Základní analýza problematiky veřejných zakázek z pohledu 3E

Transkript

1 zakázek z pohledu 3E Příloha č. B4 Dokumentu Jak zohledňovat principy 3E (hospodárnost, efektivnost a účelnost) v postupech zadávání veřejných zakázek Vydal: Ministerstvo pro místní rozvoj Odbor veřejného investování Autor metodického textu: doc. Ing. Jan Pavel, Ph.D. Praha, prosinec 2008

2 Obsah 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE O OBSAHU A ZAMĚŘENÍ METODICKÉHO TEXTU SHRNUTÍ OBSAHU METODICKÉHO TEXTU PŘÍNOSY METODICKÉHO TEXTU PRO ZADAVATELE VZTAH TÉMATU K ZÁKONU O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH VZTAH TÉMATU K PRINCIPŮM 3E ANALÝZA PROBLEMATIKY VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Z POHLEDU 3E DEFINICE Veřejná zakázka E Náklady životního cyklu předmětu plnění GRAFICKÝ MODEL 3E APLIKACE GRAFICKÉHO MODELU 3E NA VEŘEJNOU ZAKÁZKU DŮSLEDKY PŮSOBENÍ DVOU MODELŮ NA UPLATNĚNÍ 3E Účelnost Efektivnost Hospodárnost Specifika hospodárnosti a efetivnosti ČINNOSTI ŽIVOTNÍHO CYKLU VEŘEJNÉ ZAKÁZKY, JEŽ MOHOU VÝZNAMNĚ OVLIVNIT 3E ZPĚTNÁ VAZBA VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PODPOŘÍ 3E ZÁVĚR - DOPORUČENÍ PRO POSTUP ZADAVATELE...16 Strana: 2/17

3 1. Základní informace o obsahu a zaměření metodického textu 1.1 Shrnutí obsahu metodického textu Analýza problematiky veřejných vysvětluje účelnost, efektivnost a hospodárnost, vč. využití grafického modelu (strukturní analýzy) 3E. Aplikuje grafický model 3E na životní cyklus veřejné zakázky a naznačuje vazbu mezi grafickým modelem činnosti, z níž vychází potřeba řešená veřejnou zakázkou, a grafickým modelem životního cyklu veřejné zakázky. Ve vazbě na grafický model uvádí možnosti zvyšování účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti u veřejných zakázek a pro nosné činnosti životního cyklu veřejné zakázky udává jejich vliv na složky 3E. Upozorňuje na nutnost zpětné vazby pro systematické zvyšování 3E veřejných zakázek. 1.2 Přínosy metodického textu pro zadavatele Metodický text zaměří zadavatelův pohled na veřejné zakázky v souvislostech 3E, tj. účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti a usnadní mu jejich aplikaci v konkrétních podmínkách životního cyklu veřejné zakázky. 1.3 Vztah tématu k zákonu o veřejných zakázkách Uplatnění principů 3E zákon o veřejných zakázkách neukládá ani nezmiňuje. Tato povinnost však vyplývá z řady jiných zákonů, např. zákon o rozpočtových pravidlech, zákon o obcích, zákon o krajích, zákon o majetku ČR, zákon o finanční kontrole. 1.4 Vztah tématu k principům 3E Metodický text vysvětluje principy 3E v podmínkách životního cyklu veřejné zakázky. Strana: 3/17

4 2. Analýza problematiky veřejných 2.1 Definice Veřejná zakázka Veřejná zakázka je dle 7 odst. 1 zákona o veřejných zakázkách: zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací E Legální definice hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti jsou uvedeny v 2 zákona o finanční kontrole. Mezinárodně ověřené a uznávané definice jsou uvedeny např. v Auditních standardech INTOSAI 1, v Evropských směrnicích pro implementaci auditních standardů INTOSAI nebo v Manuálu pro audit výkonnosti Evropského účetního dvora. Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, tj. minimalizace nákladů na zdroje (vstupy) používané na činnost se zřetelem na odpovídající kvalitu. Hospodárná je tedy taková činnost, u níž jsou minimalizovány náklady na zdroje (finanční, lidské, věcné) a zároveň je dodržena požadovaná kvalita zdrojů z hlediska potřeb dané činnosti. Princip hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje použité subjektem při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství, v přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu. 1 Mezinárodní organizace nejvyšších auditních institucí. Strana: 4/17

5 Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kterými se dosáhne nejvyššího možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. Efektivností je tak myšlen vztah mezi výstupy činnosti (ve formě zboží, služeb či jiných výsledků) a vstupy na tuto činnost vynaloženými. Efektivní je taková činnost, která optimalizuje využití zdrojů organizace/programu/ činnosti ke tvorbě výstupů, tj. dosažení maximálního výstupu z daných zdrojů či dosažení daného výstupu s minimem zdrojů a při zachování kvality výstupů. Princip efektivnosti vyžaduje dosažení co nejlepšího vztahu mezi zdroji použitými na danou činnost a dosaženými účinky. 2 Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Jinými slovy je účelností chápán stupeň dosažení cílů a vztah mezi zamýšlenými a skutečnými dopady dané činnosti. Účelná je činnost, jež dosahuje stanovené cíle, aniž by se spolupodílely jiné činnosti a/nebo vznikly nežádoucí nezamýšlené dopady. Princip účelnosti vyžaduje dosažení stanovených cílů dané činnosti a zamýšlených účinků Náklady životního cyklu předmětu plnění Náklady životního cyklu předmětu plnění zahrnují úplně to, co zadavatel zaplatí za předmět plnění, tj. nabídkovou cenu a současnou hodnotu provozních nákladů za dobu životnosti předmětu plnění veřejné zakázky. 2 Pojem účinky se v tomto kontextu musí vykládat v širokém smyslu, který zahrnuje výstupy, výsledky a dopady. Strana: 5/17

6 2.2 Grafický model 3E Jednotlivé složky 3E (účelnost, efektivnost a hospodárnost) můžeme znázornit v následujícím grafickém modelu. Obrázek 1: Grafický model 3E Potřeba Cíl(e) Vstupy Činnost Výstupy Výsledky / dopady Hospodárnost Efektivnost Účelnost Obrázek znázorňuje dvě důležité skutečnosti: Základní logický řetězec. Na základě ověřené potřeby jsou stanoveny cíle, jejichž dosažení povede k uspokojení potřeby; na základě zadaných cílů jsou uvolněny zdroje/vstupy pro jejich splnění; příslušná činnost transformuje vstupy v souladu s cíli na výstupy, které následně způsobí výsledky a dopady (dlouhodobější s větším dosahem než výsledky). Řetězec je samozřejmě neúplný potřebě by bylo možné předřadit problém, který potřebu vyvolal; mezi potřebu a cíle by bylo možné vložit manažerský dokument (např. strategii ), v němž byly cíle zformulovány; výsledky/dopady mohou tvořit celý řetězec atd. Činností může být interní činnost (hlavní nebo obslužná) nebo činnost s dosahem společenským (např. podpora zaměstnanosti nebo svoz domovních odpadků). Grafické znázornění vztahu 3E (účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti) k jednotlivým prvkům logického řetězce. Hospodárnost se týká pouze vstupů, efektivnost se týká vstupů a výstupů (příp. výsledků nebo dopadů) a účelnost se týká cílů (a očekávaných účinků) a výsledků nebo dopadů (příp. výstupů a Strana: 6/17

7 dosažených účinků, i neočekávaných). Pokud nemáme dostatečně přesně definované příslušné prvky naznačeného kauzálního řetězce počínaje činností nemůžeme definovat ani 3E. 3E nelze také definovat pro věc, pokud není zařazena do nějaké činnosti. Pokud chceme při veřejných zakázkách uplatňovat principy 3E, musíme tyto skutečnosti respektovat a vycházet z takového grafického modelu. Pro další úvahy bude však užitečné uvést pro veřejné zakázky obrázek poněkud pozměněný. 2.3 Aplikace grafického modelu 3E na veřejnou zakázku V případě veřejné zakázky dostaneme prakticky stejný grafický model. Zásadním rozdílem je obsah sledované činnosti, která nyní zahrnuje: plánování a přípravu veřejné zakázky, zadání veřejné zakázky a plnění smlouvy 3, což lze shrnout jako životní cyklus veřejné zakázky (pro obrázek zkráceně ŽCVZ). Obrázek 2: Grafický model 3E pro veřejnou zakázku Potřeba Cíl(e) Vstupy Činnost ŽCVZ Výstupy Výsledky / dopady Hospodárnost Efektivnost Účelnost Ústředním bodem aplikace 3E je vznik potřeby veřejné zakázky. Může ji vyvolat problém s nějakou legální činností organizace z veřejného sektoru (obrázek 1), který je potřeba řešit. Problémem může být i absence nějaké činnosti (obecně ekonomického systému). Tento problém, resp. potřeba jej řešit, je na začátku kauzálního sledu životního cyklu veřejné zakázky (obrázek 2). 3 Můžeme pominout specifikum služeb, u nichž je plnění smlouvy již výstupem. Strana: 7/17

8 Cílem je uspokojení potřeby při dodržení hodnoty za peníze, tj. principů 3E. Vstupem jsou všechny zdroje vynaložené na realizaci cíle prostřednictvím životního cyklu veřejné zakázky (úplná cena zaplacená za předmět plnění, vč. případných provozních nákladů a náklady na životní cyklus veřejné zakázky). Životní cyklus veřejné zakázky má několik fází, které z hlediska 3E můžeme považovat za černou schránku 4. Výstupem je předmět plnění veřejné zakázky nesoucí potřebnou užitnou hodnotu. Výsledky a dopady se projevují v rámci činnosti, jejíž problém předmět veřejné zakázky řeší. Důležité je, že při řešení daného problému musíme zvažovat dvě prostředí a tudíž i dva grafické modely. Grafický model zahrnující činnost, jejíž problém vyvolal potřebu, která má být řešena pomocí veřejné zakázky (Obrázek 1) Grafický model zahrnující životní cyklus veřejné zakázky, který potřebu řešit problém uspokojuje prostřednictvím veřejné zakázky (Obrázek 2). Zjednodušeně řečeno tento logický řetězec začíná a končí v činnosti výše uvedeného modelu. V případě, že problémem je absence činnosti (obecně ekonomického systému) nebo že z analýzy potřeby vyplyne jako optimální varianta zcela nové řešení činnosti a potřeba řešit tento problém má být plně zabezpečena veřejnou zakázkou, nastává situace, kdy se jedná o projekt interní (provozní potřeba) nebo veřejný (společenská potřeba). Tento projekt je pak hodnocenou činností a 3E lze uplatnit plně podle grafického modelu v obrázku 2. 4 Jako černá schránka je označován systém, jehož vnitřní struktura a činnost nejsou známé, znám je pouze vstup, výstup a vztah mezi nimi. Strana: 8/17

9 V případě, že z analýzy potřeby vyplyne návrh pouze na obnovu, doplnění nebo dílčí zlepšení vstupů nebo struktury činnosti, je nutné zvažovat důsledky vyplývající z působení obou grafických modelů (obrázek 1 a 2). Předmět veřejné zakázky je definován pomocí analýzy potřeby vyvolané problémem v nějaké činnosti (obrázek 1), přitom musí mít takové parametry, aby účinně přispíval k dosahování výstupů, výsledků a dopadů v souladu s požadovanými cíli. Vlastní nákup předmětu veřejné zakázky probíhá podle obrázku 2 a jeho výstup (předmět veřejné zakázky) je vstupem činnosti z obrázku 1. V tomto obrázku se projeví i jeho výsledky a dopady. Je také třeba si uvědomit, že s výjimkou nejjednodušších případů nestačí pouhé dodání výstupu zadávacího řízení, ale že je nutné realizovat další doprovodné činnosti, které zajistí bezproblémové probíhání činnosti (jejíž problém byl řešen) náběh nového vstupu i jeho následné využívání (většinou zajišťované v rámci rutinních činností organizace, ale je třeba s nimi počítat). Často tedy na potřebu navazuje opatření, jehož dílčí součástí (více či méně významnou) je předmět plnění výstup životního cyklu veřejné zakázky. To je vyjádřeno v následujícím obrázku. Obrázek 3: Vztah opatření a předmětu veřejné zakázky Opatření Příprava veř. zak. Předmět plnění Zadání veř. zak. Plnění smlouvy Předmět plnění Další inf. pro ZŘ Opatření Legenda: ZŘ zadávací řízení veř. zak. veřejné zakázky Strana: 9/17

10 2.4 Důsledky působení dvou modelů na uplatnění 3E Výchozím krokem je zajištění účelnosti Účelnost Pro zajištění účelnosti je nezbytné dokonalé navázání potřeby řešit problém nějaké činnosti na potřebu, jež má být uspokojena prostřednictvím veřejné zakázky, tj. úplně, objektivně, jasně a jednoznačně definovat předmět veřejné zakázky ve vazbě na potřebu řešit problém nějaké legální činnosti organizace. V průběhu životního cyklu veřejné zakázky je pak třeba dbát na to, aby nedošlo k odchylce od definovaného předmětu veřejné zakázky vynecháním nebo změnou některého z parametrů. Z grafického modelu (obrázek 1) také vyplývá, že předmět veřejné zakázky musí mít takové parametry, které zajistí, že činnost po začlenění předmětu veřejné zakázky bude vykazovat přinejmenším takovou účelnost, efektivnost a hospodárnost, jaké vyplývají z cílů této činnosti. Prakticky je předmět veřejné zakázky určen svým názvem a svými parametry. Část z těchto parametrů vyjadřuje užitné vlastnosti, jež charakterizují užitnou hodnotu. Některé z těchto užitných vlastností jsou dány pevnou hodnotou a zbývající se mohou pohybovat v určitém rozsahu a mohou v menší nebo větší míře ovlivňovat užitnou hodnotu. Ty významné pak může být výhodné použít jako dílčí hodnotící kritéria, zbývající mohou být nastaveny pevnou prahovou hodnotou Efektivnost Nejdříve je třeba zdůraznit, že u životního cyklu veřejné zakázky lze dosáhnout žádoucí efektivnosti pouze regulerní soutěží, tj. uplatněním výhod volného trhu (vytvoření základních podmínek požaduje 6 zákona o veřejných zakázkách). Omezení soutěže obvykle vede k tomu, že výběr nejlepší nabídky sice proběhne, ale jen z těch méně výhodných. V průběhu životního cyklu veřejné zakázky je celá řada příležitostí, kdy mohou být podmínky soutěže více nebo méně narušeny (tomuto tématu bude věnována samostatná podkapitola). Strana: 10/17

11 Dosažení efektivnosti je možné zajistit dvěma cestami: 1. snižováním vstupů (při zachování výstupu), 2. zvyšováním výstupu, jeho užitné hodnoty (při zachování vstupů). První možnost lze realizovat snižováním: nabídkové ceny (základní hodnotící kritérium nejnižší nabídková cena), při použití základního hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky musí být dostatečná váha nabídkové ceny ( 50 %) nebo úplné nabídkové ceny, tj. nabídkové ceny plus provozních nákladů životního cyklu předmětu plnění (základní hodnotící kritérium ekonomická výhodnost nabídky) při její dostatečné váze ( 50 %) a nákladů na životní cyklus veřejné zakázky (náklady na zádávací dokumentaci, experty, administrativu, outsourcované zadání, pokuty ÚOHS 5 atd.), které nemusí být vždy zanedbatelné. Druhou možnost lze realizovat: soutěží ve vhodně vybraných dílčích hodnotících kritériích užitné hodnoty, jež umožní v určitém rozsahu zvýšit užitnou hodnotu výstupu Hospodárnost Minimalizace nákladů na zdroje (vstupy) používané na činnost při dodržení odpovídající kvality. Hospodárnost se týká standardu zdravého finančního řízení při vynakládání veřejných finančních prostředků, tedy řízení a správy zdrojů. Dodržování hospodárnosti znamená zaměřit se především na typické neúspornosti: používání zdrojů, které nejsou pro dosažení žádoucích účinků nutné, 5 Úřad pro ochranu hospodářské soutěže Strana: 11/17

12 používání zdrojů, které jsou sice nutné, ale mohly být pořízeny za nižší náklady, platby za vyšší kvalitu vstupů, než která je nutná pro dosažení žádoucích výsledků zadávacího řízení, nevhodné navržení činností procesu životního cyklu veřejné zakázky, jež mohlo být proveden s nižšími náklady. Vzhledem k tomu, že hospodárnost je prostřednictvím nákladů zahrnuta v efektivnosti, není nutné, po vytvoření podmínek pro efektivní dosažení výstupu, znovu sledovat všechny náklady, jež jsou minimalizovány pomocí soutěže (nabídková cena nebo náklady životního cyklu předmětu plnění). Stačí odpovědět na otázku: Které náklady v rámci životního cyklu veřejné zakázky je možné snížit? Takto chápaná hospodárnost 6 - hospodárnost provedení - zahrnuje pouze ty náklady, které se vztahují k průběhu životního cyklu veřejné zakázky a lze je snižovat bez ovlivnění výstupu. Jedná se o řadu nákladů (na zádávací dokumentaci, vlastní odborníky, externí experty, administrativu, outsourcované činnosti, pokuty ÚOHS atd.), které v různém rozsahu ovlivňuje prakticky každá činnost životního cyklu předmětu plnění. Tyto náklady ovlivňují především hospodárnost a zprostředkovaně i efektivnost. V současné době jsou tyto náklady běžně zanedbávány a nejsou ani sledovány, natož pak vyhodnocovány. V řadě případů ale nemusí být zanedbatelné, proto by jim měla být věnována přiměřená pozornost. Prvním krokem by mohlo být jejich sledování, zpětné vyhodnocování a přijímání opatření pro jejích redukci v budoucnu. Pokud jsou do hospodárnosti zahrnuty i náklady, které se vztahují přímo k výstupu (např. nabídková cena), je nutné si uvědomit, že jejich snižování je možné jen ve vztahu k výstupu, tedy v rámci efektivnosti. 6 Stejně je chápána hospodárnost v rámci standardní kontroly (Erfolgskontrolle) ve správě SRN, jako hospodárnost provedení. Pro tento výklad mluví také to, že při hodnoceních ex ante se nikdy nesetkáme s hodnocením hospodárnosti. Strana: 12/17

13 2.4.4 Specifika hospodárnosti a efetivnosti Efektivnost je obvykle vyjádřena vztahem mezi výstupy činnosti a vstupy na tuto činnost vynaloženými. Při sledování efektivnosti je vždy prvním krokem zkoumání výstupů. Jejich forma určí, jak bude možné efektivnost hodnotit. Výstupy vyčíslitelné ve finančních jednotkách umožní hodnocení nákladů a přínosů a stejné výstupy (se stejnou užitnou hodnotou) umožní hodnocení efektivnosti porovnáním nákladů. Je tedy třeba rozlišovat mezi efektivností jako takovou a jejím hodnocením, které může být i prostřednictvím porovnání nákladů, přestože nejde o hospodárnost. O hospodárnosti nelze říci, že její úroveň v organizaci A je 20 % nebo že se hospodárnost v organizaci B zvýšila o 4 %. Je však možné říci, že organizace B díky úsporným opatřením snížila náklady o 4 %. Důležitou vlastností efektivnosti je to, že může být jako ukazatel využita pro porovnání různých variant řešení. To hospodárnost neumožňuje. Také nelze mluvit o hospodárnosti při hodnoceních ex ante, pouze o efektivnosti. O hospodárnosti lze mluvit až při realizaci, při provádění nějaké činnosti. Matoucí také může být i velmi široký obecný pojem hospodárnost v češtině 7 (na rozdíl od poměrně úzce definované hospodárnosti pro potřeby 3E), který může být vnímán jako hospodárnost i efektivnost a v některých případech může pokrýt i účelnost definované pro potřeby 3E. Příklad: Minimalizace nákladů v rámci životního cyklu veřejné zakázky (obrázek 2) na předmět plnění (který se u různých nabídek významněji neliší) pomocí kritéria nejnižší nabídkové ceny je v podstatě rozhodováním o efektivnosti nabídek. Jestliže je vybraný předmět plnění hodnocen jako vstup pro činnost (obrázek 1) je minimalizace nákladů na něj hospodárností (minimalizace nákladů na zdroje). 7 Pravděpodobně je to dlohodobým vlivem němčiny. Wirtschaftlichkeit zahrnuje Vollzugwirtschaftlichkeit odpovídá economy tedy hospodárnosti a Massnahmewirtschaftlichkeit odpovídá efficiency tedy efektivnosti. Wirtschaftlichkeit in weitrem Sinne se někdy používá pro výkonnost neboli 3E. Strana: 13/17

14 Rozlišení mezi hospodárností a efektivností je někdy obtížné, proto je dobré se vždy dohodnout na konkrétních (jasných a naprosto srozumitelných) definicích, které budou používány a držet se grafického modelu. Podstatně důležitější je správné zahrnutí všech relevantních nákladů než použití toho nejsprávnějšího pojmu. 2.5 Činnosti životního cyklu veřejné zakázky, jež mohou významně ovlivnit 3E Z procesu životního cyklu veřejné zakázky lze vybrat činnosti, jež mohou významně ovlivnit účelnost, efektivnost a hospodárnost (jsou dále uvedeny v logickém sledu, ale bez rozlišení fáze procesu). U jednotlivých činností je upozorněno na to, jakým způsobem a které složky 3E ovlivňují. Při správném provedení pozitivně, při špatném negativně. Analýza potřeby nákupu a její zdůvodnění analýzou potřeby a jejím definováním vytvoří základní předpoklady zajištění účelnosti; výběrem optimální varianty uspokojení potřeby předurčí základní úroveň efektivnosti. Definování předmětu plnění doplňuje a precizuje informace z analýzy potřeby nákupu a dává je do formy vhodné pro obchodní styk (tím zajišťuje účelnost) a specifikací užitných vlastností vytváří podmínky pro případné zlepšení efektivnosti veřejnou soutěží. Určení podmínek účasti nastavuje úroveň pro připuštění uchazečů a tím zároveň do určité míry omezuje soutěž tím ovlivňuje efektivnost. Kritéria pro hodnocení nabídek (základní hodnotící kritérium a dílčí hodnotící kritéria) volbou kritéria nejnižší nabídková cena je pro výstup daný pevnými parametry usilováno o nejnižší náklady na vstupu efektivnost (hospodárnost); volbou ekonomické výhodnosti nabídky se otevírá možnost soutěže o maximální navýšení užitné hodnoty (ve využitelném rozsahu) při minimálním nárůstu ceny efektivnost. Určení metody pro hodnocení veřejných zakázek vhodně zvolená metoda umožní objektivní vyhodnocení nabídek a tím výběr nabídky s nejvyšší užitnou hodnotou ve vztahu k nabídkové ceně, resp. k nabídkové ceně plus současná hodnota provozních nákladů efektivnost. Příprava smluvních podmínek (vypracování návrhu smlouvy) zjednodušeně řečeno, v účelném rozsahu převádí zadávací podmínky do smlouvy a činí je Strana: 14/17

15 vymahatelnými pomocí přiměřených nástrojů, vč. sankčních tím podporuje účelnost (udržením předmětu plnění veřejné zakázky v rámci požadovaných parametrů) a efektivnost (udržením nabídkové ceny s případnými nárůsty jen z důvodů a ve výši předem sjednanými). Posouzení nabídek a kvalifikace vyloučení uchazečů nesplňujících podmínky formálními nedostatky, jež by bylo možné přijatelným způsobem napravit, může vyloučit uchazeče s výhodnějšími cenami, příp. i s lepšími užitnými vlastnostmi ovlivňuje efektivnost (hospodárnost). Hodnocení nabídek správné uplatnění předem připravené metody přispěje k efektivnosti. Rozhodnutí o přidělení zakázky rozhodnutí pro objektivně vybranou nejlepší variantu umožní efektivnost i účelnost. Uzavření smlouvy podle připravených smluvních podmínek (návrhu smlouvy) s doplněním údajů, které vyplynuly z veřejné soutěže, přispěje k efektivnosti, případně i účelnosti. Sledování plnění smlouvy včasné odhalení nedostatků při realizaci předmětu plnění a jejich eliminace nebo omezení, vč. využití nástrojů zabudovaných ve smlouvě ovlivňuje účelnost, efektivnost i hospodárnost. Fyzické převzetí předmětu plnění při dostatečné důslednosti přispěje k dodržení účelnosti (neodchýlení se od předmětu plnění ve všech parametrech), efektivnosti (při dosažení snížení ceny v důsledku zjištěné vady) i hospodárnosti (zamezením ztrát při neuplatnění včasné reklamace). 2.6 Zpětná vazba veřejných zakázek podpoří 3E V grafickém modelu 3E pro veřejnou zakázku (obrázek 2) chybí zpětná vazba, která by mu dala potřebnou dynamiku. Stačí relativně jednoduchá účelná zpětná vazba, která bude systematicky využívána. Zpětná vazba by měla vypovídat o skutečně dosažených výsledcích a údajích umožňujících vyhodnotit 3E a poskytovat základní podněty pro zvyšování úspěšnosti při zadávání veřejných zakázek. Zpětná vazba by měla zachycovat např. tyto údaje: stupeň skutečného uspokojení potřeby zadavatele (např. stanovisko uživatelů), Strana: 15/17

16 skutečné hodnoty nejdůležitějších parametrů bez ohledu na to, jestli byly dílčími hodnotícími kritérii (výběr již v přípravě veřejné zakázky), skutečně dosaženou cenu, nabídkovou cenu a cenu obvyklou v daném místě a čase, náklady na životní cyklus předmětu plnění (s případným vyčíslením největších složek). Veřejné zakázky jsou kritizovány ze všech stran a také je řada aktivit, které se snaží kritizované problémy řešit. Výsledky jsou však minimální. Důvodů je zřejmě více, ale je velmi pravděpodobné, že některé z nich by odstranilo nebo alespoň omezilo zavedení zpětné vazby (viz následující obrázek). Obrázek 4: Grafický model 3E pro veřejnou zakázku se zpětnou vazbou Potřeba Cíl(e) Vstupy ŽCVZ Výstupy Výsledky / dopady Hospodárnost Efektivnost Účelnost Zpětná vazba 3. Závěr - doporučení pro postup zadavatele Při uplatňování 3E v rámci veřejných zakázek je účelné vzít v úvahu zejména následující skutečnosti: Nejdříve je třeba si na základě definic ujasnit obsah pojmů účelnost, efektivnost a hospodárnost. Strana: 16/17

17 Velmi dobrou pomůckou je grafický model, je dobré ho mít stále na paměti. Potřeba, kterou má veřejná zakázka úplně nebo částečně uspokojit, vychází z problému v činnosti, kterou je také možné zahrnout do grafického modelu. Předmět veřejné zakázky by měl potřebu uspokojit tak, aby 3E této činnosti byly přinejmenším zachovány. Pro bezproblémovou implementaci je často třeba předmět plnění veřejné zakázky zasadit do vhodného opatření, např. projektu. Účelnost zajistí objektivní, úplné, jednoznačné a jasné definování předmětu veřejné zakázky ve vazbě na skutečnou potřebu a jeho udržení v celém procesu životního cyklu veřejné zakázky. Základní úroveň efektivnosti je nastavena při určení optimální varianty uspokojení skutečné potřeby a může být zlepšena jen regulérní soutěží. Vhodné zvolení kritérií a objektivní hodnocení mohou soutěž vylepšit. Použití samostatných dílčích hodnotících kritérií nabídková cena a provozní náklady (průměrné provozní náklady za rok) místo jednoho kritéria náklady životního cyklu předmětu plnění (nabídková cena plus současná hodnota provozních nákladů) je zásadním porušením principů 3E, konkrétně efektivnosti. Nezávisle ovlivnitelná hospodárnost je dána náklady, které se neúčastní soutěže, tj. náklady životního cyklu veřejné zakázky. V řadě případů nemusí být zanedbatelné. Zvyšování účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti veřejných zakázek je možné jen systematickou, cílevědomou činností, která není možná bez funkční zpětné vazby. Strana: 17/17