ORGANIZAČNÍ INSTRUKCE Vánoce Dětem - veletrh her, hraček hraček na Vysočině v DKO Jihlava

Transkript

1 ORGANIZAČNÍ INSTRUKCE Vánoce Dětem - veletrh her, hraček hraček na Vysočině v DKO Jihlava I. Registrace vystavovatelů Registrace vystavovatelů se provádí ve vstupní hale budovy DKO (Tolstého 2, Jihlava): od hod. do hod. (po předchozí domluvě) od 6.00 hod. do 9.00 hod. pro všechny registrované vystavovatele. Při registraci obdrží každý vystavovatel registrační set, který obsahuje: - Vystavovatelské průkazy v základu 3 ks (bez nich nebudete vpuštěni na veletrh). - Parkovací kartu (parkovací místa pro vystavovatele sekce A bude umožněno parkování pro vykládku a nakládku zboží na vyhrazeném parkovišti před hlavním vstupem do DKO, pro vystavovatele sekce B bude umožněno parkování pro vykládku a nakládku zboží na vyhrazeném parkovišti u bočního vstupu do DKO, kde je k dispozici nákladní výtah). - Tištěné instrukce pro Vystavovatele tento dokument v tištěné podobě. Po provedení registrace bude Vystavovateli předána pověřeným zástupcem Pořadatele výstavní plocha (resp. výstavní expozice). Bez řádné registrace není možné zahájit montáž expozice. Vystavovatel je povinen mít při nástupu prokazatelně uhrazenou fakturu. Pokud byla provedena úhrada faktury po termínu , je nutné předložit doklad o uhrazení (výpis z účtu). Připravte si k registraci kopii výpisu z obchodního rejstříku a osvědčení o registraci plátce DPH, děkujeme. II. Termíny montáže/demontáže Montáž expozice je možná od hod. do hod. mimo vyskladnění zboží (po předchozí domluvě), nebo dne od 6.00 hod. do 9.00 hod. pro všechny vystavovatele včetně vyskladnění zboží. Vystavovatel je povinen dokončit výstavní expozici včetně kompletního vystavení zboží každý výstavní den do 9.00 hod. Pověření zástupci Pořadatele pro pomoc s výstavbou budou k dispozici od čtvrtka od do soboty 19.00, pouze pro Vystavovatele, kteří si tuto službu objednali v online registraci. Demontáž proběhne dne od hod. do hod. všichni vystavovatelé. Návoz mimo uvedený čas je možný pouze po domluvě s Pořadatelem. Na mobilním čísle je pro Vás během návozu zřízen nepřetržitý dispečink, na který se můžete obracet během přípravy, průběhu a úklidu akce se svými dotazy i požadavky.

2 III. Podmínky pro expozice * model expozice s ubrusem * model expozice bez ubrusu Upozorňujeme Vystavovatele (realizační firmy), že: Každá expozice obsahuje počet stolů dle online registrace, pokud potřebuje Vystavovatel přidat, či odebrat stoly, je povinen informovat do 3 dnů před konáním veletrhu, tedy do : Typ stolu A 80x80cm, Typ stolu B 160 x 80cm. Během montáže a v průběhu výstavy je zakázáno znečišťovat prostory domu DKO a manipulovat s otevřeným ohněm (při instalaci je možná práce pouze s ručním nářadím s funkčním odsáváním). Je zakázáno samovolně připojovat expozice na elektrický proud, napojení Vám zajistí naši pracovníci na požádání. Zásuvky pro napojení 400V jsou k dispozici pouze na vyžádání předem. Vystavovatelé jsou povinni uklidit odpad vznikající při stavbě expozic do připravených a označených nádob v každém podlaží, kde budou pověření pracovníci pořadatele na úklid dohlížet. Je zakázáno jakkoliv zasahovat do podlah, stěn a stropů objektu DKO (např. kotvením, vrtáním apod.), zvláště upozorňujeme na možnost poškození nátěru podlah nevhodnými fixačními podlahovými páskami. Je zakázáno používat textilní lepicí pásky. V případě poškození prostor domu DKO je vystavovatel povinen uhradit vzniklou škodu v plné výši. IV. Vjezdy a parkování na výstavišti v době veletrhu Upozorňujeme, že se nejedná o hlídané parkoviště a nedoporučujeme nechávat ve vozidle jakékoli věci. Vjezd do prostor DKO je možný pouze před hlavní vchod (Vystavovatelé sekce A), či vedlejším vchod - směrem od OD Billa (Vystavovatelé sekce B). Parkovací místa pro Vystavovatele budou přístupna na základě parkovací karty ve dnech od 00:00 do do 19:00. (vyjednáváme s Magistrátem

3 Finální organizační instrukce platné od Města Jihlavy možnost parkoviště uzavřít a umožnit vystavovatelům parkování u vedlejšího vchodu směrem od OD Billa po celou dobu veletrhu toto bude ještě upřesněno em) *boční parkoviště OD Billa V. * parkoviště hlavní vchod DKO Provoz v době veletrhu pro vystavovatele od hod. do hod od hod. do hod. Vystavovatel si v uvedené době zodpovídá za expozici i navezené exponáty, Pořadatel neručí za případně vzniklé škody. Prostory DKO budou v nočních hodinách hlídány pověřeným pracovníkem pořadatele. VI. Provoz v době veletrhu pro návštěvníky od 9.00 hod. do hod od 9.00 hod. do hod. Pokladny se uzavírají každý den v hod. VII. Demontáž expozic od hod. do hod od hod. do hod. (v případě potřeby bude prodlouženo) Demontáž expozic z bezpečnostních důvodů není před uvedenou dobou povolena! Ihned po skončení veletrhu bude probíhat demontáž expozic. Je tedy nutné, aby expozice byly neprodleně vyklizeny a nedošlo tak k újmě na majetku vystavovatele. Vystavovatel, který si stavbu stánku zajišťuje vlastními prostředky, případně prostřednictvím reklamní či realizační agentury, je povinen do skončení termínu demontáže předat zcela prázdnou pronajatou výstavní plochu ve stavu, v jakém ji převzal, tj. odvézt i podlahové krytiny a odstranit fixační podlahové pásky na vlastní náklady. Důraz bude kladen na neporušenost a čistotu podlah, stěn a konstrukcí. V případě nedodržení podmínek Vám budou účtovány náklady vzniklé na odstranění závad a vyčištění ve výši 200,-Kč/m2. Upozorňujeme vystavovatele, že vstupní hala bude hodinu po ukončení veletrhu uzamčena a pro vlastní likvidaci expozic slouží boční parkoviště DKO či parkoviště před hlavním vchodem DKO.

4 VIII. Činnost bezpečnostního pracovníka pořadatele od hodin do hodin od hodin do hodin Upozorňujeme vystavovatele, že prostory DKO jsou elektronicky zabezpečeny, a proto časy uzavření DKO musí být dodrženy. Škody způsobené v této době je nutno nahlásit nejpozději do 15 minut po ukončení aktivace elektronického zabezpečovacího systému pavilonů. Prostory veletrhu v době činnosti bezpečnostního pracovníka nejsou přístupné. IX. Doporučené ubytování Mahlerův penzion na Hradbách, Brněnská 31, Jihlava , tel.: , befce@seznam.cz, Hotel Gustav Mahler, Křížová 4. Jihlava , recepce@hotelgmahler.cz, Hotel Vivaldi, Rančířov 1, Jihlava , tel.: , Info@vivaldihotel.cz, Hotel Milenium, Komenského 11, Jihlava , tel.: , Info@hotelmilenium.cz, Grand Hotel, Husova 1, Jihlava , tel.: , Info@grandjihlava.cz, Penzion Joštovka, Joštova 37/8, Jihlava , penzionjostovka@gmail.com, jostovka@jostovka.cz, Penzion Dena, Fibichova 28, Jihlava , Info@penzion-dena.cz, Penzion Willa, Masarykovo náměstí 95/3, Jihlava , Info@jihlavapenzion.cz, Penzion Atlet, Mlýnská 2, Jihlava , penzion-atlet@seznam.cz, Hotel Tři věžičky, Střítež u D1, Jihlava , recepce@trivezicky.cz, X. Ostatní: Veškeré práce objednané v době montáže a samotné výstavy se platí hotově dle domluvy s pořadatelem. Bezodkladně po ukončení výstavy v čase pro vystavovatele jsou vystavovatelé povinni předat expozici (výstavní plochu) zástupci pořadatele na základě předávacího protokolu, který předloží Pořadatel. V případě, že nebude podepsán předávací protokol, vystavuje se vystavovatel nebezpečí případné dofakturace za poškození ploch. Přívody a odpady budou instalovány průběžně během návozu expozic. Pro stavbu expozic mohou být použity pouze nehořlavé materiály nebo materiály s nehořlavou úpravou.

5 Vystavovatel s vlastní expozicí je povinen předat revizní zprávu elektřiny dle ČSN. V opačném případě může využít provedení revize pořadatelem výstavy oproti platbě v hotovosti. Bez splnění těchto podmínek nebude vystavovatelům provedeno napojení expozice. Před odchodem z výstaviště vystavovatel zodpovídá za vypnutí všech elektrospotřebičů ve své expozici. V prostorách DKO je zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm. Reprodukce hudebních děl ze zvukového nebo zvukově obrazového záznamu pomocí technického přístroje a provozování díla vysílaného rozhlasem či televizí pomocí přístroje technicky způsobilého k příjmu rozhlasového či televizního vysílání, stejně jako akustické reklamní prostředky bez souhlasu OSA nejsou povoleny. Pojištění expozice organizátor pojištění nezajišťuje, vystavovatelům doporučujeme si expozice pojistit. Parkování zajišťují pověřený pracovník DKO parkovací karty budou vydány při registraci. XI. Důležité kontakty: Lucie Matulová, koordinátor pro vystavovatele , lucie.matulova@vanocedetem.cz Bc. Kateřina Vašků, koordinátor pro návštěvníky , katerina.vasku@pteam.cz Vydáno dne: Za projekt Vánoce Dětem Lucie Matulová, manažerka veletrhu