Projekt. Vzděláváním k větším možnostem uplatnění na potravinářských trzích. Podkladové materiály ke školení: Vedení účetní evidence pro zemědělce

Transkript

1 Projekt Vzděláváním k větším možnostem uplatnění na potravinářských trzích Podkladové materiály ke školení: Vedení účetní evidence pro zemědělce Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí

2 PROJEKT VZDĚLÁVÁNÍM K VĚTŠÍM MOŽNOSTEM UPLATNĚNÍ NA POTRAVINÁŘSKÝCH TRZÍCH 12/015/1310B/671/ JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ VENKOVA V RÁMCI OPATŘENÍ DALŠÍ ODBORNÉ VZDĚLÁVÁNÍ A INFORMAČNÍ ČINNOST PROGRAMU ROZVOJE VENKOVA Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí

3 Vedení účetní evidence pro zemědělce Účetnictví v MS Word Úvod MS Word je kancelářský software z balíku MS Office pro zpracování textů. Spolu s ostatními aplikacemi MS Office tvoří velice mocný nástroj pro zvládání běžné kancelářské agendy, ale lze jej použít i pro tvorbu rozsáhlejších dokumentů včetně knih. Cílem této kapitoly je naučit Vás pracovat s programem tak, aby Vám nečinilo problémy zpracování jakýchkoliv textových dokumentů, především pak semestrálních a diplomových pracích. Programy z dílny Microsoftu jsou známé tím, že disponují jednotným uživatelským rozhraním (GUI). To znamená, že návyky získané při práci s Wordem, můžete využít i při práci s ostatními produkty MS Office jako je Excel nebo PowerPoint. Znamená to zároveň, že pokud jste někdy v minulosti používali kterýkoliv z výše uvedených nástrojů, neměla by Vám práce s MS Word dělat problémy. MS Word lze v zásadě spustit dvěma způsoby a to z nabídky Start Programy spustit zástupce Microsoft Word, nebo přímo spuštění programu winword.exe z jeho umístnění na disku (nejčastěji C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe). Když spustíte Word Přivítá Vás takováto obrazovka. Úvodní obrazovka MS Word 2003

4 Úvodní obrazovka MS Word 2010 Po spuštění programu se vytvoří nový, prázdný dokument, v titulku označený slovem Dokument a pořadovým číslem dokumentu. To znamená, že po spuštění programu se vytvoří Dokument 1, po vytvoření nového souboru (viz. tab. 1) Dokument 2 atd. Hned pod titulkem aplikace najdeme menu programu, ze kterého jsou přístupny všechny funkce, které Word nabízí. Dva panely nástrojů pod menu zpřístupňují uživatelům nejpoužívanější funkce a právě popisu těchto základních funkcí věnujeme několik následujících stránek. Předtím, než se však do toho pustíme, je nutné vysvětlit několik základních pojmů: Dialogové okno se objeví vždy, kdy je třeba něco rozhodnout např. zvolit jméno ukládaného souboru, nebo vybrat tiskárnu. V menu poznáte, zda daná položka otevře dialogové okno tak, že má za svým názvem tři tečky např. Nový. Ikona grafické znázornění funkcí Word. Tedy poklepáním na ikoně provedete stejnou práci, jakou byste vykonali poklepáním na danou položku menu. Panel nástrojů seskupení několika ikon, které zpravidla nějak vzájemně doplňují svou činnost. Klávesová zkratka kombinace kláves, jejichž současným stisknutím se provede nějaká činnosti, kterou bychom jinak museli vykonat poklepáním na ikoně nebo v menu.

5 Tab. 1: Obsah menu soubor Položka menu Ikona Nový Klávesová zkratka CTRL + N Poklepáním na položku menu se otevře dialogové okno pro vytvoření nového dokumentu podle šablony. Šablony budeme probírat až později, takže zatím se spokojíme bez dalšího vysvětlování s nabídkou Prázdný dokument, která nám vytvoří podobný dokument jako vidíme na obrázku 1. Ikonka oproti tomu přímo vytvoří nový prázdný dokument Otevřít CTRL + O Položku menu otevřít použijeme v případě kdy chceme pokračovat v práci, popřípadě si přečíst nějaký starší dokument. Po poklepání se otevře dialogové okno Otevřít, ve kterém (podobně jako v průzkumníku Windows) najdete dokument, který hodláte otevřít a poklepáním na tlačítko Otevřít se potom zvolený soubor otevře ve Wordu. Uložit CTRL + S V případě, že se jedná o první poklepání po vytvoření dokumentu zobrazí dialogové okno Uložit, kde budete moct zvolit jméno a cestu kam dokument uložit. V případě, že se jedná o jakékoliv další poklepání zaznamenají se Vámi provedené změny do souboru, který jste specifikovali při prvním uložení. Jméno ukládaného souboru může být maximálně dlouhé 255 znaků bez omezení z hlediska použití háčkovaných nebo čárkovaných znaků. Co dělat, když chci pokračovat v práci, ale potřebuji si nechat i dokument v takovém stavu, v jakém je nyní? Položka menu Uložit jako uloží dokument do nového souboru, jméno Vám dá vybrat, a nastaví ho jako aktivní. To znamená, že uložení jakýchkoliv případných změn se provede do nového místo původního dokumentu. Náhled Zobrazí dokument na obrazovce v takové podobě, v jaké ji může vytisknout. Používá se pro poslední kontrolu textu před tím než se vytiskne. Tisk CTRL + P Po stisknutí klávesové zkratky CTRL + P (popř. menu Soubor Tisk) se zobrazí dialogové okno pro volbu tiskárny a rozsah tisku. Oproti tomu po poklepání na ikonu tiskárny v panelu nástrojů se automaticky celý dokument vytiskne na tiskárnu, která je v operačním systému Windows nastavená jako výchozí. Konec ALT + F4 Zavře program MS Word. Pokud zjistí, že některý z dokumentů se od posledního ukládání změnil, nabídne jeho uložení. Nyní nadešel čas, abychom využili funkcí pro které byl Word vytvořen především a to tvorba textu. MS Word je textový editor typu WYSIWYG (What You See Is What You Get). Přeložit se to může jako to co vidíš, to taky dostaneš. Znamená to, že text, tak jak ho vidíte na obrazovce, bude tak vypadat i po vytisknutí na papíře.

6 Základy formátování textu Po spuštění Wordu, se vytvoří prázdný dokument podle šablony normal.dot s přednastaveným písmem Times New Roman o velikosti 12 bodů a jednoduchým řádkováním. Podle potřeby lze použít i jinou šablonu. Vytvoříme-li nový dokument přes menu Soubor Nový nebo klávesovou zkratku CTRL+N, zobrazí Word formulář pro výběr šablony. Jednotlivé šablony se liší jednak nastavením písem, řádkováním apod., jednak i předem nastavenými prvky jako např. záhlavím atd. Po poklepání kdekoliv v hlavním okně Wordu můžeme okamžitě začít psát. Zkuste si cvičně napsat alespoň dva řádky textu. Všimněte si při tom, že když se při psaní dostanete na konec řádku, další slovo se automaticky napíše na další řádek. Poměrně častou chybou zejména počítačových začátečníků je, že když dojdou na konec řádku, ukončí ho klávesou ENTER a pokračují na dalším řádku, jak tomu byli navyklí ze psacích strojů. Někteří se pak snaží dorovnávat text dodáváním mezer protože řádky napsané tímto stylem nejsou stejně dlouhé. Nikdy neukončujte řádek klávesou ENTER, pokud se nejedná o konec odstavce ušetříte si velké množství práce a Vaše dokumenty budou vypadat lépe. Máme napsán nějaký text a nyní se podrobněji podíváme na to, co s ním lze dělat. Volba písma Písma, neboli fonty jsou pravděpodobně nejdůležitějším faktorem, který určuje to jaký dojem Váš text na čitateli zanechá. Na obrázku 2 v jeho horní části vidíme čtyři typy písma, které dle mého názoru nejčastěji využijete. Times New Roman je písmo proporcionální a patkové. Proporcionální písmo znamená, že jednotlivá písmena jsou různě široká. Pokud např. srovnáme písmena m a i již na první pohled uvidíme, že písmeno m je několikanásobně širší než písmeno i. Text psaný proporcionálním písmem napomáhá k plynulosti čtení. Obr. 2: Roletové menu Písma Všimněte si takových zobáčků u písmen na následujícím obrázku: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z Obr. 3: Patkové písmo Times New Roman Písmům, které takové zobáčky mají říkáme patkové. Jak jste pravděpodobně správně odhadli říkáme odborně zobáčkům patky. Patková písma jsou všeobecně považována za velmi dobře čitelná, protože patky pomáhají udržet oči na řádku a čtení tak je mnohem příjemnější. Právě pro tuto vlastnost se taková písma používají pro psaní delších textů. Oproti tomu je písmo Arial sice proporcionální ale bezpatkové. Pro porovnání obr. 4.

7 a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z Obr. 4: Bezpatkové písmo Arial Již na první pohled vidíme rozdíly. Písmo Arial je mnohem výraznější než Times New Roman, ale delší text napsaný v tomto typu písma je zase hůře čitelný. Z tohoto důvodu se bezpatková písma často používají pro nadpisy, kde je jejich výraznost velmi vítána. Nadpisy zároveň jsou rozsahem velice krátké, takže se i příjemně čtou. Zvláštní kategorii tvoří písma Courier a Symbol. Courier je písmem neproporcionálním a jeho použití se v současné době omezuje často na výpisy z programů. A to zejména pro to, že výpisy vytisknuté tímto písmem jsou přehledné a jasně se odlišují od zbytku textu. Písmo Symbol pak obsahuje písmena řecké abecedy a některé značky použitelné pro psaní jednoduchých matematických vzorců. Vyzkoušejte si, jak na Vás jednotlivé druhy písma působí. Označte si část textu. To provedete tak, že přesunete kurzor myši na začátek textu a stisknete levé tlačítko myši, potom táhněte až na konec textu, který chcete označit a levé tlačítko pusťte. Označený text by měl být inverzní oproti neoznačenému textu. Změnu typu písma provedete poklepáním na šipku roletového menu Písma, viz. obr. 2 a poklepáním na některé písmo, které Vám program nabízí. Pozn.: Jednotlivá písma, která jsou zobrazena na obrázku 2 nemusí být přítomna na vašem počítači v závislosti na typu instalace a přítomnosti dalších programů, které si instalují svá písma. Nastanou situace, kdy nám nebude vyhovovat velikost písma, kterou nám implicitně nabízí Word a budeme ji chtít změnit. V takovém případě využijeme roletové menu Vybrat velikost písma viz. obr. 5. Číselná hodnota znamená počet bodů, které tvoří písmeno. Platí, že čím víc bodů, tím větší je písmo. Zvětšit velikost písma můžete provést u nadpisů nebo u textu, který chcete zvýraznit. Ačkoliv v druhém případě se daný postup hodí spíše do reklamních letáků, než do delších, ucelených textů. Změnu velikosti u již napsaného písma provedete tím, že si daný text označíte do bloku a poklepáním na požadovanou velikost písma v roletovém menu aplikujete změnu. Obr. 5: Roletové menu Vybrat velikost písma Mějte na paměti, že pro text v odstavci se nedoporučuje velikost větší než 12 bodů u fontu Times New Roman, pokud výsledný text nebudete následně kopírovat na menší formát, např. A5. Tab. 2: Nástroje zvýraznění pasáže textu Ikona Popis Klávesová zkratka Označený text se převede na tučné písmo. CTRL + B Označený text převede na kurzívu Označený text podtrhne CTRL + I CTRL + U Bezpochyby při práci s texty lehce narazíme na pasáž, kterou by pro svou závažnost mělo smysl nějakým způsobem zvýraznit. Word pro tento účel nabízí tři nástroje (viz. tab. 2), přičemž nástroje lze kombinovat. Otázka zní, kdy a který nástroj použít?

8 Tučného písma použijeme zejména pro zvýraznění nějakého krátkého textu. Takto napsaná slova doslova vystupují z odstavce a čtenář je rozhodně nemůže přehlédnout. Delší text napsaný tučným písmem, ale ztrácí svou údernost a proto se pro tyto účely nepoužívá. Pro zvýraznění delších textů se obvykle využívá kurzíva nebo méně často podtržení. Je to pro to, že pokud podtržení je delší než několik málo řádků (1, 2 maximálně 3) může působit rušivým dojmem. Tab. 3: Zarovnání textu Ikona Popis Klávesová zkratka Odstavec (označený text) zarovná doleva CTRL + L Vycentrování textu Zarovnání na pravý okraj stránky Zarovnání do bloku CTRL + E CTRL + R CTRL + J Nejčastěji pro zarovnávání používáme zarovnání do bloku, to znamená, že pravý i levý okraj textu se v odstavci se srovnají k okraji stránky. Zarovnání se provede tak, že Word natáhne mezery mezi slovy, aby měl řádek požadovanou délku. Do bloku nikdy nezarovnáváme nadpisy. Pro psaní nadpisů zpravidla používáme písma větší velikosti, to znamená, že na řádek se vleze méně slov a to nám nakonec způsobí, že na řádku vzniknou velké, které v textu nevypadají pěkně. Základní nástroje úprav textu Pokud jste přečetli předchozí stránky, měli byste být schopni napsat a jednoduše zformátovat text. Nyní se budeme věnovat tomu, jak tento text popř. část textu přesunout nebo zkopírovat na jiné místo. Dozvíte se také, jak vrátit změny v textu, které nebyly provedeny podle Vašich představ. Tab. 4: Základní nástroje úprav textu Ikona Popis Klávesová zkratka Vyjmout (označený text se zkopíruje do schránky a v dokumentu se vymaže) Zkopírovat (označený text se zkopíruje do schránky a v dokumentu zůstane zachován na svém původním místě) Vloží text ze schránky na pozici kurzoru O krok zpět vrátí poslední změnu v dokumentu Znovu provede poslední činnost vrácenou funkcí O krok zpět CTRL + X CTRL + C CTRL + V Velice užitečnou pro práci je využití schránky pro přenos textu, obrázků i jiných objektů. Funkce vystřižení, kopírování a vložení jsou dostupné z většiny aplikací Windows a lze jich využití pro přenos komunikaci mezi daným programem a Wordem. Př.: Zkopírování grafu vytvořeného v programu Excel do Wordu. Klepněte v Excelu levým tlačítkem na graf. Kolem grafu se objeví několik čtverečků, které indikují, že graf byl vybrán. Nyní klepněte na tlačítko vyjmout nebo zkopírovat a přepněte se do programu Word. Přesuňte kurzor na místo, kde chcete vložit graf a klepněte na tlačítko vložit. Nyní by se měl graf objevit v textu přímo na požadovaném místě. Uvedený postup lze využít i pro objekty vytvořené jinými programy.

9 MS Word obsahuje nástroj pro vytváření jednoduchých grafů přímo z prostředí Wordu (je dostupný z menu Vložit Obrázek Graf), ale program Excel je pro práci s grafy mnohem výhodnější. V případě, že provedete ve svém dokumentu nějakou nepředloženost následkem které přijdete o část textu nebo nějakým nešťastným způsobem změníte formátování textu, není ještě všechno ztraceno, protože Word obsahuje nástroje pro vrácení několika posledních změn zpět. Pokud se potřebujete vrátit o několik kroků zpět můžete buď několikrát klepnout na ikonu o krok zpět nebo klepnout na trojúhelníček těsně vedle ikony a ze seznamu, který se objeví vybrat přímo místo moment, do kterého se chcete vrátit. Všimněte si, že po stisknutí tlačítka o krok zpět budete moct aktivovat funkci znovu, která vrátí změny, které byly zrušený funkcí o krok zpět. V okamžiku, kdy ale uděláte v textu jakoukoliv změnu o tuto možnost přijdete. Odrážky a číslování Přímo na nástrojové liště jsou přednastavené dva nástroje: Tab. 5: Odrážky a číslování Ikona Popis Číslovaný seznam Seznam s odrážkami Kdy použít seznamy by bylo nejspíše zbytečné vysvětlovat, zajímavé je však jak přesně se Word s tvorbou seznamů vypořádává a jakým způsobem můžeme jeho chování upravit k obrazu svému. Po klepnutí na jednu z ikon pro tvorbu seznamu se automaticky vytvoří první číslo seznamu nebo odrážka a Word je připraven na zadávání textu. Pokud text přesáhne délku řádku, automaticky se zarovná pod text, takže prostor pod číslem, odrážkou zůstane volný. Pokud na začátku napíšete nějaký znak, nebo kombinaci znaků,k které by mohly být považovány za symbol odrážky popř. číslo nebo písmeno v seznamu, Word po stisknutí klávesy ENTER automaticky zformátuje odstavec do a další řádek do podoby seznamu. To je příjemná vlastnost, bohužel ne vždy se vytvoří seznam, který dokonale odpovídá našim představám. V této chvíli přišel čas si seznam manuálně k obrazu svému. Po stisknutí pravého tlačítka myši se objeví kontextově senzitivní menu. Kontextově senzitivní znamená, že se bude lišit v případě, že jde o klasický text, obrázek nebo tabulku apod., tak aby uživateli nabídla ty nejdůležitější funkce bez nutnosti dlouho prohledávat klasická menu. V kontextovém menu zvolte položku odrážky a číslování.

10 Obr. 6: Odrážky (vlevo) a číslování (vpravo) Formátování odrážek je jednoduché, prostě klepnutím myší zvolíme ze seznamu styl odrážky, která nejlépe odpovídá stylu dokumentu a potvrdíme tlačítkem OK. Trochu složitější může být úprava číslovaného seznamu, kdy nejen vybíráme styl číslování, ale i od kterého čísla se má začít. Po klepnutí na tlačítko Vlastní se zobrazí formulář Vlastní číslovaný seznam, kde můžeme upravovat téměř cokoliv, nejčastěji však budeme měnit položku Číslovat od, která určuje od kterého čísla má seznam začít. Obr. 7: Úprava číslovaného seznamu Tuto vlastnost využijeme zejména v okamžiku, kdy jednotlivé položky číslovaného seznamu odděluje delší text a Word proto nedokáže číslovaný seznam navázat na předchozí. Vkládání obrázků Text bývá často vhodné doplnit ilustrací. V tomto ohledu přichází spolu s Wordem řada předem připravených obrázků (tzv. klipartů) z řady oblastí pro využití v dokumentech. Vložit klipart můžete v menu Vložit Obrázek Klipart.

11 Obr. 8: Vložit klipart Poklepáním levým tlačítkem myši vyberete nejprve oblast ze, které chcete klipart použít a potom si budete moci přímo ze seznamu vybrat klipart, který se Vám líbí. Bohužel však kliparty nejsou obrázky vhodné pro publikace techničtějšího rázu. Takže si budeme muset pomoct sami. Buď tak, že si obrázek v nějakém grafickém programu sami nakreslíme nebo ho získáme jiným způsobem, např. z Internetu. Ať tak nebo tak budeme chtít takový obrázek načíst do dokumentu. V menu Vložit Obrázek Ze souboru vybereme obrázek na disku v některém z podporovaných formátů a tlačítkem vložit ho vložíme do dokumentu na pozici kurzoru. Takovým způsobem vložený obrázek je však třeba upravit. Označme si obrázek, pravým tlačítkem myši otevřeme kontextové menu a v menu vybereme Formát objektu.

12 Obr. 9: Formát objektu karta obrázek Obr. 10: Formát objektu karta pozice Zobrazí se okno formuláře pro úpravu vzhledu obrázku a jeho umístnění v textu. Na kartě Obrázek máme v sekci oříznout nastavit, která část z obrázku se zobrazí. Pokud například zvolíme Oříznout zleva 5 cm, obrázek se na stránce nezobrazí celý, bude vynecháno 5 cm od levého okraje obrázku. Oříznutí mění jenom zobrazení obrázku v dokumentu nemění vzhled obrázku. Takže, když se rozhodnete, že oříznout obrázek zleva o 5 cm je přece jenom moc, můžete velikost oříznutí změnit nebo dokonce zrušit. V sekci ovládání obrazu určíme, jakým způsobem bude obrázek vypadat po stránce barevnosti, kontrastu. Volba barva přepíná několik režimů zobrazení: Automatická zobrazí obrázek tak jak byl připraven Stupně šedi převede obrázek do odstínu šedé Černobílý převede obrázek na kombinaci černé a bílé barvy Vodoznak nastaví vzhled obrázku tak aby byl takřka průhledný, to je zejména vhodné v případě, že chcete použít obrázek jako pozadí stránky, přes které se bude zobrazovat text. Volby na kartě pozice nastaví způsob, jakým se bude chovat obrázek k textu. Volba v textu způsobí, že obrázek se umístí přímo do textu. Obrázek zůstane na pozici kurzoru, ale v textu zvětší mezeru mezi řádky. Z tohoto důvodu využijeme tuto volbu zejména pro obrázky se symboly nebo značkami nebo i pro větší obrázky s tím, že je text umístíme pod něj. Volba obdélník způsobí, že text bude obrázek plynule obtékat po levé nebo pravé straně, popř. po obou stranách podle umístnění obrázku. Volba těsně pracuje stejným způsobem jako obdélník s tím rozdílem, že dokáže obtékat i nepravidelné útvary. Za textem využijeme v okamžiku, kdy obrázek chceme využít jako pozadí (třeba jako vodoznak). Analogicky funguje i volba před textem. Tabulky Tabulky jsou nezbytnou součástí všech technických zpráv, semestrálních nebo diplomových prací. Popis jejich tvorby proto nemůže chybět ani zde. Word umožňuje vkládat tabulku mnoha způsoby. Z menu můžete vložit tabulku z Tabulka Vložit Tabulku. Volba zobrazí okno ve kterém si můžete nadefinovat počet řádků a sloupců, které má tabulka obsahovat. Tabulka se vloží do textu na místo, kde je v okamžiku vyvolání funkce kurzor.

13 Vložená tabulka má stejně široké sloupce a stejně vysoké řádky. Dále lze vložit poklepáním na ikonu na panelu nástrojů popřípadě si nakreslit vlastní tabulku podle svých představ. Velikost jednotlivých buněk lze měnit. To můžeme udělat tak, že najedeme na hranu tabulky, kterou chceme posunout. Klepněte na hranu a táhněte v požadovaném směru. Až bude hrana v požadované pozici, pusťte tlačítko myši. Všimněte si, že došlo k posunutí pouze té hrany kterou jsme táhli. To znamená že jeden sloupec se zvětšil na úkor druhého. Takový stav nemusí být vždy žádoucí. Někdy chceme aby se šířka sloupce změnila na úkor několika sloupců. Postupujeme stejně jako v předchozím případě. Po zvětšení jednoho sloupce si označte sloupce, které chcete rovnoměrně změnit, zmáčkněte pravé tlačítko myši a zvolte položku sloupce stejně široké. Analogicky postupujeme při změně výšky řádků tabulky. Zejména při tvorbě hlaviček tabulky využijeme funkci sloučit buňky, která ze dvou samostatných buněk udělá je jedinou. Označte si buňky, které chcete sloučit, buňky spolu musí sousedit. Klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte sloučit buňky. Sloučené buňky lze kdykoliv rozdělit opět v kontextovém menu volba Rozdělit buňky. Formátování textu pomocí stylů MS Word v sobě obsahuje podporu velice mocného nástroje pro úpravu textu podle předem připravené šablony, tzv. stylů. K čemu je to dobré. Použitím stylů můžete naformátovat jedním kliknutí text do podoby, jakou jste si předem nadefinovali a to ať už pro nadpisy nebo odstavcový text. Použití stylů má však další a podle mého názoru zásadnější význam. Pokud si máte pro nadpisy zvláštní styl (odlišný od odstavcového textu), můžete automaticky vygenerovat obsah. Co dělat, když chci aplikovat styl, který mi připravil Word. Klepněte kurzorem kdekoliv do odstavce nebo nadpisu, vylistujte si seznam definovaných stylů a klepnutím jeden vyberte. Tímto jednoduchým postupem se odstavec zformátoval do požadované podoby. Všimněte si, že podoba stylu odpovídá zobrazení stylu v rolovací nabídce. Obr. 11: Rolovací nabídka stylů, níže styly 2010

14 V případě, že mi předdefinované styly nevyhovují, mohu je libovolně měnit v menu Formát Styl. Obr. 12: Formulář pro úpravu stylů

15 Na levé straně formuláře seznam použitých stylů v dokumentu. Inverzně označený styl Normální se mi zobrazil v okně náhledu v pravé části formuláře i se stručným popisem vlastností stylu. Řekněme, že nám styl normální nevyhovuje. Poklepejte na tlačítko upravit. Objeví se formulář Úprava stylu. Obr. 13: Formulář úprava stylu V poli název můžete upravit jméno stylu, které voláte z roletového menu stylů. Zajímavou volbou je i styl následujícího odstavce. Zde si můžete navolit styl ve kterém bude zformátován následující odstavec, tedy odstavec který se vytvoří po stisknutí klávesy enter v tímto způsobem zformátovaném odstavci. Nyní již konečně můžeme přistoupit k úpravě stylu podle naších nových požadavků. Po stisknutí tlačítka Formát se rozbalí menu pro editaci: Písmo editaci vlastností textu (použitý font, velikost písma, podtržení apod.). Volby víceméně odpovídají možnostem formátování popsaném v kapitole Základní formátování textu. Odstavec volby pro zarovnání textu, velikost mezer mezi řádky Tabulátory nastavení chování klávesy Tab v odstavci Ohraničení možnost zapnou zobrazení rámečku okolo odstavce Jazyk umožňuje nastavit pro styl použitý slovník pro kontrolu pravopisu. Číslování viz. podkapitola Odrážky a číslování.

16 Obr. 14: Nastavení odstavce Nejčastěji z nabízených voleb použijete Písmo a Odstavec, ale protože písmo už bylo v kapitole Základní formátování textu vysvětleno budu se dále věnovat formátování odstavce. Zarovnání odpovídá možnostem zarovnání dostupných z nástrojové lišty Wordu. V položkách odsazení zleva a zprava lze nastavit o kolik se zvětší levý resp. Pravý okraj stránky. Speciální odsazení lze nastavit pro první řádek v odstavci popř. předsazení celého odstavce od levého okraje. Mezery před a za ovlivňují jaká bude mezera mezi odstavci. Řádkování oproti tomu nastavuje mezeru mezi jednotlivými řádky. Tento text je vysázen v jednoduchém řádkování, pro semestrální práci se běžně používá řádkování 1,5. Řádkování dva se v běžném textu takřka nepoužívá. V souvislosti s použitím nadpisů bych ještě chtěl zmínit možnost automatického číslování nadpisů a to i víceúrovňových. Tuto volbu lze aktivovat ve formuláři úprava stylů (viz. obr. 13) Formát Číslování. Na záložce Víceúrovňové číslování lze vybrat číslování kapitol, podkapitol atd. Generování obsahu Zejména u delších prací formálního charakteru, jako např. semestrální popř. diplomové práce, bývá zvykem přidat obsah. V zásadě existují dvě cesty. Můžete ručně vypsat jména kapitol s čísly stránek, v případě, že provedete v dokumentu nějaké změny budete muset, opět ručně, opravit i obsah. Z tohoto hlediska je vhodné použít k tomuto účelu zabudovanou funkci Wordu pro generování takových seznamu dostupnou z menu Vložit Rejstřík a seznamy.

17 Obr. 15: Rejstříky a seznamy Zaškrtávácí políčka určují zda zobrazit čísla stránek u kapitol a pokud ano, tak jestli je ponechat u nadpisu nebo zarovnat k pravému okraji stránky. V položce vodící znak lze nastavit znaky, které vyplní mezeru mezi názvem kapitoly a číslem stránky, na které se nachází. Ve formátech Word nabízí různé šablony vzhledu obsahu. Volte pečlivě s ohledem na účel dokumentu. Volba zobrazit úrovně nastavuje počet úrovní nadpisů, ze kterých se generuje obsah. Na obrázku jsou nastaveny tři úrovně, to znamená že obsah se vygeneruje ze stylů Nadpis 1, 2 a 3. Počet úrovní lze přitom libovolně měnit. Na obrázku, jste si zajisté všimli i ostatních karet s jinými seznamy, jejich výklad by však přesáhl účel publikace, proto pro jejich použití budete muset naslepo zkoušet funkce nebo konzultovat nápovědu popřípadě knihu, která se zabývá Wordem více do hloubky. Po klepnutí na tlačítko OK se obsah automaticky vygeneruje na místě umístnění kurzoru. S textem obsahu můžete manipulovat jako s jakýmkoliv jiným textem. V případě, že jste provedli ve struktuře dokumentu nějaké změny můžete obsah přegenerovat. To provedete tak, že umístníte kurzor kdekoliv do seznamu a stisknete F9. Word Vám nabídne možnost aktualizovat pouze čísla stránek nebo přegenerování celého obsahu. Obdobným způsobem lze generovat např. i seznamy obrázků. Ovšem to vyžaduje, abychom pro popisek obrázků měly vytvořen zvláštní styl, který by skutečně formátoval pouze popisky obrázků. Formátování záhlaví a zápatí stránek Záhlaví a zápatí jsou oblasti stránky při horním resp. Spodním okraji, kam běžný text nezasahuje. Tyto oblasti bývají vyhrazeny speciálním údajů, které se podle určitého klíče opakují na všech stránkách. Mohou obsahovat číslo stránky, jméno autora, publikace nebo obojí a podobně. Čísla stránek lze pohodlně vložit do dokumentu z menu Vložit Čísla stránek

18 Obr. 16: Vložit čísla stránek V okně, které se zobrazí můžeme nastavovat, kam se čísla stránek umístní, ke kterému okraji se zarovnají a zda zobrazit číslo stránky i na první stránce. Vzhledem k tomu, že první stránka bývá velice často titulním listem není vždy aktivování této funkce záhodno. Po stisknutí tlačítka formát se zobrazí okno Formát čísla stránek. Zde můžete nastavit jakým způsobem se čísla stránek mají na stránce zobrazit (arabská čísla, písmena apod.). Můžete použít i číslování číslo kapitoly číslo stránky. Další možností jak editovat záhlaví a zápatí je ukryto v menu Zobrazit Záhlaví a zápatí. Po kliknutí na tuto položku menu se kurzor automaticky přesune do záhlaví stránky, na které se právě nacházíte a zobrazí se panel nástrojů pro práci se záhlavím, zápatím. Jakýkoliv text nyní do záhlaví napíšete, objeví se na všech stránkách. Sazba matematických výrazů Spolu s MS Wordem dostáváme do rukou i nástroj pro sazbu matematických výrazů, kterým můžete napsat libovolně složitý vzorec nebo rovnici. K funkci se dostanete v menu Vložit Objekt Microsoft Equation. Obr. 17: Panel nástrojů Rovnice (objekt Microsoft Equations 3) Nástroj je velice intuitivní a pohodlný k psaní. Takže zde uvedu pouze několik málo rad pro Vaše pohodlné seznámení s nástrojem. Symboly a znaky řecké abecedy se vkládají na pozici kurzoru. Vyplněné obdélníky fungují nad již napsanými částmi vzorce. Oproti tomu nevyplněné obdélníky vytvoří nový objekt nezávisle na jiných částech vzorce (prázdný obdélníček znamená místo pro další psaní).

19 Oddíly aneb co se jinam nevešlo V zejména delších textech se střídají pasáže kde je třeba aplikovat zásadně jiné formátování textu, které by se za normálních okolností projevilo v celém dokumentu (jako např. použití sloupců pro určitou pasáž textu). Z tohoto důvodu jsou ve Wordu přítomny právě oddíly. Takže oddíly použijeme např. pro sazbu sloupcového článku s nadpisem přes celou šířku stránky, nebo např. když chceme vložit stránku s obrácenou orientací. Oddíl vytvoříme v menu Vložit Konec Oddílů. Podle zamýšleného efektu vybereme jakým způsobem oddíl vytvoříme. Při sazbě článku určitě použijeme Konec oddílu na stejné stránce. Oproti tomu při změně orientace papíru musíme ukončit oddíl na následující straně. Pro experimentování s oddíly jistě oceníte ještě jednu funkci Wordu a to Zobrazit nebo skrýt, která zobrazuje popřípadě skrývá tzv. netisknutelné znaky. To jsou znaky, které při normální práci ani tisku nejsou vidět, ale program je používá pro označování konců odstavců, mezer a v neposlední řadě i konců oddílů. Tímto způsobem se můžete přesvědčit, že program správně interpretoval Vaše požadavky popř. mu trochu ručně pomoci. Základy tvorby odborných textů Tvorba semestrálních prací, programů, projektů a podobných prací je důležitou součástí studia na vysoké škole. Z tohoto důvodu je důležité alespoň v náznacích vysvětlit, jakým způsobem by takové práce měly vypadat. Každou z výše jmenovaných prací lze rozdělit na tři části: 1. Úvodní část 2. Hlavní textová část 3. Závěrečná část Úvodní část Při psaní jednotlivých částí je nutné brát zřetel na cíl práce. Pro studenty to je prezentovat co nejlépe znalosti, které získali studiem během semestru v co možná nejucelenější formě a získat tak zápočet nebo zkoušku. Proto by v takové práci neměl chybět titulní list, který jasně identifikuje předmět práce i jejího tvůrce. Titulní list by tedy měl obsahovat: Jméno školy, fakulty a institutu Označení typu práce (semestrální, program, projekt ) Jméno předmětu, pro který byla práce napsána Téma práce Identifikační údaje o studentovi (Jméno a příjmení, osobní číslo, studijní skupina) Datum Rozložení jednotlivých prvků na stránce není striktně dáno, ale nejčastěji se jméno školy píše na začátek stránky, označení typu práce, jméno předmětu, téma práce doprostřed a identifikační údaje a datum na konec stránky. Hlavní textová část Tuto část textu bychom opět mohli rozdělit na tři části. Úvod ve kterém je stručně nastíněn řešený problém. Hlavní část, rozdělená do kapitol, obsahuje řešení problému (předmětu práce). Při členění textu používáme dvě maximálně tři úrovně. Použitím více úrovní nadpisů by se text stal rozkouskovaným a tím pádem i méně přehledným. A konečně závěr obsahuje stručné shrnutí celé práce s doporučeními, případně s návrhem dalšího postupu.

20 Pokud jednotlivé kapitoly číslujeme, začínáme až u kapitoly následující za úvodem. Úvod buď nečíslujeme vůbec, nebo mu přiřazujeme číslo 0. Závěrečná část Obsahuje soupis citací, přílohy popř. elektronickou verzi práce na datovém nosiči. Formát práce Pro psaní nejrůznějších závěrečných prací je nutné dodržovat několik základních pravidel týkajících se použitého papíru a především velikosti tiskové oblasti na papíru. Používáme bílý neprůhledný papír formátu A4, tzn. 21 x 29,7 cm. Texty takového formátu se lehce čtou a lze je i dle potřeby bez problémů kopírovat. Požadavek na neprůhlednost je zejména důležitý u oboustranně tištěných textů, kdy by text z následující stránky mohl prosvítat. Do prací často zařazujeme grafy, nákresy, fotografie souhrně je nazýváme obrázky. Do textu se obrázky snažíme zařadit co nejblíže místu, kde byly poprvé zmíněny. Pokud obrázek s prací nesouvisí, nezařazujeme jen, pokud však obrázek s tématem práce souvisí okrajově, je jej možné vložit do práce v rámci příloh. Pro umístnění obrázků v dokumentu máte v zásadě tři možnosti. Můžete je zařazovat průběžně do textu. Tento způsob pravděpodobně využijete nejčastěji. Obrázky je možné také soustřeďovat v rámci kapitoly na jedno místo, nebo je možné všechny obrázky zařadit jednotně do přílohy. Vždy je třeba se rozhodnout podle toho o jaké obrázky se jedná a jaké je jejich množství. Každý obrázek musí mít vždy číslovaný titulek, který obrázek popisuje. Pokud se nejedná o původní obrázek je nutné do v titulku taktéž uvést pramen, ze kterého byl převzat. Titulek se vždy umístňuje těsně pod obrázek. V případě že vložený obrázek je celostránkový a není proto možné zařadit titulek pod něj, vloží se titulek do paty protější stránky. Pokud by obrázek obsahoval nestandardní zkratky, je nutné aby byla jeho součástí legenda, která by umožnila správnou interpretaci obrázku. Číslovat stránky můžeme průběžně v rámci celé práce, tento způsob číslování je realizovatelný u všech typů prací, nebo je číslujeme číslem kapitoly a pořadovým číslem obrázku v kapitole. Takového způsobu číslování využijeme i velmi dlouhých dokumentů s velkým množstvím ilustrací. Tabulky slouží pro přehledné zobrazení výsledků, informací nutných pro pochopení textu apod. Tabulky by opět měly být zařazeny co nejblíže místu, kde se tabulka cituje poprvé. Každá tabulka má číslovaný nadpis, který se umístění těsně nad tabulkou. Pro číslování tabulek platí stejná pravidla jako pro číslování obrázků. Tabulky, které jsou delší než pět řádků je pro přehlednost vhodné formátovat jako tabulku, tedy orámovat každou buňku. Součástí tabulky by měl být i údaj identifikující, jaká veličina je v daném řádku popř. sloupci zaznamenána a to včetně použitých jednotek. Na obrázky a tabulky se v textu odvoláváme označením obrázku (tabulky) a číslem. Např. v této publikaci se na obrázky odkazuji jako na Obr. 18, Obr. XX a na tabulky jako na Tab. XX. Je tomu tak proto, že pro označení obrázků v titulku obrázku používám Obr., podobně u tabulek používám Tab. I zápis matematických vzorců se řídí řadou pravidel. Např. y = x + 1 (1) kde y veličina y x veličina x