DOHODA S DODAVATELEM

Transkript

1 DOHODA S DODAVATELEM uzavřená mezi ODBĚRATELEM Henniges Hranice s.r.o. Olomoucká Hranice Czech Republic (v následujícím textu nazvaný jako HH ) a DODAVATELEM (v následujícím textu nazvaný jako DODAVATEL ) Jméno: Funkce: Datum: Za odběratele Za dodavatele Podpis: Vydání: 2 Účinnost od: Strana 1 z 9

2 Obsah: 1. Úvod Ochrana obchodního tajemství Základní požadavky a cíle pro dodavatele Audity u dodavatele Zajištění jakosti v předsérii a při sériové výrobě Plánování jakosti Proces schvalování produktu Požadavky na způsobilost zvláštních znaků Kontrola dodaných produktů Identifikace a zpětná sledovatelnost Řízení neshodných produktů, nápravná a preventivní opatření Dokumenty a záznamy Bezpečnost a ochrana životního prostředí Závěrečná ustanovení Zkratky a pojmy Související dokumenty... 9 Vydání: 2 Účinnost od: Strana 2 z 9

3 1. Úvod Tato dohoda je smluvním stanovením podmínek a procesů mezi HH a dodavatelem, které jsou nutné k udržení spokojenosti zákazníků, vedou k dosahování stanovených cílů a v neposlední řadě umožňují neustálé zlepšování vzájemné spolupráce. Jakost dodávek dodavatele HH má bezprostřední vliv na kvalitu a spolehlivost našich produktů. Z tohoto důvodu HH požaduje po dodavateli vysokou kvalitu a spolehlivost dodávaných produktů za současného neustálého zvyšování konkurenceschopnosti a to s využitím všech možných prostředků, nejmodernějších technologií a výrobních prostředků, neustálým zlepšováním procesů a omezováním (např. zkracováním časů) činností nepřidávající hodnotu. Dodavatel je zodpovědný za jakost všech svých dodávek. Tato dohoda se vztahuje na všechny produkty dodávané dodavatelem v rámci uzavíraných smluvních vztahů se společností HH. Tato dohoda je tvořena závaznými všeobecnými požadavky na dodavatele. 2. Ochrana obchodního tajemství Dodavatel se zavazuje, že zachovává a bude zachovávat mlčenlivost o získaných informacích, získaných v rámci smluvního vztahu s HH. Zachováváním mlčenlivosti se rozumí nesdělování získaných informací třetím stranám, pokud nedošlo k písemnému souhlasu HH. Toto nesdělování získaných informací se nevztahuje na nezbytně nutné informace pro zabezpečení smluvního vztahu s HH (např. pro subdodavatele HH, který dodává dodavateli HH produkt, který je součástí produktu dodavatele HH). HH akceptuje přiměřená omezení ze strany dodavatele k zajištění jeho provozních tajemství, pokud je jinou formou prokázána spolehlivost a způsobilost dodavatele. Avšak při objevení problémů nebo znepokojení musí být dodavatel připraven podat takové množství informací, které povede k eliminaci problémů nebo nespokojenosti. HH se zavazuje zachovávat mlčenlivost o informacích získaných v rámci smluvního vztahu s dodavatelem. Zachováváním mlčenlivosti se rozumí nesdělování získaných informací třetím stranám (toto se nevztahuje na zákazníka HH, kterému je nebo bude dodáván produkt, jehož součástí je produkt dodavatele HH). 3. Základní požadavky a cíle pro dodavatele HH stanovuje dodavateli na dané období cílové hodnoty pro jednotlivé oblasti požadavků. Pro jednotlivé níže uvedené oblasti platí následující základní požadavky. A) Požadavky na systém managementu dodavatele Dodavatel musí mít zaveden a udržován systém managementu jakosti dle standardu ISO 9001 v posledním platném znění a směřovat ke strategii nulového počtu neshod. Dodavatel se zavazuje rozvíjet svůj systému managementu jakosti s cílem dosáhnout shody se standardem ISO/TS v posledním platném znění (vhodná je certifikace systému řízení jakosti dle ISO/TS ). Dodavatel bude předávat HH aktuální kopii certifikátů výše uvedených standardů (včetně změn) a informace o případném odebrání certifikátu nebo o zahájení procesu odebrání certifikátu, aniž by čekal až ho k tomu HH vyzve. B) Hodnocení dodavatele HH HH od svých dodavatelů očekává 100%-ní plnění dodávek v požadovaném množství, kvalitě, termínech a podle dalších dohodnutých podmínek. Dodavatel usiluje o cíl v podobě nulového počtu neshod vůči HH. Dodavatelé jsou HH vybíráni a následně hodnoceni dle schopnosti plnit dohodnuté požadavky. Výsledky hodnocení a cíle pro další období budou poskytnuty dodavateli, který na základě hodnocení bude přijímat opatření k zlepšení hodnocení. Vydání: 2 Účinnost od: Strana 3 z 9

4 4. Audity u dodavatele Dodavatel se zavazuje umožnit provedení auditu ze strany HH nebo zákazníka HH u dodavatele k zjištění, zda opatření k zabezpečování jakosti u dodavatele zaručují splnění požadavků HH. Po předchozím vzájemném odsouhlasení termínu může být audit proveden jako audit systému, procesu, produktu nebo jen se zaměřením na určitou problematiku. Dodavatel umožní přístup na pracoviště dodavatele související s výrobou pro HH. Dodavatel se zavazuje vyčlenit patřičné osoby dodavatele (včetně vhodných kancelářských prostor) pro úspěšné provedení auditu. Jestliže HH považuje za nutná nápravná opatření u dodavatele popř. jeho subdodavatele, dodavatel se zavazuje, že neprodleně (dle dohody s HH) připraví plán opatření a bude ho realizovat dle stanoveného harmonogramu odsouhlaseného HH (pokud se HH nezřekne jeho schválení). Dodavatel je povinen provádět minimálně jednou ročně audit výrobního procesu a audit produktu pro každý dodávaný produkt do HH, pokud se tohoto požadavku HH nezřekne. Pokud obsahuje produkt CC znak, musí být jednou ročně prokázáno provedení auditu pro každý takový produkt podle požadavků koncernu Volkswagen uvedených ve Formel-Q Způsobilost Katalog požadavků pro vedení dokumentace D/TLD dílů. 5. Zajištění jakosti v předsérii a při sériové výrobě 5.1 Plánování jakosti Dodavatel se zavazuje použít management projektu s plánováním jakosti (dle doporučených příruček APQP nebo VDA 4.3) už ve fázi vývoje procesu a umožnit HH účast na projektu. Dodavatel se zavazuje k využívání účinných preventivních metod v rámci plánování jakosti a managementu projektu. Tyto metody musí obsahovat zejména následující prvky: Analýzu vyrobitelnosti - přezkoušení, zda poptávaný a požadovaný produkt může být v požadované jakosti, množství a termínu dodán. Úkolem dodavatele je projednání nejasných a upřesňujících požadavků s útvarem nákupu HH a tímto zajištění dostatku informací k prověření vyrobitelnosti. FMEA - procesní FMEA u všech nových a změněných výrobních procesů (případně jiná forma analýzy rizik výrobního procesu po schválení HH). Plánování řízení produktu a procesu (kontrolní plán) - je nutno definovat rozsah řízení (metody řízení a kontroly) produktu a procesu - CO (kontrolovaný / řídící znak produktu a procesu), JAK ČASTO (četnost metody řízení a kontroly), KOLIK (rozsah kontrolovaných znaků), ČÍM (měřidlo), JAK (způsob kontroly), KDO (osoba provádějící kontrolu), VÝSTUP (záznamy o provedené kontrole), REAKCE (popis opatření provedených v případě nevyhovující kontroly). Plánování systémů měření (zkušebních prostředků) - je nutno stanovit zkušební prostředky (druh, množství, rozlišitelnost apod.), způsob a prostředí měření a zabezpečit dostatečně malou nejistotu výsledků měření pomocí analýz systémů měření (dle doporučených příruček MSA - QS 9000, VDA 5). Zvláštní znaky - pro zvláštní znaky (kritické CC a významné SC ) produktu a procesu musí dodavatel prokázat dosažení stanovených hodnot předběžných a trvalých způsobilostí (Pp, Ppk / cp, cpk, viz článek 5.3). Plánování kapacit procesů a provozních prostředků - výrobní procesy a provozní prostředky nutno dodavatelem plánovat na požadovanou kvalitu a kapacitu. Dostatečnou kapacitu výrobních procesů při zajištění odpovídající úrovni jakosti musí dodavatel prokázat měřením skutečné výrobní kapacity během alespoň 1 výrobní směny (pokud není HH stanoveno jinak), přičemž výrobní procesy musí mít alespoň 20%-ní kapacitní rezervu z plánované kapacity pro případné zvyšování objemu výroby zákazníkem HH. Vydání: 2 Účinnost od: Strana 4 z 9

5 Plánování balení - balení musí zaručit zabránění poškození výrobku během dopravy a skladování. Dodavatel při plánování balení rovněž zabezpečuje požadavky životního prostředí dle příslušných předpisů. Rizika ve spolehlivosti dodávání dodavatel musí identifikovat rizika ve všech fázích realizace produktu a omezit dopady těchto rizik na HH. Pro případy výskytu identifikovaných rizik musí existovat postupy pro řešení rizik (Krizové plány). Cílem je zajištění 100%-ní spolehlivosti dodávání produktů HH. 5.2 Proces schvalování produktu Schvalování produktu musí být provedeno v souladu s PPAP popř. VDA 2 v posledním platném znění. Pro schválení produktu musí dodavatelé předložit (pokud není s oddělením nákupu HH dohodnuto jinak): protokol se specifikacemi a naměřenými hodnotami, který obvykle zahrnuje ověření: 1. rozměrů produktu, 2. vzhledu povrchu produktu, 3. mechanických vlastností produktu, 4. chemického složení produktu vzorky produktu v množství, které je upřesněno objednávkou V případě, že vzorky produktu je neekonomické a neúčelné vyrábět a dodávat zvlášť, pak jsou odebrány z první sériové dodávky v HH - platí jen při obdržení svolení oddělením nákupu HH. materiálový list (chemické složení materiálu - obsah jednotlivých prvků) produktu nebo informace o zadání údajů o produktu v IMDS případně další požadavky specifikované oddělením nákupu HH Pokud jsou produkty vyráběny více nástroji, několikanásobnými formami apod., pak musí protokol obsahovat výsledky ověření z každé pozice / místa nástroje, formy apod. a vzorky produktu musí být předloženy také z každé pozice / místa nástroje, formy apod. (včetně označení pozic na jednotlivých vzorcích). Ostatní požadavky uvedené v PPAP (případně VDA 2), které nejsou předkládány pro účely schválení produktu, musí dodavatel zpracovat a uchovat pro případné nahlédnutí na požádání HH. Díly určené pro schválení produktu musí být vyrobeny za plně sériových podmínek (sériové nářadí, metody, prostředí, stroje, materiál apod.). Dodavatel neprodleně s dostatečným předstihem informuje HH a předkládá výše uvedené požadavky oddělení nákupu HH před první dodávkou nebo v rámci první dodávky každého produktu a dále vždy v těchto případech: při přesunu výroby u dodavatele do jiné lokality při změně výrobních podmínek u dodavatele (změna technologie, výrobního postupu, nástroje apod.) při přerušení dodávek nebo výroby u dodavatele delším než 12 měsíců při změně subdodavatele materiálu (produktu) Dodavatel nesmí dodat jakkoliv změněné produkty bez předchozího písemného souhlasu HH. 5.3 Požadavky na způsobilost zvláštních znaků Pro zvláštní znaky (kritické CC a významné SC ) produktu a procesu musí dodavatel prokazovat předběžnou a trvalou způsobilost pomocí vhodných PCI (Proces Capability Indices) jako např. P p, P pk / c p, c pk, dle doporučené metodiky v QS 9000-SPC. Pro některé situace není vhodné použití základních indexů způsobilosti procesu (PCI) jako např. P p, P pk / c p, c pk a proto je nutné použít vždy vhodný PCI pro daný případ. Výsledky dodavatel předkládá na vyžádání. Pro zvláštní znaky se požaduje statistické řízení procesů (SPC) - výjimku tvoří případy, kdy je použití Vydání: 2 Účinnost od: Strana 5 z 9

6 SPC neefektivní nebo obtížné (takovéto případy schvaluje HH po předložení zdůvodnění nevhodnosti použití SPC). Zvláštní znaky musí splňovat kritéria způsobilosti dle následující tabulky: Znak Výsledek Interpretace Proces, který se jeví jako statisticky stabilní (zvládnutý) CC PCI (P p, P pk ) 2,00 SC PCI (P p, P pk ) 1,67 CC PCI (c p, c pk ) 1,67 SC PCI (c p, c pk ) 1,33 Proces splňuje požadavky na předběžnou způsobilost. Proces splňuje požadavky na trvalou způsobilost. Pro CC znaky se požaduje zavedení takových opatření, která s vysokou pravděpodobností (a spolehlivostí) odhalí neshodný produkt dříve, než se dostane do HH (doporučuje se 100%-ní automatická kontrola). V případě nesplnění kritérií způsobilosti u zvláštních znaků, se požaduje zavedení takových opatření, která s vysokou pravděpodobností (a spolehlivostí) odhalí neshodný produkt dříve, než se dostane do HH. Tyto opatření musí být funkční až do doby než dojde k prokázání trvalé způsobilosti procesu. 5.4 Kontrola dodaných produktů HH kontroluje produkty od dodavatele z hlediska dodržení termínů, množství, identity, jakož i zjevných vad. Ke každé dodávce dodavatel přikládá dokument kvality - atest (inspekční certifikát) 3.1 dle EN , pokud je HH požadován, který standardně obsahuje specifikace parametrů a naměřené hodnoty. Měření parametrů uváděných v atestu musí provádět pracovník nezávislý na řízení výrobního procesu. Parametry obsažené v atestu jsou dohodnuty dodavatelem s HH. Minimálně jednou ročně provede dodavatel kontrolu všech (případně jen vybrané parametry dle dohody s HH) parametrů produktu (rekvalifikační zkoušky) a výsledky obsahující specifikace parametrů a naměřené hodnoty zašle HH. Měření parametrů musí provádět pracovník nezávislý na řízení výrobního procesu. 5.5 Identifikace a zpětná sledovatelnost Dodavatel musí během realizace produktu vhodnými prostředky produkt identifikovat. HH dále požaduje systém zpětné sledovatelnosti, který umožní zpětné dohledání produktů (původ materiálů a průběh zpracování). HH požaduje důsledné uplatňování podpůrného systému Fi-Fo a důsledné oddělení jednotlivých výrobních šarží / taveb (od tohoto požadavku může být HH upuštěno jen v případech, kdy to neovlivní jakost produktu). Vydání: 2 Účinnost od: Strana 6 z 9

7 5.6 Řízení neshodných produktů, nápravná a preventivní opatření Dodavatel musí zajistit, aby produkt, který není ve shodě s požadavkem HH, byl identifikován a řízen, aby se zabránilo jeho nezamýšlenému použití nebo dodání HH. Dodavatel musí udržovat záznamy o povaze neshod a o všech provedených následných opatřeních, včetně získaných výjimek. Systém managementu jakosti dodavatele musí dát podnět k analýze příčin a stanovení nápravných a preventivních opatření vyplývajících z neshod produktu vedoucí k zabránění opakování neshod. Dodavatel v plném rozsahu zodpovídá za okamžitou reakci v případě dodání neshodných produktů do HH nebo v případě, že vadné produkty od dodavatele zapříčiní zákaznickou reklamaci produktů (případně upozornění zákazníka na nedostatečnou jakost produktu) HH. Okamžitá reakce obsahuje náhradní plnění reklamované dodávky, třídění, vícepráce, zkoušky, analýzy apod.. HH bude za každou oprávněnou reklamaci účtovat 150 EUR za administrativní úkony vzniklé na straně HH. HH může dále požadovat úhradu prokazatelných vícenákladů (včetně vícenákladů u zákazníka HH) souvisejících s řešením dodaného neshodného produktu v souladu s platnými zákonnými předpisy. V případě problémů (reklamace, neshody, upozornění) budou ze strany dodavatele podniknuty neprodleně odpovídající opatření. Dodavatel musí písemně reagovat na reklamaci nejpozději do 24 hod formou zprávy ( ), která musí obsahovat následující body: a) identifikační údaje vztahující se k reklamaci HH, b) popis nevyhovujícího stavu, c) okamžitá opatření (k omezení škod) Nejpozději do 14-ti dnů od zaslání reklamace musí dodavatel předložit písemnou zprávu ( ), která bude obsahovat další kroky řešení, zejména: d) příčinu nevyhovujícího stavu e) plánovaná či realizovaná opatření k nápravě (odstraňující příčinu) Dodavatel musí mít stanoven proces řešení problémů, který vede k identifikaci a eliminaci příčin problémů. HH na vyžádání u významných problémů požaduje použití metody 8D jako formu řešení problémů v rámci vyskytujících se nedostatků u dodávek. V rámci metody 8D jsou vyžadovány tyto kroky: 0 - připrav se na zahájení procesu 8D (definuj okamžité nouzové opatření), 1 - sestav pracovní tým, 2 - popiš problém (CO, KDE, KDY, KOLIK?), 3 - vypracuj a zaveď dočasná opatření k omezení škod, 4 - definuj a potvrď základní příčiny a místo úniku, 5 - stanov a ověř nápravná opatření pro základní příčiny, 6 - zaveď trvalá nápravná opatření a kontroluj jejich účinnost, 7 - stanov preventivní opatření, 8 - zhodnoť a oceň výkon a úspěšnost týmu. Po obdržení reklamace v případě požadavku HH na použití 8D je dodavatel povinen do 24 hodin realizovat první 4 kroky 8D a zaslat oddělení řízení jakosti ve HH 8D s vyplněnými kroky 0-3. O průběhu realizace zbývajících kroků je dodavatel povinen podávat informace v pravidelných intervalech (min. 1 za 2 týdny). Kompletní zprávu 8D dodavatel předloží nejpozději do 3 měsíců pokud není dle charakteru řešeného problému dohodnuto s oddělením řízení jakosti jinak. Vydání: 2 Účinnost od: Strana 7 z 9

8 5.7 Dokumenty a záznamy Dodavatel je povinen uchovávat dokumenty a záznamy jakosti v souladu s požadavky VDA 1, Prokazování - směrnice pro dokumentování a archivaci požadavků na jakost a záznamů o jakosti a příslušných systémových předpisů. HH si vyhrazuje právo nahlédnout do dokumentů a záznamů souvisejících s dodávanými produkty. 6. Bezpečnost a ochrana životního prostředí Dodavatel se zavazuje, že bude plnit všechny právní požadavky týkající se životního prostředí (zejména směrnice EU 2000/53/EC ve znění pozdějších předpisů, RoHS, nařízení REACH a GADSL), zdraví a bezpečnosti při práci platné v zemích, kde je produkt vyráběn, a bude usilovat, aby zabránil veškerým negativním dopadům na osoby a životní prostředí. 7. Závěrečná ustanovení Dodavatel je zodpovědný za dodání požadovaných dílů v požadovaném množství a čase. Dodavatel je zodpovědný za přenesení požadavků HH na své subdodavatele, kteří se podílejí na produktu dodávaném do HH pokud je to smluvně stanoveno. Tato dohoda platí bez časového omezení do okamžiku její změny. Platnost této dohody může být ukončena 3 měsíce po písemném předložení odstoupení od této dohody. Platnost této dohody však zůstává pro všechny dodávky na základě kupních smluv, které byly před ukončením této dohody uzavřeny. Veškeré změny a dodatky této dohody musí být učiněny písemně a podléhají písemnému souhlasu obou stran. Vydání: 2 Účinnost od: Strana 8 z 9

9 8. Zkratky a pojmy Zvláštní znaky - Důležité znaky produktu nebo procesu stanovené HH a dodavatelem na základě znalosti produktu a procesu. Zvláštní znaky jsou rozděleny do dvou skupin: a) Kritický znak (critical characteristic), označení CC (případně D nebo TLD u koncernu Volkswagen) Je znak produktu nebo procesu, jehož odchylka by mohla ohrozit bezpečnost, zdraví a dodržení zákonných předpisů. b) Významný znak (significant characteristic), označení SC Je znak produktu nebo procesu, jehož odchylka by mohla ovlivnit spokojenost zákazníka (konečný uživatel, montážní závod, HH, následující výroba) jako např. způsobilost k montáži, funkčnost, zpracovatelnost, vzhled apod.. Fi-Fo - First-in-first-out (první do - první ven) - systém organizace příjmu a výdeje produktů zabezpečující, že produkty přijaté s nejstarším datem jsou vydány jako první. SPC - Statistická regulace (řízení) procesu. PCI - Proces Capability Indices P p, P pk - Indexy předběžné způsobilosti výrobního procesu nebo produktu (pro hodnocený znak). c p, c pk - Indexy trvalé způsobilosti výrobního procesu nebo produktu (pro hodnocený znak). APQP - Advanced Process Quality Plan - moderní plánování jakosti výrobku IMDS - International Material Data System - mezinárodní systém materiálových dat FMEA - Failure Mode and Effects Analysis (Analýza způsobů a důsledků poruch). 9. Související dokumenty ISO 9001 Systémy managementu jakosti - Požadavky ISO/TS Systémy managementu jakosti - Zvláštní požadavky pro organizace zajišťující sériovou výrobu a výrobu náhradních dílů v automobilovém průmyslu APQP Moderní plánování jakosti výrobku a plán regulace dle QS 9000 PPAP Proces schvalování dílů k výrobě dle QS 9000 MSA Analýza systému měření dle QS 9000 SPC Statistická regulace (řízení) procesu dle QS 9000 VDA 1 Prokazování - směrnice pro dokumentování a archivaci požadavků na jakost a záznamů o jakosti VDA 2 Zabezpečování jakosti dodávek VDA 4.3 Zajišťování jakosti před sériovou výrobou - Plánování projektu VDA 5 Způsobilost kontrolních procesů Vydání: 2 Účinnost od: Strana 9 z 9