POJISTNÉ SMLOUVY 2006

Transkript

1 Pojistné smlouvy Strana POJISTNÉ SMLOUVY 2006 Obsah: POJISTNÉ SMLOUVY HLAVNÍ MENU 2 2 MODUL SMLOUVY POPIS JEDNOTLIVÝCH KARET (OBLASTÍ ÚDAJŮ) PŘEHLED SMLUV ŽLUTĚ PODBARVENÁ KARTA S MŘÍŽKOU (SEZNAMEM SMLUV) SMLOUVA Č. > XXXXXXX < ORANŽOVĚ PODBARVENÁ KARTA Provize - informace o průběhu plateb provizí, předpis plateb a skutečné úhrady HROMADNÉ ZMĚNY 15 3 MODUL KLIENT SLOUČENÍ SHODNÝCH ZÁZNAMŮ (KARET) KLIENTA KE STEJNÉMU IČ ZADÁNÍ NEBO PROVEDENÍ ZMĚN V KARTĚ KLIENTA POSTUP PŘI ZADÁNÍ SMLOUVY: 21 4 POPISY ČÍSELNÍKŮ: TYPY SMLUV ČÍSELNÍK TYPŮ SMLUV ČÍSELNÍK SPRÁVCŮ ZÍSKATELŮ, OBCHODNÍKŮ ATD ČÍSELNÍK SEZNAM PRACOVNÍKŮ MAKLÉŘSKÉ FIRMY KONTAKTNÍ OSOBY POJISTNÍK (KLIENT) 26 5 ELEKTRONICKÉ ÚHRADY POPIS MODULU: NASTAVENÍ PARAMETRŮ: IMPORT ELEKTRONICKÉHO SOUBORU: ZÁPIS ÚHRAD: ZÁZNAM ÚHRAD PROVIZÍ: 31 6 HLÁŠENÍ ŠKOD (POJISTNÉ UDÁLOSTI PU) 34 7 MODUL DOKUMENTACE (AKTIVITY A KONTAKTY) POPIS FUNKCÍ OVLÁDACÍCH PRVKŮ V KARTĚ DOKUMENTACE - SEZNAM AKTIVIT: POPIS DALŠÍCH MOŽNOSTÍ A OPERACÍ VE FORMULÁŘI AKTIVITY: ODESLÁNÍ U PŘÍJEM Ů 41 8 MODUL ARCHIV POSTUP INSTALACE: ARCHIVACE SMLUV PŘÍPRAVA ARCHIVACE- ODSUN SMLUV DO ARCHIVU. 45 1/46

2 Pojistné smlouvy Strana POJISTNÉ SMLOUVY 2006 (uživatelský interface) Po instalaci lze program nastartovat z ikony (zástupce) z plochy nebo z menu START - Programy - Pojistné smlouvy Zobrazí se maximalizované hlavní okno programu, jeho hlavní MENU a panel s velkými tlačítky s ikonami pro rychlý a snadný start jednotlivých modulů. Modul zvolíte pomocí kliku levého tlačítka myši nebo Ctrl+podtržený znak v popisu tlačítka. 1.1 Hlavní MENU je přístupné po stisku klávesy F10 nebo pomocí horkých kláves, tj. kombinací klávesy Alt+podtržený 2/46 znak v položkách hlavního MENU. Např. Alt+R rozbalí 2. roletové menu pod položkou Servis nebo Alt+S pod položkou Soubor. Podpoložky roletového MENU již startují konkrétní programové moduly, např.: - Pojistné smlouvy - kompletní údaje pojistné smlouvy - Provize - splátky provizí v měsíčních dávkách, výplaty provizí správcům - Faktury vydané - generace FV na pojišťovny, firmy + volná i položková fakturace - Nastavení firemních údajů - adresa firmy, bankovní spojení, IČO, DIČ, % provize - Číselník správců pojistných smluv - % pro výpočet provizí, účty pro zasílání výplat provizí - Číslování dokladů - interní kód dokladů a fakturační řady - Definice přístupových práv - HESLA - zamezení přístupu k částkám provizí ve všech modulech - Obnova indexů - reindexace- (Důležitá operace po pádu programu, přerušení atd.. viz dodávky el. energie nebo jiném nekorektním ukončení programu.) bližší popis jednotlivých modulů. Vše je ovladatelné nejlépe pomocí myši, ale je možné používat k jednotlivým volbám i klávesnici. V každém modulu je v horní nástrojové liště - TOOLBARU, řada tlačítek s grafickými symboly. Každé tlačítko má bublinovou nápovědu, která se zpřístupní po spočinutí kurzoru myši nad tlačítkem. Navíc se zobrazí i jednořádkový help (nápověda) v patě okna modulu. Tlačítka se šipkami umožňují navigaci, pohyb mezi jednotlivými záznamy. Tlačítko s tiskárnou umožňuje vytisknou seznam pojistných smluv, provizí, faktur... dle toho, s jakým modulem nebo v jaké kartě se nacházíte. Tlačítko s bílým (prázdným) listem slouží k založení záznamu nové pojistné smlouvy, klienta, pojišťovny atd. Tlačítko formulář s tužkou umožňuje dodatečnou editaci, doplnění již zaznamenaných údajů.

3 Pojistné smlouvy Strana Tlačítkem umístěným nejvíce vpravo v liště se symbolem opuštění složky se uzavírá okno modulu, čímž se předá řízení hlavnímu MENU a zobrazí se opět velká tlačítka (Panel ovládacích tlačítek) pro snadný start modulů. V editačních formulářích, tj. v oknech, kde se provádí změna nebo záznam údajů, jsou vždy pouze dvě tlačítka: Tlačítko s disketkou - uložení provedených změn. Tlačítko se šipkou - návrat bez uložení provedených změn. Dalšími tlačítky v toolbaru jsou: Formulář s dalekohledem - pro vyhledání smlouvy nebo vydané faktury číslem nebo jiného dokladu. Tabulka s lupou - startuje tzv.browse (seznam záznamů) přes celou obrazovku nebo jak si uživatel seznam nastaví a to pro každou kartu nebo setřídění zvlášť. Červeně přeškrtnutý dokument - zrušení (odstranění) pojistné smlouvy, faktury nebo jiného dokladu. Dva dokumenty s červenou šipkou - zkopírování pojistné smlouvy pod jiným číslem, které je nutné zadat. Rozbalovací nabídka (KOMBOBOX) pro volbu filtru nebo nabídky hodnot z číselníků (např.: typy smluv, seznam správců, seznam pojišťoven). Rozevřít seznam a vybrat položku lze levým tl. Myši nebo Mezerníkem. V komboboxu lze také incrementálně vyhledávat požadované hodnoty, ukazatel myši však musí být umístěn mimo rozbalenou nabídku a znaky na klávesnici musí být psány dostatečně rychle za s sebou. Incrementálně vyhledávat lze i v nerozevřeném Komboboxu. V objektu Mřížka lze údaje prohlížet, myší nebo kurzorovými tlačítky posunovat ukazatel záznamů. Pro editaci určitého záznamu se napřed na záznam nastavte a pak kliknutím pravého tlačítka myši nebo klávesou F4 zobrazte nabídku s dalšími službami (viz obr.) Další možnosti a operace dostupné nad konkrétní mřížkou a jejími buňkami jsou vždy inzerovány v bublinové nápovědě. Šedá plocha vpravo vedle Mřížky umožňuje po kliknutí levým tlačítkem myši zaznamená-vat poznámky k jednotlivým záznamům v editačním okně, jehož velikost a umístění si můžete upravit dle vlastních potřeb. Program si to bude pamatovat a při další editaci vše zobrazí tak, jak si okno poznámky nastavíte. Okno pro změnu textu a v něm provedené úpravy informací uložíte stiskem kláves Ctrl+W. Pozn.: Tato vlastnost je společná pro všechna editační okna poznámek ke smlouvě, rozsahu pojištění, dodatku, klientovi, pojišťovně, provizi nebo k faktuře. Tam všude můžete cíleně zaznamenávat rozličné poznámky. Nové možnosti při práci s mřížkou od verze 2005: -Setřídění údajů v mřížce: Dvojklik levého tl. Myši na názvu sloupce. Setřídění a směr je indikován ikonkou AZ nebo ZA za názvem sloupce. -Zamknutí sloupců vlevo: silná svislá čára mezi 2. a 3. sloupcem je rozhraní mezi částí mřížky, která zůstane na svém místě i po posunutí kurzoru vpravo na skryté sloupce a posunujícími se sloupci.. 3/46

4 Pojistné smlouvy Strana Inkrementální vyhledávání: je rychlé vyhledání řádku psaním hledaného znaku nebo znaků a čísel v příslušném sloupci mřížky. Příklad: Umístěte kurzor do mřížky do sloupce Číslo smlouvy a na klávesnici napište rychle 3 nebo více znaků z čísla smlouvy. Program bude ihned posunovat řádkový kurzor na ten řádek, na kterém dojde ke shodě znaků. Pozn.: Program však takto vyhledává záznamy pouze mezi momentálně vybranými, tzn. pokud máte vybrány např. smlouvy s počátkem platnosti od 5. měsíce aktuálního roku a hledáte smlouvu starší, nedojde tímto způsobem k jejímu vyhledání. Musíte pro vyhledání použít jinou operaci.viz tlačítko s ikonou Formulář s dalekohledem hlavním toolbaru formuláře. -Filtrace dokladů: Dvojklikem levého tl. Myši na buňce odfiltrujete a zobrazíte pouze záznamy, které odpovídají hodnotě v buňce. Např.: kliknete na určité číslo IČ a program odfiltruje a zobrazí pouze smlouvy s tímto IČ. Filtr zrušíte opětovným klikem ve stejné buňce. Pozn.: Pokud kliknete na další buňku v jiném sloupci, dojde ke kombinaci více logických podmínek, čili k logickému součtu vybraných podmínek z jednotlivých sloupců, např.: Klient= PK registr s.r.o..and. IČ= Vertikální a horizontální rolovací pás s jezdcem: Umožňuje rychlý posun k záznamům kdekoli v tabulce nebo k dalším sloupcům, skrytým vpravo za hranu formuláře tažením příslušného jezdce v požadovaném směru pomocí levého tl. myši. Pásy současně ukazují, ve které části mřížky se nacházíte. -Přizpůsobení šířky sloupců (Autofit):. v celé mřížce: V levém horním rohu mřížky je neoznačené pole. Po dvojkliku myší v tomto poli dojde k přízpůsobení šířky sloupců v mřížce dle nejdelších údajů v jednotlivých sloupcích uvedených. jeden sloupec:dvojklikem na rozhraní mezi názvy sloupců dojde k přízpůsobení šířky sloupce v mřížce dle nejdelšího údaje v tomto sloupci. Uchopením a tažením tohoto rozhraní lze nastavit konkrétní požadovanou šířku. Vzhledem k množství současně zobrazovaných dat program předpokládá minimální rozlišení obrazovky 800x600 s barevnou hloubkou 256 barev a z toho vyplývá i potřeba monitoru velikého minimálně 15. Doporučuji, pokud to je trochu možné, použít monitor o velikosti 17 nebo ještě lépe 19 a vlastníte-li kvalitní zobrazovací adapter (videokartu) budete si moci dovolit nastavit rozlišení na 1024x768nebo větší s 32 bit barevnou hloubkou. Okna všech modulů programu Pojistné smlouvy 2005 se startují maximalizována, tj. roztažena až na velikost hlavního okna programu a potažmo monitoru. Mřížky Vám pak poskytnou dle nastavení Vašeho počítače k prohlížení více sloupců a poznámková okna se roztáhnou na největší možnou velikost, kterou Váš hardware dovolí. V případě potřeby je možné každé okno zmenšit na uživatelskou velikost, a to dvojklikem levého tl. myši kdekoli na horní lištu okna formuláře. Opakováním dvojkliku se okno vratí do maximalizované pozice. Pro změnu velkosti lze také použit tlačítek v pravém horním roku. Uchopením okna za tuto lištu lze okno v případě potřeby operativně přesunout a nahlédnout na data zobrazená pod tímto oknem. 4/46

5 Pojistné smlouvy Strana Pro vstup dat, tj. pro záznam údajů o klientech a jejich smlouvách slouží dva moduly: Modul SMLOUVY je koncipován jako manažerský, pracuje se seznamem smluv, které lze rozličně filtrovat, třídit a tisknout, např.: v závislosti na pojišťovně, typu smlouvy, správci nebo poznámkách uvedených v textech u smluv. Modul umožňuje pohodlné vedení karet smluv, dodatků, rozsahu pojištění, klientů, kontaktních osob a umožňuje připojení oscanované smlouvy v souboru PDF nebo TIFF a přináší přehlednější práci s provizními řádky - předpisy plateb, jejich generací a průběhem splátek provizí. V jednotlivých, snadno dostupných kartách (formulářích), jsou soustředěny všechny potřebné údaje o pojistné smlouvě a všech ostatních souvisejících dokladech, (viz aktivity, korespondence a dokumentace z modulu Dokumentace. Dále je v tomto modulu možné rychlé vyhledání klienta názvem, pomocí IČ, číslem smlouvy, návrhovým číslem smlouvy nebo číslem rámcové smlouvy nebo i textem uvedeným v poznámkách u smlouvy, provize, u rozsahu pojištění nebo i u dodatku. Např. lze vyhledat klienta nebo smlouvu pomocí SPZ pojištěného vozu atd. Postup při zadání smlouvy: zadat novou smlouvu nalézt nebo přidat klienta - vyplnit údaje potřebné pro generaci provizních řádků, případně zaznamenat údaje o dodatcích. Postup při ručním záznamu úhrady obdržené provize: Nalézt smlouvu (tlačítko s dalekohledem) zobrazit kartu s provizními řádky nalézt příslušný provizní řádek a v editačním okně provizního řádku zaznamenat datum úhrady a uhrazenou částku. Modul KLIENTI je naopak koncipován jako správcovský modul, který je postaven nad seznamem klientů. Umožňuje vést kartu klienta s možností přidávání a editace smluv jako v modulu SMLOUVY. Seznam klientů lze zájmově filtrovat a třídit a dle potřeby i tisknout. Dále lze tisknout seznam smluv vybraného klienta, případně seznam aktivit. Postup při zadání smlouvy: nalézt nebo přidat klienta zadat novou smlouvu vyplnit údaje potřebné pro generaci provizních řádků, případně zaznamenat údaje o dodatcích. Všechny moduly umožňují záznam a správu veškeré korespondence a dokumentace (souborů ve formátu MS Office, ů, záznamů z jednání, scanovaných příloh, digitálních foto, tel. hovorů, faxů atd.) Všechny moduly programu umožňují Odlišné chování programu dle typu přihlášeného uživatele (Administrátor, Manažer, Správce, Klient)a jemu přidělených práv.. Uživatel Admin je výhradně určen pro konfiguraci funkcí programu, přidělování práv uživatelům a změnám přístupových hesel. Manažer pracuje se všemi klienty, smlouvami, PU, dokumentací, ale i s provizemi všech správců, jimž zaznamenává úhrady provizí a zpracovává výplatnice. Manažer může mít několik stupňů. Manažer nižší úrovně nesmí pracovat s provizemi, ale vždy pracuje se všemi záznamy klientů a smluv všech správců. Kdežto Správce má přístup vždy jen ke svým klientům, svým smlouvám a dokumentaci, aktivitám a pouze ke svým provizím. Klienti, smlouvy a hlavně provize ostatních správců jsou přihlášenému správci v kterémkoli modulu nedostupné. Než začnete pořizovat pojistné smlouvy, je velmi vhodné nejprve zaznamenat údaje o smluvních partnerech, tj. pojišťovnách do číselníku pojišťoven, vyplnit číselník správců a rozmyslet a sestavit číselník typů smluv. U těch subjektů, na něž budete později vystavovat faktury, nezapomeňte uvést fakturační údaje, (přesný název firmy, bankovní spojení, adresu a IČ,DIČ). U pojišťoven odlišujte oblastní pracoviště, např. v 2. řádku adresy a pak určitě v poli město, coby místo působiště pracoviště pojišťovny. K filtraci smluv od jedné pojišťovny, například za účelem zjištění velikosti pojistného kmene nebo i u jiných přehledů slouží společné IČ. 5/46

6 Pojistné smlouvy Strana Modul SMLOUVY Je to základní modul programu POJISTNÉ SMLOUVY, který slouží k záznamu a prohlížení údajů o pojistných smlouvách, rozsahu pojištění, dodatcích, ke generaci předpisů provizí, k záznamu úhrad provizí a vedení dokumentace k jednotlivým smlouvám. V jednotlivých, snadno dostupných kartách (formulářích), jsou soustředěny všechny potřebné údaje o pojistné smlouvě a o všech ostatních souvisejících dokladech. Každá oblast údajů umožňuje záznam neomezeně dlouhého slovního popisu - komentáře. Po startu tohoto modulu jsou zpřístupněny pouze smlouvy s počátkem platnosti od počátku předchozího měsíce, což jsou nejčerstvější aktuální a aktivní smlouvy. Mezi nimi jsou však zpřístupněny i všechny smlouvy, u kterým dosud nebyl zadán datum počátku platnosti smlouvy, který by měl být vždy vyplněn nebo je datum ukončení platnosti smlouvy starší než datum počátku atd. Na chybějící důležité údaje program vždy upozorňuje načervenalým podbarvením příslušné buňky v mřížce, ale i v editačních formulářích. Snadno tak vidíte, co je třeba kde doplnit. Formulář modulu je rozdělen na několik částí: -Hlavička formuláře ukazuje 3 údaje: Počet vybraných smluv / Počet smluv v databázi a orientační součet kmene vybraných smluv. První řádek obsahuje tzv.:toolbar (pás tlačítek) pro ovládání formuláře. Jejich význam viz výše v obecném textu.. Toolbar je v tomto modulu doplněn dalšími tlačítky. 1. tl. zleva indikuje stav smlouvy Misc28.ico Aktuální smlouva dosud bez provizí Aktuální smlouva v projednávání - žívá. Neaktuální smlouva neživá - ukončená k již minulému datu, objeví se zde ikona s červenou stopkou Pak je zde nové tlačítko, kterým lze řídit proces hromadných změn, viz níže v textu. Vlevo nahoře před toolbarem se nacházejí 3 zatržítka: Všechny sml. - zatržením tohoto parametru rychle zpřístupníte všechny smlouvy z databáze, tím jakoby zrušíte definovaný výběr, ostatní filtrační prvky se znepřístupní a jejich vliv je ignorován. Počet vybraných smluv bude roven počtu smluv v databázi. Pozn.: Po odtržení se obnoví původně nastavené filtrační parametry. Užití je vhodné nebo potřebné zejména v případě, kdy dohledáváte starší smlouvy nebo smlouvy s chybně zaznamenanými datumy počátku platnosti. Např.:smlouva platná od nebude nijak jinak dosažitelná, než pomocí tohoto zatržítka. Necháte-li programem vyhledat starší smlouvu pomocí tl. s dalekohledem, nejprve se program snaží protáhnout období více do minulosti tak, aby se do něho hledaná smlouva vešla a oznámí změnu období zčervenáním čísel roku a měsíce. Pokud ani takto nedojde k vyhledání smlouvy, program sám nabídne možnost zapnutí parametru Všechny sml. a smlouvu zobrazí. Aktuální sml. - budou odfiltrovány a zobrazeny pouze smlouvy bez datumu ukončení platnosti smlouvy (víceleté smlouvy) a smlouvy s datumem ukončení, který teprve nastane Staré sml. (neaktuální) budou odfiltrovány a zobrazeny pouze smlouvy s datumem ukončení platnosti smlouvy, který již minul. Účinek dalších zatržítek a comboboxů na výsledný filtr je zřejmý z jejich názvů: Typ smlouvy vybere smlouvy zvoleného typu nebo zvolené slupiny typů, pokud si je v číselníku typů nadefinujete a vyjma typu naopak způsobí výběr všech smluv ostatních typů než jste vybrali. 6/46

7 Pojistné smlouvy Strana Stejně působí i Kód správce a zatržítko Pouze 1. správce. Zatržítka S ukončením, Bez ukončení, Agentské, Makléřské, Firmy, Osoby pracují obdobně. Jen mé smlouvy je zatržítko potřebné pro manažery, kteří v databázi mají své smlouvy, u nichž jsou v roli správců. Mohou tak pracovat s modulem jakoby byli v roli správce a nevidí pak smlouvy ani klienty ostatních správců. Pole pro jméno (název) klienta umožňuje vybrat smlouvy i jen počáteční částí jména. Do pole vepíšete např.: znaky Bře, stisknete Enter a program nabídne seznam klientů, jejichž název začíná znaky Bře. Kurzorovými tlačítky nebo myší si vyberete konkrétního klienta v nabídnuté tabulce a Enterem nebo pravým tlačítkem myši potvrdíte volbu klienta. Program odfiltruje smlouvy tohoto klienta v závislosti na ostatních filtračních parametrech. Můžete tak pohodlně získat přehled smluv klienta z nastaveného období u konkrétní pojišťovny a třeba jen určitého typu atd. Pozn.:Ignorujete-li nabídku klientů klávesou Esc, tabulka se zavře a v poli zůstanou pouze Vámi vyplněné znaky Program odfiltruje smlouvy klientů, jejichž název začíná stejnými znaky. V našem příkladu by to byly smlouvy klientů od Bře Pole pro vepsání hledaného IČ pracuje obdobně. Kombobox pro filtraci dle pojišťoven rozevřete myší nebo Mezerníkem. Použití komboboxu viz výše v předchozím textu. Tlačítka Klienti a Pojišťovna neslouží pro filtraci, ale umožňují rychlý náhled karty klienta a karty pojišťovny té smlouvy, na které v přehledu smluv stojí řádkový kurzor. Dostanete se tak rychle např. ke kontaktním osobám, telefonu nebo adrese klienta nebo pojišťovny s možností odeslání mailu atd. Pro vyhledání smluv pomocí textu zaznamenaného do polí pro poznámky ke smlouvě, provizím, rozsahu pojištění a dodatkům uveďte hledaný text nebo jen jeho část v příslušném poli Text v a stiskněte Enter. Program předloží seznam smluv s výskytem hledaného textu. Např.: Zaznamenáváte-li si SPZ do textu u smlouvy, můžete tímto způsobem snadno smlouvu vyhledat, aniž byste cokoli jiného o této smlouvě věděli. Pozn.: Nevybere-li program žádné smlouvy, zkontrolujte, zda tomu nebrání kombinace zvolených filtračních parametrů. Vpravo nahoře je okénko s textem ke smlouvě. Text ke smlouvě je viditelný pro všechny uživatele programu, proto do něj vpisujte pouze takové informace, které se netýkají provizí nebo které nejsou jinak choulostivé. Ty vkládejte do poznámek k provizím, které mohou vidět pouze oprávněné osoby. 7/46

8 Pojistné smlouvy Strana Vlevo nahoře pod obdobím je zatržítko Ukládat nastavení. Pokud jej zapnete, program si po ukončení práce s tímto modulem zapamatuje nastavení filračních parametrů, třídění atd. a po novém startu modulu se vše nastaví tak, jak jste ho naposledy opustili. Je-li zatržítko vypnuté, modul si po svém startu nastaví období na předchozí měsíc a seznam setřídí dle čísla smlouvy. Pod tímto zatržítkem je pole, kde je vidět pořadí kombinace sloupců třídění. Můžete dle potřeby setřídit smlouvy dle pojišťoven a dle klientů a případně dle čísla smlouvy nebo i jiné kombinace dle vašich potřeb a takto sestavený výběr smluv lze např. vytisknout s detaily o smlouvě a klientůi nebo jen jako stručný seznam smluv nebo seznam klientů vybraných smluv atd. Dlouhé žlutě podbarvené pole Filtr pod filtračními parametry zobrazuje dodatečné filtrační podmínky, viz níže v popisu karty Přehled smluv. Uprostřed formuláře jsou umístěna ouška jednotlivých karet: Přehled smluv, Smlouva č., Provize a Dokumentace. Jejich popisy současně indikují, na které smlouvě se momentálně nacházíte, jsou li již vygenerovány provizní řádky a v jakém pojistném období se smlouva nachází. Kliknutím myši na ouško se přepnete do příslušné karty. Karta s provizemi je přístupná pouze oprávněné osobě, viz nastavení práv v příslušném dílu příručky. 2.1 Popis jednotlivých karet (oblastí údajů) Přehled smluv žlutě podbarvená karta s mřížkou (seznamem smluv) Obsahuje pouze mřížku (tabulku) se seznamem momentálně vybraných smluv. Standardní a navigační možnosti mřížky, tj.: -Setřídění údajů v mřížce: -Zamknutí sloupců vlevo: -Inkementální vyhledávání: -Filtrace dokladů: jsou popsány v obecné části viz výše v textu. 8/46 Změny ve smlouvě provedete nejrychleji dvojklikem levého tl. myši na čísle smlouvy v 1. sloupci nebo kdekoli v řádce smlouvy pomocí pravého tlačítka myši. Novou smlouvu přidáte tlačítkem s prázdným papírem v toolbaru formuláře stejně tak i změnu smlouvy tlačítkem s tužkou. Viz dále v textu. Načervenalé podbarvení některých polí indikuje nekorektnost údajů v kartě smlouvy (IČ, datum počátku platnosti smlouvy nebo je datum počátku platnosti mladší než datum ukončení smlouvy). Je-li smlouva již neaktuální (ukončená), je to avizováno ve sloupci Konec platnosti žlutým inkoustem na červeném podkladě a ikonou STOP v toolbaru. Filtrace z mřížky je k dispozici na všech důležitých sloupcích, jako Typ smlouvy, Klient, IČ, Pojišťovna, Správce dvojklikem levého tl. myši mimo sloupce Číslo smlouvy.

9 Pojistné smlouvy Strana Smlouva č. > XXXXXXX < oranžově podbarvená karta s kompletní informací o smlouvě, rozsahu pojištění a dodatcích bez údajů o % a částkách provizí. Údaje o pojistné smlouvě, tj.: číslo smlouvy, návrhové číslo, klient (pojistník a pojištěný), pojišťovna, platnost smlouvy od-do, pojistná částka, roční předpokládané (smluvní) pojistné, typ (frekvence) plateb - ročně (1 splátka), pololetně (2 splátky), kvartálně (4x), měsíčně (12x), typ smlouvy, datum pro výpověď, Inkaso, komentář k pojistné smlouvě (slovní popis-volný text). Podrobný popis polí je v textu k záznamovému formuláři smlouvy. Tlačítko Pojistník umožňuje odskok do formuláře číselníku klientů, kde je možné údaje o klientovi doplnit, případně změnit. Provedené změny názvu, případně doplněné IČ se automaticky změní nebo doplní i do všech smluv tohoto klienta. Obdobným tlačítkem Pojištěný program umožní záznam údajů o Pojištěném. Číselník pojistníků a pojištěných je společný. Tlačítko Pojišťovna pracuje obdobně. Záznam nebo editaci smlouvy lze aktivovat tlačítky z toolbaru. Popis tl. viz výše v obecném textu. Nová smlouva: Otevře se formulář pro zadávání údajů o smlouvě. 9/46 Červeně jsou podbarvena pole, které je nutno vyplnit.ostatní je dobré vyplnit také. Zejména se jedná o: Číslo smlouvy ( U smlouvy, která ještě nemá číslo, užijte návrhové číslo. U flotilní smlouvy pak rámcové číslo). Po zjištění skutečného čísla smlouvy jej dodatečně zaznamenejte a návrhové číslo zůstane pouze ve svém poli. Při párování plateb při elektronických úhradách vyhledává program smlouvy a potažmo provizní řádky pro umístění přicházející úhrady od pojišťovny napřed Číslem smlouvy, když ji nenajde, hledá Návrhové číslo smlouvy a poté i Rámcové číslo smlouvy (u flotil). Pozn.: Některé pojišťovny ve svých elektronických souborech úhrad uvádějí všechna tato čísla a pokud program při párování nalezne smlouvu Návrhovým číslem a pojišťovna sděluje skutečné číslo, zapíše jej sám do hlavičky smlouvy.u těch pojišťoven, které to elektronick nesdělují, musíte skutečné číslo smlouvy zapsat ručně sami. Zaznamenaná smlouva musí vždy mít vyplněno pole pro číslo smlouvy. Klient (pojistník případně pojištěný) Pole pro jméno (název) klienta umožňuje nalézt stávající, již evidované klienty, jen počáteční částí jména. Do pole vepíšete např.: znaky Bře, stiskněte Enter a program nabídne seznam klientů, jejichž název začíná znaky Bře. Čím delší část názvu napíšete, tím přesnější a kratší seznam klientů obdržíte a naopak. Kurzorovými tlačítky nebo myší

10 Pojistné smlouvy Strana si vyberete konkrétního klienta z nabídnuté tabulky a Enterem nebo pravým tlačítkem myši potvrdíte volbu klienta. Esc ignorujete výběr a pole názvu klienta se vyprázdní. Kurzor přeskočí na sousedící tlačítko Pojistník. Návratem do pole můžete svoji volbu zopakovat. Nenajdete-li klienta pomocí názvu tímto způsobem, užijte pro vyhledání tlačítko Pojistník nebo Pojištěný za tímto polem. Zobrazí se číselník klientů, tj. seznam karet pojistníků a pojištěných, který si můžete setřídit dle názvu nebo dle čísla IČ a inkrementálně vyhledávat v těchto sloupcích. (Inkrementální vyhledávání je popsáno výše v obecném textu.) Po nalezení klienta umístěte řádkový kurzor na jeho záznam a proveďte dvojklik levého tl. myši na vybraném řádku. Číselník Klientů se zavře a vybraný záznam klienta se umístí do příslušného pole na formuláři smlouvy a ostatní údaje klienta z číselníku jsou nyní vyplněné i kartě Pojistník na tomto formuláři.. Není-li klient dosud evidován ve vašem seznamu klientů, můžete jej zde rovnou zaznamenat pomocí tl. s prázdným papírem. Po doplnění údajů o klientovi do karty klienta a uložení tohoto záznamu postupujte dál, jako po vyhledání karty, proveďte dvojklik levého tl. myši na jeho řádku v seznamu, kam se po uložení karty zařadil. Pojišťovna (příslušné místní pracoviště pojišťovny) Výběr proveďte pomocí komboboxu. Makléřská / Agentská smlouva Zatržítko mění zařazení smlouvy do kategorie smluv. To je pak rozhodující při sestavování ročního výkazu pro Makléře a nebo pro Agenta. Typ smlouvy pokud je správně nadefinován, tak typem smlouvy vyplníte současně % provize a u rezervovaného typu smlouvy pro správce i kód 1. správce a jeho % provize. Takto se program chová, pořizuje-li smlouvu uživatel v roli Manažera. Pořizuje-li smlouvu uživatel v roli Správce, vyplní se automaticky pole 1. správce smlouvy kódem přihlášeného správce, protože program má za to, že si správce pořizuje pouze své smlouvy a cizí smlouvy ani klienty jiných správců, kteří s programem mohou pracovat, vůbec nevidí. Roční pojistné (pojistné uvedené na smlouvě) Datum počátku platnosti by mělo být vždy vyplněno, program vás na to bude stále upozorňovat. Datum pro výpověď (standardně je to 42 dnů před koncem pojistného období) Jiný počet dnů pro výpočet uveďte u typu smlouvy v číselníku typů smluv nebo změňte datum ručně dle svého uvážení. S tímto datumem je spojena i další funkce programu, a to generace termínovaného upozornění (nebo úkolu) s datumem plnění 14 dnů před datem výpovědi) do tabulky aktivit. Tyto aktivity jsou dostupné v kartě Dokumentace ke smlouvě nebo modulu Dokumentace, kde je možné s těmito aktivitami dál pracovat. Viz popis modulu Dokumentace. Frekvenci plateb Typ plateb - ročně (1 splátka), pololetně (2 splátky), kvartálně (4x), měsíčně (12x) Pozn.: Kromě generovaných provizních řádků lze v aktuálním pojistném období přidávat tzv. doplňkové platby pro realizaci plateb vynucených dodatky ke smlouvě nebo i k vrácení neprávem obdržených prostředků. Program při záznamu elektronických úhrad v případě vzniku disproporce mezi předpisem (předpokládanou výší platby) a skutečně obdrženou částkou, tj. tzv.: SALDA platby, dogeneruje na rozdíl těchto částek doplňkový provizní řádek s označením SALDO. Datum splatnosti Datum poslední splátky v aktuálním pojistném období. Program vypočte a předvyplní tento datum dle frekvence plateb. U roční platby je to den počátku platnosti smlouvy, u pololetní to je 1. den druhého pololetí pojistného období atd. Inkaso Zatrhnout, pokud bude pojistné vybíráno inkasními fakturami vaší firmou. Odvod čistého pojistného a další operace spojené s fakturací je součástí příručky k modulu Faktury. Každý provizní řádek můžete samostatně řídit zatržením tohoto parametru. Povinná pole po správném vyplnění změní barvu podkladu na bílou, což značí, že je vše v pořádku. Další údaje se vkládají do karty provize a protože jsou choulostivé, dostane se k nim jen oprávněná osoba za pomoci hesla. Postup editace v kartě Provize je na další stránce. 10/46

11 Pojistné smlouvy Strana Pozn.: Program vyžaduje pro vstup k choulostivým údajům zadání hesla v určitém časovém intervalu, jehož velikost si můžete nastavit v rozmezí od jedné vteřiny do 9-ti minut. V případě intenzivní práce s modulem se program na heslo po jednom zadání již neptá. Přestanete-li pracovat na větší dobu než je nastavený interval, karta s provizemi se sama uzavře a její otevření opět vyžaduje zadání hesla. DOPORUČENÍ: Nepotřebujete-li skrývání choulostivých dat. Změňte si své heslo např. na jedno malé písmeno nebo číslici blízko klávesy Enter a interval dejte na maximum, tj. na 9 minut, abyste nemuseli stále zadávat heslo. Změna údajů: Nastavte řádkový kurzor na smlouvu, ve které potřebujete změnit nebo doplnit údaje a myší klikněte na tlačítko (formulář s tužkou). Otevře se formulář smlouvy s jejími údaji. Všem přístupné údaje smlouvy jsou dostupné v levé části editačního formuláře pod číslem smlouvy a byly popsány na předchozí stránce. V kartě Provize tohoto formuláře (dostupného jen pomocí hesla), jsou zaznamenávány údaje potřebné pro stanovení a výpočet provizí: % pro výpočet provize z pojistné částky (téměř se nepoužívá) % pro výpočet provize z ročního pojistného (používá se ve většině případů) % se vyplní již zadáním typu smlouvy, pokud je správně nadefinován typ smlouvy. (viz popis typu smlouvy výše). Program nedovolí zadání jiného %, než je uvedeno u typu smlouvy pro aktuální pojistné období. Není-li typ nadefinován s nějakým %, pak může uživatel % provize zadat ručně Definice typů smluv je popsána v kapitole Číselník typů smluv dále v textu. 11/46 Provize firmy (žlutě podbarvené pole) Je to: -součet provizí vypočtených procenty z pojistné částky a z ročního pojistného -nebo jen z pojistné částky nebo je z ročního pojistného -nebo v případě, že jsou obě % pro výpočet = 0, pak lze uživatelem do tohoto pole zapsat absolutní hodnotu provize bez výpočtu -nebo lze provizi stanovit součtem položek s rozsahu pojištění.(tj. využitelné např.: u flotilních smluv) pomocí tlačítka pro součet z rozsahu pojištění Kódy správců 1., 2. a 3.správce a jejich % provize Kód lze zadat buď z klávesnice nebo pomocí komboboxu., ale vždy musí kód existovat v číselníku správců. % provize správce je vyplněno programem z typu smlouvy nebo z rezervovaného typu smlouvy správce nebo z číselníku správců tzv. pevným % nebo jej můžete vyplnit ručně, ale program bude při generaci provizních řádků pro

12 Pojistné smlouvy Strana nové pojistné období na jiné, ručně zapsané % provize, vždy upozorňovat. Smlouva nemusí být opatřena kódem správce, pak firmě zůstane 100%, čili celá provize. Součet % provizí je vždy roven 100 a to tak, že procento pro firmu je vždy doplňkem do 100% k součtu správcovských procent V nastavení parametrů firmy z Menu Servis, lze též nastavit výši tzv. minimálního % provize pro firmu a při zadávání správců a jejich % provizí pak program hlídá, zda velkost % provize firmy neklesla pod stanovené minimum.. Tuto službu lze deaktivovat zadáním minima = 0. Vpravo nahoře tlačítkem s ikonou disketky uložíte novou smlouvu nebo provedené změny. Program otestuje, zda jste neopomněli zadat číslo smlouvy a zda je vyplněn datum počátku platnosti smlouvy a pokud tomo tak není, vrátí vás zpět do nevyplněných polí. Je-li vše v pořádku, údaje se uloží do databáze a editační formulář smlouvy se uzavře. Nová smlouva nebo provedené změny se projeví v mřížce se seznamem smluv, ale i v ostatních kartách modulu SMLOUVY. Pozn.: Pozn.: Vybranou smlouvu lze editovat ze všech čtyř karet tohoto modulu. Popsaný editační formulář smlouvy je používán pro práci se smlouvou (zobrazení a editaci) i modulem KLIENT, PROLONGACE, KMEN atd. Vpravo dole na této kartě je tlačítko Generace provizních řádků a dodatky. Je zde umístěno pro použití v ostatních modulech, ve kterých není dostupná specielní karta pro práci s provizemi. Ta je součástí pouze tohoto modulu a je popsána dále v textu. Pod hlavičkou smlouvy v této kartě s právě popsanými údaji se nachází seznam (mřížka) s popisem rozsahu pojištění. Rozsah pojištění: Kategorie, Pojistná věc, Riziko, Podsmlouva, Pojistná částka, Spoluúčast, Spoluúčast, Dílčí roční pojistné, % a Provize, Typ smlouvy. Nový řádek, změna existujícího a další služby k rozsahu pojištění jsou dostupné v menu přes pravé tl. myši nad řádkem v mřížce rozsahu pojištění. 12/46

13 Pojistné smlouvy Strana Tyto údaje se volí z editovatelných číselníků v dalším speciálním formuláři. Číselníky se tak sami dotvářejí. Pokud v příslušném komboboxu nenaleznete požadovaný text nebo hodnotu, napište ji tam a při dalším použití již bude nová hodnota k dispozici. Každá položka v rozsahu má vlastní komentář a řádků rozsahu lze ke každé smlouvě pořídit neomezené množství. Tak lze do detailu popsat smlouvu včetně dílčích hodnot Pojistné částky, ročního pojistného, % provize i provize za pomoci typů smluv jako při stanovení provizí v hlavičce smlouvy. V případě, že máte s pojišťovnami nasmlouvaná odlišná % provizí (např.: POV a HAV), lze tímto způsobem definovat dílčí % a dílčích částek provize v jednotlivých řádcích rozsahu a program na váš pokyn provede výpočet celkové roční provize do hlavičky smlouvy součtem hodnot uvedených v řádcích rozsahu pojištění. Viz obrázek výše. V hlavičce smlouvy je pak % provize rovno 0. Pojistná částka, roční pojistné a roční provize smlouvy je pak vypočítávána součtem dílčích částek z rozsahu pojištění pomocí tlačítka v kartě "Provize" vedle tlačítka pro generaci provizních řádků. Pozn.: Ve většině případů lze však provize počítat % z ročního pojistného, uvedeného v hlavičce smlouvy. Režim % provizí firmy a % provizí správců pro 1 rok pojištění a následná pojistná období lze řídit pomocí typů smluv zcela indivuduálně pro každou pojišťovnu, případně pro každého správce nebo i pro každý řádek rozsahu pojištění.. Pozn.:K tomuto způsobu výpočtu provizí je nutné doplnit číselník typů smluv. viz kapitola Číselník typů smluv Tabulku rozsahu pojištění lze použít i jen pro záznam bližších informací o smlouvě bez nutnosti použití tohoto způsobu výpočtu provize. Záznam těchto detailů však není povinný. Zpracovávání flotilních smluv: Rozsah pojištění lze také využít pro evidenci podsmluv flotilní (rámcové) smlouvy a případně pro výpočet dílčích provizí z podsmluv flotily výše uvedeným způsob výpočtu. Dodatky k pojistné smlouvě: Pořadí dodatku, platnost od data, částka (o kterou nebo na kterou se pojistné mění), způsob úpravy pojistného (+, -, náhrada, %), % provize firmy, původní pojistné, nové pojistné, vlastní komentář ke každému dodatku. Pole ROK_POŘADÍ indikuje, od které provize byl dodatek aplikován a jeho vyplnění zamezuje opětovné aplikaci dodatku. 13/46

14 Pojistné smlouvy Strana Aplikace dodatku: -zaznamenejte smlouvu (pouze u nové smlouvy) -na smlouvě nejprve vygenerujte provize, např. čtvrtletní, tzn. Smlouva bude mít 4 provizní řádky. (pokud je již nemáte vygenerované) -během pojistného období vznikne dodatek ke smlouvě. Zaznamenejte jeho údaje. Je zde důležitý datum, od kdy dodatek platí. Z tohoto datumu program pozná, které z provizí má ovlivnit. --proveďte přepočet v kartě Provize tlačítkem Realizace DODATKU. Program rozpočte navýšení nebo snížení všem mladším provizím nebo provizím se shodným datem platby. Starších a již uhrazených provizních řádků si program při výpočtu již nevšímá. V průběhu pojistného období lze přidat neomezené množství dodatků. Nahrazuje-li dodatek pojistné, upravuje program jen jeden provizní řádek.. -každý dodatek je přepočítáván odděleně, proto je nutné po přidání dodatku provézt před přidáním dalšího dodatku, jeho realizaci. Pozn.: V případě, že aplikovaný dodatek nedopadne v provizích a smlouvě dle Vašeho očekávání, můžete provézt úpravy ručně jak ve smlouvě, tak v provizích a dodatcích. Úpravy jsou však omezeny jen na záznamy provizí, které dosud nebyly vyplaceny nebo vyfakturovány. Pozn.:Pokud zaznamenáváte smlouvy dodatečně, musíte po zaznamenání smlouvy vygenerovat nejprve provize, zaznamenat všechny dodatky a jeden po druhém hned po zaznamenání zrealizovat, zaznamenat úhrady provizí a pak teprve provize vyplatit. Pozn.: Dodatky se řadí od nejmladšího do nejstaršího a tím jsou v kartě smlouvy viditelné vždy ty nejaktuálnější údaje. Doporučuji tento systém zvolit i při záznamech komentářů a zapisovat nejnovější údaje na začátek již existujících poznámek. Každý takový nový záznam do poznámek je dobré opatřit i datumem a jednotlivé poznámky od sebe oddělit čarou. V modulu Smlouvy tak bez nutnosti dalšího rozbalování přidružených oken uvidíte vždy nejnovější údaje. Důležité údaje, které si přejete mít na očích stále si však ponechte na jednom nebo na dvou prvních řádcích Provize - informace o průběhu plateb provizí, předpis plateb a skutečné úhrady. Karta umožňuje generovat provize, upravovat údaje o provizích a zaznamenávat jejich úhrady. Přehled provizí lze taktéž vytisknout Karta je chráněna přístupovým heslem a je na Administrátorovi programu, kdo bude moci s těmito údaji pracovat. Pozn: Popis, jak přístupová práva nastavit, je součástí formuláře, který je dostupný v hlavním MENU, roletě Servis-> Definice přístupových práv - HESLA 14/46

15 Pojistné smlouvy Strana /46 Jsou zde evidovány a zpracovávány následující údaje: - předpokládané roční pojistné je uvedeno v pojistné smlouvě v 1. kartě tohoto modulu - procento pro výpočet celkové roční provize z ročního pojistného pro celou firmu Lze jej přednastavit na nejčastější hodnotu ve firemních údajích nebo % definovat v číselníku typů smluv pro každý typ, každou pojišťovnu případně i správce v závislosti, zda se jedná o 1.pojistný rok nebo o následná pojistná období. - provize zadaná absolutní částkou uvedete-li % provize = 0, pak lze do žlutého pole(napsat výši provize absolut. Částkou. - datum splatnosti poslední splátky pro sledované roční pojistné období. Nejčastěji se odvíjí od data počátku platnosti pojistné smlouvy. Po prolongaci je to datum počátku aktuálního pojistného období a frekvence plateb. - uhrazeno k datu tam program zaznamenává momentální stav plateb aktuálního pojistného období. - saldo momentální stav salda plateb provizí - kódy správců a jejich % provizí včetně procenta provize pro firmu (mohou být až 3 správci na 1 smlouvě) Pozn.: Správců (získatelů) však můžete mít v číselníku správců více. Jsou odlišeni velkými i malými písmeny a čísly ve dvoumístném kódu. - vypočítaná % provizí z rozsahu pojištění - % navýšení provize z důvodu področních plateb -Generace provizních řádků: Záznamy splátek provizí a pojistného z výše uvedených údajů generuje sám program pomocí tlačítka Generuj provize. Z počtu splátek, předpokládaného ročního pojistného a procenta provize program vypočte výši dílčího pojistného a výši splátky provize do jednotlivých provizních řádků a setřídí je od nejmladšího k nejstaršímu. Proto v dalších pojistných obdobích vždy uvidíte jen aktuální provizní řádky. Starší (uhrazené) se schovají za dolní hranu mřížky a jsou dostupné až pomocí posuvníku na pravé straně mřížky. Pozn: Program zřetelně oznámí, co ještě z údajů na smlouvě pro generací schází. Z data splatnosti poslední splátky a počtu splátek jsou stanoveny datumy splatnosti dílčích splátek. Ty si však můžete upravit dle svých potřeb a zvyklostí.. Při generaci se také z vypočtené dílčí provize rozpočtou očekávané provize na jednotlivé správce v poměru jejich procent, které se musejí před generací určit. Součet procent pro rozpočet provizí je vždy roven 100 a to tak, že procento pro firmu je vždy doplňkem do 100 k správcovským procentům (viz příklad). Správce procento firma 100-(20+5+0)=75 % s1 20 % s2 5 % s3 0 % celkem 100 % Je však možná i alternativa, kdy firma má celých 100% a na smlouvě nejsou žádní další správci a nebo naopak, firma má 0% a správci v součtu 100%. Také je možné po vygenerování splátek změnit dílčí hodnoty (pojistné, provize, datumy, procenta, správce), například v závislosti na dodatcích k pojistné smlouvě, při změně správců nebo z jakýchkoli jiných důvodů, ovšem jen tehdy, nebyly-li již provize z daného měsíčního období správcům vyplaceny. Tyto změny se provádí následujícím způsobem: Myší klepněte na záznam splátky v mřížce, na kterém si přejete provést korekci a stiskněte klávesu F4 nebo pravé tl. Myši. Zobrazí nabídka s dalšími službami. Pro editaci je aktivován formulář, ve kterém lze tyto změny pohodlně uskutečnit. Další možnosti z Menu jsou -Odstranit (pro smazání provize) -Operace pro prohlížení či tisk tabulky provizí. Je-li však již splátka uzavřena výplatou provizí nebo vyfakturováním (viz dále v modulu FAKTURY FV), není

16 Pojistné smlouvy Strana možné parametry splátky jakkoli měnit. Program Vás na tuto skutečnost zřetelně upozorní. Formulář ukončete uložením (disketka), změny se uloží a dojde k přepočtení všech provizí, součtů pojistného, úhrad a salda aktuálního pojistného období do souhrnných polí ve smlouvě. Pod mřížkou se seznamem splátek vlevo je odkaz na pojistníka a na pojišťovnu a vpravo opět komentář k provizím. Tam je možné si ke splátkám provizí dělat poznámky, zdůvodnění ručně provedených odchylek výpočtu atd. Pokud by byly pochybnosti v součtech nebo by provize v dalších modulech padaly jinému správci nebo jiné pojišťovně než je uvedeno na smlouvě, zkontrolujte v kartě Smlouvy správnost údajů, napravte chybu v editačním formuláři, uložte změny a v kartě Provize proveďte tlačítkem Generuj provize přepočet. Po kliknutí levým tl. myši se zobrazí upozornění, že jsou splátky (provize) již vygenerovány a dotaz, zda si přejete aktivovat nové pojistné období nebo doplnit již vygenerované záznamy provizí. Pokud kliknete myší na tlačítko Storno, provede se přepočet všech provedených změn ve splátkách a do smlouvy se napočte: - skutečná výše ročního pojistného (namodralé pole pod ročním pojistným) - roční provize (žluté pole) - uhrazeno s datem poslední úhrady (šedivé pole pod žlutým) - Celkové saldo (rumělkové pole) Pokud stisknete tlačítko Ano, jako odpověď na dotaz, program posune datum splatnosti poslední platby o 365 dnů a vygeneruje nové provizní řádky na nové pojistné období (tzv.: prolongace) Pokud stisknete tlačítko Ne, program přidá další (doplňkovou) splátku provize. To je dobré zejména ve chvíli, kdy potřebujete zrealizovat přesuny provizí mezi správci nebo zlikvidovat nedoplatky nebo přeplatky. Výši pojistného tak nemusíte ovlivňovat, pojistné nemusí být vyplněno. Dnem splatnosti můžete provedenou korekci nasměrovat do potřebného období výplat provizí a fakturace. Pozor na dodatečné změny zaslané tímto datumem do období splátek, které již máte vyplacené nebo zaúčtované. Pak je nutné provést dodatečnou výplatu a dodatečnou fakturaci v již uzavřeném období.!!! Vše si však před provedením řádně promyslete!!! Pozn.: Nepovede-li se Vám to, je možné přidanou splátku smazat. (viz výše Služby) a postup opakovat. Doporučení: Provádíte-li takovéto operace poprvé (bez zkušeností), proveďte si nejprve zálohu dat, ať se máte při nezdaru kam vrátit. Nemažte splátku, která je již vyplacena nebo vyfakturována, program Vám to ani neumožní. Přidejte jinou, opravnou splátku. Po všech úpravách údajů v provizních řádcích program provede automaticky přepočet nových údajů do smlouvy. Záznam úhrad provizí od pojišťoven. Po obdržení provizí od pojišťoven, zaznamenejte úhrady jednotlivých splátek již známým způsobem. To je: v této kartě (Provize) příslušné smlouvy klikněte na příslušnou splátku a v editačním formuláři tl. F4 zaznamenejte skutečnou úhradu provize. Datum a částka jsou povinné. Číslo bankovního výpisu nebo jiný kód dokladu úhrad, je jen pro Vaši informaci, ale je dobré i tento údaj vyplňovat. Program přepočte provize správců procentem ze skutečně uhrazené částky a tím je provize připravena k výplatě správcům a k další operaci generování vydaných faktur jako dokladu pro zaúčtování do účetnictví (viz modul 16/46

17 Pojistné smlouvy Strana FAKTURY VYDANÉ). Je-li uhrazená částka jiná než smluvená provize, vznikne saldo provize, které je po uložení úhrady napočteno do celkového salda smlouvy. Mínus částka je nedoplatek a plus částka je přeplatek Hromadné změny Operace slouží pro provedení změn ve vybraném seznamu smluv a provádí se v modulu SMLOUVY. 1. Změna typu smlouvy 2. Změna % provize od pojišťovny Tyto změny se provedou pouze na smlouvě a v provizních řádcích se projeví až při generaci provizních řídků por nové pojistné období. 3. Změna kódu správce prvního nebo druhého nebo třetího nebo všech nebo jiná kombinace, která se volí uživatelsky zatržení příslušného správce, který se má změnit. 4. Změna % provize správce. Kombinace se volí společně s kódem správce, viz bod 3 Tyto změny jsou zapsány na smlouvu a pak na provizní řádky, které ještě nejsou uhrazeny. Do ostatních provizních řádků (uhrazených nebo vyplacených) se změna nezaznamená. Nově generované řádky jsou pak již generované po novu dle provedených změn. Postup zpracování: Vždy před prováděních hromadných změň nezapomeňte nejprve provézt zálohu databáze pro možnost návratu do stavu před změnou!!! 4. Změna % provize správce V modulu SMLOUVY zvolte období pro výběr smluv. Pokud chcete změnit % provize správce na všech jeho smlouvách musíte nastavit období pod datum počátku platnosti jeho nejstarší smlouvy. Pro správce s kódem 15 jsem nastavil období 2000 / 1 Dále jsem zatrhl výběr Aktuální smlouvy a skupinu smluv typu M (tj. bez ohledu na pojišťovnu). Pokud potřebujete změnit % správci a bude stejné na všech typech smluv bez ohledu na pojišťovnu, lze ponechat výběr smluv pro hromadnou změny bez typu smlouvy nebo bez pojišťovny. 17/46

18 Pojistné smlouvy Strana Výběr smluv lze redukovat všemi dostupnými filtračními parametry, např.:firmy - smlouvy evidované na IČ nebo Osoby - smlouvy evidované na RČ nebo Makléřské nebo Agentské atd.. Pak stiskněte tlačítko nahoře uprostřed. Zobrazí se po napsání přístupového hesla následující formulář: V oblasti uprostřed upravte rozmezí datumů počátků platnosti smluv, které se mají měnit. Program nastaví rozmezí datumů od až aktuální den. Chcete-li, aby se změna týkala všech vybraných smluv, posuňte datumy platnosti do požadovaného intervalu. Např až V dolní oblasti formuláře je standardně zatržený pouze 1. správce. Změňte mu % na požadovanou hodnotu, např. 80% Stiskněte tlačítko Provedení změn Program zaznamená na vybrané smlouvy změnu % provize správce. Na těch smlouvách, u kterých je více správců, tam tyto správce nechá včetně jejich stávajících % provize a provede výpočet %, které ze 100% zůstanou firmě. Stejným způsobem lze měnit na smlouvách typ smlouvy případně změnit % od pojišťovny. 18/46

19 Pojistné smlouvy Strana Modul KLIENT Je koncipován jako správcovský modul, který je postaven nad seznamem klientů. Umožňuje vést karty klientů s možností přidávání a editace smluv jako v modulu SMLOUVY, kontaktních osob a aktivit včetně zasílání a příjmu ů, které se automaticky přiřazují konkrétnímu klientovi pomocí ové adresy jeho kontaktních osob. Viz společný popis funkcí v mudulu DOKUMENTACE. Seznam klientů lze zájmově filtrovat a třídit a dle potřeby i tisknout. Na obrázku je zapnuto třídění dle IČ pomocí dvojkliku myší na názvu sloupce. Ve sloupcích lze také inkrementálně vyhledávat ať už pomocí jména nebo pomocí zmíněného IČ. Záznamy jsou opticky odlišeny na fyzické (soukromé-podbarvené bledě modře) a právnické osoby (firmy). IČ a RČ je v jednom slouci a jsou proto odlišeny způsobem umístění v tomto sloupci. IČ je zarovnáváno doleva a RČ doprava. Užitím zatržítek Firmy a Osoby lze odděleně pracovat s kartami firem nebo s kartami osob s možností tisku jejich seznamů s nebo bez přehledu jejich kontaktních osob. Další filtrační možností je odfiltrován záznamů pojistníků nebo pojištěných, případně pro manažery s vlastními smlouvami v databázi odfiltrování pouze svých klientů a jejich smluv zatržítkem navrchu formuláře uprostřed Jen MOJI klienti. Pod zobrazeným záznamem klienta je 5 karet: Klienti s stále aktualizovaným počtem. (počet Vybraných / Celkem klientů) Kontaktní osoby, kde jsou vždy odfiltrovány pouze osoby zobrazeného klienta Karta smluv žlutě podbarvená, obsahuje seznam klientovo smluv. Lze jej tisknout. Dokumentace seznam aktivit s klientem nebo nad jeho smlouvami a PU, úkolů, upozornění na nutné operace atd.. Seznam lze v případně potřeby také vytisknout Poznámky 19/46

20 Pojistné smlouvy Strana Sloučení shodných záznamů (karet) klienta ke stejnému IČ. Záznamy firem!!! MUSÍ!!! mít IČ. Operace se spouští tlačítkem na vrhu formuláře uprostřed je použitelná jak pro sloučení zdvojených záznamů normálních klientů, které uživatelé nezávisle na sobě do databáze zaznamenali, tak pro záznamy leasingových společností, které nejsou na smlouvě jako klienti, ale jako "Pojištění" Každopádně před použitím této funkce pro jistotu zazálohujte databázi. -Najděte klienta (kartu) -Ke každé této kartě je připojeno několik smluv -Po stisknutí tlačítka se zobrazí seznam karet klienta se stejným IČ -V prvním sloupci dvojklikem levým tl. myši označte záznam (kartu) klienta, kterou si přejete v databázi zachovat. Obvykle to bude ta, která je nejlépe nebo nejvíce vyplněna. -Po potvrzení tlačítkem s ikonou diskety program provede převedení vazeb smluv, provizních řádků, PU, kontaktních osob a aktivit na vybraný záznam klienta a ostatní záznamy (karty) klienta odstraní z databáze. 3.2 Zadání nebo provedení změn v kartě klienta Lze provézt pomocí příslušných tlačítek v toolbaru tohoto modulu. Zobrazí se editační formulář Pozn.: Pro zadání nového klienta soukromé osoby, jako první krok zatrhněte, že se jedná o soukromou osobu. Formulář se přizpůsobí této skutečnosti a zpřístupní pole pro záznam RČ, Příjmení a Jména klienta. Načervenalé podbarvení po vyplnění těchto polí zmizí, což znamená, že je vše v pořádku. Jedná se opět o upozornění na nutnost alespoň tato pole vyplnit. V poli Název klienta si program zapisuje (sčítá) příjmení a jméno pro potřeby třídění v seznamu klientů. Důležité Zadáte-li IČ nebo RČ, které již v databázi existuje, program na to viditelně reaguje zením tabulky s nalezenými výskyty. Je to upozornění na existenci klienta v databázi a vy se můžete rozhodnout, zda má být klient ještě jednou do databáze zaveden nebo ne. 20/46

21 Pojistné smlouvy Strana Pokud budete s tímto klientem chtít komunikovat pomocí mailu, nezapomeňte v kartě zadat ovou adresu Pokud budete chtít sledovat narozeniny klienta, uveďte datum narození a pak už jen sledujte přehled narozenin v modulu Kontaktní osoby. 3.3 Postup při zadání smlouvy: - nalézt nebo přidat klienta - zadat novou smlouvu v kartě Smlouvy - vyplnit údaje potřebné pro generaci provizních řádků - generovat provizní řádky, případně zaznamenat údaje o dodatcích Pro editaci smlouvy, provizí, dodatků jsou používány v tomto modulu shodné formuláře, jako v modulu SMLOUVY. 21/46

22 Pojistné smlouvy Strana Popisy číselníků: 4.1 Typy smluv Číselník typů smluv. Identifikátor je 10tiznaký kód, ideální délka kódu je však 3 až 4 znaky. Každý typ sml. má svůj jednoznačný kód. Z kódu by mělo být patrné: - o jaký typ pojištění se jedná, (1. znak kódu, případně 1. dva znaky) - ke které pojišťovně patří. (pouze 1 znak Č-Česká pojišťovny, K-Kooperativa atd. - časové nebo jiné podružné rozlišení, např.: z důvodu změny % provize od pojišťovny pro smlouvy vzniklé do a nové % pro smlouvy platné od př.: AČ kód typu Auta-povinné ručení u České pojišťovny 10% AČ od % Shodné kódy mohou mít pouze tzv.: rezervované typy smluv, které jsou rozlišovány kódy jednotlivých správcův příslušném poli. Viz. obrázek. Ty jsou v seznamu typů odlišené slabě psaným písmem a jsou viditelné pouze, je-li zatržen parametr vlevo nahoře ( Všechny typy). Černě psané jsou typy platné v aktuálním období, tj. pro aktivní smlouvy, nově pořizované. Modře psané jsou staré typy, které musí v číselníku zůstat pro dříve pořízené smlouvy z předchozích let. Nelze jimi však označit nově vzniklé smlouvy, protože je program na nových smlouvách ani k užití nenabídne. Dále doporučuji doplnit si do číselníku typů smluv IČ pojišťoven. Program pak nabízí na smlouvě jen typy smluv té pojišťovny, u které je editovaná smlouva smluvena a současně hlídá, aby uživatel nezadal na smlouvě např. České pojišťovny typ smlouvy z jiné pojišťovny s jiným % provize. Typ smlouvy nyní také dokáže hlídat změny % provizí v průběhu následných pojistných období po dobu 10ti let. V následných obdobích vždy platí naposledy uvedené % provize. Stačí proto uvézt pouze % v 1, pojistném roce a pak v roce, od kterého platí jiné %. 22/46

23 Pojistné smlouvy Strana U správce lze zadat pouze % pro 1. rok a pro následné roky. Pokud následné % neuvedete, znamená to, že správce v následném období provize ze smlouvy s tímto typem smlouvy neobdrží. Pozn.: Režim % provizí firmy a % provizí správců pro 1. rok pojištění a následná pojistná období lze řídit pomocí typů smluv zcela individuálně pro každou pojišťovnu, případně pro každého správce odděleně Pokud si zavedete typy smluv a příslušná %, je nutné vědět, jak program s % provizí zachází. Lze nyní nadefinovat obecný typ smlouvy, kterým můžete na smlouvu při zadání typu smlouvy dosadit i % provize správci, pokud je toto % u typu smlouvy v číselníku uvedené. Má-li však správce pevné % provize u svého kódu v číselníku správců, pak bez ohledu na existující % u typů smluv, program zvolí vždy jeho pevné % z číselníku správců. Lze také od typu smlouvy např. AA (povinné ručení Allianz) odvodit stejný typ smlouvy pro skupinu správců nebo jen pro jednoho konkrétního správce jako speciální rezervovaný typ smlouvy. Takový typ pak na smlouvě dosadí jak % firmy, tak kód správce a jeho speciální % pro tento typ smlouvy. Časový průběh je pak kontrolován při generaci provizních řádků pro nové pojistná období. Jsou také kontrolovány vazby typ smlouvy a pojišťovnu za předpokladu, že u typu smlouvy uvedete IČ pojišťovny. Priorita volby % provize správců je následující: 1. pevné procento správce z číselníku správců 2. typ smlouvy se speciálním % pro určitého správce nebo pro skupinu správců. (1 znak kódů správců tvoří skupinu správců) 3. typ smlouvy obecný 4.2 Číselník správců získatelů, obchodníků atd. Kód správce může mít maximálně 2 znaky, lze použít jak velká, tak malá písmena včetně diakritických znaků a číslic a znaků +, -, *, /, _ atd. Každý správce je svým kódem jednoznačně určen a slouží k identifikaci smluv správce potažmo klientů správce. Díky těmto vlastnostem mohou správci pracovat pouze se svými klienty a jejich smlouvami a svými provizemi, ač pracují nad celou databází firmy. Manažeři pak mohou zpracovávat globální záležitosti, zejména úhrady a výplaty provizí, vyhodnocovat výsledky firmy, zpracovávat statistiky, 23/46

24 Pojistné smlouvy Strana tisknou sestavy dlužných částek po pojišťovnách seznamy smluv různých typů atp. Na obrázku je ve vrchní mřížce seznam správců. Někteří mají nadefinováno pevné % provize. Je zde také vidět skupina správců např. z jednoho dislokovaného pracoviště firmy nebo to může být skupina správců starající se o určitý typ smluv se shodným průběhem provizí. Pro takové skupiny je nutné do číselníku správců doplnit ještě kód této skupiny. V našem příkladu to bude řádek s kódem správce A Dolní mřížka ukazuje možnost zavedení rezervovaného typu smlouvy konkrétnímu správci. Tlačítky vedle mřížky lze přidat nebo editovat již existující typ. Na něm lze nadefinovat odlišný průběh výpočtu provizí vybraného správce, tj. zadat mu pro určitý typ smlouvy jiné % provize než je uvedeno na základním typu smlouvy. % ze základního typu smlouvy platí obecně pro ostatní správce. Rezervovaný typ je v číselníku typů smluv zobrazen tenkým písmem a je viditelný jen, pokud si to přejete. 4.3 Číselník seznam pracovníků makléřské firmy Může jej zpracovávat pouze administrátor programu Admin.. Jedině tento účet pak bude mít přístup do této části programu a bude moci přidělovat nebo měnit ostatním uživatelům jejich typ přístupu (MANAŽER, SPRÁVCE, KLIENT nebo jen účet).. Tento číselník je dostupný z menu Servis Definice přístupových práv HESLA Je nutné nadefinovat uživatelské účty všem těm pracovníkům firmy, kteří budou mít přístup k datům v programu a přidělit jim jejich roli: MANAŽER, SPRÁVCE, KLIENT, . Manažerům i správcům můžete ještě pomocí zatržítek vpravo uprostřed rozšířit jejich práva ohledně přístupu k provizím, aktivitám z dokumentace, tiskům seznamů klientů a smluv atd. 24/46

25 Pojistné smlouvy Strana Uživatelský účet má několik funkcí.: 1. vstup do programu s diferencovaným přístupem k datům 2. poštovní účet pro (odchozí i příchozí poštu) 3. poštovní adresa odesílatele a ostatní spojení (tel, fax ) konkrétního pracovníka, který vyřizuje vše potřebné s klienty či pojišťovnami ať už v roli Správce nebo Manažera. V případě upgrade z předchozích verzí, můžete ostatní účty, které ve Vašich datech zůstaly z původní instalace, přepsat - znovu vyplnit údaji skutečných uživatelů a přidělit jim typ přístupu a ovou adresu. 25/46

26 Pojistné smlouvy Strana Kontaktní osoby V MENU Soubor je nový modulek pro globální práci s kontaktními osobami. Lze tisknout zájmově tříděné a filtrované seznamy, např. seznam kontaktních osob, které mají tento týden nebo měsíc narozeniny nebo seznam kont. os. jedné pojišťovny nebo klienty atd. Třídění a filtrace je realizována opět pomocí dvojkliku levýn tl.myši na příslušných sloucích v tabulce formuláře. 4.5 Pojistník (klient) Záznam údajů o pojišťované firmě (klientovi). Lze ukládat úplnou adresu, IČ a DIČ, bankovní spojení, kontaktní údaje telefony a E_mail. Ke každé firmě lze opět ukládat neomezeně dlouhý komentář, např. údaje o aktivitách, jednáních, stížnostech atd., tj. údaje, které se neváží ke konkrétní smlouvě, ale obecně ke klientovi. Ke každému klientovi lze zapisovat číselník jeho kontaktních osob. Pozn. :Stejně jako v přehledové tabulce (BROWSE) lze v poznámkách vyhledávat pomocí stisku kláves Ctrl+F. Zobrazí se okénko, kam vepíšete hledaný text a program Vám jej v poznámkách najde. Ctrl+G je vyhledání dalšího výskytu stejného výrazu. Pojišťovny Záznam údajů o pojišťovně. Lze ukládat úplnou adresu, IČ a DIČ, bankovní spojení, kontaktní údaje s telefony a E_mail pracovníků pojišťovny. Ke každé pojišťovně lze zapisovat číselník jejích kontaktních osob. Pozn.: U záznamu firem a pojišťoven dbejte vždy na to, aby název organizace odpovídal oficiálnímu názvu firmy nebo pojišťovny a to zejména u adres, které zamýšlíte užít při fakturaci v modulu FAKTURY FV. U záznamu firmy jen jako identifikátoru pojistného místa, záleží kvalita zápisu názvu firmy a ostatních údajů jen na Vás. V programu je k dispozici uživateli s patřičnými právy tisk, jak abecedně řazený seznam firem, tak pojišťoven. (tlačítko s tiskárnou) 26/46

27 Pojistné smlouvy Strana Elektronické úhrady 5.1 Popis modulu: Tento modul slouží k automatizaci a zefektivnění párování úhrad, obdržených od jednotlivých pojišťoven, buď v elektronické podobě (datový soubor úhrad zaslaný em nebo pomocí paměťového média CDROM, disketa ) nebo tištěné podobě (někdy je však i tento zasílán v souboru, ten však je, vzhledem k nevhodnému uspořádaní dat, nepoužitelný), Údaje z něho však lze v tomto modulu ručně přepsat do tabulky úhrad a pak údaje elektronicky spárovat. V současné době umí exportovat zpracovatelné soubory úhrad pouze 3 pojišťovny: Kooperativa a.s. kód KO nebo KR posílá textové ascii soubory s oddělovačem (viz níže) V Pojišťovna České spořitelny kód PS posílá excelovské soubory s koncovkou XLS 97, ty je však pro vlastní zpracování nutno nejprve uložit do formátu XLS 95. Živnostenská pojišťovna kód ZP posílá soubory ve formátu DBF Nově se k nim připojila i Generali pojišťovna kód GP posílá také textové ASCII soubory s konstantní délkou pole a oddělovačem (viz níže) ;0 ;1 ;1 ;2 ;UA2P ; ; ; ;.. Allianz kód AL posílá soubory s koncovkou WK4 (Lotus), ty je však pro vlastní zpracování nutno nejprve načíst do MSExcelu a uložit do formátu XLS 95. Soubory z těchto pojišťoven umí program POJISTNÉ SMLOUVY v 1. kroku importovat 27/46