Výběr nového IS pro restauraci pomocí vícekriteriálního rozhodování

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Assel Dochshanova Výběr nového IS pro restauraci pomocí vícekriteriálního rozhodování Bakalářská práce 2012

2 Prohlášení Prohlašují, že jsem bakalářskou práci na téma Výběr nového IS v restauraci pomocí vícekriteriálního rozhodování zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které citují a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne Podpis:

3 Poděkování Na tomto místě bych chtěla poděkovat paní doktorce Hruškové, vedoucí své práce, za její poskytnuté rady a konzultace, které mi velmi pomohly při zpracování práce.

4 Abstrakt Práce je věnována výběru informačního systému v malém podniku. Toto téma je velmi aktuální v současné době stále více firem v ČR uvaţuje o výběru nového informačního systému, který by dokázal nahradit jeho současný IS. Hlavním cílem práce je provést výběr vhodného IS pro podnik El Mágico, a to na základě vícekriteriálního rozhodování. Ústřední hypotézou je následující tvrzení: proces výběru IS se zpřehlední díky pouţití metod vícekriteriálního rozhodování. Práce má klasickou strukturu a je rozdělena na teoretickou a praktickou části. Práce je postavena na celé řadě metod: teoretická část je zpracována pomocí metody literární rešerše. Praktická je zaloţena na analýze shromáţděných informací, dedukci a na řízených rozhovorech s vedením firmy. Klíčová slova: vícekriteriální rozhodování, fullerová metoda, bodovací metoda, metoda pořadí, informační systém. Abstract The work is dedicated to the selection of an information system in a small business. This theme is very topical at present - more and more companies in the Czech Republic consider the selection of a new information system that could replace the current IS. The main goal is to select a suitable IS for the enterprise El Mágico, based on multicriteria decision making. The central hypothesis is the following statement: the process of selecting IS will be cleared via using the multi-criteria decision-making methods. The work has a classical structure and is divided into theoretical and practical parts. Thesis is based on a number of scientific methods: the theoretical part is processed using the method of literature review. Practical is based on analysis of the collected information, deduction, and structured interviews with company management. Keywords: multi-criteria decision making method, Fuller scoring method, order method, scoring method, information system.

5 Obsah Úvod Teoretická část Informační systém a jeho potřeba v současném světě Členění podnikových informačních systémů Trhy podnikových informačních systémů Výhody a rizika podnikových informačních systémů Typy informace se zaměřením na účetnictví Moduly IS se zaměřením na účetnictví Propojenost modulů Praktická část Představení společnosti a stávajícího IS Kritéria pro rozhodování Popis jednotlivých IS v kritériích Abra AGNIS software UCS originál software Zhodnocení Výsledky Zhodnocení výhod (přínosů) a nevýhod systémů...66 Závěr...67 Seznam pouţitých zdrojů...68 Seznam pouţité literatury...68 Seznam internetových zdrojů...69 Seznam tabulek...72 Seznam grafů

6 Úvod Ve své bakalářské práci se budu věnovat výběru informačního systému v malém podniku. Toto téma je velmi aktuální v současné době stále více firem v ČR uvaţuje o výběru nového informačního systému, který by dokázal nahradit jeho současný IS. Bez informačního systému není moţné si představit ţádnou firmu. Díky informačnímu systému se celá řada procesů zjednoduší a bude prováděna efektivněji neţ před tím. V rámci svého výzkumu provedu výběr nového informačního systému do podniku El Mágico situovaného v Praze. Tento podnik provozuje restaurační činnost a jiţ dávno má v záměru nahradit svůj IS. V době psaní této práce podnik pouţívá informační systém Money Vedení podniku ale chce nahradit tyto dva systémy. Důvodem nahrazení systému Money 2000 je jeho zastaralost tento informační systém jiţ není schopen splňovat poţadavky majitelů na informovanost o celkovém dění ve firmě. Současný informační systém je dobrý pro obdrţení okamţitých matematických a statistických výsledků (například při provádění inventury), avšak neumoţňuje kompatibilitu dat. Kromě toho z dlouhodobého hlediska je uvedený systém naprosto nevhodný. Hlavním cílem mé práce je provést výběr vhodného IS pro podnik El Mágico, a to na základě vícekriteriálního rozhodování. Ústřední hypotézou v mé práci je následující tvrzení: proces výběru IS se zpřehlední díky pouţití metod vícekriteriálního rozhodování. Ve své práci budu pouţívat celou řadu metod: teoretická část bude zpracována pomocí metody literární rešerše. Praktická část bude zaloţena na analýze shromáţděných informací, dedukci a na řízených rozhovorech s vedením firmy. Pokud se jedná o informační zdroje, práce bude postavena na pouţití zejména české odborné literatury. Moje práce je rozdělena do dvou částí: teoretické a praktické. V teoretické části se zaměřím na zkoumání, co jiţ bylo napsáno o daném tématu. V této části mé bakalářské práce se zaměřím na problematiku informačního systému a toku dat. V části praktické se jiţ budu věnovat volbě vhodného IS. Rozhodnutí o volbě nového IS bude zaloţeno na zvolení jedné ze tří variant. Vhodný informační systém zvolím na základě vícekriteriálního rozhodování. Jednotná kritéria nastavím podle výsledků analýzy nedostatků nynějšího IS Money 2000, který se v uvedené restauraci v současné době pouţívá. Na konci práce se zamyslím nad přínosy, které můţe poskytnout nový IS. 6

7 1 Teoretická část V první části své bakalářské práce mám v záměru vytvořit teoretický základ zkoumané problematiky. V této části práce se zaměřím na pojetí informační systém, typy modulů a typy informace. 1.1 Informační systém a jeho potřeba v současném světě V této kapitole bych chtěla na začátku vymezit základní pojmy, které se týkají definice informačních systémů. Informatika stejně jako jiné moderní obory prošla svým historickým vývojem. Především je to věda o informacích, jejich vyjádření, zpracování a přenášení v umělých nebo přirozených systémech. V současné ekonomické oblasti se vyuţívá celá řada spojení, například jako hospodářská informatika, manaţerská informatika, informatika v ekonomice nebo informatika v podnikání. Hlavním účelem informačního systému je zajišťování vhodného vyjádření informací, jejich zpracování a přenášení v rámci nějakého určitého systému. Pojem informační znamená, ţe informace poskytuje, sbírá a pracuje s nimi. 1 Například o místo, kam se ukládají potřebné údaje, není ještě systémem, pokud jsou uspořádány chaoticky. Systém znamená, ţe všechny potřebné informace jsou uspořádané do nějakého specifikovaného řádu. 2 Jako příklad mohu uvést zaměstnance, který má kartu, jeţ obsahuje všechny osobní údaje: id, rodné číslo, smlouvy, přehled dovolené, název pracovního místa, činnost, útvar atd. Odborníci v definici pojmu informačního systému (dále IS) jsou zcela jednotní v názorech. Dále bych chtěla uvést názory odborníků podle Galy na uspořádání informačního systému. 3 Prakticky všichni odborníci kladou důraz na uspořádání. IS definují jako účelové uspořádaní prvků, které si mezi sebou vyměňují informace pomocí předem stanovených vazeb prvků. Systém je omezen svým okolím a oborem. Další klíčová charakteristika je nekonečnost neboli omezenost, která je jedním z hlavních cílů tvorby sytému. Ale nejvýstiţnější definice je ta, která vkládá do pojmu informační systém široký komplex, souhrn zdrojů a prostředků: lidí, informací, systémového řízení, programového 1 Basl, J.: Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, 2008, s Basl, J.: Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, 2008, s Gála, L., Pour, J., Šedivá, Z.: Podniková informatika. Praha: Grada Publishing, 2012, s

8 vybavení, technických prostředků a samotný systém organizace práce uţivatele v poţadované oblasti. A to za účelem sběru, přenosu, aktualizace, uchování, zpracování dat, prezentace informací, která povede ke zvýšení výkonnosti uţivatelů systému Členění podnikových informačních systémů Tuto kapitolu jsem převzala z díl Gala Podniková informatika, 4 Basel Podnikové informační systémy 5 a vybraných článků. 6 Podnikové informační systémy se specifikují podle různých kritérií. Členění lze rozdělit na několik kategorií, podle funkcí systému, typu provozování systému a typu pořizování systému. V odborné literatuře se často pouţívá k označování podnikového informačního systému zkratka ERP (Enterprise Resource Planning). Původně ERP představoval sebou určitý modul informačního systému, zaměřený na řízení výroby a kontrolu podnikových procesu a zdrojů. V současné době modernizace ERP obsahuje mnoho dalších modulů a teď obecně informační systém začali experti zjednodušeně označovat jako ERP. Podle způsobu pořizování jsou systémy děleny do čtyř kategorií: Systém na míru je to systém, který je vytvořen přímo pro konkrétní firmu nebo podnik na základě předem stanovených specifikovaných poţadavků. Vytváří se v případě, kdyţ nelze pouţit typové řešení IS. Tento druh informačního systému je většinou nejdraţší, protoţe řešení je originální a lze ho vyuţít jenom pro určitou firmu. Zpravidla trvá nejdéle z hlediska pořizovací doby. Jako příklad můţeme uvést ISIS systémy pouţívané na vysokých školách (VŠE nebo Karlova univerzita v Praze) Typový systém vedení společnosti vybere nejvhodnější systém nebo modul a aplikuje ho u sebe ve firmě ; ten pravděpodobně bude provozován na základě běţícího firemního hardwaru. 4 Gála, L., Pour, J., Šedivá, Z.: Podniková informatika. Praha: Grada Publishing, 2012, s , Basl, J.: Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 271, Cloud computing. [online]. Cloud computing. - [cit ]. Dostupný z WWW: < BusinessIT. [online]. Lehký úvod do problematiky podnikových informačních systémů. BusinessIT - [cit ]. Dostupný z WWW: < 8

9 Open Source systém uţivatel můţe vyuţívat řešení pro své potřeby bez nutnosti platit za pořizování. Open source se objevuje ve všech zařízeních systémem ERP, je volně šiřitelný. Outsourcing vyuţití sluţeb firem, které provozují řešení nebo sluţby spojené s informačními systémy a jejich podporou. Celý systém je provozován u vybraného poskytovatele sluţeb, uţivatelé systému se jenom přihlašují a vyuţívají ho. Za pouţití systému společnost platí měsíční poplatky poskytovateli. 7 Nejdůleţitější členění podnikových informačních systémů je podle funkcí systému: Enterprise Resource Planning (ERP) plánování podnikových zdrojů, druh systému, který integruje a automatizuje velké mnoţství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku; převáţně se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, prodej, fakturaci a účetnictví. Logistická část zajišťuje procesy spojené se správou a řízením skladu, objednávek, expedicí a výrobou. Finanční část se věnuje procesům účetnictví, bankovnictví, mzdové oblasti a zajišťuje finanční controlling. Business Intelligence (BI) nástroj pro analýzu dat a souvislostí, je to sada procesů, technologií, nástrojů a postupů pro podporování a rozhodování procesů v podniku. Za tímto účelem provádí sběr, integraci, analýzu a prezentaci obchodních informací. Systém představuje komplex aplikací informačních systémů, které jsou určeny k podpoře analytické a plánovací činnosti podnikání na základě OLAP technologií a jejich různých modifikací. Nástroj umoţňuje zpracovávat různá data pomocí vhodných metod a hledat mezi nimi souvislosti. 8 Customer Relationship Management (CRM) řízení vztahu se zákazníky, je to technologie databázová, podporuje procesy shromaţďování a zpracování informací o zákazníkovi. Největší uplatnění tohoto druhu podnikového systému je v oblasti obchodních vztahů a sluţeb, méně v průmyslové. 7 Tvrdíková, M.: Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy. Praha: Grada Publishing, 2008, s Pour, J., Toman, P.: Podniková informatika: počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi: řízení a rozvoj. Praha: Grada Publishing, 2006, s

10 Supply Chain Management (SCM) řízení dodavatelského řetězce, ve kterém je nutná spolupráce dodavatele s odběratelem. Supplier Relationship Management (SRM) řízení vztahu s dodavatelem, zaměřené na dodavatele místo zákazníka. Tento druh systému umoţňuje posuzovat a vybírat nejvhodnějšího dodavatele na základě poţadavků dodání sluţeb nebo výrobků. Výsledky se dějí na základě minulých zkušeností s dodavatelem. Product Life-cykle Management (PLM) řízení ţivotního cyklu produktu, systém řídicí ţivotní cyklus výrobku od výzkumu do prodeje. Warehouse Management (WM) řízení skladem, systém řídí procesy příjmu, kontroly, skladování, vyskladnění, balení a odesílání zboţí. Employee Relationship Management (ERM) řízení vztahu se zaměstnancem, software, který podporuje řízení vztahů se zaměstnanci. Systém je určen především ke sledování výkonnosti zaměstnanců. Product Data Management (PMD) nástroje pro správu dat výrobku, jedná se o software, který se zabývá samotným produktem, zejména jeho technické nároky (jak je zabalen, z čeho je vyroben atd.) Systém hodně šetří čas při získávání informaci o produktech, jeho normách a parametrech. Většinou se dá úzce spojit s SRM a PLM systémy. ERP II jsou to ERP systémy druhé generace, které jsou zaloţeny na ERP systémech a několika dalších systémech. Tento druh IS spojuje do sebe funkce CRM, SCM, BI, ERP, PMD, PLM, SRM a ERM. Jedná se o typ all-in-one systém, který obsahuje všechny poţadované procesy podniku. Tyto systémy jsou často vyuţívány malými a středními společnostmi a v případě potřeby se vţdy dají dokoupit balíčky dodatečných modulů Trhy podnikových informačních systémů Trh podnikových informačních systémů je poměrně koncentrovaný a dominuje na něm několik velkých firem. Vývoj světového a českého trhu s informačními systémy se za posledních 10 let zdvojnásobil, ale dominantní firmy udrţují a zároveň s kaţdým rokem 10

11 posilují své pozice. V roce 1998 prvních deset lídrů udrţovalo méně neţ polovinu celkového trhu, v současné době v roce 2012 má první desítka 70 procent z celého trhu. Světový trh je rozdělen mezi významné firmy, které si drţí své trţní pozice. 9 Ale poslední dobou často dochází k fúzím mezi významné firmy a jejich skupiny. Některé úspěšné divize firem, které se nezabývaly vůbec oblastí ERP systémů, vznikly koupením firmy se silným hráčem na trhu v daném segmentu. Jako příklad slouţí fúze společnosti Navision s firmou Microsoft, která vstoupila na trh ERP systémů pod velkým jménem a s mnoha zákazníky. Podle posledních výsledků světových průzkumů první místo udrţuje firma SAP s velkým náskokem oproti druhé společnosti, v současné době je to Oracle. 10 Jedná se o firmy, které se zaměřují na poskytování sluţeb zejména středním a velkým podnikům. Propad trţeb ve sféře informačních systémů byl způsoben celosvětovou ekonomickou krizí v roce 2009, ale i tak SAP udrţuje pozice lídra v oboru. Na druhém místě je forma Oracle, která vstoupila na trh ERP po spojení s převzetím firmy People Soft v roce Třetí pozice na trhu a nejvíce dynamicky rostoucí společností je Microsoft. Vysoká pozice je způsobená tím, ţe společnost poskytuje cloudové řešení. Z oficiálních průzkumů vyplývá, ţe podíl velkých firem s kaţdým rokem roste oproti malým společnostem s vlastními podnikovými informačními systémy. Je to způsobeno především tím, ţe velké firmy se snaţí kupovat malé firmy a zahrnují je do svého portfolia. Velké firmy mají výhodu globalizačního efektu. Tyto firmy málokdy krachují, jsou celosvětové známé, jejich produkty vícejazyčné a snadno se dají použít v pobočkách po celém světě. 11 SAP je jiţ mnoho let světovou jedničkou mezi podnikovými informačními systémy. Firma byla zaloţena v roce 1972 a především se zabývá systémovou analýzou a vývojem programů. Produkty SAP jsou zaměřené především na střední a hlavně velké společnosti. Systém pokrývá všechna potřebná odvětví podnikání. Hlavní viditelnou nevýhodou 9 Makarova, N., Volkov, V.: Informatika. Petrohrad: Piter, 2011, s Pivovarov, S.: Meždunarodnij menedžment. Petrohrad: Piter, 2008, s Top 50 dodavatelů podnikových aplikací. [online]. Podnikové informační systémy EU - [cit ]. Dostupný z WWW: < 11

12 systému je vysoká cena. Neviditelnou je potřeba dobré odborné znalosti databází a celkového systému. 12 Oracle společnost je světově známá především díky svému databázovému systému. Firma byla zaloţena v roce 1977, její hlavní produkt je Oracle Databases. 13 V současné době Oracle nabízí svým klientům veškeré podnikové informační systémy formou modulů. Všechny moduly lze kupovat postupně a není nutno kupovat část systému. Společnost Microsoft je známá především svým operačním systémem a balíkem Microsoft Office. Mezi výhody informačního systému od Microsoft patří pohodlné uţivatelské prostředí, které umoţňuje ovládat systém intuitivně, a celý systém GUI je podobný jako všem dobře známé grafické prostředí Microsoft Office. Český trh oproti světovému preferuje a spíše vyuţívá sluţby českých firem. Rozvoj informačních systémů v České republice začal po roce 1990, ale postupoval velmi pomalým tempem. Na trh začaly vstupovat zahraniční informační systémy, které většinou české podniky nemohly koupit z různých důvodů. Hlavním důvodem byla vysoká cena systému a cena hardwaru celkově. Firmy, které začínaly podnikat, neměly dostatek kapitálu. Informační systém tohoto typu si pořizovaly pouze velké podniky. Druhou příčinou byl nedostatek zkušeností v práci s informačními systémy a technologiemi. České firmy, které se zabývají vývojem vlastních informačních systémů, vznikaly postupně v první polovině 90 let. Podle výzkumu na českém trhu vedoucí pozice v segmentu malých a středních firem má společnost Helios, která obsahuje téměř třetinu trhu, za ní následují společnost ABRA a po ní firma Altus. V segmentu velkých českých firem svou pozici udrţuje Helios, jenom pětinový podíl s druhým místem má celosvětová společnost SAP. 14 Firma Helios působí na českém trhu od roku 1993 a nabízí podnikové řešení pro firmy všech velikostí firem. Jejich systémy pro přehlednost jsou označovány barvami podle implementovaných modulů a určení oboru firmy. Systémové řešení obsahuje komplexní 12 SAP: lepší řízení firem. [online]. SAP Česká republika - - [cit ]. Dostupný z WWW: < 13 Oracle licence agreement. [online]. Oracle - [cit ]. Dostupný z WWW: < 14 Český ERP trh a jeho vývoj v období hospodářské krize. [online]. Česká společnost pro systémovou integraci - [cit ]. Dostupný z WWW: < 12

13 podporu modulů účetnictví, prodeje, knihu jízd a pokladnu. Druhé řešení je určeno pro střední firmy a má barvu oranţovou. Uţivatel kupuje jádro systému a potřebné moduly, které se týkají jeho podnikání. Třetí řešení je označováno zelenou barvou a je určeno především pro velké firmy. Systém je kompletní a obsahuje veškeré potřebné moduly pro úspěšné vedení větší společnosti. Systém je hodně zaměřen na on-line vyhodnocení výsledků výroby, komunikace s partnery a dodavateli. Systém je celkově velmi flexibilní a dokáže pokrýt jakékoliv podnikatelskou oblast. 15 Firma ABRA byla zaloţena v roce 1991 původně jako sdruţení. Vstoupila na trh podnikových informačních systémů s produktem ABR plus a podařilo se jí rychle získat velké mnoţství klientů. V roce 1993 začali její experti pracovat nad novým produktem ABRA Gold, během roku 1995 produkt zlepšovali a přidávali nové moduly jako majetek, dopravu, plánování výroby a mzdy, personalistiku, řízení výroby. V současné době firma má čtyři typy velkých podnikových řešení (G1, G2, G3, G4). G1 je určen pro drţitele ţivnostenského listu a neziskové organizace. G2 je doporučovaná malým firmám, obsahuje základní moduly účetnictví, pokladnu, bankovnictví, nákup, prodej, majetek a knihu jízd. G2 je omezen na maximum pěti uživatelů systému napojených online. G3 a G4 jsou určeny pro velké společnosti, G4 je dokonce založen na platformě Oracle. 16 Trojici lídrů českého trhu uzavírá společnost Altus software, která byla zaloţena v roce 1995 a jejíţ zakázkový systém byl vytvořen na základě platformy Microsoft Office. Altis nabízí kompletní sluţby pro různé velikosti podniku a odvětví podnikání. Nejvíce je vyuţíván středními a malými podniky. Systém obsahuje různé doplňky modulů a snadno se upravuje podle individuálních požadavků zákazníka, zaměřuje se na jejich specifické požadavky Ekonomický a účetní software Helios. [online]. [cit ]. Dostupný z WWW: < 16 Abra software. [online]. Abra Software - [cit ]. Dostupný z WWW: < 17 Altus Vario - ekonomický software kategorie ERP/ CRM. [online]. [cit ]. Dostupný z WWW: < 13

14 1.1.3 Výhody a rizika podnikových informačních systémů Kaţdá firma před zakoupením nového informačního systému musí zváţit, zda se tato investice vyplatí, určit, jaké parametry má obsahovat a k jakým účelům slouţit. 18 Pořízení, podpora a provoz systému je spojen s řadou výhod a zároveň nevýhod. Mezi hlavní výhody patří především odstranění problémů, kvůli kterým bylo rozhodnuto o pořízení systému. Většinou jsou systémy pořizovány za účelem odstranění konkrétního problému, který po úspěšné implementaci systému a jeho vyuţití odpadá automaticky. Velkou výhodou informačních systémů je jednoduché zpracování dat a jejich archivace a správa. Tím firma šetří svůj čas a sniţuje náklady na zaměstnance, mezi které byla rozdělena tato práce. Všechna data lze centralizovat a spravovat na dálku. Moderní informační systémy umoţňují provádět poměrně jednoduché analýzy podnikových dat na základě výstupu a zpráv, které podporují manaţerské rozhodování. Implementace nového informačního systému může přivést firmu ke konkurenčním výhodám. 19 Rizika pořízení systému a jeho provozování také existují. Patří mezi ně moţnost potenciální nenávratnosti investice, a to především z důvodu špatného výběru systému, jeho zavedení a nefunkčnosti, zavedení nepotřebných (nevyuţívaných) modulů. Také zavedení nového systému bývá doprovázeno odmítnutím zaměstnanců se systémem pracovat, a to z různých důvodů, z důvodu sloţitosti, nezkušenosti práce s počítačovými systémy atd. Na začátku je důleţité věnovat dostatečný čas na zaškolení personálu. Také se firmy mohou setkat s obavami odcizení nebo ztráty dat, a to především při vyuţití cloudového řešení. 1.2 Typy informace se zaměřením na účetnictví Datová architektura informačního systému se zabývá řešením informační dimenze v jednotlivých fázích vývoje systému. V teorii informačních systémů se rozlišují pojmy data, informace a znalosti. Data se pouţívají pro numerické, textové, obrazové a další údaje, jde jenom o formu vyjádření, uloţení a zpracování dat. Informace dávají datům význam. Znalosti vznikají z informací pomoci zkušeností. Pro analýzu a návrh řešení 18 Richta, K.: Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů: praktická příručka pro podnikové manažery. Praha: Grada Publishing, 2005, s Informační a komunikační technologie v podnikatelském sektoru. [online]. Český statistický úřad - [cit ]. Dostupný z WWW: < 14

15 informačních systémů pouţívají informace významné charakteristiky. Rozlišují se různé typy informací - signální, strukturální a genetická. Kaţdý typ informace ovlivňuje chování celkového systému jinak. Signální informace vzniká při výměně informací mezi prvky systému, v případě informačních systémů při operativních signálních procesech běţících ve firmě. Jako přiklad signální informace můţeme uvést tuto situaci: faktura došla do společnosti nebo skladu k určitému datu. Pro analytickou část tento typ informace je důleţitý, její zkoumání je významné, protoţe představuje vstup nebo výstup jednotlivých funkcí podnikového systému. Strukturální informace popisuje strukturu systému a určuje pravidla chování jednotlivých prvků. V účetnictví podniku popisuje strukturu podniku, pravomoci a také zodpovědnost jednotlivých funkčních míst. Strukturální procesy mění strukturální informaci. Pro analytiky je strukturální informace významná, protoţe na jejím základě posuzuje, jak dál budovat aplikace. Genetická informace je uloţená ve vlastní paměti systému a předurčuje chování systému. Analýza a projektování genetické informace je nezbytné pouze ve strategických fázích rozvoje informačního systému. Analýza této informace je vyuţívaná u globálně působících firem. Informace se také dá rozdělovat podle úrovně obecnosti konkrétní nebo abstraktní. Při návrhu nové aplikace se analyzují a navrhují konkrétní a abstraktní informace. Například navrhují datovou strukturu, do které budou uloţené všechny přijaté a vydané faktury (abstraktní informace). Také se navrhuje jednotný standard tiskové podoby vydaných faktur (konkrétní informace). Z hlediska časového vymezení se informace dělí na historickou, aktuální a plánovou. Aktuální informace popisuje reálný stav (například stav zásob určitého zboží). Prognostická odhaduje budoucí stav reality (budoucí roční plán tržeb). Historická informace je ta, u které uplynula doba splatnosti (zásoby před měsícem nebo rokem) Bruckner, T. kol.: Tvorba informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 2012, s

16 1.3 Moduly IS se zaměřením na účetnictví Moduly IS zaměřené na účetnictví poskytují informace o hospodaření celého podniku. Řeší základní úlohy účetnictví, saldokonta dodavatelů a odběratelů, platebního styku, majetkových sankcí a dalších. 21 Základní funkcionalita modulu sledování správného průběhu účetnictví spočívá ve vedení účetního deníku, hlavní knihy, výpisů z jednotlivých účtů a přehledů zůstatků. Většinou v kaţdém systému lze veškerá data zpřístupnit k dalšímu zpracování v podnikové databázi, tabulkách procesorů nebo dokonce v manažerských systémech. 22 Mezi základní funkce modulu účetnictví patří: Kmenová data odběratelé, dodavatelé, banky, účtová osnova, sazby DPH, cizí měny, platební podmínky. Účtování do běţného a následujícího měsíce, taký moţnost účtování do uzavřených měsíců v běţném a minulých účetních obdobích Promítnutí aktualizovaných počátečních zůstatků běţného účetního období do uzavřených měsíců tohoto období Přechod na hospodářský rok s respektováním přechodného účetního období Okamţitá reakce modulu saldokonta po účtování odběratelských či dodavatelských procesů Moţnost vypracování výkazů na základě předem stanovených pravidel (výsledovky, rozvahy, cashflow) Jednotlivé moduly účetnictví umoţňují ruční dodání vstupních dat nebo automatické přenosy účetních dat z ostatních agend systému, operativní pohled na všechny změny stavu účtů. 23 Další popis modulů byl převzat z internetových článků Micheeva, E.: Informacionnije technologii v profesionalnoj dejatelnosti. Moskva: Prospekt, 2010, s Infor Building Materials: nástroj, který potřebujete k maximalizaci produktivity a řízení nákladů. [online]. [cit ]. Dostupný z WWW: < 23 Altec. [online]. Účetnictví - [cit ]. Dostupný z WWW: < 1/moduly-a-komponenty/ucetnictvi/>. 16

17 Modul podvojného účetnictví nebo vedení účetnictví umoţňuje paralelně zasahovat a pracovat s libovolným počtem účetních období, sdělovat evidenci a převádět počátečný stavy přes přechodné můstky, které zajišťují bilanční kontrolu podniku. Umoţňuje zachycovat daňovou skutečnost pro potřeby evidence přímých a nepřímých daní, účtování ukazatelů, provádět automatické operace, které generují nové účetní zápisy. 25 Modul pohledávky obsahuje vystavování a evidence faktur (zálohových faktur nebo dobropisů) v tuzemské a cizích měnách. Umoţňuje jednotlivé a hromadné účtování operací, okamţité přenosy výsledků účtování do účetního deníku, vystavování upomínek a penále, zobrazování saldokonta pohledávek. Modul obsahuje funkce importu elektrických dokladů do různých formátů (Excel, Word, PDF). Modul závazky obsahuje evidence přijatých faktur (přijatých zálohových faktur, dobropisů, platebních příkazů a jiných závazků) v tuzemské a cizí měně. Umoţňuje hromadné a jednotlivé účtování operací, momentální přesunutí účetní informace do účetního deníku. Zahrnuje funkce vystavování příkazu k úhradě nebo přenos do banky elektronickou cestou, okamţité zobrazování historie úhrad, výsledků saldokonta závazků a také přehled evidence objednávek a smluv. Modul standardně obsahuje standardní funkce pro import elektronických dokladů v poţadovaných formátech. Modul banka zahrnuje evidence bankovních účtů, sledování několika účtů v různých měnách, umoţňuje hromadné nebo jednotlivé účtování, okamţité promítnutí výsledků účtování do účetního deníku, účetní párování s evidencí závazků a pohledávek, rychlý náhled do výsledku. Umoţňuje opis libovolného bankovního výpisu v průběhu roku, kontrolu stavu bankovního účtu a také náhled bankovních výpisů v elektronických podobách. Modul pokladna umoţňuje vedení pokladny v českých korunách a jiných měnách, obsahuje evidenci poskytnutých záloh, sledování zůstatku a evidence pokladních dokladů. Pokladní doklady lze vytisknout. Jednotlivé a hromadné účtování promítá okamţitě do 24 Muzo. [online]. Oblast účetnictví - [cit ]. Dostupný z WWW: < 25 Chromý, J.: Elektronické podnikání. Praha: Vysoká škola hotelová, 2009, s

18 účetního deníku, provádí párování s evidencemi závazků a pohledávek. Modul kontroluje stav pokladen a pokladní hotovost v případě stanovení pokladního limitu. Modul evidence majetku zahrnuje společnou evidenci dlouhodobého a krátkodobého majetku včetně operativní evidence a příslušenství majetku. Evidence majetku lze dále členit podle jednotlivých typů majetku, coţ záleţí na oblasti podnikání společnosti, ve které informační systém zavádějí (evidence staveb, pozemků, software, hardware). Umoţňuje tisknout sestavy inventury podle stanovených třídících kriterií, přímé propojení na účetnictví při zařazení, vyřazení, převodu nebo zhodnocení majetku, přehled o stavu majetku a jeho pohybech. Součásti modulu jsou účetní odpisy, které jsou sledovány měsíčně, a téţ odpisy daňové. Tabulka koeficientů odpisů je modifikovaná uţivatelem systému. Modul sklad odpovídá za evidence skladových zásob metodou FIFO společně se sledováním příjmů, výdajů, převodů mezi skladem a objednávky a obsahuje celkový přehled o stavu zásob. Lze sledovat libovolný počet skladů a pomocí modulu se vytvářejí podklady k inventurám. Umoţňuje jednotlivé i hromadné účtování všech skladových pohybů. Modul kniha jízd zpracovává tuzemské a zahraniční cesty, eviduje knihu jízd, vozidel, rezervace vozidel a hlavně náklady na provoz jednotlivých aut. Uţivatel můţe definovat číselníky řidičů, účelů cest nebo konečných cílů. Systémově dodané číselníky: přehledy nákladů, ujeté kilometry, všechna data jsou přebírány importem z CCS, kalendáře silničních daní nebo kalendáře plánovaných povinností. Modul smlouvy eviduje všechny smlouvy dodavatelů a odběratelů, jejich plnění, doplňovaní, platební kalendáře. Modul umoţňuje naskenovat potřebné dokumenty, jsou navazující na modul obchodních partnerů a párovány s evidencemi závazek a pohledávek. Modul objednávky obsahuje evidence poţadavků na nákup, eviduje vydané a přijaté objednávky včetně jejich jednotlivých plnění, blokování objednávání při nedostatku krytí rozpočtem, modul je propojen s evidencemi závazků a pohledávek. 18

19 1.3.1 Propojenost modulů V současné době existuje tendence uţivatelů sjednotit moduly pouţívané v informačním systému. Je to spojeno s tím, ţe díky tomu dochází k relativně velké úspoře nákladů na rozdíl od několika programů slouţících pro celou řadu účelů můţeme pouţít jen jeden program, ze kterého se dozvíme všechno, co potřebujeme. Bohuţel v tom naráţíme na celou řadu problémů. První je kompatibilita systémů. Důvodem je to, ţe různé firmy se zaměřují na vývoj různých informačních systémů a ne vţdy se to snaţí udělat tak, aby systémy byly kompatibilní s jinými programy. Z toho důvodu se podnik vystavuje riziku, ţe bude muset fakturu zadávat dvakrát jednou do účetního programu a podruhé do svého informačního systému. Dále čím dál tím víc se prosazuje snaha propojit interní informační systém s internetem, zejména se sociálními sítěmi. Příkladem propojení informačního systému s internetem můţe být bezesporu náš školní ISIS. Další otázkou je, jaké konkrétní moduly budou propojeny. V současné době jako základ propojenosti modulů slouţí následující moduly: logistika, výroba, distribuce, prodej, správa majetku, fakturace a samozřejmě účetnictví. 26 Při propojení daných modelů hraje obrovskou roli bezpečnost dat, zejména pokud je daný IS připojen k internetu. Díky propojení k internetu sice získáme celou řadu příleţitostí, avšak musíme počítat i s riziky. Dále bychom měli zohlednit i to, ţe ne kaţdý pracovník musí z informačního systému vzniklého na základě propojenosti modulů vědět absolutně všechno. Měl by mít přístup jen do té úrovně, do které potřebuje. To samé platí i pro vrcholové vedení tito lidé vyţadují jen určitou informaci strategického charakteru a nechtějí mít detaily. 26 BusinessIT. [online]. Lehký úvod do problematiky podnikových informačních systémů. BusinessIT - [cit ]. Dostupný z WWW: < 19

20 2 Praktická část V této části rozebereme problém výběru nového informačního systému z praktického hlediska. Po krátkém představení společnosti na základě provedeného hodnocení vybraných speciálních informačních systémů vybereme nejvhodnější variantu a popíšeme budoucí přínosy a předpokládané pozitivní změny v rozvoji podniku. 2.1 Představení společnosti a stávajícího IS Podnik El Mágico je hudební klub & restaurace s tradiční českou kuchyní v studentské atmosféře. Tento tandem není ţádným nováčkem na trhu restaurací a klubů v Praze, má uţ známé jméno a historii. Projekt restaurace & klubu pro studenty byl zahájen před deseti lety. K otevření poslouţila především vybraná lokalita v Praze 4 Kunraticích, teritoriálně se nachází v okolí koncentrace studentských kolejí Karlovy univerzity, Vysoké školy ekonomické a jiných škol. Během fungování se v restauraci a klubu několikrát prováděly interiérové rekonstrukce, ale k výrazným podnikovým změnám nedošlo, coţ omezilo a zpomalilo procesy rychlého rozvoje a plného vyuţití finančního podnikového potenciálu. Ţádný speciální informační systém pro restaurace v podniku nepouţívají, dříve všechny potřebné výpočetní operace prováděli pomoci nástrojů Excel tabulek a papírování. V současné době vedení a zaměstnanci pouţívají systém Money 2000, který nevyhovuje a není dostačující pro zabezpečení celkového finančního a operačního přehledu. V současné době podnik nevyuţívá ţádný speciální podnikový informační systém, který byl by efektivní především v podpoře hlavních procesů. Nedokonalost existujícího systému je například v tom, ţe většina kontaktů je uloţena na serveru ve sdílených adresářích, ale kdyţ se vystavují faktury, adresy jsou vypisovány většinou ručně. Dokumenty jsou uchovávány ve sloţkách na serveru a lze k nim přistupovat vzdáleně pomocí VPN serveru. V systému chybějí kontrolní funkce, sledování jednotlivých verzí aktualizace a uţivatelů, kteří změny prováděli. Veškerá potřebná evidence je prováděna v tabulkách 20

21 Microsoft Office Exel. Tento způsob evidence přináší řadu nevýhod a není pohodlný pro personál. Neexistuje ţádná moţnost propojenosti jednotlivých údajů a proces zadávání dat není systematicky kontrolován. Je moţné náhodně udělat chybu v zapisování čísel, cen nebo jiných údajů v jedné nebo více tabulkách, coţ povede k dalším chybám. Samozřejmě zde často dochází k redundanci datových informačních sloţek. Také existuje hrozba vzniku občasné nekompatibility mezi jednotlivými verzemi dokumentu. Systémové tabulky nejsou ze strany zaměstnanců důsledně vyplňovány a tím často způsobují problémy s aktuálnosti informací. Orientace v systému je příliš sloţitá a hlavně není pohodlná. Nepohodlnost systému spočívá ještě v problému časového hlediska práce v systému - je pomalý a nekvalitně zobrazuje poţadované informace. Stahování potřebných souborů trvá dlouho - do několika minut, nebylo provedené ţádné školení a zaměstnanci nejsou motivovaní naplno vyuţívat omezené moţnosti současného systému. Dalším velkým problémem je oblast účetnictví, fakturace a práce s písemnými dokumenty. Většinou jsou faktury skenovány a uloţeny do sloţek na serveru podle svého zaměření nebo oblasti. Tento způsob evidence a ukládání dokumentů je velmi závislý na zaměstnancích a jejich vlastních rozhodnutích, kam daný dokument zařadit. Zase vzniká problém s evidencí a kontrolou přístupu k dokumentům, kdo dokument prohlíţel, kdo vytvořil nebo tisknul, není moţné sledovat manipulace s ním. Dále také můţe docházet k duplicitním uloţením dokumentů nebo chybnému vyuţití neaktuální veze dokumentů. Restaurace se především specifikuje na minutkovou kuchyni. Kaţdý všední den do 15 hodin vaří pravidelné polední menu. Tato nabídka je nejvíce ţádána mezi studenty a zaměstnance, kteří pracují ve vedlejších kancelářích. Otevírací doba je kaţdý den od pondělí do soboty od 11 hodin a v neděli od 12 hodin. V nabídce menu jsou také mezinárodní jídla jako domácí burgery a rozsáhlá nabídka pizz. V letě je v místě moţnost zahradního posezení s grilováním. Pro fanoušky sportu probíhají pravidelná vysílání významných sportovních klání na velkých projekčních plátnech a několika plazmových televizích. 21

22 Pro stálé zákazníky je kaţdou neděli a pondělí volné uţívání stolního fotbálku zdarma a k tomu akční ceny na tankové pivo Krušovice, Tuzemský rum, a Zelenou jenom za pouhých 20 Kč. Dále zákazníka můţe podniky oslovit širokou nabídkou alkoholických nápojů a speciálními hodinami s akčními cenami. Od úterý do soboty od 22:00 do konce otevírací doby nabízí panáky za nízké ceny (Tequila 25 Kč, Jäger 25 Kč, Chupito 29 Kč, Vodka Lime 29 Kč). Hudební klub El Mágico kaţdý týden připravuje exkluzivní party od úterý do soboty. Nabízí skvělou atmosféru, dobré ceny drinků, hvězdy showbyznysu live, jedinečné tématické party po celý rok a studentské mejdany. Od úterý do čtvrtka od 22:00 speciální akční ceny vybraných drinků: Rum & Cola za 35, -Kč, Vodka & Dţus a Vodka & Cola za 39,-Kč, Bacardi & Cola, Křídla, Cuba Libre, Captain Morgan & Cola a Jägerbomb za 49,- Kč Kritéria pro rozhodování Výběr podnikového informačního systému nebo aplikačního softwaru je důleţitou záleţitostí, která je zaloţena především na analýze běţných podnikových procesů. Proto je vhodné chápat výběr a zavedení jako samostatný projekt, které budu řešit v souladu s principy projektového rozhodování na základě stanovených kritérií. Proces výběru je dlouhodobá záleţitost, občas od záměru pořídit systém po volbu vhodného systému můţe uplynout několik měsíců, v našem případě i let. V následující kapitole popíši seznam konkrétně vybraných kritérií a způsob hodnocení, podle kterých budou posuzovány informační systémy. Proces výběru podnikového informačního systému by měl začít stanovení cílů, kterých podnik chce dosáhnout tímto pořízením. Cíle vymezují rámec pro nový informační systém, předpokládají budoucí vývoj podniku a splňování základních interních a externích poţadavků na komunikaci. Metodika porovnání ERP systémů v mojí práci nebude sledovat vývoj informačních systémů, ale zaměřím se spíše na hodnocení a průzkum tří vybraných ERP systémů. 27 El magico. [online]. [cit ]. Dostupný z WWW: < 22

23 Hodnocení a průzkum mé práce bude zaloţen na stanovených kritériích, která budou základem pro porovnání a vyhodnocení všech zvolených systémů. Rozhodla jsem se vybrat a nadefinovat taková kritéria, která co nejpřesněji a nejvíce pomohou vyjádřit potřeby a plnění cílů dané problematiky. Kaţdé kritérium bude specifikováno uzavřenou otázkou, na kterou se budu snaţit nalézt relevantní odpověď a dále porovnat s odpověďmi ostatních systémů a ohodnotit ji. Na závěr udělám výsledné ohodnocení kaţdého systému. Hodnocení podle kritérií budu provádět formou hodnotících škál pomocí jednotlivých stupňů od 1 do 5: Hodnocení 1 nejlepší ohodnocení, pravděpodobnost úplné spokojenosti kritéria Hodnocení 2 úroveň hodnocení výborná, od jedničky bude se lišit pouze drobnostmi, které by měly doladit, aby se hodnocení změnilo na 1 Hodnocení 3 průměrné hodnocení podle kritéria, a na této úrovni hodnocení uţ můţe vzniknout nedůvěra k produktu Hodnocení 4 druhý nejhorší stupeň hodnocení kritéria Hodnocení 5 nejhorší varianta hodnocení, záporný výsledek a potenciální nespokojenost zákazníka se stanoveným kritériem. Pro získání potřebné a poţadované informace jsem vyuţívala různé formy dotazování, především informace od dodavatelů a výrobců ERP systémů, čerpala jsem potřebné informace z webových stránek společností, z průzkumů, BusinessWorld a SystemOnline V současné době je velmi těţké stanovit konkrétní poţadavky na ERP systémy, které budou optimální pro všechny projekty restaurací. Většinou zákazníci preferují informační systémy, které mají schopnost customizace, jsou plně elastické a mohou se přizpůsobit všem firemním podnikovým procesům a potřebám. Kaţdý podnik je jedinečný a specifický, stejně jako ERP systém. Pro malé a střední podniky je důleţité dodrţování jednoduchosti systému, přehlednost a cílově zaměřený systém, bez nutnosti velké automatizace nebo dokonalé provázanosti jednotlivých oblastí. Za klíčová kritéria hodnocení a výběru ERP systémů se povaţují: 23

24 Cena informačního systému, cenová nabídka většinou záleţí na domluvě zákazníka a dodavatele a počtů modulů, jeţ budou v systému Při výběru správného informačního systému se nelze orientovat pouze podle cenové nabídky dodavatelů, ale současně tento faktor je jedním ze základních a rozhodujících při hodnocení. Celková a konečná cena ERP systému je ovlivněna mnoha faktory, v závislosti od ceny se určují licenční modely, počet uţivatelů a funkčnost systémů. Velkou část řízení systémů tvoří analýza procesů a samotný proces implementace. Někteří dodavatelé systémů do ceny zahrnují školení personálu, konverzi dat, jízdné a další sluţby spojené s provozem systému. Někteří zákazníci si spolu s informačním systémem zakoupí i potřebné kompletní hardwarové zařízení, coţ jsou další investice. Takţe finální cena záleţí na dohodě a smlouvě mezi zákazníkem a dodavatelem. V rámci tohoto kritéria je vhodné hledat odpovědi na otázky typů: Jaká je cena licence produktu? Za kolik uţivatelských licencí zaplatí koncový zákazník? Jaká je cena sluţeb, které nejsou zahrnuty do finální ceny ERP systému, kromě ceny licence (analýza, školení, proces implementace atd.)? Poskytuje dodavatel slevu na určitou hranici uţivatelských licencí? Jaký je maximální počet stanic, na kterých současně můţou pracovat uţivatelé? Možnost vypracování reportu, dobrá funkčnost podnikových modulů Tato funkčnost je důleţitá pro vedení podniku, spravování kaţdodenního provozu jednotlivých agend. Informační systém by měl vytěţit maximum z funkčnosti reportingu. Jedná se o všeobecnou schopnost poskytovat informaci především majitelům podniku. Předně jsou to funkce, které zajišťují výstup dat a potřebné informace ze systému. Výstup reportu je velmi široký, na rozdíl od kritéria účetnictví, které zachycuje jen finanční ukazatele. V případě reportu jde o elektronické exporty, samotné reporty a tiskové sestavy. Otázka, kterou budu hodnotit, je toto kritérium: Jaké jsou moţnosti reportu? Dostupné formáty a předem definované tiskové sestavy systému? 24

25 Schopnost plné a kvalitní integrace, rozšíření na další verze, nadstavba jiných aplikací a provázanost podnikových modulů Funkcionalita ERP systému je zaloţena na vhodné integraci jednotlivých součástí informačního systému. Jedinečnost a kvalitně navrţená integrita jednotlivých modulů systému, správná struktura datových modelů o hodně zvyšuje hodnotu informačního systému. Pokud moduly nelze rozšířit na další verze a provázet s okolními moduly, celkový efekt podnikového systému bude velice nízký. Hlavní otázka, která mě bude zajímat, je: Nabízí informační produkt specializovanou integraci dodatečných modulů a rozšíření na další verze? Zachycení nákladů a výnosů, vytváření a zpřístupnění informací v reálném čase Jedná se o kritérium, které na první pohled je obdobné s kritériem reportu, ale není tomu tak. V případě daného kritéria mě bude zajímat pouze finanční stránka. Efektivnost modulu účetnictví, kvalitního zachycení nákladů a výnosů analyzovaného podniku. Modul by měl podporovat proces řízení firemních nákladů, splňovat všechny předpoklady pro efektivní zpracování účetních dat, automaticky vytvářet a přenášet finační data a mít přehled o výnosnosti restaurace. Otázka kritéria zní takto: Nabízí informační systém dostačující a kvalitní zpracování podnikových nákladů a výnosů? Možnost rozšíření a pouţití ERP systému na různých jazykových verzích Moţnost přepínání jazykových verzí aplikace informačního systému je vhodná při zaměstnávání cizinců a potenciálním investování zahraničních subjektů. Tady mě bude zajímat pouze jednoduchá otázka: Existuje moţnost doplnění jazykových verzí a rozšíření systému na jednotlivé jazykové moduly na vyţádání zákazníka? Jednoduchost ovládání pro uživatele, motivace pro personál Výhody vyuţití informačního systému pro zaměstnance restaurace. Pohodlnost vyuţití systému z uţivatelského pohledu. Je systém jednoduchý a účelný pro uţivatele? 25

26 Význam pro majitele Význam pořízení informačního systému pro dynamické a strategické rozhodování majitele podniku, rozvoj a kontrolu řízení podnikových procesů a správě podnikové agendy. Moţnost zobrazení prokazatelných přínosů a efektivnosti podnikového rozvoje. Hodnocení stavu podnikání z pohledu realizované činností. Funkční a kvalitní evidence, uchování a vyhodnocení uloţených informací. Kritériem hodnocení bude odpověď na otázku: Jaké přínosy a význam přinese pořízení konkrétního informačního systému? Složitost ovládání, školení personálu, bezpečnost a spolehlivost chodu informačního systému, zajištění správné technické infrastruktury Všichni dodavatelé informačních systémů prezentují a nabízejí sluţby technické a informační podpory pro zákazníky před a po implementaci. Pomocí toho kritéria budu posuzovat moţnosti a sloţitosti podpory uţivatelů systém, rozsah vyuţití poradenských sluţeb na pobočkách. Jaký je rozsah sloţitosti ovládání systému, jakou konzultaci a další postimplementační podporu nabízejí? Rychlost dodání IS, celý proces dodání informačního systému, metodologie, záruka rychlého dodání, hladké a bezpečné nasazení systému Základní rozhodující faktor sledování informačních systémů je jeho finální termín dodání a dokončení implementace při dodrţování poţadované kvality systému. Jedná se především o moţnostech rychlého dodání a implementace, časovém rozloţení projektu, určení dodacích lhůt. Jaký čas zabírá konzultace, příprava a plánování procesu nasazení nového systému. Jaká je průměrná doba implementace u podniku? Jaká je rychlost dodání a instalace celého informačního systému? Způsob platby za dodané služby, moţnosti platby na splátky, hotovosti nebo úvěrové splátky 26

27 Různé společnosti vyţadují různé způsoby platby za poskytované sluţby. Většinou se platby rozdělují na fáze, některé nabízejí moţnosti platby na splátky nebo kombinované platby. Jaké jsou způsoby platby? Existují moţnosti platby na splátky nebo poskytování úvěrů? Náklady na školení personálu a administrátory systému, investice času a peněz Náklady a výdaje na odborné a základní školení uţivatelů systému, náklad na sluţby a výcvikové zařízení, velikost poplatků za školení Velikost nákladů za školení uţivatelů a administrátorů podnikového systému? Časové rozloţení a moţnosti školení uţivatelů? Zálohování dat, záloţní kopie a moţnosti ukládání na datové nosiče Způsoby a moţnosti většího zálohování dat, vyuţití speciálních programů, které budou zálohovat celý systém a jednotlivé údaje podnikové databáze. Vyuţití specializovaného zařízení a nastavení pro automatické zálohování nebo komplexní zálohovací systém. Moţnosti zálohování dat? Úroveň bezpečnosti zálohování dat? Rychlost odstranění chyb ze strany prodejce informačních systémů, podpora a údrţba provozu systému po implementace a zavedení Rychlost odezvy na ţádost klienta o podporu a odstranění implementační a provozních chyb systému způsobených nedokonalostmi nebo vnitřními chybami systému. Existence telefonické podpory a konzultační činnosti, moţnosti objednání technického specialisty nebo rychlé pomoci při chybách, které omezují provoz systému. Rychlost odstranění implementačních chyb ze strany dodavatele? Moţnosti podpory provozu systému? 27

28 Kromě samotných kritérií budu pouţívat i matematické veličiny pro zhodnocení statistického souboru bude se jednat o průměr, medián a modus. Průměr je součet všech hodnot vydělených jejich součtem (jedná se o aritmetický průměr). Medián je hodnota, která dělí naši časovou řadu na dvě stejné části. Modus je proměnná, která se nejčastěji vyskytuje v daném souboru. 2.3 Popis jednotlivých IS v kritériích V této kapitole se zaměřím na vybrané informační systémy. Kaţdý produkt podrobněji představím. Po představení produktu následuje průzkum, zaloţený na získání informací podle zvolených a výše popsaných kritérií. Vzhledem k tomu, ţe účelem práce je výběr potenciálního dodavatele ERP systémů pro restaurace, bylo rozhodnuto zvolit multikriteriální výběr kritérií. Posoudit systémy jako jeden komplexní celek včetně jeho logických návazností Abra V současné době je v portfoliu společnosti více neţ aktivních licencovaných projektů na území České republiky a také na Slovensku. Produkční motto a krédo společnosti je software přesně do ruky, přizpůsobuje systém poţadavkům klienta, bez ohledu na velikost podniku a jeho podnikové oborové zaměření. Společnost není nováčkem na českém trhu, a proto klade důraz především na důvěrnou znalost podnikatelského prostředí a volí seriozní spolupráci s podniky různé velikosti. Podle společnosti Abra nestačí správně vybrat produkt, je také důleţité zvolit takové moduly, aby maximálně zajistily přidanou hodnotu partnerům a koncovým zákazníkům. Pro naše účely je vhodné pouţít základní jádro informačního systému pro menší firmy IS Abra G2 společně s moduly nákupu a prodej určený speciálně pro restaurační prodej, pokladní terminál, gastrovýroba a sklady. Na základě dlouholeté zkušenosti informační systém ABRA na míru nabízí v restauračním provozu řadu funkcí, které očekává kaţdý restauratér. Systém je jednoduchý z pohledu obsluhy, ale zároveň maximálně efektivní v potřebných evidencích a detailních sledování provozních nákladů podniků. 28

29 je třeba: Co se týče technických poţadavků na instalace a implementace systému ABRA G2, Operační systém Microsoft Windows 2000, XP Professional, Vista Architektura klient/server (MS Windows 2000/2003 Server nebo Linux Databáze Oracle MS Office nebo OpenOffice pro výkazy a reporty Internet Exporer Kriterium Cena systému Na první pohled se zdá, ţe cena produktu je jedním z nejednoduchých kritérií hodnocení, ale v praxi se stala kritériem nejsloţitějším. Ţádná ze společností, které jsem oslovila, nechtěla poskytnout konečnou cenu mnou poţadovaného produktu a představit cenovou nabídku na základě jednoduše definovaných poţadavků na provoz. Cena produktů ABRA Software je na průměrné úrovni, s dobrým poměrem cena vs. výkon. Svým zákazníkům nabízí zajímavé slevy na doplňkové sluţby nebo bonusy ve formě školení zaměstnanců, roční podpory a prodlouţení záruky na software. 29

30 Tabulka 1: Cena informačního systému Abra Cena informačního systému Jaká je konečná cena licence produktu? 1 Jaká je cena sluţeb? 2 Poskytuje dodavatel slevy a bonusy? 3 Největší/nejmenší počet uţivatelů při dané úrovni ceny? 1 Průměr 1,75 Medián 1,5 Modus Kriterium Reporty Funkce zajišťuje výstup dat a informací ze systému. Systém nabízí modul tiskových sestav, elektronických exportů a samotných reportů. Současností informačního systému ABRA jsou nadefinované tiskové sestavy označené v systémy jako formuláře, které jsou určeny především pro tisk dokladů a ostatních dokumentů. Veškeré sestavy lze exportovat do elektronické podoby. K dispozici jsou všechny pouţívané formáty (doc., pdf., xls., xml atd.) Specializované reporty účetnictví nebo prodeje jsou nabízeny v aplikaci ABRA igate, která funguje samostatně Abra software. [online]. Reporty - [cit ]. Dostupný z WWW: < 30

31 Tabulka 2: Reporty informačních systému Abra Reporty informačního systému Jaké jsou moţnosti reportů? 1 Nabízí informační systém vlastní definování tiskových sestav? 1 Formáty reportů? 1 Nabízí ERP systém speciální reporty účetnictví? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Kriterium Integrace Informační systém ABRA je kompletně specializován pro integrace různých modulů: CRM, APS/SCM, PDM/PLM, modulu řízení projektů, řízení jakosti zboţí a sluţeb nebo prodeje a výroby. Také v případě rozšíření podnikání umoţňuje bez problému přejít na informační systém pro velké a středně velké podniky. Komplexně podporuje funkčnost čárových kódů v celém systémů, nabízí propracovaný systém schvalovacích procesů a elektronickou komunikaci a výměnu dat s dodavateli a odběrateli podniků. Podporuje pokročilou správu dokumentů, provádí evidence elektronických dokumentů ve formě příloh k dokladům, skladovacím kartám a firmám Abra software. [online]. Hotely a restaurace - [cit ]. Dostupný z WWW: < 31

32 Tabulka 3: Integrace informačních systému Abra Integrace informačního systému Nabízí produkt specializovanou integraci dalších modulu? 1 Nabízí produkt rozšíření počtů licence? 1 Nabízí produkt aktualizace systému na novější verze IS? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Kriterium Zachycení nákladů a výnosů Celkový přehled zachycení nákladů a výnosů podniků obsahuje základní modul správa financí a majetků, který se skládá ze základních komponentů: banka, daňová evidence, mzdy, pokladna, schvalování dokladů, účetnictví, majetek, kniha jízd. Model ulehčuje rutinní práci a také poskytuje velký přehled a prostor pro kaţdodenní kontrolu zaúčtovaných dokladů či poloţek, řízení cashflow a finanční plánování. Pomocí snadného systému rozúčtování je moţné sledovat výnosy a náklady jednotlivých častí podniku, u jednotlivých pracovníků nebo pracovních skupin. Díky přímému vytváření účetních zápisů nejsou neţádoucí rozdíly mezi účetním deníkem a obchodními, skladovými nebo jinými doklady. Zaúčtované doklady mohou účetní nebo vedoucí směny na základě přístupových práv snadno opravovat. Pomoci blokací a auditací dokladů data mohou být zabezpečena proti neţádoucím zásahům ze strany ostatních uţivatelů systému Abra software. [online]. Moduly pro správu financí - [cit ]. Dostupný z WWW: < 32

33 Tabulka 4: Zachycení nákladů a výnosů Abra Zachycení nákladů a výnosů informačního systému Nabízí sadu produktů integrované finanční účetnictví? 1 Správa a účtování obchodů na peněţním a kapitálovém trhu, půjček a finančních derivátů? 5 Řízení trţního rizika? 5 Průměr 5 Medián 5 Modus Jazykové verze Produkty společnosti ABRA jsou určeny především pro český nebo slovenský trh, proto zatím ţádné jazykové verze nebyly vyvinuté. Existuje moţnost vyuţití pouze verze ABRA G2 CZ. Tabulka 5: Vícejazyčnost Abra Vícejazyčnost informačního systému Nabízí informační systém multijazyčnost systému? 5 Nabízí informační systém multijazyčnost jednotlivých modulů? 5 Průměr 5 Medián 5 Modus Význam pro uživatele Nároky na ovládání pracovním prostředím jsou velmi nízké. Speciální agendy restauračního prodeje pomáhají personálu evidovat objednávky hostů u jednotlivých stolů a při odchodu bezchybně spočítat jejich účet. V systému k dispozici uţivatelům jsou markování stolů, práce s účty (slučování stolů, přesunutí účtů mezi stoly), sledování trţeb u jednotlivých obsluhujících číšníků. Po ukončení směny systém umoţňuje sčítat trţby a kontrolovat stav zbylých zásob. Systém pro uţivatele je přehledným prostředím s jednoduchým přepínáním mezi agendami, poskytuje vhodné intuitivní ovládání a moţnost vyuţití kontextové nápovědy. 33

34 Z uţivatelského pohledu je systém snadno pouţitelný i bez sloţitého nastavování nebo učení pracovních postupů z paměti. Uţivatelské výhody: Podpora dotykového displeje a dotykových kas Definice provozů, prodejních míst a prodejních ploch Grafický návrh stolů, které jsou pouţívány v systému jako funkční tlačítka Vyuţití technologií Smart line pro jednoduché, rychlé a pohodlné ovládání pokladnou Moţnost otevření neomezeného počtů účtenek u jednoho stolu Automatické uţivatelské označování ţidlí u stolů Individuální návrh tlačítek u dotykových kas Moţnost automatické zpracování inventury mezi směnami přímo na kase Napojení na Gastrovýrobu 31 Tabulka 6: Význam informačního systému pro uživatele Abra Význam informačního systému pro uživatele Přínosy zavedení informačního systému pro uţivatele? 2 Ovládání systému z uţivatelského pohledu? 1 Průměr 1,5 Medián Modus 1, Význam pro majitele Pro majitele podniku je hlavním významem pořízení nového systému získání průhledné celkové kontroly finančních toků a prostředků podniku. Pomoci modulu Gastrovýroba lze sledovat hospodaření kuchyně podle stanovených norem. Dále kontrola automatické uzávěrky odvodů trţeb, přehled o trţbách jednotlivých zaměstnanců, sledování finančních a účetních výkazů podniku, kvalitní audit a měsíční reporty. 31 Abra software. [online]. Restaurační prodej - [cit ]. Dostupný z WWW: < 34

35 Tabulka 7: Význam informačního systému pro majitele Abra Význam informačního systému pro majitele Přínosy zavedení informačního systému pro majitele? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Kriterium Složitost ovládání Konzultační sluţby ovládáním systému poskytuje Zákaznické centrum ABRA, pobočky a partnerské společnosti. Objednat sluţby konzultanta je moţné přes asistenta ABRA nebo HotLine. Tato sluţba je placená a hradí se podle ceníku konkrétního systému. Případná technická podpora můţe být realizována po dohodě se zákazníkem prostřednictvím vzdáleného připojení. Tato sluţba umoţňuje zkrátit náklady a rychle odstranit problém. ABRA nabízí rozsahlý systém vzdělávacích programů a školení různých úrovní. Základní školení, které je součástí koupě licence, jsou Základní administrace systému ABRA a Implementace prvotní nastavení. Systém vzdělávání pomáhá začínajícím a pokročilým uţivatelům produktu společnosti ABRA vyuţívat naplno moţnosti informačního systému. Odborné semináře zaměřené na základní uţivatelské znalosti, kurzy ABRA Akademie poskytují hlubší pochopení systémů. Všechny semináře probíhají formou e-learning Abra software. [online]. Služby - [cit ]. Dostupný z WWW: < 35

36 Tabulka 8: Složitost ovládání informačním systémem Abra Složitost ovládání informačním systém Nabízí ABRA sluţby technické a hotline podpory? 1 Nabízí ABRA školení a semináře? 1 Nabízí ABRA moţnost získaní hlubších znalosti ERP systému? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Rychlost dodání IS Objednaný informační systém Abra - různé modifikace - se dodává docela rychle. Termíny dodání, implementace a zavedení jsou upřesněny v podepsaných smlouvách a objednávkách, které jsou projednány oboustranně ještě před zahájením projektových činností. rychlosti je individuální, protoţe existují společnosti, které vyţadují implementace systému rychle a bez firemních úprav, a jsou naopak ty, které jako základ berou jiţ existující systém a vyţadují hodně úprav a ţádají o maximální přizpůsobení systému k podnikatelskému prostředí firmy. Tabulka 9: Rychlost dodání IS Abra Rychlost dodání IS Jaká je průměrná doba implementace systému? 2 Jaká je rychlost dodání a instalace informačního systému? 1 Průměr 1,5 Medián Modus 1, Kriterium Způsob platby za dodané služby Společnost Abra nabízí svým potenciálním zákazníkům moţnost pořízení informačního systému bez velkých počátečních investic za licence produktu, za pevnou smluvně danou měsíční peněţní částku. Cena zahrnuje modul a agendy jako prodej, nákup, 36

37 sklad, účetnictví, banka, pokladna, majetek, kniha jízd a pošta za 600 Kč bez DPH za jednoho uţivatele na měsíc. Výhoda je v ceně a také v doprovodných sluţbách, které jsou v ceně poplatku jako nárok na nové verze, telefonická a mailová hotline, školení uţivatelů a moţnosti jejich opakování. K pronájmům licence nejsou potřeba ţádné dlouhodobé závazky, můţe sniţovat nebo zvyšovat počet licencí, vyuţívat podle aktuálních potřeb. Kompletní ceník pronájmů licence je zveřejněn na Tabulka 10: Způsoby platby Abra Způsob platby za IS Jaké jsou způsoby platby? 2 Existuje moţnost platby na splátky nebo poskytování úvěrů? 5 Průměr 2,3 Medián Modus Kriterium Náklady na školení Kvalita školení odpovídá velikosti vynaloţených nákladů na jeho pořízení. Společnost Abra nabízí celou řadu seminářů a různých typu školení formou e-learningu v různých pobočkách firmy: praţskou, brněnskou a olomouckou. V rámci licenčních sluţeb jsou uţivatelské semináře zdarma. ABRA nabízí systém vzdělávání, které pomáhá a podporuje pokročilé uţivatele produktů ABRA. Také praktikuji odborné semináře zaměřené na pravidla uţívání systémem a pokročilé kurzy ABRA Akademie. Společnost se přizpůsobuje aktuálním poţadavkům klienta. Pro praţské semináře nabízí společnost ABRA ubytování v ABRA hotelu, které se nachází v prostorech ABRA Akademie. 37

38 Tabulka 11: Náklady na školení Abra Náklady na školení Velikost nákladů za školení uţivatelů a administrátorů systému? 2 Časové rozloţení a moţnosti školení uţivatelů? 1 Průměr 2,3 Medián Modus Kriterium Zálohování dat Všechny produkty společnosti ABRA nabízejí bezpečnostní funkce pro podporu jejich řešení a také moţnost zálohování všech informací v podnikové databázi. Je moţné nastavení zálohování kaţdodenního pohybu nebo jednou za týden, zaleţí na klientovi a jeho nárocích na bezpečnost. Bezpečnostní metody jsou patentovány společností a dodrţovány podle smlouvy spolu s dodáním řešení a podpůrnými sluţbami. Tabulka 12: Zálohování dat Abra Zálohování dat Moţnosti zálohování dat? 1 Úroveň bezpečnosti zálohování dat? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Odstranění chyb ze strany prodejce informačních systémů Hotline umoţňuje a poskytuje základní technickou podporu. Nabízí ový hotline, telefonický nebo faxový. Efektivně podporuje poradenství pomoci vzdáleného přístupu ke klientovi. Specialisté společnosti řeší nejnáročnější a nejúčinnější formy podpory klientů. Výjezd konzultantů není ničím omezen a umoţňuje řešit problémy různé sloţitosti. Společnost ABRA disponuje velkým týmem konzultantů, zkušených profesionálů, kteří jsou schopni vyřešit jakýkoli problém. Společnost nabízí moţnost 38

39 specializovaného školení práce se systémem přímo v kanceláři klienta na reálných provozních datech. Tabulka 13: Odstranění chyb ze strany dodavatele Abra Odstranění chyb ze strany dodavatele systému Rychlost odstranění implementačních chyb ze strany dodavatele? 1 Moţnosti podpory provozu systému? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus AGNIS software Společnost Agnis s.r.o., česká společnost, vznikla na počátku roku 2003 oddělením části firmy Alef, která byla zaloţena ještě v roce Byla oddělena část zabývající se softwarem pro hotely a restaurace. Zaloţení samostatné společnosti Agnis umoţnilo maximální specializaci na vývoj softwaru pro hotely a restaurace. Díky navázání desetileté zkušenosti z této oblasti byl vytvořen zcela nový systém AGNIS, splňující skoro všechny náročné poţadavky z českých a slovenských provozů na moderní informační systémy. Firma Agnis s.r.o se více neţ dvacet let zabývá vývojem vlastního informačního systému pro hotely a restaurace a poskytuje různé sluţby v oblasti restauračních systémů. V současné době má kolem aktivních uţivatelů systému. Svou působnost na trhu rozšiřuje díky získaní smluvních partnerů. Díky této efektivní spolupráci ukazuje v regionech a okolí velmi progresivní vývoj poskytování sluţeb v restauračním a hotelovém systému. Všechny partnery pravidelně proškoluje pro obchodní jednání, poradenství, školení a technickou podporu modulu Agnis. 33 Program je zaloţen na moţnostech, které poskytuje operační systém Windows: grafické rozhraní, ovládání periferií, vazbu na Internet, databázový jazyk SQL. Informační 33 Agnis. [online]. O firmě - [cit ]. Dostupný z WWW: < 39

40 systém se skládá z jednotlivých modulů, které se dají pouţít jako celek nebo samostatně na počítačové síti. Konfigurační poţadavky na úspěšnou implementaci systému: Operační systém Windows XP, Vista nebo Windows 7 Procesor minimálně 1GHz Operační paměť minimálně 1 GB Monitory s rozlišením 1024x768 Účtenková tiskárna Tiskárna pro tisk objednávek v kuchyni, tiskárna pro tisk sestav Kriterium Cena systému Přestoţe konkrétní cena není přesně daná, u systému Agnis se cena pohybuje ve střední výši, ale stále je v poměru cena/výkon. Vzhledem k velké konkurenci cenová hladina komplexního systému je niţší oproti společnosti ABRA a cenová dostupnost zajišťuje oblíbenost a výrazný úspěch na trhu systému určeného pro střední podniky. Tabulka 14: Cena informačního systému Agnis Cena informačního systému Jaká je konečná cena licence produktu? 1 Jaká je cena sluţeb? 2 Poskytuje dodavatel slevy a bonusy? 2 Největší/nejmenší počet uţivatelů při dané úrovni ceny? 2 Průměr 1,5 Medián 1 Modus 1, Reporty Systém umoţňuje snadný výstup dat a účelných sestav, které slouţí k organizaci pracovních sil, ke kontrole financí a stavu skladových zásob. V systému je několik definovaných, často pouţívaných kontrolních sestav, které jsou určeny pro tisk. Sestavy a výstupy lze exportovat do elektronické a papírové podoby. 34 Agnis. [online]. Systém Agnis - [cit ]. Dostupný z WWW: < 40

41 Tabulka 15: Cena informačního systému Agnis Reporty informačního systému Jaké jsou moţnosti reportů? 3 Nabízí informační systém vlastní definování tiskových sestav? 5 Formáty reportů? 2 Nabízí ERP systém speciální reporty účetnictví? 5 Průměr 3,75 Medián 5 Modus Integrace Informační systém Agnis je navrţen tak, ţe začít pouţívat systém lze pouze s jedním modulem a v případě nouze se dá rozšířit na další potřebné úrovně. Systém Agnis se neustále vyvíjí a nové verze pro aktualizace jsou umístěny na webových stránkách společnosti, Instalace lze aktualizovat nebo stáhnout kompletní upgrade. Integrace je kompletně zajištěna mezi jednotlivé moduly systému Agnis a také je moţno propojit i s dalšími systémy (EVVA, COMINFO, ACS-line, ABLOY, KABA, MEDISOFT, PREVIO, ALLWIN). V případě velkého rozšíření podnikání nelze přejít na aplikace pro větší podniky. Společnost Agnis nabízí pouze jeden produkt Agnis. [online]. Spolupracující systémy - [cit ]. Dostupný z WWW: < 41

42 Tabulka 16: Integrace informačního systému Agnis Integrace informačního systému Nabízí produkt specializovanou integraci dalších modulu? 1 Nabízí produkt rozšíření počtů licence? 3 Nabízí produkt aktualizace systému na novější verze IS? 2 Průměr 2 Medián Modus Zachycení nákladů a výnosů Celkový přehled zachycení nákladů a výnosů podniku neobsahuje ţádný z existujících modulu systému. Účinným systémem pro evidenci skladových zásob na hlavním skladě a na všech provozních úsecích je modul Sklad potravin. Mezi sklady probíhají převody, automatické odpisy spotřeby na základě podkladů obdrţených z modulu Restaurace nebo Kuchyně. Modul umoţňuje podrobnou evidenci skladů surovin a zboţí, sledování pohybových dokladů (příjemky, výdejky, převody), sledování aktuálních a dřívějších stavů skladů. V modulu Sklad jsou zaloţeny tři varianty způsobu práce se skladovou cenou (metodou FIFO, průměrné ceny nebo pevné skladové ceny). Nabízí přehled podrobných skladových karet surovin a zboţí, provázanost s modulem restaurace a vyhodnocení směny číšníka. Provázanost na modul kuchyně, odpis surovin ze skladu kuchyně podle stanovené receptury. Příprava podkladů pro účetnictví Agnis. [online]. Sklad potravin - [cit ]. Dostupný z WWW: < 42

43 Tabulka 17: Zachycení nákladů a výnosů informačních systému Agnis Zachycení nákladů a výnosů informačního systému Nabízí sadu produktů integrované finanční účetnictví? 5 Správa a účtování obchodů na peněţním a kapitálovém Trhu, půjček a finančních derivátů? 5 Řízení trţního rizika? 5 Průměr 5 Medián 5 Modus Kriterium Jazykové verze Instalace programu od společnosti AGNIS jsou moţné v českém, slovenském a německém jazyce. Modul Pokladna je v dispozici v angličtině. Tabulka 18: Vícejazyčnost informačního systému Agnis Vícejazyčnost informačního systému Nabízí informační systém multijazyčnost systému? 1 Nabízí informační systém multijazyčnost jednotlivých modulů? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Význam pro uživatele Modul restauračního softwaru určený pro snadné a přehledné zadávání prodejních poloţek v oblasti gastro provozu restaurací. Program je ovládán přes dotykové monitory nebo klávesnici, případně je moţné vyuţívat obě varianty zároveň. Ovládání modulu splňuje všechny náročné poţadavky na moderní restaurační software. Celá provozovna je zobrazena na monitoru v podobě plánu stolů a ţidlí, přičemţ existuje moţnost vlastního zakládání místností. Pro pohodlnost personálu je do dotykového monitoru zahrnutá řada periferií, jako magnetické slevové karty pro stálé klienty. Okno pro práci s účtem obsahuje v levé části poloţky účtu a v pravé části tlačítka s poloţkami. Tlačítka lze pojmenovat nebo obarvit podle poţadavků, zadat podskupiny poloţek například Polední menu nebo Teplá 43

44 jídla. Pro zrychlení obsluhy na vzdálených místech provozovny, jako třeba letní zahrádka, v našem případě lze vyuţit systémy modul Mobilní číšník, který umoţňuje poslat objednávku do kuchyně nebo do baru. 37 Tabulka 19: Význam informačního systému pro uživatele Agnis Význam informačního systému pro uživatele Přínosy zavedení informačního systému pro uţivatele? 1 Ovládání systému z uţivatelského pohledu? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Kriterium Význam pro majitele Pro majitele podniku je hlavním významem pořízení systému Agnis celková kontrola stavu podnikání a práce zaměstnanců. Díky věrnostnímu systému se udrţuje návštěvnost pomocí modulu řízení slev, bodů, bonusů a zákaznických karet. Systém ukládá všechny vystavené účtenky, které je moţné převést do archivu, nabízí kontrolu objednávkových bonů a vyhodnocení směny číšníka, elektronické vyhodnocení alkoholu, vyhodnocení trţeb a výkazu DPH. Tabulka 20: Význam informačního systému pro majitele Agnis Význam informačního systému pro majitele Přínosy zavedení informačního systému pro majitele? 3 Průměr 3 Medián 3 Modus Složitost ovládání Součástí kaţdé zakoupené verze aplikačního programu Agnis je elektronická nápověda. Základní školení je v ceně při instalaci programu na provozovně. V ceně licence 37 Agnis. [online]. Restaurační software - [cit ]. Dostupný z WWW: < 44

45 jsou podle ceny programu volné hodiny, které lze vyuţit na instalace nebo základní zaškolení. Další potřebné školení lze doobjednat. Společnost nabízí dvě varianty školení: Školení na provozovně Školení přes Internet a Skype 38 Tabulka 21: Složitost ovládání informačním systémem Agnis Složitost ovládání informačním systém Nabízí Agnis sluţby technické a hotline podpory? 2 Nabízí Agnis školení a semináře? 3 Nabízí Agnis moţnost získaní hlubších znalosti ERP systému? 3 Průměr 2,6 Medián 3 Modus Kriterium Rychlost dodání IS Termíny dodání informačního systému jsou vcelku standardní. Projekt od začátku do konce trvá přibliţně 2 aţ 3 měsíce. Termíny lze stanovit individuálně, společnost preferuje individuální přístup ke kaţdému klientovi, proto se doba dodání a implementace občas můţe prodlouţit o několik měsíců. 38 Agnis. [online]. Školení uživatelů - [cit ]. Dostupný z WWW: < 45

46 Tabulka 22: Rychlost dodání IS Agnis Rychlost dodání IS Jaká je průměrná doba implementace systému? 3 Jaká je rychlost dodání a instalace informačního systému? 2 Průměr 2,5 Medián Modus 2, Kriéerium Způsob platby za dodané služby Společnost Agnis nabízí svým klientům pouze základní moţnosti platby za poskytované sluţby. Většina objednávek se potvrzuje mailem. Manaţer potvrzuje přijetí objednávky a určuje termín dodání zboţí, dále se vystavuje kupní smlouva. Po podepsání kupní smlouvy se posílá faktura k uhrazení. Způsob platby je pouze faktura, placená převodem nebo hotově. Tabulka 23: Způsoby platby Abra Způsob platby za IS Jaké jsou způsoby platby? 3 Existuje moţnost platby na splátky nebo poskytování úvěrů? 5 Průměr 4 Medián Modus Náklady na školení Nabídka školení není tak rozsáhlá jako u velkých podnikových společností nabízejících informační systémy. Společnost Agnis nabízí pouze základní školení a několik dalších vybraných variant jako například školení administrátorů systému. Nabízí moţnost školení přes internet a skype. Cena takového typu školení je 13,2 Kč za minutu bez DPH. Cena školení záleţí na sloţitosti vybrané varianty a pro kaţdého klienta se počítá individuálně. 46

47 Tabulka 24: Náklady na školení Abra Náklady na školení Velikost nákladů na školení uţivatelů a administrátorů systému? 2 Časové rozloţení a moţnosti školení uţivatelů? 1 Průměr 2,3 Medián Modus Zálohování dat Systém nabízí moţnost bezpečného zálohování podnikových dat. Všechny zálohy jsou uloţeny pravidelně na serveru a v případě nouze nebo pádu systému lze vrátit původní stav systému k určitému dni. Zálohování lze nastavit na vyţádání klienta na určitý čas nebo den. Tabulka 25: Zálohování dat Abra Zálohování dat Moţnosti zálohování dat? 1 Úroveň bezpečnosti zálohování dat? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Odstranění chyb ze strany prodejce informačních systémů Hotline umoţňuje a poskytuje základní technickou podporu nebo případnou registraci systémových problémů. Nabízí pouze hotline telefonický nebo kontakt s manaţerem projektu či vedoucím pobočky. Výjezd specialisty není běţná a rychlá záleţitost. 47

48 Tabulka 26: Odstranění chyb ze strany dodavatele Abra Odstranění chyb ze strany dodavatele systému Rychlost odstranění implementačních chyb ze strany dodavatele? 3 Moţnosti podpory provozu systému? 3 Průměr 3 Medián 3 Modus UCS originál software Mateřská společnost USC originál byla zaloţena v roce 1992 v Moskvě. Firma je zaloţena na základě silném spojení ruského programátorského týmu (know-how) a amerického kapitálu. To umoţnilo dosáhnout firmě aktuálních relativně silných pozic na ruském trhu a zároveň na mezinárodním. Rozsah prodávaných licencí je více neţ instalací, software se úspěšně pouţívá ve 21 zemích na čtyřech kontinentech. Od roku 2002 UCS-CZ působí na česko-slovenském trhu a je výhradním obchodním a servisním partnerem produktů Universal Computing Solutions, které provedly společně v Čechách více neţ 500 instalací systému. Maximální důraz je kladen na zabezpečení prodejních operací u klienta a minimalizaci případných ztrát a optimalizaci zisku, coţ je i základní cíl. Svým klientům nabízí komplexní řešení na míru Cena systému Jako u předchozího systému cena pořízení řešení není přesně stanovená, pohybuje ve střední výši a zároveň na střední úrovni poměru cena/výkon. Vzhledem k velké konkurenci cenová hladina komplexního systému je niţší oproti společnosti ABRA, ale je téměř stejná jako u Agnis a cenová dostupnost a mezinárodní praxe a dostupnost je základem úspěchu na trhu středně velkých restaurací nebo kaváren. 48

49 Tabulka 27: Cena informačního systému UCS Cena informačního systému Jaká je konečná cena licence produktu? 2 Jaká je cena sluţeb? 2 Poskytuje dodavatel slevy a bonusy? 3 Největší/nejmenší počet uţivatelů při dané úrovni ceny? 2 Průměr 2,25 Medián 2 Modus Reporty Systém poskytuje kvalitní monitoring pokladních operací, jako například náhled aktuálních i uzavřených účtů, aktuální prodeje, trţby, zprávy. Speciální reporty prodeje, kdo, co, kdy udělal za jeden den, za týden, měsíc nebo jiné období podle potřeby klienta. Dále systém umoţňuje Cube reporty jako kontrola průtokoměru, dávkovače kávy, prodej vín podle obsluhy, storno podle managerů. Lze také nastavit vlastní šablony reportů. Tabulka 28: Cena informačního systému UCS Reporty informačního systému Jaké jsou moţnosti reportů? 1 Nabízí informační systém vlastní definování tiskových sestav? 2 Formáty reportů? 2 Nabízí ERP systém speciální reporty účetnictví? 5 Průměr 2,5 Medián 2 Modus Integrace Informační systém od společnosti UCS R-keeper je modulární a pokrývá široké spektrum poţadavků náročných klientů. Řešení umoţňuje náročný provoz s jednou a více pokladnami, to všechno v rámci počítačové sítě. Systém nabízí svým uţivatelům moţnost 49

50 rozšíření na další moduly a zvětšení velikosti přístupu a rozšíření licence, dokonce i mezinárodní. Minimálně jednou za půl roku nabízí aktualizaci systému. Tabulka 29: Integrace informačního systému UCS Integrace informačního systému Nabízí produkt specializovanou integraci dalších modulů? 2 Nabízí produkt rozšíření počtů licence? 2 Nabízí produkt aktualizace systému na novější verze IS? 2 Průměr 2 Medián 2 Modus Zachycení nákladů a výnosů Systém umoţňuje evidovat procesy skladových hospodářství a zachycení nákladů a výnosů gastro provozu restaurace. Jednotlivé moduly kontrolují a sledují stav zásob, receptur, pohybu zboţí, inventur, reporty zisku a optimalizace zboţí a sluţeb. Tabulka 30: Zachycení nákladů a výnosů informačních systémů UCS Zachycení nákladů a výnosů informačního systému Nabízí sadu produktů integrované finanční účetnictví? 5 Správa a účtování obchodů na peněţním a kapitálovém Trhu, půjček a finančních derivátů? 5 Řízení trţního rizika? 5 Průměr 5 Medián 5 Modus Kriterium Jazykové verze Instalace programu od společnosti UCS jsou dostupné v českém, slovenském a anglickém, ruském a německém jazyce. 50

51 Tabulka 31: Vícejazyčnost informačního systému UCS Vícejazyčnost informačního systému Nabízí informační systém multijazyčnost systému? 1 Nabízí informační systém multijazyčnost jednotlivých modulů? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Význam pro uživatele Nabízený modul restauračního řešení je určený především pro uţivatele a udrţení efektivního provozu restaurace. Programy jsou ovladatelné přes LCD TFT dotykové monitory a panely a u kaţdého jsou umístěná jednotlivá rozhraní a konektory. Jako u jiných podobných systémů celá provozovna je zobrazena v podobě stolů a ţidlí podle plánu restaurace. Umoţňuje vyuţití slevových karet a funkce mobilních číšníků. Do dotykových monitorů je zahrnutá řada uţitečných funkcí pro podporu sledování a kontroly provozu směny. Tabulka 32: Význam informačního systému pro uživatele UCS Význam informačního systému pro uživatele Přínosy zavedení informačního systému pro uţivatele? 1 Ovládání systému z uţivatelského pohledu? 1 Průměr 1 Medián 1 Modus Význam pro majitele Význam pro majitele je velký a jasný. Především je to kontrola podnikového provozu a kvality práce svých zaměstnanců. Dále kontrola podkladu pro účetnictví a vyhodnocení trţeb a pracovních výkazů. 51

52 Tabulka 33: Význam informačního systému pro majitele UCS Význam informačního systému pro majitele Přínosy zavedení informačního systému pro majitele? 3 Průměr 3 Medián 3 Modus Složitost ovládání Spolu s poskytnutým systémem společnost UCS dodává uţivatelskou příručku a dokumentaci. V ceně pořízení systému je školení uţivatelů. Systém není sloţitý v ovládání a není podmínkou, aby uţivatel byl zkušený v práci s informačním systémem nebo informačními zařízeními. Tabulka 34: Složitost ovládání informačních systémů UCS Složitost ovládání informačním systém Nabízí Agnis sluţby technické a hotline podpory? 3 Nabízí Agnis školení a semináře? 3 Nabízí Agnis moţnost získání hlubších znalostí ERP systému? 5 Průměr 3,6 Medián 3 Modus Rychlost dodání IS Termíny dodání informačního systému jsou docela pomalé pro takovou úroveň systému; trvá to přibliţně od 1,5 do 3 měsíců. Termíny lze stanovit individuálně na základě dohody o pořízení systému, kde je stanoven přesný plán a podnikové implementační fáze. Ale taková rychlost se vysvětluje potřebou provádění analýzy podnikových dat. 52

53 Tabulka 35: Rychlost dodání IS UCS Rychlost dodání IS Jaká je průměrná doba implementace systému? 3 Jaká je rychlost dodání a instalace informačního systému? 2 Průměr 2,5 Medián Modus 2, Způsob platby za dodané služby Společnost UCS umoţňuje jenom klasické způsoby platby a objednávku zboţí. Ţádný bonusový systém nebo pronájem licence neposkytuje ani stálým klientům. Platby za sluţby se přijímají hotově nebo bankovním převodem na základě vystavené faktury a termínu platby. Faktura můţe být rozdělena na dvě splátky, podle dohody lze vyuţít kombinovaný systém placení. Tabulka 36: Způsoby platby UCS Způsob platby za IS Jaké jsou způsoby platby? 3 Existuje moţnost platby na splátky nebo poskytování úvěrů? 5 Průměr 4 Medián Modus Náklady na školení Nabídka školení je docela úzká a málo vyuţívaná. Základní školení v ceně instalace programu pokrývá všechny potřeby uţivatelů systému a ţádné jiné vzdělávací programy nemají potřeby pro tento druh systému, protoţe není tak rozsáhlý ani sloţitý a neobsahuje tolik funkcí a nutnost školení tedy odpadá. 53

54 Tabulka 37: Náklady na školení UCS Náklady na školení Velikost nákladů za školení uţivatelů a administrátorů systému? 1 Časové rozloţení a moţnosti školení uţivatelů? 5 Průměr 3 Medián Modus Zálohování dat Systém nabízí moţnost standardního základního zálohování podnikových dat a jednotlivých výstupů nebo reportů. Zálohy jsou na serveru v speciálních sloţkách, proces zálohování lze stanovit individuálně, záleţí to na majiteli a vedoucím systému. Tabulka 38: Zálohování dat UCS Zálohování dat Moţnosti zálohování dat? 3 Úroveň bezpečnosti zálohování dat? 3 Průměr 3 Medián 3 Modus Odstranění chyb ze strany prodejce informačních systémů Sluţby hotline ţádného druhu nepodporuje. Nabízí pouze vyuţití moţnosti sluţeb střediska zákazníků. Dále lze se domluvit na konkrétních poţadavcích a objednat pomoc specialisty. 54

55 Tabulka 39: Odstranění chyb ze strany dodavatele UCS Odstranění chyb ze strany dodavatele systému Rychlost odstranění implementačních chyb ze strany dodavatele? 4 Moţnosti podpory provozu systému? 4 Průměr 4 Medián 4 Modus Zhodnocení V této pracovní kapitole se pokusím shrnout všechna zjištěná kritéria hodnocení informačního systému ABRA, produktu společnosti Agris a řešení od společnosti UCS. Tabulka 40: Hodnocení cena Cena informačního systému Agnis Abra UCS Jaká je konečná cena licence produktu? Jaká je cena sluţeb? Poskytuje dodavatel slevy a bonusy? Největší/nejmenší počet uţivatelů při dané úrovni ceny? Průměr 1,75 1,75 2,25 Medián 2 1,5 2 Modus V průběhu získání informací o cenách jsem narazila problém, ţe ţádný z uvedených dodavatelů neposkytuje finální sumu projektu. Pro zajištění poţadovaných cenových údajů jsem musela specifikovat poţadavky a stručnou dokumentaci k novému systému. Bohuţel nedostala jsem konkrétní cenové nabídky, a proto moje výsledné hodnocení jsem musela občas jen odhadovat ze zaslaných orientačních informací. Společnost Abra Software poslala orientační ceny licence a implementace produktu. Cena za jednoho uţivatele systému restaurace na základě platformy G2 činila Kč Kč. Cena za poskytnutí sluţby v praxi vykazuje 100 % aţ 200% ceny licence. Cena sluţeb je skučně uvedená na oficiálních webových stránkách společnosti. Společnosti Abra 55

56 a Agnis mají celkově stejná finanční hodnocení na základě poměru cena vs. výsledek. Nejhorší hodnocení má málo známý software od společnosti UCS. Software od společnosti Agnis je o hodně levnější neţ od Abry, ale Abra poskytuje všechny sluţby včetně účetních modulů a základního podnikového modulu pro podnikání středních firem s dokoupením speciálních modulů pro restaurace. Tabulka 41: Hodnocení reporty Reporty informačního systému Agnis Abra UCS Jaké jsou moţnosti reportů? Nabízí informační systém vlastní definování tiskových sestav? Formáty reportů? Nabízí ERP systém speciální reporty účetnictví? Průměr 3,75 1 2,5 Medián Modus U hodnocení moţností reportu je nejlepší výsledek u systému Abra G2. Společnost umoţňuje reportovat všechny moţné druhy a formáty. Nabízí definované sestavy účetního a finančního modulu, také lze určit i vlastní sestavy pro podnikové účely. Na rozdíl od společnosti Abra se Agnis nevěnuje mnoha reportovacím moţnostem, ve své nabídce má pouze základní formáty a sestavy, další moţnosti rozvoje zatím neexistují. Co se týče třetího systému, firma klade důraz na výstupy a reporty, proto v porovnání nabízí docela zajímavé moţnosti. 56

57 Tabulka 42: Hodnocení integrace Integrace informačního systému Agnis Abra UCS Nabízí produkt specializovanou integraci dalších modulů? Nabízí produkt rozšíření počtů licence? Nabízí produkt aktualizace systému na novější verze IS? Průměr Medián Modus 1 2 V tomto kritériu je zase lepší systém Abra, zajištění integrity informačního systému je základ komunikace modulu systému a jeho případné rozšíření. Integraci také zabezpečuje Agnis i UCS, ale propracované v menší míře a kvalita neodpovídá představám. Aktualizace systému se neprovádí automaticky, ale jenom na vyţádání; rozšíření licence tudíţ není tak snadná záleţitost, a proto je vhodné určovat počet předpokládaných licencí s rezervou do budoucna. Tabulka 43: Hodnocení zachycení nákladů a výnosů IS Zachycení nákladů a výnosů informačního systému Agnis Abra UCS Nabízí sadu produktů integrované finanční účetnictví? Správa a účtování obchodů na peněţním a kapitálovém trhu, půjček a finančních derivátů? Řízení trţního rizika? Průměr 5 3,6 5 Medián Modus Tady se jedná o zajištění hodnocení nákladů a výnosů podnikové činnosti. Rozdíl mezi systémy je v tom, ţe Abra obsahuje modul finanční správy a účetnictví a systémy od společnosti Agnis a UCS obsahují pouze restaurační provozní moduly. V tomto kritériu je zase lepší produkt společnosti Abra. 57

58 Tabulka 44: Hodnocení vícejazyčnosti Vícejazyčnost informačního systému Agnis Abra UCS Nabízí informační systém multijazyčnost systému? Nabízí informační systém multijazyčnost jednotlivých modulů? Průměr Medián Modus V hodnocení kritéria multijazyčnosti je toto hledisko lepší u systémů Aglis a UCS, které mají několik jazykových verzí. Společnost Abra nemá ţádnou jazykovou verzi svých produktu nebo ji nezveřejňuje, protoţe se pohybuje nejvíce na českém a slovenském trhu. Tabulka 45: Hodnocení významu pro uživatele Význam informačního systému pro uživatele Agnis Abra UCS Přínosy zavedení informačního systému pro uţivatele? Ovládání systému z uţivatelského pohledu? Průměr 1 1,5 1 Medián 1 1,5 1 Modus 1 1 Systematizace řízení podnikových procesů je vţdy významná pro uţivatele systému. Tím se zkracuje čas na konkrétní úkoly a zvyšuje se efektivnost práce. Dala jsem nejvyšší hodnocení systému Agnis a UCS, protoţe mají ve svém portfoliu moduly moderního přístupu vedoucího k ulehčení práce personálu podniku pomoci mobilních systémů. Společnost Abra si za cíle stanovila standardní úkoly provozu restaurace. 58

59 Tabulka 46: Hodnocení významu pro majitele Význam informačního systému pro majitele Agnis Abra UCS Přínosy zavedení informačního systému pro majitele? Průměr Medián Modus Z pohledu uţitečnosti pořizování informačního systému významnější výsledky přinese systém od společnosti Abra, protoţe zahrnuje nejenom speciální moduly pro vedení restaurace, ale i základní podnikovou bázi, která umoţňuje kontrolovat účetnictví a finanční procesy celého podniku. Zakoupením jednoho informačního systému majitel nemusí přemýšlet nad aplikacemi pro vedení účetnictví. Agnis a UCS jsou významné pro majitele pouze kontrolou prodeje a skladu, ţádné konečné podnikové výsledky a účetní sestavy neposkytují. Tabulka 47: Hodnocení složitosti ovládání Složitost ovládání informačního systému Agnis Abra UCS Nabízí dodavatel sluţby technické a hotline podpory? Nabízí dodavatel školení a semináře? Nabízí dodavatel moţnost získaní hlubších znalosti ERP systému? Průměr 2,6 1 3,6 Medián Modus Oba dodavatelé prezentují širokou síť autorizovaných partnerů a poboček. Ale tady bezkonkurenčně vyhrává informační systém Abra, který má dokonale vypracovaný systém školení a vzdělávání uţivatelů, rychlé sluţby technické podpory a online konzultantů. Společnosti Agnis a UCS také zařizují školení, ale po implementaci se starají o zákazníky méně. Na základě analyzovaných kritérií lepší informační systém pro restaurace je G2 od společnosti ABRA. Systém jsem vyzkoušela na zkušební demo verzi a je poměrně 59

60 přívětivý. Během několika hodin se mi podařilo nastavit různé modelace pro různé druhy firem a zkusit prostředí jednotlivých formulářů. Systém podporuje kvalitní pracovní prostředí uţivatelů umoţňuje práci ve více otevřených agendách najednou, jednotlivé ovládání agend myší a klávesnicí, uţitečnou nabídku klávesových zkratek pro urychlení a automatizaci práce, moţnost podrobného sledování a zaznamenání změn údajů v systému. ABRA je společností, která se přizpůsobí české legislativě a poţadavkům českého zákazníka. Společnost aktivně vyuţívá marketingové nástroje pro řízení vztahů se svými zákazníky. S kaţdým rokem se Abra snaţí vylepšovat aktuální technologie a vytvářet nové, aktivně podporuje rozvoj CRM, BI a integraci podpůrných aplikací jako B2B, B2C, docházka atd. Z mého pohledu Abra G2 není určena pro ty podniky, které mají náročnější poţadavky na rychlost a zvyšující se počet uţivatelů. G2 lze povaţovat spíše za ekonomický systém. Za zásadní nedostatek povaţuji omezené moţnosti tvorby vlastních výkazů; při předpokládaném velkém růstu společnosti lze očekávat zvýšení zájmu o jiné druhy reportu. 2.5 Výsledky Na základě analýzy poţadavku podniku lze říci, ţe El Mágico zatím nepotřebuje drahý dokonalý informační systém pro restaurační činnosti. Podle výsledků hodnocení informační systémy Agnis a řešení R-keeper jsou o něco horší neţ Abra, ale rozhodujícím faktorem pro kaţdého podnikatele je cena pořízení. Ceny za produkty Agnis nebo od společnosti UCS jsou mnohem niţší neţ za známý systém G2, a proto z důvodu šetření nákladů a úrovně restaurace by bylo vhodné vybrat systém od společnosti Agnis nebo R-keeper a efektivně ho přizpůsobit pro prostředí restaurace a klubu El Mágico, ačkoliv ve výsledném zhodnocení Abra získala více bodů. Důvodem je také to, ţe průměr, medián a modus daného kritéria je lepší neţ u jiných IS. Ve výsledku jsem se dostala k této tabulce viz tabulka 48. Do příslušných políček jsem vloţila výsledky z předchozí analýzy jedná se o průměr daného kritéria. 60

61 Tabulka 48: Výsledné zhodnocení Abra Agnis UCS Průměr Cena informačního systému 1,75 1,5 2,25 1,83 Moţnost dělání reportu 1 3,75 2,5 2,42 Schopnost plné a kvalitní integrace, rozšíření na další verze, nadstavba ,67 jiných aplikací Zachycení nákladů a výnosů, vytváření a zpřístupnění informací v ,00 reálném čase Moţnost rozšíření a pouţití ERP systému na různých jazykových ,33 verzích Jednoduchost ovládání pro uţivatele, motivace pro personál 1, ,17 Význam pro majitele ,33 Sloţitost ovládání 1 2,6 3,6 2,40 Rychlost dodání IS 1,5 2,5 2,5 2,17 Způsob platby za dodané sluţby, moţnosti platby na splátky, hotovosti 2, ,43 nebo úvěrové splátky Náklady na školení personálu a administrátory systému, investice času 2,3 2,3 3 2,53 a peněz Zálohování dat, záloţní kopie a moţnosti ukládání na datové nosiče ,67 Rychlost odstranění chyb ze strany prodejce informačních systémů, ,67 podpora a údrţba provozu systému po implementaci a zavedení Průměr 1,95 2,51 2,83 Medián 1,50 2,50 3,00 Modus Suma 25,35 32,65 36,85 Zdroj: výsledky výzkumu V grafu dole jsou zobrazeny základní statistické veličiny z výše uvedeného souboru vybrala jsem průměr, medián a modus. Graf 1. Vybrané statistické veličiny Zdroj: výsledky výzkumu 61