Procesnířízení samosprávy obce

Transkript

1 Open Workshops 2011: Praha magistrát hl.m.prahy, Praha magistrát hl.m.prahy, Bratislava ZMOS, Praha MČ Praha 1 samosprávy obce katedra informačních technologií Vysoká škola ekonomická v Praze repa@vse.cz

2 ve veřejné správě Patří procesnířízení do veřejné správy? Netržní povaha, Primární funkce legislativy, Vliv politického vedení Je tzv. e-government cestou ke skutečné Lze ve veřejné správě plně aplikovat principy procesního řízení? efektivnosti Kritická potřeba veřejné abstrakce, správy, nebo pouze Kritická potřeba strategického vidění dalším způsobem dolování veřejných Kritická potřeba změny (pojetí, organizace, myšlení, ) zdrojů? Je veřejná správa na procesnířízení připravena? Kritická potřeba abstrakce X tradiční úřední praxe Kritická potřeba strategického vidění X profesionální politici Kritická potřeba změny X legislativa

3 Business Process Reengineering Hammer/Champy - Reengineering the corporation řízení organizace orientováno na procesy vyžaduje radikální a revoluční změny v procesech v organizaci v technologii v postojích v kvalifikaci umožňuje změnu celkového zaměření význam informačních technologií vyvolávají potřebu změn umožňují změny představují podstatu businessu, nikoliv formu jsou v principu proměnné, základ dynamiky dělat, co je třeba, ne, co je dáno

4 Technologie jako nástroj k bourání bariér / pravidel Původní pravidlo Bourací technologie Nové pravidlo Informace se vyskytuje v jednom čase na jednom místě Sdílené databáze Informace se vyskytuje v jednom čase na těch místech, kde je potřeba Složitou práci může dělat jen expert Expertní systémy Všestranný pracovník je schopen nahradit i experta Je nutno se vždy rozhodnout mezi centralizací a decentralizací Telekomunikační nástroje, sítě Lze souběžně těžit z výhod centralizace i decentralizace (centralizace s distribucí dat a zpracování) Vše rozhodují manažeři Terénní pracovníci potřebují kanceláře pro příjem, ukládání a rozesílání informací Nástroje na podporu rozhodování (databáze, repositáře a modelovací nástroje) Bezdrátová komunikace, přenosné počítače Rozhodování je běžnou součástí práce každého Terénní pracovníci mohou přijímat, ukládat a rozesílat informace kdekoliv jsou. Nejlepší kontakt s klientem je osobní kontakt Lidé musí najít věci Plány je nutno revidovat periodicky Zdroj: Hammer/Champy, 1993 Interaktivní videodisky, WWW stránky Automatická identifikace, sledování pohybu Výkonná výpočetní technika a plánovací nástroje Nejlepší kontakt s klientem je efektivní kontakt Věci samy řeknou kde jsou Plány jsou revidovány permanentně

5 Základní struktura organizace a její infrastruktury SCHOPNOSTI A POSTOJE prostředí podporují ORGANIZACE podporuje BUSINESS PROCESY PRIMÁRNÍ FUNKCE CÍL sekundární funkce podporuje INFORMAČNÍ SYSTÉM umožňuje INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE sekundární funkce terciární funkce

6 ve veřejné správě - Životní události - Často používaný pojem v kontextu procesního pohledu veřejnou správu (pochází z GB, rozpracován v USA, Austrálii, značná pozornost v EU). U nás MIČR. Pohled na činnosti veřejné správy v jejich přirozených souvislostech: tyto jsou vždy dány životní situací zákazníka veřejné správy občana, firmy, společnosti,, životní situace občanů/minorit/firem/ jsou velmi blízké základnímu cíli a smyslu aktivit veřejné správy. Takový pohled na činnosti veřejné správy má mnoho společného se základním principem procesního řízení a reengineeringu uspořádat činnosti podle hlavních cílů, jenž musí být přímo napojen na přirozené strategické cíle organizace a ty vždy vyplývají z potřeb zákazníků.

7 Odvozování životních událostí z životních cyklů klíčových objektů Birth Birth/ Citizen registration Childhood Secondary education beginning/ Adolescence beginning Secondary education beginning Secondary education beginning/ Registering Adolescence School change/ Re-registering Secondary Education Schools left/ Adulthood beginning Adulthood Conditions for retirement fulfilled/ Retirement beginning Return from reform school/ Continuing education Secondary education finished Crime incident/ Moving to reform school Tertiary Education Visiting reform school Retirement Tertiary education finished/ Moving to the adults register Age limit/ Decision on resocialization Death/ Remove from register Secondary education finished/ Moving to the adults register Death Re-socialization Resocialized/ Moving to the adults register Schools left Popis životních cyklů objektů je dobrým základem pro analýzu klíčových životních situací a vytvoření interface mezi úřadem a jeho zákazníky : Příklady: Trestný čin nezletilého Návrat ze zvláštní školy Ukončení školní docházky atd

8 Různé pohledy na procesy úřadu Činnosti / pravomoci / odpovědnosti Activity Documents / form s Responsible employee Informační systémy / aplikace Odv od branců a příprav a prostor pro odvodové řízení Povolávací rozkaz Pozvánka na přezkum Požadavek na uchování/vyhledání spisu Žádost o informaci Bimonová Hana, Joskov á Martina Požadavek na hotovostní platbu Pokladní doklad Bucháčková Alena Přijatá pošta, pošta k odeslání Podatelna Tichá Irena, Plná Jitka Vyřízení žádosti o příspěvek na by dlení v rámci povodňových odškodnění Vyřizování a správ a místních poplatků (psy, lázeňský a rekr. pobyt,...) Ověřování pravosti podpisu a ověřování shody opisů nebo kopie s listinou Žádost o příspěvek na by dlení Předpis poplatku Žádost Stížnosti Stížnost Tichá Irena, Plná Jitka Proces Požadavek přijmut Úřad Informace o požadavcích Kniha požadavků Zjištění věcného obsahu požadavku Požadavek zpracován Zaznamenání do knihy požadavků Rozhodnutí o složitosti Informace zaznamenána Započato řešení po telefonu Započata práce technika Předáno servisní firmě Know-how Know-how Know-how Řešení po telefonu Práce technika Práce servisní firmy Občan (klient) Požadavek vyřešen Požadavek nevyřešen Požadavek nevyřešen Životní události Event Documents / form s Responsible em ployee Odvod branců a příprava prostor pro odvodové řízení Povolávací rozkaz Pozvánka na přezkum Požadavek na uchování/vyhledání spisu Žádost o informaci Bimonová Hana, Joskov á Martina Požadavek na hotovostní platbu Pokladní doklad Bucháčková Alena Přijatá pošta, pošta k odeslání Podatelna Tichá Irena, Plná Jitka Vyřízení žádosti o příspěvek na bydlení v rámci povodňových odškodnění Vyřizování a správa místních poplatků (psy, lázeňský a rekr. pobyt,...) Ověřování pravosti podpisu a ověřování shody opisů nebo kopie s listinou Žádost o příspěvek na by dlení Předpis poplatku Žádost Stížnosti Stížnost Tichá Irena, Plná Jitka

9 Projekt PARMA Public Administration Reference Model Architecture Cíl: vytvořit obecný model procesněřízeného úřadu samosprávy (resp. řízené samosprávy) Východiska: ve VS je možné a dává smysl Vzhledem k obecným strategickým hodnotám VS, jež musí vycházet z potřeb společnosti a zejména jednotlivce, je ve veřejné správě primární samospráva Strategické hodnoty, potřeby, procesy i většina dalších aspektůřízení má ve VS obecnou a typovou povahu

10 PARMA

11 samosprávy - shrnutí - Obecná východiska: ve VS je možné a dává smysl. Strategické hodnoty, potřeby, procesy i většina dalších aspektůřízení má ve VS obecnou a typovou povahu. Strategické hodnoty VS musí vycházet z potřeb společnosti a zejména jednotlivce (=> ve veřejné správě je primární samospráva). PARMA (model procesněřízené samosprávy): Strategické hodnoty postaveny na hierarchii potřeb (Maslow) Hranice destruktivního, konstruktivního a společenského chování: určují základní strategické hodnoty samosprávy; jsou zdrojem základních životních událostí => klíčových procesů; Procesy provázány se strategií na bázi BSC / Strategy Maps (Kaplan, Norton) Systém dokonale pružný vzhledem k předpokládanému vývoji (dílčích cílů, potřeb, společenského systému, )

12 Projekt PARMA samosprávy obce katedra informačních technologií Vysoká škola ekonomická v Praze repa@vse.cz Projekt PARMA Projekt OpenSoul