Všeobecné obchodní podmínky TÜV International s.r.o. Unternehmensgruppe TÜV Rheinland / Berlin Brandenburg

Transkript

1 Všeobecné obchodní podmínky TÜV International s.r.o. Unternehmensgruppe TÜV Rheinland / Berlin Brandenburg 1. Rozsah úpravy 1.1 Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen VOP ) se použijí pro poskytování veškerých služeb společností TÜV International s.r.o. (dále jen společnost TI ), které společnost TI poskytuje v rámci výkonu své podnikatelské činnosti. 1.2 Při poskytování služeb společností TI v rozsahu dle čl. 1.1 výše se vylučuje užití jakýchkoli všeobecných obchodních či nákupních podmínek klienta. Všeobecné obchodní či nákupní podmínky klienta rovněž nebudou součástí smlouvy, a to ani v případě, kdy všeobecné obchodní podmínky klienta nejsou společností TI výslovně odmítnuty. 2. Obchodní nabídky a cenové kalkulace Do okamžiku uzavření smlouvy či potvrzení objednávky si společnost TI vyhrazuje právo měnit veškeré své učiněné nabídky, kalkulace a výpočty bez povinnosti upozornit na tuto skutečnost klienta, pokud nebude dohodnuto jinak. 3. Uzavírání smluv a jejich doba trvání 3.1 Smlouvy jsou uzavřeny dnem uzavření písemné smlouvy, které může předcházet akceptace nabídky učiněné společností TI klientem, akceptace objednávky učiněné klientem společností TI (dále jen smlouva ) oběma smluvními stranami nebo započetím s poskytováním služeb klientovi společností TI na žádost klienta. 3.2 Smlouva nabývá účinnosti dnem jejího podpisu ve smyslu čl výše a je ukončena platností certifikátu, není-li ve smlouvě či objednávce dohodnuto jinak. 3.3 Pokud smlouva umožňuje prodloužit dobu svého trvání, bude smlouva prodloužena o dobu specifikovanou v předmětné smlouvě, nebude-li tato smlouva písemně vypovězena některou ze smluvních stran, přičemž výpovědní lhůta činí 6 týdnů. 4. Rozsah služeb 4.1 Rozsah služeb bude určen společným prohlášením předloženým oběma smluvními stranami. Pokud žádné takové prohlášení neexistuje, je závazný rozsah služeb dle smlouvy (odkazem na Obchodní nabídku). 4.2 Dohodnuté služby musí být provedeny v souladu s právními předpisy platnými ke dni uzavření příslušné smlouvy. 4.3 Společnost TI je oprávněna na základě vlastního uvážení určit způsob a druh testování a provádění auditní činnosti, pokud nebylo mezi smluvními stranami dohodnuto jinak nebo pokud způsob provádění není stanoven právními předpisy. 4.4 Poskytované služby nejsou zárukou funkčnosti a bezpečnosti, pokud toto není výslovně stanoveno v příslušné objednávce či smlouvě. 4.5 Společnost TI není odpovědná za správnost a úplnost bezpečnostních programů a předpisů na jejichž základě jsou prováděny činnosti u zákazníka, pokud není písemně dohodnuto jinak. 5. Lhůta pro plnění 5.1 Lhůty pro plnění jsou stanoveny na základě odhadu rozsahu činností. Tyto lhůty budou považovány za závazné, pokud byly jako závazné písemně odsouhlaseny společností TI. 5.2 Pokud byly společností TI odsouhlaseny lhůty, ve kterých má být poskytováno plnění společností TI, pak tyto lhůty počínají běžet od okamžiku, kdy klient poskytl společnosti TI veškerou potřebnou dokumentaci pro zahájení činnosti společnosti TI. Společnost TI není v prodlení s plněním smlouvy po dobu, po kterou je v prodlení klient s poskytnutím veškeré dokumentace či jiné součinnosti potřebné pro plnění příslušné smlouvy. 6. Zvláštní obchodní podmínky související s posuzováním a certifikací systémů řízení 6.1. Rozsah certifikačních služeb 6.1.a) Certifikační orgán společnosti TI (dále jen COTI ) provádí posuzování a certifikaci systémů řízení výrobních podniků a podniků služeb v souladu se státními nebo mezinárodními normami, pro něž je akreditována (akreditovaná certifikace), nebo v souladu se státními či mezinárodními normami, pro něž akreditována není (standardní certifikace), a také poskytuje vlastní certifikační služby třetí strany (národní normy). 6.1.b) Dohodnuté služby budou poskytnuty podle obecně uznávaných technologických pravidel a v souladu se směrnicemi platnými k datu uzavření smlouvy. Jestliže nebude písemně uvedeno jinak či pokud nebude vyžadován určitý konkrétní postup na základě závazných směrnic, bude COTI také oprávněn podle svého uvážení k činění vlastních rozhodnutí týkajících se druhu a způsobu hodnocení. 6.1.c) COTI provádí akreditovanou certifikaci podle norem dohodnutých ve smlouvě a/nebo podle pravidel a směrnic ve smlouvě uvedených, a to včetně obecně platných akreditačních norem pod specifickou certifikační normu spadajících, certifikačních norem včetně všech souvisejících aplikačních směrnic a akreditačních požadavků stanovených národním akreditačním orgánem - Českým institutem pro akreditaci, o.p.s. (dále jen,,čia ). Jestliže během auditu vyjde najevo skutečnost, že ke splnění certifikačních podmínek bude nutný vyšší počet auditů či delší doba na audity potřebná, bude klient povinen nést veškeré další náklady s tímto spojené, s výjimkou případů, kdy tyto další zavinil COTI. 6.1.d) Bude-li certifikace dokončena úspěšně, bude COTI udělen příslušný certifikát způsobem vymezeným v článku 6.2. těchto VOP. 6.1.e) Klient má právo vznést námitku proti jmenování některých auditorů nebo technických expertů do týmu auditorů COTI za předpokladu, že pro takovou námitku klient uvede závažné důvody. 6.1.f) V případě, že klient ke jmenování auditorů do týmu auditorů během jednoho týdne od jeho ohlášení nepodá žádnou námitku, bude to považováno za udělení souhlasu s takovýmto jmenováním. 6.1.g) V případě akreditovaných certifikací bude COTI oprávněn umožnit auditorům příslušného akreditačního orgánu dohled nad auditem. 6.1.h) V případě stížností týkajících se rozhodnutí o certifikaci, které COTI vydal, může být k celé záležitosti se souhlasem klienta přizvána Rada pro certifikaci COTI nebo ČIA Rozsah práva používání certifikátů, certifikačních značek a odkazů na certifikaci 6.2.a) Bude-li certifikace dokončena úspěšně, vystaví COTI klientovi příslušný certifikát. Certifikát bude platný po dobu tří let, pokud není stanoveno jinak (viz 6.8a). 6.2.b) V okamžiku, kdy bude klientovi udělen certifikát podle článku 6.2.a) výše, získá klient prosté, nepřevoditelné a nevýhradní právo používat certifikační značku po dobu platnosti certifikátu, jak je vymezeno v článku 6.2. těchto VOP. Toto platí i pro odkazy na certifikace uvedené v komunikačních médiích, jako jsou dokumenty, brožury nebo reklamní materiály. 6.2.c) Povolení k použití certifikátů, certifikační značky a odkazů na certifikaci bude platné výhradně pro ty části Stránka 1 z 6

2 klientovy organizační složky či podniky, které jsou uvedeny v rozsahu použití. Použití certifikátů, certifikační značky a odkazů na certifikaci pro oblasti, které v rozsahu použití uvedeny nebyly, je výslovně zakázáno. 6.2.d) Certifikát, certifikační značku a odkazy na certifikaci může klient použít pouze v přímém spojení s názvem nebo logem klienta. Nesmí být použity nebo přidruženy k produktům klienta. Toto se vztahuje také na obaly produktů, zprávy laboratorních testů, kalibrační certifikáty nebo kontrolní zprávy. 6.2.e) Klient se zavazuje k používání certifikátu, certifikační značky a odkazů na certifikaci pouze za účelem učinění prohlášení, které odpovídá certifikaci klienta nebo oblasti působení klientovy organizace. Klient je dále povinen nevytvářet dojem, že certifikát označuje oficiální kontrolu a/nebo že systémová certifikace je jakýmsi druhem testování produktu. 6.2.f) Přidělenou certifikační značku a kopie certifikátů je možné reprodukovat v originálních barvách, nebo převedené do odstínů šedi. Žádné další úpravy nejsou dovoleny. 6.2.g) Klient se zavazuje k tomu, že v reklamních a podobných materiálech bude certifikaci vždy prezentovat jako krok dobrovolný na základě občanskoprávní smlouvy. 6.2.h) Právo k používání zaniká, přestane-li být klient držitelem platného certifikátu, zvláště pak skončila-li doba platnosti certifikátu nebo nebyly-li provedeny následné povinné audity. 6.2.i) Právo klienta používat certifikát, certifikační značky a odkazy na certifikaci okamžitě a bez nutnosti vypovězení smlouvy zaniká v případě, že je klient používá v rozporu s těmito VOP, nebo Smlouvou o certifikaci. 6.2.j) Právo klienta používat certifikát, certifikační značky a odkazy na certifikaci okamžitě zaniká odstoupením od smlouvy podle článku 6.5. uvedeného níže. 6.2.k) Právo použití certifikátu, certifikační značky a odkazů na certifikaci také automaticky zaniká, je-li držení certifikátu zakázáno administrativními nařízeními nebo soudním příkazem. 6.2.l) V případech týkajících se zaniknutí práva k použití je klient povinen certifikát vrátit zpět COTI. 6.2.m) V případech týkajících se porušení smluvních podmínek si COTI vyhrazuje právo žádat kompenzace za vzniklé škody. 6.2.n) Certifikát nesmí být použit způsobem, jenž by mohl poškodit pověst COTI, nebo jinou část TÜV Rheinland Group. 6.2.o) Klient nebude mít právo činit taková prohlášení o svém produktu, která by COTI mohla pokládat za neoprávněná nebo zavádějící. 6.2.p) Je-li zřejmé, že podmínky certifikace nemohou být splněny, může být platnost certifikátu dočasně pozastavena. Během tohoto období klient nesmí používat k propagaci certifikát, certifikační značku a odkazy na certifikaci. Tento stav bude vyznačen v seznamu certifikovaných organizací, jak je popsáno v článku q) Nedojde-li během dohodnutého termínu k nápravě důvodu k pozastavení platnosti certifikátu, bude tento odejmut a zaniká právo používání certifikátu, certifikační značky a odkazů na certifikaci Závazky klienta 6.3.a) Klient je povinen zaslat COTI v dostatečném předstihu všechny potřebné dokumenty k auditu a na vlastní náklady. 6.3.b) Klient umožní týmu auditorů a/nebo auditorovi COTI nahlédnout do všech záznamů v rámci rozsahu platnosti a umožní jim přístup k příslušným organizačním složkám. 6.3.c) Klient jmenuje jednoho či několik zástupců pro audit, kteří budou poskytovat COTI podporu ve vykonávání smluvených služeb a působit jako kontaktní osoby s klientem. 6.3.d) Po udělení certifikátu je po dobu platnosti smlouvy klient povinen COTI uvědomit o jakýchkoli změnách majících významný vliv na systémy managementu nebo certifikovaný produkt, zejména včetně: - změn v certifikovaném systému managementu; - změn souvisejících se vzhledem nebo specifikacemi certifikovaného produktu; - změn v organizační struktuře a samotné organizaci. 6.3.e) Klient bude povinen zaznamenávat veškeré stížnosti třetích stran, např. zákazníků klienta, týkající se systému managementu a opatření přijatá k nápravě či odstranění důvodů těchto stížností. Během auditu tyto záznamy předá auditorovi. 6.3.f) Během auditu je klient povinen auditorovi na vyžádání zpřístupnit veškerou korespondenci a všechna opatření související s normativními dokumenty a požadavky vymezenými příslušnou certifikační normou. 6.3.g) Klient bude povinen zaznamenávat veškeré jemu zaslané stížnosti týkající se shody certifikovaného systému, nebo produktu s požadavky certifikační normy, podniknout příslušná nápravná opatření, zdokumentovat jejich implementaci a během auditu je auditorovi na vyžádání demonstrovat. 6.4 Platební podmínky 6.4.a) Pokud by klient odložil již schválené datum auditu v průběhu dvou týdnů před jeho plánovaným uskutečněním, má COTI právo okamžitě vystavit fakturu znějící na 50% smluvní ceny plus již vynaložené náklady na dopravu a ubytování,a to i v případě, že ze strany COTI dosud nebyly poskytnuty žádné prokazatelné služby. 6.4.b) COTI bude také oprávněn naúčtovat 50% ceny dle smlouvy v případě, že klient nevyužije služeb COTI v průběhu jednoho roku od uzavření smlouvy. 6.4.c) Podmínky vymezené výše v článku 6.4.a) budou platné i v případě, kdy klient nebude schopen dodržet toleranční lhůty pro výkon auditů/služeb COTI stanovených předpisy pro příslušný druh certifikace (viz. článek 6.8). 6.5 Odstoupení od smlouvy 6.5.a) Klient může odstoupit od uzavřené smlouvy pokud nebyl dohodnut termín plnění. V takovém případě má COTI právo vystavit fakturu znějící na 50% smluvní ceny plus již vynaložené náklady na dopravu a ubytování, a to i v případě, že ze strany COTI dosud nebyly poskytnuty žádné prokazatelné služby. 6.5.b) COTI může odstoupit od certifikační smlouvy bez předchozího upozornění, pokud k tomu bude mít vážný důvod. 6.5.c) Pro potřeby této smlouvy je vážný důvod stanoven takto: i) Klient okamžitě neoznámí jakékoli změny nebo předpovědi změn v jeho organizaci, které jsou pro certifikaci relevantní; ii) Klient zneužije certifikát a/nebo certifikační značku nebo je použije v rozporu se smlouvou; iii) Je zahájeno řízení týkající se platební neschopnosti klienta a jeho majetku nebo je takové řízení zastaveno z důvodu nedostatečného majetku k likvidaci; iv) Prodlení platby vymezené v článku d) Vedle důvodů uvedených v odst. 6.5.c bude COTI oprávněn odstoupit od smlouvy bez předchozího upozornění, pokud klient nebude schopen vyhovět podle příslušného certifikačního postupu naplánovaným a klientem předem odsouhlaseným termínům auditu/služeb. 6.5.e) Dojde-li k ukončení smlouvy ze strany COTI v souladu s výše uvedeným článkem 6.5., bude COTI oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 50% smluvní ceny plus již vynaložené náklady na dopravu a ubytování, a to i v případě, že ze strany COTI dosud nebyly poskytnuty žádné prokazatelné služby. 6.6 Seznam certifikovaných organizací 6.6.a) COTI vede seznam certifikovaných organizací a rozsahu platnosti jejích certifikátů. 6.6.b) COTI má právo seznam uvedený výše v článku 6.6.a) na vyžádání zveřejnit. 6.7 Všeobecné podmínky pro certifikaci Stránka 2 z 6

3 6.7.a) Klient poskytne COTI veškeré údaje potřebné k certifikaci podle příslušných norem. 6.7.b) Klient zašle příslušnému certifikačnímu orgánu všechny potřebné dokumenty ještě před zahájením auditu. Potřebné dokumenty jsou zvláště: - Příručku managementu - Schémata procesů doplněná odkazy na dokumentaci systému managementu dané organizace - Plán organizace/schéma organizace - Prezentaci procesů a jejich rozhraní a vzájemné působení - Seznam řízených dokumentů - Seznam oficiálních a právních požadavků, týkajících se produktů organizace 6.7.c) Klient a COTI se mohou dohodnout na provedení předběžného auditu a společně stanovit rozsah takového auditu. Cena tohoto auditu není zahrnuta v ceně certifikace. 6.7.d) Efektivita zavedeného systému managementu bude prověřena během auditu na místě, provedeného v sídle organizace, během kterého organizace prokáže, že zdokumentované postupy provádí v praxi. Normy nebo části norem, které nejsou splněny a pro které musí organizace učinit nápravná opatření, budou zdokumentovány ve zprávách o neshodách. 6.7.e) Po dokončení auditu bude na závěrečném jednání klientovi sdělen výsledek auditu, který bude dokumentován ve zprávě z auditu. Neshody budou dokumentovány a mohou vést k následnému auditu (např. následnému auditu na místě, nebo k výzvě k zaslání revidované dokumentace), jestliže z výsledků vyplývá, že je to nutné. Rozsah následného auditu záleží na rozhodnutí vedoucího auditora. Následný audit bude zaměřen mimo jiné na části oblasti systému managementu, v rámci kterých byly nalezeny neshody. 6.7.f) Je-li výsledek certifikačního procesu pozitivní, vystaví COTI jeden či více příslušných certifikátů. Ty budou zaslány klientovi. Certifikáty budou vystaveny pouze tehdy, byly-li odstraněny všechny neshody. Certifikáty budou vystaveny na stanovenou dobu tří let, pokud není stanoveno jinak (viz 6.8a). 6.7.g) Pro zachování platnosti certifikátu je nutné provádět dozorové audity na místě, v rozsahu stanoveném příslušnou normou. Nebude-li postup dozorového auditu, včetně pozitivního rozhodnutí ohledně zachování certifikátu dokončen, stane se certifikát neplatným. V takovém případě musí být všechny certifikáty vráceny COTI. 6.7.h) Při dozorovém auditu budou jako minimální požadavek přezkoumány klíčové prvky dané normy. Dozorové audity dále hodnotí správné použití certifikátu, certifikační značky a odkazů na certifikaci, dále stížnosti související se systémem managementu a efektivitu přijatých opatření k nápravě neshod. Každý dozorový audit bude zdokumentován ve zprávě z auditu posléze předané klientovi. 6.7.i) Geografický (např. další pobočky organizace) a technický (např. další produkty) rozsah certifikátu lze rozšířit nebo navýšit tak, aby zahrnoval další pobočky a/nebo činnost, a to v rámci dozorových auditů nebo auditů k obnovení certifikátu a/nebo v rámci samostatných rozšiřujících nebo navyšujících auditů. Rozsah rozšiřujícího nebo navyšujícího auditu stanoví COTI a bude záviset na závažnosti rozšíření nebo navýšení. 6.7.j) Pokud by se v průběhu doby platnosti smlouvy objevily změny v údajích, ze kterých postup vychází (např. údaje o organizaci, požadavky na akreditaci), musí být tyto změny v postupech příslušně zohledněny a druhá smluvní strana musí být okamžitě informována. Toto platí i pro změny v rozsahu času a práce potřebného pro certifikaci vyplývající z takovýchto změn. 6.7.k) Integrované systémy managementu zahrnující různé normy a požadavky lze certifikovat pomocí kombinovaného certifikačního postupu. V závislosti na daných normách a požadavcích mohou být tyto certifikace nabízeny samostatně či jako společné/integrované. 6.7.l) Náklady na další práce související s nenaplánovanými audity nebo následnými audity a s přezkoumáním nápravných opatření k odstranění neshod zjištěných při předchozích auditech bude nést klient, jemuž také budou fakturovány na základě účtovaného času. Toto platí také v případě nákladů souvisejících s narychlo sjednanými zvláštními audity vymezenými v článku 6.8.a) těchto VOP. 6.8 Zvláštní podmínky pro certifikaci týkající se postupů akreditované certifikace prováděné COTI Podmínky zde vymezené jsou platné jako doplněk Všeobecných podmínek certifikace vymezených v čl těchto VOP a omezují se pouze na akreditované certifikační postupy. Akreditované certifikační postupy podléhají obecně platným mezinárodním akreditačním normám případně spolu s přidruženými směrnicemi pro aplikaci, akreditačním normám specifickým pro dané certifikační normy případně spolu s přidruženými směrnicemi pro aplikaci, certifikačním normám případně s přidruženými směrnicemi pro aplikaci a pravidlům pro akreditaci stanoveným příslušným akreditačním orgánem. Ty zahrnují zejména: - Obecně platné mezinárodní akreditační normy: např. ČSN EN ISO/IEC 17021: Certifikační normy jako jsou např. ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949, OHSAS Pravidla pro akreditaci stanovená ČIA. 6.8.a) Všeobecné podmínky pro postupy akreditované certifikace Certifikační audit Certifikační audit se skládá ze dvou fází. Cílem Fáze 1 je získat přehled systému managementu a jeho vhodnost (stav implementace). Po získání této informace lze provést Fázi 2, během které je provedeno hodnocení zavedenosti systému managementu a souladu s příslušnou normou. Audit Fáze 2 může být v podstatě proveden po auditu Fáze 1. Pokud by však audit Fáze 1 odhalil, že organizace ještě není pro certifikaci připravena, nelze audit Fáze 2 provést ihned po dokončení auditu Fáze 1. V takovém případě musí klient nejprve učinit příslušné kroky vedoucí k situaci, kdy bude organizace na certifikaci připravena. Veškeré dodatečné náklady z tohoto plynoucí, tj. náklady vzniklé organizaci samotné a náklady vzniklé COTI, včetně nákladů na přepravu, čas strávený přepravou a časem jinak ztraceným, bude nést klient. Doba mezi ukončením Fáze 1 a začátkem Fáze 2 nesmí přesáhnout 6 měsíců. Pokud by mezi dokončením Fáze 1 a zahájením Fáze 2 mělo uplynout více než 6 měsíců, bude audit Fáze 1 nutné opakovat. Veškeré dodatečné náklady z tohoto plynoucí, pro klienta i COTI, tj. náklady na přepravu, čas strávený přepravou a čas jinak ztracený, bude nést klient. Při stanovení intervalu mezi Fází 1 a Fází 2 budou zohledněny potřeby klienta a stanovena dostatečná doba pro nápravu slabých míst. Obvykle je většina času na audit potřeba na Fázi 2. Audit Fáze 1 lze provést na místě (v závodě), v sídle klienta nebo, v případě že to COTI bude považovat za účelné, také mimo závod. Dozorový audit Pro udržení platnosti certifikátu je nutné každoročně provádět na místě dozorové audity. Datum dozorového auditu je odvozeno od data posledního dne certifikačního auditu (tzv. due date, dále jen DD ). Dozorový audit po 1. certifikaci může být proveden nejdříve 3 měsíce před DD a nejpozději přesně v DD. U dalších dozorových auditů je možná tolerance 3 měsíce před DD až 2 měsíce po DD. Aby bylo zajištěno řádné provedení dozorového auditu i v případě neočekávaného odložení plánovaných termínů, měly by být audity naplánovány pokud možno na začátek tolerance uvedené v předchozím odstavci výše. Opakovaný/Recertifikační audit Stránka 3 z 6

4 Aby bylo možné certifikát obnovit pro další tříleté období, proběhne v klientově organizaci před vypršením platnosti certifikátu opakovaný/recertifikační audit. Postup je podobný jako v případě certifikačního auditu. Fáze 1 je použita jen v případě potřeby, její rozsah je stanoven podle změn v systému managementu a zjištění během předchozích auditů. O nutnosti provedení Fáze 1 rozhoduje COTI. Pokud není objektivní důvod pro provedení dvoufázového auditu, provede se celý recertifikační audit jen v jedné fázi. Ve lhůtě 6 měsíců od vypršení platnosti certifikátu lze provést audit ve stejném rozsahu jako recertifikační audit, ovšem pouze v případě, že rozhodnutí o udělení certifikátu bude možné učinit do konce této šestiměsíční lhůty. Vstoupí-li v této lhůtě v platnost rozhodnutí o opětovném vydání certifikátu, bude tento certifikát platný 3 roky od DD nezávisle na termínu provedení recertifikačního/opakovaného auditu. Audity sjednané narychlo Nutnost narychlo sjednat a provést mimořádný audit, může vzniknout z následujících důvodů: - Vážné stížnosti a jiné okolnosti, o kterých se certifikační orgán dozví, které zpochybňují efektivitu klientova certifikovaného systému managementu a které nelze odstranit písemně nebo během příštího naplánovaného auditu (např. údajné porušení zákona ze strany klienta a/nebo jeho činitelů). - Změny v rámci klientovy organizace omezující efektivitu systému managementu takovým způsobem, že organizace nadále nesplňuje podmínky dané normy. - Jako důsledek pozastavení platnosti klientova certifikátu. Certifikace více pracovišť Certifikace více pracovišť lze použít pro organizace mající více pracovišť nebo poboček sloužících výhradně jako detašovaná pracoviště. Certifikace více pracovišť jsou možné při splnění těchto podmínek: - Všechna pracoviště udržují právní nebo smluvní vztah s centrálou dané organizace. Pro všechna pracoviště/pobočky byl stanoven a je v jejich rámci používán jednotný systém managementu (společná Příručka managementu, Politika managementu s platností pro celý podnik, společná zpráva a přezkoumání systému vedením apod.). - Celý systém managementu je centrálně dohlížen a z centrály organizace řízen představitelem managenentu, jenž je oprávněn všem pobočkám/pracovištím zadávat instrukce týkající se systému. - Interní audity a management review byly provedeny ve všech pobočkách / pracoviších. - Určité úseky pracují centrálně pro všechny úseky (např. vývoj výrobků a procesů, nákup, personalistika apod.) Při certifikaci lze rozložit auditování pracovišť/poboček na místě do certifikačních a dozorových auditů. Kmenová společnost musí být auditována při každém dozorovém auditu. Převod akreditované certifikace: Při převodu klienta s certifikátem od jiné akreditované společnosti. Převod certifikace/registrace je definován jako uznání existujícího a platného certifikátu systému managementu, uděleného jiným certifikačním orgánem akreditovaným signatářem MLA, pro účely udělení certifikátu Certifikačním orgánem COTI. Certifikační orgán COTI provede u klienta certifikační úkony v rozsahu příslušném pro audit (dle posledního auditu příslušné úrovně) a vystaví vlastní certifikát s platností, která odpovídá stavu převzetí certifikace. 6.8.b) Podmínky postupů akreditované certifikace specifické pro konkrétní normy Podmínky platné pro určité postupy akreditované certifikace poskytované COTI, které je nutné dodržovat spolu s těmito VOP v čl. 6.8.a), jsou uvedeny níže, odděleně pro každou příslušnou specifickou normu. Doplňující podmínky pro systém environmentálního managementu podle ČSN EN ISO 14001: Tyto doplňující podmínky platí pro certifikaci systémů environmentálního managementu podle: - ISO Doplňující podmínky pro audity Fáze 1 podle ISO 14001: V případech týkajících se počáteční certifikace budou audity Fáze 1 prováděny vždy na místě. Výjimky z předchozího pravidla jsou možné pouze za těchto podmínek: - Tým auditorů je obeznámen s organizací klienta a s jejími typickými environmentálními aspekty z předchozích auditů, - V rámci organizace klienta je již v provozu certifikovaný systém managementu podle ISO Většina pracovišť klienta je klasifikována jako zařízení s nízkým nebo omezeným vlivem na životní prostředí. Revize dokumentů bude zahrnovat příslušný systém dokumentace a přehled environmentálních aspektů a právních požadavků (včetně rozhodnutí orgánů státní správy vyplývajících z právních předpisů), které klient musí splňovat. Doplňující podmínky pro certifikační postupy v automobilovém průmyslu ISO/TS 16949, VDA 6.x Níže uvedené regulace vymezené certifikačními normami pro automobilový průmysl mají prioritu. - ISO/TS Certifikační postup pro automobilový průmysl, technická specifikace ISO/TS Pokyny pro certifikaci v automobilovém průmyslu podle ISO/TS VDA 6.x Certifikační postup pro VDA 6.1, VDA 6.2 a VDA 6.4 založený na ISO Vzhledem k tomu, že certifikace podle ISO/TS a VDA 6.x zcela zahrnuje požadavky normy ISO 9001 (Pokyny EA 7/05 vydáný ČIA), může být v rámci této certifikace vydán také certifikát dle normy ISO 9001 (za předpokladu že se jedná o stejný rozsah platnosti). Za certifikaci dle normy ISO 9001 budou v tomto případě účtovány jen paušální administrativní poplatky. Doplňující podmínky podle ČSN OHSAS 18001: Tyto doplňující podmínky platí pro certifikaci systémů managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci podle normy ČSN OHSAS 18001:2008. V případech týkajících se počáteční certifikace podle ČSN OHSAS 18001: 2008 bude certifikační audit proveden dvoufázově. Fáze 1 musí být provedena vždy na místě. V případě že jsou certifikované procesy vykonávány mimo objekt klienta nebo u třetí osoby, zavazuje se klient zajistit přístup na místa výkonu činnosti. Pokud by správce tohoto pracoviště odmítl umožnit přístup do místa svého podnikání, do pracovních prostor či ke svým projektům, bude vyslán reprezentativní vzorek pracovníků do sídla klienta nebo příslušné pobočky, aby bylo auditorovi (auditorům) umožněno tyto pracovníky vyslechnout v rámci auditu. 7. Součinnost klienta 7.1 Klient zaručuje, že veškerá spolupráce z jeho strany či ze strany jeho zástupců nebo třetích osob bude poskytnuta bez zbytečného odkladu a na náklady klienta. 7.2 Veškerá dokumentace, materiály a technická podpora, jakož i další složky nezbytné pro poskytování služeb musí být poskytnuty na náklady klienta. Klient je povinen poskytovat svou součinnost v souladu s platnými právními a bezpečnostními předpisy a příslušnými standardy. 7.3 Klient nese veškeré dodatečné náklady vzniklé v důsledku zpožděných či opakovaných prací, nesprávných či neúplných informaci nebo v důsledku chybné spolupráce ze strany klienta. Stránka 4 z 6

5 Společnost TI je oprávněna účtovat své dodatečné náklady vzniklé v důsledku prodlení klienta či pochybení klienta s poskytnutím součinnosti, a to i v případech, kdy byla stanovena pevná cena. 8. Subdodávky Společnost TI si vyhrazuje právo zadat práce související s poskytováním služeb nebo jejich část jiné společnosti ze skupiny TÜV Rheinland Group nebo třetí osobě, a to bez předchozího schválení nebo souhlasu ze strany klienta. 9. Fakturace 9.1 Nebude-li rozsah služeb stanoven písemně v příslušné smlouvě (odkazen na obchodní nabídku), budou služby fakturovány na základě času stráveného poskytováním služeb. Nebude-li odměna dohodnuta písemně, poskytované služby budou fakturovány na základě cen společnosti TI platných v době poskytování služeb. 9.2 Nebude-li dohodnuto jinak, služby budou fakturovány průběžně v dílčích platbách. 9.3 Pokud doba poskytování služeb přesahuje jeden měsíc nebo hodnota objednávky či pevná cena za služby přesahuje 2.500,- EUR, společnost TI je oprávněna požadovat zálohové platby. 10. Platební podmínky 10.1 Veškeré faktury vystavené společností TI budou splatné do 14 dní ode dne jejich doručení klientovi, a to bez jakýchkoli srážek ze strany klienta, nebude-li dohodnuto jinak. Slevy nebudou poskytovány Platby ze strany klienta musí být prováděny s odkazem na příslušnou fakturu doručenou klientovi na bankovní účet společnosti TI uvedený v příslušné faktuře V případě prodlení se zaplacením faktury je klient povinen uhradit společnosti TI smluvní pokutu ve výši 0,05% z dlužné částky za každý den prodlení. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody Pokud klient neuhradí fakturu v příslušné lhůtě, je společnost TI oprávněna bezodkladně ukončit smlouvu, ukončit platnost certifikátů, požadovat náhradu škody a odložit poskytnutí nasmlouvaných služeb do doby uhrazení dlužné částky Ustanovení článku 10.4 výše se použije i v případech, kdy klient pozastaví platby nebo bude proti klientovi zahájeno insolvenční řízení či bude insolvenční řizení zastaveno z důvodu nedostatku majetku klienta Stížnosti týkající se faktur vystavených společností TI musí být doručeny společnosti TI do dvou týdnů ode dne doručení příslušné faktury klientovi. V případě, že ve lhůtě dle předchozí věty neobdrží společnost TI stížnost klienta týkající se faktury, má se za to, že faktura je perfektní a má veškeré náležitosti vyžadované právními předpisy Společnost TI je oprávněna požadovat na poskytování služeb zálohové platby Klient je oprávněn započíst proti společnosti TI pouze takové nároky, které jsou společností TI písemně odsouhlasené. 11. Akceptace 11.1 Pokud to umožňuje povaha plnění, je společnost TI oprávněna oddělit dílčí plnění, které bude předmětem samostatného předání klientovi 11.2 Pokud klient bez zbytečného odkladu nezajistí, aby došlo k předání plnění ze strany společnosti TI, má se za to, že plnění poskytnuté společností TI se považuje za řádně předané uplynutím 2 týdnů ode dne poskytnutí příslušného plnění 12. Ochrana důvěrných informací 12.1 Důvěrnými informacemi ve smyslu těchto všeobecných obchodních podmínek se rozumí, bez ohledu na formu a způsob jejich sdělení či zachycení a až do doby jejich zveřejnění a všechny skutečnosti, které se smluvní strany dozví v průběhu poskytování služeb společností TI, a/nebo které si smluvní strany jinak zpřístupní, a to bez ohledu na skutečnost, zda tyto údaje, informace či sdělení byly jednotlivě označeny jako tajné nebo důvěrné. Důvěrné informace těmito všeobecnými obchodními podmínkami chráněné tvoří dále rovněž veškeré skutečnosti obchodní, technické, ekonomické, právní, marketingové a výrobní povahy v hmotné nebo nehmotné formě, jež se přímo či nepřímo týkají podnikání smluvních stran, se kterými se měly možnost v průběhu poskytování služeb společností TI vzájemně seznámit Veškeré důvěrné informace zaslané nebo jinak zpřístupněné druhé smluvní straně: a) musí být použity výlučně k plnění příslušné smlouvy, pokud není písemně dohodnuto jinak; b) nesmí být kopírovány, zpřístupněny či jinak zveřejněny, pokud to není nezbytné pro plnění příslušné smlouvy nebo pokud povinnost zveřejnění orgánům státní správy nebo třetím osobám nevyplývá z obecně závazných právních nebo akreditačních předpisů Smluvní strany jsou oprávněny zveřejnit důvěrné informace zaměstnancům, kteří se podílí na plnění dle příslušné smlouvy. Smluvní strana je povinna tyto zaměstnance zavázat k ochraně důvěrných informací ve stejném rozsahu jako je vázána tato smluvní strana Důvěrnými informacemi ve smyslu těchto všeobecných obchodních podmínek nejsou: a) informace, které byly obecně nebo veřejně známé, nebo které vešly v obecnou známost bez zavinění druhé smluvní strany; b) informace, kterou druhá smluvní strana obdržela od třetí osoby oprávněné k poskytnutí příslušné informace druhé smluvní straně; c) informace, kterou druhá smluvní strana věděla ještě předtím, než ji druhá smluvní strana prohlásila za důvěrnou Důvěrné informace zůstávají ve vlastnictví sdělující smluvní strany. Druhá smluvní strana tímto souhlasí s (i) okamžitým vrácením všech důvěrných informací, které jí byly během spolupráce smluvních stran poskytnuty, včetně všech kopií a nosičů, na kterých jsou tyto důvěrné informace uchovány, nebo v případě žádosti sdělující smluvní strany je druhá smluvní strana povinna (ii) zničit veškeré důvěrné informace poskytnuté sdělující smluvní stranou, včetně všech kopií a nosičů, na kterých jsou zaznamenány. Společnost TI je oprávněna zachovat důvěrné informace druhé smluvní strany, které jsou součástí zpráv a podkladů k certifikaci za účelem archivace Povinnost zachovávat Důvěrné informace platí pro smluvní strany po dobu 3 let ode dne uzavření smlouvy, jejímž předmětem je poskytování plnění ze strany společnosti TI klientovi. 13. Autorské právo 13.1 Společnost TI si vyhrazuje veškerá autorská práva ke všem zprávám, výsledkům testů, výpočtům, výkresům a prezentacím, jakož i k dalším zachytitelným výsledkům své činnosti, které vzniknou při poskytování plnění klientům Klient může užít výsledky znaleckých posudků, výsledků testů, výpočtů, výkresů a prezentací jakož i dalších hmotně zachycených výsledků činnosti společnosti TI pouze k účelu smlouvy, na základě které byly klientovi poskytnuty. 14. Odpovědnost společnosti TI 14.1 Odpovědnost společnosti TI za náhradu škody a úhradu dalších nákladů bez ohledu na výši plnění dle smlouvy, je omezena na pětinásobek hodnoty dotčené objednávky na služby od společnosti TI, maximálně do výše ,- EUR Toto omezení odpovědnosti za škodu dle článku 14.1 se nevztahuje na škody vyplývající z úmyslného nebo podvodného jednání společnosti TI nebo jejích zaměstnanců Společnost TI není odpovědná za práce, které jsou vykonávány osobami pověřenými klientem Lhůta pro promlčení nároku na náhradu škody vyplývá z obecně závazných právních předpisů České republiky. 15. Závěrečná ustanovení 15.2 Veškeré dodatky ke smlouvě musí být prováděny výhradně písemnou formou. Stránka 5 z 6

6 15.3 V případě, že budou některá ustanovení smlouvy neplatná či nevymahatelná, a současně budou oddělitelná od ostatních ustanovení smlouvy, nezpůsobí to neplatnost či nevymahatelnost celé smlouvy. V takovém případě nahradí Smluvní strany takové neplatné či nevymahatelné ustanovení ustanovením novým, které se svým obsahem a účelem bude nejvíce blížit obsahu a účelu neplatného a/nebo nevymahatelného ustanovení, a to bez zbytečného odkladu po požádání jedné ze smluvních stran Smlouva se řídí právem České republiky s vyloučením kolizních norem mezinárodního práva soukromého Veškeré spory vznikající ze smlouvy, která se řídí těmito VOP, které se nepodaří odstranit jednáním mezi smluvními stranami, budou s konečnou platností rozhodnuty věcně a místně příslušným soudem České republiky. Stránka 6 z 6