Vysoká škola ekonomická v Praze

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Katedra informačních technologií Studijní program: Aplikovaná informatika Obor: Informační systémy a technologie Diplomant: Vedoucí diplomové práce: Oponent diplomové práce: Bc. Ladislav Pelcl Ing. Dušan Chlapek, Ph.D. prof. Ing. Václav Řepa, CSc. Návrh koncepce IS/ICT pro Junák ČR školní rok 2008/2009

2 Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal. V Praze dne 16. června 2009 Ladislav Pelcl Poděkování Rád bych poděkoval Ing. Dušanu Chlapkovi, Ph.D. za podnětné vedení této diplomové práce. 2/87

3 Abstrakt Cílem diplomové práce je navržení informatické koncepce pro organizaci Junák svaz skautů a skautek ČR. Organizace je občanským sdružením, zabývajícím se výchovou dětí a mládeže. Jak pro svou hlavní činnost, tak pro související administrativní, ekonomické a další oblasti využívá IS/ICT prostředky, které však v důsledku poměrně nekoordinovaného vývoje v řadě oblastí neumožňují organizaci pracovat efektivně s využitím aktuálních možností IS/ICT. Tím se snižuje její konkurenceschopnost. Práce se snaží přinést organizaci koncepci, kterou bude organizace schopna využít i v případě, že bude chtít některé její součástí v souladu se svými prioritami pozměnit. Práce se snaží ke koncepci IS/ICT dopracovat po úvodním představení organizace uvedením základních pojmů a přístupů k řízení IS/ICT. Dále poměrně zevrubně popisuje a analyzuje stávající IS/ICT řešení, používané v organizaci, aby tak identifikovala slabiny i možnosti do budoucna. S dílčím využitím metody potenciálu zlepšení stanovuje reálné možnosti zvýšení efektivity v různých klíčových aktivit. Velkou pozornost práce soustředí na návrh nových projektů IS/ICT, které by pomohly organizaci k efektivnějšímu fungování či získání konkurenčních výhod díky využití aktuálních trendů IS/ICT. Z navržených projektů dále sestavuje několik hlavních projektů a doporučuje organizaci způsob ohodnocení jejich strategické priority pro následnou realizaci. V samém závěru pak formuluje vlastní koncepci IS/ICT. Autorovým hlavním přínosem je schopnost poukázat na nová řešení, která mohou organizaci pomoci zefektivnit procesy, které aktuálně nefungují optimálně, způsobem, který využívá aktuální možnosti IS/ICT. Díky zkušenostem jak z práce v organizaci, tak v oboru IS/ICT se tak pokouší navrhnout moderní koncepci, uzpůsobenou na míru. Klíčová slova: informační koncepce strategie analýza IS/ICT 3/87

4 Abstract The main goal of the diploma thesis is creating a draft of an information strategy for Junák Association Scouts and Guides CZ. The organization is a Czech NGO, focused on education of children and young people. For both these main activities and also administrative, economical and other areas, it uses IS/ICT resources. Mainly due to a lack of coordination in their past development, in many fields these don t allow the organization to work efficiently and use the current potential of IS/ICT. This leads to diminishing of the organization s competitiveness. The thesis tries to bring such a strategy, that the organization could use even in the case it needs to be modified accordingly to its priorities. The thesis tries to reach the creation of the draft through a number of steps. Following the brief description of the organization, the thesis introduces basic terms and attitudes towards the IS/ICT governance. In order to identify both weaknesses and future potential, it thoroughly describes and analyzes the current IS/ICT projects currently in use in the organization. With partial use of the potential of improvement method, it states reasonable degree of efficiency improvement in various key activities. Great amount of focus is being spent on proposals of new projects, that could lead the organization to efficiency or raising its competitiveness through making the most of current trends in IS/ICT. Major projects are put together out of the proposals as well as the method of their evaluation in relation to the strategic priorities of the organization. Finally, the information strategy is defined. Author s main contribution is in his capability to point out new solutions which could help to improve non-optimal processes in a way, that makes use of current potential of IS/ICT. Using his experience from both the organization itself and the IS/ICT field, he tries to create modern, tailormade information strategy. Keywords: information strategy analysis IS/ICT potential 4/87

5 Obsah 1. Úvod Vymezení tématu práce a důvod výběru tématu Současný stav Cíle práce a způsob jejich dosažení Přínosy práce Předpoklady a omezení práce Přístupy k řešení IS/ICT Informační strategie a koncepce Aplikační architektury Architektura klient-server Architektura orientovaná na služby Vícevrstvá architektura Možnosti vývoje IS/ICT řešení Vlastní vývoj Externí vývoj, vlastní provoz Outsourcing ASP Shrnutí Zmapování oblastí pokrytých současným IS/ICT Obecný pohled na organizaci a její přístup k řízení informatiky Rozdělení oblastí Stávající aplikace a řešení Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Oblast evidence členů a jednotek Oblast ekonomická Oblast řízení a správy Oblast personalistická Oblast interní komunikace Oblast propagace Oblast IS/ICT Závěr k oblastem pokrytým dosavadním IS/ICT Potenciál zlepšení Určení klíčových aktivit a jejich priorit Určení absolutního potenciálu zlepšení klíčových aktivit Práce s online evidencí /87

6 Objednávání časopisů Sdílení znalostí a vědomostí Náborová propagace oddílů Zpracování administrativní a ekonomické agendy Interní komunikace online Využívání nástrojů pro spolupráci Vychovávání a setkávání mladších členů online Určení reálného potenciálu zlepšení klíčových aktivit Práce s online evidencí Objednávání časopisů Sdílení znalostí a vědomostí Náborová propagace oddílů Zpracování administrativní a ekonomické agendy Interní komunikace online Využívání nástrojů pro spolupráci Vychovávání a setkávání mladších členů online Hodnocení dosažení reálného potenciálu zlepšení Návrhy nových IS/ICT řešení Úvodní předpoklady Míra úspěšnosti projektů v závislosti na účasti jednotek Vliv zavedení evidence členů a jednotek online Nově navrhované aplikace a řešení Přehled oblastí a navrhovaných řešení Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Oblast evidence členů a jednotek Oblast ekonomická Oblast řízení a správy Oblast personalistická Oblast interní komunikace Oblast propagace Oblast IS/ICT Návrh koncepce IS/ICT Návrh hlavních projektů Projekt č. 1 evidence Projekt č. 2 sdílení znalostí Projekt č. 3 podpora náborů Projekt č. 4 online agendy /87

7 Projekt č. 5 komunikační portál Další projekty Výběr strategicky důležitých projektů Doporučení k posloupnosti projektů a jejich řízení Budoucnost stávajících aplikací Shrnutí koncepce Závěr Přehled literatury a informačních zdrojů Terminologický slovník /87

8 1. Úvod 1.1. Vymezení tématu práce a důvod výběru tématu Tato práce se zabývá tématem vytvoření koncepce pro IS/ICT 1 pro Junáka svaz skautů a skautek ČR (dále jen Junák). Rozsah tématu je poměrně široký; práce má ambice hledat cesty ke zvýšení efektivity fungování organizace prostřednictvím IS/ICT v celém spektru jejích činností (ač v různém rozsahu). V rámci tématu práce klade značný důraz na analýzu současného stavu a následně vytipování vhodných nových řešení. Důvody volby tématu lze najít jak objektivní, tak subjektivní. Mezi objektivní důvody patří jistě aktuálnost této problematiky u organizace, která v současnosti stále silněji naráží na potřebu zefektivnit některé své existující procesy, ať již kvůli úsporám času a energie či jako nutný předpoklad pro nové rozvojové projekty. Organizace také z povzdálí sleduje moderní trendy, nabízené v oblasti IS/ICT, a poměrně jasně tak spatřuje své zaostávání a s ním spojené nevýhody ušlých příležitostí. V organizaci tedy existuje objektivní potřeba analýzy, která je cílem této práce, v zájmu zachování a zvýšení konkurenceschopnosti organizace. Subjektivním důvodem pro volbu tématu pak jsou autorovy dlouholeté zkušenosti s fungováním Junáka získané při dobrovolné činnosti na celé řadě úrovní a pozic, a tedy zkušenosti s existujícími procesy i potřebami případných nových procesů. Nabízí se tak možnost skloubit zkušenosti z fungování organizace (ač jistě budou potřeba další jejich zdroje) s analytickými schopnostmi, získanými během studia Současný stav Junák je jednou z největších dětských organizací v ČR se svými cca. 44 tisíci členy, převážně dětmi. Je jednoznačně nejznámější českou skautskou organizací; skauting pak můžeme nazvat filosofií či myšlenkovým proudem, který se snaží o zlepšení světa prostřednictvím jednotlivých lidí. Posláním Junáka je podporovat rozvoj osobnosti dětí a mladých lidí, jejich duchovních, mravních, intelektuálních, sociálních a tělesných schopností, aby byli po celý život připraveni plnit povinnosti k sobě samým, bližním, vlasti, přírodě a celému lidskému společenství. [1, str. 1] Základním nástrojem pro výchovu dětí jsou skautské oddíly, o program oddílů se stará několik tisíc dospělých. Skauting je mezinárodním hnutím, které existuje ve 216 zemích světa a vzniklo ve Velké Británii před 1. světovou válkou. Organizace Junák, potažmo český skauting, má takřka stoletou tradici a pohnutou historii, během které bylo třikrát fungování organizace zakázáno nacisty a komunisty. 8/87

9 V roce 1990 byla organizace obnovena ve formě občanského sdružení ve smyslu zákona 83/1990 Sb., o sdružování občanů [2]. Skládá se z několika stovek organizačních jednotek s vlastní právní subjektivitou krajských, okresních a základních, které sdružují dětské oddíly. Na celostátní úrovni funguje Kancelář ústředí Junáka, která profesionálně zajišťuje fungování některých zásadních agend. Od obnovy Junáka do dnešní doby organizace řešila postupně více a více svých potřeb prostřednictvím prostředků IS/ICT. Historicky tak můžeme jmenovat např. evidenci členů, ekonomické a účetní agendy či kancelářský software. S rozvojem Internetu v devadesátých letech přibyla do dnešní doby celá řada webových aplikací, zejména pak různé CMS 2, webové prezentace či jednoúčelové webové aplikace. Organizace provozuje vlastní server pro web-hosting 3 prezentací svých jednotek či různých webových aplikací. V současné době celá řada organizačních jednotek Junáka pracuje s informacemi o svých členech ve svých webových aplikacích různých účelů. Evidence členů na celorepublikové úrovni však probíhá již sedmým rokem s využitím off-line aplikace 4, která data ukládá ve formátu XML 5, jednou ročně. To v řadě případů způsobuje neaktuálnost údajů a v důsledku i vznik duplicitních databází na jednotlivých jednotkách, která chtějí pracovat se svými aktuálními daty on-line. V důsledku rozhodnutí o zasílání časopisu všem členům se v roce 2008 objevila nevyhnutelná potřeba pracovat průběžně s aktuálními daty členů a tím i jako jedna z variant vývoj nového IS/ICT řešení, které by pomohlo konkurenceschopnosti organizace i v dalších oblastech Cíle práce a způsob jejich dosažení Hlavním cílem práce je vytvoření koncepce IS/ICT. Po výběru vhodné metodiky bude provedena analýza současného stavu organizace, zhodnocení možných zlepšení. Následovat bude vytipování možných vhodných řešení a posléze návrh vlastní koncepce tedy návrh hlavních projektů k realizaci, řešení jejich posloupnosti a integraci s některými stávajícími řešeními. Jako podklady pro analýzu poslouží dokumentace existujících IS/ICT řešení a další data týkající se fungování organizace. S využitím těchto dat a vhodné metodiky pak budou vytipovány další klíčové aktivity, jejichž podpoření významně zefektivní fungování organizace. Kritériem pro posouzení dosažení cíle práce je fakt, zda bude organizace schopna navrženou koncepci IS/ICT využít pro svůj další rozvoj v této oblasti Přínosy práce Hlavním přínosem práce je vytvoření komplexního podkladu pro rozhodnutí o budoucí podobě IS/ICT řešení Junáka. Vzhledem k některým rozbíhajícím se projektům může konkrétní přínos 9/87

10 spočívat také v doplnění či ujasnění dílčího projektu a jeho zasazení do souvislostí ostatních budoucích či stávajících projektů. Přínos v rovině inspirace pro nová řešení je možné nalézt i u jednotlivých nových navrhovaných projektů, které ve výsledku nebudou z hlediska organizace prioritní a nebudou realizovány či budou odloženy kvůli nedostatku prostředků. Tyto projekty mohou stále být impulsem pro některé krajské či základní organizační jednotky, které se mohou pokusit některé pro ně zvláště užitečné prvky realizovat ve vlastní režii při napojení na základní modul IS/ICT na straně ústředí Předpoklady a omezení práce V některých oblastech práce naráží na neexistenci dostatku relevantních dat a některé závěry se tak významně opírají o autorovy předpoklady. V textu toto bude zřejmé. Jedním z omezení práce je pak její aktuálnost a tedy využitelnost poměrně časově omezená. Rychlost vývoje v oblasti IS/ICT a ostatně i dynamika ve vývoji organizace předpokládá opakované vyhodnocování; práce k tomu tak dává přinejmenším nějaká východiska. 10/87

11 2. Přístupy k řešení IS/ICT Po úvodních ujasněních o tématu práce, jejích cílech a přínosech přichází kapitola druhá, vytvářející již předpoklady k dosažení cílů práce kapitola shrnuje existující přístupy k řešení IS/ICT a zahrnuje také výběr metodiky pro další postup Informační strategie a koncepce Východiskem návrhu IS/IT je globální podniková strategie, která určuje hlavní směry a priority rozvoje podniku. Na globální podnikovou strategii navazuje informační strategie, jejímž cílem je navrhnout celkovou koncepci IS/IT podniku tak, aby byly optimálně podpořeny celopodnikové cíle definované v GST, a navrhnout jednotlivé kroky realizace této koncepce, tj. navrhnout jednotlivé postupně budované verze IS/IT. [3, str. 124] při popisu metodiky MDIS 6. Podobně se vyjadřuje [4, str. 371], když uvádí: Cílem strategického řízení informatiky je dosažení jejího racionálního dlouhodobého rozvoje ve vazbě na strategické a podnikatelské záměry společnosti, dosažení vyšší kvality informačního systému, především ve funkcionalitě, disponibilitě a úrovni poskytovaných služeb širokému spektru uživatelů a zákazníků. Hlavní náplní strategického řízení IS/ICT je proces formulace a periodické aktualizace celkové koncepce IS/ICT, tj. informační strategie. Informatika je tedy jedním z nástrojů k dosažení cílů organizace. Umožňuje ve spolupráci s dalšími nástroji přeměnu vize organizace ve strategické záměry a postupně až nejdrobnější jednotlivé cíle. Cíle, jejichž splnění posouvá organizaci vždy o kousek blíže její dlouhodobé vizi. Metodika COBIT uvádí v první fázi svého procesu Plan and organize právě vytváření strategického plánu IS/ICT, který stanoví, jak se cíle této oblasti budou podílet na dosažení strategických cílů organizace s nimi spojenými náklady a riziky [5, str. 30]. Pro úspěšné podílení se na dosažení cílů je třeba začlenit oblast IS/ICT již do vytváření celkového strategického plánu organizace a nikoliv jen do plnění stanovených úkolů. Je prospěšné, když při vytváření strategie organizace mohou být stanovované cíle navrhovány či připomínkovány rovnou i z ohledu na oblast IS/ICT. Zastoupení odborníků v této fázi může pomoci organizaci odhalit možné konkurenční výhody, které by v důsledku rychlého technologického pokroku jinak mohly organizaci zůstat skryty. Podobně je to pochopitelně i v ostatních oblastech. Vzniklá strategie organizace pak dává dostatečné základy pro tvoření navazujících dílčích strategií, které spolu díky společnému základu mohou souviset a spolupracovat. Na informatiku budou klást požadavky změny v obchodní či výrobní strategii, informační strategie může mít návaznosti do strategie personální apod. 11/87

12 Zajímavou metodiku tvorby celkové strategie organizace i navazujících strategií a projektů popisuje [6, str. 47]. V řadě kroků postupně identifikuje aktuální cenové i jiné trendy, identifikuje jednotlivé procesy pomocí BPR 7 či jiných metod a určuje klíčové aktivity těchto procesů. U nich se následně pokouší o stanovení absolutního potenciálu zlepšení, stanovení interních limitů pro toto zlepšení a následně reálný potenciál zlepšení. Dále formuluje metriky procesů, navrhuje hlavní projekty k dosažení úrovně reálného potenciálu zlepšení v době jednoho roku a utváří či aktualizuje tak celkovou strategii organizace. Vybrané kroky této metodiky budou použity ve čtvrté kapitole. V zásadě v podobném duchu nahlíží na tvorbu strategie metodika MMDIS 8, konkrétně tedy informační strategie. Z hlediska obsahu informační strategie [7, str. 36] popisuje její použití takto: základ pro zpracování poptávkového dokumentu na systémovou integraci, základ pro zadávání jednotlivých projektů, jejich vzájemnou koordinaci a kontrolu řešení, definuje vzájemné vazby mezi projekty IS/ICT a ostatními projekty podnikového rozvoje, základem pro řešitele (externí i interní) jednotlivých projektů, úvodních studií a další dokumentace, základ pro kontrolu vývoje informačního systému (jeho obsahu, harmonogramu, technologické úrovně, nákladů a efektů). V [4, str. 371] je za klíčové součásti informační strategie považována zejména aplikační a technologická architektura IS/ICT a od nich odvozený rámcový plán projektů, případně strategii outsourcingu Aplikační architektury Ve chvíli, kdy je z informační strategie jasné, jakých cílů chceme ve vztahu k organizaci dosáhnout, přichází čas mimo jiné na zvážení zmíněné aplikační architektury IS/ICT řešení. Vzhledem k zaměření práce by bylo vhodné přiblížit alespoň několik potenciálně zajímavých modelů. Poznatky z této oblasti budou přínosné v kapitole šesté pro formulování koncepce IS/ICT. 12/87

13 Architektura klient-server Architektura popisuje vztah dvou programů, kde klient vznáší požadavky na server. Ten může požadavky předávat dále sám (viz vícevrstvá architektura níže). Ukázkovým příkladem aplikace této architektury je používání webového prohlížeče v kombinaci s webovým serverem. Specifikem uvedeného příkladu je jeho velký rozmach od statických webových stránek ve formátu HTML 9 došlo postupně k vytváření webových aplikací, zpřístupňující informace přes webové rozhraní. Další revolucí pokračuje tzv. Web s pomocí dalších technologií, jako např. AJAX 11, který posouvá možnosti uživatelského rozhraní webových aplikací takřka na úroveň klasických desktopových aplikací. Podstatné pro úvahy o volbě aplikační architektury pro IS/ICT kterékoliv organizace, včetně Junáka, je skutečnost, že uživatelské rozhraní webu je stále rostoucí skupině uživatelů intuitivně známo. Přicházejí s ním do styku při čtení zpravodajství, psaní ů či publikování v redakčních systémech. Webové aplikace jsou přitom extrémně nenáročné na programové vybavení uživatelů spokojí se s téměř kterýmkoliv webovým prohlížečem, včetně aplikací v mobilních telefonech či zařízeních PDA 12. Vzhledem k rozsahu organizace je i tento fakt z hlediska případné distribuce klientského software důležitý Architektura orientovaná na služby Další z pozoruhodných modelů se skrývá v angličtině pod zkratkou SOA. Jde o přístup k návrhu nových systémů i integraci stávajících, který se snaží mimo jiné o vytváření modulární struktury, založené na službách částech programu, které typicky vykonávají poměrně jednoduché činnosti s jasně popsanými vstupy a výstupy. Služby spolu komunikují pomocí zpráv a tím se skládá dohromady výsledná aplikace či systém. Toto uspořádání, které se může jevit jako velmi vhodné pro integraci existujících systémů, může mít velmi pozitivní dopady i pro vývoj celých nových systémů (oproti historicky používaným monolitickým aplikacím a systémům). Architektura je založena na celé řadě standardů, jako je XML, SOAP 13, WSDL 14 či UDDI 15, které umožňují jednotlivé služby popsat, stanovují pravidla pro jejich komunikaci a dokonce umožňují vytvářet adresáře těchto služeb [8, str. 363]. Díky volným vazbám jednotlivých služeb, ohraničených pouze standardy, je možné dosáhnout spolupráce i u systémů na různých softwarových platformách i operačních systémech. Uvedené fakty by mohly velmi nahrát možné otevřenosti IS/ICT řešení organizace směrem k dílčím aplikacím, vyvíjeným nezávisle organizačními jednotkami pro vlastní potřebu. 13/87

14 Vícevrstvá architektura Přestože by bylo možné u této architektury vysledovat již zmíněný model klient-server, je vhodné zmínit ji z jiného důvodu. Architektura postavená na více vrstvách odděluje od sebe přinejmenším prezentační, aplikační a datovou vrstvu. Dalších vrstev může být i více ve formě middleware 16, zprostředkující např. předávání zpráv mezi jednotlivými aplikacemi ESB 17. Význam vrstev tkví v možnosti oddělení jednotlivých částí, které je následně možné lépe zabezpečit, škálovat či propojovat (v případě webových služeb a SOA). Oproti monolitickým aplikacím tak je hůře možné narušit z pozice uživatele bezpečnost datové vrstvy, je možné umístit jednotlivé vrstvy v případě velké zátěže na samostatné stroje či clustery. Závazná jsou specifikace rozhraní vrstev, v případě dílčí změny uvnitř se tak není třeba obávat negativního dopadu na chování ostatních vrstev Možnosti vývoje IS/ICT řešení V kapitole o informační strategii a koncepci již bylo zmíněno jedno z důležitých strategických rozhodnutí, které se oblasti IS/ICT vztahuje. Organizace by měla mít jasno v tom, jakým způsobem dojde k dosažení svých informatických cílů zda potřebné nástroje vyvine sama či použije existující řešení, zda ho dále bude udržovat vlastními silami nebo si najde vhodného dodavatele. Jednotlivé aspekty této otázky mohou mít podstatné souvislosti, proto dále následuje stručný popis jednotlivých variant, které mohou být z pohledu této práce zajímavá pro formulaci doporučení v šesté kapitole Vlastní vývoj Ve chvíli, kdy organizace naráží na požadavky, které není schopný zajistit existující TASW 18, jednou z možností je vyvinout si IASW 19 na míru. Tato varianta má nicméně značné personální i finanční požadavky, které jsou navíc zaměřeny mimo oblast hlavní činnosti organizace. V důsledku toho je pravděpodobné, že organizace nebude mít k dispozici takovou úroveň know how, jako firmy specializované na vývoj software, což se může projevit v nárůstu nákladů či snížené kvalitě výsledného produktu Externí vývoj, vlastní provoz V dnešní době podle [9, str. 18] přesáhly požadavky vývoje software pro organizace jejich možnosti a na tuto oblast orientují firmy, které dodávají specializovaný TASW, zejména v podobě ERP 20. Scénář se změnil následovně: Podnik koupí ERP systém a potřebný základní software 14/87

15 a hardware od externích dodavatelů. ERP systém v podniku nainstaluje a zprovozní další specializovaná IT firma, tzv. systémový integrátor. Podnik pak provozuje IS/ICT vlastními silami. Pro tuto variantu platí obdobné nevýhody, jako pro minulý model. Organizace sice nakoupí řešení, které obvykle vzniklo s využitím best practices v oboru, a které je profesionálně nasazeno, a to za jasnou cenu. Další údržba a vývoj systému si však stále vyžaduje velké množství finančních a personálních zdrojů, která jsou pro organizaci poměrně fixní položkou v případě změny požadavků není schopen levně snížit rozsah jedněch služeb a zavést služby nové, jelikož již vlastní hardware a software, připravený pro původní řešení. V případě změny organizace řeší náročný projekt, který je pak v téměř v polovině případů zastaven před ukončením či překročí plánovaný rozpočet, v dalších 40 % pak nepřináší plánované přínosy [9, str. 19]. To vše navzdory existenci propracovaných metodik Outsourcing Problémy popsané u minulých modelů se mnoho organizací snaží řešit tzv. outsourcingem tedy přenecháním kompletního provozu informačního systému na dodavatele a nastavením souvisejícího smluvního vztahu. Organizace se tak může soustředit na svou hlavní činnost, kde může získávat konkurenční výhodu. Může změnou smlouvy bez dalších nákladů měnit rozsah poskytovaných služeb. Smluvní vztah je ovšem podle [10, str. 62] kritickým momentem outsourcingu. Mezi organizací a dodavatelem dochází k dohodě o úrovni poskytovaných služeb, tzv. SLA, která popisuje informatickou služby z hlediska obsahu, objemu, kvality a ceny definuje požadavky na systém v terminologii, které rozumí manažeři podniku [9, str. 22]. Přínosy z outsourcingu však podle [9, str. 21] významně klesají při outsourcování nestandardních vysoce customizovaných aplikací, které dodavatel služeb nemůže nabídnout dalším klientům a jeho náklady v důsledku toho neklesají. V určitém smyslu se tak z části dostává do původní pozice organizace outsourcovaná služba se ocitá mimo jeho hlavní činnost a tím ztrácí konkurenční výhodu on ASP Dalším evolučním modelem je ASP 21, kdy dodavatel poskytuje organizaci definovanou informatickou službu online. Významným technologickým předpokladem pro tento model je velké rozšíření připojení k Internetu a také obecný kvalitativní nárůst telekomunikačních cest organizace si může dovolit využívat služby, které jsou provozovány ve vzdáleném výpočetním centru dodavatele, díky rychlým a spolehlivým linkám. Z technologického hlediska je pro tento model přínosné i architektury popsané v předchozí kapitole uživatelé využívají lehkého klienta v podobě webového prohlížeče, systémy se mohou skládat z řady webových služeb. 15/87

16 I zde se však setkáváme s omezením zaměření aplikací velkou výhodou jsou podle [9, str. 107] malé nároky na customizaci 22, jelikož umožňují rozložení nákladů na více klientů. Díky možnostem konektivity mohou dodavatelé poskytovat prakticky totožnou službu z jednoho místa velkému množství organizací. Výhodou pro organizaci je používání nejnovější verze aplikace bez nutnosti řešit složitě distribuci aktualizací. I zde je pochopitelně kladen velký důraz na SLA, kde kromě zmíněných parametrů je pro organizace často podstatná také ochrana dat tentokrát umístěných mimo organizaci Shrnutí Uvedené tři části popsaly aktuální přístupy k řešení oblasti IS/ICT tak, aby bylo možné posoudit jejich možný přínos a vliv pro vývoj IS/ICT řešení Junáka, pro které bude řada uvedených specifik podstatných. V další kapitole bude zmíněn současný přístup organizace ke strategickému plánování. Aplikační architektura může být z hlediska rozmístění organizace po celé republice také podstatná, podobně jako nároky na uživatele systému možnost využít standardní webový prohlížeč je při desetitisících členů dobrovolníků poměrně zásadní. Organizace může mít i specifické předpoklady pro volbu způsobu vývoje, je schopna na bázi dobrovolné práce získat i vysoce odbornou práci, přesto přinejmenším některé aspekty IS/ICT jsou pro ni tak kritické, že je bude chtít mít podložené SLA s jasnými garancemi a tedy profesionálními dodavateli. 16/87

17 3. Zmapování oblastí pokrytých současným IS/ICT V minulé kapitole byly zmíněny aktuální přístupy a trendy v oblasti IS/ICT, předmětem této kapitoly bude přiblížení současného fungování IS/ICT v organizaci Obecný pohled na organizaci a její přístup k řízení informatiky Jednou z hlavních charakteristik IS/ICT Junáka v období po roce 1990, které je pro uvažování o IS/ICT relevantní, je roztříštěnost. Za celou tuto dobu zřejmě nedošlo k tvorbě informační strategie, která by pomohla navázat oblast informatiky na celkovou či globální strategii Junáka. Přesto se v řadě případů daří strategické záměry s využitím IT technologií naplňovat, příkladem může být část zhodnocení části strategie Junáka do roku 2005: Budeme mít dobře fungující síť informačních center, každá podstatná informace dorazí k adresátovi do 48 hodin. [11, str. 7] Informační systém v Junáku se postupně zlepšuje, hlavní informace z ústředí ke členům jdou prostřednictvím Junáka hlásí, Internetu a balíčků. Na internetu jsou informace neúplné, nepřesné a nestrukturované. [12, str. 8] S odstupem několika let lze u tohoto případu již těžko konkrétně určit, zda ke zlepšení došlo díky důslednému uplatnění strategie či zda hlavním impulsem ke zřízení informačního systému byly zkrátka jen nové technické možnosti, kterých organizace intuitivně využila (případně zaštítěna strategií). Vznik nového software pro evidenci členů s poměrně zásadními zlepšeními v roce 2003 tak zhodnocení strategie vcelku nijak nezmiňuje. Jiným případem je výběr software pro vedení účetnictví kolem roku 2004 se objevila legislativou daná nutnost přejít na tzv. podvojné účetnictví (drtivá většina jednotek Junáka přitom účtovala v tzv. jednoduchém účetnictví), což bylo impulsem pro vedení organizace k výběru a doporučení software pro vedení podvojného účetnictví, aby tak Kancelář ústředí Junáka zvládala poskytovat jednotkám metodickou podporu. Výše uvedené by poukazovalo na slabé schopnosti vedení organizace v oblasti strategického řízení, ve hře jsou však ještě přinejmenším dva zajímavé faktory. Prvním je značná rozmanitost organizace. Jak již bylo řečeno v úvodu, organizační struktura Junáka popisuje krajské, okresní a základní organizační jednotky [13, str. 6]. Dále pak zmiňuje také zvláštní organizační jednotky. Základní organizační jednotky sdružují oddíly v rámci jedné lokality (města, několika vesnic) a poskytují jim materiální, finanční, metodické a další zázemí. Okresní a krajské úrovně se zpravidla soustřeďují na vzdělávání vedoucích oddílů a administrativní záležitosti, nicméně ambice některých přesahují až ke krajským akcím či propagačním kampaním. 17/87

18 Mezi oddíly můžeme rozlišit několik výchovných kategorií (podle věku a pohlaví), rozlišujeme i oddíly s vodáckým či náboženským zaměřením. Oddíly se však velmi liší i nad rámec tohoto dělení regionálními specifiky, počtem členů, filosofií svých vedoucích, symbolickým rámce činnosti aj. Podobné odlišnosti, byť menší, lze odpozorovat i u organizačních jednotek. Potřeby jednotlivých jednotek napříč republikou a organizační strukturou jsou proto v některých aspektech velmi různé a místy i protichůdné. S tímto vědomím jsou tedy strategické plány vytvářeny, s cílem neregulovat nepodstatné záležitosti, ale soustředit se na ty významné. Tento fakt je klíčový pro přijetí strategických záměrů napříč celou organizací ve vyšší míře než v organizacích komerčního typu. Souvisí úzce s motivací dospělých členů organizace zapojit se nejen do naplňování těchto záměrů, ale obecně do práce pro organizaci. Vzhledem k dobrovolnému charakteru organizace (s výjimkou několika zaměstnanců Kanceláře ústředí Junáka a Tiskového a distribučního centra jsou víceméně všichni dospělí dobrovolníky) je při jejím řízení nutné opakovaně si pokládat otázku, zda je konkrétní opatření zásadní pro udržení či zvýšení kvality organizace a jaké negativní účinky může mít na svou cílovou skupinu. Případnou frustraci pracovníků se nelze na rozdíl od komerčních organizací pokoušet kompenzovat finančním ohodnocením a z něj plynoucí motivací. Nicméně vzhledem k demokratickému systému fungování organizace toto nebývá tak velkým problémem. Díky tomu, že lidé v organizaci mohou strategické i jiné záměry ovlivnit, se s nimi snadněji ztotožňují a stávají se jejich realizátory. Nicméně klíčovým závěrem je z pohledu autora snaha nevytvářet nepotřebné regulace či vnitřní předpisy, jelikož vždy se může objevit někdo, komu budou na překážku. Ve světle toho si snad lze z části vysvětlit, proč se organizace v uplynulých letech nechávala vláčet okolnostmi a pouze reagovat na některé impulsy ze svého okolí. Druhý faktor se již v zásadě také objevil jde o náročnost vytváření a implementací strategií při omezeném množství lidských zdrojů. Organizace disponuje množstvím odborníků, schopných na formulacích dílčích strategií, včetně té informační, pracovat na dobrovolnické bázi. Méně už se daří nalézt mezi pracovníky takové, kteří by zvládli tyto činnosti koordinovat a stimulovat. Je možné, že není lehké vytvořit pracovní místo projektového vedoucího (či lépe několika) tváří v tvář ostatním výdajům a narůstajícím nákladům; potenciálním problémem může být také výše platů v neziskové sféře pro tyto odborníky. Tolik tedy k důvodům, proč Junák zatím nevytvořil a neimplementoval svou informační strategii. 18/87

19 3.2. Rozdělení oblastí V následujících částech této kapitoly budou blíže přiblíženy jednotlivé oblasti, které jsou v současné době pokryty IS/ICT. Jejich přehled je volně inspirován [9, str. 106]. Oblasti pokryté IS/ICT v Junáku Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Oblast evidence členů a jednotek Oblast ekonomická Oblast řízení a správy Oblast personalistická Oblast interní komunikace Oblast propagace Oblast IS/ICT Obrázek 1: Oblasti pokryté IS/ICT v Junáku [autor podle 9, str. 106] Jednotlivé oblasti budou na následujících stránkách podrobněji charakterizovány; po krátkém obecném úvodu do problematiky oblasti budou uvedeny IS/ICT řešení, používaná v současné době. Jednotlivá řešení budou číslována pro snazší orientaci a budou dle potřeby a rozsahu dále popsána, zejména pak jejich základní funkcionalita, skupina uživatelů aj Stávající aplikace a řešení Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Oblast výchovy je pro Junáka klíčová, jde o hlavní produkt jeho činnosti, jak je zřejmé z poslání Junáka, zmíněného v úvodu. Junák se snaží vychovávat děti ve svých oddílech tak, aby z nich byli charakterní lidé, schopní života ve společnosti. Vlastní aktivity oddílů, tedy jejich program, z většinové části ovlivňují úspěšnost tohoto snažení organizace. Snahou organizace by mělo být dosažení co největší efektivity v této oblasti, protože právě to zvyšuje konkurenceschopnost organizace. Nejde ani o příliš nadnesené tvrzení bude-li program neefektivní a nezaujme děti v oddílech, sníží se počet členů organizace a tím i její vliv ve prospěch jiných aktivit, kterými děti mohou vyplnit svůj volný čas např. hraní počítačových her, sledování televize, sportovní oddíly aj. Tím by se snížil dopad úsilí organizace, což by pravděpodobně mělo dopad i na financování organizace. Oblast výchovy je proto pro Junáka zásadní a velmi důležitou oblastí. V současné době existuje však pouze několik IS/ICT řešení, které se na tuto oblast orientují. 19/87

20 Databáze programů (S1) Při přípravě programu oddílu mohou vedoucím ušetřit čas aktivity, vymyšlené ostatními. Webová aplikace tedy funguje na principu sdílení znalostí. Umožňuje jak vyhledávání programů dle věkových kategorií, zacílení, délky či prostředí, ve kterém se program může odehrávat. Programy je možné i zadávat, čehož však z členů organizace využívá minimum drtivá většina zadaných programů pochází z dílny metodických skupin ústředí. Aplikace je dostupná na URI 23 : Technicky vzato jde tedy o webovou aplikaci, která komukoliv umožňuje vyhledávání programů, po přihlášení umožňuje programy přidávat. Je součástí portálu Skautská křižovatka (S18), viz dále. Aplikace vyvinuli placení pracovníci Junáka. Teepek.cz (S2) Výstupem projektu, jehož cílovou skupinou jsou přímo děti ze skautských oddílů, je aplikace Teepek.cz. Vznikl coby náhrada časopisu pro věkovou skupinu let. Svým uživatelům nabízí širokou škálu článků, připravovaných redakcí a uživateli samotnými, dále možnost zasílat ostatním uživatelům zprávy, diskutovat ve fórech, hlasovat v anketách, možností vyhledávání aj. Aplikace je dostupná na URI: Technickým řešením je i tentokrát webová aplikace, představuje samostatný portál na platformě CMS systému WebRedie společnosti Továrna: WebRedie je náš vlastní redakční systém určený pro správu obsahu všech typů webových stránek od malých internetových prezentací a microsite až po velké zpravodajské servery [14]. Zprovoznění aplikace zrealizovala jmenovaná firma na zakázku, další vývoj realizují placení zaměstnanci Junáka. RoverNet (S3) Oproti předešlému řešení, RoverNet je záležitostí poměrně samonosnou. Jeho snahou je být komunitním webem pro věkovou skupinu tzv. roverů členů Junáka ve věku let. Jeho součástí je kalendář akcí, diskusní fóra a databáze odkazů. Těžištěm jsou však články na hlavní straně, které může psát kdokoliv, RoverNet také postrádá redakci. Aplikace je dostupná na URI: RoverNet byl zprovozněn na dobrovolnické bázi v roce 2004, jeho další údržbu provádějí také dobrovolníci. Shrnutí Vzhledem k důležitosti této oblasti a záběru současných IS/ICT řešení by bylo vhodné pokusit se přinejmenším zachovat stávající aplikace, zvážit možnosti jejich rozšíření a obecně vytipovat další 20/87