Informace, návody. Ukládání dokumentů, skartační řád, (organizace se správním archivem)

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "Informace, návody. Ukládání dokumentů, skartační řád, (organizace se správním archivem)"

Transkript

1 Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu Informace, návody Ukládání dokumentů, skartační řád, (organizace se správním archivem) Materiál k diskusi Náměty a připomínky zasílejte na adresu verze Zpracoval: Ing. Miroslav Kunt

2 Úvod Předkládaná ustanovení mohou posloužit k vypracování skartačního řádu úřadu, který zřídil nebo musí zřídit správní archiv. Jsou zde řešena i ustanovení týkající se elektronických dokumentů a jejich evidence tak, jak je obecně a nepříliš jasně požadováno ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 646/2004 Sb. V případě elektronických dokumentů doporučujeme navržená ustanovení zcela převzít nebo pouze upravit, protože Národní archiv bude nakládání s elektronickými dokumenty výrazněji kontrolovat. Navržený text se snaží zároveň chránit původce elektronických dokumentů před požadavkem vše tisknout. Kurzívou popř. tečkami... jsou naznačeny části, které je nutné pojmenovat nebo upravit podle místních podmínek (např. název úřadu). Poznámky pod čarou jsou zčásti pouze vysvětlující a není nutné je až na výjimky přejímat. Ukládání dokumentů, skartační řád Spisovny a správní archiv (1) Ve spisovnách a správním archivu se ukládají vyřízené (uzavřené) spisy nebo jiné bezprostředně nepotřebné dokumenty (2) Ukládání se děje podle spisového plánu (příloha...), v rámci spisového znaku pak chronologicky, abecedně nebo podle zvláštní evidence do pořadačů opatřených štítky. 1 (3) Za řádné vedení spisoven odpovídají sekretářky nebo jiní určení pracovníci a současně jim nadřízení vedoucí pracovníci. Za vedení centrální spisovny odpovídá správní archiv. (4) Pracovník pověřený vedením spisovny nebo pracovník správního archivu vede evidenci výpůjček. Na místo vyjmutého uloženého spisu musí být vložen výpůjční lístek. (5) Výpůjčky jsou možné pouze pracovníkům útvaru, který dokument zpracoval (uložil) nebo na základě písemného pověření vedoucího tohoto útvaru. (6) Připojení spisu k novému dokumentu (priorace) musí být evidováno na spise samém a v podacím protokolu. 2 Nepovažuje se za výpůjčku. (7) Spisovna a správní archiv musí splňovat podmínky pro bezpečné uložení dokumentů. 3 Příruční spisovna útvaru (1) Spisy se pro operativní potřebu ukládají v příruční spisovně útvaru maximálně 2 roky po jejich vyřízení. 4 (2) Nejvýše po uplynutí doby dle odst. 1 se všechny dokumenty předají protokolárně centrální spisovně. 5 1 ) štítek by měl obsahovat: název útvaru (organizační jednotky), ukládací znak, rozsah let uložených dokumentů, skartační znak a skartační lhůtu dle spisového plánu. Zvláštní evidence je vysvětlena u specializovaných spisoven - např. zakázková čísla, čísla popisná u stavebních spisů apod. 2 ) u záznamu staršího spisu uvede se číslo jednací nového spisu a naopak 3 ) podmínky stanovuje závazně 61 odst. 2 a 4 zákona š. 499/2004 Sb., jsou velmi přísné. Pro utajované skutečnosti platí také pravidla o objektové a administrativní bezpečnosti viz vyhláška NBÚ č. 137/2003 Sb. a 339/1999 Sb. 4 ) doporučuje se 1 až 3 roky; po této době je většina dokumentů k dennímu používání nepotřebná 5 ) také ve specializované spisovně jsou dokumenty ukládány do skartačního řízení, nemusí být předávány centrální spisovně. Protokolárně se předávají obvykle celé ukládací jednotky, kdy se sepíše jejich obsah (ukládací znak), datace, počet nebo čísla jednotek a útvar, popř. rozsah v metrech. Tyto předávací protokoly centrální spisovna zakládá a vzniká tak její přírůstkový seznam - vlastně evidence spisovny. Je žádoucí, aby protokol byl předán i v elektronické podobě. Centrální spisovna (archiv) pak snáze vytváří skartační návrhy apod. soupisy

3 (4) Předávací protokol musí obsahovat: název útvaru, datum předání, jméno předávající osoby a seznam dokumentů (jejich skupin) podle spisového plánu s vyznačením rozsahu let, z nichž dokumenty pocházejí, skartačního znaku a skartační lhůty (vzor v příloze...). Specializovaná spisovna (1) Pro vybrané druhy dokumentů, které jsou dlouhodobě potřeba, se zřizují specializované spisovny. 6 (2) Ukládání dokumentů se řídí ukládacím plánem specializované spisovny. Zásadně se ukládají celé spisy, ne pouze jejich části. 7 Ukládání se děje do pořadačů (kartonů) opatřených štítky s vyznačením spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt. (3) Specializovaná spisovna vede samostatnou evidenci tak, aby bylo možné dokumenty kdykoliv vyhledat a po uplynutí skartačních lhůt předat neprodleně správnímu archivu k provedení skartačního řízení. 8 (4) Dokumenty ze specializovaných spisoven se předávají protokolárně správnímu archivu po uplynutí skartačních lhůt. V případě utajovaných dokumentů, které nelze odtajnit, se předá pouze jejich seznam. (5) Předávací protokol musí obsahovat: název útvaru, datum předání, jméno předávající osoby a seznam dokumentů (jejich skupin) podle spisového plánu s vyznačením rozsahu let, z nichž dokumenty pocházejí, skartačního znaku a skartační lhůty (vzor v příloze...). V případě utajovaných dokumentů dle bodu (4) se náležitosti seznamu řídí zvláštním právním předpisem. 9 Centrální spisovna (1) Centrální spisovna ukládá dokumenty po dobu stanovenou skartační lhůtou, nejvýše však 5 let po vzniku (uzavření) dokumentu. Je-li skartační lhůta delší, předá dokumenty správnímu archivu. Alternativa: Dokumenty v centrální spisovně se ukládají dobu vyjádřenou v čitateli zlomku skartační lhůty (první číslo před lomítkem, viz spisový plán). Po této době se předají správnímu archivu. (2) Převzaté jednotlivé spisy, u nichž je uložení evidováno v podacím deníku, centrální spisovna uloží podle spisových znaků, v jejich rámci dle let a čísel jednacích nebo dle zvláštní evidence, existuje-li. (3) Převzaté dokumenty neoznačené číslem jednacím podatelna uloží dle spisových znaků a předávajícího útvaru. (4) Uložené dokumenty centrální spisovna vyhledává a zapůjčuje pro potřeby úřadu v průběhu celé pracovní doby úřadu. (5) Centrální spisovna musí při převzetí dokumentů zkontrolovat přebírané dokumenty oproti seznamu předávacího protokolu, který podepíše nebo záznamu na spisu. Rozsah této kontroly se řídí podrobností seznamu dokumentů nebo údajů na spise. (6) Centrální spisovna vede knihu přírůstků s vyznačením uložení převzatých dokumentů (spisový znak, regál, police apod.). Předávací protokoly ukládá jako dokumentaci k této knize. 6 ) např. účetní, technická, tajná věcně velmi přesně vymezená. Účetní, technický archiv je nesprávné označení, protože v archivu se ukládají dokumenty natrvalo (výběr ze spisoven). Kromě účetní (tam je její samostatnost dána zákonem o účetnictví) je typickou specializovanou spisovnou spisovna stavební dokumentace - ta je potřebná prakticky stále, do zbourání nebo prodeje stavby. 7 ) technická a výrobní dokumentace může mít ve spisovém plánu jen jeden ukládací znak, uvnitř však může být členěna např. podle zakázkových čísel: je třeba pořídit spisový podplán. Praxe, že od spisu se odpojí a uloží odděleně to důležité (vypadne z evidence) je nepřijatelná. 8 ) postačí již evidence celých kartonů, balíků aj. ukládacích jednotek tvořených dle ukládacích znaků, věcně aj. (konkrétní spis se vyhledá podle evidencí podatelny příp. útvaru). 9 ) Vyhláška NBÚ č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti - 2 -

4 Správní archiv (1) Správní archiv dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií ve spolupráci s příslušnými veřejnými archivy. (2) Správní archiv kontroluje ukládání dokumentů v centrální spisovně, kterou řídí, v příručních a specializovaných spisovnách; za tím účelem udržuje jejich soupis s kontakty na příslušné pracovníky. Pracovník správního archivu musí bez ohledu na své začlenění v hierarchii úřadu bránit jednání, které je v rozporu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a se Skartačním a spisovým řádem. (3) Při kontrole podle bodu 1 a 2 se použijí ustanovení předpisů o interním auditu, příp. zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů. (5) U dokumentů centrální spisovny s uplynulými skartační lhůty, které jsou kratší než 5 let včetně, zabezpečí správní archiv provedení skartačního řízení. Dokumenty se skartačními lhůtami delšími protokolárně převezme. 10 Skartační řízení a přejímku dokumentů podle tohoto odstavce provádí správní archiv nejméně jednou ročně. Alternativa (srv. centrální spisovna): Po uplynutí lhůty vyjádřené v čitateli zlomku skartační lhůty (první číslo před lomítkem, viz spisový plán) správní archiv protokolárně přejímá dokumenty z centrální spisovny. Jakmile uplyne doba vyjádřená ve jmenovateli zlomku (za lomítkem), navrhne dokumenty k výběru archiválií ve skartačním řízení. (6) Správní archiv musí při převzetí dokumentů zkontrolovat přebírané dokumenty oproti seznamu, který podepíše. Rozsah této kontroly se řídí podrobností seznamu dokumentů. (7) Správní archiv vede knihu přírůstků tvořenou předávacími seznamy (protokoly), kterými byly dokumenty převzaty. Na tyto protokoly vyznačí uložení převzatých dokumentů (regál, police). Alternativa: zapisuje do přírůstkové knihy, ke které vede dokumentaci v podobě předávacích seznamů. (8) Správní archiv nejméně jednou ročně provede skartační řízení pro dokumenty v něm uložené, kterým uplynuly skartační lhůty. Ukládání dokumentů (1) Spisy s výjimkou těch, které se ukládají ve specializované spisovně se zasílají k uložení centrální spisovně bezprostředně po svém uzavření. Uložení je zaznamenáno (podatelnou) v podacím deníku u příslušného čísla jednacího datem a spisovým znakem. Pozn.: analogie předání spisu na jiný útvar. Jiným řešením je ukládání do příruční spisovny a teprve po uplynutí určené doby protokolární předání do centrální spisovny - v tomto případě se tento odstavec vypustí. (2) Uzavřený spis musí být označen: číslem jednacím, stručným záznamem obsahu (věc), seznamem připojených spisů a příloh poznámkou ULOŽ (nebo "a.a.") názvem útvaru a jménem zaměstnance, který spis ukládá skartačním znakem a skartační lhůtu podle skartačního plánu (viz příloha...); skartační lhůtu může zpracovatel (ukládající zaměstnanec) oproti skartačnímu plánu prodloužit spisovým znakem podle skartačního plánu (viz příloha...) 10 ) Tímto ustanovením jsou řešeny tzv. dvojí skartační lhůty dle 69 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. Alternativa: všechny skartační lhůty se vyznačují zlomkem, kde v čitateli je doba uložení ve spisovně, ve jmenovateli celková doba uložení (skartační lhůta)

5 (3) Ostatní dokumenty mimo spisy se zasílají centrální spisovně v pořadačích (balících) rozdělených podle spisových znaků s označením obsahujícím: spisový znak podle skartačního plánu (viz příloha...) poznámku ULOŽ (nebo "a.a.") nebo "SKART" v případě multiplicity název útvaru a jméno zaměstnance, který dokumenty ukládá skartační znak a skartační lhůtu podle skartačního plánu (viz příloha...); skartační lhůtu může ukládající zaměstnanec oproti skartačnímu plánu prodloužit rok (léta), z něhož dokumenty pocházejí datum předání (4) Pracovníci mohou mít u sebe pouze nevyřízené (neuzavřené) dokumenty, spisy a dokumenty vypůjčené z příruční spisovny nebo centrální spisovny a pomůcky potřebné pro svoji práci. V případě, že spisy nebo pomůcky již nepotřebují, jsou povinni je vrátit nebo předat do spisovny. Je zakázáno jakékoliv úřední nebo k úřadování sloužící dokumenty s výjimkou prokazatelně multiplicitních kopií ničit. (5) Spisy uložené u pracovníka musí být v době jeho delší nepřítomnosti přístupné sekretářce (vedoucímu) útvaru. (6) Při skončení pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení odevzdá pracovník protokolárně spisy nebo spisovnu svému nástupci nebo vedoucímu. (7) Dokumenty musí být bezpečně uloženy: zabezpečeny proti přístupu nepovolaných osob a proti poškození (především chráněny před vodou, ohněm a nadměrnou vlhkostí). Papírové dokumenty nesmí být dlouhodobě ukládány do desek z měkčeného PVC. 11 (8) Předávací protokoly a seznamy dokumentů vždy vypracovává předávající a zasílá je přejímajícímu i v elektronické formě. Vyřazování dokumentů. (1) Skartační plán stanovuje dobu, po kterou je dokumenty nutno od jejich vyřízení uchovat (skartační lhůta) a jak s nimi po uplynutí této lhůty naložit (skartační znak). Je-li ve spisu či ukládací jednotce (balík, karton) více dokumentů různých skartačních znaků a lhůt, platí vždy nejdelší lhůta a nejzávažnější skartační znak (v pořadí A-V-S). (2) Skartační lhůta je doba vyjádřená počtem let, po kterou musí být písemnost z provozních (správních) důvodů v organizaci uložena. Začíná běžet 1. ledna v roce následujícím po roce, ve kterém je dokument vyřízen (uzavřen). (2) Dokumenty skartačního znaku S je možno po uplynutí skartační lhůty a po provedení skartačního řízení, při kterém však některé mohou být vybrány k trvalému uložení do Národního archivu, vyřadit ke zničení. (3) Dokumenty skartačního znaku A nesmí být ničeny, mají trvalou hodnotu a stávají se součástí národního archivního dědictví (archiváliemi). Při skartačním řízení mohou být některé dokumenty skartačního znaku A uznány Národním archivem bezcennými. Při překvalifikování na skartační znak S skartační komise po dohodě s věcně příslušným útvarem případně prodlouží dokumentu skartační lhůtu, což oznámí Národnímu archivu. (4) U dokumentů skartačního znaku V musí být po uplynutí skartační lhůty posouzena jejich trvalá hodnota a musí být rozděleny na archiválie a dokumenty, které je možné zničit. Rozdělení provede skartační komise (případně po dohodě s pracovníkem Národního archivu). 11 ) po dvou letech papíry z laserové tiskárny nebo elektrografická kopie uložené v PVC deskách nemusíte rozlepit; desky z měkčeného PVC se doporučuje přestat zcela používat, vhodnější jsou desky z polyetylénu - oproti PVC jsou "měkčí", jinak vypadají stejně - 4 -

6 (5) Nejsou-li dokumenty ve skartačním plánu výslovně zmíněny ani nelze jejich skartační znak odvodit analogicky z jiných hesel skartačního plánu, zachází se s nimi jako s dokumenty skartačního znaku V. (6) Na dokumenty v elektronické podobě se nevztahují skartační lhůty dle spisového plánu a jejich vyřazování i archivace je upravena zvlášť (příloha). 12 Skartační řízení (1) Dokumenty, které již nejsou administrativně potřeba (u kterých uplynuly lhůty stanovené spisovým plánem), 13 lze v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení vyřadit. Zkrácení skartační lhůt není přípustné. Před uplynutím lhůt lze vyřadit pouze prokazatelně multiplicitní materiály, o čemž rozhodne správní archiv. (2) Cílem skartačního řízení je oddělit dokumenty mající trvalou hodnotu z hlediska hospodářského, historického, kulturního apod. (archiválií) od dokumentů bezcenných. (3) K provedení skartačního řízení jmenuje ředitel... skartační komisi. Vždy v ní musí být zastoupen pracovník správního archivu. V případě vyřazování odtajněných dokumentů je členem komise zástupce odboru krizového řízení... mající na starosti spisovou evidenci, v případě vyřazování účetních záznamů odpovědný zástupce odboru... odpovídající za průkaznost účetnictví (odpovídající za specializovanou účetní spisovnu...doplní se dle potřeby...), při vyřazování elektronických dokumentů zástupce odboru...informatiky. (4) Skartační komise provede popř. ve spolupráci s archivářem Národního archivu rozdělení dokumentů skartačního znaku "V" do skupin dokumentů "A" a "S". Správní archiv vypracuje skartační návrh. (5) Skartační návrh musí obsahovat: průvodní dopis (vzor v příloze 1). V seznamu k návrhu musí být vyznačeny spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty spolu s charakteristikou dokumentů (agend). (6) Skartační návrh podepíše dle podpisového řádu pověřený zaměstnanec (ředitel...) a zašle ho ve dvojím vyhotovení nebo v digitální podobě podepsaný zaručeným elektronickým podpisem popř. elektronickou značkou Národnímu archivu. (7) Na základě předloženého návrhu vykoná pracovník Národního archivu archivní prohlídku, kde posoudí, popř. změní rozdělení dokumentů do skupin "A" a "S" a dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání dokumentů Národnímu archivu. Skartační komise musí vytvořit seznamy dokumentů určených ve skartačním řízení ke zničení a dokumentů k trvalému uložení. (8) Po provedené archivní prohlídce archivář Národního archivu sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S". (9) Proti skartačnímu protokolu lze podat odvolání, kterým je zahájeno správní řízení. Do marného uplynutí odvolací lhůty nebo ukončení správního řízení nelze dokumenty schválené protokolem ke zničení vyřadit. (10) Jakmile nabude skartační protokol právní moci, lze jím určené dokumenty zničit. Zničením se rozumí znehodnocení dokumentu tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. (11) O předání vybraných dokumentů Národnímu archivu se sepíše úřední záznam s odvoláním na skartační protokol. (12) Evidenční pomůcky (podací protokoly aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. (13) V případě, že mají být vyřazeny záznamy obsahující obchodní, bankovní, lékařské tajemství, neanonymizované statistické údaje dle zákona o státní statistické službě, utajované dokumenty, které nelze odtajnit, není možné bez odtajnění popř. souhlasu subjektu, v jehož 12 ) zásada je, že elektronické dokumenty k trvalé archivaci musí být hardwarreově i softw. nezávislé (např. XML, HTML na periodicky vyměňovaných médiích). Žádné médium nemá neomezenou životnost! 13 ) Spisový plán doplněný o skartační znaky a lhůty se nazývá skartační plán - 5 -

7 prospěch ochrana svědčí provést skartační řízení ani výběr archiválií mimo skartační řízení. Národnímu archivu se nezasílá skartační návrh, ale pouze žádost obsahující přehled dokumentů, který sám nesmí obsahovat výše zmíněné chráněné údaje (zejména utajované skutečnosti). Na základě této žádosti Národní archiv může vydat trvalé skartační povolení na přesně vymezené dokumenty. Dokumenty, které do trvalého skartačního povolení archiv nezařadí nelze vyřadit a musí jim být prodlouženy skartační lhůty. 14 Elektronické dokumenty (1) Elektronické dokumenty jsou dokumenty pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, jejichž čitelnost je na výpočetní technice závislá. (2) Elektronické dokumenty jsou záznamy (data) na datových nosičích nebo v permanentní paměti počítače (harddisk). (3) Programy, v nichž byly elektronické dokumenty vytvořeny a datové nosiče se nepovažují za dokument ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. (4) O elektronické dokumenty pečuje příslušný útvar informatiky (pokud je tomu jinak - outsourcing, stanoví se přesně), který se ve smyslu tohoto spisového a skartačního řádu považuje za specializovanou spisovnu elektronických dokumentů. (5) K splnění povinností dané zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě musí být vedena evidence elektronických dokumentů, které se netisknou. Za tímto účelem specializovaná spisovna elektronických dokumentů musí vytvořit spis, ke kterému přiloží strategii dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů popř. strategii zálohování, pokud je má zpracované. Dále uvede ke každému jednotlivému systému, pomocí něhož se vytvářejí nebo spravují elektronické dokumenty a k vybraným elektronickým dokumentům: a) Technickou a věcnou charakteristiku systému nebo elektronického dokumentu b) Obchodní název systému c) Rok, kdy byl systém nasazen do provozu (kdy elektronický dokument vznikl) d) Používané technologie e) Zda jde o dokument vlastní nebo cizí (komerčně šířený, poskytnutý jiným úřadem) f) Kdo spravuje popř. pořizuje data (útvar) g) Kdo spravuje/je odpovědný za zálohování (útvar) h) Způsob aktualizace (přírůstkový, nahrazením stávajících dat...) i) Velikost dat (přibližnou) j) Interface (rozhraní) k jiným systémům k) Zda existuje k systému dokumentace a jaká l) Skartační znak, který musí být A u podacích protokolů, u ostatních elektronických dokumentů S s výjimkou těch, kde je požadována neměnnost ve smyslu 8 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 15 (6) Odst. 5 se nevztahuje na jednotlivé dokumenty evidované v systému spisové služby (s přiděleným číslem jednacím) a na produkty textových editorů. (7) Způsobem popsaným v odst. 5 musí být evidovány zejména data a systémy databázového charakteru včetně elektronických systémů spisové služby, systém elektronické pošty jako celek, systémy a elektronické dokumenty pracující s rastrovou grafikou, vektorovou grafikou a multimédii, internetové a intranetové stránky. (8) U všech elektronických dokumentů se určuje skartační lhůta 5 let, pokud není v evidenci dle odst. 5 stanoveno jinak. Po jejím uplynutí budou elektronické dokumenty podrobeny skartačnímu řízení. 14 ) 13 odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě 15 ) Neznamená to, že dokumenty se mohou smazat, zcela určitě budou některé z nich vybrány ve skartačním řízení jako A. Jde zde o úlevu původci ve smyslu 8 odst. 8 vyhlášky v některých případech by dokumenty musel původce tisknout - 6 -

8 (9) Skartační řízení probíhá stejně, jako v případě papírových dokumentů s následujícími odlišnostmi: a) Elektronické dokumenty vybraná data z evidovaných systémů, které Národní archiv určí k trvalému uložení se mu předají v dohodnutém datovém formátu b) Elektronické dokumenty, pokud jsou nadále potřeba pro úřední potřebu se prohlásí za dokumenty nové a vyhotoví se k nim nový spis dle odst c) V případě, že jde o data označená v evidenci dle odst. 5 jako A musí skartační komise provést vidimaci: vybraná data v dohodnutém formátu se zpracují určenou hashovací funkcí, jejíž výsledek se vytiskne na protokol, který skartační komise podepíše. Tím je zaručeno, že jakýkoli pozdější zásah do takto zpracovaných dat bude identifikován. K protokolu se přiloží popis použité hashovací funcke. (10) S ohledem na nemožnost dlouhodobého uchování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka se všechny elektronické dokumenty, které mají ve skartačním řádu skartační znak A musí vytisknout a ověřit (vidimovat a legalizovat) nejpozději při uzavření spisu. (11) Kopie spisu dle odst. 5 musí být uložena ve správním archivu pro případ kontroly archivním inspektorem Národního archivu. 16 ) Který může být kopií předchozího

9 Příloha 1 - Vzor skartačního návrhu hlavičkový papír úřadu Národní archiv Archivní Praha 4 V... dne... Věc: Žádost o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení. Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákona č... (např. o účetnictví), ve znění pozdějších předpisů a Skartačního řádu úřadu platného od... ( popř. ze dne, čj.) navrhujeme k provedení výběru archiválií ve skartačním řízení dokumenty předchůdce úřadu z let... v rozsahu... běžných metrů, úřadu z let... v rozsahu... běžných metrů. Všechny navržené dokumenty mají uplynulou skartační lhůtu. Skartační řízení navrhujeme provést v... (např. dubnu 2005), podrobnosti je možné dohodnout s naším zaměstnancem..., tel...., ... Přehled navržených dokumentů (skupin dokumentů dle spisových znaků) je připojen v příloze. Dokumenty skupiny V byly skartační komisí rozděleny do skupin A a S, což je v přehledu vyznačeno. 17 Příloha:... Podpis a funkce oprávněného pracovníka úřadu 17 ) Jako přehled dokumentů lze ve skartačním návrhu využít např. předávací seznamy do spisovny, do kterých se rozdělení V vyznačí

Řád č. 6/2005. Skartační řád Ministerstva dopravy

Řád č. 6/2005. Skartační řád Ministerstva dopravy ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY Změna č. 1 Řád č. 6/2005 Datum účinnosti: 01.01.2008 Skartační řád Ministerstva dopravy Schváleno rozhodnutím ministra dopravy dne č. j. 34/2007-420-ORG/11 ÚTVAR FUNKCE

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Úvodní ustanovení Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými

Více

Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu. Informace, návody. Materiál k diskusi

Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu. Informace, návody. Materiál k diskusi Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu Informace, návody Ukládání dokumentů, skartační řád Materiál k diskusi Náměty a připomínky zasílejte

Více

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ určeno pro městské úřady POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci...

Více

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP Skartační řízení v elektronické podobě předpokládaný postup AHMP Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Trocha teorie Skartační řízení je postup, při kterém se

Více

I. Výběr archiválií mimo skartační řízení. Čj.: AS-1045/ Praha 23. června 2005

I. Výběr archiválií mimo skartační řízení. Čj.: AS-1045/ Praha 23. června 2005 Čj.: AS-1045/2-2005 Praha 23. června 2005 Metodický návod odboru archivní správy k výběru archiválií mimo skartační řízení, podání námitky proti protokolu a vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi

Více

Archivační a skartační řád

Archivační a skartační řád Český volejbalový svaz směrnice č. 2/2008 směrnice kategorie: C Archivační a skartační řád Úvod Ve smyslu platného zákona o archivnictví a spisové službě, příslušné prováděcí vyhlášky a zákona o účetnictví,

Více

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ SPISOVÝ SKRTČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ ORGNIZCÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento spisový a skartační řád se vztahuje na základní (místní) organizace a (podnikové) koordinační výbory Odborového

Více

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Zlín ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Legislativní změny 3. Přestávka 4. Postup při vyřazování dokumentů

Více

Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD V souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění a zákona o účetnictví č. 563/1991

Více

N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS

N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní teze: Ad část I:

Více

Příručka pro archivaci. Příloha OM OP RLZ L

Příručka pro archivaci. Příloha OM OP RLZ L Příručka pro archivaci dokumentů Příručka pro archivaci dokumentů Příloha OM OP RLZ L Řízená Řízená kopie kopie elektronická 1.8.2008 2008 Číslo vydání: Číslo 1 vydání: 1 Číslo Číslo revize: revize: 1

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331 530 02 Pardubice Č. j. 208/2013 Originál: Sekretariát Elektronická verze: Platnost od: 1.1.2014 Účinnost od: 1.1.2014 Platnost do: Počet příloh: 6 1.

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII.

Více

Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1

Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1 Čj.: AS-1709/1-2003 10. listopadu 2003 Metodický návod odboru archivní správy Ministerstva vnitra k vedení spisové služby, ukládání a vyřazování písemností vzniklých z činnosti obecních úřadů obcí s rozšířenou

Více

Čl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví

Čl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví Strana 2783 192 VYHLÁŠKA ze dne 8. června 2009, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Ministerstvo

Více

VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU

VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU Příloha č. 14 k PPP č. 170/2015 Název útvaru (adresa) 1/ Policejní prezidium České republiky Archiv Policie České republiky Praha VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU Místo a datum vzniku Přílohy: Žádost o provedení

Více

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1 SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1. Obecná ustanovení 1.1 Obec Sušice vydává tento spisový řád (dále jen řád), který je zpracováván dle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví

Více

Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č.

Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Obec: Žernov Adresa: Žernov 112, 552 03 Česká Skalice Směrnici zpracoval: Jitka Kropáčková Směrnici schválil: Mgr. Libor Mojžíš Projednáno a schváleno v ZO: Datum

Více

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi Písemný styk a jeho význam Písemný

Více

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním

Více

Harmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě

Harmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Harmonogram další práce zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Zázemí 1. Získat podporu vedení MČ a oprávnění

Více

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 9. 6. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních

Více

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno Skartační řízení Osnova popisu postupu na základě vyhlášky č. 442/2006 Sb., kterou se stanoví struktura informací zveřejňovaných o povinném subjektu způsobem umožňující dálkový přístup. 1. Identifikační

Více

Hlava I. Úvodní ustanovení. Čl. 1

Hlava I. Úvodní ustanovení. Čl. 1 Metodický návod k vedení evidence Národního archivního dědictví v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách, podle vyhlášky č. 645/2004 Sb.,

Více

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. IČO: 25657046, IZ: 600006425 (IZO:045270082) Tel.: 222516437, fax: 271776971 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘAD Čl.I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Pro zajištění řádného

Více

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky... SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací

Více

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností Jakub Řehounek 3. B Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) Změna: 36/2003 Sb. Změna:

Více

N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS

N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba historický úvod, obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní

Více

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Úvod Aktuální stav novely v legislativním procesu Prezentované znění ještě není

Více

Spisový a skartační řád - koncept

Spisový a skartační řád - koncept Spisový a skartační řád - koncept 0. Obsah 0. OBSAH... 1 1. ÚVOD... 2 2. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 2 3. ZÁKLADNÍ POJMY... 2 4. SPISOVÝ ŘÁD... 3 5. PŘÍLOHY:... 13-1 - 1. ÚVOD Účelem spisového a skartačního

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení o změně některých zákonů (krizový zákon) Vláda nařizuje podle 40 odst. 1 zákona č. 240/2000 Sb.,

Více

Státní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček

Státní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček Státní okresní archiv Chrudim http:\\vychodoceskearchivy.cz archivní inspektor Mgr. Petr Boček tel. 469 660 411 sekretariát tel. 469 660 406 přímá linka petr.bocek@soka-cr.cz Spisová služba u veřejnoprávních

Více

SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Rozdělovník: tajemníci fakult, kancléř, vedoucí rektorátních pracovišť, ředitel KMZ,archiv Zpracoval: JUDr. Králík, JUDr. Gybasová Článek 1 Předmět úpravy

Více

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r. VMV čá. 65/2012 (část II) Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání archiválií v digitální podobě Ministerstvo vnitra zveřejňuje na základě

Více

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ s ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ 40 příspěvková organizace SPISOVÝ ŘÁD (platný od 1.9.2016) Projednáno pedagogickou radou dne 29.8.2016 Mgr. Iva Jobánková ředitelka školy I. Úvodní ustanovení Spisový

Více

Spisový a skartační řád školy šk. zařízení

Spisový a skartační řád školy šk. zařízení Spisový a skartační řád školy šk. zařízení Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který byl změněn

Více

ČESKÝ VOLEJBALOVÝ SVAZ Zátopkova 100/2, PS 40, 160 17 Praha 6 Břevnov

ČESKÝ VOLEJBALOVÝ SVAZ Zátopkova 100/2, PS 40, 160 17 Praha 6 Břevnov ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD ČVS Číslo směrnice: 12/2012 Směrnice kategorie: B Schváleno: Výborem ČVS dne 25. listopadu 2012 Platnost od: 1. prosince 2012 Číslo jednací: 022-25-11-12 Směrnice č. 12/2012

Více

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních

Více

Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ

Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, 360 01 Karlovy Vary IČ: 263 65 804 Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Označení dokumentu: SM1/2014 Počet stran: 6 Počet příloh:

Více

NOVELA ARCHIVNÍHO ZÁKONA

NOVELA ARCHIVNÍHO ZÁKONA NOVELA ARCHIVNÍHO ZÁKONA PODLE SENÁTNÍHO TISKU č. 74 K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 499/2004 Sb. Dále jen AZ. Národní archiv Karolína Šimůnková 27. května 2009 karolina.simunkova@nacr.cz Pojmy 2 AZ Archivnictví,

Více

Směrnice kvestora SK 01/2015

Směrnice kvestora SK 01/2015 SK 01/2015 Strana č. 1 z 19 Směrnice kvestora SK 01/2015 Garant předpisu: Schválil(a): Jméno: Ing. Milan Hála Ing. Milan Hála Funkce: kvestor kvestor Datum: 1. 9. 2015 1. 9. 2015 Podpis: Ing. Milan Hála

Více

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Legislativní změny 5. Přestávka 6. Postup při vyřazování dokumentů 7. Diskuse zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové

Více

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20

Více

Směrnice o spisové službě - Spisový řád

Směrnice o spisové službě - Spisový řád Obec Přísnotice Vranovická 75 Přísnotice 664 63 Žabčice IČO: 488283 Směrnice o spisové službě - Spisový řád Projednáno a schváleno Zastupitelstvem obce Přísnotice dne 17. 2. 2011. Účinnost ode dne 17.

Více

Spisový řád. Úřad městyse Brankovice Náměstí 101. Obsah: I. Obecná ustanovení... 2. II. Úvodní ustanovení... 2. III. Příjem dokumentů...

Spisový řád. Úřad městyse Brankovice Náměstí 101. Obsah: I. Obecná ustanovení... 2. II. Úvodní ustanovení... 2. III. Příjem dokumentů... Spisový řád Úřad městyse Brankovice Náměstí 101 Obsah: I. Obecná ustanovení...... 2 II. Úvodní ustanovení...... 2 III. Příjem dokumentů.... 2 IV. Autorizovaná konverze dokumentů... 3 V. Evidence dokumentů......

Více

Řád spisové služby (spisový a skartační řád)

Řád spisové služby (spisový a skartační řád) O b e c H o m o l e u P a n n y Řád spisové služby (spisový a skartační řád) Čl. 1. Úvodní ustanovení 1. Řád spisové služby OÚ Homole u Panny (dále jen spisový řád ) je vydáván na základě 110 odst. 4/

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Ratiboř 37, 377 01 Jindřichův Hradec IČO 00512711, TEL:. 384 380 917 e-mail:info@obecratibor.cz Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Úvodní

Více

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Samostatné evidence dokumentů Po všech úkonech spojených s příjmem dokumentů (dle platného skartačního řádu) nastává fáze evidence doručených dokumentů

Více

I. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ

I. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ 11. Směrnice pro výkon spisové služby a ukládání písemností, spisový a skartační řád Obsah: I. Všeobecná ustanovení II. Spisový řád 1. Úvodní ustanovení 2. Základní pojmy 3. Příjem a třídění došlých dokumentů

Více

P R A C O V N Í P O S T U P. P_0105 rev.00. Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy

P R A C O V N Í P O S T U P. P_0105 rev.00. Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy FAKULTNÍ NEMOCNICE KRÁLOVSKÉ VINOHRADY P R A C O V N Í P O S T U P P_0105 rev.00 Administrativní zázemí a archivace Datum vydání: 15.09.2014 Datum účinnosti: 19.09.2014 Doba platnosti: Bez omezení, revize

Více

Spisový a skartační řád AMU. Spisový řád. Úvodní část

Spisový a skartační řád AMU. Spisový řád. Úvodní část Spisový a skartační řád AMU Spisový řád Úvodní část 1) Spisový řád stanoví v souladu s Organizačním řádem, Skartačním řádem a Spisovým a skartačním plánem (příloha 1) způsob přijímání, rozdělování, vyřizování,

Více

Informace, návody. Elektronická podatelna ve spisovém řádu (není-li elektronická podatelna součástí komplexního systému spisové služby)

Informace, návody. Elektronická podatelna ve spisovém řádu (není-li elektronická podatelna součástí komplexního systému spisové služby) Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu Informace, návody Elektronická podatelna ve spisovém řádu (není-li elektronická podatelna součástí

Více

Základní škola a Mateřská škola Sudice, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností Č.j.: Účinnost od: 2. 9. 2013

Základní škola a Mateřská škola Sudice, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností Č.j.: Účinnost od: 2. 9. 2013 Základní škola a Mateřská škola Sudice, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností Č.j.: Účinnost od: 2. 9. 2013 Spisový znak: Skartační znak: Změny: Tato směrnice ruší všechny předcházející

Více

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) Změna: 36/2003 Sb. Změna:

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec Větrušice Vltavská 14, 250 67 Větrušice IČO: 24 09 74 tel.: 220941265 email: obec @vetrusice.cz, www.vetrusice.cz SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obsah: I. Úvodní ustanovení II. III. IV. Právní normy a předpisy

Více

Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008

Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008 OBSAH Čl. 1.

Více

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád Příloha č. 2 Spisový a skartační řád 1 Starosta města Stráž pod Ralskem vydává v souladu s ustanovením 110 odst. 4 písm. e) zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů

Více

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Zveřejňované informace Na webových stránkách původce či na úřední desce by měly být uveřejněny všechny ze zákona požadované informace. Co se dokumentů

Více

Národní digitální archiv

Národní digitální archiv Národní digitální archiv eskartace zkušenosti, rizika, řešení Jiří Bernas Zbyšek Stodůlka Národní digitál í archiv od 1. listopadu 2014 běží zkušební provoz Národního digitálního archivu řešení je založeno

Více

Čl. 3 Archivace a skartace písemností

Čl. 3 Archivace a skartace písemností Základní umělecká škola J. B. Foerstera,Valdštejnovo náměstí 1, 506 01 Jičín SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Čl. 1 Úvodní ustanovení Pro zajištění řádného nakládání s písemnostmi ve smyslu zákona č.

Více

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová Spisový a skartační řád datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 Ilona Ďurišová Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí vydává ke stanovení podmínek realizace spisové a archivní služby ve smyslu zákona

Více

Finanční zpravodaj 6/2009

Finanční zpravodaj 6/2009 Strana 59 18 Pokyn č. D 328 Postup pro vyřešení problematiky pokutových bloků předaných Oblastními ředitelstvími služby cizinecké policie ČR krajským ředitelstvím policie ČR v souvislosti s účinností zákona

Více

- Historický úvod hlavní vývojové etapy SSL (s důrazem na české země):

- Historický úvod hlavní vývojové etapy SSL (s důrazem na české země): N_SAS / VŠFS / LS 2012 / KS Přednáška č. 4 Správa dokumentů jako důležitá součást veřejné správy v ČR Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba (správa dokumentů) obecný základ II. Skartační řízení a výběr

Více

Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím Domov Sněženka Jeseník, příspěvková organizace Moravská 814/2, 790 01 Jeseník Směrnice Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (účinnost od 1.7.2017) Čl. 1

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec Dětenice, Dětenice 141, 507 24 Dětenice zastoupená starostou obce ing. Radomírem Vališkou tel.: 493596007, 725081036, e-mail:detenice@iol.cz, www: http://detenice.wz.cz, IČ:00271471, č.ú. 1163237349/0800

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY Systém ASPI - stav k 8.1.2012 do částky 1/2012 Sb. a 2/2012 Sb.m.s. Obsah a text 462/2000 Sb. - poslední stav textu 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst.

Více

Nová archivní legislativa

Nová archivní legislativa Nová archivní legislativa Jana Hájková, Ministerstvo vnitra Miroslav Kunt, Národní archiv Důvody a důsledky Rozvoj e-govermentu a zákon 300/2008 Sb. (novela archivního zákona mění i tento zákon) Zkušenosti

Více

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY Základní škola Praha 10 - Hostivař Kozinova 1000, 102 00 ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY ČÁST: 11. SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Č. j.: 11 ZŠ - OSŠ /2016 Vypracovala: Mgr. Blanka Chuchlerová, ředitelka školy Schválila:

Více

Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy

Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy FAKULTNÍ NEMOCNICE KRÁLOVSKÉ VINOHRADY S T A N D A R D N Í O P E R AČNÍ POSTUP S O P _10000_05 rev.00 Administrativní zázemí a archivace Úroveň dokumentu: IV Datum vydání: 01.06.2011 Datum účinnosti: 01.06.2011

Více

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě OBEC PRACKOVICE NAD LABEM. Spisový a skartační řád

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě OBEC PRACKOVICE NAD LABEM. Spisový a skartační řád Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Spisový a skartační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 27.2.2015 Aktualizace ze dne 1.1.2016 OBEC PRACKOVICE NAD LABEM Spisový

Více

Spisový a skartační řád školy

Spisový a skartační řád školy Spisový a skartační řád školy Masarykova střední škola chemická 1. Úvodní ustanovení: 1.1. Tento spisový řád se vztahuje na činnost organizační jednotky Masarykova střední škola chemická, Praha 1, Křemencova

Více

ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol

ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Realizátor: Sykora Swiss Consulting CZ, s.r.o Projekt: Škola jako úřad reg. č. CZ.1.07/1.3.49/02.0015 ŠKOLA JAKO ÚŘAD 9. Archivační postupy 9.1 Úvod Archivace

Více

Spisový řád VZOR. I. Úvodní ustanovení. 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.

Spisový řád VZOR. I. Úvodní ustanovení. 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby. Spisový řád VZOR I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby. 2. Účelem spisového řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci

Více

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle

Více

SPISOVÝ, SKARTAČNÍ A ARCHIVNÍ ŘÁD

SPISOVÝ, SKARTAČNÍ A ARCHIVNÍ ŘÁD Druh dokumentu: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 1.9.2014 3.2 13 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 3.12.2009 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel

Více

Univerzita Hradec Králové

Univerzita Hradec Králové Univerzita Hradec Králové SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Hradec Králové 2007 HLAVA I. - SPISOVÝ ŘÁD ODDÍL 1. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 1. Úvodní ustanovení (1) Spisový řád navazuje na ustanovení zákona č. 499/2004

Více

JEDNACÍ A KONTROLNÍ ŘÁD. kontrolního výboru Zastupitelstva města Poděbrady ČÁST PRVNÍ. I. Úvodní ustanovení

JEDNACÍ A KONTROLNÍ ŘÁD. kontrolního výboru Zastupitelstva města Poděbrady ČÁST PRVNÍ. I. Úvodní ustanovení JEDNACÍ A KONTROLNÍ ŘÁD kontrolního výboru Zastupitelstva města Poděbrady ČÁST PRVNÍ I. Úvodní ustanovení 1. Zastupitelstvo města Poděbrady (dále jen "zastupitelstvo") zřizuje jako svůj iniciativní a kontrolní

Více

INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ SMĚRNICE č. 2/2011 INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ Obec: Xaverov Adresa: Xaverov 3, 285 06 Sázava IČO: 473421 Směrnici zpracoval: Petra Novotná Směrnici schválil: Jiří Hervert Projednáno a schváleno v

Více

9. funkční období. (Navazuje na sněmovní tisk č. 31 ze 7. volebního období PS PČR) Lhůta pro projednání Senátem uplyne 26.

9. funkční období. (Navazuje na sněmovní tisk č. 31 ze 7. volebního období PS PČR) Lhůta pro projednání Senátem uplyne 26. 238 9. funkční období 238 Návrh zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (Navazuje na sněmovní tisk č. 31 ze

Více

Podrobnosti o označování písemností a jiných materiálů obsahujících zvláštní skutečnosti. Stanovení režimu evidence písemností

Podrobnosti o označování písemností a jiných materiálů obsahujících zvláštní skutečnosti. Stanovení režimu evidence písemností 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) ve znění nařízení vlády č.

Více

č. 192/2009 Sb. Hlava I Úvodní ustanovení Čl. 2 Nárok na státní příspěvek

č. 192/2009 Sb. Hlava I Úvodní ustanovení Čl. 2 Nárok na státní příspěvek Metodický návod č. 3/2009 odboru archivní správy a spisové služby MV k postupu při podávání žádostí o státní příspěvky podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 1/2015 Spisový a skartační řád Ú č i n n o s t o d : 1. 5. 2 0 1 5 Ruší vnitřní předpis č. -/-- Tento vnitřní předpis je závazný pro všechny zaměstnance Obce Brloh zařazené do obecního

Více

Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV.

Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Čj.: AS-196/2-2007 Praha 29. ledna 2007 Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Spisovou službou

Více

MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk

MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1 Zpracovatel: Pracovní skupina Tajemníka MÚ Správce vnitřního předpisu: Oddělení vnitřní správy Platnost: 1.7.2010 Novelizace: Derogace: 2/2003 Rozdělovník: - Všem

Více

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ Základní škola Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21, okres Svitavy příspěvková organizace se sídlem 571 01 Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ Č.j.:

Více

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické

Více

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Možnosti nasazení produktu DESA ve veřejné správě Legislativní zázemí Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Vyhláška

Více

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ DAŇOVÉ EVIDENCE. Milevský software s.r.o. - účetní a poradenská kancelář

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ DAŇOVÉ EVIDENCE. Milevský software s.r.o. - účetní a poradenská kancelář SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ DAŇOVÉ EVIDENCE Milevský software s.r.o. - účetní a poradenská kancelář 1 Smlouva o zpracování daňové evidence uzavřená mezi zadavatelem firma, jméno sídlo: IČ: na straně jedné a zpracovatelem

Více

Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne 1. 1. 2009 Spisový a skartační plán

Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne 1. 1. 2009 Spisový a skartační plán 1. Organizace a řízení Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne 1. 1. 2009 Spisový a skartační plán -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Více

Směrnice pro vyřizování stížností

Směrnice pro vyřizování stížností č. 13 Směrnice pro vyřizování stížností Platnost: od 1.1.2006 Závaznost: Vydal: pro všechny zaměstnance školy a osoby v obdobném poměru Mgr. Eva Vanžurová, ředitelka školy Počet příloh: 1 Mgr. Eva Vanžurová

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD Datum vydání: 10.12.2009 Obec Hradec-Nová Ves Zpracoval: Slámová Petra Schválil: Státní okresní archív Jeseník Počet stran: 18 Změny: Změna č.:

Více

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY Základní škola Jihlava, Jungmannova 6, příspěvková organizace ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY část: 19. SMĚRNICE K VYŘIZOVÁNÍ STÍŽNOSTÍ Č.j.: Spisový znak Skartační znak 901 /2013 A.1. A10 Vypracoval: Schválil:

Více

Evidence a ochrana archiválií

Evidence a ochrana archiválií N_SAS / VŠFS / LS 2016 / DS Přednáška č. 17 + 18 Evidence a ochrana archiválií I. Evidence archiválií II. Ochrana archiválií Ad I. Evidence archiválií Hlavní legislativní předpis = Vyhláška MV č. 213/2012

Více

V souladu s dikcí zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, jsem vydal tuto směrnici k vyřizování stížností:

V souladu s dikcí zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, jsem vydal tuto směrnici k vyřizování stížností: Škola: Matiční gymnázium, Ostrava, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností č. ev. 3.4 Č.j.: GMAT/715/2013 Účinnost od: 10. 4. 2013 Spisový znak: 1.1.1 Skartační znak: A/10 Změny: V souladu

Více

SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů

SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů Město Městský úřad Česká Třebová SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů V zájmu jednotné organizace

Více