Příloha č. 1 Příkaz ministra č. 30/2010 (včetně jeho příloh) celkem 37 stran

Transkript

1 Přílohová část

2 Příloha č. 1 Příkaz ministra č. 30/2010 (včetně jeho příloh) celkem 37 stran 1

3 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1 Příkaz ministra školství, mládeţe a tělovýchovy č. 30/2010, kterým se vydává Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu I. náměstkovi ministra státní tajemnici - náměstkyni ministra skupiny 1 náměstkům ministra vrchním ředitelům ředitelům odborů vedoucím samostatných oddělení V souladu se: - zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, - zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, - vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby: Vydávám Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu, které jsou uvedeny v příloze k tomuto příkazu a jsou jeho nedílnou součástí. Ukládám a) státní tajemnici náměstkyni ministra skupiny1 - v návaznosti na vydání Skartačního řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy implementovat do konce roku 2010 spisový a skartační plán do elektronického systému spisové sluţby EPD b) všem vedoucím zaměstnancům - dodrţovat tento příkaz a seznámit s jeho obsahem podřízené zaměstnance, - průběţně kontrolovat dodrţování postupů při vyřazování dokumentů (spisů) stanovených Skartačním řádem. 2

4 Ruším Instrukci ministra školství ČSR ze dne 24. června 1987 čj.: 19150/87-491, kterou se vydal Skartační řád ministerstva školství ČSR a Příkaz ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy č. 31/2009 čj.: 10834/ ze dne 28. července 2009, kterým se vydává dodatek č. 1 k Instrukci Skartačního řádu. Tento příkaz nabývá účinnosti dnem následujícím po dni podpisu. V Praze dne 12. října 2010 Mgr. Josef Dobeš, v.r. ministr školství, mládeţe a tělovýchovy 3

5 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1 SKARTAČNÍ ŘÁD Skartační řád upravuje postup při vyřazování dokumentů (spisů), kterým uplynuly skartační lhůty, ze specializovaných spisoven, z centrální spisovny a správního archivu. Článek 1 Zásady vyřazování dokumentů 1. Vyřazováním dokumentů se rozumí posuzování a plánovitý výběr dokumentů, které jsou nadále z provozního nebo správního hlediska pro činnost ministerstva nepotřebné. Při tomto se rozhoduje o tom, zda dokumenty jsou: a) významné z hlediska historického, kulturního, politického či hospodářského, mají trvalou dokumentární hodnotu, jsou proto archiváliemi a patří do archivní péče, b) bez trvalé dokumentární hodnoty a mohou být zničeny. 2. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti ministerstva, u nichţ uplynula skartační lhůta. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení aţ po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. Bez skartačního řízení nelze ţádné dokumenty zničit, vyjma obálek. Skartační řízení se vztahuje i na razítka vyřazená z evidence. 3. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná předarchivní péče o dokumenty, tj. jejich evidence, správné označení spisovými a skartačními znaky s lhůtami podle spisového a skartačního plánu a přehledné uloţení ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu po dobu stanovenou skartačními lhůtami. 4. Skartační řízení provádí pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, kteří také odpovídají za jeho správný průběh. V některých případech můţe být zřízena i skartační komise, kdy se jejím členem stává zástupce útvaru, jehoţ dokumenty jsou předmětem skartačního řízení. Toto zpravidla nastává u dokumentů se skartačním znakem V. 4

6 5. Archivním orgánem pro skartační řízení na ministerstvu je Národní archiv v Praze (dále jen příslušný archiv. 6. Za řádné provedení skartace odpovídá vrchní ředitel sekce správy úřadu, případně jím pověřený zaměstnanec. Článek 2 Spisové a skartační znaky a lhůty 1. Spisový znak označuje věcnou skupinu dokumentů v rámci stanovené typologie dokumentů ministerstva. 2. Skartační znaky vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a vyznačují, jak se s dokumenty po uplynutí skartačních lhůt naloţí. a) Skartační znak A (archiv) označuje dokumenty trvalé hodnoty (archiválie) a znamená, ţe po uplynutí skartačních lhůt budou navrţeny k odevzdání do příslušného archivu. b) Skartační znak S (stoupa) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a budou navrţeny po uplynutí skartační lhůty ke zničení. c) Skartační znak V (výběr) označuje dokumenty, jejichţ dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a znamená, ţe dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S. V případě, ţe spis obsahuje dokumenty s různými skartačními znaky, je rozhodující znak nejvyšší (v pořadí A, V, S), který se pouţije pro celý spis. Totéţ platí i o skartační lhůtě. 3. Skartační lhůta určuje dobu, po kterou dokumenty zůstávají uloţeny pro svou potřebnost ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu ministerstva. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu (u spisu se počítá od vzniku nejmladšího dokumentu) nebo po jeho uzavření nebo po uplynutí spouštěcí události. Skartační lhůta se uvádí pro dokument určený k vyřazení ze specializovaných spisoven 1 a centrální spisovny a dále se uvádí skartační lhůta pro vyřazení ze správního archivu Za správnost a úplnost označení dokumentu spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu odpovídá v kaţdém útvaru zaměstnanec, který dokument vyřizuje. Vedoucí zaměstnanci útvarů jsou povinni zajistit a kontrolovat věcné vytřídění dokumentů a 1 Dokumenty ze specializovaných spisoven po proběhlém skartačním řízení se předávají přímo do příslušného archivu nebo jsou zničeny. 2 Např. S 5/10 znamená 5 let v centrální spisovně a zbytek do deseti let ve správním archivu. 5

7 jejich správné označení před předáním do specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu. Článek 3 Průběh skartačního řízení 1. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost ministerstva dále nepotřebné. 2. Pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu (případně skartační komise) rozdělí dokumenty podle jejich označení skartačními znaky do skupin A a S. Dokumentům označeným skartačním znakem V jsou přiřazeny buď znak A nebo S. Tyto dokumenty se v předávacích seznamech zapíší na konec skupin A a S, aby byl zřejmý jejich původní znak (viz příloha č. 3). 3. Pověření zaměstnanci dále vypracují skartační návrh, ve kterém poţádají příslušný archiv o odbornou archivní prohlídku. Ve skartačním návrhu se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A a zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Do skartačního návrhu se zapisují i dokumenty, které nejsou vedeny v podacím deníku a jiných evidencích. Vyřazovaná úřední razítka jsou odepsána z evidence ministerstva a jejich soupis se připojí ke skartačnímu návrhu (viz příloha č. 2). 4. Skartační návrh podepisuje vrchní ředitel sekce správy úřadu nebo jím pověřený zaměstnanec. 5. Na základě předloţeného skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní prohlídku. Při prohlídce se posuzuje, zda dokumenty skupiny A odpovídají kriteriím stanoveným právními předpisy, zda dokumenty skupiny S opravdu nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty skupiny V byly správně zařazeny do skupin A a S. 6. Po odborné archivní prohlídce sepíše pověřený zaměstnanec příslušného archivu skartační protokol (viz příloha č. 4), který obsahuje konečné vyjádření a vydá povolení ke zničení dokumentů skupiny S (viz příloha č. 5). 7. Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí ministerstvo zničení dokumentů zařazených ve skupině S, a to tak, aby byla znemoţněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Veškeré náklady s tím spojené nese ministerstvo. 8. Dokumenty skupiny A budou protokolárně převedeny do příslušného archivu (viz příloha č. 6). Doba předání můţe být prodlouţena, záleţí na potřebnosti náhledu do dokumentů (kontrola, audit, moţnost otevření spisu apod.). Náklady spojené s přípravou a předáním dokumentů hradí opět ministerstvo. 6

8 9. Veškeré doklady o skartačním řízení (skartační návrh, protokol o skartaci, předávací protokol, potvrzení o převzetí, zápis o zničení) jsou uloţeny na ministerstvu ve správním archivu nebo příslušné specializované spisovně. 10. Pro elektronické dokumenty platí rovněţ zásady tohoto skartačního řádu, přitom je však nutno postupovat podle zvláštních předpisů. 11. Při reorganizaci nebo zániku 3 ministerstva, případně při jiných mimořádných situacích 4, je třeba dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a jejich ničení. 12. Ministerstvo je povinno umoţnit příslušnému archivu odborný dohled na výkon spisové sluţby. 13. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebudou odstraněny ani po upozornění příslušným archivem a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, se řeší uloţením pokuty. Při určení výše pokuty se přihlédne k závaţnosti správního deliktu 5. Přílohy: 1) Spisový a skartační plán 2) Vzor skartačního návrhu 3) Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu 4) Protokol o skartačním řízení 5) Souhlas ke zničení dokumentů 6) Úřední záznam o předání archiválií 3 68, odst. 3 a 68a zákona č. 499/2004 Sb vyhlášky č 191/2009 Sb zákona č. 499/2004 Sb. 7

9 Příloha č. 1 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 14397/2010-I/1 Spisový a skartační plán Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi 200. Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu 300. Legislativa 400. Právní a majetkoprávní věci 500. Plány a investice 600. Finance a ekonomika 700. Práce a mzdy 800. Správa úřadu 900. Kontrolní činnost a audit Informatika Výzkum, vývoj a inovace Mezinárodní styky a spolupráce Významné osobnosti školství, mládeţe a tělovýchovy Operační programy EU Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání Střední a vyšší odborné vzdělávání Správa školského rejstříku Speciální vzdělávání Další vzdělávání Vysokoškolské vzdělávání Mládeţ Sport 6 Součástí je seznam zkratek na str. 25 8

10 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN 1. Spisový a skartační plán je přílohou tohoto skartačního řádu. Obsahuje typologii dokumentů ministerstva označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty. Slouţí původcům dokumentů jako pomůcka k vyznačení příslušných spisových znaků, skartačních znaků a lhůt při ukládání dokumentů a zaměstnancům spisoven a správního archivu k péči o dokumenty. 2. Uvedené znaky a lhůty jsou závazné pro organizační útvary ministerstva, kde dokumenty nebo spisy vznikly. V ostatních útvarech, kam byly kopie dokumentů zaslány na vědomí nebo k informaci, mohou být navrţeny k vyřazení ihned po skončení jejich potřeby. 3. Pokud se na vyřizováni dokumentu nebo spisu podílí více zpracovatelů, jsou podklady ukládány u zpracovatele (původce), který byl pověřen v souladu s organizačním řádem gestorem úkolu. U ostatních zpracovatelů se podklady k tomuto vyřízení pokládají za kopie ve smyslu předchozího bodu. 4. Obecně platí, ţe veškeré doručené dokumenty, došlé od jiných organizací včetně resortních, pokud se stanou součástí vlastního spisu, sdílí s ním spisový znak, skartační znak a lhůty. Pokud však na jejich základě nedojde ke vzniku vlastního samostatného dokumentu nebo jsou jen dílčím podkladem či zaslány na vědomí, označují se skartačním znakem S. Z této zásady platí výjimky pro doručené dokumenty, kdy musí být označeny skartačním znakem A : a) pokud se tyto dokumenty zásadním způsobem dotýkají organizace nebo činnosti ministerstva a jeho přímo řízených organizací, např. dokumenty nadřízených orgánů, usnesení vlády apod., b) pokud se jedná o dokumenty vzniklé z činnosti přímo řízených organizací ministerstva, vhodně doplňující skutečnosti zachycené ve vlastních dokumentech ministerstva tak, ţe pak mají tyto dokumenty dohromady dokumentární hodnotu jako celek, c) závaţné dokumenty došlé od mezinárodních organizací, d) v dokumentech ministerstva můţe být zachován určitý celek dokumentů, týkající se organizací, jejichţ zřizovatelem nebo zakladatelem je ministerstvo. Jedná se o případy, kdy ve spisovně těchto organizací, kde mají být dokumenty A uloţeny, bylo příslušnými archivními orgány zjištěno, ţe chybí. 5. Skartační lhůty jsou závazné pro originální vyhotovení (opatřené vlastnoručními podpisy) nebo vyhotovení je nahrazující. Výjimku tvoří dokumenty závaţného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely zpravidla ve dvou vyhotoveních. Všechny ostatní dokumenty, mající charakter kopií, duplikátů, multiplikátů apod., se všeobecně povaţují za 9

11 dokumenty charakteru S a mohou být navrţeny ke zničení ihned, jakmile pomine jich provozní potřeba. 6. Na dokumenty ukládané ve specializovaných spisovnách se vztahují stejné skartační znaky a lhůty, doplněné podle příslušnosti zvláštních norem. Tyto dokumenty se ukládají odděleně (např. účetní dokumenty, dokumenty k operačním programům apod.). 7. V případě nejasností v pouţívání spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt poskytují informace zaměstnanci pověřeni vedením správního archivu. Názvy některých agend by se vyčíslením všech typů dokumentů staly nepřehledné. Proto je obecně zavedeno vyjmenování nejdůleţitějších typů dokumentů. Pro ostatní se pouţívají termíny závaţné a ostatní: a) závaţné dokumenty mají přiřazeny skartační znaky A a V. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou většinou zařazovány dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které jsou při skartačním řízení vybrány jako archiválie, b) ostatní dokumenty mají přiřazeny skartační znaky V a S. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou zařazovány dokumenty provozní hodnoty, které jsou při skartačním řízení většinou vyřazeny. Dokumentů vybraných jako archiválie bývá v této věcné skupině méně. 8. U dokumentů neuvedených ve spisovém a skartačním plánu se stanoví spisový znak, skartační znak a lhůta po dohodě se správním archivem jako u věcně příbuzných dokumentů v plánu obsaţených. 9. Obsáhlé věcné skupiny budou ve spisovnách a správním archivu dále členěny buď chronologicky nebo abecedně podle potřeby. 10

12 Spisový Skart. znak Spisové heslo znak 100 Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi 110 Záleţitosti ministra 111 Příkazy ministra A Informace pro ministra (kromě informací pro ministra podávaných k A 5 jednotlivým materiálům projednávaným vládou, jejími pracovními a poradními orgány a RHSD ČR) 113 Poradci ministra Analýzy, posudky, závaţné písemnosti A Ostatní S Korespondence ministra Zásadní korespondence A Ostatní korespondence V Pozvánky, blahopřání V Projevy, články, přednášky, tiskové konference A Funkce veřejné A Čestné ceny a dary, certifikáty S Přijetí u ministra, delegace, návštěvy V Udělení záštit ministra nebo ministerstva A Záleţitosti náměstků 121 Příkazy a rozhodnutí náměstků A Korespondence Zásadní A Ostatní S Pozvání, přijetí, návštěvy, delegace V Sekretariát ministra 131 Všeobecné záleţitosti V Petice (včetně vyřízení) A 5/ Běţná korespondence S Reprezentační fond S Styk s veřejností (stíţnosti, ţádosti a podněty občanů) V 5/ Analýzy, rozbory, statistiky, průzkumy agendy styku s veřejností A Porady vedení 141 Porady vedení - zápisy a materiály A Porady náměstků A Porady odborů A Poradní a pracovní orgány vlády, RHSD ČR, další komise 151 Poradní a pracovní orgány vlády s účastí ministerstva, RHSD ČR Zásadní písemnosti, zápisy z jednání, materiály pro jednání A Ostatní S Resortní komise Zápisy, materiály A Ostatní S Styk ministerstva s Kanceláří prezidenta republiky 161 Zásadní korespondence A Ostatní S 5 11

13 170 Styk s parlamentem 171 Interpelace poslanců A Zásadní korespondence A Ostatní S Komunikace s vládou ČR a jednotlivými resorty 181 Usnesení vlády týkající se ministra školství, mládeţe a tělovýchovy A Vlastní materiály do vlády A 5/ Schůze vlády Materiály do vlády předkládané jinými ústředními orgány S Informace pro ministra k těmto materiálům V Korespondence s vládou ČR A Komunikace s jednotlivými resorty V Styk s politickými stranami, odborovými organizacemi a dalšími společenskými organizacemi 191 Zásadní korespondence A Ostatní S Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu 201 Právní předpisy upravující postavení a úkoly ministerstva A Působnost ministerstva a jeho vnitřní organizace 211 Celková vnitřní organizace a působnost ministerstva, organizační, pracovní a sluţební řád Schválené znění A Příprava, návrhy, připomínky V Působnost a organizace jednotlivých útvarů, náplň činnosti a skladba funkcí A Výroční zprávy ministerstva A Systemizace 221 Změny systemizace ministerstva schválené, realizované A Ostatní podklady, návrhy na změny v systemizaci S Katalogy prací, popisy funkcí A Schvalování systemizací podřízených organizací A Orgány územní státní správy a samosprávy 231 Vztahy ministerstva ke krajům a obcím V 5/ Útvary krajských úřadů pro oblast školství - postavení, struktura, náplň A 5 činnosti 233 Operativní styk s krajskými úřady S Metodická pomoc krajským úřadům Odborná školení S Odborná stanoviska k zajištění jednotného výkonu státní správy V Porady s krajskými úřady A Zprávy o zabezpečení metodické pomoci na úseku školství A Právní předpisy upravující výkon státní správy na úseku školství krajskými A 5 úřady 240 Příspěvkové organizace 241 Zásady řízení A Zřízení, delimitace, sloučení, zrušení a likvidace A Statuty, zřizovací listina, organizační struktura a náplň činnosti, organizační A 5 řády 244 Jmenování a odvolání ředitelů a vedoucích zaměstnanců A Ostatní S 5 12

14 300 Legislativa 310 Koncepce 311 MŠMT A 5/ Ostatní ústřední orgány státní správy S 5/ Věcné záměry 321 MŠMT A 5/ Ostatní ústřední orgány státní správy S 5/ Návrhy zákonů a připomínkové řízení k nim 331 MŠMT A 5/ Ostatní ústřední orgány státní správy S 5/ Parlament ČR S 5/ Návrhy ostatních obecně závazných předpisů a připomínkové řízení k nim: 341 MŠMT ČR A 5/ Ostatní ústřední orgány státní správy S 5/ Ostatní: 351 Výklad právních předpisů ve věcné působnosti ministra A 5/ Legislativa jiných ústředních orgánů S 5/ Právní a majetkoprávní věci 410 Nemovitosti: (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívání) 411 Písemná dokumentace zakládající vznik, změnu či zánik převodu nebo přechodu vlastnických vztahů, případně vznik, změnu či zánik práva hospodaření 13 A 5/ Evidence nemovitostí A 5/ Movitý majetek 421 Evidence movitého majetku V Privatizace, restituce, vyvlastnění, likvidace 431 Souhrnné zprávy, přehledy, analýzy, privatizační projekty A Ostatní S Restituce A Vyvlastnění A 5/ Likvidace A 5/ Konkurzy A 5/ Převod majetku V 5/ Soudní spory, trestní a přestupková řízení 441 Předběţná opatření, usnesení a rozsudky soudů, nařízení výkonu rozhodnutí, soudní protokoly A 5/ Arbitráţe a smírčí řízení, podklady a návrhy A 5/ Posudky soudních znalců A Pokuty S Správní řízení a správní soudnictví 451 Správní řízení, rozhodnutí, protokoly A Rozkladová komise A Přezkum správních rozhodnutí na základě řádných a mimořádných V 5 opravných prostředků 454 Správní soudnictví, soudní rozhodnutí a protokoly, znalecké posudky A 5/ Dohody, smíry, ţaloby, rozsudky při škodách velkého rozsahu A Ostatní S Smlouvy 461 Smlouvy (dohody, úmluvy, ujednání) obchodní

15 461.1 Dodavatelské a odběratelské závaţného významu A Ostatní S Smlouvy o nájmu V Smlouvy o poskytnutí investiční a neinvestiční dotace A Smlouvy o udělení plné moci S 5/ Odškodňování dle nařízení vlády č. 122/2009 Sb. 471 Ţádosti o odškodnění (kompletní řízení) A 5/ Ţádosti o výklad nařízení vlády č. 122/2009 Sb. V Dotazy k náleţitostem ţádostí o odškodnění S Stíţnosti V 5/ Ostatní S 5/ Odborné dotazy, stíţnosti, ţádosti, petice 481 Dotazy jiných útvarů MŠMT a PŘO S Stíţnosti V 5/ Ţádosti o informace V Petice V 5/ Ostatní S Plány a investice 510 Plány 511 Metodika S Výhledové a perspektivní plány, prognózy, rozvojové a výhledové studie Návrhy a schválené znění A Podklady, příprava, ostatní V Roční plány Návrh a schválené znění, rozpisy A Roční zpráva o plnění A Příprava, podklady, ostatní S Investiční výstavba 521 Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory A Metodika a koordinace V Výběrová a konkursní řízení, veřejné soutěţe Vyhlášení A Přihlášky, nabídky a jejich analýzy V Rozhodnutí s důvodovou zprávou A Investiční úkoly A Kalkulace, investiční listy S Dokumentace staveb Zásadní (projekty, mapy, plány,výkresy, pasparty, fotografie, A 5 stavebnětechnický průzkum, stavební deníky, vyjádření orgánů státní správy, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí a protokoly, archeologický průzkum apod.) - (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívaní) Dílčí dokumentace - (skartační lhůty od dokončení stavby) S Realizace a kontrola investiční výstavby A 5 14

16 600 Finance a ekonomika 610 Společné věci ekonomiky a financování 611 Zásadní záleţitosti, porady, komise, souhrnné zprávy A Podkladové materiály, ostatní S Metodika S Rozpočty a finanční plány 621 Příprava rozpočtu Návrhy rozpočtu kapitoly na příští rok vyhláška č. 165/2008 Sb. A Střednědobý výhled kapitoly vyhláška č. 415/2008 Sb. A Ostatní S Realizace rozpočtu kapitoly Rozpis rozpočtu a rozpočtová opatření v kapitole (zákon č. 218/2000 Sb.) A Čtvrtletní finanční výkazy o plnění rozpočtu (vyhláška č. 16/2001 Sb.) A Měsíční výkaz o nárocích (vyhláška č. 16/2001 Sb.) S Rozbory hospodaření 631 Rozbory hospodaření ministerstva Roční A Ostatní S Rozbory hospodaření příspěvkových organizací Roční A Ostatní S Rozbory hospodaření organizačních sloţek státu Roční A Ostatní S Ekonomika podřízených organizací 641 Analýzy, souhrnné zprávy, statistické přehledy Roční A Ostatní S Finanční vypořádání příspěvkových organizací, krajů, neziskových a podnikatelských subjektů Roční A 5/ Ostatní S Daně, dávky 651 Daně, dávky Pokyny, předpisy, odvody, odvolání, daňové doplňky, platební příkazy, S 5/10 slevy a úlevy, výjimky, výkazy výměry a změny Přiznání k daním a dávkám S 5/ Revizní a trestní řízení V 5/ Dotace, subvence, příspěvky, vícezdrojové financování 661 Zásady pro poskytování dotací A Ostatní S Cenová agenda 671 Metodika A Souhrnné zprávy, analýzy, přehledy A Ostatní S Pohledávky, platební příkazy, platební styk s cizinou, náhrady škod 681 Pohledávky Pohledávky velkého rozsahu, pohledávky v cizině A 5/ Upomínky S Ostatní S Poplatky S Platební příkazy S 5 15

17 684 Platební styk s cizinou, devizy V Náhrady škod S 5/ Účetnictví 691 Obecně, metodika, uţití výpočetní techniky Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky S 5 výpočetní techniky 692 Závěrky kapitoly 333 MŠMT Roční závěrky ministerstva A 5/ Měsíční, čtvrtletní, pololetní závěrky ministerstva S Roční závěrky příspěvkových organizací A 5/ Bilance Roční, delší, zahajovací, mimořádné A Ostatní S Účetní evidence Účtové rozvrhy, seznamy účetních knih S Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, pouţitých v S 5 účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichţ jich bylo pouţito 695 Účetní knihy Hlavní účetní knihy S Účetní knihy - mzdové listy S 5/ Deníky, sborníky a jiné knihy analytické a syntetické evidence (vyjma S 5 knih hlavních) Pokladní knihy S Inventární karty hmotného majetku, kromě zásob nebo účetní písemnosti S 5 je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení 696 Účetní doklady Účetní doklady - faktury, platební poukazy, příjmové a výdajové pokladní S 5 doklady, doklady o výplatě mezd a dávek nemocenského pojištění Účetní doklady - podklady pro zpracování mezd, pro zúčtování daní z S 5 příjmu fyzických osob se závislé činnosti, pro zúčtování zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení Účetní doklady dávky nemocenského pojištění zaměstnanců S 5/ Inventurní soupisy včetně protokolu o inventarizaci schváleného S 5 ministrem Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku pro S 5 provedení daňové revize Účetní doklady týkající se technické nebo právní dokumentace budov a S 5 staveb (pozemků) - po vyřazení věci z investičního majetku Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají daňového řízení, S 1 správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení ukončena Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených S 1 pohledávek či nesplněných závazků do konce roku následujícího po roce, v němţ došlo k jejich zaplacení nebo splnění 697 Ostatní účetní písemnosti S 5 7 Počet let od data narození 16

18 700 Práce a mzdy 710 Personální práce a péče o zaměstnance obecně 711 Metodika A Analýzy, dlouhodobé programy a plány, koncepce personální práce a péče o A 5 zaměstnance 713 Vyuţívání výpočetní techniky a personálních agend S 5/ Kolektivní smlouvy A Korespondence v personální oblasti S Pracovně-právní záleţitosti, zaměstnanost a pracovní poměr 721 Analýzy zaměstnanosti na ministerstvu a v resortu, přehledy a rozbory počtu zaměstnanců (roční a delší) 722 Vznik, změny a skončení pracovního poměru Jmenování a odvolávání vedoucích zaměstnanců na ministerstvu a v resortu, pokud není písemnost součástí osobního spisu Rehabilitace A 5/ Ostatní (pokud není písemnost součástí osobního spisu) S Výběrová řízení Výběrová řízení na ministerstvu V Výběrová řízení v resortu V Hmotná zodpovědnost zaměstnanců S 5/ Zákaz výkonu povolání A Dohody o provedení práce a pracovní činnosti S Osobní spisy 731 Osobní spisy zaměstnanců a vedlejší pracovní poměr Osobní spisy zaměstnanců A 5 A 5 S 5/ Péče o zaměstnance 741 Rekreace, volný čas, sociologie a psychologie, péče o zaměstnance Program sociální péče o zaměstnance, analýzy, rozbory, souhrnné zprávy A Fond kulturních a sociálních potřeb S Pracovní podmínky Přehledy, rozbory, zprávy A Ostatní S Studium, školení, kurzy Studijní úlevy, zabezpečení při studiu, stipendia S Školení, kurzy S Náhrady stěhovacích, cestovních a jiných výdajů, odlučné S Zdravotní a sociální pojištění S Přídavky na děti, lázeňská péče, pohřebné a jiné dávky sociálního zabezpečení S Ţivotní podmínky a bytové záleţitosti S Stravování a zdravotní péče S Důchodové zabezpečení zaměstnanců odvětví 751 Všeobecně S 5/ Ostatní S Bezpečnost a ochrana zdraví při práci 761 Souhrnné zprávy, rozbory, přehledy A Bezpečnostní technické předpisy A Školící a kontrolní činnost S Ochranné pomůcky Předpisy k zabezpečení osobních ochranných pracovních pomůcek A 5 8 Počet let od data narození 17

19 764.2 Ostatní S Pracovní úrazy Těţké a smrtelné A Ostatní S Platy a mzdy 771 Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd (roční) A Vývoj mezd, mzdová situace Rozbory, analýzy, souhrnné zprávy, statistické výkazy (roční a delší) A 5/ Ostatní S Druhy mzdy - základní platy a tarifní mzdy, osobní platy, smluvní mzdy Mzdové a platové vyhlášky, pokyny, předpisy, katalogy, prémiové řády A S Platové výměry (součást osobního spisu ) 5/ Příplatky, prémie, odměny, práce přesčas S Správa úřadu 810 Úřední budovy 811 Dislokace Rozhodnutí, protokoly, výměry (skartační lhůta od data vyřazení z A 5 uţívání) Ostatní S Plány a pasparty Revize strojů a strojních zařízení dle doporučení ČSN S Údrţba Úklid S Ostraha S Nájmy S Energetická a strojní zařízení Všeobecně V 5/ Opravy, údrţba S Spotřeba plynu, vody a elektrické energie S Ostatní S Materiálně technické zabezpečení 821 Evidence materiálových zásob, skladové karty S Dodací listy S Ţádanky, objednávky, výdejky S Nabídky pro ministerstvo Nabídka přebytečného majetku S Nabídka sluţeb S Nabídka ostatního S Inventarizace 831 Inventární komise (zápisy) S Roční inventarizace základních prostředků S 5/ Inventární knihy (deník přírůstků, úbytků) S 5/ Protokoly z inventur S Inventurní soupisy, inventarizační zápisy S Telefon, dálnopis, fax, věci spojů 841 Evidence telekomunikačních poplatků S Objednávka a instalace zařízení S 5 9 Počet let od data narození 18

20 843 Ostatní S Spisová sluţba a knihovna 851 Spisové a skartační řády, plány a rejstříky A Evidence podatelny Podací deníky, rejstříky a indexy k podacímu deníku A Protokoly utajované pošty A Doručovací kníţky S Podací kniha S Kniha odeslané pošty S 5/ Kniha vládní pošty S 5/ Dodací lístky S Útvarová evidence S Evidence správního archivu Přírůstková evidence správního archivu A Předávací seznamy z útvarů do správního archivu A 5/ Kniha výpůjček spisů V Skartační návrhy a protokoly A Spisová sluţba - ostatní S Záleţitosti knihovny V Autoprovoz 861 Nákup, prodej, vyřazení, převod vozidel S Evidence vozidel S Údrţba S Pohonné hmoty, mazadla, náhradní součástky, pneumatiky S Jízdy Evidence jízd, náhrady za jízdy S Příkazy k jízdě S Záznamy o haváriích a nehodách, škody S Ostatní S Poţární ochrana 871 Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory A Poţární předpisy S Školicí a kontrolní činnost Zprávy z kontrol A Ostatní S Zprávy o závaţných případech a jejich příčinách, odborné posudky A Hasicí přístroje a technika S Ostatní S Krizové řízení 881 Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory A Směrnice, předpisy, důleţité písemnosti A Školící a kontrolní činnost Zprávy z kontrol A Ostatní S Kontrolní činnost a audit 910 Organizace a zabezpečení kontrolní činnosti a auditu na ministerstvu a v resortu 911 Závaţné dokumenty trvalé hodnoty A 5/ Ostatní dokumenty S 5 19

21 920 Koncepce a metodika kontrolní činnosti a auditu A 5/ Plány kontrolní činnosti a auditu 931 Roční a delší A 5/ Kratší neţ rok a podklady S Kontrolní komise 941 Zápisy z jednání A Ostatní S Rozbory a vyhodnocení vlastní kontrolní činnosti a auditu 951 Roční a delší A Ostatní, podklady S Kontrolní zprávy, auditní zprávy, protokoly z kontrol 961 Prováděných orgány státní správy Závaţné dokumenty A Ostatní S Prováděných orgány ministerstva (vnitřní kontrola) Závaţné dokumenty A Ostatní S Prováděných orgány ministerstva v příspěvkových organizacích Závaţné dokumenty A Ostatní S Námitkové řízení a odvolání proti rozhodnutí o námitkách ke kontrolním protokolům 971 Závaţné A 5/ Ostatní S Stíţnosti, podněty, oznámení a petice 981 Metodika,kontrola A 5/ Evidence vyřízení S 5/ Ostatní dokumenty S Informatika 1010 Systémové vybavení 1011 Dlouhodobé koncepce rozvoje IT A Analyticko-programátorská dokumentace A Projektová dokumentace systému s průvodními doklady A Evidence prostředků 1021 Protokoly o schváleném zkušebním provozu a odevzdání do uţívání S Evidence hardware S 5/ Evidence software S 5/ Ostatní písemnosti, WWW stránky (návrhy, schválené provedení) S Výzkum, vývoj a inovace 1110 Podpora VaVaI 1111 Programy a projekty VaVaI (vnitrostátní) V 5/ Specifický vysokoškolský výzkum V 5/ Velké infrastruktury A 5/ Dlouhodobý koncepční rozvoj (výzkum, organizace, výzkumné záměry) A 5/ Věcná nebo finanční ocenění mimořádných výsledků A 5/ Mezinárodní spolupráce ve VaVaI V 5/ Veřejná soutěţ ve VaVaI S 5/10 20

22 1118 Odborné poradní orgány S 5/ Správní a kontrolní činnost ve VaVaI 1121 Řízení k ţádostem o zařazení do seznamu výzkumných organizací pro přijímání V 5/10 výzkumných pracovníků ze třetích zemí 1122 Řízení k ţádostem o vydání osvědčení pro metodiku V 5/ Řízení k výzkumu na lidských embryonálních kmenových buňkách A 5/ Rejstřík veřejných výzkumných institucí Doklady, které se zakládají do sbírky listin 10 A 5/ Podpůrné doklady S Informační systém VaVaI S 5/ Kontrolní činnost ve VaVaI A 5/ Korespondence 1131 S orgány EU V 5/ S RVVI A 5/ S orgány státní správy a samosprávy S 5/ Ostatní korespondence S Koncepce a analýzy A 5/ Mezinárodní styky a spolupráce 1210 Obecné záleţitosti 1211 Přehledy, analýzy, zpráva o školské spolupráci s jinými státy A 5/ Mezinárodní smlouvy a dohody A 5/ Ostatní V Mezinárodní styky, korespondence, ostatní V Grantová řízení, vyhlášení, hodnocení, komise, projekty, smlouvy, vyúčtování, A 5 zprávy z kontrol 1220 Resortní smlouvy a dohody s jinými státy 1221 Prováděcí plány k resortním dohodám, návrhy, schválená znění, zprávy o plnění A 5/ Podklady, příprava, ostatní V Cesty do zahraničí 1231 Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců ministerstva A Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců příspěvkových organizací V Provozní záleţitosti S Návštěvy, delegace na ministerstvu 1241 Programy, zprávy o přijetí A Ostatní V Mezinárodní organizace 1251 Mezinárodní nevládní organizace V Ostatní mezivládní organizace V 5/ OSN Úmluvy a rezoluce OSN a zprávy o jejich plnění V 5/ Ostatní agenda OSN, týkající se ministerstva A UNESCO Úmluvy UNESCO, doporučení, rezoluce a plnění závazků z nich vyplývajících V 5/ Program UNESCO a jeho realizace týkající se ministerstva A 5/ Evropská unie 10 Zákon č. 341/2005 Sb., 8 21

23 Legislativa EU, týkající se ministerstva V 5/ Programy EU, týkající se ministerstva A 5/ Ostatní agenda EU S Rada Evropy Legislativa RE, týkající se ministerstva V 5/ Programy RE, týkající se ministerstva A 5/ Ostatní agenda RE S Mezinárodní kongresy, sjezdy a sympozia 1261 Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezivládních organizací Zásadní dokumenty A Ostatní S Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezinárodních nevládních A 5 organizací 1270 Styk s jednotlivými státy 1271 Styk s jednotlivými státy na mezistátní úrovni (vláda, parlament, ministerstvo) A Styk s jednotlivými státy na regionální úrovni a niţší (obce) V Administrativa mezinárodní spolupráce 1281 Přijetí zahraničního hosta Forma pozvání účastníků S 5/ Přijímací list zahraničního hosta V 5/ Zpráva o přijetí zahraničního hosta, delegace V Návrh na přijetí zahraniční delegace V 5/ Agenda 1291 Hospodářská S 5/ Organizačně technická S 5/ Obecně platné směrnice a pokyny A 5/ Provozní záleţitosti S Významné osobnosti školství, mládeţe a sportu 1310 Jména jednotlivci řazeni podle abecedy (jedná se o osobnosti mimo V 5/10 zaměstnaneckých záleţitostí) 1320 Osobnosti, jímţ byla udělena medaile J. A. Komenského ministerstvem A 5/ Medaile J. A. Komenského udělovaná UNESCO a ministerstvem A 5/ Ostatní V Operační programy EU spouštěcí událostí pro běh skartační lhůty je ukončení operačního programu 1401 Strategické dokumenty (operační program, prováděcí dokumenty, ) Schválené znění A Pracovní verze, připomínky S Metodické dokumenty Metodická dokumentace schválená (manuál, metodické dopisy, příručky, A 5 výjimky ) Metodická dokumentace pracovní verze, připomínky, kopie řízené S 5 dokumentace, korespondence Ostatní metodické dokumenty V Monitorování programu 22

24 Monitorovací výbor (statut, jednací řád, členové, ) A Zasedání Monitorovacího výboru (zápisy, prezenční listiny, ) A Zpráva za operační program (pololetní/čtvrtletní) S Výroční/závěrečná zpráva za operační program A Souhrnné zprávy o řízení rizik A Evaluace, studie, analýzy A Zprostředkující subjekt Dohody o spolupráci A Směrnice zprostředkujícího subjektu A Komunikace se ZS S Publicita a propagace Komunikační plán pro operační program (úroveň ŘO/ZS) A Roční komunikační plány (plán, hodnotící zpráva) A Informační materiály o operačním programu (letáky, WWW, tiskoviny ) A Publicita ostatní (např. semináře apod.) S Výzvy k předkládání projektů Dokumentace týkající se schvalování a vyhlašování výzvy S Schválené znění výzvy A Administrace projektů Projekt (schvalování, právní akt, dodatky, závěrečný monitoring, ) V Průběţné monitorovací zprávy (zpráva, ŢOP, výzva k doplnění, ) S Monitoring po ukončení projektu V Hodnotící a výběrové orgány (komise, expertní skupina, grémium, panel ) Průběh a výsledky výběrového procesu (zápisy, schvalovací seznamy, ) V Ustanovující dokumenty (statut, jednací řád, ) A Ostatní dokumentace k hodnocení (jmenovací dekrety, čestná S 5 prohlášení,...) 1409 Kontroly příjemců a ZS Kontrolní skupina (pověření, poučení, prohlášení o nepodjatosti, ) S Kontroly na místě (program, zpráva, námitky, udělení pokuty, ) S Plán kontrol (roční, čtvrtletní, analýza rizik) V Zpráva o provedených kontrolách na místě (čtvrtletí, rok, pololetí) A Přehled kontrolní činnosti zaměřené na dodrţování stanovených postupů a V 5 pravidel u příjemce/zs 1410 Nesrovnalosti Podklady k pravidelnému měsíčnímu hlášení nesrovnalostí S Podklady k souhrnnému čtvrtletnímu hlášení nesrovnalostí S Hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS (měsíční, operativní) A Souhrnné čtvrtletní hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS S Šetření nesrovnalosti (hlášení, podnět, šetření, vyrozumění, opatření, ) V Audit Externí audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Interní audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Technická pomoc Schválený finanční plán čerpání TP Monitorovacím výborem A Schválené roční Pracovní programy čerpání Technické pomoci A Dokumentace k přípravě a čerpání ze státního rozpočtu S Přehledy čerpání Technické pomoci A Projekty technické pomoci Dokumentace věcná V Dokumentace finanční (kopie účetních dokladů, mzdových listů,...) S Výběrová řízení V 5 23

25 Monitorovací zprávy (průběţné, mimořádné) S Závěrečné a výroční zprávy V Workshopy a semináře V Publicita V Personální podpora Charakteristika typových pozic S Individuální vzdělávací plán zaměstnanců Implementační struktury S Autorizace, Certifikace Souhrnné ţádosti o platbu S Výzvy k certifikaci (od PCO pro ŘO, od ŘO implementační struktuře) S Certifikace výdajů (formuláře B1, přílohy) S Výkazy výdajů, formuláře B2 S Ostatní Podpisové vzory S Pracovní skupiny (statuty, organizační řády, zápisy, ) S Ostatní dokumentace výše neuvedená V Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání 1510 Činnost 1511 Poradní orgány Zápisy a protokoly z porad a jednání A Materiály pro jednání poradních orgánů A Plány činnosti A Zprávy o činnosti A Zprávy a zápisy o plnění úkolů V Stanoviska a podklady vyţádané správními úřady A útvary úřadu S orgány územní samosprávy A Rozhodnutí a/nebo usnesení a jiné písemnosti ve správním řízení A Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami S Schvalovací doloţky schvalovací řízení A ostatní podklady V Nostrifikace zahraničních vysvědčení A 5/ Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: dva a více druhů škol A předškolní zařízení A základní školy A základní umělecké školy A školní druţiny A Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: dva a více druhů škol A předškolní zařízení A základní školy A základní umělecké školy A školní druţiny A Písemnosti koncepční povahy strategie a koncepce pro: dva a více druhů škol A předškolní zařízení A základní školy A 5 24

26 základní umělecké školy A školní druţiny A Rámcové vzdělávací programy pro: dva a více druhů škol A předškolní zařízení A základní školy A základní umělecké školy A školní druţiny A Neschválené materiály 1561 Právní předpisy S Akty řízení (vnitřní předpisy) S Písemnosti koncepční povahy S Rámcové vzdělávací programy S Ostatní S Střední a vyšší odborné vzdělávání 1610 Činnost 1611 Poradní orgány Zápisy a protokoly z porad a jednání A Materiály pro jednání poradních orgánů A Plány činnosti A Zprávy o činnosti A Zprávy a zápisy o plnění úkolů V Stanoviska a podklady vyţádané správními úřady A útvary úřadu S orgány územní samosprávy A Rozhodnutí a/nebo usnesení a jiné písemnosti ve správním řízení A Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami S Schvalovací doloţky schvalovací řízení A ostatní podklady V Nostrifikace zahraničních vysvědčení A 5/ Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: dva a více druhů škol A gymnázia A odborné školy poskytující střední vzdělání A poskytující střední vzdělání s výučním listem A poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou A konzervatoře A VOŠ A Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: dva a více druhů škol A gymnázia A odborné školy poskytující střední vzdělání A poskytující střední vzdělání s výučním listem A poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou A konzervatoře A VOŠ A 5 25

27 1640 Písemnosti koncepční povahy strategie a koncepce pro: dva a více druhů škol A gymnázia A odborné školy A poskytující střední vzdělání A poskytující střední vzdělání s výučním listem A poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou A konzervatoře A VOŠ A Rámcové vzdělávací programy pro: dva a více druhů škol A gymnázia A odborné školy poskytující střední vzdělání A poskytující střední vzdělání s výučním listem A poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou A konzervatoře A VOŠ A Neschválené materiály 1661 Právní předpisy S Akty řízení (vnitřní předpisy) S Písemnosti koncepční povahy S Rámcové vzdělávací programy S Ostatní S Správa školského rejstříku 1710 Zápis do školského rejstříku rozhodnutí o zápisu A 5/ závaţné podklady A 5/ ostatní S Speciální vzdělávání Činnost 1811 Poradní orgány Zápisy a protokoly z porad a jednání A Materiály pro jednání poradních orgánů A Plány činnosti sekce, odboru A Zprávy o činnosti A Zprávy a zápisy o plnění úkolů V Stanoviska a podklady vyţádané správními úřady A útvary úřadu S orgány územní samosprávy A pro Radu Evropy (gender, lidská práva, migrace) A Rozhodnutí a/nebo usnesení a další písemnosti ve správním řízení A o výjimkách v kapacitách nebo umístění dětí s OV V o přidělení dotace v dotačním nebo rozvojovém programu V Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami S Schvalovací doloţky 11 Skupina se týká pouze speciálního školství. 26

28 schvalovací řízení A ostatní podklady V Záštity udělené ministrem/ministryní A vrchní ředitelkou/ředitelem V ředitelkou/ředitelem odboru V Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: speciální školy A školská zařízení ÚV a OV A školská zařízení preventivně výchovné péče A Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: speciální školy A školská zařízení ÚV a OV A školská zařízení preventivně výchovné péče A Písemnosti koncepční povahy strategie a koncepce pro: speciální školy A školská zařízení ÚV a OV A školská zařízení preventivně výchovné péče A Rámcové vzdělávací programy pro: speciální školy A školská zařízení ÚV a OV A školská zařízení preventivně výchovné péče A Neschválené materiály 1861 Právní předpisy S Akty řízení (vnitřní předpisy) S Písemnosti koncepční povahy S Rámcové vzdělávací programy S Ostatní S Další vzdělávání 1910 Další vzdělávání 1911 Dokumenty zásadní povahy A ostatní S Akreditace instituce S programu S Uznávání pedagogických kvalifikací získaných v zahraničí A Jazykové vzdělávání 1921 Dokumenty zásadní povahy A ostatní S Vysokoškolské vzdělávání 2010 Činnost 2011 Poradní orgány Zápisy a protokoly z porad a jednání A Materiály pro jednání poradních orgánů A Plány činnosti Dlouhodobé záměry VŠ a jejich aktualizace A 5 27

29 2013 Zprávy o činnosti Výroční zprávy o činnosti VŠ A Rozvojové projekty veřejných VŠ a závěrečné zprávy k projektům V 5/ Dofinancování vzdělávacích programů EU V 5/ Nostrifikace vysokoškolského vzdělání získaného v zahraničí A 5/ Rozhodnutí i posouzení postavení studia na vysoké škole v cizině pro sociální A 5/30 účely a účely zdravotního pojištění 2017 Jmenovací řízení Jmenování a odvolání rektora veřejné vysoké školy A 5/ Řízení ke jmenování profesorem A 5/ Habilitační řízení A Platy a odměny rektorů A 5/ Korespondence s vysokými školami V Právní předpisy upravující vysokoškolské vzdělávání 2021 Schválené A Podklady a neschválené S Analytické a koncepční dokumenty z oblasti vysokoškolského vzdělávání 2031 Zásadní povahy A Podklady a ostatní S Soukromé vysoké školy 2041 Statuty, zřizovací listiny, organizační struktura a náplň činnosti, organizační řády A 5/ Běţná korespondence S Akreditační komise 2051 Rozhodnutí o udělení a neudělení akreditace A 5/ Rozhodnutí o udělení a neudělení státního souhlasu působit jako soukromá A 5/70 vysoká škola 2053 Ostatní písemnosti V Mládeţ 2101 Koncepce, analýzy A Legislativa A Plány A Mezinárodní styky 2111 Přehledy, analýzy, zprávy A Cesty do zahraničí S Programy, přijetí S Konference, semináře S ČNA, Eurodesku S Ostatní S Komise a poradní orgány 2121 Komora mládeţe A Koordinační rada pro poskytovatelů informací pro mládeţ A Ostatní S Programy státní podpory páce s dětmi a mládeţí 2131 Základní dokumenty A Výběrová řízení S Rozhodnutí, platby S Vyúčtování S Ostatní S Soutěţe 28

30 2141 Základní dokumentace A Výběrová řízení S Rozhodnutí, platby S Vyúčtování S Ostatní S Kontrolní činnost 2151 Kontrolní protokoly A Ostatní S OPŘO 2161 NIDM A Informační sluţby 2171 Základní dokumenty, analýzy A NICM S ICM, IBM S Ostatní S Korespondence 2181 Pozvánky S Stíţnosti S Náměty, stanoviska S Ostatní S Zájmové vzdělávání 2191 Metodické materiály, analýzy, legislativa, zprávy A DVPP A Dobrovolnictví A Ostatní S Sport 2201 Koncepce, analýzy A Legislativa A Plány A Hodnocení A Výzkum A Mezinárodní vztahy 2211 Dokumenty A Výjezdy A Přijetí A Konference, semináře A Ostatní S Komise 2221 Komise sportovní reprezentace Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy A Akreditační komise A Ostatní S Sportovní organizace 2231 Nestátní neziskové organizace S Sportovní střediska V Sportovní gymnázia V Resortní sportovní centra V Ostatní S Pravidelné akce 2241 Cena Fair-play A Přijetí nejúspěšnějších sportovních reprezentantů nejvyšším představitelem A 5 29

31 MŠMT 2243 Ostatní V Programy Státní podpory sportu neinvestičního charakteru 2251 Základní dokumentace (včetně dokumentace společné i pro programy Státní A 5 podpory sportu investičního charakteru) 2252 Expertní komise, oponentury A Ţádosti A Rozhodnutí, platební příkazy S Vyúčtování S Ostatní S Programy Státní podpory sportu investičního charakteru 2261 Základní dokumentace A Expertní komise A Ţádosti A Rozhodnutí, platební příkazy S Vyúčtování S Ostatní S Kontrolní činnost 2271 Zprávy A Ostatní S Přímo řízené organizace 2281 Antidopingový výbor ČR závaţné A ostatní S Centrum vysokoškolského sportu závaţné A ostatní S Korespondence 2291 Náměty, vyjádření S Pozvání na sportovní akce S Upozornění, stíţnosti S Ostatní S 5 30

32 SEZNAM ZKRATEK ČNA DVPP IBM ICM NIDM OPŘO OV PCO PŘO RHSD RVVI ŘO ZS TP ÚV VOŠ VaVaI ŢOP Česká národní agentura Další vzdělávání pedagogických pracovníků Informační bod pro mládeţ Informační centrum pro mládeţ Národní institut dětí a mládeţe Ostatní přímo řízené organizace Ochranná výchova Platební a certifikační orgán Přímo řízené organizace Rada hospodářské a sociální dohody Rada pro výzkum, vývoj a inovace Řídící orgán Zprostředkující subjekt Technická pomoc Ústavní výchova Vyšší odborná škola Výzkum, vývoj a inovace Ţádost o platbu 31

33 VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU hlavičkový papír úřadu Národní archiv Archivní Praha 4 V dne Věc: Ţádost o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, vyhlášky MV ČR č, 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby, zákona č. (např. o účetnictví), ve znění pozdějších předpisů a Skartačního řádu úřadu platného od ( popř. ze dne, čj.) navrhujeme k provedení výběru archiválií ve skartačním řízení dokumenty úřadu z let v rozsahu běţných metrů, úřadu z let v rozsahu běţných metrů. Všechny navrţené dokumenty mají uplynulou skartační lhůtu. Skartační řízení navrhujeme provést v (např. dubnu 2005), podrobnosti je moţné dohodnout s naším zaměstnancem, tel., . Přehled navrţených dokumentů (skupin dokumentů dle spisových znaků) je připojen v příloze. Dokumenty skupiny V byly skartační komisí rozděleny do skupin A a S, coţ je v přehledu vyznačeno 12. Příloha: Podpis a funkce oprávněného pracovníka úřadu 12 Jako přehled dokumentů lze ve skartačním návrhu vyuţít např. předávací seznamy do spisovny, do kterých se rozdělení V vyznačí. 32

34 Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu (pozn. seznam kaţdé skupiny písemností se uvádí na zvláštním listě, event. listech) Příloha ke skartačnímu návrhu PÍSEMNOSTI SKUPINY A Poř. Spis. Druh písemnosti Čas. Skart. Počet bal. číslo značka rozsah lhůta pořadačů.... PÍSEMNOSTI SKUPINY S Poř. Spis. Druh písemnosti Čas. Skart. Počet bal. číslo značka rozsah lhůta pořadačů.... PÍSEMNOSTI SKUPINY V ZAŘAZENÉ DO SKUPINY A Poř. Spis. Druh písemnosti Čas. Skart. Počet bal. číslo značka rozsah lhůta pořadačů.... PÍSEMNOSTI SKUPINY V ZAŘAZENÉ DO SKUPINY S Poř. Spis. Druh písemnosti Čas. Skart. Počet bal. číslo značka rozsah lhůta pořadačů

35 Národní archiv Archivní 4, Praha Chodovec Č.j. NA.. V Praze dne Výtisk číslo: Počet příloh : PROTOKOL o skartačním řízení v Skartační řízení bylo provedeno u (název organizace) na základě skartačního návrhu č.j. ze dne, který je nedílnou součástí tohoto protokolu. Dokumenty byly vyřazeny v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové sluţbě v platném znění, vyhláškou MV ČR č. 191/2009 Sb. (popř. uvést další předpisy účetní skartace zákon 563/1991 Sb. v platném znění) a podle skartačního řádu (interní spisové a skartační normy, č. j. organizace, název organizace).. Odborné archivní prohlídce byli přítomni: 1) za (název organizace, příp. jako členové skartační komise = jen pokud bude skartační komise vytvořena): (jméno pracovníka organizace) 2) za Národní archiv : (jméno archiváře) Do skartačního řízení byly navrţeny. (obyčejné, účetní, technická dokumentace,elektronické, se zrušeným stupněm utajení, foto-, fono.)dokumenty, které vznikly z činnosti (uvést původce). v letech, v rozsahu bm. Jako archiválie byly vybrány (s uvedením konkrétních druhů dokumentů, jejich časového rozsahu, množství v bm)... Vybrané archiválie byly zařazeny do kategorie (I. nebo II. kategorie) podle 20 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. a podle přílohy č. 3 zákona č. 499/2004 Sb. Dokumenty vybrané jako archiválie jsou popsány v příloze č..tohoto protokolu (nebo Dokumenty jsou vyznačeny v příloze skartačního návrhu). Dokumenty, které byly vybrány jako archiválie budou uloţeny v.. Ke zničení byly určeny (s uvedením konkrétních druhů dokumentů, jejich časového rozsahu a množství v bm), které mají uplynulé skartační lhůty a (organizace).. je nepotřebuje pro další činnost. Protoţe tyto dokumenty nemají ţádnou trvalou hodnotu, souhlasí Národní archiv s jejich zničením. Dokumenty určené ke zničení jsou popsány v příloze č... tohoto skartačního protokolu( nebo Dokumenty jsou vyznačeny v příloze skartačního návrhu ). 34

36 Celkem byly určeny ke zničení dokumenty v rozsahu: Jako archiválie byly určeny dokumenty v rozsahu: bm: bm: z let: z let: K tomuto protokolu byl vydán souhlas ke zničení dokumentů příloha č..... Poučení: V případě, ţe..(původce nebo vlastník dokumentů).. nesouhlasí s obsahem protokolu ţádáme (původce nebo vlastníka dokumentů).. o podání námitek ve smyslu ustanovení 10 odst. 3 a 46 odst. 1 pís. e) zákona č. 499/2004 Sb., u Národního archivu do 15 dnů ode dne doručení protokolu. Podáním námitek je zahájeno správní řízení. Tento protokol byl vyhotoven ve dvou shodných výtiscích, přičemţ výtisk č. 1 bude uloţen v registratuře NA a výtisk č. 2 obdrţel dne (datum).(jméno pracovníka organizace).. tímto potvrzuje převzetí protokolu s tím, ţe jeho obsahu (pracovník organizace) porozuměl a s poučením vněm uvedeným souhlasí. za (jméno organizace)... Přílohy: za Národní archiv 35

37 V Praze dne k čj.: NA / Souhlas ke zničení dokumentů 1) podle 10 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a vyhlášky č. 191/2009 Sb. Národní archiv souhlasí, aby... v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., a vyhláškou č. 191/2009 Sb., zničila dokumenty 1) určené v protokolu o skartačním řízení ze dne... ke zničení. Jsou-li podány námitky proti skartačnímu protokolu podle 10 odst. 3 a 46 odst. 1 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění, nelze dokumenty, k nimţ byl vydán tento souhlas, do skončení správního řízení zničit. Razítko a podpis pracovníka Národního archivu 1) Zničením dokumentu se rozumí znehodnocení dokumentu tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu - 18 odst. 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb. 36

38 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 15275/2010-I/1 DODATEK č. 1 ke Spisovému řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j /2009-I/1 Spisový řád MŠMT č.j /2009-I/1 se mění takto: 1. V článku 10 bod 2 písm. h) se vypouští text (příp. spisový znak) a na začátek textu se vkládají slova spisový znak,. 2. V článku 12 bod 7 se ve druhé větě za slova kancelářské poznámky, vkládají slova spisový znak,. 3. V článku 17 bod 4 se v první větě slova čísel jednacích nahrazují slovy spisových znaků. Dále se za první větu doplňuje věta, která zní: Spisový znak se dále třídí chronologicky nebo abecedně podle osob nebo organizací. 4. V článku 17 bod 5 se za slova zda obsahuje vkládají slova spisový znak, a vypouští se slova poznámku a.a.. 5. V článku 17 bod 6 se za slova se poznamená vkládají slova spisový znak,. 37

39 Příloha č. 2 Příkaz ministra č. 54/2011 celkem 3 strany 38

40 39

41 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 42092/ DODATEK č. 1 k Příloze č. 1 Skartačního řádu č.j /2010-I/1 Příloha č. 1 Skartačního řádu č.j.14397/2010-i/1 se mění takto: Ve skupině 800 Správa úřadu se za spisový znak vkládá spisový znak 825 a text: Spisový Skart. Spisové heslo znak znak 825 Výběrová řízení na zboţí / sluţby spouštěcí události pro běh skartační lhůty je ukončení smlouvy nebo zrušení zadávacího řízení Vyhlášení S Přihlášky, nabídky a jejich analýzy S Rozhodnutí s důvodovou zprávou V 5 40

42 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 42092/ DODATEK č. 2 ke Spisovému řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j /2009-I/1 Spisový řád MŠMT č.j /2009-I/1 se mění takto: 6. V článku 2 bod 1 se za písm. d) vkládá písmeno e) a text: e) specializovaná spisovna operačních programů hrazených z prostředků EU (dále jen SSOP ). 2. V článku 2 bod 2 se za písm. c) vkládá písmeno d) a text: d) v SSOP správce. 3. V článku 2 bod 1 písm. a se slova ředitel odboru hospodářské správy nahrazují slovy vedoucí oddělení hospodářské správy a v článku 2 bod 1 písm. b) se slova vrchní ředitel sekce správy úřadu nahrazují slovy ředitel odboru správy úřadu. 4. V článku 2 bod 3 se za písm. g) vkládá písmeno h) a text: h) činnost SSOP 10. Dále se přidává poznámka 10 pod čarou: 10 Příkaz ministra č. 37/2011, kterým se zřizuje specializovaná spisovna operačních programů hrazených z prostředků EU a Metodický pokyn č.j /2011-4/1 pro nakládání s dokumenty, které jsou ukládány v SSOP. 5. V článku 4 se za písmeno s) vkládá písmeno š) a text: š) specializovanou spisovnou operačních programů je pracoviště slouţící k ukládání analogové dokumentace související s implementací a realizací operačních programů EU, 6. V článku 17, bod 1 se mezi slova archiv a specializované spisovny vkládá čárka. 7. V článku 17, bod 1 se za slovo spisovny vkládá text: (např. SSOP a účetní) 8. V článku 23, bod 2 se slova odbor hospodářské správy nahrazují slovy odbor správy úřadu. 41

43 Příloha č. 3 Spisový řád MŠMT celkem 25 stran 42

44 MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY Praha 1, Karmelitská 7 Č.j /2009-I/1 S P I S O V Ý Ř Á D Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy

45 Článek 1 Obecná ustanovení 1. Spisový řád (dále jen řád ) upravuje organizaci a výkon spisové sluţby na Ministerstvu školství, mládeţe a tělovýchovy (dále jen ministerstvo ) v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon č. 499/2004 Sb. ), zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (dále jen vyhláška č. 496/2004 Sb. ), vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby (dále jen vyhláška č. 191/2009 Sb. ), vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání informačního systému datových schránek. 2. Výkonem spisové sluţby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti ministerstva zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Výkon spisové sluţby se provádí podle tohoto řádu a je závazný pro všechny zaměstnance ministerstva (dále jen zaměstnanec ). 4. Spisová sluţba se vykonává písemnou formou, elektronickou formou za pouţití výpočetní techniky a elektronického systému spisové sluţby. 5. Spisový řád se nevztahuje na manipulaci s dokumenty, které obsahují utajované informace 13. Článek 2 Zásady spisové sluţby 1. Spisovou sluţbu vykonávají a) podatelna, výpravna a elektronická podatelna jako vstupní a výstupní místa dokumentů a zásilek pro všechny útvary ministerstva, b) sekretariát kabinetu ministra, sekretariáty náměstků ministra, sekretariáty vrchních ředitelů sekcí, sekretariáty ředitelů odborů a vedoucích samostatných oddělení (dále jen sekretariát útvaru ), c) útvary ministerstva a jejich zaměstnanci, d) centrální spisovna a správní archiv. 13 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů, příkaz ministra č. 5/2002 kterým se schvaluje Směrnice upravující postup při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností na MŠMT 44

46 2. Za spisovou sluţbu odpovídají a) v podatelně a výpravně ředitel odboru hospodářské správy b) v elektronické podatelně, v centrální spisovně a ve správním archivu vrchní ředitel sekce správy úřadu, c) v útvarech jejich vedoucí. 3. Zvláštními právními a vnitřními předpisy jsou upraveny zejména tyto úseky spisové sluţby: a) vyřizování stíţností, oznámení a podnětů 14, vyřizování petic 15 a vyřizování ţádostí o poskytnutí informace 16 b) vyřizování úředních dokumentů ve správním řízení 17, c) manipulace s účetními dokumenty 18, d) styk s provozovateli poštovních sluţeb 19, e) příprava, oběh a vypravení materiálů určených pro jednání vlády prostřednictvím elektronické knihovny Úřadu vlády ČR 20, f) příjem, příprava, oběh a vypravení dokumentů v digitální podobě prostřednictvím informačního systému datových schránek 21, g) styk s Českou národní bankou 4. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na práci s dokumenty, jsou povinni dodrţovat tento řád, dbát o řádnou evidenci, rychlý oběh, včasné a kvalitní vyřizování, a o bezpečné a přehledné ukládání dokumentů. 5. Při ukončení pracovního poměru zaměstnance nebo při změně zaměstnanců v útvaru se v souvislosti s předáváním funkčního místa předávají dokumenty, a v případě sekretariátu útvaru i spisová agenda, protokolárně, zaměstnanci, který je bude dále vyřizovat nebo k uloţení. 6. Řád musí být přístupný všem zaměstnancům k nahlédnutí alespoň v jednom exempláři, zpravidla v sekretariátech útvarů; v elektronické podobě pak na Intranetu ministerstva. 14 Vládní vyhláška č. 150/1958 Ú.l., o vyřizování stíţností, oznámení a podnětů pracujících, příkaz č. 4/2003 ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy k vyřizování stíţností, oznámení a podnětů, k přijímání petic a vyřizování ţádostí o poskytnutí informací doručených MŠMT a 175 zákona č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů 15 Zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním 16 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů 17 Zákon č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů 18 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů: Směrnice upravující oběh účetních dokladů na MŠMT 19 Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních sluţbách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních sluţbách), ve znění pozdějších předpisů 20 Příkaz ministryně č. 4/2005, kterým se stanoví Pravidla pouţívání elektronické knihovny Úřadu vlády ČR na MŠMT 21 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 45

47 Článek 3 Zvláštní ustanovení k datovým schránkám 1. Datovou schránku ministerstva bezplatně zřizuje Ministerstvo vnitra. Datová schránka ministerstva má charakter datové schránky orgánu veřejné moci. 2. K přístupu do datové schránky ministerstva je oprávněn ministr, pro něhoţ byla datová schránka zřízena. Rozsah přístupu ministra do datové schránky zahrnuje i přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 3. Ministr můţe určit, ţe úkony, které jsou jemu vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k Ministerstvu vnitra, můţe činit zaměstnanec ministerstva k tomu určený (dále jen administrátor ). 4. K přístupu do datové schránky je dále oprávněna pověřená osoba, kterou je zaměstnanec ministerstva určený administrátorem, a to v rozsahu jím stanoveným. K přístupu do datových schránek pověří administrátor zaměstnance sekce správy úřadu a zaměstnance útvaru, do jehoţ kompetence přísluší informační a komunikační technologie. 5. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny: vyuţívat datovou schránku způsobem, který neohroţuje bezpečnost informačního systému datových schránek uvědomit neprodleně administrátora a Ministerstvo vnitra o tom, ţe hrozí nebezpečí zneuţití datové schránky. 6. Přístup do datové schránky ministerstva probíhá prostřednictvím systémového certifikátu 22 za podmínek stanovených v provozní dokumentaci informačního systému datových schránek a zahrnuje i přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 7. Při elektronických úkonech prostřednictvím datových schránek a autorizované konverzi dokumentů zaměstnanci postupují podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání a provozování informačního systému datových schránek. Pro účely tohoto řádu se rozumí Článek 4 Vymezení některých pojmů a) administrátorem je oprávněná osoba pověřená prováděním technické správy informačního systému pro evidenci a pohyb dokumentů, b) centrální spisovnou pracoviště slouţící všem (většině) součástem původce k ukládání všech (většiny) vyřízených dokumentů a spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt (5-10 let), zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 46

48 c) datovou zprávou jsou elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových mediích pouţívaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, d) datová schránka je elektronickým úloţištěm, které je vyhrazeno pro orgány veřejné moci, právnické nebo fyzické osoby k doručování datových zpráv, e) dokumentem kaţdý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať jiţ v podobě listinné, analogové či digitální, f) elektronickou podatelnou technický prostředek slouţící k přijímání a odesílání elektronických datových zpráv včetně zpráv podepsaných zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, g) elektronickým dokumentem je dokument pořízený kancelářským programovým vybavením a uloţený na technickém nosiči dat, jeho čitelnost je závislá na výpočetní technice, h) EPD elektronický systém spisové sluţby určený ke správě dokumentů, přístupný jako intranetová aplikace všem zaměstnancům ministerstva prostřednictvím výpočetní techniky, ch) informační systém datových schránek zajišťuje bezpečnou a průkaznou komunikaci mezi orgány veřejné moci na straně jedné a právnickými či fyzickými osobami na straně druhé, jakoţ i mezi orgány veřejné moci navzájem, i) jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, datum a číslo jednací, j) kvalifikovaným časovým razítkem datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních sluţeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamţikem, a zaručuje, ţe uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamţikem, k) orgánem veřejné moci se ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., rozumí státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond i jiné státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři, l) PC osobní počítač, m) podacím razítkem razítko, kterým se označují doručené dokumenty za účelem evidence, n) podáním je dokument došlý původci nebo vzniklý z jeho činnosti a jiná sdělení včetně vlastního záznamu, který se stává předmětem jednání, o) podacím protokolem základní pomůcka pro vedení spisové sluţby. Eviduje dokumenty v číselné a chronologické řadě, jak byly původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Na ministerstvu je veden v elektronické podobě s moţností tisku pro trvalé uloţení, p) specializovanou spisovnou je pracoviště konkrétního útvaru slouţící k ukládání a ke správě dokumentů (spisů), které mají z důvodu existence zvláštních předpisů zvláštní reţim manipulace, q) původcem je pro tento spisový řád ministerstvo, r) příruční spisovnou je pracoviště konkrétního útvaru slouţící k ukládání a ke správě dokumentů (spisů) po určitou dobu (5 let), které mají z důvodu vnitřní potřeby činnosti ministerstva zvláštní reţim manipulace, upravený samostatnou interní směrnicí 23, s) referátníkem dvouarch nebo dvoulist papíru s předtiskem na čelní straně, určený pro koncepty, na něţ se píše zápis se zprávou referenta o projednávané věci, zpravidla s návrhem na vyřízení, t) spisem souhrn veškerých dokumentů, týkajících se téţe věci, 23 Např. Interní směrnice upravující systém zakládání, vedení a archivace dokumentů týkajících se implementace projektů Phare a Transition Facility (č.j.:24790/ ) 47

49 u) spisovým a skartačním plánem seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními lhůtami, v) spisovým znakem označení jednotlivých skupin dokumentů podle jejich obsahu, w) správním archivem pracoviště podle zákona č. 499/2004 Sb., které vykonává dohled na spisovou sluţbu, ukládá a zajišťuje předarchivní a archivní péči o vyřízené dokumenty s dlouhodobými skartačními lhůtami, zajišťuje vyuţívání, zpracování a zpřístupnění dokumentů se skartačním znakem A a jejich předávání do Národního archivu, x) uzavřením spisu kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů před uloţením do centrální spisovny, y) útvarem samostatné oddělení, odbor, sekce a skupina, z) zaměstnancem osoba v pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu k ministerstvu, ţ) zásilkou dokument připravený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení po ukončení přepravy. Článek 5 Příjem dokumentů (zásilek) v analogové (listinné) a digitální podobě 1. Veškeré dokumenty a zásilky adresované ministerstvu přijímá výhradně podatelna v budově C ministerstva (dále jen podatelna ). Zásilky obsahující utajované informace stupně utajení "T" (tajné) a "PT" (přísně tajné) přijímá od kurýra přímo úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení nebo bezpečnostní ředitel. Mimo pracovní dobu přijímá doručené písemnosti pracovník zabezpečující ostrahu budov ministerstva, který je neprodleně předá podatelně. Zaměstnanec, který převezme dokument určený ministerstvu jiným způsobem, neţ prostřednictvím podatelny, je povinen nechat ho zaevidovat. Dokumenty, které byly převzaty elektronickou poštou přímo zaměstnancem nebo útvarem a podléhají evidenci, je povinen nechat zaměstnanec zaevidovat prostřednictvím sekretariátu útvaru. Evidenci podléhají pouze ta podání doručená elektronicky, která posoudí zaměstnanec jako důleţitá. 2. Dokumenty a zásilky jsou dodávány ministerstvu prostřednictvím provozovatele poštovních sluţeb, kurýrem, osobním doručením, poštou z ústředních správních úřadů (vládní pošta), telefaxem, elektronickou poštou prostřednictvím informačního systému datových schránek, elektronickou poštou na adresu posta@msmt.cz, info@msmt.cz nebo přímo na ovou adresu zaměstnance. Dokumenty mohou být dodávány i na technickém nosiči dat. 3. Poštovní zásilky přejímá u provozovatele poštovních sluţeb zaměstnanec k tomu zmocněný, který potvrdí příjem doporučené, cenné a balíkové pošty. Zásilku, u níţ zjistí, ţe není adresována ministerstvu, nepřevezme a vrátí ji ihned zpět provozovateli poštovních sluţeb. Zaměstnanec k tomu zmocněný téţ kontroluje, zda doporučené zásilky souhlasí s evidencí na soupisce a zda jsou neporušené obaly na zásilkách. Zjištěné závady ihned reklamuje u provozovatele poštovních sluţeb. 4. Podatelna neotevírá zásilky a) adresované ministrovi a jeho náměstkům, samostatnému personálnímu oddělení, úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení a jmenovitě jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno uvedeno před názvem ministerstva, b) utajované. Utajovaná zásilka je vţdy ve dvou obálkách. Poštou mohou být doručeny doporučeně jen dokumenty stupně utajení "D" (důvěrné) a "V" (vyhrazeno), c) označené "ZS" (zvláštní skutečnosti) a předává je přímo úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení, 48

50 d) určené odborové organizaci, e) označené názvem veřejné soutěţe "Veřejná soutěţ" nebo "Veřejná soutěţ ve výzkumu a vývoji", doručené jako nabídka uchazečů o veřejnou zakázku podle zákona o veřejných zakázkách a zvláštního vnitřního předpisu 24. Tyto zásilky se na obálce označí v momentě jejich zaevidování podatelnou dnem, hodinou a minutou jejich převzetí. Odbor, který veřejnou zakázku zajišťuje, je povinen o vyhlášení zakázky předem písemně informovat zaměstnance podatelny. 5. Zjistí-li podatelna po otevření, ţe jde o dokument soukromý, označí důvod otevření, přelepí ho páskou a připojí podpis zaměstnance, který dokument otevřel. Zároveň neprodleně uvědomí adresáta o otevření dokumentu. O obsahu otevřeného soukromého dopisu nebo dokumentu musí být zachována mlčenlivost. Za soukromé se nepovaţují zásilky, jejichţ adresa, znějící na ministerstvo, je opatřena doloţkou do rukou určitého zaměstnance (jméno adresáta následuje aţ za označením ministerstva). 6. Zásilky, které patří jinému úřadu, zašle podatelna i s původní obálkou neprodleně bez označení podacím razítkem adresátovi, kterému zásilka přísluší. 7. Ţádosti doručitele, aby zásilka byla opatřena podacím razítkem s datem odlišným od data doručení, nesmí být vyhověno. 8. Obálka se připojí vţdy, jde-li o zásilku zaslanou do vlastních rukou na doručenku, doporučeně, o zásilku od soudu a orgánu činném v trestním řízení, dále jde-li o stíţnost, kontrolu, o vyţádání informace, o oznámení a podnět občana, o fakturu a dobropis a o podání ve správním řízení. Obálka se rovněţ připojí, není-li z dokumentu patrný odesílatel. Známky nesmějí být z obálek odstraňovány, neboť je pak znemoţněno zjištění data podání zásilky provozovateli poštovních sluţeb, které je v řízení podle příslušných procesních předpisů rozhodující pro posouzení dodrţení stanovených lhůt. 9. Elektronická podatelna přijímá elektronická podání opatřená zaručeným elektronickým podpisem zaloţeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb 25 (dále jen uznávaný elektronický podpis ), elektronickou značkou zaloţenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb 26 (dále jen uznávaná elektronická značka ) nebo kvalifikovaným časovým razítkem 27, ověří podatelna jejich platnost a výsledek ověření připojí k podání, jehoţ se ověření týká a uloţí ho spolu s podáním do datového úloţiště v elektronickém systému spisové sluţby EPD. 10. Pokud podatelna zjistí výskyt škodlivého kódu nebo vyhodnotí datovou zprávu jako nevyţádané obchodní sdělení, přesune ji okamţitě do datového úloţiště neevidovaných dokumentů a zabezpečí odstranění škodlivého kódu instalovaným antivirovým programem. 24 Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Směrnice upravující zadávání zakázek do 2 mil. Kč na Ministerstvu školství, mládeţe a tělovýchovy a jím řízených a zřízených organizacích čj.: 29550/ , zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a změně některých souvisejících zákonů 25 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb písm. c) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb. 49

51 11. Pokud lze zjistit z dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně jej vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, popřípadě o zničení dokumentu. O přijetí dokumentu v digitální podobě, u kterého byl zjištěn škodlivý kód, a o vyrozumění odesílatele vede zvláštní evidenci. 12. Elektronická podání přijatá zaměstnanci ministerstva musí být neprodleně přeposlána elektronické podatelně k zaevidování. V takovém případě se za čas doručení povaţuje čas doručení zaměstnanci, který podání přijal. Aby nedošlo ke ztrátě zaručeného elektronického podpisu, musí být doručená datová zpráva přeposlána ve formě přílohy přeposílající datové zprávy (funkce předat dál jako přílohu ). 13. Doručené podání neopatřené zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou, popř. časovým razítkem podatelna označí časovým razítkem ministerstva a uloţí ho spolu s podáním (datovou zprávou) do datového úloţiště EPD. 14. U technických nosičů dat doručených osobně bez průvodního dopisu podatelna ověří, zda jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. V takovém případě technický nosič dat vloţí do počítače a ověří výskyt škodlivého kódu podle odstavce 10. Je-li technický nosič opatřen zaručeným elektronickým podpisem, postupuje se podle odstavce 12. Není-li technický nosič dat opatřen zaručeným elektronickým podpisem, uplatní se postupně odstavce 10, 12 a Neobsahuje-li doručený technický nosič autorizaci zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, postupuje podatelna jako v případě osobně učiněného podání, tedy sepíše záznam, který doručitel podepíše. K záznamu se nosič dat připojí. Článek 6 Příjem dokumentů v digitální podobě doručených do datové schránky 1. Podatelna přijímá datové zprávy obsahující dokumenty v digitální podobě doručené do datové schránky ministerstva prostřednictvím pověřených zaměstnanců sekce správy úřadu (dále jen pověřená osoba ), kteří byli administrátorem pověřeni k přístupu do datové schránky ministerstva. Administrátor stanovuje konkrétního zaměstnance oprávněného k přístupu k dokumentům určených do vlastních rukou. 2. Dokument zaslaný ministerstvu prostřednictvím systému datových schránek 28 je povaţován za doručený okamţikem dodání dokumentu do datové schránky ministerstva Pověřená osoba vyzvedne datovou zprávu z datové schránky prostřednictvím spisové sluţby EPD. 4. Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem 30, pověřený pracovník jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem 31 a uloţí ho do datového úloţiště EPD. 28 Zákon č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů odst. 2 písm.b) vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby. 50

52 5. Je-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, pověřená osoba a) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, b) zaznamená údaje o výsledku ověření podle písmene a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě a uloţí ho do datového úloţiště EPD. 6. Pokud ověření podle odstavce 5 prokáţe neplatnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, vyrozumí o tom odesílatele v případě, ţe tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu. 7. Následně zaměstnanec podatelny za pomoci automatizované podpory elektronického systému spisové sluţby provede přidělení datové zprávy příslušnému útvaru ministerstva. 8. Uchovávání dokumentu v digitální podobě se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Článek 7 Evidence a třídění dokumentů a zásilek 1. Zásilky se v podatelně roztřídí podle příslušnosti jednotlivým útvarům. Přidělování dokumentů útvarům se děje ve shodě s jejich působností, vymezenou organizačním řádem ministerstva. 2. Podatelna eviduje všechny zásilky doručené provozovateli poštovní sluţby nebo osobně v protokolu vedeném v EPD v digitální podobě, kromě výjimek stanovených tímto řádem. Výjimkou jsou i zásilky utajované, které zaeviduje do předávací knihy pro úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení a předá je proti podpisu pověřenému zaměstnanci tohoto útvaru. Faktury, bankovní doklady a jiné písemnosti adresované účtárně se předávají bez evidence v EPD pověřenému zaměstnanci účtárny proti podpisu. Zásilky soukromé, časopisy, noviny, ceníky, prospekty, věstníky, nezávazné pozvánky a oznámení, hromadná hlášení, nebo publikace bez průvodního dopisu se neevidují. Rovněţ se neevidují elektronické zprávy s výskytem škodlivého kódu (počítačových virů) a nevyţádaná obchodní sdělení (spam). V zásadě platí, ţe se nemusí evidovat dokumenty, z nichţ nevyplývají ţádné návrhy, práva, povinnosti, oznámení nebo dokumenty běţného informativního rázu písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) a odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 51

53 3. Zaměstnanec podatelny otiskne na doručenou zásilku podací razítko podatelny s názvem ministerstva, ve kterém se dále uvede datum doručení, tj. kdy byla zásilka podatelnou převzata. Podací razítko dále obsahuje vygenerovanou část čísla jednacího přiděleného počítačem informačním systémem EPD, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Dnem převzetí je nutné opatřit kaţdý doručený dokument, pokud nebyl předem výslovně stanoven jiný postup. 4. Pokud se některým útvarům na základě zdůvodněné a schválené výjimky předávají zásilky neotevřené, opatří je podatelna razítkem s datem převzetí. Do předávací knihy je zapisuje podle data doručení s uvedením odesílatele a čísla jednacího odesílatele (pokud jsou tyto údaje zřejmé z obálky) a čísla doporučené zásilky. Ostatní obyčejné zásilky uvede jen celkovým počtem. 5. Zásilku, k níţ jsou připojeny ceniny (kolky, známky, cenné papíry apod.), oddělí podatelna od ostatních zásilek a okamţitě informuje příslušného zaměstnance útvaru, kterému je tato zásilka adresována. 6. Zásilku, k níţ jsou připojeny peníze, není podatelna oprávněna převzít. Tyto zásilky je oprávněn převzít pouze adresát, který bude o tomto podatelnou vyrozuměn. 7. Roztříděnou a zaevidovanou poštu předává podatelna příslušným útvarům prostřednictvím předávací knihy. 8. Pokud je na podatelnu doručena zásilka s podezřelým obsahem (chemikálie, výbušniny), uvědomí o této skutečnosti okamţitě vedoucího úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení a ředitele odboru hospodářské správy. Při doručení podezřelé zásilky přímo zaměstnanci je tento povinen postupovat obdobně jako při doručení zásilky s podezřelým obsahem do podatelny. 9. Pokud je dokument přijat prostřednictvím telefaxu nebo elektronickou poštou přímo útvarem nebo konkrétním zaměstnancem záleţí na posouzení vedoucího tohoto útvaru nebo zaměstnance, zda je nutné doručený dokument zaevidovat v EPD. Důleţitý dokument je povinen nechat vedoucí útvaru nebo zaměstnanec zaevidovat prostřednictvím sekretariátu útvaru. Článek 8 Elektronická evidence došlých a odesílaných dokumentů 1. Údaje potřebné pro výkon spisové sluţby se povinně evidují prostřednictvím PC v EPD. 2. Prvotní záznam veškerých došlých, vzniklých a odesílaných dokumentů do EPD na ministerstvu povinně provádějí určení zaměstnanci jednotlivých útvarů a sekretariátů útvarů a zaměstnanci podatelny. 3. Při prvotním záznamu dokumentu do EPD se zaloţí "karta dokumentu" a automaticky se přiřadí kmen čísla jednacího (první volné pořadové číslo pro dokumenty v kalendářním roce) a tato "karta" je elektronicky předána vyřizujícímu útvaru. 52

54 4. Zaměstnance odpovědného za evidenci dokumentů v EPD a jeho zástupce určuje vedoucí útvaru. Vedoucí útvarů jsou povinni při personálních změnách na funkčních místech obsazených určenými zaměstnanci podle odstavce 2 provést změnu v určení pro práci s EPD a tuto změnu oznámit písemně nebo elektronickou poštou minimálně 3 dny předem administrátorovi informačního systému. 5. Podací protokol je veden v digitální podobě s moţností tisku pro trvalé uloţení. Zaměstnanec, pověřený jeho vytištěním, musí zabezpečit podací protokol proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. Výpisy z karet dokumentů, které jsou vytištěným podacím protokolem, určený zaměstnanec v listinné podobě trvale uloţí a zabezpečí proti ztrátě. Podací protokol je nutné převést do listinné podoby jedenkrát za rok a to vţdy k 31. červenci za rok předcházející. Článek 9 Elektronické dokumenty 1. Elektronické dokumenty jsou dokumenty pořízené aplikačním programovým vybavením (např. MS Office), jejichţ čitelnost je na výpočetní technice závislá. Jsou uloţeny na datových nosičích nebo v permanentní paměti PC. 2. Standard elektronických dokumentů pořizovaných činností původce je zajištěn pouţíváním standardního programového vybavení, kterými je výpočetní technika na pracovištích ministerstva v souladu s platným právními předpisy a příslušnými licenčními ujednáními vybavována (MS Office Standard Word, Excel, MS Outlook). Všechny ostatní dokumenty, vytvořené nadstandardním vybavením na PC, je povinen tvůrce elektronického dokumentu před předáním do oběhu uloţit ve formátu čitelném v odpovídajícím prostředí standardního programového vybavení. 3. Programy, v nichţ byly elektronické dokumenty vytvořeny, a datové nosiče se nepovaţují za dokument ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. 4. O elektronické dokumenty ukládané na sdílených discích datových serverů a v datovém úloţišti serveru aplikace EPD počítačové sítě ministerstva pečuje v rámci pravidel plánu záloh odborný útvar příslušející k ICT oddělení ministerstva. Tato pravidla neumoţňují trvalou archivaci na síti umístěných elektronických klíčů a dokumentů v elektronické podobě. Jejich obnova ze zálohy v případě destrukce je moţná pouze v rozsahu stopy cyklu zálohování. Elektronické dokumenty, které aspirují na označení dle skartačního řádu znakem A (archiv) nebo V (výběr) je proto doporučeno zálohovat duplicitně. 5. S ohledem na nemoţnost dlouhodobého uchování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka musí být všechny elektronické dokumenty, které mají ve skartačním řádu skartační znak A nebo V, převedeny do analogové podoby 32 odpovídající datu jeho vyřízení, opatřeny jednoznačným identifikátorem a doplněny údaji v souladu s čl. 12 bod 2 a 7. Tento postup platí po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby, tj. do 1. července a) odst. 4 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. 53

55 Článek 10 Spisová sluţba v sekretariátech útvarů 1. V sekretariátech útvarů se vedou evidenční pomůcky. Evidenčními pomůckami se pro účely tohoto řádu rozumí a) úřední razítka, b) administrativní pomůcky (protokoly, pomocné protokoly, předávací knihy, zápůjční knihy, atd.). 2. Evidence dokumentů se provádí prostřednictvím PC v EPD. Evidence obsahuje: a) číslo jednací ministerstva, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti ministerstva, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení povaţuje okamţik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu 33, anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci, c) identifikaci odesílatele, d) číslo jednací odesílatele, e) kterému útvaru byl dokument přidělen k vyřízení na ministerstvu, f) způsob vyřízení, včetně poznámky komu a kdy bylo předáno vyřízení, datum odevzdání vyřízení do výpravny, čísla jednací navazujících dokumentů a datum odevzdání k uloţení, g) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (zapíše se do kolonky "Pozn. pohybu") h) skartační znak a skartační lhůta dokumentu (příp. spisový znak), i) záznam o vyřazení ve skartačním řízení, j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové sluţby. 3. Pracoviště, kterým jsou doručovány dokumenty neotevřené, odpovídají za označování dokumentů podacím razítkem útvaru s názvem ministerstva, datem doručení, číslem jednacím a za vedení evidence o těchto dokumentech v protokolu v EPD. 4. Pověření zaměstnanci sekretariátů útvarů jsou povinni v pracovní dny denně v podatelně vyzvedávat poštu, doručené dokumenty zkontrolovat, zaregistrovat a doplnit příslušné údaje v protokolu na PC v EPD, a neprodleně je předloţit příslušnému vedoucímu zaměstnanci. Obdobně jsou povinni nejméně dvakrát denně zaevidovat v EPD dokumenty doručené sekretariátu útvaru přímo elektronickou poštou, telefaxem, přes elektronickou podatelnu nebo informační systém datových schránek, u nichţ platí povinnost evidovat je. 5. Vedoucí zaměstnanec dokument přidělí k vyřízení, popř. vyznačí lhůtu a způsob vyřízení, a vrátí dokument sekretariátu k doplnění záznamů, k případnému připojení předchozích dokumentů a k doručení zaměstnancům. 6. Zjistí-li vedoucí zaměstnanec, ţe vyřízení dokumentu patří do působnosti jiného útvaru, zajistí poznámkou prostřednictvím sekretariátu svého útvaru jeho urychlené postoupení věcně příslušnému útvaru. Tuto změnu musí téţ sekretariát útvaru zaznamenat v EPD. Rovněţ přímé předávání dokumentů mezi zaměstnanci uvnitř útvaru se provádí pouze odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. 54

56 prostřednictvím sekretariátu útvaru, včetně evidence v EPD. Za vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídá útvar, který dokument převzal z podatelny, nebo útvar, kterému byl dokument prokazatelně postoupen jako útvaru věcně příslušnému. Článek 11 Lhůty k vyřízení dokumentů 1. Kaţdý dokument musí mít stanovenu lhůtu k vyřízení. Zadavatel, zpravidla nadřízený vedoucí zaměstnanec, při přidělování dokumentu stanoví lhůtu a poznamená ji na dokument, referátník i do protokolu v EPD. 2. Lhůty k vyřízení se stanoví: a) právním předpisem (např. pro stíţnosti, faktury, smlouvy, podání opravných prostředků, podání informace), b) vnitřním předpisem, c) termínem stanoveným oprávněným vnějším odesílatelem (např. předvolání od soudů, policie), d) pokynem vedoucího zaměstnance. 3. Materiály pro jednání ve vládě a v ústředních správních úřadech se zpracovávají přednostně. 4. Podání ve správním řízení se vyřizují zpravidla v pořadí, v jakém ministerstvu došla. Přednostně se vyřizují podání, kde hrozí nebezpečí vzniku váţné majetkové újmy podateli nebo státu. 5. Při stanovení lhůty k vyřízení podání je nutné přihlíţet nejen k důleţitosti a naléhavosti záleţitosti, ale i k době, která bude pravděpodobně potřebná k úplnému a řádnému vyřízení a k jeho přepsání, rozmnoţení, vypravení a pod. 6. Za dodrţení lhůty odpovídá zaměstnanec, kterému byl dokument přidělen k vyřízení. Článek 12 Vyřizování dokumentů 1. Vedoucí zaměstnanci přidělují zaměstnancům dokumenty k vyřízení (sekretariát útvaru o tom učiní záznam v protokolu v EPD) a určují případně i způsob vyřízení. Odpovědnost za úplné a řádné vyřízení dokumentu má zaměstnanec, jemuţ byl dokument k vyřízení přidělen a nadřízený vedoucí zaměstnanec. 2. Dokument s přiděleným číslem jednacím lze vyřídit referátníkem, datovou zprávou nebo záznamem na dokumentu. Pokud je dokument vyřizován referátníkem, jsou součástí referátníku stručný záznam o věci, všechna stanoviska, záznamy o jednání, návrh vyřízení, písemné vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis (kopie) označený datem odeslání. Šablona referátníku je přístupná v elektronické podobě ve sloţce Šablony na adrese //Heru/MSMT (R:). Při vyřizování dokumentu se zásadně pouţije stejného čísla jednacího, pod kterým byl dokument zaevidován. Pokud je dokument vyřizován datovou zprávou, je obdobně jako referátníkem připraveno v elektronické podobě vyřízení a jeho konečný návrh se předkládá 55

57 oprávněnému vedoucímu pracovníkovi k podpisu interním elektronickým podpisem, případně zaručeným elektronickým podpisem, pokud to povaha dokumentu vyţaduje (např. vyřízení podléhající správnímu řádu). Bere-li se dokument na vědomí nebo je vyřízen jinak neţ v listinné podobě (osobně, telefonicky apod.), uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k uloţení. 3. Všechny dokumenty s přiděleným číslem jednacím týkající se téţe věci, vyţadující vlastní vyřízení, se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jeţ jsou jeho součástí. Spis se obvykle zakládá pod nejniţším číslem jednacím, tj, jednacím číslem podání, které došlo jako první. 4. U dokumentů v téţe věci s vlastním číslem jednacím, nevyţadující vlastní vyřízení, se povaţuje za vyřízení záznam o spoluvyřízení na referátníku dokumentu s vyřízením. 5. Nové číslo jednací u dokumentu vzniklého z podnětu ministerstva (vlastní) se přiděluje na vyţádání odpovědného zaměstnance útvaru přímo v EPD. I dokumenty nově vzniklé z podnětu ministerstva tvoří spis, pokud se týkají téţe věci. 6. Číslo jednací tvoří následující čísla: a) pořadové číslo dokumentu v daném roce přiřazené EPD v okamţiku jeho prvotní registrace, b) kalendářní rok, v němţ byl dokument zaregistrován v EPD, c) číslo útvaru, přiřazené systémem EPD, který dokument přijal k vyřízení jako první, nebo útvaru, který dokument zaloţil. 7. Zaměstnanec, jemuţ byl dokument přidělen k vyřízení, ručí za jeho ochranu a úschovu aţ do jeho uzavření a uloţení. Zaměstnanec musí na dokumentu uvést všechny potřebné kancelářské poznámky, skartační znak a skartační lhůtu a zkontrolovat úplnost dokumentu. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle věcného obsahu. 8. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho vnitřního obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloţí ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen jako archiválie k trvalému uloţení do archivu, skartační znak S (skart, stoupa) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen ke zničení a skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a přidělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. 9. Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) ministrovi musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení, vrchním ředitelem sekce a náměstkem ministra). Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) náměstkovi ministra musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení a vrchním ředitelem sekce). K podpisu připojí zaměstnanci vţdy datum podpisu. 10. Pokud vedoucí zaměstnanec nevykonává z důvodu nepřítomnosti nebo zaneprázdnění svou funkci, podepisuje dokumenty a rozhodnutí v jeho zastoupení zaměstnanec určený organizačním řádem. 56

58 11. Dokumenty předkládané ministrovi a náměstkům ministra obsahují jen ty přílohy, které se bezprostředně týkají navrhovaného vyřízení, a které jsou pro ně nutné a účelné. Do referátníku se nevkládají předchozí dokumenty (spisy), kopie, koncepty a podklady, které navrhované vyřízení neovlivňují. Podstatný obsah vyřízení se zdůrazňuje zvýrazňovačem. 12. Vyřízení vypravované prostřednictvím elektronické pošty nebo informačního systému datových schránek a) musí v předmětu zprávy obsahovat na prvním místě číslo jednací, b) původce dokument vytiskne a zaloţí do referátníku v souladu s čl. 9 bod 5. V případě, kdy je to stanoveno zvláštním předpisem, se odesílaná datová zpráva podepíše zaručeným elektronickým podpisem. Článek 13 Vyhotovování čistopisů dokumentů 1. Vyhotovení čistopisů dokumentů provádějí sekretariáty útvarů nebo zaměstnanci, jimţ byl dokument přidělen k vyřízení. Čistopisy dokumentů a obálek musí být napsány čistě a bez překlepů. Za jejich správnost a úpravu odpovídá zaměstnanec, který čistopis vyhotovil. 2. Při vyhotovení čistopisů dokumentů se zaměstnanci řídí předpisy o úpravě a formě dokumentů, zejména ustanovením ČSN Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. 3. Dokument, jemuţ podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A nebo V, vyhotovuje určený původce na trvanlivém (permanentním) papíru určeném pro dokumenty. Tyto dokumenty se tisknou tiskárnou tak, aby byla zaručena jejich trvanlivost. Platnost tohoto postupu a podmínky jeho naplnění budou upraveny pokynem archivní správy. 4. Pokud čistopis vyhotovila sekretářka, předá jej před jeho schválením ke kontrole zaměstnanci, který vypracoval koncept. 5. Dopis ministerstva ve vnějším styku obsahuje údaje stanovené šablonou (hlavička úřadu, datum, číslo jednací, věc, číslo jednací nebo korespondenční značka podání, na něţ se odpovídá, jméno referenta, adresa příjemce, vlastní vyřízení). Šablona dopisu je přístupná v elektronické podobě ve sloţce Šablony na adrese //Heru/MSMT (R:). Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Na konci dopisu se píše jméno, příjmení a funkce podepisujícího. V názvu útvaru je nutno vypsat celý název útvaru. Číselné označení útvaru se neuvádí. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označit i obálky dokumentů. Tato ustanovení se netýkají agend, u kterých je předepsána jiná forma dopisu. 6. Ustanovení čl. 11 bod 5 se netýkají vyřizování dokumentů formou osobních dopisů s pouţitím hlavičkových dopisních papírů vedoucích pracovníků ministerstva. Tyto dopisní papíry mohou uţívat velký nebo malý státní znak u vyřízení stanovených zákonem č. 352/2001 Sb., o uţívání státních symbolů České republiky, v platném znění. Hlavičkové dopisní papíry pro ministra a náměstky ministra zajišťuje odbor hospodářské správy. Vzorová šablona hlavičkového papíru pro ostatní vedoucí pracovníky je přístupná v elektronické podobě ve sloţce Šablony na adrese //Heru/MŠMT (R:). 57

59 7. Adresy, včetně poštovního směrovacího čísla, se na obálky píší současně při vyřizování dokumentů v útvarech. Všechny dokumenty se do výpravny předávají v zalepených obálkách. Není dovoleno pouţívat sešívačku na uzavření obálek. 8. Dalšími náleţitostmi dokumentu jsou a) počet listů dokumentu, b) počet listů příloh nebo počet svazků příloh. 9. V interní korespondenci ministerstva se pouţívá forma Interního sdělení, příp. referátníku. Pokud se stanovisko zasílá formou interního sdělení nebo připomínky k materiálu některého útvaru, označí se tato interní korespondence K č.j.... a uvede se číslo jednací dokumentu původce. Článek 14 Pouţívání razítek 1. V rámci útvarů ministerstva se pouţívají tato razítka: a) kulatá razítka se státním znakem, b) obdélníková razítka úřadu, c) podací razítka, d) kulatá pečetidla se státním znakem. 2. Kulaté razítko se státním znakem má průměr 20 nebo 36 mm. Po svém obvodu má text Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy, ve svém středu má malý státní znak a pod ním evidenční číslo. 3. Kulaté razítko je povinnou náleţitostí úředních dokumentů v listinné podobě, pokud to stanoví právní předpis 34, dále jej lze pouţít jen tehdy, pokud dokumenty obsahují usnesení nebo osvědčují důleţité skutečnosti a oprávnění. V běţném korespondenčním styku se razítko se státním znakem nesmí pouţívat. 4. Obdélníkové razítko úřadu a) obsahuje text Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy, adresu úřadu, pořadové číslo nebo název útvaru, organizačního článku, b) můţe být pro potřeby útvarů v odůvodněných případech zhotoveno v různých provedeních, např. s textem v cizím jazyce, c) je určeno k vyznačování názvu útvaru na dokumentu v listinné podobě a k legalizaci jeho obsahu. Nelze jej pouţívat k ověřování dokumentu. 5. Podací razítko a) obsahuje text Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy a dále obsahuje předtisk pro doplnění data, čísla jednacího a počtu příloh, b) se pouţívá k označení zásilek převzatých ministerstvem. 6. Kulaté pečetidlo se státním znakem a) má průměr 20 mm. Po svém obvodu má text Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy a ve svém středu malý státní znak a pod ním pořadové číslo 34 Např. 47 odst. 5 zákona č. 71/1967 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. 58

60 b) se pouţívá k pečetění úschovných objektů s utajovanými skutečnostmi a přenosných schránek. 7. Kulatá razítka se státním znakem a pečetidla se evidují v evidenci úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. Úsek provádí jednou ročně fyzickou kontrolu evidovaných razítek. 8. Při kaţdé změně drţitele razítka se státním znakem (skončení pracovního poměru, organizační změně, převedení zaměstnance na jinou práci nebo jiné pracoviště) jeho drţitel razítko odevzdá do evidence úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. 9. Výrobu a distribuci razítek se státním znakem zajišťuje úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení na základě zdůvodněného poţadavku útvaru, který pouţívání razítka potřebuje pro výkon své působnosti stanovené organizačním řádem. 10. Kaţdou ztrátu evidovaného razítka je povinen jeho drţitel neprodleně, nejdéle následující den po zjištění ztráty, písemně oznámit úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. 11. Neplatná, nadbytečná a nadměrně opotřebovaná razítka (mechanicky poškozená, nečitelná nebo nezřetelná), vrátí jejich drţitelé úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. O vrácení razítka sepíše s jeho drţitelem pověřený zaměstnanec úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení záznam o vrácení, který obsahuje téţ otisk vráceného razítka. Jednotlivé typy neplatných razítek se stanou součástí archivního fondu ministerstva a budou předány do Národního archivu. 12. Vrácená razítka nezařazená do archivního fondu ministerstva se ničí komisionálně na pracovišti odboru hospodářské správy. Článek 15 Podepisování dokumentů 1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený organizačním řádem ministerstva. Za případnou škodu a jiné důsledky zaviněné překročením pravomoci při podepisování nese odpovědnost zaměstnanec, který dokument neoprávněně podepsal. K dokumentu v digitální podobě připojuje elektronický podpis pověřený zaměstnanec ministerstva. 2. Dokumenty v listinné podobě se opatřují pouze jedním podpisem, a to nad jménem a funkcí podepisujícího. Jméno a funkce se u podpisů neuvádí v případech, kdy jsou předtištěny na hlavičkových papírech nebo se dopisuje do záhlaví dopisního papíru. 3. Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec, uvede se jeho jméno, nad které zastupující připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku v z. (v zastoupení). Nejednáli se o osobní dopis lze pouţít v odůvodněných případech zkratky "v. r." (vlastní rukou) na čistopisech. Na čistopisu je pak uveden podpis Za správnost toho, kdo čistopis vyhotovil. 4. V případě, kdy je na dokument nutno pouţít razítko, musí být podpis umístěn pod razítkem, aby razítko i podpis zůstaly čitelné. 59

61 5. Zaručeným elektronickým podpisem za ministerstvo mohou podepisovat pouze zaměstnanci, které tím ministerstvo pověřilo, a kterým byl elektronický podpis za tímto účelem vydán akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb. V případě dokumentů doručovaných datovou schránkou pouţívá zaručený elektronický podpis zejména vedoucí zaměstnanec počínaje ředitelem odboru (vedoucím samostatného oddělení), resp. jeho zástupcem a pověřený zaměstnanec sekretariátu útvaru. Uznávaná elektronická značka a kvalifikované časové razítko datových schránek je k dokumentu v digitální podobě připojen při odesílání systémem elektronické spisové sluţby EPD. 6. Útvar, do jehoţ kompetence přísluší informační a komunikační technologie, vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních sluţeb, jichţ je drţitelem a na nichţ jsou zaloţeny jím uţívané uznávané elektronické podpisy a kvalifikovaných systémových certifikátů, jichţ je drţitelem a na nichţ jsou zaloţeny jím uţívané uznávané elektronické značky, vydané akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb, a to v rozsahu údajů a) číslo certifikátu, b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c) počátek a konec platnosti certifikátu, d) heslo pro zneplatnění certifikátu, e) datum a důvod zneplatnění certifikátu, f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních sluţeb, g) identifikace oprávněného uţivatele zaručeného elektronického podpisu. Článek 16 Odesílání a přeprava zásilek a dokumentů 1. Odesílání zásilek a dokumentů zajišťuje výpravna v budově C ministerstva, elektronická podatelna a datové schránky. 2. Neutajované dokumenty v listinné podobě se předávají výpravně v zalepené obálce. Pro úpravu obálek platí česká norma č /95 pro obyčejnou poštu a č /95 pro doporučenou poštu. 3. Řádně vybavené zásilky přebírá zaměstnanec výpravny proti podpisu v předávací knize. Zaměstnanec výpravny je povinen vrátit zásilku, která nebude mít náleţitosti stanovené v odstavci 2. Zásilky zadané v EPD k vypravení, avšak fyzicky nepředané zaměstnancům výpravny budou po týdnu vyřazeny v EPD zpět příslušným útvarům jako neodeslané. 4. U dokumentů vypravených doporučeně s doručenkou sleduje sekretariát, který dokument vypravoval, vrácení adresátem podepsané doručenky. Vrácenou doručenku opatří podatelna razítkem s datem doručení a předá ji neprodleně do skříňky příslušného útvaru v podatelně. Vrácená doručenka se připojí ke stejnopisu vyřízení dokumentu, jejíţ doručení osvědčuje. 60

62 5. Vypravení zásilek prostřednictvím provozovatelů poštovních sluţeb se děje podle zásad stanovených zákonem o poštovních sluţbách. 6. Odesílání soukromých zásilek prostřednictvím výpravny není přípustné. 7. Zásilku, kterou provozovatel poštovních sluţeb vrátil jako nedoručitelnou, poznamená výpravna jako vrácenou a předá ji útvaru, který ji vyřizoval. 8. K odeslání dokumentu, jehoţ doručení spěchá, je moţné pouţít telefaxu nebo elektronické pošty. K dokumentu se přiloţí potvrzení (výpis) o odeslání. 9. Neutajované dokumenty v digitální podobě doručované datovou schránkou předávají sekretariáty útvarů výpravně prostřednictvím EPD. Před předáním dokumentu k vypravení datovou schránkou je sekretariát útvaru povinen ověřit, zda datová schránka adresáta dokumentu existuje, resp. není znepřístupněna nebo zrušena. V případě, ţe sekretariát útvaru ověří existenci datové schránky adresáta dokumentu, postupuje dále při vypravení dokumentu v souladu s postupy a náleţitostmi při práci s EPD, které jsou uvedeny ve vlastní nápovědě EPD. Článek 17 Ukládání dokumentů 1. K ukládání dokumentů slouţí centrální spisovna, správní archiv specializované spisovny a datové úloţiště v EPD. 2. Do centrální spisovny se předávají věcně i formálně uzavřené neutajované dokumenty nejpozději do 30. června následujícího roku po době jejich vzniku, pokud není zvláštním předpisem nebo interní směrnicí stanoveno jinak. Předávání probíhá prostřednictvím sekretariátů útvarů po dohodě nebo na základě výzvy, kterou zaměstnanec centrální spisovny provádí nejméně jedenkrát za rok. 3. Dokumenty starší 5 let a veškeré dokumenty kabinetu ministra se ukládají přímo do správního archivu. 4. Předávané dokumenty musí být seřazeny podle let a v rámci jednoho roku podle čísel jednacích. Dokumenty se předávají bez kovových a umělohmotných součástí (sponky, rychlovazače apod.). 5. Před odevzdáním dokumentu k uloţení zpracovatel dokument (spis) prohlédne, zda je kompletní a zda obsahuje číslo jednací, čísla jednací připojených dokumentů, stručný záznam obsahu dokumentu (věc), jméno a podpis zpracovatele a vedoucího útvaru, poznámku a. a., skartační znak a skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu z centrální spisovny, resp. ze správního archivu. 6. Do karty dokumentu v EPD se poznamená skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena. 7. Vyřízené dokumenty (spisy) soustřeďují zaměstnanci ve svých kancelářích. 61

63 8. Dokumenty určené k uloţení se nesmějí ukládat do desek z měkčeného PVC. 9. S dokumenty je nutné zacházet tak, aby se netrhaly, nemačkaly a nešpinily. Objemnější dokumenty je nutné opatřit páskou, motouzem nebo obalem, podle potřeby sešít a provést očíslování listů. 10. Ztrátu dokumentu je zaměstnanec povinen ihned oznámit nadřízenému vedoucímu zaměstnanci, který rozhodne o případné rekonstrukci dokumentu. 11. Kaţdé rozdělení nebo sloučení spisu, nebo případné vynětí příloh, je třeba vyznačit na spisu a v protokolu v EPD. 12. Uloţené dokumenty půjčuje centrální spisovna a správní archiv na vyţádání proti podpisu na nezbytně dlouhou dobu. Zakládat a vyjímat dokumenty z centrální spisovny a ze správního archivu mohou jen určení pracovníci. 13. Ostatní písemný materiál (jako např. nadbytečné rozmnoţeniny, kopie dokumentů) obsahující jakoukoliv totoţnost vůči ministerstvu zaměstnanci sváţí do balíků, označí číslem útvaru a slovy "SKART" a odevzdají do správního archivu jako tzv. přímý skart. Zmíněná povinnost se nevztahuje na neidentifikovatelnou makulaturu, časopisy, noviny a knihy určené do sběru. Tento sběr je povoleno odkládat jen po předchozí dohodě s odborem hospodářské správy ve stanovenou dobu na vyznačených místech v jednotlivých budovách. 14. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí článkem 7 tohoto řádu a zvláštním právním předpisem Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uţivatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů, včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo Ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Článek 18 Výstupní datové formáty 1. Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 aţ 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro a) formát výstup z elektronického systému spisové sluţby, b) formát dokumentu ukládaného v datovém úloţišti, které je součástí elektronického systému spisové sluţby EPD c) formát pro přádávání do digitálního archivu. 2. Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se pouţije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů. 3. Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se pouţijí 35 3 vyhlášky č.496/2004 Sb., o elektronických podatelnách a 16 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podobnostech výkonu spisové sluţby. 62

64 a) formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), b) formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 nekomprimovaný) nebo c) formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918). 4. Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se pouţijí a) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818), b) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo c) formát Graphics Interchange Format (GIF). 5. Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se pouţijí a) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2), b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo c) formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM). 6. Pro výstup z elektronického systému spisové sluţby podle odst. 1 písm. a) lze současně pouţít také jiný datový formát. 7. Výstupním datovým formátem metadat, jimiţ jsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty, se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové sluţby. Článek 19 Konverze a převod dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak 1. Konverzí 36 se rozumí a) úplné převedení dokumentu v analogové (listinné) podobě do dokumentu obsaţeného v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen dokument obsaţený v datové zprávě ), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaţeného v datové zprávě do dokumentu v analogové (listinné) podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky. 2. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen výstup ), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehoţ převedením výstup vznikl (dále jen vstup ). 3. Má-li být podle právního předpisu předloţen dokument v analogové (listinné) podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl uţit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předloţením jeho výstupu. 4. Konverzi z moci úřední provádí ministerstvo pro výkon své působnosti zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů 63

65 5. Převádění dokumentu 37 v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí ministerstvo postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu. 6. Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování nebo při převedení či změně formátu dokumentu a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovaţuje za porušení obsahu dokumentu. 7. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří zaměstnanec ministerstva platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě zaměstnanec ministerstva zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu. 8. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří zaměstnanec ministerstva uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem. 9. Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a uloţí se v úloţišti převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě s tím, ţe vzniklý dokument v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo moţné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě se uloţí v úloţišti převedených dokumentů. 10. Neprokáţe-li se opak, dokument v digitální podobě se povaţuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamţiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 64

66 Článek 20 Postup při provádění konverze 1. Při konverzi do dokumentu v listinné podobě zaměstnanec ministerstva provádějící konverzi a) ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu 38, je-li jím vstup opatřen, b) ověří, ţe uznávaný elektronický podpis, kterým je podepsán vstup, nebo uznávaná elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamţikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny, c) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické značky. 2. Bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doloţku. 3. Při konverzi do dokumentu obsaţeného v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. 4. Konverze se neprovádí a) je-li dokument v jiné neţ v listinné podobě či v podobě datové zprávy, b) jde-li o dokument v listinné podobě, jehoţ jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou kníţku, sluţební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní kníţku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o - prvopis, - vidimovaný dokument, - opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo - stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, e) je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, f) jde-li o dokument obsaţený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam. 5. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsaţených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. 38) Zákon č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. 65

67 Článek 21 Ověřovací doloţka konverze 1. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu obsaţeného v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje a) název útvaru ministerstva, který konverzi provedl, b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, d) údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup, e) údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní raţbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek, f) datum vyhotovení ověřovací doloţky, g) jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla. 2. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje a) název útvaru ministerstva, který konverzi provedl, b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, d) údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup, e) datum vyhotovení ověřovací doloţky, f) údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němţ je uznávaný elektronický podpis zaloţen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němţ je uznávaná elektronická značka zaloţena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal, g) datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup kvalifikovaným časovým razítkem opatřen, h) otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla. 66

68 Článek 22 Evidence provedených konverzí 1. Úvar ministerstva provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje: a) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, b) datum provedení konverze, c) konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaţeno. 2. Údaje podle bodu 1 jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze. Článek 23 Závěrečná ustanovení 1. Za seznámení zaměstnanců s tímto řádem a za jeho dodrţování v rámci jednotlivých útvarů ministerstva odpovídají v okruhu své přímé řídící působnosti všichni vedoucí zaměstnanci ministerstva. 2. Kontrolu dodrţování tohoto řádu za oblast zpracování neutajovaných dokumentů provádí odbor hospodářské správy. 3. Zrušuje se Spisový řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j /2005- I/1. 4. Tento Spisový řád nabývá účinnosti dnem podpisu. V Praze dne 11. prosince 2009 Miroslava KOPICOVÁ, v.r ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy 67

69 Příloha č. 4 Příkaz ministra č. 50/2011 (včetně jeho příloh) Celkem 7 stran 68

70 69

71 70

72 71

73 72

74 73

75 74

76 75

77 Příloha č. 5 Příkaz ministra č. 48/2011 celkem 3 strany 76

78 77

79 78

80 79

81 Příloha č. 6 Některé vzory pouţívaných referátníků celkem 4 strany 80

82 MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY Označení spěšnosti spisu... důvěrnosti číslo: Oddělení a odbor: Referent Telefon 2348 linka Datum: Referent obdrţel dne : Od: Reprodukční lhůta: Zároveň se vyřizují spisy č. Věc: Dřívější spisy: Pozdější spisy: D o s p i s u n a h l é d n e: před vypravením: 1) 2) 3) 4) po vypravení: 1. zpět ref. Spisovna: Datum přijetí: Popis spisu: Spisový znak: Skartační znak a lhůta: S 5 Výpravna: D O P O R U Č E N Ě!!! Došlo:... Opsal:... Srovnal:... Vypraveno:... Příloha (váha) 81

83 Záznam: Záznam o jednané věci, popř. shrnutí podání. Vyřízení: komu zde Text vyřízení V Praze dne 2012 podpis VO, ŘO nebo NM nebo M 82

84 Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, Praha 1 spěšnosti Označení spisu důvěrnosti Číslo jednací: Oddělení a odbor: Referent: MSMT-xxxx/ Datum č. Došlo Telefon: Reprodukční lhůta: klapka: Od EPD/nebo vypsat odesilatele dopisu Zároveň se vyřizují spisy č. Věc:... (musí souhlasit s EPD) Dřívější spisy: Pozdější spisy: Před vypravením: Do spisu nahlédne: Po vypravení: Spisovna: Datum přijetí: Popis spisu: Spisový znak: Skartační znak a lhůta: Výpravna: Došlo: Opsal: Srovnal: Vypraveno: Příloha (váha): Záznam: 83

85 stručný stav věci (vyjádření zdůvodnění za správnost, úplnost a soulad s platnou legislativou odpovídá: všechny osoby uvedené na čelní straně referátníku) datum: Podpis referenta: Vyřízení: TEXT VYŘÍZENÍ případně rozdělovník se všemi adresami Datum: podpis VO, ŘO nebo NM nebo M Do spisu musí být vložen buď podepsaný stejnopis nebo druhý originál. 84

86 Příloha č. 7 Výpočty provedené v rámci auditu z roku 2010 celkem 1 strana 85

87 86

88 Příloha č. 8 Výsledky zjištěné z analýzy, kterou provedlo oddělení informačních a komunikačních technologií celkem 1 strana 87

89 88

90 Příloha č. 9 Popis rolí v EPD [5] celkem 2 strany 89

91 90

92 91