UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA. <2005> Albertina data, s.r.o., Creditinfo Czech Republic, s.r.o.

Transkript

1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

2 I Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Obsah Foreword 0 Část I Obslužný program 1 Úvod Program Regist32.exe... 6 Technická specifikace Základní funkce... 6 Výběr databáze... 6 Výběr jazykové verze... 7 Nastavení parametrů... programu 7 Program... 8 Slovníky... 8 Výstup výsledků... 9 Seznam dotazů Vložené poznámky Základní menu Vyhledávání... (tvorba dotazu) 12 Práce se slovníky Struktura slovníků Výběr položek ze... slovníků 14 Funkce Skupina Funkce Najdi Kombinovaný dotaz Modifikace dotazu Přímý dotaz Fultextové vyhledávání Princip fulltextového... hledání 20 Parametry fulltextového... hledání 21 Hledání řetězce... v textu 23 Hledání a import IČ Import IČ a DIČ Globální hledání... podle IČ 24 Hledání v poznámkách Ukládání... a vyvolání dotazů 25 Přehled dotazů Uložení a vyvolání... dotazů 25 Historie dotazů Smazání dotazů Zobrazení... výsledků 27 Typy a menu zobrazení... výsledků 27 Dialogové zobrazení Textové zobrazení Seznam Definování položek... výsledků 28 Řazení výsledků Označení výsledků Pohyb ve výsledcích... 29

3 Contents II 6 Tisk výsledků Tisk seznamu Tisk kompletních záznamů Tisk adres Volba a nastavení... tiskárny 30 Volba typu tisku Počet štítků na... stránce 32 Zaváděcí okraje... stránky 34 Kontrola nedostupných... okrajů stránky 34 Nastavení okrajů... štítku 35 Definice obsahu... štítku 36 Dostupné části... adresy 37 Oslovení osob Zadání vloženého... textu 38 Nastavení stylu... písma 39 Tisk zpáteční adresy Předvedení nastavených... parametrů 40 Tisk obchodního... psaní 40 Svazkování Uložení do souboru Pokročilé nastavení... adresek 43 Vyloučení nedoručitelných... adres 45 Parametry tisku a exportu... osob 45 Parametry tisku Tisk výsledků globálního... hledání 47 7 Export výsledků Formát exportu dat Průvodce výstupy Export seznamu (XLS) Export ových... adres 51 Přehled transportů Vysvětlivky k formátům... exportu 51 8 Práce s vlastními... poznámkami 53 Vkládání individuální... poznámky 53 Připojení externího... souboru 54 Oprava a vkládání kontaktů Vkládání osob Hodnocení a provázání... akce 55 Vložení nového hodnocení Hromadné vkládání... poznámek 57 Zálohování poznámek Část II Creditinfo - Firemní Monitor ČR 1 Úvod Zdroje a aktualizace... dat 59 3 Obsah databáze... a tipy pro hledání 60 Název firmy Adresa firmy IČ a DIČ Telefon, fax, ,... URL 62 Datum vzniku, druh... vlastnictví, právní forma 62 Zápis v obchodním... a živnost. rejstříku 62

4 III Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Rejstř. soud, finanční... úřad, instit. sektor 63 Okres, kraj, velikost... obce 63 Správní obvody pověřených... obcí 63 Předmět činnosti a... jejich počet 64 Klasifikace činnosti... OKEČ 64 Rejstřík výrobků a... doplňková inf. 65 Kapitál, obrat, export,... import 66 Osoby ve firmách Vlastníci a podíly Stav firmy Předvýběry Fakta a zprávy o firmách Dlužníci a věřitelé Platební informace Účetní závěrky Poměrové ukazatele Další údaje k závěrkám Datum účetního období Profil a grafy Detaily k úpadku Část III Albertina Firemní Monitor ČR 1 Úvod Zdroje a aktualizace... dat 77 3 Obsah databáze... a tipy pro hledání 77 Název firmy Adresa firmy IČ a DIČ Telefon, fax, ,... URL 79 Datum vzniku, druh... vlastnictví, právní forma 79 Zápis v obchodním... a živnost. rejstříku 80 Rejstř. soud, finanční... úřad, instit. sektor 80 Okres, kraj, velikost... obce 80 Správní obvody pověřených... obcí 81 Předmět činnosti a... jejich počet 81 Klasifikace činnosti... OKEČ 81 Rejstřík výrobků a... doplňková inf. 82 Kapitál, obrat, export,... import 83 Osoby ve firmách Vlastníci a podíly Stav firmy Předvýběry Další údaje k firmě Část IV Anopress - Monitor tisku ČR 1 Úvod Zdroje a aktualizace... dat 87 3 Obsah databáze... a tipy pro hledání 88 Text článku Název a anotace Zdroj a autor... 88

5 Contents IV Datum zveřejnění a... zařazení 89 Část V Creditinfo - Firemný Monitor SR 1 Úvod Zdroje a aktualizace... dat 91 3 Obsah databáze... a tipy pro hledání 91 Název firmy Adresa firmy IČO a DRČ Telefon, fax, ,... URL 93 Datum vzniku, druh... vlastnictví, právní forma 93 Zápis v obchodním... a živnost. rejstříku 94 Rejstříkový soud, živnost.... úřad, instit. sektor 94 Obvod, kraj, velikost... obce 94 Předmět činnosti a... jejich počet 95 Klasifikace činnosti... OKEČ 95 Rejstřík výrobků a... doplňková informace 96 Jmění, obrat, export... a import 96 Osoby ve firmách Vlastníci a podíly Stav firmy Předvýběry Fakta a zprávy o firmách Dlužnící a věřitelé Platební informace Účetní závěrky Poměrové ukazatele Další údaje k závěrkám Datum účetního období Profil a grafy Detaily k úpadku Část VI Albertina - Firemný Monitor SR 1 Úvod Zdroje a... aktualizace dat Obsah databáze... a tipy pro hledání 107 Název firmy Adresa firmy IČO a DRČ Telefon, fax, ,... URL 109 Datum vzniku, druh... vlastnictví, právní forma 109 Zápis v obchodním... a živnost. rejstříku 110 Rejstříkový soud,... živnost. úřad, instit. sektor 110 Obvod, kraj, velikost... obce 110 Předmět činnosti... a jejich počet 110 Klasifikace činnosti... OKEČ 111 Rejstřík výrobků a... doplňková informace 112 Kapitál, obrat, export... a import 112 Osoby ve firmách Vlastníci a podíly Stav firmy

6 V Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Předvýběry Další údaje k firmě Část VII Albertina - Monitor tlače SR 1 Úvod Zdroje a... aktualizace dat Obsah databáze... a tipy pro hledání 117 Text článku Název a anotace Zdroj a autor Datum zveřejnění... a zařazení 118 Index 119

7 Obslužný program 1 Obslužný program 1.1 Úvod Program Regist32.exe 6 Vážení obchodní přátelé, Součástí řady informačních databází na CD-ROM nebo DVD je i příslušný obslužný software. Software pro společnost Albertina data, s.r.o. vyvíjí exkluzivně již od roku 1991 firma Josef Fric Software. Tento obslužný software je používán i pro aplikace Creditinfo Czech Republic, s.r.o. REGIST32.EXE se instaluje pro prostředí Windows95 a vyšší. Tato uživatelská příručka vás seznámí s obsluhou databází programem REGIST32. Zároveň zde najdete popis údajů a specifik jednotlivých databází distribuovaných v tomto programovém prostředí Technická specifikace Program Regist32.exe je vytvořen v jazyce Delphi 7. Aplikace je koncipována jako jednoduchý systém s přímým přístupem k datům. Tyto přístupy jsou pouze pro čtení. Každý spuštěný program Regist32.exe otevírá datové soubory na CD (DVD, popř. zkopírované na HDD). Program nepotřebuje žádné zvláštní podmínky nebo podporu pro svůj provoz. Pracuje na platformě Windows 95 a vyšší. Pro síťový provoz vyžaduje mapování datového (popř. uživatelského) disku jako písmeno (např. : M:\). Svoje pracovní soubory si program ukládá do pracovního adresáře. Při síťové instalaci je zadán adresář buď v Home directory na síti nebo na lokálních HDD (příklad : C:\AFM). Při lokální instalaci jsou to podadresáře v instalačním adresáři. Vložená data (poznámky, opravy telefonů apod.) program ukládá lokálně do pracovního adresáře ve formátu ClientDataSet (*.CDS). Program je přizpůsoben minimálnímu rozlišení 1024x768 a vyššímu. Pro nižší rozlišení obrazu, např. 800x600, je také funkční, ale nemusí se zobrazit vše v jednom okně (vytvoří se posuvníky), nebo mohou zmizet popisy tlačítek, které se mění dynamicky podle velikosti okna. 1.2 Základní funkce Výběr databáze Po spuštění programu Regist32.exe se objeví základní maska. V ní jsou ve formě záložek nabídnuty všechny databáze, které jsou momentálně k dispozici na vložených CD-ROM (DVD) discích (případně nainstalované na HDD). Program se při prvním spuštění nastaví na první z přístupných databází. Při každém dalším spuštění program nabídne databázi, se kterou jste pracovali naposledy.

8 7 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Vybrat požadovanou databázi lze velmi snadno stisknutím levého tlačítka myši na příslušné záložce. Informaci o právě přístupné databázi poskytuje horní modrá lišta, předsunutá záložka i obrázek po levé straně. Další výběr databáze je také možný v nabídce Nastavení - Databáze Výběr jazykové verze Z menu Nastavení Jazyková verze máte možnost v závislosti na databázi vybrat její jazykovou mutaci. Např. pro databázi Creditinfo Firemní Monitor nebo Albertina - Firemní Monitor je kromě češtiny možné přepnout do angličtiny, němčiny a slovenštiny. Česká a slovenská verze navíc nabízí volbu S diakritikou a Bez diakritiky. Toto rozlišení je užitečné pro uživatele, kteří např. chtějí pracovat v českém jazyce v prostředí Windows, které nepodporují českou abecedu. Jako výchozí jazyk se po každém vypnutí programu spouští ten, který byl zvolen při instalaci aplikace Nastavení parametrů programu Pomocí tlačítka Volby nebo z menu Nastavení Nastavení programu máte možnost definovat některé parametry programu. Toto nastavení si program pamatuje do další změny. Nastavení nabízí záložky: Program Slovníky

9 Obslužný program 8 Výstup výsledků Vložené poznámky Seznam dotazů Program V záložce Program menu nastavení nastavíte (potlačíte) používání bublinkové nápovědy a menu bez diakritiky. Bublinová nápověda usnadňuje orientaci ve významu jednotlivých tlačítek. Zkušené uživatele ale může "obtěžovat" např. tím, že překrývá text pod vysvětlivkou. V tom případě je vhodné bublinkovou nápovědu vypnout. Menu bez diakritiky slouží pro ty uživatele, kteří používají anglické nebo cizojazyčné verze Windows a přitom pracují s českou verzí databáze. Pro případ, kdy používáte Windows95 (a vyšší) v angličtině a chcete databáze provozovat v českém jazyce, je optimální nastavení, kdy je zvolena v menu Sada znaků Východoevropská sada spolu s volbou Menu bez diakritiky. Tlačítko Startovací podmínky dovoluje nastavit a uložit cesty k jednotlivým databázím, pokud je máte např. instalovány z různých důvodů nestandardně. Můžete zde také určit jejich pořadí při spouštění programu. Regist32.exe si nastavení automaticky ukládá a při dalším spuštění ho respektuje Slovníky V záložce Slovníky menu nastavení můžete nastavit (potlačit) automatické spouštění vyhledávácí funkce ve slovníku.

10 9 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Program automaticky podle typu slovníku nabízí optimální způsob hledání v něm. Pokud jste ale zvyklí na na jiný způsob práce se slovníky, můžete tuto funkci vypnout. Kromě toho zde můžete vybrat typ písma pro vyhledávací slovníky Výstup výsledků V záložce Výstup výsledků menu nastavení můžete definovat parametry zobrazování výsledků. Zaškrtnutím volby Používat dialogový výstup definujete, jaký typ výsledků preferujete. V tomto případě se vždy jako první spustí dialogový výstup (tj. výstup se záložkami a aktivními prvky). Volba Při restartu obnovit plný formát dat určuje, zda se má při novém spuštění programu zobrazit všechny údaje databáze nebo jen ty, které byly naposledy vybrány.

11 Obslužný program 10 Dále můžete definovat typy písma a barvy pozadí pro výsledky, zvlášť pro dialogový a zvlášť pro textový výstup. Současně zde můžete vybrat barvu pozadí odlišujícího v dialogovém výstupu lokální a/nebo síťové vložené poznámky. Definice způsobu vysvěcování vyhledaných slov. Vysvěcování položek umožňuje při listování výsledky zvýraznit slova (řetězce znaků), které jste hledali. Zvolit můžete buď vysvěcování všech položek, tj. zvýraznění odpovídajícího řetězce kdekoliv v záznamu, nebo pouze vyhledané podle zadaných podmínek, tj. např. pouze v daném údaji. Tato možnost se týká pouze dialogového zobrazení výsledků Seznam dotazů V záložce Seznam dotazů menu nastavení lze definovat maximální počet uchovávaných dotazů a maximální počet dnů pro jejich uchovávání. Jedná se o dočasné dotazy, které se automaticky zobrazují ve spodní části vyhledávací masky. Dotazy, které uložíte pod jménem, jsou samozřejmě uchovány trvale Vložené poznámky V záložce Vložené poznámky menu nastavení lze definovat způsob zobrazování poznámek a opravených kontaktních údajů. Kromě možnosti zcela potlačit používání vlastních poznámek lze definovat, z jaké databáze budou poznámky čteny a připadně potlačit síťové poznámky.

12 11 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe V tomto menu lze také definovat "chování" tlačítka Zobrazení bez poznámek, a to, zda tlačítkem se vypnou / zapnou pouze vlastní (lokální) poznámky, nebo zda se vypnou/zapnou jak lokální tak i síťové poznámky. Předpokladem pro používání poznámek síťově je, že máte přístup na síť, na které je instalován podpůrný TCP server. Ten je součástí dodávané síťové verze produktu Creditinfo Firemní Monitor i Albertina Firemní Monitor Základní menu Základní vyhledávací maska má toto uspořádání: Horní lišta pro spouštění funkcí programu. Tlačítka pro rychlé spouštění nejpoužívanějších funkcí. Počet zařazených záznamů pod obrázkem vlevé části informuje o celkovém množství záznamů v daném vydání databáze. Počet vybraných záznamů poskytuje údaj o tom, kolik záznamů splňuje zadaná vyhledávací kritéria. Číslo "0" v této řádce se objeví při prvním spuštění databáze po instalaci nebo v případě zadání kritérií, jimž nevyhovuje žádný záznam. Aktuální přehled dotazu v pravém horním oddílu je znázorněn popisem kroků vyhledávání s dílčími výsledky. Přehled dotazů ve spodní části zobrazuje sestupně předchozí vyhledávací kroky včetně jejich "počítačové" syntaxe v pravém spodním oddílu.

13 Obslužný program 12 Všechny funkce programu se spouští z horní lišty pomocí levého tlačítka myši. Pro jejich vyvolání můžete využít i tzv. "horké klávesy", tj. současné stisknutí klávesy ALT a zvýrazněného písmene. Pro nejčastěji používané funkce jsou k dispozici také tlačítka. Program nabízí tyto funkce: Pro zahájení práce a vyhledání potřebných informací slouží Nový dotaz, který nabídne všechny vyhledávací údaje konkrétní databáze. Pro postupné zadávání dalších podmínek slouží modifikace předchozího výsledku.tlačítko nabídne výběr spojky (logického operátoru) a dále opět všechny vyhledávací údaje databáze. Zahájení tzv. přímé tvorby dotazu, která spočívá v rychlém kombinování více vyhledávacích kritérií a umožňující zároveň editaci rozsáhlejších dotazů. Uložení sledu kroků (vyhledávacího postupu) pod zvoleným jménem pro pozdější použití. Návrat k výsledkům předchozího provedeného kroku vyhledávání. Návrat zpět o více než jeden krok umožňuje přehled dotazů ve spodní části. Zvolení způsobu řazení výsledků. Zobrazení výsledných záznamů ve formě seznamu uspořádaného do tabulky. Zobrazení vyhledaných záznamů v kompletní podobě. První z vybraných záznamů se zobrazí buď v tzv. textové nebo dialogové podobě, podle nastavení nebo předchozí volby. Definování parametrů programu. Tlačítkem Pomoc lze vyvolat nápovědu ze základního menu. Po stisku odpovídajícího tlačítka v jednotlivých dialozích kdykoliv při práci v programu se zobrazí nápověda na příslušném tématu. Ukončení práce s aplikací. 1.3 Vyhledávání (tvorba dotazu) Práce se slovníky Všechny položky určené pro vyhledávání, jsou indexovány a jsou organizovány v jednotlivých slovnících. V nabídce Dotaz nebo Modifikace dotazu z hlavního okna programu se nabízí seznam slovníků určených k vyhledávání. Jednotlivé podmínky výběru lze postupně zadávat tím, že se vybírají položky ze slovníků a vzájemně se kombinují pomocí logických operátorů. Slovníky mají různé struktury v závislosti na typu a formátu dat, čímž je také ovlivněn způsob práce s daným slovníkem. Obslužný program po otevření slovníku automaticky nabízí optimální způsob výběru položek ze slovníků (funkce Skupina nebo Najdi). Pokud toto automatické nabízení nechcete používat, můžete funkci vypnout v nastavení. Kromě postupného otvírání slovníků je možné dotaz formulovat najednou v rámci tzv. přímé tvorby dotazu.

14 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Struktura slovníků Většina slovníků obsahuje vždy vyhledávací heslo (v levé části) a číslo udávající počet záznamů obsahujících dané heslo (v pravé části). Pod pojmem vyhledávací heslo se rozumí: Jednotlivé slovo Víceslovná fráze Slova nebo vícelovné fráze jsou ve slovnících seřazeny abecedně. Číslo (číselný kód, např. IČ) Kód a textový význam kódu Textové položky ve slovníku jsou seřazeny abecedně, numerické vzestupně. Údaje, které vycházejí z nějaké klasifikace (OKEČ, Právní forma, Funkce ve firmě) jsou seřazeny podle kódu, což obykle odpovídá hierarchii dané klasifikace. Nevýznamové kódy jsou řazeny abecedně vzestupně v případě čísel vzestupně. Slovníky obsahující datumy a čísla (ve smyslu numericky vyjádřené hodnoty) jsou většinou organizovány ve formě menu nabízejícího zadání spodní a horní hranice výběru, resp. konkrétní hledané hodnoty.

15 Obslužný program 14 Slovníky, které kombinují více hodnot ve formě záložek (např kategorie obratu a rok obratu), neobsahují počet záznamů obsahujících dané heslo (v pravé části). Počet odpovídajících záznamů se generuje až po odeslání dotazu Výběr položek ze slovníků Po otevření slovníku se automaticky spustí nejvhodnější funkce pro jejich prohlížení. Pokud chcete toto automatické spouštění potlačit, použijte funkci nastavení. Ve slovnících typu klasifikace (kód a význam kódu) se doporučuje využít funkci Najdi.

16 15 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe V textových slovnících se nejvhodnější funkce Skupina. Jednotlivé položky ve slovníku, které chcete zahrnout do vyhledávání, se mohou také vybírat jednoduše kliknutím v okénku po levé straně nebo nastavením kurzoru na danou položku (změní barvu) a pak kliknutím na tlačítko Vyber. K výběru většího počtu položek za sebou označte první z nich a pak poslední při současném stisknutí klávesy SHIFT. Tímto způsobem lze najednou vybrat maximálně 1000 položek. K listování slovníkem slouží standardní posuvník po pravé straně nebo navigátory v levém horním rohu, případně rolovací kolečko myši. Pokud text položky přesahuje velikost okna, zobrazí se kompletní znění vždy ve formě nápovědy, nastavíte-li na text kurzor. Pro rychlý pohyb ve slovníku slouží okno ve spodní části. Text resp. libovolný řetězec znaků zde zapsaný vyvolá automatický posun na příslušnou část slovníku. Pak už stačí zobrazené položky vybrat zaškrtnutím. Všechny položky vybírané z aktuálního slovníku se standardně spojují logickým součtem (Or). Indikaci toho najdete v pravém horním rohu. Chcete-li položky spojovat logickým součinem (And), změňte operátor v daném okně. Pokud je operátor And potlačen, znamená to, že položka není v záznamech opakovatelná, tj. že současně v jednom záznamu může být vždy jen jedna hodnota daného údaje (např. kód převažující činnosti, právní forma apod.).

17 Obslužný program 16 Funkci logického spojování položek z různých slovníků popisuje kapitola Modifikace dotazu Funkce Skupina Funkce (tlačítko) Skupina, která je k dispozici ve většině slovníků, dovoluje vybrat položky se společným slovním základem a vzájemně je kombinovat logickými operátory. Program v rámci Skupiny nabídne zápis hesla, na kterém je aktuálně nastaven kurzor. Heslo můžete použít nebo přepsat jinou hodnotou. V příkazovém řádku hledané hodnoty zapisujte intuitivně, tj. tak, jak byste je psali v normálním textu. Operátory (and, or, and not) používejte jen tehdy, chcete-li hledat více hodnot najednou a vyjádřit jejich souvislost. Můžete používat i znak hvězdičky pro vyjádření pravostranného rozšíření. Kromě toho můžete při hledání ve Skupině použít jednu úroveň závorek. Program automaticky rozlišuje, v jakém typu slovníku pracujete a vygeneruje příslušné správné syntaxe dotazů. Zapíšete-li např. jméno firmy formou albertina data, program vyhledá všechny současné výskyty obou slov v názvu firmy (po slovech), čili syntaxi albertina and data, nebo naopak všechny výskyty názvů firem (uložených jako fráze) začínajících řetězcem albertina data, čili syntaxi albertina_data*. Následující příklady ilustrují, jak lze zapsat dotaz, aniž je nutné znát přesnou syntaxi a typ slovníku: (českomor* and staveb*) and not (likvid* or svaz) Vyhledá firmy, které mají v názvu českomor* a současně staveb* ale ne likvid* nebo svaz. projekt* and (vzduchotech* or klimatiz*) Najde dle předmětu činnosti firmy, které se zabývají projektováním v oblasti vzduchotechniky. česká tisková kancelář or ministerstvo spravedlnosti or úřad vlády Vyhledá záznamy týkající se jedné z uvedených organizací. Použijete-li rozšíření za každým slovem, budete v případě slovníku typu fráze upozorněni na to, že v daném případě má pravostranné rozšíření smysl jen na konci celého řetězce. Vyhledávání pomocí Skupiny ve slovnících obsahujících kód a text kódu (např. klasifikace OKEČ) se týká pouze kódové položky. V číselníku OKEČ lze takto například zapsat or Chcete-li v číselníku najít slovo v textu vysvětlujícím význam kódu, použijte funkci Najdi.

18 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Funkce Najdi K pohybu v rozsáhlých slovnících je vhodné využít nástroje Najdi, který umožňuje vyhledávat buď libovolný text v heslech nebo hesla podle jejich počátečních znaků. Funkce Najdi nabídne masku, v níž definujete hledaný text, resp. znakový řetězec a způsob hledání. Program pak prohlíží slovník a zastaví se na první položce splňující podmínku. Posun k další položce umožňuje tlačítko Najdi další. V daném případě bude program nabízet položky klasifikace OKEČ obsahující řetězec "LOV", tj. Lov a odchyt zvěře, ale také Rybolov, atd. V tomto okně se program zastaví při každém nalezení odpovídajícího slova (řetězce), abyste mohli tuto položku slovníku vybrat (Označ) nebo ignorovat (Přeskoč) a pokračovat dál. Hledání řetězce ve slovníku můžete také kdykoliv přerušit (Storno) nebo zadat znovu s novou podmínkou (Nové hledání). Při volbě Jdi na heslo lze zadat např. "02" a program se nastaví na první položku splňující podmínku, tj Kombinovaný dotaz Kombinovaný dotaz (slovník) nabízí obvykle dva související údaje ve formě záložek (např kategorie obratu a rok obratu). Neobsahuje informaci o počtu záznamů pro dané heslo (v pravé části). Počet odpovídajících záznamů se generuje až po odeslání dotazu. Položky se vybírají standardním způsobem z jedné i druhé záložky. Není podmínkou vybrat hodnoty z obou záložek kombinovaného slovníku. V případě výběru jen z jedné záložky je druhá podmínka ignorována nebo je automaticky brána standardní hodnota. Pokud např. ve slovníku Roční obrat firmy vyberete pouze kategorii obratu, pak je jako rok obratu vyhledán poslední dostupný rok (v záložce je standardně zatržena volba "LAST"). Vyberete-li napak

19 Obslužný program 18 jen rok obratu (v tom případě nezapomeňte zrušit zatržení "LAST"), vyhledají se všechny subjekty, u nichž je známa libovolná hodnota obratu za vybraný rok Modifikace dotazu Práce v rámci základní nabídky Dotaz probíhá v postupných krocích, při nichž zužujete (rozšiřujete) výsledný soubor záznamů zadáváním podmínek. Základní funkcí pro přidávání dalších podmínek je Modifikace dotazu v menu Dotaz, resp. tlačítko Modifikace dotazu. Modifikace dotazu slouží pro kombinaci položek z různých slovníků navzájem. Modifikovat dotaz (tj. předchozí výsledek) lze jakýmkoliv údajem, jakoukoliv vyhledávací položkou včetně uložených dotazů nebo informací uložených v rámci individuální poznámky. Modifikace dotazu používá logické operátory AND (logický součin), OR (logický součet), AND NOT (logická negace). AND a AND NOT se vztahují vždy k předchozímu kroku, OR rozšíří výběr nezávisle na předchozím výsledku. Například výběr firem z Moravskoslezského kraje s obratem nad 50 mil. Kč nebo s počtem zaměstnanců nad 50 je postupnými kroky nuto zadat takto: Obrat nad 50 mil. Kč OR Počet zaměstnanců nad 50 AND Moravskoslezský kraj Jiné pořadí kroků, např.: Počet zaměstnanců nad 50 AND Moravskoslezský kraj OR Obrat nad 50 mil. Kč by vybralo firmy z daného kraje s počtem zaměstnanců nad 50 a k nim firmy ze všech krajů s obratem nad 50 mil. Kč. Počet "modifikací" není omezen, složitější kombinace se ale doporučuje rozdělit na několik dílčích dotazů, uložit je a pak případně dále navzájem kombinovat uložené dotazy. Chcete-li zadávat kombinaci podmínek najednou, použijte funkci přímé tvorby dotazu. Návrat k předchozímu kroku umožňuje funkce Zpět v témže hlavním menu nebo tlačítko Zpět.

20 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Přímý dotaz Program Regist32.exe dovoluje vytvářet a editovat složitější dotazy v jediné masce. Všechny přístupné vyhledávací položky lze zadávat a kombinovat logickými operátory v jediném kroku, tzn. že funkce přímého dotazu nahrazuje funkce Dotaz i Modifikace dotazu. Přímá tvorba dotazu využívá syntaxi s mnemotechnickými kódy údajů a boolovskými logickými operátory. V okně Vytvářený dotaz můžete najednou zapsat všechny kroky i značně složitého dotazu. Do okna můžete také přesunout i dotaz uložený ve schránce (Vlož ze schránky) nebo aktuálně provedený v dané databázi (Vlož aktuální dotaz). V syntaxi příkazů zkratka:hodnota operátor zkratka:hodnot* dodržujte mezery oddělující operátory. Je lhostejné, používáte-li velká nebo malá písmena. Pravostranné rozšíření se vyjadřuje hvězdičkou. Pro více položek v rámci jednoho slovníku použije jednu zkratku a položky spojujte operátory obvyklým způsobem, tj. zkratka:hodnota operátor hodnota operátor hodnota. Nepoužívejte závorky, příkazy se provádí postupně zleva, tj. shodně s vyhledáváním ve Skupině. Datumové nebo číselné hodnoty v intervalu zapisujte pomocí lomítka zkratka:hodnota/hodnota. Neznáte-li přesně formální pravidla zápisu dotazů a kódy vyjadřující názvy položek, použijte možnost postupné zadávání podmínek v této masce. Program pak sám doplňuje zkratky zvolených slovníků i logické operátory podle vašeho výběru. Pro slovníky typu "Číselník" se v pravé straně otevře okno, ve kterém můžete listovat a označovat požadované hodnoty. Ty se dočasně ukládají do pracovního řádku, kde je můžete dále editovat. Položky jsou spojeny operátorem, který definujete v okně Logické spojení hesel. Standardně se předpokládá OR. Tlačítkem Zařaď se přenesete obsah pracovního řádku do prostoru pro přímý zápis a program přitom se doplní i potřebnou zkratku slovníku. Pokud již v prostoru pro přímý zápis je něco zapsáno, musíte další podmínku vyhledávání připojit pomocí operátoru, který zvolíte v okně Logické spojení.

21 Obslužný program 20 Pro slovník typu "Datum" se otevře okno s nabídku nejnižší a nejvyšší zjištěné hodnoty v databázi. Tlačítkem Vložit je přenesete do pracovního řádku, aniž byste museli znát přesnou formu zápisu data. Následně v pracovním řádku přepíšete datum tak, jak pro vyhledávání potřebujete. Například zápis / upravíte na / Při zápisu data lze využít také znak hvězdičky, např. datzdr:1999* vyhledá všechny záznamy, u nichž je pro datum zdroje uveden rok 1999 (od do ). Pro slovníky typu "Text" lze do pracovního řádku psát libovolný text s použitím operátorů a hvězdiček. Tlačítkem Zařaď se text doplní o zkratku slovníku a přenese do prostoru pro přímou tvorbu dotazu. Vyhledávání dotazu se spouští tlačítkem O.K. Dokud je prostor pro přímou tvorbu dotazu prázdný, není tlačítko aktivní. Průběh a výsledek dotazu je vidět v základní masce stejně jako ostatní typy dotazů. Zjistíte-li, že výsledek je nulový nebo neodpovídá předpokládanému počtu nalezených záznamů, můžete se vrátit do masky přímé tvorby dotazu a tlačítkem Vlož aktuální dotaz zkopírovat dosavadní postup do masky, kde vyhledávací podmínky upravíte. Tlačítkem Storno se vrátíte do základní masky a všechny právě zapsané podmínky se ztratí. Vrátit se můžete k těm, které byly vyhledány Fultextové vyhledávání Princip fulltextového hledání Fulltextové hledání je sekvenční vyhledávání ve výsledcích. Předpokládá, že je nějaký výsledek již vybrán a je potřeba v něm zpřesnit vyhledávací podmínky. Fulltextové hledání umožňuje přesněji definovat vazby jednotlivých textových řetězců, např. pořadí a vzdálenosti slov, levostranné rozšíření apod. Fulltextové hledání, které se spouští v rámci zobrazení výsledků z menu Hledání Fulltext nebo touto ikonou: Fulltextové hledání lze také spustit přímo kombinací kláves CTRL a H.

22 21 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Fulltextové hledání tedy předpokládá, že byly nejprve vybrány nějaké záznamy standardním postupem a v nich je potřeba přesněji vyhledat konkrétní textové řetězce. Program Regist32.exe v tomto případě pracuje s celým záznamem jako s textem bez ohledu na jednotlivé údaje, které je nutno vybírat z menu při standardním vyhledávání. Program prohledává podle fulltextových podmínek postupně všechny předem vybrané záznamy, a to pouze ty texty, které jsou zobrazeny. Zobrazíte-li tedy kompletní záznam, probíhá hledání ve všech položkách (údajích). Pokud chcete, aby se podle podmínek fulltextového hledání prohledávaly pouze některé údaje, stačí změnit nastavení položek výstupu tak, aby obsahoval jen položky (údaje), které potřebujete. Syntaxi zápisu podmínek hledání není nutné znát, maska pro zadávání parametrů umožňuje postupně definovat vyhledávací podmínky a parametry fulltextového hledání Parametry fulltextového hledání Syntaxi zápisu podmínek fulltextového hledání není nutné znát, maska pro zadávání parametrů umožňuje postupně definovat vyhledávací podmínky. Syntaxe fulltextu dovoluje zadat slova spojená fulltextovými operátory hledej slova těsně za sebou v tomto pořadí hledej slova těsně za sebou v tomto pořadí - alternativní zápis hledej slova do vzdálenosti max. 1 slova v tomto pořadí, tj. max. 1 slovo mezi hledanými) SLOVO (3) SLOVO hledej slova do vzdálenosti max. 3 slova v tomto pořadí SLOVO (+0-) SLOVO hledej slova těsně za sebou bez ohledu na pořadí SLOVO (+1-) SLOVO hledej slova do vzdálenosti max. 1 slova bez ohledu na pořadí (max. 1 slovo mezi hledanými) SLOVO (+3-) SLOVO hledej slova do vzdálenosti max. 3 slova bez ohledu na pořadí (max. 3 slovo mezi hledanými) SLOVO (0) SLOVO SLOVO SLOVO SLOVO (1) SLOVO Maximální vzdálenost slov, kterou lze nastavit, je 20. Slova mohou být zapsána s levostranným i pravostranným rozšířením, tj. např. *SLOVO* (1) *SLOVO*. Celkový počet slov hledaných v jedné podmínce není nijak omezen, je však smysluplné používat max. 3 až 4 slova. Program Regist32.exe při fulltextovém vyhledávání dovoluje také rozlišovat velká a malá písmena. Horní řádek masky slouží k přímému zápisu a editaci fulltextové podmínky. Pokud znáte syntaxi zápisu, můžete psát celý řetězec. Pokud syntaxi neznáte, zapište pouze první slovo nebo jeho část s vyjádřením pravostranného (levostranného) rozšíření. Parametry polohy dalšího hledaného slova vyberte v části označené Poloha dalšího hledaného slova. Pro těsnou vazbu slov ponechte číslo 0, pokud se mezi slovy může vyskytovat jedno nebo více slov (za slovo je v tomto případě standardně považována i spojka, předložka apod.), vyberte příslušné číslo. Tlačítkem Za/Před i za můžete přepínat podmínku, zda záleží (Za) nebo nezáleží (Před i za) na pořadí slov. Tlačítkem Zařaď zvolený parametr polohy slova přenesete do editační řádky a můžete zapsat další slovo. V editačním řádku si lze pomocí tlačítka s šipkou prohlédnout a vybrat již dříve použité formulace. Pokud chcete použít výrazy z dotazů realizovaných v rámci standardních vyhledávacích postupů, máte k dispozici okno Historie. Zde jsou poslední vyhledávací podmínky, které pomocí tlačítka Vložit přenesete do editační řádky a ušetříte čas s jejich zápisem. Další podmínkou, kterou můžete stanovit, je rozlišování velkých a malých písmen zatržením volby

23 Obslužný program 22 Uvažovat velká/malá. Standardně se velká a malá písmena v textu nezohledňují. Můžete také definovat, od jakého místa má vyhledávání začít, zatržením volby Od aktuálního záznamu. Standardně se prohledává od prvního záznamu. Program Regist32.exe v rámci fulltextového hledání nabízí tři možnosti, co má s vyhledanými záznamy provést. V rámci části Práce se záznamy lze zvolit: Nevyhovující přeskočit Tato standardní funkce prohledá záznamy a zastaví se u prvního vyhovujícího záznamu, který si můžete prohlédnout, vytisknout atd. Chcete-li pokračovat v hledání, stiskněte CTRL G nebo tlačítko se šipkami: Tato funkce se doporučuje pouze pro ověření, zda jste podmínku hledání zadali správně. Pokud zadaná podmínka nebyla splněna ve 100 po sobě následujících záznamech, program vyhledávání zastaví s dotazem, zda má pokračovat. Vyhledávání lze přerušit (Ne), nebo v něm pokračovat do další neúspěšné stovky záznamů (Ano), případně vyhledávání dokončit již bez dalšího přerušování (Ano všem). Nevyhovující vyloučit z výběru Pokud chcete pomocí fulltextového hledání skutečně redukovat předchozí výběr, použijte volbu nevyhovující vyloučit z výběru. V tom případě program vybírá všechny záznamy, které fulltextové podmínce vyhovují a ostatní vyloučí. Výsledkem je skupina odpovídajících záznamů, s nimiž dále můžete pracovat jako s běžným výsledkem jakéhokoliv vyhledávání včetně toho, že výsledek můžete dále modifikovat. Vyhovující označit Při této volbě zůstane zachován celý základní soubor záznamů, přičemž záznamy vyhovující fulltextové podmínce jsou označeny. S takto označenými záznamy můžete pracovat stejně, jako s individuálně označenými záznamy Kromě tisku a exportu lze označené záznamy uložit jako dotaz, čímž dosáhnete možnosti výsledek fulltextového vyhledávání dále modifikovat obdobně jako u předchozí varianty práce se záznamy. Tlačítkem Volby lze definovat další doplňkové parametry fulltextového vyhledávání. Minimální délkou slov se rozumí počet po sobě následujících znaků, který je považován za slovo. Pokud tedy změníte číslo z 1 např. na 3, nebudou do počtu slov ležících mezi slovy fulltextové podmínky zahrnuty předložky jako "za", "do", "na" atd. Oddělovači se rozumí znaky, které jsou považovány za konec slova předchozího a začátek slova dalšího. Můžete přidat oddělovač, který považujete v konkrétním případě vyhledávání za důležitý.

24 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Hledání řetězce v textu Po zobrazení výsledků a stisku ikony Hledání v záznamech, se objeví maska se třemi záložkami. Záložka Hledej text (CTRL F) nabízí okno pro zadávání parametrů. Hledání textu (řetězce) lze také spustit přímo pomocí kláves CTRL F v okně pro zobrazení výsledků. Tato funkce slouží pro snazší orientaci zejména v rozsáhlých výsledcích tím, že umožňuje najít v záznamu místo, které vás zajímá. Parametr Hledej od umožní určit, zda se má hledat od aktuální pozice (tj. najít další řetězec v témž textu) nebo od začátku aktuálního záznamu (tj. např. vrátit se k prvnímu výskytu hledaného řetězce), případně od prvního záznamu (tj. prohlížet postupně všechny záznamy tak, že se nastaví přímo na text, který vás zajímá). Pokračování v hledání zadáte klávesami CTRL G Hledání a import IČ Import IČ a DIČ Kromě standardního vyhledávání je v některých databázích přístupných pod programem Regist32.exe možné využít speciální funkci pro hledání podle identifikačních čísel firem. Jednou z nich je hromadný import externího souboru IČ nebo DIČ. Skupinu firem lze vyhledat přes jejich IČ resp DIČ pomocí předem vytvořeného souboru s těmito čísly. Tento soubor vybraných identifikačních čísel můžete vytvořit buď jako export z databází Creditinfo Firemní Monitor a Albertina - Firemní Monitor nebo libovolně v prostředí Vašeho počítače. V tom případě vytvořte standardní ASCII textový soubor, nebo použijte databázi typu FoxPro (DBF). Textový soubor s IČ má vždy jedno IČ na řádku (řádek končí CR/LF). Identifikační čísla kratší než 8 znaků by měla být doplněna zleva nulami, program si je ale doplní sám. Kromě toho je podporováno hromadné načtení IČ přímo ze schránky. Program rozpozná přitom např. zkopírovaný sloupec z aplikace MS Excel nebo čísla zapsaná v různých textových editorech. Automaticky rozlišuje různé oddělovače čísel (pouze v případě, že IČ zapisujete s mezerami, je potřeba na to program upozornit). Načtení IČ ze schránky můžete využít v kterékoliv fázi vyhledávání jako plnohodnotný selekční krok. V databázích, do nichž chcete importovat vytvořený soubor IČ, najdete v nabídce Dotaz možnost vyhledávat jednotlivá IČ nebo importovat celé soubory (nabídka Soubor IČ nebio Soubor DIČ). Pro import souborů se otevře maska, v níž zadáte standardním postupem Windows cestu k požadovanému souboru. Standardně se nabízí soubory s příponou TXT, ICO nebo DBF, můžete zvolit "Všechny" a vybírat ze všech souborů v adresářích. Pokud zvolíte databázový soubor, program vám nabídne jeho strukturu v dolní části masky a očekává, že vyberete název položky, která obsahuje IČ (resp. číslo). Kromě toho máte pro DBF i textové soubory možnost určit soubor, do něhož se budou ukládat čísla, která program v aplikaci Creditinfo Firemní Monitor nebo Albertina - Firemní Monitor nenajde. Program sem zapisuje IČ, která v aplikaci nenalezl nebo čísla, která jsou buď duplicitní nebo nesprávná (obsahují například překlep). Soubor pro ukládání špatných IČ je textový se vytvoří jako nový, pokud již neexistuje. Tlačítkem Smazat jej zrušíte, pokud si tuto funkci nepřejete. Program také v případě vstupního textového

25 Obslužný program 24 souboru testuje, zda není soubor zásadně porušen. Pokud zjistí více jak 50% porušených (nečitelných) řádků, upozorní na to chybovou hláškou. O vlastním průběhu importu čísel vás informuje stavové okno. V jeho průběhu program informuje o počtu nalezených záznamů. Import můžete kdykoliv přerušit Globální hledání podle IČ Při prohlížení vyhledaných záznamů v libovolné databází označte identifikační číslo IČ pomocí bloku kdekoliv v textu. Tlačítkem pro globální hledání otevřete masku, v níž je již vloženo vybrané IČ. Pokud je k dispozici více databází obsahujícíh IČ, lze je prohledat najednou. Výsledky globálního vyhledávání program nabídne ve formě záložek pro jednotlivé databáze včetně té, z níž hledání vycházelo. Pokud ve vybrané databázi nebylo IČO nalezeno, v nabídce se neobjeví. V rámci každé databáze, pokud je nalezeno více záznamů, se můžete pohybovat pomocí navigátorů Hledání v poznámkách Program Regist32.exe umožňuje vkládat vlastní poznámku a doplňovat (aktualizovat) další údaje. V těchto údajích lze také vyhledávat. Z nabídky Dotaz (Nový dotaz nebo Modifikace dotazu) vyberte Vlastní poznámka (zcela dole). V okně Hledání v doplněných údajích můžete vybírat záznamy, do nichž jste předtím vložili svoje poznámky a údaje. Standardně se předpokládá, že budete vybírat záznamy podle všech nebo některých z položek (Datum akce, Druh akce nebo Text poznámky). Pokud zaškrtnete volbu Všechny

26 25 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe změněné záznamy, vyberete komplet všech záznamů, u nichž jste vložili jakýkoliv svůj údaj. Pro vyhledávání v konkrétních položkách stačí zadat (zvolit) pořadovanou hodnotu. Pokud vyberete současně více různých položek, předpokládá se jejich logický průnik (operátor AND). Zvolíte-li více hodnot v Druhu akce, předpokládá se jejich logický součet (operátor OR). V položce Text poznámky můžete zadávat i neúplný text (řetězec znaků). Například řetězec slán vyhledá všechny záznamy, v nichž text poznámky obsahuje například: Poslána nabídka, Rozeslán leták atd Závorky nebo logické operátory zde nejsou podporovány. Vyhledává se automaticky řetězec kdekoliv v textu, je tudíž zbytečné zapisovat pravostranné rozšíření pomocí hvězdičky. Vyhledané záznamy podle vlastní poznámky můžete libovolně kombinovat se všemi dalšími výběrovýmí kritérii. Pokud máte instalovánu síťovou verzi produktu Albertina Firemní Monitor, můžete při vyhledávání ještě zadat volbu, zda se textová poznámka má vyhledávat lokálně nebo i v rámci síťově sdílených poznámek. Datum a typ akce je poporován pouze lokálně. 1.4 Ukládání a vyvolání dotazů Přehled dotazů Při vyhledávání se jednotlivé prováděné kroky automaticky ukládají a zobrazují se ve spodní části hlavní vyhledávací masky jako Přehled dotazů. Každý krok je chatakterizován datem a časem provedení, názvem slovníku, v němž byl prováděn, typem tvorby dotazu (nový dotaz, modifikace) a počtem vyhledaných výsledků, (sloupce: Datum a čas, Slovník, Tvorba dotazu, Nalezeno). Dvojklikem, stisknutím enter nebo tlačítka "Proveď" na vybraný z kroků v Přehledu dotazů tento znovu vyvoláte, tzn. můžete se vrátit k jeho výsledkům, dotaz dále modifikovat, atd Uložení a vyvolání dotazů V kterékoliv fázi vyhledávání můžete sled kroků (vyhledávací postup) uložit pod zvoleným jménem pro pozdější použití. Nejrychlejší způsob je použít tlačítko Uložení dotazu (ev. menu Dotaz - Uložení dotazu). Dotaz se ukládá pod jménem. Podrobnější vysvětlení obsahu nebo jiné pro vás důležité charakteristiky dotazu můžete vložit do rubriky Popis. Tento text se bude zobrazovat vždy vedle

27 Obslužný program 26 jména dotazu. Uložené dotazy můžete spouštět ať už z hlavního menu Dotaz (Nový dotaz nebo Modifikace dotazu) Uložený dotaz nebo v nabídce Historie dotazu - Uložené dotazy. Označte kurzorem vybraný dotaz a stiskněte tlačítko O.K. resp. Proveď. Uložené dotazy lze archivovat ještě v bezpečnostní kopii pomocí funkce Záloha (Vytvořit zálohu). Vytvoří se textový soubor standardně pojmenovaný AUTZALrrrrmmddhhmmss (jméno můžete zvolit jiné). Soubor je snadno čitelný. V případě narušení standardní databáze s uloženými dotazy lze dotazy zpět načíst z této zálohy (Vybrat zálohu Načíst zálohu). Jako dotaz lze také uložit i indiviuálně vybrané a označené záznamy. V menu Služby pomocí podmenu Ulož označené nebo Ulož neoznačené se příslušná skupina výsledku uloží pod jménem stejně jako syntaxe dotazu popsaná výše Historie dotazů Kromě toho, že se průběh aktuálně prováděného dotazu zobrazuje v základní masce a ukládá se automaticky do Přehledu dotazů, je možné aktuální i uložené dotazy prohlížet pomocí funkce Historie dotazu. Všechny dotazy lze ukládat a následně spouštět pod zadaným jménem. Zde menu Dotaz si můžete vybrat z nabídky Aktuální dotaz nebo Uložené dotazy. Aktuální dotaz nabídne přehled a popis provedených kroků a zároveň i formulaci dotazu zapsanou ve formě používané při přímé tvorbě dotazu. Tuto formulaci lze snadno přes schránku zkopírovat a přenést do editační masky a následně v ní upravit některé podmínky apod. Nabídka Uložené dotazy poskytne přehled všech dotazů, které jste si po nějakým jménem uložili. Nastavením kurzoru na jeden z nich se zobrazí jejich historie v jak v rozepsané, tak ve zkrácené (příkazové) formě. Prohlížení dříve uložených dotazů se doporučuje např. před jejich spuštěním. Klávesou Označ vše (nebo tažením myší a označením bloku) a stisknutím Kopíruj přenesete formulaci dotazu do schránky, například proto, abyste ji vložili do editovací masky a dále používali v rámci přímé tvorby dotazů. Uložené dotazy lze samozřejmě spouštět a kombinovat s jinými dotazy i v rámci standardní nabídky Dotaz - Uložený dotaz Smazání dotazů Uložené dotazy můžete libovolně mazat. V menu Dotaz, podmenu Nový dotaz vyberte Uložený dotaz. V nabídnutém okně uvidíte přehled všech dotazů uložených pro aktuální databázi. Vybraný dotaz označte myší, čímž se po pravé straně zobrazí historie dotazu. Historie vám dovolí zkontrolovat, zda dotaz opravdu chcete zrušit. Stiskem tlačítka Smazat dotaz zrušíte (program ještě požaduje potvrzení). Dotazy, které se průběžně automaticky ukládají ve spodní části hlavní masky programu, se ruší jednak automaticky dle nastavení nebo je můžete zrušit tlačítkem "křížek" resp. tlačítkem pro smazání všech dotazů. Toto mazání nemá vliv na dotazy, které jste si uložili pod jménem do archivu dotazů.

28 27 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe 1.5 Zobrazení výsledků Typy a menu zobrazení výsledků Vyhledané výsledky můžete zobrazit pomocí menu Výsledky - Seznam nebo Výsledky - Kompletní záznam. K dispozici jsou také tlačítka Seznam a Výsledky. Pro rychlou orientaci vybranými záznamy použijte Seznam. Pro detailní zobrazení informací použijte tlačítko Výsledky (nebo menu Výsledky Kompletní záznam), čímž zobrazíte první z vybraných záznamů, a to buď v dialogovém nebo textovém formátu. Dialogové zobrazení výsledků poskytuje možnost přehlednějšího listování záznamy a nabízí pro některé údaje i další funkce. Textové zobrazení poskytuje přehled přes všechny údaje uspořádané za sebou v podobě tiskového výstupu Dialogové zobrazení Dialogové zobrazení výsledků poskytuje možnost přehlednějšího listování záznamy a nabízí pro některé údaje i další funkce v závislosti na konkrétní databázi. Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor poskytují například: Přímý link na internetové servery Telefonní seznam Odeslání ové zprávy Spojení na URL (www) firmy Vkládání vlastních poznáme Opravy a doplnění kontaktů Uspořádání jednotlivých zobrazovaných položek závisí samozřejmě na struktuře a obsahu konkrétní databáze, v zásadě jsou v horní části zobrazeny základní identifikační údaje, v dolní části pak ve formě záložek další údaje. Pomocí tohoto typu zobrazení výsledků lze operativněji prohlížet jen vybrané, věcně související údaje bez nutnosti posouvat text delších záznamů. Všechny záložky, které obsahují nějaké informace, jsou zvýrazněny modrým podbarvením Textové zobrazení Na obrazovce lze kromě dialogového zobrazení zvolit i tzv. textové zobrazení. V tomto zobrazení se všechny položky se objevují jako text v jednom okně. Všechny funkce pro pohyb v záznamech, tisk záznamů apod. jsou shodné pro oba typy zobrazení. Mezi oběma typy zobrazení lze snadno přepínat pomocí dynamického tlačítka. Pokud v rámci definování položek výsledků vyberete pro zobrazení jen některé položky, potlačené položky se neobjeví při textovém zobrazení (ani při následném tisku).

29 Obslužný program Seznam Tlačítkem Seznam z hlavního panelu (nebo z menu Výsledky - Seznam) získáte možnost rychlého listování výsledky v podobě tabulky (seznamu) vybraných údajů. Údaje jsou uspořádány do sloupců, jejichž šířku můžete libovolně podle potřeby měnit. Program si nastavení šířky sloupců zapamatuje. Zobrazit kompletní záznam, na který se nastavíte klávesami nebo myší, stačí použít dvojklik nebo klávesu ENTER v kterémkoliv místě daného řádku. Pro rychlé přepínání mezi seznamem a zobrazením kompletního záznamu doporučujeme klávesy CTRL B, k dispozici je ale i příslušná ikona v horní nástrojové liště. Klávesou ESC nebo ikonou pro ukončení práce s výsledky se vrátíte ze seznamu do hlavní vyhledávací masky. Položky v seznamu můžete vybírat z menu Služby Výběr položek nebo pomocí ikonky v záhlaví. Výběr položek seznamu je nezávislý na položkách vybraných pro zobrazení v kompletním záznamu. Seznam záznamů se zobrazuje po jednotlivých obrazovkách, pro pohyb mezi jednotlivými obrazovkami slouží šipky v levém horním rohu nebo standardní kombinace kláves CTRL PgDn a CTRL PgUp nebo CTRL End a CTRL Home. V rámci seznamu můžete využívat všech funkcí pro práci s výsledky, tj. tisk a export (ukládání) záznamů, tzn. nemusíte přepínat do zobrazení kompletních záznamů. Pokud jste rozhodnuti, že výběr záznamů pro tisk či export odpovídá požadavkům, můžete definovat tisk záznamů i adres nebo export dat v různých formátech přímo z tohoto seznamu. Nabídka Hledání v seznamu vyhledaných záznamů dovoluje určit stránku, na kterou se má výsledek při prohlížení nastavit. Ikona pro tisk v horní části umožňuje tisknout přímo seznam tak, jak je aktuálně nastaven Definování položek výsledků V menu Služby a Výběr položek nebo tlačítkem z horní lišty si můžete definovat výstupní formát, tj. vybrat položky, které se mají zobrazovat. Standardně se zobrazují všechny položky, prostým kliknutím v okénku položku ve výsledku zrušíte nebo obnovíte. Zvolený formát zobrazení výsledků platí až do další změny a týká se nejen podoby záznamu na obrazovce, ale i tisku a exportu do textového formátu. Pokud chcete, aby se vždy po novém spuštění programu Regist32.exe obnovilo zobrazení všech položek (bez ohledu na předchozí výběr), zvolte "Při restartu obnovit plný formát dat" v nastavení programu. Zvlášť se vybírají položky zobrazení kompletních záznamů, zvlášť lze definovat položky, které se budou zobrazovat v seznamu. Skupiny definovaných položek do seznamu nebo i do kompletního záznamu si můžete také uložit pod jménem a zpětně je vyvolat. Do seznamu jsou zahrnuty jen ty položky, které se reálně dají v tabulce zobrazit.

30 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Řazení výsledků Vyhledané záznamy můžete zobrazit na obrazovce, vytisknout nebo uložit do souboru v různém formátu. Výsledky jsou v každé databázi defaultně setříděny podle nějaké položky, např. abecedně podle názvu firmy, chronologicky podle data apod. Před každým zobrazením výsledků můžete toto setřídění změnit podle vlastní potřeby. Pro setřídění výsledků slouží v základním menu funkce Řazení. Zvolený způsob řazení je indikován v hlavní masce pod informací o počtu vybraných záznamů. Návrat k defaultnímu řazení v databázi dosáhnete tak, že vyberete poslední položku v nabídce Řazení (je označena také textem "standard"). Informace "Řazeno podle:" pak zmizí Označení výsledků V rámci listování výsledky lze vybrané záznamy individuálně označit. Pokud se rozhodnete práci ukončit, změnit dotaz nebo řazení, budete předem upozorněni, že v databázi jsou ručně označené záznamy. Změnou dotazu (ukončením programu nebo změnou řazení) se totiž označení ztratí. Pokud chcete indiviuálně vybrané záznamy zachovat, je potřeba je nejprve uložit jako dotaz, vyexportovat nebo např. vytisknout. V tom případě na otázku Pokračovat? odpovězte Ne a nejprve proveďte příslušnou akci. Hromadně zrušit všechny označené záznamy lze příslušným tlačítkem v horní liště Pohyb ve výsledcích Pohyb v souboru vybraných záznamů umožňuje standardní navigátor v levém horním rohu. Kromě toho můžete využít funkci pro rychlý skok na konkrétní číslo záznamu ve velkém výběru výsledků. V záložce Záznam můžete definovat na které pořadové číslo záznamu (výsledné informace) se má program nastavit. 1.6 Tisk výsledků Tisk seznamu Před tiskem proto nejprve vyberte položky seznamu a nastavte šířku sloupců tak, jak chcete uspořádat tisk. Seznam se tiskne na šiřku stránky A4.

31 Obslužný program Tisk kompletních záznamů Program Regist32.exe podporuje různé formy tisku. Při tisku respektuje obecné principy řízené prostředím Windows. Z menu Tisk v horní liště můžete vybrat tyto volby: Aktuální záznam Označené záznamy Neoznačené záznamy Všechny záznamy Nastavení tisku Přehled transportů tisk aktuálně zobrazeného záznamu tisk předem označených záznamů tisk neoznačených záznamů z aktuálního výběru tisk všech záznamů z aktuálního výběru nastavení parametrů tisku přehled probíhajících tisků a exportů V některých databázích, obsahujících kontakty na firmy, můžete také tisknout adresní štítky, obálky atd. V tom případě v menu Tisk najdete ještě nabídku: Označené adresy Neoznačené adresy Všechny adresy Nastavení adresek tisk adres předem označených firem tisk adres neoznačených firem tisk všech adres z aktuálního výběru nastavení parametrů pro tisk adres Tisk adres V databázích, které obsahují adresy firem, podporuje Regist32.exe přímý tisk na adresní štítky, případně obálky atd. Před vlastním tiskem je důležité dobře nastavit parametry tisku tak, aby odpovídaly typu tiskárny a použitému formátu štítků. K tomu je připraven Průvodce nastavením tisku adresek. Zobrazíte-li v rámci výsledků kompletní záznamy nebo jejich seznam, zvolte v nabídce Tisk funkci Nastavení adresek. Průvodce vás povede jednotlivými kroky nezbytnými pro správné nastavení tisku a pro typické formáty štítků nabídne i předem připravené definice. Zadáte-li tisk adres, systém nabídne automatické vyloučení nedoručitelných adres, pokud zjistí, že jste tento krok neudělali. Nápověda je připojena ke každému kroku Průvodce Volba a nastavení tiskárny Základním předpokladem pro správný tisk adresek je nastavení parametru tisku pro zvolený typ papíru. Tuto informaci program nemůže sám zjistit a předpokládá, že ho informujete, jaký typ papíru je do tiskárny vložen. Průvodce vás proto nepustí dál, pokud nenastavíte tiskárnu resp. nepotvrdíte, že stávající nastavení odpovídá. Je to nutné proto, že zejména u počítačových sítí by mohl někdo bez vašeho vědomí v prostředí Windows změnit a nastavit cestu k jiné tiskárně a vy byste pak definovali parametry tisku bez kontroly, kde se bude provádět a na jakém papíře. Tlačítkem Nastavení tiskárny otevřete standardní okno s parametry používanými v prostředí Windows.

32 31 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Vyberte tiskárnu, kterou chcete použít k tisku adresek. Nastavte parametry tisku a správný formát papíru. Pokud tisknete na volné listy standardního formátu, např. A4, zkontrolujte, zda je vybrán. Pokud tisknete na nekonečný traktorový papír, změřte výšku a šířku jedné strany a tyto hodnoty zadejte tiskárně. Pokuste se nalézt vámi změřený formát mezi nabízenými formáty. K tomu použijte tlačítko Vlastnosti a dále záložku Papír. Pokud žádný nabízený formát nebude vyhovovat, použijte formát definovaný uživatelem (zakázkový formát papíru). Zde zadejte změřenou výšku a šířku ve správných jednotkách, které často bývají desetiny milimetru.

33 Obslužný program Volba typu tisku V tomto kroku určíte, jaký typ tisku předpokládáte. Regist32.exe podporuje: Tisk na archy adresek V tomto případě můžete použít jednotlivé archy (listy) a adresními štítky, obvyklé jsou např. formát A4 3x8 štítků pro tisk v laserových nebo inkoustových tiskárnách. Tuto volbu vyberte i v případě, že chcete tisknout na nekonečný papír (např. s vodící perforací na levé a pravé straně pro jehličkové tiskárny), kde archem je část papíru mezi horizontálními perforacemi. Tisk na obálky Adresy lze tisknout i na jednotlivé obálky, předpokladem je příslušný podavač obálek v tiskárně. V rámci této volby v následujících krocích můžete vybrat tisk adresáta nebo přidat i náležitosti tzv. obchodního psaní, tj. identifikaci O.P. a adresu odesílatele. Tisk na volné listy Tiskem na volné listy se rozumí tisk vždy jedné adresy na jeden list, což je obvyklé např. při doplňování adresátů na předem připravené dopisy v rámci hromadné korespondence. Pokud chcete využít funkce hromadné korespondence včetně souběžného tisku textu dopisu, proveďte export adres ve formátu XLS nebo DBF a pak postupujte podle pravidel daného editoru, např. MS Word. Kromě toho v této fázi můžete vybrat standardní již předem připravené definice tisků nebo vyvolat vlastní uložené definice. K tomu slouží volba Použít uložený formát, která otevře okno s nabídkou Počet štítků na stránce V tomto kroku je potřeba definovat, jaký počet štítků je na jedné stránce, na jednom archu.

34 33 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Program dynamicky zobrazuje zvolené nastavení. Červený rámeček znázorňuje hranici oblasti, do které je zvolená tiskárna schopna tisknout. Tyto hranice zjistí program automaticky podle zvoleného typu tiskárny, v případě potřeby máte k dispozici kontrolu a nastavení této oblasti v dalších krocích.

35 Obslužný program Zaváděcí okraje stránky Nastavením šířky zaváděcích okrajů stránky blíže specifikujete vybraný typ papíru s adresními štítky. Některé typy papírů obsahují tzv. zaváděcí pás, který je určen k eliminaci netisknutelných oblastí. Tyto pásy bývají při horním a/nebo dolním okraji stránky, vyskytují se ale typy papírů s levými a pravými okraji. Nejběžnější jsou typy papírů s jedním horizontálním zaváděcím pruhem. Tyto okraje tedy změřte a uvedené hodnoty v mm zadejte. Protože po celou dobu definování parametrů se dynamicky zobrazuje aktuální stav nastavení, můžete se mezi jednotlivými kroky pohybovat, vracet a optimalizovat nastavení tisku Kontrola nedostupných okrajů stránky Tisk na archy s adresními štítky vyžaduje kontrolu oblastí, do nichž zvolená tiskárna není schopna tisknout. Tuto oblast zjistí program automaticky podle zvoleného typu tiskárny, můžete ale hodnoty nastavit sami.

36 35 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Pokud parametry tiskárny neznáte, vytiskněte si nejprve zkušební stránku na obyčejný papír (stejného formátu). Zkušení stránka "otestuje" možnosti tiskárny a zobrazí rámeček dostupné oblasti pro tisk. Podle naměřených hodnot v mm pak zadejte hodnoty nedostupných okrajů Nastavení okrajů štítku Volnými okraji štítků se rozumí prostor již na samotném štítku, který chcete nechat nepotisknutý. Používáte-li např. velké štítky a tisknete přitom relativně malým písmem, je vhodnější umístit adresu doprostřed štítku. Toho lze dosáhnout tímto nastavením.

37 Obslužný program 36 Používáte-li naopak menší štítky, je vhodné "využít" každý prostor a tudíž nenastavovat příliš velké volné okraje štítků. Program dynamicky zobrazuje nastavené hodnoty (modrý rámeček představuje oblast tisku na jednom štítku). Pokud jste v úvodu zvolili Tisk na obálky nebo Tisk na volné listy, program předpokládá, že na stránce bude vždy jen jedna adresa. V kroku "nastavení šířky volných okrajů štítků" tedy nabídne možnost nastavit velikost a umístění oblasti pro tisk adresy na stránce nebo obálce. Pomocí volných okrajů štítků definujete, v které části stránky se prostor pro adresu vyznačená modrým rámečkem má umístit a jak má být velký Definice obsahu štítku V této fázi nastavení se definuje konkrétní obsah štítků, tj. které položky databáze se budou do adresy tisknout. Je samozřejmé, že jde o základní údaje adresy, které jsou obligatorní i z hlediska pošty a tyto údaje jsou i připraveny. Zvolíte-li Jednoduché nastavení, předpokládá program standardní formu adresy a ptá se pouze na některé detaily nebo doplňky. Zvolíte-li Pokročilé nastavení, můžete pro danou databázi volit uspořádání položek i jinak než je obvyklé. Můžete například definovat podobu štítků pro jiné účely než pro odesílání, vkládat text před každou položku, měnit jejich pořadí atd. Můžete zde například uspořádat oslovení osob, umístění jména a funkce osoby jinak, než nabízí jednoduché nastavení.

38 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Dostupné části adresy V rámci jednoduché definice obsahu adresy můžete zvolit, zda si přejete tisknout název firmy pouze jednořádkový nebo dvouřádkový To se týká delších názvů firem, většinou ale první řádek je dostatečný k rozlišení firmy a adresa je prostorově úspornější a přehlednější. Pokud zvolíte dva řádky, počítejte s tím, že u firem s jednořádkovým názvem bude štítek obsahovat prázdné řádky. Kromě základních údajů adresy a vloženého textu můžete na štítek tisknout IČO i včetně verze databáze a pořadového čísla štítku. Tyto údaje vám usnadní např. identifikaci vrácených zásilek, určení místa pro pokračování tisku v případě výpadku tiskárny apod. Příklad zápisu: /98 (1) IČO - verze (pořadí) /98 (2) /98 (3) Tisk republiky je funkční v případě, že zvolíte jinou jazykovou verzi databáze, např. pro český Albertina Firemní Monitor vyberete slovenskou verzi. Pak se do adresy bude tisknout "ČESKÁ REPUBLIKA", nebo pro anglickou verzi se do adresy vytiskne "CZECH REPUBLIC". V příkladu je vidět zvolení všech možností, které se dynamicky zobrazují v pravém okně. Přesahují-li některé údaje modrý rámeček, zvolili jste příliš velké volné okraje štítku. Stačí se vrátit o krok zpět a zvětšit volné okraje tak, aby se vešly všechny vybrané položky Oslovení osob V databázích obsahujících jména osob a funkcí umožňuje program tisknout do adresy tyto údaje.

39 Obslužný program 38 Zaškrtnutím volby Tisk osoby se rozvine nabídka pro další parametry. Zejména můžete ještě zvolit, zda ke jménu osoby se vytiskne i označení její funkce a kam se oslovení osoby má umístit (pod název nebo nad název firmy). Uspořádání zvolených údajů se dynamicky zobrazuje po pravé straně. Parametry toho, které konkretní osoby a funkce mají být do tisku zařazeny vychází z provedeného výběru a z nastavení parametrů tisku a exportu osob. Pokud chcete uspořádat oslovení osob jinak než umožňuje toto menu, použijte tzv. pokročilé natavení adresek, kde můžete libovolně měnit uspořádání všech položek adresy Zadání vloženého textu Do adresek můžete vložit text typu "k rukám ředitele" atd. Text se vytiskne pro všechny adresky v dávce stejný. Doporučujeme zadávat text v délce znaků (delší je nutno modifikovat nastavením typu a velikosti písma). Text bude volitelně zarovnán doprava nebo doleva a vytiskne se buď na první řádek

40 39 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe nebo pod název firmy. Ukázka této volby se dynamicky zobrazuje v pravém okně. Pokud budete tisknout štítky včetně oslovení osob, je v této fázi vložený text ignorován a vkládané oslovení se řídí parametry tisku osob, které se nastavují v další fázi Nastavení stylu písma V tomto okně můžete hromadně nebo postupně vybrat velikost a typ písma nebo i barvu pro tisk adresek. Tlačítkem po pravé straně položky vyvoláte standardní funkci Windows pro nastavení písma. Stačí samozřejmě nastavit pouze ty položky, které jste aktuálně vybrali do adresy, nebo použít defaultní nastavení Tisk zpáteční adresy Při tisku obchodního psaní je možné vkládat do pravého horního rohu (štítku, obálky) také adresu odesílatele, pokud nepoužíváte obálky s předtištěnými údaji.

41 Obslužný program 40 K dispozici je až 7 řádků s možností definování velikosti fontu a rozteče řádků (v %) Předvedení nastavených parametrů V tomto kroku můžete před vlastním zahájením tisku zkontrolovat nastavené parametry a vytisknout zkušební stránku. V levém horním okně je zobrazen vzhled štítku, v pravém okně vzhled stránky. Tlačítky Změnit parametry štítku nebo Změnit parametry stránky se vrátíte do příslušných kroků, kde můžete upravit podmínky. Tlačítko Ulož jako vám nabídne možnost nastavení uložit pro další použití. Ve standardním okně zadejte jméno souboru, který bude obsahovat parametry adresek a vyvoláte ho kdykoliv v rámci výběru tisku ( při použití funkce Použít uložený formát ) Tisk obchodního psaní Pokud zvolíte tisk adres na obálky nebo na štítek, nabízí program ještě možnost tisku tzv. obchodního psaní. To představuje specifickou kategorii zásilky České (resp. Slovenské) pošty za nižší poštovné, při splnění některých podmínek. Mezi základní podmínky patří uzavření smlouvy s odesílací poštou, minimální počet 1000 zásilek v jedné dávce a shodný obsah všech zásilek v dávce. Konkrétní podmínky pro zasílání obchodních tiskovin získáte na vaší poště.

42 41 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Kromě podmínky uvedení adresy odesílatele, které lze nastavit v předchozím kroku, vyžaduje pošta výrazné označení tohoto typu tiskoviny písmeny OP a vytištění rámečku v prostoru pro známku, který obsahuje identifikaci smlouvy a označení podací pošty. Tento rámeček obsahuje tři řádky. Na prvním řádku je zkratka PP, na druhém číslo smlouvy s danou poštou a na třetím PSČ a název podací pošty. Při tisku všech náležitostí obchodní tiskoviny na štítek počítejte s omezeným prostorem štítku a dbejte především na velikost písma adresáta, která musí odpovídat požadavkům pošty Svazkování Při hromadném zpracování zásilek vyžaduje pošta zkompletování jednotlivých zásilek do balíků podle daných pravidel. To zahrnuje i povinnost uspořádat zásilky téhož PSČ, přesněji téže doručovací pošty do jednoho balíku - svazku a jednotlivé svazky označit popisem. Kompletní dávka hromadných zásilek při odevzdávání na poště pak musí být ještě vybavena tzv. seznamem svazků, který obsahuje tabulku se soupisem všech svazků. Regist32.exe podporuje všechny náležitosti nezbytné pro hromadné zásilky typu Obchodní psaní (OP). Pokud zvolíte funkci svazkování, objeví se menu s těmito s parametry:

43 Obslužný program 42 Název akce Slouží k internímu odlišení zásilek, zadaný text se objeví v záhlaví souhrnného soupisu všech zásilek. Název podavatele Obsahuje identifikace vaší firmy vůči poště, objeví se jak v záhlaví souhrnného soupisu všech zásilek, tak na každé svazovce v levém horním rohu. Minimum pro svazek Česká pošta stanovuje, kolik je minimální počet zásilek stejného PSČ (dodací pošty), pro který platí vytváření samostatného svazku. Pokud je zásilek méně, sdružují se do vyšší úrovně, tzv. přepravního uzle (instradovací sítě). Toto sdružování a příslušný popis zajišťuje program automaticky. Standardní minimum pro svazek je 10, parametr můžete změnit, ale pouze v případě, že jde o konkrétní dohodu s poštou. Sazba poštovné Podle hmotnosti zásilky a dle platného ceníku poštovného zde uveďte konkrétní sazbu. Ta poslouží k výpočtu dílčích cen zásilek v jednotlivých svazcích i k celkovému součtu. Ceny se objeví v seznamu svazků ve formě tabulky v kolonce "Tarif v Kč". Program si pamatuje zadané parametry svazkování do další změny, můžete si je také samostatně uložit (Uložit jako) pod libovolným jménem. Vlastní svazkování probíhá v rámci tisku adres. Program setřídí zásilky podle PSČ (již není třeba provádět před tiskem, pokud se použije svazkování), spočítá jednotlivá PSČ a podle parametrů je rozdělí do svazků. Podle optima pro svazek rozdělí velké svazky do menších a malé počty zásilek naopak sdruží do tzv. přepravních uzlů, tiskne štítky a obálky a pamatuje" si všechny údaje potřebné pro svazkování. Na konci každé skupiny štítků (obálek atd.) vytiskne program svazovku (tj. štítek bez adresy, který obsahuje údaje:název podavatele / pásmo / PSČ a dodací pošta / počet zásilek ve svazku). Po skončení tisku adres si vyžádá vložení A4 papíru a vytiskne tabulku se seznamem svazků, do kterého spočítá i celkové ceny poštovného podle zadaných hodnot. Tisk seznamu svazků můžete nasměrovat i na jinou tiskárnu, která je nastavena na A4 formát, abyste nemuseli měnit nastavení ze štítků (obálek).

44 43 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Využitím této funkce uspoříte spoustu času a práce tím, že pouze mechanicky lepíte štítky a podle svazovky, která Vám přijde pod ruku", uzavřete svazek, zavážete motouzem a označíte svazovkou (nalepíte ji např. na volný list papíru) a pokračuje dál. Nemusíte počítat zásilky ve svazku a vypisovat údaje na balíky a pracně s nimi manipulovat při závěrečném sčítání všech svazků Uložení do souboru Pokud v úvodní masce průvodce nastavením adresek zvolíte uložení do souboru, program Regist32 předpokládá, že nebudete adresy tisknout a vytvoří pouze textový soubor uspořádaný ve formě tiskové strany. Nebude tedy vyžadovat parametry pro tisk, ale pouze: Počet znaků mezi začátky štítků v řadě Počet řádků mezi začátky štítků pod sebou Počet volných řádků shora Počet volných znaků zleva Počet adresek v řadě. Pro takto definovaný textový soubor nelze samozřejmě určovat velikosti a fonty písma, umístění adresky na papíře atd. V posledním kroku se pouze uloží daný soubor Pokročilé nastavení adresek Potřebujete-li nastavit obsah adresek jinak, než je běžné, poskytuje Regist32.exe možnost detailní definice obsahu štítku postupně po jednotlivých řádcích. V základní masce můžete řádky se svými definicemi přesouvat, mazat, měnit nebo přidávat. Standardně je nastaveno obvyklé uspořádání adresy: Pokud chcete řádek přesouvat, mazat nebo měnit, nastavte na něj kurzor a stiskněte příslušné tlačítko. V případě změny nebo vkládání nového řádku se otevře následující okno.

45 Obslužný program 44 V horní části jsou nabízeny ke vkládání položky aktuální databáze (tj. položky použitelné do adresy), které pomocí Zařaď přesunete do editační části, kde definujete jejich uspořádání v řádku atd. Do řádků můžete vkládat i vlastní text (Vložený text), kombinovat více údajů vedle sebe atd. V části Syntaxe vzhledu řádku se zobrazuje řádek včetně pomocných znaků, v části vzhled pak jeho skutečná podoba. Hranaté závorky znázorňují položky databáze, místo nichž jsou tištěny konkrétní hodnoty. Chcete-li např. vložit mezery mezi položky, zapište požadovaný počet mezer do vloženého textu a stiskněte Zařaď. Nastavení velikosti, typu a barvy písma lze vždy jen pro daný řádek. Pokud např. chcete vytvořit nastavení pro tento typ adresy: FIRMA, s.r.o. Pan Jan Novák Zelená 5800/ Praha 5 použijte pokročilé nastavení, kde nadefinujte druhý řádek tak, aby obsahoval oslovení mezeru Jméno osoby. Pro řádek, kde je OSOBA1 použijte tlačítko Změnit. V okně Nastavení vzhledu řádku Syntaxe vzhledu řádku můžete definovat vstupní proměné, např. OSOBA3 (zařadit z horního menu), pak vložit mezeru nebo pomlčku apod. (viz vpravo Vložený text, napsat mezeru a vložit pomocí zařaď), pak vložitjméno osoby tj. OSOBA1. Následně do parametrů tisku a exportu adres osob uveďte do oslovení "Pan", "Paní" pro jednotlivá pohlaví.

46 45 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Vyloučení nedoručitelných adres V databázích s adresami firem jsou připraveny předvýběry adres, které byly zjištěny jako nedoručitelné. To znamená, že tyto adresy je potřeba vyloučit z výběru vždy, kdy chcete rozesílat nějaké nabídky. Porgram automaticky zjistí, zda jste nedoručitelné adresy vyloučili a pokud ne, vyloučí je automaticky (týká se to pouze tisku nebo exportu adres, nikoli celých záznamů). Pouze v případě, že potvrdíte i přes upozornění, že špatné adresy chcete zachovat, ponechá je program ve výběru. Pokud vybíráte adresy ze souboru ručně, tj. například vyhledáte skupinu 500 firem a ty postupně prohlížíte a individuálně si označujete zajímavé adresy, je důležité vyloučit nedoručitelné adresy předem! Nevyloučíte-li je a po ukončení individuálního výběru zvolíte tisk nebo export adres, program upozorní na špatné adresy. Abyste nepřišli o již provedené označení vybraných adres proveďte toto: Nepotvrzujte vyloučení adres ale nejprve uložte označené (nebo neoznačené) adresy buď v menu Služby Uložit jako dotaz pod jménem (označené, neoznačené) nebo proveďte export (označené, neoznačené) do souboru IČO. Pak dotaz vyvolejte (přes jméno nebo načtením uloženého souboru IČO) tím získáte jen adresy individuálně vybrané z nich vylučte nedoručitelné adresy (nebo použijte funkci, kterou program sám nabídne) Parametry tisku a exportu osob Parametry pro tisk a export adres osob se aktivují po výběru tisku adres v těch databázích, které obsahují jména a funkce manažerů a statutárních zástupců. Toto nastavení je důležité proto, že v jedné firmě obvykle figuruje více osob. Zde určíte, zda chcete ve firmě oslovit všechny osoby, nebo jednu, či osoby přesně vybrané podle určitých specifikací, dále způsob oslovení podle pohlaví. Někdy je zbytečné tisknout štítky a posílat nabídky více osobám v jedné firmě, jiný váš požadavek ale tuto službu naopak bude vyžadovat. Pokud tisk osob chcete ignorovat, stačí tuto funkci přeskočit a pokračovat v nastavení adresek. V rámci tohoto nastavení ještě před vlastním tiskem uvidíte rozvržení položek na štítku (obálce).

47 Obslužný program 46 V okně Oslovení pro můžete určit oslovení mužů a žen, které se vytiskne před jméno osoby. V některých příapdech nelze z dat obchdoního rejstříku pohlaví určit, v tom případě lze vybrat i oslovení pro nerozlišené pohlaví (například Pan / Paní apod.), nebo tuto položku nevyplňovat. V dané případě bude oslovení jen u osob, kde pohlaví je rozlišeno. V okně Oslovit se definuje, zda v jedné firmě chcete oslovit vždy pouze jednu osobu (podle dalších podmínek) nebo více osob. Pokud zvolíte Pouze jednu osobu, program osloví vždy jen jednu osobu ve firmě, a to tu, která odpovídá dalším zadaným podmínkám nebo první v pořadí. Jestliže jste například vybrali podle funkce konkrétní osoby, program osloví vždy první z nich. Pokud jste ale vybrali firmy podle jiných kritérií (například jen obor činnosti), oslovíte vždy první osobu bez ohledu na funkci atd. Pořadí osob ve firmě odpovídá jejich významu, což zhruba odpovídá jejich zápisu v obchodním rejstříku. Pokud zvolíte Všechny vyhovující osoby program postupuje obdobně, vytiskne ale např. pro každou firmu tolik osob, kolik odpovídá dalším podmínkám. Určíte-li například, že se má oslovit každý jednatel, bude to v jedné firmě jedna osoba, v jiné ale například pět nebo více. Kolik osob celkem takto oslovíte, můžete předem zjistit použitím tlačítka Spočítej. V okně Výběr dle funkce specifikujete, jaké funkce ve firmách se budou vybírat do adresek. Bez rozlišení funkce - touto volbou se tisknou adresy všech firem ve výběru a nezkoumá se, jaké funkce (nebo další parametry) osoba má. Pokud oslovujete jen jednu osobu ve firmě, rozumí se tím první, tak jak je zapsána v obchodním rejstříku. Pouze vyhledané osoby - týká se situace, kdy jste vyhledávali v rámci dotazu firmy podle jmen a funkcí osob, podle věku nebo dalších charakteristik. Pak se tisknou jen ty firmy a jejich manažeři, kteří vyhovují daným výběrovým kritériím. Vybrané funkce - po zvolení této možnosti se v pravé části otevře nabídka číselníku funkcí, v kterém můžete označit funkce, které chcete oslovovat (i když jste předchozí výběr provedli podle jiných kritérií). Počet funkce, které jsou v databázi k dispozici je limitován. Zejména funkce výkonných manažerů (kód funkce začínající číslem 1) jsou v obchodním rejstříku uváděny jen zřídka a pokud byste je v této fázi vybrali, může se stát, že se při tisku adres žádná funkce nenajde. Pro oslovení těchto funkcí se doporučuje provést na ně přímo dotaz (nový dotaz nebo modifikace dotazu), abyste zjistili, kolik konkrétních funkcí se ve vybraných firmách vyskytuje.

48 47 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe V okně Pokud nenalezeno, vložit text můžete zapsat oslovení, ketré se má použít pro případy, kdy se adresa firmy tiskne, ale osoba zadaných parametrů tam není. Například do výběru jste zahrnuli i firmy bez kontaktních osob a těm pak bude místo funkce a jména osoby do adresky zapsán text typu "k rukám ředitele" apod. Tlačítko Spočítej vám poskytne možnost zjistit před vlastním tiskem počet adresních štítků, které budete potřebovat. To má význam především tehdy, vyberete-li si volbu "oslovit všechny vyhovující osoby ve firmě". V tomto případě totiž počet adresních štítků bude vyšší než počet vybraných firem, protože v každé firmě bývá více než jeden statutární zástupce. Funkce Spočítej vám navíc zobrazí počty štítků pro oslovení podle pohlaví Parametry tisku Před tiskem jsou nabízeny tlačítka Nastavení tisku a Nastavení tiskárny. Nastavení tiskárny otevře standardní menu Windows pro definování parametrů tiskáren. Nastavení tisku se týká vlastního tisku z programu Regist32.exe a dovoluje definovat okraje a další parametry. Před definováním volných a nedostupných okrajů papíru se doporučuje spustit tisk testovací strany. Tato funkce otestuje možnosti vaší tiskárny z hlediska maximálně dostupných okrajů pro tisk. V rámci tohoto rozpětí pak můžete definovat vlastní okraje pro tisk. Další z voleb nastavení tisku jsou: Zvýrazněný tisk tiskne výrazně názvy položek v záznamech. Tisk vyhledaných slov tiskne inverzně hledaná slova. Barevný tisk umožňuje ve všech databázích tisknout názvy položek tak, jak jsou vidět na obrazovce a tím výsledky udělat přehlednější. V rámci volby Odstránkovat můžete určit, zda tisk začíná na nové stránce vždy po každém záznamu nebo až na konci tisku. Nastavení pro odstránkování na konci tisku se doporučuje např. tehdy, tisknete-li jen několik vybraných údajů z většího množství záznamů a chcete-li uspořit papír. Zvolené nastavení se tlačítkem Ulož zapíše a slouží pro všechny následující tisky. Více různých nastavení můžete uložit jako samostatné soubory tlačítkem Ulož jako. Tato uložená nastavení pak před jednotlivými tisky můžete aktivovat pomocí Načti Tisk výsledků globálního hledání Informace, které vyhledáte v rámci funkce globálního hledání podle IČ, se zobrazují ve formě záložek pro jednotlivé databáze. Abyste mohli informace z tohoto vyhledávání vytisknout kompletně nebo výběrově, je k dispozici ikona s tiskárnou. V nabídce menu pak definujte, které záznamy, z kterých databází, případně v jakém pořadí se mají vytisknout. Využití této funkce má význam především tam, kde máte v prostředí Regist32.exe instalováno více databází obsahujících identifikační čísla firem IČ.

49 Obslužný program 1.7 Export výsledků Formát exportu dat 48 Zobrazíte-li výsledky, můžete kromě tisku použít nabídku Export. Zde, stejně tak jako při tisku se nabízí k uložení do souboru: Aktuální záznam, Označené záznamy, Neoznačené záznamy a Všechny záznamy. Než ale spustíte export dat, zjistěte, jaký výstupní formát máte nastavený. V nabídce Typ exportu můžete zvolit formát exportu pro danou databázi. V databázích Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor, které podporují velké množství variant exportů, je pro lepší orientaci k dispozici také průvodce výstupy, kde najdete i bližší vysvětlivky k formátům exportu. Z hlavního Menu Nápověda lze také sputit přehled Struktury exportovaných dat. Zadáte-li export adres (DBF, XLS, TXT), systém nabídne automatické vyloučení nevhodných adres,

50 49 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe pokud zjistí, že jste tento krok neudělali. Pro vlastní export dat ve zvoleném formátu se otevře maska, v níž můžete definovat počáteční a konečný záznam, periodu a posun periody obdobně jako při tisku záznamů. Vkládat text a ukládat do souboru průběh dotazu lze samozřejmě pouze v případě textového formátu. Ostatní výstupní formáty mají tuto volbu potlačenu. Na rozdíl od tisků je pro export dat nutné zadat jméno výstupního souboru. Program standardně nabízí soubory pojmenované VYSTUP0.* v podadresáři \TEXT. Jméno i uložení souboru můžete libovolně změnit nebo můžete nalistovat cestu a jméno souboru pomocí tlačítka Procházet. Ještě v této fázi zadávání exportu lze změnit výstupní formát v nabídce Typ exportu. Protože exportované soubory slouží pro využití v různých prostředí, poskytuje REGIST32 možnost vybrat i kódovaní, tj. Latin 2, Windows, Kamenický a nebo export dat bez diakritiky. Pokud například exportujete data do DBF formátu, je pro jejich další zpracování zapsáno kódování do hlavičky souboru. Pokud ale napříkald DBF soubor otevřete v MS Excel, předpokládá tento program (bez ohledu na to, co je zapsáno v hlavičce), že jde o kódování Latin 2. Proto pro tyto účely exportujte do DBF v kódování v Latin2. Naopak pro export do XLS formátu použijte kódování Windows (1250) Průvodce výstupy Průvodce výstupy umožňuje lepší orientaci ve všech dostupných formátech exportu (resp. tisku). Pomocí menu lze vybírat z jednotlivých dostupných formátů a kombinovat parametry. Vysvětlivky ke zvolenému formátu se objevují v textovém poli ve spodní části okna.

51 Obslužný program 50 Průvodce je k dispozici v databázích, které podporují velké množství variant exportů (Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor) Export seznamu (XLS) Zobrazený seznam výsledků je možné vyexportovat do souboru ve formátu Microsoft Excel (XLS). Exportují se přesně ty vybrané položky, které jsou aktuálně nastaveny na obrazovce. Nezapomeňte na omezenou kapacitu souborů aplikace MS Excel, která je cca řádků.

52 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Export ových adres V rámci dialogového zobrazení výsledků databází obsahujících ové adresy firem je k dispozici možnost vytvoření souboru ových adres z dávky vyhledaných záznamů. Předtím doporučujeme každý z výběrů omezit předvýběrem Firmy s . Přípravu ových adres pro hromadné rozesílání spustíte tlačítkem Start. Předtím lze ještě definovat počáteční a konečný záznam, pokud nechcete vybírat z celého souboru, případně specifikujte periodu a posun periody. Program vybírá adresy a zapisuje je ve formátu vhodném pro programy elektronické pošty, standardně pro MS-Outlook Express. Zpracování můžete přerušit pomocí Stop. Adresy v přehledovém okně můžete dále vybírat (označovat do bloku) nebo je tlačítkem Označ vše vybrat najednou a pomocí Kopíruj zkopírovat do schránky. Tlačítkem Nová zpráva spustíte nainstalovaný program pro elektronickou poštu a tam vložíte adresy do pole pro adresáta. Doporučujeme využít tzv. skrytou kopii, která nerozesílá všem osloveným seznam adres. Upozorňujeme, že rozesílání nevyžádaných ů může být adresáty považováno za narušení jejich soukromí. Pomocí tlačítka Ulož jako lze označenou skupinu adres uložit jako prostý textový soubor, který můžete využít pro pozdější odeslání ů. ové adresy spolu s dalšími kontaktními údaji lze také exportovat ve formátu WAB určeném pro MS Windows Address Book Přehled transportů Program Regist32.exe dovoluje spustit několik procesů tisku a exportu dat z různých databází a přitom dál pracovat. Exporty a tisky probíhají na pozadí a o jejich stavu vás informuje tzv. Přehled transportu. Ten se sice spustí po zahájení exportu, ale okno můžete zavřít a pracovat v aplikaci dále. Jednotlivé tiskové nebo exportní úlohy můžete označit a pak pozastavit tlačítkem Pauza nebo zrušit tlačítkem Přerušit. Tlačítkem Přerušit vše zrušíte provádění všech procesů. Do té doby vyexportovaná data ale již existují jako soubor v adresáři \TEXT a nepotřebujete-li je, nezapomeňte je smazat Vysvětlivky k formátům exportu Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor podporují velké množství variant exportů, jejich celkový přehled získáte pomocí průvodce exporty. Při exportu můžete volit jednak

53 Obslužný program 52 obsah exportu, formát dat, a způsob uložení některých hodnot. Obsah exportu nabízí skupiny předem připravených možností, samozřejmě v závislosti na dané databázi (maximální nabídku poskytuje Creditinfo Firemní Monitor). K dispozici jsou tyto skupiny připravených exportních formátů dle obsahu: Firmy - zahrnuje kompletní nebo vybrané údaje vztahující se k firmě. Adresy firem - zahrnuje kontaktní údaje na firmy a osoby v nich působící, tj. zejména statutártní zástupce. Účetní závěrky - zahrnuje plné účetní závěrky nebo soubory vybraných finančních údajů a dopočítaných ukazatelů. Komplet - je nabídka poskytující exporty všech dostupných údajů o firmě, týká se jen formátů, které toto umožňují uložit do jednoho souboru (PDF, MDB, TXT). Formát dat nabízí výběr z těchto možností: DBF je formát databáze FoxPro (standard verze 2.5, který je případně importovatelný i do MS Excel). Tento formát lze zpracovat i ve vyšších verzích programů FoxPro vč. Visual FoxPro. Rozsáhlá textová pole jsou uložena do tzv. memopolí, která tvoří paralelní soubor s příponou FPT. XLS je formát tabulkového procesoru MS Office Excel. Pro něj platí omezení maximálního počtu řádků (65.000) a sloupců (max. 100). Do tohoto formátu nelze exportovat některá rozsáhlá textová pole. CSV je univerzální strukturovaný textový formát, který lze importovat do různých prostředí včetně prostředí mimo operační systémy Windows. Každá věta tvoří řádek ukončený znaky CR/LF, jednotlivé položky jsou odděleny středníkem a uzavřeny do uvozovek (kromě datumů). Znak CR/LF uvnitř textových polí je nahrazen znakem (124). V rámci tzv. "zkráceného formátu CSV" jsou vybrána jen pole, která nepřesahují 255 B. Tento formát je optimalizován např. pro import do prostředí software SPSS. XML je univerzální standardizovaný formát dat. Zde zvolený formát XML ukládá hodnoty jako atributy. Počet vět pro jeden soubor je omezen na kapacitu WAB je specifický formát pro MS Windows adresář - Windows Address Book, s kterým spolupracuje např. MS Outlook nebo MS Outlook Express. Do tohoto formátu jsou exportovány jen údaje použitelné v daném adresáři. Počet vět pro jeden soubor je omezen na kapacitu V případě výskytu více ů u jedné firmy je do adresáře WAB ukládán první z nich. PDF je standardní formát pro zobrazení a přenos textů a obrázků. Je vhodný pro přesné zachování všech parametrů zobrazených dat včetně například grafů, které se v jiných formátech neexportují. Počet vět exportovaných do PDF je omezen z důvodů náročnosti na paměť počítače na maximum 20 najednou exportovaných záznamů. MDB je formát určený pro MS Access umožňující současně vytvořit všechny relační tabulky v jednom MDB soubory, tj. např. firmy, osoby, účetní závěrky, atd. Počet vět pro jeden soubor je omezen na kapacitu TXT zkratka označuje prosté textové soubory, které obsahují nestrukturovaná data odpovídající podobě, jak jsou zobrazována ve výstupech. Data jsou vhodná pro načtení do textových editorů jakými jsou MS Office Word apod. Specifikem tohoto formátu je to, že přesně exportuje jen ty položky, které jsou aktuálně vybrány pro zobrazení.

54 53 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Způsobem uložení hodnot se rozumí volba Číselník kódem nebo Číselník textem. Některé položky databáze mají povahu číselníků, tj. v databázích je uložen pouze kód a jeho význam se zobrazuje přes tzv. číselník. Například činnost podle klasifikace OKEČ je uložena jako pětimístný hierarchický kód, význam kódu je popsán textem dlouhým až 120 znaků. Zvolíte-li export typu Číselník kódem, budou ve výstupním souboru uloženy pouze kódy bez jejich významu. Zvolíte-li naopak export typu Číselník textem, budou ve výstupním souboru uloženy významy kódů a délka položek se rozšíří až na 120 znaků, dle potřeby jednotlivých číselníků. 1.8 Práce s vlastními poznámkami Program Regist32.exe slouží také jako účinný marketingový nástroj, který umožňuje k vybraným záznamům dopisovat vlastní poznámky, vkládat datumy a plánovat si akce, modifikovat, aktualizovat kontaktní údaje. Všechna tato vlastní data jsou přednostě použita do výsledků (tisků, exportů) a přednostně se zobrazují. Kromě toho lze podle vložených poznámek i vyhledávat. Údaje vlastních poznámek jsou zálohovány a při aktualizaci nového CD-ROM disku jsou zachovány. Pro síťovou instalaci je možné doinstalovat pomocný program (TCP server), který umožní síťové sdílení poznámek Vkládání individuální poznámky Dialogové zobrazení výsledků nabízí jako jednu ze záložek i Vlastní poznámku. Pro aktuální záznam můžete zde dopisovat libovolné údaje. Doporučuje se, před zahájením rozsáhlejšího vpisování poznámek k větší skupině záznamů, rozmyslet si jednotnou formu popisů událostí (poznatků) atd., aby následně byly tyto poznámky snadno vyhledatelné. Do největšího okna lze zapisovat libovolný text. Předtím můžete pomocí tlačítka vpravo vložit aktuální datum a čas, abyste se později ve více poznámkách lépe orientovali. Pokud do téhož záznamu vkládáte více poznámek s datumem, program poznámky řadí sestupně (nejvýše nahoře v poli tedy bude vždy nejaktuálnější poznámka). Při zapisování poznámky je editovatelný text podtržený. Po uložení poznámky a při jejím opětovném nalistování podtržení zmizí. V okamžiku další změny textu nebo vložení nové poznámky se text opět podtrhne. Více postupně vkládaných poznámek program odděluje přerušovanou čarou pro větší přehlednost. Do poznámky můžete také vkládat texty přes schránku. Doporučujeme nepřekračovat rozsah vložené poznámky nad 60K. Vložené poznámky se ukládají v okamžiku, kdy přejdete na jiný záznam nebo opouštíte zobrazení výsledků, systém se přitom ptá, zda má provedené změny uložit. Pokud pracujete v poznámce déle, zapisujete delší texty a chcete zapsané průběžně ukládat, použijte pravé tlačítko myši, které otevře menu s volbami:

55 Obslužný program 54 Uložit změnu obsahu položky na síť zapíše aktuální stav s možností sdílení všem účastníkům sítě Uložit změnu obsahu položky lokálně zapíše aktuální stav pouze pro místní použití (nezobrazuje se ostatním účastníkům sítě) Zrušit novou změnu obsahu položky zruší aktuálně zapsané a dosud neuložené změny, předchozí údaje zachová Zrušit změnu obsahu položky zruší veškeré indiviuálně vložené zápisy Vyber vše, Vložit, Kopírovat standardní funkce pro práci s textem Obsah poznámky lze střídavě ukládat na síť nebo lokálně pomocí pravého tlačítka myši. Předpokladem je minimální změna (např. vložení aktuálního data). Způsob zobrazování vlastních a síťových poznámek viz nastavení.. Pokud jste vložené hodnoty neuložili pomocí pravého tlačítka myši, při opuštění daného záznamu se program ptá, zda má změny uložit. V tomto případě se vše ukládá lokálně. Kromě údajů vložených v záložce Vlastní poznámka, můžete měnit a doplňovat kontaktní údaje (včetně kontaktních osob), vkládat hodnoceni a plánovat datum akce Připojení externího souboru V rámci vlastní poznámky můžete k firmě připojit i externí soubory. Tlačítko se sponkou nabídne okno, v kterém nastavíte cestu k požadovanému souboru. Sponka je barevně zvýrazněna tam, kde jsou připojené soubory. Týmž tlačítkem soubor vyvoláte a pokud máte s typem souboru asociované programy, můžete soubor přímo otevřít. Připojené soubory lze libovolně přidávat a ubírat. Informace o připojených souborech (tj. cesta v adresáři a jméno souboru) se zobrazuje nebo tiskne v rámci Vlastní poznámky. Pokud nechcete přehled připojených souborů tisknout, zrušte ve výběru položek položku Vlastní poznámka Oprava a vkládání kontaktů Kontaktní údaje a položky adresy lze v rámci dialogového zobrazení výsledků individuálně měnit. V položce, která je zpřístupněna pro změnu, se při nastavení myši změní šipka na kurzor a do okna je možné zapsat nové údaje nebo stávající opravit. V zásadě se to týká údajů v záložce Spojení a údajů adresy v hlavní masce v databázích, které mají povahu kontaktů na firmy. Před provedením změny se text v položce zvýrazní podtržením. Po přechodu na jiný záznam nebo po uložení změny pravým tlačítkem myši (volba Uložit změnu) se celé pole obarví žlutou podkladovou barvou (nebo jinou podle nastavení). Pravé tlačítko myši také umožní vložit hodnoty pro síťové sdílení (Uložit na síť), pokud máte příslušnou instalaci. Pokud jste vložené hodnoty neuložili, při opuštění daného záznamu se program ptá, zda má změny uložit. V tomto případě se vše ukládá lokálně. Pravé tlačítko myši a nabízené volby použijte také, chcete-li zapsané změny zrušit a vrátit se k původním hodnotám. V rámci individuálních změn můžete také vkládat nebo měnit i kontakty na osoby.

56 55 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Takto vložené kontakty budou přednostně použity při tisku nebo exportu adres. Zpětně vyhledatelné jsou v rámci hledání v poznámce pouze jako Všechny změněné. Nemohou se ale vyhledávat v nabídce Dotaz (resp. Modifikace dotazu) ani podle jména nebo funkce. Vyhledávání v těchto slovnících odpovídá původním datům dodaným na CD-ROM (DVD) discích Vkládání osob V záložce Spojení jsou uvedeny i osoby (manažeři, statutární zástupci). Tyto osoby lze měnit nebo přidávat. Tlačítkem pro změnu (vpravo nahoře dané záložky) vyvoláte okno pro zadávání parametrů osoby. Doporučujeme uvádět jméno a funkci stejným způsobem, jako jsou uváděni statutární zástupci v dodaných datech. Kromě toho si do příslušné editační tabulky můžete doplňovat telefony a y na konkrétní osoby Hodnocení a provázání akce V okně Hodnocení můžete vložit kategorii shrnující výsledek jednání. Tato položka má vlastnost, že ji lze předem definovat a provázat s ostatními položkami vlastní poznámky. Můžete si například nastavit, že pro každé Hodnocení X které vyberete, se automaticky nastaví určený druh akce a naplánuje se datum o stanovený počet dnů vyšší než je datum aktuální. Zároveň se může zapsat do poznámky předem definovaný text. Používáte-li například vlastní poznámku pro postupné kontaktování firem, nastávají standardní situace, pro které je pracné pokaždé vše zapisovat znovu.

57 Obslužný program 56 V okně Datum další akce můžete plánovat další jednání, kontaktování či libovolnou jinou akci. Stačí rozvinout připojený kalendář a nalistovat v něm odpovídající datum. Specifikaci, o jakou konkrétní akci se v naplánovaném období jedná, vložíte v okně Druh další akce. Okno je při prvním použití prázdné a můžete do něj zapisovat libovolný text. Při každém dalším použití se tento již dříve vložený text nabízí k dalšímu použití. Je proto dobré typy akcí si předem rozmyslet a pro tutéž akci pak vždy používat shodné označení. Datum a druh akce slouží pouze pro vlastní plánování, není podporováno jejich sdílení v síti. Menu Hodnocení v záložce vlastní poznámky může fungovat jako samostatná položka, do které zapisujete libovolné hodnoty a zpětně je z menu vybíráte. Můžete však využít užitečnou podporu, která umožňuje předem definovat různé katagorie hodnocení a provázat je s dalšími položkami tak, aby se podle hodnocení automaticky vyplnil druh další akce, naplánovalo datum další akce a případně zapsal text do poznámky. Tlačítkem Nové přidáte nové hodnoty do menu Hodnocení včetně jejich vazeb. Pokud chcete zabránit "nekontrolovanému" přidávání kategorií hodnocení, doporučujeme kategorie jednou nastavit a všem pracovníkům pak zakázat tyto měnit. K tomu je nutno v nastavení v záložce Vlastní poznámka zatrhnout volbu Používat pouze předefinované hodnoty. Chcete-li předdefinované hodnoty rozdistribuovat všem pracovníků, stačí, když si zkopírují soubor SPRAKON.CDS z adresáře počítače, kde byly závazné hodnoty nastaveny (soubor se nachází tak, kde je databáze instalována standardně C:\AFM v podadresáři \WORK).

58 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Vložení nového hodnocení V rámci nastavení Hodocení se nové vazby přidávají nebo stávající mění (ruší) v tomto okně: K zapsanému Hodnocení je možné nastavit, zda se má vyplnit konkrétní vybraná (nově zapsaná) akce a naplánovat datum příští akce. Toto datum se automaticky vypočítá od aktuálního dne přičtením stanoveného počtu dnů. Program vynechává automaticky soboty a neděle. Též lze definovat, zda a jaký text se má automaticky vložit do textové poznámky. Doporučujeme, abyste si před rutinním používáním těchto nástrojů vlastní poznámky předem promysleli, k jakému účelu budou sloužit a jaké kategorie Hodnocení a Druhů akcí přicházejí v úvahu. Usnadní vám to pozdější práci a především se pak zjednoduší vyhledávání ve vlastních poznámkách Hromadné vkládání poznámek Kromě individuálně zapsaných poznámek můžete také všem záznamům v aktuálním výběru hromadně vložit (smazat) poznámku, datum akce i typ akce. Funkci spustíte tlačítkem v pravém horním rohu. Vlastní hromadné vkládání údajů probíhá shodně s individuálním vkládáním.

59 Obslužný program 58 Hromadné vkládání údajů probíhá lokálně, síťové hromadné vkládání údajů není podporováno. Důležité je si před hromadným vložením zkontrolovat, zda výběr odpovídá skutečně firmám, které mají společný rys a zda výběr není příliš rozsáhlý. Vkládané poznámky totiž vytvářejí na vašem disku samostatné databáze, které mohou zabírat prostor. Práce s poznámkami vloženými k desetitisícům firem je také pomalejší. Chcete-li označit nějkou velkou skupinu firem, je vhodnější použít funkci uloženého dotazu, kde pomocí připojení poznámky popíšete společný rys všech firem. Obdobně si můžete uložit soubor IČ pro další použití. Vkládaná poznámka slouží spíš k individuální práci se záznamy v rozsahu stovek či max. tisíců. Zvolíte-li funkci Zálohovat údaje nebo potvrdíte-li vložení hromadné poznámky, nabídne program před provedením této transakce ještě možnost zálohovat původní stav poznámek. V tom případě nabídne standardní menu Windows pro určení cesty a jména databáze Zálohování poznámek Zvolíte funkci Zálohovat údaje v rámci hromadného vložení poznámky. Program nabídne možnost zálohovat aktuální stav všech poznámek. Nabídne standardní menu Windows pro určení cesty a jména databáze. Opačným postupem se záložní databáze dá načíst, pokud zvolíte funkci Načíst záložní databázi. Kromě toho se již provedené hromadné změny dají zrušit pomocí funkce Smazat, která umožní smazat například jen jednu ze tří typů vkládaných poznámek (například smaže Datum akce u všech záznamů a ponechá poznámku a typ akce). 2 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 2.1 Úvod Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor jsou obchodní názvy

60 59 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe produktů, které vznikají a základě dlouhodobé praxe ve sběru a zpracování dat o firmách ve společnosti Albertina data, s.r.o. Tato společnost je kapitálově spojena s firmou Creditinfo Czech Republic, s.r.o, která se soustřeďuje především na sběr a zpracování finančních informací a na poskytování kreditních zpráv o firmách. Obě databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor jsou založeny na veřejně dostupných a zveřejnitelných datech o všech registrovaných subjektech v ČR, tj. podnikatelských i nevýdělečných organizacích. Obě databáze obsahují shodné funkce a data, databáze Creditinfo Firemní Monitor je navíc vybavena dalšími údaji a funkcemi. V této části manuálu najdete vysvětlivky ke způsobu zpracování dat, k obsahu a způsobu použití jednotlivých údajů. Obecný manuál k ovládacímu software (Regist32) je k dispozici v rámci kapitoly Obslužný program. Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor postihují základními identifikačními údaji všechny subjekty, kterým bylo přiděleno identifikační číslo (IČ). Jde tedy o unikátní databáze pokrývající jak podnikatelské subjekty (včetně podnikajících fyzických osob), tak všechny družstva, nadace, státní, rozpočtové nebo příspěvkové organizace atd. Databáze nicméně nemají charakter oficiálního registračního zdroje a záznamy v databázi uložené nemají právní závaznost (což ostatně nemají např. ani záznamy o právnických subjektech přístupné prostřednictvím ministerstva spravedlnosti na Internetu). Databáze představují především unikátní informační a marketingový nástroj, který integruje externí, veřejně dostupná data z různých zdrojů. Albertina data a Creditinfo Czech Republic zásadně zveřejňují jen ta individuální data o podnikatelských subjektech, která nejsou předmětem ochrany zákona o individuálních údajích, čili data, která lze veřejně šířit. Jednotkou zápisu v databázích je záznam, který odpovídá jednomu registrovanému subjektu, jedné organizaci, která je rozlišena unikátním identifikačním číslem IČ. Pokud se k dané firmě vztahuje například více účetních závěrek, jsou zobrazeny vždy v rámci tohoto jednoho záznamu o firmě. 2.2 Zdroje a aktualizace dat Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor mají shodná základní data o firmách v ČR. Creditinfo Firemní Monitor navíc obsahuje finanční, platební a některé další informace. Východiskem obou databází jsou základní registrační data všech organizací, Tato data se průběžně doplňují a aktualizují údaji na základě mnoha zdrojů, zejména na základě veřejných registrů, jakými jsou obchodní rejstřík, registr živnostenského podnikání, registr ekonomikcých subjektů, registr plátců DPH atd. Do zpracování dále vstupuje řada dalších zdrojů, mimo jiné např. údaje zpracované z webových prezentací firem, data poskytnutá smluvními partnery. Samostatným a značně nákladným procesem je sběr a zpracování účetních závěrek vstupujících do databáze Creditinfo Firemní Monitor. Účetní závěrky jsou pořizovány na Sbírkách listin vedených při krajských soudech a následně přepisovány do elektornické podoby, kontrolovány a doplňovány o další údaje. Smluvní partneři poskytují také údaje o platebním chování zákazníků, které je statisticky vyhodnoceno a integrováno jako unikátní informace do databáze Creditinfo Firemní Monitor. Obě databáze jsou aktualizovány průběžně, nepřetržitě jsou monitorovány veřejné registry, účetní závěrky se zpracovávají v nepřetržitém sledu. Vzhledem k objemu registrovaných subjektů i

61 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 60 vysoké pracnosti při zpracování některých dat ale není možné okamžitě zachytit a zpracovat všechny změny nebo nově se objevící skutečnosti. Databáze na CD-ROM a DVD discích jsou vydávány s měsíční aktualizací. Měsíčně je také aktualizována databáze na internetovém serveru. 2.3 Obsah databáze a tipy pro hledání Název firmy Databáze rozlišuje Obchodní název firmy a Registrovaný název firmy. Registrovaný název je uváděn přesně tak, jak je zapsán v příslušném registru. Obchodní název pak je upraven tak, aby byl použitelný pro potřeby kontaktování firem, pro lepší práci s tímto údajem (např. tisk na adresní štítky), příklad: Registrovaný název firmy: V Z O R O V Á O B CH O D N Í S P O L E Č N O S T, společnost s ručením omezeným (německy GmbH, anglicky Ltd.) Obchodní název firmy Vzorová Obchodní Společnost, s.r.o. Obchodní jméno fyzické osoby obsahuje obvykle jen její příjmení a jméno, popř. dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání. Součástí obchodního jména právnické osoby je i dodatek označující jejich právní formu. Vyhledávání podle názvu firmy pracuje se společným slovníkem obchodních i registrovaných názvů, takže je zajištěno, že firma bude vyhledána ve všech případech. Program umožňuje najít každé slovo (zkratku) názvu firmy. Můžete tedy vyhledávat i podle neúplných nebo nepřesných názvů. Při hledání názvu složeného z více slov je možné postupovat několika způsoby. Nejrychlejší způsob vyhledávání umožňuje funkce Skupina, která umožňuje současně zadávat podmínky pro vyhledávání s použitím operátorů AND, OR, AND NOT a zadávat pravostranné rozšíření. Při vyhledávání podle názvů firem počítejte s různými variantami zápisu slov a zkratek. Firma "Kovoservis" může být například zapsána i ve formě "KOVO servis", příkaz pro vyhledání ve skupině by tedy zněl: kovoservis or kovo servis Adresa firmy Databáze rozlišuje Obchodní adresu a Registrovanou adresu. Registrovaná adresa je uváděna tak, jak je zapsána v příslušném registru. Obchodní adresa je upravena pro potřeby doručování, tj. respektuje požadavky pošty. Odpovídá registrované adrese, pokud není individuálně nebo z doplňkových zdrojů zjištěno, že firma je registrována na jiné adrese, než na které fyzicky sídlí. V tom případě je obchodní adresa upravena a registrovaná ponechána. Obchodní adresa obsahuje obec, ulici, PSČ a zvlášť název pošty. Kromě toho obsahuje pole pro případnou specifikaci doručování (např. P.O.BOX). Obchodní adresa je uspořádána takto: Obchodní adresa: Ulice a číslo Obec Poštovní adresa: Ulice a číslo PSČ Pošta

62 61 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe PSČ se váže vždy k poště. Příklad: Obchodní adresa: č.p. 85 Dobrkovice Poštovní adresa: Dobrkovice Velký Ořechov nebo Obchodní adresa: č.p. 85 Dobrkovice Poštovní adresa: P.O.BOX Velký Ořechov Pří vyhledávání podle adresy je možné specifiovat hledání podle obchodní (Obec, Ulice, PSČ, Pošta) nebo registrované adresy (Obec, Ulice, PSČ). Jména ulic jsou uložena po jednotlivých slovech včetně čísel. Tím je umožněno vyhledat přesně konkrétní adresu a zároveň postihnout různé možnosti zápisu jména ulice. Nejrychlejší způsob vyhledávání umožňuje funkce Skupina. Firmy sídlí v Masarykově ulici č. 158 vyhledáte příkazem Masaryk* 158. Zahrnete tím do vyhledání adresy jako Masarykova 158, Masarykova ul. 158, ulice T.G.Masaryka 158 apod. Pokud hledáte přesné orientační a popisné číslo zapsané ve formě např. 3/142 nebo 142/3, zapište obě čísla oddělená mezerou (nebo spojená and), např. široká Program pak vyhledá adresy typu: Široká ul. 3/142, Široká 142/3, Široká atd. Také při vyhledávání podle údaje Obec můžete využít funkci Skupina. Protože obce jsou uloženy jako víceslovné fráze, má smysl používat pouze pravostranné rozšíření (*) případně operátor OR. Chcete-li např. vybrat společnosti, které sídlí v Horažďovicích nebo Plzni Doubravce, zapište v okně pro Skupinu: horažďovice* or plzeň doubravka Při vyhledávání víceslovného řetězce v údaji Obec použijte intuitivní zápis nebo logické operátory (and or and not). Nechcete-li specifikovat, zda se hledá obchodní nebo registrovaná adresa, využijte hledání adresy bez rozlišení. V tomto společném slovníku stačí napsat adresu (obec, poštu, ulici, čislo atd.) zcela intuitivně a vyhledají se všechny možné kombinace registrované nebo obchodní adresy IČ a DIČ IČ a DIČ jsou základní identifikační čísla ekonomických subjektů. Vyhledávání podle identifikačních čísel slouží k rychlému a jednoznačnému výběru konkrétního subjektu. V menu IČ firmy se nabízí tyto volby: IČ firmy Soubor IČ DIČ Soubor DIČ Pro IČ a DIČ se otevře okno, v němž jsou vzestupně seřazena tato čísla. V případě DIČ se vyhledává pouze číslo za identifikací země "CZ". Funkce Najdi umožní napsat řetězec osmi čísel. Pokud zadané IČO neexistuje (bylo např. zadáno chybně), program se nastaví na nejbližší číslo. Volba Soubor IČ, resp. Soubor DIČ předpokládá, že máte v některém z adresářů předem připraven

63 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 62 soubor s čísly, která chcete importovat Telefon, fax, , URL Pro některé firmy je doplněno telefonní a faxové spojení, popřípadě adresa elektronické pošty a URL adresa (prezentace firmy na internetu, tj. web stránky). Údaje jsou získávány z různých veřejných zdrojů nebo poskytovány přímo firmami. Albertina data přebírá údaje o telekomunikačním spojení např. z webových stránek firem nebo je pořizuje z oficiálního telefonního seznamu. Výběr firem obsahujících jednotlivá telekomunikační spojení umožňuje snadno a rychle funkce Předvýběry. Vedle položky Telefon v záložce spojení (dialogového zobrazení) je tlačítko Telefonní seznam, které vygeneruje přímý dotaz do internetové aplikace telefonního seznamu, přičemž do vyhledávací masky vloží název firmy, aby se usnadnilo případné dohledání telefonu. Údaje o spojení můžet také individuálně opravovat nebo doplňovat Datum vzniku, druh vlastnictví, právní forma V rámci menu Další registrační údaje je k dispozici Datum vzniku. Datumová se vyhledává jako časový interval. Po otevření této volby se zobrazí okno, v němž můžete zadávat rozmezí dne, měsíce a roku. Program automaticky nabízí nejstarší a nejaktuálnější dostupné datum. Zápisem do okna nebo pomocí tlačítek lze vybrat požadované časové rozpětí. Chcete-li vybrat např. jen konkrétní rok (1997), zadejte interval Položka Druh vlastnictví rozlišuje jednotlivé typy vztahu osob resp. jiných subjektů k majetku firmy. Umožňuje především rozlišit soukromé, družstevní, státní a komunální vlastnictví. Právní forma ekonomického subjektu označuje formu subjektivity, a to takovou, v níž je subjekt schopen mít práva a povinnosti při své činnosti. Vyhledávání podle typu právní formy patří k důležitým nástrojům výběru skupin firem, protože právní forma určuje např. odpovědnosti, rozsah povinnosti dostát závazkům apod. Ve slovníku můžete označit jednotlivé požadované právní formy nebo využít hierarchické povahy kódu. V příkazu Skupina pak stačí zadat 2*, čímž se vyberou všechny záznamy s kódem právní formy začínajícím číslem "2", tj. v tomto případě všechny typy družstev. Údaj právní formy lze využít i jako jistý prvek rozlišující velikost podniku. Hledáte-li např. podniky, které mají větší základní kapitál než Kč, použijete využít údaje Základní kapitál. Kromě toho by se nemělo v daném případě zapomenout na akciové společnosti, které mají ze zákona základní jmění nejméně 1 mil. Kč, ale ne všechny musí mít položku "Základní kaitál" naplněnu Zápis v obchodním a živnost. rejstříku Pro všechny firmy, kterých se týká registrace v obchodním rejstříku, je připojena informace převzatá z tohoto zdroje zveřejněného na internetu. U subjektů, podnikajících na základě živnostenského zákona, kteří se nezapisují do obchodního rejstříku, je doplněn text živnostenského rejstříku. Aktuální stav odpovídá možnostem individuálního zjišťování těchto údajů na Internetu. Pro potvrzení údajů resp. pro získání nejaktuálnějších informací umožňuje program Regist32.exe pomocí tlačítka

64 63 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe automaticky vygenerovat dotaz do obchodního rejstříku Ministerstva spravedlnosti ČR pro dané IČ, nebo tlačítko ARES, které se spojí s informačním serverem ministerstva financí Rejstř. soud, finanční úřad, instit. sektor V menu Další registrační údaje lze vyhledávat právnické osoby podle rejstříkového soudu, tj podle příslušné registrace v obchodním rejstříku. Tento údaje se pak zobrazuje ve výsledcích včetně oddílu a čísla vložky zápisu v OR a může být mimo jiné užtečný v případě, kdy potřebujete získat některé dokumenty ze sbírky listin. Zařazení subjektů k příslušnému finančnímu úřadu vychází z registrace plátců DPH. Podle finančních úřadu lze firmy vyhledávat a z hlediska regionální segmentace to představuje zajímavý stupeň mezi krajem (okresem) a obcí (sídlem). Údaj Institucionální sektor zatřiďuje firmu do klasifikace sektorů používaném především statistickými úřady v Evropě. Údaj nahrazuje dříve používanou klasifikaci SNA Okres, kraj, velikost obce V rámci nabídky Region se otevřou tato podmenu: Okres Kraj Velikost obce Vyhledávání podle okresů resp. krajů slouží pro rychlé teritoriální členění vybraných skupin firem. Okresy jsou v nabídce řazeny abecedně v rámci krajů. Kraje jsou uvedeny v logické posloupnosti členění oficiálního číselníku NUTS. V číselníku okresů i krajů lze samozřejmě vyhledat jakýkoliv řetězec prostřednictvím volby Najdi. Velikost obce vychází z posledního realizovaného sčítání obyvatel v ČR a zařazuje každou obec do jedné z 10 kategorií velikosti Správní obvody pověřených obcí V menu Další registrační údaje lze vyhledávat také podle správních obvodů pověřených obcí. Tyto územně správní oblasti definuje zákon 314/2002 Sb.z roku 2002, který rozlišuje Obce s rozšířenou pravomocí a Obce s pověřeným obecním úřadem. Podle obou těchto kategorií lze vyhledávat firmy, jejichž registrované sídlo spadá pod pravomoc příslušné obce. Údaj tak poskytuje další možnost regionální segmentace kontaktů jako doplněk k členění podle okresů nebo krajů. Obce s rozšířenou pravomocí a Obce s pověřeným obecním úřadem jsou ve slovníku řazeny podle kódu obce. Tento šestimístný nevýznamový kód odpovídá kódu obce používaném ve státní správě i jinde, též je označován jako základní územní jednotka - ZUJ. Creditinfo Firemní Monitor navíc rozlišuje ještě správní obvody pro Prahu. Zatímco příslušný zákon určuje Prahu současně jako obec s rozšířenou pravomocí i obec s pověřeným obecním úřadem, je v databázi v položce obec s pověřeným obecním úřadem uveden správní obvod, tj. Praha 1 až Praha 22. Kódy obcí (sídel) a příslušných obcí s rozšířenou pravomocí a obcí s pověřeným obecním úřadem jsou obsaženy i v exportních souborech, konkrétně v těch exportech, které zahrnují registrovanou adresu firmy (kompletní záznam nebo adresa - obchodní a registrovaná adresa). Jedná se o

65 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 64 exportované položky ICZUJ (obec), POZUJ (pověřená obec), RPZUJ (rozšířená pravomoc). Ve všech je používán šestimístný kód obce (resp. městské části - v případě Prahy). Číselníky k těmto údajům najdete v adresáři \CISEL, pojmenované jsou CICZUJ, CPOZUJ a CRPZUJ Předmět činnosti a jejich počet Předmět činnosti obsahuje textové vyjádření registrovaných činností firmy, tak jak je má zapsány v obchodním nebo živnostenském rejstříku. Lze v nich vyhledávat podle libovolných slov. Do slovníku jsou zařazeny jen ty činnosti, které jsou aktuální, nikoli činnosti přerušené nebo zrušené. Kromě vyhledávání podle textu činnosti jsou databáze obohaceny o možnost pracovat i s počtem registrovaných činností. Počet platných činnosti u firmy dle obchodního nebo živnostenského rejstříku umožní odlišit ty subjekty, které mají hledanou aktivitu zapsanou jako jedinou, od firem, které mají registrováno mnoho aktivit a hledaná činnost může být jen doprovodná a nepodstatná Klasifikace činnosti OKEČ Odvětvová klasifikace ekonomických činností (OKEČ) je hierarchická klasifikace používaná pro zatřídění ekonomických činností organizací a je kompatibilní s mezinárodní klasifikací NACE. Číselný kód klasifikace OKEČ je tvořen pěti číslicemi. Každé firmě je přidělena minimálně jedna kategorie OKEČ, přičemž jedna určuje tzv. převažující činnost organizace (OKEČ převažující). OKEČ je přidělována na základě registrovaných činností, tzn. nemusí vždy pokrývat všechny (dočasné, neregistrované) aktivity organizace. Vyhledávání podle jednotlivých úrovní hierarchické klasifikace OKEČ slouží pro výběr firem, které jsou aktivní v určitém odvětví, průmyslovém oboru nebo jiné oblasti výdělečné nebo nevýdělečné činnosti. Databáze nabízí dvě základní volby: OKEČ převažující OKEČ kompletní Obě nabídky se vztahují ke stejné klasifikaci, přičemž z menu OKEČ převažující lze vyhledávat ty organizace, pro něž je daná činnost vyjádřená příslušným kódem považována za základní, hlavní činnost organizace. OKEČ kompletní vyhledá činnosti bez ohledu na to, zda jsou uvedeny mezi hlavními nebo doplňkovými, vedlejšími. Pro obě volby se zobrazí nabídka Oddíl, Pododdíl, Skupina, Podskupina, vyjadřující čtyři stupně dle podrobnosti v této struktuře: oo p s d oo (oddíl), p (pododdíl), s (skupina), d (podskupina). Oddíl klasifikace OKEČ má toto obsahové členění: zemědělství, myslivost a lesní hospodářství 05 rybolov a služby v rámci rybolovu dobývání nerostných surovin zpracovatelský průmysl výroba a rozvod elektřiny, plynu a vody 45 stavebnictví obchod 55 pohostinství a ubytování doprava, skladování a spoje peněžnictví, pojišťovnictví nemovitosti, služby, výzkum a vývoj 75 veřejná správa, obrana, sociální pojištění 80 školství

66 65 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe zdravotnictví ostatní veřejné, sociální a osobní služby domácnosti zaměstnávající personál Po otevření volby Oddíl, Pododdíl atd. se zobrazí příslušně podrobný číselník oborů obsahující vždy kód a název oboru. V číselníku lze listovat standardním způsobem, případně lze vyhledat jakýkoliv řetězec prostřednictvím volby Najdi. Hledáte-li např. firmy, které se zabývají výrobou keramiky, zadejte v menu Podskupina volbu Najdi a řetězec keram. Program pomocí funkce Najdi další pak vyhledá všechny kategorie OKEČ, v nichž se vyskytuje slovo keramika, keramický apod., tj. kódy 26200, 26210, 26212, 26220, 26240, 26250, 26260, Při prohlížení kódů zjistíte, že by bylo jednodušší využít vyšší úroveň klasifikace. V položce OKEČ v podmenu Pododdíl najděte a označte kategorii 262 a 263, čímž dosáhnete výsledku rychlejším způsobem. Po otevření slovníků OKEČ, se v programu Regist32.exe zobrazí ve spodní části okno s poznámkami, resp. vysvětlivkami ke klasifikaci OKEČ. K položce klasifikace OKEČ se objeví vysvětlující text, který blíže definuje obsah skupiny, oddílu resp. jiné kategorie. Většinou jsou vysvětlena sporná zatřídění některých činností, případně jsou uvedeny činnosti, které do zobrazené kategorie nepatří. Najdete tu i odkaz na věcně příslušející kategorii. Vysvětlivky vychází z poznámek používaných Českým statistickým úřadem při zatřiďováním ekonomických subjektů do této klasifikace. K některým položkám klasifikace OKEČ nejsou uvedeny žádné poznámky, okno je potom prázdné Rejstřík výrobků a doplňková inf. Rejstřík výrobků a služeb je unikátní členění činností firem zapracovávané přímo společností Albertina data, s.r.o. Rejstřík v popisu činností jde na úroveň skupin výrobků a služeb, která je optimální pro marketingové potřeby a která je zároveň reálně zjistitelná a zpracovatelná z veřejných zdrojů. Rejstřík jednoznačně rozlišuje a vyjadřuje i fázi cesty výrobku k zákazníkovi (tj. skutečnost, zda ve vztahu k produktu jde o výrobu, dovoz, velkoobchod, maloobchod, poradenství atd.). Nesměšuje se tak obsah a forma (výrobek a způsob zacházení s ním) jako to bývá v jiných klasifiakcích. Kombinací výrobku a fáze lze pak přesně rozlišit konkrétní činnost firmy, např.: dietní potraviny (bez rozlišení fáze) velkovýroba dietních potravin dovoz dietních potravin velkoobchod dietními potravinami maloobchod dietními potravinami poradenství v oblasti dietních potravin V rejstříku výrobků a služeb je nejvhodnější vyhledávat konkrétní slova nebo jejich části pomocí funkce Najdi. Položka rejstříku se firmě přiděluje jen tehdy, když je skutečně její činnost známa, a je aktuálně vykonávána. Rejstřík výrobků a služeb je doplňován průběžně, vyžaduje to ale náročnou, většinou individuální práci, takže samozřejmě nelze garantovat zatřídění všech firem. Údaj Doplňková informace představuje volný text, kterým společnost popisuje svoji činnost, nabízí své produkty a služby, upřesňuje údaje o sobě. Texty jsou zařazeny jen u těch společností, které tuto možnost využily v rámci přímé komunikace s firmou Albertina data. Vyhledat lze libovolné slovo textu.

67 Creditinfo - Firemní Monitor ČR Kapitál, obrat, export, import Pro některé firmy je připojena informace o výši základního jmění a ročním obratu nebo specifikace objemu exportu či importu. Údaj Základní kapitál je zásadně získáván z dostupného zápisu v obchodním rejstříku, výjimečně přímým kontaktem. Roční obrat je uváděn jako přesné číslo v mil. Kč nebo je uvedena kategorie ročního obratu. Přesný obrat je získáván z účetních závěrek podniků, které tvoří součást databáze Creditinfo Firemní Monitor. Obrat je počítán jako celkové výnosy tj. součet provozních výnosů, celkových finančních výnosů a celkových mimořádných výnosů (položky databáze PROVVYN+FVTOTAL+MVTOTAL). Podrobnější rozklad vzorců je k dispozici na vyžádání. Obrat je zaokrouhlován na celé milióny. Všechny hodnoty různé od nuly a menší než 1 mil. se zaokrouhlují na 1 mil. (tj. firma s ročním obratem např bude mít uveden 1 mil.). Roční obraty se nepočítají z těch účetních závěrek, které jsou za kratší období než 12 měsíců nebo jde (v ojedinělých případech) o velmi zkrácené závěrky, kde není dostatek údajů pro výpočet obratu. Kategorie ročního obratu jsou získávány na Českém statistickém úřadě. K nim jsou přiřazeny také kategorie odvozené z přesného obratu dle závěrek, takže hledání podle kategorií pokrývá maximum firem. Hledání podle přesné hodnoty obratu se týká jen firem, k nimž existuje účetní závěrka. Údaj o ročním obratu může být uveden i za více let ve formě časové řady. Vyhledávání podle ročního obratu pracuje v tzv. kombinovaném dotazu, kdy v jedné záložce zadáte interval obratu nebo vyberete kategorii obratu a v druhé záložce zvolíte roky obratu. V případě, kdy volíte konkrétní roky, zrušte zaškrtnutí kodnoty "LAST". Pokud roky nezvolíte, automaticky se hledá vždy poslední dostupný rok (téhož dosáhnete, když v záložce s roky zvolíte hodnotu "LAST"). V položce Základní kapitál lze vyhledat numerické hodnoty základního kapitálu (v Kč), jehož výši společnosti zveřejňují při svém vzniku nebo při navýšení (snížení) základního kapitálu. V této položce není údaj uveden, pokud nebyl zjištěn z dat Obchodního věstníku nebo jiným způsobem v průběhu zpracování dat ve společnosti Albertina data. Základní jmění se vyhledává jako číselný interval. V příslušné masce lze zadat hodnotu od a do. Všechny hodnoty jsou chápány včetně zadaného čísla. Údaje o exportérech a importérech jsou uspořádány do objemových kategorií za uplynulý rok. Lze vyhledat firmy, které v minulém roce vykázaly dovoz nebo vývoz v objemu Kč nebo Sk. Pro výběr všech exportérů nebo importérů zaškrtněte všechny kategorie exportérů a v druhém kroku modifikujte dotaz (OR) se všemi kategoriemi Importérů. Vyhledávání podle importu nebo exportu pracuje v tzv. kombinovaném dotazu, kdy v jedné vyberete kategorii importu nebo exportu a v druhé záložce zvolíte roky obratu. Pokud roky nezvolíte, automaticky se hledá vždy poslední dostupný rok (téhož dosáhnete, když v záložce s roky zvolíte hodnotu "LAST") Osoby ve firmách Databáze zpracovává strukturované kontakty na osoby, které jsou uváděny v obchodním rejstříku jako statutární zástupci případně vlastníci (společníci). V menším rozsahu obsahuje také výkonné manažery zjištěné individuálním sběrem dat. Tyto kontakty lze vyhledávat podle jména, postavení (funkce ve firmě) nebo podle tzv. typu osoby,

68 67 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe což představuje výběr podle pohlaví, kategorie roku narození nebo země původu. Jméno osoby je zpracováno tak, jak bylo zapsáno do obchodního rejstříku včetně titulů. Pro vyhledávání jsou jména rozdělena po slovech, pro rychlé a snadné vyhledání konkrétní osoby je nejlepší použít funkci Skupina, v níž lze zapsat intuitivně jméno např. karel novák. Program vyhledá všechny výskyty tohoto jména. Funkce ve firmě je zařazena do jednotné klasifikace, která zaručuje jednoznačný výběr požadované funkce. Klasifikace obsahuje i funkce výkonné (kódy začínající číslem 1), které jsou ovšem v obchodním rejstříku uváděny pouze zřídka. Funkce statutárních zástupců jsou v klasifikaci zařazeny pod kódy začínající číslem 2. Typ osoby nabízi tři slovníky. Pohlaví je určeno tehdy, pokud lze automatizovaně rozeznat podle jména, nebývá uvedeno u některých jmen zahraničních osob. Věková kategorie, resp. kategorie roku narození je uspořádána po deseti letech a vychází z publikovaného rodného čísla nebo data narození. Tento údaj není nikde zobrazen, netiskne se ani se neexportuje. Je určen pouze pro vyhledávání. Země původu používá mezinárodní klasifikaci zemí a zatřiďuje do ní ty osoby, které v obchodoním rejstříku mají uveden stát, z kterého pochází. Pokud jsou vybrány kontakty v libovolné kombinaci údajů této skupiny, program podmínky respektuje jak při tisku jmen osob na adresní štítky, tak při exportu adres se jmény osob. Jména osob lze měnit, v rámci funkce vlastní poznámky lze také přidávat nové osoby Vlastníci a podíly Podle údaje Vlastníci lze vyhledat konkrétní společnosti nebo osoby (včetně zahraničních), které jsou jako vlastníci zapsáni v obchodním resjtříku. Ve výstupu je pak zobrazena nejen jejich identifikace, ale i výše podílu a jeho splacení. Vyhledání názvu společnosti, v níž má firma podíl, umožní najít vlastněné subjekty. K hromadnému výběru všech firem, u nichž je k dispozici informace o podílech v jiných firmách, nabízí funkce Předvýběry Stav firmy Stav firmy je vyjádřen v dialogovém zobrazení výsledků formou textového pole v pravém horním rohu a současně signalizací na semaforu. Stav firmy upozorňuje na některé negativní poznatky získané z dostupných informačních zdrojů nebo naopak označuje aktivní firmy. Červená signalizace se týká subjektů v likvidaci nebo v konkursu. Za firmu v konkursu je považován subjekt, na který byl prohlášen konkurs, nebo byl konkurs zrušen pro nedostatečný majetek úpadce. Žlutá signalizace se týká subjektů, které prošly konkursem, ale splnily rozvrhové usnesení, provedly vyrovnání apod. Kromě toho "žlutá svítí" u firem, které mají pozastavenu činnost, mají nedoručitelnou adresu nebo jsou evidovány jako dlužníci. Zelená signalizace se týká aktivních subjektů dle dostupných zdrojů, blíže viz předvýběry Předvýběry Nabídka Předvýběry umožňuje rychlý výběr skupin firem se společnými znaky.

69 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 68 Právnické osoby Předvýběr všech organizací - právnických osob. Zápis z OR Předvýběr firem, k nimž je připojen zápis z obchodního rejstříku. Plátci DPH Předvýběr plátců DPH, tj. všech firem, u nichž bylo zjištěno DIČ a informace o typu daně. Informace jsou průběžně zjišťovány z údajů ministerstva financí. Plátci SD Předvýběr plátců spotřební daně, tj. všech firem, u nichž bylo zjištěno DIČ a informace o typu daně. Informace jsou průběžně zjišťovány z údajů ministerstva financí. Aktivní firmy (dle dostupných údajů) Předvýběr zahrnuje skupinu firem, o které se podle různých kritérií domníváme, že patří k aktivním, regulérně fungujícím firmám. Firma například zveřejnila účetní závěrku, je aktuálně evidována jako plátce DPH, v rámci monitoringu platební kázně jsme zjistili, že obchoduje, byla individuálně kontaktována apod. Neznamená to ovšem, že všechny firmy nezačleněné do tohoto předvýběru jsou neaktivní. Pouze jsme kumulovali naše poznatky o firmách a vytvořili skupinu s větší pravděpodobností aktivity. Členové Registru solventních firem Předvýběr vyhledává firmy, které se jsou zapsány do Registru solventních firem. Znamená to, že nesmí mít žádné registrované dluhy v žádné ze sledovaných databází dlužníků, nesmí mít platební index horší než B a nesmí mít Creditinfo scoring (pravděpodobnost úpadku firmy během následujících 12 měsíců) horší než kategorie 5, což je akceptovatelné riziko. Členství v Registru je dobrovolné. Nedoporučujeme kontaktovat Předvýběr "Nedoporučujeme kontaktovat" slučuje firmy v likvidaci, firmy v konkurzu, firmy s nedoručitelnou adresou a firmy, které evidujeme jako dlužníky. Kromě toho jsou zde zařazeny subjekty (živnostníci), kteří mají pozastavenou činnost. Slučuje tedy kódy předvýběrů EK, EL, EN, EA, EP a ND. V případě dlužníků (ND) do "nedoporučovaných" nejsou zahrnuty velké firmy s malou dlužnou částkou. Nedoručitelné adresy Předvýběr chybných adres (zjištěných jako nedoručitelných - např. vrácených zpět při mailingových akcích a dosud neopravených). Firmy v likvidaci Předvýběr zahrnuje všechny firmy, u kterých bylo v Obchodním věstníku publikováno oznámení o likvidaci. Firmy v likvidaci - nově od minulého vydání Předvýběr zahrnuje všechny firmy, které se v daném vydání objevily nově ve stavu "v likvidaci". Tento výběr je podmnožinou firem v likvidaci. Firmy v konkursu Předvýběr zahrnuje všechny firmy, na které je aktuálně prohlášen konkurs, nebo byl zrušen pro nedostatečný majetek. Informace o konkursu Jde o firmy, u nichž bylo publikováno oznámení o konkursu, ale konkursní řízení proběhlo, bylo splněno rozvrhové usnesení nebo konkurs byl jiným uspokojivým způsobem uzavřen. Firmy v konkursu - nově od minulého vydání Předvýběr zahrnuje všechny firmy, které se v daném vydání objevily nově ve stavu "v konkursu". Tento výběr je podmnožinou firem v konkursu. Soudní exekuce Předvýběr označuje firmy, které mají v obchodním rejstříku uvedenu informaci o nařízené nebo provedené soudní exekuci. Firmy s nesplaceným podílem Předvýběr označuje firmy, které mají v obchodním rejstříku uvedeno, že základní kapitál není na 100% splacen v podílech společníků. Telefonní spojení Předvýběr všech firem, k nimž bylo zjištěno telefonní spojení. Faxové spojení

70 69 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Předvýběr všech firem, k nimž bylo zjištěno faxové spojení Firmy s Předvýběr všech firem, k nimž je k dispozici elektronická adresa. Firmy s URL Předvýběr všech firem, k nimž je k dispozici URL adresa (obvykle www). Nové firmy Předvýběr všech nových organizací zařazených do databáze od poslední aktualizace. Jedná so o nově vzniklé subjekty, které nebyly ještě na předchozím vydání (datum jejich vzniku může být starší, max. ale 6 měsíců, což je dáno zpožděním v jejích zápisu do veřejných registrů a procesem zpracování dat). Změny údajů Předvýběr firem, u kterých došlo od poslední aktualizace ke změně v názvu, adrese nebo OKEČ (nepostihuje nově vzniklé organizace). Podíly ve firmách Předvýběr firem, k nimž je připojena informace o podílech v jiných firmách (dceřiných podnicích). Provozovny Předvýběr firem, k nimž je připojena informace o provozovnách (pobočkách). Firmy s účetní závěrkou Předvýběr firem, k nimž je připojena alespoň jedna účetní závěrka. Fakta a zprávy o firmách Předvýběr firem, k nimž jsou doplněna fakta z médií. Firmy dlužníci Předvýběr firem zveřejněných jako dlužníci. Firmy věřitelé Předvýběr firem zveřejněných jako věřitelé. Firmy s platební informací Předvýběr firem, k nimž existuje údaj o platebním chování. Předvýběry vám umožní rychle vyhledat i rozsáhlé skupiny záznamů vyznačující se uvedenou charakteristikou. Předvýběry můžete libovolně a opakovaně kombinovat mezi sebou navzájem i s dalšími uloženými dotazy nebo zadanými vyhledávacími podmínkami Fakta a zprávy o firmách Specifikem databáze Creditinfo Firemní Monitor jsou fakta ze života větších a významnějších firem seřazená sestupně v samostatné textové položce. Jedná se o individuálně pořízené stručné zprávy (headlines) - nejdůležitější události vztahující se ke konkrétní firmě tak, jak se objevily v médiích. V textech těchto zpráv lze vyhledávat, vybrat najednou všechny firmy, u nichž je naplněna tato položka, umožňuje Předvýběr Dlužníci a věřitelé Pro některé firmy je připojena informace o dlužnících a věřitelích. Informace je strukturována v závislosti na typu a objemu údajů poskytnutých daným partnerem. Údaje o dlužnících a věřitelích vycházejí z podkladů partnerských společností, např. z databáze Neplatící firmy (společnost NEFI Bohemia, s.r.o. je nyní součástí společnosti Crediinfo Czech Republic, s.r.o) a obsahují jen zveřejněné pohledávky po lhůtě splatnosti. Dalšími partnery, poskytujícícm tyto údaje jsou společnosti zabývající se inkasem pohledávek. Dalším zdrojem údajů o dluzích jsou data zveřejněná na serverech věřitelů, jako je např. Všeobecná zdravotní pojišťovna.

71 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 70 Creditinfo Czech Republic přebírá údaje od těchto společností, zveřejňuje je na základě smlouvy a žádným způsobem do nich nezasahuje. Pokud u vaší firmy bude zveřejněna informace o dluhu, který vám není znám nebo je v jakémkoliv rozporu, obracejte se přímo na poskytovatele těchto dat. Kontakty najdete přímo v databázi v podobě firemního loga s možností přímého spojení na firemní stránky. V datech NEFI jsou v záhlaví údaje o celkovém počtu dlužníků / věřitelů a dlužné resp. úvěrované částce. Zahrnují také historický souhrn dluhů a pohledávek po měsících v retrospektivě šesti měsíců. Počet věřitelů v tomto případě se týká počtu věřitelů, kteří si přáli zveřejnění. Dále je k dispozici detailní přehled dlužníků resp. věřitelů po jednotlivých fakturách, které byly zveřejněny. Pokud v tomto detailním textu označíte IČ dlužníka či věřitele, můžete si po stisknutí tlačítka pro globální vyhledávání snadno zobrazit údaje o něm. Pouze v některých případech věřitelů jejich IČ ani název není uvedeno, protože věřitel si nepřál být zveřejněn. Text těchto informací se zobrazuje i v příslušných jazykových verzích (anglicky, německy a slovensky). Zveřejnění informace o dluhu nemusí znamenat insolventnost firmy ani špatnou platební morálku Platební informace Databáze Creditinfo Firemní Monitor zahrnuje také unikátní platební informace českých firem. Data do systému platebních informací jsou shromažďována na základě smluv s velkými významnými společnostmi, které mají mnoho odběratelů s pravidelnými odběry. Údaje jsou získávány pravidelně přímo z účetních programů a jsou nezávislé např. na zveřejňovaných účetních závěrkách firem. Anonymita a nemožnost zpětné identifikace jednotlivých faktur získaných od poskytovatelů je zaručena. Zájemce, kteří by se chtěli zapojit do systému i jako poskytovatelé platebních informací a získali tak zajímavé výhody, rádi seznámíme podrobněji s celým způsobem sběru a zpracováním dat. Data pokrývají všechny obory a všechny existující právní formy podnikatelských subjektů. Platební index Platební index vyjadřuje jakési souhrnné hodnocení platební disciplíny firmy ve formě kódu. Základem je průměrný počet dní zpoždění plateb převedený do přehledného intervalu. Vyhledávání probíhá ve standardním slovníku, kde lze snadno získat i celkový obraz rozvržení všech firem podle tohoto kritéria. Průměrný počet dní zpoždění Půměrný počet dní zpoždění plateb je jedním ze základních údajů sloužících pro posouzení platební disciplíny. Vychází ze zpracování všech dostupných faktur a informací o jejich úhradě. Data vychází přímo z fakturačních systémů jednotlivých přispěvatelů do systému. Nejedná se ale o prostý průměr, ale při zpracování jsou zohledněny různé aspekty jako jsou termíny splatnosti faktur, výše fakturovaných částek a to na principu vážených hodnot. Počet dodavatelů platebních informací Údaj o počtu poskytovatelů (dodavatelů) platebních informací umožňuje vybrat firmy, k nimž se podařilo shromáždit údaje z více zdrojů. Tím je samozřejmě dána i vyšší přesnost nebo věrohodnost získaných údajů. Počet poskytovatelů neustále roste, získáním nového spolupracovníka do systému platebních informací se i průběžně zvyšuje počet sledovaných firem. Aktuální počet poskytovatelů je zobrazen jako maximální hodnota intervalu po otevření příslušného slovníku. Počet sledovaných faktur

72 71 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Tímto údajem lze zjistit, vyhledat počet faktur, shromážděných od poskytovatelů k jedné firmě. Smyslem celého systému je získat přehled především o pravidelných, opakujících se obchodních transakcích (prodejích na faktury), aby bylo možno sledovat trendy v platební morálce firem. Počet sledovaných faktur je tedy důležitou charakteristikou a kritériem výběru i tehdy, když částky jednotlivých faktur se pohybují např. jen v tisících Kč. Čím více faktur je sledováno, tím větší je vypovídací schopnost. Celková částka v Kč Celková částka sledovaných faktur vypovídá o objemu obchodů, které v rámci databáze aktuálně sledovány. Údaj je další charakteristikou, která může přispět při interpretaci informace o platební disciplíně firmy. Fakturované částky jsou zaokoruhlovány z toho důvodu, aby bylo zamezeno případné zpětné identifikaci poskytovatele podle přesné částky faktury. Datum poslední faktury Datum poslední faktury slouží ke zjištění, v kterém období byla naposledy u dané firmy zachycena faktura. To je např. důležité pro odlišení firem, u nichž byla zjištěna obchodní aktivita v posledním období. Datum poslední faktury je vztaženo k měsíčnímu období, z hlediska vyhedávání vždy k prvnímu dni v měsíci. To je z toho důvodu, aby bylo zamezeno případné zpětné identifikaci poskytovatele podle přesného datumu faktury. Stav plateb Informace o stavu plateb poskytuje přehled o tom, jaká část z celkového fakturovaného objemu, byla uhrazena a jaká zbývá k úhradě. Kromě toho je rozlišeno, jaká část je uhrazena v termínu, jaká po termínu a podobně i je infromace k dispozici i pro neuhrazené částky. Informace je zobrazena jak v absolutních hodnotách, tak v procentech Účetní závěrky V rámci menu Finanční informace můžete vyhledávat podle 33 vybraných položek účetní závěrky. Nabídka položek je rozdělena do tří submenu: Rozvaha aktiva Rozvaha pasiva Výsledovka. Všechny hodnoty jsou nabízeny jako interval čísel, takže můžete libovolně specifikovat rozpětí hodnot, které chcete v závěrkách vybrat. Program hledá vždy všechny firmy, u nichž je alespoň jedna závěrka splňující zadanou podmínku. Chcete-li vybrat jen konkrétní účetní závěrky, můžete dotaz kombinovat s účetním obdobím a to v menu Datum účetního období. Vyberete-li závěrku podle libovolných kritérií nebo jejich kombinace, program vždy zobrazí informaci o firmě a v rámci firmy všechny k ní dostupné závěrky. Abyste rychle v dialogovém zobrazení výsledků viděli jen závěrky splňující zadané podmínky, použijte tlačítko s rukou v horní části záložky. Tímto způsobem rychle zobrazíte jen závěrky, odpovídající vašemu zadání. Splňuje-li podmínku více závěrek téže firmy, budou aktivní posuvníky pro listování jednotlivými závěrkami. Odpovídá-li jen jedna právě zobrazená závěrka, budou posuvníky neaktivní. Další položkou obsahující finanční charakteristiky jsou Poměrové ukazatele Poměrové ukazatele Poměrové finanční ukazatele se používají jako základní nástroj pro analýzu finančního stavu podniku. Databáze Creditinfo Firemní Monitor zahrnuje téměř 60 ukazatelů, které se nejen zobrazují jako doplněk k účetním závěrkám, ale podle nichž lze také vyhledávat. Ukazatele jsou

73 Creditinfo - Firemní Monitor ČR 72 rozděleny do skupin a v následující tabulce najdete přehled všech ukazatelů včetně popisu jejich výpočtu a stručné charakteristiky jejich využití.

74 73 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe

75 Creditinfo - Firemní Monitor ČR Další údaje k závěrkám V menu Další údaje k závěrce najdete řadu dlaších užitečných specifikací a výběrových kritérií vztažených k účetním závěrkám. Konsol. závěrka obsahuje volbu Ano a Ne. Volba Ano (tj. konsolidovaná závěrka) vyhledá konsolidované závěrky velkých korporací, které uveřejňují údaje za celou skupinu podniků. Závěrka obsahuje navíc některé specifické položky. Těchto závěrek je k dispozici řádově mnohem méně než standardních nekonsolidovaných závěrek. Typ, zdroj, struktura a rozsah účetní závěrky blíže charakterizují zpracované účetné závěrky. Typ závěrky odlišuje standardní závěrky od závěrek bank (ty jsou pořízeny jen jako nestrukturovaný text) a od tzv. zahajovacích rozvah. Zdroj závěrky nabízí seznam zdrojů, z nichž byly závěrky získány a převedeny do databázové podoby. Převažují zde základní zdroje, kterými jsou Sbírka listin a Obchodní věstník, z nichž se data pořizují, kontrolují a ukládají do databázové podoby k níž jsou následně dopočítávány další ukazatele. Struktura závěrky umožňuje vybrat závěrky podle toho, jak se v průběhu času měnil formát, resp. předepsaná účetní osnova. Rozsah závěrky pak specifikuje, zda jde o plnou závěrku nebo zkrácenou. Zvlášť je označen zkrácený formát podle Obchodního věstníku, který není totožný se zkráceným formátem zakládaným do Sbírky listin nebo předkládaným finančním úřadům. Zisk/ztráta je pole umožňující jednoduše vybrat firmy ve ztrátě, zisku nebo s nulovým výsledkem Výrok auditora a auditor poskytují možnost vyhledat závěrky, u nichž byl k dispozici výrok auditora. Můžete vyhledat jak typ tohoto výroku ("bez výhrad", "s výhradou" atd.) a také podle jmen konkrétních auditorů. Typ firmy dle hodnoty závěrky je specifický údaj, který analyzuje účetní závěrky a stanovuje na základě toho, zda se jedná o společnost převážně výrobní, společnost spíše obchodní nebo firmu zabývající se především poskytováním služeb. Vyberete-li závěrku podle libovolných kritérií nebo jejich kombinace, program vždy zobrazí informaci o firmě a v rámci firmy všechny k ní dostupné závěrky. Abyste rychle v dialogovém zobrazení výsledků viděli jen závěrky splňující zadané podmínky, použijte tlačítko s rukou v horní části záložky. Tímto způsobem rychle zobrazíte jen závěrky, odpovídající Vašemu zadání. Splňuje-li podmínku více závěrek téže firmy, budou aktivní posuvníky pro listování jednotlivými závěrkami. Odpovídá-li jen jedna právě zobrazená závěrka, budou posuvníky neaktivní Datum účetního období Chcete-li vybrat jen konkrétní účetní závěrky, můžete dotaz kombinovat s účetním obdobím a to v menu Datum účetního období. Zde je k dispozici jak přesné datum začátku a konce účetního období, tak rok konce (začátku) účetního období. Pro Začátek účetního období a Konec účetního období nabízí program standardní datumovou masku s uvedením nejnižší a nejvyšší dostupné hodnoty. Tyto hodnoty lze libovolně měnit příslušnými tlačítky nebo zápisem požadované hodnoty. Chcete-li například vybrat závěrky začínající pouze vyberte v okně Začátek období datum Od: např a tlačítkem pro funkci začátek=konec (symbol ruky) zkopírujte toto datum i do okna Do:. Tím vyberete všechny

76 75 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe účetní závěrky s počátečním datem Výsledek pak můžete modifikovat operátorem AND Konec období. Nehledáte-li přesné datumy pro počátky a konce účetního období, můžete použít Rok účetní závěrky. Ten je určen pro rychlé časové omezení závěrek. V případech, kdy účetní období zasahuje do více let, je jako rok vzat rok delší části období. Kromě toho je možné výběr omezit jen na závěrky za konkrétní počet měsíců. Hledáte-li např. celoroční závěrky za rok 2003, vyberte daný rok a zadejte počet měsíců od:12 do Profil a grafy Záložka Profil firmy obsahuje některé nejpodstatnější údaje z rozvahy, výkazu zisků a ztrát a některé poměrové ukazatele. Profil firmy U každé firmy obsahující účetní závěrky jsou některé vybrané finanční ukazatele uváděny i v podobě časové řady. Profil firmy se sestavuje pouze u celoročních účetních závěrek. Profil firmy je zobrazen v samostatné záložce v rámci každé závěrky. Grafy U firem s účetní závěrkou jsou k dispozici grafy s vybranými hodnotami. Pro každou závěrku je uveden graf struktury aktiv a pasiv (tj. majetku a zdrojů) v aktuálním roce a je tedy zvlášť u každé účetní závěrky. Ostatní grafy se zobrazují jen jednou a vážou se k firmě jako celku. Obsahují vývoj různých ukazatelů za časové období až 10 let. U firem, kde jsou k dispozici alespoň dvě hodnoty ročního obratu, je zobrazen také graf vývoje ročního obratu v rámci záložky ekonomické údaje. Graf se netvoří pro statistické kategorie obratu, ale pouze pro přesné hodnoty obratu zjištěné z účetních závěrek Detaily k úpadku V tomto poli jsou chronologicky sestupně uloženy texty vztahující se k procesu úpadku firmy. Jsou zde výpisy ze serveru úpadců ministerstva spravedlnosti nebo oznámení o konkursu resp. likvidaci publikovaná v Obchodním věstníku.

77 Albertina Firemní Monitor ČR 3 Albertina Firemní Monitor ČR 3.1 Úvod 76 Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor jsou obchodní názvy produktů, které vznikají a základě dlouhodobé praxe ve sběru a zpracování dat o firmách ve společnosti Albertina data, s.r.o. Tato společnost je kapitálově spojena s firmou Creditinfo Czech Republic, s.r.o, která se soustřeďuje především na sběr a zpracování finančních informací a na poskytování kreditních zpráv o firmách. Obě databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor jsou založeny na veřejně dostupných a zveřejnitelných datech o všech registrovaných subjektech v ČR, tj. podnikatelských i nevýdělečných organizacích. Obě databáze obsahují shodné funkce a data, databáze Albertina Firemní Monitor neobsahuje některé údaje a funkce související především s finančími charakteristikami firem. V této části manuálu najdete vysvětlivky ke způsobu zpracování dat, k obsahu a způsobu použití jednotlivých údajů. Obecný manuál k ovládacímu software (Regist32) je k dispozici v rámci kapitoly Obslužný program. Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor postihují základními identifikačními údaji všechny subjekty, kterým bylo přiděleno identifikační číslo (IČ). Jde tedy o unikátní databáze pokrývající jak podnikatelské subjekty (včetně podnikajících fyzických osob), tak všechny družstva, nadace, státní, rozpočtové nebo příspěvkové organizace atd. Databáze nicméně nemají charakter oficiálního registračního zdroje a záznamy v databázi uložené nemají právní závaznost (což ostatně nemají např. ani záznamy o právnických subjektech přístupné prostřednictvím ministerstva spravedlnosti na Internetu). Databáze představují především unikátní informační a marketingový nástroj, který integruje externí, veřejně dostupná data z různých zdrojů. Albertina data a Creditinfo Czech Republic zásadně zveřejňují jen ta individuální data o podnikatelských subjektech, která nejsou předmětem ochrany zákona o individuálních údajích, čili data, která lze veřejně šířit. Jednotkou zápisu v databázích je záznam, který odpovídá jednomu registrovanému subjektu, jedné organizaci, která je rozlišena unikátním identifikačním číslem IČ. Pokud se k dané firmě

78 77 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe vztahuje například více účetních závěrek, jsou zobrazeny vždy v rámci tohoto jednoho záznamu o firmě. 3.2 Zdroje a aktualizace dat Databáze Creditinfo Firemní Monitor a Albertina Firemní Monitor mají shodná základní data o firmách v ČR. Albertina Firemní Monitor neobsahuje finanční, platební a některé další informace. Východiskem obou databází jsou základní registrační data všech organizací, Tato data se průběžně doplňují a aktualizují údaji na základě mnoha zdrojů, zejména na základě veřejných registrů, jakými jsou obchodní rejstřík, registr živnostenského podnikání, registr ekonomikcých subjektů, registr plátců DPH atd. Do zpracování dále vstupuje řada dalších zdrojů, mimo jiné např. údaje zpracované z webových prezentací firem, data poskytnutá smluvními partnery. Obě databáze jsou aktualizovány průběžně, nepřetržitě jsou monitorovány veřejné registry, účetní závěrky se zpracovávají v nepřetržitém sledu. Vzhledem k objemu registrovaných subjektů i vysoké pracnosti při zpracování některých dat ale není možné okamžitě zachytit a zpracovat všechny změny nebo nově se objevící skutečnosti. Databáze na CD-ROM a DVD discích jsou vydávány s měsíční aktualizací. Měsíčně je také aktualizována databáze na internetovém serveru. 3.3 Obsah databáze a tipy pro hledání Název firmy Databáze rozlišuje Obchodní název firmy a Registrovaný název firmy. Registrovaný název je uváděn přesně tak, jak je zapsán v příslušném registru. Obchodní název pak je upraven tak, aby byl použitelný pro potřeby kontaktování firem, pro lepší práci s tímto údajem (např. tisk na adresní štítky), příklad: Registrovaný název firmy: V Z O R O V Á O B CH O D N Í S P O L E Č N O S T, společnost s ručením omezeným (německy GmbH, anglicky Ltd.) Obchodní název firmy Vzorová Obchodní Společnost, s.r.o. Obchodní jméno fyzické osoby obsahuje obvykle jen její příjmení a jméno, popř. dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání. Součástí obchodního jména právnické osoby je i dodatek označující jejich právní formu. Vyhledávání podle názvu firmy pracuje se společným slovníkem obchodních i registrovaných názvů, takže je zajištěno, že firma bude vyhledána ve všech případech. Program umožňuje najít každé slovo (zkratku) názvu firmy. Můžete tedy vyhledávat i podle neúplných nebo nepřesných názvů. Při hledání názvu složeného z více slov je možné postupovat několika způsoby. Nejrychlejší způsob vyhledávání umožňuje funkce Skupina, která umožňuje současně zadávat podmínky pro vyhledávání s použitím operátorů AND, OR, AND NOT a zadávat pravostranné rozšíření. Při vyhledávání podle názvů firem počítejte s různými variantami zápisu slov a zkratek. Firma

79 Albertina Firemní Monitor ČR 78 "Kovoservis" může být například zapsána i ve formě "KOVO servis", příkaz pro vyhledání ve skupině by tedy zněl: kovoservis or kovo servis Adresa firmy Databáze rozlišuje Obchodní adresu a Registrovanou adresu. Registrovaná adresa je uváděna tak, jak je zapsána v příslušném registru. Obchodní adresa je upravena pro potřeby doručování, tj. respektuje požadavky pošty. Odpovídá registrované adrese, pokud není individuálně nebo z doplňkových zdrojů zjištěno, že firma je registrována na jiné adrese, než na které fyzicky sídlí. V tom případě je obchodní adresa upravena a registrovaná ponechána. Obchodní adresa obsahuje obec, ulici, PSČ a zvlášť název pošty. Kromě toho obsahuje pole pro případnou specifikaci doručování (např. P.O.BOX). Obchodní adresa je uspořádána takto: Obchodní adresa: Ulice a číslo Obec Poštovní adresa: Ulice a číslo PSČ Pošta PSČ se váže vždy k poště. Příklad: Obchodní adresa: č.p. 85 Dobrkovice Poštovní adresa: Dobrkovice Velký Ořechov nebo Obchodní adresa: č.p. 85 Dobrkovice Poštovní adresa: P.O.BOX Velký Ořechov Pří vyhledávání podle adresy je možné specifiovat hledání podle obchodní (Obec, Ulice, PSČ, Pošta) nebo registrované adresy (Obec, Ulice, PSČ). Jména ulic jsou uložena po jednotlivých slovech včetně čísel. Tím je umožněno vyhledat přesně konkrétní adresu a zároveň postihnout různé možnosti zápisu jména ulice. Nejrychlejší způsob vyhledávání umožňuje funkce Skupina. Firmy sídlí v Masarykově ulici č. 158 vyhledáte příkazem Masaryk* 158. Zahrnete tím do vyhledání adresy jako Masarykova 158, Masarykova ul. 158, ulice T.G.Masaryka 158 apod. Pokud hledáte přesné orientační a popisné číslo zapsané ve formě např. 3/142 nebo 142/3, zapište obě čísla oddělená mezerou (nebo spojená and), např. široká Program pak vyhledá adresy typu: Široká ul. 3/142, Široká 142/3, Široká atd. Také při vyhledávání podle údaje Obec můžete využít funkci Skupina. Protože obce jsou uloženy jako víceslovné fráze, má smysl používat pouze pravostranné rozšíření (*) případně operátor OR. Chcete-li např. vybrat společnosti, které sídlí v Horažďovicích nebo Plzni Doubravce, zapište v okně pro Skupinu: horažďovice* or plzeň doubravka Při vyhledávání víceslovného řetězce v údaji Obec použijte intuitivní zápis nebo logické operátory (and or and not).

80 79 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Nechcete-li specifikovat, zda se hledá obchodní nebo registrovaná adresa, využijte hledání adresy bez rozlišení. V tomto společném slovníku stačí napsat adresu (obec, poštu, ulici, čislo atd.) zcela intuitivně a vyhledají se všechny možné kombinace registrované nebo obchodní adresy IČ a DIČ IČ a DIČ jsou základní identifikační čísla ekonomických subjektů. Vyhledávání podle identifikačních čísel slouží k rychlému a jednoznačnému výběru konkrétního subjektu. V menu IČ firmy se nabízí tyto volby: IČ firmy Soubor IČ DIČ Soubor DIČ Pro IČ a DIČ se otevře okno, v němž jsou vzestupně seřazena tato čísla. V případě DIČ se vyhledává pouze číslo za identifikací země "CZ". Funkce Najdi umožní napsat řetězec osmi čísel. Pokud zadané IČO neexistuje (bylo např. zadáno chybně), program se nastaví na nejbližší číslo. Volba Soubor IČ, resp. Soubor DIČ předpokládá, že máte v některém z adresářů předem připraven soubor s čísly, která chcete importovat Telefon, fax, , URL Pro některé firmy je doplněno telefonní a faxové spojení, popřípadě adresa elektronické pošty a URL adresa (prezentace firmy na internetu, tj. web stránky). Údaje jsou získávány z různých veřejných zdrojů nebo poskytovány přímo firmami. Albertina data přebírá údaje o telekomunikačním spojení např. z webových stránek firem nebo je pořizuje z oficiálního telefonního seznamu. Výběr firem obsahujících jednotlivá telekomunikační spojení umožňuje snadno a rychle funkce Předvýběry. Vedle položky Telefon v záložce spojení (dialogového zobrazení) je tlačítko Telefonní seznam, které vygeneruje přímý dotaz do internetové aplikace telefonního seznamu, přičemž do vyhledávací masky vloží název firmy, aby se usnadnilo případné dohledání telefonu. Údaje o spojení můžet také individuálně opravovat nebo doplňovat Datum vzniku, druh vlastnictví, právní forma V rámci menu Další registrační údaje je k dispozici Datum vzniku. Datumová se vyhledává jako časový interval. Po otevření této volby se zobrazí okno, v němž můžete zadávat rozmezí dne, měsíce a roku. Program automaticky nabízí nejstarší a nejaktuálnější dostupné datum. Zápisem do okna nebo pomocí tlačítek lze vybrat požadované časové rozpětí. Chcete-li vybrat např. jen konkrétní rok (1997), zadejte interval Položka Druh vlastnictví rozlišuje jednotlivé typy vztahu osob resp. jiných subjektů k majetku firmy. Umožňuje především rozlišit soukromé, družstevní, státní a komunální vlastnictví. Právní forma ekonomického subjektu označuje formu subjektivity, a to takovou, v níž je subjekt schopen mít práva a povinnosti při své činnosti. Vyhledávání podle typu právní formy patří k

81 Albertina Firemní Monitor ČR 80 důležitým nástrojům výběru skupin firem, protože právní forma určuje např. odpovědnosti, rozsah povinnosti dostát závazkům apod. Ve slovníku můžete označit jednotlivé požadované právní formy nebo využít hierarchické povahy kódu. V příkazu Skupina pak stačí zadat 2*, čímž se vyberou všechny záznamy s kódem právní formy začínajícím číslem "2", tj. v tomto případě všechny typy družstev. Údaj právní formy lze využít i jako jistý prvek rozlišující velikost podniku. Hledáte-li např. podniky, které mají větší základní kapitál než Kč, použijete využít údaje Základní kapitál. Kromě toho by se nemělo v daném případě zapomenout na akciové společnosti, které mají ze zákona základní jmění nejméně 1 mil. Kč, ale ne všechny musí mít položku "Základní kaitál" naplněnu Zápis v obchodním a živnost. rejstříku Pro všechny firmy, kterých se týká registrace v obchodním rejstříku, je připojena informace převzatá z tohoto zdroje zveřejněného na internetu. U subjektů, podnikajících na základě živnostenského zákona, kteří se nezapisují do obchodního rejstříku, je doplněn text živnostenského rejstříku. Tento text je vzhledem k obrovskému rozsahu uložen pouze na DVD verzi databáze Albertina - Firenmní Monitor. Aktuální stav odpovídá možnostem individuálního zjišťování těchto údajů na Internetu. Pro potvrzení údajů resp. pro získání nejaktuálnějších informací umožňuje program Regist32.exe pomocí tlačítka automaticky vygenerovat dotaz do obchodního rejstříku Ministerstva spravedlnosti ČR pro dané IČ, nebo tlačítko ARES, které se spojí s informačním serverem ministerstva financí Rejstř. soud, finanční úřad, instit. sektor V menu Další registrační údaje lze vyhledávat právnické osoby podle rejstříkového soudu, tj podle příslušné registrace v obchodním rejstříku. Tento údaje se pak zobrazuje ve výsledcích včetně oddílu a čísla vložky zápisu v OR a může být mimo jiné užtečný v případě, kdy potřebujete získat některé dokumenty ze sbírky listin. Zařazení subjektů k příslušnému finančnímu úřadu vychází z registrace plátců DPH. Podle finančních úřadu lze firmy vyhledávat a z hlediska regionální segmentace to představuje zajímavý stupeň mezi krajem (okresem) a obcí (sídlem). Údaj Institucionální sektor zatřiďuje firmu do klasifikace sektorů používaném především statistickými úřady v Evropě. Údaj nahrazuje dříve používanou klasifikaci SNA Okres, kraj, velikost obce V rámci nabídky Region se otevřou tato podmenu: Okres Kraj Velikost obce Vyhledávání podle okresů resp. krajů slouží pro rychlé teritoriální členění vybraných skupin firem. Okresy jsou v nabídce řazeny abecedně v rámci krajů. Kraje jsou uvedeny v logické posloupnosti členění oficiálního číselníku NUTS. V číselníku okresů i krajů lze samozřejmě vyhledat jakýkoliv řetězec prostřednictvím volby Najdi. Velikost obce vychází z posledního realizovaného sčítání obyvatel v ČR a zařazuje každou obec do jedné z 10 kategorií velikosti.

82 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Správní obvody pověřených obcí V menu Další registrační údaje lze vyhledávat také podle správních obvodů pověřených obcí. Tyto územně správní oblasti definuje zákon 314/2002 Sb.z roku 2002, který rozlišuje Obce s rozšířenou pravomocí a Obce s pověřeným obecním úřadem. Podle obou těchto kategorií lze vyhledávat firmy, jejichž sídlo spadá pod pravomoc příslušné obce. Údaj tak poskytuje další možnost regionální segmentace kontaktů jako doplněk k členění podle okresů nebo krajů. Obce s rozšířenou pravomocí a Obce s pověřeným obecním úřadem jsou ve slovníku řazeny podle kódu obce. Tento šestimístný nevýznamový kód odpovídá kódu obce používaném ve státní správě i jinde, též je označován jako základní územní jednotka - ZUJ. Albertina Firemní Monitor navíc rozlišuje ještě správní obvody pro Prahu. Zatímco příslušný zákon určuje Prahu současně jako obec s rozšířenou pravomocí i obec s pověřeným obecním úřadem, je v databázi v položce obec s pověřeným obecním úřadem uveden správní obvod, tj. Praha 1 až Praha 22. Kódy obcí (sídel) a příslušných obcí s rozšířenou pravomocí a obcí s pověřeným obecním úřadem jsou obsaženy i v exportních souborech, konkrétně v těch exportech, které zahrnují registrovanou adresu firmy (kompletní záznam nebo adresa - obchodní a registrovaná adresa). Jedná se o exportované položky ICZUJ (obec), POZUJ (pověřená obec), RPZUJ (rozšířená pravomoc). Ve všech je používán šestimístný kód obce (resp. městské části - v případě Prahy). Číselníky k těmto údajům najdete v adresáři \CISEL, pojmenované jsou CICZUJ, CPOZUJ a CRPZUJ Předmět činnosti a jejich počet Předmět činnosti obsahuje textové vyjádření registrovaných činností firmy, tak jak je má zapsány v obchodním nebo živnostenském rejstříku. Lze v nich vyhledávat podle libovolných slov. Do slovníku jsou zařazeny jen ty činnosti, které jsou aktuální, nikoli činnosti přerušené nebo zrušené. Kromě vyhledávání podle textu činnosti jsou databáze obohaceny o možnost pracovat i s počtem registrovaných činností. Počet platných činnosti u firmy dle obchodního nebo živnostenského rejstříku umožní odlišit ty subjekty, které mají hledanou aktivitu zapsanou jako jedinou, od firem, které mají registrováno mnoho aktivit a hledaná činnost může být jen doprovodná a nepodstatná Klasifikace činnosti OKEČ Odvětvová klasifikace ekonomických činností (OKEČ) je hierarchická klasifikace používaná pro zatřídění ekonomických činností organizací a je kompatibilní s mezinárodní klasifikací NACE. Číselný kód klasifikace OKEČ je tvořen pěti číslicemi. Každé firmě je přidělena minimálně jedna kategorie OKEČ, přičemž jedna určuje tzv. převažující činnost organizace (OKEČ převažující). OKEČ je přidělována na základě registrovaných činností, tzn. nemusí vždy pokrývat všechny (dočasné, neregistrované) aktivity organizace. Vyhledávání podle jednotlivých úrovní hierarchické klasifikace OKEČ slouží pro výběr firem, které jsou aktivní v určitém odvětví, průmyslovém oboru nebo jiné oblasti výdělečné nebo nevýdělečné činnosti. Databáze nabízí dvě základní volby: OKEČ převažující OKEČ kompletní Obě nabídky se vztahují ke stejné klasifikaci, přičemž z menu OKEČ převažující lze vyhledávat ty organizace, pro něž je daná činnost vyjádřená příslušným kódem považována za základní, hlavní činnost organizace. OKEČ kompletní vyhledá činnosti bez ohledu na to, zda jsou uvedeny mezi hlavními nebo doplňkovými, vedlejšími. Pro obě volby se zobrazí nabídka Oddíl, Pododdíl, Skupina, Podskupina, vyjadřující čtyři stupně dle

83 Albertina Firemní Monitor ČR 82 podrobnosti v této struktuře: oo p s d oo (oddíl), p (pododdíl), s (skupina), d (podskupina). Oddíl klasifikace OKEČ má toto obsahové členění: zemědělství, myslivost a lesní hospodářství 05 rybolov a služby v rámci rybolovu dobývání nerostných surovin zpracovatelský průmysl výroba a rozvod elektřiny, plynu a vody 45 stavebnictví obchod 55 pohostinství a ubytování doprava, skladování a spoje peněžnictví, pojišťovnictví nemovitosti, služby, výzkum a vývoj 75 veřejná správa, obrana, sociální pojištění 80 školství 85 zdravotnictví ostatní veřejné, sociální a osobní služby 95 domácnosti zaměstnávající personál Po otevření volby Oddíl, Pododdíl atd. se zobrazí příslušně podrobný číselník oborů obsahující vždy kód a název oboru. V číselníku lze listovat standardním způsobem, případně lze vyhledat jakýkoliv řetězec prostřednictvím volby Najdi. Hledáte-li např. firmy, které se zabývají výrobou keramiky, zadejte v menu Podskupina volbu Najdi a řetězec keram. Program pomocí funkce Najdi další pak vyhledá všechny kategorie OKEČ, v nichž se vyskytuje slovo keramika, keramický apod., tj. kódy 26200, 26210, 26212, 26220, 26240, 26250, 26260, Při prohlížení kódů zjistíte, že by bylo jednodušší využít vyšší úroveň klasifikace. V položce OKEČ v podmenu Pododdíl najděte a označte kategorii 262 a 263, čímž dosáhnete výsledku rychlejším způsobem. Po otevření slovníků OKEČ, se v programu Regist32.exe zobrazí ve spodní části okno s poznámkami, resp. vysvětlivkami ke klasifikaci OKEČ. K položce klasifikace OKEČ se objeví vysvětlující text, který blíže definuje obsah skupiny, oddílu resp. jiné kategorie. Většinou jsou vysvětlena sporná zatřídění některých činností, případně jsou uvedeny činnosti, které do zobrazené kategorie nepatří. Najdete tu i odkaz na věcně příslušející kategorii. Vysvětlivky vychází z poznámek používaných Českým statistickým úřadem při zatřiďováním ekonomických subjektů do této klasifikace. K některým položkám klasifikace OKEČ nejsou uvedeny žádné poznámky, okno je potom prázdné Rejstřík výrobků a doplňková inf. Rejstřík výrobků a služeb je unikátní členění činností firem zapracovávané přímo společností Albertina data, s.r.o. Rejstřík v popisu činností jde na úroveň skupin výrobků a služeb, která je optimální pro marketingové potřeby a která je zároveň reálně zjistitelná a zpracovatelná z veřejných zdrojů. Rejstřík jednoznačně rozlišuje a vyjadřuje i fázi cesty výrobku k zákazníkovi (tj. skutečnost, zda ve vztahu k produktu jde o výrobu, dovoz, velkoobchod, maloobchod, poradenství atd.). Nesměšuje se tak obsah a forma (výrobek a způsob zacházení s ním) jako to bývá v jiných klasifiakcích. Kombinací výrobku a fáze lze pak přesně rozlišit konkrétní činnost firmy, např.: dietní potraviny (bez rozlišení fáze) velkovýroba dietních potravin

84 83 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe dovoz dietních potravin velkoobchod dietními potravinami maloobchod dietními potravinami poradenství v oblasti dietních potravin V rejstříku výrobků a služeb je nejvhodnější vyhledávat konkrétní slova nebo jejich části pomocí funkce Najdi. Položka rejstříku se firmě přiděluje jen tehdy, když je skutečně její činnost známa, a je aktuálně vykonávána. Rejstřík výrobků a služeb je doplňován průběžně, vyžaduje to ale náročnou, většinou individuální práci, takže samozřejmě nelze garantovat zatřídění všech firem. Údaj Doplňková informace představuje volný text, kterým společnost popisuje svoji činnost, nabízí své produkty a služby, upřesňuje údaje o sobě. Texty jsou zařazeny jen u těch společností, které tuto možnost využily v rámci přímé komunikace s firmou Albertina data. Vyhledat lze libovolné slovo textu Kapitál, obrat, export, import Pro některé firmy je připojena informace o výši základního jmění a ročním obratu nebo specifikace objemu exportu či importu. Údaj Základní kapitál je zásadně získáván z dostupného zápisu v obchodním rejstříku, výjimečně přímým kontaktem. Roční obrat je uváděn jako přesné číslo v mil. Kč nebo je uvedena kategorie ročního obratu. Přesný obrat je získáván z účetních závěrek podniků, které tvoří součást databáze Creditinfo Firemní Monitor. Obrat je počítán jako celkové výnosy tj. součet provozních výnosů, celkových finančních výnosů a celkových mimořádných výnosů (položky databáze PROVVYN+FVTOTAL+MVTOTAL). Podrobnější rozklad vzorců je k dispozici na vyžádání. Obrat je zaokrouhlován na celé milióny. Všechny hodnoty různé od nuly a menší než 1 mil. se zaokrouhlují na 1 mil. (tj. firma s ročním obratem např bude mít uveden 1 mil.). Roční obraty se nepočítají z těch účetních závěrek, které jsou za kratší období než 12 měsíců nebo jde (v ojedinělých případech) o velmi zkrácené závěrky, kde není dostatek údajů pro výpočet obratu. Kategorie ročního obratu jsou získávány na Českém statistickém úřadě. K nim jsou přiřazeny také kategorie odvozené z přesného obratu dle závěrek, takže hledání podle kategorií pokrývá maximum firem. Hledání podle přesné hodnoty obratu se týká jen firem, k nimž existuje účetní závěrka. Údaj o ročním obratu může být uveden i za více let ve formě časové řady. Vyhledávání podle ročního obratu pracuje v tzv. kombinovaném dotazu, kdy v jedné záložce zadáte interval obratu nebo vyberete kategorii obratu a v druhé záložce zvolíte roky obratu. V případě, kdy volíte konkrétní roky, zrušte zaškrtnutí kodnoty "LAST". Pokud roky nezvolíte, automaticky se hledá vždy poslední dostupný rok (téhož dosáhnete, když v záložce s roky zvolíte hodnotu "LAST"). V položce Základní kapitál lze vyhledat numerické hodnoty základního kapitálu (v Kč), jehož výši společnosti zveřejňují při svém vzniku nebo při navýšení (snížení) základního kapitálu. V této položce není údaj uveden, pokud nebyl zjištěn z dat Obchodního věstníku nebo jiným způsobem v průběhu zpracování dat ve společnosti Albertina data. Základní jmění se vyhledává jako číselný interval. V příslušné masce lze zadat hodnotu od a do. Všechny hodnoty jsou chápány včetně zadaného čísla.

85 Albertina Firemní Monitor ČR 84 Údaje o exportérech a importérech jsou uspořádány do objemových kategorií za uplynulý rok. Lze vyhledat firmy, které v minulém roce vykázaly dovoz nebo vývoz v objemu Kč nebo Sk. Pro výběr všech exportérů nebo importérů zaškrtněte všechny kategorie exportérů a v druhém kroku modifikujte dotaz (OR) se všemi kategoriemi Importérů. Vyhledávání podle importu nebo exportu pracuje v tzv. kombinovaném dotazu, kdy v jedné vyberete kategorii importu nebo exportu a v druhé záložce zvolíte roky obratu. Pokud roky nezvolíte, automaticky se hledá vždy poslední dostupný rok (téhož dosáhnete, když v záložce s roky zvolíte hodnotu "LAST") Osoby ve firmách Databáze zpracovává strukturované kontakty na osoby, které jsou uváděny v obchodním rejstříku jako statutární zástupci případně vlastníci (společníci). V menším rozsahu obsahuje také výkonné manažery zjištěné individuálním sběrem dat. Tyto kontakty lze vyhledávat podle jména, postavení (funkce ve firmě) nebo podle tzv. typu osoby, což představuje výběr podle pohlaví, kategorie roku narození nebo země původu. Jméno osoby je zpracováno tak, jak bylo zapsáno do obchodního rejstříku včetně titulů. Pro vyhledávání jsou jména rozdělena po slovech, pro rychlé a snadné vyhledání konkrétní osoby je nejlepší použít funkci Skupina, v níž lze zapsat intuitivně jméno např. karel novák. Program vyhledá všechny výskyty tohoto jména. Funkce ve firmě je zařazena do jednotné klasifikace, která zaručuje jednoznačný výběr požadované funkce. Klasifikace obsahuje i funkce výkonné (kódy začínající číslem 1), které jsou ovšem v obchodním rejstříku uváděny pouze zřídka. Funkce statutárních zástupců jsou v klasifikaci zařazeny pod kódy začínající číslem 2. Typ osoby nabízi tři slovníky. Pohlaví je určeno tehdy, pokud lze automatizovaně rozeznat podle jména, nebývá uvedeno u některých jmen zahraničních osob. Věková kategorie, resp. kategorie roku narození je uspořádána po deseti letech a vychází z publikovaného rodného čísla nebo data narození. Tento údaj není nikde zobrazen, netiskne se ani se neexportuje. Je určen pouze pro vyhledávání. Země původu používá mezinárodní klasifikaci zemí a zatřiďuje do ní ty osoby, které v obchodoním rejstříku mají uveden stát, z kterého pochází. Pokud jsou vybrány kontakty v libovolné kombinaci údajů této skupiny, program podmínky respektuje jak při tisku jmen osob na adresní štítky, tak při exportu adres se jmény osob. Jména osob lze měnit, v rámci funkce vlastní poznámky lze také přidávat nové osoby Vlastníci a podíly Podle údaje Vlastníci lze vyhledat konkrétní společnosti nebo osoby (včetně zahraničních), které jsou jako vlastníci zapsáni v obchodním resjtříku. Ve výstupu je pak zobrazena nejen jejich identifikace, ale i výše podílu a jeho splacení. Vyhledání názvu společnosti, v níž má firma podíl, umožní najít vlastněné subjekty. K hromadnému výběru všech firem, u nichž je k dispozici informace o podílech v jiných firmách, nabízí funkce Předvýběry.

86 85 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Stav firmy Stav firmy je vyjádřen v dialogovém zobrazení výsledků formou textového pole v pravém horním rohu a současně signalizací na semaforu. Stav firmy upozorňuje na některé negativní poznatky získané z dostupných informačních zdrojů nebo naopak označuje aktivní firmy. Červená signalizace se týká subjektů v likvidaci nebo v konkursu. Za firmu v konkursu je považován subjekt, na který byl prohlášen konkurs, nebo byl konkurs zrušen pro nedostatečný majetek úpadce. Žlutá signalizace se týká subjektů, které prošly konkursem, ale splnily rozvrhové usnesení, provedly vyrovnání apod. Kromě toho "žlutá svítí" u firem, které mají pozastavenu činnost, mají nedoručitelnou adresu nebo jsou evidovány jako dlužníci. Zelená signalizace se týká aktivních subjektů dle dostupných zdrojů, blíže viz předvýběry Předvýběry Nabídka Předvýběry umožňuje rychlý výběr skupin firem se společnými znaky. Právnické osoby Předvýběr všech organizací - právnických osob. Zápis z OR Předvýběr firem, k nimž je připojen zápis z obchodního rejstříku. Plátci DPH Předvýběr plátců DPH, tj. všech firem, u nichž bylo zjištěno DIČ a informace o typu daně. Informace jsou průběžně zjišťovány z údajů ministerstva financí. Plátci SD Předvýběr plátců spotřební daně, tj. všech firem, u nichž bylo zjištěno DIČ a informace o typu daně. Informace jsou průběžně zjišťovány z údajů ministerstva financí. Aktivní firmy (dle dostupných údajů) Předvýběr zahrnuje skupinu firem, o které se podle různých kritérií domníváme, že patří k aktivním, regulérně fungujícím firmám. Firma například zveřejnila účetní závěrku, je aktuálně evidována jako plátce DPH, v rámci monitoringu platební kázně jsme zjistili, že obchoduje, byla individuálně kontaktována apod. Neznamená to ovšem, že všechny firmy nezačleněné do tohoto předvýběru jsou neaktivní. Pouze jsme kumulovali naše poznatky o firmách a vytvořili skupinu s větší pravděpodobností aktivity. Členové Registru solventních firem Předvýběr vyhledává firmy, které se jsou zapsány do Registru solventních firem. Znamená to, že nesmí mít žádné registrované dluhy v žádné ze sledovaných databází dlužníků, nesmí mít platební index horší než B a nesmí mít Creditinfo scoring (pravděpodobnost úpadku firmy během následujících 12 měsíců) horší než kategorie 5, což je akceptovatelné riziko. Členství v Registru je dobrovolné. Nedoporučujeme kontaktovat Předvýběr "Nedoporučujeme kontaktovat" slučuje firmy v likvidaci, firmy v konkurzu, firmy s nedoručitelnou adresou a firmy, které evidujeme jako dlužníky. Kromě toho jsou zde zařazeny subjekty (živnostníci), kteří mají pozastavenou činnost. Slučuje tedy kódy předvýběrů EK, EL, EN, EA, EP a ND. V případě dlužníků (ND) do "nedoporučovaných" nejsou zahrnuty velké firmy s malou dlužnou částkou. Nedoručitelné adresy Předvýběr chybných adres (zjištěných jako nedoručitelných - např. vrácených zpět při mailingových akcích a dosud neopravených). Firmy v likvidaci Předvýběr zahrnuje všechny firmy, u kterých bylo v Obchodním věstníku publikováno oznámení o likvidaci. Firmy v likvidaci - nově od minulého vydání Předvýběr zahrnuje všechny firmy, které se v daném vydání objevily nově ve stavu "v likvidaci".

87 Albertina Firemní Monitor ČR 86 Tento výběr je podmnožinou firem v likvidaci. Firmy v konkursu Předvýběr zahrnuje všechny firmy, na které je aktuálně prohlášen konkurs, nebo byl zrušen pro nedostatečný majetek. Informace o konkursu Jde o firmy, u nichž bylo publikováno oznámení o konkursu, ale konkursní řízení proběhlo, bylo splněno rozvrhové usnesení nebo konkurs byl jiným uspokojivým způsobem uzavřen. Firmy v konkursu - nově od minulého vydání Předvýběr zahrnuje všechny firmy, které se v daném vydání objevily nově ve stavu "v konkursu". Tento výběr je podmnožinou firem v konkursu. Soudní exekuce Předvýběr označuje firmy, které mají v obchodním rejstříku uvedenu informaci o nařízené nebo provedené soudní exekuci. Firmy s nesplaceným podílem Předvýběr označuje firmy, které mají v obchodním rejstříku uvedeno, že základní kapitál není na 100% splacen v podílech společníků. Telefonní spojení Předvýběr všech firem, k nimž bylo zjištěno telefonní spojení. Faxové spojení Předvýběr všech firem, k nimž bylo zjištěno faxové spojení Firmy s Předvýběr všech firem, k nimž je k dispozici elektronická adresa. Firmy s URL Předvýběr všech firem, k nimž je k dispozici URL adresa (obvykle www). Nové firmy Předvýběr všech nových organizací zařazených do databáze od poslední aktualizace. Jedná so o nově vzniklé subjekty, které nebyly ještě na předchozím vydání (datum jejich vzniku může být starší, max. ale 6 měsíců, což je dáno zpožděním v jejích zápisu do veřejných registrů a procesem zpracování dat). Změny údajů Předvýběr firem, u kterých došlo od poslední aktualizace ke změně v názvu, adrese nebo OKEČ (nepostihuje nově vzniklé organizace). Podíly ve firmách Předvýběr firem, k nimž je připojena informace o podílech v jiných firmách (dceřiných podnicích). Provozovny Předvýběr firem, k nimž je připojena informace o provozovnách (pobočkách). Firmy s účetní závěrkou Předvýběr firem, k nimž je připojena alespoň jedna účetní závěrka. Fakta a zprávy o firmách Předvýběr firem, k nimž jsou doplněna fakta z médií. Firmy dlužníci Předvýběr firem zveřejněných jako dlužníci. Firmy věřitelé Předvýběr firem zveřejněných jako věřitelé. Firmy s platební informací Předvýběr firem, k nimž existuje údaj o platebním chování. Předvýběry vám umožní rychle vyhledat i rozsáhlé skupiny záznamů vyznačující se uvedenou charakteristikou. Předvýběry můžete libovolně a opakovaně kombinovat mezi sebou navzájem i s dalšími uloženými dotazy nebo zadanými vyhledávacími podmínkami. V databázi Albertina - Firemní Monitor k některým předvýběrům není k dispozici odpovídající detail informace. Např. předvýběr Firmy s účetní závěrkou vybere všechny firmy, k nimž finanční dokumenty existují, ty jsou ale dostupné jen v aplikaci Creditinfo - Firemní Monitor. Vysvětlivky k tomu jsou v záložce Další údaje o firmě.

88 87 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe Další údaje k firmě Databáze Albertina - Firemní Monitor neobsahuje všechny dostupné informace, na které upozorňují předvýběry. Např. předvýběr Firmy s účetní závěrkou vybere všechny firmy, k nimž finanční dokumenty existují, ty jsou ale dostupné jen v aplikaci Creditinfo - Firemní Monitor. V okně Další údaje k firmě je pak odkaz na tuto databázi s popisem zde dostupných dat. V případě účetních závěrek je zde např. uvedeno, za jaké roky jsou účetní data aktuálně dostupná. 4 Anopress - Monitor tisku ČR 4.1 Úvod Databáze Anopress - Monitor tisku zachycuje v denním tisku v ekonomických, odborných i populárních časopisech vše, co se týká aktivit firem na trhu, podnikání a ekonomiky v České republice. V široké retrospektivě od roku 1998 (DVD verze databáze) jsou k dispozici informace v podobě plných textů článků, doplněné dalšími údaji umožňující rychlé vyhledávání. V této části manuálu najdete vysvětlivky ke způsobu zpracování dat, k obsahu a způsobu použití jednotlivých údajů. Obecný manuál k ovládacímu software (Regist32) je k dispozici v rámci kapitoly Obslužný program. 4.2 Zdroje a aktualizace dat Výhradním dodavatelem dat do databáze Anopress - Monitor tisku je společnost Anopress IT, a.s. Veškerá data poskytuje Anopress IT, a.s. na základě řádně uzavřených smluv s vydavateli a nakladateli a v souladu s platným autorským právem. Databáze Anopress - Monitor tisku vzniká nepřetržitým zpracováním významných celostátních i regionálních novin a časopisů. Do souboru sledovaných periodik jsou zařazeny především zpravodajské deníky, společensko-politicky orientované časopisy a dále nejrozšířenější specializovaná periodika, zejména z oblasti ekonomiky, obchodu, informatiky atd. Periodika jsou zpracovávána výběrovým způsobem, tj. do databáze Anopress - Monitor tisku jsou vybírány pouze články, týkající se ekonomiky, podnikání v širokých tematických

89 Anopress - Monitor tisku ČR 88 souvislostech. V případě potřeby komplexního monitoringu tisku zahrnujícího např. kulturní, sportovní a politické zprávy Vám zajistíme odpovídající informační zdroje. Jak je patrno z principu získávání dat pro databázi Anopress - Monitor tisku, je aktualizována průběžně tak, jak vycházejí jednotlivá periodika. Data jsou od dodavatele získávána denně přes on-line spojení a denně je také aktualizována mateřská databáze Anopress - Monitor tisku. Vybrané deníky jsou aktualizovány dokonce dvakrát denně - tj. nejvýznamnější deníky do 8.00 hod., zbývající deníky do hod. Dvakrát denně aktuální data jsou k dispozici na internetovém serveru společnosti Albertina data ( CD-ROM disk Anopress - Monitor tisku je vydáván s měsíční aktualizací. Tento disk (DVD) zahrnuje data od roku 1998 do aktuálního měsíce (CD-ROM verze z důvodu kapacity zahrnuje vždy cca dva poslední roky). 4.3 Obsah databáze a tipy pro hledání Text článku Údaj představuje základní informační část záznamu databáze Anopress - Monitor tisku. Plný text zprávy odpovídá textu z publikovaného zdroje, je převeden do elektronické podoby bez obrázků a fotografií. Vyhledávání podle textu nejrozsáhlejší položky záznamu umožňuje provádět rozmanité kombinace významových slov z textu, vyhledávat jména konkrétních osob, výrobků, apod. Po otevření volby Text článku se zobrazí abecední seznam všech slov z abstraktů celé databáze. Při vyhledávání v textu je nejvhodnější využít funkci Skupina a pro přesnější dohledání v již vybraných textech použijte funkci fultextového vyhledávání Název a anotace Vyhledávání podle názvů zpracovaných článků slouží například pro přesné nalezení konkrétní zprávy nebo pro výběr článků, které hledané téma považovaly za tak důležité, že je uvedly do nadpisu. Při práci s tímto údajem je nutné počítat s tím, že hlavním úkolem názvu je především upoutat pozornost čtenáře a že informační hodnota názvu nemusí být vždy velká. Položka obsahuje název, pod nímž byl v příslušném periodiku uveden zpracovaný článek. Název článku se uvádí doslovně. Ve starších datech (před 11/1999) byl název delší než 80 znaků přiměřeně zkrácen a zakončen třemi tečkami. Velmi stručná jednořádková anotace vystihuje hlavní obsah článku, z věcného hlediska doplňuje nebo nahrazuje mnohdy nejednoznačný nebo zavádějící název. Anotace se nemusí vyskytovat ve všech záznamech Zdroj a autor Údaj Zdroj umožňuje jednoznačnou identifikaci původního textu a obsahuje název periodika, datum vydání (případně číslo vydání a číslo strany). Název periodika (zdroje) odlišuje i jednotlivé samostatné přílohy periodik, např.: Hospodářské noviny - Burzovní noviny. V menu Zdroj najdete volbu Název a kód zdroje a Název zdroje a přílohy. Pokud chcete vyhledávat jednotlivá periodika bez ohledu na jejich různé přílohy, použijte první volbu. Zde najdete třípísmenný kód zdroje a jeho název. Slovník poskytuje rychlou orientaci v monitorovaných periodikách a v počtu záznamů. Hledáte-li přesnou specifikaci zdroje a jeho přílohy, můžete využít vyhledávání podle

90 89 Nápověda k obslužnému programu Regist32.exe nabídky Název zdroje a přílohy. Zdroj se zobrazí jako abecední seznam názvů periodik, za kterým (po pomlčce) jsou uvedeny i samostatné názvy příloh. Pomocí tohoto vyhledávání najdete např.specifické regionální přílohy deníků nebo příležitostně vydávané přílohy. Vyhledávání podle jmen (zkratek) autorů článků slouží například pro vytipování redaktorů zaměřených na určitou problematiku. Po otevření volby Autor článku se zobrazí abecední seznam jmen autorů nebo redaktorských zkratek, položka je rozdělena na jednotlivá slova. Zkratky, případně názvy institucí jsou uváděny v té podobě, v jaké se objevily v původním textu Datum zveřejnění a zařazení Vyhledávání podle data zveřejnění daného článku, tj. podle data vydání příslušného periodika, umožňuje shromáždit zprávy z určitého časového období, resp. časově omezit dříve provedený tématický výběr. Po otevření této volby se zobrazí okno, v němž můžete zadávat rozmezí dne, měsíce a roku. Program automaticky nabízí nejstarší a nejaktuálnější dostupné datum. Zápisem do okna nebo pomocí tlačítek lze vybrat požadované časové rozpětí. Chcete-li vybrat konkrétní den, nastavte například počáteční datum a pomocí tlačítka přeneste toto datum do koncového. Datum vydání je přebíráno z tiskoviny, pokud není uvedeno (např. pro týdeníky a měsíčníky) uvádí se vždy první den období, pro které je periodikum vydáno (např. první den týdne, první den měsíce). Datum zařazení vyjadřuje datum zařazení záznamu do databáze. Pomocí tohoto údaje lze např. identifikovat záznamy, které přibyly od předchozího vydání disku. Rozdíl v datu zveřejnění a datu zařazení neznamená, že periodikum bylo zpracováno s časovým skluzem. Deníky jsou například zpracovávány vždy v běžném dni a v něm také zařazeny do databáze. V ojedinělých případech jsou články zpracovány později. V případě týdeníků nebo měsíčníků se datum zveřejnění a zařazení mohou lišit, protože zde není vyžadováno denní zasílání zpracovaných zpráv.

91 Creditinfo - Firemný Monitor SR 5 Creditinfo - Firemný Monitor SR 5.1 Úvod 90 Databáze Creditinfo Firemný Monitor a Albertina Firemný Monitor jsou obchodní názvy produktů, které vznikají a základě dlouhodobé praxe ve sběru a zpracování dat o firmách ve společnosti Albertina data, s.r.o. Tato společnost je kapitálově spojena s firmou Creditinfo Slovakia, s.r.o, která se soustřeďuje především na sběr a zpracování finančních informací a na poskytování kreditních zpráv o firmách. Obě databáze Creditinfo Firemný Monitor a Albertina Firemný Monitor jsou založeny na veřejně dostupných a zveřejnitelných datech o všech registrovaných subjektech v SR, tj. podnikatelských i nevýdělečných organizacích. Obě databáze obsahují shodné funkce a data, databáze Creditinfo Firemný Monitor je navíc vybavena dalšími údaji a funkcemi. V této části manuálu najdete vysvětlivky ke způsobu zpracování dat, k obsahu a způsobu použití jednotlivých údajů. Obecný manuál k ovládacímu software (Regist32) je k dispozici v rámci kapitoly Obslužný program. Databáze Creditinfo Firemný Monitor a Albertina Firemný Monitor postihují základními identifikačními údaji všechny subjekty, kterým bylo přiděleno identifikační číslo (IČO). Jde tedy o unikátní databáze pokrývající jak podnikatelské subjekty (včetně podnikajících fyzických osob), tak všechny družstva, nadace, státní, rozpočtové nebo příspěvkové organizace atd. Databáze nicméně nemají charakter oficiálního registračního zdroje a záznamy v databázi uložené nemají právní závaznost (což ostatně nemají např. ani záznamy o právnických subjektech přístupné prostřednictvím ministerstva spravedlnosti na Internetu). Databáze představují především unikátní informační a marketingový nástroj, který integruje externí, veřejně dostupná data z různých zdrojů. Albertina data a Creditinfo Slovakia zásadně zveřejňují jen ta individuální data o podnikatelských subjektech, která nejsou předmětem ochrany zákona o individuálních údajích, čili data, která lze veřejně šířit. Jednotkou zápisu v databázích je záznam, který odpovídá jednomu registrovanému subjektu, jedné organizaci, která je rozlišena unikátním identifikačním číslem IČO. Pokud se k dané firmě