ínáme pracovat v MARKTIME

Transkript

1 Začínáme pracovat v MARKTIME CleverApp s.r.o. Všechna práva vyhrazena Verze dokumentu: 1.1/ Cílem dokumentu je základní seznámení uživatele se systémem. Dokument je určený především pracovníkům/řešitelům, kteří pravidelně zapisují výkazy odpracovaného času a vynaložených nákladů na firemních úlohách/zakázkách/kauzách/úkolech. Začínáme pracovat v MARKTIME... 1 Aplikační terminologie... 2 Jak spustit aplikaci... 3 Jak se přihlásit... 3 Bezpečnost přihlašování... 3 Aplikační prostředí... 4 Zjednodušené rozhraní... 4 Začínáme zapisovat pracovní výkazy... 5 Timesheet... 5 Ve zkratce... 5 Podrobněji... 6 Týdenní zapisování timesheet záznamů Timesheet výkazy s jiným výstupem než čas Timesheet přehled záznamů Zapsání finančního výdaje expense záznam Odkud lze zapisovat pracovní výkazy Zaznamenání stavu úlohy a zápis komunikace /19

2 Aplikační terminologie Zde uvádíme klíčové termíny, které používá aplikace: Úloha přidělený úkol, zakázka, kauza s jasně definovatelnou pracovní náplní, okruhem možných řešitelů, fakturační cenou a případně termínem splnění. Timesheet výkaz odpracovaného času řešitele úlohy. Podle charakteru zadané úlohy, uživatele a odpracované aktivity systém automaticky najde a doplní do záznamu hodinovou fakturační i nákladovou sazbu a fakturační status. Timesheet záznamy se mohou vyúčtovávat klientovi úlohy nebo slouží pro vnitropodnikovou evidenci. Expensesheet evidence finančních výdajů s vazbou na úlohy. Expense záznamy se mohou vyúčtovávat klientovi úlohy Aktivita číselník často vykonávaných činností v prostředí firmy se základním dělením na Fakturovatelné/Nefakturovatelné. Aktivitu zapisuje pracovník do timesheet záznamů Pracovní náplň úlohy podrobná textová specifikace práce pro řešitele úlohy + výčet aktivit, které lze zadávat v timesheet záznamu pro danou úlohu. Typ nákladu číselník nákladových druhů pro bližší kategorizaci expensesheet evidence. Řešitel úlohy okruh uživatelů/pracovníků, kteří mohou zapisovat výkazy na úloze. Může být nastaveno, že úloha je otevřena pro všechny pracovníky. Řešitelem úlohy může být i celá uživatelská skupina. Řešitel úlohy standardně disonuje přístupem pouze ke svým datům. Manažerské oprávnění k úloze/projektu/klientovi okruh uživatelů, kteří disponují přístupem ke čtení/reportingu pracovních výkazů ostatních uživatelů, kteří pracovali na dané úloze/projektu/klientovi. Manažer standardně nemá právo editovat kartu daného objektu. Editační oprávnění k úloze/projektu/klientovi okruh uživatelů, kteří mohou kompletně editovat formulář daného objektu. Automaticky již disponují i manažerským oprávněním k objektu Klient organizace z databáze firem. Úlohu nebo projekt lze svázat s klientem. Klient může mít svého manažera, který disponuje manažerským oprávněním k úlohám klienta. Klient vystupuje ve vyúčtování a fakturaci jako příjemce/odběratel. Projekt nadřízená úroveň organizace úloh. Úlohu lze svázat s projektem. Projekt může mít svého manažera, který disponuje manažerským oprávněním k úlohám v projektu. Do pracovních výkazů se zapisuje úloha, projekt slouží pouze pro reporting a efektnější filtrování. Vyúčtování aplikací podporovaný proces/nástroj, kde se timesheet a expense záznamy pro vybrané úlohy transformují (úpravy hodin, popisů, sazeb apod.) do klientské fakturace nebo do nefakturovatelného odpisu výkonů. Výstupem vyúčtování je přehledný dokument specifikace práce pro klienta. Dokument slouží jako příloha k faktuře. Rozpracovanost Timesheet výkony a expense výdaje, které dosud nebyli zahrnuty do vyúčtování (tj. záznamy bez statusu vyúčtování). Rozpracovanost je zůstatek, který systém nabídne do nejbližšího vyúčtování dané úlohy. Fakturace nástroj pro vytvoření finální klientské faktury daňového dokladu Billing Označení pro aplikací podporované procesy ohledně definice hodinových sazeb, vyúčtování a fakturace dohromady Fakturační milník Fixní částky s termínem plánované fakturace úlohy nebo projektu. Lze využít pro zadávání success fees, fix price apod. Aplikace z fakturačních milníků počítá plánované částky fakturace Měsíční paušál aplikací podporovaný billing nástroj pro výpočet hodinových sazeb v rámci měsíce a dohodnutého měsíčního limitu hodin zdarma. 2/19

3 Jak spustit aplikaci Ke spuštění aplikace stačí uživatelům web prohlížeč a to: Firefox 2.0 nebo výšší Internet Explorer 6.0 nebo vyšší V prostředí MacOS funguje pouze prohlížeč Firefox. Standardní předpoklad provozu aplikace je takový, že ve firmě existuje alespoň jeden administrátor aplikace MARKTIME. Administrátor sdělí uživatelům URL adresu, přes kterou budou aplikaci spouštět (např.: Jak se přihlásit Aplikace podporuje 2 typy přihlášení: Výchozí obrazovka programu je login okno, kde uživatel uvede přihlašovací jméno a heslo a program po ověření pustí uživatele dále. Automaticky přebírat přihlášeného uživatele do windows domény (označujeme jako: Aktive Direktory) V tomto případě uživatelé nemusí zadávat login a heslo. Program jim věří a pouští je rovnou. V praxi lze kombinovat oba dva přístupy. Pro některé uživatele bývá praktické se přihlašovat pod jiným pracovníkem (např. asistentka se bude přihlašovat jako její manažer/advokát). Zde potom přichází v úvahu bod 2. Bezpečnost přihlašování Administrátor má možnost nastavit, aby si každý uživatel musel povinně nastavit přístupové heslo. Lze nastavit i minimální kvalitu hesla: Heslo může být jakýkoliv výraz Heslo musí obsahovat minimálně 4 jakékoliv znaky Heslo musí obsahovat minimálně 6 znaků a z toho minimálně jedno velké písmeno a jedno číslo Dále lze nastavit, že jediným možným způsobem přihlášení je přes doménu nebo pouze přes explicitní login okno. 3/19

4 Aplikační prostředí Administrátor má možnost nabídnout uživatelům k práci dvě rozhraní: Standardní rozhraní (výchozí stav) Zjednodušené rozhraní (administrátor může nastavit uživateli pouze a jenom zjednodušené rozhraní Standardní rozhraní (levý a pravý panel) Vertikální stromové menu s rozsahem dostupných funkcí uživateli Pravý panel pro zobrazení požadovaných dat Zjednodušené rozhraní (nástrojová lišta + záložky a spodní panel) 1-Výčet povolených tlačítek v liště 2- Výčet povolených záložek 3- Datový obsah zvolené záložky nebo tlačítka Zjednodušené rozhraní Cílem zjednodušeného rozhraní je nabídnout uživatelům pouze ty funkce, které opravdu potřebují a nic jiného. Výhodou tohoto rozhraní je, že i přesto, že uživatel má nárok na mnohem více funkcionality, tak administrátor povolí pouze sadu záložek a tlačítek. Navíc může administrátor vytvořit zcela vlastní tlačítka nebo záložky, které budou odkazovat na specifické aplikace v rámci firemního intranetu (různé firemní nástěnky, odkazy do jiných aplikací atak.). Tím lze uživateli nabídnout jediné rozhraní pro spouštění více aplikací. 4/19

5 Začínáme zapisovat pracovní výkazy Výrazem výkaz označujeme: Zapisování timesheet záznamů odpracovaný čas na firemních úlohách/projektech Zapisování expensesheet záznamů vynaložené finanční náklady na firemních úlohách/projektech Timesheet Timesheet záznam se musí vždy vázat k úloze. Vazba ke klientovi nebo projektu vede pouze přes vazbu úlohy ke klientovi či k projektu. Povinná pole, která musí uživatel ve formuláři vždy specifikovat jsou: Datum, uživatel, úloha, aktivita, hodiny a popis Administrátor může nadefinovat v systému další volně definovatelná pole, případně nadefinovat kategorie pro vazbu k timesheet. Ve zkratce 1- Vybrat úlohu 2- Nastavit si způsob nabídky úloh v levém panelu 3- Tisková sestava vybrané úlohy 4- Tisková sestava mého profilu 5- Uzavření/potvrzení vybraných období 6- Kalendářové zobrazení dat 7- Okruh dostupných záložek uživateli 8- Okruh dostupných tlačítek na nástrojové liště 9- Omezení nabídky úloh na pouze mnou naposledy používané 10- Nastavit si svůj preferovaný způsob vyhledávání úlohy 11- Stručné info k vybranému timesheet záznamu 12- Stručné info k vybrané úloze 13- Ruční příznak fakturovatelnosti výkonu pro případ, že chci potlačit rozhodování systému 14- Nastavení formátu zadávání času do timesheet záznamu 15- Specifikace počtu hodin v timesheet záznamu 16- Úloha, do které zapisuji timesheet záznam 17- Uživatel, který zapisuje výkaz 18- Doplnit aktivitu bližší specifikace činnosti výkonu, který právě zapisuji 5/19

6 Podrobněji Nabídka úloh v levém panelu Vybíráme úlohu v levém panelu. Nabízí se pouze ty úlohy, které jsou otevřené pro vykazování a jsem v nich uveden jako řešitel nebo člen řešitelské skupiny nebo jsou otevřeny k řešení pro všechny uživatele. Po kliknutí na úlohu se v pravém panelu zobrazí formulář nového timesheet záznamu pro danou úlohu. Způsob nabídky úloh si sám nastavím podle vlastních preferencí Stromová struktura nebo plochý přehled? Maska zobrazení úlohy 3+4 Tiskové sestavy Tisková sestava vybrané úlohy. Administrátor nastaví uživatelům sadu vhodných tiskových sestav z obrovské škály dostupných MARKTIME sestav. Vyberu si ze seznamu dostupných šablon sestavu a případně nad ní provedu časový filtr Tisková sestava mého profilu naprosto shodný princip jako u sestavy úlohy 6/19

7 5 Uzavírání vykazovaných období Tímto nástrojem dávám manažerům najevo, že do daného období již nebudu vykazovat žádnou práci nebo výdaje. To znamená, že v daném období již nemůžu zapisovat nové výkazy nebo měnit existující timesheet a expense záznamy. 1- Uzavírat lze najednou celé měsíce, týdny nebo jednotlivé dny 2- Výpis již uzamčených období, do kterých nelze zapisovat 3- Zaškrtnout požadovaná období 4- Uzamknout zaškrtlá období (po stisknutí tlačítka se období přesunou do spodního výpisu viz. bod 2 5- Časový filtr, kterým omezím výčet zobrazovaných období Uzavřená období lze znovu otevřít a může to provést pouze administrátor. V jakých situacích již uživatelé nemohou zapisovat/upravovat výkazy? Úloha je již uzavřená pro vykazování Projekt úlohy je již uzavřený pro vykazování Daný timesheet/expense záznam prošel schvalováním (tj. byl schválen nebo neschválen) Daný timesheet/expense záznam je zahrnutý do vyúčtování (tj. byl zahrnutý do vyúčtování se statusem Fakturovat, Odepsat, Fakturovat později ) Uživatel má svém profilu nastaven určitý počet dní, za které již nemůže zpětně zapisovat timesheet výkazy (v profilu uživatele, záložka Ostatní ). Tato funkce se vztahuje pouze na timesheet data a lze ji aplikovat pouze na konkrétní uživatele nikoliv paušálně na celou firmu 7/19

8 6a Kalendář pro zapisování výkazů Aplikace nabízí prostředí i těm uživatelům, kteří preferují kalendářové zobrazení dat. V nabídce je standardně měsíční, týdenní a denní pohled na data. Pracovní týden 1- Detail timesheet záznamu v daném dni a čase výchozí barvou je oranžová 2- Modrou barvou jsou zvýrazněny timesheet záznamy s datumek do budoucna (např. dovolené) 3- Volba, zda zobrazovat v buňkách podrobný záznam nebo pouze celkové sumy hodin za den 4- Přehled vykázaných výkonů za zobrazované období 5- Kliknu na buňku v kalendáři -> Nabídne se mi nový timesheet záznam 6- Možnosti zobrazení kalendáře měsíc, týden, den 7- Navigační kalendář V kalendáři lze najednou zobrazovat timesheet záznamy, termín začátku a dokončení úlohy, události (podobně jako Outlook události), fakturační milníky (termíny, kdy se má fakturovat výkon na úloze) 8/19

9 6b Měsíční kalendář 1- Zapnutá volba zobrazení pouze celkových počtu hodin ve dnech 2- Termín dokončení úlohy červená barva 3- Uživatelská událost v kalendáři 4- Druh zobrazení kalendáře Ruční výběr úlohy ve formuláři Každý si může nastavit svůj preferovaný způsob vybírání úlohy tzv. Masku úlohy. Systém nabízí cca 10 možných masek. 1- Test zvoleného nastavení 2- Nastavení musím potvrdit tlačítkem 3- Pokud má firma v evidenci tisíce úloh, je vhodné si nastavit limit Vyhledávání úloh v seznamu je intuitivní a stačí psát první písmena zvolené masky 9/19

10 11+12 Stručné info o zapisovaném záznamu Příklad detailu vybraného timesheet záznamu: Systém se snaží nabídnout uživateli klíčové informace k vybrané úloze. 13 Ruční příznak fakturovatelnosti záznamu Systém automaticky doplňuje hodinovou sazbu a rozhoduje o fakturovatelnosti záznamu podle zvolené aktivity v záznamu. Pokud uživatel vybere nefakturovatelnou aktivitu, pak i timesheet záznam bude nefakturovatelný. Nefakturovatelným záznamům doplňuje systém automaticky nulovou hodinovou fakturační sazbu. V případě, že uživatel zvolí ručně příznak 2 Záznam bude NEFAKTUROVATELNÝ, pak to systém bere s nejvyšší prioritou a automaticky bude záznam nefakturovatelný. Pokud bude ruční volba 1 Záznam bude FAKTUROVATELNÝ, pak záznam bude vždy faktuorvatelný bez ohledu na status aktivity. Administrátor může v nastavení zvolit, zda se uživatelům má nabízet ruční volba fakturovatelnosti nebo bude záviset rozhodování pouze na systému. 14 Formát zapisování času do timesheet záznamu Systém nabízí 2 základní způsoby zadávání času: Podle přesného rozsahu času od a času do o Volba: Pouze přesný čas od a čas do o Volba: Přesný čas od a do vč. možnosti měnit hodiny o Volba: Pouze jeden datum a dva časy Pouze zadávat přesný počet hodin bez vazby na OD/DO o Volba: Pouze datum a hodiny o Volba: Pouze datum a minuty Záleží na uživateli, jaký způsob zadávání času preferuje. 10/19

11 15 Zapisování hodin Systém umoňuje zadávat čas ve třech formátech: Dekadicky čas se zadává jako desetinné číslo, kde oddělovač je čárka (0,5 je 30 minut, 2,45 je dvě hodiny a 45 minut) Časový formát čas se zadává ve formátu hh:mm (00:30 je 30 minut, 02:30 je dvě a půl hodiny) Minuty čas se zadává přesně v minutách (120 jsou 2 hodiny) Pro zadávání minut je nutné nastavit si způsob zadávání času na hodnotu: Pouze datum a minuty Administrátor může nastavit minimální vykazovatelnou časovou jednotku tedy způsob zaokrouhlování hodin směrem nahoru (na 5ti minuty, 15minut atak.). 17 Uživatel, který zapisuje výkaz Standardně každý zapisuje data za sebe. Administrátor může zapisovat data za všechny ostatní uživatele Administrátor může nastavit vybraným pracovníkům tzv. Manažerská práva k datům vybraných uživatelů. Takoví pracovníci potom mohou mj. zapisovat výkazy i za okruh jim svěřených uživatelů. Tento princip se zpravidla aplikuje pro asistentky manažerů/advokátů. 18 Aktivita Aktivita je charakteristika činnosti, kterou zapisuje pracovník do timesheet záznamu. Aktivity jsou definované v číselníku a lze je členit do skupin ( Skupiny aktivit ). Dále je možné aktivity rozdělovat na fakturovatelné/nefakturovatelné a tím ovlivňovat fakturační sazbu zapisovaného timesheet záznamu. V timesheet záznamu je povinné zadat aktivitu. Okruh aktivit, který se nabízí v timesheet záznamu odpovídá nastavení Pracovní náplně vybrané úlohy. Pracovní náplní úlohy lze např. snadno hlídat rozdíly ve výkaznictví vnitropodonikových úloh a fakturačních úloh. Do vnitropodnikových úloh nadefinujete aktivity jako např. dovolená, nemoc a do fakturačních úloh ty aktivity, které firmu živí: daňové poradenství, konzultace atd. Přes aktivitu systém dokáže rozpoznat, zda se má v timesheet záznamu zapisovat k vybrané úloze odpracovaný čas v hodinách nebo jsou výstupem práce na úloze jiné metriky než je čas (např. počet zaúčtovaných dokladů, obtelefonovaných klientů apod.) Výhody využívání aktivit přes definici náplně práce úlohy: Jasné rozlišení fakturovatelnosti timesheet záznamu Vyplněním věcně správné aktivity není nutné zdlouhavě rozepisovat popis timesheet záznamu Aktivitu lze svázat s konkrétní fakturační hodinou sazbou na dané úloze a pro daného pracovníka Aktivity zefektivňují reporting a filtrování timesheet dat Aktivitou systém dokáže řídit, zda se v timesheet záznamu zapisuje čas nebo jiné metriky 11/19

12 Týdenní zapisování timesheet záznamů Administrátor může povolit/zakázat tuto funkci. Tento způsob zadávání dat je vhodný zpravidla pro tyto situace: Zapisování dlouhodobé nepřítomnosti jako jsou dovolené, nemoci apod. Zapisování timesheet záznamů s charakterem plánované kapacity do budoucna Tato funkce umožňuje zapisovat pouze nové záznamy a nikoliv upravovat již uložené. 1- Výběr úlohy, do které budu zapisovat 2- Výběr aktitivity k úloze 3- Výchozí popis záznamu 4- Systém doplní prázdné řádky dnů, které spadají do vybraného týdne 5- Systém doplní prázdné řádky dnů, které spadají do všech dnů v měsíci, kam spadá vybraný týden 6- Vybraný týden, do kterého hodlám zapisovat 7- Buňka/den, kam se zapisuje počet hodin. Když kliknu do buňky, pak můžu měnit popis záznamu pro daný den/úlohu/aktivitu vlevo dole. 8- Tlačítkem Uložit dojde k uložení všech nově zapisovaných záznamů 9- Možnost odstranit celý řádek 12/19

13 Timesheet výkazy s jiným výstupem než čas Timesheet výkazy se zadáváním odpracovaného času nepokryjí práce, které jsou odměňovány za odvedené počty kusů resp. za jiné měrné jednotky než je čas Například u profese Účetní zpravidla nezáleží, zda zaúčtování 1000 dokladů do účetního deníku trvá hodinu nebo 2 dny. Účetní si zpravidla sjednává odměnu s klientem za odvedenou jednotku jejího výstupu práce (počet zaúčtovaných dokladů, počet mzdových listů apod.) Dalším příkladem je proces odměňování telefonistů v callcentru za každý vyplněný dotazník s klientem dostane přesně měřitelnou odměnu. Na níže uvedeném obrázku si ukážeme pracovní výkaz účetní, která zpracovává přiznání k DPH. 1. Vyberu aktivitu Zpracování přiznání k DPH (podle náplně práce úlohy lze k vybrané úloze zadávat pouze 4 aktivity). 2. Tato aktivita je nadefinována tak, že po jejím výběru zmizí zadávání času a zobrazí se tabulka pro zápis výstupů aktivity V našem příkladu může mít aktivita 3 výstupy (obecně může administrátor nadefinovat libovolné množství výstupů pro každou aktivitu) 3. Každý výstup se zadává v nějaké měrné jednotce 4. Počet výstupů musí být numerický výraz. Na pozadí má systém uložené informace o fakturační i nákladové ceně jednotky výstupu. Tím dokáže systém zobrazovat celkovou fakturační částku vůči klientovi i celkovou částku, kterou má vyplatit pracovníkovi v úkolu 13/19

14 Timesheet přehled záznamů Systém nabízí možnost si veškerá data zobrazovat v přehledech. Jedná se o univerzální nástroj, kde si můžete nastavit vlastní sloupce, filtrování, třídění a dokonce i stromově organizované seznamy. Standardní přehled s timesheet daty je zobrazen na následujícím obrázku. Práce s datovým přehledem je naprosto shodná ve všech modulech. 14/19 1. Kliknutím na tlačítko se mi zobrazí návrhář přehledu, kde můžu vybrat požadované sloupce, jejich řazení, výchozí třídění apod. Administrátor může zakázat uživatelům si nastavovat vlastní přehledy a nastaví jim ho sám (např. z důvodu, aby uživatelé neviděli fakturační sazby apod.) 2. Odfiltrování dat podle období timesheet záznamu 3. Zobrazit/skrýt Rychlé filtrování. Rychlé filtrování slouží k odfiltrovávání požadovaných dat. Výčet filtrovacích polí je naprosto shodný jako výčet sloupců v přehledu. Logický vztah v podmínce mezi poli je AND. 4. Příklad filtrování podle názvu klienta 5. Pokud je pole číselníkového charakteru (předem omezený okruh hodnot), lze tlačítkem zobrazit výčet možných hodnot. U takového pole lze středníkem oddělovat hodnoty (podobné SQL operátoru IN filtrování podle výčtu hodnot) 6. Pohyb po stránkách 7. Označení/výběr záznamu v přehledu. Klávesou Ctrl a klikáním myši lze označit více záznamů najednou. S označenými záznamy lze pracovat v menu (viz. bod 13) 8. Modrá barva zvýrazňuje timesheet záznamy, které svým datem patří do budoucna vůči dnešku 9. Zelená/červená barva označuje Status vyúčtování záznamu. Tj. status, který obdržel daný záznam, když se generovalo vyúčtování pro klienta Červená: Odepsat Zelená: Fakturovat Bez barvy nebo modrá: Zatím neprošlo vyúčtováním Ikona v záznamu označuje Status schvalování záznamu Zelená ikona: Schváleno Červená: Neschváleno Žlutá: Zatím neschvaluji Bez ikony: schvalování nespecifikováno

15 10. Celkový součet hodnot ve sloupci. Nejedná se o součet za stránku, ale o součet za všechna data, která odpovídají filtru nad přehledem (Přehled může mít i stovky stránek, ale spodní suma je fixní pod každou stránkou). 11. Kliknutím se mi otevře detailní timesheet formulář pro úpravu záznamu (pokud je nad záznamem nebo datumek zámek, zobrazí se pouze tisková sestava pro čtení) 12. Každý sloupec lze třídit (vzestupně/sestupně) 13. Menu nad celým přehledem. Zde přicházejí v úvahu aplikační funkce nad označenými záznamy v přehledu (viz. bod 7) Příklad, jak si nastavit přehled v situaci, kdy preferuji zobrazování alternativních výstupů aktivit před časovým zobrazením. Uživatel si jednoduše nastavil v přehledu požadované sloupce. 1. Výčet počtu a názvu zapsaných výstupů v timesheet záznamu 2. Celkový fakturační honorář za výstupy v záznamu 3. Celkový nákladový honorář (tj. kolik dostane pracovník, který výkon provedl) 4. Nastavit si požadované sloupce do přehledu Příklad stromového zobrazení timesheet dat (aplikace umožňuje 2-úrovňovou stromovou strukturu podle prvního sloupce v přehledu v našem příkladu požadujeme souhrny podle uživatelů) 15/19

16 Zapsání finančního výdaje expense záznam Uživatel může mít povoleno/zakázáno zapisovat expense záznamy. Logika záznamu je velmi podobná jako u timesheet záznamu, s tím rozdílem, že se místo hodin zapisují částky. 1. Specifikace úlohy a uživatele je naprosto shodná jako v timesheet formuláři 2. Po zapsání částky bez DPH se automaticky podle sazby DPH dopočítá celková částka a částka DPH 3. Počet kusů se hodí pro situace, kdy zapisujeme nákup přesného počtu nějakého zboží/služby (např. kolky u notáře). Systém pak automaticky podle ceny za kus dopočítá zbylé částky 4. Druh/okruh nákladu detailnější kategorizace výdaje - lze chápat podobně jako nákladové účty v podvojném účetnictví 5. Podrobný popis výdaje 6. Do identu lze např. zapsat variabilní číslo došlé faktury apod. 7. Uživatel ručně rozlišuje, zda daný expense bude fakturovatelný klientovi 8. Systém umí pracovat s cizí měnou a na pozadí doplní měnový kurz dle globálního nastavení. V samotném vyúčtování klientovi lze doplnit přesný kurz odpovídající situaci vyúčtování 9. Dodavatel = potenciálně kterákoliv firma z databáze klientů/firem (systém má jednu společnou databázi firem. Firma může v systému vystupovat jako klient úlohy/projektu nebo jako dodavatel) 10. Přehled pěti naposledy mnou zapisovaných expense záznamů. Tato funkce pomůže zpřehlednit situaci, kdy rychle za sebou musím zapsat více výdajů najednou 16/19

17 Odkud lze zapisovat pracovní výkazy Timesheet lze zapisovat v těchto oblastech: Zjednodušené rozhraní záložka Zapisovat výkazy Kalendář Timesheet přehled záznamů Ve standardním rozhraní větev menu Timesheet->Nový záznam Přehled úloh viz obrázek níže Offline aplikace MTD (informace v samostatném dokumentu) 1- V přehledu úloh vyberu konkrétní záznam. Ve spodním panelu zvolím Timesheet přehled. Z menu Záznam->Nový se mi zobrazí nový timesheet záznam s předvyplněnou úlohou, na které stojím. 2- Podobný způsob přes menu Akce nad přehledem úloh. Naprosto shodný princip funguje i pro zapisování expense záznamů z přehledu úloh 17/19

18 Zaznamenání stavu úlohy a zápis komunikace Manažer případně řešitel úlohy sděluje touto funkcí firmě, v jakém stavu se právě nachází daná úloha. Manažer úlohy standardně nedisponuje právy k upravovaní kompletního profilu úlohy a má k dispozici pouze tuto funkci (zakladatel úlohy může samozřejmě oprávnit manažera k editaci kompletního profilu úlohy, nicméně to nemusí být praktické) Administrátor může globálně nastavit, zda řešitel může měnit i pole Stav úlohy nebo Hotovo v % nebo je to pouze v kompetenci manažera úlohy. Z pohledu řešitele 1- Tisková sestava, která zobrazí podrobný profil úlohy (nabízí se uživateli dostupné šablony sestav) 2- Doplnit aktuální stav, ve kterém se úloha nachází (číselník stavů může administrátor libovolně nastavit dle fungujících procesů ve firmě) 3- Popis práce (zakladatel úlohy může dodat podrobný popis) 4- Řešitel může zapisovat zprávy, které se uloží k úloze a následně nabídnou k odeslání e- mailem pracovníkům, kteří mají nějaký vztah k úloze Z pohledu manažera 1- Změnit aktuální stav 2- Manažer úlohy má možnost uzavřít úlohu pro zapisování výkazů 3- Manažer úlohy má možnost specifikovat podrobný popis práce 18/19

19 Ostatní funkce formuláře jsou pro manažera stejné jako pro řešitele. 19/19