Modul Majetek - Obecné importy

Transkript

1 Modul Majetek - Obecné importy Osnova ke školení Svobodová Jana, Ing. Datum tisku

2 2 Modul Majetek - Obecné importy Modul Majetek - Obecné importy Obsah Úvodní slovo... 3 Základní logika majetku ve WinFASu... 4 Převodové tabulky... 5 Obecné importy modul MAJETEK... 5 Postup převodu dat do WinFASu:... 5 Postup převodu po jednotlivých bodech... 5 A. ÚPRAVA DAT V EXCEL SOUBORU... 5 B. NAHRÁNÍ DAT DO MEZITABULEK... 5 C. KONTROLA DAT A PROGRAMOVÉ DOPLNĚNÍ ÚDAJŮ... 6 Kontroly mezidat Prvotní úprava mezidat (Zaklikneme VŠE) Prvotní kontroly vyplněnosti Kontroly Kontroly matričáky Kontroly data... 8 D. VLASTNÍ PŘEVOD aplikace * E. KONTROLA DAT PO PŘEVODU Kontrolní protokol PŘÍLOHY... 16

3 3 Modul Majetek - Obecné importy Úvodní slovo Pro absolvování tohoto školení je třeba zvládat následující Základy ovládání Windows (práce ve Windows, používání myši, spouštění a zavírání aplikací, ) Základy ovládání WinFASu (práce v centrálním manažeru, spouštění aplikací a číselníků, ovládání oken pořízení, základní logiku šablon, práci pevnými a IQ sestavami) Základy ovládání modulu Majetek (zařazení, vyřazení, práce s pohyby, základní práce se sestavami) Obecné importy základní nastavení WinFASu (nastavení firmy, obecných číselníků, )

4 4 Modul Majetek - Obecné importy Základní logika majetku ve WinFASu 1. Základní logický trojúhelník Majetek (N1101) Druh majetku Technické informace Skupiny, podmnožiny Odpisy (D1102) Pohyby (D1101) Druhy odpisu Metody Vazba na účto (spojovák) Druhy pohybu Klasifikace (SKP) Vazba na účto (spojovák) 2. Jednotlivé životy majetků Majetek Zařazení ZC, ZU, Vyřazení Majetek Zařazení Odpisy TZ, ZC, ZU, Odpisy Vyřazení 1. Účetní Zařazení Odpisy TZ, ZC, ZU, Odpisy Vyřazení 2. Daňové Zařazení ZC, ZU, Vyřazení

5 5 Modul Majetek - Obecné importy Převodové tabulky Pro úspěšný převod a nastavení majetku je nutné: 1. Vyplnit dotazník na listu DOTxxx 2. Projít popis k vyplnění tabulek na listu POPIS 3. Při vkládání např. kopírování do tabulky z jiné tabulky vkládat jinak a vložit pouze DATA aby se nerozhodily formáty, které jsou nastavené v převodové tabulce. 4. Vyplňovat sloupce dle číselných kódů uvedených bod tabulkou 5. Vyplnit veškeré sloupce, které jsou zobrazené červeně povinně Viz příloha č. 1 Převodové tabulky MAJETEK Obecné importy modul MAJETEK Slouží pro převod dat ze souboru excel do WinFASu. Postup převodu dat do WinFASu: A. Úprava dat v excel souboru popř. doplnění chybějících povinných údajů viz soubor: Převody-Popis tabulek pro převod - Majetek B. Nahrání dat do mezitabulek dle obecných pokynů v návodu C. Kontrola dat a programové doplnění údajů D. Vlastní převod E. Kontrola dat po převodu F. Nastavení databáze dle požadavků klienta Postup převodu po jednotlivých bodech A. ÚPRAVA DAT V EXCEL SOUBORU Kontrola vyplněnosti, správných údajů, výmaz nadbytečných řádků, uložení do CSV formátu (pro lepší práci při převodu) kontroluje ručně převádějící prohlížením souboru s daty a popř. na základě konzultace s klientem upravuje prvotní soubor. B. NAHRÁNÍ DAT DO MEZITABULEK aplikace *9931 dle obecných pokynů v návodu Obecné importy Obecné pokyny k importům Návod

6 6 Modul Majetek - Obecné importy C. KONTROLA DAT A PROGRAMOVÉ DOPLNĚNÍ ÚDAJŮ Kontroly mají 5. bodů, které je nutné zkontrolovat pro správné naplnění dat do IS. Každý bod má pod sebou několik kontrol. Při kontrolách jednotlivých bodů vždy zaškrtneme vše (Zaklikneme VŠE zašedlé kontroly jsou kontroly speciální, není nutné spouštět při základním převodu, proto vždy volíme možnost VŠE, zvolí se jen to, co je opravdu nutné zkontrolovat)a stiskneme tlačítko PROVEĎ nebo KONTROLY:VÝPIS. Následně se otevírají okna kontrol, pokud jsou prázdná je vše v pořádku, pokud obsahují nějaké hodnoty je potřeba provést kontolu, objasnit problém či opravit dle pokynů probíhající kontroly. Kontroly mezidat 1. Prvotní úprava mezidat (Zaklikneme VŠE) Doplnění KS (kde chybí dám 1) Doplnění odp. sk a SKP (kde chybí dám 0) Výmaz prázdných vět 10. Odepisování u POZ (umožní smazat vše související s odpisy u POZ) Odpisy (Odpisové ceny) u POZ umožní vynulovat PC -> aby se tvářil, že se neodepisuje!

7 7 Modul Majetek - Obecné importy 20. U DDMN jednorázový odpis účetní v plné výši k datu (vytvoří účetní větev a odpisovou cenu do oprávek) doplnění odpisové ceny, oprávek, 100% odpis k datu 2. Prvotní kontroly vyplněnosti (Zaklikneme VŠE) 10. Vyplněnost Kontrola vyplněnosti zadaných sloupců měl by být stav u všech v pořádku, popř. zkontrolovat čeho se týká 20. Vyplněnost (sloupce pro úč. odpisy) 30. Vyplněnost (sloupce pro da. odpisy) 3. Kontroly a. Kontroly číselníky (Zaklikneme VŠE) 10. Druhy majetku (c1101) Druhy majetku v importní tabulce, pro které nelze dohledat PRÁVĚ JEDEN záznam v číselníku c Účetní skupiny (c0084) Účetní skupiny v importní tabulce, pro které nelze dohledat PRÁVĚ JEDEN záznam v číselníku c0084 umožní vytvořit dle tabulky 30. Země (c0004) Země v importní tabulce, pro které nelze dohledat PRÁVĚ JEDEN záznam v číselníku c Změny druhů pohybů Vypíše všechny druhy pohybu z mezitabulky a umožní změnit/upravit druh pohybu) 40. Druhy pohybu (c1103) Druhy a typy pohybů (umožní opravu typu v mezitabulce) 50. Odpovědnostní místa (c0089) Odpovědnostní místa v importní tabulce, pro které nelze dohledat PRÁVĚ JEDEN záznam v číselníku c Zakázky (c0080) Zakázky v importní tabulce, pro které nelze dohledat PRÁVĚ JEDEN záznam v číselníku c Způsoby výpočtu odpisů (c1105 statusy)- Pro tyto statusy neexistuje hodnota v číselníku 80. Metody výpočtu odpisů (c1105 kódy) Kódy metod výpočtu odpisů (nedohledané umožní změnit na dohledané hodnoty dle statusu způsobu výpočtu) 85. Změna klasifikace (CPA) u POZ, DDMN, DDNN, DDMO (změní klasifikaci na 0-1, 0-2, 0-3, 0-6 a odpisovou skupinu na 0) 86. Naplnění sloupce klasifikace, kde chybí (dle SKP a odpisové skupiny) v mezitabulce 87. SKP (umožní dozaložit jako staré)- Nedohledané klasifikace (umožní založit jako stará SKP k následnému převázání) převázání provádí klient dle návodu Převázání klasifikací 90. Klasifikace kontrola existence klasifikace v číselníku + kontrola odpisové skupiny umožní změnit v mezitabulce

8 8 Modul Majetek - Obecné importy 100. Změna odpisových skupin a metod výpočtu odpisů například odpísmenkování 110. Neplatné odpisové skupiny Umožní opravu na 0 b. Klíče (Zaklikneme VŠE) 10. Odstranění vodících nul ořízne nuly 20. Druhy klíčů umožní hromadně měnit druh 30. Nedohledané jednotlivé klíče umožní hromadně měnit 31. Nedohledané jednotlivé klíče umožní dopořídit do číselníku klíčů 32. Nedohledané jednotlivé klíče umožní odstranit z klíčů 40. Vytvoření kombinace klíčů (do mezitabulky)- Poskládání kombinace klíčů opraví ve sloupci i1101kombl 50. Pohyby bez klíčů zobrazení pohybů bez klíčů 60. Nedohledané kombinace klíče 4. Kontroly matričáky (Zaklikneme VŠE) 10. Duplicity inventárních čísel v mezidatech (i1101)- umožní opravu (změnu inventárního čísla) 20. Duplicity inventárních čísel ve skutečných datech (n1101) 30. Vytvoření souboru pro hromadné vyřazení (i1101) 40. Odstranění datumu vyřazení (i1101) 5. Kontroly data (Zaklikneme VŠE) 70. Správné metody procentních odepisování Pokud je způsob výpočtu procentem pak zkontroluje použití správné metody (dle procenta, životnosti, 100%) umožní opravit

9 9 Modul Majetek - Obecné importy D. VLASTNÍ PŘEVOD aplikace *9931 Probíhá v několika krocích, kde je opět vždy nutné zaškrtnout vše. V případě, že převádíme data do firmy, v které již v modulu MAJETKU jsou nějaká data např. DMZ majetek zvířat je nutné převádět po jednotlivých druzích majetku tzn. zvolit Jen druh majetku: DM, DDMN, DDMO, POZ Postup převodu: Výmaz dat (skutečné struktury) (Zaklikneme VŠE) - Výmaz datových tabulek dle druhu nebo vše - Výmaz matričních tabulek dle druhu nebo vše Převod matričáky (Mezidata ->skutečné tabulky) (Zaklikneme VŠE) - Majetky (n1101) - Technické informace (n1102) Převod data (Mezidata -> skutečné tabulky) (Zaklikneme VŠE) - Pohyby (d1101) - Pohyby v odpisy (d1102) - Dovytvoření oprávek před PS (d1102)

10 10 Modul Majetek - Obecné importy Úpravy po převodu (skutečné tabulky) (Zaklikneme VŠE) - Skutečná výše oprávek (sloupce d1102oprav) - Odstranění zbytečných vět (nulové oprávky, nulový odpis při ZC = 0) - Smazání nepoužitých starých klasifikací (pokud existují) - Nastavení statusu odpis po vyřazení (u vyřazených ke už odpis je) - Nastavení statusu odpis po vyřazení u daňových ročních (pokud je nastaven základní parametr) - Sjednocení a doplnění statusu TZ u ÚČETNÍCH i DAŇOVÝCH odpisů E. KONTROLA DAT PO PŘEVODU Kontrolní protokol Excel soubor, který se skládá ze čtyř listů: A. Úvodní list B. Převod dat a. Informace o klientovi licenční číslo, název společnosti, odpovědná osoba za implementaci b. Datum převodu c. Poznámky k úpravám zdrojových dat d. Poznámky k převodu dat do WinFASu C. Kontroly dat Na tomto listu je 7 bodů, ve kterých jsou popsány jednotlivé kontroly. Bod bod slouží pro přehled převádějícího a 6. bod musí provést klient. Provádíme v několika krocích první je prováděn programově ještě v aplikaci obecných importů *9931, druhý již přímo v evidenci majetku *1198 a dále jsou data kontrolována převádějícím a klientem ručně. 1. Kontroly po převodu - aplikace * ZC<0 - pouze zobrazí nutné zkontrolovat přímo na majetku 20. Majetky s žádnou nebo je více než 1 věta zařazení/ps 30. Odpisy s NULL-ovým rokem umožní opravu 35. Rok odpisu na větě PS umožní opravu dle rozdílu počátek odepisování -> datum pohybu. Nemusí vždy odpovídat pokud bylo TZ, pozastavení apod. 40. Kontrola roků u vět PS - jen kde nebylo TZ a daňově jen u zařazených maximálně rok před převodovým datem 50. Kontrola roků na pohybových větách d1102- dle předchozího odpisu/pohybu + zohledněno překročení konce firemního období

11 11 Modul Majetek - Obecné importy 60. Nenavazující roky odpisů - pouze zobrazí nutné zkontrolovat přímo na majetku 70. Cena pohybu zařazení/ps v odpisech <> odpisové ceně tohoto pohybu opraví cenu pohybu dle odpisové 80. Účetní odpisová cena neodpovídá součtu cen pohybů pouze zobrazí nutné zkontrolovat přímo na majetku 90. Chybějící pohyby v odpisech d1102 (pro pohyb v d1101) oprava dovytvoří větu s cenou 0! 100. Změna oprávek na odpis u DDMN - jen pokud není, jen u zařazení ne u PS 110. Rozdílné odpisové skupiny (odpisy d1102 vs. SKP (CPA)) - pouze zobrazí nutné zkontrolovat přímo na majetku 120. Odpisové ceny (součet cen pohybů d1102) umožní opravu odpisové ceny 130. Účetní i daňové odpisy u DMZ zkontroluje druh DMZ, že má účetní i daňové odpisy, umožní opravu pokud chybí D pak umožní zkopírovat dle U 2. Dogenerování odpisů aplikace *1198 Šipka vedle tlačítka speciální Dogeneruj odpisy pro všechny majetky (ve výběru)

12 12 Modul Majetek - Obecné importy V zápětí se objeví okno s dotazem: Opravdu dogenerovat odpisy pro XY majetků? ANO následně budou degenerovány odpisy pro všechny majetky tato část může chvilku trvat v závislosti na počtu majetků. Dole v okně vidíme běžet housenku zpracování s textem hromadné generování odpisů Okno Výsledek hromadného dogenerování: v pořádku XY, chyb 0 tlačítko OK 3. Kontroly po degenerování odpisů *1198 Šipka vedle tlačítka speciální Převod MAJ -> MAJ2 Bod č. 3 Kontroly po dogenerování odpisů (Zaklikneme VŠE) 05. VYKLIKNEME KONTROLU - Rozdílná výše odpisu starý/ nový (dogenerovaný) - způsobeno zpřesněním výpočtu dle životností! 10. Dogenerované odpisy (d1102) s rokem (datumem)< aktuální 20. Dogenerované odpisy s nedohledaným koeficientem (-1) - způsobeno např. tím, že je majetek v 0 odpisové skupině a je nastavena daňová metoda výpočtu 30. Odpisy s rokem vyšším než odpisová doba (1 rok toleruji) 40. Oprávky u vět vyřazení (mohlo dojít k dogenerování odpisu po vyřazení) Nezapomeňte na záložce PŘEVOD MAJ-> MAJ2 uvést převodové datum, které je většinou 1.1. viz obrázek Tlačítko KONTROLUJ postupně uzavíráme jednotlivé kontroly

13 13 Modul Majetek - Obecné importy 4. Kontroly dat na OK ruční kontroly Kontrola převedeného statusu zvýšení ceny po TZ - IQ odpisy K1 + údaj - status zvýšené ceny Ve sloupečku ANO nebo NE Ne nezajímá nás, ANO majetek důsledně zkontrolovat, především klient, zda opravdu bylo TZ Kontrola periody odpisu Ú i D - IQ odpisy K1 + údaj perioda Kontrola toho, že účetní jsou většinou měsíčně a daňové ročně pokud jinak důsledná kontrola konkrétního majetku Kontrola roků odpisů - IQ odpisy K2 Kontrola především u majetků odepisovaných zrychleně upozornit klienta. Namátková kontrola roků např. že nejnovější má 1 Kontrola ceny odpisové daňové x účetní - IQ majetek K1, data, filtr (podmnožina), ODPCE_1<bez mezer>odpce (DDMN účetní jsou, daňové ne; DM když se liší tak PDF a poslat klientovi)

14 14 Modul Majetek - Obecné importy Kontrola statusu ponechání daňového odpisu po vyřazení - IQ odpisy K1 + údaj - status zvýšené ceny Kontrola toho, že u daňového je ANO a u účetního NE Kontrola odpisů dle odpisových skupin - IQ odpisy K1 Kontrola pouze čísel odpisových skupin v ČR pouze 1-6 Kontrola tvorby účtů * Výchozí nastaveno většinou ze start. firmy poté upravit dle klienta 5. Kontroly a nastavení číselníků a šablon Převázání klasifikací - Pokud v číselníku *1102 jsou staré po převodu, převáže klient dle návodu Převázání nastavení účetních skupin - Převázání nesmyslných účetních skupin pomocí skriptu nebo nastavení úplně nových jejich Nastavení předávání ze zvířat šablony nastavit aktuální období - modul zvířat *3399 pohyby zvířat majetek - kontrola šablon pro pořízení zvířat do 40 tis a nad 40 tis Kontrola šablon pořízení (výmaz šablon vázaných na zemi) a IQ šablon - Kontrola existence šablon + nastavení dle klienta např. číselné řady, povinný údaj v šablonách apod. Provedení vzorového spojováku bez uložení - Musí být tvorba účtů pokud není zkoušíme spojovák až později Nastavení platnosti účetního odepisování v měsíci zařazení - Zjistit od klienta a nastavit do šablon pořízení Odpis v měsíci vyřazení již neuplatněný (pokud ZC>0) - Nastaveno v programu, že odpis po vyřazení již není, oznámit klientovi, aby věděl Kontrola číselníku odpovědnostních míst - Pouze kontrola naplněností, důležité aby zkontroloval klient Kontrola odpisových skupin se zvýšeným koeficientem (10%, 15%, 20% v prvním roce odpisu - Namátková kontrola, ale důležitá je kontrola klientem

15 15 Modul Majetek - Obecné importy 6. Kontroly dat u klienta Přesně popsáno v kontrolním protokolu co má klient kontrolovat a skrze kterou sestavu. 7. Poznámky D. Podpis Klient podpisem prohlašuje, že provedl nastavení a kontroly převedených dat dle pokynů v tomto materiálu a potvrzuje správnost převedených a nastavených dat.

16 16 Modul Majetek - Obecné importy PŘÍLOHY 1. Převodové tabulky 2. Kontrolní protokol