Spolupráca na dokumentoch

Transkript

1 Spolupráca na dokumentoch Súčasná práca na dokumentoch Na dokumentoch Wordu, Excelu, PowerPointu a OneNotu uložených v knižniciach Office 365 môžete spolupracovať pomocou aplikácií Office Web Apps, ktoré ich otvoria vo webovom prehliadači. Vaši kolegovia môžu dokumenty naraz otvoriť a pracovať na nich, netreba čakať, kým niekto iný skončí. Ak potrebujete rozšírené funkcie, môžete tie isté dokumenty otvoriť aj v počítačových programoch. Nahrávanie alebo vytváranie súborov v knižnici Dokumenty môžete nahrať presunutím z počítača do knižnice na tímovej lokalite. Vytvorenie nového súboru v knižnici 1. Prejdite do knižnice lokality a kliknite na položku Nový dokument. 2. Vyberte typ súboru, ktorý chcete vytvoriť, zadajte jeho názov a v prípade potreby vyplňte ďalšie informácie. 3. Súbor sa otvorí v príslušnom programe. Pridajte do súboru požadované informácie. 4. Po uložení sa súbor pridá do knižnice a bude sa zobrazovať v zozname súborov. 5. Kliknutím na názov dokumentu otvoríte dokument v aplikáciách Office Web Apps. 1. Otvorte knižnicu na lokalite. 2. Nájdite a vyberte v počítači dokumenty, ktoré chcete nahrať. 3. Potom ich presuňte myšou do knižnice na miesto s popisom Sem presunúť súbory. Zdieľanie dokumentu s konkrétnymi ľuďmi Dokumenty a priečinky môžete zdieľať s ľuďmi vo svojej organizácii, rovnako im tiež môžete udeliť povolenia na zobrazenie alebo úpravu. 1. Kliknite na tri bodky (...) vedľa dokumentu a potom na položku Zdieľať. 2. V okne Zdieľať zadajte mená všetkých osôb a potom ich kliknutím pridajte do zoznamu pozvaných. 3. Z rozbaľovacej ponuky vyberte povolenie, ktoré chcete pozvaným udeliť. 4. Ak chcete, napíšte im správu a potom kliknite na tlačidlo Zdieľať.

2 Zdieľanie dokumentov Zdieľanie dokumentu so všetkými Niekedy možno chcete zdieľať dokument so všetkými ľuďmi v organizácii, aby ho mohli jednoducho vyhľadať. 1. Kliknite na tri bodky (...) vedľa dokumentu a potom na položku Zdieľať. 2. Do poľa Pozvať ľudí zadajte slovo Všetci. 3. Ak sa zobrazí viac výsledkov, vyberte ten, ktorý potrebujete, napríklad Všetci okrem externých používateľov. 4. Ak odosielate s pozvánkou, zadajte text do príslušného poľa a kliknite na tlačidlo Zdieľať. Tip Pri zdieľaní dokumentu so všetkými ľuďmi vo veľkej spoločnosti sa nezvykne odosielať s pozvánkou. Zdieľanie dokumentov s ľuďmi mimo spoločnosti Možno potrebujete zdieľať dokumenty s dodávateľmi, klientmi alebo so zákazníkmi. V takom prípade od nich môžete chcieť, aby sa prihlásili na vašu lokalitu a pozreli si dokument, alebo im môžete odoslať hosťovské prepojenie, vďaka ktorému si môžu dokument pozrieť alebo ho upraviť aj bez prihlasovania. 1. Prejdite na dokument, ktorý chcete zdieľať, potom kliknite na tri bodky ( ) a na položku Zdieľať. 2. Zadajte ové adresy externých používateľov. 3. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte úroveň povolenia, ktorú chcete udeliť. 4. Zadajte správu pre príjemcov pozvánky so všetkými pokynmi potrebnými na vykonanie úlohy. 5. V prípade potreby začiarknite políčko Vyžadovať prihlásenie a kliknite na tlačidlo Zdieľať. Ukončenie zdieľania dokumentu alebo priečinka Zdieľanie dokumentu alebo priečinka môžete ukončiť v prípade všetkých alebo len vybratých používateľov. 1. Vyberte dokument alebo priečinok, ktorého zdieľanie chcete ukončiť, a potom kliknite na položky Súbory > Zdieľané s. 2. V okne Zdieľané s kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa osoby, s ktorou chcete ukončiť zdieľanie, a potom kliknite na položku Ukončiť zdieľanie.

3 Spolupráca vo Worde Spoluautorstvo dokumentov Keď dokument uložíte do OneDrive for Business alebo do knižnice SharePointu, ľudia, ktorí na to majú povolenie, na ňom môžu pracovať v aplikácii Word Web App. 1. Kliknutím na dokument v knižnici otvorte dokument v aplikácii Web App. 2. Kliknite na položky Upraviť dokument > Upraviť v aplikácii Word Web App. 3. Keď dokument otvorí niekto iný, Word zobrazí upozornenie. Kliknutím na oznámenie zistíte, kto pracuje spolu s vami. Keď dokument uložíte, vaše úpravy budú k dispozícii ostatným ľuďom, ktorí na ňom pracujú. Informácie o tom, kto práve pracuje na dokumente, môžete získať aj kliknutím na stavový riadok v dolnej časti okna aplikácie Web App. Aplikácia Word Web App označí odsek, na ktorom pracujete, bodkovanou modrou hranatou zátvorkou, aby ostatní autori videli, že na tomto odseku pracujete. Keď dokument uložíte, aplikácia Word Web App zobrazí ostatným oznámenie. Obsah, ktorý zmenili iní autori, sa zobrazuje s farebným pozadím. Sledovanie zmien Zapnite Sledovanie zmien, aby ste videli, kto a aké zmeny v dokumente vykonáva. Zmeny v dokumente sú označené čiarou pri okraji. Kliknite na položky Revízia > Sledovať zmeny. Ak chcete zobraziť zmeny a komentáre, kliknite na čiaru alebo bublinu označujúcu komentár inej osoby. Ak chcete radšej zobraziť všetky komentáre, ale nie všetky zmeny, kliknite na položku Zobraziť komentáre. Na paneli s nástrojmi kliknutím na položky Revízia > Ďalšie > zmenu prijmite alebo odmietnite. Ak chcete funkciu Sledovanie zmien vypnúť, kliknite znova na tlačidlo Sledovať zmeny. Práca v počítačovej aplikácii Word Ak potrebujete vykonať zmeny, ktoré vyžadujú funkcie počítačovej aplikácie Word, napríklad obsah alebo bibiiografiu, kliknite na položky Upraviť dokument > Upraviť vo Worde. Ďalšie informácie nájdete v téme Rozdiely pri pou ž í van í dokumentu v pr e h l i adači a v programe Word.

4 Spolupráca vo OneNote Zdieľanie poznámkového bloku na lokalite SharePoint Onenotové poznámkové bloky môžete uložiť do knižnice určenej pre celý tím. Každú zmenu, ktorú vykonáte vy alebo niektorý spolupracovník, OneNote automaticky uloží a synchronizuje s poznámkami v SharePointe. Nezabudnite, že ľudia budú potrebovať v danej knižnici povolenie na čítanie a zápis. 1. Vo OneNote kliknite na položky Súbor > Nové > SharePoint. 2. Napravo v časti SharePoint kliknite na položku Prehľadávať. 3. Prejdite do knižnice dokumentov na sharepointovej lokalite, na ktorej chcete uložiť tímový poznámkový blok. 4. Zadajte názov do poľa Názov poznámkového bloku a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť. Po vytvorení poznámkového bloku môžete svojim spolupracovníkom a kolegom odoslať s prepojením naň. Všetci používatelia s povoleniami na zápis na lokalite SharePoint ho budú môcť zobraziť a upraviť. Synchronizácia zdieľaných poznámkových blokov OneNote v pravidelných intervaloch automaticky synchronizuje zdieľané poznámkové bloky. Niekedy však možno chcete synchronizovať zdieľaný poznámkový blok manuálne. 1. Vo OneNote kliknite na položky Súbor > Informácie > Zobraziť stav synchronizácie. 2. V dialógovom okne Synchronizácia zdieľaných poznámkových blokov postupujte takto: Ak chcete synchronizovať všetky zdieľané poznámkové bloky, kliknite na tlačidlo Synchronizovať všetko. Ak chcete synchronizovať len konkrétny poznámkový blok, kliknite vedľa neho na položku Synchronizovať teraz. Práca v počítačovej aplikácii OneNote OneNote Web App umožňuje zapisovať poznámky a usporadúvať strany s poznámkami vo webovom prehliadači. Ak potrebujete rozšírené možnosti úprav, prejdite na položky Súbor > Informácie > Otvoriť v programe OneNote. Keď uložíte poznámkový blok vo OneNote, uloží sa na webovú lokalitu, z ktorej ste ho otvorili vo webovej aplikácii. Ďalšie informácie nájdete v téme Rozdiely pri pou ž í van í poznámkového bloku v pr e h l i adači a v programe OneNote.

5 Spolupráca v Exceli Práca s ostatnými v aplikácii Excel Web App Keď zošit sprístupníte na úpravy ostatným používateľom, môžu na ňom pracovať súčasne s vami. Toto je veľmi užitočné, ak zbierate informácie od skupiny ľudí, napríklad ak vytvárate zoznam informácií alebo pracujete na skupinovom projekte. Počas upravovania zošita môžete v aplikácii Excel Web App vidieť, či na zošite pracujú aj iní používatelia. Spoločná práca na rovnakom tabuľkovom hárku Excel Web App zobrazuje, kto so súborom práve pracuje, a aktualizácie môžete vidieť okamžite. Treba však, aby všetci pracovali v aplikácii Excel Web App, nie v počítačovej aplikácii Excel. Zdieľanie zošita Keďže je zošit online, môžete ho zdieľať tak, že namiesto ovej prílohy odošlete prepojenie. Ostatní ho môžu zobraziť vo svojom webovom prehliadači alebo mobilnom zariadení. Môžu si prezrieť všetky hárky, zoraďovať a filtrovať údaje a prejsť na podrobnosti kontingenčných tabuliek. 1. Kliknite na položky Súbor > Zdieľať > Zdieľať s ľuďmi. 2. Pridajte ové adresy ľudí, ktorí budú na zošite pracovať. Úprava excelového zošita v prehliadači Ak chcete zošit upraviť v prehliadači, kliknite na položky Upraviť zošit > Upraviť v aplikácii Excel Web App. Môžete zadávať údaje, zostavovať vzorce, vkladať grafy a používať základné formátovanie. Excel Web App ukladá vašu prácu automaticky. Ak potrebujete vykonávať rozšírené úpravy, kliknite na položky Upraviť v programe Excel. Ďalšie informácie nájdete v téme Rozdiely v pou ž í van í z oš i ta v pr e h l i adači a v programe Excel Sledovanie zmien Prostredníctvom sledovania zmien môžete sledovať, spravovať a zobrazovať informácie o zmenách vykonaných v zdieľanom zošite. 1. Na karte Revízia v skupine Zmeny kliknite na položku Zdieľať zošit. 2. V dialógovom okne Zdieľať zošit na karte Upraviť začiarknite políčko Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne. 3. Kliknite na kartu Spresniť. 4. V časti Sledovať zmeny kliknite na položku Históriu zmien uchovávať: a zadajte počet dní, počas ktorých sa má uchovávať história zmien. Ďalšie informácie nájdete v téme Sledovanie zmien v zdieľanom zošite.