Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Dvůr Králové nad Labem

Transkript

1 Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 16/2015 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Dvůr Králové nad Labem Článek 1 Obecná ustanovení 1. Tento vnitřní předpis upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu 6, 12 odst. 3 a 147a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon ), zadavatelem, kterým je město Dvůr Králové nad Labem (dále jen město ). 2. Ustanovení tohoto předpisu jsou závazná pro všechny zaměstnance města zařazené do městského úřadu, pro strážníky městské policie a pro členy rady města. 3. Zadavatel je povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu s dodržením zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 4. Cílem těchto pravidel je zajistit respektování zásad uvedených v odst. 3 tohoto článku. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu musí probíhat nestranným a otevřeným způsobem, při respektování podmínek hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, při dodržení zásad výběru nejvýhodnější nabídky. 5. Veřejné zakázky mohou být v daném kalendářním roce ve svém souhrnu zadávány v rozsahu a do výše, která je schválena rozpočtem města a v jeho rámci příslušnou položkou (organizací) rozpočtu. Průběh čerpání položky (organizace) rozpočtu při zadávání veřejných zakázek je regulován správcem rozpočtu povolenou výší individuálního nebo limitovaného příslibu pro daný případ. 6. Veřejné zakázky malého rozsahu se realizují za ceny obvyklé v čase a místě plnění. Stránka 1 z 8

2 Článek 2 Některé pojmy 1. Veřejnou zakázkou malého rozsahu (dále jen veřejná zakázka ) se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. 2. Transparentností se rozumí zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení. Tohoto účelu lze dosáhnout především pořizováním písemné dokumentace o všech významných úkonech v dostatečném rozsahu, jasným vymezením kritérií, dle nichž budou hodnoceny nabídky dodavatelů, řádným zdůvodňováním všech rozhodnutí. 3. Rovným zacházením se rozumí stejný přístup ke všem dodavatelům, kteří mohou podat nebo podávají nabídky. Takový postup je nutné uplatňovat již od okamžiku přípravy řízení. K dosažení účelu rovného zacházení je nutné předem přesně stanovit podmínky postupu celého zadávacího řízení. 4. Zákazem diskriminace se rozumí nutnost postupovat tak, aby jednáním zadavatele nedošlo k neodůvodněného znevýhodnění kteréhokoliv z dodavatelů. Veškeré podmínky omezovacího charakteru musí podstatným způsobem souviset s předmětem veřejné zakázky. 5. Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývajícího z plnění veřejné zakázky, který je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. 6. Zadání z volné ruky znamená postup, kdy je veřejná zakázka zadána přímo konkrétnímu dodavateli na základě zkušeností na trhu a za cenu obvyklou v čase a místě plnění. 7. Výzvou se rozumí výzva k podání nabídek, kterou zadavatel oslovuje dodavatele. 8. Zadávacími podmínkami se rozumí veškeré požadavky zadavatele uvedené ve výzvě, zadávací dokumentaci či jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu a podmínek zadávání a plnění veřejné zakázky. 9. E-ZAK je elektronický nástroj pro plnění podmínek a povinností při zadávání veřejných zakázek, pro vedení evidenci o veřejných zakázkách a pro pořádání elektronických aukcí (dále jen systém E-ZAK ) Všechny peněžité částky v tomto předpise jsou uvedeny bez daně z přidané hodnoty. Článek 3 Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky 1. Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v zákoně a na základě údajů a informací o veřejných zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění. Nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním, popř. jiným 1 Jednotlivé postupy využití systému E-ZAK jsou k dispozici v uživatelské příručce, dostupné na serveru U v adresáři [!Dokumenty_MUDK], podadresáři [!Dokumentace], a zde v podadresáři [E-ZAK-návody]. Případnou technickou podporu zajišťuje odbor informatiky. Stránka 2 z 8

3 vhodným způsobem. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky musí být aktuální v den odeslání výzvy. 2. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity dané příslušným zákonem. 3. Je-li předmět nebo plnění veřejné zakázky rozdělen na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky. Uplatní se analogický postup podle 14, 15, 16 zákona. 4. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. Uplatní se analogický postup podle 14, 15, 16 zákona. Článek 4 Postupy zadávání veřejných zakázek Tento vnitřní předpis stanoví odlišné postupy pro zadávání veřejných zakázek podle jejich předpokládané hodnoty. Veřejné zakázky se podle předpokládané hodnoty dělí na: a) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejvýše ,00 Kč včetně; b) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně ,01 Kč a nejvýše ,00 Kč včetně; c) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně ,01 Kč a nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. 2. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejvýše ,00 Kč včetně Veřejné zakázky dle tohoto odstavce lze zadávat z volné ruky. Realizaci těchto veřejných zakázek zajišťuje vedoucí příslušného odboru. Zároveň uděluje pokyny k jejímu provedení a rozhoduje o výběru dodavatele. Tyto veřejné zakázky mohou být realizovány formou objednávky nebo smlouvy vždy v písemné formě. Složka o postupu zadání veřejné zakázky se nevede. 3. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně ,01 Kč a nejvýše ,00 Kč včetně; 1) Veřejné zakázky dle tohoto odstavce lze zadávat z volné ruky. Realizaci těchto veřejných zakázek zajišťuje vedoucí příslušného odboru. Zároveň uděluje pokyny k jejímu provedení a rozhoduje o výběru dodavatele. Tyto veřejné zakázky mohou být realizovány formou písemné objednávky nebo písemné smlouvy. 2) Z písemné objednávky nebo písemné smlouvy musí být zřejmý souhlas správce rozpočtu v individuálním nebo limitovaném příslibu. 3) O průběhu a výsledku zadávání veřejné zakázky se vede složka, která musí obsahovat doklady povinné dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se prování zákon o finanční kontrole, (např.: doklady o zjišťování předpokládané hodnoty zakázky, rozhodnutí správce rozpočtu o poskytnutí individuálního nebo limitovaného příslibu, kopie objednávky nebo smlouvy, dodací listy, fakturu, záruční listy, reklamační listy a další). Stránka 3 z 8

4 4) Je-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky zadávané dle tohoto odstavce vyšší než Kč, nejedná-li se o využití výjimky v souladu s čl. 5 odst. 1 a neodůvodní-li vedoucí příslušného odboru odlišný postup, jsou dokladem o zjišťování předpokládané hodnoty veřejné zakázky alespoň dva dokumenty prokazující ocenění předmětu veřejné zakázky alespoň dvěma dodavateli. 5) Dle rozhodnutí vedoucího příslušného odboru a se souhlasem rady města lze i tyto veřejné zakázky realizovat postupem dle odstavce 4 tohoto článku. 4. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně ,01 Kč a nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. Oddíl I. zahájení zadávacího řízení 1) Veřejné zakázky dle čl. 4 odst. 4 lze zadávat pouze na základě rozhodnutí rady města. Rada města rozhodne o zadání na návrh vedoucího příslušného odboru. Vedoucí příslušného odboru je zároveň příkazcem operace. Současně s rozhodnutím o zadání veřejné zakázky schválí rada města předložené části zadávacích podmínek, vždy alespoň předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, předmět veřejné zakázky, kvalifikační předpoklady, způsob hodnocení nabídek, členy hodnotící komise, okruh navržených dodavatelů. 2) Zadávací řízení je zahájeno dnem zveřejnění výzvy v systému E-ZAK, nerozhodne-li rada města jinak. 3) Osloveno musí být nejméně 5 dodavatelů a výzva musí obsahovat alespoň: identifikační údaje zadavatele; informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky; předpokládanou hodnotu veřejné zakázky; lhůtu a místo pro podání nabídek; požadavky na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů; údaje o hodnotících kritériích; další údaje nezbytné pro podání nabídky. 4) Rada města může na návrh vedoucího příslušného odboru rozhodnout, že pro hodnocení nabídek bude využita elektronická aukce systému E-ZAK. Oddíl II. lhůty 1) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 5 kalendářních dnů. 2) Je-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky vyšší než ,00 Kč nesmí být lhůta pro podání nabídek kratší než 10 kalendářních dnů. 3) V odůvodněných případech může rada města rozhodnout o zkrácení lhůty pro podání nabídek až na 3 kalendářní dny. Stránka 4 z 8

5 Oddíl III. činnost hodnotící komise 1) Hodnotící komise stanovená zadavatelem je komisí pro otevírání obálek a komisí pro posouzení kvalifikace jednotlivých uchazečů a komisí pro hodnocení nabídek. 2) Hodnotící komise musí mít nejméně 5 členů a být v následujícím složení: vedoucí příslušného odboru, alespoň 2 členové rady města a alespoň 2 další zaměstnanci města. Součástí návrhu na jmenování členů hodnotící komise musí být jmenování alespoň 3 náhradníků. Nejméně 1 náhradník musí být vždy jmenován za vedoucího příslušného odboru a 1 za člena rady města. 3) Předsedou hodnotící komise je vždy vedoucí příslušného odboru nebo jeho náhradník. 4) Jednání komise svolává a řídí její předseda. Pozvánka na jednání hodnotící komise musí mít písemnou formu. 5) Komise je usnášeníschopná, jsou-li přítomni alespoň 3 její členové, z toho vždy alespoň vedoucí příslušného odboru nebo jeho náhradník a 1 člen rady města. Komise rozhoduje prostou většinou hlasů přítomných členů. 6) Hodnotící komise provede otevření obálek, posoudí splnění kvalifikace jednotlivými uchazeči, posoudí a vyhodnotí předložené nabídky. Předseda hodnotící komise může vyzvat jednotlivé uchazeče k vysvětlení nabídek. 7) Z každého jednání hodnotící komise pořídí její předseda zápis o jednání, který podepíše každý přítomný člen. 8) O podstatných úkonech hodnotící komise se po jejím posledním jednání sepíše písemná zpráva. Z písemné zprávy musí být patrný počet podaných nabídek, identifikační údaje jednotlivých uchazečů, nabídkové ceny, způsob hodnocení nabídek, důvody vyloučení uchazečů, výsledné pořadí všech uchazečů. 9) V případě hodnocení nabídek elektronickou aukcí se koná poslední jednání hodnotící komise před touto aukcí. Nabídkové ceny jednotlivých uchazečů a výsledné pořadí všech uchazečů doplní na základě protokolu z konání elektronické aukce předseda hodnotící komise. Oddíl IV. způsob hodnocení nabídek 1) Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena. 2) Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, musí zadavatel jednotlivým dílčím hodnotícím kritériím stanovit váhu, kterou vyjádří v procentech, nebo stanoví jiný matematický vztah mezi dílčími kritérii. Stanovená váha může být u jednotlivých dílčích hodnotících kritérií shodná. 3) Rozhodne-li rada města v souladu s čl. 4 odst. 4 oddílem I. odst. 3 o tom, že pro hodnocení nabídek bude využita elektronická aukce systému E-ZAK, je jediným podkladem pro určení výsledného pořadí uchazečů protokol o konání této elektronické aukce. Oddíl V. ukončení zadávacího řízení 1) Rada města na základě písemné zprávy hodnotící komise rozhodne o pořadí uchazečů na prvním, druhém a třetím místě a zároveň rozhodne o uzavření smlouvy s uchazečem, jehož nabídka byla hodnotící komisí vyhodnocena jako nejvýhodnější. Stránka 5 z 8

6 2) Je-li rozhodnutí o uzavření smlouvy vyhrazeno zastupitelstvu města, rada města uzavření smlouvy dle odst. 1 zastupitelstvu doporučí. 3) Vedoucí příslušného odboru na základě rozhodnutí dle odst. 1 zajistí zveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení v systému E-ZAK. V oznámení o výsledku zadávacího řízení musí být uvedeny alespoň identifikační údaje uchazeče, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, a identifikační údaje uchazečů, kteří se umístili na druhém a třetím místě. Toto oznámení se zveřejnění nejpozději do 7 dnů od rozhodnutí rady města dle odst. 1. 4) Neposkytne-li uchazeč, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, před podpisem smlouvy nutnou součinnost ani přes písemné upozornění a v dodatečně stanovené lhůtě, může rada města rozhodnout o uzavření smlouvy s druhým, nebo následně třetím uchazečem v pořadí. 5) Vlastní proces uzavření smlouvy zajistí vedoucí příslušného odboru. Smlouvu o plnění předmětu veřejné zakázky podepisuje starosta města na základě pověření příslušného orgánu města. Po uzavření smlouvy zajistí vedoucí příslušného odboru odeslání oznámení o uzavření smlouvy. 6) Nerozhodne-li rada města o uzavření smlouvy dle odst. 1, zruší zadávací řízení. Oddíl VI. dokumentace veřejné zakázky O průběhu a výsledku zadávacího řízení je vedoucí příslušného odboru povinen zajistit vedení složky, která zpravidla obsahuje: kopii usnesení rady města o zahájení zadávacího řízení; výzvu; zadávací dokumentaci; rozhodnutí správce rozpočtu o poskytnutí individuálního nebo limitovaného příslibu 2 ; jmenovité složení hodnotící komise; prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti; nabídky jednotlivých uchazečů; zápisy o jednání hodnotící komise; písemnou zprávu hodnotící komise; byla-li k hodnocení nabídek využita elektronická aukce, protokol z jejího konání; materiál pro jednání příslušného orgánu města k rozhodnutí o uzavření smlouvy s vybraným uchazečem; oznámení o výsledku zadávacího řízení; oznámení o uzavření smlouvy; kopii uzavřené smlouvy; doklady povinné dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se prování zákon o finanční kontrole, případně další dokumenty, např. licenční ujednání, dodací listy, záruční listy, reklamační protokoly apod.; v případě postupu dle čl. 5 odst. 1 je využití výjimky vždy parafováno vedením města. 2 Rozhodnutí správce rozpočtu může být poskytnuto v jakékoliv písemné podobě a postačí, bude-li součástí jiného povinně uchovávaného dokumentu. Stránka 6 z 8

7 Článek 5 Výjimky z postupů zadávání veřejných zakázek 1. Je-li předmětem veřejné zakázky řešení hrozících nebo již nastalých havarijních stavů, živelních pohrom, odvracení možného obecného ohrožení nebo v případě, kdy není možné nebo účelné postupovat podle tohoto vnitřního předpisu, může zadavatel vždy postupovat dle čl. 4 odst. 3, tedy zadáním veřejné zakázky z volné ruky, nerozhodne-li na základě jakéhokoliv podnětu rada města odlišně. 2. Je-li předmětem veřejné zakázky poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací zadavateli osobou, která vykonává podstatnou část své činnosti ve prospěch zadavatele a ve které má zadavatel výlučná majetková práva, není zadavatel povinen postupovat v souladu s tímto předpisem. 3. Zadavatel je oprávněn zadat veřejnou zakázku v souladu s odst. 2 pouze v případě, že se předmět veřejné zakázky shoduje s předmětem činnosti osoby, které bude veřejná zakázka tímto způsobem zadána. 4. Zadává-li zadavatel veřejnou zakázku v souladu s odst. 2, je povinen stanovit osobě poskytující dodávky, služby nebo stavební práce omezení plnění této veřejné zakázky pomocí subdodavatele. Z tohoto omezení musí být patrné, že osoba poskytující dodávky, služby nebo stavební práce splní veřejnou zakázku pomocí subdodavatele nejvýše v rozsahu 20 % její celkové hodnoty. Článek 6 Zveřejňování informací 1. Zveřejnění informaci o veřejných zakázkách zadávaných postupem dle čl. 4 odst. 4 zajistí vedoucí příslušného odboru v systému E-ZAK a zpravidla i na úřední desce. 2. V systému E-ZAK se zveřejňují alespoň tyto informace: název veřejné zakázky; výzva k podání nabídek; oznámení o výsledku zadávacího řízení 3 ; oznámení o uzavření smlouvy 4 ; celé znění smlouvy nebo rámcové smlouvy, jejíž cena přesáhne Kč. Tato smlouva musí být zveřejněna nejpozději do 15 dnů od jejího uzavření. 3. Zveřejňují-li se informace dle odst. 1 na úřední desce, musí být zveřejněny alespoň po dobu běhu lhůty pro podání nabídek. Součástí těchto informací je vždy výzva. 4. Oznámení o výsledku zadávacího řízení a oznámení o uzavření smlouvy ve smyslu se považuje za doručené dnem zveřejnění v systému E-ZAK, bylo-li to zadavatelem vyhrazeno v zadávacích podmínkách. 5. Rada města může rozhodnout o odlišném postupu při zveřejňování informací, s výjimkou zveřejnění obsahu smlouvy u veřejných zakázek, jejichž cena je vyšší než Kč. 3 ve smyslu čl. 4 oddílu odst. 4 oddílu V. odst. 3 4 ve smyslu čl. 4 oddílu odst. 4 oddílu V. odst. 5 Stránka 7 z 8

8 Článek 7 Realizace zakázky malého rozsahu dispoziční oprávnění 1. Veřejné zakázky zadávané dle článku 4 odst. 2 se realizují formou písemné objednávky nebo uzavřením písemné smlouvy. 2. Veřejné zakázky zadávané dle čl. 4 odst. 3 se realizují formou písemné objednávky nebo smlouvy, kterou připravuje, resp. uzavírá, tj. v obou případech i podepisuje vedoucí příslušného odboru, z jehož rozpočtové kapitoly bude finanční plnění čerpáno. Vedoucí odboru je oprávněn a povinen podepsat i všechny související právní dokumenty (např. související licenční ujednání, dodací listy, záruční listy a další). O uzavření smlouvy na realizaci veřejné zakázky dle tohoto odstavce může rozhodnout na návrh vedoucího příslušného odboru i příslušný orgán města. 3. Přípravu smlouvy plnění veřejné zakázky zadávané dle čl. 4. odst. 4 zajišťuje vedoucí příslušného odboru, který na základě rozhodnutí rady města zadání veřejné zakázky zajišťoval. Smlouvu podepisuje starosta města na základě pověření příslušným orgánem města. 4. Příkazcem operace je vždy vedoucí odboru, z jehož rozpočtové kapitoly bude finanční plnění čerpáno, přičemž platí postupy, stanovené obecně závaznými právními předpisy. Článek 8 Závěrečná ustanovení 1. Není-li realizace veřejné zakázky financována výhradně prostředky města a stanoví-li podmínky poskytovatele finančních prostředků odlišného od města něco jiného než tento vnitřní předpis, použijí se podmínky tohoto poskytovatele. 2. Každý odbor je povinen dokumentaci veřejné zakázky uchovávat po dobu stanovenou právními předpisy. Dokumentace nerealizovaných veřejných zakázek se uchovává po dobu 5 let. 3. Zastupitel pověřený řízením Městské policie Dvůr Králové nad Labem nebo určený strážník plní povinnosti a má práva stanovená tímto vnitřním předpisem ve stejném rozsahu jako vedoucí příslušného odboru. 4. S tímto vnitřním předpisem budou seznámeni strážníci Městské policie Dvůr Králové nad Labem stejným postupem jako pracovníci městské úřadu. 5. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne usnesením č. R/635/ Rada města Dvůr Králové nad Labem. 6. Tímto předpisem se ruší vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 19/2013 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Dvůr Králové nad Labem. 7. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem Zadávací řízení zahájená přede dnem nabytí účinnosti tohoto předpisu se dokončí podle dosavadních pravidel. Ing. Jan Jarolím starosta města Stránka 8 z 8