SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN

Transkript

1 Příloha č. 2 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN ÚVODNÍ USTANOVENÍ. Spisový a skartační plán slouží zpracovatelům písemností a zaměstnancům pověřeným předáváním písemností do Správního archivu (Centrální spisovny) jako pomůcka k vyznačení příslušných ukládacích ů, skartačních ů a lhůt při ukládání písemností. Základní hesla spisového a skartačního plánu vymezují věcně určitou agendu a podle potřeby ji člení podrobněji. 2. Skartační y a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro ty útvary ministerstva, ve kterých tyto písemnosti vznikly. V ostatních útvarech, kam byly kopie písemností zaslány na vědomí nebo pro informaci, mohou být navrženy k vyřazení ihned po skončení jejich potřeby. Pokud se na vyřizování písemností podílí více zpracovatelů, jsou podklady ukládány u zpracovatele, který byl pověřen gescí (koordinací) úkolu gestor (koordinátor) úkolu. U ostatních zpracovatelů se podklady k tomuto vyřízení pokládají za kopie ve smyslu předchozího odstavce. 3. Veškeré cizí písemnosti, došlé od jiných organizací, pokud se stanou součástí vlastního spisu, s ním sdílí i ukládací, skartační a lhůtu. 4. Skartační lhůty jsou závazné pro originální vyhotovení (opatřené vlastnoručními podpisy) nebo vyhotovení je nahrazující. Výjimku tvoří písemnosti závažného obsahu, které se v tomto případě ponechávají pro archivní účely zpravidla ve dvou vyhotoveních. 5. Na utajované a účetní písemnosti se vztahují stejné skartační y a lhůty doplněné podle příslušných zvláštních norem. Tyto písemnosti se ukládají odděleně. 6. V případě nejasností v používání ukládacích ů, skartačních ů a skartačních lhůt poskytují informace zaměstnanci Správního archivu (Centrální spisovny). Názvy některých agend by se vyčíslením všech typů písemností staly nepřehledné. Proto je obecně zavedeno vyjmenování nejdůležitějších typů písemností. Pro ostatní se používají termíny závažné a ostatní. Závažné písemnosti mají přiřazeny skartační y A a V. To znamená, že do této věcné skupiny jsou většinou zařazovány písemnosti trvalé dokumentární hodnoty, které jsou při skartačním řízení vybrány jako archiválie. Ostatní písemnosti mají přiřazeny skartační y V a S. To znamená, že do této věcné skupiny jsou většinou zařazovány písemnosti provozní hodnoty, které jsou při skartačním řízení většinou vyřazeny. Písemností vybraných jako archiválie bývá v této věcné skupině méně. 7. U písemností neuvedených ve spisovém a skartačním plánu se stanoví ukládací, skartační a skartační po dohodě se Správním archivem ministerstva.

2 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Obsah spisového a skartačního plánu Obecné agendy... 3 VEDENÍ A ORGANIZACE MINISTERSTVA (VČETNĚ KORESPONDENCE)... 3 TISK, PROPAGACE A PUBLIC RELATION... 7 JEDNÁNÍ VLÁDY A PARLAMENTU... 7 PRÁVNÍ ZÁLEŽITOSTI, LEGISLATIVNÍ ČINNOST... 8 MEZINÁRODNÍ VZTAHY... 8 BEZPEČNOST STÁTU... 9 KONTROLNÍ ČINNOST, STÁTNÍ DOZOR... 0 SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA... VÝPOČETNÍ TECHNIKA A INFORMATIKA... 2 PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI... 2 PÉČE O ZAMĚSTNANCE... 2 Ekonomické agendy... 3 FINANCE A FINANCOVÁNÍ... 3 ROZPOČET... 3 DANĚ (DÁVKY, POPLATKY)... 4 FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ... 4 MZDOVÉ ÚČETNICTVÍ... 5 SPRÁVA MAJETKU A MTZ... 5 TARIFY... 7 Speciální agendy... 7 DRÁHY A ŽELEZNIČNÍ DOPRAVA... 7 SILNIČNÍ DOPRAVA A POZEMNÍ KOMUNIKACE... 8 VODNÍ DOPRAVA A VODNÍ CESTY... 2 LETECKÁ DOPRAVA VEŘEJNÁ A KOMBINOVANÁ DOPRAVA Poznámky: /25

3 Obecné agendy VEDENÍ A ORGANIZACE MINISTERSTVA (VČETNĚ KORESPONDENCE) Statutární písemnosti - jejich podklady... - vznik a zrušení ministerstva... - reorganizace... - organizační záležitosti jednotlivých útvarů... Vnitřní předpisy - obecně... - bezpečnostní řád... - organizační řád... - podpisový řád... - pracovní řád... - řád oběhu účetních dokladů... - spisový řád... - skartační řád a plán... - další vnitřní předpisy... Příkazy, rozhodnutí a opatření - příkazy, rozhodnutí a opatření ministra... - příkazy, rozhodnutí a opatření ostatní... Zprávy o činnosti, komplexní rozbory - za období roční a delší... - za kratší období a podklady... Porady (materiály z porady obsahují pozvánky, program, prezenční listinu, zápis, usnesení, podklady, přílohy) - porady ministra... - porady náměstků ministra... - porady mezistátní... - porada mezirezortní... - porady ostatní... Konference - konference pořádané ministerstvem, mezistátní, mezirezortní... = pozvánky, program, zápis z jednání, usnesení, podklady, přílohy, prezenční listina... = ostatní písemnosti... - písemnosti ostatních konferencí... Komise a poradní orgány - zřízené ministerstvem, mezistátní, mezirezortní... = statut, jednací řád... = jmenování členů... = materiály z jednání (pozvánky, program, prezenční listina, zápis, usnesení, podklady, přílohy)... = ostatní písemnosti... - písemnosti ostatních komisí... Rozvoj dopravy a dopravní infrastruktury... 3/25 2

4 Státní dopravní politika Ekologická problematika dopravy - konkrétní případy... - hluk a vibrace = koncepce... = měření hluku a vibrací = konkrétní případy... = ostatní písemnosti... Výzkum a vývoj, projekty a služby, standardizace a metrologie - výzkum, vývoj = všeobecně... = metodické pokyny... = projekty výzkumu a vývoje... - veřejná soutěž ve výzkumu a vývoji (doklady o soutěži včetně všech přijatých návrhů projektů)... - projekty a služby = roční plány a hodnotící zprávy... = spisy obsahující návrhové listy, smlouvy a hodnotící zprávy = směrnice a metodické pokyny... - technická normalizace = příprava a projednání návrhů ČSN... = dokumenty z technických normalizačních komisí... = povolené výjimky ze závazných ON a ČSN trvalé... = povolené výjimky ze závazných ON a ČSN časově omezené... = schvalování odchylných řešení od nezávazných ČSN trvalé... = schvalování odchylných řešení od nezávazných ČSN časově omezené... = stanoviska k návrhům mezinárodních a evropských norem... - posuzování shody (zkušebnictví) = zápisy ze zasedání Komise pro posuzování shody... = rezortní plány rozvoje zkušebnictví včetně řešených úkolů... = stanoviska k udělování autorizací a notifikací... = rezortní technické předpisy a metodiky pro posuzování shody... - akreditace = dokumentace o budování jednotného systému v ČR... = zápisy a další dokumentace z Rady pro akreditaci... - pozvánky (nezařazené do spisu)... = dokumenty z Dozorčí rady ČIA... - podpora jakosti = zápisy a další dokumenty z Rady vlády pro jakost... 4/ A 5 V 0 V 5 S

5 = rezortní programy podpory jakosti... - technické překážky obchodu = zápisy a další dokumenty ze zasedání Komise pro technické překážky obchodu... V 5 = odesílané návrhy technických předpisů z MD k notifikaci... = došlé notifikační formuláře ze zahraničí... S 5 - metrologie = zápisy a další dokumenty z oblasti metrologie... V 5 = Jednotná koncepce a metodika, směrnice... S 5 Statistika - Statistické průzkumy a zjišťování závažných jevů a činností = v dopravě jako celku... = podle jednotlivých oborů... - Státní statistické výkazy s komentářem = roční a delší... = ostatní... S 5 - Sumáře statistických hlášení a výkazů = roční a delší... = ostatní... S 5 - Statistické tabulky, výkazy, hlášení, přehledy, sestavy za dopravu jako celek a podle jednotlivých oborů = roční a delší... = měsíční a čtvrtletní... V = ostatní... V 5 - Jednorázová statistická šetření... V 5 - Podkladové soubory informací pro statistiku... S 3 - Ostatní písemnosti... S 5 Organizace založené nebo zřizované ministerstvem, privatizace a výkon akcionářských práv (řazení podle organizací) - Organizace založené nebo zřizované ministerstvem = zakládací a zrušovací listiny... = organizační řády a další normy... = výroční zprávy a rozbory... = písemnosti spojené s členstvím v dozorčích radách... = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... V 5 - Privatizace resortních organizací = všeobecně... V 5 = schválené návrhy, podklady, projekty, realizace... = neschválené návrhy, podklady, projekty, realizace... = schválená výběrová řízení... = neschválená výběrová řízení... = protokoly o závěrech... = majetek evidence majetku... převody majetku... 5/

6 kontrola majetku... vlastnická práva k majetku... nákup, prodej, vyřazení a odpis majetku... = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... - Výkon akcionářských práv... Stavby - dokumentace - Územní plánování = územně analytické podklady... = politika územního rozvoje... = zásady územního rozvoje... = územní plány statutárních a bývalých okresních měst... = územní plány ostatních dopravně významných měst a obcí... = územní plány ostatních měst a obcí... = majetek evidence majetku... převody majetku... kontrola majetku... vlastnická práva k majetku... nákup, prodej, vyřazení a odpis majetku... = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... - Stavební dokumentace = u významných staveb... = ostatní... - Rozpočtová dokumentace = u významných staveb... = ostatní... - Inženýrské sítě... - Stavební řízení korespondence, povolení stavby, kolaudace = u významných staveb... = ostatní... - Ostatní písemnosti... Korespondence - běžná... - interní sdělení... - úkoly... - informace pro ministra, náměstka, ředitele... - stanoviska (nezařazená do spisu)... - informace (nezařazené do spisu)... - pozvánky (nezařazené do spisu)... - pozvánky na reprezentační akce (neobsazené, nezařazené do spisu)... Připomínkové řízení... - gestor návrhy dokumentu, připomínky, konečná verze... - ostatní útvary návrhy dokumentu, připomínky, konečná verze.. 6/25 A 0 A 0 A 0 A 0 A 0 A 0 V 3 V 3 V 3 S S ihned S 2

7 Služební cesty - všeobecně... - plány a přehledy zahraničních a tuzemských cest... - zprávy ze služebních cest... = mezinárodní styky... = mezinárodní organizace... = kurzy a školení... = ostatní... Veřejné zakázky a soutěže na dodávky zboží, prací a služeb - uskutečněné veřejné zakázky a soutěže (písemnosti a nabídky všech uchazečů)... - zrušené veřejné zakázky a soutěže (písemnosti a nabídky všech uchazečů)... Evidence licencí, průkazů apod. vydávaných ministerstvem TISK, PROPAGACE A PUBLIC RELATION Závažné informace a zprávy poskytované ministrem... Tiskové konference záznamy... Tiskové zprávy... Vydavatelská činnost... - ročenky... Projevy a publikační činnost ministra včetně podkladů... - žádosti o informace... - žádosti médií o informace, rozhovory, spolupráci... Ostatní písemnosti, korespondence... Dokumentace - všeobecně... - filmová, foto, zvuková... - mapy, plány... Agenda spojená s realizací zákona č. 06/999 Sb. - běžná korespondence... - rozklady (odvolání), soudně projednávané spisy... - výroční zprávy za období roční a delší....0 JEDNÁNÍ VLÁDY A PARLAMENTU Normativní a jiná opatření ústředních orgánů týkající se resortu včetně připomínek a vlastních písemností... Materiály vlády a jiných orgánů, jejich rozpracování, úkoly a sledování - vlastní matriály... - materiály týkající se resortu... - materiály netýkající se resortu... - stanoviska k programu vlády... Legislativní rada vlády - stanoviska a zápisy z jednání týkající se resortu... - stanoviska a zápisy z jednání netýkající se resortu / V-5 3 V 5

8 , Materiály Parlamentu České republiky - Poslanecká sněmovna = materiály týkající se resortu a vlastní návrhy... = materiály netýkající se resortu... -Senát = materiály týkající se resortu a vlastní návrhy... = materiály netýkající se resortu... PRÁVNÍ ZÁLEŽITOSTI, LEGISLATIVNÍ ČINNOST Zákony, nařízení vlády a vyhlášky - vlastní návrhy věcných záměrů zákonů, zákonů, nařízení vlády a vyhlášek... - stanoviska k cizím návrhům... Další předpisy, instrukce, směrnice a pokyny - obecně... - vlastní... - cizí... - stanoviska k cizím návrhům... Povolování výjimek z právních předpisů (všechny dopravní obory)... Rozhodování o řádných a mimořádných opravných prostředcích... Soudní spory - majetkoprávní... - ostatní... Rozkladová komise ministra... Smlouvy, dohody - všeobecně... - konkrétní smlouvy, dohody: = mezistátní... = mezirezortní... = majetkoprávní a takové, které jsou základem pro zápisy do veřejných knih... = delimitační protokoly... = ostatní... Právní poradenství - posudky, závažná vyjádření... Rehabilitace... Restituce majetku... Vyvlastnění majetku... MEZINÁRODNÍ VZTAHY Mezinárodní organizace, spolupráce s jednotlivými státy, právnickými a fyzickými osobami (řadit dle organizací) - Podklady pro jednání ministra, náměstka, ředitele... - závažné písemnosti (např. zápisy z jednání, smlouvy)... - podklady a ostatní písemnosti... V 5 8/25.3.3

9 tištěné materiály, zpravodaje, věstníky ( výtisk)... Evropská unie - integrace a členství v EU = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... V 5 - tištěné materiály, zpravodaje, věstníky ( výtisk)... Fondy EU - phare a TRANSITION FACILITY... - ISPA (finanční memoranda, projektové řízení, účetnictví, výkaznictví)... - Fond soudržnosti (kohezní fond) = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... V 5 - Strukturální fondy = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... V 5 - operační program Infrastruktura... BEZPEČNOST STÁTU Bezpečnostní rada státu a její orgány (VOP, VCNP, ÚKŠ) - vlastní písemnosti resortu... - usnesení... - záznamy z jednání... Krizové řízení - krizový plán a jeho dokumentace... - smlouvy ke krizovému plánu... - mezinárodní spolupráce... Hospodářská opatření pro krizové stavy - plán nezbytných dodávek... - přehled o pohotovostních zásobách... - přehled vlastních státních hmotných rezerv do r nájemní smlouvy... - smlouvy o zřízení věcného břemene... - smlouvy o ochraňování majetku hospodářské mobilizace... NATO - písemnosti a rozhodnutí orgánů NATO... - směrnice pro jednání v orgánech NATO... - zprávy o jednání v orgánech NATO... - dotazníky a formuláře NATO (po vyplnění)... - záznamy z jednání... Obnova území, záchranné akce - obnova území postiženého živelní nebo jinou pohromou 9/25 S 0 S 0 S 0 S 0 S 2

10 = strategie obnovy území... = přehledy o odhadu nákladů na obnovu majetku... = ostatní písemnosti... V 3 - záchranné akce a humanitární pomoc = standardy a doporučení... V 5 = ostatní písemnosti... S 5 Plánování - civilní nouzové plánování dokumentace... V 5 - obranné plánování = dokumentace... V 5 = operační příprava státního území část doprava... = výstavba, provoz a údržba objektů důležitých pro obranu státu... V 5 = ochrana objektů... V 5 Ochrana - ochrana utajovaných informací = jednací protokol... = ostatní administrativní pomůcky... S 0 = další administrativní pomůcky... S 3 = dokumentace fyzické bezpečnosti... S 0 = dokumentace bezpečného informačního systému ISOKR... V 5 = spis k navrhované osobě... S 0 = ostatní písemnosti... S - požární ochrana = požární kniha... S 5 = dokumentace požární ochrany... S 5 = protokoly o požárech... = ostatní písemnosti... S Veřejný pořádek a vnitřní bezpečnost - terorismus... V 5 - závažná kriminalita... V 5 S 0 KONTROLNÍ ČINNOST, STÁTNÍ DOZOR Organizace a zabezpečení kontrolní činnosti a auditu v resortu Rozbory a vyhodnocení vlastní kontrolní činnosti a auditu - za období roční a delší... - za období kratší a podklady... Kontrolní zprávy, protokoly z tématických kontrol prováděných na ministerstvu nebo v resortu - příslušnými ústředními orgány... - audit... - vlastním orgánem v závažných případech... - vlastním orgánem v podřízených organizacích 0/25

11 = závažného významu... = ostatní písemnosti... S 5 - podklady z kontrolní činnosti... S 5 Realizace závěrů a opatření z kontrol a auditu - v závažných případech... S 5 Metodika kontrolní činnosti a auditu... V 5 Stížnosti, podněty, oznámení a petice - všeobecně... V 5 - hodnocení, rozbory, evidence... - konkrétní případy = pracovněprávní a personální záležitosti... = koordinace doprav a kombinovaná doprava... = železniční doprava a dráhy... = silniční doprava a pozemní komunikace... = MHD, letecká a vodní doprava... = ostatní... Výkon státního odborného dozoru V 5 Ostatní písemnosti, korespondence... V 5 SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA Spisová služba všeobecně... Pomůcky spisové služby - centrální podací deník (program EssTer), rejstříky... - předávací archy, knihy, protokoly... - doručovací archy, knihy... Příjem písemností do centrální spisovny a správního archivu - přírůstková kniha... - předávací seznamy... Vyřazování písemností včetně utajovaných - skartační návrh a protokol... - úřední záznam o předání archiválií... - protokol o zničení písemností... - protokol o ztrátě písemností... Další evidence písemností - evidence zápůjček... - kniha návštěv... - lokační přehledy... Zřízení a provoz centrální spisovny a správního archivu... Korespondence - žádosti o studium... - žádosti o vyhledání dokumentů... - žádosti o informace... Ostatní písemnosti... /25 A S 5 5 S S 5 5

12 , VÝPOČETNÍ TECHNIKA A INFORMATIKA Dlouhodobé koncepce rozvoje IT... Projekty počítačových sítí... Dokumentace programového vybavení - aplikace k vlastním odborným agendám... - účetní software... - personální software... - informační systém... Správa (administrace) dat (informačního) systému... Správa (administrace) počítačové sítě... Evidence elektronických dokumentů (systémů)... Internetové a intranetové stránky (schválené provedení)... Ostatní písemnosti PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI Analýzy a koncepce zaměstnanosti ministerstva... Systemizační předpisy a tabulky vlastní... Schválení nebo rozhodnutí o systemizaci ministerstva včetně návrhů... Osobní spisy (pracovní smlouvy, funkční zařazení, jmenování, platový výměr, zápočtový list, potvrzení zaměstnání od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady o školení a zdravotní způsobilosti, pracovní hodnocení, pracovní náplň, propouštěcí a likvidační listy, pracovní spory, uvolnění do veřejných funkcí, změny pracovní doby, výpovědi na úseku)... Dohody o pracovní činnosti a o provedení práce... Služební průkazy po skončení platnosti... Žádosti, dotazníky na úseku nepřijatých uchazečů... Konkurzy - na místa vedoucích pracovníků a ředitelů... - na ostatní místa... Vyznamenání a ceny - všeobecně... - návrhy a zdůvodnění realizované... - návrhy a zdůvodnění nerealizované... Ostatní písemnosti, korespondence PÉČE O ZAMĚSTNANCE Přehledy, výkazy a výsledky průzkumů o sociální a zdravotní péči a sociálním stavu zaměstnanců za období roční a delší... Nálezy a posudky odborných orgánů a komisí o zdravotním a hygienickém stavu pracoviště a zaměstnanců... Fond kulturní a sociální péče (FKSP)... Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva, jednání s odbory... 2/25 A 5 A 5 A 5 S 0 S 0 V 3 A 5 A S 0 S

13 Vzdělávání zaměstnanců - komplexní programy, organizace a zabezpečování... - jazykové kurzy... - studium (různé formy)... Služební byty - evidence a přidělování... - nájemní smlouvy... Pracovní spory... Ostatní písemnosti, korespondence... Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) - pracovní úrazy vážné a smrtelné... - pracovní úrazy ostatní... - protokoly o úrazech... - náhradové (regresní) řízení... - školení BOZP... - kontroly BOZP a pokuty... - ostatní písemnosti, korespondence... S 0 S 0 S 0 S 0 Ekonomické agendy FINANCE A FINANCOVÁNÍ Centralizované finanční prostředky a jejich použití (fondy, odvody, příděly, dotace)... Finanční disciplina závažné písemnosti... Smlouvy o účasti a financování... Souhrnné přehledy finančního a devizového zabezpečení mezinárodních styků ministerstva... Devizové hospodaření v resortu - devizový plán... - inventury devizových prostředků... - požadavky, příděly a jiné písemnosti... Soupisy a změny kmenového jmění a majetku... Závažné písemnosti o finančních zdrojích ministerstva... Metodika financování... Ostatní písemnosti a podklady ROZPOČET Návrh rozpočtu, střednědobý výhled kapitoly... Rozpočet - schválený zákon... - rozpis rozpočtu kapitoly... - hodnocení plnění rozpočtu... - výkazy... - rozpočtová opatření... - limity výdajů / S 0 S 0

14 výpisy ČNB... Finanční vypořádání vztahů se státním rozpočtem... Závěrečný účet kapitoly... Audit výdajů kapitoly... Financování reprodukce majetku - databáze ISPROFIN... - dokumentace programů... - závěrečná vyhodnocení... Úvěry na dopravní infrastrukturu... - bankovní výpisy k úvěrovým projektům... - zprávy o průběhu financování úvěrových projektům... Ostatní písemnosti a podklady - závažné... - běžné... DANĚ (DÁVKY, POPLATKY) Daňové doplňky, odvody, odvolání, platební rozkazy, pokyny, předpisy, slevy a úlevy, výjimky, výkazy, výměry a změny... Přiznání k daním a dávkám... Revizní řízení v závažných případech... Ostatní písemnosti, korespondence... FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ Účetnictví obecně - pokyny státních orgánů... - seznamy číselných ů, symbolů a zkratek (po vyřazení písemností ve kterých byly použity)... - směrnice pro oběh účetních dokladů - účtové rozvrhy a postupy účtování... - ostatní vnitřní účetní předpisy... Programová dokumentace k vedení účetnictví... Doklady - pokladní doklady příjmové a výdajové... - výpisy z bankovních účtů... - faktury... - interní účetní doklady... - korespondence s finančním úřadem... - cestovní příkazy, vyúčtování služebních cest... - doklady související s rozpočtovou kázní... Účetní knihy - hlavní knihy... - pokladní knihy... - knihy cenin... - účetní deníky... Účetnictví souhrnné výstupy 4/25 S S 0 S 7 S 7 S 0 5 S S 0

15 účetní závěrky... - statistická hlášení (ekonomická)... S 5 Ostatní písemnosti... S 5 MZDOVÉ ÚČETNICTVÍ Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd - vlastní za období roční a delší... - ostatní... Mzdová situace ministerstva (závažné písemnosti, rozbor, zprávy) - za období roční a delší... - ostatní... Mzdy - mzdové listy... - výplatní listiny (výplatní sáčky), přehledy o vyplacených mzdách... - měsíční přehledy vyměřovacích základů a plateb sociálního a zdravotního pojištění včetně potvrzení o pracovní neschopnosti (zahájení/ukončení)... - měsíční uzávěrky mezd včetně podkladů... Prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti zaměstnanců, prokázání nároku na uplatnění odečitatelných částek... Roční zúčtování záloh daně z příjmu za závislé činnosti... Evidenční list důchodového zabezpečení, předstihové řízení... Fakultativní a obligatorní složky platu (odměny, další plat)... Evidence - docházky... - dovolenky, plány dovolených... - srážek, půjček, spoření a exekucí... Ostatní písemnosti, korespondence... SPRÁVA MAJETKU A MTZ Právní a jiné předpisy... Evidence nemovitostí... Nemovitosti (řazení podle nemovitostí) - smlouvy a rozhodnutí o nabytí a prodeji nemovitostí, o převodu vlastnického práva, delimitace (po ztrátě platnosti)... - výpisy z pozemkových knih (katastr), zaměření nemovitostí... - mapy, plány, výkresy na úseku... - spory týkající se nemovitostí... - odhady a oceňování... Dokumentace vlastních staveb (řazení podle staveb) Stavební dokumentace... Rozpočtová dokumentace... Inženýrské sítě - v budovách dokumentace, revize... 5/ S 60 S 20 S 6

16 napojení, osvětlení... S korespondence se správci inženýrských sítí... S 5 Stavební řízení korespondence, povolení stavby, kolaudace... Stavební deníky - u vlastních nových staveb... - ostatní písemnosti (úpravy objektů)... Údržba budov a technologie budov... S 5 Ostatní písemnosti... S 5 Nájem (objektů a zařízení do užívání) - smlouvy a dohody... - ostatní... S 5 Investiční majetek (mimo nemovitosti) - karty evidence... S doklady o vyřazení a nabytí... V 5 - korespondence (objednávky, dodací podmínky)... S 3 - odpisy... S 5 - záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace... S Drobný hmotný a nehmotný investiční majetek (DHIM, DNIM) - karty evidence... S doklady o vyřazení a nabytí DHIM... V 5 - korespondence k DHIM (objednávky, dodací podmínky)... S 3 - odpisy DHIM... S 5 - záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace... S Odhady a oceňování majetku větší hodnoty... Inventarizace - ustanovení inventarizační komise, inventurní zápisy... S 5 - ustanovení škodní komise, škodní protokoly... S 5 - ustanovení likvidační komise, likvidační protokoly... S 5 - inventurní soupisy majetku... S 5 S 5 - mimořádné inventarizace... - návrhy na vypořádání inventurních rozdílů... S 5 Razítka, navštívenky - vzory formulářů a otisky razítek ministerstva... - požadavky odborů na razítka... S 5 - požadavky odborů na navštívenky... S 5 - objednávky... S 5 Materiálně technické zásobování - dodavatelsko odběratelské smlouvy... S 5 - dodací a přejímací listy, příjemky... S 3 - skladové karty zásob... S 5 - požadavky odborů na vybavení = schválené... S 5 = neschválené... S - korespondence a ostatní písemnosti... S 3 Dopravní prostředky - dokumentace vozidel... S 3 6/25

17 příkazy k jízdě... - pojištění zákonné odpovědnosti... - pojištění vozidel... - výkazy jízd... - opravy a údržba... - školení a testy řidičů... - evidence autopotřeb... - dopravní nehody... TARIFY Koncepce a realizace tarifní a cenové politiky... Tarify jízdného a přepravného... Jízdní výhody železniční doprava... - databáze držitelů železničních průkazek... - spisy držitelů železničních průkazek... Jízdní výhody veřejná a kombinovaná doprava... Žákovské jízdné... S Speciální agendy DRÁHY A ŽELEZNIČNÍ DOPRAVA Písemnosti o rozvoji a podpoře železniční dopravy a drah Stavby železniční infrastruktury výběrová řízení - celostátně důležité... - ostatní... Železniční hraniční přechody Železniční koridory I. železniční koridor II. železniční koridor III. železniční koridor IV. železniční koridor Problematika drážních vozidel Problematika provozování drah a drážní dopravy na jednotlivých 7/25 S 0

18 drahách Problematika drážních správních úřadů a drážní inspekce Drážní správní úřady Drážní inspekce Správní řízení v železniční dopravě Evidence zaměstnanců určených k výkonu státního dozoru ve věcech drah - odborná způsobilost... - podklady... SILNIČNÍ DOPRAVA A POZEMNÍ KOMUNIKACE Pozemní komunikace Koncepce rozvoje v oblasti pozemních komunikací... Rozvoj dálnic a silnic... Rozvoj místních komunikací Ekonomické expertizy projektů dálnic a významných silnic... Stavby dálnic a silnic výběrová řízení - celostátně důležité... - ostatní... Podklady a smlouvy pro účast soukromého kapitálu (i zahraničního) na výstavbu a provozování dálnic a silnic včetně vyhodnocení jejich plnění... Stanovení priorit při financování výstavby, rekonstrukcí a oprav pozemních komunikací... Schvalování technických podmínek v oblasti komunikací... Zabezpečení systému zpoplatnění užívání dálnic a rychlostních silnic.. Silniční správní úřad a speciální stavební úřad Evidence komunikací... Kategorie pozemních komunikací - zařazení do kategorie komunikace a její změna... Komunikace - stavba komunikace... - zrušení komunikace... - připojení komunikace a zrušení připojení... - připojení nemovitosti ke komunikaci a jeho zrušení... - zřízení úrovňového křížení komunikace s dráhou a jeho zrušení.. 8/25 S 0 4 V V 20 9

19 Užívání komunikace - rozhodnutí - uzavírky a objížďky... - dočasný zákaz stání... - označení dopravními značkami... - povolení zvláštního užívání = umístění inženýrských sítí, mýtné brány... = ostatní písemnosti... - odnětí povolení zvláštního užívání... - umístění pevné překážky... Silniční ochranné pásmo - rozhodnutí - povolení zřídit a provozovat reklamní poutače, propagační a jiná zařízení, světelný zdroj, barevnou plochu a jiné obdobné zařízení. Zrušení a zněna povolení... - odstranění nepovolených reklamních poutačů atd provádění staveb a terénních úprav = velké stavby... = malé stavby... - zřizování, rušení a rozmístění zastávek veřejné dopravy... - zřizování, rušení parkovišť... Zřízení věcného břemene - Při stavbě na pozemku vlastníka nemovitosti a rozhodnutí o výši úhrady... - umístění veřejného osvětlení, dopravních značek a zařízení a tabulek s označením místních názvů aj. a rozhodnutí o výši úhrady... Ohrožení komunikace, odstranění zdroje ohrožení... Střet zájmů vlastníka nebo provozovatelů dráhy a vlastníků komunikace... Opravy a údržba komunikací - koncepční činnost... - koordinační činnost... - prohlídky a opravy mostů... - zajištění sjízdnosti... Cyklistika - závažné písemnosti, projekty, studie Ostatní písemnosti, korespondence... Silniční doprava Vnitrozemská přeprava Mezinárodní přeprava Písemnosti související s vydáváním povolení ČR - pro mezinárodní silniční dopravu... 9/ S 3 S V

20 pro zahraniční dopravce... Písemnosti související s rozhodováním o povolení zvláštního užívání silnic formou přepravy zvlášť těžkých nebo rozměrných předmětů a užívání vozidel, jejichž rozměry nebo hmotnost přesahují míru stanovenou zvláštními předpisy... S 5 Evidence velkých silničních nehod v ČR a nehod českých automobilových dopravců v cizině... Písemnosti související s projednáváním správních deliktů na dálnicích a rychlostních silnicích... V 5 Ostatní písemnosti, korespondence... V BESIP Rada vlády ČR pro bezpečnost silničního provozu Koordinační rada ministra dopravy pro bezpečnost provozu na pozemních komunikacích (BESIP)... Tiskové konference k bezpečnosti provozu na pozemních komunikacích... Výběrová řízení na činnost BESIP... Hodnotící zprávy o činnosti BESIP... Bezpečnostní situace videokazety... Metodiky dopravní výchovy vlastní... Souhlas s použitím grafiky na úseku BESIP... Rozvoj bezpečnosti provozu na pozemních komunikacích stanoviska, pokyny, materiály - závažné písemnosti (včetně strategických)... Ostatní písemnosti, korespondence... Schvalování vozidel a předpisů Příprava metodiky, stanovisek a pokynů ke schvalování vozidel... Registrace vozidel - centrální registr vozidel... - výdej dat z centrálního registru vozidel... - výroba technických průkazů silničního motorového a nemotorového vozidla... - spisy vozidel (diplomatická vozidla a historická vozidla) po vyřazení z registru vozidel... Schvalování vozidel (obsahuje rozhodnutí o schválení technické způsobilosti, dokumentace ke schváleným typům a přílohy k rozhodnutí o schválení technické způsobilosti)... Pověřování zkušeben pro schvalovací zkoušky vozidel a jejich částí... STK - vedení registru STK... - vedení registru kontrolních techniků... - vedení registru provedených technických prohlídek, technických a evidenčních kontrol... - přezkušování kontrolních techniků... 20/25 S

21 SME - vedení registru SME... - vedení registru kontrolních mechaniků... - vedení registru provedených technických prohlídek, technických a evidenčních kontrol... - přezkušování kontrolních mechaniků... Písemnosti o akreditaci dovozců silničních vozidel a jejich částí... Správa školících center Zajištění výroby a distribuce registračních značek Usnesení o nařízení exekuce - nařízení exekuce správní řízení... - usnesení o nařízení exekuce na vědomí... Agenda řidičů Právní úprava silničního provozu - pravidla silničního provozu... - výjimky z právní úpravy = věk řidičů... = zákaz jízdy některých druhů vozidel... - správní rozhodnutí ve věci přestupků... - správní rozhodnutí ve věci odnětí řidičských oprávnění... - správní rozhodnutí k náhradám škod... Problematika řidičů - centrální registr řidičů... - výdej dat z informačních systémů... - záležitosti řidičů... - výroba řidičských průkazů operativní písemnosti tj. předávací protokoly dat a průkazů (skartační je 6 měsíců od data vzniku)... Problematika učitelů řidičů Problematika zkušebních komisařů Problematika autoškol Ostatní písemnosti, korespondence... VODNÍ DOPRAVA A VODNÍ CESTY Koncepce splavňování vodních toků 2/25 a rozvoje veřejných V - 0 S-5 S-5 V - 0 S- A 0 S 0,5 A 0 A 0 A 0 V 3

22 vnitrozemských přístavů Koncepce výstavby a úpravy vodních cest a přístavů Stanoviska k žádostem o vydání koncese provozování vodní dopravy.. Mezinárodně - smluvní agendy a účast v práci mezinárodních orgánů a organizací Povolování přeprav vyplývajících z mezivládních smluv Technické požadavky, plavebně - bezpečnostní předpisy a způsobilost lodních posádek Námořní plavba - obecně = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... - styk s provozovateli = závažné písemnosti... = ostatní písemnosti... - písemnosti k mezinárodním a jiným smlouvám... - státní dozory na lodích... - námořní rejstřík... - výmaz z lodních rejstříků... Problematika hraničních vodních cest Ostatní písemnosti, korespondence... LETECKÁ DOPRAVA Koncepce rozvoje civilního letectví Výkon státní správy ve věcech sportovních létajících zařízení, rozhodnutí, veřejnoprávní smlouva, zveřejnění ve Sbírce zákonů... Záležitosti letecké dopravy Mezinárodní obchodní doprava - udělení a odebrání přepravních práv... - schválení letových řádů... Letecké činnosti pro potřeby státu udělení souhlasu... 22/25 S 0 S 0 S 0 V 5

23 Záležitosti letecko provozní Správa letadlových adres - seznamy přidělený adres... - korespondence... Schvalování předpisů pro provoz sportovních létajících zařízení - provozní předpisy... - technické předpisy... - výcvikové osnovy... Přidělování kmitočtů pro leteckou pohyblivou službu a radionavigační zařízení... Problematika civilně-vojenské spolupráce - ICASM... - mezirezortní dohody... - integrace poskytování oblastních letových provozních služeb... Záležitosti letištní infrastruktury a leteckých pozemních zařízení Provozování letiště státem - nabídka vlastníka, smlouvy... - dokumenty k provozu letiště... Provozní omezení ke snížení hluku na letišti - rozhodnutí včetně podkladů... - zprávy od provozovatelů letišť... Letištní infrastruktura a životní prostředí Záležitosti bezpečnosti letového provozu Systém ochrany civilního letectví před protiprávními činy Národní programy Bezpečnostní opatření a postupy stanovené nad rámec bezpečnostního programu (užívání vzdušného prostoru, regulace odbavovacích a dalších služeb) Bezpečnostní programy - schvalování bezpečnostních programů a jejich změn... - zprávy o plnění bezpečnostních programů... - povolení k výkonu kontroly zavádění a plnění opatření a postupů uvedených v bezpečnostním programu... - seznam vydaných povolení a jeho změny... Osvědčení - odborné způsobilosti pro detekční kontrolu... 23/ V 5

24 k provádění bezpečnostních školení... V 5 - seznamy vydaných osvědčení a jeho změny... Agenti - schvalování agentů... V 5 - seznam agentů a jeho změny... S 5 Zprávy a bezpečnostní doporučení od Ústavu pro odborné zjišťování příčin leteckých nehod... Materiály letecké informační služby (NOTAM), Letecká informační příručka - výtisk... VEŘEJNÁ A KOMBINOVANÁ DOPRAVA Rozvoj a podpora veřejné, integrované a kombinované a dopravy Mezivládně smluvní agenda a účast v práci mezinárodních orgánů a organizací EHK OSN, CEMT V4 Dvoustranné smlouvy Ostatní organizace a orgány Městská hromadná doprava Koncepce Dotace Kombinovaná doprava Koncepce Dotace Správní řízení ve veřejné dopravě... Metodická činnost ve vztahu k dopravním úřadům 24/25

25 S 5 Jízdní řády Celostátní informační systém o jízdních řádech S 5 Jednotlivé jízdní řády S 5 Ostatní písemnosti, korespondence... V 5 Poznámky: Po skončení platnosti dokumentů nebo účinnosti smluv. 6 Po likvidaci zařízení/stavby (pominou-li provozní potřeby) nebo po výrazné změně, která má za následek nahrazení původní dokumentace novou (aktualizace). 2 Předávají se příslušnému archivu po skončení činnosti. 7 Uschovávají se po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito. 8 Po dovršení 70 let věku zaměstnance 9 Po ukončení stavby. 0 Po odstranění věcného břemene 3 Ukázky výtisků - 4 ks. 4 Po uzavření knihy (svazku). 5 Po pořízení nové (nových). 25/25