INFORMACE A POKYNY PRO AUTORIZOVANÉ PRODEJCE ZÁJEZDŮ CESTOVNÍ KANCELÁŘE FISCHER, a.s.

Transkript

1 INFORMACE A POKYNY PRO AUTORIZOVANÉ PRODEJCE ZÁJEZDŮ CESTOVNÍ KANCELÁŘE FISCHER, a.s. Rezervační oddělení Ostrava: A. Macka 122, Ostrava tel.: , fax: osrrez@fischer.cz Pracovní doba: Po-Pá 8:00 18:00, So 8:30 12:30 Oddělení provizního prodeje Praha: Monika Javůrková Na Strži 65/1702, Praha 4 Tel.: ; fax: provizni.prodej@fischer.cz Pracovní doba: Po-Pá 9:00 18:00 REZERVACE A KNIHOVÁNÍ ZÁJEZDŮ Vyžádání rezervace - provizní prodejce provede rezervaci míst na zájezdu prostřednictvím rezervačního systému Můj Fischer na webu nebo telefonicky prostřednictvím rezervačního oddělení pořadatele zájezdů. Proviznímu prodejci bude přiděleno rezervační číslo. Toto číslo je účetně zakódováno a dle něj se řídí následně zaúčtovaní všech plateb klientů. Je naprosto nutné, aby provizní prodejce toto číslo vždy správně a na všechny potřebné doklady uváděl jako číslo cestovní smlouvy nebo jako variabilní symbol na všechny bankovní složenky. Rezervace platí 2 pracovní dny všeobecně, nestanoví-li pořadatel zájezdů jinak. U zájezdů Last minute platí rezervace dle dohody s pracovníkem rezervačního oddělení pořadatele zájezdů, nikoliv však více, jak 24 hodin. Platnost rezervace: 15 a více dní do odletu = 2 dny (48 hodin) 1 den 15-8 dní = 1 den 12 hodin 4 7 dní = 4 hodiny 2 hodiny 3 a méně dní = 2 hodiny 1 hodina méně než 10% míst na letu U všech těch položek platí, že pokud bude na letu 10% a méně volných míst (rezervace se nepočítají jako volná místa), platnost se zkracuje na polovinu. 2-4 hodinová lhůta pro rezervace se počítá na otevírací dobu rez. odd h /pondělí pátek/ 8:30 12:30 /sobota/ Rezervace se pro pořadatele zájezdů stává závaznou v okamžiku, kdy obdrží faxem či em vyplněnou a podepsanou cestovní smlouvu spolu s potvrzením zaplacené zálohy či ceny celkem, pokud se jedná o zájezd méně než 45 dní před odletem. V případě, že není cestovní smlouva zpětně potvrzena do 24 hodin od zaslání pořadatelem zájezdů, je provizní prodejce povinen ověřit přijetí smlouvy. Nedojde-li cestovní smlouva a doklad o platbě pořadateli zájezdů nejpozději do doby platnosti rezervace, vyhrazuje si pořadatel zájezdů právo tuto rezervaci zrušit. 1

2 CESTOVNÍ SMLOUVA Cestovní smlouva - provizní prodejce je povinen vyplnit se zákazníkem cestovní smlouvu a seznámit zákazníka s Podmínkami pro cestující, Důležitými informacemi a Reklamačním řádem, které jsou uvedeny v katalogu nebo na www stránkách pořadatele zájezdů a s pojistnými podmínkami. Provizní prodejce odpovídá za to, že výše uvedené dokumenty, které jsou nedílnou součástí cestovní smlouvy, jsou zákazníkovi prokazatelně předány a ručí za správnost údajů uvedených v cestovní smlouvě. Provizní prodejce uzavírá se zákazníkem cestovní smlouvu jménem a na účet pořadatele zájezdů. Se zákazníkem nesmí provizní prodejce uzavřít jinou než oficiální a pro dané období aktuálně platnou cestovní smlouvu. Provizní prodejce zašle vždy poštou první dva díly cestovní smlouvy spolu s dokladem o zaplacení na rezervační oddělení pořadatele zájezdů. Bez řádných dokladů (cestovní smlouva a doklad o platbě) nemůže být cestovní smlouva zaknihována (potvrzena). Pořadatel zájezdů je povinen zkontrolovat správnost vyplnění cestovní smlouvy a zaslat potvrzený druhý díl zpět proviznímu prodejci. Ten je povinen předat potvrzenou cestovní smlouvu klientovi. První díl cestovní smlouvy zůstává pořadateli zájezdů. Formuláře cestovní smlouvy - vždy aktuální formuláře cestovní smlouvy v elektronické podobě naleznete na stránkách Pro prodejce ve složce Všeobecné informace. Cestovní smlouvy v tištěné podobě vám na požádání zašle poštou oddělení provizního prodeje v Praze. Vyplnění cestovní smlouvy - Provizní prodejce nese veškerou odpovědnost za správné vyplnění cestovní smlouvy se zákazníkem (zejména název hotelu s uvedením kategorie dle katalogu pořadatele zájezdů, data odletu a příletu, data pobytu, osobních dat zákazníka, ceny, místa pobytu, stravování). Na každé cestovní smlouvě musí být uvedena data narození všech účastníků zájezdu (i objednavatele, pokud se účastní zájezdu), telefonické spojení na zákazníka, podpis klienta a datum splatnosti. Již při rezervaci musí provizní prodejce rezervačnímu oddělení sdělit jména všech cestujících. Cestovní smlouva musí být pečlivě vyplněna a musí obsahovat veškeré požadované údaje, jinak nemůže být rezervačním oddělením potvrzena. Do cestovní smlouvy není možné psát nezávazná přání klientů na konkrétní požadavky na ubytování (např. vyšší patro, výhled na moře či bazén, pokoje vedle sebe atd.). Změny - Přeje-li si klient provést jakoukoli změnu v cestovní smlouvě (změna jména, hotelu atd.), je nutné vyplnit novou opravenou cestovní smlouvu a zaslat ji na rezervační oddělení. Změna bude provedena až po zaslání opravené cestovní smlouvy a platby za změnu nebo službu. To se týká i přiobjednání služeb (auto, seating atd.). Storno - pokud zákazník zájezd stornuje, je provizní prodejce povinen postoupit storno ihned pořadateli zájezdů. V případě, že není storno zpětně potvrzeno do 24 hodin, je provizní prodejce povinen ověřit přijetí storna. Při stornu účastníka provádí finanční vypořádání jedině pořadatel zájezdů a to přímo se zákazníkem, kdy na jeho účet zašle zbytek zálohy/doplatku po odečtení storno-poplatků a současně i potvrzení pro potřeby pojišťovny, které si zákazník uplatní u pojišťovny sám. Provizní prodejce nikdy cenu zájezdu (zálohu) klientovi v hotovosti nevrací. PLATBY Zákazník složí na účet pořadatele zájezdů nebo u provizního prodejce zálohu ve výši uvedené v Podmínkách pro cestující příslušného katalogu. Provizní prodejce není oprávněným inkasním místem pořadatele zájezdů. Zálohu vybírá jménem pořadatele, není oprávněn s ní disponovat a je povinen ji okamžitě převést na konto pořadatele zájezdů. Pokud tak neučiní, nese veškeré náklady spojené se zrušením zájezdu. Doplatek zájezdu provede zákazník dle termínu uvedeného na cestovní smlouvě přímo na účet pořadatele zájezdů. Jako variabilní symbol se uvede číslo smlouvy. 2

3 Při krátkodobém knihování (méně než 45 dnů před nástupem dovolené) zaplatí zákazník celou částku ihned na účet pořadatele zájezdů. V případě prodlení si pořadatel zájezdů vyhrazuje právo účtovat penále ve výši 0,1% z příslušné částky za každý den prodlení. Prvním dnem prodlení se rozumí den následující po splatnosti částky dle příslušné cestovní smlouvy. Splatnost zálohy za zájezd je ihned při podpisu cestovní smlouvy. Doplatek ceny zájezdu musí být uhrazen do data uvedeného na příslušné cestovní smlouvě. Upozorněte prosím klienty, že pokud nebude platba na účtu Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. nejpozději 45 dnů před odletem, může být zájezd stornován v souladu s Podmínkami pro cestující. Platná čísla účtů pořadatele zájezdů: KB 90237/0100 ČSOB /0300 UniCredit Bank /2700 ČS /0800 Raiffeisenbank /5500 Citibank /2600 Doklady o zaplacení - u zájezdů méně než 7 dní před odletem není možné akceptovat jako doklad o platbě převodní příkaz, včetně internetbankingu (u kterého je třeba zaslat tzv. výpis o realizované transakci). CESTOVNÍ DOKLADY Zasílání cestovních dokladů - je závislé na včasném doplatku. U zaplacených pobytů (tzn. v době, kdy je celková částka zájezdu připsaná na účet), zasílá pořadatel zájezdů cestovní doklady tak, aby je zákazník anebo provizní prodejce obdržel 5 dnů před daným odletem. Pokud v době odesílání cestovních dokladů nebude úhrada provedena, bude rezervační oddělení pořadatele zájezdů kontaktovat provizního prodejce a teprve po předložení dokladu o zaplacení budou cestovní doklady odeslány. HOTELY NA VYŽÁDÁNÍ Rádi bychom vás upozornili na knihování a objednávání hotelu na vyžádání a zpětné potvrzení. Většina hotelů má tzv. lhůtu release, kdy již nemáme k dispozici pokoje, ale konkrétní pokoj vybraného hotelu je možno vyžádat přímo v destinaci. Vybere-li si klient hotel, který je nutné vyžádat, telefonicky provedete rezervaci na rezervačním oddělení. Vyplníte s klientem cestovní smlouvu, kterou klient podepíše. Na cestovní smlouvu je nutné uvést: na vyžádání a zpětné potvrzení a zaslat ji faxem či mailem na rezervační oddělení popřípadě s cestovní smlouvou zaslat potvrzení o příjmu peněz do pokladny, až poté může rezervační oddělení požadovaný pokoj v hotelu vyžádat. Klient složí u provizního prodejce zálohu ve výši dle Podmínek pro cestující příslušného katalogu a u zájezdů méně než 45 dnů před odletem celou částku, kterou si provizní prodejce ponechá a na účet pořadatele zájezdů zašle ihned po potvrzení rezervace pracovníkem rezervačního oddělení na účet pořadatele zájezdů. Pokud zájezd na vyžádání nebude pořadatelem zájezdů potvrzen, vrací provizní prodejce složenou částku zpět zákazníkovi. Nevyberete-li od klienta peníze a klient odmítne potvrzený hotel, může být náhrada vyžadována na provizním prodejci. LETY Odlet - Klienti jsou povinni dostavit se k odbavení 2 hodiny před odletem. Pokud se dostaví k odbavení později než 45 minut před odletem, nemusí být již doprava zaručena. 3

4 Přeprava a transfer nadměrných zavazadel - Co se týče přepravy domácích zvířat (psi, kočky), potápěčské výstroje, jízdních kol, surfů a golfových holí, je jejich počet na let omezen. Proto je potřeba již při rezervaci hlásit, že klient si přeje přepravovat nadměrné zavazadlo. Přepravní poplatky se liší v závislosti na destinaci. Klienty upozorněte, že pokud nebudou mít zaknihovánu (tzn. nahlášenu) přepravu předem, vyhrazuje si letecká společnost právo vyřadit uvedené předměty z přepravy bez uvedení důvodu. Transfer v destinaci z letiště do hotelu a zpět je zajištěn pouze po předchozím vyžádání, potvrzení a zaplacení. Noční odlety - pokud mají klienti odlet na letence uveden např.: 01:00, jedná se o odlet v ranních hodinách a je nutné, aby klienti byli na letišti den předem ve 23: Upozorněte na tuto skutečnost klienty Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. při výdeji cestovních dokladů. Bezplatně dopravovaná zavazadla - Hmotnost bezplatně přepravovaných zavazadel je uvedena přímo na letence či v pokynech k odletu. Děti ve věku do 2 let nemají nárok na místo k sezení a na bezplatnou přepravu zavazadel. Příruční zavazadla nesmí překročit hmotnost 5kg. INTERNET WWW stránka - Na internetové stránce Cestovní kanceláře FISCHER v dolní liště Kontakty jsou zdarma zveřejněny adresy a kontakty (tel. čísla, ) autorizovaných prodejců těch míst, kde nemá Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. svoji vlastní pobočku. Váš - Předpokladem bezproblémové spolupráce je připojení na internet. Veškeré důležité informace zasíláme vždy na váš (je nutné, abychom byli včas informováni o vaší aktuální e- mailové adrese). LAST MOMENT A ZVLÁŠTNÍ NABÍDKY Nově vydané nabídky - lze získat na internetových stránkách kde je úplný seznam všech platných nabídek. Dále jsou nabídky (dle priorit) pravidelně zasílány em ve wordových souborech, které jsou určeny pro tisk do vašich výloh a následně zakládány na stránky Pro prodejce do složky Zvláštní nabídky a Last moment. Vzhledem k velkému množství nabídek bychom uvítali, kdybyste vždy při rezervaci sdělili, o jakou nabídku se jedná (Fischer News, Last Moment atd.). Rezervace zájezdů Last Moment - je možné rezervovat vždy na dobu omezenou, která je stanovena rezervačním oddělením. Prodloužení rezervace je možné pouze výjimečně po dohodě s pořadatelem zájezdů. Rezervace zájezdu Last Moment není možná přes víkend. Rezervace zájezdů s odletem druhý den je možná maximálně na 2 hodiny. Do té doby je nutné zaslat vyplněnou cestovní smlouvu a doklad o platbě faxem na číslo nebo mailem na osrrez@fischer.cz. Přijde-li cestovní smlouva či doklad o platbě na jiné faxové číslo, nemusí být cestovní smlouva potvrzena a zájezd Last Moment může být zrušen. KATALOGY Katalogy jsou k vyzvednutí v centrálním skladu na adrese: Sklady Keto, Obrataňská ulice /bez orientačního čísla/, Praha 4 Libuš. Kontaktní osobou je paní Zachová - tel.: Výdejní dny ve skladu : Pondělí - Pátek 7:30 15:00 /11:30-12:00 polední pauza/ Ve skladu musí mít vždy předem z CK FISCHER objednávku na vyzvednutí katalogů a proto dříve než do skladu pojedete (minimálně 1 den předem) kontaktujte pana Petra Marka tel , který objednávku zašle. Bez předchozího nahlášení vám katalogy ze skladu nevydají. Nemůžete-li si objednané katalogy v dohodnuté době vyzvednout, informujte nás. 4

5 Dále Vám můžeme katalogy zaslat poštou na adresu vaší provozovny (platí pro mimopražské kanceláře) po zaslání objednávky panu Petru Markovi, mail: Katalogy jsou vydávány proviznímu prodejci pouze v omezeném množství určeném pořadatelem zájezdů dle podílu jednotlivých kanceláří na prodeji. Pokud projeví provizní prodejce zájem o větší množství katalogů, než mu bylo Cestovní kanceláří FISCHER přiděleno, může si je zakoupit za ceny stanovené pořadatelem zájezdů. VÍZA Upozorněte prosím klienty, že každý cestující je osobně zodpovědný za dodržování pasových, celních, zdravotních a dalších předpisů země, do které cestuje. Všeobecně platí, že vízum není součástí zájezdu. Veškeré informace o nutnosti a možnosti zajištění víz pro klienty včetně poplatků, naleznete na stránkách Pro prodejce ve složce Víza. Kontaktní osoba Petr Hejný, tel.: , mail: petr.hejny@fischer.cz, CITY EMPIRIA, Na Strži 65/1702, Praha 4 POJIŠTĚNÍ Klienti Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. mají možnost se pojistit pojištěním Medical 300,- Kč/os. včetně dětí od Evropské Cestovní pojišťovny. Vedle toho klientům nabízíme automaticky také Pojištění FischerPlus 690,- Kč dosp./345,-kč dítě do 15 let, Pojištění Exotika Plus 990,- Kč dosp./495,-kč dítě do 15 let. Zaknihuje-li si klient zájezd, obdrží od vás spolu s potvrzenou cestovní smlouvou pojistné podmínky, které jsou nedílnou součástí cestovní smlouvy. Upozorněte klienty, že pojistná smlouva vzniká výhradně mezi klientem a pojišťovnou. Z těchto důvodů také pojištěnec (tedy klient) uplatňuje veškeré nároky na pojistné plnění přímo u pojišťovny. Je bezpodmínečně nutné, aby provizní prodejci i klienti byli podrobně seznámeni s těmito pojistnými podmínkami. Co se týče poškození zavazadel při letecké přepravě, může klient uplatňovat náhradu škody u pojišťovny ECP pouze v případě, že má sjednáno pojištění FischerPlus. V případě, že klient pojištění FischerPlus nebo Pojištění Exotika Plus nechce, je nutné na cestovní smlouvě zaškrtnout políčko "pojištění nepožaduji". Nezapomeňte však klienty upozornit co toto pojištění obsahuje: Úraz - trvalá invalidita Zavazadla - odcizení, poškození Odpovědnost Zrušení cesty ze strany zákazníka Přerušení cesty Nevyužití dovolené Formuláře - Formuláře potřebné k uplatňování pojistných událostí mají k dispozici všichni naši průvodci v destinacích a naleznete je také na stránkách Pro prodejce ve složce Pojištění. Formuláře je možné kopírovat. Na požádání je samozřejmě zašleme. Kartičky ECP - Kartičku pojišťovny ECP dostávají klienti pouze jednu na cestovní smlouvu až spolu s cestovními doklady. Touto kartičkou se klient prokazuje v případě jakékoli pojistné události. FAKTURACE Faktura za provize - musí vždy obsahovat IČ, DIČ jak provizního prodejce, tak i Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. (IČ , DIČ CZ ). Na provizi vystavuje (daňový) doklad - fakturu jménem a za provizního prodejce pořadatel zájezdů. Nárok na provizi vzniká proviznímu prodejci posledním dnem čerpání zájezdu nebo jiné služby, přičemž tento zájezd nebo služba musí být pořadateli zájezdů zaplacena. Faktura se vystaví za uplynulý měsíc, nejpozději do patnáctého dne každého kalendářního 5

6 měsíce, a to za osoby, které v předchozím měsíci splnily podmínky stanovené výše, s tím, že určující je datum čerpání poslední služby. Na vyúčtování bude uvedeno číslo smlouvy, jméno objednatele zájezdu, celková cena zájezdu a vyčíslená provize k jednotlivému číslu smlouvy. Na základě takto vystaveného měsíčního vyúčtování provizí (daňového) dokladu pořadatel zájezdů uhradí do 20-ti dnů měsíční provizi na účet provizního prodejce. Provize se neposkytuje za klienty, kteří zájezd stornovali (výjimkou je 100% storno). Provizní prodejce se zavazuje pořadatele zájezdů neprodleně informovat o případném zrušení své registrace k DPH či naopak. Kontaktní osoba: Monika Hyská, monika.hyska@fischer.cz DPH - provize je stanovena bez DPH, tudíž DPH u plátců daně bude přičtena Příloha k provizní faktuře - výpis všech rezervačních čísel za příslušný měsíc naleznete pod Vaším heslem na Faktury a daňové doklady na zájezdy Provizní prodejce není oprávněn vystavovat zálohové faktury či daňové doklady na zájezdy, neboť jsou produktem Cestovní kanceláře FISCHER a.s., nikoli jejich vlastní. Pokud klient žádá zálohovou fakturu či daňový doklad, ať už pro sebe či svého zaměstnavatele, musí provizní prodejce kontaktovat slečnu Monika Hyská nejlépe mailem monika.hyska@fischer.cz. V případě, že provizní prodejce požádá o vystavení zálohové faktury jeden měsíc či déle před odletem nebo o vystavení daňového dokladu, bude tak učiněno do 15 dnů od zaslání žádosti. V případě, že žádá o vystavení zálohové faktury, musí sdělit následující informace: přesnou adresu, na koho má být faktura vystavena, jeho IČ, DIČ, rezervační číslo, jméno klienta, kterému bude zaměstnavatel přispívat, a přesnou částku, číslo telefonu zaměstnavatele klienta, event. na klienta. V případě, že žádá o vystavení daňového dokladu a byla-li již vystavena zálohová faktura, stačí uvést číslo zálohové faktury. V případě, že zálohová faktura nebyla vystavena, je nutno uvést informace stejné jako pro vystavení zálohové faktury. Hradí-li zaměstnavatel klientovi část zájezdu, je nutné, aby byla zaměstnavatelem dodržena splatnost zálohové faktury. Pokud si klient zarezervuje last moment a žádá vystavení zálohové faktury na zaměstnavatele (a již ji zaměstnavatel nestačí uhradit), zaplatí klient celou výši zájezdu a poté, co přijde úhrada od zaměstnavatele, mu bude tato částka vrácena na účet či adresu (v tomto případě, prosíme, vyžádejte od klienta číslo účtu). Vám, jako prodejcům, nevstupují platby od klientů (klienti platí vše přímo na účet Cestovní kanceláře FISCHER, a.s..) do nákladů a výnosů. Jsou účtovány v případě podvojného účetnictví pouze přes účty 3. účtové skupiny a dokladem je kopie cestovní smlouvy. Do výnosů vstupuje pouze provize. LOGO CESTOVNÍ KANCELÁŘE FISCHER Název a logo Cestovní kanceláře FISCHER, a.s. je chráněno ochrannou známkou a proto veškeré jeho použití je třeba konzultovat s oddělením provizního prodeje. Jedná se zejména o použití v tisku (reklama) a také na různých reklamních tabulích. Provizní prodejce není oprávněn použít název a logo pořadatele zájezdů bez dodatku autorizovaný prodejce. Provizní prodejce je oprávněn toto logo použít při označení své provozovny avšak výlučně vedle svého obchodního jména (nikoli samostatně) v poměru 1:1. V případě jakýchkoli dotazů kontaktujte oddělení provizního prodeje. Monika Javůrková Cestovní kancelář FISCHER, a.s. 6