Procesnířízení ve veřejné správě

Transkript

1 seminářčssi, Praha Procesnířízení ve veřejné správě Václav Řepa katedra informačních technologií Vysoká škola ekonomická v Praze repa@vse.cz

2 Sponsoři semináře

3 Co má seminář přinést Vymezit hlavní principy a problémy racionalizace výkonu veřejné správy Ukázat možnosti využití procesního přístupu ve zvyšování kvality veřejné správy Presentovat procesní přístupy k řízení organizací veřejné správy Vysvětlit smysl procesního přístupu jako základu informatizace veřejné správy Zhodnotit praktické zkušenosti spojené s procesním řízením ve veřejné správě

4 Na úvod k problematice procesního řízení ve veřejné správě seminářčssi, Praha Václav Řepa katedra informačních technologií Vysoká škola ekonomická v Praze repa@vse.cz

5 Business Process Reengineering Hammer/Champy - Reengineering the corporation řízení firmy orientováno na procesy radikální a revoluční změny v procesech v organizaci v technologii v postojích v kvalifikaci změna celkového zaměření firmy význam informačních technologií vyvolávají potřebu změn umožňují změny

6 Základní struktura organizace a její infrastruktury SCHOPNOSTI A POSTOJE prostředí ORGANIZACE sekundární funkce podporují podporuje PODNIKOVÉ PROCESY podporuje INFORMAČNÍ SYSTÉM umožňuje INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE PRIMÁRNÍ FUNKCE sekundární funkce terciární funkce CÍL

7 Procesy jako základ řízení organizace a jejího IS/ICT Organizační a technologická infrastruktura Smysl a kontext práce Business Processes (Re)Engineering (BPR) BP které mají být předmětem BPR Informační požadavky (strategická úroveň) Informační podpora BP které mají být prováděny Workflow Management Implementace business procesů Analýza business procesů Analýza a návrh rozhraní IS Analýza (business) požadavků BP které mají být modelovány a podporovány IS Vývoj informačního systému Informační požadavky (provozní úroveň) Informační podpora

8 Technologie jako nástroj k bourání bariér / pravidel Informace se vyskytuje v jednom čase na jednom místě Složitou práci může dělat jen expert Je nutno se vždy rozhodnout mezi centralizací a decentralizací Vše rozhodují manažeři Terénní pracovníci potřebují kanceláře pro příjem, ukládání a rozesílání informací Nejlepší kontakt s potenciálním zákazníkem je osobní kontakt Lidé musí najít věci Plány je nutno revidovat periodicky Zdroj: Hammer/Champy, 1993 Původní pravidlo Bourací technologie Sdílené databáze Expertní systémy Telekomunikační nástroje, sítě Nástroje na podporu rozhodování (databáze, repositáře a modelovací nástroje) Bezdrátová komunikace, přenosné počítače Interaktivní videodisky, WWW stránky Automatická identifikace, sledování pohybu Výkonná výpočetní technika a plánovací nástroje Nové pravidlo Informace se vyskytuje v jednom čase na těch místech, kde je potřeba Všestranný pracovník je schopen nahradit i experta Lze souběžně těžit z výhod centralizace i decentralizace (centralizace s distribucí dat a zpracování) Rozhodování je běžnou součástí práce každého Terénní pracovníci mohou přijímat, ukládat a rozesílat informace kdekoliv jsou. Nejlepší kontakt s potenciálním zákazníkem je efektivní kontakt Věci samy řeknou kde jsou Plány jsou revidovány permanentně

9 Procesnířízení ve veřejné správě Patří procesní řízení do veřejné správy? netržní povaha, primární funkce legislativy, vliv politického vedení Lze ve veřejné správě plně aplikovat principy procesního řízení? Je veřejná správa na procesní řízení připravena?

10 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Průzkum zpracován v rámci grantu GAČR 402/05/0228 Květen až červen 2006 Na otázky o reengineeringu procesů odpovídal management úřadů samosprávy, nejčastěji tajemník úřadu (prednosta). Plánováno opakování a rozšíření průzkumu v roce 2007.

11 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Zavedená pozice pro odpovědnost za procesní řízení v organizaci žádná pozice odpovědná za procesy není zřízena 40% manažer procesů 0% manažer pro informatiku 33% manažer EMS (environmentální management) 7% Převažuje informatické pojetí procesního řízení. V menším počtu případů je považováno za součást řízení jakosti. Žádný úřad nemá zavedenou pozici manažera procesů. Trend posunu chápání procesního řízení nikoliv jako technologické záležitosti? manažer jakosti 20% Manažer jakosti; 36% Quality leader; 4% Manažer procesů; 20% Manažer pro informatiku; 40%

12 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Zdroj informací o reengineeringu o reengineeringu jsme doposud neslyšeli 23% na odborných konferencích 23% od České společnosti pro jakost 8% od konkurence (jiného úřadu) 8% na Internetu 15% z odborných časopisů 23% Internet 21% Vnitropodniková metodika 3% Konference 45% Časopis 31%

13 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Stav procesního řízení v úřadech plánujeme zavést v horizontu 1-3 let 15% jsme již zavedli 23% jsme nezavedli a ani zavádět nebudeme 47% uvažujeme o zavedení, ale neplánujeme zavést v horizontu 1-3 let 15% Plánuje zavést během 1-3 let 35% uvažuje o zavedení 6% Zavedlo 59%

14 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Metodika řízení procesů ISO normy 20% respondent neví 60% CAF - společný hodnotící rámec 20% Výrazný vliv neznalosti ve veřejné správě. Oproti tržním firmám je veřejná správa prakticky netknutá myšlenkami procesního řízení. Procesnířízení pojímáno buď jako součást řízení jakosti ( ISO ), nebo je zaměňováno s hodnocením - benchmarkingem. Lean metodology 5% MMDIS 0% Six Sigma 11% Žádná 16% Britské standardy 5% ITIL 16% COBIT 5% ISO 42%

15 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Důvody k přechodu na procesní řízení snaha využít moderní technologii k vyšším Výkonům a kvalitě snaha odhalit slabé stránky organizace 31% 8% zvyšování úrovně kvality služeb 38% snižování časové náročnosti 15% Výraznější směřování ke skutečnému smyslu procesního řízení, než u tržních firem. Žádné snižování nákladů! Minimální vazba na technologii! Žádný vnější tlak ( konkurence, politické vedení, )! zvyšování kvality produktů 8% Využít technologii k vyšší konkurencescho pnosti 13% Odhalit slabé stránky firmy 7% Snížení časové náročnosti 5% Zavedení managementu jakosti do firmy 11% Zvyšování kvality produktu 18% Snižování nákladů 18% Konkurenční tlak 9% Zvyšování úrovně kvality služeb zákazníkům 19%

16 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Význam reengineeringu vidí vedení úřadu v: technologické změně (IS / ICT / workflow) 20% změně starých zvyků 50% zvýšení produktivity 30% Otázka po hlavním významu reengineeringu a procesního řízení měla za cíl konfrontovat původní očekávání (viz předchozí otázku) s nabytými zkušenostmi (omezený počet respondentů). Potvrzeno výraznější směřování ke skutečnému smyslu procesního řízení, než u tržních firem (změna starých zvyků). Stále žádné snižování nákladů! Uvědomění si významu technologie. konkurenční výhoda 13% Změna firemní strategie 15% Změna starých zvyků 10% Technologická Zeštíhlení změna organizační 8% struktury 17% Zvýšení produktivity 29% Snižování počtu zaměstnanců 8%

17 Průzkum stavu procesního řízení ve veřejné správěčr a SR Přínosy procesní změny v úřadu Zjednodušení rozhodovacích procesů Změna pracovních postupů Nově pojaté řízení (vlastníci procesů) Nové principy finančního ohodnocení zaměstnanců Kumulace funkcí a snížení počtu vedoucích zaměstnanců

18 Průzkum stavu procesního řízení Detailní výsledky průzkumu k dispozici na vyžádání na adrese: bpr@panrepa.org Průzkum bude pravidelně opakován a jeho výsledky uveřejňovány na: Poděkování: Grantové agentuře ČR za podporu průzkumu grantem č. 402/05/0228 Janě Zámečníkové-Rydzi za technickou i odbornou pomoc při přípravě a provedení průzkumu 2005 Tomášovi Vilímovi za technickou i odbornou pomoc při přípravě a provedení průzkumu 2006 asociaci SAPRIA za organizační pomoc při průzkumu na Slovensku

19 Procesnířízení ve veřejné správě Patří procesní řízení do veřejné správy? netržní povaha, primární funkce legislativy, vliv politického vedení Lze ve veřejné správě plně aplikovat principy procesního řízení? Je veřejná správa na procesní řízení připravena?

20 Proč seminář o Procesním řízení? Procesnířízení a procesně orientované modely představují velmi významný zdroj zvyšování výkonnosti řízení organizace a kvality jejích služeb. Základním principem procesního řízení je orientace na zákazníka. Procesnířízení je cestou k dosažení takového řízení organizace, které jí umožní pružně reagovat na potřeby svých zákazníků adekvátní rychlostí, v adekvátní kvalitě a s minimálními náklady. Ve veřejné správě? I veřejná správa má své zákazníky. I činnosti veřejné správy by měly být vnímány jako zakázky. I veřejná správa musí být úspěšná - i ona totiž potřebuje se svými zákazníky kooperovat. A jak to souvisí s e-governmentem? Po letech úsilí a obrovských investicích do IS/ICT se výkon veřejné správy prakticky vůbec nezlepšil (hejtman Moravskoslezského kraje Evžen Tošenovský na konferenci ISSS 2007). e-government is more about government than about e (The e-government imperative, materiál OECD, Paris, 2002). Není již nejvyššíčas přestat ve veřejné správě s bezcílnými investicemi do IS/ICT a začít pracovat na tom, co má být vlastně IS/ICT podporováno?

21 Program semináře 09:30-10:00 Řepa, V. (KIT VŠE): Přivítání. Na úvod k problematice 10:00-10:30 Melichar, D. (CORTIS Consulting): CorSet - Metodický rámec pro řízení procesů veřejné správy a optimalizace jejích služeb 10:30-11:00 Beneš, J. (Soluziona): Znalosti, procesy a data ve veřejné správě 11:00-11:30 Přestávka, občerstvení 11:30-12:30 PANELOVÁ DISKUSE: Jak na řízení veřejné správy a e-government M.Půček (Vsetín), E.Kožušník (estát), J.Beneš, D.Melichar 12:30-12:45 Zhodnocení a formulace závěrů 13:00-13:30 neformální diskuse s občerstvením