HELIOS Orange Banka BüroKomplet, s.r.o.

Transkript

1 HELIOS Orange Banka 2017 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah Banka... 7 Konstanty... 7 Platební příkazy tuzemské... 7 Oprava... 8 Zrušit... 8 Tisk... 8 Opis přehledu... 8 Přenos do banky export... 8 Suma vybraných příkazů... 9 Změna data splatnosti a vystavení... 9 Změna bankovního spojení plátce... 9 Chybová sestava Zrušení příznaku exportu Zrušení příznaku tisku Zprávy, Generování zpráv Platební příkazy tuzemské Uživatelské konstanty Řádky Formulář platební příkazy tuzemské Řádky platebního příkazu Detail řádku platebního příkazu Vzory platebních příkazů tuzemských Inkasní příkazy tuzemské Platební příkazy zahraniční Oprava Zrušit Přenos do banky export Zrušení příznaku exportu Zrušení příznaku tisku Suma vybraných příkazů Změna data splatnosti a vystavení Změna bankovního spojení plátce Chybová sestava

3 Uživatelské konstanty Zprávy, Generování zpráv Platební příkazy zahraniční Uživatelské konstanty Formulář platební příkazy zahraniční Vzory platebních příkazů zahraničních Bankovní výpisy Oprava Nový Zrušit Tisk Import bankovních výpisů Účtování Řádky a úhrady Automatické přiřazení úhrad Postup pro hledání v pohledávkách (kredit, storno kredit) Postup pro hledání v závazcích (debet, storno debet) Automatické přiřazení úhrad debet bez bank. spojení Sloučení označených výpisů Kontrola celistvosti číselné řady Generování bankovního spojení Dokumenty Zprávy Formulář bankovního výpisu Hlavička bankovního výpisu Položky bankovního výpisu Formulář položky bankovního výpisu Volby místní nabídky v přehledu položek Oprava Nový Zrušit Tisk MS Office Kopie označených řádků

4 Přenos řádku ze vzoru Řádky všech výpisů Účtování Úhrady aktuálního řádku/úhrady označených řádků/úhrady všech řádků Generování bankovních spojení Automatické přiřazení úhrad Automatické přiřazení úhrad - debet bez bank. spojení Hromadné změny Kartové centrum Zprávy Úhrady Formulář úhrad položky bankovního výpisu Volby místní nabídky přehledu úhrad Oprava Nový Zrušit Přenos faktur Hromadné změny Účetní doklady v deníku Úhrady leasingu Bankovní výpisy Import výpisů Způsoby komunikace Export příkazů Export platebního příkazu do banky (zpráva) Přenos do banky - export (skript) Podmínky exportu Import výpisů Import výpisu z banky (zpráva) Import bankovních výpisů (skript) Podmínky importu Účtování bankovních výpisů Účtování Příprava účtování výpisů

5 Dohledávání účetního protiúčtu Dohledávání účetního protiúčtu u prázdného spojení Hledání podle částky Hledání podle variabilního symbolu Doplnění atributu Typ změny a Příjmy a výdaje Respektování zadaných údajů pro účtování Test účtování výpisu Účtování výpisu Pohled do účetnictví Zrušit přípravu účtování Odúčtování výpisu z účetnictví Zrušení příznaku účtování Vzory řádků bankovního výpisu Peněžní ústavy Formulář peněžního ústavu Volby místní nabídky Bankovní spojení Formulář bankovního spojení Bankovní spojení [1] Číslo účtu [2] Vazba [3] Peněžní ústav [4] Symboly platby [5] Účtování výpisu Platební příkazy [1] Export [2] Zahraniční příkazy Volby místní nabídky Účetní vazby Konstantní symboly Oprava Nový Zrušit

6 Změna přednastaveno Platební tituly Oprava Nový Zrušit Úhrada poplatků Oprava Nový Kartové centrum Záznamy kartového centra Položky kartového centra Pořízení záznamu Odmítnuté transakce Účtování Návaznost na Bankovní výpisy a modul Fakturace

7 Banka Konstanty Konstanty pro modul Banka najdete v nabídce Konfigurace/Správa systému/banka. Zde se nastavují globální vlastnosti modulu, které ovlivňují průběh spouštěných funkcí v jednotlivých oblastech této agendy (generování platebních příkazů, zpracování bankovních výpisů - přiřazování úhrad, účtování bankovních výpisů, atd.). Platební příkazy tuzemské Přehled tuzemských platebních příkazů je tvořen platebními příkazy, které se sem dostávají automaticky z jiných agend (např. z modulů Účetnictví, Fakturace nebo Mzdy) a také je zde možné platební příkazy pořizovat ručně. Do přehledu tuzemských platebních příkazů vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Banka, Platební příkazy tuzemské. V přehledu uvidíte sloupce, jejichž složení a pořadí můžete měnit. UPOZORNĚNÍ Sloupce, které by v přehledu měly zůstat, jsou ty, které vás zatržením příslušného zaškrtávajícího políčka informují o následujícím: E - platební příkaz byl exportován T - platební příkaz byl tištěn H - jedná se o hromadný platební příkaz 7

8 Oprava Touto volbou otevřete platební příkaz k prohlížení nebo opravě. Opravu platebních příkazů můžete vyvolat z místní nabídky pomocí pravého tlačítka myši nebo pomocí tlačítka Oprava z panelu nástrojů. Opravu je možné provádět pouze u těch platebních příkazů, které nejsou vytištěné a vyexportované. Jestliže chcete provést změnu u již vyexportovaných nebo vytištěných platebních příkazů, je možné změnu realizovat až poté, co sen provede Zrušení příznaku exportu nebo Zrušení příznaku tisku, popř. zrušení obou těchto příznaků. V případě, že provádíte opravu u platebních příkazů, které nejsou vyexportované ani vytištěé, můžete měnit všechny položky platebního příkazu, tedy měnit například účet, ale také přidávat další řádky platebního příkazu apod. Provedené změny uložíte tlačítkem OK. Pokud chcete z formuláře platebního příkazu odejít bez uložení změn, stisknete tlačítko Storno. Zrušit Touto volbou můžete již vystavené platební příkazy zrušit. Nelze rušit platební příkazy, které mají před sebou příznak, že byly vyexportované nebo vytištěné. Jestliže chcete tyto platební příkazy zrušit, musíte nejdříve zrušit příznak exportu nebo tisku, popř. musíte zrušit příznaky oba. Zrušení platebního příkazu provádíte nastavením se na konkrétní platební příkaz a stiskem tlačítka Zrušit nebo volbou z místní nabídky. Poté se objeví hlášení: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka OK dojde ke zrušení platebního příkazu. Stiskem tlačítka Storno nebo Ne zůstane platební příkaz v přehledu a k jeho zrušení nedojde. Pokud byl platební příkaz generován z modulu Mzdy, nelze platební příkaz smazat z modulu Banka, ale pouze z modulu Mzdy. Tisk Tato volba je určena k vytištění jednoduchých nebo hromadných platebních příkazů a dále k vytištění přehledů platebních příkazů. Pro vytištění platebních příkazů zvolíte tlačítko Tisk z panelu nástrojů. Po potvrzení této nabídky určujete, zda chcete vytisknout jednoduchý nebo hromadný platební příkaz. Výběr formuláře, prostřednictvím kterého se platební příkaz vytiskne provedete poklepáním myši. Opis přehledu Pro vytištění opisu platebních příkazů zvolíte Opis přehledu. Opisem přehledu máte možnost vytisknout sestavu, která bude obsahovat vybrané údaje platebního příkazu v takovém pořadí, které si sami zvolíte. Přenos do banky export Starší způsob pro export vytvořeného tuzemského platebního příkazu pomocí skriptu. V současné době je podporován a dále rozvíjen přenos přes volbu Zprávy, Generování zpráv. 8

9 Suma vybraných příkazů Po potvrzení této nabídky se zobrazí informační obrazovka, v které bude zobrazena částka sečtená z platebních příkazů, které jste označili. Pokud nebylo označeno více příkazů, bude zobrazena částka platebního příkazu, na kterém byl nastaven kurzor. Změna data splatnosti a vystavení Po potvrzení této nabídky se zobrazí okno pro změnu datumů. Zde zaškrtnete, které datum se má změnit a jak. Tato změna nelze provést u již realizovaných (vytisknutých nebo vyexportovaných) platebních příkazů. Datumy budou změněny u všech platebních příkazů, které jste označili nebo u platebního příkazu, na kterém byl nastaven kurzor. Změna bankovního spojení plátce Touto volbou můžete provést změnu vlastního bankovního spojení, ze které se provedou platby bankovního příkazu. V otevřeném okně vyberete zvolené bankovní spojení a přenesete. Tuto změnu nelze provést u již realizovaných (vytisknutých nebo vyexportovaných) platebních příkazů. Bankovní spojení bude změněno u všech platebních příkazů, které jste označili nebo u platebního příkazu, na kterém byl nastaven kurzor. Následuje informace o průběhu procesu. 9

10 Chybová sestava K vytištění této sestavy stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete volbu Chybová sestava. Před provedením exportu platebních příkazů je vhodné tuto sestavu vytisknout. Sestava provádí kontrolu správnosti platebního příkazu. Pokud program při exportu najde platební příkazy, které obsahují jakékoliv chyby, budete o těchto chybách informováni protokolem. U tuzemských platebních příkazů se provádějí tyto kontroly: V hlavičce formuláře Označení peněžního ústavu příkazce jako tuzemského (zda je peněžní ústav vyplněn jako tuzemský) Kód banky příkazce (zda je vyplněn a má správnou délku) Kód banky příkazce (zda neobsahuje nepovolené znaky) Číslo účtu příkazce (zda je vyplněno a má správnou délku) Číslo účtu příkazce (zda neobsahuje nepovolené znaky) Předčíslí čísla účtu příkazce (kontrola na modulo 11) Hlavní číslo účtu příkazce (kontrola na modulo 11) Není zadán žádný řádek platebního příkazu (zda existuje alespoň jeden řádek v platebním příkazu) Datum splatnosti je menší než datum vystavení Kód měny (zda je vyplněn kód měny) Datum splatnosti je nižší než povolená mez V řádku platebního příkazu Označení peněžního ústavu příkazce jako tuzemského (zda je peněžní ústav vyplněn jako tuzemský) Kód banky příjemce (zda je vyplněn a má správnou délku) Kód banky příjemce (zda neobsahuje nepovolené znaky) Číslo účtu příjemce (zda je vyplněno a má správnou délku) Číslo účtu příjemce (zda neobsahuje nepovolené znaky) Předčíslí čísla účtu příjemce (kontrola na modulo 11) Hlavní číslo účtu příjemce (kontrola na modulo 11) Nevyplněný konstantní symbol (pouze v případě, že je v menu Možnosti/Konfigurace/Firemní Nepovolené znaky v konstantním symbolu Nevyplněný variabilní symbol Nepovolené znaky ve variabilním symbolu Nepovolené znaky ve specifickém symbolu Nepovolené znaky v dispozičním symbolu Nulová částka 10

11 Zrušení příznaku exportu Jestliže chcete u již vyexportovaných platebních příkazů zrušit příznak exportu, tzn. chcete opakovaně provést export, stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Zrušení příznaku exportu (pomocí kombinace kláves <Ctrl><Alt><E> se dostanete do stejné nabídky). Objeví se dialogové okno, do kterého vypíšete vaše přihlašovací jméno a stisknete tlačítko OK. Následuje hlášení : Byl zrušen příznak exportu. Počet záznamů xx Z přehledu platebních příkazů ze sloupce označeného E (Export) zmizí označení exportu. Písmena xx jsou nahrazena počtem záznamů, u kterých byl zrušen příznak exportu. Zrušení příznaku exportu provádějte až po dostatečné úvaze. Neuváženým zrušením příznaku exportu může nastat situace, že dojde k opětovnému exportu platebního příkazu, tzn. může dojít k opakované platbě. Zrušení příznaku tisku Vytištěné platební příkazy jsou stejně jako vyexportované needitovatelné. Jestliže chcete u již vytištěných platebních příkazů zrušit příznak tisku, stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Zrušení příznaku tisku (pomocí kombinace kláves <Ctrl><Alt><T> se dostanete do stejné nabídky). Objeví se dialogové okno, do kterého vypíšete vaše přihlašovací jméno a stisknete tlačítko OK. Následuje hlášení: Byl zrušen příznak tisku. Počet záznamů xx Z přehledu platebních příkazů ze sloupce označeného T (tisk) zmizí označení tisku. Písmena xx jsou nahrazena počtem záznamů, u kterých byl zrušen příznak tisku. Zrušení příznaku tisku provádějte až po dostatečné úvaze. Neuváženým zrušením příznaku tisku může nastat situace, že dojde k opětovnému tisku příkazu, tzn. může dojít k opakované platbě. Zprávy, Generování zpráv Přenos vytvořených tuzemských platebních příkazů do banky (pomocí pluginu). 11

12 Platební příkazy tuzemské Uživatelské konstanty Pro zadání uživatelských konstant k tuzemským platebním příkazům stisknete v přehledu Platební příkazy tuzemské pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Uživatelské konstanty. Pomocí těchto konstant definujete jednotlivým uživatelům základní údaje, které se budou na nově vystavených platebních příkazech předvyplňovat. Protože se jedná o konstanty uživatelské, znamená to, že nastavení může být rozdílné pro jednotlivé uživatele. Nastavení uživatelských konstant tuzemských platebních příkazů Vlastní údaj banky Dvoumístný údaj, kde zadáváte vlastní údaj banky. Místo vystavení 30místný údaj, kde zadáváte místo vystavení tuzemského platebního příkazu. Údaj pro vnitřní potřebu banky 30místný údaj, kde zadáváte údaj pro vnitřní potřebu banky. Implicitní doba splatnosti platebního příkazu, dny od data vystavení Zadáváte implicitní dobu splatnosti, která se bude předvyplňovat na platebním příkazu. Vyplnění doby splatnosti se bude počítat od data vystavení. Řádky Řádky aktuálního příkazu/řádky označených příkazů/řádky všech příkazů Po potvrzení nabídky Řádky... se zobrazí nové okno, kde je přehled řádků platebního příkazu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě Ř. aktuálního příkazu) 12

13 všech platebních příkazů, které byly označeny (v případě Ř. označených příkazů) všech platebních příkazů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě Ř. všech příkazů) V tomto přehledu máte možnost jednotlivé řádky opravovat a tisknout. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Detaily aktuálního příkazu/detaily označených příkazů/detaily všech příkazů Po potvrzení nabídky Detaily... se zobrazí nové okno, kde je přehled detailů platebního příkazu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě D. aktuálního příkazu) všech platebních příkazů, které byly označeny (v případě D. označených příkazů) všech platebních příkazů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě D. všech příkazů) V tomto přehledu máte možnost jednotlivé detaily tisknout. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Řádky a detaily společně aktuálního příkazu/řádky a detaily společně označených příkazů/řádky a detaily společně všech příkazů Po potvrzení nabídky Řádky a detaily... se zobrazí nové okno, kde je přehled řádků a detailů platebního příkazu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě aktuálního příkazu) všech platebních příkazů, které byly označeny (v případě označených příkazů) všech platebních příkazů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě všech příkazů) Pokud řádek platebního příkazu obsahuje detaily, budou zde zobrazeny tyto detaily (nikoli sumační řádek), pokud nemá, budou zde údaje řádku. V tomto přehledu máte možnost jednotlivé údaje tisknout. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Formulář platební příkazy tuzemské Pro ruční zadání platebního příkazu stisknete v přehledu Platební příkazy tuzemské v panelu nástrojů tlačítko Nový nebo použijete klávesu <F2>. 13

14 Hlavička Bankovní spojení příkazce Do tohoto pole zadáváte vaše bankovní spojení, tzn. bankovní spojení, ze kterého se budou platby realizovat. Jestliže je u vaší organizace zadáno právě jedno bankovní spojení, automaticky se bankovní spojení na novém platebním příkazu přednabídne. Jestliže vaše organizace používá více než jedno bankovní spojení a jedno konkrétní bankovní spojení má zaškrtnuto pole předvyplněno, nabídne se právě toto bankovní spojení. Jestliže existuje více bankovních spojení a žádné z těchto není předvyplněno, pole Bankovní spojení příkazce zůstane prázdné. Výběr z bankovních spojení provádíte poklepáním na tlačítko nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. Kód ústavu, Číslo účtu, Měna, Název ústavu, Tato pole se do hlavičky platebního příkazu přenesou automaticky z bankovního spojení příkazce. Typ příkazu Nepřístupné pole, bude vyplněno o jaký typ příkazu se jedná a to podle nabídky, z které jste vstoupili: Platební příkaz Inkasní příkaz 14

15 Datum splatnosti Vyplňujete datum splatnosti platebního příkazu. Datum můžete vyplnit vypsáním z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a požadovaný den vybrat poklepáním myši v kalendáři. UPOZORNĚNÍ V případě, že bude vyplněna uživatelská konstanta Implicitní doba splatnosti, bude se na základě vyplněného datumu vystavení generovat datum splatnosti. Datum vystavení Vyplňujete datum vystavení platebního příkazu. Datum můžete vyplnit vypsáním z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a požadovaný den vybrat poklepáním myši v kalendáři. Pole Datum splatnosti a Datum vystavení jsou rozhodující nejen z hlediska tisku platebních příkazů, ale také při exportu platebních příkazů. Prostřednictvím těchto datumů zadáváte rozsah (interval) exportovaných platebních příkazů. Měna Zadáváte měnu, ve které je platební příkaz vystaven. Výběr měny provádíte prostřednictvím pomocného tlačítka. Údaj banky (ÚB) Dvoumístný údaj, kterým specifikujete údaj banky. Konstantní symbol Pole nelze editovat. Jestliže se jedná o jednoduchý platební příkaz, tzn. je vyplněn pouze jeden řádek platebního příkazu, vyplní se zde konstantní symbol. Jedná-li se o hromadný platební příkaz, pole zůstane nevyplněno, protože na jednotlivých řádcích platebního příkazu mohou existovat různé konstantní symboly. Místo vystavení 30místný údaj, do kterého vypisujete místo vystavení platebního příkazu. Údaj pro vnitřní potřebu 35místný údaj, do kterého vyplňujete texty, které mají být součástí platebního příkazu. Máte možnost pomocí tlačítka Řádků vybrat pomocný text nebo text vypsat přímo z klávesnice. Pole nelze editovat. Vyplňuje se automaticky podle počtu zadaných řádků na platebním příkazu. Částka celkem 15

16 Toto pole nelze editovat. Jedná se o částku, která je součtem zadaných částek na jednotlivých řádcích platebního příkazu. Po vyplnění hlavičky platebního příkazu můžete zadávat řádky platebního příkazu. Řádky platebního příkazu K zadávání jednotlivých řádků platebního příkazu použijete tlačítko Nový z panelu nástrojů. Formulář řádku platebního příkazu Do formuláře Řádek platebního příkazu zadáváte následující pole: Bankovní spojení příjemce V tomto poli zadáváte bankovní spojení toho, ve prospěch koho platbu provádíte. Výběr provádíte pomocí tlačítka. Dostanete se do přehledu vámi nadefinovaných bankovních spojení. Požadované spojení vyberete poklepáním myši. Kód ústavu, Číslo účtu, Měna 16

17 Tato pole se do řádku platebního příkazu přenesou automaticky z bankovního spojení příjemce. Číslo řádku Pořadí řádku platebního příkazu. Částka Vyplňujete částku, která bude placena ve prospěch příjemce platby. Účel platby Pole, do kterého můžete zadat, čeho se platba týká. Vyplňujete přímo z klávesnice nebo můžete využít číselník pomocných textů, do kterého vstoupíte pomocí tlačítka. Symboly platby Variabilní symbol 20místný údaj, ve kterém vyplňujete variabilní symbol platby. Tuzemské bankovní ústavy tolerují pouze 11místný variabilní symbol. Konstantní symbol Čtyřmístný údaj, ve kterém vyplňujete konstantní symbol platby. Konstantní symbol platby můžete vyplnit vypsáním přímo z klávesnice nebo pomocí tlačítka vybrat z číselníku konstantních symbolů. můžete konstantní symbol Specifický symbol 10místný údaj, ve kterém vyplňujete specifický symbol platby. Dispoziční symbol (Disp.) Čtyřmístný údaj, ve kterém vyplňujete dispoziční symbol platby. Toto pole bude na řádku příkazu pouze tehdy, pokud bude v nabídce Možnosti/Konfigurace/Banka zaškrtnuto používat dispoziční symbol. Ve spodní části řádku platebního příkazu je přehled detailů řádku platebního příkazu. 17

18 Detail řádku platebního příkazu Zde je možno zadat více plateb sdružených do jednoho řádku. Zadává se částka a variabilní symbol. Při uložení řádku platebního příkazu se systém snaží dohledat odpovídající fakturu a pokud takovou najde, nabídne možnost jejího připojení. Pokud se generují sdružené platby ze saldokonta nebo z fakturace, tyto detaily a vazby systém doplňuje automaticky. Při generování se na řádek tuzemského platebního příkazu do variabilního symbolu doplňuje variabilní symbol z detailu s největší částkou. Pokud je zadán detail, sumační částku nelze změnit, napočítává se automaticky. Pokud nezadáte přes volbu Nový částku a variabilní symbol, v menu místní nabídky v přehledu detailů řádku platebního příkazu je akce Nový z faktur. Po zvolení akce se objeví přehled faktur a v něm se objeví faktury, které jsou vystaveny ve stejné měně jako platební příkaz a zároveň saldo v přípravě není nulové (= ještě nezaplacené faktury). Z přehledu je možno přenést více faktur najednou. Při přenosu se kontroluje bankovní spojení faktury oproti bankovnímu spojení na platebním příkazu. V případě jejich nerovnosti se objeví upozorňující dotaz. Takto vyplněný řádek platebního příkazu uložíte tlačítkem OK. Jestliže se jedná o jednoduchý platební příkaz, uložíte celý formulář platebního příkazu opětovným stiskem tlačítka OK. V případě, že se jedná o hromadný platební příkaz, který se skládá z více řádků, pokračujete ve vystavování dalšího řádku platebního příkazu stiskem tlačítka Nový. Při vyplňování řádků platebního příkazu program provádí kontrolu toho, zda jsou vyplněny všechny požadované údaje a zda jsou vyplněny správně. Můžete se setkat s následujícími hlášeními: Prázdná nebo chybně zadaná položka Bankovní spojení příjemce Znamená, že není vyplněno bankovní spojení příjemce. 18

19 Není zadán žádný řádek platebního příkazu! Chcete opustit editaci? Snažíte se uložit prázdný platební příkaz. Po potvrzení tlačítkem Ano se uloží prázdný platební příkaz, po potvrzení tlačítkem Ne nebo Storno zůstanete v editaci platebního příkazu a můžete ho doplnit. Prázdná nebo chybně zadaná položka částka. Není vyplněna položka "částka" nebo je vyplněna částka se záporným znaménkem. Prázdná nebo chybně zadaná položka variabilní symbol. Není vyplněna položka variabilní symbol. Prázdná nebo chybně zadaná položka konstantní symbol. Není vyplněna položka konstantní symbol (toto se zobrazí v případě, že je zapnuta v tlačítku Možnosti (Konfigurace/správa systému) a v agendě Banka funkce hlídání konstantního symbolu). Přesun řádků Tato akce umožní přesun vybraného řádku (vybraných řádků) na jiný platební příkaz. Vzory platebních příkazů tuzemských Přehled Vzory platebních příkazů tuzemských otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Banka, Platební příkazy tuzemské, Vzory platebních příkazů tuzemských. Zde máte možnost zadat vzory platebních příkazů, které se pravidelně opakují, a poté z nich generovat platební příkazy. Formulář vzoru platebního příkazu odpovídá formuláři platebních příkazů tuzemských, liší se pouze tím, že zde nezadáváte datumy splatnosti a vystavení. Tyto se doplní ve chvíli použití vzoru pro generování platebního příkazu. Generování platebních příkazů Po potvrzení nabídky Generování platebních příkazů v menu místní nabídky bude na základě vzoru, na kterém jste byli nastaveni kurzorovým řádkem, tvořen platební příkaz. Nejprve se zobrazí okno, kde bude nabídnuto datum splatnosti, toto datum máte možnost změnit. Po potvrzení tlačítkem OK bude vytvořen platební příkaz, který bude zařazen do přehledu vytvořených platebních příkazů (nabídka Platební příkazy tuzemské), kde můžete s tímto příkazem dále pracovat (opravovat, tisknout, exportovat, rušit). Po stisku tlačítka Storno se platební příkaz nevytvoří. Vygenerované platební příkazy 19

20 Po potvrzení nabídky Vygenerované platební příkazy v menu místní nabídky bude zobrazen přehled platebních příkazů vygenerovaných na základě vzoru platebního příkazu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. S tímto přehledem můžete pracovat stejně, jako s přehledem platebních příkazů v nabídce Platební příkazy tuzemské (opravovat, tisknout, exportovat apod.). Inkasní příkazy tuzemské Do přehledu inkasních platebních příkazů vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Banka, Inkasní příkazy tuzemské. V přehledu uvidíte sloupce, jejichž složení a pořadí můžete měnit. Práce s tímto přehledem je shodná jako práce s platebními příkazy. Platební příkazy zahraniční Přehled platebních příkazů zahraničních je tvořen ručně vystavenými platebními příkazy. Do přehledu zahraničních platebních příkazů vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Banka, Platební příkazy zahraniční. V přehledu uvidíte nadefinované sloupce, jejichž složení můžete měnit. Sloupce, které by v přehledu měly zůstat, jsou ty, které vás zatržením příslušného zaškrtávajícího políčka informují o následujícím: E - platební příkaz byl exportován T - platební příkaz byl tištěn Oprava Touto volbou prohlížíte již vystavené platební příkazy. Opravu platebních příkazů můžete vyvolat jednak z místní nabídky pomocí pravého tlačítka myši nebo pomocí tlačítka Oprava z panelu nástrojů. Opravu je jednoduše možné provádět pouze u těch platebních příkazů, které nejsou vytištěné nebo vyexportované. Jestliže chcete provést změnu u již vyexportovaných nebo vytištěných platebních příkazů, je možné změnu realizovat až poté, co provedete Zrušení příznaku exportu nebo Zrušení příznaku tisku. V případě, že provádíte opravu u platebních příkazů, které nejsou vyexportované ani vytištěné, můžete měnit všechny položky platebního příkazu, tzn. měnit např. účet, ale také přidávat další řádky platebního příkazu apod. Provedené změny uložíte tlačítkem OK. Pokud chcete z formuláře platebního příkazu odejít bez uložení změn, stisknete tlačítko Storno. Zrušit Touto volbou můžete již vystavené platební příkazy zrušit. Rušit lze pouze platební příkazy, které nebyly vytisknuté nebo vyexportované. Zrušení provádíte nastavením se na konkrétní platební příkaz a stiskem tlačítka Zrušit nebo volbou z místní nabídky. Poté se objeví hlášení: 20

21 Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka OK dojde ke zrušení platebního příkazu. Stiskem tlačítka Storno nebo Ne zůstane platební příkaz v přehledu a k jeho zrušení nedojde. Přenos do banky export Starší způsob pro export vytvořeného zahraničního platebního příkazu pomocí skriptu. V současné době je podporován a dále rozvíjen přenos přes volbu Zprávy, Generování zpráv. Zrušení příznaku exportu Jestliže chcete u již vyexportovaných platebních příkazů zrušit příznak exportu, tzn. chcete opakovaně provést export, stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Zrušení příznaku exportu (pomocí kombinace kláves <Ctrl><Alt><E> se dostanete do stejné nabídky). Objeví se dialogové okno, do kterého vypíšete vaše přihlašovací jméno a stisknete tlačítko OK. Následuje hlášení : Byl zrušen příznak exportu. Počet záznamů xx Z přehledu platebních příkazů ze zaškrtávacího políčka označeného E zmizí označení exportu. Písmena xx jsou nahrazena počtem záznamů, u kterých byl zrušen příznak exportu. UPOZORNĚNÍ Zrušení příznaku exportu provádějte až po dostatečné úvaze. Neuváženým zrušením příznaku exportu může nastat situace, že dojde k opětovnému exportu platebního příkazu, tzn. k opakované platbě. Zrušení příznaku tisku Jestliže chcete u již vytištěných platebních příkazů zrušit příznak tisku, stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Zrušení příznaku tisku (pomocí kombinace kláves <Ctrl><Alt><T> se dostanete do stejné nabídky). Objeví se dialogové okno, do kterého vypíšete vaše přihlašovací jméno a stisknete tlačítko OK. Následuje hlášení : Byl zrušen příznak tisku. Počet záznamů xx Z přehledu platebních příkazů ze sloupce označeného T zmizí označení tisku. Písmena xx jsou nahrazena počtem záznamů, u kterých byl zrušen příznak tisku. Zrušení příznaku tisku provádějte až po dostatečné úvaze. Neuváženým zrušením příznaku exportu může nastat situace, že dojde k opětovnému tisku platebního příkazu, tzn. může dojít k opakované platbě. 21

22 Suma vybraných příkazů Po potvrzení této nabídky se zobrazí informační okno, v kterém bude zobrazena částka sečtená z platebních příkazů, které jste označili. Pokud označíte platební příkazy, na kterých jsou různé cizí měny, budou zde na řádky nasčítány platební příkazy se stejnou měnou. Pro každou měnu obsaženou na platebních příkazech bude zobrazen jeden řádek. Změna data splatnosti a vystavení Po potvrzení této nabídky se zobrazí okno pro změnu datumů. Zde zaškrtnete, které datum se má změnit a jak. Tato změna nelze provést u již realizovaných (vytisknutých nebo vyexportovaných) platebních příkazů. Datumy budou změněny u všech platebních příkazů, které jste označili nebo u platebního příkazu, na kterém byl nastaven kurzor. Změna bankovního spojení plátce Touto volbou můžete provést změnu vlastního bankovního spojení, ze které se provedou platby bankovního příkazu. V otevřeném okně vyberete zvolené bankovní spojení a přenesete. Tuto změnu nelze provést u již realizovaných (vytisknutých nebo vyexportovaných) platebních příkazů. Bankovní spojení bude změněno u všech platebních příkazů, které jste označili nebo u platebního příkazu, na kterém byl nastaven kurzor. Následuje informace o průběhu procesu. Chybová sestava K vytištění této sestavy stisknete pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete volbu Chybová sestava. Před provedením exportu platebních příkazů je vhodné tuto sestavu vytisknout. Sestava provádí kontrolu správnosti platebního příkazu. Pokud program při exportu najde platební příkazy, které obsahují jakékoliv chyby, budete o těchto chybách informováni protokolem. U zahraničních platebních příkazů se provádějí tyto kontroly: Kontrola zahraničních platebních příkazů je v porovnání s tuzemskými platebními příkazy rozšířena o: Nevyplněný účel platby (zda je vyplněn účel platby) Nevyplněná cílová země (zda je vyplněna cílová země) Nevyplněný způsob úhrady poplatku (zda je vyplněn způsob úhrady poplatku) 22

23 Nevyplněný platební titul (zda je vyplněn platební titul) Nepovolené znaky v platebním titulu (zda neexistují nepovolené znaky v platebním titulu) Uživatelské konstanty Tuto konstantu si může každý uživatel nastavit individuálně přímo nad příkazem. Lze ji spustit rovněž za použití kláves <Ctrl><Alt><K>. Dle typu platebního příkazu je aktivní pouze nabídka příslušného charakteru (např. u tuzemského plat. příkazu lze přednastavit údaje platné pro tuzemský peněžní ústav, u zahraničního naopak lze přednastavit např. kódy pro úhrady poplatků, cílovou zemi apod.). Tyto konstanty si může uživatel nastavit přímo pro všechny typy platebních příkazů v menu Možnosti/Uživatelské konstanty, kde vybere ve stromové struktuře modul Banka. Zprávy, Generování zpráv Přenos vytvořených zahraničních platebních příkazů do banky pomocí rozšiřujícího modulu, tzv. pluginu. Platební příkazy zahraniční Uživatelské konstanty Pro zadání uživatelských konstant k zahraničním platebním příkazům stisknete v přehledu Platební příkazy zahraniční pravé tlačítko myši a z místní nabídky vyberete Uživatelské konstanty. Pomocí těchto konstant definujete jednotlivým uživatelům základní údaje, které se budou na nově vystavených zahraničních platebních příkazech předvyplňovat. Protože se jedná o konstanty uživatelské, znamená to, že nastavení může být rozdílné pro jednotlivé uživatele. Uživatelské konstanty pro zahraniční platební příkazy Cílová země Vybíráte z číselníku zemí cílovou zemi, tzn. zemi, které je platební příkaz určen. Měna Vybíráte měnu, ve které je platební příkaz vystaven. 23

24 Poplatky Zadáváte způsob úhrady bankovních poplatků, který se bude přednabízet na platebních příkazech. Platební titul Vybíráte platební titul platebního příkazu, kterým specifikujete platební příkaz. Místo vystavení Zadáváte, jaké místo vystavení se má předvyplnit na platební příkaz. Implicitní doba splatnosti platebního příkazu, dny od data vystavení Vyplňujete počet dnů, které se přičtou k datu vystavení a tím vznikne datum splatnosti platebního příkazu. Příklad zadání konstanty doby splatnosti Do pole Implicitní doba splatnosti platebního příkazu, dny od data vystavení zadáte č. 3. Datum vystavení je , doba splatnosti se do nově vystavených platebních příkazů automaticky předvyplní na Formulář platební příkazy zahraniční Pro ruční zadání zahraničního platebního příkazu stisknete v přehledu Platební příkazy zahraniční v panelu nástrojů tlačítko Nový nebo použijete klávesu < F2>. 24

25 Bankovní spojení příkazce Bankovní spojení Do tohoto pole zadáváte vaše bankovní spojení, tzn. bankovní spojení, ze kterého se budou platby realizovat. Jestliže je u vaší organizace zadáno právě jedno bankovní spojení, automaticky se bankovní spojení na novém platebním příkazu přednabídne. Jestliže vaše organizace používá více než jedno bankovní spojení, pole Bankovní spojení příkazce zůstane prázdné. Výběr z bankovních spojení provádíte poklepáním na tlačítko nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. Vyberete požadované bankovní spojení a opětovným stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> přenesete bankovní spojení do formuláře platebního příkazu. Kód ústavu, Číslo účtu, Měna, Název ústavu Tato pole se do hlavičky platebního příkazu přenesou automaticky z bankovního spojení příkazce. Bankovní spojení příjemce Bankovní spojení Do tohoto pole zadáváte bankovní spojení příjemce, tzn. toho, ve prospěch koho má být platba provedena. Bankovní spojení vybíráte z číselníku Bankovního spojení pomocí tlačítka nebo 25

26 stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. Vyberete požadované bankovní spojení a opětovným stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> přenesete bankovní spojení do formuláře platebního příkazu. Kód ústavu, Číslo účtu, Měna, Název ústavu Tato pole se do hlavičky platebního příkazu přenesou automaticky z bankovního spojení příjemce. Zprostředkující peněžní ústav V těchto polích máte možnost vybrat peněžní ústav, který je pro vaší peněžní transakci zprostředkujícím peněžním ústavem. Jestliže tyto informace nepotřebujete (např. z důvodu struktury exportního souboru) sledovat, nemusíte tato pole vyplňovat. Kód ústavu Bankovní spojení zprostředkujícího peněžního ústavu zadáváte pomocí kláves <Ctrl><Enter> nebo pomocí tlačítka vstupujete do číselníku peněžních ústavů a vybraný přenesete do formuláře. Název ústavu, Název pobočky, Místo sídla Tato pole se doplní automaticky na základě výběru kódu bankovního spojení zprostředkujícího peněžního ústavu. Platba Datum splatnosti Vyplňujete datum splatnosti platebního příkazu. Datum můžete vyplnit vypsáním z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a požadovaný den vybrat poklepáním myši v kalendáři. UPOZORNĚNÍ V případě, že bude vyplněna uživatelská konstanta Implicitní doba splatnosti, bude se na základě vyplněného datumu vystavení generovat datum splatnosti. Datum vystavení Vyplňujete datum vystavení platebního příkazu. Datum můžete vyplnit vypsáním z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a požadovaný datum vybrat poklepáním myši v kalendáři. Částka Pole Datum splatnosti a Datum vystavení jsou rozhodující nejen z hlediska tisku platebních příkazů, ale také při exportu platebních příkazů. Prostřednictvím těchto datumů zadáváte rozsah (interval) exportovaných platebních příkazů. Vyplňujete částku, která má být zaplacena v cizí měně. Měna 26

27 Zadáváte měnu, ve které je platební příkaz vystaven. Výběr měny provádíte stiskem pomocného tlačítka. Cílová země Vybíráte z číselníku zemí cílovou zemi, tzn. zemi, které je platební příkaz určen. Platební titul Vyplňujete platební titul platebního příkazu, kterým specifikujete platební příkaz. (Nevyplněné pole se zobrazí v chybové sestavě a je doporučena oprava). Místo vystavení Textové pole. Úhrada poplatků Vyplňujete kód pro atribut úhrady poplatků. Pole můžete vypsat ručně nebo vybrat z vámi zadaného číselníku pomocí tlačítka doporučena oprava).. (Nevyplněné pole se zobrazí v chybové sestavě a je Priorita V tomto poli je možné nastavit, jestli má být platební příkaz importován s prioritou Normálně (tedy jak dosud) nebo Urgentně (tedy přednostně). Tato priorita je postupně zapracována do skriptů dalších všech bank. Účel platby 1-4 Vyplňujete účel platby, který můžete vybírat ze seznamu vámi vytvořených pomocných textů. Výběr provádíte pomocí tlačítka. Zpráva bance 1-4 Vyplňujete zprávu, kterou můžete vybírat ze seznamu vámi vytvořených pomocných textů. Záložka 2 - Detail Zde je možno zadat více plateb sdružených do jednoho řádku. Zadává se částka a variabilní symbol. U zahraničního platebního příkazu se systém snaží dohledat odpovídající fakturu a pokud takovou najde, nabídne možnost jejího připojení. Pokud se generují sdružené platby ze saldokonta nebo z fakturace, tyto detaily a vazby systém doplňuje automaticky. Při generování se do políčka Účel platby 1 doplňuje variabilní symbol z detailu s největší částkou. Pokud je zadán detail, sumační částku nelze změnit, napočítává se automaticky. Platbu lze rovněž zadat použitím volby v menu místní nabídky v přehledu detailů Nový z faktur. Po zvolení akce se objeví přehled faktur a v něm se objeví faktury, které jsou vystaveny ve stejné měně jako platební příkaz a zároveň saldo v přípravě není nulové (= ještě nezaplacené faktury). 27

28 Z přehledu je možno přenést více faktur najednou. Při přenosu se kontroluje bankovní spojení faktury oproti bankovnímu spojení na platebním příkazu. V případě jejich nerovnosti se objeví upozorňující dotaz. Takto vyplněný platební příkaz uložíte pomocí tlačítka OK. Při vyplňování platebního příkazu program provádí kontrolu toho, zda jsou vyplněny všechny požadované údaje a zda jsou vyplněny správně. Můžete se setkat s následujícími hlášeními: Prázdná nebo chybně zadaná položka Bankovní spojení příjemce. Není vyplněno bankovní spojení příjemce. Prázdná nebo chybně zadaná položka Cílová země. Není vyplněno pole Cílová země. Prázdná nebo chybně zadaná položka Částka. Není vyplněno pole částka nebo je vyplněna částka se záporným znaménkem. Prázdná nebo chybně zadaná položka Měna. Není vyplněno pole Měna. Vzory platebních příkazů zahraničních Přehled Vzory platebních příkazů zahraničních otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Banka, Platební příkazy zahraniční, Vzory platebních příkazů zahraničních. Zde máte možnost zadat vzory platebních příkazů, které se pravidelně opakují a poté z nich generovat platební příkazy. Formulář vzoru platebního příkazu odpovídá formuláři platebních příkazů zahraničních, liší se pouze tím, že zde nezadáváte datumy splatnosti a vystavení. Tyto se doplní ve chvíli použití vzoru pro generování platebního příkazu. Generování platebních příkazů Po potvrzení nabídky Generování platebních příkazů v menu místní nabídky, bude na základě vzoru, na kterém jste byli nastaveni kurzorovým řádkem, tvořen platební příkaz. Nejprve se zobrazí okno, kde bude nabídnuto datum splatnosti, toto datum máte možnost změnit. Po potvrzení tlačítkem OK bude vytvořen platební příkaz, který bude zařazen do přehledu vytvořených platebních příkazů (nabídka Platební příkazy zahraniční), kde můžete s tímto příkazem dále pracovat (opravovat, tisknout, exportovat, rušit). Po stisku tlačítka Storno se platební příkaz nevytvoří. 28

29 Vygenerované platební příkazy Po potvrzení nabídky Vygenerované platební příkazy v menu místní nabídky, bude zobrazen přehled platebních příkazů vygenerovaných na základě vzoru platebního příkazu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. S tímto přehledem můžete pracovat stejně, jako s přehledem platebních příkazů v nabídce Platební příkazy zahraniční (opravovat, tisknout, exportovat apod.). Bankovní výpisy Do přehledu bankovních výpisů vstoupíte ze stromové struktury a vyberete Banka Bankovní výpisy. V přehledu bankovních výpisů lze importovat bankovní výpisy z vašeho bankovního ústavu nebo pořizovat bankovní výpisy ručně. Na hlavičce i na řádcích je atribut Způsob vzniku, který říká, jak byly zadány - Importem, Ručně či Kombinovaně. Všechny výpisy je možné prohlížet a tisknout a automaticky zaúčtovat do modulu Účetnictví. Oprava Nabídka Oprava, kterou zvolíte z místní nabídky nebo vyberete pomocí tlačítka Oprava z panelu nástrojů, slouží k opravě bankovního výpisu. Můžete zde provádět opravu údajů, které zaúčtování bankovního výpisu podrobněji specifikují (zakázka, nákladový útvar apod.) a dále zde můžete přímo určovat, jak bude bankovní výpis zaúčtován v případě, že Příprava zaúčtování nedohledá potřebné údaje nutné pro zaúčtování. Po potvrzení této nabídky se dostanete do detailu bankovního výpisu. Bankovní výpis je tvořen hlavičkou bankovního výpisu, kde jsou dotaženy základní údaje o bankovní operaci. Tyto údaje jsou přístupné k editaci, pouze pokud je výpis nezaúčtován. V případě, že je výpis zaúčtován nebo částečně zaúčtován, můžete je pouze prohlížet. Druhá část bankovního výpisu je tvořena řádky bankovního výpisu. 29

30 Pokud se nastavíte na konkrétní řádek bankovního výpisu a stisknete tlačítko Oprava, dostanete se na záložku Řádek bankovního výpisu. Tato záložka je tvořena jednak údaji, které nelze opravovat a dále údaji, které jsou přístupné editaci. Obecně platí, že pole, která jsou v přehledu šedá měnit nelze, pole, která jsou bílá, lze opravovat. Údaje v oblasti 4 - Účtování se týkají zaúčtování do modulu Účetnictví. Po provedení Přípravy zaúčtování zde budou předvyplněny údaje, které byly dohledány. Před zaúčtováním, jsou tyto údaje přístupné a máte možnost je změnit a doplnit. Po zaúčtování budou údaje nepřístupné. Poslední oblast Poznámka je volně přístupná k editaci a slouží k zaznamenání poznámek týkajících se dané bankovní operace. Nový Nabídka Nový, kterou zvolíte z místní nabídky nebo vyberete pomocí tlačítka Nový z panelu nástrojů, slouží k ručnímu zadání bankovního výpisu. Po jejím potvrzení se zobrazí nový formulář bankovního výpisu. Pokud máte více bankovních spojení, otevře se nejprve přehled bankovních spojení a po stisku tlačítka Přenos na vybraném bankovním spojení se otevře formulář bankovního výpisu. Zrušit Pomocí nabídky Zrušit lze rušit bankovní výpisy. V přehledech bankovních výpisů se nastavíte na vybraný bankovní výpis, který chcete zrušit a potvrdíte tlačítko Zrušit. Objeví se hlášení: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Pokud stisknete tlačítko Ano, bankovní výpis bude zrušen. Stiskem tlačítka Ne nebo Storno zůstane bankovní výpis v přehledu zachován. Pokud se pokusíte smazat bankovní výpis, který již byl zaúčtován, popř. byly zaúčtovány některé řádky bankovního výpisu, objeví se po stisku tlačítka hlášení: Na záznam jsou navázány další údaje nelze mazat! Toto hlášení vás informuje o tom, že se snažíte smazat bankovní výpis, který již má vytvořenou vazbu v modulu Účetnictví. Pokud byste tento výpis skutečně chtěli smazat, nejdříve je nutné provést akci Odúčtování výpisu z účetnictví. Tisk Nabídka Tisk slouží k vytištění bankovního výpisu a k vytištění opisu bankovních výpisů, které můžete prostřednictvím nabídky Nastav uspořádat na základě vašich požadavků Import bankovních výpisů Tato volba slouží k importu bankovních výpisů pomocí tzv. skriptu. Účtování Pod touto volbou je seskupeno několik funkcí souvisejících s účtováním bankovních výpisů. Popis jednotlivých funkcí naleznete v samostatné kapitole Účtování bankovních výpisů. 30

31 Příprava účtování výpisu Test účtování výpisu Účtování výpisu Pohled do účetnictví Zrušit přípravu účtování Odúčtování výpisu z účetnictví Zrušení příznaku účtování Řádky a úhrady Řádky aktuálního výpisu/řádky označených výpisů/řádky všech výpisů Po potvrzení nabídky Řádky... se zobrazí nové okno, kde je přehled řádků bankovního výpisu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě Ř. aktuálního bankovního výpisu) všech bankovních výpisů, které byly označeny (v případě Ř. označených výpisů) všech bankovních výpisů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě Ř. všech bankovních výpisů) Při potvrzení nabídky...všech výpisů... jsou zobrazeny řádky za všechna období. V tomto přehledu máte možnost jednotlivé řádky opravovat a tisknout nebo si zobrazit pohled do účetnictví, jak byl vybraný řádek zaúčtován. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Úhrady aktuálního výpisu/úhrady označených výpisů/úhrady všech výpisů Po potvrzení nabídky Úhrady... se zobrazí nové okno, kde je přehled úhrad bankovního výpisu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě Ú. aktuálního bankovního výpisu) všech bankovních výpisů, které byly označeny (v případě Ú. označených výpisů) všech bankovních výpisů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě Ú. všech bankovních výpisů) Úhrady v tomto přehledu se týkají závazků a pohledávek z modulu fakturace, tedy bez ohledu na to, jestli jsou zaúčtované. Přehled úhrad máte možnost přehled tisknout. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Řádky a úhrady společně aktuálního výpisu/řádky a úhrady společně označených výpisů/řádky a úhrady společně všech výpisů Po potvrzení nabídky Řádky a úhrady... se zobrazí nové okno, kde je přehled řádků a úhrad bankovního výpisu: na kterém byl nastaven kurzor (v případě aktuálního bankovního výpisu) všech bankovních výpisů, které byly označeny (v případě označených výpisů) všech bankovních výpisů bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě všech bankovních výpisů) 31

32 V tomto přehledu máte možnost přehled řádků a úhrad tisknout. Přehled akcí, které máte možnost v tomto přehledu využívat, najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši). Automatické přiřazení úhrad Automatické přiřazení úhrady řádku bankovního výpisu nebo přiřazení faktury a vygenerování úhrady. Pokud spustíte automatické přiřazení úhrad před přípravou účtování, bude účetní účet přiřazen na úhradě. Kredit a storno kredit nejprve hledá v pohledávkách (faktury vydané, dobropisy přijaté) a pokud nic nenajde, tak hledá i v závazcích (faktury přijaté, dobropisy vydané, např. vrácení přeplatku). Debet a storno debet zase hledá naopak - nejprve v závazcích a pokud se nic nenajde, tak i v pohledávkách. Na začátku hledání se převezme z detailu (popř. z řádku výpisu) organizace je potom použita u některých podmínek jako doplňkové kritérium. Pokud není organizace na úhradě, vezme se z řádku. Dále se vytvoří druhý variabilní symbol vezme se zadaný na úhradě, popř. řádku výpisu a pokud je kratší jak 9 znaků, doplní se nulami zleva na délku 9. Jestliže není variabilní symbol na úhradě, NEpřebírá se z řádku! Další hledání potom pracuje s oběma variabilními symboly jak se zadaným, tak i s doplněným. Doplněný se používá pro případy, kdy na řádku BV je VS s ořezanými nulami zleva a číslo faktury obsahuje vodící nuly např. pro faktury v řadě 010. V případě hledání ve fakturách se variabilní symbol zadaný porovnává s číslem dodavatelské faktury a variabilní symbol vypočtený pak s atributem párovací znak (řada dokladů + číslo faktury). Postup pro hledání v pohledávkách (kredit, storno kredit) 1. hledání v detailech inkasních příkazů pouze při prvním průchodu, a pokud nejsou žádné úhrady na řádku bankovního výpisu. Pokud je příkaz nalezen, přesypou se detaily z řádku příkazu na řádek bankovního výpisu a hledání končí. Hledací hlediska: oba VS, SS, KS, kód banky, číslo účtu, částka transakce, měna transakce, hledá se v příkazech s alespoň jednou vazbou do faktur. 2. hledání ve vydaných fakturách a přijatých dobropisech hledací hlediska: oba variabilní symboly, kód banky, číslo účtu a SS, hledá se podle bankovního spojení organizace navázané na faktuře. 3. v bodě 2 nalezeno více faktur pak se přidají další 2 hlediska: částka a měna transakce. 4. pokud nebylo nic nalezeno, opakuje bod 2, popř. bod 3 ale bez SS. 5. stále nic nenalezeno důvodem může být např. nezadané bankovní spojení u odběratele. V tom případě se hledá pouze podle obou variabilních symbolů a organizace (pokud je zadaná). 6. v bodě 5 nalezeno více faktur pak se přidají další 2 hlediska: částka a měna transakce. 7. stále nic nenalezeno systém zkouší hledat ještě v účetním deníku (např. zákazník platí na jiný párovací znak než je číslo faktury), hledá se v záznamech, na které jsou navázány faktury a to podle obou variabilních symbolů a organizace (pokud je zadaná). 32

33 V průběhu procesu akce Automatické přiřazení úhrad je také kontrolováno přeplacení vydané faktury (přijatého dobropisu) a v případě přeplatku je informace zobrazena. Kontrola je prováděna pouze u řádků bankovního výpisu typu Kredit vůči vydané faktuře (přijatému dobropisu). Částka řádku výpisu se porovnává s částkou, kterou by systém vrátil při generování inkasního příkazu. Zda je přeplacená faktura přiřazena nebo ne, záleží na nastavení globální konstanty "Při automatickém přiřazení úhrad přiřazovat úhrady i na již uhrazené faktury". Postup pro hledání v závazcích (debet, storno debet) 1. hledání v detailech tuzemských platebních příkazů pouze při prvním průchodu, a pokud nejsou žádné úhrady na řádku bankovního výpisu. Pokud je příkaz nalezen, přesypou se detaily z řádku příkazu na řádek bankovního výpisu a hledání končí. Hledací hlediska: oba VS, SS, KS, kód banky, číslo účtu, částka transakce, měna transakce, hledá se v příkazech s alespoň jednou vazbou do faktur. 2. hledání v detailech zahraničních platebních příkazů pouze při prvním průchodu, a pokud nemám žádné detaily na řádku bankovního výpisu. Pokud je příkaz nalezen, přesypou se detaily z řádku příkazu na řádek bankovního výpisu a hledání končí. Hledací hlediska: oba VS, kód banky, číslo účtu, částka transakce, měna transakce, hledá se v příkazech s alespoň jednou vazbou do faktur. 3. hledání v přijatých fakturách a vydaných dobropisech hledací hlediska: oba VS, kód banky, číslo účtu a SS, hledá se podle bankovního spojení navázaného na faktuře. 4. v bodě 3 nalezeno více faktur pak se přidají další 2 hlediska: částka a měna transakce. 5. pokud nebylo nic nalezeno, opakuje bod 3, popř. bod 4 ale bez SS. 6. stále nic nenalezeno důvodem může být např. ručně vystavený platební příkaz. V tom případě se hledá pouze podle obou variabilních symbolů a organizace (pokud je zadaná). 7. v bodě 6 nalezeno více faktur pak se přidají další 2 hlediska: částka a měna transakce. Na závěr se zkontroluje organizace na bankovním výpisu s organizací na dohledané faktuře. Pokud nejsou shodné, je ohlášena chyba. JAK NEJLÉPE: Průběh procesu automatického párování je zapisován a u každé položky zobrazen. Snadno tedy zjistíte, jak párování proběhlo a pokud vznikl problém, ve kterém kroku k němu došlo. V procesním oknu akce Automatické přiřazení úhrad můžete použít tlačítko Oprava... a tak okamžitě vstoupit do řádku bankovního výpisu a udělat potřebné úpravy. 33

34 Akce "Automatické přiřazení úhrad" vynechává z hledání veškerá blokovaná bankovní spojení. Stejně tak i volba "Příprava účtování". Pokud máte ručně vytvořenou úhradu přímo na faktuře, je zde možnost zaškrtnout volbu Párovat s bankou. Tzn., že jakmile spustíte Automatické přiřazení úhrad (nebo úhradu přiřadíte v bankovním výpisu ručně), tato ručně vytvořená úhrada na faktuře se spáruje s úhradou v bankovním výpisu. Saldo faktury bude nulové. Pokud ale máte toto zaškrtávátko nevyplněné, pak se k faktuře přiřadí úhrady dvě, jedna ruční, druhá z bankovního výpisu. Saldo dokladu bude vykazovat přeplatek. Na hlavičce a na řádcích bankovních výpisů můžete pro kontrolu stavu automatického párování použít nový sloupec "Stav přiřazení úhrad". Na hlavičce nabývá těchto hodnot: Nepřiřazeno Přiřazeno částečně Přiřazeno Na řádku nabývá těchto hodnot: Nepřiřazeno Přiřazeno Přiřazeno z leasingu 34

35 Automatické přiřazení úhrad debet bez bank. spojení Umožňuje dohledávat faktury přijaté bez ohledu na bankovní spojení na řádku výpisu. Při použití této akce se u debetních operací při párování úhrad nekontroluje vyplněnost čísla účtu. Pokud se nedohledá bankovní spojení nebo je bankovní spojení na řádku bankovního výpisu nezadané, hledá se pouze podle variabilního symbolu. Sloučení označených výpisů Zde můžete sloučit několik označených výpisů do jednoho, pokud jsou splněny následující podmínky: žádný výpis nesmí být účtován na žádný řádek výpisů není navázána úhrada všechny výpisy mají stejné číslo účtu, kód banky, měnu výpisy na sebe musí navazovat - datum výpisu a hodnota zůstatku staršího výpisu (starší podle data výpisu) se musí rovnat datu a hodnotě starého zůstatku výpisu mladšího Po spuštění akce se objeví stejný přehled, ale zafiltrovaný za označené výpisy. Zde vyberete výpis s požadovaným výsledným číslem pomocí tlačítka Přenos. Akce sloučí výpisy do jednoho s vybraným číslem a nastaví mu odpovídající datum a hodnotu starého zůstatku dle nejmladšího výpisu. Při slučování je dodrženo pořadí řádků podle pořadí výpisů dle data výpisu. Akce je určena hlavně pro případ, kdy má zákazník např. týdenní výpisy a jeden výpis se mu rozdělí na několik výpisů se stejným číslem a různým datem výpisu. Kontrola celistvosti číselné řady Tato funkce kontroluje číselnou řadu výpisů za jednotlivé bankovní účty. Pokud je nalezena chyba, objeví se tabulka s informací s číslem účtu, kódem banky a číslem výpisu, který nebyl nalezen v číselné řadě. 35

36 Generování bankovního spojení Pro možnost generování bankovního spojení musí být splněny následující podmínky: Musí být zaúčtováno. Musí být zadáno bankovní spojení na řádku výpisu - kód banky i číslo účtu. (jedná se o bankovní spojení, které se naimportuje nebo zadá ručně, ne to, které se potom případně automaticky dotáhne nebo zadá přes <Ctrl><Enter> Musí být zadán variabilní symbol. Na odpovídajícím řádku v deníku (vznikl zaúčtováním řádku výpisu) musí být zadána organizace. Musí se jednat o saldokontní zápis. Saldo musí být vyrovnané. Bankovní spojení nesmí již existovat. Po splnění těchto podmínek se vytvoří nové bankovní spojení. Tento postup je aplikován na všechny řádky bankovního výpisu Dokumenty K bankovnímu výpisu je možné navázat libovolný soubor, který může být uložen v databázi systému Helios Orange a může figurovat ve společném číselníku Dokumenty. V tomto případě se může jednat například o naskenovanou podobu bankovního výpisu. Zprávy Tato volba slouží k importu bankovních výpisů pomocí tzv. pluginu. Formulář bankovního výpisu Do formuláře bankovního výpisu se dostanete z přehledu bankovních výpisů pomocí tlačítka Nový (v případě, že budete ručně pořizovat bankovní výpis) nebo pomocí tlačítka Oprava (v případě, že otevíráte existující). Formulář obsahuje dvě záložky: 1 Hlavička, 2 Položky. 36

37 Hlavička bankovního výpisu Číslo výpisu Číslo bankovního výpisu. Pokud již pro dané bankovní spojení existuje bankovní výpis, bude zde vyplněno číslo výpisu o jedno vyšší než poslední bankovní výpis. Kód banky, Číslo účtu Po importu bankovního výpisu zde bude vyplněn kód banky a číslo účtu, které jsou na výpisu v elektronické podobě. Tato pole jsou informativní. Měna Kód měny bankovního výpisu. Stiskem pomocného tlačítka můžete vstoupit do číselníku měn a přenést měnu bankovního výpisu. Měna není povinný údaj, pokud není vyplněna, při zaúčtování se vezme měna z bankovního spojení. Pokud je kód měny jiný než kód měny v následujícím řádku, pro účtování bude použit tento kód. Počet řádků Pole je nepřístupné, načítá se zde počet řádků ze záložky Položky. 37

38 Název spojení Z číselníku bankovních spojení vybíráte bankovní spojení. Po přenosu bankovního spojení se doplní následující pole Kód ústavu, Číslo účtu, Měna, Název ústavu, která jsou pro editaci nepřístupná. Datum původního stavu Stiskem pomocného tlačítka můžete datum přenést z kalendáře. Pokud již byl pro dané bankovní spojení zadán bankovní výpis, datum posledního výpisu se promítne do data původního zůstatku na novém výpisu. Původní stav Pomocí pomocného tlačítka můžete vyvolat kalkulačku. Pokud již byl pro dané bankovní spojení zadán bankovní výpis, aktuální zůstatek posledního výpisu se přetáhne do položek původní a aktuální zůstatek nového výpisu. Datum výpisu Datum výpisu musí být zadáno a musí spadat do období, v kterém je výpis zadáván. Stiskem pomocného tlačítka můžete datum přenést z kalendáře. Aktuální stav Pole je nepřístupné, napočítává se jako AktuálníStav = PůvodníStav + SumaKredit - SumaDebet Datum kurzu Vyplňujete datum kurzu, stiskem pomocného tlačítka máte možnost datum přenést z kalendáře. Pokud toto datum nevyplníte, bude se pro účtování cizí měny dohledávat v kurzovním lístku kurz podle datumu výpisu. Množství kurz, Kurz, Kurz EUR Na těchto polích můžete vstoupit do číselníku Kurzovní lístek a přenést údaje týkající se kurzu, po přenosu se zároveň doplní i další dvě pole. Obrat Kredit, Obrat Debet, Suma Kredit, Suma Debet Tato pole jsou nepřístupná pro editaci, načítají se zde částky z řádků bankovního výpisu. Účtováno Kredit, Účtováno Debet Tato pole jsou nepřístupná pro editaci, načítají se zde částky ze zaúčtovaných řádků bankovního výpisu. 38

39 Položky bankovního výpisu Záložka Položky zobrazuje přehled jednotlivých řádků výpisu. Řádky bankovního výpisu vzniknout při importu nebo ručním pořízením. Pravým tlačítkem myši máte možnost vyvolat menu místní nabídky. Po potvrzení nabídky Nový, kterou zvolíte z místní nabídky nebo vyberete pomocí tlačítka Nový z panelu nástrojů (eventuálně volbou Oprava) se zobrazí nový formulář položky bankovního výpisu. Formulář položky bankovního výpisu Formulář položky bankovního výpisu má dvě záložky: 1 - Řádek bankovního výpisu a 2 Úhrady 1 Řádek bankovního výpisu' Oblast - [1] Řádek bankovního výpisu 39

40 Číslo řádku Max.10místné číslo řádku. Kód banky, Číslo protiúčtu, Název protistrany Zde se naimportují údaje z výpisu v elektronické podobě. V případě ručního zadávání není třeba vyplňovat, bankovní spojení vyberete na dalším řádku z číselníku bankovních spojení. Název spojení Z číselníku bankovních spojení vybíráte bankovní spojení. Po přenosu bankovního spojení se doplní následující pole Kód ústavu, Číslo účtu, Měna, Název ústavu, která jsou pro editaci nepřístupná. Po importu bankovního výpisu budou tato pole prázdná a při přípravě zaúčtování se systém pokouší dohledat tyto údaje v číselníku bankovních spojení podle čísel v předchozím řádku. Oblast - [2] Transakce Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem transakcí a vyberete typ Transakce. Možné typy transakcí jsou: Neznámé Kredit Debet Storno Kredit Storno Debet Typ transakce musí být určen. Pokud není (je nastaveno Neznámé), budete programem upozorněni: Prázdná nebo chybně zadaná položka Transakce! Obratová částka Pomocí pomocného tlačítka můžete vyvolat kalkulačku. Toto pole musí být vyplněno viz Částka transakce. Datum úhrady Pomocí pomocného tlačítka můžete vyvolat kalendář a datum z něj přenést. Toto datum musí být zadáno. Pokud jej nezadáte, budete upozorněni: Prázdná nebo chybně zadaná položka Datum úhrady! Úhrady celkem Nepřístupné pole, načítají se jednotlivé úhrady ze záložky 3-úhrady. Při ukládání řádku se hlídá suma částek z detailů oproti částce na řádku a v případě nesouhlasu je zobrazena chyba. 40

41 Variabilní symbol, Specifický symbol, Konstantní symbol Symboly týkající se platby. Z pole Konstatní symbol můžete vstoupit do číselníku. Doklad Účel platby 1-4 Textová pole. Transakce Částka Částka transakce. Toto pole musí být vyplněno. Pokud vyplníte obratovou částku a nevyplníte částku transakce, při zápisu položky bankovního výpisu zde bude doplněna obratová částka. Pokud je částka transakce jiná než obratová částka, musí být vyplněna měna transakce, v opačném případě budete upozorněni: Měna Nesouhlasí částka Transakce nebo není vyplněna měna transakce! Zadáváte měnu transakce. Pokud je obratová částka a částka transakce shodná, nemusí být měna vyplněna, bude brána v úvahu měna z hlavičky výpisu. Úhrady celkem Nepřístupné pole, načítají se jednotlivé úhrady ze záložky 3-úhrady. Při ukládání řádku se hlídá suma částek z detailů oproti částce na řádku a v případě nesouhlasu je zobrazena chyba. Počet úhrad Nepřístupné pole, načítá se počet jednotlivých úhrad ze záložky 3-úhrady. Datum kurzu, Počet jednotek, Kurz, Kurz měny Euro Pokud je transakce v cizí měně, je zde kurz, kterým byla transakce počítána. Oblast - [3] Kurz druhé cizí měny (výpis v cizí měně, transakce v jiné cizí měně) Datum kurzu2,počet jednotek2, Kurz2, Kurz měny Euro2 Druhý kurz, kterým byla počítána transakce. První kurz je pro převod Měna účtu x Hlavní měna. Druhý kurz je pak určen pro převod Měna platby x Hlavní měna, a to pouze pro případ třetí měny, jinak nemá význam. Oblast - [4] Účtování 41

42 V této oblasti zadáváte údaje týkající se zaúčtování položky bankovního výpisu. Pokud spustíte přípravu zaúčtování bankovního výpisu nebo přípravu zaúčtování řádku výpisu, pokusí se systém tyto údaje předvyplnit. Po zaúčtování nebudou tyto údaje přístupné k editaci, viz kapitola Příprava zaúčtování. účetní účet - výběr z návazného číselníku Účtový rozvrh text - výběr z návazného číselníku pomocné texty organizace - výběr z návazného číselníku číselník Organizací organizace 2 - výběr z návazného číselníku číselník Organizací. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace zaměstnanec - výběr z návazného číselníku Zaměstnanci útvar - výběr z návazného číselníku Organizační struktura číslo zakázky - výběr z návazného číselníku Zakázky vozidlo - výběr z návazného číselníku Vozidla typ změny - výběr z návazného číselníku Typy změn. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace příjmy a výdaje - výběr z návazného číselníku Příjmy a výdaje. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace Pomocí tlačítka máte možnost vstoupit do číselníků a požadované údaje přenést. Na poli Variabilní symbol máte možnost vstoupit do chronologického přehledu deníku. Pokud vyplníte variabilní symbol a vstoupíte do přehledu, bude tento přehled filtrován podle zadaného variabilního symbolu. Pokud nevyplníte variabilní symbol a vstoupíte do přehledu, bude filtrován podle období a zda mají doklady nějaký variabilní symbol. Pokud budou zadány úhrady na záložce 2-úhrady, nevyplňujete zde všechny údaje pro účtování (např. číslo účtu, organizaci, text), protože budou zadány na úhradách. Pro účtování mají přednost údaje ze záložky Úhrady. Oblast - [5] Poznámka - pole, do kterého je možné zapsat libovolnou poznámku. Oblast - [6] Úhrady leasingu úhrady celkem úhrady v měně celkem počet úhrad Tato políčka jsou needitovatelná. Zobrazují sumu načtených úhrad ze záložky 2 - Úhrady pro oblast Leasingu. Volby místní nabídky v přehledu položek Další akce z menu místní nabídky (pravé tlačítko myši) specifické pro přehled položek (řádků) bankovního výpisu jsou: 42

43 Oprava Umožňuje editaci řádku. Po volbě této funkce se otevře položka ve formuláři položky bankovního výpisu. Nový Slouží k vytvoření nového řádku (položky) v přehledu položek bankovního výpisu. Zrušit Smaže označené řádky (položky) bankovního výpisu. Před vymazáním bude zobrazen dotaz, zda chcete označené položky skutečně vymazat. Po potvrzení dojde k jejich odstranění v případě, že položky nejsou zaúčtovány. Tisk Tato volba se v přehledu položek nevyužívá MS Office Umožňuje export do některého z produktů sady MS Office. Kopie označených řádků Po potvrzení této akce v menu místní nabídky (nebo stiskem tlačítka v panelu nástrojů) bude provedena kopie řádku, na kterém byl nastaven kurzor nebo všech řádků, které byly označeny. Přenos řádku ze vzoru Po potvrzení této akce v menu místní nabídky (nebo stiskem tlačítka v panelu nástrojů) bude zobrazen přehled vzorů řádků bankovního výpisu. Z tohoto přehledu vyberete vzory, které chcete přenést na bankovní výpis, označíte a pomocí tlačítka Přenos (nebo kombinací kláves <Cltrl><Enter>) přenesete na formulář bankovního výpisu. Řádky všech výpisů Zobrazí řádky všech bankovních výpisů přes všechna období. Účtování Pod touto volbou je seskupeno několik funkcí souvisejících s účtováním řádků bankovních výpisů. Funkce je shodná s funkcí v přehledu bankovních výpisů s tím rozdílem, že se vztahuje k označeným řádkům (položkám) bankovního výpisu. Příprava účtování výpisu Test účtování výpisu Účtování výpisu Pohled do účetnictví Zrušit přípravu účtování Odúčtování výpisu z účetnictví Zrušení příznaku účtování Úhrady aktuálního řádku/úhrady označených řádků/úhrady všech řádků Po potvrzení nabídky Úhrady... se zobrazí nové okno, kde je přehled úhrad řádku výpisu: 43

44 na kterém byl nastaven kurzor (v případě volby Úhrady aktuálního řádku) všech řádků, které byly označeny (v případě volby Úhrady označených řádků) všech řádků bez ohledu na aktuální filtr přehledu (v případě volby Úhrady všech řádků) Generování bankovních spojení Pro možnost generování bankovního spojení musí být splněny následující podmínky: Musí být zaúčtováno. Musí být zadáno bankovní spojení na řádku výpisu - kód banky i číslo účtu. (jedná se o bankovní spojení, které se naimportuje nebo zadá ručně, ne to, které se potom případně automaticky dotáhne nebo zadá přes <Ctrl><Enter> Musí být zadán variabilní symbol. Na odpovídajícím řádku v deníku (vznikl zaúčtováním řádku výpisu) musí být zadána organizace. Musí se jednat o saldokontní zápis. Saldo musí být vyrovnané. Bankovní spojení nesmí již existovat. Po splnění těchto podmínek se vytvoří nové bankovní spojení. Tento postup je aplikován na označené řádky bankovního výpisu Tato funkce spustí automatický proces Automatické přiřazení úhrad Automatické přiřazení úhrady řádku bankovního výpisu nebo přiřazení faktury a vygenerování úhrady. Pokud spustíte automatické přiřazení úhrad před přípravou účtování, bude účetní účet přiřazen na úhradě. Kredit a storno kredit nejprve hledá v pohledávkách (faktury vydané, dobropisy přijaté) a pokud nic nenajde, tak hledá i v závazcích (faktury přijaté, dobropisy vydané, např. vrácení přeplatku). Debet a storno debet zase hledá naopak - nejprve v závazcích a pokud se nic nenajde, tak i v pohledávkách. Na začátku hledání se převezme z detailu (popř. z řádku výpisu) organizace je potom použita u některých podmínek jako doplňkové kritérium. Pokud není organizace na úhradě, vezme se z řádku. Dále se vytvoří druhý variabilní symbol vezme se zadaný na úhradě, popř. řádku výpisu a pokud je kratší jak 9 znaků, doplní se nulami zleva na délku 9. Jestliže není variabilní symbol na úhradě, NEpřebírá se z řádku! Další hledání potom pracuje s oběma variabilními symboly jak se zadaným, tak i s doplněným. Doplněný se používá pro případy, kdy na řádku BV je VS s ořezanými nulami zleva a číslo faktury obsahuje vodící nuly např. pro faktury v řadě 010. V případě hledání ve fakturách se variabilní symbol zadaný porovnává s číslem dodavatelské 44

45 faktury a variabilní symbol vypočtený pak s atributem párovací znak (řada dokladů + číslo faktury). Akce funguje pouze pro označené řádky. Automatické přiřazení úhrad - debet bez bank. spojení Při importu bankovních výpisů se (z různých důvodů) nedoplňuje bankovní spojení. Požaduje se variantně zachovat i možnost, dohledávat faktury přijaté bez bankovních spojení. Při použití této akce se u debetních operací při párování úhrad nekontroluje vyplněnost čísla účtu. Akce funguje pouze pro označené řádky. Hromadné změny... Funkce hromadné změny umožňuje změnu níže uvedených atributů pro označené řádky (pokud bude v dialogovém okně nezaškrtnuta volba "Pouze aktuální řádek"). Vždy je nutné zaškrtnout měněné pole a následně doplnit jeho hodnotu (většinou výběrem z navázaného číselníku). Jedná se o tyto atributy: Účet - výběr z účtového rozvrhu Číslo organizace - výběr z číselníku organizací Párovací znak - ruční zadání požadovaného párovacího znaku pro označené řádky Konst.symbol - výběr z číselníku konstantních symbolů Útvar - výběr z číselníku organizační struktury Číslo zakázky - výběr z číselníku zakázek Zaměstnanec - výběr z číselníku zaměstnanců Nákladový okruh - výběr z číselníku nákladových okruhů Vozidlo - výběr z číselníku vozidel Typ změny - výběr z číselníku typů změn - tento atribut bude viditelný pouze v případě, že je instalován plugin "Pomocný analytický přehled" (Příspěvkové organizace) Organizace 2 - výběr z číselníku organizací - tento atribut bude viditelný pouze v případě, že je instalován plugin "Pomocný analytický přehled" (Příspěvkové organizace) Text - možnost ručního zadání nebo výběru z číselníku pomocných textů. Kartové centrum Připojit celé výpisy Po volbě této funkce se otevře přehled výpisů Kartového centra. Zde vyberte výpisy, které chcete připojit k řádku bankovního výpisu a stiskněte tlačítko Přenos Připojit vybrané položky Umožní připojení vybraných položek výpisu Kartového centra. Po spuštění funkce se otevře přehled výpisů Kartového centra. Označte výpis, ze kterého budete vybírat položky a stiskněte tlačítko Přenoss. Následně se zobrazí přehled položek vybraného výpisu, zde je potřeba vybrat a označit položky, které chcete k řádku bankovního výpisu navázat. Navázání provedete stisknutím tlačítka Přenos. Připojená kartová centra 45

46 Zobrazí přehled navázaných položek výpisů Kartového centra. Odpojit kartové centrum Pomocí této funkce odpojíte navázané položky výpisů Kartového centra. Zprávy Tato volba se v přehledu řádků bankovního výpisu nevyužívá. Úhrady Přehled úhrad se nachází na 2. záložce formuláře položky bankovního výpisu. Součet jednotlivých úhrad musí být roven částce řádku bankovního výpisu. Tento přehled slouží k zadání vazeb na libovolný počet faktur, popřípadě k rozúčtování řádku bankovního výpisu. Zadává se zde odpovídající obratová částka, částka transakce a variabilní symbol. Pokud je doplněna i vazba na fakturu, je třeba doplnit i odpovídající částku v měně faktury. Systém Helios Orange se částku snaží doplnit sám ihned po přetažení faktury na základě použitých měn (měna výpisu, měna transakce a měna faktury). Dále je možno na detailu řádku vyplnit účetní informace. 46

47 Formulář úhrad položky bankovního výpisu Po potvrzení nabídky Nový <F2>, kterou zvolíte z místní nabídky nebo vyberete pomocí tlačítka Nový z panelu nástrojů se zobrazí nový formulář úhrady. Po potvrzení nabídky Oprava <Enter> můžete již uloženou úhradu opravovat. Oblast [1] Částky obsahuje tato pole: Obratová částka (XXX) - XXX je kód měny, doplňuje se dle měny výpisu. Částka transakce (XXX) - XXX je kód měny, doplňuje se dle měny transakce na řádku výpisu - pole Transakce Měna. Variabilní symbol - máte možnost vstoupit do chronologického přehledu deníku. Oblast [2] Pohledávky, případně se tato oblast může jmenovat [2] Závazky. Pojmenování závisí na typu řádku bankovního výpisu. Pokud se jedná o řádek typu kredit, oblast 2 nese pojmenování "pohledávky", řádek typu debet změní název oblasti 2 na "závazky" - vyplňují se údaje týkající se úhrady Číslo faktury 47

48 Dodavatelská faktura Organizace Částka v měně faktury Částka faktury Měna faktury Vyplnění těchto políček je třeba věnovat pozornost (zvláště v případě, že je faktura v cizí měně a bankovní výpis v Kč), protože podle nich bude generována úhrada do přehledu úhrad. Z polí s pomocným tlačítkem úhrady. je možno vstoupit do návazného přehledu a vybraný záznam přenést do Tlačítko Pohledávky a tlačítko Závazky (oblast [2] Závazky) - umožní vstoupit do přehledu pohledávek nebo závazků aktuálního období a vybraný záznam přenést na formulář úhrady. Oblast [3] Účtování umožňuje vyplnění těchto údajů pro účtování: účetní účet - výběr z návazného číselníku Účtový rozvrh text - výběr z návazného číselníku pomocné texty organizace - výběr z návazného číselníku číselník Organizací organizace 2 - výběr z návazného číselníku číselník Organizací. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace zaměstnanec - výběr z návazného číselníku Zaměstnanci útvar - výběr z návazného číselníku Organizační struktura číslo zakázky - výběr z návazného číselníku Zakázky vozidlo - výběr z návazného číselníku Vozidla typ změny - výběr z návazného číselníku Typy změn. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace příjmy a výdaje - výběr z návazného číselníku Příjmy a výdaje. Toto pole bude viditelné pouze v případě, že využíváte modul Výkazy pro příspěvkové organizace Oproti platebním příkazům se obratová a transakční částka sumují do zvláštních atributů, nemění se hodnota editovatelných částek na řádku bankovního výpisu. Při ukládání řádku se hlídá suma částek z detailů oproti částkám na řádku a v případě nesouhlasu je zobrazena chyba. Pomocí volby Akce - Vypočti částky podle faktur (Tlačítko akce se nachází v horní části formuláře úhrady) se přepočtou částky Obratová částka, Částka transakce a Variabilní symbol podle zadané faktury. V případě, že částka faktury je vyšší než částka, která zbývá pro doplnění úhrad pro daný řádek výpisu, je doplněna ona zbylá částka. Volby místní nabídky přehledu úhrad Oprava Pomocí volby "Oprava" dojde k otevření formuláře úhrady nad existujícím záznamem. Nový Pomocí volby "Nový" dojde k otevření prázdného formuláře úhrady. 48

49 Zrušit Smazání řádku úhrady. Maže pouze záznam v přehledu úhrad. Přenos faktur Otevře přehled Pohledávek (knihu faktur vydaných a dobropisů přijatých) nebo Závazků (knihu faktur přijatých a dobropisů vydaných) podle typu transakce na řádku bankovního výpisu. Pokud je zde uveden typ transakce kredit, otevře se přehled Pohledávek. V případě transakce debet dojde k otevření přehledu Závazků. Po výběru požadovaného dokladu dojde k vytvoření úhrady s variabilním symbolem faktury a budou doplněny částky - Obratová částka, Částka transakce. V případě, že částka faktury je vyšší než částka, která zbývá pro doplnění úhrad pro daný řádek výpisu, je doplněna ona zbylá částka. Hromadné změny Volba hromadné změny umožňuje doplnění zvolených údajů do označených řádků v přehledu úhrad. Hromadně je možné měnit tato pole: Účet - výběr z účtového rozvrhu. Dojde k vyplnění pole "účetní účet" v oblasti [3]Účtování Číslo organizace - výběr z číselníku organizací. Dojde k vyplnění pole "Organizace" v oblasti [3]Účtování Párovací znak - dojde k vyplnění pole "variabilní symbol" v oblasti [1]Částky Útvar - výběr z číselníku středisek. Dojde k vyplnění pole "Útvar" v oblasti [3]Účtování Číslo zakázky - výběr z číselníku zakázek. Dojde k vyplnění pole "Číslo zakázky" v oblasti [3]Účtování Zaměstnanec - výběr z číselníku zaměstnanců. Dojde k vyplnění pole "Zaměstnanec" v oblasti [3]Účtování Nákladový okruh - výběr z číselníku nákladových okruhů. Dojde k vyplnění pole "Nákladový okruh" v oblasti [3]Účtování Vozidlo - výběr z číselníku vozidel. Dojde k vyplnění pole "Vozidlo" v oblasti [3]Účtování Text - výběr ze seznamu uložených textů nebo ruční zadání. Dojde k vyplnění pole "Text" v oblasti [3]Účtování Účetní doklady v deníku Volba zobrazí účetní doklady, pokud existují. Máte možnost zobrazit: Účetní doklady v deníku - úhrady faktur Účetní doklady v deníku - úhrady - saldo Účetní doklady v deníku - úhrady leasing Úhrady leasingu Přehled úhrad pohybů modulu leasing navázaných akcí "automatické přiřazení úhrad". Přiřazování úhrad závisí na nastavení konstanty v globální konfiguraci. Úhrady je možné mazat. Není možné zakládat je ručně ani editovat jejich údaje. 49

50 Bankovní výpisy Import výpisů V této části příručky se dozvíte, jak obousměrně komunikovat s bankou, tzn. jak si předávat vytvořené platební příkazy v elektronické formě a jak naopak do systému Helios Orange naimportovat bankovní výpisy. Způsoby komunikace Jsou možné dva způsoby komunikace pomocí bankovních skriptů - starší formát komunikace, který je postupně nahrazován komunikací pomocí zpráv. V případě změny na straně banky již nejsou skripty udržovány a skript je nahrazen pluginem pomocí zpráv - novější, aktuálně podporovaný, způsob komunikace Tyto dva způsoby se liší technologií provedení, liší se jiným umístěním a použitím akcí pro export a import. V obou případech je nutnou podmínkou pro úspěšnou aktualizaci zakoupení licence pro komunikaci s konkrétní bankou. Export příkazů Cílem exportu příkazů je vytvořit soubor ve formátu, se kterým je schopen pracovat váš bankovní program. Tento soubor naimportujete do vašeho bankovního programu a následně odešlete elektronicky do banky. Přenos platebních příkazů provádíte až poté, co zkontrolujete správnost platebních příkazů pomocí nabídky Chybová sestava. V případě, že zapomenete platební příkazy zkontrolovat vy sami, program vás při provádění exportu na případné chyby upozorní. Export platebního příkazu do banky (zpráva) Akci naleznete v menu: Banka -> Platební příkazy tuzemské -> Zprávy -> Generování zpráv Banka -> Inkasní příkazy tuzemské -> Zprávy -> Generování zpráv Banka -> Platební příkazy zahraniční -> Zprávy -> Generování zpráv Po potvrzení nabídky se objeví přehled Vámi zakoupených pluginů pro komunikaci s bankami, které můžete použít. Vyberete konkrétní zprávu a potvrdíte zahájení přenosu tlačítkem Přenos. Pokud banka umožňuje komunikovat ve více formátech, jste nyní vyzváni k výběru formátu pro komunikaci. Můžete zde použít tlačítka Info - zobrazí se základní informace o dané struktuře pro komunikaci a případně obsahuje i specifické požadavky na vyplňování položek platebního příkazu dané konkrétní bankou. Výběr potvrdíte tlačítkem OK. V závislosti na tom, pro jakou banku export provádíte se objeví pole, která musíte vyplnit. Údaje, které je zde nutné vyplnit získáte z vaší smlouvy s konkrétním peněžním ústavem. Většina údajů zůstane po prvním vyplnění zachována, měníte pouze pole, která konkretizují daný export platebních příkazů (např. denní zabezpečovací kód). 50

51 Vyplněná pole uložíte tlačítkem OK. Objeví se formulář, ve kterém specifikujete, které platební příkazy mají být vyexportovány a kde má být exportní soubor uložen. Přenos do banky - export (skript) Akci naleznete v menu: Banka -> Platební příkazy tuzemské -> Přenos do banky - export Banka -> Inkasní příkazy tuzemské -> Přenos do banky - export Banka -> Platební příkazy zahraniční -> Přenos do banky - export Potvrzením nabídky Přenos do banky export se objeví přehled vámi zakoupených bankovních skriptů, které můžete použít. Můžete zde použít tlačítka Info, které vám podává základní informace o daném bankovním skriptu z hlediska jeho bezproblémové implementace. Tlačítko Skript vám umožňuje prohlížet, popř. editovat bankovní skript. Úpravu bankovního skriptu provádějte pouze na základě konzultací s našimi konzultanty. 51

52 Stiskem tlačítka OK dáte pokyn k provedení exportu platebních příkazů. V závislosti na tom, pro jakou banku export provádíte se objeví pole, která musíte vyplnit. Údaje, které je zde nutné vyplnit získáte z vaší smlouvy s konkrétním peněžním ústavem. Většina údajů zůstane po prvním vyplnění zachována, měníte pouze pole, která konkretizují daný export platebních příkazů (např. denní zabezpečovací kód). Zadávání polí nutných pro export do bankovního ústavu (Komerční banka) Vyplněná pole uložíte tlačítkem OK. Objeví se formulář, ve kterém specifikujete, které platební příkazy mají být vyexportovány a kde má být exportní soubor uložen. 52

53 Podmínky exportu Nastavení podmínek exportu Zpracovat označené příkazy Pokud bude zaškrtnuto, dojde k exportu pouze u označených platebních příkazů. Editor s tímto zaškrtávátkem se zobrazí pouze v případě spuštění funkce Přenos do banky export. Pokud jsou platební příkazy odesílány pomocí funkce Zprávy - Generování zpráv, systém automaticky exportuje v případě označení platebních příkazů pouze ty označené. Zaškrtávátko "Zpracovat označené příkazy" se zobrazí pouze při exportování platebních příkazů (dále jen PP) pomocí funkce "Přenos do banky - export". Pokud PP exportujete pomocí funkce Zprávy - Generování zpráv, dojde k exportu PP, které jsou označené (tzn. při zmáčknuté klávese Ctrl označte PP pomocí myši). Pokud není označen ani jeden PP, dojde k exportu všech PP, které odpovídají filtračním podmínkám. Splatnost od Splatnost do Tyto datumy rozhodují o tom, které platební příkazy budou vyexportovány. K výběru rozmezí datumu můžete použít tlačítka, které vám zobrazí kalendář, popř. datumy vypsat přímo z klávesnice. 53

54 Pokud před vlastním exportem označujete platební příkazy, pak se filtr použije jen na označené. Vystaveno od Vystaveno do Tyto datumy rozhodují o tom, které platební příkazy budou vyexportovány. K výběru rozmezí datumů můžete použít tlačítka, které vám zobrazí kalendář, popř. datumy vypsat přímo z klávesnice. Pokud před vlastním exportem označujete platební příkazy, pak se filtr použije jen na označené. Pouze z účtu Máte možnost vybrat vaše bankovní spojení, ze kterého bude platba provedena. Toto se musí shodovat s vybraným bankovním spojení na platebním příkazu, jinak nebude export proveden. Systém neuvidí platný platební příkaz. Exportovat údaje o zaměstnancích Vyplňujete v případě, že exportujete platební příkazy týkající se mezd. Zatržením rozhodujete o tom, zda se údaje o zaměstnancích (jména pracovníků) mají dostat do exportního souboru nebo nikoliv. Exportní soubor Cesta V případě používání skriptu pro komunikaci s bankou zde určujete, kde se exportní soubor uloží. V případě používání exportu pomocí zpráv se cesta nastavuje přímo ve zprávě do pole Adresa místa určení zpráv. V nastavení podmínek exportu již nelze tento údaj měnit. Na tomto nastavení je vhodné domluvit se s pracovníky firmy, která vám dodává bankovní program. Soubor musí být umístěn na místě, ze kterého je tento program schopen soubor načíst. Tuto cestu stačí nastavit pouze poprvé, následně si ji systém pamatuje. Jméno souboru Zobrazuje se jméno exportního souboru a jeho přípona. U některých bankovních skriptů je pole Jméno souboru editovatelné. Můžete je změnit např. tehdy, pokud jste již jeden příkaz vytvořili a exportovali jej do adresáře, v němž čeká na přenesení do bankovní aplikace. Jakmile chcete vytvořit další bankovní příkaz, tento nový přepíše již uložený soubor. Pokud je tedy pole editovatelné, mohu přepsat název souboru (např. přidat mu č. 1) a do adresáře se mi uloží jako další soubor. Oba soubory lze pak načíst do bankovní aplikace. Celý formulář potvrdíte tlačítkem OK. Tímto krokem dojde k vyexportování platebních příkazů, které splňují podmínky zadané na formuláři. O výsledku exportu jste informováni protokolem. Vyexportovaný příkaz získá příznak exportu a již nelze editovat. V případě, že potřebujete příkaz opravit, musíte zrušit příznak exportu výběrem volby místní nabídky. 54

55 V případě, že program při exportu nalezne chybu, objeví se protokol s chybovým hlášením ještě před tím, než se provede export platebních příkazů. Na základě tohoto protokolu, můžete opravit chyby a poté export znovu zopakovat. Jestliže chyby neopravíte a pokusíte se o export ihned, objeví se hlášení: Ve vybraných platebních příkazech byly nalezeny chyby. Pokračovat v exportu? Jestliže stisknete tlačítko Ano, platební příkazy budou vyexportovány včetně chyb, které program při kontrole zjistil. Stisknutím tlačítka Ne nebo Storno nebudou platební příkazy vyexportovány. Jste vráceni do přehledu platebních příkazů, kde máte možnost nalezené chyby opravit a export platebních příkazů zopakovat. Doporučujeme nikdy nepokračovat v exportu platebních příkazů automaticky, aniž byste zkontrolovali chybový protokol. Pokud systém nenalezl žádné platební příkazy, které vyhovují zadaným podmínkám pro export, budete upozorněni hlášením: Nebyl nalezen žádný platební příkaz pro export! Toto hlášení znamená, že systém nenalezl žádné nezrealizované (nevyexportované či nevytištěné) platební příkazy v daném rozmezí splatnosti a vystavení, které jste vyplnili v nastavení podmínek exportu. Import výpisů Cílem importu výpisů je načíst do systému Helios Orange soubor, který jste vyexportovali z Vašeho bankovního programu. Import výpisu z banky (zpráva) Akci naleznete v menu: Banka -> Bankovní výpisy -> Zprávy -> Načtení zpráv Po potvrzení nabídky se objeví přehled Vámi zakoupených pluginů pro komunikaci s bankami, které můžete použít. Vyberete konkrétní zprávu a potvrdíte zahájení stahování souboru tlačítkem Stažení. Automaticky jste přesměrováni do adresáře, kde je umístěn soubor pro import (tuto informaci vám poskytnou pracovníci firmy, kteří vám zaváděli bankovní program). Cestu na adresář přednastavujete přímo ve zprávě do pole Adresa místa zdroje zpráv. Název a přípona souboru jsou odlišné v závislosti na tom, o jaký bankovní ústav se jedná. Soubor vyberete a potvrdíte jeho volbu tlačítkem Otevřít. Pokud banka umožňuje komunikovat ve více formátech, jste nyní vyzváni k výběru formátu pro komunikaci. 55

56 Můžete zde použít tlačítka Info, které vám podává základní informace o dané struktuře pro komunikaci. Výběr potvrdíte tlačítkem OK. Import bankovních výpisů (skript) Pomocí pravého tlačítka myši zvolíte z místní nabídky volbu Import bankovních výpisů. Objeví se obrazovka, ve které se nabídne přehled vámi zakoupených bankovních skriptů. Vyberete bankovní skript banky, ze které budete import provádět a stisknete tlačítko OK. Dále jste vyzváni k tomu, abyste vybrali cestu k adresáři, kde je umístěn soubor pro import (tuto informaci vám poskytnou pracovníci firmy, kteří vám zaváděli bankovní program). Název a přípona souboru jsou odlišné v závislosti na tom, o jaký bankovní ústav se jedná. Výběrem příslušného souboru dojde k naimportování bankovního výpisu. Podmínky importu Jestliže se pokusíte naimportovat již naimportovaný bankovní výpis, objeví se hlášení o chybě: Pokus o import již existujícího výpisu! Číslo výpisu XXX Kód banky XXX Číslo účtu XXX Datum výpisu XXX Nelze importovat bankovní výpis, který má všechny tyto čtyři údaje shodné. Samotný import bankovního výpisu zabezpečí pouze to, že si bankovní výpis můžete prohlížet, tisknout, popř. můžete provádět jeho opravu. K tomu, aby bylo možné zaúčtovat bankovní výpis, je třeba provést Přípravu účtování výpisů. Účtování bankovních výpisů Pro úspěšné zaúčtování bankovního výpisu je potřeba mít nastavené údaje k účtování výpisů: Nastavení základních údajů v Číselníku organizací na vlastní organizaci U vlastní organizace existuje zadané bankovní spojení, ke kterému se vztahuje bankovní výpis (byl naimportován bankovní výpis např. z Komerční banky, číslo účtu XXXXXXXX, toto číslo účtu musí být přiřazeno u vlastní organizace, existence dalších účtů vlastní organizace není překážkou). U daného bankovního spojení jsou vyplněna následující pole: Druh účetního dokladu 56

57 Do tohoto pole zadáváte, do jakého druhu účetního dokladu (DUD) v modulu Účetnictví se bankovní výpis zaúčtuje. Do Číselníku druhů účetních dokladů se dostanete pomocí kombinace kláves <Ctrl><Enter> nebo prostřednictvím pomocného tlačítka. Opětovným stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> na příslušném druhu dokladu dojde k jeho přenosu do bankovního spojení. Účetní vazba Pomocným tlačítkem se můžete přepnout do pomocného číselníku, ze kterého přenesete vybranou účetní vazbu. Pomocí účetní vazby určujete, na jaký účetní účet (banky) se má bankovní výpis zaúčtovat (účet 221XXX) případně jaké další údaje bude zápis obsahovat (útvar, zakázka apod.). Modul Banka umožňuje provádět automatické rozúčtování bankovních výpisů na tolik analytických účtů banky, kolik bankovních spojení firma používá. Každému bankovnímu spojení vlastní organizace lze přiřadit jiný druh dokladu a jiný analytický účet. Nastavení v číselníku účtů Pro správné dotahování saldokontních účtů na řádky bankovního výpisu je dobré použít rovněž nastavení v modulu Účetnictví, Účtový rozvrh. V editoru jednotlivého účtu, na záložce 2-další údaje, lze využít editoru Párování plateb z bankovního výpisu. Zde lze vybrat z možností: Účet použít - tato volba je nastavena defaultně, platí tedy pro každý účet, i když není saldokontní. Účet použít prioritně (pouze saldokontní) - tuto možnost využijete v případě, že účet je saldokontní a zároveň se má přednostně používat při účtování výpisu Prioritní použití účtu pro banku Pokud účtujete dodavatelskou fakturu, na které jsou použity dva saldokontní účty, např. 131xxx a 321xxx. Na obou řádcích jsou navíc stejné variabilní symboly. Pro správné zaúčtování bankovního výpisu s použitím účtu 321xxx (prioritně použitým před 131xxx) je vhodné nastavit tento účet (321xxx) s volbou Účet použít prioritně. Účet zakázat - nastavujete u účtů, které by se do banky vůbec neměly dotáhnout, např. nákladové či výnosové účty, u nichž je použit rovněž párovací znak. Nastavení konstant Nastavení konstant provedete v nabídce Konfigurace / správa systému. Účtování Tato nabídka se rozpadá na další podnabídky, které souvisí s účtováním bankovních výpisů. Příprava účtování výpisů Příprava účtování výpisů provede na základě následujícího algoritmu a na základě nastavení konstant dohledání příslušného účetního protiúčtu, na který se bankovní výpis zaúčtuje. 57

58 Z řádku bankovního výpisu je načten kód banky a číslo účtu. Na základě těchto údajů je dohledáno konkrétní bankovní spojení zadané v Helios Orange. Údaje naimportované z banky jsou v Helios Orange porovnávány následovně: číslo účtu a kód banky číslo účtu - alias a kód banky IBAN V případě, že je nalezeno jedno bankovní spojení k organizaci a v účetnictví je k variabilnímu symbolu nalezena jiná organizace, tak Helios Orange zahlásí upozornění, že nalezenou organizaci zaměnil za tu z účetnictví. V případě, že je nalezeno více bankovních spojení a je dotažena organizace či zaměstnanec z deníku, pak se provede test, jestli dohledaná organizace či zaměstnanec jsou v množině nalezených bankovních spojení. Pokud ne, je na toto uživatel upozorněn hlášením: nebo nalezena jiná organizace (nalezena: 20, na bankovním spojení:?) nalezen jiný zaměstnanec (nalezen: 3, na bankovním spojení:?) Na základě pevně daných algoritmů a podle nastavení konstant je dohledán odpovídající účetní protiúčet a dosazen do bankovního výpisu. Akce "Příprava účtování" vynechává z hledání veškerá blokovaná bankovní spojení. Stejně tak i volba "Automatické přiřazení úhrad". Dohledávání účetního protiúčtu Bankovní spojení s vazbou na organizaci Pokud existuje bankovní spojení, které má v poli Typ vazby vyplněno Organizace, je postup při dohledávání účetního protiúčtu následující: 1. Program dohledává účetní protiúčet v deníku a to na základě čísla organizace a variabilního symbolu. 2. Pokud odpovídající zápis v deníku nenajde, dosadí účetní protiúčet z bankovního spojení organizace. 3. Pokud není účetní protiúčet u bankovního spojení vyplněn, program zahlásí chybu a účetní protiúčet nedoplní. Bankovní spojení bez vazby Pokud existuje bankovní spojení, které má v poli Typ vazby vyplněno Bez vazby, je postup při dohledávání účetního protiúčtu následující: 58

59 1. Program dohledává účetní protiúčet v bankovním spojení. 2. Pokud účetní protiúčet v bankovním spojení nenajde, nahlásí chybu a účetní protiúčet nedoplní. Bankovní spojení s vazbou na zaměstnance Pokud existuje bankovní spojení, které má v poli Typ vazby vyplněno Zaměstnanec, je postup při dohledávání účetního protiúčtu podmíněn nastavením konstant. Nehledat 1. Program dohledává účetní protiúčet z bankovního spojení. 2. Pokud účetní protiúčet na bankovním spojení nenajde, nahlásí chybu a účetní protiúčet nedoplní. Podle variabilního symbolu 1. Program dohledává účetní protiúčet v deníku na základě variabilního symbolu. 2. Pokud účetní protiúčet na základě variabilního symbolu v deníku nenajde, hledá účetní protiúčet v bankovním spojení zaměstnance. 3. Pokud jej program nenajde ani tam, nahlásí chybu a účetní protiúčet se do výpisu nedoplní. Podle variabilního symbolu a čísla zaměstnance 1. Program dohledává účetní protiúčet v deníku na základě variabilního symbolu a čísla zaměstnance. 2. Pokud účetní protiúčet na základě variabilního symbolu a čísla zaměstnance v deníku nenajde, hledá účetní protiúčet v bankovním spojení zaměstnance. 3. Pokud jej program nenajde ani tam, nahlásí chybu a účetní protiúčet se do výpisu nedoplní. Dohledávání účetního protiúčtu u prázdného spojení V případě, že naimportujete řádek bankovního výpisu, který neobsahuje základní údaje, na základě kterých dochází k dohledávání bankovního spojení (tzn. kód banky a čísla účtu), hledá program rovněž v číselníku bankovních spojení. Pokud zde žádné "prázdné" spojení nedohledá, nedoplní žádné údaje. Pod pojmem "prázdné" spojení je myšleno takové, které je založeno, ale nemá vyplněno Číslo účtu. Může mít tedy vyplněn např. název spojení, organizaci ve vazbě apod. Helios pak spárováním tímto "prázdným" bankovním spojením doplní do řádku bankovního výpisu všechny údaje s ním svázané (např. organizaci). Často se díky tomuto spojení daná platba špatně zaúčtuje. Hledání podle částky Pokud je nalezeno více účetních účtů, vyfiltrují se pouze ty saldokontní. Pokud i po zafiltrování je nalezeno více účtů, tak se v takovém případě ještě přidá další filtrace - za částku. 1. všechny účty 59

60 2. pouze saldokontní účty 3. pouze saldokontní účty + částka Hledání podle variabilního symbolu Pokud je nalezeno bankovní spojení, hledá se podle kombinace ORG+VS nebo ZAM+VS, v případě, že se tato kombinace nenajde, bylo doplněno hledání pouze podle VS. Přípravu zaúčtování výpisů je možné provést následujícími způsoby: 1. Přes celý bankovní výpis. Tímto způsobem dojde k tomu, že se program pokusí připravit všechny řádky bankovního výpisu pro zaúčtování. Nastavíte se zvýrazněným řádkem v přehledu bankovních výpisů na požadovaný výpis a z místní nabídky vyberete volbu Příprava účtování výpisů. 2. Po jednotlivých řádcích bankovního výpisu. Tímto způsobem dojde k tomu, že se program pokusí připravit pro zaúčtování pouze vybrané řádky bankovního výpisu. Nastavíte se na konkrétní bankovní výpis a stisknete tlačítko Oprava. Dostanete se do přehledu řádků, které tvoří bankovní výpis. Příprava zaúčtování probíhá stejným způsobem, jako v bodě 1, pouze s tím rozdílem, že se nastavíte na konkrétní řádek bankovního výpisu a z místní nabídky vyberete volbu Příprava účtování řádků. Pokud spustíte automatické přiřazení úhrad před přípravou účtování, bude účetní účet přiřazen na úhradě. Pokud jsou zadány úhrady, hledají se účetní údaje na základě informací zadaných na úhradě a pro řádek jako takový se nic nehledá. Na řádek se v takovém případě doplní pouze organizace nebo zaměstnanec v závislosti na dohledaném bankovním spojení. Jestliže nejsou úhrady zadány, hledá se podle údajů na řádku. Řádek bankovního výpisu je připraven k účtování pokud má vyplněn účetní účet nebo jsou vyplněny účetní účty na všech úhradách. Existují tři druhy stavu bankovního výpisu (řádků bankovního výpisu): Nepřipraveno Toto je stav bankovního výpisu poté, co provedete jeho import z vašeho bankovního programu. Pokud se při přípravě zaúčtování nepodaří dohledat účetní protiúčet, zůstává i nadále tento stav. Připraveno Pokud se při přípravě zaúčtování podaří dohledat účetní protiúčet, změní se stav Nepřipraveno na stav Připraveno. Zaúčtováno Jestliže se bankovní výpis (řádek bankovního výpisu) podaří zaúčtovat do modulu Účetnictví, změní se stav Připraveno na Účtováno. 60

61 Pokud se při přípravě zaúčtování nepodaří automaticky dohledat účetní protiúčet, lze do řádku bankovního výpisu vstoupit a údaje potřebné pro zaúčtování doplnit ručně. Pokud bude řádek bankovního výpisu obsahovat potřebné údaje pro zaúčtování, změní se jeho stav na Připraveno. Jestliže se dohledání účtu dle měny a částky obratu nezdaří, systém dohledává účet i dle měny a částky transakce. Doplnění atributu Typ změny a Příjmy a výdaje Políčka Typ změny a Příjmy a výdaje jsou viditelná pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro příspěvkové organizace Do procesu příprava účtování bankovního výpisu (řádek BV nebo úhrada řádku BV) byla doplněna metodika pro vyplnění pole Typ změny a Přijmy a výdaje a pro případ ručního doplnění účtu: Typ změny: Pro případ: Transakce = Storno debet nebo Transakce = Debet a Obratová částka je kladná nebo Transakce = Kredit a Obratová částka je záporná: - na účtu v účtovém rozvrhu je vyplněn Typ změny MD pro dané období -> doplní se Typ změny MD z účtu - na účtu v účtovém rozvrhu není vyplněn Typ změny MD pro dané období -> doplní se Typ změny - debet z konstant banky - když není vyplněn Typ změny ani v konstantách -> Typ změny se nedoplní Pro opačný případ: Transakce = Storno kredit nebo Transakce = Kredit a Obratová částka je kladná nebo Transakce = Debet a Obratová částka je záporná: - na účtu v účtovém rozvrhu je vyplněn Typ změny Dal pro dané období -> doplní se Typ změny Dal z účtu - na účtu v účtovém rozvrhu není vyplněn Typ změny Dal pro dané období -> doplní se Typ změny - kredit z konstant banky - když není vyplněn Typ změny ani v konstantách -> Typ změny se nedoplní Příjem/výdaj: - na účtu v účtovém rozvrhu je vyplněn Příjem/výdaj -> doplní se Příjem/výdaj z účtu - účet doplněn, ale na účtu není vyplněn Příjem/výdaj -> Příjem/výdaj se nedoplní Účtování - účtují se pouze zadané hodnoty Typ změny, Příjem/výdaj na řádku BV nebo na úhradě řádku BV. Aplikuje se kontrola oproti účtu daného období, zda není Typ změny nebo Příjem/výdaj zakázán. Pokud zakázán, do deníku nebude přenesen. Respektování zadaných údajů pro účtování Při automatickém přiřazení úhrad k bankovním výpisům je do úhrad automaticky doplněna organizace. Pak, při přípravě účtování, pokud jsou v oblasti účtování na řádku bankovního výpisu nebo úhradě již zadány nějaké údaje (organizace, útvar, zakázka, NO, zaměstnanec, vozidlo, typ změny, příjem/výdaj) jsou tyto údaje zachovány a nepřepíší se údaji z účetního deníku. 61

62 Test účtování výpisu Před samotným zaúčtováním bankovních výpisů je vhodné spustit z místní nabídky tento test zaúčtování. Program vyhodnotí bankovní výpis, popř. řádek bankovního výpisu na kterém jste nastaveni, popř. ty bankovní výpisy, které jsou označeny, z hlediska připravenosti pro zaúčtování. Výsledkem této akce je protokol, na základě kterého můžete opravit případné chyby. Účtování výpisu Účtování výpisu vybíráte z místní nabídky až v okamžiku, kdy jste provedli Přípravu zaúčtování a pustili jste Test účtování výpisu. Pokud jste Přípravu zaúčtování neprovedli, Účtování výpisů provede tuto akci automaticky jako první krok účtování výpisů. Optimální je účtování celého bankovního výpisu najednou, tzn. tehdy, když jsou všechny řádky bankovního výpisu připraveny pro zaúčtování a bankovní výpis je v přehledu označen stavem Připraveno. Program však umožňuje také postupné účtování bankovního výpisu, tzn. účtování po jednotlivých řádcích bankovního výpisu. Při účtování se postupuje tak, že se berou účetní údaje jednotlivě z úhrady a pokud nejsou vyplněny, vezmou se z řádku výpisu jedná se o účetní účet, organizaci, zaměstnance, zakázku, nákladový okruh, útvar, vozidlo a text. Nevyplněný variabilní symbol se z řádku výpisu nepřebírá! Převzetí údaje je ohlášeno v procesním okně, a to i v případě, že dojde k použití účetního účtu na detailu, který některý údaj zakazuje. Při přenosu do deníku ale nebude daný údaj přenesen. Příklad: na detailu je účetní účet, který zakazuje použití zakázky. Na detailu není zakázka vyplněna, na řádku ano. Tudíž se doplní zakázka z řádku a ohlásí se to v procesním okně. V přededitaci deníku ale nebude zakázka obsažena, protože účet to má zakázáno. Potvrdíte nabídku Účtování výpisů (v přehledu bankovních výpisů) nebo Účtování řádku (v detailu bankovního výpisu na konkrétním řádku bankovního výpisu). Objeví se tabulka Příprava účtování: Příprava zaúčtování 62

63 Pokud je příprava v pořádku (o výsledku přípravy zaúčtování jste informováni výpisem, který lze vytisknout), můžete stisknout tlačítko Další. Následuje tabulka Účtování bankovních výpisů (opět máte možnost vytisknout protokol pomocí tlačítka Tisk). Účtování bankovních výpisů Stiskem tlačítka Konec se dostanete do tabulky Editace před zaúčtováním. Editace před zaúčtováním 63

64 Zde vidíte, jakým způsobem bude bankovní výpis zaúčtován do modulu Účetnictví. V tomto okamžiku máte možnost vstoupit do jednotlivých řádků účetního dokladu a provést potřebné úpravy (přiřadit zakázku, nákladový okruh..). Pokud řádky výpisu odpovídají vašim požadavkům z hlediska zaúčtování, vyberete z místní nabídky volbu Zaúčtování dokladu. Teprve tímto posledním krokem dojde k tomu, že bude bankovní výpis zaúčtován do modulu Účetnictví. Pokud jste účtovali celý bankovní výpis, objeví se u tohoto bankovního výpisu stav Účtováno. Pokud jste účtovali pouze řádky bankovního výpisu, objeví se u příslušného řádku stav Zaúčtováno a v přehledu bankovních výpisů stav Účtován částečně (jsou účtovány pouze vybrané řádky bankovního výpisu). Obraty zaúčtovaných řadků z fáze Účtován částečně se neprojeví v žádné účetní sestavě, protože účetní zápis je automaticky převeden do fáze "pořízeno" kvůli jeho neúplnosti. Pohled do účetnictví Pomocí volby z místní nabídky Pohled do účetnictví máte možnost vstoupit do účetního deníku a podívat se, jakým způsobem byl bankovní výpis zaúčtován do modulu Účetnictví. Zrušit přípravu účtování Touto akcí můžete zrušit již provedenou přípravu zaúčtování na výpise, na kterém je nastaven kurzorový řádek nebo označit více výpisů. Po potvrzení této nabídky bude nejprve zobrazen dotaz Opravdu chcete zrušit přípravu účtování? Po potvrzení tlačítkem Ano, bude na aktivním výpisu nebo na označených výpisech zrušena příprava účtování. Po stisku tlačítka Ne nebo Storno zůstane zachována příprava účtování. Odúčtování výpisu z účetnictví Tato nabídka slouží k odúčtování bankovních výpisů z modulu Účetnictví. Znamená to tedy, že bankovní výpis zůstane zachován v modulu Banka, ale účetní doklad vztahující se k tomuto bankovnímu výpisu bude z modulu Účetnictví zrušen. Po potvrzení této akce jste vyznáni k zadání přihlašovacího jména. Po jeho potvrzení je doklad zrušen z modulu Účetnictví a v modulu Banka je převeden ze stavu Účtováno do stavu Připraveno. Zrušení příznaku účtování Pomocí této nabídky máte možnost zrušit příznak účtování u těch bankovních výpisů, které nebyly zaúčtované do deníku, ale byly zaúčtované do souboru s příponou.txt. Jestliže tuto nabídku potvrdíte u bankovních výpisů, které byly zaúčtovány do deníku, objeví se hláška: Zrušení příznaku zaúčtování 64

65 Tato hláška vás informuje o tom, že bankovní výpis je již zaúčtován v deníku, a proto nestačí pouze zrušit příznak zaúčtování, ale je nutné provést Odúčtování výpisu z účetnictví. Vzory řádků bankovního výpisu Přehled Vzory řádků bankovního výpisu otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Banka, Bankovní výpisy, Vzory řádků bankovního výpisu Zde máte možnost zadat vzory řádků bankovního výpisu, které se pravidelně opakují a poté je přenášet na bankovní výpis. Formulář vzoru řádku bankovního výpisu odpovídá řádku tak, jak ho zadáváte přímo na bankovním výpisu. Místo čísla řádku výpisu zde zadáváte Název vzoru. Peněžní ústavy Do přehledu peněžních ústavů vstoupíte ze stromové struktury a vyberete Banka Peněžní ústavy. Tento přehled slouží k zadávání peněžních ústavů. Peněžní ústavy budete využívat při definici bankovních spojení. U peněžních ústavů nejsou definovány konkrétní účty (na rozdíl od bankovních spojení), jedná se pouze o obecnou definici peněžního ústavu, kterou můžete použít pro zadávání různých bankovních spojení. Formulář peněžního ústavu Slouží k zadání údajů peněžního ústavu, vyvoláte ho pomocí volby Nový (v případě zakládání nového záznamu) nebo volbou Oprava (pokud chcete editovat existující záznam). 65

66 Název ústavu - Vyplňujete název peněžního ústavu. Kód ústavu - Většinou 4místné označení (např. 0100, 0800,..). Abecední kód - Vyplňujete abecední kód peněžního ústavu. SWIFT kód - Zadáváte SWIFT kód peněžního ústavu. Používá se též zkratka BIC (Bank Identifier Code). Typ ústavu - Zadáváte, zda se jedná o tuzemský nebo zahraniční peněžní ústav. Adresa Tuzemský Zahraniční Název pobočky - Specifikujete název pobočky peněžního ústavu. Ulice - Název ulice, kde pobočka peněžního ústavu sídlí. Místo sídla - Místo (Město) sídla pobočky peněžního ústavu. ZIP kód - ZIP kód pobočky peněžního ústavu. Název země - Prostřednictvím "roletky" vybíráte název země, kde pobočka peněžního ústavu sídlí. 66

67 Volby místní nabídky Místní nabídku zobrazíte pomocí pravého tlačítka myši v přehledu Peněžní ústavy. Oprava - slouží k opravě (editaci) údajů. Po zvolení této funkce se otevře formulář peněžního ústavu. Nový - vytvoření nového záznamu - v tomto případě založení nového peněžního ústavu. Zrušit - smazání existujícího peněžního ústavu. Funkce funguje nad označenými řádky Rozkopírování - tato funkce umožňuje rozkopírování označených záznamů do dalších databází. V cílových databázích musí existovat ISO kód země navázané na peněžním ústavu. Bankovní spojení Tato nabídka je určena k zadávání bankovních spojení. Nejčastěji se bude jednat o bankovní spojení organizací, popř. bankovní spojení zaměstnanců. Do přehledu bankovních spojení vstoupíte ze stromové struktury a vyberete Banka Bankovní spojení. Formulář bankovního spojení Nové bankovní spojení založíte tlačítkem Nový. Přes tlačítko Oprava otevřete již založené bankovní spojení k editaci. 67

68 1-Bankovní spojení [1] Číslo účtu Název spojení - 30-ti místný údaj, do kterého zadáváte název bankovního spojení, např. název banky, popř. blíže specifikovaný název. Číslo účtu - Vyplňujete číslo účtu, bez kódu banky. Pozor na pomlčky v čísle účtu, platné jsou pouze některé. (Staré formy čísel účtů např. obsahovaly "dlouhé" předčíslí, pomlčku a "krátké" číslo účtu /0600. Tato podoba už v současné době není bankou tolerována). Měna - Zadáváte měnu, ve které je bankovní účet veden. IBAN - elektronický formát/písemný formát - Zadáváte číslo účtu v mezinárodně platném tvaru IBAN (International Bank Account Number). Při založení nebo opravě bankovního spojení, tj. po zadání čísla účtu a kódu banky se do editoru automaticky založí IBAN, pokud validace bankovního spojení na modulo 11 proběhne s výsledkem O.K. Blokováno - Pokud je zaškrtnuto, nelze bankovní spojení použít. Pokud je bankovní spojení již použito a je zablokováno, kontrola platebních příkazů tuto skutečnost oznámí. [2] Vazba Typ vazby - Výběr typu vazby má zásadní význam pro zaúčtování bankovních výpisů, kterým zadáváte, o jaký typ bankovního spojení se jedná. V tomto poli máte možnost vybrat ze seznamu: Bez vazby - Nevyplňujete žádnou vazbu (nejedná se o bankovní spojení organizace ani zaměstnance). Organizace - Zpřístupní se pole Číslo organizace a Název organizace. Pomocí těchto polí přiřadíte bankovní spojení konkrétní organizaci. Výběr organizace provádíte pomocí tlačítka. Zaměstnanec - Zpřístupní se pole Os. Číslo, Příjmení a Jméno. Pomocí těchto polí přiřadíte bankovní spojení konkrétnímu zaměstnanci. Pokud nevyplníte vazbu a bankovní spojení uložíte, toto pole se znepřístupní pro další editaci. [3] Peněžní ústav Kód ústavu Vyplňujete kód banky. Kód banky vybíráte z číselníků Peněžních ústavů pomocí tlačítka. Pokud peněžní ústav není v číselníku, můžete ho založit a přenést do bankovního spojení. Pokud pouze ručně vyplníte kód bank. ústavu, který není zadán v číselníku, otevře se číselník bank. ústavů a musíte ho založit. Pokud číselník bez výběru uzavřete, ručně vypsaný kód zmizí. 68

69 Název ústavu, Název pobočky, Místo sídla - Tato pole se vyplní automaticky na základě vybraného kódu ústavu. [4] Symboly platby Specifický symbol - Údaj, ve kterém vyplňujete specifický symbol platby. Variabilní symbol - Údaj, ve kterém vyplňujete variabilní symbol platby. Vyplňuje se především u spojení, které není navázáno na přímý účetní zápis (např. u bankovního spojení zdravotních pojišťoven apod.). Konstantní symbol - Čtyř místný údaj, ve kterém vyplňujete konstantní symbol platby. Konstantní symbol platby můžete vyplnit vypsáním přímo z klávesnice nebo pomocí tlačítka číselníku. Na tento symbol lze navázat účetní vazbu. vyberete z [5] Účtování výpisu Číslo účtu - alias - Pokud není alias prázdné, tak se bankovní spojení při přípravě účtování výpisů hledá i podle tohoto údaje. Napočítat do peněžních toků - Zaškrtávací pole, kterým stanovujete, že zaúčtované výpisy se budou napočítávat do peněžních toků. K tomuto musíte mít zakoupen modul Řízení peněžních toků. Druh účetního dokladu - Toto pole se vyskytuje pouze v bankovním spojení vlastní organizace (č. organizace 0). Vyplňujete do něj číslo sborníku, do kterého se budou účtovat bankovní výpisy. Výběr provádíte prostřednictvím pomocného tlačítka nebo kombinací kláves <Ctrl><Enter>. Obecně se doporučuje, že co jedno vlastní bankovní spojení, to jeden druh účetního dokladu. Prioritní - Toto pole se vyskytuje u bankovního spojení ostatních organizací (tedy vašich obchodních partnerů). Když se účtuje výpis, tak se nejdříve dohledá bankovní spojení, pak se hledá účetní účet v deníku. Pokud se účetní účet nenalezne, tak se teprve bere z bankovního spojení. Příznak Prioritní umožňuje přeskočit hledání účetního účtu v deníku. Pokud je příznak nastaven, vezme se účetní účet z bankovního spojení okamžitě a v deníku už nehledá. Samozřejmě musí být nalezeno nebo zadáno odpovídající bankovní spojení. Pokud není nalezen k bankovnímu spojení a variabilnímu symbolu účetní účet, převezme se z bankovního spojení. Pokud je zadána účetní vazba i na konstantním symbolu, v případě aktivního zaškrtnutí pole Prioritní, má přednost účetní vazba z bankovního spojení před vazbou z konstantního symbolu. Toto platí, pokud neexistuje účetní zápis, podle kterého by se dotáhl účetní účet. Účetní vazba - Pomocí tlačítka máte možnost vstoupit do číselníku a přenést účetní vazbu. Podle účetní vazby se budou účtovat bankovní výpisy 69

70 2 - Platební příkazy [1] Export Název příjemce pro export - Zde máte možnost si vybrat, s jakou vazbou se přenese bankovní spojení v případě exportovaných záznamů. [2] Zahraniční příkazy Zde přednastavujete atributy povinné pro zaslání zahraniční platby. Číselník Cílová země je editovatelný v modulu Číselník zemí. Zde se vybírá země, do které jsou zasílány peněžní prostředky. Číselníky Platebni tituly a Úhrada poplatků jsou editovatelné přímo z této záložky s použitím tlačítka nebo jako samostatné přehledy v menu modulu Banka. Zprostředkující ústav - vyplňujete v případě, že posíláte platbu, kterou má zprostředkovat na účet vlastníka bankovního spojení jiný peněžní ústav. Takto vyplněný formulář uložíte pomocí tlačítka OK. Při ukládání formuláře bankovního spojení se můžou objevit následující hlášení: Zadaný účet neprošel kontrolou na modulo 11. Uložit? Tímto hlášením vás program informuje o tom, že účet, který jste na bankovním spojení vyplnili, neodpovídá kontrole na modulo 11, ale v případě, že na dotaz odpovíte Ano, bankovní spojení se uloží. V současné době existují na českém trhu banky zahraničního původu a tato kontrola tedy může hlásit chybu i v případě, že účet je platný. Tyto bankovní účty jsou platné, protože formáty účtů zahraničních bank jsou jiné. V případě, že se objeví toto hlášení, doporučujeme vždy zkontrolovat správnost zadání účtu. Dle ČNB je formát čísla tuzemského bankovního spojení 6 číslic předčíslí - 10 číslic hlavního čísla účtu, pokud máte k dispozici IBAN - pro ČR je IBAN CZxx , kde xx - kontrolní číslice, kód banky, předčíslí, hlavní číslo. Kontrola IBAN CZ na Pomocí tohoto odkazu na internetové stránky ČNB máte možnost zkontrolovat platnost IBAN kódu zadaného bankovního spojení, případně si ho zde nechat vygenerovat na základě čísla účtu. Kontrola IBAN Zahraničí na S tímto odkazem kontrolujete platnost IBAN kódu zahraničního bankovního spojení. Na rozdíl od předchozího odkazu zde však nelze IBAN kód generovat dle čísla bankovního účtu. Volby místní nabídky Oprava - Tato nabídka je určena k prohlížení již existujících bankovních spojení a k jejich případné opravě. Opravovat lze pouze ta pole, která jsou bílá, tzn. jsou přístupná k editaci. Přístupnost polí 70

71 je ovlivněna také tím, o jaký typ organizace se jedná (zda se jedná o vlastní organizaci nebo organizaci cizí) a dále tím, jaký typ vazby je vyplněn u bankovního spojení. Nový - Po spuštění této funkce se zobrazí formulář pro zadání bankovního spojení. Zrušit - Pro zrušení bankovního spojení vyberete z místní nabídky volbu Zrušit. Program vám umožní smazat pouze ta bankovní spojení, která nejsou aktivně zapojena v systému. Po stisku volby Zrušit se zobrazí hlášení: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Stiskem tlačítka Ano dojde ke zrušení bankovního spojení, stiskem tlačítka Ne nebo Storno zůstane bankovní spojení v přehledu zachováno. V případě, že je již bankovní spojení použito (je použito na platebním příkazu), program vás při jeho rušení na tuto skutečnost upozorní hlášením: Na záznam jsou navázány další údaje - nelze mazat! Změna přednastaveno - V případě, že organizace má více bankovních spojení, máte možnost pomocí této volby z místní nabídky přednastavit častěji používané bankovní spojení, které se bude na místech, která s bankovním spojení souvisí, a kde není nastaveno jinak, předvyplňovat. Chybová sestava - provede kontrolu označených bankovních spojení. Kontroluje délku čísla účtu, vyplněnost údajů - kód banky. Přechod na nové bankovní spojení - Akce Přechod na nové bankovní spojení provede kopii bankovního spojení se starým peněžním ústavem a ten potom v kopii nahradí novým. Pokud bylo staré bankovní spojení přednastaveno, tak změní přednastavení na nové bankovní spojení. Dále změní vazby na bankovní spojení v Paušálech a srážkách a Definici platebních příkazů (oboje ve mzdách) a v Nastavení parametrů pro Dopravu. Po spuštění se zobrazí okno s informací co přesně tato akce dělá a výběrem dvou peněžních ústavů - starého a nového. Akci je nutno potvrdit přihlašovacím jménem, po ukončení se zobrazí okno s výsledky. Práva na vlastní bankovní spojení - funkce je aktivní pouze u bankovního spojení, které má vazbu na organizaci s číslem "0" (vlastní organizaci). Umožňuje nastavení práv k bankovnímu spojení. Dokud v přehledu není přiřazen žádný uživatel, mohou s bankovním spojením disponovat všichni uživatelé (generovat platební příkazy, otevírat bankovní výpisy, editovat bankovní spojení). Archiv změn - zobrazí přehled, ve kterém jsou zachyceny změny provedené na označeném bankovním spojení. Zajištění DPH - funkce, která souvisí s problematikou "Zajištění DPH". Umožňuje u vybraných účtů "ručně" nastavit, že se jedná o "zveřejněný" bankovní účet nebo naopak, že se jedná o "nezveřejněný" bankovní účet. Zveřejněný bankovní účet - Nastavit 71

72 Zveřejněný bankovní účet - Zrušit Log použití - tato volba v případě zapnutého logování (Možnosti - konfigurace a správa systému - DPH - Zajištění DPH) zobrazí případy použití bankovního účtu. Konverze IBAN - funkce, která umožní doplnění čísla účtu, popř. IBANu podle již zadaných údajů (IBANu, popř. čísla účtu). Konverze se provede pouze pro účty u českých a slovenských bank. Doplnit IBAN - doplní IBAN. Pouze v případě, že je vyplněno číslo účtu a kód ústavu bankovního spojení Doplnit číslo účtu - doplní číslo účtu. Pouze v případě, že je vyplněn údaj IBAN Import - volba zobrazí importní tabulku, kterou lze využít pro import bankovních spojení. Účetní vazby Číselník účetních vazeb je pomocným číselníkem pro podporu zaúčtování bankovních výpisů. Na formulář vazby se zadává účetní účet a další související údaje pro rozúčtování. Účetní vazbu pak můžete přiřadit k bankovnímu spojení nebo ke konstantnímu symbolu. Číslo Číslo účetní vazby. Popis Popis (charakteristika) účetní vazby. Účetní účet Do tohoto pole vyplňujete číslo účtu z vašeho účtového rozvrhu. V případě, že toto pole vyplňujete u vlastní organizace, zadáváte zde číslo účtu banky (účet 221XXX). U jiných bankovních spojení, než je bankovní spojení vlastní organizace, zde můžete vyplnit číslo účtu, které se bude při zaúčtování bankovního výpisu vyplňovat v případě, že účet nebude dohledán standardním způsobem. Útvar, Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo, Text Údaje, které jsou vyplněné v těchto polích se při zaúčtování bankovního výpisu vyplňují v případě, že se jako účetní protiúčet dosadí Účetní účet. V případě, že má účet v účtové osnově u těchto polí (Útvar, Zakázka, Okruh, Vozidlo) nastaveno atribut zakázané, nedoplní se při přípravě zaúčtování do bankovního výpisu žádné údaje, i když jsou v bankovním spojení vyplněné. 72

73 Konstantní symboly Do přehledu konstantních symbolů vstoupíte ze stromové struktury a vyberete Banka Konstantní symboly. V číselníku Konstantních symbolů zadáváte nejčastěji používané konstantní symboly pro vaše platby. Oprava K prohlížení a opravě již existujících konstantních symbolů slouží nabídka Oprava. Opravovat můžete obě pole, která konstantní symbol specifikují. Nový Pro vystavení nového konstantního symbolu stisknete tlačítko Nový z panelu nástrojů. Konstantní symbol Čtyřmístný číselný údaj, kterým specifikujete konstantní symbol. Popis 50místný údaj, kterým specifikujete konstantní symbol. Účtování výpisu - účetní vazba Pomocí tlačítka máte možnost vstoupit do číselníku a přenést účetní vazbu. Podle účetní vazby se budou účtovat bankovní výpisy. Pokud je tato vazba vyplněna, na řádek bankovního výpisu se dotáhne účet z této vazby přednostně před účtem z deníku. Rovněž má tato vazba přednost před účetní vazbou z bankovního spojení. Zrušit Jestliže chcete vybraný konstantní symbol zrušit, stisknete tlačítko Zrušit v panelu nástrojů. Objeví se hlášení : Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? </dd> Stiskem tlačítka Ano dojde ke zrušení konstantního symbolu, stisknutím tlačítek Ne nebo Storno zůstane konstantní symbol v přehledu zachován. Změna přednastaveno Tato volba, která je přístupná z místní nabídky, umožňuje přednastavit konkrétní konstantní symbol jako implicitní. Volba Změna přednastaveno má význam při vystavování hromadných platebních příkazů. Pokud tuto volbu potvrdíte, objeví se na konstantním symbolu, na kterém jste nastaveni zvýrazněným řádkem v prvním sloupci označeném P zatržítko. V tomto případě platí, že při vystavování hromadných platebních příkazů bude postup z hlediska vyplnění konstantního symbolu následující: 1. Nejdříve program zjistí, zda je konstantní symbol vyplněn u bankovního spojení dané organizace, pokud ano, doplní tento konstantní symbol do platebního příkazu. 73

74 2. Pokud u bankovního spojení konkrétní organizace nebude nalezený konstantní symbol, doplní se do platebního příkazu tento přednastavený konstantní symbol. Platební tituly Do přehledu platebních titulů vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Banka - Platební tituly. V tomto číselníku zadáváte jednotlivé platební tituly, které budete používat při vystavování zahraničních platebních příkazů. Platebním titulem rozlišujete druh platby. Oprava K prohlížení a opravě již existujících platebních titulů slouží nabídka Oprava. Opravovat můžete obě pole, která platební titul specifikují. Nový Pro vystavení nového platebního titulu stisknete tlačítko Nový z panelu nástrojů nebo použijete klávesu <F2>. Formulář platebních titulů Platební titul 10místný číselný údaj, kterým číselně specifikujete platební titul. Popis 50místný údaj, kterým popisujete platební titul. Zrušit Jestliže chcete vybraný platební titul zrušit, stisknete tlačítko Zrušit v panelu nástrojů. Objeví se hlášení : Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? 74

75 Stiskem tlačítka Ano dojde ke zrušení platebního titulu, stisknutím tlačítek Ne nebo Storno zůstane platební titul v přehledu zachován. Úhrada poplatků Do přehledu úhrad poplatků vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Banka - Úhrada poplatků. Záznamy tohoto číselníku použijete při vyplňování zahraničního platebního příkazu. Oprava K prohlížení a opravě již existujících záznamů slouží nabídka Oprava. Opravovat můžete obě pole, která úhradu poplatku specifikují. Nový Pro vystavení nového poplatku stisknete tlačítko Nový z panelu nástrojů nebo použijete klávesu <F2>. Poplatek 3místný alfanumerický kód poplatku. Tento kód musí odpovídat platným bankovním kódům. Popis 30místný údaj, kterým charakterizujete zadaný bankovní poplatek. Kartové centrum Modul Kartové centrum se používá především na snadnější zpracování příchozích plateb na bankovní účet, které proběhly formou platebních karet. Tento modul umožňuje pořídit doklad s jednotlivými položkami jako transakcemi a následně ho zaúčtovat. Je počítáno i s rozdělením platby transakce a poplatky banky. Banka zasílá elektronickou cestou avízo o došlých transakcích. Kartové centrum využívají především firmy, které prodávají pravidelné služby svým zákazníkům. Např. fitcentrum má síť zákazníků, kteří si své služby platí platební kartou, kterou dostanou od této firmy, nebo běžnou kartou bankovního ústavu. Firma si o těchto zákaznících vede své záznamy (přihlašovací údaje, číslo karty apod.), v případě, že nastane chyba v transakci s kartou, je snadno dohledatelná příčina i zákazník. Modul se nehodí příliš pro společnosti, jejichž služby nebo zboží nakupují nahodilí zákazníci, o kterých nemá firma možnost zjistit mnoho informací a pak tedy např. dohledat neprůchozí platbu. Konfigurace Kartového centra se provádí v Možnosti - Konfigurace správa systému - Banka - Záložka Kartové centrum. 75

76 Záznamy v kartovém centru nelze pořizovat ručně, pouze formou importu přes zprávy. Vznikají z vět typu 00 - úvodní věta. Záznamy lze editovat (přesněji datum případu a číslo účetní kontace) a lze je smazat. V každém záznamu kartového centra je záložka, kde se zobrazují položky daného záznamu kartového centra. Záznamy kartového centra Jednotlivé záznamy kartového centra obsahují tato pole : formát importu karet (Podporované formáty - ČS flat, KB, ČSOB, UniCredit, Tatrabanka, Slovenská sporiteĺňa, Obecný plugin) datum případu typ avíza (p nebo a) číslo příjemce (pokladny, provozovny) pořadové číslo avíza v rámci roku číslo účetní kontace (přebíráno z definice zprávy) datum účtování příznak účtování způsob číslování účetních dokladů (přebíráno z definice zprávy) měna Položky kartového centra Záložka v editoru záznamu kartového centra. Položky obsahují tato pole : druh věty : o 21 - běžná věta detailního avíza o 31 - běžná věta sumárního avíza (terminál CCS) o 32 - běžná věta sumárního avíza (terminál CCS) dodatek o 33 - nákup u obchodníka přes internet číslo příjemce (pokladny) číslo sumáře datum transakce (datum úhrady) číslo karty autorizační kód částka (v měně transakce) poplatky 76

77 částka k úhradě stav (odmítnuto, přijato) text odmítnutí - reference - pole je plněno při importu kartového centra formátu KB typ karty Položky kartového centra stejně jako záznam nelze pořizovat ručně ani editovat, lze je smazat. Záznamy do položek kartového centra lze pořídit jen formou importu přes zprávy. Vznikají z vět typu 21, 31 a 32 - běžné věty. Pořízení záznamu Modul Kartové centrum zobrazí sestavu již pořízených záznamů (případně na poprvé prázdné okno). Zde přes tlačítko pravé myši zvolte nabídku Zprávy, která se následně rozbalí. Odtud vyberte Načtení zpráv. Nejdříve je třeba nadefinovat formát zprávy. Definice zprávy V přehledu definice zpráv lze definovat druh zprávy - Kartové centrum. Formát zprávy je zatím jen ČS flat, KB nebo obecný plugin. Lze zadat název zprávy, adresa místa zdroje zpráv a další nastavení (chování zprávy je standardní). Nastavení definice zprávy 77

78 Na záložce 6-Kartové centrum lze dále přednastavit číslo účetní kontace a způsob číslování. Způsob číslování má dvě možnosti, Dle řady účetních dokladů na DUD nebo Pořadové číslo avíza v rámci roku (uplatní se při účtování). Možné nastavení účtování záznamu kartového centra. 78

79 Po vyplnění příslušných polí a stisknutí tlačítka OK se uloží nastavení zprávy. Poté stisknete na tlačítkové liště ikonu Stažení. Otevře se dialogové okno, kde vyberete příslušný soubor (avízo, soubor dodaný bankou ve formátu.txt). Zobrazí se okno o průběhu importované zprávy. Průběh generování zprávy Import K importování je potřeba vybrat TXT soubor obsahující jednotlivé věty, a to: věta 00 - úvodní věta, je importována do záznamu kartového centra importují se pole : datum případu, typ avíza, číslo příjemce a číslo avíza věty 21, 31 a 32 - běžné věty, jsou importovány jako položky kartového centra importují se pole : typ 21 : číslo pokladny, číslo sumáře, datum transakce, číslo karty, autorizační kód, částka v měně 79

80 transakce, poplatky a částka k úhradě typy 31 a 32 : číslo pokladny, částka v měně transakce, poplatky a částka k úhradě věta 11 - běžná věta nezaúčtovaných transakcí slouží k identifikaci odmítnutých transakcí a obsahují text odmítnutí Při importu je kontrolován formát datumů a kontrolní součty na typy vět 81, 85, 86 a 87 (součtové věty). V případě chyby kontrolního součtu není import vůbec spuštěn. V případě chyby formátu datumu je import přerušen u chybové věty. Při importu věty 00 je kontrolována neduplicita kartového centra dle rovnosti formátu importu, čísla avíza, typu avíza a čísla příjemce. Na konci importu probíhá doplnění záznamu kartového centra o přednastavené číslo účetní kontace a způsobu číslování z definice zprávy. Odmítnuté transakce Věty typu 21, u kterých nesouhlasí součet : částka v měně transakce + poplatky = částka k úhradě jsou označeny jako odmítnuté. Z příslušných vět typu 11, napárovaných dle čísla příjemce, čísla sumáře, čísla karty a částky v měně transakce, je dotažen text odmítnutí. Účtování Účtování je možno provést z přehledu kartového centra. Pro účtování je potřeba mít zadán druh kontace - Kartové centrum. Na hlavičce účetní kontace lze zadat název i DUD pro zaúčtování. Položky účetní kontace mohou mít tyto druhy řádku : zaúčtování s bankou zaúčtování s terminálem poplatky banky Na položkách účetní kontace lze zadat : číslo účtu (musí být zadáno) typ párovacího znaku (není, číslo karty, číslo sumáře) druh data (není, datum splatnosti, datum úhrady, automaticky) text do účta (nic, číslo karty, vlastní text, ident.příjemce, číslo sumáře) záporně sdružovat řádky (umožňuje sdružovat řádky daného druhu řádku, přístupné jen u řádků zaúčtování s bankou a poplatky banky) návazné údaje (zakázka, útvar, apod.) Přednastavení : řádek zúčtování s bankou, PZ je nastaven jako číslo sumáře a druh data Datum splatnosti řádek zúčtování s terminálem, PZ je nastaven jako číslo karty a druh data Datum úhrady poplatek banky, PZ je nastaven jako číslo "není" a druh data Není datum text do účta je přednastaven vždy jako identifikátor příjemce Odmítnuté transakce se neúčtují. Sdružené účetní řádky jsou zařazeny na konec účetního dokladu. Příklad nastavení kontace kartového centra. 80

81 Pro účtování bankovního poplatku v případě kartového centra ČSOB je nutné na tomto řádku kontace nastavit položku "Záporně" na hodnotu "ANO". Nad kartovým centrem je standardní sada akcí - Účtování, Odúčtování dokladu, Pohled do účetnictví a Zrušení příznaku účtování. Účtování provede vazbu do účetního deníku, smazání zaúčtovaného dokladu provede zároveň i jeho odúčtování. Při účtování je : DUD doplněn z účetní kontace číslo dokladu určeno dle nastavení kartového centra (pro číslování dle pořadového čísla avíza je provedena kontrola na neduplicitu). prováděna kontrola na shodu čísla příjemce (pokladny) v kartovém centru a na jeho položkách datum splatno/úhrady je přebíráno jako datum transakce z věty 21. Příklad editace před zaúčtováním záznamu kartového centra 81

82 V případě, že vše proběhlo v pořádku, záznamu je přiřazen příznak účtování a datum zaúčtování. Návaznost na Bankovní výpisy a modul Fakturace Záznamy bankovního centra lze navázat do přehledu úhrad řádků bankovního výpisu. Tuto akci je nutné provádět v přehledu řádků bankovního výpisu pomocí volby z lokální nabídky. Při použití akce na připojení kartového centra k řádku bankovního výpisu je do úhrad jako variabilní symbol použit atribut z položky kartového centra dle nastavení definice kartového centra. Nastavení se provádí Kartové centrum - Definice kartového centra. Zde je možné pro každý formát nakonfigurovat, co se má jako VS doplňovat do úhrad řádků bankovního výpisu, odděleně pro úhrady a pro poplatky: Číslo transakce Číslo karty Číslo příjemce 82

83 Číslo sumáře 83