Životní cyklus podnikových dokumentů

Transkript

1 IBM Fórum Životní cyklus podnikových dokumentů Marek Šoule, IBM Technical Presales ECM Martin Švík, IBM CEE Technical Presales ECM

2 IBMFórum 2010 Životní cyklus podnikových dokumentů IBM Enterprise Content Management Information Management Brand Prezentace Agile ECM IBM ECM řešení v ČR ECM platforma jako komplexnířešení životního cyklu dokumentu IBM ECM řešení pro prezentační vrstvu Integrace MS Office 2007 Živá ukázka Spisová služba a datové schránky MS Office 2007 jako Integrace 2007 Frontend komunikace Enterprice Search Source: If applicable, describe source origin 2

3 IBM řešení Agile ECM Prezentační vrstva Procesní vrstva Bezpečnost, audit a vyhledávání Organizace obsahu- Aktivní obsah Úložiště HW platforma 3

4 IBM ECM Portfolio Content Process FileNet Application Connector for SAP EP/KM ACSAPEP FileNet Active Content Edition FACE FileNet Application Connector for SAP R/3-J2EE ACSAP FileNet Business Activity Monitor BAM FileNet Capture Capt FileNet Business Process Framework BPF FileNet Capture Advanced Doc Recognition ADR FileNet Business Process Manager BPM FileNet Connector for SharePoint CSP FileNet Connector for MS Visio CMV FileNet Content Manager CM FileNet eforms for FN P8 eforms FileNet Content Services CS FileNet eprocess Services eproc FileNet Fax Fax Compliance FileNet Image Manager Active Edition IMAE FileNet Compliance Framework CF FileNet Image Services IS FileNet Manager EM FileNet Print Print FileNet Records Crawler RC FileNet Report Manager RPM FileNet Records Manager RM FileNet Storage Connectors IBM CommonStore for Lotus Domino CSDOM FileNet System Monitor FSM IBM CommonStore for MS Exchange CSEX IBM Content Integrator ICI IBM CommonStore for SAP CSSAP IBM Content Manager CM8 IBM Content Collector for ICIE IBM Content Manager Collaboration Edition CMCE IBM Content Collector for File Systems ICIFS IBM Content Manager On Demand CMOD IBM Records Manager IRM IBM Document Manager DM Discovery IBM Classification Module ICM IBM ediscovery Analyzer EDA IBM ediscovery Manager EDM IBM OmniFind Discovery Edition OFDE IBM OmniFind Enterprise Edition OFEE 4

5 ECM řešení IBM - světový přehled 24 z největších 25 bank (23) 25 z 25 největších pojišťoven 260+ Telekomunikace (230+) státní správa (1300+) Průmysl (1200+) Více než 80 z Fortune 100 používají ECMřešení firmy IBM 5

6 IBM Presentation Template Full Version Výběr IBM ECM zákazníků v ČR 6 Státní správa Bankovnictví a finanční služby - Česká správa sociálního zabezpečení - Všeobecná zdravotní pojišťovna - Burza cenných papíru - ČMSS - Ministerstvo dopravy - Ministerstvo průmyslu a obchodu - Ústavní soud ČR - Povodí řeky Moravy Telekomunikace - Telefonica O2 - T-Mobile - Vodafone Utility Univerzity - Allianz ČR - ČMRZB - Česká pojišťovna - ČSOB Leasing - Hypoteční banka - Pojišťovna ČS - GE - ČEZ - Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně - JME - Mero - SME - ZČE - PTAS - Univerzita Palackého - Vysoká škola báňská - Ostravská univerzita - Vysoké učení technické Brno Služby - ACOL - BVV - Řízení letového provozu Výroba - Honeywell - Mora Aerospace

7 IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky 7

8 IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Management Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky 8

9 Automatický sběr dokumentů a management y Uživatel InfoSphere Content Collector IBM FileNet P8 Records Management server Rules and Profiles Monitor Business Process Management File System Akce nad dokumentem/ em... Úložiště File System Analýza obsahu a zařazení Archivace 9 Advanced Classification Filter Out

10 IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Management Digitalizace dokumentů / Capture Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky 10

11 Digitalizace dokumentů strukturované částečně-strukturované nestrukturované IBM FileNet P8 Faktury Records Management Smlouvy Business Process... Úložiště obsahu Archivace 11

12 Uživatelské prostředí skenovacího modulu Jednotné uživatelské prostředí pro: Konfiguraci Management dávek Skenování Verifikaci obrazu Vkládání dat 12

13 IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Management Digitalizace dokumentů / Capture Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky Content Management / Business Process Management 13

14 Organizace obsahu Klasifikace obsahu Různé typy dokumentů je potřeba správně klasifikovat Každý typ dokumentu má různá popisná data Životní cyklus Řízení jednotlivých stavů Akce nad dokumentem dle stavu Proměnlivá oprávnění Verzování obsahu Nové verze dokumentu v životním cyklu Staré verze stále dostupné Oprávnění dle stavu dokumentu 14

15 Bezpečnost, audit a vyhledávání Zabezpečení Každý dokument musí být dostupný pouze konkrétním uživatelům Různé úrovně oprávnění Audit Veškeré operace nad dokumenty jsou auditovány (Records Management) Vyhledání Vyhledání dle hodnot popisných metadat Vyhledávací šablony Fulltextové vyhledávání 15

16 Business Process Management Optimalizace Automatizace Simulace 16

17 BPM ukázka a Reporting Definice procesu $8,00 $7,00 $6,00 Simulace běhu procesu North South Pre-processing Underwriting $5,00 $4,00 $3,00 $2,00 $1,00 $0,00 Actual Simulation Analýza procesu

18 Vnější elektronická komunikace / Management Digitalizace dokumentů / Capture Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky Content Management / Business Process Management Records Management 18

19 Modul pro práci se záznamy Records Management Vytvoření záznamu Uživatel IBM InfoSphere Enterprise Records Kategorie Adresáře Soubory Vyhláška 646/2004 Sb. (zákon 499/2004 Sb.) Skartační a spisový řád ISO Mezinárodní norma pro správu dokumentů MoReq I, II Mezinárodní Standard pro správu dokumentů EU Data Protection Directive Direktiva EU o ochraně dat Sarbanes-Oxley (SOX) Transparentnost a přesnost vedení účetnictví a finančních výkazů trvalá záloha Klasifikace Zatřídění Metadata Zabezpečení Přístupová práva Retenční politika Audit Ukončení životního cyklu definitivní zničení přehodnocení 19

20 Retention Management vs. Records Management Retention Management - Podpora jen pro časovou retenci bez možnosti její změny. - Jedno, či pouze několik jednoduchých retenčních pravidel. Records Management - Podpora událostních či časových retenčních pravidel - Strukturovaný plán politik a pravidel pro organizaci záznamů - Možnost pozastavení/odložení skartace - Možnost auditu a dohledávání důkazů a možných souvislostí - Všechny akce nad záznamy jsou auditovány - Zajišťuje autenticitu, integritu a kontextové vazby - Zamezuje neautorizované mazání - Zabezpečuje důvěrnost a politiku bezpečnosti záznamů - Podporuje správu fyzických dokumentů 20

21 IBM ECM řešení pokrývá celý životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Management Digitalizace dokumentů / Capture Zaevidování elektronicky podaného dokumentu Zaevidování papírového dokumentu Označení dokumentu čárovým kódem Skenování dokumentů Uložení do důvěryhodného úložiště el. dokumentů Proces zpracování dokumentu či spisu Uložení dokumentů do garantovaného úložiště - archivu Skartační řízení dokumentů a spisů Komunikace s externím systémem Výpůjčky Content Management / Business Process Management Records Management 21

22 Hardwarová a softwarová platforma Hardware: Software: Intel, IBM, HP, SUN Operační systémy: MS Windows, HP UX, IBM AIX, SUN Solaris, Linux (RedHat, Suse) Databáze: MS SQL, IBM DB2, Oracle Aplikační server: IBM Websphere, WebLogic, Jboss Directory server: IBM Tivoli, MS AD, SUN JSDS 22

23 Architektura pro vysoký výkon 23

24 Systém pro zotavení systému po incidentu HA/DR Load Balancer Production Site DNS Server Web/Presentation Tier Standby DR Site Load Balancer Business Logic Tier Load Balancer CE, PE IS Content/config Replication Data Tier Server Farms & Clusters Oracle RAC DB2, Oracle, MS SQL, File Servers Data Replication

25 IBM FileNet P8 WorkPlace Web rozhraní Uživatelé přistupují pomocí svého internetového prohlížeče Prostředí je lokalizováno dle nastavení internetového prohlížeče Možno využít přihlášení pomocí SSO Přístup ke všem funkcím DMS z jednoho místa Uživatel si může nastavit vlastní vzhled Administrátor může uživatelům zamezit přístup do různých častí Workplace (např. Admin) Administrátor může nastavit tzv. Vlastní aplikace Workplace 25

26 IBM FileNet P8 WorkPlace XT Web rozhraní 26

27 IBM FileNet P8 Widgets 27

28 Integrace Office 2007 Vkládání dokumentu pomocí vkládací šablony Ukládání ů do ECM ve formátu *.msg Odesílání ů s přílohou z ECM (odkaz či kopie) Check In/ Check Out/ Cancel Checkout Změna/doplnění atributů Vyhledávání v ECM Historie použitých dokumentů z ECM Oblíbené Vytváření adresářů ECM SSO (Single Sign On)

29 IBM ECM Ribbon Jako rozhraní do ECM 29 29

30 Vkládací šablona dokumentu 30 30

31 IBM ECM živá ukázka 31

32 V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat Marek Šoule IBM Technical Presales ECM Martin Švík IBM CEE Technical Presales ECM 32

33 IBM ECM tým tým který Vám může pomoci 33

34 Obchod Alexander Čopák IBM Information Management portfolio

35 IBM SWG ECM Technical Presales Marek Šoule IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving SAP archiving and integration Martin Švík IBM Content Manager IBM Content Manager on Demand IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving

36 IBM SWG ECM servisní team Jan Fišer IBM FileNet P8 Platform IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer Jan Mikolášek IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer

37 IBM SWG ECM servisní team Tomáš Bařina IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer Stanislav Kaisersot IBM Content Manager IBM FileNet P8 Platform IBM Content Collection and Archiving