ICT PRO PRAHU 14. Studie proveditelnosti (pro potřeby výběrového řízení) Operační program Praha - Konkurenceschopnost

Transkript

1 Název projektu: ICT PRO PRAHU 14 Studie proveditelnosti (pro potřeby výběrového řízení) Operační program Prioritní osa Oblast podpory Operační program Praha - Konkurenceschopnost 1 Dopravní dostupnost a rozvoj ICT 1.2 Rozvoj a dostupnost ICT služeb Číslo výzvy 08 Počet stran 99 Počet příloh 0 Datum zpracování Datum aktualizace po ex ante analýze z Odboru FON MHMP Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [1]

2 ZMĚNOVÝ LIST AKTUALIZACÍ PO EX ANTE ANALÝZE Z ODBORU FON MHMP Provedené změny k Kapitola 4.6 Indikátory pro monitorování projektu Upraveny počty podání u nových plně elektronizovaných agend veřejné správy s ohledem na změny některých sociálních agend, spojených s přechodem na úřady práce (od ). Dále upřesněny činnosti v rámci vybraných agend. Kapitola 6 Technické a Aktualizace technického řešení dle ex ante analýzy technologické aspekty Kapitola 8 Management projektu Aktualizace osob v provozní fázi a řízení lidských zdrojů Kapitola 9 Harmonogram Posunutí harmonogramu o 3 měsíce v realizační fázi a fázi udržitelnosti (provozu) Kapitola 10 Pořizovaný majetek v projektu Doplněna informace, že žadatel nebude nárokovat DPH na vstupu. Pozn. Vzhledem k tomu, že aktualizovaná verze Studie proveditelnosti je určena pro potřeby výběrového řízení, došlo k vypuštění příloh studie proveditelnosti a dále následujících kapitol: Kapitola 10 - Pořizovaný majetek v projektu Kapitola 11 Výdaje / náklady projektu Kapitola 12 Finanční plán projektu Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [2]

3 2. OBSAH 2. OBSAH ÚVODNÍ INFORMACE Účel zpracování studie Informace o žadateli Identifikační údaje o žadateli Zkušenosti žadatele Informace o zpracovateli projektu Shrnutí informací o projektu a jeho vyhodnocení POPIS PROJEKTU Předmět, zaměření a cíl projektu, účel realizace Historický vývoj potřeby realizace projektu a jeho příprav, současný stav příprav.. 18 MČ Praha 14 současný stav: Závěry SWOT analýzy projektu Souhrnná informace o projektu Popis produktu (cíl projektu) Cílové skupiny projektu Lokalizace projektu Proces přípravy a realizace projektu Přínosy a náklady (újmy) projektu Nulová varianta projektu Přehled přínosů a nákladů projektu Popis přímých hmotných a nehmotných přínosů a nákladů projektu Popis nepřímých hmotných a nehmotných přínosů a nákladů projektu Vstupní hodnoty pro vyčíslení přínosů a nákladů, obsahový výběr a stanovení úrovně hodnot Indikátory pro monitorování projektu ANALÝZA TRHU, ODHAD POPTÁVKY, MARKETINGOVÁ STRATEGIE A MARKETINGOVÝ MIX Analýza trhu a odhad poptávky a nabídky Marketingová strategie Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [3]

4 5.3 Marketingový mix TECHNICKÉ A TECHNOLOGICKÉ ASPEKTY Popis použité technologie Provozně potřebné materiálové a energetické toky Alternativy řešení projektu Připravenost projektu pro realizaci DOPAD PROJEKTU NA ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ MANAGEMENT PROJEKTU A ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ Základní popis zajištění lidských zdrojů Základní popis organizačního zajištění realizace a provozu projektu HARMONOGRAM PROJEKTU Pořizovaný majetek v projektu, reprodukce majetku a její řízení Investiční majetek... Chyba! Záložka není definována Oběžný majetek... Chyba! Záložka není definována Služby související s investičním majetkem... Chyba! Záložka není definována. 11. Příjmy a výdaje (výnosy a náklady) projektu Úvodní obecné informace... Chyba! Záložka není definována Příjmy projektu... Chyba! Záložka není definována Struktura příjmů... Chyba! Záložka není definována Stanovení výše příjmů... Chyba! Záložka není definována Výdaje/ náklady projektu... Chyba! Záložka není definována Struktura výdajů/nákladů... Chyba! Záložka není definována Stanovení výše výdajů/nákladů... Chyba! Záložka není definována. 12. Finanční plán projektu Obsah finančního plánu projektu a jeho institucionální uspořádáníchyba! Záložka není definována Plán průběhu nákladů a výnosů (výdajů/příjmů) Chyba! Záložka není definována Plánované stavy majetku a zdrojů krytí... Chyba! Záložka není definována Plán průběhu peněžního toku (příjmů a výdajů, cash flow CF)Chyba! Záložka není definována Závěrečné poznámky k finančnímu plánování... Chyba! Záložka není definována. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [4]

5 13. Hodnocení efektivity a udržitelnosti projektu Vyhodnocení efektivnosti projektu hodnotícími ukazateli Udržitelnost projektu Institucionální udržitelnost Finanční udržitelnost Administrativní a personální udržitelnost Projekty vytvářející příjmy Citlivostní analýza ANALÝZA RIZIK A JEJICH PŘEDCHÁZENÍ VLIV PROJEKTU NA UDRŽITELNÝ ROZVOJ A ROVNÉ PŘÍLEŽI-TOSTI VEŘEJNÁ PODPORA Přínos projektu Ziskovost projektu Tržní prostředí Činnost místního významu Projekt dotýkající se výzkumu a vývoje ZÁVĚR STUDIE PROVEDITELNOSTI PŘÍLOHY STUDIE PROVEDITELNOSTI Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [5]

6 3. ÚVODNÍ INFORMACE 3.1 Účel zpracování studie Tato studie byla zpracována za účelem zpracování žádosti o dotaci z Operačního programu Praha Konkurenceschopnost, v rámci 8. Výzvy k předkládání žádostí z prioritní osy 1 Dopravní dostupnost a rozvoj ICT, oblast podpory 1.2 Rozvoj a dostupnost ICT služeb, jak uvádí následující identifikační tabulka: Operační program Prioritní osa Oblast podpory Operační program Praha - Konkurenceschopnost 1 Dopravní dostupnost a rozvoj ICT 1.2 Rozvoj a dostupnost ICT služeb Číslo výzvy 08 Lhůta pro podání Cíl do 14:00 hodin Projekt vychází ze stanovené strategie vlády ČR Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Strategie Smart Administration v období Celý projekt je převážně koncipován jako převod části agend a informací z papírové do elektronické podoby s napojením na občana vybudování rozhraní, přes které bude moci občan z pohodlí domova přistupovat k co nejširšímu množství informací a bude moci sám některé úkony i okamžitě zrealizovat pomocí interaktivních prvků (formuláře, apod.). Projekt obsahuje rovněž digitalizaci archivů a instalaci interaktivní úřední desky. Zpracováno Městská část Praha 14 Název: Městská část Praha 14 Sídlo : Bratří Venclíků, Praha 9, Žadatel IČ: DIČ: CZ Telefon: , Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [6]

7 SVS consult, s.r.o. Oblouková 202 Zpracovatel Ohrobec IČ: DIČ: CZ Informace o žadateli Identifikační údaje o žadateli Název: Městská část Praha 14 Sídlo : Bratří Venclíků 1073, Praha 9, IČ: DIČ: CZ Telefon: , NACE : posta@p14.mepnet.cz Všeobecné činnosti veřejné správy Zastoupená: Bc. Radek Vondra, starosta MČ Praha 14 Tel.: vondra@p14.mepnet.cz Kontaktní osoby: Mgr. Ing. Lucie Svobodová Tel.: svobodoval@p14.mepnet.cz Praha 14 je jednou z 57 městských částí Hlavního města Prahy. Nachází se na severovýchodním okraji Prahy na území, které zahrnuje původní historické obce Kyje, Hloubětín a Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [7]

8 Hostavice a v nedávné době vzniklá sídliště Černý Most I a II. Správní obvod Praha 14 zahrnuje také MČ Dolní Počernice. Úřad městské části Praha 14 je orgán městské části, který realizuje její úkoly dané právními předpisy, a to na úseku samostatné působnosti podle rozhodnutí Zastupitelstva městské části Praha 14 a Rady městské části Praha 14, na úseku přenesené působnosti podle zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, v platném znění, a podle zvláštních zákonů. Úřad zároveň zajišťuje úkoly, které městské části plynou z jejího postavení právnické osoby. Zajišťuje dále po stránce organizační, technické a administrativní činnost Zastupitelstva, Rady, Výborů zastupitelstva, Komisí rady a dalších orgánů Městské části a vyřizuje konkrétní záležitosti spadající do jeho působnosti. Důvod a způsob založení úřadu, podmínky a principy, dle nichž provozuje svou činnost, vychází ze zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze a z městské vyhlášky Statut hlavního města Prahy Zkušenosti žadatele Městská část Praha 14 cílevědomě pracuje na využití moderních informačních a komunikačních technologií v oblasti veřejné správy. Snaží se tak svým občanům a dalším zájemcům co nejvíce usnadnit přístup k informacím, které je zajímají, a zavést možnost obousměrné komunikace pomocí digitálních služeb. Důkazem je několik projektů, které byly v nedávné době realizovány, nebo jejichž realizace nyní probíhá. Městská část Praha 14, jakožto žadatel o dotaci má bohaté zkušenosti s realizací investičních projektů, a to jak z hlediska rozsahu realizovaných investičních akcí, tak z hlediska oblasti realizace podobné s předkládaným projektem. MČ PRAHA 14 má z minulosti praktické zkušenosti s využíváním finančních prostředků poskytovaných jak z národních tak ze strukturálních fondů EU. V následujících tabulkách jsou uvedeny některé zrealizované projekty. Dotační titul Název projektu Realizace projektu Cena projektu OP Životní prostředí ZŠ Chvaletická energetická úspora MČ Praha /2011 cca Kč Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [8]

9 Výše dotace - není proveden přepočet na SFŽP dle vysoutěžených cen (původní Kč) - dotace z MHMP Kč Popis projektu zateplení obvodového pláště budovy včetně tělocvičny a výměna výplní otvorů Dotační titul Název projektu Realizace projektu Cena projektu Výše dotace OP Životní prostředí ZŠ Gen. Janouška energetická úspora 7-11/ Kč - není proveden přepočet na SFŽP dle vysoutěžených cen (původní Kč) - dotace z MHMP Kč Dotační titul 4. výzva JPD 2 Název projektu Centrum vzdělávání a veřejného internetu Praha 14 Realizace projektu Cena projektu Výše dotace Popis projektu ,- Kč ,- Kč Záměrem projektu bylo vytvoření multifunkčního vzdělávacího, informačního a komunikačního centra pro veřejnost (centrum je dosud provozováno). Projekt je svým pojetím důsledně zaměřen na podporu sociální soudržnosti (speciální programy, HW a SW pro slabozraké apod.). Centrum poskytuje služby internetové kavárny, nabízí kurzy pro veřejnost ve školící počítačové učebně umožňující e-learningové a Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [9]

10 interaktivní vzdělávání. Dotační titul Emergentní projekt Ministerstva vnitra ČR Název projektu Podpora integrace cizinců na území m. č. Praha 14 Realizace projektu Cena projektu Výše dotace Popis projektu ,- Kč ,- Kč Primární cílovou skupinou, na kterou byl projekt zaměřen, byli nezletilí cizinci ze třetích zemí, plnící povinnou školní docházku, a jejich rodiče. Projektem bylo zasaženo celkem 188 cizinců ze třetích zemí. Obecným cílem celého projektu bylo zkvalitnění soužití mezi cizinci a většinovou společností a jejich podpora při integraci do společnosti. K dosažení tohoto cíle byly vytyčeny tyto dílčí cíle: 1) nabídka pomoci žákům k získání základního vzdělání v plném rozsahu a pomoci jim s přestupem na stření školy, zejména formou doučování; 2) podpora výuky českého jazyka; 3) podpora multikulturní výchovy ve školách a nízkoprahových klubech; 4) nabídka vhodného trávení volného času. Dotační titul Emergentní projekt Ministerstva vnitra ČR Název projektu Podpora integrace cizinců na území m. č. Praha 14 Realizace projektu Cena projektu Výše dotace Popis projektu ,60 Kč ,60 Kč Primární cílovou skupinou, na kterou byl projekt zaměřen, byli cizinci ze Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [10]

11 třetích zemí žijící na území městské části Praha 14 - nezletilí cizinci plnící povinnou školní docházku, jejich rodiče, a účastníci aktivit neziskových organizací. Projektem bylo zasaženo celkem 395 cizinců ze třetích zemí. Obecným cílem celého projektu bylo zkvalitnění soužití mezi cizinci a většinovou společností a jejich podpora při integraci do společnosti. K dosažení tohoto cíle byly vytyčeny tyto dílčí cíle: 1) podpora výuky českého jazyka a českých reálií; 2) podpora multikulturní výchovy ve školách a nízkoprahových klubech za účelem zlepšování vzájemných vztahů cizinců a majoritní společnosti; 3) nabídka vhodného trávení volného času; 4) podpora soběstačnosti cizinců při fungování v české společnosti. 3.3 Informace o zpracovateli projektu Zpracovatelem studie proveditelnosti je společnost SVS consult, s.r.o. Sídlo a kancelář společnosti: Oblouková Ohrobec IČ: DIČ: CZ Kontaktní osoby: Ing. Miroslav Červenka, tel: , cervenka@svsconsult.cz Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [11]

12 3.4 Shrnutí informací o projektu a jeho vyhodnocení Návaznost projektu ICT PRO PRAHU 14 rozšiřuje a prohlubuje informační a komunikační možnosti současného portálu ÚMČ Praha 14 ve vazbě na digitalizaci archivů ÚMČ a elektronizované agendy odborů ÚMČ. Cíl projektu Hlavním cílem předkládaného projektu je zvýšit kvalitu a efektivnost informačních a komunikačních služeb poskytovaných občanům, odborné veřejnosti a pracovníkům MČ Prahy 14: Zlepšit informační služby občanům - poskytnutím relevantních, komplexních a aktuálních informací o činnosti ÚMČ PRAHA 14; Usnadnit a zrychlit komunikaci - poskytnutím moderního technologického prostředí pro efektivní komunikaci mezi ÚMČ PRAHA 14 a jeho klienty; Zvýšit dostupnost informací - zpřístupněním informací bez jakéhokoliv časového a prostorového omezení; Zvýšit úroveň informační podpory řídících, rozhodovacích, analytických i administrativních procesů na odborech ÚMČ PRAHA 14. Projekt má dále splnit i tyto dílčí cíle: Zlepšení technického vybavení pro potřeby archivace a digitalizace dokumentů; Digitalizace archivu stavebního odboru; Podpora sdílení informací prostřednictvím digitálního archivu; Zvýšení efektivity veřejné správy a služeb pro veřejnost v Praze 14; Přechod na interaktivní úřední desku. Těchto cílů chce projekt dosáhnout prostřednictvím následujících aktivit: výběrové řízení na dodavatele řešení; pořízení softwarového vybavení pro digitalizaci archivů; virtualizace a konsolidace serverů vč. propojení na datové pole a zálohovací zařízení; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [12]

13 vytvoření portálu veřejné správy ÚMČ; pořízení HW, SW pro integraci a implementaci řešení; pořízení interaktivních úředních desek vč. software pro obsluhu; pořízení služeb implementace. Celý projekt by měl být realizován během 22 měsíců, a to od března 2012 do prosince Přínosy projektu se dají rozdělit na 2 oblasti přínosy pro ÚMČ Praha 14 a přínosy pro klienty komunikující s ÚMČ Praha 14 (tj. fyzické a právnické osoby). Přínosy projektu pro MČ Praha 14: Rychlejší a efektivnější způsob práce s dokumenty; Zefektivnění komunikace mezi úřadem, fyzickými a právnickými osobami; Modernizace ICT vybavení; Přínosy projektu fyzické a právnické osoby: Rychlá a přehledná el. komunikace; Sdílení el. informací; Zefektivnění komunikace mezi úřadem, fyzickými a právnickými osobami; Efektivní přístup k informacím. Fyzické a právnické osoby nemusí osobně navštěvovat úřad. Informace jsou poskytovány prostřednictvím el. komunikačních kanálů a elektronizovaných agend. Charakter a zaměření projektu nezakládají veřejnou podporu. Vymezení cílových skupin Následující seznam obsahuje všechny subjekty, které jsou beneficienty projektu. Seznam beneficientů (cílové skupiny) projektu: Zaměstnanci ÚMČ Praha 14; Odbory a oddělení dle organizační struktury; Veřejnost (fyzické a právnické osoby) s důrazem na poskytování plně el. dokumentů. Z charakteru projektu a výše uvedeného seznamu vyplývá obecná charakteristika cílové skupiny projektu. Na prvním místě jsou to občané Praha 14. Projekt svým charakterem Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [13]

14 usnadní těmto občanům vyhledání požadovaných informací, zároveň ale umožní i zjednodušení komunikace s jednotlivými odbory ÚMČ PRAHA 14. Zjednodušení dohledání těchto důležitých informací a jednodušší komunikace bude mít pozitivní motivační vliv na ty obyvatele, kteří doposud internet příliš nebo vůbec nevyužívají, aby ho využili pro získání informací a vyřizování podání prostřednictvím elektronizovaných agend. Soulad projektu se Strategickým plánem hlavního města Prahy Projekt je v souladu se Strategickým plánem hlavního města Prahy (schválen Zastupitelstvem HMP usnesením ZHMP 19/03) v následujících bodech: Zajistit přístup k městským informacím v digitální podobě; Zajistit moderní veřejné služby poskytované on-line prostřednictvím ICT; Podporovat využití městských informací v digitální podobě k dalšímu zlepšování funkcí úřadů a organizací městské správy ke zlepšování kvality života a k ekonomickému rozvoji subjektů ve městě; Efektivně a účinně využívat veřejné i privátní zdroje k dalšímu financování rozvoje informatiky v Hlavním městě Praze a k zajištění spolehlivého a bezpečného provozu informačních systémů celopražského významu; Efektivně a účinně řídit informační zdroje a koordinovat rozvoj IS/ICT Hlavního města Prahy. Soulad se strategií i2010 Projekt je v souladu se strategickým rámcem EU i2010 evropská informační společnost pro růst a zaměstnanost. Strategický rámec i2010 stanoví, aby z informačních a komunikačních technologií měli prospěch všichni občané; požaduje zlepšení veřejných služeb, zlepšení jejich hospodárnosti a přístupnosti a zlepšování kvality života. Soulad s koncepcí e-government v ČR Předkládaný projekt navazuje na dokument Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Strategie realizace Smart Administration v období (dále jen strategie EVS) schválený usnesením Vlády ČR č. 197 ze dne 28. února Soulad projektu s programem OPPK Projekt je plně v souladu s globálním cílem OPPK Zvýšení konkurenceschopnosti Prahy jako Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [14]

15 dynamické metropole členské země EU prostřednictvím odstranění rozvojových bariér a slabin regionu, zkvalitněním městského prostředí, zlepšením dostupnosti dopravních a telekomunikačních služeb a rozvinutím inovačního potenciálu města. Projekt bude realizován na území Hl. m. Prahy, konečným příjemcem dotace bude MČ PRAHA 14. Přehled parametrů projektu finanční analýzy: Zkratka Název Hodnota Slovní ohodnocení TC Celkové náklady projektu ,60 Kč - EC Celkové způsobilé náklady projektu ,60 Kč - R Příjmy projektu referenční období 0 Kč Projekt negeneruje příjmy. NR * Celkové čisté příjmy 0 Kč Projekt negeneruje příjmy. EE* Finanční mezera -- Nebylo stanoveno vzhledem k tomu, že projekt negeneruje příjmy. DA* Způsobilé výdaje připadající na finanční mezeru -- Nebylo stanoveno vzhledem k tomu, že projekt negeneruje příjmy. NPV čistá současná hodnota ,25 Kč Čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř 16,4 milionů Kč. Daná investice (projekt) je tedy z čistě finančního pohledu (měřeného přímou ziskovostí) neefektivní. Jedná se ale o nekomerční investici, která je společensky prospěšná. * Týká se projektů vytvářející příjmy na základě čl. 55 nařízení Rady 1083/2006. Vložte data do přílohy č. 1. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [15]

16 IRR vnitřní výnosové procento --- Nelze vypočítat (čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř 16,4 milionů Kč, tudíž nelze stanovit vnitřní výnosové procento) NPV/I index rentability -1,19 DN doba návratnosti --- Dle indexu rentability není projekt komerčně přínosný. Jedná se ale o nekomerční investici, která je společensky prospěšná. Nelze spočítat (záporný výnos je jako hodnota pro výpočet doby návratnosti nelogický, tudíž je uvedeno, že vychází záporná hodnota a nelze spočítat.) Dále byla provedena socioekonomická analýza pomocí metod CBA, ze které vyplynula jednoznačná prospěšnost projektu. Výsledky CBA analýzy jsou uvedeny v příloze č. 3 této studie. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [16]

17 4. POPIS PROJEKTU 4.1 Předmět, zaměření a cíl projektu, účel realizace Hlavním cílem předkládaného projektu je zvýšit kvalitu a efektivnost informačních a komunikačních služeb poskytovaných občanům, odborné veřejnosti a pracovníkům MČ PRAHA 14: Zlepšit informační služby občanům - poskytnutím relevantních, komplexních a aktuálních informací o činnosti ÚMČ PRAHA 14; Usnadnit a zrychlit komunikaci - poskytnutím moderního technologického prostředí pro efektivní komunikaci mezi ÚMČ PRAHA 14 a jeho klienty; Zvýšit dostupnost informací - zpřístupněním informací bez jakéhokoliv časového a prostorového omezení; Zvýšit úroveň informační podpory řídicích, rozhodovacích, analytických i administrativních procesů na odborech ÚMČ PRAHA 14; Projekt má dále splnit i tyto dílčí cíle: Zlepšení technického vybavení pro potřeby archivace a digitalizace dokumentů; Digitalizace archivu stavebního odboru; Podpora sdílení informací prostřednictvím digitálního archivu; Zvýšení efektivity veřejné správy a služeb pro veřejnost v Praze 14 pomocí elektronizovaných agend a elektronických podání; Přechod na interaktivní úřední desku. Realizací tohoto projektu plní MČ PRAHA 14 výše uvedené usnesení a nařízení: Strategický plán Hl. města Prahy; Strategie i2010; Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby; Projekt je v souladu s cíli OPPK. Varianty řešení V průběhu přípravy tohoto projektu byly zvažovány tyto 2 varianty řešení: Nulová varianta - nepodpoření projektu v rámci OPPK by vedlo ke zpožděné a k pomalejší realizaci projektu v menším rozsahu; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [17]

18 Investiční varianta - realizace projektu ICT PRO PRAHU 14 je plně v souladu s obecnými cíli e-governmentu, zejména s požadavkem na elektronickou komunikaci úřadů s občany a na včasné a personalizované poskytování informací zájemcům. Propojení dosud roztříštěných informací s možností vyhledávání na jednom portálu je plně v souladu s tímto trendem. Systém navýší počet občanů, kteří pro vyhledávání informací budou používat moderní informační technologie, protože informace budou moci snadno získat na jednom místě. Kritéria vedoucí k výběru navržené varianty projektu Všeobecným cílem projektu je zlepšit dostupnost a kvalitu informací poskytovaných obyvatelům Prahy 14. Projekt umožní realizovat službu e-governmentu s okamžitým efektem. Jako varianta k realizaci byla zvolena investiční varianta. Tato varianta by měla být realizována za pomoci finančních prostředků získaných z OPPK. 4.2 Historický vývoj potřeby realizace projektu a jeho příprav, současný stav příprav MČ Praha 14 současný stav: 1) Webový portál V současném stavu webové stránky Městského úřadu svým návštěvníkům, a to především občanům Městské části nabízejí: Aktuality/Novinky; Seznam řešených životních situací s možností filtrování dle občan/podnikatel/životní prostředí/doprava; Úřední desku; Seznam veřejně dostupných smluv; Diskuzní fórum; Fotogalerie; Mapa; Informace o životním prostředí; Užitečné odkazy; Listy Prahy 14; Správa majetku Praha 14 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [18]

19 o Smlouvy, o Portál, o Deska. Rezervace na úřad pouze pro živnostenský odbor a to tím způsobem, že na živnostenském odboru si úředníci musí kontrolovat kdo a na kdy je objednán; Informace o: o Granty, o Vyhlášky, o Seznam Krytů, o Seznam STB, o Otevírání obálek, o Pronájmy. Kudy na úřad; Struktura úřadu; Informace o CzechPoint; Vyhledávání lékařů na Praze 14; Seznam škol na Praze 14; Vyhledávání zaregistrovaných firem/provozoven na území Prahy 14; Seznam institucí (Banky, Pošty) na Praze 14; Popis Městské části z pohledu historie, zajímavostí, kultury. Webový portál / webové stránky jsou aktuálně spravovány pouze jednou osobou. Jedná se o osobu se znalostí kódování HTML a CSS a se znalostí základů PHP. Web je stavěn postupně a neobsahuje snadno ovladatelný redakční systém, což znemožňuje správu jinou osobou. Web vznikal postupně a byl doplňován a rozšiřován dle aktuálních potřeb a požadavků. Nevýhodou je absence základní koncepce velkého řešení s možností napojení na jiné systémy a rozšíření o rozsáhlejší webové aplikace. Občané Prahy 14 mají možnost prostřednictvím externí webové aplikace provozované Magistrátem hlavního města Praha (Interspis), podávat elektronické stížnosti a žádosti o informace. Prostřednictvím této aplikace občan sleduje stav vyřizování svého podání. Tato funkcionalita je pro občany zajímavá, ale je zde omezení při vyřizování, kde není vzájemná provázanost mezi jednotlivými odbory na úřadu a jejich centrální napojení na tento systém. Vše je řešeno pouze prostřednictvím úřadu pro komunikaci s občany, který se stará o ruční aktualizaci stavu, zaznamenávání informací a řízení předávání požadavku po úřadu v papírové nebo mailové podobě. Rozšíření této služby na větší rozsah je v tomto případě dosti problematické. Pokud by měla být tato služba nabízena v širším rozsahu, bude to možné pouze za využití jiné koncepce fungování. V opačném případě by to mělo velmi negativní dopad na pružnost reakcí a na zatížení pracovníků úřadu. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [19]

20 2) Elektronická správa dokumentů V současné době je pro jedinou elektronickou správu dokumentů užíván systém espis a proxio. Nejedná se však v pravém slova smyslu o klasickou elektronickou správu dokumentů. Nejblíže je k tomu systém espis, který umožňuje vést v elektronické podobě vybrané agendy úřadu. Pokrývá ale pouze část agend, které jsou stanoveny zákonem a řízeny prostřednictvím vyhlášek ministerstva. Místní agendy, které jsou čistě v pravomoci Městského úřadu, tímto systémem pokryty nejsou a úřad je řeší pouze papírovou podobou. Co do rozsahu dokumentů, je nejnáročnější stavební odbor, který archivuje veškeré dokumenty týkající se staveb (plány, rozhodnutí, potvrzení, atd.). V současné době již archiv zabírá 2 plné místnosti a nejnovější dokumenty zůstávají přímo u referentek na stavebním odboru, což následně významně komplikuje práci při vyhledávání dokumentů (je zapotřebí projít nejen archiv, ale kanceláře referentek a dohledávat potřebné složky dokumentů). V rámci úřadu je k dispozici kopírovací zařízení o maximální velikosti kopírování ve formátu A3, takže v případě vyžádání občana je úřad schopen provést kopie dokumentů do maximální velikosti formátu A3. V případě větších dokumentů, je nutné jejich rozdělení do několika formátů A3, což v případě některých projektů není příliš pohodlné. 3) Elektronické interaktivní formuláře V současné době je možné z webových stránek Prahy 14 stáhnout wordové šablony formulářů na vyplnění. Jedná se převážně o formuláře, které spadají pod odbor životního prostředí, sociální odbor, odbor výstavby a dopravy, matrika (odbor právní a matriční). Tyto prvky však nejsou plně elektronizované a není možno je považovat za elektronizované agendy. Největší obtíže, co se týká vyplňování, dělají občanům formuláře pro matriku a formuláře z odboru sociálního. Jedná se jak o formuláře, které vytváří sám úřad, tak o formuláře, které jsou definovány a předepsány státem. V těchto případech není možné ani elektronické vyplnění (jsou dostupné pouze v PDF souborech pro vytištění). 4) Úřední deska Aktuálně úřad umožňuje seznámit se s obsahem úřední desky prostřednictvím webových stránek, kde jsou dokumenty uloženy v PDF formátu, Word formátu, HTML formátu (podle toho, jaká verze je aktuálně k dispozici). Kromě toho je na úřadu jedna pověřená osoba, Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [20]

21 která koordinuje vyvěšení na webové stránky prostřednictvím jediné určené osoby a zároveň tiskne a prostřednictvím kopírovacího zařízení zvětšuje/zmenšuje na formát, který se vejde na papírovou úřední desku umístěnou ve veřejných prostorách Městského úřadu. V době skončení platnosti vývěsky se pak, ta samá osoba, postará o zajištění odstranění z webových stránek. Dále vyhledá na fyzické vývěsce a odstraní ji. Zároveň provede zápis o odstranění z úřední desky. 5) Rezervace schůzky s úředníkem Nyní je možné provést elektronickou objednávku schůzky s úředníkem pouze na živnostenský odbor. Tuto možnost využívá aktuálně cca 5% občanů. Ostatní své návštěvy řeší stejně jako na ostatních odborech a to tak, že přijdou v úředních hodinách a čekají (70% občanů) nebo telefonují přímo na úřad a domlouvají si individuální schůzku v termínu mimo úřední hodiny (30% občanů), přijdou přímo na úřad a dožadují se setkání telefonicky z vrátnice, kdy jsou nuceni čekat, až příslušný úředník dokončí rozpracovanou činnost a může se mu věnovat. Úřad je v tomto směru k občanům velice vstřícný, a když občan něco potřebuje řešit, snaží se mu vyjít co nejvíce vstříc. V některých směrech je to pro úředníka dosti problematické, protože má plány své činnosti zapsané i v několika nezávislých kalendářích najednou (nejčastěji se jedná o systém proxio, exchange/outlook, papírový kalendář). V případě současné elektronické rezervace mají úředníci ze živnostenského odboru ještě k dispozici webový rezervační kalendář. 6) Evidence plateb poplatků a pokut Díky zavedení nového účetního systému na ekonomický odbor došlo k výraznému zvýšení nároků na úředníky, což vede k tomu, že nemají dostatek časového prostoru na kontrolu plateb, které vyměřují jednotlivé odbory a přenáší tak požadavek na sledování právě na ony jednotlivé odbory. Tento stav je z dlouhodobého hlediska problematický, protože úředníci na jednotlivých odborech nemají s touto činností zkušenosti a nemají ani časový prostor pro tyto kontroly. Prozatímním řešením je pravidelná kontrola vybraných plateb jednou za cca 14 dní některým z úředníků na jednotlivých odborech. Bohužel to ale neřeší upozorňování o nezaplacení. Další problém pak nastává, když občan tvrdí, že již zaplatil a je třeba takovou skutečnost ověřovat prostřednictvím ekonomického odboru. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [21]

22 7) Distribuce dokumentů ze zastupitelstva Distribuce dokumentů je realizována v papírové podobě, kdy obvykle kancelář starosty zajistí kopírování dokumentů a vytvoření svazků podkladů pro každého člena Komise/Zastupitelstva samostatně. Následně jsou pak dokumenty buď zaslány doporučeně, nebo si je žadatel musí osobně vyzvednout. Výhoda tohoto systému je potvrzení, že k doručení podkladů došlo. Nevýhodou je delší časový interval potřebný k doručení, finančně náročnější díky nutnosti tisknutí/kopírování velkého množství dokumentů. 8) Rozesílání SMS informací občanům Městská část Praha 14 je zapojena do projektu zasílání důležitých/kritických informací občanům prostřednictvím SMS. Mobilní číslo pro odběr zpráv musí občan sám vždy registrovat a souhlasit s odběrem informací na mobil. Aktuálně se počítá pouze s rozesíláním informací v krizových situacích a tím rychle a účinně informovat občany, co mají dělat a kde naleznou pomoc. Kromě tohoto komunikačního kanálu, jednotlivé odbory komunikují s občany přímo telefonicky a to obvykle z důvodu nutnosti vyjasnění nepřesných informací, které občan podal. 9) Nová portálová infrastruktura Jako jeden z problémů současného portálu spatřujeme jeho zastaralý vzhled a uživatelské rozhraní nekorespondující se současnými technickými možnostmi. Množství informací na portálu a nevhodné rozhraní stěžují návštěvníkům orientaci. Současný portál je realizován pomocí technologie PHP + MySQL. Tato technologie není vhodná pro řešení portálů. Důvodem je především malá robustnost, nestandardnost technologie, složitější implementace a provoz aplikací. Z výše uvedených důvodů navrhujeme vytvoření nové portálové infrastruktury. Nové prostředí umožní jednotnou implementaci nových portálových aplikací vyžadujících rychlost a efektivitu implementace, bezpečnost, personalizaci. Jako základ portálu navrhujeme využít produkt IBM WebSphere Portal. Jedná se o komerční portálovou infrastrukturu postavenou na technologii J2EE Java Enterprise. Portál poskytuje sadu služeb, které dohromady vytvářejí platformu pro integraci na úrovni uživatelského rozhraní. Umožňuje do jedné portálové oblasti integrovat řadu různých Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [22]

23 aplikací, které jsou již ve společnosti nasazeny tak, aby uživatel měl agregovaný pohled na informace z různých zdrojů, to vše na jeden klik. 4.3 Závěry SWOT analýzy projektu Tabulka 1 SWOT analýza S O SILNÉ STRÁNKY Dobrá úroveň technické infrastruktury úřadu; Kvalitní počítačová sít úřadu vybavená další technickou infrastrukturou pro poskytování základních služeb; Možnost efektivní práce a kooperace interních uživatelů (zaměstnanci MČ Praha 14) využívající tuto sít; Snaha samosprávy MČ Praha 14 o zkvalitnění veřejné správy; Vysoké profesní zázemí a zkušenosti členů profesního týmu. PŘÍLEŽITOSTI Předpoklad vysoké míry užívání výstupů projektu uživateli; Zvyšuje se počet jednotlivců používající digitální přenos informací ve vztahu k veřejné správě; Rostoucí tlak na dosahování úspor, racionalizaci a vyšší výkonnost veřejné správy, funkcí úřadů a organizací městské správy; Využití prostředků strukturálních fondů EU pro realizaci projektu. W T SLABÉ STRÁNKY Omezené finanční zdroje na realizaci případných návazných projektů v oblasti ICT; Omezené finanční zdroje Městské části Praha 14 pro odpovídající institucionální zázemí a organizační struktury pro podporu ICT technologií. HROZBY Neefektivní využívání systému uživateli; Budoucí možné limity interoperability ICT systému Úřadu MČ Praha 14 se systémy dalších orgánů a složek veřejné správy; Omezování investic do zvyšování úrovně počítačové gramotnosti pracovníků Úřadu MČ Praha 14; Možný růst finančních požadavků na budoucí obnovu a modernizaci systému; Požadavky na nové způsoby řízení, správy a zajištění provozu výstupů projektu s ohledem na rychlý rozvoj moderních technologií. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [23]

24 4.4 Souhrnná informace o projektu Popis produktu (cíl projektu) Hlavním cílem předkládaného projektu je zvýšit kvalitu a efektivnost informačních a komunikačních služeb poskytovaných občanům, odborné veřejnosti a pracovníkům MČ PRAHA 14: Zlepšit informační služby občanům; Usnadnit a zrychlit komunikaci; Zvýšit dostupnost informací; Zvýšit úroveň informační podpory. Těchto cílů chce ÚMČ Praha 14 dosáhnout rozšířením služeb portálu MČ Praha 14 a digitalizací archivu stavebního odboru ÚMČ Praha 14. Zásadní body rozšíření služeb webového portálu jsou: Diskuzní fórum - v rámci portálu bude vytvořeno veřejné diskuzní fórum. Cílem je vytvoření prostoru pro zakládání veřejně přístupných témat a diskuzí; Rezervace schůzky nový systém sjednotí sjednávání schůzek s úředníkem napříč úřadem, snadnější práci s aplikací, větší provázanost s kalendářovou službou; Automatický export smluv ze stávajících systémů na webový portál; Virtuální portál pro dokumenty - z důvodů usnadnění prezentace důležitých informací bude na portálu vytvořena oblast určená pro rychlou publikaci dokumentů ze zasedání Zastupitelstva, Rad a Komisí; Systém automatické informovanosti občana - v rámci portálu zavedená služba automatického informování občana, do které se bude moci občan zaregistrovat a nadefinovat si oblast informací, které jej zajímají; WIFI připojení pro návštěvníky úřadu - občan při návštěvě úřadu / úředníka zjistí, že je zapotřebí vyplnit ještě nějakou žádost (tiskopis) popřípadě navštívit ještě další odbor. V takovém případě je vhodné mít možnost přístupu k elektronické podobě formulářů i na úřadě, aby bylo možné si v rámci vzájemného ušetření času Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [24]

25 stráveného na úřadě vše vyplnit online. Z tohoto důvodu je zapotřebí zajistit přístup k portálu Městské části pomocí WIFI připojení. Automatická SMS brána - rychlé informování občana např. o změně stavu jeho požadavku na vyřízení pasu, občanského průkazu apod. je vhodné realizovat prostřednictvím automatického zaslání sms zprávy na mobil občana ve chvíli, kdy je požadavek vyřízen nebo pokud nastane potřeba dodání dalších informací; Systém pro správu elektronických dokumentů měl by sloužit pro potřeby ukládání dokumentů, přístupu k nim a k využití v ostatních provozovaných aplikacích. Pro jeho potřeby bude vytvořeno bezpečné a chráněné úložiště elektronických dokumentů; Interaktivní úřední deska výhodou je rychlé (či automatické) přidávání dokumentů z úřední internetové adresy a automatická aktualizace nových typů dokumentů a odborů; Elektronické interaktivní dokumenty elektronické formuláře budou dostupné na webu a data, která se získají jejich on-line vyplněním se budou ukládat přímo do centrální databáze na úřadě. Tímto bude zajištěna elektronizace podání v rámci agend odborů ÚMČ Prahy 14. Nedílnou součástí projektu ICT PRO PRAHU 14 je digitalizace archivu stavebního odboru ÚMČ Praha 14. Digitalizace stavebního archivu umožní efektivnější práci se stavebními dokumenty. Základ digitálního stavebního archivu bude tvořen v rámci AIP SAFE. Bude vytvořena oblast pro ukládání digitalizovaných stavebních dokumentů. Vlastní stavební dokumentace bude nutné digitalizovat a umístit do archivu. Digitalizace bude prováděna ve spolupráci s pracovníky stavebního odboru. Cílem je digitalizování pouze potřebné stavební dokumentace, která by nemohla být digitalizována pouze pomocí úředníků tohoto odboru z důvodu časové náročnosti. Podrobný popis technického řešení a technologických požadavků je uveden v kapitole Cílové skupiny projektu Následující seznam obsahuje všechny subjekty, které jsou beneficienty projektu. Seznam beneficientů (cílové skupiny) projektu: Obyvatelé Prahy 14; Zájemci o informace agregované na portálu odborná veřejnost, fyzické osoby, právnické osoby, neziskové organizace, veřejná správa; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [25]

26 Zaměstnanci MČ PRAHA 14; Odbory a oddělení MČ PRAHA 14. Z charakteru projektu a výše uvedeného seznamu vyplývá obecná charakteristika cílové skupiny projektu. Na prvním místě jsou to občané Prahy 14. Přínosy projektu Cílem realizace projektu je zajistit kvalitní a efektivní informační služby v oblasti veřejné správy, a to následující formou: ICT vybavení = pořízení serverů, datového úložiště a jiného potřebného ICT vybavení včetně licencí a software; Zefektivnění řídících a administrativních procesů na úřadě; Zefektivnění komunikace mezi úřadem, fyzickými a právnickými osobami pomocí elektronických podání. Přínosy projektu pro MČ Praha 14 Rychlejší a efektivnější způsob práce s dokumenty; Přehledné filtrování dat, získání pouze čistých dat; Řešení problematiky digitalizace a ukládání dat; ICT vybavení. Přínosy projektu fyzické a právnické osoby Rychlá a přehledná el. komunikace pomocí moderního technologického prostředí a elektronická podání pomocí elektronizovaných veřejných agend; Sdílení el. informací bez jakéhokoliv časového a prostorového omezení, 24 hodin denně; Efektivní přístup k informacím, fyzické a právnické osoby nemusí osobně navštěvovat úřad. Informace jsou poskytovány prostřednictvím el. komunikačních kanálů. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [26]

27 4.4.3 Způsob zajištění produktu v projektu Projekt ICT PRO PRAHU 14 je projektem investičním. Hlavním předpokladem pro dosažení výše uvedených cílů projektu je pořízení technologického vybavení. Podrobný popis těchto zařízení bude v kap. 6 a v rozpočtu projektu, ale namátkou lze uvést nákup virtuálních serverů, interaktivních informačních tabulí, skenovacích linek, datových úložišť atd. Součástí dodávky těchto technologických zařízení bude i ovládací software a v případě potřeby i nákup licencí pro jednotlivé produkty. Realizace tohoto projektu bude vyžadovat i neinvestiční opatření, která se dotknou jak chodu, tak náplně práce zaměstnanců. Týká se to zejména oblasti interních směrnic a předpisů. Změny v náplni práce se dotknou zejména pracovníků stavebního odboru, kterým k jejich dosavadní náplni práce přibude realizace skenování dokumentů Lokalizace projektu Projekt bude realizován v budovách žadatele. Doklad o vlastnictví nemovitostí, je ve formě Výpisu z katastru nemovitostí - příloha projektové žádosti (vyplňována v aplikaci BENEFIT7). Celý projekt bude realizován v sídle MČ PRAHA 14, Bratří Venclíků 1073, Praha 9, Součástí celého projektu jsou dále 2 interaktivní úřední desky (IUD). Jejich lokalizace bude následující: 2 IUD ÚMČ Praha 14, Bartří Venclíků 1073,Praha 9, ; Tabulka 2 Identifikační údaje místa realizace projektu Ulice Bratří Venclíků Č. popisné 1073 Č. orientační PSČ Město Praha Katastrální území Černý Most Č. parcely 54 Majitel nemovitosti Hlavní město Praha Správce nemovitosti Městská část Praha 14 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [27]

28 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [28]

29 4.4.5 Proces přípravy a realizace projektu 1) Fáze předinvestiční (přípravná) Realizace této části projektu je plánována přibližně v období 3/2011 6/2011. Do této fáze projektu spadají následující činnosti: Analýza řešení; v rámci této analýzy zjistit některé ukazatele a informace, potřebné k realizaci cílového projektu digitalizace (např. objemové ukazatele), návrh organizačního zajištění realizace cílového projektu; Vytvoření řešení pro zadání požadavků na cílový projekt; Realizace poptávkových řízení na dodavatele HW a SW; Příprava žádosti o dotaci z Operačního programu Praha Konkurenceschopnost. 2) Fáze investiční (realizační) Investiční fáze projektu je z pohledu řízení projektu koncipována jako jedno-etapová, z hlediska čerpání dotace rovněž jako jedno-etapová. Bude celkově trvat 22 měsíců. Zahájena bude výběrovým řízením na dodavatele, které se plánuje na červen Následně budou zahájeny vlastní práce. Fáze by měla být dokončena do března Zadávací řízení dle zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách bude zahájeno co nejdříve po podpisu smlouvy o dotaci. Vzhledem k charakteru investice se bude jednat o otevřené řízení na dodávky služeb, HW a SW. Předpokládaný termín vyhlášení je červen 2012 a očekávaná délka trvání 4 měsíce. Následuje realizace vlastního technického řešení (dodávka HW a SW, zprovoznění nových služeb portálu, dodání HW a SW potřebného pro digitalizaci archivu stavebního odboru). Dále v této fázi bude probíhat digitalizace archivu stavebního odboru. Po spuštění do ostrého provozu proběhne informační kampaň o nových možnostech portálu. Posledním bodem investiční fáze bude vyhodnocení projektu a závěrečný reporting. Jedná se o poslední činnost v rámci investiční fáze, kdy bude celý projekt zhodnocen a vypracována závěrečná zpráva. 3) Fáze provozní Provozní fáze projektu začne v dubnu roku 2014 a bude trvat minimálně po dobu 5 let (tj. do prosince 2018). V této fázi dojde k provozu nových služeb a elektronizovaných agend portálu ÚMČ Prahy 14. Lze předpokládat, že celý zavedený systém bude fungovat i po uplynutí 5 let. Po celou dobu trvání tohoto projektu bude HW i SW zajišťován MČ PRAHA 14. Běžnou Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [29]

30 údržbu portálové aplikace zajistí Odbor informatiky MČ PRAHA 14 ve spolupráci s externími dodavateli. Podrobné informace jsou dále uvedeny v kapitole 9 Harmonogram projektu. 4) Fáze poprovozní O ekologickou likvidaci jednotlivých zařízení se po skončení jejich životnosti postará, po dohodě s dodavateli, jejich vlastník, tj. MČ PRAHA Přínosy a náklady (újmy) projektu Nulová varianta projektu V případě, že by předpokládaný projekt nebyl realizován, docházelo by k dalším socioekonomickým ztrátám, na jejichž odstranění je projekt zaměřen (viz. popis níže). Jednalo by se především o: Ztráty času účastníků řízení dle zákona č. 137/2006 Sb.; Růst externích nákladů účastníků těchto řízení; Omezení zefektivnění přípravy klientů před klientským řízením; Další zvýšení nároků na archivační prostory žadatele do budoucnosti; Omezování dalšího zlepšování efektivity činnosti žadatele; Nemožnost zamezení poškození a případných ztrát fyzických dokumentů; Nemožnost dalšího zlepšování efektivity činnosti dalších dotčených orgánů státní správy; Nemožnost náhrady dokumentace po neočekávaných negativních událostech (živelné pohromy, atp.). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [30]

31 NEHMOTNÉ NEPŘÍMÉ HMOTNÉ PRIVÁTNÍ NEHMOTNÉ PŘÍMÉ HMOTNÉ NEHMOTNÉ NEPŘÍMÉ HMOTNÉ VEŘEJNÉ NEHMOTNÉ PŘÍMÉ HMOTNÉ EVROPSKÁ UNIE Přehled přínosů a nákladů projektu Tabulka 3 Tabulka nákladů a přínosů STRUKTURA CH A R A K T E R I S T I K A A V L I V N A C Í L O V É S K U P I N Y PŘÍNOSY, UŽITKY vyšší úroveň ICT vybavení vyšší produktivita práce úspora skladovacích prostor potřebných pro archivaci zam. + odbory MČ Praha 14 zam. + odbory MČ NÁKLADY, ÚJMY URČENÍ VLIVU CÍLOVÁ SKUPINA URČENÍ VLIVU CÍLOVÁ SKUPINA změny interních směrnic a spisového řádu odbory MČ Praha 14 změny v pracovní náplni zaměstnanci MČ zaměstnanců Praha 14 Praha 14 zam. + odbory MČ Praha 14 zvýšení energetických toků odbory MČ Praha 14 nutnost financovat provozní fázi projektu z rozpočtu MČ Praha 12 odbory MČ Praha 14 zefektivnění řídících procesů na úřadě zefektivnění komunikace s veřejností rychlejší a efektivnější způsob práce s dokumenty zam. + odbory MČ Praha 14 zam. + odbory MČ Praha 14 zam. + odbory MČ Praha 14 potřeba zvýšení gramotnosti v oboru ICT zaměstnanci MČ Praha 14 zvýšení informovanosti o agendách MČ veřejnost úspora času výstupy z jednání s úřadem v elektronické podobě veřejnost veřejnost nutnost disponovat PC a přístupem na internet veřejnost rychlá přehledná komunikace s úřadem veřejnost nutná gramotnost v práci s PC sdílení informací veřejnost efektivní přístup k informacím bez nutnosti osobní návštěvy úřadu veřejnost veřejnost zvýšení informovanosti o agendách MČ veřejnost Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [31]

32 4.5.3 Popis přímých hmotných a nehmotných přínosů a nákladů projektu Digitalizace archivu stavebního odboru a rozšíření možností portálu ÚMČ Praha 14 je navržena na vysoké úrovni moderní ICT. Navrhované řešení je výrazem současné i budoucí spolupráce MČ Praha 14 a MHMP při společném budování informačního systému v rámci HMP. Navrhované řešení přinese především: 1. Zásadní zkvalitnění ICT vybavení. 2. Zlepšení dostupnosti a kvality ICT služeb, zvýšení efektivity veřejné správy a služeb pro veřejnost, jejich dostupnost a využívání (e-government) a rozvoj inovačního potenciálu úřadu. Ad. 1 - Vzhledem k tomu, že se jedná o projekt, který v přímé rovině nebude generovat zisky a slouží zejména jako zkvalitnění a zpřístupnění služeb veřejného úřadu pro jeho klienty, konkurenceschopnost subjektů, kteří budou využívat výstupy projekt, bude spočívat snad jen v tom, že budou v nepoměrně rychlejším čase disponovat přehledným materiálem, který si mohou odnést na datovém nosiči bez toho, aby docházelo ke zbytečnému tisku dokumentace. Realizace projektu má tedy také pozitivní vliv na životní prostředí, jelikož se předpokládá, že nebude docházet k tak značnému využívání papíru a tiskařských prostředků. Ad. 2 - Realizací tohoto projektu nedojde k výraznému zlepšení konkurenceschopnosti subjektu projektu, protože služby poskytované ÚMČ Praha 14 nejsou vystaveny tlakům konkurenčního boje v tržním prostředí, ale Městská část Praha 14 si rozšíří a zkvalitní portfolio nabízených služeb svým občanům. Na dopravní infrastrukturu, obsluhu nebo na zdraví obyvatelstva nemá předmětný projekt vliv. Přínosy projektu charakteristika Úspora času uživatelů Vzhledem k možnosti vyřízení agendy příprava podkladů účastníky klientského řízení v elektronické podobě, bude projekt generovat socioekonomické přínosy v podobě úspory času právě pro klienty. Snížení externích nákladů klientů Možnost vyřizovat agendu za pomoci elektronických dokumentů sníží níže uvedené externí náklady uživatelů systému tedy především: Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [32]

33 Úspory nároků na disponibilní prostory Úřadu MČ Praha 14 Převedení archivu do digitální podoby a modernizace portálových služeb může v konečném důsledku snížit nároky na disponibilní prostory pro uchování archivních dokumentů. Zvýšení efektivity činnosti ÚMČ Praha 14 Díky digitalizaci archivu a zvýšení možností elektronické komunikace přes portál ÚMČ PRAHA 14 dojde ke zvýšení efektivity vykonávaných pracovních činností. Dále to povede ke snížení nákladů a zvýšení efektivity činnosti dalších orgánů státní správy, a to právě prostřednictvím elektronizovaných agend, dostupných na webu a pomocí elektronických podání (např. datové schránky, ). Náklady projektu charakteristika Přímé hmotné a nehmotné náklady ÚMČ Praha 14 Projekt ICT PRO PRAHU 14 je projektem investičním. Hlavním předpokladem pro dosažení výše uvedených cílů projektu je pořízení technologického vybavení. Nicméně peníze na provoz činností realizovaných v rámci projektu musí Městská část uvolnit ze svého rozpočtu. Realizace tohoto projektu bude vyžadovat i neinvestiční opatření, která se dotknou jak chodu, tak náplně práce zaměstnanců. Týká se to zejména oblasti interních směrnic a předpisů. Změny v náplni práce se dotknou zejména pracovníků stavebního archivu, kterým, k jejich dosavadní náplni práce, přibude realizace skenování archivních dokumentů. S tím souvisí i nutnost školení obsluhy skenovacích linek. Vzhledem k HW rozšíření IS a k nutnosti digitalizace téměř 1,5 milionů listů z archivů musí MČ Praha 14 počítat s nárůstem spotřeby energií. Přímé hmotné a nehmotné náklady veřejnosti Projekt ICT PRO PRAHU 14 zatěžuje veřejnost náklady ve dvou oblastech: Potencionální uživatel služeb v rámci IS MČ Praha 14 musí disponovat PC a mít přístup na internet; Musí být tzv. počítačově gramotný. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [33]

34 4.5.4 Popis nepřímých hmotných a nehmotných přínosů a nákladů projektu Nepřímé hmotné a nehmotné přínosy projektu vychází z požadavků legislativy (např. zákon 106/1999 Sb.) a z naplňování zvolené strategie efektivní veřejné správy dané vládním dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY - Strategie realizace Smart Administration v období , dále na připravovanou realizaci základních registrů veřejné správy a na návrhy typových projektů samospráv. V této souvislosti byly stanoveny strategické cíle: zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy; přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu. Dokument MVČR definuje záměry státu při implementaci e-governmentu do území, a to formou soustavy typových projektů, které je možné a důležité realizovat, aby byly všechny základní strategické dokumenty naplněny. Vláda vytyčila základní směřování ke zkvalitňování veřejné správy ve strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration). V kontextu projektu jsou zásadní výše uvedené stanovené strategické cíle a na ně navazující opatření: Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy, což souvisí především s: o vytvářením synergických efektů v budování komplexní infrastruktury v rámci regionu (úroveň kraje, obce), o vytvářením standardizovaných prostředí s možností virtualizace, o vytvářením standardizovaných typových aplikací (z pohledu minimálních nároků na funkcionalitu), o realizací vnitřní integrace úřadů. Zásadním přínosem nehmotné povahy je tedy přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [34]

35 4.5.5 Vstupní hodnoty pro vyčíslení přínosů a nákladů, obsahový výběr a stanovení úrovně hodnot Tabulka 4 Popis hodno přínosů a nákladů Ukazatel přínosů, nákladů projektu VSTUPNÍ HODNOTY PŘÍNOSŮ A NÁKLADŮ PROJEKTU VĚCNÉ VYJÁDŘENÍ FINANČNÍ VYJÁDŘENÍ Poř. č. (specifikace podle ) tech. jedn. počet tech.jedn. způsob stanovení hodnoty hodnota Kč/ t.j. způsob stanovení hodnoty 1 Přínosy projektu Zásadní zkvalitnění městského vybavení pořízením tohoto projektu 2 vyšší úroveň ICT vybavení vyšší produktivita práce úspora skladovacích prostor potřebných pro archivaci Náklady projektu změny interních směrnic a spisového řádu změny v pracovní náplni zaměstnanců 1 1 rozpočet projektu ,60 rozpočet projektu 1-3 zvýšení energetických toků nutnost financovat provozní fázi projektu z rozpočtu MČ Praha nelze stanovit, pouze stínovými cenami (viz CBA analýza ) nelze stanovit, pouze stínovými cenami (viz CBA analýza ) úspora režijních výdajů nelze přesně stanovit zvýšené časové dotace zaměstnanců zvýšená spotřeba energií zvýšení provozních výdajů Kč viz celkové náklady provozní fáze viz celkové náklady provozní fáze roční provozní odhad výdajů Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [35]

36 4.6 Indikátory pro monitorování projektu Byly vybrány objektivně měřitelné indikátory, které jsou potřebné k předložení žádosti o dotaci z OPPK a k tomuto projektu jsou relevantní a kvantifikovatelné. Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn., je nutné naplnit zvolenou cílovou hodnotu. Tabulka 5 Tabulka hodnot monitorovacích ukazatelů Číslo indikátoru Popis indikátoru Jednotka Typ Hodnota výchozí Hodnota cílová 1 Počet elektronických podání k městské správě počet výsledek Počet nových plně elektrizovaných agend veřejné správy počet výstup Počet nakoupených licencí, knowhow, patentů v souvislosti s realizovaným projektem Počet nakoupených nových technologií počet výstup 0 11 počet výstup Počet zavedených služeb veřejné správy přístupných veřejnosti Počet výstup 0 2 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [36]

37 Popis indikátorů: 1) Počet elektronických podání k městské správě zahrnuje počet zaslaných elektronických písemností odborům ÚMČ Praha 14, která budou tvořeny především podáním ze strany občanů a dalších účastníků (např. právnické či fyzické osoby). Indikátor bude sledovat a prokazovat funkčnost a atraktivnost elektrizovaných agend (např. podání formuláře v oblasti sociálních služeb, podání žádosti o vyřízení stavebního povolení, apod.). Jedná se o souhrnný indikátor za dobu udržitelnosti projektu (5 let). Výchozí hodnota počtu podání je 0, níže uváděné agendy nejsou nyní elektronizovány. Plán sledování a naplňování počtu el. podání dle roků je následující: podání podání podání podání podání Jakékoliv podání, které proběhne elektronicky, tak bude zaznamenáváno v portálové databázi, kde k němu budou ukládány veškeré související informace. Export napříč všemi podáními pak bude tabulka, která bude obsahovat položky: Datum Čas, Odbor, Typ podání - šablona, Podavatel. Tabulku bude možné dodat ke kontrole ve formátu XLS nebo CSV. 2) Počet nových plně elektrizovaných agend veřejné správy v rámci projektu budou elektronizovány hlavní agendy ve správních či administrativních činnostech jednotlivých odborů ÚMČ Praha 14, které byly identifikovány jako nejvíce využívané a současně vhodné k elektronizaci. V rámci elektronizace agend těchto odborů bude zajištěna průběžná elektronizace všech archivů, které budou využity pro komunikaci s občany a vyřizování elektronických podání, a to pomocí integrace spisové služby s elektronickou podatelnou v návaznosti na datové schránky a el. podatelnu. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [37]

38 Jedná se především o zajištění činností následujících odborů a následujících agend, které budou elektronizovány: a. Agenda odboru výstavby (původně: Odbor výstavby a dopravy) elektronizovaná podání v oblastech stavebně-plánovací dokumentace; b. Agenda odboru sociálního: elektronické podávání grantů v sociální oblasti (a jejich celková administrace) žádost o nahlédnutí do spisu žádost o zvláštního příjemce dávek důchodového zabezpečení c. Agenda odboru právní a matriční (původně: beze změny) - matriky, vedení archivů; d. Agenda odboru dopravy a ochrany prostředí (původně: Odbor životního prostředí) - odpady, ovzduší, zábor veřejné zeleně, zemědělská půda, užívání komunikací, zábor veřejného prostranství; Elektronická podání budou vyřizována paralelně s listinnými podáními. Elektronická podání budou preferována v oblastech komunikace s právnickými osobami. Pro všechny odbory pak bude centrálně zajištěna agenda poskytování elektronických informací a podkladů na vyžádání. 3) Počet nakoupených licencí, know-how, patentů v souvislosti s realizovaným projektem bude nakoupeno 11 licencí či multilicencí pro realizaci projektu (přesný popis licencí viz kapitola 10). 4) Počet nakoupených nových technologií bude nakoupeno 7 nových technologií pro realizaci projektu (přesný popis technologií viz kapitola 10). 5) Počet zavedených služeb veřejné správy přístupných veřejnosti v rámci projektu budou realizovány 2 nové služby: zřízení interaktivních úředních desek a nového webového portálu pro občany. Interaktivní úřední desky umožní integraci nejen s el. úřední deskou, ale i integraci s el. dokumenty, které jsou a budou distribuovány přes spisovou službu v návaznosti na digitální archiv dokumentů. Tato služba bude přístupna občanům na ÚMČ Prahy 14. Webový portál bude představovat hlavní komunikační veřejnou službu pro kontakt mezi ÚMČ a občanem. Bude tak typickým místem využitelnosti elektronických formulářů, které budou dostupné na webu a které budou data ukládat přímo do centrální databáze na úřadě, stejně jako dalších funkcionalit (viz kapitola 6). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [38]

39 5. ANALÝZA TRHU, ODHAD POPTÁVKY, MARKETINGOVÁ STRATEGIE A MARKETINGOVÝ MIX 5.1 Analýza trhu a odhad poptávky a nabídky Populace správního obvodu a využívání internetu Na území správního obvodu MČ Prahy 14 žilo k celkem 48 tis. Obyvatel dle údajů z ČSÚ. Další tisíce lidí sem denně dojíždějí za prací nebo do školy. Tato skupina představuje primární zájemce o veřejné služby Úřadu MČ Prahy 14. Aktuální informace (z třetího čtvrtletí 2010) o rozšíření internetu přináší čerstvé šetření ČSÚ Využívání informačních a komunikačních technologií v domácnostech a mezi jednotlivci v roce Podle něj byly pražské domácnosti při porovnání všech krajů ČR nejvíce vybaveny osobním počítačem a připojením k internetu (58,9% domácností má PC, 55,8% má připojení k internetu), když celorepublikový průměr vybaveností počítačem dosahuje 47,7% a připojením k internetu 41,7%. Přístup k Internetu z domova má 61,9% obyvatel Prahy. 54% populace ČR (4,8 mil. jednotlivců) ve věku 16 a více let jsou uživatelé Internetu, tj. použili Internet alespoň jednou za tři měsíce. Penetrace telefonů v Praze je velmi vysoká pouze 1,5% jednotlivců nemají ani doma pevnou linku a nemají ani mobilní telefon. Fakticky tedy platí, že snadný přístup k telefonu má skoro každý obyvatel Prahy. Zájem o informace z veřejné správy Internet ve vztahu k veřejné správě použilo v ČR v posledních 12 měsících (dle výzkumu ČSÚ z 3Q 2010) 34% uživatelů internetu (1,6 mil. jednotlivců) 2, což představuje 18% populace ve věku 16 a více let. V Praze se jedná o 40 % uživatelů. Téměř 29% z uživatelů Internetu ho dle svého tvrzení používá také pro vyhledávání informací na www stránkách úřadů. Z šetření z konce r je patrné, že počet obyvatel, kteří omezili osobní návštěvy úřadů v důsledku využívání internetu je v Praze roven více než 24%. Z toho se jednalo o cca 62% uživatelů ve věkové kategorii 35 až 74 let. 1 ČSÚ - Využívání informačních a komunikačních technologií v domácnostech a mezi jednotlivci v roce ČSÚ - Využívání informačních a komunikačních technologií v domácnostech a mezi jednotlivci v roce 2010 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [39]

40 Elektronizace agend ÚMČ Praha 14 Předpokládaný projekt, tedy ICT PRO PRAHU 14 je projektem veřejné služby, jehož výstupy nebudou provozovány za účelem přímého finančního zisku. Cílem projektu je zajištění efektivní elektronické správy včetně rozvoje e-služby městské správy (e-governmentu) vůči klientům a dalším relevantním subjektům. Z výše uvedeného vyplývá, že výstupy projektu neprochází klasickým tržním prostředím, tudíž analýzu trhu a nabídku nelze smysluplně provést. Neexistuje totiž žádný trh a ani konkurenční nabídky obdobných služeb v předmětném území. Poptávka po výstupech z výše zmiňovaného projektu má dva základní rozměry. První rozměr lze chápat jako obecnou tendenci veřejné správy stát se službou občanům, což je deklarováno i v rámci Strategie realizace Smart Administration pro období Moderní přístup k informacím, zavedení efektivní e-služby (e-govermentu) vůči relevantním klientům včetně možné integrace s dalšími systémy (např. MČ nebo poskytovatelů služeb sociální péče) je jistě nezbytné pro úspěšnou realizaci výše zmíněné strategie. Druhý rozměr poptávky plyne přímo z požadavků dotčených osob a subjektů, které využívají služeb ÚMČ PRAHA 14, na zajištění možnosti obousměrné elektronické výměny informací mezi odborem ÚMČ PRAHA 14 a relevantními osobami. Na základě výše uvedeného lze charakterizovat cílového zákazníka. Cílovým zákazníkem, resp. uživatelem služeb/výstupů projektu budou všechny fyzické i právní osoby, které budou účastny aktivit vykonávaných ÚMČ PRAHA 14, případně budou mít zájem o poskytované informace např. pro jejich budoucí potřebu. Dále to budou rovněž osoby, resp. zaměstnanci ÚMČ PRAHA 14, kteří budou výstupu projektu využívat při svých pracovních činnostech. Z následujícího obrázku je patrné, že stánky ÚMČ Praha 14 mají poměrně stabilní návštěvnost zhruba návštěv denně. Dále podle údajů podatelny přichází měsíčně cca 300 podání datovou schránkou, 120 em a cca 200 podání písemně denně (významnou část z toho jsou písemnosti pro občany, kteří jsou trvale hlášeni na adrese úřadu - cca 50). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [40]

41 Obrázek 1 Návštěvnost stránek Úřadu MČ Prahy 14 Po realizaci projektu a rozšíření služeb portálu Prahy 14, lze z důvodu úspory nákladů při elektronické komunikaci s úřadem a možnosti získání mnohem vyššího počtu relevantních informací na jednom místě, očekávat znatelný nárůst poptávky po službách poskytovaných portálem. Nárůst počtu obyvatele, kteří budou využívat možnost elektronické komunikace s ÚMČ PRAHA 14, se odhaduje na 3% ročně, tj. asi o 15% v průběhu 5 let. U zaměstnanců ÚMČ PRAHA 14, kteří budou využívat výstupů projektu k pracovním aktivitám, se očekává nižší nárůst poptávky, nicméně jejich práce se díky projektu stane efektivnější. Očekává se růst produktivity jejich práce o 3,5% 3. Co se týče nově nabízených služeb interaktivní úřední desky, je odvozeno z interních statistických dat (získaných na základě měření ÚMČ Prahy 14), že denně projde Městským úřadem cca 200 osob z řad veřejnosti. Na druhém místě se pak umístila další vybraná lokalita (viz. kapitola 4), kde je denní pohyb osob ve výši cca osob, kteří jsou převážně občany MČ Prahy 14. V případě, že bude zřízena a vybudována nová služba interaktivní úřední desky, může být využita až osobami denně. 3 Odborný odhad získán z materiálu Výzkumného ústavu práce a sociálních věcí viz. ( Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [41]

42 5.2 Marketingová strategie Poslání projektu Hlavním posláním projektu je rozvoj a dostupnost e-služby městské správy (e-governmentu) vůči klientům a dalším relevantním subjektům v oblasti činnosti ÚMČ PRAHA 14. Toto poslání rovněž v sobě zahrnuje zajištění možnosti výměny dokumentů a informací mezi pracovníky ÚMČ PRAHA 14 a jejich klienty (cílovými zákazníky, resp. uživateli). Hlavní strategie a cíle projektu Za strategický cíl projektu lze označit dosažení takového stavu, kdy veškeré relevantní činnosti bude možno označit za efektivní elektronickou službu. Zvolené strategie Strategií ÚMČ PRAHA 14 je přesvědčit všechny zainteresované subjekty, zejména občany, podnikatele a neziskové organizace k masivnímu využívání internetu pro vzájemnou komunikaci a k využívání veřejných digitálních služeb poskytovaných ÚMČ PRAHA 14 v samoobslužném režimu a dále snaha soustředit veškeré relevantní informace na jednom místě. Jednou z výhod portálu, oproti webovým stránkám, je možnost registrace uživatelů a individuálního nastavení, tak aby uživatelé měli zajištěný okamžitý a snadný přístup k informacím, které je zajímají. 5.3 Marketingový mix Marketingový mix jako jednoduchý a srozumitelný marketingový nástroj dává možnost definování čtyř významných marketingových otázek pomocí tzv. 4P, tedy Product, Price, Place, Promotion. Produkt (Product) Výsledným produktem projektu je rozšíření služeb poskytovaných webovým portálem ÚMČ Praha 14. Aby bylo možné získat výsledný produkt, bude nutné dovybavit předmětná pracoviště relevantními zařízeními, technikami a technologiemi, zajištěním nezbytného hmotného i nehmotného majetku (blíže viz. kapitola 8). Na tento výsledný produkt naváže služba s ním související. Tedy poskytování a výměna relevantních dokumentů a informací v elektronické podobě všem relevantním subjektům a osobám. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [42]

43 Cena (Price) Předkládaný projekt nebude generovat žádné příjmy mimo standardních správních poplatků, vybíraných jako doposud v předrealizační fázi projektu. Nedojde tedy na přírůstkové bázi ke generování příjmů v závislosti na tomto projektu. Investiční etapa bude financována z dotace, provozní etapa pak z rozpočtu MČ PRAHA 14. MČ PRAHA 14 počítá s alokací a vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění chodu projektu ICT PRO PRAHU 14. Místo (Place) Hlavním místem poskytování produktu, resp. služby bude i nadále sídlo MČ PRAHA 14. Přesné umístění je uvedeno v kapitole Propagace (promotion) Výběr vhodných komunikačních kanálů bylo nutné přizpůsobit konkrétní skupině uživatelů, která bude o daném výstupu a službě informována. Konkrétní uživatelé výstupu a služby z řad veřejnosti: Informační letáky a základní slovní či písemné informace při prvním styku s odpovědným pracovníkem při řešení konkrétního případu; Štítky o projektu na pořizovaném majetku, pamětní desky na místech realizace projektu. Zaměstnanci MČ PRAHA 14 Interní informace o digitalizaci stávajícího archivu a průběžné digitalizaci nových případů; Štítky o projektu na pořizovaném majetku Široká veřejnost Informace na internetových stránkách ÚMČ PRAHA 14 ( Vydání tiskové zprávy při zahájení projektu; Interaktivní tabule (interaktivní úřední desky); Informační letáky v informačních kancelářích; Štítky o projektu na pořizovaném majetku, pamětní desky na místech realizace projektu. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [43]

44 Marketingové aktivity budou financovány interními zdroji žadatele, pouze při umístění štítků informujících o projektu na pořizovaném majetku a pamětních desek. Spolupracováno bude s externím dodavatelem. 6. TECHNICKÉ A TECHNOLOGICKÉ ASPEKTY 6.1 Popis použité technologie 4 1) Základní vnímání portálu a služeb IT poskytovaných Městským úřadem Portál úřadů městských částí (dále jen ÚMČ) vnímáme zejména jako prostředek pro poskytování služeb a informací občanům, podnikatelským subjektům, organizacím a jiným úřadům státní správy a samosprávy. Portál slouží jako komunikační prostředek mezi úřadem a jeho klienty. Uživatelé portálu Hlavními uživateli portálu jsou: 1. Občané; 2. Podnikající subjekty; 3. Organizace. 4. Úřady statní správy a samosprávy Občan Podnikající subjekt Úřady/samospráva Organizace Nejdůležitějším uživatelem portálu je občan Městské části. Nejvíce služeb portálu je určeno pro občany. Občané jsou nejpočetnější skupinou uživatelů portálu. 4 Pozn. Pokud jsou v rámci studie proveditelnosti používány názvy produktů či technologií, tento popis je využit pouze z důvodu specifikace na základě analogie s danými zařízeními jednotlivých výrobců. Konkrétní dodávky budou řešeny na základě výběrového řízení podle zákona 137/2006 Sb. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [44]

45 Základní služby portálu: 1. Poskytování informací; 2. Poskytování služeb; 3. Komunikace. Portál MČ Prahy 14 Informace Služby Komunikace Důležitost komunikace s občanem Portál nabízí ideální možnost komunikace úřadu s uživateli. Komunikace skrze portál přináší zejména tyto výhody: Efektivní způsob komunikace; Jednoduchý způsob komunikace; Rychlý způsob komunikace; Aktuální způsob komunikace. Elektronizace komunikace v sobě zahrnuje nejenom pasivní publikaci informací, ale též možnost interaktivně komunikovat s pracovníky úřadu (helpdesk, dohodnutí termínu návštěvy), online nahlížení do agendových systémů, práce s formuláři, jejich online vyplňovaní, podávání a sledování průběhu zpracování, apod. Rozhraní portálu, personalizovaný přístup Rozhraní portálu by mělo být realizováno především s ohledem na přehlednost, jednoduchou orientaci, snadnost práce, rychlost. Jak již bylo řečeno, nejpočetnější skupinou Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [45]

46 uživatelů jsou řadoví občané, kde celá řada jich je staršího věku. Rozhraní musí být vytvořeno s ohledem i na tuto skupinu uživatelů. Vhodnou vlastností portálu je možnost přizpůsobení rozhraní na základě profilu uživatele. Vzhled portálu, například důležitost odkazů, je měněna v závislosti na zvoleném profilu. Profilem může být například Rodič, Důchodce, Student, Firma. Po vybrání profilu na úvodní stránce je upravena kontextová nabídka odkazů pro daný profil uživatele. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [46]

47 2) MČ Praha 14 elektronizace úřadu / e-government A) Aplikační portálová infrastruktura a portálové aplikace Nová portálová infrastruktura Jako jeden z problémů současného portálu spatřujeme jeho zastaralý vzhled a uživatelské rozhraní nekorespondující se současnými technickými možnostmi. Množství informací v portálu a nevhodné rozhraní stěžují návštěvníkům orientaci. Současný portál je realizován pomocí technologie PHP + MySQL. Tato technologie není vhodná pro řešení portálů. Důvodem je především malá robustnost, nestandardnost technologie, složitější implementace a provoz aplikací. Z výše uvedených důvodů navrhujeme vytvoření nové portálové infrastruktury. Nové prostředí umožní jednotnou implementaci nových portálových aplikací vyžadujících rychlost a efektivitu implementace, bezpečnost a personalizaci. Jako základ portálu navrhujeme využít produkt IBM WebSphere Portal. Jedná se o komerční portálovou infrastrukturu postavenou na technologii J2EE Java Enterprise. Portál poskytuje sadu služeb, které dohromady vytvářejí platformu pro integraci na úrovni uživatelského rozhraní. Umožňuje do jedné portálové oblasti integrovat řadu různých aplikací, které jsou již ve společnosti nasazeny tak, aby uživatel měl agregovaný pohled na informace z různých zdrojů, to vše na jeden klik. Pro zajištění koncepčně kvalitního řešení je zapotřebí užít systém portálového řešení, který je již delší dobu úspěšně užíván a je vytvořen společností, kde lze očekávat dlouhodobou podporu, a to minimálně po dobu udržitelnosti projektu (tj. 5 let). Systém musí rovněž umožňovat napojení na jiné systémy a aplikace pomocí zásuvných modulů a API rozhraní, která jsou administrátorsky upravovatelná a nevyžadují pro svojí konfiguraci hlubší programátorské znalosti. Pro zajištění maximální efektivnosti pak systému správy obsahu portálu musí umožňovat multiuživatelský přístup s možností omezení na vybrané části administrace, aby základní správce obsahu mohl editovat jen tu sekci, která mu byla přidělena. Následně jeho změny schválí/zamítne nadřízený uživatel, který je o změnách automaticky informován. Součástí nabídky dodávaného systému by mělo být vytvoření wireframe konceptu pro portál a jeho jednotlivé rozšiřující moduly / aplikace, který by pak sloužil jako jedno z hodnotících kritérií dodávky (kvalita a koncepčnost). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [47]

48 Obrázek 2 - Systém pro správu webového obsahu Součástí produktu IBM WebSphere Portal je systém pro správu webového obsahu IBM Web Content Management (WCM). Obsah se zadává pomocí autorských šablon, do jejichž polí se vypisují data, připojují obrázky a podobně. Data takto zadaná se zobrazují prostřednictvím publikační šablony, která zpravidla zobrazuje pouze podmnožinu zadaných dat (například jeden článek se v přehledu článku objeví jen jako nadpis plus perex, a až po otevření článku se zobrazí další data tělo článku, obrázek, odkazy apod.). Součástí WCM je základní workflow, které umožní vytvořit schvalovací proces nad články (schváleno, zamítnuto, publikovat, archivovat). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [48]

49 Obrázek 3 - WCM pokrývá celý proces správy webového obsahu IBM Web Content Management je software, který zajistí, že informace budou: Vytvořeny přímo ve WCM, získány z externích zdrojů nebo kombinací obou způsobů; Ukládány a spravovány v knihovně WCM a využívat její možnosti (verzování, schvalovací workflow a podobně); Zabezpečeny proti přístupu ze strany neautorizovaných osob; Publikovány podle příslušných pravidel na webových stránkách (v IBM WebSpehre Portalu); Umožňovat přechod mezi různými prostředími (vývoj, staging, produkční systém). Zobrazovány podle zvolených prezentačních šablon s případnou uživatelskou personalizací Realizace nové portálové infrastruktury bude spojena s vytvořením nového vzhledu portálu (Corporate identity) a migrace stávajícího obsahu. B) Diskuzní fórum s automatickou kontrolou výrazů blíže občanům V rámci portálu bude vytvořeno veřejné diskuzní fórum. Cílem je vytvoření prostoru pro zakládání veřejně přístupných témat a diskuzí. Diskuzní témata budou zakládána administrátorem portálu, pracovníkem úřadu. Příspěvky v rámci témat budou vkládat registrovaní uživatelé portálu. Součástí systému pro diskuzní fóra bude automatická detekce nevhodných výrazů a možnost moderování diskuzí administrátorem portálu (nezobrazování/smazání příspěvků). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [49]

50 C) Rezervace schůzky s úředníkem V současné době existuje systém umožňující rezervaci termínů schůzky pouze s živnostenským odborem. Nový systém sjednotí sjednávání schůzek s úředníkem napříč úřadem, snadnější práci s aplikací, větší provázanost s kalendářovou službou. Rezervované schůzky budou synchronizovány s hlavním Exchange serverem, budou tedy zobrazeny v kalendářích jednotlivých úředníků. Aplikace bude realizována v rámci nového portálu s využitím technologie J2EE. Aplikace bude komunikovat s MS Exchange serverem. Součástí realizace bude nutná jeho rekonfigurace. D) Automatický export veřejných smluv ze stávajících systémů na portál V rámci portálu bude vytvořena aplikace obsahující možnost náhledu do databáze veřejných smluv. Aplikace bude implementována jako portálová. Data budou exportována ze systému Proxio do databáze portálové aplikace. Exportované smlouvy budou automaticky anonymizovány, budou odstraněny neveřejné údaje. V rámci aplikace bude možné vyhledávání smluv dle základních kritérií (odbor, oblast, platnost, apod.). E) Virtuální portál pro dokumenty spojené se zastupitelstvím/komisemi/radami Z důvodů usnadnění prezentace důležitých informací bude na portálu vytvořena oblast určená pro rychlou publikaci dokumentů ze zasedání Zastupitelstva, Rad a Komisí. Tato oblast bude rozdělena do dvou částí. První bude veřejná a budou na ní automaticky přenášeny veškerá usnesení, stanoviska a výzvy, na kterých se daná Komise / Zastupitelstvo / Rada usnesla. Druhá část pak bude tzv. chráněné místo, kde budou k dispozici veškeré podklady a dokumenty, které nejsou určeny pro veřejnost a to obvykle z důvodu zákonem vyžadovaného utajení nebo se jedná o rozpracované dokumenty před schválením. O obsluhu dokumentů se bude starat správce portálu, případně vybraný pracovník úřadu. Obě oblasti budou řešeny jako virtuální portál v rámci portálové infrastruktury. Dokumenty budou publikovány pomocí integrovaného systému pro správu webového obsahu. K jednotlivým dokumentům budou definována přístupová oprávnění dle požadavků. G) Systém automatické informovanosti občana V současné době je velkým problémem najít ty informace, které občan právě potřebuje a poskytnout mu je, aniž by byl zatěžován informacemi, které jsou pro něj nedůležité. Z tohoto důvodu bude v rámci portálu zavedena služba automatického informování občana, do které se bude moci občan zaregistrovat a nadefinovat si oblast informací, které jej zajímají. Tato oblast bude jak po stránce typu informací, tak po stránce lokality. Např. není pro občana důležité vědět o prováděném čištění ulice v 5 km vzdálené části obvodu. Je pro něj ale důležité vědět, že dojde k čištění jeho ulice, kde parkuje svůj automobil. Po zaregistrování a Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [50]

51 vybrání oblastí, které občana zajímají, bude systém automaticky rozesílat na zadaný veškeré relevantní novinky, které se na portálu budou vyskytovat. Základní oblasti informování budou: Údržba komunikací a zeleně Pro zvýšení informovanosti občanů bude na portálu umístěna aplikace s plánovanými termíny čištění komunikací a zeleně. Návštěvník portálu si bude moci najít, v jakých termínech budou čištěny komunikace, případně v jakých termínech je plánována údržba zeleně. Dopravní informace Oblast s aktuálními dopravními informacemi, jako jsou plánovaná dopravní omezení, aktuální nehody, aktuální snímky z dopravních kamer, aktuální obsazenost parkovišť P+R. Kulturní / sportovní akce Oblast informování o kulturních a sportovních akcích, které Městská část pořádá pro své občany a to jak akce, které realizuje sama nebo které pouze zaštiťuje. Jednotlivé akce budou děleny do kategorií dle jejich zaměření, aby odpovídaly výběrům, které si občan může ve svém profilu pro odběr nadefinovat. 3) Vybudování bezdrátového připojení k portálu pro návštěvníky úřadu Dle současných předpisů jsou dány oblasti vyřízení, které není možné vyřídit bez nutnosti návštěvy úřadu. V určitých směrech je možné zajistit alespoň přípravu podkladů prostřednictvím interaktivních webových formulářů, které uloží data již přímo na úřadě. Rovněž se stává, že občan při návštěvě úřadu / úředníka zjistí, že je zapotřebí vyplnit ještě nějakou žádost (tiskopis) popřípadě navštívit ještě další odbor. V takovém případě je vhodné mít možnost přístupu k elektronické podobě formulářů i na úřadě, aby bylo možné si v rámci vzájemného ušetření času stráveného na úřadě vše vyplnit online. Z tohoto důvodu je zapotřebí zajistit přístup k portálu Městské části. Zajištění přístupu k portálu na úřadě je v dnešní době nejsnazší realizovat prostřednictvím WIFI připojení - vybudování WIFI sítě na úřadě pro připojení občanů. Tato WIFI síť bude sloužit pro připojení pouze na venkovní portál. Cílem je zajistit maximální bezpečnost úřadu, což bude možné realizovat prostřednictvím oddělené virtuální sítě, do které budou jednotlivé přístupové body napojeny. Tato síť bude nezávislá a logicky oddělená od sítě úřadu. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [51]

52 V rámci vybudování bezdrátového připojení je zapotřebí dodávka hardwarových komponent plně kompatibilních se stávajícím síťovým prostředím (Cisco infrastruktura). Koncentrátor provozu WiFi vybavený PoE + Wireless Switch, který bude řídit jednotlivé Light Access Pointy (AP). AP budou dvoukanálové bezdrátové přístupové body Single Radio a/b/g Access Point. Všechny AP budou napájeny Power over Ethernet. Požadovaná funkcionalita WiFi sítě kdy připojení k wifi bude vázáno na autorizaci, která umožní klientovi připojení do lokální sítě úřadu. Pokud autorizace neproběhne, nebude mít klient přístup do místní sítě bude nasměrován pouze do internetu. Doporučený počet AP pro pokrytí úřadu je 8 kusů Single Radio a/b/g Access Point Tech spec: 1xRJ-45 autosensing 10/100 PoE port(ieee Type 10BASE-T, IEEE 802.3u Type 100BASE-TX, IEEE 802.3af PoE), Duplex: half or full; 1xRJ-45 serial console (only for debugging) port. Koncentrátor PoE + Wireless Switch Tech spec: Min 24xRJ-45 auto-negotiating 10/100/1000 ports, Media Type: Auto-MDIX, Duplex: 10BASE-T/100BASE-TX: half or full; 1000BASE-T: full only; 4xSFP dual-personality ports, Duplex: full only, extended module slots; RJ-45 serial console port. Zařízení bude nainstalováno do prostor úřadu a připojeno ke stávajícímu rozvodu síťové infrastruktury, v případě nutnosti bude infrastruktura úřadu rozšířena o strukturovaný kabelážní systém FTP. 4) Automatická SMS brána pro možnost rozesílání rychlých a důležitých informací Rychlé informování občana např. o změně stavu jeho požadavku na vyřízení pasu, občanského průkazu apod. je vhodné realizovat prostřednictvím automatického zaslání sms zprávy na mobil občana ve chvíli, kdy je požadavek vyřízen nebo pokud nastane potřeba dodání dalších informací. Aby bylo možné rozesílat a přijímat SMS zprávy je nutné připojení k mobilní síti jednoho z operátorů a instalace některého ze softwarových produktů. Výše uvedené podmínky splňuje např. softwarový produkt OZEKI NG SMS gateway, který může být nainstalovaný, jak na uživatelském počítači, tak serveru i jako přídavný modul MS Exchange Zavedením tohoto řešení bude firemní komunikace účinnější a efektivnější, posílání SMS zpráv bude k dispozici pro všechny zaměstnance. Výhody implementace služby rozesílání SMS zpráv: Časově a finančně efektivní; Zajištěna dostupnost v krizových situacích; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [52]

53 Umožňuje obousměrnou komunikaci; Zlepšuje firemní komunikaci a efektivitu snížením doby odezvy; Je k dispozici funkce -TO-SMS; Pomáhá udržet kontakt se zákazníky a partnery diskrétním, ale účinným způsobem; Poskytuje konkurenceschopnost na trhu; Zlepšuje vztahy s veřejností svým rychlým a konkrétním přístupem. Pokud jsou splněny všechny potřebné podmínky uvedené výše, může se začít budovat konkrétní SMS systém založený na OZEKI NG SMS gateway. Jak bude celý systém fungovat, nejlépe ukazuje obrázek. IP adresa serveru, na kterém je instalovaný OOZEKI NG SMS musí být registrována a zapsáná v Exchange Uživatel odešle zprávu ve stejném klientském prostředí jako běžný . Vestavěná OZEKI SMS gateway přímo v Exchange 2010 serveru zpracuje a odešle zprávu jako zprávu SMS na dané mobilní zařízení. Je také možné odesílat SMS zprávy z mobilních telefonů do firemních IT systémů. OZEKI NG SMS gateway se připojuje k SMTP serveru MS Exchange a pošle příchozí SMS zprávu jako běžný . OZEKI NG SMS Gateway je licencován dle odeslaných SMS za minutu (10 sms za 1 minutu, 30 SMS za 1 minutu atp.). Doplnění ex ante analýzy: V průběhu specifikace, která probíhala ještě po podání žádosti, bylo využití brány rozšířeno na pokrytí rozesílání zpráv v krizových situacích, informování občanů o plánovaných akcích a o neočekávaných událostech, které mají přímý dopad na jejich život. Pro hromadné rozesílání tohoto rozsahu globální informování občanů v co nejkratší dobu je 10SMS / min nedostačujících touto rychlostí by trvalo rozeslání informací občanům neakceptovatelně dlouhou dobu a nebylo by možné zajistit co nejširší použití této služby. 5) Systém pro správu elektronických dokumentů Vytvoření komplexního jednotného centrálního úložiště elektronických dokumentů. Existuje několik systémů pracujících s elektronickými dokumenty. Tyto systémy řeší správu a ukládání dokumentů ve vlastní režii. S takovýmito dokumenty není možné pracovat jinak než z rozhraní systému, kde jsou dokumenty uloženy. Další nevýhodou tohoto řešení je Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [53]

54 nejednotná správa dokumentů, omezené možnosti práce s dokumenty, nesplnění požadovaných platných zákonů (zákon o archivnictví, ochraně osobních údajů) a další. Pro účely zřízení bezpečného chráněného úložiště elektronických dokumentů je aktuálně koncepčně nejvhodnější využít stávající licenci a nasazení DMS AIP SAFE a dále jej rozšířit o nové funkcionality. Systém by měl sloužit pro potřeby ukládání dokumentů, přístupu k nim a k využití v ostatních provozovaných aplikacích. Jádrem by bylo bezpečné úložiště dokumentů umožňující, jak přístup k dokumentům pro jiné systémy, tak i přímo pro uživatele. Vhodnou součástí by pak měla být především oblast pro digitální stavební archiv (údržba a rozšiřování). Dále podpora integrace do portálu a portálových aplikací, možnost propojení svázání se stávajícími agendovými systémy, vazbu na skenovací zařízení, archivaci, bezpečnost a auditní funkce, definování oběhu dokumentů (workflow). Součástí musí být systém pro definování a řízení oběhu dokumentů workflow systém. Tento systém umožní definování pravidel oběhu dokumentů, jejich implementaci a využití v rámci celého úřadu přímo nebo prostřednictvím dalších. Systém AIPS SAFE obsahuje následující vlastnosti, přičemž pro potřeby projektu jsou vlastnosti / funkcionaliy označeny textem Ano. Tabulka 6 Funkcionalita systému AIPS SAFE SAFE Licence Vyjmenovaní uživatelé 150 Celkový počet uživatelů SAFE. SAFE Úložiště Celkem pro počet současných uživatelů 30 Celkový počet uživatelů SAFE, kteří mohou se SAFE pracovat současně. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [54]

55 Archiv Server (základní služby) Importní služba Ano Ano Základní služby (jádro) systému SAFE zajišťující: 1. Webové uživatelské rozhraní, využití protokolů http a https 2. Ověření uživatele při přihlášení do systému jménem a heslem nebo autentizací vůči doméně. 3. Správa uživatelských práv 4. Zavádění dokumentů do systému, vkládání a editace jejich popisných dat a připojených souborů (za pomoci asociované aplikace). 5. Evidence a kategorizace dokumentů a jejich systematické roz-členění, povinná a nepovinná popisná data dokumentu. 6. Automatické verzování dokumentů, možnost návratu k předchozím verzím, nastavení počtu uchovávaných verzí. 7. Vyhledání a třídění dokumentů (dle typu a kategorie dokumentu a dle popisných dat.) 8. Tisk seznamu dokumentů, jejich popisných dat a připojených souborů dokumentů Modul pro import objektů z XML souborů v předem definovaném formátu do SAFE a validaci importovaných dat. Konverzní modul Ano Modul pro úpravu vstupních dat do tvaru optimálního pro realizaci importu dat do SAFE. Datové úložiště typu File systém Ano Modul pro ukládání datových souborů, které jsou součástí dokumentů v SAFE, do souborového systému (filesystem). Datové úložiště typu Databáze Ne Modul pro ukládání datových souborů, které jsou součástí dokumentů v SAFE, do databáze. Datové úložiště typu Kontejnery Ne Modul podle vybraných pravidel (počet, objem, čas) vytváří kontejnery jako metastruktury pro ukládání datových souborů. Migrace dat na pásky Ano Modul pro řízené ukládání souborů na magnetické pásky a jejich zpětné načítání do SAFE. Soubory jsou uloženy v kontejnerech vytvořených nástroji zálohovacího systému Legato, který není součástí dodávky modulu. Migrace dat do archivu SAFE Ano Modul pro migraci dat do jiného systému SAFE. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [55]

56 LDAP modul Ano Modul pro synchronizaci uživatelů SAFE s ostatními systémy prostřednictvím protokolu LDAP (ukládání a přístup k datům na adresářovém serveru). Kerberos - autentifikace Ne Modul pro autentifikaci a autorizaci uživatelů prostřednictvím síťového autentizačního protokolu Kerberos. Konektor LUCENE Ano Konektor na fulltextový engine LUCENE Fulltextové vyhledávání v připojených souborech (LUCENE) Ano Modul umožňující zapojení utilit LUCENE pro indexaci a vyhledávání v datových souborech vybraných typů uložených jako součást dokumentů v SAFE. Fulltextové vyhledávání v metadatech (LUCENE) Ano Modul umožňující zapojení utilit LUCENE pro indexaci a vyhledávání v metadatech dokumentů uložených v SAFE. Dávkové vyhledávání Ne Modul pro hromadné vyhledání dokumentů na základě souboru obsahujícího definovaný výčet metadat. Dávkový export Ne Modul pro export objektů vybraných dle předdefinovaných kritérií do různých výstupních formátů (např. XML, HTML, ZIP nebo PDF). Export do PDF Ano Modul pro export dokumentu uloženého v systému SAFE ve formátu PDF. Export do PDF s digitálním podpisem Ano Modul pro export dokumentu uloženého v systému SAFE ve formátu PDF s digitálním podpisem. Odesílání objektu (ů) em Ano Modul umožňující zařadit dokumenty uložené v SAFE do Mého výběru a odeslat na ovou adresu uživatele. Multijazyčnost Ne Možnost využívat systém v různých jazykových mutacích Grafické statistiky rozhraní Ano Rozhraní na program Jasper Reports, který umožňuje vytváření a tisk sestav ze systému SAFE. Sestavy jsou vytvářeny dle zadaných výběrových kritérií a mohou být v SAFE uchovávány. Složky - stromeček Ne Modul umožňující zobrazování dokumentů v hierarchicky vytvářených adresářových složkách. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [56]

57 Přímá editace souborů Ne Modul umožňující uživateli v prostředí SAFE rezervovat v SAFE uložený soubor, editovat ho z prostředí editoru spuštěného na pracovní stanici a soubor následně z tohoto editoru uložit přímo do úložiště SAFE. Složky - skupiny zobrazení Ne Modul umožňující zobrazování dokumentů ve virtuálně vytvářených složkách. Adresář Ne Modul umožňující ukládání a práci s informacemi o osobách a subjektech (organizacích). Zastupování Ano Modul umožňující využívat absolutní zastupování uživatelů pro práci s dokumenty uloženými v SAFE. View integrace Ano Rozhraní SAFE na databázové pohledy (view) využívané pro integraci s jinými aplikacemi. IIOP CORBA rozhraní Ne Rozhraní SAFE na IIOP CORBA, tj. na jazykově nezávislý objektový model včetně specifikace pro vývojové rozhraní distribuovaných aplikací. SOAP WebServices rozhraní Ano Rozhraní systému SAFE na SOAP WebServices, tj. na protokol pro výměnu zpráv založených na XML přes protokol http, využívané pro integraci s jinými aplikacemi. SAFE Workflow Celkem pro počet současných uživatelů 50 Celkový počet uživatelů SAFE, kteří mohou v prostředí SAFE využívat řízení pracovních toků (workflow). WF server Ano Jádro systému SAFE umožňující realizaci řízení procesů (workflow). WorkFlow modul Ano Procesní modul řešící definovanou množinu úkolů (typicky agenda smluv, agenda faktur, agenda ISO dokumentace). Podpisy Ano Modul implementující řešení workflow metodou Podpisů (razítek) systému SAFE. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [57]

58 Hlídací pes Ano Modul pro plánování jednorázových a pravidelně opakovaných úkolů, vytvořený úkol promítne zpracovateli do jeho pracovní složky s možností upozorňování na úkol em. Safe tree Ano Modul implementující řešení workflow metodou SafeTree systému SAFE. Odesílání avíza em Ano Modul pro generování souhrnných zpráv o úkolech uživatele do jednoho u. Odesílání souhrnného avíza em Ano Modul pro upozorňování uživatele SAFE na úkol odesláním u. Zastupování Ano Modul umožňující využívat zastupování uživatelů v rámci workflow implementovaných v SAFE. SOAP - WebServices rozhraní Ano Rozhraní workflow implementovaných v SAFE na SOAP WebServices, tj. na protokol pro výměnu zpráv založených na XML přes protokol http, využívané pro integraci s jinými aplikacemi. SAFE Aplikace Online skenování Vytěžovací a rozpoznávací aplikace / čárový kód Vytěžovací a rozpoznávací aplikace OCR Ano Ano Ne Modul pro skenování přímo z prostředí systému SAFE. Modul pro vytěžování a rozpoznávání čárového kódu v naskenovaných obrazech dokumentů. Modul pro vytěžování a rozpoznávání znaků v naskenovaných obrazech dokumentů. Vytěžování ů Ne Modul pro vytěžování příchozích ů v jedné schránce elektronické pošty. Zpracovávané ové schránky Ne Modul rozšiřující vytěžování příchozích ů na více než jednu schránku elektronické pošty (pokud je použit, udává se počet dodatečných ových schránek). Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [58]

59 Příchozí odchozí pošta Spisovna (neautorizovaná) Podepisování souborů osobním certifikátem SAFE DS (včetně jednoho konektoru k ISDS) Ne Ne Ne Ano Modul pro evidenci příchozí a odchozí pošty organizace. Modul pro správu spisovny organizace. Modul pro podepisování souborů osobním certifikátem přímo z prostředí systému SAFE. Modul komunikace s informačním systémem datových schránek (ISDS) a správa zákazníkovy datové schránky. Další konektory k ISDS Ne Modul rozšiřující komunikaci s datovými schránkami na více než jednu datovou schránku (pokud je použit, udává se počet dodatečných datových schránek). 6) Digitalizace stávajícího stavebního archivu Digitalizace stavebního archivu umožní fyzickou ochranu listin před poškozením a hlavně efektivnější práci se stavebními dokumenty. Základ digitálního stavebního archivu bude tvořen v rámci AIP SAFE. Bude vytvořena oblast pro ukládání digitalizovaných stavebních dokumentů. Vlastní stavební dokumentaci bude nutné digitalizovat v prostorách archivu. Digitalizace bude prováděna ve spolupráci s pracovníky stavebního odboru. Cílem je zdigitalizovat pouze určenou část stavební dokumentace, která bude určena pracovníky stavebního archivu s ohledem na zkušenosti s potřebami občanů. V současné době je dle odhadů zapotřebí digitalizovat archiv o velikosti cca 1,5 mil. A4 (přepočteno na formát A4), velká část archivu je tvořena velkoformátovými dokumenty výkresy. Pro práci s digitálním archivem stavební dokumentace bude vytvořeno uživatelské rozhraní, které umožní vyhledávání, export, tisk a další operace s dokumenty. Toto rozhraní bude obsahovat technologii elektronického podpisu a časového razítka v souladu s požadavky zákona o elektronických dokumentech. Digitalizace současného archivu bude probíhat hromadně prostřednictvím dodavatele služeb, který má s obdobnou digitalizací prokazatelné zkušenosti. Cílem je zrealizovat prvotní digitalizaci co nejdříve s minimálním dopadem na časové zatížení pracovníků stavebního odboru. Vzhledem k těmto skutečnost se předpokládá délka realizace digitalizace archivu na období 12 měsíců od zahájení prací. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [59]

60 7) Zřízení skenovacího místa v prostorách úřadu pro převod nově příchozích dokumentů do digitální podoby Součástí digitalizace je zřízení skenovacího místa pro následnou průběžnou digitalizaci nových dokumentů. Pro skenovací místo je zapotřebí počítat s velkoformátovým skenerem, který bude schopen skenovat i formáty A0 (pro potřeby map a jiných dokumentů stavebního archivu. Jeden skener se připojuje k jednomu řídícímu počítači a LCD monitoru + je třeba skenovací aplikace. Řídící počítač a skenovací aplikace (jsou součástí ceny) se používá pro obsluhu skeneru a dále připojení do spisové služby, nebo přímo do uložiště dokumentů. Vzhledem k širší možnosti využití (např. pro potřeby autorizované konverze dokumentů) doporučujeme kvalitní modely skenerů např. Velkoformátový skener CANON třídy Gx+ T42. Základní parametry velkoformátového skeneru jsou: Snímání velkoformátových dokumentů až do 42" (max. šířka skenovaného obrazu) 48" max. šířka dokumentu. Délka obrazu není omezena. Rychlost skenování až 6" za sekundu Schopnost snímat neohebné předlohy až do tloušťky 20mm Optické rozlišení dpi Kompatibilita se softwarovým prostředím úřadu (možnost napojení na AIP SAFE, který je použit pro oběh dokumentů) Šetrné skenování dokumentů při skenování nesmí dojít k poškození dokumentu (součástí hodnocení budou bezpečností prvky skeneru zajišťující ochranu dokumentů) Barevná hloubká 48 bitů. Konfigurace Plug and Play, připojení přes USB 2.0. Okamžitý start 2D osvětlovací systém Skenovací aplikace pro velkoformátový skener: české uživatelské rozhraní Výstupní formát obrazu alespoň JPG, TIFF, PDF Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [60]

61 možnost předdefinovat různé skenovací profily možnost definovat pojmenování obrazu dle potřeb podpora ICC profilů Dokumentový skener: duplexní barevný skener až do formátu A3 automatická podavač pro min. 100 listů optické rozlišení min. 600dpi rychlost snímání min. 40 listů/min možnost snímání ze skla (pro neohebné předlohy) kontrolní senzory proti vícenásobnému podání zabudovaná funkcionalita VirtualRescan či obdobná rozhraní USB 2.0 Skenovací aplikace pro dokumentový skener: české uživatelské rozhraní Výstupní formát obrazu alespoň JPG, TIFF, PDF zabudované imageprocesingové funkce (alespoň narovnání a ořez obrazu, potlačení pozadí, vylepšení obrazu, řízení jasu a kontrastu, dynamické prahování, atd.) Možnost tvorby popisných dat dle předdefinovaných položek (indexace) Možnost čtení čárových kódů a pojmenování obrazu dle jejich hodnoty možnost přímého uložení výstupních dat přímo do spisové služby či DMS Zobrazovací jednotka -monitor (2ks): min. 24 LCD monitor s LED podsvícením rozlišení 1920 x 1080pix. Kontrastní poměr min :1 DVI a HDMI rozhraní Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [61]

62 Řídící počítač (2ks): ke každému skeneru bude dodán řídící počítač s odpovídajícím výkonem, včetně operačního systému a na kterém bude nainstalována příslušná skenovací aplikace počítač bude možno následně propojit do příslušného segmentu sítě úřadu V rámci této činnosti bude vytvořen SW na zakázku (popřípadě zakoupena licence). SW má za úkol načíst data ze scanneru, provést základní úpravy obrazu pro zvýšení čitelnosti, napojení se na digitální archiv a spolu s metadaty provést uložení do archivu s označkováním. V současné chvíli je možné toto realizovat prostřednictvím několika samostatných SW. 8) Elektronické vývěsní tabule Pro zpřístupnění vybraného obsahu webového portálu (primárně úřední deska a další důležité informace, které jsou sdělovány občanovi), je vhodné zřízení elektronických vývěsních tabulí. Výhody: Rychlé (či automatické) přidávání dokumentů z úřední internetové adresy; Automatická aktualizace respektive přidávání nových typů dokumentů a odborů. Systém se skládá z: Centrálního serveru úřední desky; Komunikační síť opírající se o intranet / internet.; Interaktivního klient boxu s obrazovkou. 2 kusy elektronická vývěsní tabule Informační systém určený do vnitřních veřejných prostor v provedení Anti vandal LCD monitor a BSS box jsou je připevněni na stěně v ochranném rámu za bezpečnostním sklem Interaktivita je zajištěna pomocí 5. ovládacích kláves v nástěnném popřípadě sloupovém Anti-vandal provedení Totem. Možnost připojení k internetové síti: UTP kabel, Wi-fi, popřípadě možnost objednání modulu GSM operátora Centrální server úřední desky Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [62]

63 o Centrální server systému může být umístěný v prostorách provozovatele anebo v pronajatém serverovém prostředí (server hosting), o Centrální systém běží na platformě Python a Java na operačním systému Linux, o Centrální systém bude umístěný v klimatizované místnosti se zálohováním, o Zdroje napětí s dalšími servery odběratele. Do pořízení serveru je započtena podpora provozu a rozšířená záruka se servisem pro období 5ti let tzn. doba udržitelnosti projektu. V případě, že by tato služba nebyla objednána, mohlo by v průběhu projektu dojít k ukončení celkové podpory a v případě, že by se následně vyskytly komplikace, tak by došlo k neplánovaným výdajům, které by mohly v konečném důsledky i přesáhnout pořizovací cenu. Interaktivní klient box s obrazovkou o Koncová interaktivní zařízení, zobrazující informace z centrálního serveru. Zobrazovací klient box je interaktivním prvkem systému. To znamená, že umožňuje uživatelům aktivní vyhledávání v databázi MČ dle zadaných kritérií, o Je postavený na zařízení, které je podobné embeded PC a ve kterém běží operační systém Linux specifické distribuce a aplikací pro zobrazení obsahu na obrazovkách a komunikaci s centrálním systémem, o Klient box současně zajišťuje v případě výpadku internetové sít dále kontinuální zobrazování informací na obrazovce úřední desky. Elektronické vývěsní tabule bude umístěna na Městský úřad. Při instalaci úřední desky před budovou bude zapotřebí provést technické úpravy a vytvoření mechanické konstrukce, jejíž náklady byly započteny do pořizovací ceny. Jedná se o SET desky včetně nosné a krycí konstrukce. Systém je koncipován tak, že v případě potřeby dalšího umístění stačí nainstalovat další vývěsní elektronickou tabuli, která se propojí s centrálním ovládacím serverem prostřednictvím internetové konektivity. Úřední deska výlohový klient systém Informační interaktivní systém určený k umístění za výlohu; BSS box včetně monitoru jsou připevněni na podlahovém stojanu; Interaktivní ovládání systému pomocí dotykových senzorů, které jsou nalepeny na vnitřní straně; Výlohy; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [63]

64 Možnost připojení k internetové síti: UTP kabel, Wi-fi, popřípadě možnost objednání modulu GSM operátora. 9) Elektronické interaktivní formuláře Typickým místem využitelnosti elektronických formulářů, které budou dostupné na webu a které budou data ukládat přímo do centrální databáze na úřadě, jsou grantové formuláře na sociálním odboru. Kromě toho, pak na oddělení přestupků ohlašování a na oddělení matriky různé žádosti o změny, které jsou vyřizovány nejčastěji. Systém bude podporovat dva typy formulářů: Místní formuláře a dotazníky určené pro sběr informací a žádostí od občanů o Formuláře budou vytvářet vyškolení pracovníci MČ na základě připravených typových šablon, případně je možné tvorbu těchto formulářů realizovat jako službu, o Součástí instalace bude příprava pěti kompletních typových formulářů (šablon) a vyškolení 10 pracovníků MČ na jejich úpravy a přípravu nových formulářů, o Formuláře budou publikovány na internetovém portálu MČ, po zadání dat a jejich validaci, budou data formu-láře budou uloženy do DB (datová věta ve formě XML pro integraci s DMS bude dostupná přes webservice), o Uložená data v DMS budou následně využita při příchodu žadatele na úřad a validována pro další proces zpracování odpadne tedy ruční zpracování vyplněných formulářů. Vývěska publikace opakovaných informací podobného typu zadávaných úřadem (např. usnesení) 10) Technologie projektu Celý projekt je převážně koncipován jako převod části agend a informací z papírové do elektronické podoby s napojením na občana vybudování rozhraní, přes které bude moci občan z pohodlí domova přistupovat k co nejširšímu množství informací a bude moci sám některé úkony okamžitě zrealizovat popřípadě si je připravit pro jednání. Následující schéma zobrazuje finální stav technologie, do kterého by jej měl dovést tento projekt. Červeně je pak popsána ta část technologií, která bude v rámci tohoto projektu pořizována a implementována. Uvedená technologie je nezbytná k provozu nových SW aplikací umožňujících vzdálený přístup občana a jeho informovanost. Obrázek 4 Síťová rovina technologického návrhu Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [64]

65 Pracovní stanice MEPNET Řídící SW páskové knihovny Sunfire X4240 6x2,46Ghz, 32GB Sunfire X4240 6x2,46Ghz, 32GB Sunfire X4240 6x2,46Ghz, 32GB Pásková knihovna Sun Storage Tek TB Rozšíření 4TB Skenovací pracoviště SMS brána Logicky oddělený switch WiFi pro občana na úřadě WiFi pro občana na úřadě 11) Aplikační koncepce projektu Aplikačním cílem je sjednocení vyřizování potřeb občanů do místa, kde si je mohou řešit z domova. Tímto místem je internet. Veškerá provázání a agendy je tedy zapotřebí provázat a koncentrovat na nový webový portál. A to buď přímým vytvořením funkcionality nebo provázáním se stávajícím systémem prostřednictvím aplikačních konektorů. Obrázek 5 Aplikační koncepce projektu Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [65]

66 IBM web sphere portal Rezervace času úředníka Automatický import veřejných smluv Portál pro úřední dokumenty spojené se zasedáním Diskuzní fórum Systém automatické iformovanosti občana Administrace řízená dle zařazení ve struktuře úřadu Microsoft Windows 2008R2 Domain controller Aplikační rozhranní Microsoft Exchange server 2010 Ozeki NG SMS gateway Fluidnet server (elektronická úřední deska) Proxio agendio AIP safe Digitální archiv Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [66]

67 12) Diskové uložiště V současné době se používá diskové uložiště Sun Storage Tek 2540, 2U diskové pole, 2x řadič (2 FC porty), 2x512 cache, 12x 300GB SAS HDD. Pro digitalizaci archivu bude zapotřebí kapacitu rozšířit nejméně na dvojnásobek prostřednictvím expanzního modulu STK Expansion Tray - 2 SAS I/O Ports; G-12x300/15-2EU-AC-RR. V rámci instalačních prací na datovém poli a implementace datového pole vč. SW je odhadová časová náročnost následující: 13) WIFI Pro vybudování WIFI sítě na úřadě lze využít centralizované řešení např. na bázi produktů HP. Jádrem řešení může být například HP A G-PoE + Wireless Switch, který řídí jednotlivé Light Access Pointy (AP). Slouží především k rozdělení komunikačních kanálů, řídí vysílací výkon, zajišťuje autentizaci uživatelů a další činnosti potřebné pro bezproblémový a bezpečný chod WIFI sítě. Jako tenké přístupové body navrhujeme instalovat dvoukanálové bezdrátové přístupové body HP A-WA2110 Single Radio a/b/g Access Point. Všechny AP budou napájeny Power over Ethernet. Pro zapojení přístupových bodů navrhujeme vybudovat strukturovaný kabelážní systém FTP. Při pokrývání WIFI signálem bude kladen důraz na zasedací místnosti a kanceláře uvolněných zastupitelů. Připojení k WIFI bude vázáno na autorizaci, která umožní klientovi připojení do lokální sítě úřadu. Pokud autorizace neproběhne, nebude mít klient přístup do místní sítě bude nasměrován pouze do internetu. Počet AP: 8 kusů; Doporučený typ vysílačů: HP A-WA2110 Single Radio a/b/g Access Point; Doporučený koncentrátor HP A G-PoE + Wireless Switch. Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [67]

68 14) Server V rámci zachování současné struktury a ujednocení HW je vhodné doplnění dalšího serveru shodného s těmi, které jsou již nyní v sítě používány; Doporučená konfigurace: HP ProLiant DL380 (2x AMD 12core CPU 2,6, 128GB RAMM, 2x 600GB SAS 10k, P410/1GB, 2x zdroj, záruka 5 let oprava NBD) + VMware vsphere Enterprise for 1 Processor 1yr 9x5 Support License Zapojení do již provozovaného virtuálního centra VMware ESX (licence VMware ESX); Záruka po celou dobu udržitelnosti projektu. 15) Zálohování Zálohování a obnova neomezeného počtu virtuálních strojů v prostředích VMware, Microsoft Hyper-V, Citrix XenServer a Parallels. Záloha kompletních virtuálních strojů bez agentů. Umožňuje zálohovat virtuální stroje bez instalace individuálních agentů na každý virtuální stroj. U serverů založených na ESX nebo Hyper-V umožňuje bez agentů zálohu souborů, svazků, virtuálních disků a celých virtuálních strojů, a to vše z centralizované management konzole. Vysoký výkon a optimalizované zálohování všech hlavních virtualizačních platforem. Virtuální aplikace je možné zabezpečit s jednou aplikací. Poskytuje flexibilitu pomocí snadné migrace mezi fyzickými a virtuálními prostředími. Součástí je neomezený počet migračních licencí pro přenos z fyzického stroje na virtuální. Eliminace kopií záloh stejných dat z více počítačů vede k podstatným úsporám nákladů na úložiště a zvýšení propustnosti sítě. Deduplikaci dat lze provádět na zdrojovém nebo cílovém stroji a může být prováděná na úrovni souborů nebo bloků. Klíčové vlastnosti Rozšiřitelná architektura; Nová architektura umožňuje podporu až tisíců strojů zálohovaných na vícenásobný počet Storage Nodů; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [68]

69 Obnova celého systému, jednotlivých souborů nebo složek; Provedení kompletní obnovy, nebo obnovy jen jednotlivých souborů a adresářů; Bezpečnost dat zajištěná technologií šifrování; Pokročilé plánování záloh se správou založenou na politikách; Podpora po celou dobu udržitelnosti projektu. Doporučený zálohovací SW zvolen SW od společnosti Symantec - Symantec backupu SW Enterprise včetně SLA podpory a aktualizací na dobu 5 let: Backup & Recovery 10 Advanced Server Virtual Edition 3 licence pro 3 fyzické servery. Vlastní zálohovací SW musí být provozován na samostatném fyzickém serveru. Tak je tomu ale již nyní (není zapotřebí další fyzický server). 16) Exchange server Jedná se o technologickou změnu, která je nezbytná pro správnou a bezproblémovou funkčnost všech částí nové portálu, který bude poskytovat občanům výrazně vyšší komfort a více možností, jak si své potřeby vyřídit bez nutnosti fyzické přítomnosti na úřadu ve kteroukoliv hodinu (24 hodin denně 7 dní v týdnu). Požadavky na nákup exchange - upgradovat doménu z verze 2003 na verzi 2008 (je zapotřebí provést přejmenování domény v současné době se v názvu domény vyskytuje znak podtržítko ). 2x windows 2008, 1x exchange server CAL; migrace domény a následně současného exchange (2003) na nový. Upgrade domény a Exchange nelze realizovat v tzv. In-place modu. Pro samotnou činnost to znamená, že je potřeba vyčlenit další odpovídající hardware, není možné provádět upgrade ve stejných hardwarových prostředcích. Tato podmínka je způsobena rozdílnou bitovou verzí jednotlivých verzí. Samotná činnost vyžaduje splnění dalších podmínek, jak pro Active Directory, tak pro prostředí. Požadavky na Active Directory V rámci každé Active Directory Site, kde bude instalován Exchange 2010, musí být minimálně 1x Global Catalog postaven na Windows 2003 Service Pack 2; Active Directory musí být přepnuta do režimu Windows Server 2003 forest functionality ; Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [69]

70 Exchange 2010 nepodporuje read-only domain controller (RODC)/read-only global catalog (ROGC). Požadavky na prostředí Exchange 2003 organizace musí být přepnuta do Native Mode (žádné Exchange 5.5/2000) v organizaci; Všechny Exchange 2003/2007 servery MUSÍ mít nainstalovaný SP2; Připojit i upgrade pro Outlook klienty, kteří jsou starší, než Outlook 2003; Zakoupit certifikát od důvěryhodné certifikační autority pro ty CAS servery, které budou vypublikovány do internetu. Obrázek 6 Systém propojení mezi Exchange a ostatními aplikacemi Důležité požadavky na dodavatele a provozovatele Bezpečnost a související požadavky na dodavatele a provozovatele U veškerých navrhovaných a následně realizovaných řešení webového portálu, elektronické správy dokumentů, elektronických vývěsných tabulí a ostatních součástí projektu v rámci vypsané výzvy, bude zajištěno, aby daná řešení odpovídala a vyhovovala požadavkům vyplývajícím z platných legislativních předpisů (např. zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy, vyhláška č. 529/2006 Sb. o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy, zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, zákon č. 127/2005 Projekt: ICT PRO PRAHU 14 (Studie proveditelnosti) [70]