LOG FAKTURACE ver. 3.0 Průvodce nastavením

Transkript

1 LOG FAKTURACE ver. 3.0 Průvodce nastavením 1/ Zkontrolujte zda máte přístupné tyto volby v menu: - Nastavení -> Nastavení FV - Faktury -> Faktury vydané Dále si nainstalujte Adobe akrobat prohlížeč, nejlépe verze Adobe Acrobat Reader 7.05 CZ 2/ Zvolte v Menu Faktury -> Faktury vydané a založte tlačítkem vložení nové řady alespoň jednu řadu faktur, (viz obrázek 1). Jako šablonu faktur zvolte buď existující šablonu, prazdna_faktura.pdf, nebo je možno pomocí například Fineprint PDF faktory PRO nebo jiným SW vytvořit upravené PDF s logem apod., toto pak je možné vložit do řady pomocí Upload šablony PDF. Prázdné šablony zájemcům zašlu. Pokud budete používat funkci zálohové faktury pro tvorbu faktur (nedaňových dokladů nebo dokladů bez DPH) založte i pro tyto faktury řadu například (dle obrázku 2). Pokud chcete aby zálohová faktura byla vytvořena v ceně bez DPH, je třeba u uživatele mít nastaveno navíc typ úhrady hotově (nemusí být 100% funkční, na této funkci ještě pracuji). (obrázek 1)

2 (obrázek 2) 3/ Nastavte v menu Nastavení -> Nastavení FV nastavení pro tvorbu faktur například dle obrázku3. Položky PSČ, telefon, fax, ičo, dič neformátujte a používejte pouze číslice bez mezer aby se text vešel v tiskové podobě na vygenerovanou fakturu PDF. U položek Datum vystavení hromadných faktur a Datum UZP hromadných faktur lze zvolit Automaticky a datum bude vygenerováno (vystavení jako dnes, UZP jako posl. Den minulého měsíce) nebo je možno napsat natvrdo pro příští hromadnou fakturaci. U položek Nastavení řad předvolte vámi založené řady kam se bude faktura generovat. (Obrázek 3)

3 4/ Dále je potřeba v opravě uživatele nastavit dle obrázku 4 - Zaškrtněte položku fakturační zákazník - Vyplňte Fakturační údaje odběratel a případně fakturační údaje zasílací adresa pokud se liší zasílací adresa od adresy fakturační, v opačném případě není potřeba vyplňovat. Případně proklikem položek Ulice, PSČ, Město v Základní údaje se vám tyto údaje sami přenesou. - Pokud bude chcete aby zákazník dostával zálohové faktury zaškrtněte Zálohové faktury - Pokud chcete mít jiný variabilní symbol zákazníka než uvedený (1111xxxxxx) můžete jej již editovat, pokud chcete hromadně do položky VS naplnit například číslo smlouvy, tak mě kontaktujte. - Pokud je nový nebo končící zákazník pracuji ještě na zprovoznění položek Datum připojení a datum odpojení, které pak automaticky poměrně zkrátí paušál dle vzorce (paušál/30 x počet dní které službu využíval). (nemusí být 100% funkční, na této funkci ještě pracuji) (Obrázek 4) 5/ Automatická tvorba faktury se provede na uživateli když si zobrazíte jeho data za poslední měsíc stiskem tlačítka Automatická tvorba faktury. Faktura se vytvoří do příslušné řady. PDF verzi si zobrazíte tlačítkem PDF. Tisk faktury provedete v PDF formátu stiskem CTRL+P (u některých verzí Adobe Akrobat nefunguje tlačítko tisk)

4 6/ Hromadná tvorba faktur- provede se označením loginů v seznamu (Uživatelé - seznam uživatelů) a zaškrtáním řádků (označení pro další akci) Dále je vhodné vybrat období výklopným seznamem období Po tom výklopným seznamem "Vytvořit faktury" a Proveď přejdete Na stránku s nastavením robota pro tvorbu faktur, pokud zadané údaje souhlasí tak tlačítkem Vytvořit dávku vytvoříte dávku. Tato dávku potom spustíte tlačítkem Spustit dávku. Tím spustíte robota, který bude generovat faktury rychlostí cca 1 faktura za 1 sec. Přitom se zobrazují čísla faktur a výsledek zda faktura byla vytvořena (1) nebo nikoliv (0). Po ukončení obdržíte hlášení. U loginů kde jsou nějaké chyby tyto chyby opravte a faktury buď vytvoříte ručně, nebo je zaškrtáte znovu pro robota a toho spustíte. Odeslání faktury em provedete na loginu pokud si zobrazíte data uživatele tak ikonou červeného vedle konkrétní faktury. Objeví se Vám okno kde můžete změnit adresu (bere se z loginu pro zaslání faktur) 7/ V menu Faktury - Úhrady faktur máte nyní možnost uhrazovat faktury. Doporučuji založit si dvě řady úhrad, (zakládní je obdobné jako u faktur) a to jednu na bankovní doklady, druhou na hotovostní úhrady (Případně třetí řadu pro úhrady které nechcete dát do účetnictví). Dále pak v každé řadě máte možnost komfortně vytvářet úhrady například podle výpisu k úhradě. Vytváření dokladu bylo maxímaálně zjednodušeno. Platí zásada že lze uložit jen spárovaný doklad, tedy alespoň s nějakou částečnou úhradou k nějaké faktuře. Doklady lze dodatečně spojovat pod jedno číslo, pokud by zákazník naříklad platil dvě faktury na jednou a chtěli byste na to mít jeden příjmový doklad. Postup spárování dokladu: - Otevřete novou úhradu (Faktury - úhrady faktur - kliknutím na řadu a ikonou v řádku akce). - Zapište Datum, zvolte typ a do kolonky jméno nebo firma zapište část příjmení, zvolte doklady (tři tečky) - Pokud s výběrem nejste spokojeni můžete filtr upravit nebo příjmení vymazat a hledat dle VS a pod. (v prvním řádku) - Doklad ke spárování zvolte kliknutím na číslo dokladu - Pokud hradíte jinou částku tak ji zapište a úhradu pak dokončíte tlačítkem úložit. - Nyní máte možnost vygenerovat si "příjmový pokladní doklad" a tento hned vytisknout ve dvojím vyhotovení na stranu A4 (tlačítko PDF)

5 Další drobné změny: A/ Přidal jsem novou funkci pro změnu období v editaci faktury. B/ S první fakturou se teď automaticky uzavírá zákazníkovo období vyúčtování (možno opět odemknout tlačítkem "Zrušit uzavření"). C/ Dále je seznam faktur v datech zákazníka (zatím se zobrazuje pokud jste přihlášen jako dealer). D/ Upozorňuji na to že pokud fakturu mažete (je to povoleno) je nutné potom ještě kliknout na tlačítko "Zrušit uzavření" a po té ještě změnit na řade číslo faktury a nastavit o jedničku méně, jinak vznikne v číselné radě díra. E/ Hromadný výstup PDF - V seznamu faktur "označit faktury" výklopný seznam "vytvořit hromadně PDF" a Proveď (Zde je i hromadné rozeslání faktur em). Tato funkce provede vygenerování jednoho kompletního PDF souboru. Každá faktura je jedna stránka PDF. Vhodné pro hromadný tisk a nebo zálohu dat. 200 faktur vytvoří soubor cca 3MB (10-15 sec.) F/ Opravy ohledně editace faktur ve firefox G/ Zobrazení faktur uživatelům. Již se od této verze zobrazují vygenerované a vystavené faktury které jsou přiřazeny loginům. H/ Zavedl jsem filtr pro seznam vydanych faktur. Zatim fungute tak ze pokud nezadate fakturacni obdobi tak je omezen pocet vet (50,100 nebo 200) a zobrazi se strankovani. V rozsirenem filtru lze filtrovat zatim podle polozek login, odberatel, var. symbol a doklad. I/ Vylepseni uhrad faktur - pokud uhrazujete fakturu muzete do policka zadat jmeno, prijmeni, var. symbol a system automaticky detekuje co je potreba vybrat a provede filtr zadani vypisu se tim zrychli na minimum casu.

6 J/ Pripravil jsem zobrazeni uhrad uzivatelum (dealer ktery bude mit o zobrazeni zajem, v nove verzi zaskrtne - zatím skryto) a vsem zakaznikum se tak zacne zobrazovat stav jejich konta (kolik dluzi), dale na kazde fakture je mozne zobrazit polozku : -Dluh za minule faktury a obdobi xxxxx Kc -Preplatek do budoucich obdobi yyyyy Kc - Dale polozku Neplatte Uhrazeno pokud jit byla faktura pred zobrazenim uhrazena. Toto ma dale navaznost na pripravovane automaticke upominky za sluzby a blokaci neplaticu K/ Dale jsem naprogramoval moznost zapisovani uhrad pouze pro externi pokladnu. Napriklad pokud byste potrebovali pridelit pouze pravo uhrazovat faktury nekomu ve firme a jina prava ne. Pokud byste mel o toto nekdo zajem tak me kontaktujte. L/ Dokonce funkce export faktur ve formatu ucto 2006 Přeji úspěšné fakturování. Tomáš Holenda