Metodická pomůcka k evidenci majetku pořizovaného z finančních prostředků VaV. I. Všeobecné informace

Transkript

1 Metodická pomůcka k evidenci majetku pořizovaného z finančních prostředků VaV I. Všeobecné informace Osoba pověřená hospodařením s majetkem (kontista, výkonný praporčík) je osoba pověřená materiálním zabezpečením a vedením evidence majetku účetního celku (složky, jednotky dále jen účetního celku). Hmotně odpovídá za majetek od jeho převzetí ze skladu nákladového střediska do jeho předání uživateli a za majetek ve vlastním skladu. Pracovní povinnosti a rozsah vedení dokumentace stanoví vedoucí zaměstnanec ve svém rozkaze. Základní dělení movitého majetku podle účetního zatřídění: A) Dlouhodobý majetek je majetek samostatně využitelný nebo provozovatelný, jehož doba použitelnosti je delší než jeden rok. K zařazení majetku do této skupiny musí být splněny obě podmínky. B) Krátkodobý majetek je majetek, který nelze využívat nebo provozovat samostatně a jehož doba použitelnosti je kratší než jeden rok. K zařazení majetku do této skupiny stačí splňovat jednu z podmínek. Hmotný i nehmotný movitý majetek se dále dělí na: a) Dlouhodobý hmotný majetek: - dlouhodobý hmotný majetek charakteru samostatných movitých věcí nebo souboru movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením (účetní cena jedné položky převyšuje částku ,- Kč), - drobný dlouhodobý hmotný majetek charakteru movitých věcí nebo souboru movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením (účetní cena jedné položky převyšuje částku 3.000,- Kč, ale je menší než ,- Kč), - ostatní drobný dlouhodobý hmotný majetek (účetní cena jedné položky nepřevyšuje částku 3.000,- Kč). b) Dlouhodobý nehmotný majetek: - dlouhodobý nehmotný majetek (účetní cena jedné položky převyšuje částku ,- Kč), - drobný dlouhodobý nehmotný majetek (účetní cena jedné položky převyšuje 500,- Kč a je nižší než ,- Kč), - ostatní drobný dlouhodobý majetek (účetní cena jedné položky je nižší než 500,- Kč). c) Krátkodobý majetek (hmotný i nehmotný): - movitý hmotný i nehmotný majetek, který má samostatné technicko-ekonomické určení a jehož doba použitelnosti je kratší než jeden rok, - majetek charakteru provozního a spotřebního materiálu, náhradních dílů a obalů. Účetní zatřídění majetku je provedeno již při jeho pořízení a zůstává zachováno po celou dobu, po kterou je majetek veden v evidenci. Majetek, který byl pořízen v době, kdy byly pro zatřídění majetku stanoveny nižší cenové hranice, se do jiné účetní kategorie nepřevádí. Z hlediska vedoucího pracovníka, řešitele a kontisty účetního celku je zatřídění majetku důležité pro další manipulaci s majetkem: jednoznačně určuje, který materiál je možno zahrnout do spotřeby, který lze využít k vytvoření jiného celku a se kterým je nutno nakládat jako se samostatnou věcí.

2 U účetního celku se vede základní dokumentace doplňkové evidence majetku v tomto rozsahu: a) Evidenční kniha materiálu vz. 1, b) Seznam materiálu vydaného u jednotky vojákům z povolání, c) Rejstřík evidenčních dokladů: - Evidenční list, pokud účetní celek vede evidenci na evidenčních listech, - Přehled evidenčních čísel materiálu, - Přehled evidenčních a inventárních čísel a pořizovacích cen HIM, - Evidenční list nářadí a pomůcek, - Sestavy majetku jednotky, - Seznam předmětů v soupravě, - Výkaz neúplnosti, - Záznamníky materiálu, d) Kniha zápůjček a oprav, e) Kniha kontrol, f) Opis evidenčního listu počítačového programu, g) Instalační protokol počítačového programu h) Rejstřík instalačních protokolů počítačového programu, i) Rejstřík specifikačních listů prostředku informatizace, j) Specifikační list prostředku informatizace. Evidenční kniha materiálu vzor 1 (dále jen EKM) je základním evidenčním dokladem. U každého účetního celku se vede pouze jedna kniha pro všechny druhy majetku. Pro každé majetkové uskupení se vyhradí potřebný počet listů. Při vedení evidence je nutno respektovat tyto zásady: - majetek pořízený z fondu kulturních a sociálních potřeb (dále jen FKSP) se vede jako samostatné majetkové uskupení, stejně tak se vede majetek depozitní a nevlastní - součástí EKM je vložka vz.4 záznam o porovnání evidence /viz Všeob-P-16/, - spotřební materiál vydaný složce k jednorázovému využití se do evidence jednotky nezapisuje, - u jednotky, která eviduje velké množství majetku, je možné používat evidenční listy vz. 10,11, 46 a 47, není však povoleno evidovat majetek jednotky zčásti na evidenčních listech a zčásti v EKM. Rejstřík evidenčních dokladů vede určený pracovník účetního celku formou knihy v jednom výtisku. Je určen k záznamům o pořízení evidenčních dokladů. Musí být očíslován vzestupným způsobem od začátku do konce, aby nemohly být evidovány pod stejným pořadovým číslem dva různé doklady. V jednom rejstříku je možno vyhradit potřebný počet listů pro jednotlivé druhy majetku nebo evidenčních dokladů (viz výše písm.c). Sestavy majetku jednotky se zapisují do RED tehdy, nahrazují-li vedení evidence v EKM vz.1 nebo evidenční listy. Porovnávací sestavy se zapisují do Sběrného archu evidovaného na POI. Kniha zápůjček a oprav se na stupni účetní celek vede pro vnitřní zápůjčky. Část knihy se vyhradí pro evidenci majetku předávaného do opravy. Provádí-li opravu civilní organizace, je doklad o odevzdání majetku do opravy přílohou knihy zápůjček a oprav. Číslo dokladu se zapisuje do sloupce 9. Kniha kontrol slouží k zápisům o výsledcích kontrolní činnosti. Je základním dokladem o kontrolní činnosti velitelských a majetkových orgánů, kteří mají za povinnost řídit, sledovat a kontrolovat hospodaření s majetkem.

3 Evidenční list počítačového programu (ELPP) je základním dokladem o oprávněnosti používání daného počítačového programu v rezortu MO. Vydává se ke každé licenci a multilicenci vedené v účetní evidenci MO. Originál evidenčního listu vlastní centrální registr MO, kopie je uložena u SkLogIS. Opis kopie ELPP ukládá ve své evidenci kontista účetního celku spolu s příslušným instalačním protokolem počítačového programu. Instalační protokol počítačového programu (IPPP) identifikuje vlastnosti počítačového programu, osobu která program instalovala a prostředek informatizace na kterém je program instalován. V listinné podobě jej vede kontista účetního celku, jedenkrát za čtvrt roku provádí porovnání evidence se SkLogIS zpravidla při porovnání evidence ostatního majetku. Zápisy v protokolu provádí výhradně místní správce KIS. Rejstřík instalačních protokolů počítačového programu (RIPPP) vede v listinné podobě kontista účetního celku podle vložky 6 Odborných pokynů pro hospodaření s majetkem čj. 6127/60/2004/DP Tiskopis rejstříku obdrží kontista od SkLogIS a zaeviduje jej na POI. Rejstřík specifikačních listů prostředku informatizace (RSLPI) vede kontista účetního celku pro SLPI externích nebo vyjímatelných disků podle vložky č. 6 Odborných pokynů pro hospodaření s majetkem čj /2004/DP Tiskopis rejstříku obdrží kontista od SkLogIS a zaeviduje jej na POI. Zaznamenává se v něm každý výdej nebo příjem specifikačního listu. Specifikační list prostředku informatizace (SLPI) se vede v listinné podobě a je nedílnou součástí záznamníku prostředku informatizace po celou dobu jeho existence. Místní správce KIS do něj zapisuje instalaci nebo odinstalování všech počítačových programů týkajících se prostředku informatizace pro který byl vydán. Při přeúčtování prostředku informatizace jiné složce se jako nedílná část záznamníku předává i specifikační list. Pokud je počítačový program instalován na externím nebo vyjímatelném disku, vede se specifikační list samostatně i pro tyto disky. Takto vyhotovené SLPI se evidují v rejstříku specifikačních listů prostředků informatizace. Při přeúčtování majetku jiné složce se předává i specifikační list. Přijetí nebo předání specifikačního listu zaznamená kontista v rejstříku specifikačních listů. II. Zásady pro vedení účetní evidence logistických souprav Ke splnění požadavku evidovat majetek pořízený pro potřeby vědy a výzkumu odděleně od ostatního majetku a současně splnit ustanovení služebních předpisů, že každý pořízený majetek musí být evidován, byl v Informačním systému logistiky vytvořen institut logistické soupravy. Logistická souprava umožňuje velmi jednoduchým a na čas nenáročným způsobem vést v oddělené evidenci soubory věcí movitých, pořizovaných účelově na určitou dobu v našem případě pro potřebu projektů obranného výzkumu, výzkumných záměrů, specifického výzkumu nebo grantů. Z hlediska účetního zatřídění je každá takto vytvořená logistická souprava pouze fiktivní položkou, která sdružuje do jednoho celku veškerý majetek pořízený k danému úkolu a umožňuje jeho oddělenou evidenci. Každý z těchto projektů lze sledovat následujícím způsobem: - jeden úkol jako jedna logistická souprava pro jednoho řešitele,

4 - jeden úkol jako libovolný počet souprav pro libovolný počet řešitelů jednoho účetního celku, - jeden úkol jako libovolný počet souprav pro libovolný počet řešitelů z různých účetních celků. Postup při vytvoření soupravy: a) SkLogIS účetně vytvoří logistickou soupravu na konkrétní vědecký úkol (POV, VZ, SV, PGA) podle požadavku nositele úkolu a kontisty účetního celku. Jestliže je úkol rozdělen mezi několik řešitelů, založí logistickou soupravu pro každého z nich. V této fázi neobsahuje souprava žádný majetek. Jako evidenční číslo soupravy je pro snadnější orientaci uváděno příjmení řešitele/rokem zahájení řešení vědeckého úkolu. Vytvořenou soupravu (potřebný počet souprav) zapíše kontista do své evidence (EKM vz.1 nebo evidenční list). b) Při pořízení majetku, určeného k vložení do konkrétní logistické soupravy, vyhotoví SkLogIS na pořízený majetek přejímací zápis a účtuje majetek účetnímu celku, který má uvedenou soupravu v evidenci. Majetek uvedený v tomto dokladu o hospodářské operaci (dále jen DoHO) kontista účetního celku do své evidence nezapisuje. Účtovatelka v rubrice v evidenci zapsal uvede číslo dokladu a označení soupravy, jejíž součástí se majetek stává. c) Jako další krok vyhotoví SkLogIS doklad na vložení majetku do logistické soupravy: - pro majetek vydávaný ze skladu a pro majetek krátkodobý souběžně s DoHO, kterým se majetek účtoval účetnímu celku, - pro majetek dlouhodobý až po přidělení inventárního čísla příslušným RFO, - pro softwarový produkt až po přidělení evidenčního listu z centrálního registru a inventárního čísla od RFO. Současně vyhotoví seznam předmětů v logistické soupravě ve dvou výtiscích. Jeden výtisk seznamu předmětů v soupravě si kontista účetního celku nechá potvrdit podpisem uživatele, který majetek převzal do své péče, zapíše jej do RED a založí do své evidence. Druhý výtisk ponechá uživateli pro jeho potřebu. d) Je-li vkládán do soupravy samostatně fungující přístroj, vyhotoví materiální orgán OVS záznamník nebo technický list. Jestliže se jedná o výpočetní techniku, vyhotoví mat.orgán OVS záznamník soupravy PC s přílohami. e) Je-li předmětem vložení do soupravy softwarový produkt, obdrží kontista účetního celku při potvrzování dokladu o příjmu majetku opis evidenčního listu programového vybavení, instalační protokol a instalační medium, jestliže je součástí softwarového produktu. Po zaúčtování majetku na RFO vytiskne SkLogIS identifikační štítek, kterým kontista účetního celku označí instalační medium. Není-li medium součástí dodávky, nalepí štítek na zadní stranu opisu evidenčního listu. f) Upgrade nebo update počítačového programu eviduje materiální orgán OVS na základě došlé faktury podle platných směrnic. Na vyzvání se kontista účetního celku dostaví k materiálnímu orgánu OVS s opisem evidenčního listu programového vybavení k provedení potřebných záznamů. Jestliže byl update nebo upgrade dodán elektronickou cestou, je povinen každý, kdo takové zhodnocení počítačového

5 programu obdržel, předat materiálnímu orgánu OVS všechny dostupné údaje o provedené operaci tak, aby mohla být evidenčně podchycena v celostátním rejstříku. Postup při změně složení nebo zrušení logistické soupravy: a) Pořizovaný majetek je postupně vkládán do logistické soupravy stejným způsobem, jak je výše popsáno. Po každé změně vytiskne SkLogIS nový seznam předmětů v soupravě. b) Vzroste-li počet osob, které užívají majetek pořizovaný k jednomu úkolu, založí SkLogIS pro každého z nich samostatnou soupravu se stejným KČM ale s rozdílným evidenčním číslem (ev.číslo = příjmení uživatele). Kontista účetního celku do své evidence připíše (doúčtuje) počet takto vytvořených souprav k již dříve zavedené položce. Bude mít tedy např. 5 spr stejného KČM, rozlišených evidenčním číslem. Jednotlivé předměty v soupravě do své evidence nezapisuje, jsou uvedeny v seznamech předmětů jednotlivých souprav vyhotovených jako sestava ISL. Seznamy spr jsou evidovány v RED. Při vytvoření nového seznamu může být předešlý seznám skartován jako neplatná písemnost. c) Bude-li ze soupravy vyjímán majetek před ukončením úkolu, vyhotoví SkLogIS podle požadavku kontisty DoHO na vyjmutí majetku za soupravy. Takto vyjmutý majetek kontista účetního celku zapisuje na základě vyhotoveného DoHO do své evidence EKM vz.1 nebo do evidenčního listu. Majetek spotřebního charakteru vydaný do přímé spotřeby se odepíše ze seznamu soupravy a kontista účetního celku jej do své evidence nezapisuje. d) Po ukončení vědeckého úkolu vypořádá OVS/OdZTZ majetek v soupravě (případně v několika soupravách) podle dispozic uvedených v zápisu z oponentního řízení k závěrečné zprávě vědeckého úkolu. Zápis oponentního řízení je platný po schválení stvrzeným podpisy statutárního zástupce příjemce, předsedy oponentní rady a vedoucího funkcionáře poskytovatele podpory. Podepsaná kopie tohoto zápisu odpovědnými funkcionáři se předkládá s vědomím odpovědného řešitele, vedoucího katedry (oddělení) a kontisty účetního celku neprodleně na ředitelství VIO. Bezprostředně poté Ř VIO vhodnou formou (služebním lístkem, návěštím v rozkaze R-V) uvědomí na základě tohoto zápisu orgán OVS /OdZTZ o ukončení vědeckého úkolu. Příklad označení logistické soupravy: Katalogové číslo majetku Název logistické soupravy Evidenční číslo logistické soupravy 4240FP VZ FEM Aspekty výstavby AČR HAJNA/rok zahájení řešení vědeckého úkolu V EKM bude v jednom sloupci (nebo na evidenčním listu v jednom řádku) zapsán příjem vytvořené logistické soupravy (nebo počet souprav podle počtu řešitelů, kterým k tomuto úkolu bude opatřován majetek). Každý další přírůstek nebo úbytek majetku bude podchycen vyhotovením nového seznamu předmětů v soupravě v podobě sestavy ve dvou výtiscích, jak je již výše popsáno.

6 V přehledu evidenčních čísel budou zapsány jednotlivé soupravy s jejich evidenčními čísly, např. Hajna/2008, Strnad/2008, Novák/2009, Polívka/2009 atd. III. Kontrolní činnost a) Inventarizace je prováděna souběžně s ostatním majetkem podle stejných zásad a pracovních postupů. Majetek v logistických soupravách je uváděn v podrobné inventární sestavě. Samostatný zápis na majetek pořizovaný z prostředků na vědu a výzkum se nezpracovává. b) Porovnání evidence se provádí jedenkrát za dva měsíce nebo podle aktuální potřeby častěji. Podkladem pro porovnání evidence je poslední seznam předmětů v soupravě vydaný formou sestavy ISL. c) Kontrola materiálu je prováděna určenými funkcionáři podle ustanovení základních řádů. Záznam o výsledku kontroly zapíše kontrolující do Knihy kontrol. IV. Řešení škod a ztrát Při řešení škod a ztrát na majetku pořízeném z prostředků na vědu a výzkum postupuje odpovědný orgán podle ustanovení předpisu Všeob P-21: - ověří, zda se skutečně jedná o škodu, - požádá OVS o stanovení výše škody, - určí objasňující orgán, - uveřejní vznik škody, objasňující orgán a termín pro objasnění škody v rozkaze velitele. Dále pak postupuje podle obecně platných INA. K řešení škod a ztrát je k dispozici pomůcka na služebním portále ve složce Dokumenty - Logistika Metodický postup při řešení škod na majetku státu. Přílohy: (vzory zápisů a vedení dokumentace) - první strana EKM vz.1 s příkladem zápisu, - přehled evidenčních čísel materiálu, - rejstřík instalačních protokolů počítačového programu, - rejstřík specifikačních listů prostředku informatizace pro externí a vyjímatelné disky, - sestava s obsahem spr pro jednoho uživatele.

7 EVIDE Č Í K IHA MATERIÁLU K 110, o.z. Iva TAUŠOVÁ. použivatel Započato 1. ledna Ukončeno. Obsah knihy Strana knihy MU Název materiálu počátek další po převodu 1.0 Potraviny Materiál osobního použití Zbraně a zbraňové systémy Vojenská přepravní a podpůrná technika Elektronika a optika Zdravotnický a veterinární materiál Pohonné hmoty a maziva, provozní hmoty a plyny Materiál všeobecného použití Stavební a opevňovací materiál Munice všeho druhu Nehmotné výsledky výzkumné a jiné činnosti Programové vybavení - software Ocenitelná práva 62 - Depozit KIS 65 - Majetek pořízený z prostředků FKSP 70 - Majetek nevlastní 75 - Majetek pořízený z prostředků na vědu a výzkum 78 Kontista zapisuje jen položky majetku, který je účetnímu celku přidělen k užívání dokladem o hosp. operaci.

8 razítko útvaru 4240FP Katalogové číslo materiálu PŘEHLED evidenčních čísel materiálu VZ FEM Aspekty výstavby AČR název materiálu Vzor 43 K evid. listu čís.: Evidenční čís. (výrobní čís.) Další údaje Příjem Výdej Datum a pol. DÚD od koho Má v používání (zápisy se pořizují měkkou tužkou) Datum a pol. DÚD komu Poznámka Hajna Strnad Novák Polívka OVS OVS OVS OVS plk. Hajna Ing.Strnad o.z.novák mjr.polívka Skl. čís. 517 M AČR-99

9 (krycí číslo útvaru) Ev. č. 180/1 REJSTŘÍK I STALAČ ÍCH PROTOKOLŮ POČÍTAČOVÉHO PROGRAMU Instalační protokol (ev. číslo) ázev počítačového programu Faktura Smlouva Číslo evidenčního listu Evidenční číslo (licenční číslo) Počet povolených instalací 180/ PRG MS WINDOWS 98 CZ 43521/ / / /054 1 (krycí razítko útvaru)

10 Ev. č. 180/2 Specifikační list (ev. číslo) 180/ /2-2 REJSTŘÍK SPECIFIKAČ ÍCH LISTŮ PROSTŘEDKŮ I FORMATIZACE U K-110. Typ prostředku informatizace Evidenční číslo PI Výrobní číslo PI (základní jed.) Jméno, příjmení Uživatel Přijato od Vydáno do Podpis S DÚD S DÚD Počítač stolní HP Vectra 5/75 Počítač stolní Vectra VL 5/166MMX FR FR o.z.ing. Strnad Vilém nákup pplk.ing.novák Robert Olomouc Poznámk a

11 dne Výtisk jediný Počet listů: 2 SESTAVA SEZNAMY PŘEDMĚTŮ V SOUPRAVĚ ======================= SEZNAM PŘEDMĚTŮ V SOUPRAVĚ ======================== Souprava (úroveň 0) : KIS V PROSTŘEDÍ NATO MU:24 NSC:58 50 KČM:5850FP Ktg:1;, ÚŘ:--000; EČ:VZFVT/HONZA/2008; Poř.č.Úr. Kr.Název prvku soupravy Cena Množství M.j N KAMERA S OBJEKTIVEM 54939,90 Kč 1, MU:41 NSC:67 20 KČM: Ktg:1;, ÚR:VI222; EČ:299400/411250/2008; 2 1 N TEPLOMĚR DIG. 2501,35 Kč 1, MU:41 NSC:66 85 KČM: Ktg:1;, ÚR:VO222; 3 1 N TEPLOMĚR INFRA RAYNG.MX ,00 Kč 1, MU:41 NSC:66 85 KČM: Ktg:1;, ÚR:VO222; VČ: ; ID:A492H00X3YHT; Rok výr.:2008; IČO výr.: ; Celkem: ,02 Kč KONEC SESTAVY PŘEVZAL DO UŽÍVÁNÍ DNE : pplk.ing.jan HONZA Označený zápis doplní kontista Uživatel: Tesařová Jarmila strana 1 Sestava: ESOUPR :09 Informační systém logistiky.