Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia

Transkript

1 smooth business flow Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia con4pas, s.r.o. Novodvorská 1010/14A, Praha 4 tel.: , fax:

2 Obsah Ing. Libor Podmelle Představení společnosti Synthesia a.s. O projektu Elektronická fakturace z pohledu uživatele Jan Kašpar Technologie (a licence), nastavení a vývoj Další obdobná reference pro con4pas a.s

3 Představení společnosti Synthesia a.s

4 Představení společnosti Synthesia a.s. Synthesia, a.s. Významný evropský výrobce kvalifikované chemie Založena v roce 1920 v Pardubicích Od roku 2009 člen koncernu AGROFERT Zaměstnává více než zaměstnanců Obrat v roce 2014 přesáhl 3,7 mld. Kč Stovky produktů pro zákazníky do více než 60 zemí světa

5 Představení společnosti Synthesia a.s. Jednotlivá SBU společnosti Synthesia a.s.: Pigmenty a barviva Nitrocelulóza Organická chemie Energetika Pigmenty Vojenská nitrocelulóza Zákaznické syntézy Energie pro všechna SBU Barviva Průmyslová nitrocelulóza Polotovary Pára a elektřina Opticky zjasňující prostředky (OZP) Oxycelulóza Anorg. soli a kyseliny Pesticidy Farmaceutické látky Energetická soběstačnost

6 O projektu

7 O projektu Předpoklady projektu: Ročně vystaveno přibližně faktur Zvýšení poptávky partnerů po elektronickém doručování daňových dokladů Cíle projektu: Úspora nákladů na vystavení daňového dokladu Rychlost doručení dokladu k partnerovi Zvýšení efektivity práce využitím nových technologií Příprava projektu: Hledání tech. možností implementace vypsání VŘ Oslovení společnosti con4pas, a.s. zpracování návrhu Vyžádání praktických ukázek a referenční návštěvy

8 O projektu Detailní design upřesněné požadavky: ové adresy pro zasílání udržovat v kmen. datech odběratele Odesílání faktur ve formátu PDF em přímo ze SAP Zachovat možnost vystavení daňových dokladů v papírové podobě Nutnost vložení různých příloh (TXT, TIF, PDF, DOC, XLS apod.) PDF souboru k faktuře (daňovému dokladu) do jednoho s přílohou ve formátu PDF (tj. faktura včetně případných příloh) odesílat do ové schránky zákazníka Kopie odesílaných ů ukládat do technické schránky odesilatele, včetně systémových informací o odeslání a doručení u, či o chybě nebo nedoručení Zákaznický report, který umožní sledovat formu komunikace datum a čas vystavení a odeslání daňových dokladů se zákazníky,

9 O projektu Harmonogram realizace

10 O projektu Předpoklad spuštění: Daňové doklady splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě ( 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě ( 27, odst. 2) Průběh spuštění: Nutný souhlas odběratelů s fakturací v elektronické podobě Oslovení odběratelů ve třech vlnách: Tuzemští obchodní partneři s nejvyšším počtem faktur Ostatní tuzemští odběratelé Zahraniční partneři

11 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele)

12 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup aktivace elektronické faktury Kmenová data partnera Nutno vložit ovou adresu zákazníka Založeny nové druhy zpráv pro elektronickou komunikaci Například druh zprávy pro běžnou fakturu RD00 založen ekvivalent ZE00 Údržba podmínek zpráv: Pro prodejní organizaci Pro jednotlivé odběratele

13 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup vkládání příloh Probíhá v zakázce (po jejím pořízení) Zakázka založena standardním způsobem

14 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup odeslání faktury Faktura je pořízena standardním způsobem Odeslání faktury dle nastavení standardních podmínek zpráv: Automaticky ihned při zaúčtování faktury Manuálně přes transakci VF31 (standardní postup v Synthesii) Automaticky se zpožděním (např. večerní job po kontrole faktur)

15 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup dohledání informací Odeslaná faktura je zároveň doručena do speciálně zřízené schránky odesilatele, kde se také archivuje V této schránce je možné také zjistit informace o případném nedoručení Dále je možné vyhledávání, např. pomocí čísla faktury

16 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Možný vzhled hlavičky PDF faktury a zobrazení přílohy

17 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Zkušenosti Úprava externích systémů pro generování příloh v e-podobě, centrální úložiště příloh Prvotní nedůvěřivost, nejistota a spíše odmítavý přístup uživatelů Postupně první kladné zkušenosti a rostoucí ochota nový způsob fakturace využívat Nyní převažující spokojenost a snaha zapojit i další partnery Hlavní přínosy jednodušší postup rychlejší doručení rychlá identifikace problému úspora nákladů

18 Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Rekapitulace aktuálně vystavujeme a zasíláme faktury v elektronické podobě na více než 600 partnerů (tedy cca 50 % všech našich aktivních odběratelů) nutno respektovat specifika u obchodních případů (např. dokumentární platby, kde stále musí odcházet faktura spolu se zbožím) Počet faktur za rok: Cena faktury zaslaná elektronicky: 0 Kč Cena faktury zaslaná poštou vč. tisku: 30 Kč Návratnost investice: NEZVEŘEJNĚNO

19 Technologie (a licence), nastavení a vývoj

20 Technologie (a licence), nastavení a vývoj Technická infrastruktura: SAP J2EE (SAP Solman) Java SAP ADS SAP ERP modul SD itext Elektronický podpis RFC / WS Licence: SAP ADS (pro Adobe Reader ve verzi 10 nebo nižší) itext 1x SAP Interactive Forms by Adobe, individual user ( ) Licence AGPL umožňuje komerční použití při splnění podmínek, které jsou pro potřeby projektu většinou splněny

21 Technologie (a licence), nastavení a vývoj Varianta Podpis celého u: obsahuje jako přílohu PDF fakturu a případně další přílohy faktury (daňového dokladu) ze SAP ERP je podepsán prostřednictvím služby v SAP PI a odeslán k příjemci Varianta Podpis PDF faktury s přílohami: V SAP ERP je za pomoci standardních funkcí vytvořen PDF dokument faktury (daňového dokladu) a příloh Do PDF je prostřednictvím knihovny itext vložen elektronický podpis (za podpory SAP PI nebo SAP ADS) Výsledný podepsaný PDF dokument je odeslán ze SAP ERP jako příloha u příjemci faktury

22 Technologie (a licence), nastavení a vývoj Nastavení a vývoj v SAP ERP: Standardní customizing odběratelů Standardní customizing zpráv Zákaznický tiskový program, který obsahuje funkce k vytvoření, podepsání a odeslání u

23 Další obdobná reference pro con4pas a.s

24 Další obdobná reference pro con4pas a.s. Česká pošta, s.p. Implementována varianta s podpisem celého u s přílohami Odesílání nočním jobem po provedené kontrole faktur (daňových dokladů) Procento zákazníků požadujících elektronickou fakturu: 80% Cena papírové faktury: Cena elektronické faktury: 5,- 57,- (bez poštovného) Průměrný počet faktur z08/2015 (každý měsíc roste): a měsíc (za 1-8/2015): Počet el.faktur za

25 Prostor pro dotazy

26 Děkujeme Ing. Libor Podmelle Vedoucí Jméno odboru Příjmení Finance Role Jan Jméno Kašpar Příjmení Konzultant Role

27 Další program: Odpolední přestávka [ 30 min. ] Vytěžování papírových dokumentů - zrychlení práce s papírovými dokumenty [30 min.] Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Zámek Štiřín, 24. září