Aplikovaná informatika Time management teorie časového plánování a užití OIS. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B.

Transkript

1 Aplikovaná informatika Time management teorie časového plánování a užití OIS. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky amanagementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/

2 Time management teorie časového plánov nování a užitu ití OIS. 1. Generace Time managementu 2. Desatero Time managementu 3. Techniky stanovení priorit Time managementu 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia

3 Cíle přednášky 1. Předat studentům poznatky o generacích g Time managementu. 2. Uvést Desatero Time managementu. 3. Objasnit stanovení priorit Time managementu.

4 Time management Motto: Čas si vymysleli lidé, aby věděli, od kdy do kdy a co za to. Jan Werich ( ) Nedostatek času neexistuje. Všichni máme dost času, abychom mohli udělat všechno, co opravdu udělat chceme. Alan Lakein Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit. [1]

5 VÝZNAM TIME MANAGEMENTU Definice Time managementu (TM) TM je sada postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. TM je široká škála aktivit, mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. [1]

6 Generace Time managementu Princip I. generace Time managementu Zaznamenávání úkolu do tzv. To-Do listů (jednoduché zápisníky). + Výhodou byla jeho jednoduchost při ovládání. - Nevýhodou bylo, že se zde nezaznamenávaly priority ani termíny dokončení. = Dokončený úkol se jednoduše označil nebo škrtl. = Tyto nevýhody jsou tolik zásadní, že se v dnešní době téměř nepoužívaj vají. [2]

7 TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ ENÝ PŘÍSTUP P k TM I. generace symbol = úkolový list pojem = provedeno - zaškrtnout dovednost = nadhled

8 Generace Time managementu Princip II. generace Time managementu Plánování pomocí jednoduchým pracovních ch kalendářů nebo diářů. K jednotlivým úkolům šlo už zaznamenávat termíny dokončen ení a zahrnuje i stanovení cílů. + Vznikla přehlednost, která umožnila předvídat dat vytíženost dne a předat splněné úkoly ve stanovených termínech. - Nevýhoda byla, že nešlo zaznamenat více významných událostí v jednom dni. Samotný uživatel rozhodl, který úkol má větší prioritu a bude upřednostněn nebo řešen později. [2]

9 TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ ENÝ PŘÍSTUP P k TM II. generace symbol pojem = kalendář (diář) = termíny + cíle dovednost = předvídat dat vytíženost

10 Generace Time managementu Princip III. generace Time managementu Plánování pomocí jednoduchým pracovních ch kalendářů nebo diářů zůstává, ale k jednotlivým úkolům už šlo zaznamenávat termíny dokončen ení a zahrnuje i stanovení cílů. + Vznikla přehlednost, která umožnila předvídat dat vytíženost dne a předat splněné úkoly ve stanovených termínech. - Nevýhoda byla, že nešlo zaznamenat vícev významných událostí v jednom dni. Samotný uživatel rozhodl, který úkol má větší prioritu a bude upřednostněn, či řešen později. [2]

11 TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ ENÝ PŘÍSTUP P k TM III. generace symbol = hodiny pojem = cíl dovednost = úkolům přiřazuji priority

12 Generace Time managementu Princip IV. generace Time managementu Je zefektivněním m všechv z výše uvedených nástrojů. + Zavádí místa, cíle a role jako řídící prvek systému a preferuje důležité úkoly nad těmi t naléhavými havými. + Je doplněna na o životní cíle, poslání a přání svého uživatele apod. + Pomáhá mu určit co je v životě důležité a podle toho podřídit dit všev ostatní včetně plánování času. - V České republice zatím není příliš rozší šířený. [2]

13 TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ ENÝ PŘÍSTUP P k TM IV. generace symbol = kompas pojem = oblasti života dovednost = prioritám přiřazuji úkoly

14 DESATERO TIME MANAGEMENTU 1. Dělat D věci v podle stanovených priorit Je velmi důležité umět stanovit si priority. Každý by měl vědět, co je právě pro něj důležité a co není. Tyto priority bychom měli mít neustále na mysli. = Nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důled ležitou.

15 DESATERO TIME MANAGEMENTU 2. Delegování povinností Další povinnosti můžm ůžeme delegovat na členy týmu. Není možné,, aby jeden člověk k dělal d všechno. v Na základz kladě zvolených priorit vybereme tu činnost, která je pro nás n s nejdůle ležitější,, kterou ovládáme nejlépe. = Co mohou dělat d jiní,, aťa dělají jiní.

16 DESATERO TIME MANAGEMENTU 3. Efektivně využívat vat pomůcky Snažíme se efektivně využívat vat ty nejlepší pomůcky, které máme me k dispozici. Ušetříme si tím t m mnoho starostí,, nepříjemnost jemností a předevp edevším m mnoho času. = Pokud budeme používat nevhodné náčiní,, nakonec ztratíme mnoho času a nevyhneme se stresu.

17 DESATERO TIME MANAGEMENTU 4. Systematické plánov nování času Můžeme použít t mnoho plánovac novacích ch pomůcek jako velmi známý diář nebo například plánovac novací software. Pokud si své povinnosti zapíš íšeme a rozvrhneme, získáme ucelený pohled na další povinnosti a předejdeme možné časové kolizi. = Je důležité umět efektivně plánovat svůj čas.

18 DESATERO TIME MANAGEMENTU 5. Umět říci NE Častým problémem je právě to, že e lidé neumějí (nebo nechtějí), použít t slůvko NE. Je potřeba si ujasnit, co pro nás n s daná nabídka znamená,, jaké nám m přinese p výhody a jaké nám naopak můžm ůže e způsobit nepříjemnosti. = Říci NE je NEZBYTNÉ, chce-li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci.

19 DESATERO TIME MANAGEMENTU 6. Mít M t kritický nadhled Umět t včas v kriticky odhadnout, na kterou činnost se nehodíme je velká výhoda - šetří mnoho času Důležité však je si uvědomit, že e některou n věc v c / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe l a rychleji. = Ne všechny v věci v jsme schopni dělat d stejně kvalitně.

20 DESATERO TIME MANAGEMENTU 7. Informovanost Pokud jsou některn které informace neúpln plné nebo dokonce chybné,, dojde ke špatnému odhadu situace. Právě včasná a úplná informovanost je klíčem k dobrému zvládnut dnutí času. = V dnešní době jsou informace velmi důled ležité a cenné.

21 DESATERO TIME MANAGEMENTU 8. Rušiv ivé vlivy Velkým problémem mohou být rušiv ivé elementy jako například telefonáty, ty, návštěvy, n vy, náhln hlé a nehláš ášené porady, Nečekaný ekaný telefonát t můžm ůže e velmi zásadnz sadním m způsobem narušit právě prováděný úkon. = Třeba T se umět t těmtot rušivým vlivům úspěšně bránit.

22 DESATERO TIME MANAGEMENTU 9. Časové rezervy Vytvořit si ve svém m plánu i časovou rezervu na případnou p padnou neplánovanou novanou úlohu je také důležité. Ideáln lní je naplánovat novat zhruba 60 % času. Zbývajících ch 40 % si ponechat na neoček ekávané aktivity. = Může dojít ke stresové situaci, nezvládnutí cílů.

23 DESATERO TIME MANAGEMENTU 10. Organizace pracovního místam Zdánliv nlivá maličkost, jakou je uspořádání pracovního místa, můžm ůže e být velmi zásadnz sadní. Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje časově náročnému hledání. = Máme M svoji individuáln lní prostorovou inteligenci a podle toho si pracovní místo uspořádáme.

24 TIME MANAGEMENT - priority Priorita A věci, které je potřeba vyřídit nejdříve = Řešit pokud možno ještě dnes. Priorita B věci, které sice nemusejí být vykonány ny dnes, ale jsou důled ležité pro dosažení cílů, tyto úkoly bývají často odsunovány, jejich včasným vyřízením nevzniknou však úkoly typu A. = Je dobré každý den pracovat alespoň na jednom úkolu s prioritou B. [4]

25 TIME MANAGEMENT - priority Priorita C tyto úkoly jsou sice nutné,, ale nejsou důled ležité pro dosažen ení cílů, proto je nejlépe delegovat nebo odmítnout. = Pokud je člověk k splnit musí,, neměl l by jim věnovat v příliš mnoho času. Priorita D těmto věcem nemá příliš smysl se věnovatv novat, i přesto, že mohou být zábavnější než úkoly s vyšší prioritou. = Nevedou k cílům, c jsou naprosto druhořad adé. [4]

26 TIME MANAGEMENT - priority = příkladyp Upravené [4]

27 TIME MANAGEMENT EFEKTIVNÍ HOSPODAŘEN ENÍ S ČASEM Symptomy špatného řízení času Neustále přetížený program, častá práce po večerech a víkendech, stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů, nedostatečné řešení problémů do hloubky, strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých, hašení denních krizí, neschopnost odmítnout na co už nemám. [5]

28 TIME MANAGEMENT EFEKTIVNÍ HOSPODAŘEN ENÍ S ČASEM Symptomy špatného řízení času Chybí stanovené jasné priority v práci, dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku, pocit, že nemáte situaci pod kontrolou, odkládání úkolů, zvláště nepříjemných, chybí systém a pořádek ve věcech, málo nebo žádný čas na rodinu, zábavu a sport. [5]

29 TIME MANAGEMENT EFEKTIVNÍ HOSPODAŘEN ENÍ S ČASEM Jak na omezení časových ztrát Spojováním činností, vytvářením modelů (zapojení autopilota), využíváním malých časových úseků, udělejte malý první krok, překonáte odpor, využijte pevné pravidelné termíny pro neoblíbenou činnost. [5]

30 TIME MANAGEMENT ZÁVĚR - souhrn Stanovte si ve své práci vždy priority, nepříjemné věci vyřizujte okamžitě, využijte efektivně vzestupné výkonové fáze v denním cyklu, naučte se pravidelně odhadovat nutnou spotřebu času, na konci pracovního dne si udělejte strukturu programu pro příští den.

31 TIME MANAGEMENT ZÁVĚR - souhrn Rozplánujte každý den jenom 60 % času, 40 % ponechte volných pro neočekávané aktivity, pravidelně dělejte denní bilanci - pozitivně zapůsobí, když něco můžete odškrtnout, popište podřízeným při delegování úkolů žádoucí výsledky a ponechte na jejich úvaze, jak jich dosáhnou, nedelegujte to, čehož vysvětlování vám zabere více času, než udělat úkol samotný.

32 Kontrolní otázky a úkoly samostudia Analyzujte možnosti jednotlivých generací Time managementu (TM). Uvědomte si zásady z desatera TM. Vytvořte te si představu p o efektivním hospodařen ení s časem při p i vaší profesní činnosti.

33 Zdroje doplňuj ující studijní literatura: 1. LASÁK, Pavel. Time management úvod [online]. [cit ]. Copyright : Pavel Lasák Dostupné z: 2. Vývoj - čtyři generace. In: Vývoj - čtyři generace [online] [cit ]. Dostupné z: 3. KOLAŘÍK, Jiří. Jak na time management. In: Jak na time management [online]. Copyright 2010 [cit ]. Dostupné z: 4. MALEČKOVÁ, Monika. Time management [online] [cit ]. Dostupné z: 5. MELNIČÁK, Lukáš. Time management [online] [cit ]. Dostupné z: neflt.ujep.cz/sites/default/files/time_management.pptx 6. GRUBER, David. Time management; Efektivní hospodaření časem klíčová součást beneopedie. [online] [cit ]. ISBN Dostupné z: wwww.mgmtpress.cz 7. UHLIG, Beatris. Time management; Staňte se pánem svého času. Praha: Grada, s. ISBN DELIVRÉ, Francois. Buďte pány svého času. Vyd. 1. Praha: Portál s. ISBN: Time management - Mějte svůj čas pod kontrolou. Vyd. 1. Praha: Grada s. ISBN