Studijní materiály k e-learningovému kurzu MS Office Excel 2013

Transkript

1 Studijní materiály k e-learningovému kurzu MS Office Excel , Praha

2 1 Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem... 8 Cíl kapitoly... 8 Klíčová slova... 8 Lekce Spuštění a ukončení programu... 8 Spuštění programu... 8 Ukončení práce s programem Ovládání programu... 9 Karta Soubor Pás karet Sbalení poklepáním Možnosti zobrazení pásu karet Popis karet Panel nástrojů Rychlý přístup Přidání příkazu na panel Rychlý přístup Spouštěče dialogů Možnosti zobrazení Rychlé přiblížení nebo oddálení zobrazení Výběr určitého nastavení přiblížení Vytvoření nového sešitu Nový sešit na základě šablony Uložení sešitu Obnova neuložených dokumentů Neuložený nový sešit Formáty uložení Otevření sešitů Přepínání mezi otevřenými sešity Seznam otevřených sešitů Předvolby programu Excel Základní operace Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Základní pojmy Pohyb po buňkách listu Přehled zajímavých klávesových zkratek Vkládání dat Postup vložení dat do buňky Jak přerušit zadání dat Doporučení pro vkládání dat... 26

3 Rozšíření sloupce Zalomení textu Typy dat Výběr buněk Výběr řádků a sloupců Výběr řádků Výběr sloupců Úpravy vložených dat Přepsání obsahu buňky novou hodnotou Oprava obsahu buňky Vymazání obsahu buňky Vymazání s určením co chcete vymazat Příklad Použití příkazu zpět či znovu Anulování provedených operací Opakování poslední operace Speciální způsoby vkládání dat Zkopírování stejných hodnot do řádku či sloupce Vkládání číselných nebo datumových posloupností řady Číselná řada sestupná nebo vzestupná: Kalendářní seznamy Jak použít existující seznam v tabulce? Vytvoření vlastního seznamu zápisem Vytvoření vlastního seznamu z buněk v tabulce Komentáře Jak vložit komentář do buňky? Jak zrušit komentář Jak zobrazit všechny komentáře Příklad řazení seznamu prodejců Řazení řádků podle hodnot dvou a více sloupců Práce s listy Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Zobrazení listů Vložení nového listu Vložení nového listu Přejmenování listu Zásady pro názvy listů Odstranění listu Kopírování listu... 42

4 Kopírování listu pomocí myši v rámci sešitu Kopírování listu mezi sešity Přesouvání listu Přesun listu pomocí myši v rámci sešitu Přesun listu mezi sešity Skrytí a zobrazení listu Sloupce, řádky a buňky Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Vkládání řádků a sloupců Nový sloupec je vložen před sloupec s aktivní buňkou Odstranění řádků a sloupců Změna výšky řádku a šířky sloupce Sloupce Šířka sloupce Přizpůsobení sloupce obsahu Změna šířky sloupce přesně Jak upravit více sloupců najednou Řádky Výška řádku Přizpůsobení obsahu buňky Změna výšky přesně Změna více řádků najednou Skrytí a zobrazení řádků a sloupců Jak skryté sloupce zobrazit? Skrytí a zobrazení řádku Jak skryté řádky zobrazit? Kopírování buněk pomocí schránky Kopírování buněk postup Vložit jinak Kopírování a přesun pomocí myši Kopírování buněk pomocí myši Přesun buněk pomocí myši Ukotvení řádků a sloupců Jak ukotvit nadpisy sloupců v prvním řádku a zároveň nadpisy řádků v prvním sloupci Vložení příček nezávisle na aktivní buňce Jak uvolnit příčky Vzorce a funkce Cíl kapitoly Klíčová slova... 56

5 Lekce Vkládání vzorců Zápis vzorce lze popsat předpisem: Matematické operátory Zadání vzorce pro součet buněk A3+B3 do buňky C Chybová hlášení #### #HODNOTA! #DIV/0! #NÁZEV? #N/A #REF! #NUM! #NULL! Adresy buněk Jak umístit dolar k odkazu? Použití absolutní adresy Jak tedy postupovat Vkládání funkcí Jak vložit funkci Vložení funkce SUMA Statistické funkce MAX(číslo1;číslo2;...) MIN(číslo1;číslo2;...) PRŮMĚR(číslo1;číslo2;...) POČET(hodnota1;hodnota2;...) POČET2(hodnota1;hodnota2;...) Použití funkce MAX postup Použití funkce MAX jiný postup Funkce Zaokrouhlit Logická funkce Když =KDYŽ(podmínka;ano;ne) Jak zjistit plnění plánu (viz obrázek)? Formát tabulky Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Formátování buněk Konkrétní příkazy pro formátování najdete Číselné formáty Zapsané číslo se zobrazí takto... 70

6 Dialog Formát buněk Formát Měna a Účetnický Formát Datum Změna formátu zapsaného datumu Formát Procent Úprava písma Přehled tlačítek skupinového rámečku Písmo Dialog Formát buněk Zarovnání obsahů buněk Popis tlačítek pro zarovnání Orientace Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk Postup sloučení a zarovnání na střed Sloučit vodorovně Zalomení textu v buňce Zalomení textu Barva písma a pozadí buňky Jak nastavit barvu písma? Barva pozadí buňky Jak nastavit barvu výplně? Ohraničení buněk Kopírování formátu buňky Jak tedy kopírovat formát buňky? Vytváření grafů Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Vytvoření grafu Vytvoření grafu postup Právě vytvořený graf je aktivní Karta Návrh Karta Formát Změna typu grafu Změna typu grafu pomocí karty Návrh Výběr grafu Jak vybrat a upravit položku grafu Odstranění grafu Kopírování nebo přesun grafu Název grafu Popisky datových řad Formát popisků... 89

7 7.7 Minigrafy Vytvoření minigrafu Karta Návrh pro úpravu minigrafu Tisk tabulky Cíl kapitoly Klíčová slova Lekce Nastavení okrajů stránky Jak upravíme velikost okrajů listu tabulky? Orientace stránky Přizpůsobení velikosti tabulky Velikost papíru Měřítko Záhlaví a zápatí Tisk mřížky, záhlaví řádků a sloupců Zobrazení nebo tisk Mřížky a Názvů klepnutím Opakovaný tisk řádku (sloupců) Náhled sešitu Tisk Tiskové volby

8 1 Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem Cíl kapitoly Spustit a ukončit práci s tabulkovým programem Otevřít sešit Vytvořit nový sešit Uložit sešit do určité složky na disk Uložit sešit v jiných formátech či verzích Obnovit neuložené sešity Používat různá měřítka zobrazení Upravit základní nastavení programu Klíčová slova Spuštění programu Otevření sešitu Uložení sešitu Formáty uložení Šablona sešitu Lupa Předvolby programu Lekce 1.1 Spuštění a ukončení programu 1.2 Ovládání programu 1.3 Možnosti zobrazení 1.4 Vytvoření nového sešitu 1.5 Uložení sešitu 1.6 Formáty uložení 1.7 Otevření sešitů 1.8 Předvolby programu Excel 1.1 Spuštění a ukončení programu Spuštění programu Program Excel můžete spustit několika způsoby: Po správné instalaci najdete program v nabídce Start. Tedy klepněte na tlačítko Start na Hlavním panelu, kurzor myši umístěte na nabídku Všechny programy, v seznamu programů vyhledejte skupinu Microsoft Office a vyberte program Excel Pokud na vašem počítači byl program Excel používán, najdete jej v seznamu oblíbených programů, které používáte nejčastěji. Pro urychlení spouštění programu lze vytvořit přímo na pracovní ploše ikonu zástupce, nebo připnout program na hlavní panel (pomocí nabídky pravé myši na ikoně programu). Obr. 1

9 Také můžete Excel spustit poklepáním na ikonu souboru s příponou.xlsx nebo.xls (soubor kompatibilní s aplikací Excel ). Ukončení práce s programem Program Excel můžete ukončit různými, ale funkčně rovnocennými způsoby: Klepnutím na tlačítko Soubor a výběrem příkazu Zavřít. Dojde vlastně k zavření aktivního sešitu. Pro ukončení programu uzavřete všechny rozpracované sešity. Klávesovou zkratkou ALT+F4. Klepnutím na tlačítko Zavřít v pravém horním rohu okna programu. Obr. 2 V případě, že v otevřeném sešitu nebyly uloženy změny, objeví se dotaz, zda si je přejete uložit. Neukládat pokud soubor zavřete bez uložení, bude dočasně zachována automaticky uložená verze souboru pro případnou obnovu. Tlačítko Storno znamená zrušení zavírání dokumentu. O ukládání a obnově dokumentů se dozvíte více informací v lekci 1.5 Uložení sešitu. 1.2 Ovládání programu Po spuštění programu Excel 2013 se nově zobrazí úvodní obrazovka, kde si zvolíte, s jakým sešitem si přejete pracovat. Klepnutím na Prázdný sešit založíte nový prázdný sešit dle výchozí šablony Normální. Nebo můžete vybrat šablonu, na jejímž základě si přejete založit sešit (nabídka šablon není na obrázku úvodní obrazovky), šablony lze také hledat na Internetu). Nebo můžete otevřít již vytvořený sešit ze seznamu Poslední. Případně klepnout na a vybrat libovolný existující sešit.

10 Obr. 3 Po výběru z nabídky úvodní obrazovky se zobrací pracovní plocha programu, která je shodná s verzemi Excel 2007 a Nabídky programu a panely nástrojů ze starších verzí (verze ) byly nahrazeny pásy karet. Karta Soubor Nabízí základní příkazy pro práci se sešitem, nahrazuje nabídku Soubor ze starších verzí programu Excel. Dále nabízí informace o aktivním sešitu, seznam naposledy otevřených sešitů, tisk, odeslání, sdílení a exportování sešitů, možnosti programu a zavření sešitu. Obsah nabídky karty Soubor vidíte na obrázku.

11 Obr. 4 Klepnutím na kartu Soubor zobrazíte okno s uvedenou nabídkou příkazů. Klepnutím na se vrátíte na poslední aktivní kartu, nebo můžete stisknout klávesu ESC. Pás karet Od verze Excel 2007 nahrazuje pás karet klasickou nabídku a panely nástrojů. Karty jsou navrženy se zaměřením na jednotlivé úkoly. Obsahují skupinové rámečky, které rozdělují úkol na úkoly dílčí. Příkazová tlačítka v těchto skupinách pak slouží k provedení příkazu nebo zobrazí nabídku dalších příkazů. Počet karet, které jsou k dispozici, nebude při práci stejný. Pokud vyberete objekt typu graf, obrázek, ale i záhlaví nebo zápatí, zobrazí se na pásu karet v pravé části karty vybraného objektu. Pás karet lze sbalit klepnutím na tlačítko nad pravou rolovací lištou (viz obrázek).

12 Obr. 5 Uvedené tlačítko má také svoji klávesovou zkratku CTRL+F1, která sbalí a rozbalí pás karet. Sbalení poklepáním Poklepejte na název aktivní karty. Opětovným poklepáním pás karet obnovíte. Možnosti zobrazení pásu karet Obr. 6 V pravém horním rohu okna programu je umístěné tlačítko Možnosti zobrazení pásu karet s nabídkou příkazů (viz obrázek): Obr. 7 Jako výchozí je aktivní volba Zobrazit karty s příkazy, tedy celková viditelnost pásu karet i skupin příkazů. Zobrazit karty pouze jeden řádek obsahující názvy karet.

13 Popis karet Jedná se o výchozí pás karet, po instalaci programu. Uživatel si může pás karet přizpůsobit karta Soubor->Možnosti->Přizpůsobit pás karet. Přizpůsobení rychleji zobrazíte klepnutím pravé myši v oblasti názvů karet. Obr. 8 Domů karta obsahuje příkazy pro práci se schránkou, formátování písma, možnosti zarovnání obsahu v buňkách, nabídku číselných formátů, styly pro formátování, příkazy pro práci s buňkou a úpravy obsahu buněk. Vložení karta umožní vložit do sešitu různé typy objektů grafy, obrázky, obrazce, kontingenční tabulky, symboly. Rozložení stránky karta nastavuje vzhled celého sešitu, včetně okrajů a orientace stránky, barvy nebo motivů. Vzorce pomocí této karty přidáte do sešitu funkce z Knihovny funkcí, můžete pojmenovat oblasti buněk a sledovat závislosti vzorců. Data karta nabízí možnosti načítání externích dat, aktualizovat připojená externí data, řadit a filtrovat, manipulovat s daty pomocí datových nástrojů. Revize karta kontroluje v sešitu pravopis a gramatiku a sleduje revize. Zobrazení na této kartě nastavíte různá zobrazení sešitů. Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je ve výchozím nastavení umístěn v horní části okna programu Excel. Umožňuje rychlý přístup k často používaným příkazům a je nezávislý na kartě, která je právě zobrazena. Panel může být upraven přidáním příkazů. Přidání příkazu na panel Rychlý přístup 1. Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (vidíte jej na následujícím obrázku). Obr. 9

14 2. Zobrazí se seznam příkazů, které výběrem přidáte na panel nebo naopak odstraníte z panelu. Obr Příkazy které jsou zaškrtnuté, jsou již na panelu umístěné. Další příkazy výběrem tohoto příkazu se zobrazí dialog Možnosti aplikace Excel, kde najdete seznam veškerých příkazů programu, které můžete přidat na panel Rychlý přístup. Dále zde můžete příkazy panelu přemisťovat, případně odebrat a dokonce pomocí tlačítka Obnovit vybrat z možností Obnovit pouze panel nástrojů Rychlý přístup do výchozí podoby nebo Obnovit veškeré vlastní nastavení. Spouštěče dialogů Spouštěče dialogů jsou malé ikony, které se zobrazují v některých skupinách. Klepnutím na tuto ikonu se otevře příslušný dialog nebo podokno úloh nabízející další možnosti související s danou skupinou.

15 Obr Možnosti zobrazení Tabulku si můžete přiblížit, abyste ji viděli z větší blízkosti, nebo naopak oddálit, abyste viděli větší část tabulky ve zmenšené velikosti. Rychlé přiblížení nebo oddálení zobrazení Klepněte na stavovém řádku na posuvník Lupa. Nebo uchopením táhla na posuvníku jej posuňte na požadované procento přiblížení či oddálení. Nebo klepnutím na tlačítko zmenšíte měřítko pohledu o 10%. Nebo klepnutím na tlačítko zvětšíte měřítko pohledu o 10%. Výběr určitého nastavení přiblížení Kromě posuvníku Lupa si dále můžete vybrat z různých možností zobrazení na kartě Zobrazení ve skupině Lupa: Obr. 12 Tlačítko 100% nastaví zobrazení ve skutečné velikosti. Tlačítko Přejít na výběr zvětší nebo zmenší zobrazení tak, aby vybraná oblast buněk vyplnila celé okno. Tlačítko Lupa zobrazí dialog s výběrem procenta zvětšení v rozsahu 25% až 200%, Podle výběru a Vlastní (možnost zapsání vlastního procenta zvětšení, 400% je maximum). 1.4 Vytvoření nového sešitu Po spuštění programu Excel 2013 se zobrazí úvodní obrazovka, kde klepnutím na Prázdný sešit vytvoříte nový prázdný sešit s pracovním názvem Sešit1. Další nový sešit založíte:

16 Klávesovou zkratkou CTRL+N. Nebo klepnutím na kartu Soubor a vybráním příkazu Nový. V seznamu šablon klepněte na ikonu Prázdný sešit. Chcete-li rychleji vytvořit nový prázdný sešit, klepněte na tlačítko Nový na panelu nástrojů Rychlý přístup. Panel Rychlý přístup je nad pásem karet. Může si jej přizpůsobit klepnutím na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (vidíte jej na následujícím obrázku) zobrazíte seznam možných příkazů. Zaškrtnutím volby Nový, přidáte toto tlačítko na panel. Obr. 13 Nový sešit na základě šablony Sešit na základě šablony vytvoříte klepnutím na kartu Soubor a výběrem příkazu Nový. Následuje nabídka dostupných šablon, jejíž část vidíte na obrázku. Další šablony lze vyhledat na Internetu. Obr. 14

17 Doporučené šablony šablony připravené tvůrci aplikace pro různé situace. Nový sešit vytvoříte klepnutím na ikoně vybrané šablony. Osobní šablony šablony vytvořené uživatelem a uložené do složky Vlastní šablony Office. Opět stačí klepnout na ikoně šablony a dojde k vytvoření nového sešitu. Volby Doporučené a Osobní šablony se nabídnou až po vytvoření uživatelské šablony. 1.5 Uložení sešitu Sešity můžete uložit několika způsoby: Klepnutím na tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup. Klávesovou zkratkou CTRL+S. Klepnutím na kartu Soubor a vybráním příkazu Uložit. Klepnutím na kartu Soubor a vybráním příkazu Uložit jako. Ukládáte-li sešit poprvé, zobrazí se dialogové okno Uložit jako (viz následující obrázek). Zde nejprve vybíráte cílové místo, kam si přejete sešit uložit. V dalším dialogu pak píšete název a vybíráte formát uložení. Obr. 15 Příkaz Uložit jako má svou klávesovou zkratku F12. Obnova neuložených dokumentů

18 Podobně jako u starších verzí programu Excel, budou v případě povolení automatického obnovení, během práce na sešitu ve vybraném intervalu ukládány jeho verze. Novinkou od verze Excel 2010je možnost uchovávat poslední automaticky uloženou verzi souboru pro případ, že soubor omylem zavřete bez uložení, a tu pak můžete při dalším otevření souboru obnovit. Během práce se souborem také můžete mít přístup k seznamu automaticky uložených souborů karta Soubor->Informace->Spravovat verze. Chcete-li využívat tyto funkce, musí být povoleny možnosti Ukládat informace pro automatické obnovení a Zachovat poslední automaticky uloženou verzi při zavření bez uložení karta Soubor->příkaz Možnosti->karta Uložit. Neuložený nový sešit Při zavření sešitu bez uložení bude dočasně zachována automaticky uložená verze souboru, viz následující obrázek. Obr. 16 Obnova neuloženého sešitu 1. Klepněte na kartu Soubor a vyberte příkaz Otevřít. 2. V sekci verze vyberte požadovanou verzi souboru. 3. Na informačním panelu klepněte na tlačítko Obnovit a potvrďte přepsání souboru. Obr. 17 Koncepty automaticky uložené jsou uchovávány po dobu čtyř dnů od vytvoření. 1.6 Formáty uložení Sešity jsou ve výchozím nastavení ukládány ve formátu konkrétní verze programu, v našem případě se jedná o formát Excel Pokud spolupracujete s uživatelem, který používá starší verze programu nebo jiné tabulkové procesory, můžete k uložení sešitů použít jiný formát. Seznam možných formátů najdete v dialogovém okně Uložit jako v rozevíracím seznamu Uložit jako typ.

19 Obr. 18 Sešit Excelu výchozí formát, přípona souborů XLSX. Sešit Excelu uloží sešit ve formátu kompatibilním s verzemi Excel Soubory s příponou XLS. Šablona zvláštní typ sešitu s příponou XLTX, který může obsahovat formátování, styly, předdefinovaný text jako například záhlaví stránek, popisky sloupců a řádku; používá se jako vzor pro další sešity. Formát PDF soubor s příponou PDF, universální formát pro výměnu dat. Textové formáty: Text (oddělený tabulátory) soubor s příponou TXT. Text v kódu Unicode soubor s příponou TXT. CSV (čárkami oddělený) soubor s příponou CSV. Formátovaný text (oddělený mezerami) soubor s příponou PRN, mezerami oddělený formát Lotus. Do textových formátů můžete uložit pouze aktivní list a jeho veškeré formátování bude odstraněno. 1.7 Otevření sešitů Klepnutím na kartu Soubor příkaz Otevřít zde najdete seznam Poslední sešity. To jsou soubory, s nimiž jste již pracovali. Klepnutím na název souboru jej otevřete. Nebo klávesovou zkratkou CTRL+O. Nebo klepnutím na tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Rychlý přístup. Vždy se zobrazí okno Otevřít s nabízeným seznamem Poslední sešity.

20 Přepínání mezi otevřenými sešity Obr. 19 Během práce v programu Excel můžete mít otevřeno více sešitů. Každý sešit je ve svém okně a jeho ikonu s názvem zobrazíte klepnutím na ikonu programu Excel na Hlavním panelu Windows. Obr. 20 Seznam otevřených sešitů Seznam všech otevřených sešitů najdete dále na kartě Zobrazení ve skupině Okno pod příkazem Přepnout okna. Obr. 21

21 Vyzkoušejte klávesovou zkratku CTRL+TAB nebo CTRL+F6 pro rychlé přepínání mezi sešity. Nebo zkratku ALT+TAB, která ovšem nabídne nejen ikony otevřených sešitů ale i ikony běžících programů. 1.8 Předvolby programu Excel Chování programu lze přizpůsobit v dialogu Možnosti aplikace Excel. Dialog zobrazíte klepnutím na kartu Soubor a výběrem příkazu Možnosti. Jak vidíte na obrázku, dialog má v levé části několik položek, které představují jednotlivé skupiny možných nastavení. Obr. 22 Obecné (vidíte na obrázku) upravuje nastavení nejpoužívanějších možností programu Excel. Například zobrazení poloprůhledného minipanelu nástrojů, dynamický náhled, který umožní v sešitu zobrazit účinek změn formátování, výchozí písmo, velikost písma, počet listů v novém sešitu a osobní nastavení uživatelské jméno. Novinkou je v této verzi Motiv Office grafická podoba pásu karet a jednotlivých tlačítek. Může být bílý (výchozí), světle šedý nebo tmavě šedý. Vzorce umožní změnit nastavení související s výpočtem vzorců, výkonem a zpracováním chyb. Kontrola pravopisu a mluvnice určuje, jak má Excel opravovat a formátovat text včetně možností automatických oprav a automatických úprav formátu při psaní.

22 Uložit obsahuje volbu automatického ukládání pro obnovu sešitů při haváriích, která probíhá po deseti minutách a také výchozí složku, kterou program Excel nabídne při prvním použití příkazů Otevřít, Uložit nebo Uložit jako. Jazyk výběr jazyka pro slovníky, kontrolu pravopisu a řazení. Upřesnit upřesňuje možnosti úprav, kopírování a vkládání, zobrazení sešitu, zobrazení listu, tisku sešitu apod. Přizpůsobit pás karet úpravy zobrazení pásů karet a vytváření vlastních karet. Panel nástrojů rychlý přístup umožní úpravu obsahu panelu Rychlý přístup. Doplňky zobrazí a spravuje doplňky nainstalované do sady Microsoft Office. Centrum zabezpečení zajistí bezpečnost souborů a celého počítače.

23 2 Základní operace Cíl kapitoly Vkládat různé obsahy do buněk Vybírat oblasti tabulky Upravovat obsahy v buňkách Používat příkazy Zpět a Znovu Používat nástroj pro automatické vyplňování a kopírování dat Řadit data v tabulce vzestupně a sestupně Klíčová slova Základní pojmy Obsahy buněk Výběr buněk Úpravy obsahu buněk Zpět a znovu Vyplňování buněk Řazení buněk Lekce 2.1 Základní pojmy 2.2 Pohyb po buňkách listu 2.3 Vkládání dat 2.4 Výběr buněk 2.5 Výběr řádků a sloupců 2.6 Úpravy vložených dat 2.7 Použití příkazu zpět a znovu 2.8 Speciální způsoby vkládání dat 2.9 Kalendářní seznamy 2.10 Komentáře 2.11 Řazení buněk 2.1 Základní pojmy V tabulkovém programu pracujete s buňkami a s oblastmi buněk. Buňka je nejmenší adresovatelná část sešitu, oblast je množina buněk. Pro jednoznačné určení slouží adresa buňky, která je tvořena označením sloupce (písmeno abecedy) a číslem řádku. Například A1 je adresa první buňky v listu sešitu. Aktivní buňka je silně orámovaná a lze do ní vkládat data. Na listu je stále nejméně jedna buňka aktivní. Rámeček kolem aktivní buňky je označován termínem buňkový kurzor. Obr. 23 Úchyt je v pravém dolním rohu aktivní buňky a umožní vytvářet řady a kopírovat vzorec uložený v buňce. Kurzor myši má v tabulce několik různých podob: základní podoba kurzoru

24 výrazný kříž, to když ukazujete na úchyt buňky základní kurzor se na výrazných hranách aktivní buňky změní na šipku, která pak umožní přesun obsahu buňky na jiné místo. Při současném držení klávesy CTRL lze buňku kopírovat, kurzor se změní na. textový kurzor objeví se v okamžiku zápisu libovolného znaku z klávesnice v aktivní buňce. V Excelu stejně jako v běžném textovém programu zapisujeme a editujeme zapsané znaky nebo je mažeme a přitom je nutné sledovat textový kurzor. Oproti editoru zde pracujeme vždy v aktivní buňce. Obr. 24 List je tvořen buňkami, které jsou uspořádané do řádků a sloupců. Každý list má svůj název, implicitní je List a pořadové číslo, tedy List1, List2, List3. Ale můžeme listy pojmenovat vlastním názvem. Sešit je dokument v programu Excel, který obsahuje jednotlivé listy. Má svůj název, který zadáme v okamžiku ukládání. V Excelu 2013 má sešit standardně jeden list. Nový list přidáte klepnutím na tlačítko na konci seznamu listů Maximálně může sešit obsahovat listů. Klepnutím na ouško listu jej aktivujeme a můžeme s ním pracovat. Pokud je v sešitu více listů, pak se může stát, že jejich ouška nevidíme. K jejich zobrazení použijeme tlačítka pro pohyb po listech (viz obrázek). Obr. 25

25 2.2 Pohyb po buňkách listu Nejrychleji přejdete na buňku pomocí myší klepnete na buňku. Na sousední buňku se dostanete stiskem libovolné kurzorové klávesy. Na první buňku tabulky A1 se pak dostanete pomocí klávesové zkratky Ctrl+Home. Podobně Ctrl+End je přesun do poslední vyplněné buňky listu. Pro pohyb nahoru a dolů po řádcích tabulky používejte klávesy PageUp pro posun nahoru a PageDown pro posun dolů. A co pohyb po sloupcích, tedy vpravo a vlevo? Použijte klávesové zkratky Levý Alt+PageDown pro posun vpravo a Levý Alt+PageUpP pro posun vlevo. Přehled zajímavých klávesových zkratek TAB přesun do následující buňky v řádku. SHIFT+TAB přesun do předchozí buňky v řádku. ENTER přesun do následující buňky ve sloupci. CTRL+kurzorová klávesa přesun k okraji aktuální oblasti dat. HOME přesun na začátek řádku. CTRL+HOME přesun na začátek listu, do buňky A1. CTRL+END přesun do poslední vyplněné buňky v listu. PAGE DOWN přesun o jednu obrazovku dolů. PAGE UP přesun o jednu obrazovku nahoru. ALT+PAGE DOWN přesun o jednu obrazovku vpravo. ALT+PAGE UP přesun o jednu obrazovku vlevo. CTRL+PAGE DOWN přesun do následujícího listu. CTRL+PAGE UP přesun do předchozího listu. CTRL+F6 přechod do dalšího sešitu. CRTL+SHIFT+F6 přechod do předchozího sešitu. 2.3 Vkládání dat Data vkládáme zápisem z klávesnice vždy do aktivní buňky (tj. buňka silně orámovaná s buňkovým kurzorem). Data zapisujeme přímo do buňky, ale zároveň je vidíme na řádku vzorců. Postup vložení dat do buňky 1. Klepněte na buňku, do které chcete data zadat například A2.

26 2. Zapište například 123 a pozorně se podívejte na řádek vzorců měl by se shodovat s obrázkem. Obr. 26 Zápis do buňky je nutné vždy ukončit, což lze provést několika rovnocennými způsoby, které se liší pouze v tom, kam se posune buňkový kurzor, tedy která buňka bude aktivní pro další zápis dat (vyzkoušejte si následující možnosti): Zápis můžete potvrdit stiskem klávesy ENTER. Aktivuje se následující buňka ve sloupci. Nebo stiskem libovolné kurzorové klávesy, tedy VPRAVO, VLEVO, NAHORU, DOLŮ, podle toho se pak také aktivuje následná buňka. Nebo klepnutím na tlačítko Zadat na řádku vzorců. Pak zůstane aktivní buňka, do které jste právě data zapsali. Nebo klepnutím myši do jiné libovolné buňky, tak pak bude aktivní. Jak přerušit zadání dat Pokud začnete do buňky něco zapisovat a rozmyslíte si to, můžete přerušit vkládání a tak původní obsah buňky zůstane nezměněn: Stiskem klávesy ESC. Nebo klepnutím na tlačítko Storno na řádku vzorců. Pokud při zápisu do buňky uděláte chybu, dá se opravit pouze pomocí klávesy BACKSPACE. Protože jste v režimu Zadání, a ne v režimu Úpravy. Je vhodné stisknout klávesu F2, tak se přepnete do režimu Úpravy a pak již můžete jako v běžném editoru použít kurzorové klávesy pro pohyb textového kurzoru v buňce. Opětovným stiskem klávesy F2 se vrátíte do režimu Zadání. Doporučení pro vkládání dat Při vytváření tabulek je vhodné vyvarovat se prázdných řádků nebo sloupců. Při zápisu dlouhého obsahu, například textu, vždy upravit šířku sloupce podle délky tohoto obsahu. Nenechat dlouhý text přetékat do vedlejší buňky. Rozšíření sloupce

27 Šířku sloupce nejrychleji upravíte poklepáním na hranu sloupce v oblasti záhlaví sloupce. Daný sloupec se přizpůsobí nejdelšímu obsahu v buňce tohoto sloupce. Nebo tažením za hranu sloupce upravíte šířku libovolně (viz obrázek). Obr. 27 Zalomení textu Při vkládání textu do buňky jej můžete zalomit, aby nepřetékal do buněk následujících. Při psaní na pozici kurzoru vložíte zalomení klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+ENTER. Na kartě Domů ve skupině Zarovnání najdete tlačítko a zrušení zalomení textu v buňce. pro zalomení Obr. 28 Typy dat Buňka může obsahovat text, číslo, datum a čas, komentář, vzorec nebo funkci. Zapsaný obsah lze formátovat a tak měnit jeho vzhled, tedy způsob zobrazení v buňce. Formátování buněk najdete na kartě Domů. Text za text je v programu Excel považována libovolná kombinace čísel, mezer a nečíselných znaků. Například následující položky budou posuzovány jako textové: 13ABC-99, 999ASD, Zapsaný text je v buňce zarovnán doleva ve výchozím formátu Obecný. Pokud je text, při zápisu textového řetězce do buňky, delší než šířka buňky (sloupce) a sousedící buňky napravo od aktivní buňky jsou prázdné, text se zobrazuje i v těchto buňkách. Pokud sousedící buňky napravo od aktivní buňky nejsou prázdné, zobrazí se jen část textu odpovídající šířce buňky. Pokud chcete vidět všechen text, můžete buď rozšířit sloupec, nebo zalomit text.

28 Číselné hodnoty v programu Excel mohou čísla obsahovat pouze znaky ( ), / Kč % E e. Přičemž program přeskakuje úvodní znaménko plus (+) a čárku považuje za desetinnou čárku. Všechny ostatní kombinace čísel a nečíselných znaků jsou považovány za text. Zapsaná čísla jsou v buňce zarovnána doprava ve výchozím formátu Obecný. Výchozí formáty čísel závisí na možnostech vybraných v Ovládacích panelech- >Místní a jazykové nastavení. U systémů založených na standardech platných v České republice se jako oddělovač tisíců používá mezera, čárka pro oddělení desetinných míst. Datum a čas kalendářní data a časy jsou považovány za čísla. Možnosti vybrané v Místním a jazykovém nastavení v Ovládacích panelech určují výchozí formát aktuálního data a času. Znaky, které jsou rozpoznány jako oddělovače data a času, jsou tečka, pomlčka nebo lomítko u data a dvojtečka u času. Buňka, do které zapíšeme datum nebo čas, se automaticky přeformátuje, vložené datum je ve skutečnosti uloženo do buňky jako pořadové číslo dne v systému, kde první den je Čas je uložen jako desetinný zlomek. Proto, pokud do buňky kde byl původně datum nebo čas zapíšeme číslo, je toto číslo opět konvertováno na datum nebo čas. Pokud tedy chceme vložené číslo zobrazit jako číslo, musíme změnit formát buňky. V případě, že se po zapsání data zobrazí znaky ####, znamená to, že šířka buňky (sloupce) je příliš malá, aby mohla vložené datum zobrazit. 2.4 Výběr buněk 2.5 Před formátováním, kopírování, přesunem nebo mazáním je nutné vybrat buňky nebo oblasti buněk, kterých se následující operace budou týkat. Vybrané buňky budou zobrazeny šedou barvou, kromě první buňky výběru. Obr. 29 Následuje přehled, co a jak vyberete: Jedna buňka klepněte na danou buňku nebo se na ni přesuňte pomocí kláves se šipkami.

29 Oblast buněk umístěte kurzor myši nad první buňku oblasti, stiskněte levou myš a tahem vyberte oblast buněk. Všechny buňky v listu stiskněte klávesovou zkratku CTRL+A (Vybrat vše) nebo tlačítko Vybrat vše (viz obrázek). Obr. 30 Nesousedící buňky nebo oblasti buněk vyberte první buňku nebo oblast buněk. Podržte klávesu CTRL a vyberte tahem myši další buňky nebo oblasti. Rozsáhlá oblast buněk klepněte na první buňku oblasti. Podržte klávesu SHIFT a klepněte na poslední buňku oblasti. Pokud není poslední buňka viditelná, použijte posuvník. 2.5 Výběr řádků a sloupců Výběr řádků Obr. 31 Celý řádek klepněte na záhlaví řádku. Sousedící řádky táhněte myší přes záhlaví řádků. Nebo vyberte první řádek (klepnutím na jeho záhlaví), podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední řádek (opět klepnutím na jeho záhlaví). Nesousedící řádky vyberte první řádek, podržte klávesu CTRL a postupně klepněte na záhlaví dalších řádků, které chcete vybrat. Klávesová zkratka SHIFT+Mezerník vybere celý řádek s aktivní buňkou. Výběr sloupců Celý sloupec klepněte na záhlaví sloupce. Sousedící sloupce táhněte myší přes záhlaví sloupců. Nebo vyberte první sloupec (klepnutím na jeho záhlaví), podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední sloupec (opět klepnutím na jeho záhlaví).

30 Nesousedící sloupce vyberte první sloupec, podržte klávesu CTRL a postupně klepněte na záhlaví dalších sloupců, které chcete vybrat. Klávesová zkratka CTRL+Mezerník vybere celý sloupec s aktivní buňkou. 2.6 Úpravy vložených dat Úprava vložených dat zahrnuje přepsání obsahu buňky, opravu nebo vymazání. Přepsání obsahu buňky novou hodnotou 1. Klepněte na buňku, jejíž obsah chcete přepsat. 2. Na klávesnici zapište novou hodnotu a stiskněte klávesu ENTER. 3. Přepsání je vlastně nový zápis do buňky. Oprava obsahu buňky 1. Klepněte na buňku, jejíž obsah chcete opravit. 2. Stiskněte funkční klávesu F2, na konci obsahu se objeví textový kurzor a můžete upravovat vloženou hodnotu. 3. Při opravě využijte klávesy DELETE nebo BACKSPACE pro vymazání částí vloženého údaje, kurzorové klávesy pro pohyb textového kurzoru stejně jako v běžném editoru. 4. Opravu ukončete stiskem klávesy ENTER. Vymazání obsahu buňky 1. Klepněte na buňku nebo vyberte oblast buněk, jejichž obsah chcete zrušit. 2. Na klávesnici stiskněte klávesu DELETE. Takto vymažete hodnotu nebo vzorec nebo funkci, ale nezrušíte formát buňky (číselný formát, písmo, čáry, vzorky ani komentář). Vymazání s určením co chcete vymazat 1. Klepněte na buňku nebo vyberte oblast buněk. 2. Na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na tlačítko Vymazat. 3. V následující nabídce příkazů vyberte, co chcete vymazat (viz obrázek):

31 Obr. 32 Vymazat vše zapsanou hodnotu, vzorec, funkci, formátování i komentář. Vymazat formáty nastaví se výchozí hodnoty, číselný formát Obecný, odstraní se ohraničení a barva pozadí. Vymazat obsah hodnoty, vzorce, funkce budou vymazány, ale komentář a formáty zůstanou zachovány. Vymazat komentář zruší pouze komentář. Vymazat hypertextové odkazy zruší pouze vložené hypertextové odkazy. Příklad 1. Klepněte na prázdnou buňku a zapište datum (např.4/4/2014) jako oddělovače použijte znak lomítko (lomítko je náhradní znak pro zápis datumů). Ukončete zápis stiskem klávesy Enter. 2. V buňce vidíte zapsaný datum, ale zároveň se automaticky nastavil formát pro zobrazení data (tedy ). 3. Aktivujte buňku s datumem a stiskněte klávesu DELETE, smazali jste obsah, ale ne formát. 4. Nyní do této buňky zapište např. číslo 10. Když zápis potvrdíte, je v buňce (tj. desátý den od což je pro Excel počátek kalendářního systému). 5. Zkuste vymazat formát, který toto zobrazení způsobil na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na tlačítko Vymazat a vyberte příkaz Vymazat formáty. V buňce by mělo být číslo Použití příkazu zpět či znovu Obr. 33

32 Anulování provedených operací Chybně provedené operace můžete vrátit zpět. K tomu lze použít tlačítko Zpět, které najdete na panelu Rychlý přístup nebo můžete použít klávesovou zkratku CTRL+Z. Tlačítko Zpět. Chcete-li vrátit několik akcí najednou, klepněte na šipku vedle tlačítka Zpět a vyberte tyto akce ze seznamu. Opakování poslední operace Omylem vrácené akce lze provést znovu, zopakovat a to pomocí tlačítka Znovu, které najdete na panelu Rychlý přístup nebo můžete použít klávesovou zkratku CTRL+Y. Tlačítko Znovu. 2.8 Speciální způsoby vkládání dat Zkopírování stejných hodnot do řádku či sloupce Pokud se opakuje stejná hodnota ve sloupci nebo řádku můžete ji vložit takto: 1. Zapište hodnotu do první buňky (např. 100). 2. Buňku aktivujte, nastavte kurzor myši na její pravý spodní roh (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší vyberte tažením cílovou oblast (buňky, které mají obsahovat danou hodnotu) a myš uvolněte. 3. Výsledek vidíte na obrázku. Obr. 34 Vkládání číselných nebo datumových posloupností řady Tato varianta umožňuje vložit číselnou (10,20,30...) nebo datumovou ( , ) posloupnost do řádku či sloupce (viz ukázka na obrázku). 1. Zapište první dvě hodnoty určující typ posloupnosti a její krok do dvou prvních buněk. Například 10 a 20 nebo a

33 2. Tyto dvě buňky vyberte tahem myši. 3. Pak umístěte kurzor myši na pravý spodní roh vybrané oblasti (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší tahem vyberte cílové buňky, do kterých se má posloupnost zapsat. Obr. 35 Tímto způsobem si můžete vytvořit libovolnou posloupnost např. lichých, sudých čísel apod. Číselná řada sestupná nebo vzestupná: 1. Zapište číselnou hodnotu do první buňky (např. 10). 2. Buňku aktivujte, kurzor myši umístěte na úchyt (pravý dolní roh aktivní buňky). Tahem myši při současně stisknuté klávese CTRL vyberte cílové buňky. 3. Podle směru tahu se vytvoří sestupná nebo vzestupná řada. Pozor při uvolnění, nejprve uvolněte myš, pak teprve klávesu CTRL (viz ukázka na obrázku). Pokud táhnete směrem dolů nebo vpravo vytvoříte řadu vzestupnou. Pokud táhnete směrem nahoru nebo vlevo vytvoříte řadu sestupnou. Obr. 36

34 2.9 Kalendářní seznamy V programu Excel existují předdefinované seznamy, které najdete v Možnostech programu Excel na kartě Upřesnit pod tlačítkem. Tyto existující seznamy (vidíte je na obrázku), můžete rozšířit o další vlastní seznamy. Obr. 37 Jak použít existující seznam v tabulce? 1. Zapište libovolnou hodnotu ze seznamu do buňky. 2. Nastavte kurzor myši na její pravý dolní roh (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší tahem vyberte všechny buňky, do kterých se má seznam vyplnit a myš uvolněte. Obr. 38 Vytvoření vlastního seznamu zápisem Pokud se ve vašich tabulkách stále opakují jisté řady, např. jména středisek, oddělení, jmen atd. udělejte z nich seznamy. 1. Klepněte na kartu Soubor a dále klepněte na příkaz Možnosti. 2. V následujícím dialogu klepnutím přejděte na kartu Upřesnit. 3. V pravé části na kartě Upřesnit téměř na konci klepněte na tlačítko. 4. Zobrazí se dialogové okno Vlastní seznamy (jak vidíte na obrázku níže). Zde klepněte do části Položky seznamu a zapište jednotlivá hesla, po každé položce stiskněte Enter. Položka seznamu může být složena z více slov, ale nelze použít číselnou řadu. Na obrázku vidíte řadu jaro až zima.

35 5. Vytvoření potvrďte klepnutím na tlačítko Přidat a pak na OK. Obr. 39 Vytvoření vlastního seznamu z buněk v tabulce 1. V tabulce v buňkách například C4 až C7 jsou zapsaná jména měst. Z nich uděláte seznam takto: 2. Vyberte buňky se seznamem měst. 3. Klepněte na kartu Soubor a dále klepněte na příkaz Možnosti. 4. V následujícím dialogu klepnutím přejděte na kartu Upřesnit. 5. V pravé části na kartě Upřesnit téměř na konci klepněte na tlačítko. 6. Zobrazí se dialogové okno Vlastní seznamy (viz obrázek výše). 7. Klepněte na tlačítko Importovat. Načtený seznam se doplní do části Položky seznamu a Vlastní seznamy. V části Položky seznamu jej můžete ještě dodatečně upravit. 8. Úpravu potvrďte klepnutím na tlačítko Přidat. 9. Tlačítkem OK uzavřete dialogové okno Nepotřebný seznam smažete tlačítkem Odstranit, což je ale nevratný krok Komentáře Do každé buňky v tabulce můžete vložit komentář poznámku autora.

36 Jak vložit komentář do buňky? 1. Klepněte na buňku, ke které chcete přidat komentář. 2. Stiskněte pravé tlačítko myší a z místní nabídky vyberte příkaz Vložit komentář. 3. Do textového pole napište text komentáře, může to být libovolně dlouhá poznámka. Na začátku textového pole je standardně zobrazeno jméno uživatele programu Excel. (Toto jméno můžete změnit ->karta Soubor->příkaz Možnosti->karta Obecné->Uživatelské jméno.) 4. Po dokončení zápisu klepněte mimo textové pole komentáře. Obr. 40 Komentář sice zmizel, ale je v buňce přítomen. Je skrytý. V buňce vidíte pouze značku komentáře červený symbol v pravém horním rohu. Pokud ukážete na buňku kurzorem myši, komentář se zobrazí. K prohlížení jednotlivých komentářů můžete využít kartu Revize nebo místní nabídku, kterou vyvoláte pravou myší, nabídne příkazy Upravit komentář, Odstranit komentář, Zobrazit komentář. Komentáře také můžete vytisknout ale o tom až v kapitole Tisk tabulky. Jak zrušit komentář 1. Aktivujte buňku s komentářem. 2. Klepněte pravou myší a z místní nabídky vyberte příkaz Odstranit komentář. Jak zobrazit všechny komentáře 1. Přejděte na kartu Revize. 2. Klepněte na tlačítko Zobrazit všechny komentáře. 3. Uvedené tlačítko funguje jako přepínač, klepnutím zobrazíte všechny komentáře, následujícím klepnutím je skryjete.

37 2.11 Řazení buněk Skupiny buněk můžeme seřadit vzestupně nebo sestupně podle aktivního sloupce (tj. sloupce s aktivní buňkou). Program pak změní pořadí řádků vašeho seznamu. K tomuto řazení vlastně podle jednoho klíče (tím je aktivní sloupec) použijeme tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupině Úpravy. Obr. 41 Jak vidíte na obrázku, po klepnutí na uvedené tlačítko se zobrazí nabídka příkazů: Seřadit od A do Z vzestupné řazení (pro číselný obsah Seřadit od nejmenšího k největšímu). Seřadit od Z do A sestupné řazení (pro číselný obsah Seřadit od největšího k nejmenšímu). Vlastní řazení zobrazí dialogové okno Seřadit. Příklad řazení seznamu prodejců Obr. 42 Na obrázku je příklad seznamu prodejců. Seznam je seřazen podle sloupce Prodejce vzestupně, v abecedním pořadí jsou uspořádána jména prodejců. Postupujte takto:

38 1. Aktivujte libovolnou buňku ve sloupci Prodejce, tj. sloupec, dle kterého budete řadit. 2. Klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupině Úpravy. 3. Z následující nabídky vyberte příkaz Seřadit od A do Z vzestupné řazení. Řazení řádků podle hodnot dvou a více sloupců 1. Klepněte na buňku v seznamu, který chcete seřadit. 2. Klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupině Úpravy. 3. Z následující nabídky vyberte příkaz Vlastní řazení zobrazí se dialogové okno Seřadit. 4. V rozvíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupce, které jsou klíčem řazení. 5. Klepnutím na tlačítko Přidat úroveň přidáte další klíč řazení. 6. Vyberte další libovolné možnosti řazení, které chcete použít, a klepněte na tlačítko OK. Obr. 43

39 3 Práce s listy Cíl kapitoly Vkládání listů do sešitu Přejmenování listu Odstranění listu Kopírování a přesun listu v rámci sešitu nebo mezi otevřenými sešity Výběr listů Skrytí a zobrazení listů Klíčová slova Vložení listu Přejmenování listu Odstranění listu Kopie listu Přesun listu Výběr listu Skrytí listu Zobrazení listu Lekce 3.1 Zobrazení listů 3.2 Vložení nového listu 3.3 Přejmenování listu 3.4 Odstranění listu 3.5 Kopírování listu 3.6 Přesun listu 3.7 Skrytí a zobrazení listu 3.1 Zobrazení listů Obr. 44 Sešit obsahuje jednotlivé listy, ve verzi Excel 2013 má jeden list. Maximálně ale může sešit obsahovat listů. Klepnutím na ouško listu jej aktivujete a můžete s ním pracovat. Pokud je v sešitu více listů, pak se může stát, že jejich ouška nevidíte. Použijte k jejich zobrazení tlačítka pro pohyb po listech. Obr. 45 Klepnete-li na uvedená tlačítka pravou myší, objeví se místní nabídka se seznamem existujících listů a vy si vyberete ten, se kterým chcete pracovat. Vybraný list se ihned aktivuje.

40 Po listech můžete přecházet také pomocí klávesových zkratek. CTRL+PgDn následující list vpravo. CTRL+PgUp následující list vlevo. 3.2 Vložení nového listu Standardně je v každém sešitu jeden list. Což není mnoho, kdykoli ovšem můžeme vložit nový list nebo nepotřebné listy odstranit. Pro práci s listy doporučujeme využít místní nabídku, kterou vyvoláte klepnutím pravé myši na oušku listu. Tato místní nabídka obsahuje všechny příkazy pro práci s listy a nemusíte je hledat v nabídce jednotlivých karet. Obr. 46 Pokud chcete, aby každý nový sešit obsahoval více listů, klepněte na kartu Soubor- >Možnosti. Pak v části Obecné zadejte jinou hodnotu v kolonce Zahrnout počet listů v novém sešitu. Sešit může mít maximálně 255 listů. Vložení nového listu Za posledním existujícím listem je tlačítko Nový list (vidíte jej na obrázku). Klepnutím na toto tlačítko dojde ke vložení nového listu vždy za list poslední. Obr. 47 Název nového listu je List+pořadové číslo. Excel nikdy nepoužije pořadové číslo listu, který již existuje nebo v právě otevřeném sešitu existoval.

41 3.3 Přejmenování listu Listy v sešitu mají standardně název List1, List2, List3. Je vhodné list pojmenovat podle jeho obsahu takto: 1. Poklepejte na stávajícím názvu listu, který se podbarví. 2. Napište nový název listu. 3. Ukončete stiskem klávesy ENTER. Obr. 48 Zásady pro názvy listů V názvu listu můžete zapsat maximálně 31 znaků. Jsou přípustné české znaky, malá a velká písmena. Mezera je rovněž přípustný znak. Název musí být v sešitu jediný. List nesmí mít název Historie, ten je vyhrazen pro záznam změn při sdílení sešitů. Pojmenování listu více slovy není vhodné, protože název bude ve vzorci v uvozovkách, což zhoršuje orientaci ve vzorci. Vhodné je slova spojit podtržítkem. 3.4 Odstranění listu Pokud jsou v sešitu zbytečné prázdné listy, je vhodné je odstranit, protože zabírají místo a zvětšují velikost souboru. List odstraníte takto: 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete odstranit. 2. Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Odstranit.

42 Obr. 49 Pokud odstraňujete list s obsahem, objeví se varování, že odstranění listu je nevratná akce a můžete tak ztratit vše, co jste na něm vytvořili. Pokud list opravdu chcete odstranit, klepněte na tlačítko Odstranit. 3.5 Kopírování listu Kopírování listu pomocí myši v rámci sešitu 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete kopírovat. 2. Uchopte ouško listu myší a současně se stisknutou klávesou CTRL jej suňte kamkoli mezi ostatní ouška listů. Stisknutá klávesa CTRL se na obrazovce projeví znaménkem +. Černá šipka vám naznačí, kde bude umístěna kopie aktivního listu. Když vám místo vyhovuje, uvolněte nejprve myš, klávesu CTRL uvolněte jako poslední. Při kopírování původně aktivní list zůstane na svém místě a na novém místě je jeho kopie, která nese původní název listu s pořadovým číslem kopie v závorce. Můžete tedy vytvořit několik kopií jednoho listu. Kopírování listu mezi sešity 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete kopírovat. 2. Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu, klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Přesunout nebo zkopírovat. 3. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na obrázku.

43 Obr Nejprve v dolní části dialogového okna zaškrtněte políčko Vytvořit kopii. 5. V poli Do sešitu vyberte cílový sešit nebo nový sešit. 6. Pak v poli Před list vyberete místo, kam má být list zkopírován nebo jej umístěte na konec (neplatí pro volbu nový sešit). V seznamu Do sešitu se vždy nabízejí názvy otevřených sešitů. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze kopírovaný list. 3.6 Přesouvání listu Přesun listu pomocí myši v rámci sešitu 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete přesunout. 2. Uchopte ouško listu myší a suňte jej kamkoli mezi ostatní ouška listů. Černá šipka vám naznačí cílové místo. 3. Pokud místo vyhovuje, uvolněte myš. Přesun listu mezi sešity 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete přesunout. 2. Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu, klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Přesunout nebo zkopírovat. 3. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na obrázku.

44 Obr Nejprve v dolní části dialogového okna zkontrolujte políčko Vytvořit kopii. Nesmí být zaškrtnuto. 5. V poli Do sešitu vyberte cílový sešit nebo nový sešit. 6. Pak v poli Před list vyberete místo kam má být list přesunut nebo jej umístěte na konec. V seznamu Do sešitu se vždy nabízejí názvy otevřených souborů. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze přesunutý list. 3.7 Skrytí a zobrazení listu 1. Aktivujte list, který chcete skrýt, nebo vyberte skupinu listů. 2. Kurzor myši umístěte nad ouško aktivního listu a stiskněte pravé tlačítko myši. 3. Z místní nabídky vyberte příkaz Skrýt. List opět zobrazíte tak, že umístíte kurzor myši nad ouško libovolného listu a stisknete pravé tlačítko myši. Z místní nabídky vyberete příkaz Zobrazit. Objeví se dialogové okno se seznamem skrytých listů a vy určíte, který list se má zobrazit. Nakonec klepnete na OK. Obr. 52

45 4 Sloupce, řádky a buňky Cíl kapitoly Vkládání a odstranění řádků nebo sloupců Úprava šířky sloupců a výšky řádků Skrytí a zobrazení řádků a sloupců Kopírování pomocí schránky Kopírování a přesun pomocí myši Ukotvení příček Klíčová slova Vložení řádků a sloupců Šířka sloupce Výška řádku Skrytí a zobrazení řádků nebo sloupců Kopírování Přesun Příčky Lekce 4.1 Vkládání řádků a sloupců 4.2 Odstranění řádků a sloupců 4.3 Změna výšky řádku a šířky sloupce 4.4 Skrytí a zobrazení řádků a sloupců 4.5 Kopírování buněk pomocí schránky 4.6 Kopírování a přesun pomocí myši 4.7 Ukotvení řádků a sloupců 4.1 Vkládání řádků a sloupců Obr. 53 Nový řádek se vždy vloží nad řádek s aktivní buňkou. Chcete-li vložit jeden řádek, klepněte na libovolnou buňku v řádku přímo pod místem, kam chcete nový řádek vložit. Například chcete vložit nový řádek nad řádek 3, klepněte na libovolnou buňku v řádku 3. Pro vložení více řádků najednou, vyberte buňky pod sebou přímo pod místem, kam chcete vložit nové řádky. Vyberte tolik buněk pod sebou, kolik chcete vložit řádků. Na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Vložit, a vyberte příkaz Vložit řádky listu (viz obrázek níže).

46 Obr. 54 Nový sloupec je vložen před sloupec s aktivní buňkou. Obr. 55 Pokud chcete vložit jeden sloupec, klepněte na libovolnou buňku v sousedním sloupci napravo od místa, kam chcete nový sloupec vložit. Například chcete vložit nový sloupec před sloupec B, klepněte na libovolnou buňku ve sloupci B. Pro vložení více sloupců, vyberte buňky vedle sebe napravo od místa, kam chcete vložit nové sloupce. Vyberte tolik buněk vedle sebe, kolik sloupců chcete vložit. Na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Vložit, a vyberte příkaz Vložit sloupce listu (viz obrázek níže). Obr. 56

47 4.2 Odstranění řádků a sloupců 1. Vyberte celé řádky nebo celé sloupce, které chcete odstranit. Celé řádky vyberte tažením myši v oblasti záhlaví řádků (1,2,3, ). Celé sloupce vyberete tažením myši v oblasti záhlaví sloupců (A,B,C,...). 2. Na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na tlačítko Odstranit. 3. Okolní buňky se posunou a vyplní uvolněné místo. Pokud nevyberete celé řádky či sloupce ale vyberete oblast buněk, musíte v nabídce tlačítka Odstranit určit, co vlastně chcete odstranit buňky, řádky nebo sloupce. Klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Odstranit, na obrázku vidíte nabídku příkazů. Obr Změna výšky řádku a šířky sloupce Sloupce Všechny sloupce jsou na začátku stejně široké standardní šířka sloupce je 8,43 znaků. Šířka sloupce může být v rozsahu 0 až 255 znaků. Šířka sloupce Pokud umístíte kurzor myši do záhlaví sloupců, například na rozhraní sloupce B a C, změní se kurzor myši na tento tvar. Tahem myši vlevo nebo vpravo se šířka sloupce mění sledujte popisek, který ukazuje, jaké šířky jste dosáhli.

48 Zobrazená šířka sloupce může být v rozsahu hodnot 0 (nula) až 255. Toto číslo představuje počet znaků standardního písma. Je-li šířka sloupce 0, je sloupec skrytý. Přizpůsobení sloupce obsahu Šířku sloupce přizpůsobíte obsahu poklepáním na pravý okraj záhlaví sloupce. Sloupce se přizpůsobí vloženým datům, tedy buňce s nejdelším obsahem. Stejného výsledku dosáhnete pomocí nabídky tlačítka Formát->příkaz Přizpůsobit šířku sloupců na kartě Domů (viz obrázek). Obr. 58 Přizpůsobení sloupce využijete především tehdy, pokud v některé buňce vidíte znaky #######. Změna šířky sloupce přesně 1. Aktivujte klepnutím libovolnou buňku daného sloupce. 2. Na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na tlačítko Formát. 3. Z následující nabídky vyberte Šířka sloupce. 4. Objeví se dialogové okno, ve kterém do pole Šířka sloupce zadejte požadovanou hodnotu. Obr. 59

49 Jak upravit více sloupců najednou 1. Chcete-li změnit šířku několika sloupců, vyberte tyto sloupce (ale celé pomocí jejich záhlaví). Můžete vybrat nejen sousedící sloupce, ale i ty, které nesousedí s podporou klávesy CTRL. 2. Potom pomocí myši upravte šířku jednoho z vybraných sloupců. Řádky Výška řádků se průběžně upravuje podle typu a velikosti písma. Můžete jistě upravit výšku řádků podle vašich představ podobně jako sloupce. Výška řádku může být v rozsahu 0 až 409 bodů (1 bod je přibližně 0,353 mm). Výška řádku Pokud umístíte kurzor myši do záhlaví řádků, například na rozhraní řádku 4 a 5, změní se kurzor myši na tento tvar. Tahem myši nahoru nebo dolů se výška řádku mění sledujte popisek, který ukazuje, jaké výšky jste dosáhli. Přizpůsobení obsahu buňky 1. Poklepáním na hranici pod záhlavím řádku přizpůsobíte výšku řádku obsahu buňky. 2. Stejného výsledku dosáhnete pomocí nabídky tlačítka Formát->příkaz Přizpůsobit výšku řádků. Obr. 60

50 Změna výšky přesně 1. Aktivujte řádek klepnutím na libovolnou buňku v daném řádku. 2. Na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na tlačítko Formát. 3. Z následující nabídky vyberte příkaz Výška řádku. 4. Objeví se dialogové okno, kde do pole Výška řádku zadejte požadovanou hodnotu v rozmezí 0 až 409. Je-li výška řádku 0, je řádek skrytý. Obr. 61 Změna více řádků najednou 1. Vyberte tyto řádky (ale celé pomocí jejich záhlaví). 2. Pak tahem myši za hranu řádku v oblasti záhlaví řádků upravte výšku jednoho řádku nebo poklepáním na hranu, výšku přizpůsobte obsahu. 4.4 Skrytí a zobrazení řádků a sloupců Může být užitečné, aby sloupec nebyl v tabulce zobrazen, například pokud obsahuje pomocné výpočty. Což je výhodné i v případě tisku tabulek, protože skryté sloupce (nebo skryté řádky) se netisknou. Můžete skrýt buď jeden sloupec s aktivní buňkou, nebo několik vybraných sloupců. 1. Vyberte sloupce, které chcete skrýt. 2. Kurzor myši umístěte nad vybraný sloupec a stiskněte pravé tlačítko myši. V místní nabídce klepněte na příkaz Skrýt. 3. Nebo přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Skrýt sloupec. (nabídku příkazů vidíte na obrázku níže). 4. Ještě jeden způsob skrytí sloupce upravte jeho šířku na nulovou hodnotu.

51 Obr. 62 Jak skryté sloupce zobrazit? Zobrazení skrytých sloupců může činit potíže. Pokud si to zkoušíte, sloupec skryjete, jistě se vám podaří jej ihned zobrazit. V praxi ovšem po skrytí sloupců dále pracujete, např. tisknete atd. 1. Vyberte buňky ve sloupci nalevo a napravo od skrytých sloupců, tedy jakoby přes ně. Nebo můžete vybrat celou tabulku pomocí klávesové zkratky CTRL+A pak ale zobrazíte všechny skryté sloupce tabulky. 2. Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Zobrazit skryté sloupce. (nabídku příkazů vidíte na obrázku výše). 3. Pokud je skrytý první sloupec listu, použijte pro výběr klávesovou zkratku CTRL+A. Skrytí a zobrazení řádku Můžete skrýt buď jeden řádek s aktivní buňkou, nebo několik vybraných řádků. 1. Vyberte řádky, které chcete skrýt. 2. Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Skrýt řádek (nabídku příkazů vidíte na obrázku výše). 3. Ještě jeden způsob skrytí řádku upravte jeho výšku na nulovou hodnotu. Jak skryté řádky zobrazit? 1. Vyberte buňky pod sebou ve sloupci, tedy přes skryté řádky. Nebo můžete vybrat celou tabulku pomocí klávesové zkratky CTRL+A pak ale zobrazíte všechny skryté řádky tabulky. 2. Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Zobrazit skryté řádky.

52 Skryté řádky a sloupce se netisknou! 4.5. Kopírování buněk pomocí schránky Vybrané buňky můžete kopírovat v rámci jednoho sešitu nebo mezi otevřenými sešity pomocí příkazů Schránky. Schránka umožňuje kopírování nebo přesun vybraných objektů z jednoho místa do místa cílového. V každém programu pod Windows najdete příkazy pro práci se schránkou Vyjmout, Kopírovat, Vložit. Tyto příkazy mají své klávesové zkratky, nebo tlačítka na kartě Domů ve skupině Schránka. Obr. 63 Vyjmout (CTRL+X) přesune obsah aktivní buňky nebo výběru a přemístí jej do schránky. Kopírovat (CTRL+C) kopíruje obsah aktivní buňky nebo výběru do schránky. Vložit (CTRL+V) vloží obsah schránky na pozici kurzoru (od aktivní buňky). Tento příkaz je k dispozici jen tehdy, pokud předtím vyjmete nebo zkopírujete objekt, text nebo obsah buňky do schránky. Při použití schránky bude kopírována celá buňka včetně vzorců a jejich výsledných hodnot, komentářů a formátů buněk. Pokud použijete příkaz Vložit jinak lze například vložit pouze hodnoty bez vzorců. V následujícím popisu dáme přednost klávesovým zkratkám. Kopírování buněk postup 1. Označte buňky, které chcete kopírovat. 2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+C. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. 3. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. 4. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+V. Obsah schránky lze vkládat opakovaně, pokud vidíte pohyblivé ohraničení. 5. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná.

53 Vložit jinak Pokud například zkopírujete do schránky buňky obsahující zápis vzorce nebo funkce, můžete do cílového místa vložit pouze výsledné hodnoty bez vzorců takto: 1. Vyberte příslušné buňky. 2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+C. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. 3. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. 4. Na kartě Domů klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Vložit. 5. Z nabídky možností vyberte poslední příkaz Vložit jinak. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na obrázku. Zde vyberte volbu Hodnoty a klepněte na OK. 6. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná. Obr. 64 Příkaz Vložit jinak má klávesovou zkratku CTRL+ALT+V (ovšem funguje pouze pro jazyk klávesnice EN).

54 Obr. 64_a 4.6 Kopírování a přesun pomocí myši Kopírování buněk pomocí myši 1. Aktivujte buňku nebo vyberte oblast buněk. 2. Kurzor myši umístěte na hranu aktivní buňky nebo oblasti. Kurzor změní podobu na šipku se šipkovým křížem. 3. Podržte klávesu CTRL, stiskněte myš a táhněte kurzor myši opět změní podobu. 4. Při kopírování ale pozor v cílové oblasti, zde nejprve uvolněte myš, klávesu CTRL uvolněte jako poslední. Přesun buněk pomocí myši 1. Aktivujte buňku nebo vyberte oblast buněk. 2. Kurzor myši umístěte na hranu aktivní buňky nebo oblasti. Kurzor změní podobu na šipku se šipkovým křížem. 3. Stiskněte myš a táhněte. Takto lze přesunout buňky na novou pozici, kde myš uvolníte. 4.8 Ukotvení řádků a sloupců Ukotvení příček umožňuje vybrat data, která zůstávají při posunu listu viditelná. Slouží například k zobrazení nadpisů řádků a sloupců při posunu listu. Lze vložit dvě příčky podle aktivní buňky. Jedna příčka se vloží nad aktivní buňku, druhá pak před aktivní buňku.

55 Jak ukotvit nadpisy sloupců v prvním řádku a zároveň nadpisy řádků v prvním sloupci 1. Klepnutím aktivujte buňku B2. 2. Na kartě Zobrazení ve skupině Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. 3. Z následující nabídky (viz obrázek níže) vyberte příkaz Ukotvit příčky. Obr Příčky jsou vloženy, při listování po řádcích tabulky první zůstává stále viditelný a při listování po sloupcích, také první sloupec je stále zobrazen. Vložení příček nezávisle na aktivní buňce 1. Na kartě Zobrazení ve skupině Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. 2. Vyberte příkaz Ukotvit horní řádek, pokud chcete vložit příčku pod první řádek. 3. Nebo vyberte příkaz Ukotvit první sloupec, pokud chcete vložit příčku za první sloupec. Jak uvolnit příčky 1. Klepnutím aktivujte libovolnou buňku. 2. Na kartě Zobrazení ve skupině Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. 3. Z následující nabídky vyberte příkaz Uvolnit příčky. (Příkaz je nabízen, pouze pokud jsou příčky vložené.)

56 5 Vzorce a funkce Cíl kapitoly Vytváření aritmetických vzorců Použití relativních a absolutních odkazů ve vzorcích Chybová hlášení Vkládání funkcí Klíčová slova Zápis vzorce Relativní adresa Absolutní adresa Kopírování vzorce Vložení funkce Chybová hlášení Lekce 5.1 Vkládání vzorců 5.2 Chybová hlášení 5.3 Adresy buněk 5.4 Vkládání funkcí 5.5 Vložení funkce SUMA 5.6 Statistické funkce 5.7 Funkce Zaokrouhlit 5.8 Logická funkce Když 5.1 Vkládání vzorců Vzorce jsou matematické výrazy, které obsahují nezávisle proměnné a konstanty, a vrací závisle proměnnou. Zápis vzorce lze popsat předpisem: =Operand1OperátorOperand2OperátorOperand3... Vzorec vidíme na řádku vzorců a výsledek se zobrazí v buňce, ve které je vzorec umístěn. Operandem může být číslo, text, datum, čas, adresa buňky, název buňky, funkce, logická hodnota, chybová hodnota, vektor a pole. Počet operandů není omezen. Operandy odkazující na adresu buňky zapíšeme z klávesnice nebo klepneme na příslušnou buňku a její adresa pak bude do vzorce zapsána. Program Excel automaticky přepočítává vzorce celého sešitu při jakékoli změně vstupní hodnoty ovlivňující vzorec. Proto je vhodné vytvářet odkazy na buňky s číselnými hodnotami namísto zadávání čísel přímo do vzorců. Stačí pak změnit

57 číslo tedy obsah buňky, jejíž adresa je ve vzorci všechny výpočty se automaticky přepočítají. Tedy vzorce jsou matematické výrazy, které se skládají ze symbolických odkazů na buňky (A3, G6 ) a konstant, které jsou spojeny pomocí operátorů (+,-,*,/). Vzorec musí začínat znakem =, jinak by Excel považoval výraz za text. Například vzorec =A1+A2 sečte hodnoty buněk A1 a A2. Při vytváření vzorců nezapomeňte na matematické priority jednotlivých operátorů, případně využijte možnosti určení priority uzavřením výrazu do kulatých závorek. Matematické operátory + (znaménko plus) Sčítání, např. =A1+A2, =A1+10, =13+3 (znaménko minus) Odčítání, např. =A1-A2, =A1-10, =13-3 (hvězdička) Násobení, např. =A1*A2, =A1*10, =13*3 / (lomítko) Dělení, např. =A1/A2, =A1/10, =13/3 ^ (znak umocnění) Umocnění, např. =A1^2 Symbol mocniny napíšete klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+94 (na numerické části klávesnice). Nebo použijte tlačítko Symbol na kartě Vložení ve skupině Symboly a znak vyhledejte v seznamu Písma typu normální text. Zadání vzorce pro součet buněk A3+B3 do buňky C3 1. Klepněte na buňku, do které chcete zadat vzorec, tedy C3. 2. Napište úvodní znak vzorce =. 3. Klepněte na buňku A3, její adresa se přenese do vzorce. 4. Napište operátor pro součet Klepněte na buňku B3, její adresa se přenese do vzorce. 6. Zápis vzorce vždy ukončete stiskem klávesy ENTER. Obr. 66

58 5.2 Chybová hlášení Jestliže vzorec nemůže řádně vyhodnotit výsledek, zobrazí se chybová hodnota. Chybové hodnoty mohou být výsledkem například použití textu tam, kde vzorec očekává číselnou hodnotu, odstranění buňky, na kterou odkazuje vzorec, nebo použití buňky, která není dostatečně široká, aby mohla zobrazit výsledek. Chybové hodnoty nemusí být způsobeny samotným vzorcem. Jestliže například vzorec zobrazí chybovou hodnotu #N/A nebo #HODNOTA!, může chybu obsahovat buňka, na kterou vzorec odkazuje. #### Výsledek vzorce v buňce je příliš dlouhý, je nutné zvětšit šířku sloupce. Šířku sloupce můžete zvětšit přetažením okraje záhlaví sloupce nebo poklepáním na tomto okraji (pak se šířka sloupce přizpůsobí nejdelšímu obsahu). #HODNOTA! Chybová hodnota #HODNOTA! se objeví v případě, že používáte nesprávný typ argumentu nebo operandu. Ujistěte se, zda vzorec nebo funkce je správná pro požadovaný operand nebo argument, a zda buňky, na které vzorec odkazuje, obsahují platné hodnoty. Například buňka A5 obsahuje číslo a buňka A6 obsahuje text, pak vzorec =A5+A6 vrátí chybovou hodnotu #HODNOTA!. #DIV/0! Chybová hodnota #DIV/0! se objeví v případě, že ve vzorci dělíte 0 (nulou). #NÁZEV? Chybová hodnota #NÁZEV? se objeví v případě, že text (odkaz na buňky v podobě názvu) ve vzorci není rozpoznán. Ujistěte se, zda název buňky existuje. #N/A Chybová hodnota #N/A se objeví v případě, že hodnota není funkci nebo vzorci dostupná. #REF! Chybová hodnota #REF! se objeví v případě, že je odkaz na buňku neplatný. #NUM! Chybová hodnota #NUM! se objeví v případě výskytu problému s číslem ve vzorci nebo funkci. #NULL! Chybová hodnota #NULL! se objeví v případě, že určíte průnik dvou oblastí, které se nepřekrývají.

59 5.3 Adresy buněk Každá buňka tabulky je jednoznačně určena svou adresou. Adresy se používají především ve vzorcích a funkcích. V Excelu se používají kromě relativních adres (A1) také adresy absolutní ($A$1). Když se na buňku odkážete absolutní adresou, znamená to, že při kopírování vzorce se odkaz na tuto buňku nezmění jako v případě relativní adresy. Pokud kopíruje vzorec s relativní adresou, tak se upraví o tolik řádků a sloupců, o kolik se buňka posunula. Absolutní adresa obsahuje znak $, který při zápisu vzorce k odkazu na buňku přidáte stiskem klávesy F4. Například $A$1. Relativní adresa je zcela běžný odkaz na buňku, který se při kopírování vzorců mění podle cílového místa. Neobsahuje žádné dolary, například A1. Smíšená adresa obsahuje dolar, ale záleží kde je umístěn. Pak se nevztahuje k celé adrese ale buď k řádku, nebo sloupci. Dolar určuje, která souřadnice je absolutní a ta se při kopírování nemění. Například $A1 absolutní je sloupec, ten se při kopírování nemění. Ale A$1 absolutní je řádek a ten se při kopírování nemění. Jak umístit dolar k odkazu? Jak již bylo uvedeno klávesou F4. Záleží ovšem, kolikrát ji stisknete. Při prvním stisknutí se objeví absolutní odkaz, například =$A$1. Při druhém stisknutí se změní na =A$1. Při třetím stisknutí se změní na =$A1. A při čtvrtém stisknutí je zpět odkaz relativní, tedy =A1. Použití absolutní adresy Na obrázku vidíte jednoduchou situaci výrobky a jejich cena. Chceme k ceně vypočítat DPH. Procento DPH je zapsáno v pracovní buňce E2. Ve vzorci se na tuto buňku odkážeme absolutně. Někdo asi namítne, že lze procento DPH přímo zapsat do vzorce jako konstantu. Ano, to je jistě pravda, ale co když se procento DPH změní, pak by bylo nutné přepsat vzorce. V tomto případě stačí přepsat jen buňku s daným procentem.

60 Obr. 67 Jak tedy postupovat 1. Aktivujte buňku C2. 2. Napište výraz =B2*E2, teď se na chvilku zastavte, odkaz na buňku E2 má být absolutní, aby se při kopírování k dalším výrobkům neměnil. Zatím je relativní. 3. Proto stiskněte klávesu F4 a u adresy se objeví dolary, tedy výraz nyní vypadá takto: =B2*$E$2. 4. Vzorec je správný, stiskněte klávesu ENTER. 5. Pomocí úchytu a tahu myši vzorec zkopírujte do buněk C3 až C Vkládání funkcí Funkce jsou předdefinované vzorce, které provádějí matematické výpočty pomocí určitých hodnot, nazývaných argumenty, mnohem přesněji a rychleji než bychom to dokázali pomocí vlastních vytvářených vzorců. Například funkce SUMA sčítá hodnoty nebo oblasti buněk. Funkce začíná znakem =. Dále následuje klíčové slovo název funkce, otevírací závorka, argumenty (ty jsou od sebe odděleny znakem středník) a zápis končí uzavírací závorkou. Argumentem funkce může být hodnota, oblast buněk, adresa buňky, vzorec. Obr. 68 Jednotlivé funkce jsou rozděleny do skupin. Konkrétní funkci hledáte buď ve skupině Naposledy použité zde je seznam naposledy použitých funkcí. Pokud hledaná funkce není zde, hledejte buď ve skupině Vše zde je abecední seznam všech funkcí programu nebo hledejte přímo v konkrétní skupině např. Statistické funkce.

61 Jak vložit funkci 1. Aktivujte buňku, kde má být výsledek funkce. 2. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců (viz obrázek). Obr. 69 Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, kde musíte funkci vyhledat. Obr Výběr funkce potvrdíte OK a v následujícím okně funkce zadáte její parametry. 5.5 Vložení funkce SUMA

62 Funkci Suma, která je velmi často používanou funkcí, vložíte standardním postupem pro vkládání funkcí nebo rychleji pomocí tlačítka Součet skupině Úpravy. 1. Klepněte na buňku, do které chcete funkci vložit. na kartě Domů ve 2. Klepněte na tlačítko Součet na kartě Domů ve skupině Úpravy. 3. Kolem číselných buněk nad (nebo před) aktivní buňkou uvidíte pohyblivé ohraničení. Pomocí myši můžete vybrat jinou oblast buněk. 4. Vložení funkce Suma potvrdíte stiskem klávesy ENTER. Obr. 71 Rychlejší použití funkce SUMA součet několika sloupců či řádků čísel jedním krokem označte všechny buňky, které chcete sečíst, včetně prázdných buněk pro výsledek a klepněte na tlačítko Součet na kartě Domů ve skupině Úpravy. Tlačítko Součet má také svoji klávesovou zkratku Levý Alt+=. 5.6 Statistické funkce MAX(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2,... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít maximální hodnotu. MIN(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2,... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít minimální hodnotu. PRŮMĚR(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2,... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít průměrnou hodnotu. POČET(hodnota1;hodnota2;...) Hodnota1, hodnota2,... je 1 až 255 argumentů, které mohou obsahovat různé datové typy nebo na ně odkazovat. Počítají se však pouze čísla, funkce tedy vrátí počet buněk obsahujících číselné hodnoty. POČET2(hodnota1;hodnota2;...) Hodnota1, hodnota2,... je 1 až 255 argumentů, které mohou obsahovat různé datové typy nebo na ně odkazovat. Funkce vrátí počet buněk, které nejsou prázdné.

63 Použití funkce MAX postup Obr. 72 Jak vidíte na obrázku, máme zjistit maximální hodnotu prodeje za měsíc leden. 1. Klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy B Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. 3. Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, zde vyhledejte funkci MAX (bude v kategorii Naposledy použité nebo Statistické). 4. Výběr funkce ukončete klepnutím na tlačítko OK. 5. Zobrazí se okno funkce, podobně jako vidíte na obrázku. Funkce MAX má jediný povinný parametr Číslo1 (jeho název je tučně), ostatní jsou nepovinné, tedy nemusí být vyplněné. Pomocí myši vyberte v tabulce buňky, ze kterých chcete zjistit maximální hodnotu. Na obrázku je to oblast od B4 až B8 (což se projeví zápisem B4:B8). 6. Klepněte na OK, funkce je sestavena, v buňce je výsledná hodnota a na Řádku vzorců zápis funkce. Funkce MIN, PRŮMĚR, POČET a POČET2 jsou rovněž statistické funkce a sestavují se shodně s funkcí MAX. Použití funkce MAX jiný postup Tlačítko Suma nabízí k rychlému použití několik funkcí, jejich seznam vidíte na obrázku. Příkaz Další funkce zobrazí dialogové okno Vložit funkci.

64 Obr. 73 Máme zjistit maximální hodnotu prodeje za měsíc leden jiný postup. 1. Klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy B Klepněte na rozbalovací šipku vedle tlačítka Suma na kartě Domů. 3. Z nabídky funkcí vyberte Maximum. 4. Kolem číselných buněk nad aktivní buňkou uvidíte pohyblivé ohraničení. 5. Pomocí myši vyberte v tabulce buňky, ze kterých chcete zjistit maximální hodnotu. Na obrázku je to oblast od B4 až B8 (což se projeví zápisem B4:B8). 6. Stiskněte klávesu ENTER, funkce je sestavena, v buňce je výsledná hodnota a na Řádku vzorců zápis funkce. Obr. 74

65 5.7 Funkce Zaokrouhlit Obr. 75 Jak vidíte na obrázku, máme zaokrouhlit vypočítanou průměrnou hodnotu prodeje za měsíc leden. 1. Klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy B Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. 3. Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, zde vyhledejte funkci ZAOKROUHLIT (bude v kategorii Naposledy použité nebo Matematické). 4. Výběr funkce ukončete klepnutím na tlačítko OK. 5. Zobrazí se okno funkce, podobně jako vidíte na obrázku. Funkce ZAOKROUHLIT má dva povinné parametry Číslo a Číslice. Číslo je číslo, které chcete zaokrouhlit. Pomocí myši klepněte v tabulce na buňku B11, kde je vypočítaný průměr, který máme zaokrouhlit. 6. V okně funkce klepněte do druhé kolonky druhý povinný parametr Číslice. To je počet cifer, na které chceme zaokrouhlit. Napište 0, zaokrouhlíme na celá čísla. 7. Klepněte na OK, funkce je sestavena, v buňce je výsledná hodnota a na Řádku vzorců vidíte zápis funkce. 5.8 Logická funkce Když Funkce KDYŽ je logická funkce. Kontroluje podmínku, která musí být buď Pravda, nebo Nepravda. Je-li podmínka Pravda, vrátí funkce jednu hodnotu; je-li podmínka Nepravda, vrátí funkce hodnotu jinou. Funkce obsahuje tři argumenty: podmínku, která má být kontrolována, hodnotu, která má být vrácena, je-li podmínka Pravda, a hodnotu, která má být vrácena, je-li podmínka Nepravda.

66 =KDYŽ(podmínka;ano;ne) Obr. 76 Jak zjistit plnění plánu (viz obrázek)? 1. Aktivujte buňku G4. 2. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. 3. Vyhledejte funkci KDYŽ (patří do kategorie Logické). 4. Okno funkce již vidíte na obrázku. 5. Do pole Podmínka zapište E4>=F4 (Celkem je větší rovno Plánu). 6. Do pole ANO napište Splněno (znaky uvozovek dodá program, ty nepište). 7. Do pole NE napište Nesplněno. 8. Nakonec klepněte na OK. 9. V buňce G4 vidíte výsledek a na řádku vzorců je zapsaná funkce. Tu nyní zkopírujte tahem myši za úchyt do buněk G5 až G8. Výsledek vidíte na obrázku.

67 Jak zapsat znaky < nebo >? Podržte klávesu Pravý Alt a stiskněte klávesu se znakem < nebo >.

68 6 Formát tabulky Cíl kapitoly Formátování obsahu buněk zahrnuje číselné formáty měnové symboly procenta úpravu písma zarovnání změnu orientace barvu pozadí buňky ohraničení buněk kopírování formátu buněk Klíčová slova Číselné formáty Měnové symboly Procenta Písmo Zarovnání Orientace Pozadí buňky Ohraničení buněk Kopírování formátu buněk Lekce 6.1 Formátování buněk 6.2 Číselné formáty 6.3 Formát Měna a Účetnický 6.4 Formát Datum 6.5 Formát Procenta 6.6 Úprava písma 6.7 Zarovnání obsahů buněk 6.8 Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk 6.9 Zalomení textu v buňce 6.10 Barva písma a pozadí buňky 6.11 Ohraničení buněk 6.12 Kopírování formátu buňky 6.1 Formátování buněk Pojem Formátování buněk zahrnuje veškeré příkazy, upravující zobrazení obsahu buněk. Jedná se o typ písma, jeho velikost a řez, barvu písma, zobrazení čísel, data a časů, směry zarovnání obsahů buněk, ohraničení buněk a barvu pozadí buněk. Před vlastním formátováním musíte nejprve označit tu oblast buněk, kterou chcete formátovat. Pokud nevyberete oblast buněk, budete formátovat právě aktivní buňku. Konkrétní příkazy pro formátování najdete Na kartě Domů. Obr. 77

69 Dále v místní nabídce příkaz Formát buněk. Místní nabídku vyvoláte klepnutím pravé myši nad vybranou oblastí buněk nebo nad aktivní buňkou. Zároveň se zobrazí miniaturní panel nástrojů rovněž s nabídkou tlačítek pro formátování buněk. Obr Číselné formáty Pro rychlou úpravu formátů zobrazení čísel můžete použít tlačítka na kartě Domů ve skupině Číslo. Výchozí formát je Obecný (tj. žádný konkrétní formát). Typ formátu aktivní buňky vždy vidíte v kolonce Formát čísla. Obr. 79

70 Zapsané číslo se zobrazí takto Účetnický číselný formát ,00 Kč (účetnický formát s oddělovačem tisíců, dvěma desetinnými místy a nabídkou dalších měnových symbolů). Styl procent % (procentní formát bez desetinných míst, bez oddělení tisíců). Styl čárky ,00 (účetnický formát bez symbolu měny, přidá 2 desetinná místa a oddělovač tisíců). Přidat desetinné místo ,000. Odebrat desetinné místo ,0. Další číselné formáty najdete v nabídce tlačítka Formát čísla, kde se vždy zobrazí formát aktivní buňky (na obrázku výše je to výchozí formát Obecný). Dialog Formát buněk Klepnutím na spouštěč dialogů na kartě Domů ve skupině Číslo zobrazíte dialog Formát buněk, kde na kartě Číslo můžete vybrat druh formátu, případně upravit počet desetinných míst, u některých formátů zapnout oddělení tisíců (mezerou jsou odděleny) a vybrat zobrazení záporných čísel. Na obrázku vidíte část dialogu Formát buněk je zde vybrán formát Číslo. Obr Formát Měna a Účetnický Výchozí symbol měny odpovídá národnímu prostředí, ale můžete jej změnit. Program Excel má dva druhy formátu se symbolem měny Měna a Účetnický. Oba najdeme v nabídce tlačítka Formát čísla na kartě Domů ve skupině Číslo.

71 Obr. 81 Účetnický formát má ještě další tlačítko ve skupině Číslo pro rychlé použití (viz obrázek níže). Účetnický formát na rozdíl od formátu Měna nenabízí ovšem možnost úpravy záporných čísel. Obr. 82 Jak tedy nastavit k číslu formát se symbolem měny EURO? 1. Vyberte buňky, které chcete formátovat. 2. Na kartě Domů ve skupině Číslo klepněte na rozbalovací tlačítko Účetnický číselný formát. 3. Z nabídky vyberte variantu EURO. 4. V buňkách je nastaven formát účetnický, symbol měny euro a dvě desetinná místa. 5. Pokud chcete podrobnější nastavení, klepněte na příkaz Další účetnické formáty (v nabídce tlačítka Účetnický číselný formát. Zobrazí se dialog Formát buněk, se seznamem možných formátů. Formáty Účetnický a Měna obsahují nabídku symbolů měn. U formátu Měna je navíc vzhled záporných čísel.

72 6.4 Formát Datum Datum zapisujeme ve tvaru českého národního prostředí, např Místo tečky můžete použít znak / nebo -, rok není nutné vypisovat celý, stačí poslední dvojčíslí. Tedy zápis 13/12/10 nebo se v buňce zobrazí jako Změna formátu zapsaného datumu 1. Vyberte buňky se zapsaným datem. Na kartě Domů ve skupině Číslo bude na tlačítku Formát čísla zobrazen aktivní formát tedy Datum (viz obrázek níže). Obr Klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Formát čísla. 3. Z následující nabídky si můžete zvolit Datum krátké nebo Datum dlouhé. Obr Případně zvolte příkaz Další číselné formáty, kde v dialogovém okně najdete další možné datumové styly.

73 6.5 Formát Procent Obr Vyberte buňky, které chcete formátovat. 2. Na kartě Domů ve skupině Číslo klepněte na tlačítko Styl procent (viz obrázek výše). 3. Obsah buňky bude vynásoben číslem 100 a zobrazen se symbolem procent. Pokud potřebujete upravit počet desetinných míst, použijte tlačítka Přidat nebo Odebrat desetinné místo. 6.6 Úprava písma Výchozí typ a velikost písma je nastaven v nabídce tlačítka Soubor->Možnosti- >karta Oblíbené v polích Použít písmo a Velikost písma písmo textu je Calibri, písmo nadpisů je Cambria, velikost 11b. Nové výchozí písmo a jeho velikost budou použity pouze u sešitů, které jste vytvořili po novém spuštění programu. Na již existující sešity nemají tyto změny vliv. Vzhled písma dodatečně upravíte pro vybrané buňky pomocí tlačítek na kartě Domů ve skupině Písmo.

74 Obr. 86 Přehled tlačítek skupinového rámečku Písmo Rozvírací nabídka typů písma. Rozvírací nabídka velikosti písma. Tlačítko Zvětšit písmo. Tlačítko Zmenšit písmo. Tlačítko Tučné (Bold). Tlačítko Kurzíva (Italic). Tlačítko Podtržení (s nabídkou jednoduché nebo dvojité). Rozvírací nabídka Ohraničení, Barva výplně a Barva písma. Klepnutím na spouštěč dialogů ve skupině Písmo zobrazíte dialog Formát buněk, kde na kartě Písmo najdete kromě již uvedených možností také nastavení horního a dolního indexu, nebo další možnosti podtržení. Dialog Formát buněk Klepnutím na spouštěč dialogů ve skupině Písmo zobrazíte dialog Formát buněk (viz obrázek).

75 Obr. 87 Výběr typu písma, jeho bodové velikosti a řezu najdete rychleji na obrazovce na kartě Domů. Zde ovšem jsou širší možnosti Podtržení a nastavení horního a dolního indexu. Účetnické a dvojité účetnické podtržení se od jednoduchého a dvojitého liší v umístění a délce. Účetnická podtržení nejsou těsně pod údajem a jejich délka je daná šířkou sloupce. Běžné jednoduché a dvojité podtržení kopíruje délku textu. 6.7 Zarovnání obsahů buněk Výchozí zarovnávání textových údajů v buňce je doleva a číselných údajů doprava. Podle potřeby však můžete zarovnávání měnit pomocí tlačítek na kartě Domů ve skupině Zarovnání.

76 Obr. 88 Popis tlačítek pro zarovnání Tři tlačítka pro svislé zarovnání: Zarovnat nahoru zarovná obsah buňky svisle k jejímu hornímu okraji. Zarovnat doprostřed zarovná obsah buňky svisle na střed mezi horní a dolní okraj. Zarovnat dolů zarovná obsah buňky svisle k jejímu dolnímu okraji. Tři tlačítka pro vodorovné zarovnání: Zarovnat vlevo zarovná obsah k levému okraji buňky. Zarovnat na střed buňky zarovná obsah mezi levý a pravý okraj buňky. Zarovnat vpravo zarovná obsah k pravému okraji buňky. Orientace Na obrázku vidíte možnosti úpravy orientace obsahu buněk. Obr. 89 Příkaz Formátovat zarovnání buňky zobrazí dialogové okno Formát buněk, kde můžete zadat úhel natočení obsahu.

77 Na obrázku vidíte ukázku orientace Proti směru hodinových ručiček (tj. s úhlem 45 ) v buňkách řádku 2. Obr Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk Tlačítko Sloučit a zarovnat na střed na kartě Domů ve skupině Zarovnání používáme pro vybranou oblast buněk. Buňky ve vybrané oblasti se sloučí, a obsah bude zarovnán na střed. Vhodné pro nadpisy tabulek. Zarovnání textu sloučené buňky můžete změnit klepnutím na tlačítka Zarovnat vlevo, vpravo, na střed. Postup sloučení a zarovnání na střed 1. Nejprve vyberte oblast buněk, které chcete sloučit. Například v buňce A2 je nadpis tabulky, která obsahuje sloupce A až D vybereme tedy oblast A2 až D2. 2. Pak klepněte na tlačítko Sloučit a zarovnat na střed. 3. Buňky ve vybrané oblasti se sloučí a obsah bude zarovnán na střed. Sloučit vodorovně Na obrázku vidíte nabídku tlačítka Sloučit a zarovnat na střed. Běžně ji nemusíte vůbec používat, ke sloučení vybraných buněk případně oddělení sloučení stačí pouze klepnout na uvedené tlačítko, které funguje jako přepínač.

78 Obr. 91 Ale v této nabídce je jeden zajímavý příkaz Sloučit vodorovně sloučí každý řádek vybraných buněk do jedné. Na obrázku níže je ukázka. V oblasti buněk B2 až D4 byl použit příkaz Sloučit vodorovně. Obr Zalomení textu v buňce Na kartě Domů ve skupině Zarovnání je tlačítko Zalamovat text Na následujícím obrázku vidíte skupinu Zarovnání. Obr. 93 Zalomení textu Při vkládání textu do buňky jej můžete zalomit, aby nepřetékal do buněk následujících. Při psaní na pozici kurzoru vložíte zalomení klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+ENTER. Klepnutím na tlačítko Zalamovat text na kartě Domů, zalomíte nebo zrušíte zalomení textu v aktivní buňce. Ukázku zalomení vidíte na obrázku.

79 Obr Barva písma a pozadí buňky Barva písma je Automatická = nastavená ve Windows pro barvu písma. Barvu můžete měnit na kartě Domů ve skupině Písmo. Obr. 95 Jak nastavit barvu písma? 1. Vyberte buňky, kterým chcete nastavit barvu písma. 2. Klepněte na tlačítko Barva písma. U vybraného textu se použije ta barva, která je zobrazena na tlačítku. 3. Pokud chcete barvu jinou, klepněte na šipku vedle tlačítka Barva písma a z nabídky vyberte barvu jinou (viz obrázek výše). Barva pozadí buňky

80 Vybrané buňky můžete podstínovat buď Standardními barvami, nebo Barvami motivu. Nabídku tlačítka Barva výplně vidíte na obrázku najdete ji na kartě Domů ve skupině Písmo. Obr. 96 Jak nastavit barvu výplně? 1. Vyberte buňky, které chcete vystínovat plnými barvami. 2. Pokud chcete použít poslední vybranou barvu, klepněte na tlačítko Barva výplně. 3. Jestliže chcete použít barvu jinou, klepněte na šipku vedle tlačítka Barva výplně a příslušnou barvu vyhledejte v nabídce Ohraničení buněk V tabulce vidíte kolem všech buněk nevýrazné ohraničení to je mřížka, která se sice netiskne, ale lze její tisk nastavit v tiskovém dialogu. Vhodnější je ovšem nastavit vlastní ohraničení takto: 1. Vyberte buňky, které mají mít ohraničení. 2. Klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení na kartě Domů ve skupině Písmo. 3. Zobrazí se nabídka typů ohraničení a možnost kreslení vlastního ohraničení (viz obrázek).

81 Obr Nejprve klepněte na tlačítko Všechna ohraničení všechny vybrané buňky budou mít ohraničení. 5. Klidně zrušte výběr buněk, ale znovu klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení a vyberte Nakreslit ohraničení. Kurzor myši se změní na tužku a vy můžete myší kreslit vlastní ohraničení. 6. Pokud přetáhnete, nic se neděje, opět klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení a vyberte příkaz Vymazat ohraničení a čáru vymažte. 7. Před dalším kreslením si zde můžete zvolit barvu čáry a typ příkazy Barva čáry a Styl čáry. 8. Při kreslení vlastního ohraničení nástrojem tužka, dočasně zapnete nástroj guma stisknutím a podržením klávesy Shift. Po uvolnění této klávesy lze pokračovat v kreslení nástrojem tužka. Klávesa ESC vypne režim kreslení.

82 Příkaz Nakreslit mřížku ohraničení umožní rychlejším způsobem nastavit jednotné ohraničení všem buňkám, které následně vyberete. Příkaz Nakreslit ohraničení nastaví pouze vnější ohraničení následně vybraným buňkám. Příkaz Další ohraničení zobrazí dialog Formát buněk Kopírování formátu buňky Veškeré formátování buňky (typ písma, velikost, řezy písma, barva písma nebo výplně, číselné formáty a ohraničení) lze kopírovat z aktivní buňky do vybrané cílové oblasti buněk. Obsah buněk se nemění, pouze vzhled obsahu. Tlačítko Kopírovat formát je na kartě Domů ve skupině Schránka Obr. 98 Jak tedy kopírovat formát buňky? 1. Vyberte buňku nebo oblast buněk s formátováním, které chcete kopírovat. 2. Na kartě Domů ve skupině Schránka klepněte na tlačítko Kopírovat formát. 3. Kolem vybraných buněk se zobrazí pohyblivé ohraničení. 4. Vyberte buňku nebo oblast, do které chcete formátování zkopírovat. 5. Po jednom použití se kopírování vypíná. Pokud chcete kopírovat formátování vybrané buňky nebo oblasti na různá místa, poklepejte na tlačítko Kopírovat formát. Po dokončení kopírování na toto tlačítko znovu klepněte a tak vypnete kopírování formátu.

83 7 Vytváření grafů Cíl kapitoly Vytvářet různé typů grafů Možné úpravy grafů Kopírování a přesun grafu Vytvoření minigrafu Klíčová slova Vytvoření grafu Typy grafu Úpravy grafu Kopie a přesun grafu Popisky datových řad Minigraf Lekce 7.1 Vytvoření grafu 7.2 Změna typu grafu 7.3 Výběr grafu 7.4 Kopírování nebo přesun grafu 7.5 Název grafu 7.6 Popisky datových řad 7.7 Minigrafy 7.1 Vytvoření grafu Data v tabulkách lze prezentovat pomocí různých typů grafů. Namísto procházení několika sloupců čísel na listu stačí letmý pohled k tomu, abyste například zjistili, zda prodej za čtvrtletí stoupá nebo klesá či jaký je skutečný prodej v porovnání s plánovaným. Graf je propojen s daty listu, z nichž je vytvořen, a při změně těchto dat se automaticky aktualizuje. Graf můžete vytvořit na samostatném listu nebo jako vložený objekt na listu u tabulky. Chcete-li vytvořit graf, musíte nejprve na listu zadat jeho data. Potom tato data vyberete a na kartě Vložení ve skupině Grafy klepnete na typ grafu. Obr. 99

84 Vytvoření grafu postup 1. Vyberte buňky s daty, která chcete v grafu zobrazit. 2. Pokud chcete, aby se v grafu zobrazily popisky sloupců a řádků, zahrňte do výběru buňky, které tyto popisky obsahují (objeví se pak v legendě a na ose grafu). Na obrázku níže vidíte vybranou oblast buněk A2 až D7 tedy včetně názvů měsíců a měst. 3. Klepněte na tlačítko Sloupcový na kartě Vložení ve skupině Grafy. 4. V nabídce podtypů Sloupcového grafu vyberte požadovaný. 5. Graf bude umístěn do středu okna sešitu. Právě vytvořený graf je aktivní Obr. 100 Aktivní graf můžete upravovat pomocí tlačítek na kartách Návrh, a Formát. Obr. 101 Karta Návrh Obr. 102 Na kartě Návrh kromě barevných Stylů grafů a Rozložení grafu najdete tlačítka: Změnit typ grafu zobrazí nabídku typů grafů.

85 Zaměnit řádek za sloupec datové řady grafu tvoří řádky nebo sloupce, tímto tlačítkem můžete vyzkoušet změnu podoby datových řad. Vybrat data zobrazí zdrojová data pro graf v tabulce, která můžete dodatečně upravit. Přesunout graf umožní měnit umístění grafu na novém listu nebo jako objekt listu s tabulkou. Přidat prvek grafu umožňuje přidat, odebrat nebo změnit prvky grafu, například název, legendu, mřížky a popisky dat. Karta Formát Obr. 103 Na kartě Formát jsou různé možnosti formátování částí grafu včetně barevných výplní, obrysů, efektů a stylů. 7.2 Změna typu grafu 1. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 2. Na kartě Vložení ve skupině Grafy můžete vybrat jiný typ grafu. 3. Pokud jste měli v grafu vybranou datovou řadu, bude jiný typ grafu použít pro tuto řadu a tak vytvoříte kombinovaný graf. 4. Změna se projeví okamžitě v aktivním grafu. Změna typu grafu pomocí karty Návrh Obr Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 2. Na kartě Návrh klepněte na tlačítko Změnit typ grafu. 3. V následujícím dialogovém okně vyberte požadovaný graf. 4. Pokud jste měli v grafu vybranou datovou řadu, bude jiný typ grafu použít pro tuto řadu a tím vytvoříte kombinovaný graf. 5. Změna se projeví okamžitě v aktivním grafu.

86 7.3 Výběr grafu Graf vyberete klepnutím v oblasti grafu. Obr. 105 S grafem pracujeme jako se samostatným objektem. Graf na obrázku je vybraný (v rozích a ve středu stran jsou úchyty). Uchopením úchytu myší můžete změnit velikost. Graf také můžete přemístit uchopte jej myší uvnitř, nejlépe v prázdném prostoru (tj. oblast grafu) a tahem přesuňte. Současně s vybraným grafem se v tabulce barevně zvýrazní oblasti, ze kterých je graf sestaven datová oblast je orámovaná modře, popis osy X fialově a legenda červeně. Pokud ale myší klepnete do libovolné buňky, tedy mimo graf, pak pracujete v tabulce a graf není aktivní (nejsou úchyty). Jak vybrat a upravit položku grafu 1. Nejprve klepnutím vyberte celý graf.

87 2. Potom klepněte na požadovanou položku grafu. Datové řady, popisky dat a legenda jsou složeny z jednotlivých prvků, které lze vybrat. Jestliže například chcete vybrat jednu datovou značku v datové řadě, klepněte nejdříve na datovou řadu a potom na požadovanou značku. 3. Na vybrané položce klepněte pravým tlačítkem myši a z nabídky příkazů zvolte poslední Formát a název vybrané položky. 4. V pravé části obrazovky se objeví podokno úloh, kde najdete veškeré možnosti formátování. Odstranění grafu 1. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 2. Stiskněte klávesu DELETE. 3. Graf je odstraněn. 7.4 Kopírování nebo přesun grafu Pro kopírování nebo přesun grafu použijeme schránku. 1. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 2. Vybraný graf zkopírujte do schránky stiskem CTRL+C (pro přesun použijte CTRL+X). 3. Přejděte na cílové místo klepněte na název listu (případně aktivujte jiný otevřený sešit a jeho list). 4. Na cílovém listu ještě klepnutím aktivujte buňku, která značí místo vložení grafu. 5. Stiskněte CTRL+V. Graf je vložen. Pro přesun grafu lze dále použít tlačítko, které najdete na konci karty Návrh. Zobrazí dialogové okno (viz následující obrázek), kde volíte cílové místo pro graf.

88 Obr Název grafu 1. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 2. Dále klepněte na Název grafu. (Vyhrazené pole pro název grafu, které je vždy po vytvoření grafu umístěné nad grafem.) Obr Na klávesnici začněte psát požadovaný název. To co píšete, vidíte zatím na řádku vzorců. 4. Zápis ukončete klávesou Enter. 5. Vybraný název grafu lze formátovat pomocí podokna úloh ukažte na vybraný název grafu, stiskněte pravé tlačítko myši a vyberte příkaz Formát názvu grafu Nebo smazat klávesou DELETE. 7.6 Popisky datových řad 1. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete.

89 2. Klepněte na jednu datovou řadu je vybraná. Pokud chcete přidat popisku pouze jednomu bodu datové řady, klepněte na něj. 3. Dále klepněte na tlačítko vedle vybraného grafu. 4. Ze zobrazené nabídky vyberte Popisky dat. Formát popisků Obr Klepnutím vyberte umístěné popisky dat. 2. Ukazatel myši umístěte na libovolnou vybranou popisku a stiskněte pravé tlačítko myši. 3. Z následující nabídky vyberte poslední příkaz Formát popisků dat. 4. V pravé části obrazovky se objeví podokno úloh s možnostmi popisků. Obr. 109 Jak vidíte na obrázku, obsahem popisku může být Název řady, Název kategorie, Hodnota a Procento. (Procento se nabízí pouze pro výsečové a prstencové grafy.) 7.7 Minigrafy

90 Obr. 110 Jedná se o miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně znázorňuje data. Minigrafy neboli křivky, lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů či růstů, ekonomických cyklů, případně ke zvýraznění nejvyšších a nejnižších hodnot. Na rozdíl od grafů nejsou minigrafy objekty minigraf je ve skutečnosti miniaturní křivka na pozadí buňky. Je tedy možné do buňky vložit text a minigraf použít jako jeho pozadí. Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům. Na obrázku vidíte ukázku dvou typů minigrafu spojnicový a sloupcový. Obr. 111 Vytvoření minigrafu 1. Vyberte prázdnou buňku pro vložení minigrafu. 2. Na kartě Vložení ve skupině Minigrafy klepnutím vyberte typ Spojnicový nebo Sloupcový. 3. V následujícím dialogovém okně (viz obrázek) zadejte oblast dat výběrem těch buněk v tabulce, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny. 4. Ukončete klepnutím na OK. 5. Pro další řádky tabulky minigraf z aktivní buňky pomocí úchytu zkopírujte do buněk následujících.

91 Karta Návrh pro úpravu minigrafu Obr. 112 Obr. 113 Křivku v aktivní nebo vybraných buňkách lze upravit pomocí karty Návrh (viz obrázek výše) je možné měnit data pro křivku, typy minigrafů, zvýraznění vysokých a nízkých bodů na křivce podle vstupních dat, nebo styly zobrazení. Zrušení minigrafu 1. Vyberte buňku s vloženým minigrafem. 2. Na kartě Návrh klepněte na tlačítko Vymazat.

92 8 Tisk tabulky Cíl kapitoly Připravit list k tisku nastavit okraje, orientaci a formát papíru Přizpůsobit obsah na jeden list papíru Vložit záhlaví a zápatí Pro velké tabulky nastavit opakování řádků Zkontrolovat nastavení tisku v náhledu Klíčová slova Vzhled stránky Náhled a Tisk Lekce 8.1 Nastavení okrajů stránky 8.2 Orientace stránky 8.3 Přizpůsobení velikosti tabulky 8.4 Záhlaví a zápatí 8.5 Tisk mřížky a záhlaví řádků a sloupců 8.6 Opakovaný tisk řádku (sloupců) 8.7 Náhled sešitu 8.8 Tisk 8.1 Nastavení okrajů stránky Vlastní nastavení velikosti stránky, okrajů nebo orientace tištěných stránek najdete na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky. Obr. 114 Jak upravíme velikost okrajů listu tabulky? 1. Na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky klepněte na tlačítko Okraje. 2. V následující nabídce (viz obrázek) vyberte příkaz Vlastní okraje

93 Obr V dialogu Vzhled stránky bude aktivní karta Okraje. 4. Zde nastavíte velikost jednotlivých okrajů. 5. Také můžete tabulku vycentrovat na stránce. 6. Výsledek zkontrolujte v náhledu klepněte na tlačítko Náhled.

94 Obr. 116 Okraje lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení. 8.2 Orientace stránky 1. Na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky klepněte na tlačítko Orientace. 2. V následující nabídce (viz obrázek) vyberte Na výšku nebo Na šířku. Obr. 117 Orientaci lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení.

95 8.3 Přizpůsobení velikosti tabulky Velikost papíru 1. Na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky klepněte na tlačítko Velikost. Obr V následující nabídce klepněte na příkaz Další velikosti papíru. 3. Zobrazí se dialogové okno Vzhled stránky, kde můžete upravit procento velikosti stránky do tisku nebo vybrat volbu Přizpůsobit vhodné pro menší tabulky, kdy program sám procento velikosti upraví tak, aby se tabulka vešla například na jednu stránku. 4. Dále zde můžete změnit formát papíru nebo orientaci výchozí je A4 na výšku. 5. Výsledek zkontrolujte v náhledu klepněte na tlačítko Náhled. 6. Formát papíru i měřítko lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení. Měřítko Meřítko neboli procento velikosti stránky do tisku můžete zvolit přímo na kartě Rozložení stránky ve skupině Přizpůsobit měřítko. Obr. 119 Jak vidíte na obrázku lze v poli Měřítko upravit procento velikosti, nebo v polích Šířka a Výška na místo volby Automaticky vybrat počet stránek pro tisk tabulky. 8.4 Záhlaví a zápatí Záhlaví nebo zápatí stránek můžeme vytvářet nebo upravovat v zobrazení Rozložení stránky. Toto zobrazení nám také ukáže, kde stránky začínají a končí a můžete tedy zkontrolovat, jak bude naše tabulka tištěna.

96 1. Přejděte na zobrazení Rozložení stránky v pravé dolní části okna programu (před lupou) klepněte na tlačítko Rozložení stránky (viz obrázek). Obr Nad tabulkou bude zobrazen horní okraj s nabízenou oblastí pro Záhlaví s pracovním textem Kliknutím přidáte záhlaví. 3. Oblast záhlaví je dělena na tři části pro umístění textu vlevo, na střed a vpravo. Do které části klepnete, tam píšete. 4. Nebo využijte tlačítka na kartě Návrh, pro vložení polí (například číslo stránky, datum, celkový počet stránek ). Obr Klepnutím například na tlačítko Číslo stránky bude na pozici kurzoru vloženo pole &[Stránka]. Pracovní název pole se nahradí konkrétním obsahem, až když ukončíte tvorbu záhlaví a přejdete do libovolné buňky tabulky. 6. Tvorbu ukončíte klepnutím do libovolné buňky tabulky. Oblasti pro Záhlaví a zápatí jsou viditelná při zobrazení Rozložení stránky, nikoli v Normálním zobrazení. Tlačítka pro přepínání zobrazení jsou v pravém dolním rohu okna před Lupou. 8.5 Tisk mřížky, záhlaví řádků a sloupců 1. Na kartě Rozložení stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů. Obr V následujícím dialogovém okně Vzhled stránky bude aktivní karta List.

97 Obr. 123 V části Tisk určíte, co se má kromě dat tabulky a jejího formátu ještě tisknout: Mřížka pokud zaškrtnete, bude se tisknout mřížka buněk. Černobíle zaškrtněte v případě, že chcete na barevné tiskárně tisknout černobíle. Na nebarevné tiskárně pak barevné oblasti budou tištěny ve stupních šedi. Koncept pokud zaškrtnete, bude se tisknout tabulka rychleji bez formátů a grafických objektů. Záhlaví řádků a sloupců pokud zaškrtnete, bude se tisknout záhlaví sloupců (označení A,B, ) a řádků (označení 1,2, ). Komentáře umožní vytisknout i vložené komentáře buněk. Při výběru Na konci listu budou komentáře vytištěny na zvláštní stránce. Když vyberete Podle zobrazení na listu, budou vytištěny tak, jak jsou zobrazeny na listu. Pořadí tisku stránek tato část je zajímavá jen tehdy, pokud se vaše tabulka nevejde na jednu stránku. Při tisku několik stránek určíte pořadí tisku těchto stránek. Zobrazení nebo tisk Mřížky a Názvů klepnutím

98 Na kartě Rozložení stránky ve skupině Možnosti listů, můžete rychleji klepnutím zaškrtnout, nebo zrušit zaškrtnutí zobrazení, nebo tisku Mřížky a Záhlaví (tj. záhlaví řádků a sloupců). Obr Opakovaný tisk řádku (sloupců) 1. Na kartě Rozložení stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů. 2. V následujícím dialogovém okně Vzhled stránky bude aktivní karta List. 3. Pokud dialogové okno Vzhled stránky otevřete z Náhledu, budou volby Oblast tisku a Tisk názvů potlačeny. Proto musíte Náhled uzavřít a pak klepnout na tlačítko Tisk názvů. Obr. 125 Pro velké tabulky, které se nevejdou na jeden list a budou se tisknout na více listů, je vhodné, aby se i na dalších listech opakovaly nadpisy řádků nebo sloupců. Představte si tabulku, která má více než 7000 řádku, bude se tedy tisknout na několika listech. Jistě budete chtít na každém listě opakovat nadpisy jednotlivých sloupců, které jsou například na řádku 1 a Klepnutím umístěte kurzor do pole Nahoře opakovat řádky. 2. Táhněte myší přes záhlaví řádků (1,2) přímo v tabulce. Tak určíte, které řádky se budou opakovat. V příslušném políčku se objeví zápis $1:$2. Můžete jej také napsat ručně.