JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ DIVADELNÍ FAKULTA

Transkript

1 JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ DIVADELNÍ FAKULTA Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie Dokumentace absolventského výkonu sekce Fundraising pro 22. ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 vypracovala: Vendula Svobodová vedoucí práce: MgA. Blanka Chládková oponent práce: MgA. Hanka Krejčí, Ph.D. Brno 2014

2 Bibliografický záznam SVOBODOVÁ, Vendula. Dokumentace absolventského výkonu sekce Fundraising pro 22.ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní Fakulta, Ateliér Divadelního manažerství a jevištní technologie, 2014 s.[33] Vedoucí diplomové práce MgA Blanka Chládková.

3 Anotace Projektová dokumentace absolventského výkonu pojednává o záměrech a dosažených cílech divadelního festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Práce je rozdělena do dvou hlavních částí, projektového záměru a závěrečné zprávy. Na úplném začátku dokumentace je popsán festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER a jeho aktuální 22. ročník. Projektový záměr stanovuje projektové cíle, aktivity a výstupy sekce Fundraising. Závěrečná zpráva hodnotí dosažené cíle a porovnává plán stanovený v záměru s dosaženou realitou projektu. Na závěr uvádí doporučení pro další festivalové ročníky. Annotation Project documentation of the graduate s performance deals with the intents and achieved goals of the SETKANI / ENCOUNTER festival. The work is divided into two main parts, the project plan (intent) and final report. At the very beginning of documentation the SETKANI / ENCOUNTER festival is described in the current 22nd course. The project plan sets out the project objectives, activities and outputs of the Fundraising section. The final report evaluates achieved goals and compares the aims set out in the project plan with the project reality. In the conclusion presents recommendations for the next festival courses.

4 Klíčová slova firemní fundraising, divadelní festival, SETKÁNÍ/ENCOUNTER, projekt, vícezdrojové financování Keywords enterprise s fundraising, theatre festival, SETKANI / ENCOUNTER, project, multi-source financing

5 Použité zkratky IVF International Visegrad Fund JAMU Janáčkova akademie Múzických umění MFR - Malá festivalová rada MPP - Meeting point party ND Brno Národní divadlo Brno SWOT Strengths, weaknesses, opportunuties, threaths VFR Velká festivalová rada WBS Work breakdown structure

6 Obsah Úvod... 1 Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER ročník festivalu... 3 Velká festivalová rada... 4 Organizační tým MuseYou o. s A) Projektový záměr sekce Fundraising Vícezdrojové financování SWOT analýza Vnitřní prostředí silné a slabé stránky sekce Fundraising Vnější prostředí příležitosti a hrozby pro sekci Fundraising Vyhodnocení Cíle sekce Nástroje k dosažení cílů Taktika dosažení cílů koho oslovit Lidské zdroje Výstupy sekce Harmonogram Portfolio Společenský večírek Sponzorský večírek Ekonomická stránka sekce Smluvní spolupráce Darovací smlouva Smlouva o reklamě a propagaci Hodnocení Hodnocení procesů hodnocení práce členů sekce... 18

7 4 8.2 Hodnocení cílů Průběžné hodnocení práce sekce do konce roku B) Závěrečná zpráva Vícezdrojové financování festivalu Celkový účet Firemní fundraising Darovací smlouva Smlouva o spolupráci Smlouva o reklamě a propagaci Zhodnocení splnění cílů Spolupráce sekcí Fundraising a Offprogram Aktivity a výstupy vzhledem k harmonogramu Patron festivalu Oslovené subjekty a průběh jednání Portfolio Sponzorský večírek Festival a postprodukce Hodnocení lidských zdrojů Hodnocení vedení a řízení sekce dle Jo Owena IQ EQ Doporučení pro další ročníky Závěr... 33

8 Úvod Dokument je rozdělen do dvou částí: Projektový záměr a Závěrečná zpráva. Projektový záměr byl vypracován v projektové fázi, tedy v období, kdy se již celý festivalový realizační tým věnoval organizaci projektu. Tato část zahrnuje uvedení do problematiky, stručný popis, co je festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER a jaké změny přinesl 22. ročník, na to navazuje stěžejní část dokumentu sekce Fundraising. Fundraising se podílí na vícezdrojovém financování festivalu. Jedná se o plán práce sekce, který zahrnuje řízení sekce, ekonomickou stránku, lidské zdroje, stanovené cíle, výstupy a kritéria, podle kterých bude činnost fundraisingu hodnocena. Závěrečná zpráva byla zhotovena v postprodukční fázi projektu, tedy po skončení festivalu. Reflektuje původní záměr s realitou, hodnotí práci všech členů a dosažených výsledků vzhledem k cílům, které byly na začátku stanoveny vedoucím sekce, a také doporučení pro vedoucí sekce příštího ročníku festivalu. Dokumentace může sloužit jako nástroj vedení sekce a pomůže tak následujícím ročníkům v lepším plánování a rozhodování. 1

9 Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER je mezinárodní festival divadelních škol, který již 22 let pořádá Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. Smyslem festivalu je setkávání studentů divadelních škol a profesionálů z divadelní oblasti, vzájemná inspirace a výměna zkušeností, ale také aplikace teoretických znalostí v praxi. Festival má tedy hlavně vzdělávací význam. Přehlídka představení trvá pět dnů a na závěrečném ceremoniálu jsou udělovány ceny Marta, o jejichž udělení rozhoduje porota vybraná z tuzemských i zahraničních divadelních odborníků. SETKÁNÍ/ENCOUNTER vznikl původně jako festival tří spřátelených divadelních škol: JAMU, DAMU a slovenské VŠMU, poté se rozrostl a počet zúčastněných škol se dnes pohybuje kolem dvanácti. Každoročně na festival zavítají země z Visegrádské čtyřky Slovenska, Maďarska a Polska a dalších evropských států. V roce 2011 se organizátorům podařilo přivést na festival asijské státy Jižní Koreu, Írán a Filipíny. Za dobu své existence si SETKÁNÍ/ENCOUNTER vybudoval důležité postavení mezi evropskými festivaly svého druhu (například srbský FIST, chorvatský TEST, zejména slovenský projekt Istropolitana) a bývá zaštítěn Českou komisí pro UNESCO, Ministerstvem kultury České republiky, hejtmanem Jihomoravského kraje, primátorem Statutárního města Brna, rektorem Janáčkovy akademie múzických umění v Brně a v roce 2012 získal záštitu mezinárodní neziskové organizace pro kulturní management ENCATC. Realizátory jsou studenti bakalářského stupně ateliéru Divadelního manažerství a jevištní technologie (dále jen ADMaJT), kteří mají organizaci festivalu ve studijních osnovách, vedeni studentskou koordinátorkou a pod dohledem pedagogické supervize. Na festivalu také participují studenti ostatních ateliérů divadelní fakulty, zejména studenti režie, dramaturgie, scénografie. Spolupořadatelem je Centrum experimentálního divadla, na jehož třech scénách se festival odehrává (sklepní a hlavní scéna Divadla Husa na provázku a HaDivadlo). Dalším divadlem, kde se pravidelně 2

10 uvádějí soutěžní představení, je Divadelní studio Marta a doposud jím bylo i Divadlo Bolka Polívky, které bude v letošním roce vyměněno za jiný prostor 1, jelikož jeho kapacita je příliš velká a sál také nemá dobrou elevaci a technické vybavení. Orgány festivalu jsou ředitel festivalu Petr Oslzlý, Velká festivalová rada (dále jen VFR) a koordinátorka, která vede tým studentů organizátorů festivalu. Celý organizační tým je rozdělen do sekcí podle typu činnosti a pravidelně, jednou týdně, se schází na radě, které se říká Malá festivalová rada (dále jen MFR), nejedná se však o oficiální orgán festivalu. VFR je nepravidelná rada složená ze studentů 3. ročníku bakalářského stupně, pedagogů a zástupců vedení školy. Pravomoci a odpovědnosti všech zúčastněných vycházejí se statutu festivalu ročník festivalu 22. ročník se bude konat v termínu Pro každý rok je zvoleno jiné téma, které navrhuje režisér a dramaturg festivalu. Letošní téma vychází z projevu, známého pod heslem I have a dream, amerického kazatele Martina Luthera Kinga a dotýká se otázky, zda nás v dnešní době ještě spojuje nějaký společný sen. 3 Důležitou změnou, která je v plánu oproti předchozím rokům by mělo být, jak již bylo zmíněno, přerušení spolupráce s Divadlem Bolka Polívky a navázání spolupráce s Divadlem Reduta, které je jednou ze scén Národního divadla Brno nebo s multikulturním centrem Stadion. Reduta je pro organizační tým lákavějším prostorem, sál je dobře technicky vybaven a budova je reprezentativní, má ve městě Brně své jméno. Nacházejí se zde i vhodné prostory pro uspořádání tiskové konference. Stadion byl zvolen jako náhradní prostor, pokud by jednání s Národním divadlem Brno nevyšlo. Další plánovanou novinkou a posunem by mělo být získání 1 Pátou scénou stalo Divadlo Reduta (součást ND Brno) 2 Viz Příloha A Statut festivalu 3 Více viz příloha B Koncept 22. ročníku 3

11 patrona pro 22. ročník, kterým by měl být absolvent JAMU a známá česká herecká osobnost Pavel Zedníček. Patron je speciální host, měl by se účastnit všech důležitých událostí spojených s festivalem, společenského a sponzorského večírku, tiskové konference a zejména samotného festivalu, měl by figurovat v závěrečném a zahajovacím ceremoniálu. V době příprav společenského večírku ještě nebyla patronace festivalu ze strany pana Zedníčka potvrzena, proto mu nemohl být termín večírku přizpůsoben, z časových důvodů se této akce nezúčastnil. Při výběru data sponzorského večírku, bude přihlédnuto zejména k časovým možnostem pana Zedníčka, to by také mohlo pomoci vyřešit problém malé účasti sponzorů na večírcích. Pro fundraising je splnění tohoto cíle důležité také v tom smyslu, že známá tvář může pomoci získat potenciální partnery. Velká festivalová rada vedoucí všech sekcí studenti 3. ročníku bakalářského stupně Divadelního manažertství, MgA Blanka Chládková pedagogická supervize, BcA Alena Hájková ekonomická supervize, prof. Mgr. Petr Oslzlý ředitel festivalu, doc. MgA. Ph.D. Zbyněk Srba děkan divadelní fakulty, MgA. Ondřej Vodička tajemník divadelní fakulty doc. Mgr. Jan Kolegar pedagogická supervize Organizační tým 2012 Koordinátor a ekonom v hierarchii organizačního týmu stojí nad ostatními vedoucími sekcí, kontrolováni supervizí. V hierarchii celého festivalového týmu jsou na stejné úrovni jako umělecká část. Koordinátor Alexandra Anna Pátková Ekonom Michaela Rašovská Vedoucími sekcí jsou: 4

12 Fundraising Vendula Svobodová Média Hanka Hřebačková Propagace Barbora Pokorná Offprogram Veronika Dobešová Soubory Klára Chotěnovská Hosté Gabriela Ševčíková Ceremoniály- Petra Šigutová Logistika Vítězslav Charvát MuseYou o. s. Vzhledem k celkově špatné ekonomické situaci, jejímž důsledkem je také stále se snižující finanční podpora z většiny výše zmiňovaných zdrojů, a také proto, že finanční možnosti divadelní fakulty nestačí na pokrytí nákladů veškerých studentských projektů, bylo v červnu tohoto roku studenty 3. ročníku bakalářského stupně ADMaJT založeno občanské sdružení MuseYou o. s. Jeho posláním je podporovat vzdělávání studentů ADMaJT, uplatnění teoretických znalostí v praxi, rozvoj jejich kreativity a celkově vést tyto studenty k větší uplatnitelnosti na trhu práce, tím také podporovat projekty, na kterých participují, tedy i udržení úrovně festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Založením MuseYou o. s. přibyl další způsob získávání finančních a jiných prostředků ze zdrojů, které primárně nepřispívají státním institucím, ale zaměřují se na neziskový sektor. Na podporu festivalu byla prostřednictvím sdružení podána žádost na Nadaci Vodafone na program V pohybu. Tento program se zaměřuje na rozvoj schopností a dovedností mladých lidí. Požádáno bylo o 306 tisíc korun, festivalový tým o tuto částku zažádal s cílem použít ji na využití nových, kreativních marketingových metod. Výsledky měly být známy do konce roku 2011, momentálně nebyl projekt doporučen, ale konečné rozhodnutí občanské sdružení zatím nedostalo. V plánu je dále podání 5

13 žádostí na nadace RWE, OKD, Niké a VIA. Základní informace o fungování sdružení, jeho cílech a organizačním uspořádání popisují stanovy sdružení. 4 A) Projektový záměr sekce Fundraising Posláním sekce Fundraising je podílet se na udržení prestiže a úrovně festivalu SETKÁNÍ /ENCOUNTER, a to zejména zajištěním dostatečných finančních prostředků a věcných darů, ve spolupráci s ekonomem a koordinátorem, a také dobré reprezentaci festivalu při kontaktu s veřejností potenciálními a stálými partnery. Sekce Fundraising se podílí na vícezdrojovém financování festivalu. Z oblastí fundraisingu se zabývá firemním a individuálním fundraisingem, její hlavní náplní práce je komunikace s vnějším prostředím, částečně se tedy stará o PR 5 festivalu, uzavírání smluvní spolupráce se sponzory a dárci a dohled na plnění závazků plynoucích z této spolupráce. Ve školním roce 2010/2011 byla tato sekce součástí jedné velké ekonomické sekce, ale v předešlých letech i v letošním roce je to samostatně fungující jednotka, která úzce spolupracuje zejména s ekonomem festivalu a sekcí Offprogram. Konkrétní podoba spolupráce je popsána v dalších kapitolách níže. Pro činnost fundraisingu jsou důležité aktivity sekce Propagace a Média, které se starají o marketing celého festivalu. Jejich výstupy jsou součástí nabídky, kterou fundraising poskytuje svým partnerům. 4 Stanovy viz příloha C 5 Public relations = vztahy s veřejností 6

14 1 Vícezdrojové financování Z důvodu velkého množství projektů, které jsou pořádány pod Divadelní fakultou JAMU, a také vzhledem k tomu, že SETKÁNÍ/ENCOUNTER se za dobu své dvaadvacetileté existence stal jedním z nejnákladnějších výstupů školy, nestačí finanční možnosti fakulty na pokrytí všech jeho výdajů, musí organizátoři čerpat prostředky z různých zdrojů, aby si festival udržel své renomé a aby se mohl dále vyvíjet. O podání žádostí a vyúčtování získaných peněz se stará organizační tým festivalu, konkrétně ekonom a koordinátor pod dohledem pedagogické a ekonomické supervize. Celkový rozpočet festivalu se každoročně pohybuje kolem dvou milionu korun v roce 2011 finální účet činil ,40 Kč. Výdaje jsou financovány z více zdrojů: z grantů, nadací, sponzoringu a také z výnosů představení. Největší finanční podporu získává festival od Statutárního města Brna kolem 250 tisíc korun - a Mezinárodního visegrádského fondu (dále jen IVF) od něj bylo v roce 2012 festivalu přiděleno korun, což je vyšší suma než v předchozím roce. Další podpora přichází od Ministerstva kultury České republiky -v loňském roce 50 tisíc korun - a nepravidelně od Jihomoravského kraje a některých nadací, například Nadace Život umělce. Finančně se na festivalu také podílí Divadelní fakulta JAMU, která částí peněz udělených z Rozvojového programu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR financuje mezioborovou spolupráci ateliérů školy, podílejících se na festivalu v loňském roce částkou korun. Fakulta také hradí veškeré provozní náklady Divadelního studia Marta po dobu konání festivalu. Hodnota financí a věcných darů získaných sekcí Fundraising z darovacích smluv a smluv o reklamě a propagaci, se pohybuje od 10 do 15 %, v loňském roce to byla částka korun (z darovacích smluv Kč, ze smluv o reklamě Kč), což činilo přesně 12,23 % z celkového rozpočtu. 7

15 2 SWOT analýza SWOT analýza (S strengths -silné stránky, W -weaknesses slabé stránky, O opportunuties -příležitosti, T threaths -hrozby) je vstupní analýza pro práci sekce, byla zhotovena v před-projektové fázi. Mapuje vnitřní a vnější prostředí festivalu. Ve vnitřním prostředí -silné a slabé stránky sekce v rámci festivalu celkově, ve vnějším prostředí - příležitosti a hrozby, které práci fundraisingu ovlivňují. Jejím smyslem je poznat rizika činností, na co si dát v průběhu projektu pozor, ale také na co se zaměřit, jaký potenciál využít. Kompletní SWOT analýza pro fundraising 2012 je přiložena v příloze E. 2.1 Vnitřní prostředí silné a slabé stránky sekce Fundraising Výhodou pro práci členů je, že festival má určitou tradici. Má za sebou zkušenosti v této oblasti, nová vedoucí a noví členové mohou čerpat z vyzkoušených metod a z práce předešlých ročníků. Bohužel dokumentace každého roku není vždy dokonalá, často chybí finální informace ohledně činnosti a předání všech zkušeností vedoucího sekce nastupujícímu vedoucímu také nelze zajistit stoprocentně tak, aby se neopakovaly některé chyby. Nejslabší stránkou jsou tedy malé zkušenosti nově příchozích členů 2.2 Vnější prostředí příležitosti a hrozby pro sekci Fundraising Největší hrozbou pro práci sekce je stále trvající dluhová krize v Evropské unii, která má za důsledek nejasné ekonomické vyhlídky pro rok 2012, většina firem se snaží spíše šetřit a nechtějí plýtvat penězi na investice nebo dobročinné účely, které jim nepřinášejí zisky. Špatná ekonomická situace také může negativně ovlivnit rozhodování partnerů festivalu z předešlých let. Pokud se přece jen rozhodnou věnovat finance veřejně prospěšným projektům nebo celkově neziskovému sektoru, přispívají spíše na charitu a projekty podporující děti, dlouhodobě nemocné a podobně. Rozsah 8

16 propagace, který festival firmám nabízí, nemusí být pro větší společnosti, které peníze na tyto účely mají, zajímavý a dostatečný. Problémem je také zkontaktovat kompetentní osobu, která o sponzorství v dané společnosti rozhoduje. Za velké pozitivum lze považovat, že minulý organizační tým získal pro festival partnery, kteří festival již znají a se spoluprací byli spokojeni. Po této pozitivní zkušenosti bude pro nový tým snazší opět navázat spolupráci s nimi, než představovat SETKÁNÍ/ENCOUNTER novým firmám. Fundraisingu nahrává velikost města, ve kterém se festival pořádá. Brno jako druhé největší město je sice město zejména studentské, ale i tak se zde koncentruje velké množství firem a společností ze široké škály odvětví disponujících finančními prostředky pro sponzoring a dárcovství. Příležitostí pro získání financí byla povinnost loterijních společností věnovat 20 % zisku na veřejně prospěšné účely, se změnou zákona se tato povinnost změnila na rozpětí 6-20 %. Od roku 2012 budou loterijní společnosti rozhodovat pouze o 1/3 z této částky, proto by se sekce měla zaměřit na získání peněz z tohoto zdroje do konce roku Velké riziko pro kvalitní práci je v tom, že se každý rok organizační struktura mění, přicházejí noví nezkušení členové, kteří nemohou reflektovat a poučit se ze své předešlé práce v sekci. Tento fakt změnit nelze, jelikož festival je vzdělávacím projektem a jeho účelem je právě nabytí oněch zkušeností. Práci sekce také komplikuje fakt, že přes dlouholetou tradici není festival známý mezi širokou veřejností. Přestože každoročně sekce Marketing 6 zařazuje do svých cílů ideu rozšířit povědomí o festivalu mezi brněnskou veřejnost, není návštěvnost této skupiny pro festival relevantní. Není tedy ze strany sponzorů příliš velký zájem být spojován s touto značkou. 2.3 Vyhodnocení Z analýzy celkově vyplývá, že aby se omezila největší hrozba špatná ekonomická situace a nezajímavá nabídka pro potenciální sponzory bude pro práci 6 V letošním roce je sekce Marketing rozdělena na Propagaci a Média 9

17 v sekci podstatné vhodně zvolit oblast podnikatelského prostředí, kterou členové osloví a využít potenciálu uměleckého prostředí a mezinárodního přesahu akce. Sekce by se měla zaměřit na menší podnikatele, pro které bude zajímavý způsob a rozsah propagace, který festival nabízí. V tomto ohledu je sekce do jisté míry závislá na partnerství získaných sekcí Propagace a Média. Dále by fundraisingovým aktivitám při získávání společností s větším obratem pomohlo spojení se známou/mými tváří/tvářemi, například zprostředkovat setkání s touto/těmito osobností/tmi. V tom by Fundraisingu měla být nápomocná sekce Offprogram a Hosté. Tím se zmírní jedno z rizik festivalu malé povědomí o něm. Ve spojení se známou osobností se může festival stát pro firmy atraktivnějším. Dále by se sekce mohla zaměřit na společnosti, které vyrábějí regionální nebo tradiční české produkty a které se takto mohou na festivalu mezi zahraničními účastníky prezentovat. Fundraising by se měl v novém roce držet ověřené dlouhodobé strategie sekce, a to oslovovat firmy s podobnou cílovou skupinou mládež, studenty, firmy spojené s divadlem, společnosti, které podporují kulturní dění ve městě Brně a mohly by mít zájem na spolupráci s mezinárodním festivalem. Velmi důležité je pro sekci dobře navázat na předchozí ročník festivalu, to znamená zhodnotit s vedoucím Fundraisingu pro 21. ročník a členy sekce průběh práce, chyby, které vznikly, stanovit, jak jim předejít a osvědčené taktiky, kterých se držet. Nakonec ze zkušeností vhodně zvolit cíle reálné, dosažitelné. Po vyhodnocení loňského roku, je pro letošní rok klíčové zaměřit se na lepší komunikaci se sekcí Offprogram, která organizačně zajišťuje akce pro sekci Fundraising. Také lépe kontrolovat splnění všech závazků vůči sponzorům, které plynou ze smluv i ústních dohod mezi oběma stranami Následujícím postupem v projektové fázi bylo vytvoření logického rámce pro Fundraising 2012, který pomůže definovat účel celé sekce, její cíle a aktivity. 7 7 Viz Příloha - E 10

18 3 Cíle sekce Hlavním cílem sekce je podílet se na vícezdrojovém financování festivalu prostřednictvím firemního fundraisingu. Níže jsou uvedeny dílčí cíle, kterých chce sekce dosáhnout. Aktivně spolupracovat se sekcí Offprogram, v průběhu projektové fáze na způsobu organizace, konceptu a termínu konání akcí, které Offprogram pro Fundraising organizačně zajišťuje, tedy společenského a sponzorského večírku. Získat uzavřením smluvní spolupráce (smlouva o reklamě a propagaci nebo darovací smlouva) s podnikatelskými subjekty nebo individuálními dárci finanční nebo věcné plnění, jehož celková hodnota pokryje minimálně 10 % nákladů z celkového finálního rozpočtu festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER Uzavřít smluvní spolupráci se sponzory a dárci, kteří podpořili SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011, minimálně ve stejné výši jako v předchozím roce Uzavřít smluvní spolupráci se sponzorem Meeting point party 8, který zafinancuje minimálně 50 % nákladů vynaložených na tuto akci - pronájem + zaplacení vystupujících umělců. 3.1 Nástroje k dosažení cílů všichni členové budou na 1. schůzce seznámeni s fundraisingem a s plánem na celý rok vedoucí sekce všem členům bude pravidelně zadávat úkoly, každý člen bude mít na starosti určitý okruh potenciálních sponzorů, se kterými se bude snažit uzavřít spolupráci, vedoucí sekce vytvoří pro členy manuál 9 8 Zajišťuje organizačně Offprogram, tradičně se koná v klubu Fléda ve čtvrtek v týdnu konání festivalu, je to hlavní festivalová párty 11

19 všichni členové obdrží materiály, které by jim měly pomoci při komunikaci s potenciálním sponzorem, a které budou vypracovány vedoucím sekce, popřípadě ve spolupráci s ostatními členy organizačního týmu, portfolio pro věcné plnění i finanční podporu 10 vyčíslení hodnoty plnění, které sponzorům nabízíme 11 graf procentuální zobrazení, z jakých zdrojů čerpáme peníze a na jaké náklady jsou peníze vynaloženy, jednou týdně proběhne informační schůzka a jednou týdně si budou všichni členové posílat informační ohledně průběhu činnosti, na konci každého semestru a po důležitých událostech pro sekci proběhne hodnotící schůzka Pro lepší spolupráci Offprogramu a Fundraisingu byl, jako novinka v letošním roce, určen jeden společný člen koordinovaný vedoucími obou sekcí, který má na starosti přípravu obou večírků musí probíhat úzká spolupráce vedoucích obou sekcí, aby nedocházelo ke zdvojování informací a zadaných úkolů, musí být předem nastaveny kompetence obou vedoucích při společné práci. 3.2 Taktika dosažení cílů koho oslovit Ze SWOT analýzy vyplývá, že pro úspěšnost Fundraisingu je zásadní vhodně zvolený okruh oslovených potenciálních partnerů. Vedoucím sekce byla vytvořena databáze, která se skládá z různých oblastí podnikatelského prostředí. Oblasti jsou následující: 1. sponzoři a dárci, kteří podpořili SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011 budou osloveni již v září a říjnu 2011, 2. společnosti vyrábějící regionální jihomoravské a tradiční české výrobky, 9 Viz příloha F 10 Viz příloha G 11 Viz příloha H 12

20 3. velké/stabilní brněnské společnosti, kterých se příliš nedotkne/la ekonomická krize a které dlouhodobě působí na místním trhu teplárny, vodárny, velké stavební firmy, realitní, personální agentury a pod. 4. společnosti a firmy, jejichž cílová skupina má blízko nebo je shodná s cílovou skupinou festivalu studenti, mladí lidé, divadlo, 5. společnosti, které již podporují kulturní dění v městě Brně, 6. restaurace, vinařství a květinářství mohou festivalu poskytnout své produkty pro účely Fundraisingu, za propagaci jejich značky na akcích pořádaných Fundraisingem a Offprogramem, 7. společnosti, ve kterých mají členové sekce osobní kontakty, které mohou využít pro fundraising festivalu, 8. společnosti, které by mohla zajímat podpora Meeting Point Party v klubu Fléda - partneři klubu Fléda, společnosti, které by mohly prodávat své zboží na místě, nebo hudební časopisy 4 Lidské zdroje Výše zmíněné cíle se budou snažit dosáhnout členové sekce Fundraising, ta má celkem 5 členů: Vendula Svobodová vedoucí sekce má na starosti rozdělování a zadávání úkolů a kontrolu plnění těchto úkolů, komunikace s vedoucími ostatních sekcí a koordinace komunikace členů fundraisingu a ostatních sekcí, koordinace všech činností v sekci, rozhodování o všech postupech při dosahování cílů, zajištění nebo vytvoření všech dokumentů potřebných pro práci členů v sekci, oslovování potenciálních partnerů a uzavírání spolupráce stejná činnost jako ostatní členové (pojišťovny, personální agentury, energetika, realitní agentury) komunikace se sponzory a dárci 21. ročníku 13

21 Michaela Tučková zástupce vedoucího zastoupení vedoucí v její nepřítomnosti, pracovala ve fundraisingu v loňském roce jako zkušený člen je také konzultantem, komunikace se sponzory a dárci 21. ročníku, oslovování nových sponzorů (okruh: stavební firmy, jazykové firmy, výrobce textilu), Šárka Mikesková společný člen Fundraisingu a Offprogramu, organizace společenského a sponzorského večírku oslovování nových sponzorů restaurace, vinařství fundraising pro Offprogram získání partnera Meeting Point Party Marie Rotnáglová oslovování nových sponzorů (potravinářství, IT, hudební nástroje, cestovní kanceláře, divadelní technologie), reklamní předměty a offprogramové pásky, Markéta Zástěrová oslovování nových sponzorů (elektro, nakladatelství, knihkupectví, hračky, nákupní centra), oslovování květinářství a velkoobchodů s květinami. Rozdělení činností a okruhů podnikatelských subjektů je také orientační. Nelze se tohoto rozdělení striktně držet vzhledem k tomu, aby byla práce všech členů rovnoměrná, také vzhledem k osobním kontaktům a k momentální vytíženosti všech členů. 14

22 5 Výstupy sekce Výstupy sekce jsou celkem čtyři, harmonogram, portfolio, společenský večírek, sponzorský večírek. 5.1 Harmonogram Podrobný plán činností sekce je rozpracován v příloze J ve Work Break Down Structure WBS, která podrobně rozebírá jednotlivé kroky vedoucí ke splnění cílů sekce. Deadlines základních činností jsou uvedeny v harmonogramu. V obou dokumentech jsou zohledněny termíny všech sekcí, zejména sekce Offprogram, Propagace, Média. Činnosti jsou rozděleny na 3 samostatné fáze projektu, předprojektovou, projektovou a post-projektovou. V předprojektové fázi došlo k předání veškerých informací od vedoucí sekce Fundraising 2011 a následně byly novou vedoucí vyhotoveny vstupní analýzy pro následující ročník. Tyto analýzy byly již popsány na začátku práce. Projektová fáze zahrnuje tyto hlavní oblasti činností: Oslovování potenciálních partnerů, jednání o spolupráci, uzavírání smluv, samotný festival a poděkování. Důležitými milníky jsou oba večírky, sponzorský i společenský. Po společenském večírku by mělo dojít k vyjednávání spolupráce a těsně před sponzorským by měly být uzavřeny veškeré smlouvy. Po festivalu, stále ještě v rámci projektové fáze, dojde k vyhodnocení celkové práce všemi organizátory a supervizí a bude osobně i elektronicky poděkováno sponzorům. V nejlepším případě by mohlo být se sponzory zahájeno jednání ohledně spolupráce s dalším ročníkem. Projektová fáze končí zhruba koncem května. V post-projektové fázi bude zkompletována dokumentace práce obou semestrů na festivalu. Tato dokumentace bude předána vedoucí následujícího ročníku koncem letního semestru. 5.2 Portfolio V září 2012 byly vedoucím sekce vytvořeny dvě verze portfolia pro festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 pro věcné plnění určeno potenciálním sponzorům, 15

23 od kterých se sekce snaží získat jejich výrobky pro účely festivalu a pro získání finanční podpory. Portfolio obsahuje základní informace o festivalu, o jeho historii, současnosti a orientační shrnutí toho, co festival může nabídnout. Obě verze slouží všem sekcím, které mají ve své náplni uzavření partnerské smlouvy a jsou vytvořeny na základě spolupráce se sekcí Propagace a Média. Jak již bylo zmíněno, v portfoliu je pouze orientační shrnutí nabídky, není zde uvedeno vše, jelikož vzniklo v samotných začátcích projektové fáze a nabídka se může v průběhu roku měnit. Mělo by být použito pouze při osobních schůzkách, kde se od fundraisera oslovený dozví doplňující informace. Plnění, které partnerům festivalu za podporu organizační tým nabízí, bylo rozděleno do tří kategorií podle hodnoty daru nebo výše darované částky na sponzor (do 50 tisíc Kč), hlavní sponzor ( tisíc Kč) a generální sponzor (nad 100 tisíc Kč). Toto vymezení není neporušitelné, konkrétní plnění bude stanoveno na základě jednání obou stran. Některé nabídky nejsou uvedeny v portfoliu také proto, že mohou sloužit jako argument při vyjednávání. Záleží na druhé straně, která konkrétní forma propagace bude sponzora zajímat. Pro sponzora Meeting Point Party je také připravena speciální nabídka propagace firmy v rámci této akce Společenský večírek Sekce Fundraising se po pozitivní zkušenosti z loňského roku rozhodla pro použití stejné taktiky v navázání nové spolupráce uspořádání společenského večírku. Večírek organizačně zajišťuje sekce Offprogram a je určen pro nově oslovené subjekty všech sekcí, kteří festival neznají. Smysl této akce spočívá v představení festivalu, jeho organizátorů, ředitele festivalu, stálých partnerů a sponzorů, kteří jsou na večírek také pozváni a navázání osobnějšího kontaktu s oslovenými. Účel večírku je lépe poznat potenciálního sponzora zájmy, potřeby, domluvit se na osobní schůzce, kde bude nabídnuta spolupráce. Bude snaha na večírek pozvat vždy jednoho představitele 12 Veškerá nabídka pro potenciální sponzory je uvedena i s vyčíslením této hodnoty plnění v příloze H 16

24 firmu z každého osloveného komerčního odvětví, aby byla zachována určitá prestiž akce a hosté tak mohli získat pocit exklusivity. Určení data, místa a vypracování finálního konceptu je plánováno do konce listopadu, na těchto aktivitách se podílí vedoucí sekce Fundraising, vedoucí sekce Offprogram a Šárka Mikesková. V rámci října by mělo proběhnout obstarání občerstvení (rautu a víno) jako sponzorského daru, tuto aktivitu zajišťuje vedoucí sekce spolu se Šárkou Mikeskovou. Říjen je také vyhrazen pro telefonické oslovení firem, zajišťuje celá sekce Fundraising. 5.4 Sponzorský večírek Dalším plánovaným výstupem je sponzorský večírek, ten by se měl konat v únoru nebo březnu 2012 před zahájením festivalu, již po uzavření smluv se sponzory a dárci. V plánu zachovat místo konání, jaké tradičně bývá Divadelní studio Marta. Večírek slouží jako poděkování za spolupráci těsně před festivalem. Opět jeho organizaci má na starosti sekce Offprogram a zajištění pozvaných hostů sekce Fundraising. Na jeho koncepci se podílí obě sekce dohromady spolu s režisérem festivalu. 6 Ekonomická stránka sekce Fundraising je sekce, u které z důvodu podstaty její činnosti budou výnosy převyšovat náklady. Největší položka, kterou je možné vydat na potřeby fundraisingu, jsou náklady na reprezentaci občerstvení na oba večírky. V případě obou večírku je v plánu získat raut i víno sponzorsky. V současné době není s žádnou partnerskou restaurací nebo vinařstvím uzavřena smlouva proto jsou pro jistotu náklady na večírky uvedeny v rozpočtu sekce jako reálné. V krizové situaci bude vše zajištěno z vlastních prostředků organizačního týmu. Fundraising se také stará o zajištění některých reklamních předmětů, které se částečně hradí kondomy a krabičky na kondomy. Kromě reklamních předmětů je jediná reálná položka, kterou není možné zajistit věcným plněním, stipendium pro členy sekce. Toto stipendium zatím nebylo využito, 17

25 ale hradilo by cestovné členů za mimo-brněnskými partnery. Výnosy jsou tvořeny zejména příjmy sekce, které plynou z uzavřené spolupráce. 7 Smluvní spolupráce Sekce Fundraising uzavírá dva typy smluv: 7.1 Darovací smlouva (DLE OBČANSKÉHO ZÁKONÍKU) Darovací smlouvou dárce bezplatně přenechává nebo slibuje obdarovanému (festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER nebo MuseYou o. s.) dar, neočekává za to odměnu. Výhody uzavření této smlouvy jsou následující: Fyzická osoba si může odečíst od základu daně (základ daně = zisk) hodnotu daru, která v úhrnné hodnotě ve zdaňovacím období přesáhne dvě procenta ze základu daně, nebo hodnotu daru, která činí alespoň tisíc korun. V úhrnu si mohou odečíst nejvýše deset procent ze základu daně. Právnická osoba zřízená za účelem podnikání si může odečíst hodnotu poskytnutého daru, která činí alespoň 2 tisíce korun. V úhrnu lze odečíst nejvýše 5 % ze základu daně. 7.2 Smlouva o reklamě a propagaci (DLE 269 ODST. 2 OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU) U tohoto typu smlouvy, zjednodušeně řečeno, si jedna strana (sponzor) objednává za úplatu propagaci své značky, kterou mu poskytne strana druhá (v tomto případě Divadelní fakulta JAMU). Sumu určenou na tyto účely si sponzor zahrne do svých nákladů, neodvádí z této částky tedy daň z příjmu. 18

26 Sekce Fundraising se při jednání s partnery snaží upřednostnit uzavření darovací smlouvy, neplatí z darované částky DPH, kdežto u smlouvy o reklamě a propagaci daní částku 20% sazbou. Z darovací smlouvy také neplynou pro festival žádné závazky, i když dárce je v rámci SETKÁNÍ/ENCOUNTER propagován ve stejném rozsahu jako sponzor. Vzory obou smluv jsou uvedeny v příloze K 8 Hodnocení Hodnocení proběhne dle záznamů ze schůzek a pravidelných informačních ů a průběžně aktualizované databáze potenciálních sponzorů. 8.1 Hodnocení procesů hodnocení práce členů sekce účast na schůzkách sekce, plnění zadaných úkolů včas a podle zadání, podle proaktivity - počet nápadů, dle ochoty spolupráce s ostatními členy týmu, dle proaktivního způsobu řešení problémů, počet pozvaných hostů na večírek bude přihlédnuto, počet domluvených schůzek s potenciálními sponzory bude přihlédnuto, počet uzavřených partnerství bude k tomu přihlédnuto, dle schopnosti závěrečné sebereflexe. 8.2 Hodnocení cílů Hodnocení splnění cílů je hodnocení týmové práce sekce. Bude stanoveno, do jaké míry se sekci jako celku podařilo stanovené cíle splnit procentuálně. 19

27 9 Průběžné hodnocení práce sekce do konce roku 2011 Pozvání na večírek proběhlo nejprve telefonicky a poté byla zaslána elektronická pozvánka, vytvořená sekcí Propagace, příslušné osobě na a nakonec byla potvrzena účast telefonicky nebo elektronicky. Večírek proběhl v Domě umění v Brně, sekce Offprogram a Fundraising vytvořily prováděcí dokument, který také obsahuje zhodnocení celé akce. 13 Organizačně byla akce zvládnuta dobře. Restaurace Leporelo+ poskytla sponzorsky občerstvení v hodnotě Kč. Nevznikly tedy žádné reálné náklady. Bohužel pravděpodobně díky špatně zvolenému datu prosinec nebyla účast hostů na večírku taková, jaká se očekávala přišla necelá 1/3 pozvaných. Sekce fundraising rozeslala všem pozvaným elektronický pozdrav od patrona festivalu a PF Zúčastnění obdrželi děkovný dopis podepsaný patronem a aktuálně se domlouvají osobní schůzky, kde budou dohodnuty podmínky, za kterých obě strany mohou uzavřít spolupráci. Nejbližší úkol na leden 2012 pro členy sekce je domluvit si osobní schůzku a představit festival a jeho nabídku v sídle firmy osloveného sponzora, který se na večírek nedostavil. Po domluvené spolupráci bude pro sponzory a partnery uspořádán děkovný večírek sponzorský večírek - na kterém by opět měly participovat obě sekce. Měl by se tradičně konat v Divadelním studiu Marta v průběhu března, popřípadě koncem února. Navrženy jsou zatím tyto termíny: , 1. 3., Datum ovlivňují možnosti divadla ve kterých dnech se bude hrát vhodné představení, časové možnosti patrona festivalu, který by se měl akce zúčastnit a další projekty pořádané divadelní fakultou v měsíci březnu ( ples, Salon původní tvorby, a pod.) Ke konci roku zatím nebyla podepsána žádná smlouva, ale týmu se podařilo domluvit spolupráci se třemi partnery loňského festivalu, kteří přislíbili plnění ve stejné výši jako pro festival Partneři, kteří přispěli finančně, jsou firma INT, s.r.o. a pan JUDr. Pavel Muller a společnost FordCARent, a.s., která opět festivalu půjčí tři vozy na dobu jednoho týdne. Ve spolupráci odmítly pokračovat Teplárny Brno, a s. a momentálně probíhá jednání se společností Vema, a.s. Jsou domluvené cca 4 schůzky s novými partnery, 13 Viz Příloha I 20

28 jedná se o sponzorství Meeting Point Party s frmou CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., kterou na spolupráci láká spojení jejich značky se známou českou kapelou Tatabojs. Společenský večírek bohužel pro sekci Fundraising plně nedosáhl svého cíle, celý tým se bude snažit v první polovině ledna představit pozvaným hostům festival a jeho nabídku a do konce ledna by měla být dohodnuta spolupráce. Od konce tohoto roku se začíná plánovat zatím termínově druhý večírek, který se bude organizačně zajišťovat v únoru a měl by proběhnout na přelomu února a března. Zatím se čeká na vyjádření patrona Pavla Zedníčka. Dalším úspěchem Fundraisingu je navázání kontaktů s restaurací Leporelo +, která připravila na večírek raut a má zájem na další kooperaci. Co se týká celkového rozpočtu festivalu, ke konci prosince roku 2011 získal SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 příspěvek zatím pouze od IVF. Vzhledem k rozdílným termínům podání žádostí o udělení grantu, bude rozhodnutí grantových řízení dalších institucí známo později. Velkým úspěchem sekce Hosté, který je zároveň příležitostí pro fundraising, je získání herce Pavla Zedníčka, jako patrona SETKÁNÍ/ENCOUNTER

29 B) Závěrečná zpráva V závěrečné zprávě festivalu jsou uvedeny finální ekonomické výsledky festivalu. Jsou zde zhodnocena splnění stanovených cílů, aktivit a lidských zdrojů. Na závěr je zhodnoceno vedení a řízení sekce na základě poznatků z knihy J Owena Tři pilíře úspěšného manažera. 1 Vícezdrojové financování festivalu 1.1 Celkový účet Výše celkových nákladů (včetně věcného plnění) 22. ročník projektu byla Kč. Tato suma byla pokryta z několika zdrojů. Níže v tabulce jsou všechny zdroje krytí uvedeny s příslušnou částkou a procentuálním poměrem z celkového rozpočtu. Jsou to granty a dotace, provozní náklady financované Divadelní fakultou JAMU, výnosy ze smluv o reklamě a spolupráci, dary, výnosy ze vstupenek a prodeje reklamních předmětů. granty a dotace ,- Kč 38,54% provozní náklady ,- Kč 25,93% reklama a spolupráce ,- Kč 23,54% dary ,- Kč 8,52% vstupenky a rekl. předměty ,-, Kč 3,47% Celkem ,- Kč Granty a dotace činily největší podíl v krytí nákladů. Byly uděleny následujícími institucemi: 22

30 Statutární město Brno Mezinárodní visegrádský fond Nadace život umělce Rozvojový program Divadelní svět Brno Specifického výzkumu Celkem ,- Kč ,- Kč ,- Kč ,- Kč ,- Kč ,- Kč ,- Kč Festival byl soběstačný z 27 %, do soběstačnosti se počítají výnosy ze vstupenek a prodeje reklamních předmětů, jako hlavní příjmová činnost a výnosy ze smluv o reklamě a spolupráci, jako vedlejší příjmová činnost. Žádostem podaným občanským sdružením MuseYou, o. s. nebylo vyhověno. 1.2 Firemní fundraising Činností firemního fundraisingu se podařilo pokrýt kolem 13 % z celkových nákladů na projekt, celkovou částkou Kč, je to součet všech příjmů festivalu získaných od dárců a sponzorů včetně DPH. Nakonec byly uzavřeny tři typy smluv. Finance i věcné plnění bylo poskytnuto prostřednictvím smlouvy darovací a smlouvy o reklamě a propagaci. Rauty festival obdržel prostřednictvím smlouvy o spolupráci. Finální účet sekce je v příloze - L Finance Věcné plnění Celkem ,- Kč ,- Kč ,- Kč 23

31 1.2.1 Darovací smlouva Finanční dary byly celkem ,- Kč. Festivalu takto pomohly tři podnikatelské subjekty: Kavárna Rotor Bar ve výši Kč, společnost INT, s.r.o. ve výši ,- Kč a akademické nakladatelství CERM, s.r.o. částkou ,- Kč. Kavárna RotorBar i společnost INT, s.r.o. patří příznivce festivalu, kteří jej podpořili již v loňském roce, CERM, s.r.o. je novým partnerem. Darovací smlouva byla také uzavřena s pěti společnostmi, které festivalu poskytly věcné dary. Celková hodnota věcných darů byla ,- Kč. Společnost F.I.Z. spol. s r.o. věnovala 800 ks identifikačních náramků v hodnotě 3 546,- Kč. Ing. Vladimír Fiala a společnost BACHL, spol. s.r.o. darovali materiál na průvod v hodnotě 557,- Kč a 2 200,- Kč. Všechny výše zmiňované subjekty spolupracovaly s festivalem poprvé. Dalšími dárci, kteří se řadí mezi dlouhodobé, jsou ROSANA, spol. s r.o., která poskytla barely s vodou a aquabary pro Infocentrum v celkové hodnotě 3 180,- Kč. Květinářství Květiny Ája věnovalo festivalu květiny na závěrečný ceremoniál v hodnotě 3 000,- Kč Smlouva o spolupráci Smlouva o spolupráci byla uzavřena se společností NTERNI, s.r.o., která provozuje restaurací Leporelo +. Festival zajistil restauraci propagační služby, za které byly poskytnuty tři rauty v celkové hodnotě ,- Kč bez DPH, přičemž JAMU uhradila ,- Kč restauraci za nákup surovin na přípravu. Dva menší rauty proběhly na společenském a sponzorském večírku (v hodnotách 30 tis. a 20 tis. Kč bez DPH). Třetí, největší raut byl určen na závěrečný ceremoniál a jeho hodnota byla vyčíslena na ,- Kč bez DPH Smlouva o reklamě a propagaci Smlouva o reklamě a propagaci byla uzavřena se třemi subjekty. Společnost Vema, a.s., která spolupracovala s festivalem již v roce 2011 ve stejné výši, věnovala částku ,- Kč bez DPH. Stejně tak společnost CARent, a. s. zapůjčila již druhým rokem tři předváděcí vozy (dva osobní a jeden tranzit) na sedm dní. Vozy byly 24

32 převzaty i vráceny s plnou nádrží. Nový subjekt, se kterým festival navázal spolupráci, byla společnost CompuGroup Medical Česká republika s.r.o. Tato softwarová společnost přispěla částkou ,- Kč bez DPH. Jednání o spolupráci bylo zahájeno na společenském večírku. 2 Zhodnocení splnění cílů Hlavní cíl sekce byl spolufinancovat festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER Jak již bylo zmíněno, procentuálně se činností firemního fundraisingu povedlo pokrýt 13 % celkového rozpočtu. Podařilo se tak udržet si úroveň nastavenou z předešlých ročníků. V záměru byl stanoven cíl pokrytí alespoň 10 % nákladů na projekt, tento cíl byl tedy splněn. Pro srovnání, podpora předešlého ročníku byla ,- Kč a pokryla rovněž 12 % celkového rozpočtu. Je zde tedy vidět mírný progres o jedno procento a částku ,- Kč. Fundraisingový tým 21. ročníku uzavřel smlouvy se šesti podnikatelskými subjekty. Letošnímu týmu se podařilo udržet spolupráci s polovinou z nich alespoň ve stejné výši jako v předešlých letech. Společnosti, které ukončily spolupráci, podporovaly festival hlavně věcnými dary, popřípadě drobnějšími finančními částkami do 5 000,- Kč. Ve spolupráci odmítl pokračovat také hlavní sponzor festivalu Teplárny Brno, a.s. Tato společnost si v loňském roce objednala reklamu ve výši ,- Kč a byla s ní navázána komunikace hlavně díky osobním kontaktům jednoho ze členů týmu. V roce 2012 bylo uzavřeno celkem 12 smluv. Fundraisingu se nepodařilo zajistit sponzora Meetingpoint party, což byl jeden z jeho cílů. V jednání byla spolupráce se společností CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., která zvažovala účast na zaplacení kapely Tatabojs. Vedení společnosti se nakonec rozhodlo festival finančně podpořit, ale nespojovat své jméno s touto offprogramovou akcí. Návštěvníci Meetingpoint party (dále jen MPP) nejsou jejich cílová skupina a pro klienty společnosti by tyto kroky působily nejasně. Při zvažování dalších potenciálních partnerů MPP se tým snažil zaměřit na partnery klubu Fléda, ve kterém se akce koná, nebo firmy, které se zaměřují na mladé lidi a mohly by se na této akci prezentovat. Proběhla jednání se společností Nugget s.r.o., která prodává 25

33 sportovní oblečení, ta z finančních důvodů neměla o spolupráci zájem. Z důvodu velké vytíženosti členů týmu jinými úkoly nebyl osloven další potenciální sponzor. 2.1 Spolupráce sekcí Fundraising a Offprogram Spolupráce obou sekcí proběhla v rámci organizace večírků. Hodnocení společenského večírku včetně kooperace obou vedoucích sekce a společného člena Šárky Mikesková - byla uvedena již v kapitole Průběžné hodnocení práce sekce. Největším problémem v rámci kooperace bylo zdvojování informací a tím nastával zmatek, který komplikoval práci společného člena. Této skutečnosti se obě vedoucí již vyvarovaly při organizace sponzorského večírku, díky přesnému vymezení kompetencí a posílení vzájemné důvěry, která nastala díky předešlé dobré zkušenosti. Je potřeba zdůraznit, že kvalitní spolupráce je podmíněna dohodnutím jejích přesných podmínek obou vedoucích v před-projektové fázi a dostatečným počtem schůzek všech tří zúčastněných v projektové fázi. Pozice společného člena obou sekcí se ukázala jako funkční, v rámci fundraisingové činnosti je s tímto členem vhodná individuální domluva, kolik práce navíc (k zajišťování večírků) ještě zvládne. 3 Aktivity a výstupy vzhledem k harmonogramu Na začátku byla vedoucí sekce vyhotovena SWOT analýza, která mapovala silné a slabé stránky sekce a příležitosti a hrozby zvenčí. Podle výsledků této analýzy byla vytvořena strategie sekce Fundraising, v jaké oblasti a jakým způsobem navazovat spolupráci, které atributy využít a s jakými slabými stránkami počítat. Jako jedna ze slabých stránek se nakonec ukázala spíše nezkušenost vedoucí, než nově příchozích členů. V první polovině projektové fáze, tedy zhruba do konce roku a do prvního milníku společenského večírku, byl špatně nastaven časový plán, stále se oddalovalo rozhodnutí o datu a místu konání, to mělo za následek málo příchozích hostů, večírek se konal až v prosinci. Také z důvodu špatně nastaveného časového plánu, který způsobil, že se aktivity nestíhaly v termínech, nezbyla týmu kapacita na využití příležitosti získání podpory od loterijních společností. Potvrdila se výhoda 26

34 dlouholetých silných partnerů z předchozího roku. Odstoupení od spolupráce některých z nich však nenastalo z důvodu finanční krize, ale v důsledku personální výměny v organizačním týmu (příklad Teplárny, a.s.). 3.1 Patron festivalu Patron festivalu, Pavel Zedníček, se účastnil pouze sponzorského večírku. Jeho patronace byla dohodnuta těsně před společenským večírkem, kterého se nemohl zúčastnit osobně, proto proběhlo alespoň pozdravení hostů z předtočeného videa. Větší využít patrona je složitější, jelikož je naprosto závislé na jeho časových možnostech. Patron se nakonec osobně se sponzory a dárci setkal až na sponzorském večírku. To může pomoci spíše dalším ročníkům v utužení spolupráce, potvrzením zvyšující se prestiže festivalu. Příležitost k nalákání nových partnerů bohužel pomocí patronace festivalu známou osobností, tak nebyla využita. 3.2 Oslovené subjekty a průběh jednání Sponzoři a dárci festivalu 2011 byli podle plánu osloveni již na podzim (říjen, listopad) a spolupráce s většinou byla přislíbena. Záběr oslovených firem byl široký, jednalo se o firmy stavební se sídlem ve městě Brně, jazykové školy, lokální maloobchody (např.síť Brněnka), menší a střední firmy s tradičními regionálními produkty (limonáda ZON, sýry Gran Moravia) a velké tradiční, české společnosti (např. BOHEMIA SEKT, a.s., Kofola holding, Rudolf Jelínek, a. s. atd.).v praxi se ukázalo, že ve větších společnostech, které by měly finance na podporu festivalu, je těžké sehnat kompetentní osobu, mnohdy chybí jakýkoli kontakt na webových stránkách. U menších společností, které by o spolupráci měly zájem (firmy jako ZON s.r.o., Knedlíky Svoboda s.r.o.) se zase ukázal opačný problém nedostatku financí, v tomto případě je lepší zvolit nejprve nabídku podpory v rámci věcného plnění, pokud se spolupráce uzavře a osvědčí, zkusit jednat o finanční podpoře pro další rok. Ve výsledku byla většina smluv uzavřena s partnery loňského roku, nově vzniklé 27

35 spolupráce byly podmíněny osobními kontakty v dané společnosti (CompuGroup Medical Česká republika s.r.o ) nebo se jednalo o nový podnik, který potřeboval propagaci (restaurace Leporelo+). Jednání s potenciálními sponzory bylo zahájeno až v lednu 2012, s tím, že na domlouvání podmínek spolupráce měl tým dva měsíce tak, aby začátkem března byly podepsány všechny smlouvy. V průběhu jednání se sponzory byly využity poskytované materiály, jako portfolio či graf čerpání peněz. Bohužel z důvodu nedůslednosti nebyly členy sekce vyplněny nachystané formuláře o průběhu jednání, které by posloužily k finálnímu hodnocení a doporučení do dalších let. Celkově došlo k méně osobním schůzkám, než bylo plánováno, odhadem 10 % oslovených potenciálních partnerů souhlasilo s osobním setkáním. Jednání probíhalo podle časového plánu, během ledna a února Uzavření smluv bylo původně naplánováno do konce února 2012, reálně došlo k podepsání všech smluv začátkem března. 3.3 Portfolio Portfolio bylo předkládáno na všech osobních jednáních. Pro příští rok by bylo lepší zvýšit jeho hodnotu a věrohodnost nějakým větším lákadlem, například vyjádřením stálých sponzorů nebo případného patrona. 3.4 Sponzorský večírek Začátkem února se také začalo plánovat datum a koncept sponzorského večírku. Sponzorský večírek proběhl, jak bylo v plánu, v březnu, konkrétně v Divadelním studiu Marta. Večírek organizačně opět zajišťovala sekce Offprogram ve spolupráci se sekcí Fundraising, která měla na starosti seznam a zajištění hostů, sponzorů, partnerů a dárců celého festivalu (ne pouze těch, se kterými Fundraising komunikuje). Pozvání proběhlo formou u začátkem března. Raut zajišťoval partner festivalu restaurace Leporelo+ a víno Vinařství ve sklepě, na programu bylo představení Mrzák inishmaanský. Akce proběhla hladce, bez komplikací. Jediným 28