardizovány pro určitou homogenní skupinu uživatelů. Jeden systém může být využíván více firmami, které podnikají ve stejném nebo podobném oboru. [1] Systém obsahuje různé moduly a ty jsou přizpůsobovány podniku. Cena je tedy neporovnatelně nižší, jelikož se o náklady na vývoj dělí více firem (potenciální zákazníci). Vzhledem k tomu, že funkčnost je přizpůsobena potřebám desítek firem, dosahuje i vyšší kvality. Avšak tyto systémy nejsou zcela ohebné, je to přeci jen systém, a proto 19

20 v některých ohledech, musí podnik změnit své zvyklosti (procesy) a přizpůsobit se systému.[1] Open source Open source se na počátku devadesátých let minulého století vyčlenil z tzv free software. Je definován jako popis principů a metodik k prosazení otevřeného přístupu ať už k tvorbě či návrhu výrobku, zdrojů, technologických postupů atd. Otevřeností je zde myšlena technická dostupnost zdrojového kódu (tzv. systém s otevřeným zdrojovým kódem) a dostupnost prostřednictvím licencí, které umožňují široké veřejnosti (za předpokladu dodržení určitých podmínek) zdrojový kód využívat a upravovat. Mezi typické představitele open source software lze zařadit webový prohlížeč Mozzila, kancelářský balíček Open Office, programovací jazyk Perl či dokonce operační systém Linux. [1],[12] Outsourcing (SaaS) V současnosti - s rozvojem internetu a především s navýšením přenosové kapacity - se rozvíjí outsourcing informačních systémů. Firmy čím dál tím více využívají služby označované jako SaaS, což je jedním z typů outsourcingu IS. Tato zkratka SaaS (Software as a service) představuje oddělení vlastnictví daného programu od samotného užívání. Dochází zde k hostingu 3 aplikací provozovatelem této služby prostřednictvím internetu. Zákazník daný software nekupuje jako standardní balíček, ale využívá jej na dálku přes webové rozhraní. Poskytovatel této služby provozuje daný software i IT infrastrukturu nutnou k provozu. Podniku tedy odpadají náklady spojené s pořízením konkrétního softwaru někdy i hardwaru či potřebných doplňků, platí pouze určitý poplatek za službu. Tento poplatek bývá účtován za uživatele, ale i tak jsou tyto náklady pro podnik mnohem nižší, než pořízení vlastního softwaru, jelikož poskytovatel tuto službu nabízí více zákazníkům, náklady se mezi ně rozloží. [1],[12] Poskytovatel této služby většinou hostuje aplikace na vlastních serverech, avšak může aplikace hostovat i na cizích serverech servery třetí strany. Typickým příkladem SaaS je aplikace od společnosti Microsoft Microsoft Dynamics CRM. Další aplikace nabízené 3 Hosting - jedná se o poskytování zdrojů nebo úložného prostoru v prostředí dodavatele hostingové služby [12] 20

21 touto formou jsou např. video konference, , účetnictví či aplikace pro řízení lidských zdrojů. [1], [12] Tabulka 2: Typy řešení vývoje IS - shrnutí Typ Charakteristika Výhody Nevýhody IASW TASW Software přímo na míru dle požadavků zadavatele Vývoj vlastními silami, nebo externí firmou (unikátní systém) kompletní vlastnictví zadavatele typová řešení, standardizovaná pro stejné nebo podobné obory podnikání jeden systém zakoupí a využívá více podniků Šitý na míru - dokonalé přizpůsobení systému podnikovým procesům Funkčnost a koncepce detailně známá - snadná reakce na potřeby uživatelů Bezpečnost - utajení citlivých informací rychlejší realizace nízké náklady vysoká kvalita řešení vysoká spolehlivost propojení jednotlivých komponent vysoké náklady obtížná integrace delší doba vývoje i nasazení absence odvětvových standardů IS méně kvalitní přizpůsobení podnikových procesů informačnímu systému riziko úniku citlivých informací podnik je vysoce závislý na dodavateli IS OPEN SOURCE systém s otevřeným zdrojovým kódem uživatel systém při dodržení jistých podnímek smí užívat, prohlížet ale i upravovat flexibilní systém snížené náklady žádné přímé licenční poplatky uživatelé nejsou tak závislí na tvůrci systému (více kontroly nad systémem) žádná záruka aktualizací neexistence odpovědného dodavatele vyšší bezpečnostní riziko Outsourcing (SaaS) SW nabízený jako služba a realizován na internetu společnost takovýto IS nezakupuje, pouze pronajímá nízké a předem známé náklady součástí služby průběžné vylepšování SW a podpora snadný přechod od jednoho dodavatele k jinému na klientské straně není třeba instalovat žádný speciální SW riziko úniku dat (archivace, bezpečnost, provoz vše zajišťuje poskytovatel služby) 21

22 2 Obecné postupy zavádění informačních systémů do podniku V této kapitole se budu zabývat obecnými postupy zavádění informačních systémů do podniku, jak je popisují zdroje [1], [20]. Tyto postupy zde uvádím pro možnost následného srovnání obecných postupů se skutečným průběhem v konkrétní firmě. V dnešní době, každá organizace potřebuje využívat informační technologie, pokud chce uspět v konkurenčním prostředí. Většinou si uvědomují, že využívání výpočetní a komunikační techniky jim umožní pracovat efektivněji a tím získat výhody oproti konkurenci. V současné době organizace využívají pouze některé moduly informačních systémů. Zpravidla se jednalo o spontánně nainstalované aplikace jednotlivých pracovníků pro usnadnění činnosti. Tyto aplikace však bývají izolované a nekompatibilní s ostatními, bývají závislé na hardwaru, nevyužívají jednotnou databázi, proto mezi sebou nemohou komunikovat a většinou mají tedy omezenou působnost. Proto v posledních letech podniky přistupují na implementaci jednotného informačního systému, který odbourává nevýhody izolovaných modulů. Úspěšnost implementace však ovlivňuje mnoho faktorů od výběru vhodného řešení IS přes spolupráci všech zúčastněných, zajištění finančních, lidských, technických podmínek až po nastavení poslední komponenty. Zavedení podnikového informačního systému je proces, který zpravidla trvá od 6 měsíců až po několik roků. Není to jednorázový proces a proto je nutná dobrá organizace, firma by si měla předem vyčlenit dostatek finančních a lidských zdrojů. [20] 2.1Potřeba IS Když chce vedení v podniku zavést informační systém, pak by si mělo nejprve uvědomit, zda ho opravdu potřebuje, aby se předešlo případným ztrátám či zklamání z neúspěchu, protože s každým projektem je spojeno riziko nezdaru. Je důležité uvědomit si, proč informační systém potřebujeme a co od jeho zavedení očekáváme např., zda nám pomůže zabezpečit data, zvýší spolehlivost a přesnost dat, jejich dostupnost a interpretaci, zda odstraní případný nepořádek, zlepší firemní kulturu atd. 22

23 Pokud se organizace rozhodne pro zavedení IS, musí si uvědomit a posléze přesně definovat, jaké procesy v podniku probíhají a určit i jejich pořadí. Některé procesy například mohou probíhat paralelně jiné pouze v návaznosti na předchozích procesech. Vedení organizace by mělo tedy sestavit informační strategii podniku. V ní definuje základní procesy jako je např. výroba, dále podpůrné procesy jako je logistika a finance a ty rozložit na jednotlivé dílčí procesy, u kterých lze snadněji definovat vstupy a výstupy dat či operací. Obsahem informační strategie podniku by mělo být především: [20] o zjištění současného stavu informační obsluhy o představa budoucího stavu po zavedení IS o očekávané finanční a personální náklady a jejich porovnání s očekávanými přínosy Metoda BSP Integraci informačních systémů je nutné řešit ve vztahu ke strategickým cílům a hlavním podnikovým procesům. Teprve na základě koncepce strategických procesů je možné realizovat projekt implementace informačních systémů do podniku. V současnosti nalezneme mnoho metod a způsobů jak stanovit hlavní procesy v podniku. Jednou z metod je metoda označovaná jako BSP. [14] BSP (Business System planning) je metoda, která byla prvně představena společností IBM v roce Tato metoda slouží k analýze a návrhu informační architektury podniku při realizaci zavádění informačního systému. A to na základě mapování informační potřeby firmy a zahrnuje veškeré podnikové zdroje a procesy. [14] Metoda BSP je založena na shlukové analýze a využití techniky informačního kříže a umožňuje tedy zmapovat veškeré procesy a strategické cíle v podniku tak, aby nic důležitého nebylo opomenuto. [14] Využívá se především při: [14] Transformaci globální podnikové strategie do informační strategie - tedy když podnik zavádí informační systém a chce, aby v informačním systému byly obsaženy strategické cíle podniku Při revizi kvality informační podpory v podniku při zjišťování jak kvalitní je informační systém, zda podporuje veškeré podnikové procesy. 23

24 Při definování vazeb funkčnosti informačního systému na strategické cíle podniku při sestavování informačního kříže je vidět provázanost mezi důležitými podnikovými procesy, strategickými cíly, třídami dat a organizačními jednotkami v podniku z čehož nakonec vyplynou požadavky na funkčnost IS. Při definování vazby podnikových procesů na strategické cíle podniku - Účelem této metody je využít strategické cíle při vývoji informačního systému, který bude tyto cíle podporovat. [14] 2.2Výběr vhodného řešení Řešitelský tým Pokud se podnik rozhodl pro zavedení informačního systému, je nezbytné sestavit řešitelský tým, který zajistí součinnost s dodavatelem ve všech fázích projektu. Tento tým je sestaven z odborných pracovníků ze všech oblastí podniku nebo podle jednotlivých komponent systému. Proto je také vhodné stanovit ke každé komponentě systému odpovědného pracovníka z týmu, který bude zároveň organizovat zavádění dané komponenty do podniku. Nesmíme však zapomenout, že každý tým musí mít vedoucího, který má za úkol koordinovat dovednosti a znalosti jednotlivých členů týmu. Vedoucí týmu je dále zodpovědný např. za sledování a dodržování termínů, rozpočtu atd. [1],[20] Výběr ERP V této etapě se podnik rozhodne pro typ ERP řešení. Nejprve si musí zvolit, zda zakoupí TASW či IASW tedy, že by si pro svou firmu nechal vyvinout zcela nový IS ať už svými pracovníky či od externí firmy (viz kapitola 2.2) Pokud se firma rozhodla pro zavedení IS, např. formou nákupu TASW, je nezbytné, aby srovnání dostupných ERP řešení na trhu bylo co nejobjektivnější. Při výběru by měla společnost brát ohled především na procesy, které probíhají ve firmě, na požadavky a potřeby vyplývající z informační strategie podniku a na finanční možnosti podniku jelikož při zavádění IS je zapotřebí profinancovat mnoho položek kromě nákupu jednotlivých komponent IS se jedná o nákup hardwaru a licencí pro operační sítě, báze dat, provozní náklady atd. [1],[20] V současnosti se na trhu vyskytuje nepřeberné množství takovýchto oborových řešení. Uvádí se kolem 80 možných řešení. [1] Proto je vhodné nejprve zjistit si dodavatele 24

25 ERP řešení ať už pomocí vlastních sil s využitím internetu, využitím služeb poradenských společností či referencí na určitý systém z jiného podniku, který jej používá. Poté je třeba obeslat jednotlivé dodavatele ERP řešení prostřednictvím poptávkového dopisu a shromáždit informace, které budou rozhodující pro nákup určitého IS. Podnik by měl stanovit kritéria, která musí daný IS splňovat. Opět by měla vycházet z potřeb a procesů uvedených v informační strategii podniku. Mezi takováto kritéria patří například: [1] o Reference o Funkcionalita ERP řešení, jednotlivých modulů o ERP řešení podle velikosti podniku o Podporované hardwarové a softwarové platformy o Zkušenosti, velikost dodavatele, počet implementací o Uživatelská příjemnost o Cena (pořízení, školení, licencí ) Z tohoto prvního kola výběru obvykle postoupí 2-3 nejvhodnější řešení. V druhém kole opět může podnik určit podrobnější kritéria a důkladněji zanalyzovat a vyhodnotit dané možnosti. Dodavatelé ve firmě prezentují nabízený produkt, obvykle má společnost možnost ho i vyzkoušet (prohlédnout). Z tohoto kola nám vyjde vítěz. Podnik se rozhodne pro jedno konkrétní řešení IS a uzavře smlouvu s dodavatelem vítězného ERP systému. [1] 2.3Implementace V této etapě dochází k postupnému zavádění vybraného informačního systému do podniku. Zavádí se podnikem vybrané komponenty (jejich modulů), školení uživatelů. Při zavádění komponenty dodavatelé využívají firemní implementační metodologii, která vychází ze zkušeností, které získaly z průběhu implementací u jiných zákazníků. [1] Analýza specifických podmínek uživatele Před zahájením implementace systému je důležité, vytvořit základní dokument k celému projektu, který bude obsahovat postup implementace, formulaci cílů atd. Tomuto dokumentu se zpravidla říká úvodní studie. [20] 25

26 Dodavatel ERP ve spolupráci s řešitelským týmem společnosti má za úkol v této studii zmapovat současné procesy probíhající ve firmě, dále potřeby a požadavky zákazníků a navrhnout způsob řešení těchto požadavků v rámci daného informačního systému. Dodavatel ERP by měl navrhnout, jak budou jednotlivé procesy probíhat ve vazbě na informační systém. A v neposlední řadě zde navrhnout i postup zavádění jednotlivých komponent do ostrého provozu. V úvodní studii by se však měl promítnout i časový harmonogram a s ním spojená odpovědnost jednotlivých pracovníků, dále veškeré náklady spojené s implementací a rozdělení projektu na dílčí úlohy, kterým bude přiřazen stupeň důležitosti.[20], [11] Instalace ERP a zavádění komponent IS Po upřesnění veškerých požadavků zákazníka následuje samotná instalace systému. V této fázi dochází ke globálnímu nastavení systému dle potřeb zákazníka. Jedná se o navržení podoby jednotlivých formulářů, které budou výstupem systému a slouží firmě ke komunikaci se zákazníky i dodavateli a customizovat je. Dále je nezbytné, stanovit kmenová data, definovat způsoby archivace dat a nadefinovat veškerá oprávnění. [1] Po globálním nastavení přichází na řadu postupné zavádění jednotlivých komponent. Komponenty mohou obsahovat jeden nebo více modulů informačního systému, jedná se např. o komponentu FINANCE, která obsahuje více modulů např. finanční účetnictví, mzdy, majetek, docházku atd. Před zavedením komponenty je nezbytné zkontrolovat vlastnosti výpočetní techniky a popřípadě provést její upgrade dle potřeb dané komponenty. Dodavatel ERP zajistí úpravu komponenty na potřeby podniku. Poté provede zkušební instalaci do testovací verze programu. Pro testování je třeba komponentu naplnit počátečními daty. Dodavatel dále musí zajistit propojenost komponenty s komponentami, které již jsou v podniku zavedeny. V případě, že se jedná o komponenty jednoho dodavatele, je toto samozřejmostí, avšak má-li podnik více dodavatelů, je nezbytné, aby dodavatel zajistil propojenost. [20] 26

27 2.3.2 Naplnění číselníků daty Naplnění databáze ERP systému závisí na uživatelích, ti zajišťují naplnění jednotlivých číselníků. Dodavatelem je vytvořena pouze prázdná databáze při instalaci systému, kterou je možno naplnit dvěma způsoby, a to: o Ruční naplnění o Konverze dat ze stávajícího IS Konverzi neboli převod dat je samozřejmě rychlejší, ale také podstatně dražší. Proto firmy většinou volí způsob naplnění databáze dle velikosti jejich obsahu. V případě, že se jedná o rozsáhlý přenos v řádu desetitisíců dat je pro podnik přijatelnější zaplatit si převod. Ale v případě malých firem, kde počet potřebných dat pro přenos se pohybuje kolem tisíce, může být přijatelnější ruční naplnění. [20] Testování Když je komponenta řádně nastavena a naplněna daty je třeba otestovat její funkčnost, zda splňuje veškeré na ní kladené požadavky. Testování probíhá v několika fázích. Za prvé dochází k testování přímo dodavatelem, které probíhá na základě předem přesně stanovených procedur. Druhé testování probíhá, přímo v podniku vyškolenými uživateli a to na třech úrovních: [20] o Testování funkčnosti modulů o Souhrnné testování modulu o Souhrnné testování v rámci celé systému A poslední testování je testování datové základny. Jedná se o testování konzistence a úplnosti dat. [20] V případě, že komponenta nevyhovuje, ji dodavatel upraví a znovu předá uživateli k otestování. V případě, že vyhovuje, může být spuštěna v ostrém provozu. [20] Školení pracovníků Jak už to bývá u každého projektu, lidský faktor představuje nejslabší článek při realizacích IT projektů, jelikož mohou špatně chápat a interpretovat data, mohou se mýlit, být roztržití a především lidé jsou emotivní, tedy do všeho vkládají emoce. Proto je důležité 27

28 zaměřit se na motivaci a školení všech pracovníků v podniku a to od manažerů až po skladníky. [15] Pro každého uživatele je důležité naučit se se systémem správně pracovat. Za tímto účelem dodavatel poskytuje implementační podporu, která zahrnuje školení uživatelů. Uživatelé by měli být pro potřeby školení rozděleni do dvou hlavních skupin. V první skupině dodavatel vyškolí vybrané uživatele, především hlavní (vedoucí) pracovníky v dané oblasti. Jejich školení může probíhat v cvičné databázi sestavené dodavatelem. V druhé skupině budou školeni koncoví uživatelé systému, tedy ti kteří budou denně systém využívat v rámci výkonu povolání. Tito uživatelé budou školeni v testovací databázi, která obsahuje shodná data jako ostrá verze. Fiktivní data by mohla uživatele zbytečně mást. Školení této skupiny se zaměřuje již na specifické činnosti, které souvisí s jejich pracovní náplní a přidělenou rolí v systému. Proto pro snazší proškolení se uživatelé z této skupiny rozdělí podle stejných či obdobných rolí, které jim byly v systému přiděleny, do menších skupin. Aby se předešlo nekvalifikovanému používání systému i noví uživatelé, kteří nastoupí do podniku po zavedení systému do ostrého provozu, by měli být proškoleni kvalifikovanými pracovníky. Nemusí to být přímo dodavatel systému, ale měla by toto zajišťovat kvalifikovaná osoba v podniku. [20] 2.4Rutinní provoz Pokud v podniku proběhly všechny výše uvedené etapy, můžeme říci, že je informační systém připraven ke spuštění do ostrého provozu. Avšak uvádí se, že informační systém je úspěšně nasazen až tehdy, kdy všichni uživatelé jsou schopni správně interpretovat a bez chyb vkládat do systému data. [15] 28

29 Obrázek 1: Hlavní činnosti při zavádění IS, zdroj: převzato a upraveno z [1] 29

30 3 Apollo Metal s.r.o. V této kapitole se zaměřím na popis společnosti Apollo Metal s.r.o., a to z pohledu počítačové infrastruktury, softwarového vybavení společnosti před a po zavedením ERP systému QI a důvody, které vedly společnost k rozhodnutí o zavedení systému. 3.1Popis společnosti Společnost Apollo Metal s. r. o. působí na českém trhu od roku Jedná se o českou společnost zabývající se žárovým zinkováním a kovovýrobou. Specializuje se především na výrobu prvků pro hromosvody a uzemnění a na výrobu ocelových konstrukcí dle vlastní či od zákazníků získané výkresové dokumentace. Společnost AM sídlí na Praze 5, má 5 majitelů, kteří se podílí na vedení podniku. Hlavní zázemí firmy se nachází v Brništi (okr. Česká Lípa), kde je umístěno administrativní oddělení, výrobní dílna a zinkovací vany. Druhá provozovna firmy se nachází v Čenkově (okr. Příbram), kde probíhá pouze zinkování velkých konstrukcí. Firma využívá dvou různých technologických postupů při zinkování. První vana využívá technologii tzv. suchého zinkování a ta druhá naopak technologii mokrého zinkování. 30

31 3.2Podniková síť Obrázek 2: Organizační jednotka Apollo Metal, zdroj: [autor] V této části bych se zaměřila na to, jaký byl stav podnikové infrastruktury před a po zavádění informačního systému QI ve firmě. Jelikož s implementací nové informačního systému se společnost rozhodla investovat i do hardwaru a počítačové sítě Původní stav Původní stav ve společnosti Apollo Metal vypadal tak, že obě provozovny pracovaly samostatně na separátních podnikových sítích. Provozovna Brniště Původní konfigurace podnikové počítačové sítě LAN 4 společnosti byla tvořena architekturou klient/server, jejíž součástí byl datový server, který představoval společnou 4 LAN ( local area network) lokální počítačová síť 31

32 datovou základnu pro celou provozovnu v Brništi (úložiště účetních záloh, dokumenty pro webovou prezentaci firmy a databázi zaměstnanců). Dále firma vlastnila 5 koncových stanic, z nich dvě se nacházely v účtárně, dvě v oddělení expedice, z nichž jedna sloužila k řízení skladu a jedna se nacházela v oddělení kovovýroby. Aplikační server ve společnosti chyběl, veškeré aplikace potřené pro tu kterou agendu společnosti byly nainstalovány vždy na příslušné koncové stanici. Například software pro vedení mzdového účetnictví měla k dispozici lokálně pouze mzdová účetní společnosti. Sdílení dat mezi koncovými stanicemi se tak stávalo jen velice obtížně realizovatelné. Veškeré předávání výstupů z jednotlivých systémů se řešilo pouze prostřednictvím ové komunikace nebo v tištěné podobě. Komunikaci zajišťovaly síťové prvky a nestrukturovaná kabeláž. Pro názornost, jak byla počítačová podniková síť uspořádána je níže schéma síťového zapojení (viz Obrázek 4). Provozovna Čenkov Jelikož se jedná o vzdálené pracoviště, které se zabývá pouze pozinkováním hotových výrobků či polotovarů a veškeré agenda společnosti je zpracovávána v provozovně Brniště, nároky na místní počítačovou síť proto nebyly tak vysoké. Místní počítačová síť se skládala pouze ze dvou navzájem propojených stanic připojených k internetu. Jedna sloužila účetní a druhá oddělení zinkovny. Veškerá dokumentace (faktury, objednávky atd. byla po zpracování odesílána hlavní účetní do provozovny Brniště. 32

33 Obrázek 3: Původní stav počítačové sítě ve firmě Apollo Metal, zdroj: [autor] Současný stav Se zavedením informačního systému bylo nutné změnit i strukturu počítačové sítě v podniku. Aby systém mohl být provázán s oběma provozovnami společnosti, bylo nutné vytvořit permanentní virtuální privátní síť (VPN). Za pomoci VPN se obě oddělené podnikové sítě budou zdánlivě chovat jako jedna lokální počítačová síť, což umožní využívání veškerých výhod LAN např. sdílení souborů a připojení k serveru. Datový server byl nahrazen aplikačním, na který byl nainstalován informační systém QI a další aplikace využívané na koncových stanicích. S modernizací hardwaru a síťových prvků bylo přikročeno i k restrukturalizaci kabeláže. 33

34 Obrázek 4 - Počítačová síť ve firmě Apollo Metal, zdroj: [autor] Došlo k výměně koncových stanic a k navýšení jejich počtu. V účtárně se rozšířil jejich počet na dvě koncové stanice s tím, že mzdová účetní využívá přenosný počítač a připojuje se přes Wi-Fi 5. V oddělení expedice se rozšířil stav na tři koncové stanice, přidalo se samostatné oddělení zinkovny a to jednou stanicí a oddělení expedice se rozšířilo o přenosné počítače pro vedoucího pracovníka. 5 Wi-Fi je označení určitých standardů v informatice popisujících bezdrátovou komunikaci v počítačových sítích. 34