GFI Product Manual. Příručka k faxovému klientovi

Transkript

1 GFI Product Manual Příručka k faxovému klientovi

2 Informace v tomto dokumentu se mohou bez upozornění měnit. Společnosti, jména a data použitá v příkladech jsou fiktivní, pokud není uvedeno jinak. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být reprodukována nebo uveřejněna žádnou formou ani elektronickými či mechanickými prostředky za jakýmkoli účelem bez výslovného písemného souhlasu společnosti GFI SOFTWARE Ltd. FaxMaker je duševním vlastnictvím GFI SOFTWARE LTD GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. FaxMaker je registrovaná obchodní značka a GFI SOFTWARE Ltd a logo GFI SOFTWARE Ltd jsou obchodní značky společnosti GFI SOFTWARE Ltd. v Evropě, USA a dalších zemích. Verze 14 - poslední aktualizace September 5, 2011

3 Contents 1 Posílání a přijímání faxů Úvod k odeslání faxu Posílání faxu Opětovné posílání faxů Prohlížení faxu Přijímání faxů Posílání a přijímání SMS Úvod k SMS bráně Posílání SMS pomocí formuláře SMS v aplikaci FaxMaker Posílání faxů a SMS z Microsoft Outlooku Úvod Posílání faxů pomocí formuláře zprávy Microsoft Outlooku Posílání faxů příkazem odeslat Posílání SMS z Microsoft Outlooku Opětovné posílání a prohlížení SMS Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů Úvod Posílání faxů Parametry faxu při používání vaší ové aplikace Posílání SMS Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam Prohlížeč aplikace FaxMaker Poznámky na faxu Adresář aplikace FaxMaker Správa jednotlivých příjemců Správa skupin Správa adresářů Index 31

4

5 1 Posílání a přijímání faxů 1.1 Úvod k odeslání faxu Faxy se odesílají takto: 1. Vytvoříte nebo otevřete dokument v jakékoli aplikaci ve Windows a zašlete jej na tiskárnu FaxMaker. Dokument se konvertuje na fax a přiloží se k formuláři faxové zprávy FaxMaker nebo k formuláři nové zprávy v Outlooku. 2. Spusťte formulář faxové zprávy FaxMaker z programové skupiny FaxMaker a odešlete fax přímo z něj. 3. Spusťte Microsoft Outlook, vytvořte novou zprávu, vepište posílaný text, přidejte libovolné přílohy a odešlete fax přímo z Outlooku. 4. V kterékoli aplikaci Microsoft Office použijte příkaz Odeslat v menu Soubor. Tím se vámi vytvořený dokument přiloží k nové ové zprávě Microsoft Outlooku. Klient FaxMaker se skládá z ovladače faxové tiskárny, prohlížeče faxů a volitelného formuláře faxové zprávy FaxMaker. Formulář faxové zprávy FaxMakeru podporuje adresář Outlooku, ale obsahuje vlastní adresář pro uživatele, kteří nemají Microsoft Outlook Zadání ové adresy Snímek obrazovky 1 - zadání ové adresy Při prvním spuštění formuláře faxové zprávy FaxMaker budete dotázáni na vaši ovou adresu. Ta se bude používat pro zasílání zpráv o doručení. 1.2 Posílání faxu Chcete-li poslat fax z aplikace ve Windows: 1. Vytvořte ve Windows nový dokument nebo otevřete stávající. GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů 5

6 Snímek obrazovky 2 - výběr ovladače tiskárny FaxMaker 2. Pošlete dokument na tiskárnu FaxMaker. Klikněte na příkaz Tisk z menu Soubor. V okně Tisk klikněte na Název FaxMaker. Stiskněte OK. POZNÁMKA: Jestliže jste formulář nové zprávy v Outlooku nastavili tak, aby se po tisku na tiskárně FaxMaker zobrazil, najdete zbývající kroky v odstavci Posílání faxů pomocí formuláře zprávy Microsoft Outlooku. Snímek obrazovky 3 Formulář faxové zprávy FaxMaker 3. Formulář faxové zprávy FaxMaker se zobrazí s vaším dokumentem přiloženým jako faxový soubor. Chcete-li s faxem poslat titulní stranu, můžete do formuláře zadat její text. Můžete také přikládat dokumenty Office pomocí funkce vložení přílohy v nabídce. POZNÁMKA: Přikládáte-li jiné soubory než faxové soubory FaxMaker, zkontrolujte, zda jsou všechna písma a objekty ve vašem dokumentu dostupné také na serveru. 4. Zadejte příjemce faxu: Klikněte na Komu a vyberte příjemce ze seznamu kontaktů Outlooku. Kliknutím na Komu -> příjemce přidejte. Můžete přidat více příjemců. Pokračujte stiskem OK. POZNÁMKA: Zkontrolujte, zda má příjemce faxové číslo zadané v poli Firemní fax. Posíláte-li fax danému příjemci jednorázově a nechcete příjemce zadat do seznamu kontaktů, můžete do pole Komu: zadat přímo faxové číslo. 6 Posílání a přijímání faxů GFI FaxMaker

7 Snímek obrazovky 4 - výběr příjemce faxu Používáte-li adresář FaxMaker Klikněte na Komu a vyberte příjemce faxu. Přejete-li si přidat nový faxový kontakt, klikněte na Pokročilé Nový Nový kontakt. Načte se okno Kontakt, ve kterém můžete přidat příjemce. Stiskem Uložit a zavřít nový kontakt uložíte. Vyberte z kontaktů jména a kliknutím na Komu-> OK přidejte příjemce k faxu. 5. Po zadání příjemce můžete také nastavit možnosti faxu. Kliknutím na Možnosti na panelu nástrojů otevřete okno Možnosti. K dispozici jsou následující možnosti: GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů 7

8 Snímek obrazovky 5 možnosti formátu faxu Karta Formát Rozlišení: Vyberte rozlišení, ve kterém chcete fax poslat. Podpis: vyberte podpis, který se bude připojovat ke všem faxům. Poslat titulní stranu: Volbou této možnosti přidáte k faxu titulní stranu. Název titulní strany: Chcete-li poslat jinou titulní stranu, než je výchozí strana, zadejte název vybrané titulní strany, kterou chcete poslat (tuto titulní stranu musí administrátor nastavit na serveru). POZNÁMKA: V seznamu titulních stran nejsou automaticky uvedeny titulní strany dostupné na serveru. 8 Posílání a přijímání faxů GFI FaxMaker

9 Snímek obrazovky 6 možnosti doručení faxu Karta Doručení Důležitost: Nastavení úrovně důležitosti na vysokou nebo normální ovlivní dobu doručení pouze tehdy, je-li ve frontě velké množství faxů. Tuto volbu můžete zadat přímo z panelu nástrojů. Účtovací kód: Účtovací kód se používá pro účely účtování pro rozdělení nákladů na fax (volitelné). Plánování: Přejete-li si odeslat fax v jiný den nebo čas, zaškrtněte toto políčko a zvolte datum a čas, kdy má být fax odeslán. GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů 9

10 Snímek obrazovky 7 možnosti SMTP Karta Možnosti SMTP ová adresa: Zadejte ovou adresu, na kterou se budou zasílat zprávy o doručení faxů. Název poštovního serveru/ip a port, Použít SSL, Použít ověřování SMTP: Zadejte informace o SMTP bráně GFI FaxMaker. 6. Zadejte předmět faxu (to umožní fax rozpoznat, dostanete-li oznámení o stavu faxu) a stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker odešle váš dokument jako fax. Brzy poté dostanete do své schránky zprávu o přenosu s informacemi o tom, zda byl fax úspěšně odeslán, kolik stran bylo odfaxováno a kdy. Jestliže se odeslání faxu nezdařilo, bude zpráva obsahovat informace o tom, proč se tak stalo. Jak poslat fax přímo z aplikace FaxMaker: 1. Spusťte formulář faxové zprávy z aplikace FaxMaker z programové skupiny FaxMaker. 2. Postupujte podle návodu v odstavci Posílání faxů z aplikací ve Windows v této kapitole, od kroku 4 dále. 1.3 Opětovné posílání faxů GFI FaxMaker ukládá kopii faxu na server, takže lze všechny faxy okamžitě posílat znovu. Jednoduše odpovězte na zprávu o úspěšném nebo neúspěšném přenosu zaslanou ze serveru FaxMaker. GFI FaxMaker také zajistí, aby adresa odpovědi byla shodná s faxovým číslem původního příjemce. Pro opětovné poslání přesně téhož faxu stejnému příjemci stiskněte Odpovědět. POZNÁMKA 1: GFI FaxMaker nepřidá k faxu zprávu o přenosu. Je-li třeba, můžete upravit číslo příjemce v poli Komu. 10 Posílání a přijímání faxů GFI FaxMaker

11 POZNÁMKA 2: Neupravujte pole předmětu; obsahuje kód, podle kterého bude váš fax lokalizován. GFI FaxMaker ukládá na serveru neúspěšně odeslané faxy po dobu 1 týdne a úspěšně odeslané po dobu 2 dnů. Kromě toho můžete faxy znovu posílat dvěma způsoby: 1. U ové zprávy o přenosu stiskněte tlačítko pro odpověď a zprávu o přenosu upravte. GFI FaxMaker nastaví adresu odpovědi na faxové číslo původního příjemce. Původní text faxu bude v těle ové odpovědi. Pro opětovné zaslání faxu stiskněte Odeslat. 2. Jestliže měl váš původní fax přílohy, které nebyly přidány do textu titulní strany, musíte použít funkci Předat dál vašeho poštovního klienta. Důvodem je, že při odpovídání na e- mail se ke zprávě nepřiloží původní faxové soubory. V tomto případě stiskněte tlačítko Předat dál u ové zprávy o přenosu. Nyní kopírujte a vložte faxové číslo z pole Od zprávy o přenosu. Pro opětovné zaslání faxu stiskněte Odeslat. 1.4 Prohlížení faxu U některých velmi důležitých faxů je možné, že budete chtít před odesláním vidět, jak bude fax vypadat. V tom případě si můžete od serveru vyžádat zaslání náhledu: Snímek obrazovky 8 žádost o náhled 1. Stiskněte tlačítko Vyžádat náhled na panelu nástrojů ve formuláři nové zprávy FaxMaker. 2. Faxový server fax zkonvertuje a pošle jej zpět jako přílohu do vaší ové schránky. POZNÁMKA: Předmět zprávy bude obsahovat kód, například [::send=pbc123ff]. 3. Fax odešlete klepnutím na Odpovědět a Odeslat. Server fax okamžitě odešle. POZNÁMKA: Fax musí být odeslán v průběhu jednoho dne od vyžádání náhledu, jinak bude odstraněn. 1.5 Přijímání faxů Příchozí faxy jsou přijaty do složky Doručená pošta v Microsoft Outlooku. Ve zprávě bude uvedeno Fax received. Chcete-li fax zobrazit: 1. Klikněte dvakrát na zprávu a poté na přílohy, aby se zobrazily. GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů 11

12 Snímek obrazovky 9 faxové zprávy v Outlooku 12 Posílání a přijímání faxů GFI FaxMaker

13 2 Posílání a přijímání SMS 2.1 Úvod k SMS bráně FaxMaker obsahuje bránu pro zasílání SMS na , která umožňuje uživatelům posílat SMS zprávy. Co je SMS? Služba krátkých textových zpráv (Short Message Service, SMS) poskytuje možnost posílat a přijímat textové zprávy z/do mobilních telefonů. Text se může skládat ze slov, čísel nebo jejich kombinace obojího. SMS byla vytvořena jako součást standardu GSM Phase 1. Každá krátká zpráva má maximální délku 160 znaků, je-li použita latinka, a 70 znaků při použití jiné než latinské abecedy, jako je arabská nebo čínská abeceda. Proč používat SMS bránu? SMS zprávu lze posílat z jakéhokoli GSM telefonu a také přes několik poskytovatelů na internetu. Používání centrální SMS brány společnosti má nicméně mnoho výhod:» Posílání zpráv z Outlooku je mnohem rychlejší než z mobilního telefonu.» Posílání zpráv z počítače vám umožňuje používat seznam kontaktů Outlooku.» Posílání zpráv z počítače vám umožňuje ukládat kopie odeslaných zpráv.» Webový poskytovatel SMS znamená další administrativní náklady a také nutnost přihlašování uživatelů k jejich uživatelskému účtu. To znamená zbytečné kroky navíc pro uživatele a další správu pro administrátora.» Jestliže nemáte firemní mobilní telefon, musel by uživatel platit za soukromě posílané zprávy. 2.2 Posílání SMS pomocí formuláře SMS v aplikaci FaxMaker Pro posílání SMS použijte formulář SMS zprávy v aplikaci FaxMaker. Tento formulář vám poskytuje možnost výběru příjemce SMS zprávy ze seznamu kontaktů Outlooku. Musíte zkontrolovat, zda mají příjemci vyplněné pole s mobilním číslem. Snímek obrazovky 10 formulář SMS zprávy aplikace FaxMaker 1. Spusťte formulář SMS zprávy aplikace FaxMaker z programové skupiny FaxMaker. GFI FaxMaker Posílání a přijímání SMS 13

14 Snímek obrazovky 11 vložení mobilního čísla do kontaktu 2. Příjemce můžete zadat dvěma způsoby: zadáním čísla do pole Komu: nebo výběrem příjemce z adresáře Outlooku. Ve druhém případě musíte před stiskem tlačítka Komu: zkontrolovat, zda má příjemce zadané mobilní číslo. Jak vložit mobilní číslo do kontaktu: a) Zvolte seznam kontaktů (uzel kontaktů) a poklepejte na příjemce. b) Zadejte mobilní číslo GSM do pole pro mobilní číslo (těsně pod firemním faxem). Stiskem Uložit a zavřít mobilní číslo uložíte. POZNÁMKA: Používáte-li webovou službu SMS, zkontrolujte, zda zadáváte mobilní číslo v mezinárodním formátu, tj. se zadanou předvolbou dané země před číslem. Příklad: Stiskem tlačítka Komu vyberte příjemce a stiskněte OK. POZNÁMKA: Kontakt se nezobrazí, pokud jste nezadali buď ovou adresu NEBO faxové číslo; musíte tedy do každého kontaktu zadat nebo faxové číslo. 4. Jste-li připraveni, stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker nyní odešle SMS zprávu. Brzy poté dostanete do své schránky zprávu o přenosu s informací, zda byla SMS zpráva úspěšně odeslána nebo ne. 14 Posílání a přijímání SMS GFI FaxMaker

15 3 Posílání faxů a SMS z Microsoft Outlooku 3.1 Úvod Jestliže má vaše společnost Exchange Server 2000 nebo 2003, můžete posílat a přijímat faxy přímo z Microsoft Outlooku pomocí postupů popsaných v této kapitole. Jestliže vaše společnost nemá Exchange Server 2000 nebo 2003, můžete i přesto posílat a přijímat faxy přímo z Microsoft Outlooku, ale musíte použít postup popsaný v odstavci Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů. Do této kapitoly nahlédněte také v případě, že chcete posílat a přijímat faxy z Microsoft Outlook Express přes Exchange Server 2000/ Posílání faxů pomocí formuláře zprávy Microsoft Outlooku 1. Pošlete dokument na tiskárnu FaxMaker nebo vytvořte v Outlooku novou ovou zprávu. 2. Jestliže jste svůj dokument poslali na tiskárnu FaxMaker, bude připojen k nové zprávě. Text, který píšete do ové zprávy, bude zformátován na výchozí titulní stranu společnosti. Můžete také připojit dokumenty Office nebo soubory HTML či PDF. Samotnou zprávu lze formátovat pomocí HTML. POZNÁMKA: Chcete-li přiložit soubor, který obsahuje objekt nebo používá písma, jež nejsou součástí standardní instalace, je lepší dokument lokálně vytisknout než jej připojovat, protože faxový server nebude mít přístup k vašim písmům a vloženým objektům. Snímek obrazovky 12 okno pro odeslání zprávy v Outlooku s přiloženým souborem Microsoft Word 3. Stiskněte tlačítko Komu ve formuláři nové zprávy v Outlooku. Zobrazí se adresář Outlooku; zvolte seznam kontaktů a vyberte příjemce. Stiskem tlačítka Komu-> příjemce přidejte a stiskněte OK. POZNÁMKA 1: Můžete přidat více příjemců. POZNÁMKA 2: Zkontrolujte, zda má příjemce v poli Firemní fax zadáno faxové číslo. Pokud ano, zobrazí se v adresáři Outlooku (firemní fax) za jménem. Tip: Jak vytvořit jednorázovou adresu pomocí SMTP adresování GFI FaxMaker Posílání faxů a SMS z Microsoft Outlooku 15

16 Posíláte-li fax danému příjemci jednorázově a nechcete příjemce zadat do seznamu kontaktů, můžete faxové číslo zadat do pole Komu: v následujícím formátu: [fax:<číslo>], například [fax: ]. 4. Stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker odfaxuje váš dokument. Brzy poté dostanete do své schránky zprávu o přenosu s informacemi o tom, zda byl fax úspěšně odeslán, kolik stran bylo odfaxováno a kdy. Jestliže se odeslání faxu nezdařilo, bude zpráva obsahovat informace o tom, proč se tak stalo. Poznámka o poli pro zadání společnosti na titulní straně Chcete-li, aby se na titulní straně zobrazil název společnosti příjemce, musíte použít formulář faxové zprávy FaxMaker NEBO vybrat příjemce z veřejného seznamu kontaktů, ke kterému má faxový server FaxMaker přístup. Důvodem je to, že Microsoft Outlook neuvede název společnosti příjemce v ové zprávě. Pro více informací prosím kontaktujte svého administrátora. 3.3 Posílání faxů příkazem odeslat Aplikace Microsoft Office obsahují příkaz Odeslat, který umožňuje odeslat dokument e- mailem. Stejný příkaz můžete použít pro odeslání dokumentu faxem. 1. Vytvořte dokument a vyberte příkaz Odeslat Příjemce pošty (jako příloha) z menu Soubor. 2. Použijte postup popsaný v odstavci Posílání faxů pomocí formuláře zprávy Microsoft Outlooku, od kroku 2 dále. 3.4 Posílání SMS z Microsoft Outlooku Z Microsoft Outlooku můžete přímo posílat SMS zprávy pomocí formátu adresy Jednorázový, Příjemce nelze vybrat ze seznamu kontaktů Outlooku. Chcete-li vybrat příjemce, musíte použít formulář SMS zprávy FaxMaker. Jak poslat SMS zprávu z Microsoft Outlooku: 1. Vytvořte v Microsoft Outlooku novou ovou zprávu a napište text SMS zprávy. POZNÁMKA 1: SMS zpráva může obsahovat nejvýše 160 znaků zadáte-li delší text, bude rozdělen do více SMS zpráv. POZNÁMKA 2: Odstraňte podpis u. ové podpisy jsou součástí textu a budou zahrnuty do vaší SMS zprávy. 2. Zadejte příjemce SMS zprávy do pole Komu: ve formátu [sms: [<číslo>], například [sms: ]. 16 Posílání faxů a SMS z Microsoft Outlooku GFI FaxMaker

17 Snímek obrazovky 13 zpráva o přenosu SMS zprávy 3. Stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker nyní odešle SMS zprávu. Brzy poté dostanete zprávu s informací, zda byla SMS zpráva úspěšně odeslána nebo ne. 3.5 Opětovné posílání a prohlížení SMS Opětovné posílání a prohlížení SMS zpráv je stejné jako u faxů. Pro více informací o opětovné posílání a prohlížení SMS prosím nahlédněte do odstavců Opětovné posílání faxů a Prohlížení faxů v tomto dokumentu. GFI FaxMaker Posílání faxů a SMS z Microsoft Outlooku 17

18

19 4 Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů 4.1 Úvod Jestliže vaše společnost nemá Exchange Server 2000 ani 2003 nebo nepoužívá-li Microsoft Outlook, můžete posílat a přijímat faxy a SMS zprávy pomocí postupů popsaných v této kapitole. 4.2 Posílání faxů Jak odeslat fax z vašeho poštovního klienta: 1. Otevřete okno Nová zpráva ve svém poštovním klientovi a napište faxovou zprávu. Nezadáte-li zprávu, nebude odfaxována žádná titulní strana. Zadáte-li předmět, zobrazí se v poli <Předmět> na titulní straně. Můžete také přikládat dokumenty Office, PDF nebo HTML. 2. Zadejte příjemce faxu: Zadejte číslo do pole Komu: v následujícím formátu: number@faxmaker.com, např.: @faxmaker.com. Tento postup adresování vyžaduje, aby byl váš poštovní klient nastaven na přeposílání veškeré pošty odeslané na faxmaker.com na faxový server GFI FaxMaker. Postup, jak toho dosáhnout, je popsán pro Lotus Notes a pro Microsoft Exchange Server 5.5 a je podobný i pro všechny ostatní poštovní servery. 3. Pomocí funkce Přiložit soubor můžete k vaší zprávě přiložit soubory. 4. Jste-li připraveni, stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker odešle fax a informuje vás o průběhu odeslání zasláním zprávy o přenosu na váš Parametry faxu při používání vaší ové aplikace Chcete-li posílat faxy s nastavením odlišným od výchozího nastavení určeného buď vaším administrátorem nebo vámi samotnými, můžete to udělat pomocí parametrů faxu popsaných v tomto odstavci. Parametry faxu se zadávají do první čási těla ové zprávy a předchází jim dvě dvojtečky. Mějte prosím na paměti, že příjemci faxu nebudou moci tyto upřesňující informace v přijatém textu vidět. Lze použít následující parametry: Určení titulní strany ::C=název titulní strany Příklad: ::C=cover1 Název titulní strany je název vaší titulní strany. Nechcete-li poslat titulní stranu, ale podle výchozího nastavení je titulní strana používána, můžete toto nastavení dočasně potlačit zadáním hodnoty none (žádná) místo názvu titulní strany. FaxMaker pak titulní stranu ke zprávě nepřidá. POZNÁMKA: Mějte na paměti, že titulní strana musí být nejprve uložena a nastavena na serveru. Nastavit vysoké nebo nízké rozlišení :: H nebo N Příklad: ::H H znamená vysoké rozlišení (200 * 200 dpi) a N normální rozlišení (200 * 100 dpi). Určení přední titulní strany ::F=název titulní strany Příklad: ::F=cover2 GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů 19

20 Jak naplánovat fax ::hh:mm Příklad: ::23:15 hh jsou hodiny a mm jsou minuty. Chcete-li poslat fax v naplánovaný den nebo čas, lze použít tento parametr. Zadání účtovacího kódu ::B=nnnn Příklad: ::B=5 nnn lze nahradit libovolným číslem. Toto číslo bude uvedeno v protokolu a lze jej později použít při rozdělování nákladů. Určení priority ::p=low/high/l/h nebo priority= low/high/l/h Příklad: ::p=low P znamená prioritu. Můžete zadat hodnoty low, high, l nebo h (low = nízká, high = vysoká). Tento parametr je užitečný, jestliže odesíláte rozsáhlý fax a zároveň potřebujete okamžitě poslat jiný fax. Vícenásobné parametry Používáte-li ve zprávě více parametrů, musíte je zadat na téže řádce a oddělit je čárkou. Příklad: :: c=cover1, 23:15, B=5 4.4 Posílání SMS Chcete-li odeslat SMS z vašeho poštovního klienta: 1. Vytvořte novou ovou zprávu a napište text SMS zprávy. POZNÁMKA 1: SMS zpráva může obsahovat nevýše 160 znaků zadáte-li delší text, bude rozdělen do více SMS zpráv. POZNÁMKA 2: Odstraňte váš ový podpis, protože je součástí textu a byl by zahrnut do vaší zprávy! 2. Zadejte příjemce SMS zprávy do pole Komu: v následujícím formátu: number@smsmaker.com, např.: @smsmaker.com. POZNÁMKA: Tento postup adresování vyžaduje, aby byl váš poštovní klient nastaven na přeposílání veškeré pošty odeslané na smsmaker.com na faxový server GFI FaxMaker. Nahlédněte do postupu, jak toho dosáhnout, jak je popsán pro Lotus Notes a pro Microsoft Exchange Server 5.5; je podobný i pro všechny ostatní poštovní servery. 20 Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů GFI FaxMaker

21 Snímek obrazovky 14 zpráva o přenosu SMS zprávy 3. Jste-li připraveni, stiskněte tlačítko Odeslat. FaxMaker nyní odešle SMS zprávu. Brzy poté dostanete zprávu s informací, zda byla SMS zpráva úspěšně odeslána nebo ne. GFI FaxMaker Posílání a přijímání faxů a SMS z poštovních klientů 21

22

23 5 Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam 5.1 Prohlížeč aplikace FaxMaker POZNÁMKA: Jestliže váš administrátor nastavil, aby byly faxy přijímány ve formátu PDF, nebudete prohlížeč faxů vůbec potřebovat. Pomocí prohlížeče FaxMaker můžete prohlížet, tisknout a ukládat faxové soubory. Prohlížeč FaxMaker aktivujete poklepáním na přílohu v aplikaci FaxMaker zobrazenou v okně příchozí nebo odchozí faxové zprávy. Snímek obrazovky 15 prohlížeč faxů v aplikaci FaxMaker V samotném prohlížeči můžete: 1. Prohlížet si stránky jednu po druhé pomocí příkazů Další stránka a Předchozí stránka v menu Stránka. U jednostránkových faxů nebudou tyto funkce aktivní. 2. Přizpůsobit dokument na obrazovce, a to pomocí příkazů Přizpůsobit šířce nebo Přizpůsobit výšce v menu Lupa. 3. Přiblížit nebo oddálit dokument tak, že zvolíte vhodné zvětšení v menu Lupa. 4. Invertovat obrázek příkazem Invertovat v menu Stránka. 5. Otočit obrázek, jestliže byl fax doručen vzhůru nohama. 6. Vytisknout dokument na vaší místní tiskárně pomocí příkazu Tisk v menu Soubor. 7. Uložit fax jako přílohu pomocí funkce Uložit jako v prohlížeči FaxMaker. 8. Exportovat fax do různých formátů pomocí funkce Uložit jako. GFI FaxMaker Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam 23

24 5.2 Poznámky na faxu V prohlížeči FaxMaker můžete do faxů vkládat poznámky. Nástroje pro poznámky se nacházejí v menu poznámek nebo na panelu nástrojů poznámek. K dispozici máte následující nástroje poznámek: Nástroj pro výběr poznámek Tento nástroj se používá k výběru jednotlivých poznámek. Je-li poznámka vybrána, zobrazí se na obrazovce s rámečkem a osmi černými úchopy kolem dokola; pomocí těchto úchopů lze měnit její velikost a přesouvat ji. Velikost poznámky změníte tažením za úchop; táhnete-li za rohový úchop, můžete měnit šířku i výšku, tažením za postranní úchop můžete měnit pouze šířku nebo pouze výšku, nikoli však obojí zároveň. Jsou-li úchopy poznámky zobrazeny, můžete ji přesunout kliknutím a tažením v kterékoli její části s výjimkou úchopů. Je-li poznámka vybrána, můžete měnit její styl pomocí panelů nástrojů pro formátování, styl řádky nebo barvy. Vyberete-li například textovou poznámku, panel nástrojů pro formát písma se změní tak, že obsahuje pole pro název písma, velikost písma a efekty znaků. Pomocí tohoto nástroje můžete vybrat více poznámek zároveň. Držte klávesu Control a klikejte na poznámky, které chcete vybrat. Potom můžete táhnout všechny vybrané poznámky zároveň tak, že kliknete na kteroukoli z nich a přesunete ji na nové místo. Pokud máte vybráno více poznámek, nemůžete měnit jejich velikost. Poznámku můžete vymazat tak, že ji vyberete a stisknete klávesu Delete. Nástroj pro výběr oblasti Tento nástroj se používá pro označení oblasti obrázku pro pozdější operace. Kliknutím a tažením vytvoříte obdélník, ve kterém se budou operace odehrávat. Máte-li obdélník vybrán, můžete kliknout pravým tlačítkem a zobrazit si tak menu operací, které můžete s touto oblastí provést, jako je přiblížení, oddálení nebo kopírování do schránky. Nástroj nalepovací poznámka Pomocí tohoto nástroje můžete na fax umístit textovou poznámku. Na panelu nástrojů pro formátování si můžete vybrat písmo, velikost písma a efekty. Kliknutím na obrázek a tažením určíte velikost poznámky, kterou chcete napsat; potom napište text, který chcete v poznámce zobrazit. Můžete zadat libovolný text podle svého přání; máte také možnost jej později upravit. Jestliže jste vybrali písmo, velikost písma nebo speciální efekt, platí pro celou poznámku. Změníte-li kteroukoli z těchto položek při editaci poznámky nebo je-li poznámka vybrána, změní se celý text poznámky. Nalepovací poznámky jsou vždy psány černým písmem na žlutém pozadí. POZNÁMKA: Není-li v poznámce žádný text a vy přepnete jinam, abyste provedli jinou operaci jako např. změnu velikosti písma, nebo přepnete na jiný nástroj, bude poznámka odstraněna. Tím se zabraňuje vytváření náhodných prázdných poznámek. Nástroj zabílení Tento nástroj vám umožňuje zabílit oblast obrázku. Lze jej použít pro zakrytí některých oblastí textu, které nechcete nechat viditelné. Zabílená oblast je vždy obdélníková. Nástroj zvýraznění Pomocí tohoto nástroje můžete zvýraznit část faxu. Všechny zvýrazňovací barvy jsou průhledné. Jestliže vytisknete obrázek nebo jej uložíte jako sloučený soubor, změní se zvýrazněné oblasti na oblasti šedě stínované. 24 Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam GFI FaxMaker

25 Nástroj razítko Tento nástroj se používá k umístění bitmapových nebo razítkových obrázků na zobrazený obrázek. Tyto obrázky jsou původně uloženy v souborech mimo obrázek, na kterém pracujete. Soubory razítek mají výchozí typ *.STP, ale program umí načíst množství jiných formátů. Když vyberete tento nástroj, budete moci vybrat oblast obrázku, do které si přejete umístit bitmapu nebo razítkový obrázek. Kliknutím a tažením určíte oblast, kam chcete razítko umístit. Když pustíte levé tlačítko myši, zobrazí se menu obsahující názvy razítek, která jste použili jako poslední; jedno z nich umístíte do obrázku jednoduše tak, že vyberete z menu jeho název. Máte také možnost vytvořit si nové razítko. Vyberete-li z nabídky Nové razítko, budete požádáni o určení souboru nového razítka. Pomocí zobrazeného menu vyberte soubor pro vložení razítka. Dále budete požádáni o název razítka. Je to týž název, který se bude zobrazovat v nabídce při příštím výběru razítka. Pokud chcete toto razítko použít jen jednou, můžete zvolit možnost Použít pouze; tím umístíte razítko na obrazovku a neukládáte jeho název do seznamu naposled použitých razítek. Druhou možností je používat příkaz Uložit a zavřít pro razítka, která používáte často; názvy těchto razítek se budou zobrazovat v menu, které se zobrazí po výběru oblasti pro razítko. Nástroj šipka/čára Tímto nástrojem se tvoří rovné čáry a jednoduché a dvojhroté šipky. Můžete si zvolit šířku a barvu kreslených čar, dále jednoduché či plné šipkové hroty na jednom nebo obou koncích; vše najdete v menu pro styl čáry a barvy. Chcete-li do obrázku přidat šipku nebo čáru, klikněte na jeden konec řádky, kde si přejete šipku nebo čáru nakreslit, a táhněte na druhý konec čáry nebo šipky. Na místě, kam bude čára nebo šipka zobrazena, se objeví tečkovaná čára. Po uvolnění levého tlačítka myši se šipka vykreslí. U všech typů jednoduchých šipek tvoří první vybraný bod patu šipky a bod, na kterém pustíte tlačítko myši, bude tvořit její hrot. Nástroj obdélník Tento nástroj se používá k nakreslení prázdného obdélníku. Můžete si zvolit barvu a tloušťku čáry, která bude obdélník tvořit. Nástroj kružnice Tento nástroj se používá ke kreslení kružnice nebo elipsy. Můžete si zvolit barvu a tloušťku čáry, která bude kružnici nebo elipsu tvořit. Výběr barvy Nástroj se nachází v menu Zobrazení. Aktivujte jej, pokud chcete vybrat pro vaše poznámky různé barvy. Vybraná barva se aplikuje na čáry, obdélníkové a kružnicové popisky a na zvýraznění. U jiných popisků nelze barvu měnit. Výběr tloušťky čáry Nástroj se nachází v menu Zobrazení. Aktivujte jej, pokud chcete vybrat pro vaše popisky různou tloušťku čáry. POZNÁMKA: Vaše popisky budou uloženy jako pevné pouze v případě, že použijete funkci Uložit. 5.3 Adresář aplikace FaxMaker Poznámka: Máte-li Microsoft Outlook, použije se jako výchozí telefonní seznam adresář Outlooku, nikoli adresář aplikace FaxMaker. Díky používání adresáře Outlooku můžete mít pouze jeden adresář pro ovou i faxovou komunikaci. GFI FaxMaker Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam 25

26 Nemáte-li Outlook nebo dáváte-li přednost používání adresáře aplikace FaxMaker, umožní vám tento adresář ukládání a správu seznamů příjemců a jejich údajů. Každá položka/osoba v telefonním seznamu tvoří záznam. Do seznamu můžete přidat neomezený počet záznamů a příjemce můžete seskupovat pomocí funkce skupina. Můžete jednoduše importovat a exportovat data do/z adresáře, a to buď z ASCII souboru nebo z Microsoft Outlooku. Telefonní seznam otevřete kliknutím na Komu: nebo na tlačítko Adresa na panelu nástrojů ve formuláři zprávy. Ikona adresáře FaxMaker na panelu nástrojů 5.4 Správa jednotlivých příjemců Přidání záznamů Snímek obrazovky 16 adresář aplikace FaxMaker 1. Příjemce můžete do adresáře FaxMaker přidat kliknutím na tlačítko Přidat v okně adresáře FaxMaker. 26 Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam GFI FaxMaker

27 Snímek obrazovky 17 okno pro editaci záznamu 2. V okně Upravit záznam zadejte údaje o příjemci. 3. Při zadávání telefonních nebo faxových čísel se ujistěte, že zadáváte úplné číslo včetně národních předvoleb a volacích kódů pro mezinárodní faxování. 4. Kliknutím na OK příjemce vytvořte. Nový záznam se zobrazí v adresáři. Vyhledávání záznamů Příjemce můžete vyhledávat zadáním prvních několika písmen jejich jména nebo společnosti do pole Najít v dolní části okna adresáře FaxMaker. FaxMaker automaticky zvýrazní odpovídající příjemce. Jména a společnosti můžete také vyhledávat tak, že záznamy nejprve setřídíte: podle jména záznamy setřídíte stiskem tlačítka Jméno, podle společnosti stiskem tlačítka Společnost. Setřídění záznamů Záznamy můžete setřídit abecedně, a to buď podle jména nebo podle společnosti, kliknutím na záhlaví sloupců Jméno nebo Společnost v horní části okna adresáře FaxMaker. Mazání záznamů Chcete-li vymazat příjemce, vyberte jej a stiskněte klávesu Delete. 5.5 Správa skupin Skupiny jsou seskupení příjemců. Lze je použít pro hromadné faxování skupině lidí. Skupiny jsou svázány s konkrétním adresářem. Přidávání skupin Jak přidat skupinu: 1. V adresáři FaxMaker vyberte příjemce, které chcete do skupiny přidat. Chcete-li vybrat více záznamů, jednoduše použijte klávesu SHIFT nebo CTRL. GFI FaxMaker Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam 27

28 Menu Možnosti 2. Stiskněte tlačítko Možnosti a vyberte Přidat do skupiny. Snímek obrazovky 18 - přidávání záznamů do skupiny 3. V okně Vybrat skupinu zadejte název nové skupiny nebo vyberte existující skupinu. 4. Stiskněte OK. Mazání skupin Jak skupinu odstranit: 1. Vyberte skupinu ze seznamu aktuální skupiny v horní části okna adresáře FaxMaker. 2. Vyberte všechny příjemce klepnutím na Možnosti Vybrat vše. 3. Stiskněte klávesu Delete nebo klikněte na Možnosti Vymazat záznam. Vymazáním všech příjemců ve skupině se automaticky vymaže i skupina. Posílání faxů skupině Máte-li vytvořenou skupinu, můžete stejný fax poslat celé skupině následujícím způsobem: 1. Vyberte skupinu ze seznamu Skupiny v horní části okna adresáře FaxMaker. 2. Automaticky se zobrazí a vyberou všichni členové skupiny. Chcete-li, můžete zrušit výběr jednoho nebo více členů. 3. Stiskněte Vybrat tím se všichni členové skupiny přidají do seznamu příjemců. POZNÁMKA: Příjemce může být členem pouze jedné skupiny. 5.6 Správa adresářů FaxMaker umožňuje vytvořit více adresářů. Díky tomu je správa příjemců jednodušší. 28 Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam GFI FaxMaker

29 Vytvoření nového adresáře Chcete-li vytvořit nový adresář: 1. V adresáři FaxMaker klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte Nový adresář. Snímek obrazovky 19 vytvoření nového adresáře 2. V okně Nový adresář zadejte název do pole Název souboru. Chcete-li vytvořit sdílený adresář, vyberte v rámečku Umístění adresáře možnost Globální adresář. Mazání adresářů Jak odstranit adresář: 1. Vyberte adresář, který chcete vymazat, v rozbalovacím seznamu v okně adresáře FaxMaker. 2. Klikněte na Možnosti Odstranit adresář. Export adresáře Adresáře FaxMaker můžete exportovat jako ASCII soubory. 1. Vyberte záznamy, které chcete exportovat. Chcete-li vybrat více než jeden záznam, přidržte klávesu Shift a klikejte myší na záznamy. 2. Klikněte na Možnosti Export do ASCII souboru. 3. V okně Export do ASCII souboru vyberte složku, do které chcete data exportovat. Zadejte název souboru a stiskněte Uložit. Import ASCII souboru Jak importovat záznamy z jiné aplikace: 1. V okně Adresář vyberte adresář, do kterého chcete importovat záznamy. Snímek obrazovky 20 menu Možnosti 2. Klikněte na Možnosti Import z ASCII souboru. 3. V okně Import vyberte složku, ve které se nachází ASCII soubor, který chcete importovat. Vyberte soubor a stiskněte Otevřít. Vyčkejte několik vteřin, než telefonní GFI FaxMaker Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam 29

30 seznam zpracuje nové záznamy. Importované záznamy se zobrazí v hlavním okně telefonního seznamu. POZNÁMKA: ASCII soubor musí obsahovat na každém řádku jeden záznam s poli vymezenými "" (horní uvozovky) a oddělenými čárkou. Nemáte-li v některém poli žádná data, musí soubor přesto obsahovat "" a čárku. Tím je vyznačeno, že pole je prázdné. Formát musí být následující: "Křestní jméno","příjmení","společnost","oddělení"," ","faxové číslo","telefonní číslo" 30 Nástroje aplikace FaxMaker: Prohlížeč faxů a telefonní seznam GFI FaxMaker

31 Index A administrátor, 23 E Export, 30, 33 I Import, 30, 33 P Parametry faxu, 23 Poznámka, 28 Přidání záznamů, 30 Přidávání záznamů, 32 Prohlížeč, 27 R Registrace, 31 S Skupiny, 31 T Telefonní seznam, 29 U Účtovací kód, 24 GFI FaxMaker Index 31

32

33 USA, CANADA, CENTRAL AND SOUTH AMERICA Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, USA Telephone: +1 (888) Fax: +1 (919) UK AND REPUBLIC OF IRELAND Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telephone: +44 (0) Fax: +44 (0) EUROPE, MIDDLE EAST AND AFRICA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telephone: Fax: AUSTRALIA AND NEW ZEALAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telephone: Fax: sales@gfiap.com