Zvládnu to sám nebo potřebuji pomoc?

Transkript

1 Zvládnu to sám nebo potřebuji pomoc? Lekce 25: Kdy využít externí firmu a co to pro mě znamená Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D.

2 Obsah lekce Co mi může přinést externí firma Co nemůže zajistit externí firma Kolik mě to bude stát Jak spolupracovat s externí firmou Shrnutí Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 2

3 Přínos lekce Co absolvováním této lekce získáte

4 Přínos lekce Po absolvování lekce budete: umět rozlišit, kdy se vám vyplatí najmout externí pomoc, schopni odhadnout, kolik vás taková pomoc bude asi stát, vědět jak z takové spolupráce vytěžit maximum. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 4

5 Co mi může přinést externí firma

6 Co mi může přinést externí firma Know-how v problematice evropských fondů V ČR již působí stovky (možná tisíce) firem, které mají zkušenosti z minulého programového období. Znalost používaného jazyka => vyšší srozumitelnost projektu pro hodnotitele. Pomoc se zacílením projektu do vhodného programu podpory. Znalost konkrétních osob u řídícího orgánu, monitorovacího výboru programu Přístup k doplňkovým informacím, které pomohou lépe zacílit projekt. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 6

7 Co mi může přinést externí firma Zpracování či zajištění povinných a nepovinných příloh žádosti o podporu Některé firmy disponují týmem specialistů na různé oblasti: marketing, finance, personalistika, vzdělávání, výběrová řízení, atd. Dodání a zapracování dodatečných informací zvyšujících šance na získání podpory Vlastní marketingový průzkum. Vlastní znalost prostředí (v případě specializace firmy) Zajištění formální správnosti žádosti Díky zkušenostem a znalostem konkrétního programu (v případě specializace firmy) je riziko formálních nedostatků minimální. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 7

8 Co mi může přinést externí firma Účast na klíčových jednání, např. konzultace u řídícího orgánu Zpravidla vědí jak a na co se zeptat. Dokáží číst mezi řádky a nespokojí se s obecnou odpovědí. Rychleji odhalí případná úskalí a možné problémy. Moderace jednání s případnými partnery projektu Moderace klíčových jednání nezávislou osobou může přispět k většímu efektu a konkrétnějším závěrům. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 8

9 Co nemůže zajistit externí firma

10 Co nemůže zajistit externí firma Sebelepší firma nemůže garantovat 100 % úspěšnost žádosti. Kvalitní firma odhadne procento předpokládané úspěšnosti konkrétního projektu, se kterým by měla nositele projektu seznámit. Prakticky ve všech výzvách dochází k převisu poptávky a ne vždy projekty s nejvyšším bodovým ohodnocením dotaci nakonec získají. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 10

11 Co nemůže zajistit externí firma Nadšení nositele projektu pro projekt Podporu vedení organizace nositele projektu Případně pouze zprostředkovaně zpracováním analýzy přínosu projektu pro organizaci, předpokládaných nákladů na přípravu a realizaci projektu a vyčíslením pravděpodobnosti získání dotace. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 11

12 Kolik mě to bude stát

13 Kolik mě to bude stát Služby externích firem nejsou levné. Co nic nestojí, za nic nestojí. Služby poskytované zdarma mohou být ve finále extrémně drahé. Základní modely odměňování externích firem Procento z obdržené dotace. Paušální platba za zpracování žádosti a relevantních příloh. Kombinace těchto dvou metod. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 13

14 Procento z obdržené dotace Obvyklá výše 2 až 10 % z výše obdržené dotace Někteří počítají s vyplacené dotace Někdo může počítat s celkové částky projektu V absolutní částce bývá v řádu stovek tisíc Kč, u velkých projektů i přes 1 mil. Kč. Zpravidla nemůže být součástí způsobilých nákladů projektu V případě, že nebude dotace přiznána, nositel projektu nic neplatí Nemusí být vždy největší výhra => byla promeškána jedna výzva a zbytečně vynaloženy náklady minimálně v čase nositele projektu Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 14

15 Procento z obdržené dotace Termín výplaty odměny: Po vydání právního aktu o přiznání podpory Velmi rizikové pro příjemce. Musí platit z vlastních prostředků. V případě, že projekt bude realizován v nižší výši, zaplatil více. Průběžně po každé proplacené žádosti o platbu, případně po vyplacení zálohy projektu Odměna se vyplácí až dle skutečně vyplacené dotace => Pokud je projekt realizován v nižší výši, je odměna nižší než byl původní odhad. Výplata odměny může být realizována v průběhu dvou až tří let. Riziko výše a výplaty odměny rovnoměrně rozděleno mezi externí firmu a příjemce dotace. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 15

16 Paušální platba za zpracování žádosti Obvyklá výše 10 až 200 tis. Kč, u rozsáhlých investičních projektů i výrazně více. Stanovuje se předem na základě rozsahu objednaných prací. V určitých případech může být částečně či plně součástí způsobilých výdajů projektu. Částka je splatná i v případě, že nebude dotace přiznána. Platí se za dílo. Riziko plně na straně nositele dotace. V případě kvalitní externí firmy a vysoké šance na získání dotace je výhodnější. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 16

17 Paušální platba za zpracování žádosti Termín výplaty odměny: Po odevzdání díla případně po dílčích plněních (u rozsáhlejších déle trvajících zakázek). Předem známé riziko plně nese žadatel. V případě, že dotace nebude přiznána, platí z vlastních prostředků. V případě přiznání dotace je v absolutní částce platba výrazně nižší než při odměně procentem z úspěchu. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 17

18 Kombinace obou metod Často se používá kombinace obou výše zmíněných metod. Využívá silných stránek každé z metod. Menší paušální platba + menší procento za úspěch Obvykle 5 až 40 tis. Kč + 2 až 5 % z úspěchu. Riziko rozloženo mezi firmu a nositele projektu. První část může být v některých případech součástí způsobilých výdajů projektu, druhá část zpravidla nikoliv. Uzavírají se dvě smlouvy => na každou část odměny samostatně. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 18

19 Jak spolupracovat s externí firmou

20 Jak spolupracovat s externí firmou Na základě uzavřené smlouvy. Jasně stanovené povinnosti a termíny pro externí firmu. V případě kombinované výplaty odměny může být na paušální část uzavřena samostatná smlouva -> dle podmínek daného programu pro zajištění způsobilosti těchto výdajů. Poskytovat veškeré vyžadované podklady. Průběžně kontrolovat plnění. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 20

21 Jak spolupracovat s externí firmou Jasně vymezit, jaké části zvládnete zpracovat sami. Např. předvyplnit žádost v IS KP, marketingová analýza Snížení odměny pro externí firmu Může být větší výhoda pro projekt, pokud dobře znáte své prostředí Můžete objednat jen dílčí plnění případně pouze supervizi. Minimalizace nákladů při zajištění optimalizace projektu pro vysoké bodové ohodnocení. Klade vyšší nároky na čas a schopnosti nositele projektu. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 21

22 Pomoc při rozhodování Nevyužívat externí firmu nebo jen v minimálním rozsahu Vím co chci a umím to popsat. Znám principy projektového řízení. Již jsem někdy o dotaci žádal. Mám dost času na přípravu žádosti. Využít externí firmu Vím co chci, ale nejsem si jist projektovou evropskou mluvou. Nikdy jsem neabsolvoval školení na projektové řízení, ani to neplánuji. Nikdy jsem o dotaci nežádal. Jsem v časovém presu. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 22

23 Shrnutí

24 Shrnutí Rozhodnutí o využití externí firmy je předmětem 4. kroku ve fázi přípravy žádosti o dotaci. (viz lekce 21) Využití externí firmy může být značným přínosem i zbytečným nákladem. Je třeba vždy zvážit dle konkrétní situace. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D. 24

25 Blahopřeji! Úspěšně jste dokončil/a 25. lekci tohoto kurzu. Jak na dotace z ESI fondů, PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D.